Peraturan e-mel perniagaan. Etika surat perniagaan

Soalan tentang cara dan cara anda boleh membuat dan menghantar, pada dasarnya, tidak sepatutnya timbul. Walau bagaimanapun, tidak semua orang bersedia untuk segera memulakan tugas ini apabila ia berkaitan dengan surat rasmi, terutamanya apabila pengarang surat itu mengharapkan untuk menerima jawapan kepadanya. Saya akan memberitahu anda sedikit rahsia surat-menyurat perniagaan, lebih ketat dalam watak dan gaya surat itu disusun, lebih banyak peluang untuk mendapat respons daripada penerima. Dalam tutorial ini, saya akan menunjukkan kepada anda beberapa contoh e-mel yang sepatutnya membantu pengguna menentukan gaya mereka sendiri dan menulis mesej dengan cara yang paling cekap pada masa hadapan.

Pertama, anda perlu memutuskan jenis surat yang akan dibuat oleh kami. Saya mengkategorikan semua e-mel keluar kepada tiga jenis utama:

• Cadangan perniagaan
• Siasatan Perniagaan
• Alamat mesra

Sehubungan itu, untuk ketiga-tiga jenis, saya mempunyai templat templat, kedua-duanya dalam bentuk fail teks mudah, dan dalam bentuk templat, diasah untuk program mel tertentu. Mari kita beralih kepada setiap daripada mereka mengikut urutan.

Cadangan perniagaan

Hello (Selamat tengah hari), [nama orang yang akan dituju]!

Adalah dinasihatkan untuk menunjukkan nama dalam mana-mana surat semasa berkomunikasi, kerana rayuan peribadi menetapkan seseorang dengan cara yang mesra. Walau bagaimanapun, jika tidak mungkin untuk mengetahui namanya, ucapan formula akan mencukupi.

Izinkan saya memperkenalkan kepada perhatian anda perkhidmatan baharu (produk baharu) daripada syarikat kami [nama syarikat].

Izinkan saya menawarkan kerjasama dalam bidang [nama bidang aktiviti].

Seterusnya, terangkan secara ringkas kelebihan tawaran anda dari segi harga atau beberapa ciri kualiti. Perkara utama adalah jangan keterlaluan. Teks megabait, malah ditambah dengan gambar yang terang dan tidak bermakna, hanya menakutkan orang ramai. Jika penerima surat berminat dengan tawaran anda dari baris pertama, dia pasti akan menghubungi anda untuk mendapatkan maklumat tambahan.

Jika anda benar-benar berminat dengan orang yang tepat menghubungi anda pada kenalan pertama, maka masuk akal untuk memikirkan kebolehcapaian bukan sahaja melalui e-mel. Ia tidak akan berlebihan untuk membuat akaun dalam perkhidmatan seperti ICQ danSkype. Kadang-kadang lebih mudah bagi seseorang untuk menghubungi anda melalui telefon biasa, jika nombor itu, sudah tentu, akan ditinggalkan secara berhemat oleh anda dalam tandatangan.

Mengapa anda perlu menduplikasi alamat e-mel anda sendiri dalam tandatangan, anda bertanya, jika ia dimajukan secara automatik oleh pelayan mel. Di sini peraturannya ialah maklumat yang tidak perlu dalam surat-menyurat perniagaan tidak sekali-kali tidak diperlukan. Bayangkan satu situasi apabila surat anda diterima oleh seseorang yang berkemungkinan tidak berminat dengan cadangan itu, atau langsung tidak cekap untuk jawapan yang betul kepadanya. Ia memajukan mesej yang diterima kepada pengguna lain, tetapi pada masa yang sama, atas sebab tertentu, maklumat tentang pengirim sebenar hilang daripada data yang ditambah secara automatik, yang menyukarkan untuk menghubungi anda. Walau bagaimanapun, ia akan sentiasa mencukupi untuk melihat tandatangan untuk menentukan pengarang surat dan kenalannya yang diperlukan.

Siasatan Perniagaan

Hello, selamat petang)!

Atau, jika nama penerima diketahui, maka (Sayang, [Nama, Patronymic])!

Saya meminta anda memberikan maklumat tentang produk (perkhidmatan) [nama produk / perkhidmatan] dengan penerangan tentang ciri penuh dan kualiti kompetitif.

Berdasarkan Undang-undang Persekutuan Persekutuan Rusia [nombor dan tarikh dokumen], sila berikan maklumat [huraikan data yang diperlukan untuk mendapatkan].

Anda juga boleh merujuk kepada pengurusan perkhidmatan tertentu di Internet jika hak anda dilanggar.

Sehubungan dengan pelanggaran klausa [nombor klausa dalam perjanjian pengguna] perjanjian pengguna, iaitu: "[petik teks penuh klausa yang dinamakan]", saya meminta anda menyemak dan mengambil sekatan yang sewajarnya terhadap yang bersalah [bertanggungjawab ( jika kita bercakap tentang pekerja perkhidmatan)] orang [tapak (nama tapak)]. Sila laporkan hasil pengesahan dan sekatan yang dikenakan kepada [alamat e-mel anda sendiri].

Alamat mesra

Salam (Selamat hari) (Hello) [nama orang]!

Pada kenalan pertama dengan cara yang mesra, kesempurnaan mesej teks anda akan menjadi penunjuk yang baik. Teks tebal yang ditulis dengan betul akan menunjukkan minat anda yang tinggi untuk berhubung dengan orang yang betul dan menimbulkan keinginan untuk mendapatkan respons. Ingat untuk memulakan perbualan dengan beberapa soalan utama.

Contoh e-mel

Setiap daripada kita menulis surat rasmi dan nota sekurang-kurangnya beberapa kali dalam hidup kita. Tidak kira di mana kita berada dan apa yang kita lakukan, mana-mana kawasan mempunyai surat-menyurat perniagaannya sendiri, yang mesti dijalankan untuk mengetahui beberapa perkara, menjelaskan maklumat, bertanya soalan, dan sebagainya. Walaupun sebelum ini fenomena ini lebih biasa dalam penyata kertas dan menghantar surat kepada bos (serta rakan kongsi perniagaan), hari ini kategori ini lebih meluas dalam persekitaran kita.

Anda perlu tahu cara menjalankan surat-menyurat perniagaan dengan betul walaupun anda hanya membuat pesanan di beberapa kedai dalam talian dan ingin berkomunikasi dengan wakilnya.

Dalam artikel ini, kami akan menerangkan beberapa perkara utama yang membentuk komunikasi perniagaan. Kami akan memberi perhatian kepada nuansa apa yang perlu diambil kira apabila bertukar surat dengan rakan kongsi kami; apa yang tidak boleh diabaikan jika anda tidak mahu kelihatan tidak cekap dan tidak sopan kepada lawan bicara, dan juga ingat peraturan yang harus diikuti dalam apa jua keadaan.

Di mana digunakan

Jelas sekali, surat-menyurat perniagaan paling kerap digunakan dalam aliran kerja. Jika anda bekerja untuk sebuah syarikat, maka anda pasti akan menghadapi keperluan untuk mengarang jenis surat-menyurat ini. Memandangkan kita bercakap tentang detik perniagaan, tidak sukar untuk memahami bahawa gaya penulisan harus sesuai - seformal dan formal yang mungkin.

Tanggapan selanjutnya mengenai pekerja syarikat di mana surat itu dihantar tentang anda dan syarikat anda bergantung pada sejauh mana anda berjaya mewujudkan surat-menyurat perniagaan. Oleh itu, proses menulis teks dan reka bentuknya harus didekati dengan bertanggungjawab yang mungkin.

Pertama sekali, jika anda mencari cara surat-menyurat perniagaan dijalankan, kami mengesyorkan agar anda membaca arahan kami. Di dalamnya, seperti yang dinyatakan di atas, kami akan membentangkan beberapa perkara teori dan soalan praktikal. Pada akhir artikel, kami akan cuba memberikan beberapa contoh frasa yang tipikal untuk gaya penulisan formal. Pada akhirnya, menggunakan asas daripada artikel ini, anda akan dapat mengarang teks berkualiti tinggi secara bebas untuk komunikasi selanjutnya dengan kontraktor.

Jenis surat menyurat

Segera, membincangkan apa itu surat-menyurat perniagaan, saya ingin menarik perhatian kepada jenisnya. Jadi, anda boleh memilih surat permintaan dan, dengan itu, surat jawapan; surat maklumat (paling kerap dihantar kepada pelanggan); terima kasih (sebagai tanda terima kasih atas perkhidmatan yang diberikan), surat pemberitahuan, peringatan, amaran; surat cadangan; jaminan dan surat iringan. Sebenarnya, ini hanyalah jenis yang paling biasa digunakan, yang terdiri daripada surat-menyurat perniagaan sebenar dan elektronik. Oleh itu, kami akan bertemu dengan mereka dalam amalan paling kerap.

Struktur

Adalah logik bahawa untuk organisasi yang lebih mudah dalam menulis sebarang surat, adalah berguna bagi kita untuk bekerja dengan struktur atau rancangan tertentu. Ini membolehkan anda memecahkan tugasan kepada langkah-langkah yang lebih kecil yang lebih mudah untuk diselesaikan. Sebagai contoh, fikirkan tentang baris surat anda untuk merangkumi topik yang anda perlukan setepat mungkin. Sebagai contoh, jika anda menulis soalan tentang harga produk ini atau itu, cuba ringkaskan motif: mengapa anda menulis surat kepada syarikat (memandangkan anda ingin membeli atau memesan produk ini atau itu); jelaskan matlamat utama (ketahui berapa kos yang anda perlukan untuk memesan 10 unit produk dengan pilihan tertentu). Akhir sekali, jelaskan dalam bentuk apa yang anda ingin terima pengiraan, dan tanya jika terdapat diskaun untuk jumlah produk sedemikian.

Sudah tentu, maklumat ini sudah jelas - anda hanya perlu memikirkan secara logik apa yang anda mahu tulis. Di samping itu, kita tidak boleh melupakan reka bentuk dan keperluan. Kami akan membincangkan perkara ini dengan lebih terperinci kemudian.

Keperluan untuk surat itu

Jadi, peraturan surat-menyurat perniagaan menyatakan bahawa semua surat hendaklah, pertama, pendek. Ini adalah peraturan utama yang akan dibaca. Setuju, kita semua tidak suka apabila kita sarat dengan banyak maklumat. Jika surat ini bersifat perniagaan, ia tidak sepatutnya besar - dalam hal ini ia boleh diabaikan begitu sahaja. Jika anda tidak dapat memendekkan maklumat dengan segera, lakukannya selepas anda menulis draf pertama surat anda.

Kedua, pasangan anda (korresponden) mesti memahami apa yang dipertaruhkan. Maksudnya, surat itu hendaklah dibuat bermaklumat dan boleh difahami. Di dalamnya anda perlu meletakkan maklumat yang anda ingin sampaikan sedemikian rupa untuk mengelakkan soalan tambahan dan tidak membuang masa untuk menjelaskan butiran.

Ketiga, surat itu hendaklah dibuat dengan hormat yang mungkin terhadap pasangan anda atau pekerja syarikat yang akan membacanya. Memang benar - lebih banyak rasa hormat yang anda tunjukkan kepada lawan bicara anda, lebih besar kemungkinan mereka akan bertindak balas dengan sewajarnya kepada permintaan anda dan, pada akhirnya, anda akan mencapai kesan yang diingini.

Surat-menyurat dalam bahasa Inggeris

Dalam sesetengah kes, rundingan hendaklah dijalankan dalam bahasa Inggeris (atau mana-mana bahasa selain bahasa Rusia). Ini adalah perkara biasa, terutamanya jika terdapat hubungan dengan rakan niaga asing. Perlu diperhatikan bahawa peraturan surat-menyurat perniagaan digunakan untuk mana-mana bahasa: hanya giliran gaya boleh berbeza. Tugas anda adalah untuk memilih yang paling sesuai untuk situasi di mana anda dan pasangan anda (teman bicara) mendapati diri mereka sendiri.

Surat-menyurat perniagaan dalam bahasa Inggeris, sudah tentu, memerlukan kemahiran di dalamnya pada tahap yang agak tinggi, oleh itu, jika ini bukan mengenai anda, kami mengesyorkan agar anda menghubungi penterjemah profesional. Adalah penting bahawa terjemahan itu dilakukan oleh seseorang yang bercakap ucapan khusus, yang termasuk dalam bahasa surat-menyurat perniagaan.

Contoh. pengenalan

Cara anda memulakannya adalah sangat penting dalam sebarang perbualan. Dalam hal ini, etika surat-menyurat perniagaan tidak berbeza dengan komunikasi langsung: langkah pertama adalah untuk menyapa lawan bicara dan entah bagaimana memperkenalkannya ke dalam perbualan. Ucapan boleh menjadi "Hello" standard, tetapi pengenalan harus lebih peribadi. Sebagai contoh, anda boleh menyatakan tujuan ringkas surat anda ("Kami menghubungi anda untuk menjelaskan beberapa maklumat tentang produk anda. Pertama sekali, kami berminat dengan kos model" A1 "). Pilihan lain: "Sebagai kesinambungan perbualan telefon kami tentang model A1, saya menulis kepada anda dengan soalan tentang kos produk ini"). Anda juga boleh menerangkan situasi anda dengan ringkas: "Saya menulis surat kepada anda atas sebab pada tahun 2010 rakan kongsi anda menghubungi syarikat kami, menawarkan untuk memulakan kerjasama dalam bidang ini bagi pihak anda."

Pembentangan bahan

Selanjutnya, selepas bagaimana anda menulis beberapa pengenalan dalam surat anda, anda harus membuat penjelasan tentang mengapa anda menulis. Sebagai contoh, selepas bertanya soalan tentang harga item, nyatakan perkara yang menarik minat anda. Anda boleh menulis ini: "Kami ingin memesan bilangan unit produk ke-N, dengan syarat ia dihantar ke alamat X". Dalam kes penerusan perbualan telefon, anda boleh menyatakan permintaan anda - mengapa anda menulis kepada orang itu selepas bercakap dengannya di telefon (katakan, untuk mengesahkan niat untuk menjalankan transaksi): "Iaitu: kami berminat dengan produk N, dengan syarat ia akan dibekalkan dengan pilihan X ". Jika anda mengambil kira versi ketiga, anda juga boleh mula membangunkan topik keinginan anda untuk bekerjasama dengan syarikat. Terangkan bahawa ia adalah untuk kepentingan anda, dan bahawa rakan kongsi akan menerima beberapa faedah khusus daripada berinteraksi dengan anda jika dia bersetuju dengannya: "Adalah menarik untuk anda mengetahui bahawa perjalanan syarikat kami telah berubah, selepas itu ia telah menjadi lebih dekat dengan kepentingan perniagaan anda."

Tawaran

Sebarang surat-menyurat perniagaan (contoh yang kami sebutkan juga semestinya mempunyai sifat ini) memerlukan urutan logik. Jika pada mulanya anda menulis tentang mengapa anda menulis, maka anda harus mengukuhkan lagi dan mengembangkan idea ini. Nyatakan perkara yang anda inginkan daripada lawan bicara secara lebih meluas - mungkin menariknya prospek faedah bersetuju untuk bekerjasama dengan anda. Bahagian ini, mengikut logik semua, sepatutnya menjadi "puncak" surat anda, kemuncak sejenis. Jika pada mulanya anda dengan lancar mendekati apa yang menarik minat anda terlebih dahulu, maka dalam bahagian ini anda harus "mendedahkan kad". Semua surat-menyurat perniagaan (contoh surat di atas tidak terkecuali) hendaklah dibina mengikut lengkung ke atas yang licin. Kemudian pembaca baris anda akan memahami mood anda dan, dengan itu, ia akan lebih selesa untuk dia berkomunikasi dengan anda. Jangan membuat sebarang lompatan mendadak, jangan berpindah dari satu topik ke topik yang lain.

Seperti yang ditunjukkan oleh contoh, jika anda perlu membincangkan, sebagai contoh, dua isu yang tidak berkaitan, anda boleh membahagikan artikel dengan memecahkannya kepada perenggan. Ia mudah untuk pembaca, yang akan melihat secara visual saat anda bergerak dari satu soalan ke soalan lain; jadi untuk anda, kerana dalam kes ini anda menulis seolah-olah kita bercakap tentang dua huruf yang berbeza.

Jika kami bercakap tentang contoh kami, anda harus menulis: "Selain itu, kami ingin memesan semula produk N, yang kami berinteraksi dengan anda sebulan lebih awal." Atau: "Pada harga yang sesuai untuk keadaan kami, kami ingin mewujudkan kerjasama kekal dengan anda dalam bidang ini, meningkatkan saluran jualan kepada X-Y ribu unit." Akhir sekali, anda juga boleh: "Jika minat anda untuk bekerja dengan kami masih sah, sila beritahu kami."

Setiap sampel kedua surat-menyurat perniagaan dibina berdasarkan prinsip ini, jadi tidak ada yang salah dengan itu. Sebaliknya, penonjolan tajuk sering membantu menavigasi dengan lebih baik, kerana ia mengalih keluar "teks padat", menjadikan sejenis "sauh" di dalamnya, yang boleh anda lampirkan secara visual.

Bahagian akhir

Akhir sekali, anda harus mengakhiri surat dengan semangat yang sama di mana anda memulakannya. Jika anda bersyukur, tulis bahawa anda berbesar hati untuk bekerjasama dengan syarikat yang anda nyatakan; jika ini adalah tawaran komersial, anda harus mengucapkan terima kasih atas perhatian terhadap surat anda dan berharap untuk interaksi selanjutnya dengan orang ini. Anda perlu memahami bahawa cara anda menamatkan surat anda sebahagian besarnya akan menentukan pendapat akhir anda dan syarikat anda. Semua surat-menyurat perniagaan (contoh surat sentiasa membuktikan ini) dibina atas kesopanan - jadi sentiasa ingat untuk mengucapkan terima kasih kepada lawan bicara, menyatakan harapan, memujinya atau meninggalkan cadangan anda. Anda harus memilih pengakhiran untuk teks anda dengan cara yang sepadan sepenuhnya dengan masalah yang diterangkan dalam surat itu.

Contoh: "Kami berharap dapat mengekalkan anda sebagai rakan kongsi tetap kami dengan harapan kerjasama yang stabil dalam aktiviti masa depan kami." Atau "Kami amat berterima kasih atas perhatian anda dan berharap kami dapat membangunkan kerjasama dengan anda pada masa hadapan." Atau "Terima kasih atas perhatian anda. Saya harap kami dapat terus melayani kepentingan anda dalam pasaran N pada masa hadapan."

Etika dan celik huruf

Jangan lupa tentang kesopanan dalam apa jua keadaan. Seperti yang ditekankan di atas, adalah penting jika anda berminat dengan surat-menyurat perniagaan. Ungkapan seperti "sukacita untuk bekerjasama", "terima kasih atas perhatian anda", "Saya memohon maaf kerana mengganggu anda", "kami akan gembira melihat anda", "sudikah anda menyertai kami" dan lain-lain. Dua yang terakhir, dengan cara, lebih berkaitan dengan jemputan ke perayaan korporat daripada surat perniagaan.

Sentiasa tambahkan "tolong," "terima kasih," "berbaik hati," dan seterusnya pada frasa yang sesuai, sebagai tanda hormat.

Celik manusia tidak kurang pentingnya dalam proses penulisan surat perniagaan. Lebih tepat lagi, jika anda membuat sekurang-kurangnya satu kesilapan asas dalam proses menulis surat, anda boleh mengatakan bahawa lawan bicara akan membentuk pendapat yang sama sekali berbeza tentang anda daripada apa yang anda harapkan. Oleh itu, cuba tulis dengan cekap yang mungkin dan semak semuanya beberapa kali. Jika anda tidak tahu cara mencari ralat dan membetulkannya sendiri, gunakan perkhidmatan pembaca pruf atau perkhidmatan khusus. Ia sangat mudah, tetapi ia akan membolehkan anda yakin dengan teks anda.

Latihan dan latihan

Di web, seperti yang dinyatakan di atas, terdapat banyak contoh surat perniagaan siap pakai mengenai sebarang topik. Kami tidak memasukkannya secara keseluruhan di sini, kerana, sebenarnya, artikel ini tidak mempunyai ruang yang cukup untuk menampung sejumlah besar maklumat. Sebaliknya, kami memutuskan untuk menetapkan beberapa peraturan dan prinsip asas yang anda berpeluang membiasakan diri anda dengan di atas. Walau bagaimanapun, ini, sudah tentu, bukan semua langkah yang perlu diambil dalam perjalanan untuk mempelajari surat perniagaan. Malah, pengalaman praktikal memainkan peranan paling penting dalam bidang ini.
Jika anda mengkaji, katakan, 5-10 contoh surat siap pakai, serta membaca artikel kami dan mengeluarkan beberapa peraturan dari sini, tidak lama lagi anda akan dapat menulis surat mengikut cara yang anda perlukan. Malah, ini sudah cukup untuk mencipta sebarang surat dalam rangka surat-menyurat perniagaan.

Contoh sedia

Oleh kerana, seperti yang dinyatakan di atas, terdapat sejumlah besar contoh siap pakai, pelajar dan pakar baru tergoda untuk menggunakan kerja siap sedia orang lain untuk menghasilkan projek mereka sendiri berdasarkannya. Saya ingin mengatakan bahawa tidak disyorkan untuk melakukan ini dalam amalan, semasa dalam latihan - sila.

Dalam proses mengkaji apa yang ditulis dalam surat lain, anda akan dapat dengan lebih mudah menavigasi perkara yang perlu dinyatakan dalam surat-menyurat anda. Ini adalah perkara biasa, kerana sudah menjadi fitrah manusia untuk belajar secara langsung daripada pengalaman.

Walau bagaimanapun, jika anda diminta untuk menulis surat perniagaan yang lengkap, cuba mulakan dengan menyemak contoh dan memilih yang paling sesuai untuk tugas anda. Kemudian anda perlu menyesuaikannya sebanyak mungkin dengan situasi yang anda ada mengikut konsep umum, tetapi pada masa yang sama menulisnya semula untuk membentuk gaya persembahan dan penulisan anda sendiri. Lagipun, mungkin anda akan dapat menyampaikan maklumat dengan lebih baik, dan menjadikan komunikasi itu sendiri lebih produktif dan berkesan.

Belajar dan berlatih! Dan anda akan dapat mencipta surat perniagaan anda sendiri dalam tempoh yang agak singkat!

Selalunya, hubungan pertama dalam dunia perniagaan bermula dengan komunikasi bertulis - surat perniagaan. Tetapi jika ia ditulis tanpa mematuhi peraturan etika surat perniagaan, maka kenalan yang baru lahir boleh diganggu, dan anda akan kehilangan pelanggan atau rakan kongsi perniagaan. Oleh itu, anda mungkin tidak perlu meyakinkan sesiapa betapa pentingnya untuk dapat menulis surat perniagaan yang akan membantu membentuk tanggapan yang baik terhadap anda secara peribadi dan syarikat anda secara keseluruhan.

Peraturan asas surat-menyurat perniagaan. Bentuk surat-menyurat moden telah wujud lebih 150 tahun dahulu. Adalah dipercayai bahawa tanah air mereka adalah England, di mana peraturan untuk mengarang surat-menyurat perniagaan mula diperkenalkan.

Peraturan am surat menyurat

1. Sebelum anda mula menulis surat kepada rakan kongsi perniagaan, anda harus memahami perkara berikut untuk diri anda sendiri:

Jenis surat (surat iringan, surat pesanan, surat pemberitahuan, surat peringatan, surat pembentangan, surat penolakan, surat jaminan, dll.);

Sama ada jawapan kepada surat anda dijangkakan (terdapat syarat apabila jawapan kepada surat tidak dijangka, contohnya, surat pembentangan);

Adakah kandungan surat itu jelas jelas kepada penerima anda, adakah ia tidak akan meninggalkan sebarang kekaburan mengenai isu surat-menyurat;

Adakah anda pasti bahawa surat yang dihantar melalui pos akan tiba tepat pada masanya (jika tidak, maka lebih baik menggunakan telefaks, perkhidmatan DHL atau menghantar surat melalui Internet).

2. Nada surat mestilah sentiasa betul.

3. Perlu berhati-hati memilih perbendaharaan kata, mengelakkan ketidaktepatan, kekaburan, penggunaan perkataan profesional yang berlebihan. Teks surat hendaklah mudah difahami.

4. Surat perniagaan hendaklah hanya ditulis pada kepala surat organisasi yang bagi pihak anda bercakap. Memandangkan penampilan kepala surat adalah sejenis kad pelawat syarikat anda, reka bentuk kepala surat rasmi harus dirawat dengan berhati-hati. Lebih formal kepala surat, lebih formal nada surat itu.

Semasa menyediakan dokumen, disyorkan untuk menggunakan editor teks Microsoft Word (produk perisian Microsoft Corporation) menggunakan fon Times New Roman Cyr saiz 12 (untuk bahan jadual), 13, 14, 15, Times DL saiz 12, 13, 14 hingga 1 -2 selang.

Semasa mengisi surat perniagaan, nombor halaman diletakkan di bahagian bawah sebelah kanan halaman, dan semasa melukis dokumen perniagaan lain - di tengah-tengah jidar atas helaian.

Adalah disyorkan untuk mencetak teks surat itu sendiri dalam bentuk bersaiz A4 pada jarak baris 1.5-2, pada borang bersaiz A5 dan kurang - pada jarak satu baris. Butiran dokumen (kecuali teks), yang terdiri daripada beberapa baris, dicetak dengan jarak satu baris.

Pertanyaan bertulis mesti dijawab dalam tempoh 10 hari selepas penerimaan.

Faks dan e-mel mesti dijawab dalam masa 48 jam, tidak termasuk hujung minggu

Peraturan untuk penyediaan surat perniagaan di Rusia

Di Rusia, reka bentuk borang rasmi dikawal oleh dokumen pengawalseliaan dan, pertama sekali, GOST 6.30-2003 "Sistem dokumentasi bersatu. Sistem bersatu dokumentasi organisasi dan pentadbiran. Keperluan Dokumentasi ".

GOST menetapkan dua format standard untuk borang dokumen - A4 (210 x 297 mm) dan A5 (148 x 210 mm). Setiap helaian dokumen, yang disempurnakan pada kepala surat dan bukan padanya, mesti mempunyai margin sekurang-kurangnya 20 mm - kiri; 10 mm - kanan; 20 mm - atas; 20 mm - bawah.

Keperluan untuk kertas kerja ini termaktub dalam undang-undang Rusia, tetapi penulis mengesyorkan menggunakannya semasa menulis surat perniagaan kepada rakan kongsi asing.

Bergantung pada tahap keakraban dengan wartawan anda, rayuan mungkin bermula dengan perkataan "Dear + nama keluarga (nama, patronimik)" atau "Dear + name and patronymic (nama)". Perkataan seperti "yang dihormati", "tuan", "puan", "timbalan pengarah", "ketua jabatan", dll. dalam keadaan tidak boleh dipendekkan. Jika tidak, penerima mungkin berfikir bahawa anda tidak begitu menghormatinya. Dan surat itu hendaklah diakhiri dengan ucapan terima kasih atas kerjasama tersebut. Dan kemudian ungkapan itu diletakkan sebelum tandatangan anda: "Yang ikhlas, ..." atau "Yang ikhlas ...".

Dalam surat rasmi, adalah tidak boleh diterima untuk merujuk kepada "anda", walaupun dalam kehidupan anda dan orang ini bukan sahaja dalam perniagaan, tetapi juga dalam hubungan mesra.

Biasanya, surat perniagaan atau perkhidmatan terdiri daripada beberapa elemen struktur biasa:

1. Kawasan tajuk.
Di bahagian surat ini, di sebelah kiri, terdapat cop penjuru organisasi yang menunjukkan nama organisasi, posnya dan butiran lain, serta nombor pendaftaran dan tarikh pendaftaran surat sebagai dokumen keluar. Jika surat perkhidmatan adalah surat jawapan, maka ia juga ditunjukkan di sini dokumen yang dijawab oleh surat itu.
Bahagian kanan pengepala mengandungi butiran penerima.

Di bawah setem penjuru terdapat tajuk kepada teks dokumen. Pembinaan bahasa tajuk boleh seperti berikut:

ü preposisi "О" + kata nama. dalam kes preposisi: "Mengenai bekalan kereta";

ü pada soalan "O" + n. dalam kes preposisi: "Mengenai pembekalan alat ganti";

ü tentang + kata nama dalam kes genitif: "Mengenai pesanan pembelian", dsb.

2. Teks sebenar surat tersebut. Ciri-ciri utama reka bentuk teks surat adalah seperti berikut.

ü Teks surat perkhidmatan, sebagai peraturan, harus berkaitan dengan satu isu atau beberapa soalan, jika ia saling berkaitan dan akan dipertimbangkan dalam satu unit struktur organisasi destinasi.

ü Teks surat, sebagai peraturan, terdiri daripada dua bahagian. Bahagian pertama menyatakan sebab, asas atau justifikasi penyediaan surat, pautan kepada dokumen yang menjadi asas penyediaan surat diberikan. Bahagian kedua, bermula dengan perenggan, mengandungi kesimpulan, cadangan, permintaan, keputusan, dll.

Struktur surat perniagaan

1. Nama organisasi yang menghantar.

3. Tarikh surat itu ditulis.

4. Alamat penerima surat.

5. Petunjuk orang tertentu.

6. Alamat perkenalan

7. Petunjuk tentang kandungan umum surat tersebut, iaitu. subjek surat.

8. Teks utama surat tersebut.

9. Formula ihsan akhir.

10. Tandatangan.

11. Rujukan kepada permohonan.

Apabila mengisi surat perniagaan, rakan kongsi Rusia harus mengingati beberapa peraturan lagi..

Kedudukan orang yang kepadanya dokumen itu dialamatkan ditunjukkan dalam kes datif, contohnya:

kepada CEO
OJSC "Perniagaan Alpha"
V.A. Prokhorov

Beta Holding JSC
Ketua akauntan
V.M. Ivanov

Jika anda meletakkan singkatan "Encik.", "Puan", maka nama keluarga responden ditulis dahulu, diikuti dengan inisial.

Dokumen itu tidak boleh mengandungi lebih daripada empat penerima. Perkataan "Salin" sebelum penerima kedua, ketiga, keempat tidak ditunjukkan. Jika bilangan penerima lebih besar, senarai pengedaran dokumen dibuat.

Apabila menghantar surat kepada organisasi, nyatakan namanya, kemudian alamat pos.

Apabila menghantar dokumen kepada individu, nyatakan nama dan inisial penerima, kemudian alamat pos

Nota tentang kehadiran lampiran yang dinamakan dalam teks surat dibuat seperti berikut:

Permohonan: 5 liter. dalam 2 salinan .

Jika surat itu mempunyai lampiran yang tidak dinamakan dalam teks, maka nyatakan namanya, bilangan helaian dan bilangan salinan; jika terdapat beberapa aplikasi, ia dinomborkan, sebagai contoh:

Jika lampiran terikat, maka bilangan helaian tidak ditunjukkan.

Jika permohonan itu tidak dihantar ke semua alamat yang ditunjukkan dalam dokumen, maka tanda tentang kehadirannya dibuat seperti berikut:

Lampiran: pada 3 l. dalam 5 salinan. hanya ke alamat pertama.

Keperluan "Tandatangan" termasuk nama kedudukan orang yang menandatangani dokumen (penuh, jika dokumen itu tidak disediakan pada kepala surat, dan disingkatkan - pada dokumen yang disediakan pada kepala surat rasmi syarikat); tandatangan peribadi; transkrip tandatangan (inisial, nama keluarga), contohnya:

Latihan

Surat-menyurat perniagaan melalui e-mel ialah cara mudah komunikasi bertulis antara entiti perniagaan. Anda perlu menulis dan menerima banyak surat, dan kelajuan dan ketepatan komunikasi adalah salah satu komponen kejayaan syarikat. Beberapa peraturan surat-menyurat perniagaan.

E-mel telah mengambil tempatnya dalam surat-menyurat perniagaan kerana kelebihannya - ketersediaan 24/7, kecekapan dan kemudahan penggunaan. Dalam artikel ini, kita akan melihat beberapa nuansa surat-menyurat perniagaan dalam talian.

Menerima surat

1. Anda harus menyemak peti mel anda beberapa kali pada hari bekerja. Jika tidak, anda boleh menangguhkan penyelesaian isu penting dan menghalang kerja orang lain.
2. Jika anda menerima surat, maka anda perlu membacanya, kerana seseorang menghantarnya. Sememangnya, kami tidak bercakap tentang spam di sini.
3. Jika anda seorang pengurus, maka hari bekerja anda harus bermula dengan menyemak mel anda. Untuk kemudahan, tetapkan klien e-mel anda untuk menghantar atau menghantar mel secara automatik setiap 10-20 minit.
4. Sekiranya anda sibuk dan anda menerima surat, lihat dari siapa surat itu, apakah subjek surat itu, dan segera lihat tajuk untuk menilai kepentingan surat itu.
5. Cuba jawab e-mel dengan segera - ini akan membantu anda mengelakkan sekatan dalam mel.

Gunakan medan Kepada, Sk dan Skt dengan betul

1. "Kepada siapa". Jika anda menghantar soalan atau meminta untuk menjelaskan sesuatu, maka anda mengharapkan jawapan daripada penerima, yang datanya ditunjukkan dalam medan "kepada siapa". Apabila anda adalah penerima, anda perlu menjawab soalan. Iaitu, medan ini mengandungi data penerima.
2. "Salinan". Penerima, yang butirannya ditunjukkan dalam medan ini, adalah seperti "saksi mata yang dijemput". Dalam kes ini, penerima tidak seharusnya membalas surat tersebut. Di samping itu, jika anda perlu menghantar surat sedemikian, ia harus bermula dengan baris "maaf mengganggu", kerana kesopanan.
3. "Salinan tersembunyi". Penerima utama tidak mengetahui bahawa surat itu telah dihantar kepada penerima yang butirannya ditunjukkan dalam medan "salinan karbon buta". Juga, medan ini digunakan untuk mel pukal.

Apabila membalas, anda tidak sepatutnya melupakan butang "balas kepada semua", ini akan membantu anda untuk tidak terlepas satu penerima. Anda boleh memadamkan penerima yang tidak diingini dan menambah yang baharu pada bila-bila masa.

Bidang subjek. Medan ini hendaklah sentiasa diisi. Orang yang dialamatkan surat itu boleh menerima sejumlah besar surat setiap hari, dan mengikut bidang ini dia akan dapat menilai tahap kepentingan surat itu. Baris subjek e-mel hendaklah memaparkan kandungannya secara ringkas dan bermaklumat.

"Kepentingan Menulis." Jika surat itu mengandungi maklumat penting atau mendesak yang memerlukan pertimbangan segera, nyatakan ini, tetapkan kepentingan kepada "tinggi". Ini akan menjadikan e-mel anda menonjol dalam peti masuk anda. Tetapi jangan terlalu menggunakan ciri ini dengan sia-sia.

Cara membalas e-mel

Di bawah ini kita akan melihat arahan kecil tentang cara menulis respons kepada surat.

1. Anda sentiasa perlu bermula dengan ucapan - penghormatan kepada kesopanan, tiada apa yang boleh dilakukan mengenainya.
2. Anda perlu berkomunikasi dengan seseorang dalam bahasanya. Dan ini terpakai bukan sahaja untuk linguistik, tetapi juga untuk bentuk komunikasi. Komunikasi tidak formal boleh dianggap sebagai tidak hormat, dan juga percubaan untuk menyinggung perasaan lawan bicara.
3. Anda tidak boleh menggunakan transliterasi, kecuali apabila menghantar surat dari telefon bimbit. Sekiranya pelanggan mel anda tidak mempunyai bahasa Rusia, hantar teks surat dalam permohonan itu.
4. Surat perniagaan hendaklah konsisten, tepat dan ringkas. Ketepatan bermaksud petunjuk yang jelas tentang data yang anda rujuk (tarikh, tempat, masa, dsb.). Kekonkretan - penerima surat anda harus memahami dari baris pertama apa sebenarnya yang diperlukan daripadanya. Laconism. Jika anda berfikir dengan jelas, maka anda dapat meluahkan fikiran anda dengan jelas. Dan teman bicara anda akan segera melihat dan menghargainya. Oleh itu, adalah bernilai mengelakkan "air" untuk beberapa halaman jika anda boleh meringkaskan intipati perkara itu dalam beberapa ayat.
5. Apabila surat mengandungi beberapa soalan, tugasan atau topik, ia perlu disusun dan diasingkan antara satu sama lain. Aliran pemikiran yang tidak terganggu sukar dibaca, dan semakin sukar untuk mengasingkan perkara penting daripadanya.
6. Permintaan yang terkandung dalam surat-surat itu mesti dijawab dengan seberapa terperinci yang mungkin. Jawapan seperti "Akan dilakukan" tidak boleh diterima.
7. Seharusnya tidak ada kesilapan dalam teks surat. Tidak mengapa jika satu atau dua kesilapan kesilapan kecil menyelinap masuk. Tetapi jika anda mengalami buta huruf kronik dari surat ke surat, maka lawan bicara tidak akan mempunyai tanggapan terbaik tentang anda.
8. Sentiasa baca pruf surat anda! Baca surat itu beberapa kali, dan pastikan anda tidak terlepas apa-apa, periksa untuk kesilapan, sama ada butiran penerima adalah betul, dsb., dsb.

Surat-menyurat perniagaan Merupakan elemen penting dalam menjalankan perniagaan. Cara syarikat muncul sebelum pelanggan atau rakan kongsi perniagaan bergantung pada cirinya. , yang boleh anda percayai dan yang anda boleh menjalankan perniagaan, anda perlu mempunyai idea tentang norma, peraturan etika surat-menyurat perniagaan. Pematuhan kepada peraturan dan peraturan tersebut sudah tentu akan menyumbang kepada kejayaan perniagaan secara keseluruhan.

Bahasa surat-menyurat perniagaan

Norma etika surat-menyurat perniagaan adalah gaya bahasa persembahan tertentu, yang berbeza:

1. Pengulangan yang kerap, keseragaman pertuturan bertukar.

Versi penjelasan ini membolehkan anda menyatakan diri anda dengan lebih khusus, difahami. Ini menghapuskan pemahaman yang berbeza tentang teks surat itu. Adalah dinasihatkan untuk mempunyai satu set frasa tertentu, yang akan membolehkan, pertama, untuk menulis mesej perniagaan yang jelas, dan kedua, untuk menjimatkan masa untuk menyediakan seterusnya, malah surat penjualan.

1. Nada neutral.

Adalah penting untuk menyampaikan maklumat secara logik. Penilaian emosi fakta dalam surat-menyurat perniagaan adalah tidak sesuai. Adalah tidak boleh diterima untuk menyebut bahasa sehari-hari, ungkapan dialek, perkataan, beberapa jenis kata seru. Adalah penting dalam proses surat-menyurat untuk memastikan objektiviti fakta yang dinyatakan, untuk membinanya dalam urutan logik yang jelas.

1. Ketepatan semantik.

Kandungan bermakna surat perniagaan memastikan nilai praktikal dan juga undang-undang. Oleh itu, adalah penting untuk memilih perkataan yang betul supaya penerima dapat memahami pengirim. Adalah lebih baik untuk tidak memasukkan perkataan yang mempunyai makna ganda. Dalam kes ini, ia mungkin berlaku bahawa penerima akan memahami kandungan surat dengan cara yang berbeza, dengan caranya sendiri.

1. Pemilihan bahan fakta.

Data, fakta dalam surat perniagaan harus bermaklumat dan, yang paling penting, diperiksa dengan teliti. Dalam kes ini, fakta harus dipilih dengan teliti, tunjukkan hanya yang berkaitan dengan kes tertentu. Adalah tidak boleh diterima untuk menghitung data daripada jenis yang sama, menunjukkan fakta yang tidak penting.

Jenis-jenis surat perniagaan

Surat perniagaan biasanya dikelaskan mengikut ciri-cirinya:

• Mengikut fungsi - jawapan kepada soalan, permintaan, rayuan, cadangan, dsb.
• Mengikut struktur - standard (menyelesaikan soalan perniagaan biasa, situasi), tidak dikawal (pengarang, berdasarkan pembentangan formal dan logik atau norma etika);
• Mengikut topik - perniagaan (ekonomi yang menentukan, undang-undang, isu-isu lain yang berkaitan dengan aktiviti syarikat) atau komersial, yang berkaitan dengan pembekalan, jualan;
• Mengikut jenis penerima - biasa (kepada satu penerima), pekeliling (dihantar ke beberapa alamat sekaligus);
• Mengikut komposisi - 1 aspek (mencerminkan 1 masalah), pelbagai aspek (menghuraikan beberapa masalah).

Jenis surat perniagaan mengikut kandungan:

• Melaksanakan peranan komunikasi (penolakan, tuntutan, justifikasi, pengiktirafan);
• Menjadi satu bentuk perjanjian (berdasarkan hasil mesyuarat perniagaan, dengan tarikh akhir untuk menyelesaikan tugas, memenuhi pelbagai kewajipan);
• Berada dalam bentuk permintaan - untuk mendapatkan maklumat yang diperlukan;
• Menjadi tawaran (selalunya ini adalah jawapan kepada surat pertanyaan yang diterima sebelum ini).

Pendaftaran surat perniagaan

Walaupun penggunaan meluas kemungkinan surat-menyurat elektronik, masih terdapat amalan menghantar surat perniagaan yang dicetak di atas kertas. Dan dalam kes ini, sangat penting bagaimana surat itu sendiri kelihatan, kerana kemunculan surat perniagaan boleh menjejaskan idea penerima tentang syarikat pengirim. Oleh itu, anda perlu mematuhi piawaian reka bentuk berikut:

• Surat perniagaan hendaklah dicetak pada kepala surat, sebaik-baiknya diperbuat daripada kertas berkualiti tinggi, menunjukkan butiran penuh pengirim, manakala ia hendaklah mudah dibaca;
• Butiran pengirim dalam surat yang ditujukan kepada rakan kongsi asing, pelanggan mesti ditulis dalam bahasa Inggeris;
• Surat dalam sampul hendaklah dilipat sekali sebanyak mungkin dan dengan teks ke dalam. Untuk surat yang sangat penting, lebih baik menggunakan sampul surat yang besar dan cukup tebal supaya helaian surat itu tidak perlu dilipat;
• Ia dibenarkan untuk menunjukkan semua butiran pada sampul surat, seperti dalam surat itu sendiri, dan juga logo syarikat;
• Alamat penerima hanya ditunjukkan pada sampul surat. Apabila menggunakan sampul surat dengan tetingkap lutsinar, alamat penerima ditulis pada surat itu sendiri di sudut kanan atas. Kemudian surat itu dilipat supaya alamat kelihatan dalam tetingkap telus;
• Alamat pengirim ditulis pada sampul surat dan pada helaian surat.

Peraturan Surat-menyurat Perniagaan

# 1 - menghantar surat kepada seorang penerima. Surat-menyurat dalam kes ini akan menjadi diperibadikan, yang penting, terutamanya apabila menjalin hubungan perniagaan.

No 2 -. Anda perlu menjawab semua surat, dan tepat pada masanya, jika matlamat ditetapkan - untuk membentuk imej syarikat yang sentiasa bersedia untuk kerjasama, yang melayan penerima dengan hormat. Walau bagaimanapun, penting untuk diingat bahawa anda tidak boleh menulis puisi. Jelas dan padat - ini sepatutnya menjadi gaya jawapan. Dalam kes ini, anda perlu mematuhi skema "1 huruf - 1 respons".

# 3 - jika anda mahu kandungan e-mel itu disampaikan kepada beberapa penerima, maka alamat mereka ditambah ke baris "salinan". Dalam kes ini, orang yang menerima surat itu, yang alamatnya dimasukkan dalam baris "salinan", mungkin tidak menjawab. Perkara utama ialah dia dimaklumkan pada kesempatan ini atau itu.

# 4 - menghantar e-mel kepada beberapa penerima sekaligus adalah dibenarkan, tetapi !!! hanya jika tiada balasan dijangka kepada mesej itu. Surat tersebut termasuk pengedaran harga, mesej tentang perubahan dalam jadual kerja, dsb.

# 5 - subjek perlu ditunjukkan dalam surat perniagaan. Baris subjek membolehkan penerima untuk segera memahami maksud mesej itu.

No. 6 - skim itu adalah "pertama-tama salam, kemudian rayuan kepada penerima." Dalam surat-menyurat perniagaan, adalah kebiasaan untuk memohon dengan nama dan patronimik.

# 7 - teks surat hendaklah berdasarkan 3 perkara utama: ucapan + rayuan, pernyataan soalan, permintaan atau insentif untuk bertindak.

# 8 - anda perlu berhati-hati menggunakan fungsi amaran. Dalam kes ini, pada akhir mesej, permintaan ditunjukkan dalam nada yang paling sopan bahawa penerima memberitahu pengirim tentang fakta membaca surat itu.

No. 9 - dengan tandatangan haruslah seperti laconic yang mungkin. Dalam kes ini, penting bukan sahaja untuk memasukkan perkataan tertentu, contohnya, "Yang ikhlas", tetapi juga menunjukkan, dalam hal surat-menyurat perniagaan menggunakan e-mel, selepas nama dan kedudukan orang yang menulis surat itu, maklumat hubungan utamanya.

No 10 - petunjuk mandatori bahawa bahan tambahan dilampirkan pada surat itu, jika ada dihantar bersama dengan surat itu. Dalam kes surat biasa di atas kertas, dalam kebanyakan kes, petunjuk lampiran pada bilangan helaian sedemikian sudah mencukupi. Jika kita bercakap tentang surat-menyurat perniagaan elektronik, maka maklumat mengenai aplikasi itu harus termasuk data mengenai fail yang dilampirkan, khususnya, format, jumlah, kandungannya. Saiz fail tidak boleh melebihi 5 MB.

Ciri-ciri surat-menyurat perniagaan

1. "Sayang, dihormati, dihormati" ialah bentuk alamat yang paling biasa dalam surat perniagaan am.
2. "Sayang" ialah satu bentuk alamat emosi yang digunakan dalam surat tahniah.
3. Alamat hanya dengan nama dan patronimik digunakan dalam surat tidak rasmi.
4. Sepucuk surat antara rakan kongsi perniagaan disusun mengikut skema "justifikasi keputusan / keputusan itu sendiri" atau "keputusan itu sendiri / justifikasi keputusan". Pilihan pertama adalah lebih baik untuk digunakan dalam surat penolakan, yang kedua - sekiranya keputusan positif.
5. Perintah rasmi mesti dipatuhi. Contoh: surat yang ditandatangani oleh pengurus hendaklah dijawab dengan tandatangan orang yang memegang jawatan yang sama. Dalam kes ini, pilihan sedemikian adalah mungkin apabila pengarah sendiri boleh menjawab surat yang ditandatangani oleh timbalan.
6. Surat permintaan mesti mengandungi perkataan tertentu. Contoh: bertanya, bertanya, bertanya, dll. Pada masa yang sama, jawapan kepada surat sedemikian hendaklah dengan jelas menunjukkan sama ada permintaan itu akan dilaksanakan atau sama ada ia akan ditolak.

PENTING! Ingat, ini bukan hanya satu set peraturan dan peraturan, ia adalah sejenis seni yang patut dipelajari daripada profesional dengan pengetahuan pelbagai aspek tentang komunikasi perniagaan.

Beri perhatian kepada latihan surat-menyurat:

• E-mel surat-menyurat dalam perniagaan. Menguruskan hubungan perniagaan
• E-mel surat-menyurat dengan rakan kongsi. Situasi sukar (lanjutan)

Artikel