Формирование личных дел в архив. Как оформить личные дела работника в архив

Период сохранения документации относительно бывшего персонала зависит от характера сведений. Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников? По действующему ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ бумаги по личному составу оставляют в архиве на 75 лет. Документы на персонал, уволенный после 1 января 2003 года, остаются в архиве на 50 лет.

Как формируется личное дело работника

Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 регламентирует порядок сбора сведений о персонале. В состав документации, необходимой работодателю, входит:

• Анкета, резюме, характеристики и личный листок по учету кадров.
• Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
• Сведения от аттестации.
• Трудовой контракт.
• Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

Личное дело уволенного сотрудника, сформированное по принципу досье, остается в кадровой службе организации до конца календарного года. В течение 3 лет с момента увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив компании.

Хранение личных дел уволенных сотрудников в архиве осуществляется при наличии годовой описи. Уполномоченный кадровый специалист составляет перечень работников, уволенных в определенном году. На обложке дела проставляется год прекращения трудовых отношений.

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Этот период исчисляется с момента завершения календарного года, когда был уволен гражданин. Согласно сложившейся практике архивного дела сроки хранения личных дел уволенных работников начинают считать с 1 января.

Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 устанавливает конкретные периоды, в течение которых документы обязательно должны находиться в архиве. Согласно закону, сроки хранения личных дел уволенных работников составляют:

• 75 лет – для личных карточек лиц, ушедших с должности до начала 2003 года.
• 50 лет – для личных карточек граждан, прекративших трудовые отношения позднее 1 января 2003 года.
• 75 лет – для выездных дел тех работников, которые были командированы за границу.
• 75 лет – для данных о доходах, имуществе и обязательствах гражданских служащих.
• 5 лет – для характеристик и резюме специалистов.
• 75 лет – для данных о вопросах реабилитации.
• 3 года – для документов о лицах, не принятых на работу.
• 75 лет – для подлинных экземпляров личных документов (аттестатов, трудовых, дипломов, свидетельств, удостоверений).
• 5 лет – для бумаг, не вошедших в состав личных дел (заявлений, справок, докладных, служебных записок).
• 75 лет – для актов приема-передачи личных дел государственных служащих при переводе.
• 75 лет – для документов о субъекте персональных данных (уведомлений, согласий на обработку информации).

Правила использования архивной информации

Государственные служащие, юридические и физические лица несут обязанность обеспечивать сохранность сведений о бывшем персонале в течение регламентированных периодов. Граждане и представители компаний могут подавать запросы и обращения для доступа в архив личных дел уволенных работников.

Кадровые специалисты бесплатно предоставляют копии и справки документов, связанных с социальными и пенсионными вопросами, получением льгот и компенсаций. Данные могут использоваться в качестве вещественных доказательств. После применения изъятые документы обязательно возвращаются собственнику или владельцу.

Архивная информация может передаваться в виде электронных документов. В отдельных случаях специалисты библиотек, музеев, научных организаций, государственных органов публикуют справочно-информационные издания.

Документы, регламентирующие работу при передаче дел в архив организации

Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи (п. 23 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2). Они должны быть подшиты в твердую обложку из картона на 4 прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (сколки, скрепки, булавки и т.п.) должны быть удалены из дел.

Также в архив организации передают дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (п. 204 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4).

Алгоритм действий при передаче дел по личному составу в архив организации

Шаг 1. Составляем описи дел.

Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел, составленным структурными подразделениями или работниками, ответственными за соответствующие направления деятельности, под методическим руководством архива организации.

Образец оформления описи дел по личному составу, включающей личные дела уволенных работников, смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.

Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и сданы в архив организации в течение следующего делопроизводственного года. Это значит, что раздел описи, включающий дела, законченные делопроизводством в 2009 г., должен быть составлен и утвержден руководителем организации не позднее 31 декабря 2011 г.

В опись дел по личному составу включаются дела, срок хранения которых превышает 10 лет (приказы о приеме на работу, личные дела, личные карточки и др.). Дела с другими документами по личному составу в опись не включаются (например, приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировании работников, графики отпусков, переписка по кадровым вопросам и т.д.).

Описи на дела по личному составу составляют во всех структурных подразделениях организации, в которых образуются соответствующие дела. Такие описи кроме кадровой службы могут составляться в бухгалтерии на дела, которые включают лицевые счета, при их отсутствии - на ведомости на выдачу заработной платы.

На основании описей дел структурных подразделений дела по личному составу передают в архив организации.

Сведения, описывающие каждое из дел, включенных в опись, составляют описательную статью, которая содержит:

Порядковый номер;
- индекс дела;
- заголовок дела (тома, части);
- дату дела (тома, части);
- количество листов в деле (томе, части);
- срок хранения дела (тома, части);
- примечание.

Графы описи заполняют в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела.

Правила составления описи дел

При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие правила:

Каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
- порядок нумерации дел в описи - валовой. Это значит, что нумерация включенных в нее дел продолжается из года в год. Например, если в годовой раздел сводной описи дел по личному составу за 2009 г. были включены дела с № 1 по № 30, то валовая нумерация дел в годовом разделе сводной описи за 2010 г. начнется с № 31;
- заголовки дел вносят в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
- графы описи заполняют в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись нескольких дел подряд с одинаковыми заголовками заголовок первого дела указывают полностью, а заголовки последующих дел обозначают словами «То же». При этом другие сведения о делах вносят в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок дела воспроизводят полностью);
- если в деле сформированы документы за несколько лет, то дело относится к тому году, в котором оно начато. При этом в конце годовых разделов сводной описи дел каждого последующего года, в течение которого дело продолжалось в делопроизводстве, делают примечание: «Документы за 2010 год см. также в описи № 3/2009 за 2009 год, дела № 5, 7, 15»;
- дела, начатые в одной организации, а законченные в другой (например, при реорганизации), вносят в сводную опись под тем годом, в котором они поступили в организацию, закончившую их делопроизводством;
- графу описи «Примечание» используют для отметок о передаче дел в архив организации, о делах, принятых из других структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об особенностях физического состояния дел и т.п.

Все дела, включаемые в опись, должны быть систематизированы, т.е. расположены в определенном порядке, облегчающем их поиск. Для систематизации дел по личному составу в сводной описи необходимо применять хронологический принцип. Он предполагает составление разделов сводной описи на каждый год.

Заголовки дел в годовом разделе систематизируют по номинальному принципу, т.е. по названиям видов документов или дел в следующей последовательности:

Приказы по личному составу;
- карточки по учету личного состава;
- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по заработной плате);
- личные дела уволенных работников;
- невостребованные трудовые книжки;
- акты о расследовании несчастных случаев и документы к ним.

Личные дела уволенных работников выделяют в отдельный подраздел годового раздела сводной описи дел по личному составу. Они систематизируются в описи по алфавиту фамилий; фамилию, имя и отчество указывают в именительном падеже. По алфавиту фамилий систематизируют в описи также дела с личными карточками.

Несколько личных дел уволенных работников могут быть сформированы в одно дело. При этом на обложку такого дела выносится заголовок:

«Личные дела уволенных работников
с буквы «Д» по букву «Ф».

В крупных организациях, в которых дела по личному составу образуются в различных структурных подразделениях, при составлении годовых разделов сводной описи дел необходимо использовать структурный принцип. В этом случае заголовки дел по личному составу располагают в годовом разделе в следующей последовательности:

Кадровая служба
1. Приказы по личному составу.
2. Личные карточки уволенных работников.
3. Личные дела уволенных работников.
4. Невостребованные трудовые книжки.

Бухгалтерия
5. Лицевые счета работников по заработной плате.

Годовые разделы формируют в хронологической последовательности, составляя сводную опись дел по личному составу. В организациях с небольшим объемом дел по личному составу вместо годовых разделов разрешено составлять сводную опись дел за несколько лет. Это делают также в организациях, в которых по каким-либо причинам не составлялись годовые разделы. В таком случае сводную опись дел составляют по хронологическому (в бесструктурных организациях) или хронологически-структурному принципу.

Допустимо составление самостоятельных описей дел на отдельные категории дел по личному составу, например на личные дела, личные карточки. В такой сводной описи личные дела и карточки располагают по алфавиту фамилий уволенных работников.

В конце каждого годового раздела сводной описи дел по личному составу за последней описательной статьей делают итоговую запись (если опись составлена сразу за несколько лет, то итоговую запись составляют в конце последней за эти годы описательной статьи). В ней цифрами и прописью в круглых скобках указывают фактическое количество дел, включенных в раздел, первый и последний номера дел, отражают особенности нумерации (наличие пропущенных и литерных номеров и т.п.). Итоговую запись подписывает составитель раздела, указывая свою должность и дату составления.

Поединичный и суммарный учет дел по личному составу

Описи дел являются первичными учетными документами для поединичного и суммарного учета дел по личному составу. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом самостоятельного номера. На обложке каждого дела проставляют шифр дела, в который входят номер фонда, номер описи и номер дела по описи.

Суммарный учет дел фиксируют в итоговой записи к описи, которая помещается в ее конце. Каждое изменение количества дел в описи, если происходило их выбытие или поступление, отражают в итоговой записи.

После этого составляют новую итоговую запись к описи, которую заверяет своей подписью работник архива, вносящий запись. При выбытии дел из описи в графе «Примечание» на уровне каждого выбывшего дела делают отметку «Выбыло» (или «Утрачено»).

Описи дел структурных подразделений имеют порядковые номера. Номер описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись.

Буквенное обозначение номеров описи дел

К номеру описи дел по личному составу добавляется буквенное обозначение «лс», а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения - «в».

Индекс описи дел по личному составу кадровой службы состоит из номера, присвоенного кадровой службе согласно номенклатуре дел, начальных букв наименования категории документов, включенных в опись («л/с» - личный состав), а также года, в котором заведены дела, включенные в опись.

Пример

№ 2 л/с-2011, где 2 - номер раздела кадровой службы по номенклатуре дел, л/с - обозначение категории дел, 2011 - год, в котором были заведены дела.

Шаг 2. Составляем график передачи дел в архив и согласовываем его с руководителями структурных подразделений.

Дела передают в архив организации по утвержденному графику. Форма графика произвольная. Его составляет заведующий архивом или лицо, ответственное за архив, далее он согласовывается с руководителями структурных подразделений.

ШАГ 3. Передаем согласованный график на подпись и утверждение руководителю организации.

Шаг 4. Проверяем правильность формирования и оформления дел, подлежащих передаче в архив организации.

При приеме-передаче дел в архив необходимо проверить правильность формирования и оформления дел (оформление личных дел должно быть осуществлено кадровой службой организации (специалистом по кадрам)), соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные в ходе проверки недостатки, неточности устраняют структурные подразделения.

От редакции:
Подробно о формировании и оформлении дел читайте в журнале «Я - специалист по кадрам», 2011, № 22, с. 12.

Шаг 5. Производим передачу дел в архив

Передачу в архив дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения осуществляем параллельно с передачей дел по личному составу. Напомним, что дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передают и по истечении сроков временного хранения они подлежат уничтожению.

Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации в исключительных случаях допускается по решению руководителя организации. Это решение следует оформить приказом руководителя организации, который будет являться приказом по основной деятельности. Передача таких дел в архив осуществляется по согласованию с архивом организации по номенклатуре дел. Отметим, что эти документы передаче в архив в обязательном порядке не подлежат, т.е. если будет принято такое решение и архив согласится, то дела будут переданы по номенклатуре.

Дела передают в архив организации в присутствии работника структурного подразделения, от которого они передаются. Опись составляют в 2 экземплярах, в которых в графе «Примечание» на уровне каждого заголовка дела проставляют отметки о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указывают:

Количество фактически принятых в архив дел;
- дату приема-передачи дел;
- наименования должностей, подписи и расшифровку подписей передавшего дела и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.

Дела, передаваемые в архив ежегодно, составляют годовые разделы сводных описей дел. Документы по личному составу включают в соответствующий годовой раздел сводной описи дел по личному составу. На основании такой описи дел в архиве организации осуществляют поиск документов, необходимых для выдачи справок о стаже работы и заработной плате.

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота

Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые. Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись. В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится. Заключение Если вы индивидуальный предприниматель, то личные дела на своих сотрудников можете не вести. Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

Процедура хранения требует следования таким правилам:

• Все личные дела на сотрудников ведутся на бумаге и складываются в папки с последующей прошивкой и нумерацией
• На обложках каждой вновь сформированной папки проставляются порядковые номера и количество находящихся там дел
• В отделе кадров текущему хранению подлежат только папки с документами фактически работающих сотрудников
• Все папки с бумагами уволенных следует сдать в архив и хранить их по датам и внутри дат по алфавиту по возможности

ВАЖНО: текущее и архивное хранение должны быть организованы в специальных шкафах, не доступных влаге и огню. Сроки хранения личных дел уволенных работников Период, в течение которого обязательно хранить документы, определяет законодатель.

Как правильно подготовить личное дело уволенного сотрудника к архивированию?

Внимание

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Архивация личных дел уволенных сотрудников

Помощь: Подготовка личных дел, оформленных с нарушениями, к сдаче в архив - некоторые личные дела отсутствуют; - на работников, которые работали по совместительству, а впоследствии принимались на постоянную работу, не были заведены новые дела. Устранить некоторые нарушения (например, получить заявление от работника, который уже давно уволен) не представляется возможным.

Как поступить сотрудникам подразделений при подготовке таких дел к сдаче в архив? Какие документы необходимо оформить? Должны ли быть сделаны какие-то отметки в личных делах, оформленных с нарушениями? - подшивку или переплет; - нумерацию листов; - составление заверительной надписи; - составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях); - оформление реквизитов обложки дела.
Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела. Журнал регистрации: как вести Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников.

Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. Содержание каждой графы можно менять в зависимости от организации.

В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.

Важно

Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания». Электронное личное дело Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков. Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства.

Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

Условия хранения документов Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы).

Архив личных дел уволенных работников

В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора.

Такой порядок следует из пунктов 3.5.3 и 3.6.18 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления (п.

3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Хранение личных дел В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.

Госархив как сдать личное дело работника

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. 3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. 3.6.6.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела. 3.6.8.

Оформление личных дел уволенных во внутренний архив

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель дела подписывается его составителем.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

Формирование дел И вести ее следует вплоть до увольнения сотрудника. Далее передается в архив на хранение. Уничтожать данный документ нельзя на протяжении определенного времени.

Обязательно или необязательно? Уже было сказано, что сотрудников вести совсем не обязательно. Но на любом уважающем себя предприятии есть подобного рода документация. Когда формирование досье обязательно, а когда нет? Законодательно нигде не прописываются правила по этому вопросу. Ведение личного дела сотрудника Личное дело состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике и о его трудовой деятельности (если речь идёт о студенте, то сведения о его обучении). руководители и их заместители; ведущие специалисты; материально ответственные работники (кассиры, кладовщики и т.д.); работники с перспективой повышения в должности и др.

Инструкция

Для передачи дела уволившегося сотрудника в архив разложите документы в обратном хронологическом порядке. Это означает, что при трудоустройстве вы составляли личное дело, первым листом которого являлось заявление о приеме на работу. При передаче дела в архив первым листом будет заявление об увольнение.

Подшивая личное дело сотрудника, одновременно составляйте опись подшиваемых документов. В личное дело для передачи в архив подшейте все имеющиеся документы: анкету или резюме, копии документов об образовании, копии приказов о приеме на работу, увольнении и иных приказов, которые издавались в процессе работы сотрудника. Это могут быть приказы о повышении или понижении зарплаты, о переводе, об исполнении дополнительных обязанностей и т.д. Также приложите все справки, которые когда-либо предъявлял сотрудник в вашу организацию, копию трудового договора, дополнительные соглашения, нормативные акты, относящиеся к работе сотрудника.

Подшейте дело в папку скоросшивателем, пронумеруйте все листы в правом верхнем углу. Делать это необходимо простым карандашом. Сверху подшейте опись, подпишите папку, поставьте буквенный код по начальной букве фамилии сотрудника, а также на переплете папки крупными цифрами год увольнения с вашего предприятия.

Учет года увольнения вы можете проводить по одному сотруднику или по нескольким, уволившимся в один год. Если вы проводите учет по нескольким сотрудникам, то сложите все папки личных дел в одну общую папку и подпишите год увольнения на переплете. В одной папке можно хранить не более 250 листов. Каждое комплексное дело формируйте не только по году увольнения, но и по алфавиту фамилий.

При передаче всех дел в архив составьте сдаточную опись. В первой графе укажите порядковые номера дел, во второй индексы всех дел по номенклатуре. Третья графа заполняется по наименованию заголовков, четвертая – по датам, пятая – по количеству листов, шестая – по срокам хранения, седьмую графу вы можете заполнить, если имеются примечания или дополнения.

Обратите внимание

Личные дела сотрудников хранятся в архиве в течение 75 лет с момента поступления. При необходимости из них выдаются справки для оформления пенсии, подтверждения стажа или иных сведений, но только лично уволившемуся сотруднику или по постановлению суда.

Подготовка и сдача дел в архив – неотъемлемая часть документооборота. Их оформление начинается в организации с момента заведения документов, а заканчивается передачей в архив по окончании календарного года или сроков хранения. В некоторых случаях дела хранятся дольше одного года. К ним относятся, например, документы, касающиеся кадрового учета.

Инструкция

Чтобы процедура дел в архив не заняла времени, следует соблюдать их оформления во время текущего документооборота. При передаче дел в архив на постоянное или временное хранение нужно сброшюровать документы, пронумеровать листы, завершительную надпись, если это предусмотрено рабочими инструкциями, а также составить внутреннюю опись.

При этом на титульном листе сдаваемого в архив дела указывается наименование организации или предприятия, индекс в соответствии с номенклатурой дел, отмечается дата открытия и закрытия дела, а также срок хранения.

Документы, подлежащие сдаче в архив, подшиваются в отдельную папку с твердой обложкой. Если документ имеет особую , его, как правило, не прошивают, а вкладывают в файл или конверт и прилагают к делу. В конце прошитого и пронумерованного дела помещается заверительный лист, а в начале – внутренняя опись. При этом толщина дела не должна превышать 40 мм, а количество листов не должно быть более 250.

На дела, которые хранятся в архиве постоянно, а также временно, но не менее 10 лет, составляется опись для передачи дел в архив. При этом на документы, которые имеют отношение к кадровому учету, составляется отдельная опись. В нее вносятся наименования дел, каждому из которых присваивается порядковый номер, а также указывается номенклатурный шифр. Описи делаются в двух экземплярах, если дела остаются в архиве организации. Если дела подлежат передаче в государственный архив, экземпляров должно быть четыре.

Дела, которые подлежат хранению после их завершения менее 10 лет, могут сдаваться в архив по усмотрению руководства организации. Необходимость сдачи дел будет зависеть от загруженности архива, частоты обращения к старым документам и т.д.

Источники:

• как сдать документы на регистрацию

Огромным и отдельным участком архивной работы считаются те вопросы, которые касаются оформления документов к их сдачи в архив организации. Именно поэтому они заслуживают серьезного внимания, так как при проведении этой стадии работы с документами зачастую совершаются разные методические и практические ошибки, которые в будущем могут вызвать негативные последствия в работе архива.

Инструкция

Все работы, которые касаются передачи в архив документов, включая бумаги личного состава, принято подразделять на следующие стадии:- прежде всего необходимо провести формирование документов в текущем производстве и после его окончания;
- после формирования дел их надо оформить в соответствии со всеми установленными правилами;
- затем проведите экспертизу ценности и подготовьте к архивному хранению;
- проведите опись всех документов, передающихся в архив организации;
- на последнем этапе произведите передачу официальных в архив организации.

Сначала следует провести правильное формирование документов, относящихся к личному составу в определенные комплексы, то есть в дела. В специальные папки следует формировать такие официальные бумаги, как приказы по разнообразным сторонам деятельности сотрудников компании, по личному составу, которые имеют разные временные рамки, отведенные для их хранения. Данный этап необходимо , потому что некоторая часть приказов, которые касаются личного состава, посвящена исключительно действительным вопросам, влияющим на место работы, а также сотрудников и перемещение по рабочей должности. Такой вид бумаг необходимо хранить в архиве предприятия не меньше семидесяти пяти лет. Вместе с этим, наибольшая часть приказов, которые относятся к составу личному, оперативные вопросы деятельности работников компании: приказы о командировках, по дежурствам, и так далее. Такие документы следует хранить в течение пяти лет. Для удобства пользования поиском и облегчения работы в разные дела следует формировать бумаги пятилетнего периода и семидесяти пятилетнего срока.

Необходимо правильно сформировать лицевые счета работников предприятия и всех служащих, которые касаются данных об оплате труда строго в алфавитном порядке. Все бумаги в личных папках следует располагать только в хронологическом порядке по дате их поступления. Также необходимо на все бумаги, расположенные в папке, составить архивную опись, которая содержит такие реквизиты, как:- наименование бумаги;
- порядковый номер бумаги, включенного в опись;
- количество листов в документе;
- дата и номер документа (если в этом есть необходимость);
- итоговая запись о количестве листов бумаг, включенных в личное дело;
- примечание.

Видео по теме

Сжатие программ, папок и файлов помогает сократить их размер без потери данных, поэтому сжатые файлы и папки занимают на локальных и съемных дисках меньше пространства. Делается это с помощью программы-архиватора. Чтобы создать архив с нуля, потребуется наличие соответствующего приложения.

Вам понадобится

• - Архиватор

Инструкция

Установите на свой компьютер архиватор. На сегодняшний день мощным инструментом для создания архивов считаются программы WinRar и 7-Zip. Данные приложения устанавливаются автоматически. Запустите файл.exe и следуйте инструкциям установщика, чтобы инсталлировать приложение на свой жесткий диск.

Выберите файлы, которые вы хотите поместить в архив. Выделите их и кликните на любом значке в группе выделенных файлов правой кнопкой мыши. Из выпадающего меню выберите команду «Добавить в архив», кликнув по ней левой кнопкой мыши – откроется новое диалоговое окно, в котором вам необходимо будет задать определенные параметры.

На вкладке «Общие» введите в пустое поле «Имя архива» его будущее название, выберите формат архива – ZIP или RAR. Некоторые операционные системы с трудом читают формат.rar, поэтому, если вы собираетесь отправить архив другому пользователю и не уверены, сможет ли он его открыть, лучше выберите формат.zip. В поле «Метод сжатия» с помощью выпадающего списка установите нужное значение.

Для создания обычного архива данных настроек будет достаточно. Нажмите на кнопку ОК и дождитесь, пока выделенные вам файлы запакуются в архив. Если вы хотите выставить дополнительные настройки, перемещайтесь по соответствующим вкладкам и меняйте значения в нужных вам полях.

Чтобы добавить файл в уже созданный архив, подведите курсор к файлу, который необходимо добавить. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместите его к значку архива. Когда появится символ «+», отпустите кнопку мыши. Файл будет добавлен в архив. Другой способ: откройте только что созданный архив и таким же способом поместите в него нужный файл, ответив утвердительно на запрос системы.

Чтобы удалить из готового архива ненужный файл, откройте архив, выделите удаляемый файл и нажмите клавишу Delete. Подтвердите свой выбор. То же самое можно сделать, если кликнуть по имени файла правой кнопкой мыши и выбрать в выпадающем меню команду «Удалить файлы». Подтвердите действие, закройте архив.

Личные дела. В личных делах все документы располагаются только в хронологическом порядке их поступления. На все документы, содержащиеся в личном деле, в обязательном порядке составляется внутренняя опись, которая содержит следующие реквизиты:

• порядковый номер документа, включенного в опись;
• номер и дата документа (если это необходимо);
• наименование документа;
• количество листов в документе;
• примечание;
• итоговая запись о количестве документов личного дела.

Примерный порядок расположения документов в личном деле таков: внутренняя опись документов дела, листок по учету кадров или анкета, заявление о приеме на работу, автобиография, заверенные копии личных документов, заверенные копии приказов о приеме, назначении, перемещении, должностные обязанности, документы по аттестации и т.д.

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

Описи дел сдаваемых в архив По окончании приема дел при сдаче документов в архив заведующий архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах Акта приема сдачи документов в архив. Вторые экземпляры возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве.

Окончание сдачи документов в архив завершается заполнением учетных документов. В государственные архивы передаются документы после истечения сроков хранения, но бывают случаи досрочной передачи документов.

Примером досрочный сдачи архива может быть сдача архива на бесплатное хранение при ликвидации (банкротстве) и наоборот, материалы могут быть оставлены на дополнительный срок.

Архив документов

На основании положения статьи 9 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» документация негосударственной организации считается ее частной собственностью. Однако при ликвидации организации обязательным условием является сдача документов на хранение в архив.

Важно

Данное мероприятие проводится и в случаях реорганизации, когда осуществляется передача документации правопреемнику (срок передачи дел в обоих случаях - два месяца). Также нужно передавать на ведомственное хранение дела с периодичностью примерно раз в 3 года.

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
• внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);
• составление и оформление описи дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

• не проводить систематизацию документов в деле;
• не нумеровать листы дела;
• не составлять заверительные надписи;
• не прошивать (не брошюровать).

Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.

Сдача документов в архив

Далее наступает черед прошивки, переплета и оформления обложки, в которой должны быть указаны название организации, подразделение, номер дела и тома, заголовок, дата заведения, дата закрытия дела. Готовые дела вносятся в описи, составляемые для каждого вида дел по отдельности (личного состава, постоянного и временного хранения) в минимум трех экземплярах.

Один экземпляр описи передается на хранение в структурное подразделение для подтверждения сдачи дел в архив. 4) Обеспечение их сохранности. До момента передачи в архив хранение подготовленных дел осуществляется специалистами делопроизводственной службы самой организации, которые несут за них ответственность.

Для их хранения требуется наличие запирающихся шкафов, которые не допускают попадания света и пыли на документацию. Расположение дел осуществляется на основании номенклатуры дел, которая располагается на внутренней стороне шкафа.

3.6. требования к оформлению дел, принимаемых в архив

Внимание

Расчетно-платежные ведомости формируются с учетом порядка их ведения в бухгалтерии организации, т.е. либо в одно дело за весь год, либо по месяцам, либо по всей организации, либо по каждому структурному подразделению. Лицевые счета по заработной плате группируются в дело за определенный год и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям.

Иллюстрированный самоучитель по кадровому учету и делопроизводству

В течении 75 лет осуществляется хранение документации, в которой зафиксированы льготы граждан, социальные выплаты (аттестационные заключения, личные дела, карточки, трудовые договора и иные.). На протяжении 5 лет сохраняется табели учета рабочего времени, документация о командировки и пр.

Этапы подготовки документов перед сдачей на архивное хранение 1) Экспертиза практической и научной ценности документации Данное мероприятие производится специально созданной комиссией, в число которой обычно входят представители бухгалтерии, кадровой службы и архивист. Задачей членов комиссии является полистный осмотр документов, в ходе которого происходит разграничение документации по трем категориям:

• Для передачи в архив. В архив отправляются дела по личному составу, постоянного и временного хранения со сроком от 10 лет.
• Для хранения в структурных подразделениях компании.

3. оперативное хранение документов

Опись дел службы кадров подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации и утверждается руководителем службы кадров. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно. Одобренные ЭК организации акты утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего учреждения государственной архивной службы описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Сдача документов в архив организации подразумевает выявление документов с временным сроком хранения меньше 10 лет.

• Для уничтожения.

В ходе полистного осмотра также происходит выявление недостатков, подлежащих устранению. Затем оформляются протоколы, в которых утверждаются описи на хранение либо уничтожение.

По периодичности заседания комиссии специально оговоренных сроков нет, оптимальный вариант - раз в год. 2) Оформление архивных дел. Под оформлением дел понимаются работы по их учету, нумерации листов, а также составлению заверительной надписи с внутренней описью документации.

Для оформления дел временного хранения используется упрощенная схема (проверка их наличия, предварительная систематизации, передача в архив). Нумерация и подшивка не требуются.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела.
Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.