ตัวอย่าง Excel แผ่นเวลา กฎสำหรับการรักษา timesheet แบบง่าย

ใบบันทึกเวลาช่วยให้คุณบันทึกงานนอกเวลาที่เป็นไปได้ งานนอกเวลาและค่าล่วงเวลา ตลอดจนรับข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนชั่วโมงทำงานทั้งหมด โดยคำนึงถึงการลาพักร้อนและวันหยุด ข้อมูลทั้งหมดนี้มีความสำคัญต่อการจ่ายเงินเดือน

การรักษาเอกสารที่เป็นปัญหาเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับนายจ้าง สิ่งนี้ได้รับการประดิษฐานอย่างถูกกฎหมายในมาตรา 91 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

ขั้นตอนการรักษาใบบันทึกเวลาสำหรับปี 2019

คำสั่งในการจัดทำใบบันทึกเวลาออกและลงนามโดยหัวหน้าองค์กร ตามกฎแล้วหัวหน้าหน่วยโครงสร้างได้รับการแต่งตั้งให้เป็นผู้รับผิดชอบในการดำเนินการ

เอกสารถูกร่างขึ้นเป็นชุดเดียวและกรอกทุกวัน ทุกสิ้นเดือนจะแสดงจำนวนวันและชั่วโมงทำงานทั้งหมด เอกสารลงนามโดยหัวหน้าหน่วยโครงสร้างซึ่งเป็นพนักงานบริการบุคลากรหลังจากนั้นจะโอนไปยังแผนกบัญชี

เอกสารนี้มีสองรูปแบบ - แบบฟอร์ม T-12 และแบบฟอร์ม T-13 ได้รับการอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 5 มกราคม 2547 ฉบับที่ 1 "ในการอนุมัติรูปแบบรวมของเอกสารทางบัญชีหลักสำหรับการบัญชีแรงงานและค่าตอบแทน ." แบบฟอร์มแรกช่วยให้คุณสามารถคำนึงถึงเวลาของการจ้างงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการตรวจสอบการชำระเงินให้กับพนักงานด้วย ในทางกลับกัน แบบฟอร์ม T-13 จะมีเฉพาะคอลัมน์สำหรับกรอกชั่วโมงทำงานจริงเท่านั้น คุณสามารถดาวน์โหลดใบบันทึกเวลา 2019 (แบบฟอร์ม) ด้านล่าง

แบบฟอร์ม T-12

แบบฟอร์ม T-13

กฎสำหรับการรักษาตารางเวลา

สำหรับระยะเวลาการทำงานใดๆ โดยไม่คำนึงถึงโหมดที่ตั้งไว้ ข้อมูลสามารถสะท้อนให้เห็นในตารางได้สองวิธี:

• โดยวิธีการลงทะเบียนเข้าร่วมงานอย่างต่อเนื่องและไม่เข้าร่วมในที่ทำงาน
• โดยบันทึกเฉพาะส่วนเบี่ยงเบน (ขาดงาน ล่วงเวลา ฯลฯ)

หมายเหตุทั้งหมดเกี่ยวกับการเบี่ยงเบนไปจากเงื่อนไขการจ้างงานปกติ (การขาดงาน การลาป่วย การทำงานล่วงเวลา ฯลฯ) จะต้องได้รับการยืนยันโดยเอกสารที่เหมาะสม (ใบรับรองแพทย์ คำสั่ง ฯลฯ)

การกำหนดและรหัสทั้งหมดของแผ่นเวลาระบุไว้ในหน้าชื่อเรื่อง ตัวอย่างเช่น ตัวอักษร "I" หมายถึงลักษณะการทำงาน "OT" - วันหยุด, "B" - วันหยุด ฯลฯ

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ในบทความ « » .

ดาวน์โหลดตัวอย่างตารางเวลาฟรี

โปรแกรมบัญชี

บางองค์กรใช้โปรแกรมพิเศษเพื่อติดตามชั่วโมงการทำงานของพนักงาน ซึ่งรวบรวม จัดเก็บ และประมวลผลข้อมูลเกี่ยวกับการปรากฏตัวของพนักงานในที่ทำงานโดยอัตโนมัติ เวลาที่เดินทางมาถึงและออกเดินทาง ระยะเวลาการทำงานและส่วนที่เหลือของพนักงาน ฯลฯ

อย่างไรก็ตาม ในองค์กรส่วนใหญ่ ยังคงเป็นเรื่องปกติที่จะต้องกรอกแบบฟอร์มด้วยมือ เนื่องจากเป็นเอกสารที่สำคัญที่สุด ไม่เพียงแต่สำหรับการคำนวณค่าจ้างเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการประกาศต้นทุนขององค์กรสำหรับค่าจ้างด้วย ซึ่งในทางกลับกันก็ส่งผลต่อขนาดของภาษีด้วย ดังนั้นคุณต้องกรอกข้อมูลให้ครบถ้วนและรอบคอบ

ระยะเวลาการเก็บแผ่นบันทึกเวลา

เมื่อทำสัญญาจ้างแรงงานกับพนักงาน หน่วยงานทางเศรษฐกิจต้องจัดระบบบันทึกเวลาทำงาน เพื่อจุดประสงค์เหล่านี้ คุณสามารถใช้ไทม์ชีทได้ ซึ่งเปิดทุกเดือน และในนั้นผู้รับผิดชอบจะสะท้อนชั่วโมงการทำงานของพนักงาน การลาพักร้อน การลาป่วย และการขาดงานประเภทอื่นๆ ตามข้อมูลในเอกสารนี้ เงินเดือนจะถูกคำนวณในภายหลัง

กฎหมายกำหนดให้มีการบริหารงานขององค์กรหรือผู้ประกอบการรายบุคคลขององค์กรและเก็บบันทึกระยะเวลาการทำงานของพนักงานแต่ละคน การกรอกใบบันทึกเวลาสามารถทำได้โดยผู้รับผิดชอบ ซึ่งถูกกำหนดโดยคำสั่งของฝ่ายบริหาร

ส่วนใหญ่แล้ว บุคคลดังกล่าวสามารถเป็นหัวหน้าแผนก บุคลากร เจ้าหน้าที่บัญชี ฯลฯ ความรับผิดชอบของพวกเขารวมถึงการป้อนไทม์ชีทโดยใช้รหัสและรหัสของช่วงเวลาทำงาน

ด้วยการพัฒนาวิธีการทางเทคนิคในการบันทึกเวลาทำงานจึงสามารถใช้ระบบพิเศษที่มีการใช้แผนที่ได้ด้วยความช่วยเหลือจากการบันทึกลักษณะที่ปรากฏและการจากไปของพนักงานในองค์กร ชั่วโมงการทำงานสามารถบันทึกเป็นภาพสะท้อนของงานหรือสรุปได้อย่างต่อเนื่อง

ในอนาคต ข้อมูลจากไทม์ชีทจะถูกนำมาใช้ในการคำนวณค่าจ้าง โดยเฉพาะกับระบบตามเวลา ร่วมกับสัญญาจ้าง ใบบันทึกเวลาเป็นหนึ่งในเหตุผลสำหรับต้นทุนขององค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในส่วนที่เกี่ยวกับการเก็บภาษี

ใบบันทึกเวลาไม่เพียงแต่บันทึกเวลาทำงาน แต่ยังช่วยให้คุณตรวจสอบการปฏิบัติตามวินัยแรงงานของพนักงานได้อีกด้วย ด้วยความช่วยเหลือของมัน การควบคุมการปฏิบัติตามบรรทัดฐานของระยะเวลาการทำงานและการระบุการทำงานล่วงเวลา รายงานจำนวนมากที่ส่งไปยังสถิติและบรรจุบันทึกบุคลากรจะถูกกรอกตามใบบันทึกเวลา

สำคัญ!หากบริษัทไม่รักษาตารางเวลา หน่วยงานกำกับดูแลสามารถใช้บทลงโทษที่เหมาะสมกับมันได้

เวลาทำงานของพนักงานคำนึงถึงเวลาทำงานอย่างไร?

กฎหมายกำหนดมาตรฐานไว้สองประเภท ได้แก่ สัปดาห์ทำงานหกวัน (36 ชั่วโมง) และสัปดาห์ทำงานห้าวัน (40 ชั่วโมง) กล่าวคือ คนงานสามารถทำงานห้าวันกับการทำงานแปดชั่วโมง หรือหกวันกับวันหกชั่วโมง การละเมิดสามารถทำได้ในบางกรณี - ด้วยการสรุปบัญชีหรือกำหนดการที่ผิดปกติ

ในกรณีแรกบรรทัดฐานจะถูกนำไปใช้ในช่วงเวลาที่ใหญ่กว่าเช่นหนึ่งในสี่ครึ่งปี ฯลฯ ปรากฎว่าในระยะเวลาอันสั้นของการทำงานความจริงอาจไม่สอดคล้องกับบรรทัดฐานปัจจุบัน แต่ ไม่ควรเกินบรรทัดฐานในช่วงเวลาที่ใหญ่ขึ้นที่เลือก

สำหรับพนักงานบางคน อัตรารายวันหรือรายสัปดาห์อาจลดลง จะต้องจดบันทึกชั่วโมงการทำงานของพนักงานอย่างไร บัตรรายงานจะต้องสะท้อนให้เห็นตลอดเวลาเมื่อพนักงานไม่ได้ทำงาน แต่มีรายชื่ออยู่ในองค์กร

ช่วงเวลาดังกล่าวอาจรวมถึง:

• ลาป่วย.
• เวลาหยุดทำงาน ฯลฯ

บัตรรายงานเปิดเมื่อต้นเดือนและปิดในตอนท้าย บุคคลที่รับผิดชอบในช่วงกลางเดือนสรุปยอดรวมย่อยซึ่งสะท้อนข้อมูลสำหรับส่วนแรกของเวลาทำงาน เอกสารลงนามโดยหัวหน้าแผนกและส่งเพื่อตรวจสอบบริการบุคลากร จากนั้นโอนไปยังแผนกบัญชีเพื่อคำนวณเงินเดือน

ความสนใจ!ใบบันทึกเวลาสำหรับปี 2560 สามารถเป็นได้สองประเภทเช่นเดียวกับในช่วงเวลาก่อนหน้า - แบบฟอร์ม t-12 และแบบฟอร์ม t-13 ข้อแรกไม่เพียงเกี่ยวข้องกับการบัญชีสำหรับชั่วโมงทำงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความเป็นไปได้ในการคำนวณเงินเดือนด้วย แบบฟอร์ม T-13 ใช้สำหรับบันทึกเวลาทำงานเท่านั้น เอกสารอื่น ๆ ใช้สำหรับคำนวณค่าจ้าง

การใช้ระบบควบคุมอิเล็กทรอนิกส์ถูกกฎหมายหรือไม่?

กฎหมายกำหนดให้นายจ้างมีหน้าที่ติดตามเวลาของลูกจ้าง เพื่อจุดประสงค์เหล่านี้ เขามีสิทธิใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ แต่เพื่อที่จะนำไปใช้ในทางปฏิบัติ ฝ่ายบริหารของบริษัทต้องสะท้อนช่วงเวลานี้ในข้อบังคับภายในและในสัญญาจ้างงานที่ทำสัญญากับพนักงาน

หากยังไม่เสร็จสิ้น แสดงว่าระบบอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้ไม่สามารถใช้งานได้

ด้วยความช่วยเหลือของวิธีการต่าง ๆ เวลาของการปรากฏตัวและการออกจากองค์กรจะถูกบันทึก ในอนาคต ระบบที่คล้ายคลึงกันซึ่งอิงตามข้อมูลที่ได้รับจะเติมลงในไทม์ชีทโดยอัตโนมัติ

ดาวน์โหลดแบบฟอร์มและตัวอย่างการกรอกใบบันทึกเวลา

ใบบันทึกเวลาดาวน์โหลดแบบฟอร์มในรูปแบบ Excel โดยและโดย

ในรูปแบบ Word

รูปแบบ Excel

ความสนใจ!หากไม่ทราบสาเหตุของการขาดงาน จะต้องป้อนรหัสตัวอักษร "НН" ลงในบัตรรายงาน ในอนาคต รหัสนี้จะได้รับการขัดเกลา หากพนักงานป่วยในช่วงเวลานี้ รหัสจะได้รับการแก้ไขเป็น "B" ในกรณีที่ไม่มีเอกสารประกอบ ให้ป้อนรหัส "PR" แทนรหัส "NN"

วันหยุดลดลงในช่วงเวลาพักร้อน

ตามประมวลกฎหมายแรงงานหากวันหยุดตรงกับช่วงวันหยุดจะไม่รวมอยู่ในการคำนวณวันตามปฏิทิน

เมื่อพนักงานได้รับวันหยุดประจำปีในช่วงเวลาของเขาวันหยุดจะไม่ถูกทำเครื่องหมายในบัตรรายงานเนื่องจากรวมอยู่ในจำนวนวันตามปฏิทิน - แทนที่ด้วยรหัสตัวอักษร "OT" หรือตัวเลข 09 สำหรับ ลาประจำปีรวมถึงรหัส OD หรือการกำหนด 10 - สำหรับวันหยุดพักผ่อนเพิ่มเติม

ความสนใจ!วันหยุดนักขัตฤกษ์ไม่นับรวมในจำนวนวันตามปฏิทิน ดังนั้นในบัตรรายงานวันดังกล่าวจะต้องกำหนดด้วยรหัสตัวอักษร "B" หรือดิจิตอล 26

พนักงานป่วยในวันหยุด

หากพนักงานป่วยในระหว่างลาพักร้อน เพื่อยืนยันข้อเท็จจริงนี้ เขาต้องได้รับการลาป่วยอย่างถูกต้อง ส่งผลให้วันพักผ่อนควรขยายออกไปตามระยะเวลาลาป่วยหรือเลื่อนออกไปเป็นวันอื่น

เริ่มแรกเวลาวันหยุดควรทำเครื่องหมายในบัตรรายงานด้วยรหัสตัวอักษร "OT" หรือการกำหนดดิจิทัล 09 หลังจากให้การลาป่วยแล้วจะต้องปรับบัตรรายงาน - ในวันที่เจ็บป่วยแทนที่จะเป็นก่อนหน้า การกำหนดรหัส "B" หรือการกำหนดดิจิทัล 19 ถูกเขียนขึ้น

การเดินทางเพื่อธุรกิจลดลงในช่วงสุดสัปดาห์

ตามจดหมายจากกระทรวงแรงงาน จะต้องทำเครื่องหมายวันเดินทางเพื่อทำธุรกิจทุกวันในบัตรรายงาน แม้ว่าจะตรงกับวันหยุดสุดสัปดาห์ก็ตาม ในการทำเช่นนี้ คุณต้องใช้การกำหนดในบัตรรายงาน - รหัสตัวอักษรพิเศษ "K" หรือการกำหนดดิจิทัล 06 ในกรณีนี้ คุณไม่จำเป็นต้องใส่จำนวนชั่วโมงลง

หากในระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจ พนักงานทำงานในวันหยุดสุดสัปดาห์ จากนั้นในบัตรรายงานพวกเขาจะถูกทำเครื่องหมายด้วยรหัส "РВ" - ทำงานในวันหยุดสุดสัปดาห์หรือด้วยการกำหนดดิจิทัล 03 จำนวนชั่วโมงทำงาน ในกรณีนี้จะต้องวางลงในกรณีเดียวเท่านั้น - เมื่อผู้บริหารของบริษัทให้คำแนะนำเฉพาะกับพนักงาน เขาต้องหยุดงานกี่ชั่วโมง

ความสนใจ!รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการชำระเงินรวมถึงคุณสมบัติอื่น ๆ ได้อธิบายไว้ในบทความนี้

ใบบันทึกเวลาเป็นเอกสารที่จัดตั้งขึ้นซึ่งมีข้อมูลเกี่ยวกับการปฏิบัติตามชั่วโมงการทำงานของพนักงานแต่ละคน

เอกสารดังกล่าวควรอยู่ในสำเนาเดียวในแต่ละองค์กร การออกแบบมีความแตกต่างหลายประการ ซึ่งเราจะอธิบายโดยละเอียดในบทความนี้ เราจะจัดเตรียมตัวอย่างการกรอกใบบันทึกเวลาด้วย

ผู้อ่านที่รัก! บทความของเราบอกเกี่ยวกับวิธีการทั่วไปในการแก้ปัญหาทางกฎหมาย แต่แต่ละกรณีมีความแตกต่างกัน

ถ้าอยากรู้ วิธีแก้ปัญหาของคุณ - ติดต่อแบบฟอร์มที่ปรึกษาออนไลน์ทางด้านขวาหรือโทรทางโทรศัพท์

วิธีการกรอกใบบันทึกเวลา

อนุญาตให้กรอกรายงานทั่วไปหนึ่งใบสำหรับทั้งองค์กรหรือสำหรับแต่ละหน่วยโครงสร้างแยกกัน
สะท้อนให้เห็นถึงข้อมูลที่เชื่อถือได้เกี่ยวกับการใช้เวลาทำงานของพนักงานในองค์กรนี้ ผู้จับเวลาบันทึกทั้งชั่วโมงทำงานจริงและเวลาไม่ทำงาน สิ่งเหล่านี้อาจเป็น: การหยุดทำงาน การเจ็บป่วย การเดินทางเพื่อธุรกิจ

บัตรรายงานสามารถเก็บไว้ได้สองวิธี

มีแบบฟอร์มรวมสำเร็จรูปที่ได้รับอนุมัติจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง:

• หากองค์กรได้แนะนำค่าจ้างตามเวลาก็จะใช้แบบฟอร์ม T-13 และ T-12
• หากมี บริษัท มีสิทธิที่จะพัฒนารูปแบบและรูปแบบของตนเองสำหรับการบัญชีและการควบคุม

แบบฟอร์ม T-12 - กรอกด้วยตนเอง

แบบฟอร์ม T-13 - ใช้ในกรณีที่สามารถประมวลผลข้อมูลทางบัญชีได้โดยอัตโนมัติ

ในรูปแบบ T-12 โน้ตจะทำด้วยปากกาลูกลื่นอย่างระมัดระวังด้วยมือเปล่า ไม่สามารถใช้ตัวแก้ไขได้

ส่วนที่ 1 (คอลัมน์ 1–6) ถูกวาดขึ้นในตาราง

ในคอลัมน์ที่สี่ มี 2 บรรทัดสำหรับทำเครื่องหมายการเข้าร่วมหรือไม่เข้าร่วมของพนักงาน คุณสมบัติการบรรจุ:

• บรรทัดแรกเต็มไปด้วยอักษรตัวใหญ่ (ตำนาน);
• บรรทัดที่สองมีตัวเลขระบุจำนวนชั่วโมงทำงานในช่วงเวลาหนึ่ง

ส่วนที่ 2 เสร็จสมบูรณ์โดยนักบัญชี

ส่วนนี้นำเสนอในรูปแบบของตารางโดยป้อนหมายเลขใบบันทึกเวลาสำหรับพนักงานแต่ละคน เงินเดือนและชั่วโมงทำงานของเขา ข้อมูลนี้ใช้ในการคำนวณเงินเดือน
บนหน้าที่สี่ของแบบฟอร์ม คุณป้อนข้อมูลที่จะช่วยคุณรวบรวมรายงานทางสถิติ มันถูกกรอกตามคำแนะนำพิเศษ

วิธีที่สองในการทำ

ในแบบฟอร์ม T-13 บางคอลัมน์ถูกกรอกโดยอัตโนมัติแล้ว: แผนก ชื่อและอาชีพของพนักงาน หมายเลขบัตรรายงาน

ข้อตกลงที่ยอมรับ

รายการทั้งหมดสามารถดูได้ในรูปแบบ T - 12 รายการหลักบางส่วนถูกนำเสนอในตาราง:

• เวลาทำงาน การกำหนดตัวอักษร รหัสตัวเลข
• แสดงผลตามกำหนดการปกติ I 01
• กลางคืน H 02.
• ออกในวันหยุดและวันหยุดสุดสัปดาห์ RP 03
• การรีไซเคิล C 05.
• การเดินทางเพื่อธุรกิจ K 06.
• วันหยุดตั้งแต่ 09.
• วันหยุดเพิ่มเติม OD 10
• ลาเรียน U 11
• ชั่วโมงการทำงานสั้นลงสำหรับนักศึกษาที่ทำงาน HC 12
• ลาศึกษาโดยออกค่าใช้จ่ายเอง UD 13
• ลาคลอด Р 14
• การลาเพื่อเลี้ยงดูบุตรอายุไม่เกิน 3 ปี OJ 15
• วันหยุดด้วยค่าใช้จ่ายของตัวเอง OZ 17
• โรงพยาบาลบี 19.
• วันทำงานสั้นลงของแชมเปี้ยนส์ลีก 21
• ขาดเรียน OL 24
• วันหยุดทำการ ปิด 26 โมง
• ขาดหายไปโดยไม่ทราบสาเหตุ HH 30

รูปแบบพื้นฐานของไทม์ชีท

รูปที่ 1 แบบฟอร์ม T-12

รูปที่ 1 เป็นตัวอย่างของการติดตามเวลาที่ถูกต้องสำหรับประเภทของคนงานที่มีเวลาทำงานสั้นลงอย่างถูกกฎหมาย

ดังนั้นในวันหยุดนักขัตฤกษ์ วันทำงานจะสั้นกว่าปกติหนึ่งชั่วโมง พนักงานขององค์กรทุกคนมีสิทธินี้ หมายเลขเจ็ดอยู่บนบัตรรายงาน
ตัวอย่าง. พนักงาน Sidorov V.P. วันทำการ - 7 ชั่วโมง ก่อนวันหยุดจะเป็นเวลา 6 ชั่วโมงและหมายเลขหกจะถูกใส่ลงในบัตรรายงาน ต้องสังเกตจุดนี้เพื่อไม่ให้มีการรีไซเคิล

รูปที่ 2 แบบฟอร์ม T-13

ใครมีสิทธิ์กรอกใบบันทึกเวลา

พนักงานคนใดก็ได้ที่ได้รับการแต่งตั้งจากคำสั่งที่เกี่ยวข้องสามารถกรอกข้อมูลได้ ตัวอย่างเช่น:

• ผู้จับเวลา - หากมีตำแหน่งในตารางพนักงาน การกรอกใบบันทึกเวลาจะเป็นความรับผิดชอบโดยตรงของเขา
• เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลอีกท่านหนึ่ง สำหรับเขา การเก็บบันทึกเวลาเป็นหน้าที่หลักอย่างหนึ่ง ดังนั้นเธอจึงถูกกำหนดไว้ในสัญญาจ้างหรือในรายละเอียดงานของเขา
• เจ้าหน้าที่ตรวจสอบทรัพยากรบุคคล
• พนักงานคนอื่น ๆ ที่มีหน้าที่รับผิดชอบเหล่านี้

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่เกิดขึ้นในบัตรรายงาน

สถานการณ์ที่ 1

พนักงานไปพักร้อนอื่น โปรดจำไว้ว่าวันหยุดจะรวมอยู่ในจำนวนวันตามปฏิทินและไม่ได้ทำเครื่องหมายด้วยตัวอักษร "B" (วันหยุดสุดสัปดาห์) คุณสามารถใส่สัญลักษณ์ในรูปแบบ "OT" หรือตัวเลข - "09"

ความสนใจ! หากวันหยุดนักขัตฤกษ์ (วัน) เกิดขึ้นในช่วงวันหยุดพักร้อน ไม่ถือเป็นวันตามปฏิทิน ในบัตรรายงาน เขา (s) ถูกระบุว่าเป็นผลลัพธ์: ใช้สัญลักษณ์ "B" หรือหมายเลข "26"

ตัวอย่าง. พนักงาน Rychkov V.V. ดึงวันหยุด 14 วันตามปฏิทินจาก 4.06 ถึง 18.06 เราคำนึงว่าวันที่ 12 มิถุนายนเป็นวันหยุดนักขัตฤกษ์ บัตรรายงานจะถูกกรอกดังแสดงในรูปที่ 3

สถานการณ์ที่ 2

พนักงานลาพักร้อนระหว่าง 1.06 ถึง 15.06 น. ป่วย เขาแจ้งฝ่ายบริหารขององค์กรเกี่ยวกับความเจ็บป่วยของเขาตั้งแต่ 4.06 ถึง 9.06 (6 วัน) มีการลาป่วย
วันหยุดของเขาจะมีอายุ 6 วันซึ่งเขาไม่ได้ใช้เนื่องจากการเจ็บป่วย

ในตัวอย่างนี้ พนักงานลาพักร้อนสามวันตามปฏิทิน จากนั้นล้มป่วยและมีวันตามปฏิทินเพิ่มอีก 11 วัน เขาควรออกไปทำงานในวันที่ 22 มิถุนายน

วิธีกรอกใบบันทึกเวลาสำหรับคนทำงานนอกเวลา

หากพนักงานนอกเวลา "มาจากบริษัทอื่น" ในใบบันทึกเวลาเขาจะถูกป้อนในบรรทัดแยกต่างหากโดยมีการกำหนดหมายเลขบุคลากรส่วนบุคคล
พนักงานหลักที่ทำงานเพิ่มเติมในฐานะพนักงานนอกเวลา จะได้รับหมายเลขบุคลากรสองหมายเลขตามใบบันทึกเวลาสองใบที่แตกต่างกัน
หรือเป็นทางเลือก หนึ่งแผ่นบันทึกเวลาจะถูกเก็บไว้ แต่สำหรับแต่ละตำแหน่งที่เขาครอบครอง - แยกบรรทัดและหมายเลขบุคลากรสองหมายเลขที่แตกต่างกัน

กรณีพิเศษของการลงทะเบียนการเดินทางเพื่อธุรกิจในบัตรรายงาน

เมื่อกำหนดระยะเวลาของการเดินทางเพื่อธุรกิจ การพักร้อน หรือช่วงเวลาอื่นๆ คุณสามารถใช้คำแนะนำต่อไปนี้:

1. การเดินทางเพื่อธุรกิจมีเครื่องหมาย "K" ระยะเวลาของการเดินทางจะระบุไว้ในลำดับที่เกี่ยวข้อง
2. หากในขณะที่พนักงานเดินทางไปทำธุรกิจ มีวันหยุดหรือวันหยุด เขาจะได้รับค่าจ้างเป็นสองเท่า บัตรรายงานมีเครื่องหมาย "K M" ไม่ใช่ "B"

วิธีการทำเครื่องหมายการเดินทางเพื่อธุรกิจอย่างถูกต้องหากพนักงานลาป่วย? กรณีจากการปฏิบัติ

เพื่อวัตถุประสงค์ของความจำเป็นในการผลิต ฝ่ายบริหารขององค์กรจึงตัดสินใจโทรหาเขาและส่งเขาเดินทางไปทำธุรกิจ แม้กระทั่งก่อนที่จะ "ปิด" การลาป่วย ในสถานการณ์เช่นนี้ การกระทำของฝ่ายบริหารและพนักงานถือเป็นการละเมิดกฎหมายแรงงาน

อันที่จริงผู้จับเวลากรอกแผ่นเวลาดังนี้:

1. ข้อเท็จจริงของการไม่ปรากฏตัว (เจ็บป่วย) ก่อนการเดินทางเพื่อธุรกิจมีเครื่องหมาย "B"
2. วันของการเดินทางเพื่อธุรกิจมีเครื่องหมาย "K"
3. หลังจากกลับจากที่นั่น เราใส่ "B" (หากการลาป่วยยังไม่ปิด) หรือ "I" - ด้วยการลาป่วยแบบปิด

แต่ด้วยการกรอกบัตรรายงานดังกล่าว ผลที่ตามมาก็เป็นไปได้

ความเสี่ยง 1หากบันทึกมีลักษณะดังนี้: "B" (เจ็บป่วย), "K" (การเดินทางเพื่อธุรกิจ) หลังจากนั้น - "ฉัน" (เข้าร่วมในที่ทำงาน) โดยไม่ต้องปิดการลาป่วยสำหรับจำนวนวันที่พนักงานเป็น ในการเดินทางเพื่อธุรกิจ FSS ของรัสเซียไม่ยอมรับผลประโยชน์การเจ็บป่วยส่วนนี้

ความเสี่ยง 2.หากบัตรรายงานถูกกรอกดังนี้: "B" (เจ็บป่วย), "K" (การเดินทางเพื่อธุรกิจ) และหลังจากนั้น - ความเจ็บป่วยต่อเนื่อง "B" - FSS จะปฏิเสธที่จะชดเชยผลประโยชน์ทั้งหมด .

ต้องจำไว้ว่ามีการจ่ายผลประโยชน์การเจ็บป่วย ถ้าลูกจ้างไปทำงานก็หมายความว่าเขาสามารถทำงานได้

1. ผู้จับเวลากรอกแบบฟอร์มเฉพาะเมื่อมีเหตุ: คำสั่งหรือคำสั่งเป็นลายลักษณ์อักษรหรือเอกสารอื่น ๆ
2. ในแบบฟอร์มรวมจะมีการป้อนรายละเอียดทั้งหมดที่มีให้และกรอกทุกบรรทัด ต้องขีดฆ่าบรรทัดที่ยังไม่ได้กรอก
3. มีการจัดทำไทม์ชีทสองแผ่นต่อเดือน สำหรับครึ่งแรกและครึ่งที่สอง หากคำนวณเงินเดือนสองครั้งต่อเดือน
4. ข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นเมื่อกรอกใบบันทึกเวลาจะได้รับการแก้ไขโดยกฎที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัด: อันดับแรก รายการที่ไม่ถูกต้องจะถูกขีดฆ่าด้วยหนึ่งบรรทัด รายการที่ถูกต้องจะถูกเขียนไว้ด้านบน พนักงานที่กรอกใบบันทึกเวลาลงลายมือชื่อและทุกคนที่รับผิดชอบในการลงนามในเอกสารนี้
5. หากผู้จับเวลายังไม่รู้ด้วยเหตุผลบางอย่างที่พนักงานไม่ไปทำงานก็จะมีการวางใบบันทึกเวลา - NN เมื่อจัดเตรียมเอกสารประกอบแล้ว ใบบันทึกเวลาจะถูกปรับ

ใครต้องการบัตรรายงานและทำไม

เขาเป็นเอกสารหลักที่จำเป็น:

1. แผนกบัญชี.จากเอกสารนี้จะมีการคำนวณเงินเดือนของพนักงาน บัตรรายงานยืนยันว่าพนักงานปฏิบัติหน้าที่ของตน
2. การตรวจสอบภาษีตรวจสอบความถูกต้องของการคำนวณหรือหักภาษี ณ ที่จ่ายจากเงินเดือน การกระทบยอดข้อมูลชั่วโมงทำงานที่ทำเครื่องหมายไว้ในบัตรรายงานพร้อมข้อมูลการจ่ายค่าจ้าง
3. ผู้เชี่ยวชาญจากกองทุนประกันสังคมของรัสเซียอาจต้องใช้บัตรรายงานตรวจสอบความถูกต้องของการจ่ายผลประโยชน์จากกองทุน
4. หน่วยงานของ Federal Migration Serviceเมื่อตรวจสอบนายจ้างที่ดึงดูดชาวต่างชาติให้เป็นลูกจ้าง
5. สำหรับผู้เชี่ยวชาญของกรมตรวจแรงงานผู้ตรวจสอบตรวจสอบบัตรรายงานจะสามารถระบุข้อเท็จจริงได้ ดังนั้นการตรวจสอบการปฏิบัติตามบรรทัดฐานการทำงานล่วงเวลาจะมีการปรับค่าปรับสำหรับการเบี่ยงเบนที่ระบุ ในกรณีที่ละเมิด ก.ล.ต. ซ้ำๆ หัวหน้าอาจถูกไล่ออกจากตำแหน่งได้
6. บัตรรายงานสามารถใช้เป็นหลักฐานในศาลได้เมื่อเกิดขึ้นเช่น การเลิกจ้างพนักงานเนื่องจากขาดงาน
7. หน่วยงานทางสถิติรายงานจำนวนหนึ่งจัดทำขึ้นตามบัตรรายงาน ตัวอย่างเช่น รายงานในรูปแบบ P-4

แบบฟอร์มใดบ้างที่ได้รับการอนุมัติให้เก็บบันทึกชั่วโมงการทำงาน? วิธีการกรอกแบบฟอร์มการลงเวลาแบบง่ายอย่างถูกต้อง? ในบทความนี้เราจะบอกวิธีการกรอกแบบฟอร์มเอกสารให้ถูกต้อง คุณสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบบันทึกเวลาอย่างง่ายบนเว็บไซต์ของเรา

ใบบันทึกเวลาในแผ่นเดียว

แบบฟอร์มใบบันทึกเวลาบนกระดาษ A4 excel ในแบบฟอร์มหมายเลข T-13 เริ่มต้นด้วยข้อมูลเกี่ยวกับนายจ้าง:

1. ชื่อบริษัท
2. รหัส OKPO
3. ชื่อส่วนย่อย (ถ้ามี)

เมื่อคุณทำไม่ได้หากไม่มีแบบฟอร์ม T-13

ใบบันทึกเวลา ซึ่งเป็นการดาวน์โหลดแบบฟอร์มบนกระดาษ A4 หนึ่งแผ่น ซึ่งพร้อมให้ดาวน์โหลดบนเว็บไซต์นี้ ประกอบด้วยรายชื่อพนักงานทั้งหมดของแต่ละองค์กรหรือแต่ละแผนก ต้องระบุชื่อเต็มของผู้เชี่ยวชาญแต่ละคนอย่างครบถ้วน เมื่อกรอกเอกสารในบรรทัดบน 1 และ 3 ด้วยรหัสดิจิทัลหรือตัวอักษร สาเหตุของการขาดงาน / การเข้าร่วมจะถูกป้อน บรรทัดที่ 2 และ 4 ระบุจำนวนชั่วโมงทำงานและชั่วโมงที่ใช้ไปทั้งหมด

แผ่นเวลาแบบง่าย

รูปแบบของไทม์ชีทที่ลดความซับซ้อนใน Word และ excel ในรูปแบบของ T-12 ถูกเก็บไว้ในสำเนาเดียว มี 2 ​​ตัวเลือกสำหรับการกรอกเอกสารนี้:

1. แบบฟอร์มระบุการเข้างานและขาดงานของพนักงาน
2. ในเอกสารจะมีการบันทึกเฉพาะส่วนเบี่ยงเบนเท่านั้น กล่าวคือ เวลาหยุดทำงานและการละเว้นงาน

ไม่ว่าในกรณีใด excel แบบง่ายจะมีข้อมูล 2 ประเภท:

1. รหัสตัวเลขหรือตัวอักษรที่ระบุว่าพนักงานอยู่ที่ที่ทำงานหรือไม่
2. จำนวนชั่วโมงทั้งหมดที่ผู้เชี่ยวชาญใช้ในที่ทำงาน

แบบฟอร์มที่สมบูรณ์ของใบลงเวลา แบบง่าย ดาวน์โหลดฟรี ซึ่งพร้อมให้ดาวน์โหลดในหน้านี้ จะถูกโอนไปยังแผนกบัญชี

แผ่นเวลาใช้สำหรับอะไร

การบัญชีสำหรับชั่วโมงทำงานไม่ใช่ความตั้งใจของนายจ้าง แต่เป็นหน้าที่ที่กำหนดไว้ในกฎหมายแรงงาน ไม่เพียงแต่นิติบุคคลเท่านั้น แต่ผู้ประกอบการแต่ละรายจำเป็นต้องเก็บบันทึกข้อมูลไว้ด้วย เพื่อจุดประสงค์นี้ Goskomstat ได้พัฒนา 2 รูปแบบ - No. T-12 และ No. T-13

แบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงานได้รับการอนุมัติโดยคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐเมื่อวันที่ 5 มกราคม 2547 เอกสารนี้ช่วย:

1. ติดตามเวลาที่พนักงานทำงานในองค์กร
2. ติดตามดูตารางการทำงาน
3. รับหลักฐานอย่างเป็นทางการว่าผู้ใต้บังคับบัญชาแต่ละคนทำงานในองค์กรนานเท่าใดเพื่อคำนวณค่าจ้างและรวบรวมรายงานทางสถิติ

คุณสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มคำเปล่าบนเว็บไซต์ของเรา ซึ่งช่วยให้นักบัญชีสามารถยืนยันความถูกต้องตามกฎหมายของการเรียกเก็บเงินจำนวนหนึ่งได้ เอกสารนี้มีความสำคัญมากสำหรับพนักงานของแผนกทรัพยากรบุคคลเพราะช่วยให้คุณทราบวันที่พนักงานไม่อยู่และอยู่ในที่ทำงานเพื่อกำหนดบทลงโทษ

ใบบันทึกเวลา ซึ่งคุณสามารถดาวน์โหลดได้ฟรีใน excel ด้านล่าง ถูกเกณฑ์โดยกฎหมายแรงงานสำหรับเอกสารที่พนักงานที่ถูกไล่ออกได้รับเมื่อมีการร้องขอ

ดูวิดีโอ

แบบฟอร์มรวม T-13 เป็นเอกสารที่สามารถใช้เป็นตัวเลือกในการรักษาไทม์ชีทได้ พิจารณาว่าคุณลักษณะของมันคืออะไรและจะหาแบบฟอร์มนี้ได้ที่ไหน

เมื่อใช้แบบฟอร์ม T-13

นายจ้างแต่ละคนมีหน้าที่ติดตามเวลาทำงานของพนักงาน (มาตรา 91 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) เขาสามารถใช้รูปแบบใดก็ได้ที่เหมาะกับลักษณะเฉพาะของโหมดการทำงานของเขา รวมถึงรูปแบบที่เขาพัฒนาขึ้น

มี 2 ​​รูปแบบที่ได้รับอนุมัติโดยมติคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐหนึ่งฉบับ ซึ่งสามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการบัญชีสำหรับชั่วโมงทำงานที่ไม่เปลี่ยนแปลงหรือในรูปแบบที่แก้ไข:

• แบบฟอร์ม T-12 ส่วนที่ 1 ซึ่งสร้างเป็นไทม์ชีท
• แบบฟอร์ม T-13 ซึ่งอันที่จริงเรียกว่าใบบันทึกเวลา

แบบฟอร์ม T-13 ได้รับการอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของคณะกรรมการสถิติแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 01/05/2004 ฉบับที่ 1 คุณสามารถดาวน์โหลดได้บนเว็บไซต์ของเรา

ตารางในส่วนที่ 1 ของแบบฟอร์ม T-12 และแบบฟอร์ม T-13 นั้นคล้ายกันมาก แต่ก็มีความแตกต่างเช่นกัน:

• ข้อมูลวันของเดือนที่เกี่ยวข้องกับพนักงานที่ระบุในแบบฟอร์ม T-12 จะจัดเรียงในแนวนอนตามลำดับตั้งแต่วันแรกจนถึงวันสุดท้าย ในรูปแบบ T-13 แบ่งออกเป็น 2 ส่วน (ครึ่งเดือน) ซึ่งอยู่ใต้ส่วนอื่น
• โดยคำนึงถึงความจริงที่ว่าในแต่ละวันนอกเหนือจากจำนวนชั่วโมงทำงานแล้วจะมีการระบุสาเหตุของการมีหรือไม่มีพนักงานในที่ทำงานเนื่องจากลักษณะเฉพาะของการสร้างตารางในรูปแบบ T-12 แต่ละคน มี 2 ​​บรรทัด และในแบบฟอร์ม T-13 - 4 บรรทัด
• ในส่วนสุดท้ายของตารางแบบฟอร์ม T-13 มีคอลัมน์ที่ไม่อยู่ในแบบฟอร์ม T-12 รหัสเหล่านี้สะท้อนถึงรหัสของประเภทค่าจ้างและบัญชีทางบัญชีที่เกี่ยวข้องซึ่งจะมีการพิจารณาค่าจ้างค้างจ่าย

คุณสามารถใช้รูปแบบใดก็ได้เหล่านี้ ปัจจัยที่กำหนดคือข้อเท็จจริงของการมีอยู่ของมัน การคำนวณเงินเดือนที่ถูกต้องเป็นไปไม่ได้หากไม่มีใบบันทึกเวลาที่เชื่อถือได้

การอนุมัติขั้นตอนการรักษาแบบฟอร์ม T-13

ขั้นตอนการกรอกแบบฟอร์ม T-13 อาจมีความแตกต่างกันสำหรับนายจ้างแต่ละราย ดังนั้นจึงแนะนำให้แก้ไขในเอกสารที่เหมาะสม (คำแนะนำหรือคู่มือ) ภาพสะท้อนในนั้นจะต้องมีประเด็นต่อไปนี้:

• การแต่งตั้งผู้รับผิดชอบ (หรือรับผิดชอบ) ในการรักษาใบบันทึกเวลา
• ความจำเป็นในการเก็บรักษาใบบันทึกเวลาสำหรับแผนกต่างๆ
• การอนุมัติรหัสเพิ่มเติมสำหรับการออกหรือขาดงาน
• การอนุมัติลำดับการสะท้อนข้อมูลในบัตรรายงาน: ข้อเท็จจริงทั้งหมดของการมี / ไม่มีหรือขาดงานเท่านั้น
• การกำหนดลำดับการสะท้อนข้อมูลเกี่ยวกับการออก / ความล้มเหลวในสถานการณ์ที่ยากลำบากหรือไม่ได้มาตรฐาน

กรอกแบบฟอร์ม T-13

ส่วนหัวของแบบฟอร์ม T-13 ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับนายจ้าง (ชื่อ รหัส OKPO ชื่อแผนก) หมายเลขและวันที่ของเอกสาร และระยะเวลาที่ร่างขึ้น

พื้นฐานสำหรับการเข้าสู่พนักงานในใบบันทึกเวลาคือคำสั่งสำหรับการจ้างงานของเขาและสำหรับการยกเว้น - คำสั่งให้เลิกจ้าง ข้อมูลเกี่ยวกับชื่อเต็มของพนักงานแต่ละคนระบุไว้แบบเต็ม จะต้องจัดทำเอกสารเหตุผลทั้งหมดสำหรับการขาดงาน

เมื่อกรอกข้อมูลสำหรับบุคคลใดบุคคลหนึ่งในอันดับที่ 1 และ 3 จากบรรทัดบนสุด รหัสที่เป็นตัวอักษรหรือตัวเลขจะระบุสาเหตุของการมี/ไม่มี และในบรรทัดด้านล่าง (ที่ 2 และ 4) - จำนวนชั่วโมง ทำงาน สำหรับข้อมูลการขาดงานในบรรทัดที่จัดสรรตามจำนวนชั่วโมง จะวางศูนย์ลง หรือไม่มีการตั้งค่าใดๆ วันพิเศษของเดือนใดเดือนหนึ่งจะถูกขีดฆ่าด้วย "X" วันหยุดสุดสัปดาห์จะทำเครื่องหมายด้วยตัวอักษร "B" ระยะเวลาของวันทำการปกติที่ระบุในใบบันทึกเวลาต้องสอดคล้องกับจำนวนชั่วโมงที่กำหนดไว้ในสัญญาจ้างงานของพนักงานหรือตามที่กฎหมายกำหนด (เช่น สำหรับวันก่อนวันหยุดที่สั้นลง) กำหนดระยะเวลาทำงานล่วงเวลาตามคำสั่งของนายจ้าง

สำหรับประเภทของการขาดเรียนในวันตามปฏิทิน (วันหยุด การลาป่วย) จะมีการติดเครื่องหมายไว้อย่างต่อเนื่อง กล่าวคือ รวมทั้งวันหยุดสุดสัปดาห์ ออกเดินทาง / มาถึงในวันหยุดการเดินทางเพื่อธุรกิจจะถูกทำเครื่องหมายเป็นวันเดินทางเพื่อธุรกิจ

คุณสามารถดาวน์โหลดตัวอย่างการกรอกแบบฟอร์ม T-13 สำหรับวันทำงาน 8 ชั่วโมงและสัปดาห์ทำงาน 40 ชั่วโมงบนเว็บไซต์ของเรา

ในตัวอย่างนี้ งานสุดสัปดาห์กำลังเกิดขึ้น จะดำเนินการตามคำสั่งของหัวหน้าด้วยความยินยอมของพนักงาน คำสั่งซื้อจะต้องระบุว่าจะจ่ายอย่างไรในวันนี้: เป็นสองเท่าของจำนวนเงิน (มาตรา 153 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) หรือโดยให้เวลาหยุดในวันทำการ

จะรับรหัสสำหรับแบบฟอร์ม T-13 ได้ที่ไหน

รหัสการเข้างาน / การขาดงานที่ใช้บ่อยที่สุด (ตัวอักษรและตัวเลข) จะอยู่ในชีตที่ 1 ของแบบฟอร์ม T-12 หากจำเป็น คุณสามารถพัฒนาส่วนเพิ่มเติมหรือตารางรหัสดังกล่าวของคุณเองได้

เพื่อวัตถุประสงค์ในการเปรียบเทียบข้อมูล ควรใช้รหัสที่ให้ไว้ในภาคผนวก 1 ตามคำสั่งของ Federal Tax Service ของรัสเซีย ลงวันที่ 10 กันยายน 2558 ฉบับที่ MMV-7-11/ [ป้องกันอีเมล]รหัสจากแอปพลิเคชันนี้ใช้เมื่อกรอกแบบฟอร์ม 2-NDFL