Mesyuarat perancangan di bahagian jualan. Apa yang anda perlu tahu? Mesyuarat perancangan, mesyuarat operasi, mesyuarat operasi

Di Rusia, tidak lazim untuk berkumpul dalam satu pasukan mengenai tugas kerja. Ini disebabkan oleh fakta bahawa semua orang tergesa-gesa untuk menyelesaikan sesuatu di tempat kerja, daripada duduk di mesyuarat dan kecapi pada topik yang jelas. Tetapi bagaimana jika mesyuarat sedemikian berguna untuk semua orang, ia dijalankan dengan cekap dan cepat? Maka adalah bodoh untuk menolak mereka. Oleh itu, kami memperkenalkan acara sedemikian sebagai "mesyuarat perancangan" ke dalam syarikat anda, daripada asas kepada templat siap sedia.

Mungkin kita tidak sepatutnya?

Pernahkah anda cuba mengadakan mesyuarat perancangan dengan pekerja? Jika ya, maka saya pasti anda telah menemui kenyataan seperti "Kami tidak bercakap tentang apa-apa lagi" pada akhir acara. Ini adalah situasi klasik dan ia dikaitkan dengan ketidaktahuan tentang cara menjalankan mesyuarat perancangan, dan bukan dengan fakta bahawa ia secara amnya buruk dan tidak berkesan.

Dan untuk segera meletakkan semua titik pada tempatnya, mari kita betulkan konsep mesyuarat perancangan. Dan sila ambil perhatian, saya tidak mengambilnya dari kepala saya, tetapi dari mana-mana kamus jenis: Ozhegov, Efremov, Dal, Tikhonov atau Kuznetsov. Mereka semua memberi, memberi atau menerima, penerangan yang sama.

Mesyuarat perancangan - mesyuarat singkat untuk menilai dan menentukan kemajuan tugas yang diberikan.

Kata kuncinya ialah pertemuan singkat. Inilah yang membezakan mesyuarat perancangan dengan mesyuarat. Dan kerana segala-galanya di dunia adalah relatif, kami akan menentukan had maksimum untuk tempoh mesyuarat sedemikian berlangsung - 60 minit. Segala-galanya bukanlah mesyuarat perancangan, tetapi, seperti yang telah kami katakan, mesyuarat.

Jenis mesyuarat perancangan

Merancang mesyuarat adalah berbeza. Pada pandangan pertama, semuanya adalah sama, tetapi pada hakikatnya struktur dan tujuan mereka berbeza antara satu sama lain. Oleh itu, anda perlu mengetahui jenis mereka dan menggunakan betul-betul yang diperlukan oleh pasukan anda.

Menghabiskan masa

Kita boleh membahagikan semua mesyuarat perancangan kepada tiga kali: harian, mingguan dan bulanan. Biasanya syarikat hanya mempunyai satu daripada pilihan ini, semua yang lain dianggap tidak perlu. Walaupun semuanya mempunyai tugas yang berbeza dan dijalankan mengikut perancangan yang berbeza.

1. Perancang harian. Diperlukan dalam kes kerja aktif atau motivasi pekerja. Tempohnya tidak melebihi 15 minit, semuanya pendek dan tepat.
2. Perancang mingguan. Kami menggunakannya untuk meringkaskan minggu lalu dan membuat rancangan untuk masa depan. Tempoh mesyuarat sedemikian adalah sehingga 30 minit.
3. Perancang bulanan. Acara wajib untuk menilai keputusan yang diperoleh selama sebulan bekerja, iaitu jumlah semua hari dan minggu. Tempoh sehingga 1 jam.

Selalunya mesyuarat perancangan bulanan dilanjutkan kepada 2-3 jam. Dalam kes ini, mengikut peraturan bahasa Rusia, ini sudah menjadi pertemuan. Tetapi oleh kerana apa yang lebih penting bagi kami bukanlah nama sebenar, tetapi tujuan sebenar, kami boleh membenarkan pertemuan sedemikian sehingga pukul 3. Perkara utama adalah bahawa semua ini adalah ke titik.

Anda juga harus mengambil kira bahawa terdapat mesyuarat bukan sistemik untuk menyelesaikan isu yang mendesak atau mendesak. Mesyuarat perancangan sedemikian dipanggil tidak berjadual. Mereka dikumpulkan, dijalankan dan diselesaikan dengan cepat. Tetapi mereka wujud dan anda tidak boleh lari daripadanya.

Ia akan menjadi ketara jika semua, atau sekurang-kurangnya banyak, syarikat bekerja seperti dalam jenaka di atas. Tetapi, malangnya, skim sedemikian hampir tidak pernah berlaku. Oleh itu, kita beralih kepada topik mesyuarat perancangan.

Topik mesyuarat

Selain fakta bahawa mesyuarat perancangan dibahagikan kepada selang masa, ia juga dibahagikan kepada topik. Walaupun bagi majoriti, mesyuarat perancangan adalah penilaian tugasan yang telah diselesaikan untuk minggu itu dan merumuskan pencapaian rancangan jualan. Format ini juga wujud, tetapi semuanya beransur-ansur.

1. Pengagihan tugas. Tujuan dan hasil perjumpaan sebegini ialah pekerja dibebani dengan tugasan untuk masa terdekat.
2. Satu soalan. Selalunya ini adalah mesyuarat tidak berjadual, yang topiknya adalah isu berasingan dalam agenda.
3. Sumbang saran. Kami sering berlatih mesyuarat pendek dengan sebahagian kecil pasukan untuk menjana idea mengenai topik tertentu.
4. Bermaklumat. Pertemuan perancangan yang sama yang kita semua biasa lakukan, menyuarakan keadaan sebenar pada masa tertentu.
5. Motivasi. Orang ramai perlu bertenaga, terutamanya jika mereka mempunyai pekerjaan yang sangat tertekan. Melalui mesyuarat sedemikian, anda akan mempunyai peluang untuk melakukan ini, kerana ini adalah kaedah motivasi yang sangat baik.
6. Pendidikan. Sedikit ilmu dalam masa yang singkat. Ia tidak akan membosankan dan akan berguna, terutamanya jika anda melakukannya dengan kerap.

Pada hakikatnya, mesyuarat perancangan kami adalah seperti bola salji dengan topik yang berbeza. Ia tidak teruk. Perkara utama ialah anda boleh memberi perhatian yang cukup kepada segala-galanya. Strategi "Hop merentas Eropah" tidak akan membawa kepada apa-apa yang baik, kerana ia tidak akan berfungsi untuk memakan ikan atau mencuci kuali. Ia adalah mitos.

KAMI SUDAH LEBIH 45,000 orang MENYERTAI

Komponen mesyuarat perancangan yang berjaya

Sebelum kita beralih kepada templat khusus untuk mesyuarat perancangan, mari kita tentukan perkara utama mengadakan mesyuarat sedemikian. Kerana ia adalah penting bukan sahaja APA, tetapi juga BAGAIMANA untuk melakukannya. Semuanya beransur-ansur, rakan sekerja, luangkan masa anda.

• Sebab mesyuarat. Kami telah menyelesaikan perkara ini; setiap pertemuan harus ada sebabnya. Dan semua orang harus tahu tentang dia;
• Orang ramai. Anda mesti mengetahui terlebih dahulu siapa yang akan mengambil bahagian dalam mesyuarat perancangan dan memberitahu peserta tentang perkara ini;
• Lokasi. Bilik persidangan, pejabat atau koridor - tentukan sendiri. Saya pasti ia tidak sukar;
• Menghabiskan masa. Ia mengambil masa tertentu, sebaik-baiknya sentiasa masa yang sama, untuk tabiat berkembang;
• Peraturan mesyuarat. Anda dan kakitangan harus mengetahui subtopik dan masa mesyuarat ini;
• Bahan tambahan. Carta selak, kertas, pen dan peralatan lain hendaklah disediakan sebelum mesyuarat;
• Kurator. Biasanya ketua mesyuarat perancangan adalah bos atau salah seorang pengurus, tetapi ia mungkin seorang pekerja;
• Setiausaha. Orang yang akan merekodkan semua keputusan mesyuarat perancangan, yang dipanggil protokol, untuk pengedaran selanjutnya.

Jika anda mengambil kira komponen ini, keberkesanan mesyuarat perancangan akan menjadi lebih tinggi, kerana anda akan dapat menyediakannya dengan betul dan akan mengetahui dengan tepat apa yang perlu dikatakan pada mesyuarat perancangan.

Beberapa senarai adalah perkara yang jelas. Tetapi fikirkan bagaimana setiap mata boleh dipertingkatkan berbanding keadaan sekarang. Contohnya, perkara yang boleh dijemput oleh orang lain selain pengurus jualan ke mesyuarat. Atau ia boleh menjadi sebahagian daripada mesyuarat perancangan yang dikendalikan oleh pekerja sendiri.

Dan satu lagi kelebihan penting bagi mereka yang masih ragu-ragu, lihat video di bawah.

Merancang rancangan mesyuarat untuk pelaksanaan

Saya tidak begitu suka templat dan sampel kerana ia tidak mengambil kira ciri-ciri individu setiap syarikat. Tetapi setiap perniagaan adalah khusus (saya mendengar ini sepanjang masa daripada pengurus). Tetapi jika anda bukan seorang yang pemalu, maka anda boleh dengan mudah mengubah sampel ini menjadi rancangan untuk mengadakan mesyuarat perancangan untuk syarikat anda.

Ini ialah rancangan bagaimana untuk menjalankan mesyuarat perancangan di jabatan jualan seminggu sekali; versi bulanan akan kelihatan lebih bercita-cita tinggi, dan rancangan mesyuarat perancangan harian akan kelihatan lebih sederhana. Dan, sudah tentu, hasilnya akan disimpulkan sama ada selama sebulan atau sehari. Tetapi berdasarkan ini, anda boleh merangka pelan anda, tidak kira apa yang anda miliki - runcit, borong atau perkhidmatan.

Untuk peminat kerepek atau nuansa penting

Sebarang tindakan boleh dilakukan dengan lebih baik. Oleh itu, apabila kita diminta menilai keberkesanan mesyuarat perancangan, kita boleh mengatakan dengan mata tertutup bahawa ada perkara yang perlu diperbaiki. Adakah terdapat ramai daripada mereka atau sedikit, dan yang paling penting, adakah mereka mengagumkan atau tidak, itu soalan yang berbeza. Tetapi anda pasti boleh menemui mereka. Dan berikut ialah senarai peningkatan paling popular daripada amalan kami.

Mesyuarat Skype. Jika pekerja tidak dapat bertemu dalam kehidupan sebenar, ini bukan alasan untuk membatalkan mesyuarat. Jalankan di Skype. Anda juga boleh menyambung melalui Skype mereka yang tidak dapat datang dan mengadakan mesyuarat perancangan secara serentak di luar talian dan dalam talian.

Positif sahaja. Pada mesyuarat sedemikian, cuba bercakap tentang segala-galanya dari perspektif "Bagaimana untuk memperbaikinya" dan "Apa yang dilakukan dengan baik," maka mesyuarat anda akan menjadi lebih bermotivasi dan positif.

Bonus untuk kehadiran. Secara lalai, anda boleh mendenda seseorang kerana tidak hadir atau lewat untuk mesyuarat perancangan, atau anda boleh memberi bonus kepada mereka yang tidak terlepas walaupun satu.

Orang yang lewat berdiri. Mereka yang lewat bukan sahaja menerima teguran dan banyak pandangan yang menghina, tetapi juga menghabiskan keseluruhan mesyuarat perancangan berdiri di atas kaki mereka. kelakar? Sudah tentu untuk anda, tetapi tidak begitu banyak untuk yang datang lewat.

Menjaga masa. Tentukan jumlah masa tertentu untuk setiap blok, dan jika anda melampauinya, tamatkan perbualan sahaja. Ia akan menjadi buruk pada mulanya, kemudian anda akan belajar untuk menjadi lebih berkesan.

Snek sebelum mesyuarat. Anda boleh menuangkan kopi dan makan biskut hanya sebelum mesyuarat. Selepas permulaan, rejim terpakai - "Sesiapa yang tidak mempunyai masa terlambat."

Hadiah kepada yang aktif. Mereka yang paling aktif boleh dan harus digalakkan. Setiap mesyuarat perancangan anda boleh menyerlahkan mereka yang banyak mengambil bahagian dan memberikan hadiah mini untuk ini. Ia adalah perkara kecil, tetapi bagus.

Hasil mesyuarat perancangan. Apabila "setiausaha mesyuarat" meringkaskan keputusan, ia mesti diedarkan kepada semua orang atau, lebih baik lagi, diletakkan di tempat yang paling mudah dilihat untuk asimilasi yang lebih baik.

Secara ringkas tentang perkara utama

Dalam keseluruhan pasukan saya, 90% orang adalah pemain pasukan, jadi kami sangat fanatik untuk mengadakan mesyuarat kecil. Memandangkan pasukan kami agak muda (sehingga 35 tahun), amat sukar bagi kami untuk mengadakan mesyuarat perancangan, kerana semua orang berusaha untuk ketawa dan bercakap "seumur hidup." Kami boleh mengadakan mesyuarat perancangan selama 3-4 jam. Tapi dulu pun macam tu.

Kini kami adalah pasukan yang benar-benar memahami kuasa, proses perancangan mesyuarat dan apa yang mereka perlukan. Kami mempunyai peraturan dalaman (tiada telefon, kami bercakap bahasa penyelesaian, tiada negatif, dll.), kami mempunyai peraturan sedia ada, ada orang yang bertanggungjawab (baru setiap kali) dan banyak lagi. Semua ini membantu kita menjadi lebih berkesan.

Apabila kami datang ke syarikat untuk perundingan pemasaran, mesyuarat perancangan adalah salah satu alat pertama yang kami laksanakan. Dan setiap kali kita melihat bagaimana "kereta itu hampir tidak bergerak." Tetapi semuanya berlalu. Dan peraturan utama dalam hal ini bukan sahaja kualiti mesyuarat perancangan, tetapi juga keteraturannya. Oleh itu, di sini anda boleh menggunakan frasa terkenal yang diubah suai sedikit - "Selepas mencuba BEBERAPA kali, saya makan sekarang." Selamat melaksanakan. Jika anda mempunyai sebarang soalan, tulis dalam komen.

Menemui ralat dalam teks? Pilih serpihan yang dikehendaki dan tekan ctrl+enter

dalam skala.ru

Bagaimana untuk menjalankan mesyuarat perancangan

Perancang, taklimat dan mesyuarat adalah bahagian penting dalam hari bekerja hampir setiap pekerja. Lambat laun, seorang pengurus berhadapan dengan keperluan untuk menjalankan mesyuarat perancangan harian secara bebas. Tetapi seperti yang sering berlaku, tiada siapa yang benar-benar mengajar ini. Oleh itu, persoalan sering timbul: bagaimana untuk menjalankan mesyuarat perancangan?

Matlamat mesyuarat perancangan

Perkara pertama yang perlu anda lakukan ialah menentukan matlamat yang ingin anda capai dengan mengadakan mesyuarat perancangan. Sebagai peraturan, matlamat utama mesyuarat tersebut adalah untuk mewujudkan ruang maklumat tunggal di kalangan semua pekerja, hasil daripada mencapai motivasi kakitangan yang lebih tinggi dan kesepaduan kerja. Perancangan mesyuarat membantu menyelesaikan masalah berikut:

1. Menetapkan matlamat dan objektif untuk pasukan;
2. Memberi maklumat am kepada seluruh pasukan;
3. Menyelesaikan isu umum;
4. Motivasi dan penglibatan kakitangan;
5. Latihan pekerja melalui pemindahan amalan terbaik;
6. Kerja dalam kumpulan

Setuju, mencapai matlamat sedemikian sangat menarik minat mana-mana pengurus. Itulah sebabnya amalan mesyuarat perancangan adalah perkara biasa dalam perniagaan. Tetapi untuk mencapai keberkesanan daripada mesyuarat tidak begitu mudah untuk mematuhi pelan tindakan yang jelas dan bersedia untuk setiap mesyuarat perancangan.

Merancang rancangan mesyuarat

Jadi, kami telah menentukan bahawa mesyuarat itu adalah perkara yang penting dan berguna, tetapi untuk tidak menjadikan alat ini menjadi satu lagi penyeksaan yang tidak berguna terhadap orang bawahan, pengurus harus mendekati penyediaan mesyuarat perancangan dengan penuh kesungguhan. Sebelum ini, kami membincangkan matlamat mesyuarat itu, bergantung kepada matlamat, adalah untuk merangka rancangan untuk mengadakan mesyuarat. Sememangnya, pertemuan untuk penjual dan untuk pengurus TOP akan berbeza secara radikal antara satu sama lain. Walaupun struktur itu sendiri akan menjadi lebih kurang sama.

Perkara yang sangat penting dalam menjalankan sebarang mesyuarat ialah memberi peluang kepada orang bawahan untuk bercakap secepat mungkin. Adalah dinasihatkan untuk melibatkan seramai mungkin peserta mesyuarat perancangan dari minit pertama. Ini akan membantu menubuhkan pasukan.

Rahsia merancang kejayaan pertemuan

Yang paling penting! Untuk membuat mesyuarat menarik, anda mesti bersedia untuk itu. Kejayaan mesyuarat bergantung kepada beberapa faktor penting:

1. Komponen maklumat. Maklumat yang dibentangkan dalam mesyuarat hendaklah berguna dan menarik. Jika maklumat itu membosankan dan membosankan, maka cipta cara yang menarik untuk menyampaikan maklumat. Buang maklumat yang membosankan dan tidak membantu;
2. Komponen emosi. Topik yang paling menarik pun boleh dirosakkan oleh pembentangan yang salah. Ingat guru universiti anda; pada beberapa kuliah seluruh penonton sedang tidur, manakala pada yang lain ia habis dijual.
3. Pemimpin yang mengendalikan mesyuarat. Lebih berwibawa penyampai, lebih baik penonton melihatnya. Jika kuasa anda tidak tinggi, kerjakan dengan teliti pada mata 1 dan 2.

Peraturan untuk mengadakan mesyuarat perancangan

Pekerja lewat

Seseorang sentiasa cuba lewat untuk mesyuarat. Pekerja sebegini sangat merosakkan dan mesti dilawan dengan bersungguh-sungguh. Saya ingin meminta anda bersetuju terlebih dahulu dengan semua ahli pasukan apa yang kami lakukan dengan mereka yang lewat. Terdapat beberapa contoh: seorang yang lewat membawa kopi atau buah kepada semua orang, seorang yang lewat bercerita jenaka, seorang yang lewat menyanyikan lagu, dsb. Perkara yang paling penting ialah semua orang tahu peraturan dan semua orang mematuhinya. Jika peraturan itu difikirkan dan diterima oleh pasukan, maka anda akan mengurangkan kelewatan ke tahap minimum.

Masa mesyuarat yang sama

Adalah sangat penting untuk mengekalkan jadual mesyuarat yang jelas. Tidak ada yang lebih buruk daripada mesyuarat yang tidak dijadualkan; ia mengganggu rancangan orang bawahan dan tidak membenarkan mereka membuat persediaan dengan betul. Sikap terhadap mesyuarat sedemikian pada mulanya adalah negatif, yang tidak kondusif untuk bekerja.

Mana-mana mesyuarat mesti dimaklumkan lebih awal adalah lebih baik untuk tidak mengubah tarikh dan masa mesyuarat melainkan perlu.

Jangan tangguhkan mesyuarat

Adalah sangat penting untuk mengikuti masa; jika anda telah menentukan bahawa mesyuarat itu tidak boleh bertahan lebih daripada 30 minit, maka jagalah kata-kata anda. Semakin lama mesyuarat, semakin kurang berkesan. Jika anda perlu menyelesaikan isu yang rumit dan memerlukan masa yang lama untuk menyelesaikan butiran, kemudian buat kumpulan kerja pekerja yang cekap. Selalunya, kebanyakan mesyuarat dihabiskan untuk menyelesaikan isu organisasi, dan kebanyakan pendengar keluar dari dialog sama sekali.

Hanya penyampai yang bercakap

Saya sering memerhatikan situasi pekerja takut kepada bos mereka dan akibatnya pertemuan itu bertukar menjadi monolog seorang diktator. Sebagai peraturan, semua ini berlaku dalam keheningan maut, dan ketegangan dirasai di udara. Gaya pengurusan arahan tidak sesuai pada mesyuarat; ia bercanggah dengan intipati acara ini. Sebaik-baiknya, semua peserta harus bercakap di mesyuarat perancangan.

Perbincangan isu peribadi

Kadangkala salah seorang peserta mesyuarat perancangan mungkin cuba menggunakan acara ini untuk menyelesaikan isu peribadinya. Bagi pekerja, mengemukakan soalan secara terbuka biasanya bermanfaat. Pendekatan ini boleh menjadikan pertemuan itu sebagai sandiwara. Oleh itu, adalah perlu untuk segera menghentikan manipulasi sedemikian dan menetapkan masa untuk menyelesaikan isu peribadi.

Kesan mesyuarat terhadap kerja

Segala apa yang anda persetujui dalam mesyuarat mesti dilaksanakan dan dikawal di pihak anda. Jika tiada kawalan, pekerja akan cepat menyesuaikan diri dan berhenti mengikut pesanan anda.

Bagaimana untuk menyemak keberkesanan mesyuarat

Keberkesanan mesyuarat agak mudah untuk diuji. Tanya orang bawahan apa yang berlaku pada mesyuarat itu? 5 minit selepas mesyuarat, 3 jam kemudian dan keesokan harinya. Jawapan kepada soalan ini memberikan maklum balas kepada penganjur mesyuarat perancangan. Jika terdapat banyak maklumat, paksa pekerja untuk mengambil nota. Tetapi semua orang harus merekodkan maklumat dalam apa jua keadaan.

worldsellers.ru

"Plannerka" sebagai cara untuk meningkatkan kesetiaan kakitangan syarikat

Jika syarikat anda mempunyai dua atau lebih orang, maka komunikasi, iaitu pertukaran maklumat, adalah elemen penting dalam aktiviti pengurusan anda. Lagipun, maklumat adalah pautan penghubung semua bahagian organisasi. Pelanggaran komunikasi (kesilapan dalam pemindahan maklumat, pertukaran yang tidak berstruktur, dll.) merentas peringkat, contohnya, bos - bawahan atau jabatan jualan - jabatan pembelian, sentiasa memerlukan penurunan dalam penunjuk prestasi. Dan di sini salah satu tugas utama anda adalah untuk menyediakan pekerja bukan sahaja dengan alat atau bahan mentah, tetapi juga, yang paling penting, maklumat untuk melaksanakan tugas mereka dengan cekap, dan, oleh itu, untuk meningkatkan keuntungan perniagaan anda.

Komunikasi dalam organisasi boleh mengambil pelbagai bentuk dan dilaksanakan dengan cara yang berbeza. Contoh komunikasi yang baik ialah mengadakan "perancang" (mesyuarat, "penerbangan") dengan pekerja. Hari ini kita akan bercakap tentang apa itu mesyuarat perancangan, dan, yang paling penting, mengapa perlu kerap mengumpulkan pekerja di satu tempat, sebagai sebahagian daripada siri siaran mengenai HR di blog kami.

Mengapa anda memerlukan perancang?

“Mesyuarat perancangan” boleh disifatkan sebagai mesyuarat operasi singkat untuk membincangkan hasil kerja dan masalah semasa. Pilihan untuk menyelesaikan masalah ini juga boleh dibincangkan, tetapi kemudian ia akan menjadi pertemuan yang lebih lama mengenai isu tertentu. Dan matlamat utama "mesyuarat perancangan" adalah untuk mengawal keadaan semasa dan memantau masalah semasa dalam kerja syarikat.

Mari fikirkan apa yang hendak dikatakan pada mesyuarat perancangan dan soalan yang anda jawab bersama pekerja anda:

• apa yang anda berjaya lakukan semalam (sehari sebelum semalam, minggu lepas), mengapa;
• apa yang tidak boleh dilakukan, mengapa;
• apa dan bagaimana kami merancang untuk lakukan hari ini (esok, minggu depan), apakah keputusan yang kami jangkakan.

Ia juga perlu diperhatikan peranan "mesyuarat perancangan" dalam membentuk kesetiaan kakitangan syarikat. Kesetiaan kakitangan, atau, dalam istilah mudah, kesetiaan kepada syarikat dibentuk di kalangan pekerja bukan sahaja dan bukan sahaja melalui upah dan faedah material lain (walaupun mereka pasti memainkan peranan). Kesetiaan tidak boleh dibeli. Kemudian bagaimana untuk mengadakan mesyuarat perancangan untuk meningkatkannya? Kesetiaan timbul melalui komunikasi yang tersusun dengan betul. Oleh itu, "mesyuarat perancangan" boleh menjadi alat yang sangat baik untuk meningkatkan kesetiaan ini.

Semasa mesyuarat perancangan, halangan antara jabatan syarikat dipecahkan dan perpecahan dikurangkan. Semua yang berlaku dalam syarikat (rancangan, tugas, masalah) menjadi lebih dekat dan lebih jelas kepada setiap pekerja, yang meningkatkan motivasi dan minat orang ramai. Lagipun, jika pekerja tidak menyedari (tidak dapat difahami) matlamat jangka panjang dan jangka pendek, penunjuk prestasi dan tugas syarikat untuk minggu yang akan datang, ini tidak dapat dielakkan membawa kepada penurunan motivasi dan, sebagai akibatnya, kemerosotan dalam hasil kerja dan kerugian. kebolehkawalan.

Sebaliknya, jika anda tahu cara mengendalikan mesyuarat perancangan dengan betul, maka pekerja memahami dengan baik apa yang berlaku dalam syarikat, di setiap jabatan, bergembira dengan "kejayaan" dan pencapaian bersama mereka, dan berkongsi (hanya berkongsi, walaupun mereka tidak menyelesaikan bersama) masalah. Melalui pengalaman sebegini yang boleh diperolehi pada “pertemuan perancangan” itulah kesetiaan dan semangat berpasukan terbentuk.

"Mesyuarat perancangan" yang teratur membolehkan anda dengan cepat dan berkesan merangsang kakitangan untuk menyelesaikan masalah harian dan mendorong mereka untuk mencapai matlamat bersama. Ini adalah salah satu alat yang ideal untuk membangunkan semangat berpasukan di kalangan pekerja - dalam hal ini, perlu ditekankan bahawa adalah amat penting untuk mengadakan mesyuarat perancangan semasa tempoh memperkenalkan perubahan dalam syarikat. Melalui "mesyuarat perancangan" adalah mudah untuk menerima maklum balas daripada kakitangan dan menyesuaikan pelan inovasi.

Tanda-tanda keberkesanan mesyuarat perancangan adalah keputusannya - mereka merancang sesuatu, menerima maklum balas, menyelesaikan situasi kontroversi, menyebarkan atau mengumpul maklumat baru, dll. Dengan cara ini, ia berlaku bahawa pekerja, dan kadang-kadang pengurus, melihat "mesyuarat perancangan ” sebagai membuang masa, tetapi sebenarnya, ini hanya boleh dikatakan tentang “mesyuarat perancangan” yang tidak berkesan dan tidak teratur. Dalam artikel ini, anda akan belajar bagaimana untuk menjalankan mesyuarat perancangan supaya ia bermanfaat.

Peraturan untuk menganjurkan mesyuarat perancangan

Pertama, masa mula dan tamat mesti ditetapkan dan diketahui terlebih dahulu kepada semua peserta. Adalah lebih baik untuk tidak mengumpulkan pekerja selama lebih daripada 30 minit: kerja syarikat atau jabatan akan "berhenti". Sekiranya syarikat itu kecil, anda boleh mengumpulkan semua jabatan, jika besar - hanya ketua jabatan (mereka akan menjalankan "mesyuarat perancangan" dalaman sendiri) - satu cara atau yang lain, pendekatan yang mencukupi untuk komposisi peserta diperlukan .

Kedua, mengikut lokasi "mesyuarat perancangan". Bagaimana hendak mengadakan mesyuarat perancangan di bahagian jualan sekiranya tiada bilik atau bilik mesyuarat yang berasingan? Anda boleh mengumpulkan semua orang di pejabat pengurus atau hanya di pejabat terbesar. Ngomong-ngomong, jika tidak ada ruang yang mencukupi, lebih baik mengadakan "mesyuarat perancangan" berdiri - orang tidak akan "bersemangat" untuk perbualan yang panjang: semuanya pendek dan jelas, tepat pada hakikatnya.

Di samping itu, hari ini terdapat perkhidmatan yang membolehkan anda mengadakan mesyuarat dan persidangan dalam talian (contohnya, Skype). Ini adalah pilihan yang baik jika syarikat anda sangat besar atau jabatannya terletak di lokasi geografi yang berbeza.

Ketiga, bagaimana untuk menjalankan mesyuarat perancangan dengan betul di jabatan jualan dan berapa kerap ini perlu dilakukan? Kekerapan acara ini mungkin berbeza-beza. Di sesetengah syarikat adalah kebiasaan untuk "berkumpul" setiap pagi, yang lain - pada hari Isnin atau pada awal dan akhir minggu. Semuanya bergantung pada spesifik kerja syarikat, keamatan proses perniagaan, kelajuan penerimaan maklumat baharu dan kualiti hubungan antara jabatan.

Keempat, seperti komunikasi berkesan yang lain, adalah lebih baik untuk memulakan "mesyuarat perancangan" dengan positif dan berakhir dengan positif. Ia adalah perlu untuk membincangkan masalah, tetapi ia adalah baik apabila "mesyuarat perancangan" berakhir dengan beberapa kata-kata inspirasi daripada pengurusan, seruan untuk bertindak ("Kami adalah satu pasukan!").

Kesimpulannya, kami menekankan bahawa "mesyuarat perancangan", sebagai satu bentuk komunikasi dalam organisasi, adalah cara terbaik untuk meningkatkan kesetiaan pekerja anda dan menjadikan mereka "lebih setia" kepada syarikat. Dan pekerja yang setia pasti membawa keuntungan, manakala yang tidak setia hanya membawa khabar angin, spekulasi dan ketidakpercayaan.

Pengiktirafan daripada rakan sekerja, pujian daripada pihak atasan, suasana mesra dan mesra dalam pasukan - ini semua adalah "mesyuarat perancangan yang betul" yang mewujudkan keinginan yang sihat untuk "memecahkan" pesaing untuk syarikat anda. Inilah yang anda perlukan - bergerak ke hadapan. Jadi "rancang" dengan bijak - kumpulkan semua orang bersama-sama, selesaikan masalah dan beri inspirasi!

Penukaran yang tinggi kepada anda!

Daria Khoromskaya, ketua jabatan HR di LPgenerator

sumber imej Pavel Kirillov

lpgenerator.ru

kenapa dan cara melaksanakannya, kebaikan dan keburukan - SKB Kontur

Mesyuarat perancangan adalah derivatif daripada rancangan Bahasa Inggeris, mesyuarat kerja pendek yang didedikasikan untuk kemajuan rancangan yang dirancang. Mengikut tipologi mereka, semua mesyuarat perancangan boleh dibahagikan kepada kategori mengikut tiga kriteria - khusus, sementara dan kuantitatif.

Mengikut kriteria khusus, semua mesyuarat perancangan dibahagikan kepada pelaporan (mesyuarat pendek di mana pengurus melaporkan kemajuan tugas yang berkaitan), perbincangan (taklimat mengenai topik kemungkinan perubahan dalam laluan yang dipilih untuk mencapai matlamat tertentu) dan motivasi. (mesyuarat di mana tugas diagihkan dan peranan ditakrifkan dalam proses mengerjakan soalan atau tugas).

Mengikut kriteria masa, mesyuarat perancangan boleh menjadi proses harian, mingguan, bulanan.

Mengikut kriteria kuantitatif, mesyuarat perancangan boleh sama ada secara besar-besaran (untuk semua pekerja) atau tertutup (untuk kumpulan inisiatif berasingan, pengurus, lembaga pengarah syarikat.)

Mengapa mengadakan mesyuarat perancangan?

Jika anda mengatur proses ini sebagai tradisi yang baik sebelum permulaan hari bekerja, ia akan membantu untuk mendisiplinkan pasukan (mengurangkan bilangan kelewatan pagi), dengan lebih jelas menggariskan matlamat dan objektif untuk pekerja (lagipun, seperti yang anda tahu, a pelan rasional untuk hari itu jauh lebih berkesan daripada rancangan selama enam bulan), akan memungkinkan untuk melihat hasil kerja sebenar dengan lebih jelas (jika pelaporan pasukan kepada ketua dan ketua kepada pasukan menjadi elemen wajib mesyuarat perancangan). Sebagai tambahan kepada kelebihan yang disebutkan di atas, mesyuarat pagi yang dikendalikan dengan baik dapat mencergaskan pekerja, meningkatkan produktiviti, dan mendorong mereka untuk bekerja dengan berkesan sepanjang hari. Aspek psikologi ini sememangnya memainkan peranan penting dalam mewujudkan hubungan positif antara pekerja dan majikan, dan juga menyumbang kepada perpaduan pasukan.

Mengapa ramai orang menganggap perancangan mesyuarat sebagai peninggalan masa lalu?

Pertama, kebanyakan orang mengaitkan kemunculan proses ini pada masa-masa ketika mereka tidak pernah mendengar telefon, dan tidak tahu apa itu teknologi Internet dan multimedia. Ternyata satu-satunya cara untuk bertemu secara peribadi dan membincangkan isu kerja yang penting ialah mesyuarat perancangan dengan tepat. Oleh kerana kekurangan alat komunikasi operasi, banyak soalan terkumpul, dan tindakan sedemikian mengambil banyak masa (secara purata tiga hingga empat jam). Pada kesempatan ini, seorang ahli ekonomi terkenal Amerika pernah berkata: “Jika ada perancangan mesyuarat di syarikat anda, maka anda berada di landasan yang betul. Yang tinggal hanyalah memecat semua yang pergi ke sana dan meninggalkan semua yang bekerja pada masa ini.”

Kedua, kebanyakan pekerja pejabat mempunyai sikap negatif terhadap perancangan mesyuarat dengan tepat kerana kira-kira 20% masa ditumpukan untuknya, dan, seperti kebanyakan mereka perhatikan, ucapan bos berlangsung secara purata separuh masa yang diperuntukkan untuk proses ini.

Ketiga, jika perancangan mesyuarat dalam syarikat berlaku setiap hari, maka tidak lama lagi ini pasti akan bertukar menjadi sejenis formaliti. Lagipun, kebanyakan tugas yang ditetapkan oleh ahli perniagaan yang berjaya adalah jangka panjang, dan laporan harian dalam dua ayat akan berbunyi seperti ini: "Semuanya baik-baik saja, kami sedang berusaha." Keperluan untuk mesyuarat perancangan harian biasanya timbul pada saat perusahaan mula melaksanakan tugas strategik baharu dalam jangka masa yang sangat singkat, atau semasa krisis. Pada saat-saat sedemikian, adalah perlu untuk sentiasa memantau keadaan dan melihat perubahan yang sedikit.

peraturan

Mana-mana mesyuarat, walaupun yang paling singkat, harus mempunyai peraturannya sendiri. Satu cara atau yang lain, ia membantu menangani isu-isu yang mendesak dengan lebih produktif, menjadikan proses itu lebih dinamik dan berkesan. Adalah amalan yang baik untuk menghantar peraturan kepada pekerja pada waktu petang supaya mereka boleh memikirkan semua isu yang dibangkitkan dan mengemukakan cadangan yang membina dan bermakna. Antara lain, perlu dipertimbangkan bahawa pada masa mesyuarat pagi, setiap pekerja mesti mempunyai salinan peraturan di tangan. Adalah penting untuk memberikan tanggungjawab kepada orang tertentu yang akan menjejaki masa (jika penceramah melebihi had masa yang diterangkan dalam peraturan, ini melambatkan proses mesyuarat dan, akibatnya, menjejaskan mood pasukan secara negatif) .

Untuk menjalankan atau tidak untuk menjalankan? Itulah soalannya

Mesyuarat perancangan, sudah tentu, satu proses penting, sekurang-kurangnya dalam konteks penetapan matlamat tepat pada masanya dan motivasi pekerja, tetapi masanya telah tiba untuk melampaui pemahaman biasa istilah ini. Mungkin tidak begitu penting untuk mengumpulkan seluruh pasukan di pejabat yang tersumbat setiap hari, tetapi untuk menguasai teknologi persidangan di Skype. Ia juga penting untuk mengambil kira hakikat bahawa mesyuarat perancangan yang membina harus berlangsung tidak lebih daripada 15-20 minit. Pelaporan mengenai aktiviti setiap jabatan boleh diterima dan dibincangkan dengan pengurus pada siang hari, dan waktu pagi boleh ditumpukan secara eksklusif untuk penjajaran kuasa, menentukan tugas dan keutamaan.

Walau apa pun, setiap usahawan memilih konsep pengurusannya sendiri, bagaimanapun, untuk memahami dengan lebih teliti sama ada mesyuarat pendek diperlukan untuk kakitangan kerja anda, adalah wajar menimbang kebaikan dan keburukan:

Mendisiplinkan pasukan;

Kemungkinan motivasi pagi pekerja;

Penetapan matlamat dan objektif yang jelas;

Peluang untuk menjadi kreatif dan menjalankan mesyuarat perancangan dalam gaya yang tidak konvensional;

Mesyuarat perancangan yang berpanjangan meletihkan dan mengurangkan produktiviti pekerja;

Mesyuarat perancangan yang tidak terkawal biasanya tidak berkesan.

kontur.ru

Rahsia mesyuarat perancangan yang berkesan - Rjob.ru

Untuk apa perancang?

Selama kira-kira setahun saya bekerja di pejabat editorial majalah mengenai pembinaan dan rumah. Penerbit yang juga pemiliknya amat gemar merancang mesyuarat. Kami berkumpul di pejabatnya setiap pagi selama satu setengah hingga dua jam dan menonton persembahan oleh seorang pelakon. Tujuan yang dinyatakan mesyuarat ini adalah untuk memberitahu kami di peringkat mana hubungan dengan pengiklan berada pada masa ini. Tersembunyi - terangkan apa yang kalah dikumpulkan di meja ini. Saya (editor) dan pereka juga perlu hadir. Hanya akauntan yang menerima "pengecualian": dia perlu sentiasa memantau akaun untuk penerimaan wang, yang tidak tiba sama sekali. Kerana daripada bekerja, kami duduk di mesyuarat perancangan.

Kami pasti gembira mendengar pendapat majikan kami tentang kami, dan melihat bagaimana dia boleh menjual melalui telefon, tetapi kerja itu terhenti. Hakikatnya ialah wang akan muncul di pejabat editorial jika pengurus menjual pengiklanan. Untuk membuat temu janji dengan bakal pengiklan, anda perlu menghubunginya. Dan masa yang paling realistik untuk menangkap seseorang di tempat kejadian adalah dari 9 hingga 10, selepas itu orang ramai bersurai ke mesyuarat perancangan, produksi dan mesyuarat mereka. Secara umum, adalah perlu untuk menelefon tepat pada masa kami sedang duduk di pejabat pengarah.

Ia tidak mungkin untuk memecahkan lingkaran setan ini. Tidak, kami berkata bahawa pengurus perlu pergi ke telefon, dan editor serta pereka bentuk ingin kembali ke halaman majalah. Kami telah meminta banyak kali untuk menjadualkan semula mesyuarat untuk masa yang lain. Tetapi jika anda berkumpul demi pertemuan, melupakan faedah untuk syarikat, masa yang baik tidak akan datang tidak lama lagi.

1. Buat rancangan:

apakah tujuan utama mesyuarat: untuk bercakap tentang inovasi, mendengar pendapat, menyelesaikan masalah, mengumpul laporan, dll.,

Apakah isu yang perlu dibincangkan terlebih dahulu?

apa yang boleh dilangkau dan diselesaikan di tempat kerja jika tiada masa lagi, dsb.

2. Tentukan matlamat anda

Rumuskan permintaan anda dalam format hasil. Bukan "membincangkan masalah," tetapi "membangunkan penyelesaian kepada masalah itu."

3. Betulkan perjanjian dan berikan tanggungjawab dengan tarikh akhir

Sekiranya cadangan penyelesaian timbul, hasil mesyuarat akan menjadi persetujuan mengenai langkah-langkah yang akan diambil, siapa yang akan bertanggungjawab dan dalam jangka masa berapa.

4. Tetapkan masa yang "mudah".

Untuk mengelakkan pekerja daripada menyeret keluar laporan, untuk lebih fokus dan berfikir lebih cepat, jadualkan mesyuarat sejam sebelum rehat makan tengah hari atau tamat hari bekerja. Jika mereka mengambil masa terlalu lama, mereka akan melangkau makan tengah hari atau pulang ke rumah kemudian. Dan, sudah tentu, tiada siapa yang mahu ini.

5. Lebih dekat dengan rakyat

Jika anda ingin mendapatkan keterbukaan daripada orang bawahan anda, untuk mendengar apa yang mereka fikirkan sebenarnya mengenai isu ini, duduklah di antara mereka. Apabila anda berada di kepala meja, anda adalah bos dan pendapat anda diutamakan. Apabila anda duduk di sebelah pekerja, anda adalah rakan sekerja, bersedia untuk berbincang dan mencari penyelesaian bersama.

Ketua Pengarah Skladovka LLC, rangkaian gudang untuk penyimpanan individu barang (Simpanan sendiri), skladovka.ru

Mesyuarat hendaklah sentiasa disediakan oleh ketua dari segi isu yang ingin dibincangkan. Sebelum memulakan, adalah lebih baik untuk menghantar agenda di mana anda ingin menerima respons atau menganjurkan perbincangan. Mesyuarat harus diakhiri dengan protokol yang merekodkan keputusan yang dibuat, tarikh akhir pelaksanaan dan mereka yang bertanggungjawab.

Setiap mesyuarat diadakan mengikut prinsip kesinambungan, supaya orang ramai memahami logik pembangunan projek dan berpeluang memberi maklum balas dan melaporkan masalah yang timbul dalam proses pelaksanaan keputusan.

Mesyuarat di tapak, bukannya di pejabat pengurus, sangat berguna. Di tapak, anda boleh segera melihat apa yang sebenarnya berlaku di tapak, apa yang perlu dilakukan untuk mencapai matlamat yang dimaksudkan.

Mesyuarat kerja antara ketua organisasi dan wakil jabatan akhirnya membolehkan untuk memantau sama ada setiap jabatan dan perusahaan secara keseluruhannya bergerak ke arah matlamat yang dimaksudkan atau menyimpang daripadanya.

Pengarah Pembangunan syarikat "CentrAgro"

Dalam syarikat kami, mesyuarat dikelaskan: majlis, jawatankuasa, mesyuarat, yang seterusnya mempunyai had masa dan agenda yang jelas. Hanya mesyuarat force majeure situasi tidak mempunyai agenda yang telah ditetapkan. Selebihnya, dokumen disediakan lebih awal dan dihantar melalui pos kepada pihak yang berminat.

Peraturan mesyuarat ialah:

jangan mengganggu satu sama lain;

jangan keluar;

matikan telefon;

tepat pada masanya.

Keberkesanan mesyuarat dipertingkatkan melalui penyediaan dan pengedaran awal dokumen, jadual mesyuarat yang jelas untuk merancang waktu bekerja pekerja.

Perancang dari jauh

Setiap tahun terdapat lebih banyak syarikat yang meninggalkan pejabat dan beralih kepada format jauh. Bagaimana untuk menjalankan mesyuarat perancangan apabila semua pekerja tinggal bukan sahaja di bandar yang berbeza, tetapi juga di bahagian lain di dunia?

Natalia Odegova

pengasas pusat latihan dalam talian 1day1step.ru

Saya pernah bekerja di sebuah syarikat besar. Kini semua pekerja saya berasal dari bandar dan negara yang berbeza, dan kami banyak berkomunikasi dalam talian. Pengalaman terdahulu membolehkan kami mengambil yang terbaik dan mengubah apa yang jelas tidak berkesan.

Orang ramai bekerja dalam talian untuk mempunyai lebih banyak masa, jadi semua mesyuarat perancangan adalah lebih pendek dan lebih berkesan. Kami tidak mengumpulkan orang yang tidak boleh mempengaruhi penyelesaian isu, dan oleh itu tidak membuang masa mereka. Mesyuarat perancangan adalah ringkas dan hanya pada intinya. Selalunya ini adalah panggilan Skype selama 5-10 minit untuk membincangkan isu tertentu.

Terdapat penunjuk yang kami pantau secara kerap, tetapi kami tidak berkomunikasi sama sekali, tetapi menyiarkan data baharu dalam sembang umum dan membuat keputusan, membincangkan langkah baharu untuk penambahbaikan.

Mengenai tarikh akhir: memandangkan kita pada umumnya mempunyai banyak kebebasan, saya tidak pernah memerah tarikh akhir terpendek dalam projek "pembangunan", tetapi bertanya: "Tarikh akhir yang anda percayai? Berapa lama awak boleh jawab?” Pendekatan ini membolehkan pekerja secara sedar mengambil tanggungjawab dan mengerjakan tugas dengan keinginan dan keseronokan yang besar.

Dan pusat pemeriksaan perantaraan sangat membantu apabila saya melihat ke dalam proses dan melihat sama ada keadaan bergerak ke arah yang betul.

Tinggalkan telefon, tablet dan alat lain anda di pejabat anda. Anda tidak sepatutnya membawa mainan kegemaran anda ke mesyuarat dengan pihak pengurusan.

Ingat bahawa prinsip yang sama digunakan pada mesyuarat seperti di sekolah. Mereka yang mendengar dengan teliti, mengangguk dan bertanya soalan yang menjelaskan adalah baik. Kenapa kita perlu hebat dalam kerja? Betul - supaya mereka ingat tentang kita apabila mereka mengedarkan bonus.

Peraturan sekolah lain ialah "mata ke mata." Apabila dipuji, hantar pandangan terbuka kepada pengurus. Kutukan mula mencurah-curah, mula mencari baris yang paling menarik di atas meja atau perhatikan pen anda.

Tulis segala-galanya, semuanya. Kemudian anda akan mengetahui apa yang berguna dan apa yang boleh dibuang. Pertama, bos sangat suka apabila mereka mengambil nota. Kedua, rekod adalah lapangan terbang alternatif jika anda perlu bersembunyi dari pandangan mengancam. Ngomong-ngomong, anda boleh merakam pemikiran anda di antara mutiara pemimpin.

Secara aktif nyatakan pendapat anda jika ini diperuntukkan dalam format mesyuarat perancangan. Walaupun anda berkongsi kebiasan, anda masih akan kelihatan lebih dihormati dengan latar belakang rakan sekerja anda yang senyap melihat kasut mereka. Perkara utama sekarang ialah menunjukkan siapa peserta yang paling aktif di sini.

Kami tidak bercakap tentang tidur, menguap dan pandangan kosong. Anda sendiri faham bahawa ini tidak sesuai.

Jika anda benar-benar diatasi oleh kebosanan, cuba bekerja dalam kepala anda. Buat senarai tugasan, fikirkan projek anda secara global. Atau hanya bermimpi.

Jangan ambil mesyuarat perancangan sebagai membuang masa. Ini adalah sebahagian daripada kerja anda. Dan jika bos bersetuju untuk membayar anda gaji untuk menghabiskan masa di pejabatnya, itu haknya. Tetapi sejauh mana produktif anda menghabiskan masa ini bergantung kepada anda.

Apabila menggunakan bahan dari tapak rjob.ru, petunjuk pengarang dan pautan aktif ke tapak diperlukan!

rjob.ru

Merancang mesyuarat di jabatan: alat yang berkesan atau formaliti?

Ketua jabatan adalah seorang yang sangat sibuk. Petunjuk, peraturan, penyelesaian kepada masalah yang kompleks, mengatur semua orang dan segala-galanya untuk bergerak ke arah matlamat - semuanya terletak di bahunya. Lebih tepat set alat pengurusan dipilih, lebih berkesan pengurus itu. Adakah berbaloi untuk meluangkan masa pada alat sedemikian sebagai mesyuarat perancangan dalam unit linear?

Walaupun dalam syarikat yang mewajibkan mesyuarat perancangan dan dikawal selia, pengurus sering mendekati mereka secara rasmi - hanya merakam untuk pertunjukan dan teruskan kerja anda. Mereka menganggap perancangan mesyuarat membuang masa, yang dicipta oleh ahli teori. Moto mereka ialah: "Pengamal perlu bekerja, bukan sengaja." Pada masa yang sama, dalam syarikat di mana mesyuarat perancangan adalah pilihan dan merupakan inisiatif peribadi, terdapat pengurus yang, tanpa peringatan tambahan, mengumpulkan pekerja pada masa tertentu dan bercakap dengan mereka.

Mengapa pengurus "pelik" ini membuang masa berharga mereka dengan begitu "tidak berkesan" jika tiada siapa yang mewajibkan mereka berbuat demikian? Saya terpaksa meneliti isu ini secara mendalam sejak kebelakangan ini. Krisis itu memerlukan pengurus atasan untuk menyelami lebih mendalam ke dalam perniagaan. Peraturan permainan di pasaran telah berubah, dan agar syarikat bukan sahaja terus bertahan, tetapi juga menggunakan krisis untuk mengukuhkan kedudukannya dalam pasaran, ia perlu menjadi lebih dekat dengan pelanggan - luaran dan dalaman.

Untuk bertindak balas dengan cepat terhadap perubahan dan meningkatkan tahap kawalan ke atas keadaan, saya, antara lain, mula kerap menyertai mesyuarat perancangan di jabatan dan membandingkan gaya pengendalian yang berbeza. Angka-angka itu adalah petunjuk: ternyata bahawa daripada 12 jabatan berprofil tunggal di mana kedua-dua jualan dan penguatkuasaan kontrak dijalankan, penunjuk yang paling tinggi dan paling stabil ialah penunjuk di mana mesyuarat perancangan diadakan setiap minggu. Dan ini bukan kebetulan.

Tujuan mesyuarat perancangan

Jika pengurus, apabila ditanya tentang tujuan mesyuarat perancangan, menjawab: "Kerana ia sepatutnya," adalah lebih baik untuk tidak mengadakannya sama sekali. Sebarang acara rasmi "untuk pertunjukan" hanya berfungsi pada kelemahan; mereka mengajar anda untuk bekerja bukan untuk hasil, tetapi untuk "penampilan bergerak ke arah matlamat." Nama "mesyuarat perancangan" menunjukkan bahawa matlamatnya adalah untuk mengemas kini pergerakan mengikut rancangan yang dirancang ke arah matlamat yang ditetapkan.

Jika kita menganggap peristiwa ini dari sudut kitaran Deming (Rancang – Lakukan – Semak – Akt), maka mesyuarat perancangan adalah pemantauan berkala (Semakan) aktiviti untuk membuat kesimpulan dan, jika perlu, menyesuaikan pergerakan (Akt). Tetapi terdapat statistik untuk ini! Adakah berbaloi untuk mengumpulkan orang tambahan? Ia pasti berbaloi, dan fungsi utama mesyuarat perancangan membantu kami memastikan perkara ini.

Fungsi utama mesyuarat perancangan

1) Bermaklumat. Pekerja mempunyai beberapa cara untuk mendapatkan maklumat tentang situasi dalam syarikat dan di pasaran:

• maklumat rasmi yang diterbitkan yang kadangkala terlepas atau tidak difahami sepenuhnya;
• gosip, selalunya sangat jauh dari kebenaran, tetapi dibincangkan dengan gembira di ruang makan dan bilik merokok;
• maklumat tangan pertama, dengan penjelasan dan penekanan pada perkara penting, yang diberikan oleh pengurus pada mesyuarat perancangan, memberi perhatian sewajarnya untuk menyelesaikan bantahan dan mengurangkan keberkesanan dari mulut ke mulut.

Dan adalah wajib untuk memaklumkan pekerja tentang kemajuan jabatan di sepanjang laluan yang dimaksudkan.

2) Kawalan. Sebagai tambahan kepada nombor kering dan kategori, adalah mungkin untuk memantau suasana dalam pasukan dan menjelaskan sebab kejayaan atau penurunan prestasi. Berdasarkan keputusan mesyuarat perancangan, kegagalan dalam rantaian interaksi dalam jabatan dan dalam syarikat sering dikenal pasti, dan pengurus segera mula mengambil tindakan untuk menghapuskannya.

3) Motivasi. Pekerja memerlukan perhatian. Mari kita ingat kesan Hawthorne yang terkenal dalam pengurusan - produktiviti buruh meningkat disebabkan oleh fakta bahawa perhatian diberikan kepada aktiviti pekerja. Mesyuarat perancangan adalah salah satu cara terbaik untuk sentiasa mengingatkan pekerja bahawa mereka penting dan kerja mereka diberi perhatian yang secukupnya.

Salah seorang pekerja di jabatan itu mempunyai kejayaan, berlepas - alasan yang baik untuk mengiktiraf pencapaian dan, jika perlu, menyokong semangat daya saing dalam jabatan. Dan selain nombor, anda perlu melihat mata pekerja anda. Pengurus harus berhati-hati melihat dan mendengar pekerjanya. Tingkah laku pekerja telah berubah, semangat telah hilang - sebab untuk pengurus memasukkan perbualan individu dalam rancangan mingguan.

4) Pendidikan. Dalam fungsi ini, mesyuarat perancangan adalah alat yang sangat diperlukan untuk memudahkan kerja pengurusan yang sukar bagi seorang pengurus. Pada minggu itu, satu kes kerja yang menunjukkan semua orang berlaku - pengurus menuliskannya dan memberitahu umum pada mesyuarat perancangan. Oleh itu, keperluan yang menjengkelkan untuk mengulangi perkara yang sama kepada orang yang berbeza berkali-kali adalah perkara yang sudah berlalu, dan kami secara kerap dan sedar "menajamkan" alat kerja kami.

5) Organisasi. Amalan yang baik ialah menjemput wakil jabatan berkaitan ke mesyuarat perancangan, terutamanya pada masa-masa inovasi. Peluang untuk mewujudkan atau menyesuaikan interaksi, menyelesaikan konflik dan bertukar pengalaman.

6) Berdisiplin. Motivasi sebagai alat pengurusan mempunyai satu kelemahan yang sangat ketara: kesannya adalah jangka pendek. Segelintir orang yang mampu memotivasikan diri, dan orang yang mempunyai kebolehan ini yang paling kerap menjadi pemimpin.

Disiplin, ritual dan peraturan tetap, termasuk mesyuarat perancangan, direka bentuk untuk membantu memotivasikan pekerja. Mesyuarat perancangan adalah satu acara. Pekerja membiasakan diri dengan fakta bahawa mereka bukan sahaja memerlukan pelaporan dalam jumlah, tetapi juga kesediaan untuk mewajarkan penunjuk mereka. Soalan disediakan untuk mesyuarat perancangan, pekerja mengumpul dan menyerahkan kepada pengurus kes yang mereka fikir perlu ditunjukkan kepada seluruh jabatan. Seperti makan malam keluarga pada hari Jumaat, mesyuarat perancangan menjadi tindakan disiplin mengikut peraturan, apabila semua orang mesti mengenepikan urusan mereka, pastikan untuk hadir di tempat kerja, dan akhirnya bertukar kepada satu sama lain. Ini amat penting.

Berapa kerap mengadakan mesyuarat perancangan

Saya percaya bahawa mesyuarat unit harian hanya sesuai untuk pendatang baru yang memerlukan gaya pengurusan bimbingan dan sokongan setiap langkah. Bagi pasukan yang ditubuhkan, mesyuarat perancangan hendaklah setiap minggu. Perkara utama ialah mereka dijalankan pada hari yang sama, pada masa yang sama, dan kira-kira bertepatan dengan tempoh dan susunan tindakan, yang akan mengekalkan fungsi disiplin.

Contoh senario mesyuarat perancangan yang mungkin:

• Pengurus membuat mesej maklumat berdasarkan keputusan, pekerja boleh bertanya soalan penjelasan.
• Pengurus mengumumkan penunjuk yang dirancang dan bertanya soalan pekerja tentangnya. Jika perlu, jadualkan mesyuarat individu.
• Pengurus bercakap tentang kajian kes minggu ini atau memperkenalkan pekerja yang dijemput.
• Pengurus menjelaskan sama ada terdapat isu kerja mendesak yang penting untuk keseluruhan jabatan dan memerlukan perbincangan pada mesyuarat perancangan. Menilai isu, membuat keputusan - apa yang perlu dibincangkan dengan segera, apa yang memerlukan keputusan tertangguh.
• Pengurus bercakap tentang rancangan untuk minggu semasa - acara penting, mesyuarat dan menyimpulkan mesyuarat perancangan.

Kos masa

Kami mengambil masa yang lama dan membuang masa - inilah sebab utama pengurus enggan mengadakan mesyuarat perancangan. Ia membawa kepada pengabaian sepenuhnya alat ini, atau semuanya berpunca daripada monolog pendek oleh pengurus tanpa maklum balas daripada orang bawahan. Hanya fungsi maklumat dan sedikit disiplin dikekalkan.

Ini sebenarnya masalah: mengurus "secara peribadi" lebih mudah daripada bekerja dengan kumpulan. Menguruskan dinamik kumpulan adalah seni seorang pemimpin yang baik. Matlamatnya adalah untuk menjalankan mesyuarat perancangan secara ringkas dan jelas, dan pada masa yang sama menerima maklum balas daripada pekerja, yang akan membantu membetulkan pergerakan jika perlu. Tempoh optimum adalah sehingga 20-45 minit. Masa inilah yang telah sebati dalam diri kita sejak kecil sebagai tempoh tumpuan.

Kuasa seorang pemimpin ialah dia menetapkan peraturan. Untuk memastikan mesyuarat perancangan tidak berlarutan, anda perlu memasuki "kontrak mesyuarat perancangan" dengan pekerja anda. Sebagai contoh:

• Kami hanya membincangkan isu umum; kami membincangkan isu khusus untuk penyelesaian individu.
• Mari kita ringkas dan pada intinya.
• Kami tidak terganggu oleh isu kerja; kami menetapkan telefon kami kepada mod bergetar.
• Dengan menyatakan masalah, kami menawarkan penyelesaian.
• Kami membincangkan isu bukan kerja semasa waktu tidak bekerja.

Set peraturan mungkin berbeza bergantung pada keadaan. Perkara utama ialah pengurus menguruskan peraturan dan tidak menyelidiki masalah itu sendiri. Tujuan mesyuarat perancangan adalah untuk mengenal pasti, dan keputusan boleh dibuat kemudian, dengan teliti menimbang dan mengkaji semua butiran semasa jabatan sedang bekerja. Perkara utama adalah untuk menunjukkan kepada pekerja bahawa masalah yang dilaporkan sedang diselesaikan. Kadangkala situasi timbul di mana mesyuarat perancangan melangkaui masa yang diperuntukkan, dan ketegangan dalam pasukan jelas kelihatan. Kemudian anda perlu mengatur mesyuarat tambahan, selalunya selepas waktu bekerja. Ini adalah kemahiran seorang pengurus - untuk mengelakkan situasi daripada meningkat, untuk mengenal pasti penanda yang menunjukkan aspek negatif dalam pasukan.

Sudah tentu, ia akan mengambil masa untuk melaksanakan alat mesyuarat perancangan di jabatan. Kadangkala anda perlu menjalankan lebih daripada satu acara sebelum alat itu menjadi benar-benar berkesan. Apabila seorang pengurus menjadi terbuka kepada maklum balas, dia akan terkejut mendengar banyak perkara yang tidak terucap yang telah lama ingin diperkatakan oleh pekerja, tetapi tidak pernah berpeluang. Dan kemudian saya bertanya! Anda perlu memikirkan peranan orang bawahan anda dan penggunaannya dalam dinamik kumpulan, bekerja dengan bantahan, dan berhujah di peringkat tertinggi. Ramai pengurus tidak melalui laluan pembentukan tertentu ini, dan pergi ke pengurusan individu, yang jauh lebih intensif buruh dan kurang berkesan, apabila hanya ada dua langkah lagi untuk berjaya.

Pengurus yang fasih menggunakan alat ini menggunakannya di jabatan mereka dengan kejayaan yang besar, kerana mereka dapat menilai keberkesanannya. Mesyuarat perancangan bukanlah peninggalan masa lalu dan bukan formaliti, tetapi salah satu alat paling moden dan berkesan yang membantu dalam menyelesaikan tugas paling sukar dalam pengurusan - mencapai matlamat unit. Tetapi matlamat inilah yang membentuk kejayaan keseluruhan syarikat.

www.e-executive.ru

Bagaimana untuk menyampaikan maklumat dengan berkesan kepada pasukan?

Sesetengah orang melihat mesyuarat perancangan sebagai mesyuarat jangka pendek untuk menentukan keutamaan kerja dan tugas semasa, manakala yang lain melihatnya sebagai membuang masa. Adakah masuk akal untuk mengadakan mesyuarat sedemikian atau hanya pendapat pengurus sahaja yang mencukupi? Mari kita cuba memikirkannya bersama-sama.

TOP 5 artikel yang paling diperlukan untuk ahli perniagaan:

Mengapa pengurus memerlukan mesyuarat perancangan?

Mesyuarat perancangan (daripada perkataan Inggeris pelan) ialah mesyuarat jangka pendek tetapi penting untuk kejayaan strategi yang dipilih, khusus untuk pertimbangan isu kerja semasa.

Mengapa anda memerlukan perancang:

• Mengendalikan mesyuarat mini sedemikian membantu menilai hasil kerja yang dilakukan langkah demi langkah dan berfungsi sebagai jaminan untuk penyelesaian tepat pada masanya semua masalah semasa. Mereka tidak digunakan untuk carian global untuk pilihan penyelesaian. Mesyuarat berasingan, tidak terhad dalam masa, ditumpukan untuk ini. Tugas utama mesyuarat perancangan adalah untuk segera membincangkan situasi semasa, memantau isu semasa dan penyelesaiannya.
• Penyertaan harian dalam perbincangan strategi syarikat dan menyatakan pendapat tentang penambahbaikannya membentuk kesetiaan kakitangan kepada syarikat, merangsang kesetiaan dan prestasi pekerja tidak lebih buruk daripada faedah material. Komunikasi yang betul adalah asas untuk berjaya memotivasikan pekerja kepada kerjasama yang saling menguntungkan berdasarkan kesetiaan dan rasa hormat.
• Perbincangan aktif isu semasa pada waktu pagi pada mesyuarat perancangan memadam sempadan jabatan syarikat dan menjadikan pasukan lebih bersatu. Setiap pekerja merasakan bahagian penting dalam pelaksanaan rancangan, menyelesaikan tugas yang diberikan atau isu bermasalah. Minat kakitangan merangsang penyertaan mereka dalam menjayakan aktiviti syarikat. Kekurangan pemahaman tentang matlamat dan objektif yang ditakrifkan dengan jelas yang paling penting, kelegapan rancangan jangka panjang dan prospek jangka pendek melemahkan semangat pekerja, mengurangkan kebolehurusan dan penunjuk prestasi.
• Adalah amat penting bahawa pengurus yang mengendalikan mesyuarat perancangan dapat menyampaikan maklumat dengan betul kepada pekerja tentang aktiviti semasa dan kesukaran setiap jabatan dan syarikat secara keseluruhan. Ini menyatukan dan menjadikan kedua-dua kejayaan dan masalah biasa. Rasa kepentingan setiap pekerja dalam mencapai matlamat bersama, yang ditekankan pada mesyuarat, membentuk dan mengekalkan kesetiaan dan semangat berpasukan dalam pasukan.
• Pendekatan profesional untuk menjalankan mesyuarat perancangan memastikan kejayaannya, yang merupakan insentif yang sangat baik untuk pekerja dalam menyelesaikan masalah harian dan mendorong keinginan untuk mencapai keputusan. Memandangkan perbincangan sedemikian memberi peluang untuk menerima semua maklumat yang diperlukan daripada kakitangan tepat pada masanya, adalah sukar untuk menilai terlalu tinggi kepentingan mesyuarat mini tersebut semasa tempoh inovasi dalam syarikat. Respons pantas dan penghapusan ralat membolehkan pengurusan mengelakkan situasi berisiko dan menjamin kejayaan strategi yang dipilih.

Tanda-tanda keberkesanan mesyuarat perancangan adalah hasil positifnya. Menyelesaikan isu, perancangan jangka pendek, mendapatkan atau mengedarkan maklumat baharu, bertindak balas kepada maklum balas - segala-galanya yang secara konstruktif mempengaruhi proses kerja. Jika mengadakan mesyuarat perancangan dianggap sebagai membuang masa dan berbual-bual yang tidak membuahkan hasil, maka ini adalah kesilapan langsung pihak pengurusan, yang tidak tahu mengatur dengan jelas sama ada mesyuarat atau kerja secara keseluruhan. Artikel ini akan mengajar anda cara menjalankan mesyuarat yang berkesan dengan pekerja. Dengan memahami peraturan asas mesyuarat perancangan, anda akan dapat menerima dan menganalisis maklumat operasi semasa mesyuarat singkat, membuat kesimpulan tepat pada masanya, dan menetapkan kakitangan anda untuk kejayaan kolektif.

Apakah fungsi yang dijalankan oleh mesyuarat perancangan pagi?

1. Bermaklumat.

Untuk menilai keadaan sebenar dalam syarikat, daya saing dan kejayaannya, pekerja boleh menggunakan beberapa sumber maklumat:

• MEDIA MASSA. Pelbagai penerbitan tentang syarikat itu, agak tidak teratur dan sering tidak relevan. Maklumat am dan tiada khusus.
• Perbualan di sebalik tabir. Selalunya, gosip yang tidak memberikan sebarang maklumat yang boleh dipercayai.
• Mesyuarat perancangan tetap, di mana pengurus bukan sahaja menyatakan pendapatnya dan menerangkan situasi secara langsung, memberi tumpuan kepada perkara yang sangat penting, tetapi juga memberi peluang kepada pekerja untuk mengemukakan isu-isu topikal, cadangan yang membina untuk perbincangan dan bersama-sama menganalisis kestabilan situasi dalam syarikat dan setiap jabatannya

2. Kawalan.

Selain memantau penunjuk digital kejayaan kerja, perancangan mesyuarat membantu pengurusan melihat gambaran sebenar hubungan dalam pasukan dan menilai kesan iklim mikro terhadap kenaikan atau penurunan indeks. Terima kasih kepada mesyuarat ini, anda boleh menguruskan semua bahagian proses kerja, mencari titik lemah dan menghapuskan kekurangan tepat pada masanya.

3. Motivasi.

Pengurusan syarikat tidak selalu mempunyai peluang untuk memberi perhatian kepada setiap pekerja dan kerja yang mereka lakukan. Salah satu aspek positif dalam mengadakan mesyuarat perancangan ialah pengiktirafan sejagat terhadap pencapaian seseorang yang terbilang dan dorongannya, yang membangunkan semangat berdaya saing dalam pasukan. Jika tidak, apabila perubahan negatif diperhatikan, perbualan individu yang tepat pada masanya bertujuan untuk menjelaskan masalah pekerja, sebab kejadiannya dan memberikan bantuan yang diperlukan akan menjadi relevan. Adalah penting bagi mana-mana orang untuk menyedari bahawa kerjanya patut dihargai, bahawa dia menarik sebagai seorang profesional, dan melibatkannya dalam membincangkan hal ehwal syarikat hanya akan meningkatkan kemahirannya.

4. Pendidikan.

Mesyuarat perancangan juga bertindak sebagai elemen latihan pengurusan. Demonstrasi kes yang berjaya kepada seluruh pasukan sekaligus, perbincangan umum mengenai butiran melegakan pengurus keperluan untuk menyediakan setiap pekerja secara berasingan, menjimatkan masanya dan menajamkan alat kerja kakitangan.

5. Organisasi.

Protokol mesyuarat perancangan membolehkan jemputan untuk membincangkan rakan sekerja dari jabatan berkaitan. Ini paling masuk akal dalam hal inovasi. Pelarasan interaksi yang tepat pada masanya, pertukaran pengalaman dan perbincangan terperinci menghapuskan konflik, membina hubungan yang saling menguntungkan dalam pasukan.

6. Berdisiplin.

Tanpa penyertaan pengurusan yang betul, disiplin dan ketenteraman dalam syarikat tidak mungkin menjadi optimum. Penyediaan sistematik laporan mengenai tugas yang diselesaikan dalam penunjuk kualitatif dan kuantitatif, mengenal pasti masalah dalam proses kerja, merangka soalan yang mendesak, mencari jawapan - segala-galanya yang kerap disediakan untuk mesyuarat perancangan - mendisiplinkan orang, mengaturnya dan merangsang mereka untuk bekerjasama dengan satu sama lain. Terdapat tuas kawalan lain, tetapi motivasi material adalah jangka pendek, dan tidak semua orang mampu memotivasikan diri. Adalah penting bagi pasukan untuk berkumpul, membincangkan rancangan kerja segera, memahami tugas mereka dan memilih strategi yang betul.

Dalam bentuk apakah mesyuarat perancangan harian boleh diadakan?

No 1. Rumusan, mesyuarat perancangan maklumat.

Mesyuarat perancangan yang diadakan bertujuan untuk mendapatkan maklumat terkini tentang kemajuan proses kerja dalam konteks bahagian dan jabatan, tentang aktiviti semasa dan terancang mereka, isu dan masalah yang timbul adalah apa yang dipanggil mesyuarat perancangan maklumat. Mesyuarat sedemikian tidak memerlukan diadakan setiap hari. Cukuplah untuk mengumpulkan ketua semua jabatan syarikat selama setengah jam sekali pada awal minggu untuk menggariskan rancangan kerja untuk lima hari bekerja akan datang. Mesyuarat perancangan maklumat amat penting bagi pengurus syarikat yang agak besar yang mempunyai sekurang-kurangnya empat jabatan di bawah kawalan mereka.

No 2. Mesyuarat perancangan - pengagihan tugas semasa.

Mesyuarat perancangan format ini diadakan setiap pagi. Matlamatnya adalah untuk pekerja menerima tugasan untuk hari tersebut. Pengurus tidak boleh membuang banyak masa - beri arahan kepada semua orang, rumuskan matlamat akhir, dan beri arahan secara ringkas.

No 3. Merancang mesyuarat untuk membincangkan isu yang dibangkitkan.

Dalam aktiviti kerja sesebuah syarikat, terdapat situasi, tugas dan masalah yang memerlukan masa yang agak lama untuk dibincangkan. Dalam kes ini, soalan disediakan terlebih dahulu dan disuarakan kepada rakan sekerja, dan masa diberikan untuk menyediakan maklumat yang diperlukan. Pada masa yang sama, anda menentukan jadual ucapan, dan setiausaha dilantik. Biasanya mesyuarat ini berlangsung sehingga dua jam. Ia juga harus diambil kira bahawa perbincangan mungkin berlarutan dan rehat akan diumumkan selama 10–15 minit, yang bermaksud teh dan gula-gula mungkin diperlukan. Keputusan mesyuarat perancangan sedemikian biasanya dihantar kepada semua pesertanya melalui sistem pengurusan dokumen syarikat.

No 4. Mesyuarat perancangan kreatif.

Mesyuarat perancangan kreatif diadakan apabila bilangan tidak mencukupi atau ketiadaan idea sendiri. Pertemuan sedemikian dianjurkan berdasarkan prinsip sumbang saran, apabila semua peserta menyatakan pemikiran tentang topik yang datang ke kepala mereka, bahkan yang paling tidak masuk akal, dan dari mereka yang paling menarik dan relevan dipilih. Sebarang kaedah kreatif lain untuk mencari idea akan berfungsi untuk mesyuarat sedemikian.

No 5. Merancang mesyuarat sebagai satu cara untuk menyelesaikan situasi konflik dalam satu pasukan.

Dalam mana-mana pasukan, kehadiran konflik yang jelas dan tersembunyi tidak dapat dielakkan. Selalunya satu-satunya jalan keluar dari situasi kritikal adalah dengan mengadakan perbincangan langsung antara pekerja. Perbincangan bebas dan terbuka tentang masalah mengurangkan kepentingannya; peluang untuk menyatakan pendirian seseorang tanpa tuduhan dan penghinaan yang tidak perlu mengubah tenaga konflik yang merosakkan menjadi tenaga positif penciptaan. Salah faham yang berakar umbi antara rakan sekerja boleh diselesaikan dengan cekap dengan menghubungi pakar HR, ahli psikologi organisasi, atau pengurusan kanan. Untuk menjalankan perbincangan, topik mesyuarat perancangan yang neutral untuk pihak lawan dipilih. Tidak perlu memberi amaran kepada peserta bahawa mesyuarat itu didedikasikan untuk menyelesaikan situasi konflik. Orang ramai harus berasa selesa, bebas untuk menyatakan pandangan mereka dan tidak memahami bahawa perbualan mereka dipantau dengan teliti dan diarahkan ke arah yang membina oleh seorang pemimpin. Hasil analisis pemerhatian, keputusan dan kesimpulannya mesti disampaikan kepada setiap peserta konflik.

Anggaran rancangan mesyuarat perancangan

Katakan bahawa mesyuarat maklumat, yang berlangsung kira-kira setengah jam, diadakan seminggu sekali, pada hari Isnin. Jadi, peraturan mesyuarat perancangan:

1. Pengenalan maklumat oleh ketua syarikat. Jawapan kepada soalan penjelasan daripada pekerja.

2. Perbincangan penunjuk yang dirancang, tahap pencapaian mereka pada peringkat ini. Soalan daripada pengurus kepada rakan sekerja, dalam beberapa kes - menjadualkan mesyuarat individu.

3. Demonstrasi kes ilustrasi sebagai contoh kerja atau pembentangan kepada mesyuarat pekerja jemputan.

4. Pengenalpastian masalah mendesak yang memerlukan penyelesaian segera dan perbincangan pada mesyuarat perancangan. Analisis soalan dan mencari jawapan.

5. Memaklumkan peserta mesyuarat tentang acara yang dirancang untuk lima hari bekerja akan datang, gambaran ringkas tentang acara yang akan datang, mesyuarat, pencapaian dan kemungkinan kesukaran. Selepas ini, ketua menyelesaikan mesyuarat perancangan.

Mengapa kita perlu merancang peraturan mesyuarat?

Untuk menjayakan mesyuarat, ia mesti dikawal selia. Mengatur urutan dan masa ucapan dan perbincangan dengan jelas mengoptimumkan kerja mereka yang berkumpul, menjadikannya lebih spesifik dan lebih produktif. Soalan pada mesyuarat perancangan boleh diubah, oleh itu, untuk tidak melambatkan proses, adalah menjadi amalan biasa untuk menghantar bahan kepada peserta mesyuarat pagi lebih awal. Pekerja diberi masa untuk memikirkan topik, menyediakan maklumat, jawapan atau cadangan yang bermakna, serta mengkaji peraturan untuk mesyuarat perancangan masa depan. Mungkin dia akan mempunyai soalan untuk peserta lain. Adalah perlu untuk melantik seseorang yang, semasa mesyuarat perancangan, memantau pematuhan had masa yang diperuntukkan untuk setiap item rancangan mesyuarat mini. Memanjangkan ucapan atau perbincangan, mengulangi perkara yang sama, atau hujah panjang mengenai satu isu memperkenalkan negatif, mengurangkan perhatian kepada topik yang sama penting, yang merosakkan keseluruhan mood kerja pasukan.

Apabila merangka peraturan untuk mesyuarat perancangan masa depan, pengurus harus bergantung pada perkara berikut:

1. Mesti ada tujuan khusus mesyuarat perancangan, komposisi peserta yang diketahui.

2. Agenda mesti mengandungi maklumat tentang topik mesyuarat, objektifnya, dan isu yang dicadangkan untuk dipertimbangkan.

3. Kehadiran ketua, setiausaha yang mengambil minit, dan peserta yang bertanggungjawab menyediakan jawapan kepada soalan mesyuarat perancangan adalah diperlukan.

4. Peserta mesyuarat hendaklah dimaklumkan terlebih dahulu mengenai tarikh, masa, lokasi dan agenda mesyuarat perancangan.

5. Setiausaha menyimpan minit mesyuarat, di mana dia memasukkan arahan yang dikeluarkan dan keputusan yang dibuat.

6. Minit dipersetujui, diluluskan oleh pengurus dan diedarkan kepada semua peserta mesyuarat dan pelaksana tugas.

7. Kawalan ke atas pelaksanaan arahan dijalankan oleh orang yang bertanggungjawab. Pematuhan dengan tarikh akhir dan kualiti pelaksanaan dipantau dengan jelas.

8. Minit mesyuarat perancangan disimpan untuk dianalisis dan digunakan dalam mencari penyelesaian kepada isu yang serupa.

Bagaimana untuk menganjurkan mesyuarat perancangan

• Perkara pertama yang perlu diberi perhatian oleh penganjur mesyuarat perancangan ialah rumusan yang jelas tentang persoalan dan definisi tujuan mesyuarat. Pengurus perlu memikirkan terlebih dahulu maklumat apa yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah kerja, siapa yang boleh memberikannya, apa yang akan menjadi hasil positif mesyuarat itu, dan pakar mana yang perlu dibiasakan terlebih dahulu dengan isu yang dibangkitkan. Organisasi mesyuarat perancangan yang betul akan meningkatkan keberkesanannya, menghapuskan perbualan yang tidak perlu, menumpukan perhatian mereka yang dijemput kepada topik tertentu.
• Yang kedua ialah komposisi peserta. Pengurus, mengetahui jenis maklumat yang menarik minatnya, mesti menentukan pakar, pengurus atau pekerja yang memilikinya dan boleh memberi jawapan kepada soalan yang dikemukakan.
• Ketiga, penjelasan tempat. Untuk mendapatkan keputusan yang serius, adalah perlu bahawa orang luar tidak mengganggu perbincangan. Dewan untuk mengadakan mesyuarat perancangan mestilah berasingan, tidak boleh ditembusi dan cukup besar untuk menempatkan semua peserta.
• Keempat, menentukan masa mula mesyuarat. Pilihan terbaik ialah memilih hari dan masa yang tetap untuk merancang mesyuarat. Walau bagaimanapun, jika perlu, mesyuarat sedemikian boleh diadakan pada bila-bila masa yang sesuai untuk semua pesertanya, terutamanya yang paling penting. Masa dibincangkan lebih awal, beberapa jam atau bahkan beberapa hari lebih awal.
• Kelima - merangka peraturan. Mesyuarat perancangan hendaklah bermula dan berakhir pada masa yang telah ditetapkan. Maklumat mesti dipersembahkan sejelas dan sejelas mungkin. Untuk tujuan ini susunan soalan dan masa setiap laporan peserta dikawal selia. Sebagai contoh, tidak lebih daripada 7 minit diperuntukkan untuk ucapan.
• Keenam, perhatikan semua butiran yang diperlukan. Pen, kertas, air, projektor, skrin, komputer riba, pencetak, dll. Semuanya perlu disediakan lebih awal dan tidak mengambil masa di mesyuarat perancangan. Adalah lebih baik untuk menyemak teknik dengan lebih lanjut.
• Ketujuh - pelantikan setiausaha mesyuarat perancangan untuk merekod proses, hasil perbincangan dan menyediakan pesanan mesyuarat perancangan.

Apakah isu yang perlu dibincangkan dalam mesyuarat perancangan

Tugas utama mengadakan mesyuarat perancangan adalah untuk merangka strategi dan rancangan mini untuk setiap hari bekerja. Tugas kedua ialah menilai hari sebelumnya, melaporkan, menganalisis masalah yang dikenal pasti dan membantu menyelesaikannya. Anda boleh membuat jadual di mana pekerja akan memasukkan arahan, matlamat dan tanda yang diterima apabila mereka selesai. Adalah lebih baik untuk membuka akses kepada semua pekerja jabatan dan ketuanya.

Sebagai contoh, tugas dan matlamat boleh dibahagikan kepada:

1. oleh pelanggan pada hari tertentu;
2. untuk pembayaran untuk hari tertentu;
3. ke atas akaun belum terima dan kerja yang dilakukan ke atasnya.

Tugas ketiga adalah tipikal untuk mesyuarat perancangan tematik. Di sini adalah penting untuk menumpukan masa maksimum mesyuarat kepada topik tertentu atau perbincangan tentang isu yang dinyatakan sebelum ini.

Cara mengendalikan mesyuarat perancangan secara kreatif, menghilangkan kebosanan

1. Tiada apa-apa yang mempunyai kesan yang baik terhadap mood kerja sebagai perubahan persekitaran. Untuk menjadikan mesyuarat perancangan itu kreatif, lebih baik memilih tempat yang tidak dijangka untuknya. Ini boleh menjadi jalan, kafe atau hanya ruang yang selesa dalam jarak berjalan kaki dari pejabat.
2. Masa juga sepatutnya tidak biasa. Setengah jam sebelum rehat atau tamat kerja, semasa rehat makan tengah hari atau di tengah hari bekerja.
3. Pendekatan kreatif boleh dinyatakan dalam pemilihan bahan yang luar biasa atau dalam mengeluarkannya bukan kepada setiap peserta, tetapi hanya kepada beberapa orang.
4. Mematikan telefon semasa mesyuarat perancangan adalah prasyarat untuk memberi tumpuan kepada menyelesaikan tugas yang sedang dijalankan. Anda boleh meletakkannya bersama-sama, menekankan perpaduan pasukan.
5. Menganjurkan mesyuarat perancangan bukan di dalam bilik mesyuarat, tetapi melalui panggilan persidangan atau melalui Skype juga akan menjadi kreatif.

Pemilihan kaedah mengadakan hendaklah ditentukan oleh objektif mesyuarat. Anda tidak seharusnya menyelesaikan isu global pada mesyuarat perancangan yang disediakan dalam bentuk permainan. Ia lebih kelihatan seperti sandiwara dan membuang masa. Perbincangan isu organisasi, pertandingan amatur, acara korporat, insentif, dsb. - ini adalah topik yang sesuai untuk mesyuarat perancangan kreatif yang mendedahkan potensi pekerja.

Seperti mana-mana mesyuarat lain, mesyuarat mini kreatif berakhir dengan ucapan terima kasih daripada pengurus atas penyertaan dan merumuskan keputusan. Dia boleh membuat nota tentang kesimpulan, matlamat selanjutnya dan penyelesaian yang berkesan kepada masalah kerja yang ditemui pada mesyuarat perancangan.

Pendapat pakar

Visualisasi di papan tulis adalah cara yang berkesan untuk menyampaikan maklumat

Alexander Vinogradov,

Pengasas dan Ketua Pegawai Eksekutif Revenge, Moscow

Saya tidak ragu-ragu bahawa memaparkan ayat di papan adalah sangat bermanfaat. Peserta dalam perbincangan lebih aktif dalam menyatakan pendapat mereka dan menawarkan pelbagai pilihan. Pejabat saya sebelum ini mempunyai kira-kira lapan daripada papan ini. Kami menggantungnya di setiap jabatan dan di bilik mesyuarat bersama. Terdapat kes apabila papan itu digantikan dengan dinding yang dicat khas, yang memungkinkan untuk menulis dengan penanda biasa dan memadamkannya dengan span. Walau bagaimanapun, cat itu tidak berkualiti tinggi, cepat menjadi tidak boleh digunakan dan kami kembali ke papan mesyuarat format biasa.

Membincangkan sebarang isu dengan penanda atau kapur dan papan hitam adalah sangat berkesan. Semua orang melihat pandangan anda, memahaminya, bersetuju, dan jika tidak, maka mereka menulis sendiri. Hasilnya, usaha bersama dengan mudah menyelesaikan sebarang masalah.

Papan itu mudah bukan sahaja untuk mengadakan mesyuarat perancangan, anda boleh meletakkan nota penting dan peringatan di atasnya, sebarang rajah kelihatan lebih jelas, anda boleh menulis langkah demi langkah dan segera membincangkan proses itu, atau menghasilkan produk baharu. Menulis pemikiran menghilangkan pemikiran sempit mereka dan membolehkan anda tidak terlepas satu butiran, terutamanya jika proses itu berlangsung lebih daripada satu hari. Saya ingin menggunakan contoh saya untuk meyakinkan rakan sekerja dan pendatang baru saya bahawa tidak perlu menganggap mempunyai lembaga sebagai paksaan untuk menyatakan fikiran anda secara terbuka. Papan adalah sifat yang sangat diperlukan untuk kerja yang berjaya. Anda sudah biasa menggunakan e-mel, Skype, dan di sini juga - setelah menyedari kemudahan dan faedah perbincangan di papan tulis, pastikan anda meletakkannya di pejabat anda.

Bertahun-tahun amalan telah mengesahkan pendapat saya bahawa semua pertikaian, keputusan yang salah dan masalah sentiasa berpunca daripada keengganan atau ketidakupayaan untuk mendengar pendapat orang lain. Dalam kes sedemikian, saya belajar memberi penanda dan meminta saya menulis atau melukis apa yang mereka cuba sampaikan kepada saya. Saya melukis atau menulis dari atas seperti yang saya lihat. Dengan membandingkan gambar, kita melihat masalah dengan lebih jelas, dan memahami masalah itu sudah separuh daripada penyelesaiannya.

Pandangan baharu dalam mengendalikan mesyuarat perancangan: mesyuarat "di atas kaki anda" dan atas isyarat Elvis Presley

Kebanyakan orang, apabila mereka mendengar perkataan "mesyuarat", bayangkan bilik yang tidak selesa, mendengar dengan santai laporan yang panjang dan berlarutan, perbincangan yang tidak konklusif dan tidak selalu jelas tentang beberapa isu. Persekitaran sedemikian tidak membenarkan kakitangan untuk menumpukan perhatian, menilai keadaan secara realistik dan menyatakan pendapat yang berguna, dan pengurus terpaksa sentiasa menarik perhatian mereka yang berkumpul dan mengingatkan mereka tentang topik mesyuarat perancangan.

Ciri tersendiri pemimpin yang berjaya ialah keupayaan untuk mengatur dan mengendalikan mesyuarat pekerja yang paling berkesan. Peraturan-peraturan yang disediakan olehnya dengan jelas menentukan topik mesyuarat dan tidak memberi peluang untuk melarikan diri daripadanya atau beralih ke yang lain. Isu khusus memerlukan penyelesaian khusus.

Untuk mendapatkan cadangan yang membina, anda tidak perlu duduk di kerusi anda. Masa aktif menjadikan mesyuarat perancangan "pijak tanah" semakin popular, paling kerap diadakan di syarikat berteknologi tinggi, di mana pendekatan inovatif untuk menyelesaikan sebarang isu diambil dengan cepat. Mesyuarat sedemikian "berdiri" membolehkan pengurus atasan mengelakkan rundingan yang berlarutan dengan khalayak yang ramai, yang mungkin tidak termasuk dalam proses yang dipersoalkan, tetapi menyatakan pendapat kosong.

Sebagai contoh, pengurusan di Atomic Object, sebuah syarikat pembangunan perisian, bermula setiap pagi dengan mesyuarat tetap. Kehadiran mandatori, mengekalkan perbincangan mengenai isu tidak berkesan pada tahap minimum, soalan yang jelas dan jawapan yang sama menjadikan mesyuarat ini seproduktif mungkin. Secara praktikal telah terbukti bahawa tempoh mesyuarat perancangan sedemikian "di atas kaki anda" tidak lebih daripada tujuh minit kakitangan menerima tugas dan segera menyelesaikannya; Format ini tidak membenarkan anda berehat sebaliknya, ia menggerakkan dan meletakkan anda dalam mood bekerja.

The Wall Street Journal mendakwa bahawa mesyuarat cepat seperti itu sering diadakan semasa Perang Dunia I, apabila kelewatan dalam membuat keputusan adalah seperti kematian. Perniagaan kemudiannya menerima pakai amalan ini untuk menukar atau menjelaskan maklumat dengan cepat dan menetapkan matlamat jangka pendek.

Sains juga mula berminat dengan inovasi. Penyelidikan oleh Alain Bluedorn, seorang saintis Amerika dan wakil Universiti Missouri, yang dijalankan pada tahun 1998, menunjukkan bahawa mengadakan mesyuarat perancangan sambil berdiri mengambil masa sepertiga kurang, dan hasilnya tidak lebih buruk daripada mesyuarat yang diadakan di dewan dalam format biasa.

Pada tahun 2011, VersionOne menjalankan tinjauan terhadap lebih daripada 6 ribu pekerja pelbagai syarikat berteknologi tinggi. 78% daripada mereka mengesahkan kehadiran mesyuarat pendek harian.

Mesyuarat perancangan inovatif yang diadakan sambil berdiri bukanlah satu-satunya helah yang digunakan oleh usahawan Barat untuk mengoptimumkan kerja dengan kakitangan.

Salah satu helah terkenal Mark Tonkelowitz dari Facebook ialah menganjurkan mesyuarat perancangan pendek 15 minit sebelum rehat. Beliau mendakwa bahawa pendekatan ini sangat memotivasikan pekerja untuk bercakap secara ringkas dan hanya pada intinya.

Mengadakan mesyuarat cepat menghapuskan kelewatan pekerja. Pekerja yang ditangguhkan tidak seharusnya dibenarkan menyertai perbincangan yang sedang berjalan, kerana mereka mungkin tidak mendengar semua maklumat, dan dengan menyelidikinya, mereka hanya akan memperlahankan proses tersebut.

Pekerja Adobe Systems Jan Witucki menyamakan masa yang hilang akibat kelewatan peserta dalam mesyuarat perancangan harian dengan masa yang dihabiskan untuk membangunkan produk perisian baharu, dan memperkenalkan denda $1 untuk setiap kelewatan.

Satu lagi nuansa inovatif boleh diumumkan oleh bahagian Turnstone syarikat perabot Steelcase, yang menggunakan muzik Elvis Presley, khususnya, "A Little Less Conversation" sebagai isyarat untuk mesyuarat kakitangan.

Dalam aktiviti mana-mana syarikat, terdapat situasi apabila tiada masa untuk sama ada mesyuarat serius atau "stompboxes," kerana mesyuarat perancangan yang diadakan sambil berdiri dipanggil. Dalam kes sedemikian, pengurus berpengalaman mengesyorkan menggunakan teknologi mudah alih dan mengadakan mesyuarat tanpa mengganggu kerja. Sudah tentu, komunikasi maya dan menyelesaikan isu melalui e-mel korporat atau sembang tidak akan menggantikan hubungan langsung, tetapi kadangkala ini adalah jalan keluar terbaik. Walaupun mesyuarat tetap diadakan dalam kepentingan, ia mengatasi bukan sahaja mesyuarat tradisional, tetapi juga mesyuarat menggunakan teknologi canggih.

Peraturan mesyuarat perancangan yang berkesan

Peraturan #1. Ketersediaan perbincangan awal. Pada mulanya, masalah itu dipertimbangkan dalam kumpulan kecil, penyelesaian yang disatukan dibangunkan, dan ia dikemukakan untuk perbincangan umum. Analisis awal juga boleh dilakukan melalui e-mel. Setelah menerima surat daripada pengurus dengan arahan dan bahan yang diperlukan, pekerja mengkaji isu itu, menyediakan jawapan dan menghantar pilihannya untuk menyelesaikan masalah itu kepada atasannya.

Peraturan #2. Tetapkan masa mula mesyuarat yang tepat. Berdasarkan pengalaman, pengurus yang berjaya menyedari bahawa jika anda memanggil mesyuarat pada 13-00, maka ia akan bermula sekurang-kurangnya pada 13-10. Tetapi jika anda menetapkan permulaan pada 12-13, maka kakitangan mengambilnya secara literal.

Peraturan #3. Sediakan agenda bertulis. Pertemuan yang paling singkat pun harus teratur. Agenda bertulis untuk mesyuarat perancangan perlu disediakan lebih awal dan dihantar kepada jemputan supaya tidak menjadikan perbincangan serius menjadi pertikaian yang tidak perlu.

Peraturan #4. Minat peserta. Kawalan mesyuarat tidak boleh diwakilkan kepada mana-mana penceramah. Organisasi yang teliti, kepelbagaian tempo, format dan gaya pertuturan akan menjadikan perbincangan seefektif mungkin. Apabila dua lawan mengambil bahagian dalam mesyuarat dan telah berhenti memberi perhatian kepada yang lain dalam pertikaian, anda boleh menukar imej mesyuarat dan mengatur, sebagai contoh, pertemuan antara dua lawan.

Peraturan #5. Ringkasan dan skop ucapan. Ucapan pemimpin hendaklah ringkas dan penuh dengan maklumat. Anda harus menyuarakan masalah, menyatakan pandangan anda dan berhenti. Anda tidak boleh mengganggu pembesar suara dalam apa jua keadaan. Walaupun pendapatnya benar-benar bertentangan dengan pendapat anda, biarkan dia menyelesaikan ucapannya, dan hanya selepas itu mempertahankan kedudukannya. Ini bukan sekadar unsur kesopanan, ia adalah penekanan kepada keutamaan pandangan anda.

Peraturan #6. Setiap ucapan mempunyai ringkasan ringkas. Topik mesyuarat dan ringkasan setiap laporan di papan akan dapat dilihat oleh semua peserta. Ini akan membantu anda kekal dalam topik dan membincangkan isu yang mendesak sahaja.

Peraturan #7. Setiap peserta mempunyai tempat tersendiri. Untuk mengelakkan konflik, orang yang mempunyai pandangan yang bertentangan tentang isu yang dibincangkan tidak sepatutnya duduk bertentangan antara satu sama lain. Adalah lebih baik untuk menanamnya secara tidak mencolok di sebelah satu sama lain tanpa menarik perhatian kepadanya.

Peraturan #8. Pembentukan pelan tindakan. Adalah penting untuk menunjukkan kepada kakitangan bahawa pendapat yang dinyatakan semasa mesyuarat perancangan adalah penting untuk keseluruhan pasukan. Berdasarkan keputusan yang dibuat bersama, pelan tindakan yang jelas dibentuk, yang semua orang wajib patuhi, termasuk pemimpin syarikat.

Peraturan #9. Mengehadkan penyertaan pengurus. Pengurus tidak perlu menjadi peserta dalam semua mesyuarat, hanya mereka yang kehadirannya benar-benar diperlukan. Pada masa yang sama, dia mesti tahu dengan tepat mengapa dia pergi ke acara itu, apa yang mesti dia sampaikan kepada kakitangan dan maklumat yang perlu diterima. Hanya orang yang terlibat dalam menyelesaikan isu ini dijemput untuk merancang mesyuarat, memandangkan sebilangan besar peserta merumitkan proses perbincangan dengan ketara.

Apakah yang boleh dilakukan untuk meningkatkan kecekapan mesyuarat perancangan

Merancang masa mesyuarat hanya ditumpukan kepada perkara yang paling penting. Maklumat yang berkaitan dengan kerja teras pakar dengan pelanggan boleh diterima tanpa interaksi peribadi.

Sebagai tambahan kepada mesyuarat perancangan am, adalah perlu untuk mengadakan mesyuarat perancangan untuk pentadbiran dan mesyuarat perancangan untuk ketua syarikat tanpa penyertaan pekerja, hanya oleh pasukan pengurusan.

Kerja pasukan mesti diukur dengan penunjuk yang telah direka bentuk dan jelas. Ini ialah bilangan mesyuarat, panggilan, invois yang dikeluarkan atau jualan yang diselesaikan yang perlu diselesaikan oleh pakar dalam masa tertentu. Anda juga perlu mengetahui dengan tepat bagaimana ia akan dinilai. Contohnya, jika panggilan berjaya, ia memerlukan mengatur mesyuarat, mengenal pasti keperluan, mengemas kini data, dsb.

Untuk memantau keberkesanan transaksi, alat untuk menjejaki kemajuannya diperkenalkan. Perkara utama dalam bekerja dengan pelanggan direkodkan - dari panggilan pertama hingga penerimaan dana dalam akaun semasa. Parameter yang jelas untuk peralihan antara peringkat transaksi ditentukan. Anda juga harus memberi perhatian kepada kemajuan dalam hubungan dengan pelanggan.

Kunci untuk meningkatkan keuntungan ialah memantau dinamik perubahan dalam pangkalan pelanggan. Analisis kuantitatif pengguna yang baru tiba, pelanggan yang hilang dan dikembalikan akan membantu untuk mengambil langkah tepat pada masanya dan mencegah situasi berisiko.

Pendapat pakar

Adakah pekerja datang ke mesyuarat perancangan sebagai sesuatu rutin? Ada penyelesaiannya!

Valery Metelitsa,

Ketua Pengarah syarikat Lindner, Moscow

Di syarikat kami, pagi Isnin bermula dengan mesyuarat perancangan selama satu setengah jam. Kami mendengar laporan daripada pakar tentang kerja yang dilakukan sepanjang minggu, saya menetapkan tugas dan rancangan untuk minggu semasa, dan bersama-sama kita membincangkan kemajuan projek. Dari masa ke masa, aktiviti kakitangan pada mesyuarat perancangan berkurangan. Orang ramai mula menganggap pertemuan sedemikian sebagai sesuatu yang tidak penting, mereka mengantuk, tidak ada pulangan emosi, dan mereka mungkin terlambat. Dan saya mendapat idea, yang tujuannya adalah untuk mempelbagaikan acara rutin dan memperkenalkan elemen kebaharuan ke dalamnya.

Untuk melakukan ini, saya menyediakan terlebih dahulu ucapan pendek tetapi sangat menarik mengenai pelbagai topik: sikap positif dalam psikologi, cerita luar biasa dari kehidupan orang yang cemerlang, kesedaran diri dan peningkatan diri, pencapaian saintifik yang tidak realistik, dll. Saya mengambil beberapa cerita dari buku, fakta dari Internet, beberapa dari majalah berkala. Saya beritahu, saya baca, saya petik. Kadang-kadang saya menggunakan carta selak - saya menyiarkan maklumat, kemudian mengulas. Perkara yang paling penting ialah maklumat itu menarik minat semua orang tanpa pengecualian.

Blog saya di sumber infonsuccess.ru tentang kejayaan juga membantu saya. Di sana saya menguji tema, menganalisis ulasan daripada rakan, pelanggan dan rakan kongsi perniagaan. Cerita membantu saya mempengaruhi orang bawahan saya dengan contoh kejayaan sentiasa memberi inspirasi dan membangkitkan keinginan untuk memperbaiki diri.

Sejujurnya, pada mulanya kakitangan mengambil segala-galanya dengan sangat berhati-hati. Pandangan dan bisikan memberikan segalanya. Tetapi kini "bacaan pagi" telah memikat hampir semua orang. Pakar yang tidak diundang juga boleh datang ke permulaan mesyuarat perancangan. Sebagai contoh, pada bahagian pertama mesyuarat perancangan, khusus untuk membaca, saya selalu melihat setiausaha dan ketua akauntan. Intinya: mesyuarat perancangan pagi telah menjadi sangat popular dan menarik untuk pekerja. Kelewatan telah berhenti, orang ramai aktif, berminat dengan topik seterusnya terlebih dahulu dan sedang menunggu sesuatu yang positif. Produktiviti mesyuarat juga telah meningkat. Format kering mesyuarat telah dicairkan dengan unsur pemacu dan positif. Pembacaan telah menimbulkan perbincangan, dan rakan sekerja saya bercakap dengan lebih terbuka dengan saya dan sesama mereka. Ramai yang menawarkan contoh dan topik mereka sendiri. Saya mencadangkan kepada ketua bahagian jualan supaya kami menyediakan maklumat tentang kecergasan otak.

Rancangan perniagaan untuk salun kecantikan untuk pusat pekerjaan

Semasa mesyuarat, pengurus mesti menyampaikan maklumat yang berguna kepada orang bawahannya dan menetapkan tugas yang jelas untuk mereka. Sekiranya semuanya dilakukan dengan betul, kecekapan buruh akan meningkat jika tidak, prosedur untuk mengadakan mesyuarat harus dipertimbangkan semula.

Adakah anda sering mengadakan mesyuarat? Adakah pekerja anda sering mendapat sesuatu yang berguna daripada mereka? Adakah mereka memahami matlamat dan objektif yang anda berikan kepada mereka?

Adakah kecekapan kerja mereka meningkat selepas merancang mesyuarat? Adakah anda menerima maklum balas yang mencukupi? Jika anda menjawab "tidak" kepada sekurang-kurangnya satu soalan, maka anda perlu belajar cara mengendalikan mesyuarat dan sesi perancangan yang berkesan untuk membuang masa minimum untuk mereka dan mendapatkan faedah maksimum.

Mesyuarat berkesan

Dengan bantuan mesyuarat, komunikasi dikekalkan antara jabatan yang berbeza dan dalam jabatan itu sendiri, keputusan yang dibuat dilaksanakan dan motivasi untuk melaksanakan kerja meningkat di kalangan pekerja individu. Tetapi hanya mesyuarat yang berkesan boleh menyelesaikan masalah ini, jadi semak diri anda jika mesyuarat anda memenuhi kriteria berikut:

1. Pematuhan Format. Terdapat beberapa jenis mesyuarat: mesyuarat, mesyuarat perancangan dan mesyuarat operasi. Setiap perjumpaan ini mempunyai tujuan tersendiri dan oleh itu berlangsung untuk masa yang berbeza. Operasi direka untuk menyelesaikan masalah yang baru timbul.

Ia biasanya berlangsung 5-10 minit dan menyatukan orang yang berkaitan secara langsung dengan masalah tersebut. Mesyuarat perancangan biasanya diadakan setiap hari pada waktu pagi dan berlangsung selama 25-30 minit. Pada masa ini, pengurus perlu menetapkan tugasan untuk hari itu, menerima maklum balas mengenai keputusan hari sebelumnya dan menyesuaikan rancangan jika perlu.

Mesyuarat ini bertujuan untuk mencari penyelesaian kepada masalah global, mencipta tawaran baharu untuk pasaran anda, membangunkan program motivasi baharu, dsb.

Selalunya mesyuarat dibahagikan kepada dua peringkat - yang pertama diadakan pada waktu petang, di mana matlamat mesyuarat ditetapkan dan masalah yang akan dibincangkan digariskan. Pada waktu pagi, peringkat kedua bermula, yang boleh bertahan sehingga dua jam. Pertemuan penuh adalah kreativiti dalam bentuk yang paling murni.

2. Spesifikasi tugas. Setiap mesyuarat harus mempunyai objektif yang jelas yang diumumkan kepada peserta terlebih dahulu. Penyimpangan daripada agenda adalah sangat tidak diingini.

3. Peraturan yang ketat. Mesyuarat mesti mempunyai masa mula dan tamat, tidak kira sama ada semua orang yang dijemput telah menghadirinya. Tetapkan had masa yang jelas, seperti menyelesaikan item agenda 1 dalam 25 minit.

Bagi setiap penceramah, peruntukkan masa tertentu - 5 minit sudah cukup, ini akan mengajar orang bercakap dengan intipati. Jika anda mendengar perbualan luar atau penyelewengan daripada topik, hentikan percubaan ini dan jimatkan masa anda.

4. Komposisi optimum. Orang yang berkenaan hendaklah hadir dalam mesyuarat tersebut. Duduk dan dengar sahaja, jangan jemput sesiapa. Biarkan semua orang memikirkan urusan mereka sendiri.

5. Firman kepada semua orang. Setiap peserta dalam mesyuarat harus mempunyai peluang untuk menyatakan pendapatnya tentang isu tertentu. Jangan campur tangan dan, terutamanya, jangan ganggu ucapan pekerja, walaupun ia bertentangan dengan pandangan anda. Adakah anda memerlukan maklum balas yang mencukupi?

6. Penyimpanan rekod. Agenda bukan satu-satunya dokumen mesyuarat wajib. Minit, yang merekodkan semua perkara utama, pekerja yang bercakap mengikut keutamaan, pendapat mereka tentang isu tertentu, dan yang paling penting keputusan mesyuarat, adalah kertas yang sangat berguna.

Pastikan anda menghantar surat berita kepada peserta mesyuarat supaya mereka sentiasa bersedia untuk menjelaskan sebarang perkara. Ini akan menjadikannya lebih mudah untuk memantau pelaksanaan tugas yang diberikan dan menganalisis keputusan yang diperoleh. Skim "tugas - keputusan - kawalan - tugas" yang membolehkan anda menjadikan mesyuarat paling cekap dan ringkas.

7. Perancangan mesyuarat. Setiap pekerja harus tahu bila dia akan dijemput ke bilik mesyuarat seterusnya. Suddenness adalah pembantu yang tidak baik dalam menganjurkan mesyuarat; peserta tidak mempunyai masa untuk membuat persediaan atau tidak datang langsung kerana tidak hadir ke pejabat.

Jika beberapa masalah timbul secara tiba-tiba dan anda memutuskan untuk memanggil pasukan petugas untuk menyelesaikannya, bersedia untuk jawapan "Saya tidak tahu," "Saya perlu menyemak," dan "Saya akan memberi anda laporan kemudian."

Bagaimana untuk menyediakan dan mengendalikan mesyuarat yang berkesan?

Untuk mengadakan mesyuarat yang berkesan, anda mesti bersedia terlebih dahulu. Sebelum mesyuarat bermula, ketua perlu menjelaskan soalan berikut:

• apakah matlamat yang dicapai oleh mesyuarat dan apakah tugas yang diselesaikannya.
• apakah format mesyuarat, apakah peranan peserta mesyuarat. Peranan pekerja ditetapkan terlebih dahulu: mesti ada pengerusi dan setiausaha. Tentukan juga masa mula dan tamat mesyuarat yang tepat.
• apakah struktur mesyuarat tersebut? Struktur tipikal kelihatan seperti ini:
• salam;
• pengumuman matlamat, objektif, format mesyuarat;
• perbincangan dan analisis masalah sedia ada;
• menerima maklum balas daripada penghibur;
• analisis keputusan dan menetapkan tugasan untuk masa terdekat;
• meringkaskan.
• apakah peraturan mesyuarat? Tentukan masa yang tepat untuk mengerjakan setiap perkara dalam agenda, peruntukkan masa untuk berehat jika mesyuarat itu melibatkan masa yang lama.
• apakah dokumen yang diperlukan. Sediakan semua maklumat yang diperlukan yang akan menarik minat peserta, hantar bahan supaya mereka dikaji terlebih dahulu.
• Adakah mesyuarat perlu? Sebelum menghantar jemputan ke mesyuarat, semak sama ada ia benar-benar perlu.

Jawab soalan ini untuk diri sendiri:

• Adakah tugasan yang anda tetapkan perlu diselesaikan hari ini?
• Apakah yang perlu diambil oleh peserta daripada mesyuarat?
• Bagaimanakah kerja mereka harus berubah selepas mesyuarat?
• Adakah semua maklumat yang diperlukan telah dikumpul? Adakah anda akan mendapat jawapan "tidak tahu" untuk sebarang soalan?
• Adakah terdapat cara lain untuk menyelesaikan masalah tanpa mengadakan mesyuarat?

Ingat peraturan mudah untuk mesyuarat yang berkesan, pastikan perhatian penonton pada matlamat utama, berikan perbincangan dengan nada positif atau neutral, dan galakkan mereka untuk menyatakan pendapat mereka sendiri.

Kemudian anda akan mendapat peningkatan dalam kecekapan pekerja anda dan pada masa yang sama mengurangkan jumlah masa yang terbuang.

Bagaimana untuk menjalankan sesi perancangan dan mesyuarat

Mengadakan mesyuarat perancangan bulanan, mesyuarat mingguan dan mesyuarat harian yang sistematik adalah alat yang paling penting untuk pembangunan jabatan jualan dan organisasi secara keseluruhan. Dan bahagian penting dalam jabatan jualan yang membangunkan diri - selepas menerangkan proses perniagaan dan meletakkan perniagaan pada autopilot.

Apakah faedah mengadakan sesi perancangan dan mesyuarat?

? Pengurus mengambil bahagian dalam pengurusan operasi. Dia mengetahui semua peristiwa semasa organisasi, tahu tentang acara penting dan inovasi.

? Pengurus mengetahui masalah tepat pada masanya jabatan jualan dan menyesuaikan pilihan penyelesaian. Dalam amalan, pengurus sering menyedari masalah apabila mereka telah mendapat momentum dan menyebabkan kerosakan yang serius.

? Semua pekerja menetapkan matlamat untuk diri mereka sendiri untuk sehari, seminggu, sebulan. Pelaksanaan matlamat dipantau. Ini menghalang semua pekerja organisasi daripada TIDAK membangun. Kemajuan bulanan adalah penting.

? Setiap pekerja boleh membuat cadangan untuk membangunkan syarikat, meningkatkan jualan, meningkatkan perkhidmatan.

Pekerja boleh didorong untuk mencadangkan inovasi dan perubahan. Sebagai contoh, bayar 30% daripada keuntungan (atau potensi keuntungan) untuk bulan pertama pelaksanaan - jika pengurusan menganggap inovasi itu penting dan menghidupkannya. Menggunakan teknologi ini, banyak syarikat besar, seperti DeLL dengan perkhidmatan IdeaStorm dan Sberbank, dapat memperoleh berjuta-juta keuntungan tambahan, mengurangkan kos dan meningkatkan kualiti perkhidmatan pelanggan dengan ketara.

Di Sberbank, pengumpul mencadangkan mengeluarkan daftar masuk di pejabat selepas kutipan, yang bertujuan untuk mengisi Buku Koleksi Dalaman. Kini anda boleh mengisinya sekali seminggu. Oleh itu, beribu-ribu pengumpul menjimatkan satu perjalanan setiap hari, mengurangkan kos prosedur ini. Pengumpul inovatif menerima lebih daripada 300,000 rubel.

? Laporan disediakan tepat pada masanya tentang aktiviti syarikat. Pengurus mengekalkan jarinya pada nadi: mengawal jumlah jualan, bilangan pelanggan baharu, jumlah jualan untuk pelanggan baharu dan lama, pembangunan pengiklanan dan belanjawan lain, laporan perakaunan; promosi melalui saluran jualan baharu, produk dan perkhidmatan baharu. Plus menerima maklum balas mengenai kenaikan atau penurunan dalam mana-mana penunjuk. Sebagai contoh, mengapa jualan turun 11% daripada bulan lepas, atau mengapa mereka menarik 28% lagi pelanggan baharu bulan ini?

Ini membenarkan:

Mengenal pasti masalah semasa tepat pada masanya dan menggariskan rancangan untuk menyelesaikannya, melantik mereka yang bertanggungjawab untuk pelaksanaan rancangan dan titik kawalan (tarikh akhir);

Laraskan pelan jualan dengan segera;

Ringkaskan keputusan bulan, minggu dan bandingkan dengan keputusan tempoh sebelumnya, analisis sebab perubahan;

Kumpul pasukan, beri ganjaran kepada pemenang, adakan mesyuarat yang memotivasikan;

Menggariskan aktiviti pembangunan strategik;

Buat belanjawan dan buat jadual pembayaran.

1. Mesyuarat pagi

Mesyuarat perancangan pagi adalah perlu di jabatan jualan: pengurus, sebagai peraturan, mengalami kesukaran untuk pergi dan mengambil masa yang lama untuk masuk ke tempat kerja. Masa bekerja satu setengah hingga dua jam pertama dihabiskan untuk perbualan pagi, berhenti merokok, minum teh dan kopi serta menyemak e-mel. Dan dua jam dalam lapan jam hari bekerja bermakna tiga bulan setahun di mana pekerja tidak bekerja, tetapi menerima wang untuk mereka.

Langkah 1. Siapa yang mengendalikan mesyuarat perancangan

Sebagai peraturan, ketua jabatan jualan, tetapi pengarah umum atau komersial boleh terlibat.

Langkah 2. Berapa lamakah mesyuarat pagi berlangsung?

Masa untuk mesyuarat perancangan harus dikawal ketat - 10–20 minit, tidak lebih. Ini sudah cukup untuk "menghidupkan" pengurus dan menyediakannya untuk kerja yang produktif. Adalah penting untuk tidak mengheret mesyuarat perancangan selama sejam. Untuk menyelesaikan isu taktikal, mesyuarat perancangan agung perlu diadakan seminggu sekali.

Sebarang bantahan daripada pengurus seperti: “Saya tiada masa untuk merancang mesyuarat sekarang, kerja sedang terbakar. Buat apa buang masa?" - mesti dihentikan segera. Apabila mengatur proses perniagaan, anda dan pekerja anda melihat dari jawatan yang berbeza: pengurus - dari kedudukan "kami perlu menutup pelanggan dengan lebih cepat", anda - dari kedudukan menjadikan sistem berfungsi seperti jam. Lebih-lebih lagi, 15 minit tidak mungkin membawa kepada kehilangan pelanggan atau kegagalan perjanjian, terutamanya pada awal hari. Adalah penting untuk melaksanakan mesyuarat pagi sebagai ritual dan tidak pernah ketinggalan. Selepas 21-30 hari, semua orang akan terbiasa dengan fakta bahawa ini adalah bahagian penting dalam hari bekerja, dan tidak akan mensabotaj proses tersebut. Adalah penting untuk tidak membenarkan satu hari gangguan dari hari pertama pelaksanaan.

Langkah 3 Apakah isu yang dibincangkan pada mesyuarat pagi?

Meluluskan rancangan dan menetapkan matlamat untuk hari ini. Di samping itu, log kerja dengan senarai panggilan dan laporan mengenai rancangan jualan untuk hari sebelumnya disediakan. Selain itu, pengurus melaporkan pencapaian matlamat yang mereka tetapkan untuk diri mereka sendiri semalam - mereka menjawab soalan tentang apa sebenarnya matlamat, apa yang dicapai dan apa yang tidak berjaya, bantuan apa yang diperlukan. Setiap pengurus menetapkan matlamat untuk hari semasa - kesemuanya dimasukkan ke dalam jadual kecil, di mana semua pengurus dan ketua jabatan mempunyai akses. Contoh matlamat: "untuk memberi tekanan kepada pelanggan ABC LLC, mengesahkan pembayaran untuk tiga pelanggan utama, mengatur pertemuan dengan pelanggan baru yang menjanjikan."

Matlamat boleh dibahagikan kepada tiga kategori:

1) matlamat untuk pelanggan untuk hari itu;

2) matlamat pembayaran;

3) bekerja dengan akaun belum terima.

Langkah 4. Isikan jadual(Jadual 5.12)

Jadual 5.12 Rancangan harian

Tugasan pertama ketua jabatan - semak laporan.

Tugasan kedua– masukkan senarai matlamat yang ditetapkan oleh pengurus. Adalah penting bahawa mereka menetapkan matlamat mereka sendiri.

Langkah 5 Mesyuarat Skype

Cara komunikasi moden membolehkan mesyuarat perancangan diadakan dari jauh, contohnya melalui Skype. Ketua Pegawai Eksekutif boleh menghadiri mesyuarat pagi dari mana-mana sahaja di dunia dan memberikan tugas tambahan kepada jabatan jualan. Selepas pekerja anda membiasakan diri dengan mesyuarat harian, anda boleh memindahkan sepenuhnya proses ini ke mod Skype. Pada dasarnya, teknologi ini boleh digunakan untuk mesyuarat perancangan lain, jika anda telah menetapkan tradisi untuk mengadakannya, peraturan ditulis, dan semua pekerja mengetahui dokumen yang mesti mereka serahkan kepada mesyuarat perancangan dan soalan apa yang perlu dijawab.

2. Cara mengendalikan mesyuarat mingguan

1.2. Bila:

1.3. Siapa yang menjalankan:

1.4. Siapa yang hadir:

1.5. Isu yang dibincangkan:

1.6. Dokumen yang diperlukan:

2. Prosedur.

2.1. Pertama, kami mengumumkan agenda.

2.2. Laporan ringkas mengenai keputusan minggu ini.

2.4. Menentukan dan menyesuaikan rancangan.

2.5. Menetapkan matlamat khusus untuk minggu hadapan.

2.6. Mendengar cadangan pekerja.

2.7. Apakah laporan dan dokumen yang diletakkan di atas meja pengurus.

3. Minit mesyuarat.

(Untuk diisi oleh setiausaha.)

3. Contoh "Peraturan untuk mesyuarat mingguan"

1. Tujuan, masa, peserta, dokumen.

1.1 Tujuan:

Menganalisis pelaksanaan rancangan jualan dari awal bulan dan jangkaan jualan pada akhir;

Semak penyiapan tugasan yang diberikan sebelum ini, tetapkan tugasan baharu atau jadualkan semula tugasan sedia ada;

Kenal pasti masalah semasa dan tetapkan pelan langkah demi langkah untuk menyelesaikannya, tulis arahan ringkas, berikan mereka yang bertanggungjawab untuk pelaksanaan rancangan dan titik kawalan (tarikh akhir);

Memantau penyiapan tugas dari minggu lepas;

Mengumumkan acara penting dan inovasi dalam syarikat.

1.2 Apabila ia dijalankan:

Setiap Isnin dari jam 10:00 hingga 11:30.

1.3 Siapa yang menjalankan:

Pengarah Eksekutif atau (jika tidak hadir) Ketua Pengarah.

1.4 Siapa yang hadir:

Ketua Pengarah (jika perlu).

Pengarah Eksekutif (Pengurus Pembangunan).

Pengarah Kewangan (Ketua Akauntan).

Pengurus jualan.

Ahli teknologi.

1.5 Isu yang dibincangkan:

Adalah penting untuk menulis senarai isu standard yang dibincangkan dan sentiasa melaluinya. Semua soalan boleh dibahagikan kepada dua kategori:

Biasa – yang dibincangkan mengikut peraturan;

Isu pembangunan - mengikut perancangan (agenda) mesyuarat.

Ia adalah perlu untuk memperuntukkan masa tertentu untuk setiap isu dan dalam tempoh ini mempunyai masa untuk membangunkan penyelesaian, menulis pelan tindakan dan melantik seseorang yang bertanggungjawab. Walaupun isu strategik boleh dibincangkan dalam jangka masa yang lama. Dalam kes ini, perkara utama adalah tidak melupakan matlamat mesyuarat dan membawa isu itu kepada keputusan. Ini adalah lebih baik daripada menimbulkan sedozen soalan dan tidak membawa mana-mana daripada mereka kepada kesimpulan yang logik.

Empat hingga enam isu boleh dibincangkan dalam mesyuarat itu. Lebih sukar untuk persepsi dan kerja aktif.

1.6 Dokumen yang diperlukan:

Semua laporan disediakan dalam bentuk bercetak dan disimpan secara elektronik untuk akses bersama.

Akauntan menyediakan:

Laporan jualan untuk minggu dan dari awal bulan.

Ketua Jabatan Jualan:

Laporan jualan untuk setiap pengurus.

Diari untuk merekod tugas dan keputusan yang dibuat.

Sebelum mesyuarat, pengarah eksekutif atau ketua syarikat menyemak ketersediaan dokumen yang diperlukan.

2. Prosedur.

2.1. Kami mengumumkan agenda.

2.2. Laporan ringkas mengenai keputusan minggu ini. Adalah penting bahawa pekerja bercakap tentang hasil yang mereka capai, dan bukan tentang apa yang mereka lakukan untuk mencapai matlamat. Laporan perlu mengambil masa 5–15 minit untuk disiapkan.

2.3. Perbincangan kemajuan projek.

2.4. Analisis laporan mengikut jabatan, penentuan dan pelarasan rancangan berkenaan statistik.

2.5. Tetapkan matlamat khusus untuk minggu hadapan. Catat dalam protokol. Tunjukkan mereka yang bertanggungjawab.

2.6. Dengar cadangan pekerja untuk meningkatkan jualan, kualiti perkhidmatan, dsb. Anda boleh mengumpulkan kesemuanya melalui e-mel dalam kotak berasingan untuk mendapatkan cadangan, dan pada mesyuarat itu, pertimbangkan hanya mereka yang mempunyai masa depan. Memasukkan tugas, tanggungjawab dan tarikh akhir ke dalam protokol.

2.7 Jabatan jualan:

Laporan mengenai pengurus diletakkan di atas meja.

Peluang untuk meningkatkan jumlah bekalan kepada pelanggan tertentu ditentukan (pembangunan pelanggan). Apa yang diperlukan untuk meningkatkan jumlah bekalan: memasang perisian, melatih penjual, menyediakan produk dan sampel promosi.

Kemungkinan meneruskan penghantaran kepada pelanggan yang berhenti membuat pesanan kerana kesalahan syarikat ditentukan (hubungan peribadi pengarah komersial).

Ahli teknologi:

3.1. Diisi oleh setiausaha menggunakan borang standard dan dihantar kepada semua peserta.

4. Cara mengendalikan mesyuarat bulanan

1. Tujuan, masa, peserta, dokumen.

1.2. Bila:

1.3. Siapa yang menjalankan:

1.4. Siapa yang hadir:

1.5. Dokumen yang diperlukan:

2. Prosedur.

2.1. Kami mengumumkan agenda.

2.2. Laporan keputusan bulanan. Bagi setiap jabatan.

2.3. Perbincangan pelaksanaan pelan jualan dan kelulusan pelan untuk tempoh seterusnya. Perbincangan tentang matlamat yang ditetapkan pada bulan lepas dan peratusan pelaksanaannya.

2.4. Definisi belanjawan untuk bulan depan, jadual dan prosedur untuk pembayaran kepada rakan niaga.

2.5. Menganugerahkan pemenang berdasarkan keputusan bulan tersebut.

2.6. Motivasi: perbincangan tentang KPI baharu, bonus dan motivasi bukan material.

2.7. Pembangunan aktiviti pembangunan strategik.

2.8. Pembangunan aktiviti pemasaran dan pengiklanan.

2.9. Merumuskan mengikut jabatan.

2.10. Dengar cadangan pekerja.

2.11. Apakah laporan dan dokumen yang diletakkan di atas meja pengurus.

3. Minit mesyuarat.

3.1. Untuk dilengkapkan oleh setiausaha.

5. Contoh "Peraturan untuk mesyuarat bulanan"

1. Tujuan, masa, peserta, dokumen.

Prosedur untuk mengadakan mesyuarat bulanan ditentukan oleh pengarah besar syarikat.

Sasaran:

Memantau pelaksanaan rancangan jualan.

Luluskan rancangan jualan baharu bersama pengarah komersial dan eksekutif.

Berikan ganjaran kepada pemenang, adakan mesyuarat motivasi, kumpulkan pasukan.

Motivasi: memperkenalkan KPI baharu, bonus dan motivasi bukan material.

Gariskan aktiviti pembangunan strategik.

Belanjawan, jadual pembayaran.

Merumuskan.

Bila:

Selasa pertama setiap bulan.

Siapa yang menjalankan:

Pengarah eksekutif atau (selama ketiadaannya) ketua syarikat.

Siapa yang hadir:

Pengarah syarikat.

Pengarah Eksekutif (Pengurus Pembangunan).

Pengarah Kewangan (Ketua Akauntan).

Pengurus jualan.

Ahli teknologi.

Pengurus Logistik.

Dokumen yang diperlukan:

Semua laporan disediakan dalam bentuk bercetak dan dikongsi secara elektronik.

Akauntan menyediakan:

Laporan jualan bulanan.

Ketua Jabatan Jualan:

Laporan jualan untuk setiap pengurus (ringkasan untuk bulan tersebut).

Setiap peserta mempunyai bersamanya:

Senarai soalan dan masalah semasa daripada setiap peserta;

Satu atau dua idea tentang cara menambah baik proses dalam syarikat, cara menjual lebih banyak dan cara menambah baik perkhidmatan.

2. Prosedur.

1) Perbincangan pelaksanaan pelan jualan dan kelulusan pelan untuk tempoh seterusnya. Perbincangan tentang matlamat yang ditetapkan pada bulan lepas dan peratusan pelaksanaannya.

2) Definisi belanjawan untuk bulan berikutnya, jadual dan prosedur pembayaran kepada rakan niaga.

3) Menganugerahkan pemenang berdasarkan keputusan bulan tersebut.

4) Motivasi: perbincangan KPI baru, bonus dan motivasi bukan material.

5) Pembangunan langkah untuk pembangunan strategik.

6) Pembangunan aktiviti pemasaran dan pengiklanan.

7) Menjumlahkan mengikut jabatan.

Pengarah syarikat:

Merangkumi visi beliau berdasarkan keputusan bulan lepas, pembangunan untuk bulan/suku berikutnya, hala tuju pembangunan syarikat dan menyampaikan pendapat pengasas. Membincangkan isu-isu penting (pada pendapat beliau). Tetapkan tugas, tarikh akhir untuk disiapkan dan serahkan tanggungjawab.

Pengarah Kewangan (Ketua Akauntan):

Laporan ringkasan mengenai volum jualan bulanan dan peratusan keuntungan diletakkan di atas meja; laporan perbelanjaan, akaun belum bayar dan laporan belum terima + perbandingan dengan hutang bulan lepas.

Akaun belum terima selama lebih daripada tiga bulan.

Apakah langkah-langkah yang boleh diambil untuk mengurangkan kos.

Jabatan jualan:

Laporan ringkasan untuk pengurus, laporan jualan, laporan aktiviti dan data penukaran diletakkan di atas meja.

Kemungkinan untuk membangunkan saluran jualan baru ditentukan.

Kemungkinan untuk menghasilkan produk baru berdasarkan permintaan ditentukan.

Saluran pemerolehan pelanggan sebagai peratusan volum jualan daripada pelanggan setiap saluran (15% - pengiklanan kontekstual, 55% - panggilan sejuk, 20% - pengaktifan semula, 10% - cadangan).

Bilangan pelanggan baharu sebulan (jabatan jualan aktif).

Bilangan pelanggan maju yang berpindah dari kategori C ke B dan dari B ke A (jabatan pelanggan).

Bilangan pelanggan tetap dan pelanggan dalam kategori A, B dan C (jabatan pelanggan).

Bilangan pelanggan yang diaktifkan semula dan volum jualan mereka setiap bulan (jabatan jualan aktif).

Analisis pesaing: harga, produk, tawaran istimewa (tawaran).

Apakah aktiviti yang dijalankan untuk membangunkan jabatan jualan: buku, latihan, kursus, dll. Apa yang telah dilaksanakan. Bagaimanakah ini menjejaskan jualan?

Ahli teknologi:

Sebab untuk semakan negatif ditentukan, orang yang bertanggungjawab dan ukuran pengaruh ditetapkan.

Setiap peserta mempunyai bersamanya:

Senarai soalan dan masalah semasa;

Diari untuk merekod tugas dan keputusan yang dibuat;

Satu atau dua idea tentang cara menambah baik proses dalam syarikat, cara menjual lebih banyak dan cara menambah baik perkhidmatan.

Sebelum mesyuarat, pengarah eksekutif atau ketua syarikat menyemak ketersediaan dokumen yang diperlukan.

3. Minit mesyuarat.

3.1. Mengisi minit mesyuarat. Diisi oleh setiausaha. Selepas mesyuarat, minit dihantar kepada semua peserta.

Minit mesyuarat/mesyuarat perancangan

No 01M bertarikh 02/02/2014, St