Kung paano ang bilang ng mga order ay naipon sa pamamahala ng mga tala sa tauhan. Halimbawang Order Book

Ang lahat ng mga order para sa pangunahing mga gawain ay dapat na naitala sa may-katuturang pagkakasunud-sunod. Ang talaan ay sumasalamin sa pangalan, petsa ng pagsasama-sama ng dokumento at iba pang mahalagang impormasyon. Mga halimbawang entry, halimbawa ng pagpuno ng journal - lahat ng ito ay matatagpuan sa artikulo.

Ang anumang pagkakasunud-sunod ay isang ligal na kilos ng panloob na pagkilos, na karaniwang inilabas ng pinuno ng kumpanya, ang hiwalay na dibisyon nito, sangay. Ang mga order ay inuri ayon sa iba't ibang pamantayan, kabilang ang globo na kanilang kinokontrol. Halimbawa, maaaring maiugnay ang mga ito sa mga tauhan, materyal na mga assets ng negosyo. Kasabay nito, nag-iisa sila ng isang malaking pangkat ng mga order na umayos ng kumplikado, kumplikadong mga isyu na may kaugnayan sa buong kumpanya. Tinatawag silang mga order sa pamamagitan ng pangunahing aktibidad. Mayroong maraming mga uri ng naturang mga dokumento:

1. Sa appointment ng director.
2. Sa pagbuo ng isang yunit ng kumpanya.
3. Sa pagpapakilala ng mga binuo na kawani.
4. Sa pagpapakilala ng isang sistema ng paglipat ng suweldo sa pamamagitan ng mga pagbabayad na hindi cash.
5. Tungkol sa mga tagubilin para sa pagpuno ng isang sheet sheet.
6. Sa pagtatatag ng mga regulasyon sa paggawa.
7. Sa pagbawas ng 1 o higit pang mga empleyado.
8. Sa mga hakbang upang maprotektahan ang impormasyong bumubuo ng isang lihim sa pangangalakal.
9. Sa pagtatatag ng kolektibong pananagutan ng mga empleyado.

Mayroong iba pang mga uri na nauugnay din sa pangunahing aktibidad - sila ay napapailalim sa pag-aayos sa rehistro. Bilang karagdagan, ang iba't ibang uri ng mga dokumento ay hindi dapat malito. Halimbawa, kung ang pagkilos ng pag-apruba sa isang pangunahing empleyado na ang posisyon ay inireseta sa charter (ito ay hindi lamang ang direktor, kundi pati na rin ang punong accountant, pinuno ng serbisyo ng seguridad) ay nagsisimula, ang naturang pagkakasunud-sunod ay dapat na nakarehistro sa journal para sa mga pangunahing gawain, at hindi para sa personal komposisyon.

Ang isa pang mahalagang punto - ang mga dokumento na may kaugnayan sa pangunahing aktibidad at mga isyu sa administratibo ay nakarehistro nang hiwalay, dahil ang huli ay nakaimbak ng 5 taon. Tulad ng para sa unang pangkat ng mga kilos, dapat silang manatiling permanenteng ( hindi bababa sa 75 taon) Ang isang log ay napanatili din sa panahong ito.

Halimbawang journal entry: mga tagubilin para sa pagkumpleto

Ang isang talaan ng paglikha ng pagkakasunud-sunod ay ipinag-uutos, sapagkat sa kasong ito ang dokumento sa wakas ay magkakabisa. Kaya, binibigyan ito ng tala ng ligal na puwersa bilang isang panloob na batas sa regulasyon, na nakasalalay sa buong negosyo o sa tiyak na hiwalay na yunit. Bilang karagdagan, salamat sa isang inayos na sistema ng pag-aayos, ang paghahanap para sa nais na dokumento sa libu-libong mga papel na katulad nito ay lubos na pinasimple.

Pahina ng pamagat

Sa pahina ng pamagat, inireseta ng responsableng tao:

1. Ang pangalan ng kumpanya, ang form ng organisasyon nito. Pinahihintulutan ang mga karaniwang tinatanggap na mga pagdadaglat - LLC, PJSC at iba pa, halimbawa: Dolce Vita LLC.
2. Ang petsa ay nagsimula ang dokumento. Maaaring hindi ito nag-tutugma sa simula ng taon ng kalendaryo, na kung saan ay normal.
3. Ang petsa kung kailan nakumpleto ang dokumento (napuno ang huling pahina). Pagkatapos nito, ang journal ay inilipat sa archive para sa pangmatagalang imbakan (hindi bababa sa 75 taon).
4. Responsable sa pagpapanatili - posisyon, apelyido, inisyal.
5. Sa haligi "buhay ng istante" ay nagpapahiwatig ng "patuloy."

Mga Rekord ng Order

Ang pamamaraan para sa paglikha ng isang talaan ay maaaring itakda nang nakapag-iisa, dahil walang mahigpit na mga kinakailangan sa pambatasan para sa form. Karaniwan, ang lahat ng mga entry ay naitala sa tabular form; ipahiwatig ang naturang impormasyon:

1. Bilang ng dokumento - ang pagbibilang ay dumadaan sa pagkakasunud-sunod, mula sa simula hanggang sa katapusan ng taon. Ang mga dokumento, impormasyon tungkol sa kung saan naitala sa iba't ibang mga magasin, ay may iba't ibang mga numero - ang order ay nasa mga dokumento para sa mga pangunahing aktibidad, tauhan, atbp.
2. Sinusundan ito ng petsa ng paglathala ng dokumento - mula sa araw na ito ay karaniwang pinipilit.
3. Pagkatapos ay ibinigay ang pamagat ng pamagat (eksakto sa pagkakasunud-sunod). Dito maaari kang sumulat ng isang maikling buod.
4. Markahan ang bilang ng mga sheet at application sa pamamagitan ng isang slash "/".
5. Sa haligi "responsable" isulat ang mga pangalan at inisyal ng mga empleyado na responsable para sa pagpapatupad ng inisyu na order.
6. Sa haligi na "pamilyar" - ang mga pangalan at inisyal ng mga empleyado na dapat pamilyar sa teksto ng dokumento sa pagsulat (sa ilalim ng pirma).

Kung nais, maaari mo ring ipasok ang kolum na "Mga Tala", kung saan, kung kinakailangan, ang mga maikling puna ay nakasulat sa mga inisyu na mga order.

Matapos matapos ang journal, kinakailangan upang iguhit ang pagtatapos ng pagpapanatili nito. Upang gawin ito, kailangan mo munang itali ang lahat ng mga pahina at i-fasten ito ng isang kurdon. Pagkatapos isulat nila ang bilang ng mga sheet (hindi mga pahina), ilagay ang petsa at pirma na may isang pag-decode (apelyido, mga inisyal). Ang mga entry na ito ay ginawa ng responsableng taong nag-iingat ng journal sa buong panahon nito (o ang taong pumalit sa empleyado na ito).

Mga paraan ng paggawa at responsable

Ang talaan ng tala ay maaaring mapanatili sa dalawang paraan:

1. Ayon sa kaugalian - bersyon ng sulat-kamay. Ang mga asul o itim na pen ay ginagamit na hindi nag-iiwan ng mga blot at mantsa. Lahat ng mga entry ay ginawa nang maingat, posible ang pagwawasto sa mga pambihirang kaso. Kinakailangan din upang matiyak na ang dokumento ay hindi napunit na mga pahina, mga karagdagang pagsingit (sa halip ng mga nauna), atbp.
2. Sa electronic form: sa kasong ito, ang mga empleyado lamang na may karapatang mag-sign sa electronic ay maaaring gumawa ng mga entry sa journal at itama ito.

Ang mga sumusunod na empleyado ay maaaring may pananagutan sa pagpuno ng dokumento:

• kalihim
• katulong Kalihim;
• ibang mga empleyado na hinirang ng direksyon ng direktor.

Bilang isang patakaran, ang isang tiyak na paraan ng pag-uugali, pati na rin ang responsableng tao, ay naaprubahan ng isang hiwalay na lokal na batas na pinagtibay sa negosyo.

Ano ang hitsura ng isang magasin para sa pagpaparehistro

Ang form ng dokumentong ito ay isang maliit na libro na 64 na mga pahina na may takip ng gintong karton (format 210 * 288 mm). Ang mga pagbubukas ay ibinibigay para sa mga pahina ng lacing, at pagkatapos ay i-archive ang dokumento.

Kung ang journal ay hindi orihinal na flashed, dapat mo itong gawin mismo.

Bilang karagdagan, ang mga magazine ay pinananatili sa departamento ng mga tauhan: Walang mga karaniwang form para sa mga magasin na ito, samakatuwid ang mga tauhan ng departamento ng samahan ay may karapatang paunlarin nang nakapag-iisa. Ang buong listahan ng mga libro at magazine na pinapanatili ng serbisyo ng tauhan, pati na rin ang kanilang mga tagal ng pag-iimbak ay ipinahiwatig sa listahan na inaprubahan ng Order of the Ministry of Culture of Russia na may petsang Agosto 25, 2010 No. 558. Posible bang mapanatili ang isang rehistro ng lahat ng mga order o kailangan kong panatilihin ang mga talaan ng bawat uri ng mga order. Ang batas sa paggawa ay hindi naglalaman ng obligasyon ng employer upang mapanatili ang mga libro ng order. Ang employer ay may karapatang independyenteng matukoy kung panatilihin ang isang journal ng lahat ng mga order, maraming mga libro sa accounting para sa bawat uri ng mga order, o hindi panatilihin ang lahat ng mga journal. Ang lohikal na tunog at mas maginhawa mula sa pananaw ng pag-aayos ng gawain ng serbisyo ng mga tauhan ay tila nagpapanatili ng hiwalay na mga journal para sa bawat uri ng pagkakasunud-sunod.

Pinapayagan ba ang electronic order book logging?

Ang pagpapanatili ng dokumentasyon ng mga tauhan, una sa lahat, ay nagpapahiwatig ng isang malaking responsibilidad. Kasabay nito, ang koleksyon, pagsusuri at pagrehistro ng mga dokumento ng isang maayos na kalikasan ay nangangailangan ng pagtaas ng konsentrasyon at mahigpit na pagsunod sa batas.

Maaari bang mapanatili ang mga electronic journal?

Samakatuwid, kung kinakailangan upang maglagay ng isang order sa "nakaraang panahon", ang paglathala ng pagkakasunud-sunod sa ilalim ng bahagi (11/1-P) o anumang iba pang indeks ay ginagamit sa pagsasagawa.Ang liham ng alpabeto ng index ng pagkakasunud-sunod ay walang ligal na halaga. Ngunit, pinadali nito ang gawain ng tauhan ng tauhan. Bilang karagdagan, sa kaganapan na ang mga awtoridad sa regulasyon ay maaaring humiling ng mga order na inisyu ng kumpanya, kanais-nais na ang mga petsa ng pagpapalabas ng mga order ay magkatugma sa mga totoong kaganapan.
   Ang ganitong pamamaraan ay maiiwasan ang pagtaas ng interes sa bahagi ng pagsusuri sa mga opisyal. Tungkol sa artipisyal na pagwawasto ng mga pagkakamali, ang tanging bagay na maaaring inirerekomenda dito ay ang palitan lamang ang mga dokumento na hindi magkakapatong sa iba pang mga order, lalo na ang mga hindi maaaring mapalitan.
   Ang pagkakasunud-sunod ng mga kaganapan, una sa lahat, ay kinakailangan para sa mismong employer.

Order Log

Ngunit sa kasong ito, ang bilang nito ay dapat na maipasok sa journal, kung hindi, imposibleng isaalang-alang ang talaan ng journal. Ang mga taong may pananagutan na may kaugnayan sa pangunahing gawain ng negosyo, ang mga order ay inihanda sa ngalan ng direktor ng mga pinuno ng mga kagawaran ng mga dibisyon.
   Kung mayroong isang katanungan sa paglutas ng isang kumplikadong problema, pagkatapos ang lider ay maaaring lumikha ng isang espesyal na komisyon, na kung saan ay binubuo ng magkakaibang mga espesyalista. Ngunit, dahil ang mga gawain ay hindi lamang pangunahing, ngunit din sa pagpapatakbo, ang mga order ay dapat nauri. Maaari kang mag-alok ng pagpipiliang ito:

1. Mga order para sa mga pangunahing gawain. Ang nasabing mga order ay inisyu bilang bahagi ng pagpapatupad ng mga gawain sa organisasyon.
2. Mga order para sa mga gawaing pang-administratibo.

Ang mga order sa mga lugar sa itaas ay napapailalim sa hiwalay na pagrehistro.

Ipinag-uutos ba na panatilihin ang mga tala na nakabase sa papel

Ang organisasyon ay awtorisadong pumili nang nakapag-iisa, magtago ng isang hiwalay na rehistro para sa bawat uri ng mga order, o i-record ang lahat ng mga order para sa mga tauhan sa 1 dokumento. MAHALAGA! Ang mga order sa appointment ng pinuno, punong accountant at iba pang mga tao na tinukoy sa mga dokumento ng charter ng kumpanya ay kabilang sa kategorya ng mga order sa pangunahing mga aktibidad ng isang ligal na nilalang, at hindi mag-utos sa mga tauhan (halimbawa, talata

Pag-iingat

Ang Batas ng Pederal na "Sa Limitadong Mga Kumpanya ng Pananagutan" na may petsang 02.08.1998 Hindi. 14-FZ). Ang mga panuntunan para sa pagpapanatili ng isang journal sa pagrehistro ng order para sa mga tauhan Ang isang kumpletong listahan ng mga libro at accounting journal, na dapat mapanatili ng mga departamento ng tauhan, ay ibinibigay sa Listahan ng Mga Karaniwang Pangangasiwa ng Archival na Dokumento ... na inaprubahan ng Order of the Ministry of Culture of Russia na may petsang 08.25.2010 Blg. .

Paano panatilihin ang isang rehistro ng mga order para sa mga tauhan (sample)?

Para sa tugon sa liham, ang mga detalye ng indeks ay nasa reverse order: halimbawa, sa numero 08-11 / 144 ang una ay ang digital index ng yunit ng istruktura - 08, pagkatapos ay sa pamamagitan ng hyphen ang bilang ng kaso ayon sa nomenclature ay 11, mula sa kung saan ang bilang ng bilang ng dokumento ay 144. Ang nasabing mga patakaran ay itinatag sa talata 3.2.1.1 ng GSDOU, na naaprubahan sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod ng Glavarchive ng USSR noong Mayo 25, 1988.

33. Pormularyo ng pagrehistro. Ang mga dokumento ay maaaring nakarehistro:

• sa mga espesyal na journal ng pagpaparehistro;
• sa mga kard (ang data tungkol sa dokumento ay naitala sa isang espesyal na kard, na kung saan ay inilalagay sa isang file file).

Ang bawat isa sa mga pamamaraan ng pagrehistro ay may sariling mga pakinabang. Sa journal, ang lahat ng impormasyon tungkol sa mga dokumento ay compactly na pinagsama, at ang journal mismo ay maginhawang nakaimbak sa limitadong pag-access.

Journal sa pagrehistro ng order: form, maintenance at imbakan sa 2018

Upang makamit ang pagiging tugma ng impormasyon ng data ng pagpaparehistro at lumikha ng mga kondisyon para sa paglipat sa awtomatikong pagrehistro, ang sumusunod na mandatory na komposisyon ng mga detalye sa pagpaparehistro ay itinatag: may-akda (koresponden); pangalan ng uri ng dokumento; Petsa ng dokumento index index (petsa at index ng resibo ng dokumento) (*); ang pamagat ng dokumento o buod nito; resolusyon (tagapagpatupad, nilalaman ng pagkakasunud-sunod, may-akda, petsa); deadline; marka ng pagpapatupad (isang maikling tala ng desisyon ng bagay sa mga merito, ang petsa ng aktwal na pagpapatupad at ang index ng dokumento ng pagtugon); kaso N. Ang komposisyon ng mga kinakailangang detalye, kung kinakailangan, ay maaaring pupunan: mga executive, pagtanggap ng kontratista sa pagtanggap ng dokumento, pagsulong, aplikasyon, atbp.

6 mga panuntunan para sa pagpapanatili ng isang journal sa pagrehistro ng order para sa mga pangunahing aktibidad

Kasabay nito, walang mga kinakailangan para sa kanilang pagpapatupad na naaprubahan sa antas ng pambatasan. Bilang isang pangkalahatang tuntunin, ang nasabing dokumentasyon ay dapat itago sa loob ng 75 taon.

Impormasyon

Para sa ilang mga kategorya ng impormasyon, ibinigay ang isang panahon ng imbakan ng 5 taon. Kasama dito ang mga order log:

• pagkilos ng disiplina;
• taunang bayad na leave;
• iwanan ang pag-aaral;
• nasa tungkulin;
• mga panandaliang biyahe sa negosyo sa Russia at sa ibang bansa.

Ang mga patakaran para sa pagpuno ng journal ng pagpaparehistro at ang anyo ng pagpapanatili nito ay dapat na aprubahan sa lokal na batas ng regulasyon ng samahan (mga tagubilin o regulasyon sa gawaing papel, atbp.). Kasabay nito, maaaring tumagal, halimbawa, ang mga patakaran para sa pagrehistro at pag-index ng mga dokumento, na ibinigay para sa sugnay 3.2.1 ng Sistema ng Pagsuporta sa Dokumento ng Estado, na inaprubahan sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod ng Glavarchiv ng USSR ng Mayo 25, 1988, Blg.

Upang malutas ang problemang ito, ang isang mahusay na solusyon ay upang ayusin ang mga ito sa mga tagubilin. Hindi dapat nakalimutan na ang modernong gawaing clerical ay mas natutukoy ng mismong kumpanya, habang ang mga regulasyon ay higit pa sa isang rekomendasyon sa kalikasan.

Samakatuwid, para sa pagtatatag ng trabaho sa opisina, kinakailangan upang bumuo ng dalawang pangunahing dokumento:

1. Mga tagubilin para sa gawaing papel. Sa tinukoy na lokal na kilos lahat sa loob ng mga panuntunan sa organisasyon ng trabaho at paghawak ng dokumentasyon ay dapat ipakita. Sa kaso ang kumpanya ay hindi pa nabuo ang sarili nitong mga patakaran para sa gawaing clerical o ang pagbuo ng mga tagubilin sa yugtong ito ay tila hindi praktikal, kung gayon maaari mong pansamantalang gamitin ang mga nauugnay na probisyon.
2. Pangngalan sa usapin.

Pinapayagan ba ang pagpapanatili ng libro sa electronic order

Ngunit, tulad ng nagpapakita ng kasanayan, iba't ibang mga sitwasyon ang lumitaw sa paglutas ng kung saan ang parehong mga partido ay madalas na interesado, iyon ay, ang employer at empleyado ng negosyo. Sa batayan na ito, kung minsan ang isang sapilitang paglabag sa pag-order ng rehistro ay nangyayari.

Isaalang-alang ang maraming posibleng mga pagpipilian.

1. Kung ang kumpanya ay walang karagdagang pagpaparehistro ng mga order, kung gayon ang pagkakasunud-sunod ay maaaring gawin retroactively.
2. Kung ang kumpanya ay may karagdagang pagpaparehistro, pagkatapos ay maaari kang gumawa ng isang memo sa pangalan ng ulo na may paliwanag sa mga dahilan at irehistro ang pagkakasunud-sunod sa kasalukuyang petsa. Ang ikalawang pagpipilian ay mabuti sa kaso ng pag-verify, ang isang paliwanag na tala ay magiging isang dahilan para sa sitwasyon bago ang mga awtoridad sa regulasyon.

Halimbawa, ang dokumentasyon sa pagpaplano - sa departamento ng pagpaplano, pagkuha - sa departamento ng supply, mga protocol at desisyon ng lupon - sa sekretarya, mga dokumento ng administratibo sa mga pangunahing aktibidad na nilagdaan ng pinuno ng samahan, ang mga dokumento na natanggap mula sa mas mataas na mga organisasyon o ipinadala sa kanya - sa serbisyo ng suporta sa dokumentasyon, atbp. e. Ang lugar ng pagrehistro ng dokumento ay naayos sa mga tagubilin sa suporta sa dokumentasyon ng pamamahala o sa Timesheet ng mga dokumento ng samahan. 3.2.1.4. Ang mga dokumento ay nakarehistro sa mga control card control (RKK) o iba pang mga form ng data sa pagrehistro.

Maraming mga pinuno ng negosyo ang nagtataka kung kinakailangan upang mapanatili ang isang rehistro ng mga order para sa mga tauhan.

Mga mahal na mambabasa! Ang artikulo ay pinag-uusapan ang mga tipikal na paraan upang malutas ang mga ligal na isyu, ngunit ang bawat kaso ay indibidwal. Kung nais mong malaman kung paano lutasin ang iyong problema  - makipag-ugnay sa consultant:

APPLIKASYON AT CALLS AY NAKIKITA NG 24 HOURS AT WALANG MGA ARAW SA KASAL.

Ito ay mabilis at LIBRE!

Isaalang-alang kung ano ang batas ng Russia, na nauugnay sa 2019, tungkol dito. Ang pagpapanatili ng mga dokumento ng tauhan ay isang mahalagang sangkap ng mga aktibidad ng bawat kumpanya.

Pagkatapos ng lahat, sa ganitong paraan maaari mong maitala ang anumang kaganapan sa buhay ng mga empleyado. Ang mga kumpanya ay nagtipon ng maraming mga dokumento na pinagsama araw-araw.

Dapat silang makipag-ugnay kapag isinasagawa ang isang inspeksyon, o ang ilang mga sertipiko ay kailangang isumite sa isang empleyado.

Upang ma-systematize at ma-optimize ang mga dokumento, dapat mong gamitin ang mga espesyal na journal.

Ang kailangan mong malaman

Ang lahat ng mga order at iba pang mga dokumento ay dapat na nakarehistro sa naaangkop na journal at libro.

Ang isa sa mga dokumento na ito ay isang rehistro ng mga order para sa mga tauhan. Ano ang konsepto na ito, ano ang nilalaman ng magazine at ang mga patakaran ng disenyo?

Dapat nating sabihin agad na walang malinaw na mga patakaran na dapat mong sundin kung magpasya kang magsimula ng isang journal sa pagrehistro.

Mga Pangunahing Tuntunin

Itinatala ng journal ang lahat ng mga order na inilabas ng kumpanya at nauugnay sa iba't ibang mga aksyon patungkol sa mga tauhan.

Ayusin ang landas ng trabaho ng mga empleyado. At kung kinakailangan, mabilis kang makahanap ng isang tiyak na pagkakasunud-sunod.

Ang nasabing journal ay ginagamit sa mga paglilitis sa isang awtoridad ng hudisyal. Ito ay isang suportadong dokumento, katibayan.

Ang rehistrasyon ay tinatawag na pagtatala ng impormasyon sa accounting tungkol sa dokumentasyon sa mga regulated na sample.

Ang pagpaparehistro ay maaaring magbigay ng mga dokumento na ligal na puwersa. Hanggang sa nakarehistro ang isang dokumento, ang isang numero ay hindi itinalaga, hindi ito itinuturing na isinasagawa, na nangangahulugang hindi ito talaga umiiral.

Layunin ng Dokumento

Ang ganitong uri ng rehistro ay ginagamit ng mga serbisyo ng tauhan upang mapanatili ang mga talaan ng dokumentasyon (mga order sa mga tauhan), na tumutukoy sa isang bilang ng mga opisyal, opisyal at pag-andar ng paggawa ng mga subordinates.

Kinakailangan na panatilihin ang nasabing journal para sa mga sumusunod na kadahilanan:

Sa ilang mga kumpanya ay may panuntunan upang magrehistro ng mga dokumento, at sa ganitong paraan ito kumilos. Ang pagrehistro sa order journal ay kinakailangan upang gawing ligal ang kaukulang dokumento.

Balangkas ng pambatasan

Ang mga dokumento ng pambatasan ay hindi nagsabi ng anumang bagay tungkol sa pag-bilang ng mga order. Kaya, maaari kang sumunod sa mga tagubilin na naaprubahan.

Ang pagsunod sa mga talaan ay isinasagawa alinsunod sa mga naturang dokumento:

Paano mapanatili ang isang rehistro ng mga order para sa mga tauhan

Halos lahat ng mga order sa mga tauhan ay personipikado. Mga uri ng mga order para sa mga tauhan:

1. Sa pagpasok ng isang empleyado sa kumpanya.
2. Tungkol sa pagtatapos ng kasunduan sa empleyado.
3. Oh para sa ibang trabaho.
4. Sa pagsasama ng mga post.
5. Sa direksyon ng empleyado c.
6. Oh, atbp

Ang mga utos na iyon, alinsunod sa kung saan hinirang nila ang unang tao ng kumpanya, ay mga order para sa pangunahing aktibidad, at hindi para sa mga tauhan.

Ang magkakahiwalay na mga order ay inihanda alinsunod sa pinag-isang form ng mga pangunahing dokumento sa accounting para sa mga talaan ng tauhan.

Kung ang tawag na liham na "a" ay ginagamit, nangangahulugan ito na ang pagkakasunud-sunod ay iginuhit para sa maraming tao.

Sino ang pumupuno sa form

Ang journal ay napuno mula sa sandali na nagsisimula ang kumpanya upang magsagawa ng mga aktibidad nito, at hanggang sa araw na iyon hanggang sa maubos ang mga sheet. Samakatuwid, ipinapayong gumamit ng isang makapal na kuwaderno upang hindi mo ito kailangang palitan nang madalas.

Dahil ang journal ng pagpaparehistro ay isa sa mga pangunahing dokumento na inilipat sa archive, ang kumpanya ay dapat magkaroon ng isang empleyado na magiging responsable para sa pagpapanatili nito.

Ang nasabing tao ay hinirang sa pamamagitan ng paglalaan ng isang order. Ngunit nangyayari na ang kaukulang obligasyon ay inireseta sa mga espesyalista sa HR.

Ang dokumento ay pinapanatili ng mga naturang tao:

• opisyal ng Human Resources
• hR manager
• sekretarya
• clerks;
• pinuno.

Kung sino ang eksaktong mag-iingat sa journal ay depende sa kung anong sukat ng kumpanya at kung ano ang istraktura ng organisasyon nito.

Pamamaraan ng pagguhit

Siguraduhing isaalang-alang ang mga sumusunod na kinakailangan kapag nagrehistro ng isang magasin. Gumamit ng isang mahirap na takip, lalo na kapag nagrehistro ng mga pangmatagalang order.

Pagkatapos ng lahat, dapat mong tiyakin na ang magazine ay pinananatiling mahabang panahon. Sa mga pabalat isulat ang pangalan at indeks.

Ang lahat ng mga pahina ay binibilang (gamit ang patuloy na pamamaraan - ilagay ang mga serial number). Pagkatapos ay ini-flash nila ito ayon sa mga kinakailangan ng mga dokumento sa regulasyon. Maglagay ng selyo.

Ang magazine ay stitched na may mga thread, at sa harap na panig sila ay nakatali sa isang buhol. Ang isang sheet na may data sa petsa ng pagtatapos ng dokumento, ang bilang ng pagkakasunud-sunod sa dulo nito ay nakadikit sa mga thread.

Ang selyo ay dapat ilagay sa isang paraan na ang bahagi nito ay nasa journal mismo, at bahagi sa mga buhol ng mga thread.

Ang huling pahina ay dapat maglaman ng impormasyon ng naturang plano:

• bilang ng mga pahina;
• pirma ng pinuno ng kumpanya o pinuno ng departamento ng mga tauhan;
• mag-print.

Sa ganitong paraan maaari mong protektahan ang dokumento mula sa pagwawasto. Bago irehistro ang pagkakasunud-sunod sa journal, dapat suriin ng empleyado ng departamento ng tauhan kung lehitimo ang dokumento.

Ito ay nasuri:

• mayroon bang isang link sa dokumento batay sa kung saan inisyu ang order (mga kasunduan sa paggawa, ligal na kilos, atbp.);
• mayroong isang petsa, pangalan, numero, ay ang lugar ng paghahanda ng order na naisulat;
• may pamagat at teksto, pirma;
• mayroon bang marka na nagpapatunay sa koordinasyon ng pagkakasunud-sunod sa isang awtorisadong espesyalista ng kumpanya.

Dahil ang batas ay hindi nagtatatag ng isang solong anyo ng journal, ang bawat negosyo ay nagkakaroon ng sariling sample.

Karaniwan itong naglalaman ng:

• pamagat ng pahina;
• isang seksyon kung saan nakalista ang mga empleyado na responsable sa pagpapanatili ng dokumento;
• ang seksyon kung saan isinasagawa ang pagrehistro ng mga order sa mga tauhan.

Sa pahina ng pabalat sinulat nila:

• pangalan ng kumpanya;
• mga dokumento ng pamagat;
• ang petsa kung saan nagsimulang mapanatili ang journal;
• petsa kapag natapos ang pagpuno.

Ang pangalawang seksyon ay naglalaman ng:

• Pangalan, posisyon ng mga empleyado na responsable sa pagpapanatili ng journal;
• data sa dokumentasyon, na siyang batayan para sa appointment ng mga empleyado;
• mga lagda ng bawat tao;
• data sa panahon kung saan pinapanatili ng tao ang mga talaan.

Ang pangunahing seksyon ay sumasalamin sa naturang impormasyon:

• numero ng talaan ng pagrehistro ng pagkakasunud-sunod;
• petsa, bilang ng pagkakasunud-sunod na naaprubahan;
• uri ng pagkakasunud-sunod;
• Pangalan, bilang ng empleyado ng empleyado;
• mga dokumento na nagsilbing batayan para sa pagpapalabas ng order.

Ang nasabing magazine ay isang mahalagang ligal na dokumento. Kaya, sulit na gumuhit ng tama. Ang bawat entry ay dapat kumpleto.

Ang data ay hindi maaaring mabawasan kung ito ay humantong sa isang may problemang interpretasyon. Ang mga pagkakamali at pagwawasto ay hindi pinapayagan, hindi ka maaaring gumamit ng pagwasto upang mai-edit ang record.

Kung mayroong isang pagkakamali, natawid ito ng mga solidong linya. Susunod sa parehong isulat ang tamang data.

Ang mga panuntunan para sa pagpapanatili ng isang journal ay inireseta ng pamamahala sa magkahiwalay na mga pagkilos ng regulasyon sa mga pangunahing aktibidad, na dapat mailabas sa mga libreng porma at matukoy:

• sino ang magiging namamahala;
• na papalit sa mga responsableng tao, kung wala sila;
• anong panahon ng pagpapanatili at kung saan ang dokumento ay maiimbak.

Ito ay nagkakahalaga ng pagsasaalang-alang sa mga sumusunod na tampok ng pag-log:

Ito ay nagkakahalaga ng pagsasaalang-alang sa mga sumusunod na nuances:

Halimbawang punan

Kung ihahambing natin ang mga magasin na nasa iba't ibang mga kumpanya, makikita natin ang mga makabuluhang pagkakaiba. Ang ilang mga negosyo ay tinanggal ang ilang mga item, habang ang ilan ay nagdaragdag ng isang bilang ng mga karagdagang mga patlang.

Video: kung ano ang dapat na mga log at kung paano mag-flash ang mga ito

  Ang pamamahala ay may pagkakataon hindi lamang upang nakapag-iisa na bumuo ng isang dokumento, na isinasaalang-alang ang mga pangangailangan nito, kundi upang bumili din ng isang yari nang magasin.

Ano ang buhay ng istante

Ang mga panahon ng imbakan para sa mga order ay ibang-iba:

Ang isang kumpanya ay maaaring mapanatili ang hiwalay na magasin para sa pangmatagalang mga order at para sa mga panandaliang. Kung ang negosyo ay malaki, pagkatapos ay ipinapayong hatiin ito sa maraming mga grupo (isang hiwalay na magasin para sa bawat pangkat).

Ang panahon ng imbakan para sa journal ng pagpaparehistro ay nakatakda alinsunod sa Batas na Batas para sa Paggawa gamit ang Pag-archive ng Dokumento.

Ang pagsasama-sama ng mga order at ang kanilang pagbuo sa magkahiwalay na mga kaso ay isinasagawa. Kapag natapos na nila ang pagpapanatili ng isang journal, ililipat ito sa mga archive. Doon ay maiimbak ito ng 5 o 75 taon.

Ang bawat pinuno ng kumpanya ay maaga o huli ay pinag-iisipan ang tanong ng tama, maginhawang systematization at pag-iimbak ng umiiral na dokumentasyon. Ayon sa batas ukol sa archival affairs ng Russian Federation, ang iba't ibang mga panahon ng pag-iimbak ng mga dokumento ay tinutukoy.

Halimbawa, ang ilang mga order ng administratibo ay may bisa para sa 5 taon, ang mga order para sa mga tauhan ay idinisenyo para sa imbakan para sa 75 taon. Ito ang pangunahing dahilan kung bakit napakahalaga na paghiwalayin ang lahat ng mga babasahin para sa iba't ibang mga publication sa pagpaparehistro.

Ano ito

Pinangalanang Edition inilaan para sa pagtatala ng impormasyon ng lahat ng mga order ng samahan. Sa madaling salita, ang mga order ay nakarehistro sa journal na nagtatag ng mga pamantayan ng pagpapaandar ng paggawa ng parehong ordinaryong empleyado ng kumpanya at pamamahala nito.

Sa ngayon walang solong tinatanggap na form ng dokumento, ang bawat samahan ay may karapatang istraktura ito ayon sa pagpapasya nito. Bilang isang patakaran, ang mga pangunahing sangkap ng naturang publikasyon ay:

Pahina ng pamagat. Naglalaman ito:

• pangalan ng samahan;
• pangalan ng dokumento;
• simula ng pagpapanatili;
• pagpuno ng petsa ng pagtatapos.

Seksyon na may listahan ng mga empleyado na may pananagutan sa pagtatrabaho sa journal. Narito ang naayos:

• Pangalan, posisyon ng mga responsableng tao;
• mga link sa mga dokumento na nagbabalangkas ng mga responsibilidad na nakatalaga sa paglalathala ng mga empleyado;
• ang kanilang mga lagda na nagpapatunay ng pag-log sa isang tiyak na tagal ng oras.

Pangunahing seksyon. Ito ay dinisenyo upang magrehistro ng mga order, kasama ang:

• serial number ng pagkakasunud-sunod;
• numero, pangalan at petsa ng rehistradong dokumento;
• ang bilang ng mga sheet sa dokumento;
• Buong pangalan at ang mga posisyon ng mga tao na ang mga aktibidad ay napapailalim sa pagkakasunud-sunod.

Ano ang kinakailangan para sa

Ang pagpapanatiling isang pangalang journal para sa bawat samahan ay sapilitan at mayroon isang bilang ng mga positibong kadahilanan sa systematization at imbakan ng dokumentasyon:

• maximum na pag-optimize ng trabaho kasama ang mga dokumento ng administratibo;
• ang kakayahang masuri ang kabuuang bilang ng mga naibigay na mga order;
• pagpapatupad ng isang mabilis na paghahanap para sa kinakailangang pagkakasunud-sunod;
• pag-aayos ng katotohanan ng pagpapalabas ng order at ang karagdagang posibilidad na kumpirmahin ang ligal na puwersa nito.

Anong mga lokal na kilos ang naitala

Tulad ng nabanggit na, ang journal ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa mga order tungkol sa pag-andar ng paggawa ng lahat ng mga empleyado ng samahan o pamamahala (halimbawa, ang pangkalahatang direktor, representante ng direktor, punong accountant). Sa ito ay naiiba sila mula sa higit na isinapersonal na mga order sa mga tuntunin ng mga tauhan.

Magrehistro ng Mga Order

Ang mga pangunahing lokal na kilos, ang mga detalye ng kung saan ay ipinasok sa journal, ay pagsunod sa mga order sa (tungkol sa):

• ang appointment ng Direktor Heneral;
• appointment ng punong accountant;
• pag-apruba ng logo;
• pag-apruba o pagbabago ng istraktura ng samahan;
• pag-secure ng mga lihim ng kalakalan;
• pag-apruba ng staffing;
• ang pagtatatag ng isang rehimen ng trabaho at isang iskedyul ng panloob na paggawa;
• pag-apruba ng mga regulasyon, patakaran, tagubilin, iba pang mga dokumento sa regulasyon;
• nagpaplano ng mga pangunahing gawain ng kumpanya at wastong kontrol sa ito, atbp.

Hiwalay, ito ay nagkakahalaga ng pag-highlight isang pangkat ng mga order na may buhay na istante na mas mababa sa 5 taon:

• pagkilos ng disiplina;
• pampublikong pista opisyal;
• taunang bayad na leave;
• mga panandaliang biyahe sa negosyo, atbp.

Standard form

Dokumento ng pagrehistro maaaring mailabas hindi lamang bilang papel. Pinapayagan din ang paggamit ng mga electronic form.

Kapag pinupunan ang isang pagpipilian sa papel ito ay nagkakahalaga ng pag-alala ng ilang mga patakaran:

• ang lahat ng mga sheet ay dapat na bilangin, ang dokumento ay ganap na stitched, selyadong may selyo ng kumpanya;
• ang isang sticker ay dapat mailapat sa firmware na nagpapahiwatig: ang bilang ng mga sheet na magagamit, buong pangalan at ang posisyon ng saksi (ang pinuno ng kumpanya o isang responsableng empleyado na hinirang ng isang hiwalay na pagkakasunud-sunod), ang pirma ng saksi.

Gayundin ang isang firm seal na nakakabit ng inskripsiyon ay inilalapat sa sticker.

Magazine din maaaring mapanatili elektroniko gamit ang mga espesyal na programa. Sa kasong ito, dapat tandaan ng mga hinirang na empleyado na sumunod sa mga panahon ng pag-iimbak ng dokumento na itinatag ng batas (Seksyon 2.30 ng Organisasyon, Imbakan, at Pagkuha ng Batas<…>naaprubahan sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod ng Ministry of Culture of Russia na may petsang Marso 31, 2015 Hindi. 526). Ang elektronikong anyo ng dokumento ay maaaring mapabilis ang proseso ng paghahanap ng tamang pagkakasunud-sunod, ang isang katulad na pagpipilian ay epektibo para sa mga turnover ng kawani at makabuluhang daloy ng dokumento.

Template ng Magazine

Ang karaniwang form ng publication ay hindi kinokontrol ng batas, ang anumang bilang ng mga haligi, mga kinakailangan para sa kinakailangang impormasyon ng rehistradong order ay pinahihintulutan. Ang isang tinatayang plano ng pinagsama-samang journal ay ang mga sumusunod:

Maaari kang bumili ng isang katulad na edisyon sa isang bookstore. Ang natapos na kopya ay naglalaman ng nabuo na maginhawang format, na makatipid ng oras sa paghahanda nito.

Regulasyon ng normatibo

Karamihan sa mga tagapamahala ay isinasaalang-alang ang pagpapanatili ng isang dokumento sa pagpaparehistro opsyonal, na sa panimula mali. Ang pagkakaroon ng journal ng samahan ay kinokontrol ng batas (Order of the Ministry of Culture of Russia na may petsang Agosto 25, 2010 No. 558 "Sa pag-apruba ng" Listahan ng mga tipikal na dokumento ng administratibong archival na nabuo sa kurso ng mga aktibidad ng mga katawan ng estado, lokal na pamahalaan at mga organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng pag-iimbak ").

Ang isang video na nagsasabi tungkol sa buhay ng istante at accounting para sa mga order ng tauhan.

May pananagutan na tao

Mahalaga ang appointment ng taong responsable para sa pag-iimbak, pagpapanatili ng libro sa pagpaparehistro. Karaniwan ang empleyado na hinirang ng isang hiwalay na order ay maaaring mananagot. Gayunpaman, madalas na tulad ng isang obligasyon ay nakasalalay sa espesyalista ng HR.

Ang isang katulad na pag-andar sa paggawa ay nabaybay sa paglalarawan sa trabaho, kung saan maaari siyang maging pamilyar sa pag-upa. Sa kaso ng isang mahabang bakasyon sa HR department ng espesyal na bakasyon, ang isa pang empleyado ay itinalaga upang gumana kasama ang journal, kung kanino inilabas ang kaukulang order.

Mga pangunahing panuntunan

Mas maaga ito ay sinabi tungkol sa kawalan ng isang karaniwang tinanggap na form ng publication, gayunpaman, ang ilang mga patakaran ay dapat sundin kapag pinapanatili:

• sa pahina ng pamagat ay dapat pansinin ang mga detalye ng kumpanya, ang petsa ng pagsisimula, petsa ng pagtatapos ng pagpuno ng dokumento, ang kaukulang numero, impormasyon tungkol sa empleyado na responsable para sa magazine, ang tagal ng imbakan ng dokumento (5 o 75 taon).
• hindi natin dapat kalimutan ang tungkol sa mga liham na itinalaga sa bawat pagkakasunud-sunod: mga gamot - para sa mga dokumento na dapat na nakaimbak para sa 75 taon, K - para sa lahat ng iba pang mga order na napapailalim sa accounting;
• ang bilang ng mga sheet ay dapat ayusin nang maayos, ipinagbabawal na punitin ang mga sheet mula sa magazine;
• hindi inirerekumenda na magpasok ng data sa mga order na "retroactively". Posible lamang ito sa isang nakasulat na tala ng paliwanag na hinarap sa pinuno ng samahan, na nagpapaliwanag ng mga dahilan ng mga pangyayari.
• anumang mga pagwawasto ay ginawa sa pamamagitan ng sunud-sunod na pag-numero kasama ang sapilitang pagpapahiwatig ng batayan para sa pagpapakilala nito;
• ang libro sa pagpaparehistro ay dapat na puno ng isang panulat ng parehong kulay - itim o asul;
• ang anumang strikethrough, pagsasaayos, pagpisa ay hindi inirerekomenda;
• ang publication publication na ito ay tumutukoy sa dokumentasyon na inilaan lamang para sa panloob na paggamit sa loob ng samahan. Posible na maging pamilyar sa mga nilalaman nito lamang sa pagkakaroon ng isang empleyado na naatasan dito.

Ang wastong pagpapanatili ng libro sa pagpaparehistro ay posible upang i-streamline ang rehistro ng magagamit na dokumentasyon na may iba't ibang mga tagal ng pag-iimbak, pati na rin upang makontrol ang dami ng mga tagapagpahiwatig ng inisyu na mga order.

Ang isang na-optimize na sistema ng pamamahala ng dokumento ay isa sa mga pinakamahalagang kadahilanan na kinakailangan upang matiyak ang mga de-kalidad na rekord ng mga tauhan ng isang kumpanya. Sa artikulo ay pag-uusapan natin ang tungkol sa accounting para sa mga order sa samahan: kinakailangan na magparehistro ng mga order, sa anong form na kinakailangan upang makatipon ang isang journal journal, at susuriin din natin ang pangunahing mga pagkakamali at sagutin ang mga karaniwang katanungan sa paksa.

Ano ang order journal?

Ang pangunahing layunin ng Journal ay upang mai-optimize ang impormasyon tungkol sa mga order para sa maximum na kaginhawaan ng pagtatrabaho sa mga dokumento. Ang layuning ito ay sinisiguro ng isang espesyal na paraan ng pagpuno ng Journal:

• ang impormasyon sa Journal ay ipinasok sa sunud-sunod na pagkakasunud-sunod;
• Ang magazine ay nagraranggo ng mga order ayon sa uri (impormasyon, managerial) at mga lugar ng kumpanya (pangunahing negosyo, tauhan).

Kaya, sa pagkakaroon ng Journal, ang proseso ng paghahanap ng kinakailangang pagkakasunud-sunod ay kakailanganin ng kaunting oras.

Kailangan ko bang panatilihin ang isang Journal

Ang kasalukuyang batas ay hindi naglalaman ng direktang mga patakaran tungkol sa ipinag-uutos na pamamaraan para sa pagpapanatili ng Journal. Gayunpaman, sa matindi ang daloy ng trabaho, ang Journal ay isang "mahalaga" na pangangailangan. Sa katunayan, sa tulong nito, ang opisyal ng kawani ay maaaring mag-optimize nang maayos ang mga dokumento na may pagtingin sa kaginhawaan ng kanilang paggamit sa hinaharap na gawain.

Ang isa pang bentahe sa pagpapanatili ng Journal ay karagdagang kumpirmasyon ng katotohanan ng paglathala ng dokumento sa petsa ng pagrehistro. Sa kaso ng mga hindi pagkakaunawaan, kapag ang petsa ng pagpasok sa puwersa ng pagkakasunud-sunod ay hindi nauugnay sa petsa ng pag-sign ng dokumento, ang petsa ng pagrehistro ng order sa Journal ay isang karagdagang kumpirmasyon ng pagiging legal ng mga order na inilarawan sa pagkakasunud-sunod.

Legal na balangkas para sa pagpapanatili ng talaan

Tulad ng ipinahiwatig sa itaas, ang kasalukuyang batas ay hindi nangangailangan ng mga kumpanya na magparehistro ng mga order sa Journal. Ang mga order sa accounting ay nasa pagpapasya ng pamamahala ng kumpanya, sa pagsasaalang-alang na ito, ang pamamaraan para sa pagpasok ng impormasyon sa Journal, ang form at order order nito ay tinutukoy ng bawat kumpanya nang paisa-isa. Kasabay nito, mayroong isang bilang ng mga umiiral na kilos sa regulasyon na nagbibigay ng mga rekomendasyon tungkol sa pamamaraan para sa pagpapanatili ng Journal.

Organisasyon ng order accounting

Paano bilangin ang mga order sa isang magasin

Bago ipasok ang data tungkol sa pagkakasunud-sunod sa Journal, dapat na italaga ang dokumento ng isang indibidwal na numero. Para sa kaginhawaan ng pagtatrabaho sa mga dokumento at alinsunod sa kasalukuyang mga tagubilin, ang sumusunod na sistema ng pag-numero at pag-index ay ginagamit:

1. Ang lahat ng mga order ay dapat na pinagsama sa mga pangunahing uri (pangunahing aktibidad, tauhan, pang-administratibo at pang-ekonomiyang aktibidad).
2. Batay sa uri ng pagkakasunud-sunod, ang isang index ay itinalaga sa numero ng dokumento (OS - pangunahing aktibidad, gamot - tauhan, AHD - mga aktibidad sa administratibo at pang-ekonomiya).
3. Ang mga dokumento ay binibilang sa mga digital na termino alinsunod sa mga patakaran ng patuloy na pagbilang.

Ang mga negosyo na may isang malaking kawani at isang malaking hanay ng mga dokumento, bilang panuntunan, bubuo ng karagdagang mga panuntunan sa pag-coding at pag-index. Halimbawa, ang mga order sa mga tauhan ay higit na nahahati sa mga order para sa pag-upa (Pr), pagpapaalis (UV), paglipat sa ibang posisyon (Per), atbp.

Upang higit pang mai-optimize ang daloy ng trabaho, binilang ng ilang mga negosyo ang mga order alinsunod sa petsa ng pagrehistro (ang petsa ng pagkakasunud-sunod para sa pangunahing aktibidad ay 07/14/17, ang pagkakasunud-sunod ay bilangin 140717 - OD).

Sa kabila ng katotohanan na sa kasong ito ang prinsipyo ng end-to-end number ay nilabag, ang mekanismong ito para sa pagtatalaga ng mga numero ay hindi sumasalungat sa kasalukuyang batas at maaaring magamit kung ang pamamaraan ay naayos sa mga panloob na dokumento ng regulasyon ng kumpanya.

Halimbawa Hindi.  Ang Blanc LLC ay may isang maliit na kawani at gumagamit ng isang pangkaraniwang order numbering at indexing system:

• patuloy na pag-numero alinsunod sa kronolohiya ng paglalathala ng mga order;
• index ng mga uri ng mga dokumento (OD, gamot, AHD).

Sa ika-2 kalahati ng 2017, ang "Form" ay naglabas ng mga sumusunod na mga order:

1. 07.17 alinsunod sa isang order, isang ekonomista ay tinanggap sa kawani ng LLC Blank. Ang order ay bilangin 14-LS.
2. 07.17 isang kautusan ay inisyu upang mabuksan ang isang bagong labasan (Hindi. 15-OD).
3. Sa 07.17, sa pamamagitan ng order No. 16-AHD, ang mga empleyado ay hinirang na responsable sa pagkonekta sa outlet sa network ng pagpainit ng lungsod.

Halimbawa Hindi.  Si JSC GlavStroy ay may isang malaking kawani at gumagamit ng isang espesyal na sistema ng mga pag-numero at pag-index:

• ang numero ng order ay itinalaga alinsunod sa petsa ng pag-sign ng dokumento;
• ang mga order sa mga tauhan ay nai-index sa isang espesyal na paraan (hiring - Pr, pagpapaalis - Uv, paglipat sa ibang posisyon - Per).

Noong Hulyo 2017, inilabas ng GlavStroy JSC ang mga sumusunod na order:

• 07.17 isang technologist ng production workshop ang tinanggap (order No. 130717-PrR);
• 07.17 ang punong ekonomista ng departamento ng pagpaplano ay tinanggal sa kanyang sariling malayang kalooban (order No. 140717-UV);
• 07.17 isang empleyado ng benta ang inilipat sa posisyon ng pinuno ng kagawaran (order No. 150717-Per).

Paano maglabas ng isang Order Log

Sa pangkalahatan, ang Order Accounting Journal ay natipon para sa isang panahon ng isang taon, iyon ay, ang impormasyon sa mga order na nilagdaan at ipinasok sa puwersa sa taon ng kalendaryo ay ipinasok dito. Sa kaso ng isang malaking kumpanya na may malaking daloy ng trabaho, ipinapayong para sa mga naturang samahan na magsimula ng isang bagong Journal tuwing anim na buwan o quarterly.

Ang bagong Journal ay dapat mailabas ng isang pahina ng pamagat, na nagpapahiwatig:

• pangalan ng kumpanya;
• pangalan ng dokumento;
• pagsisimula at pagtatapos ng mga petsa ng Journal;
• Pangalan at posisyon ng taong responsable sa pagpapanatili ng Journal.

Sa pagtatapos ng panahon na ipinahiwatig sa pahina ng pamagat, ang dokumento ay dapat na flashed alinsunod sa pangkalahatang mga kinakailangan, ibig sabihin, ipahiwatig ang bilang ng mga sheet, i-seal ito.

Ang pamamaraan para sa pagpasok ng data sa Order Journal

Ang bawat negosyo ay may karapatan na nakapag-iisa na bumuo at gumamit ng form ng Journal. Gayunpaman, bilang isang patakaran, ang dokumento ay napuno sa anyo ng isang talahanayan at naglalaman ng mga sumusunod na data:

1. Serial number. Dahil ipinapalagay ng Journal ang isang pagkakasunud-sunod na pagpasok ng impormasyon at pagtatapos ng pagbilang, ang lahat ng mga order na nakalarawan sa Journal ay dapat magkaroon ng kanilang sariling serial number.
2. Petsa ng dokumento. Ang petsa ng pag-sign ng pagkakasunud-sunod ng ulo at pagpasok sa puwersa ng dokumento ay ipinasok sa haligi. Ang petsang ito ay ang criterion para sa pagpapanatili ng isang kronolohikal na tala.
3. Bilang ng dokumento. Ang mga order ay bilangin ayon sa pamamaraang inaprubahan ng samahan. Ang buong numero ng order (kabilang ang index) ay nakapasok sa Journal.
4. Paglalarawan ng dokumento. Ang haligi ay naglalaman ng isang buod ng pagkakasunud-sunod (Sa pagtatatag ng isang serbisyo sa pagsubaybay sa pananalapi, Sa isang paglalakbay sa negosyo, Sa pagpapalabas ng mga damit sa trabaho.
5. May pananagutan sa pagpapatupad. Ang teksto ng pagkakasunud-sunod ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa taong ipinagkatiwala sa tungkulin na isagawa ang utos. Ang data sa responsableng tao (pangalan, posisyon) ay dapat ilipat sa Journal.
6. Mga pamilyar na tao. Ang haligi ay dapat maglaman ng data sa mga taong kailangang maging pamilyar sa pagkakasunud-sunod (halimbawa, lahat ng mga empleyado, empleyado ng isang partikular na departamento, mga taong may hawak na mga posisyon, mga tiyak na empleyado - sa pangalan at apelyido).

Halimbawang Order Log

Noong Agosto 2017, inilabas ng Globus LLC ang mga sumusunod na order:

• 08.17 - sa paglikha ng isang bagong linya ng produkto;
• 08.17 - sa paggawa ng mga pagbabago sa talahanayan ng staffing;
• 08.17 - sa gawaing pang-organisasyon na may kaugnayan sa paglipat sa isang bagong tanggapan.

Ang mga order ay bilang ayon sa panloob na pagkakasunud-sunod. Ang order book ay isinaayos tulad ng sumusunod:

Mga responsableng tao para sa pagpapatupad

Sa kaso ng paggamit ng Order Journal, pinangangasiwaan ng pamamahala ng samahan ang taong responsable para sa pagpapanatili, disenyo, imbakan at tahi. Sa pangkalahatan, ang isang empleyado ng departamento ng mga tauhan ay kumikilos tulad ng isang tao. Kung ang Journal ay pinapanatili ng isang maliit na kumpanya, ang accountant ay maaaring maging responsableng empleyado.

Ang taong responsable sa pagpapanatili ng dokumento ay dapat na ipahiwatig sa panloob na dokumento ng regulasyon (sa Pamamaraan ng Accounting Accounting). Maipapayo na huwag ipahiwatig hindi ang pangalan ng tukoy na empleyado, ngunit ang posisyon, dahil sa kasong ito, sa pag-alis ng empleyado, ang kanyang mga tungkulin ay ililipat sa kapalit.

Mga karaniwang pagkakamali sa disenyo ng journal ng pag-order

Sa ibaba ay isasaalang-alang namin ang TOP-3 karaniwang mga pagkakamali na ginawa kapag pinapanatili ang Order Journal.

Error number 1.  Ang pagkakasunud-sunod ng pagpapanatili ng Journal of Order ay hindi naayos ng mga panloob na dokumento ng regulasyon.

Pagkamali # 2.  Pinangunahan ni SP ang Journal nang walang pagkabigo.

Walang mga obligasyon na panatilihin ang isang journal ng order para sa lahat ng mga kumpanya at negosyante, kalayaan mula sa ligal na istraktura, saklaw ng aktibidad, bilang ng mga empleyado, atbp. Kaya, ang pangangailangan para sa isang Journal para sa SP ay nananatili sa pagpapasya ng negosyante.

Pagkamali # 3.  Walang taong may pananagutan sa pagpapanatili ng Journal.

Ang panloob na dokumento na kumokontrol sa pangkalahatang mga patakaran para sa pagpuno at pagpuno ng Journal ay dapat isama ang taong responsable sa pagpapanatili ng dokumento. Ang nasabing tao, bilang panuntunan, ay isang kinatawan ng serbisyo ng tauhan, ngunit sa pagpapasya ng pamamahala, ang responsibilidad ay maaaring magpahinga sa ibang mga empleyado. Ang responsableng empleyado ay itinalaga ng mga obligasyong magdisenyo, punan, iimbak at itahi ang Journal.

Pangunahing "Tanong - sagot"

Tanong bilang 1.  Maaari ba akong panatilihing elektroniko ang isang Journal?

Ang form ng pagpapanatili ng Journal, pati na rin ang pamamaraan para sa pagpuno nito, ay hindi naayos ng batas. Samakatuwid, sa pagpapasya ng samahan, ang talaarawan ay maaaring itago sa elektronikong anyo. Ang electronic file form at ang mekanismo para sa pagpasok ng impormasyon sa ito ay binuo at inaprubahan ng kumpanya nang paisa-isa. Bilang isang patakaran, ang electronic form ng Journal ay ginagamit sa mga malalaking kumpanya at sa mga samahan na kung saan ipinatupad ang pamamahala ng dokumento sa elektronik. Ang form na ito ay makabuluhang binabawasan ang oras na ginugol sa pagpuno ng Journal at kasunod na trabaho sa mga dokumento.

Tanong bilang 2.  Posible bang ipahiwatig ang buong pangalan ng empleyado na responsable sa pagpapanatili ng Journal sa Pamamaraan ng Accounting Accounting?

Ang indikasyon ng pangalan ng isang tiyak na empleyado bilang ang taong responsable sa pagpapanatili ng Journal ay hindi sumasalungat sa kasalukuyang batas. Bukod dito, ang pamamaraang ito ng paghirang ng isang taong namamahala ay hindi ang pinaka-makatuwiran. Sa katunayan, kapag ang isang empleyado ay tinanggal o inilipat sa ibang posisyon ng samahan, kakailanganin itong baguhin ang Pamamaraan. Sa kasong ito, ipinapayong magpahiwatig ng isang tukoy na posisyon kung saan itinalaga ang responsibilidad (halimbawa, isang nakatatandang espesyalista sa departamento ng accounting ng tauhan).

Tanong bilang 3.  Posible bang magrehistro ng mga order hindi ayon sa sunud-sunod na pag-sign, ngunit ayon sa petsa ng pagpasok sa puwersa?

Ang paggamit ng pamamaraang ito ay hindi ipinagbabawal. Sa kasong ito, ang haligi na "Petsa ng pagpasok ng puwersa ng dokumento" ay dapat idagdag sa Journal at ang pagkakasunud-sunod na pagkakasunud-sunod ay dapat mailapat sa petsang ito. Gayunpaman, ipinapakita ng kasanayan na ang gayong mekanismo sa pagrehistro ay hindi ang pinaka-maginhawa at lubos na kumplikado ang paghahanap at kasunod na trabaho sa mga dokumento.

Isang click na tawag