سبع طرق سهلة لرفض الشخص. الرفض المهذب: كيف تقول لا للناس الطيبين
في كثير من الأحيان ، يقول الناس نعم عندما يرفضون بسرور. يمكننا أن نقول لا ونأسف لذلك لبضع دقائق ، أو يمكننا أن نقول نعم ونأسف لذلك لأيام أو أسابيع أو شهور أو حتى سنوات.
السبيل الوحيد للخروج من هذا الفخ هو أن تتعلم أن تقول لا. استخدم العبارات والأساليب لتعلم الرفض بأمانة.
"دعني أتحقق من جدولك الزمني"
إذا كنت توافق غالبًا على طلبات الآخرين ثم تضحي بمصالحك لصالح شؤون الآخرين ، فتعلم استخدام عبارة "دعني أتحقق من جدول أعمالي أولاً". سيعطيك هذا الوقت للتفكير في الاقتراح واستعادة السيطرة على قراراتك ، بدلاً من الموافقة على أي طلب.
لينة "لا" (أو "لا ، ولكن")
من أجل عدم الإساءة إلى شخص ما ، يمكنك تأجيل اقتراحه إلى أجل غير مسمى. على سبيل المثال ، إذا تمت دعوتك لتناول القهوة ، فيمكنك الإجابة "أنا أعمل في مشروع الآن. لكني سأكون سعيدا لمقابلتك بمجرد أن أنهيها. اسمحوا لي أن أعرف ما إذا كنت متفرغًا في نهاية الصيف ".
يعد البريد الإلكتروني طريقة جيدة لتعلم قول "لا ، ولكن" لأنه يمنحك القدرة على التفكير وإعادة كتابة حالات الرفض بأكبر قدر ممكن من الرشاقة.
وقفة محرجة
بدلاً من أن يسيطر عليك التهديد بالصمت المحرج ، كن صاحبها. استخدمه كأداة. يعمل هذا وجهاً لوجه فقط ، ولكن عندما يُطلب منك شيئًا ما ، توقف مؤقتًا. عد إلى ثلاثة قبل اتخاذ قرارك. أو إذا شعرت بالجرأة ، فانتظر حتى يملأ الشخص الآخر الفراغ الذي نشأ.
استخدم الردود التلقائية في بريدك الإلكتروني
الحصول على إجابة تلقائية عندما يسافر شخص ما أو يتغيب عن المكتب أمر طبيعي ومتوقع. في الواقع ، هذا هو أكثر ما يمكن قبوله اجتماعيًا بـ "لا". بعد كل شيء ، لا يقول الناس أنهم لا يريدون الرد على رسالتك. إنهم يوضحون فقط أنهم لا يستطيعون الرد خلال فترة معينة. فلماذا تقصر نفسك على عطلة نهاية الأسبوع؟ يمكنك تعيين إجابة تلقائية حتى في تلك الأيام التي لا تكون فيها مستعدًا لشغل نفسك بأعمال الآخرين.
"نعم. ما الذي يجب أن أستبعده من المهام ذات الأولوية؟ "
إن رفض رئيس أعلى يبدو أمرًا لا يمكن تصوره ، بل إنه أمر سخيف بالنسبة للكثيرين. ومع ذلك ، فإن قول "نعم" يعرض للخطر قدرتك على الاستثمار بأكبر قدر ممكن في عملك ، وتقع على عاتقك مسؤولية إبلاغ الإدارة بذلك أيضًا. في مثل هذه الحالات ، فإن الإجابة بـ "لا" ليست منطقية فحسب ، بل هي أمر حيوي. تتمثل إحدى الطرق الفعالة في تذكير رئيسك في العمل بما يجب عليك تجاهله إذا وافقت ، وتركه لإيجاد حل وسط.
على سبيل المثال ، إذا جاء أحد المديرين وطلب منك القيام بشيء ما ، فجرّب العبارة التالية: "نعم ، يسعدني القيام بذلك أولاً. أي من المشاريع الأخرى يجب أن أستبعدها من قائمة الأولويات لتوجيه الانتباه إلى المهمة الجديدة؟ " أو قل ، "أود أن أقوم بأفضل عمل ممكن ، ولكن بالنظر إلى التزاماتي الأخرى ، لن أكون قادرًا على القيام بعمل يمكنني أن أفتخر به إذا وافقت."
رفض مع الدعابة
عندما يدعوك صديق إلى لقاء ودي ، وتريد تخصيص وقتك لأشياء أخرى ، يمكنك الرد بطريقة مزحة.
"الرجاء استخدام X. أنا جاهز لتنفيذ Y"
على سبيل المثال: "يمكنك أخذ سيارتي في أي وقت. سأتأكد من أن المفاتيح في مكانها دائمًا ". بهذا تقول أيضًا ، "لن أكون قادرًا على أخذك شخصيًا." أنت تنقل ما لن تفعله ، لكنك تستسلم فيما يتعلق بما أنت على استعداد لفعله. هذه طريقة رائعة للإجابة على طلب ترغب في إرضائه جزئيًا فقط ، دون إنفاق كل طاقتك عليه.
"لا يمكنني القيام بذلك ، ولكن من المحتمل أن يكون X مهتمًا."
في كثير من الأحيان ، لا يهتم الناس بمن يساعدهم. وبالتالي ، فأنت ترفض بلطف وتقدم للشخص بديلاً.
بمجرد أن تتعلم أن تقول لا ، ستجد أن خوفك من إحباط أو إغضاب الآخرين مبالغ فيه. ستجد أخيرًا وقتًا للاسترخاء ومشاريعك الخاصة التي كنت تؤجلها لفترة طويلة.
يهتم العديد من الباحثين عن عمل بكيفية رفض صاحب العمل بعد المقابلة. تنشأ مثل هذه الحاجة عندما يتقدم الشخص بطلب للعمل في شركات مختلفة ووافق العديد منهم في الحال. ستخبرك المقالة كيف تتصرف حتى لا تبدو جاهلاً.
كيف ترفض الوظيفة بلباقة
يأمل الكثير من الباحثين عن عمل أن تقوم الشركة بالاتصال ، وبعد ذلك سيتحدثون عن الرفض. هذا الخيار ليس هو الأفضل ، لأن هناك احتمالية أن تبدو كمرشح غير مسؤول في نظر صاحب العمل.
يمكنك إخطار أن الوظيفة الشاغرة لم تعد ذات أهمية بطرق مختلفة:
- عن طريق الهاتف؛
- عندما نلتقي وجها لوجه.
- في الكتابة.
أيهما يتم اختياره ، من المهم القيام بذلك بلباقة.
مخطط الفشل
لكي يسير كل شيء بسلاسة ، يجب عليك الالتزام بقواعد معينة:
- أعرب عن خالص امتناني للشركة على العرض.
- اشرح بإيجاز ووضوح الرفض.
- أعرب عن أسفه لاضطراره إلى الاستقالة.
- أتمنى لك التوفيق في العثور على المرشحين.
ستساعدك التوصيات على عدم القلق بشأن كيفية رفض صاحب العمل بعد المقابلة. سيساعد المخطط المقترح ، إذا تم استخدامه بشكل صحيح ، في أن تظل شخصًا لائقًا ولباقًا في نظر الشركة.
كيفية الاستقالة من الوظيفة المقترحة
خطة الإجراءات الموضحة أدناه بسيطة للغاية. المهم عدم تجاهل صاحب العمل وإخطاره في الوقت المناسب ليواصل البحث عن المرشح المناسب.
ستساعدك القواعد الموضحة أدناه في معرفة كيفية رفض صاحب العمل بعد المقابلة. فيما يلي مثال للإجابات المنطقية التي تناسب أي صاحب عمل.
نحن نقدم 7 مكونات مهمة يجب الالتزام بها عند الاجتماع شخصيًا:
- أعرب عن تقديره للوقت الذي يقضيه. ومما لا شك فيه ، في هذه الحالة ، أن الموارد تم إنفاقها على دراسة استبيانات المرشحين وتم اختيار أنسبهم من بينهم. يجب أن تشكر بالتأكيد على هذا والإجابة على جميع أسئلتك.
- لا ينبغي بأي حال من الأحوال إجبار المديرين على التكهن بشأن الرفض. من المهم أن تعرف الشركة السبب الحقيقي. ربما سيساعد هذا المنظمة في المستقبل على أن تكون أكثر حرصًا بشأن المرشحين المحتملين لمنصب معين.
- من المهم أن تكون قصيرًا وصادقًا عند وصف سبب الرفض. قضى جميع أطراف التفاعل الكثير من الوقت ، لذلك من الضروري ذكر السبب.
- يجب ألا يستغرق الشرح وقتًا طويلاً. من الأفضل أن تجيب ببساطة ، لدرجة أن تعترف بأنك قد فكرت في خيارات أخرى.
- يجدر أيضًا أن تكون مهذبًا لأنه إذا لم تنجح الخيارات الأخرى ، فهناك فرصة للعودة إلى هذه الشركة والتأكد من قبولها هنا.
- حاول الحفاظ على علاقة جيدة مع صاحب العمل. لن يكون من غير الضروري أن نتمنى له كل التوفيق. العالم المهني ليس بهذا الحجم. ربما سيتعين عليك في المستقبل القريب الاجتماع في مؤتمر أو في مكان آخر. إذا لم تهمل هذه النصيحة ، فيمكنك العثور على روابط مفيدة.
- ذات الصلة في هذه الحالة هي استراتيجية يتم مقارنتها بشطيرة. إنه ينطوي أولاً على تقديم الأخبار السارة ، ثم الأخبار السيئة ، ثم الأخبار الجيدة. هذا السلوك فعال جدا في التعامل مع الناس. سيسمح لك بالظهور أمام الآخرين كشخص مسؤول وجاد يدير الأعمال دبلوماسياً.
إذا اتبعت النصائح الموضحة ، فلن يبدو هذا السؤال صعبًا بعد الآن. بعد ذلك ، سيكون لدى صاحب العمل انطباع جيد عن مقدم الطلب.
كيفية التعبير عن الرفض كتابة
في كثير من الأحيان ، يرفض المتقدمون كتابة وظيفة شاغرة معينة. يمكنك إرسال بريد إلكتروني إلى مدير التوظيف.
"العزيز _______________________!
أنا ممتن جدًا لأنك اخترتني لمنصب _____________. أنا آسف ، لكنني وجدت بالفعل وظيفة شاغرة مناسبة في مؤسسة أخرى ، حيث يناسبني كل شيء في الوقت الحالي. أنا أرفض عرضك. كان من الجيد مقابلتك وموظفيك.
أطيب التمنيات، ___________
تاريخ التوقيع ____________________ "
ماذا أفعل
من المفيد أيضًا أن تتعرف على ما لا يجب عليك فعله عند التحدث مع صاحب العمل. فيما يلي بعض النصائح للقيام بذلك:
- يجب ألا تتجاهل صاحب العمل بأي حال من الأحوال. لديه الحق في معرفة قرار مقدم الطلب في الوقت المناسب.
- لا يمكنك الصمت وعدم الرد على المكالمات الهاتفية. في كثير من الأحيان ، يقوم المتقدمون بذلك لأنهم يشعرون بالحرج من الاعتراف بأنهم وجدوا وظيفة أو مكان عمل أكثر ملاءمة. البعض لا يعرف كيف يرفض صاحب العمل بعد مقابلة هاتفية ، لذلك لا يتصلون به.
إن تجاهل القرار يدل على عدم صحة المرشح وقصر نظره. تذهب البيانات حول مقدم الطلب إلى قاعدة بيانات وكالات التوظيف. إن احتمالية أن ينتبه أصحاب العمل الآخرون لمثل هذا المرشح ضئيلة للغاية.
بعد التواصل الشخصي مع ممثلي الشركة ، يتم تخزين المعلومات في قاعدة البيانات لفترة معينة. غالبًا ما تتبادل الشركات بيانات الباحثين عن عمل مع بعضها البعض ، لذلك من المفيد التفكير في خطة المحادثة مسبقًا.
كيف نفسر الرفض
هناك الكثير من الأسباب لرفض الوظيفة المعروضة. هم مختلفون عن الجميع. من المهم تقديم المعلومات بشكل صحيح من أجل ترك رأي عن نفسك كشخص محترم ومرشح كفء. توفر النصائح أدناه أسباب الاستقالة التي سينظر إليها أصحاب العمل بشكل إيجابي. سوف يوضحون كيفية رفض صاحب العمل بأدب بعد مقابلة مع الحفاظ على علاقة جيدة.
- عدم القدرة على العمل الإضافي هو السبب الحقيقي للرفض. أي صاحب عمل سوف يأخذ هذا بشكل كاف.
- إذا كان مستوى الراتب أقل بكثير مما يمكن أن يوافق عليه المرشح ، فسيكون هذا سببًا جيدًا.
- إذا لم تكن هناك فرص وظيفية ، فيمكن لمقدم الطلب رفض العرض دون ندم.
- النظام المقترح لا يناسب دائما المتقدمين. غالبًا عند البحث عن وظيفة ، تكون هذه اللحظة هي اللحظة الأساسية.
- على الرغم من أنه من اللباقة التحدث عنها مباشرة ، إلا أنك للوهلة الأولى لم تعجبك الشركة نفسها أو قائدها. لهذا السبب ، يرفض الكثير من الناس الوظيفة الشاغرة بعد المقابلة مباشرة ، لكن لا يستحق الحديث عنها علانية. من الأفضل قول سبب آخر أكثر موضوعية.
في هذه الحالة ، الشيء الرئيسي هو عدم تجاهل صاحب العمل والإبلاغ عن قرارك في الوقت المناسب.
كيفية رفض عرض من صاحب العمل
لا يهم الشكل الذي يرفضه مقدم الطلب ، يجدر التفكير مسبقًا في كيفية رفض صاحب العمل بعد المقابلة. ستساعدك نصائح الخبراء أدناه على القيام بذلك بكفاءة ولباقة:
- كن صادقًا قدر الإمكان أثناء محادثتك. إذا كانت هذه رسالة بريد إلكتروني ، فحاول إيصال أفكارك بطريقة تجعل صاحب العمل يشعر بالاحترام عند قراءته.
- أثناء الحوار ، يجب أن تكون منفتحًا. من المهم تفسير رفض الوظيفة الشاغرة بشكل صحيح.
- تجاهل السلبية تمامًا أثناء المحادثة.
- لا حرج في أن يخبر المتقدم بالسبب الحقيقي للرفض ، على سبيل المثال ، أنه من غير الملائم له أن يذهب إلى العمل أو أنه غير راضٍ عن الراتب.
- إذا لم تكن راضيًا عن الوظيفة ، فمن المهم أن تشرح بوضوح ووضوح ما يخطط مقدم الطلب للقيام به في وظيفة جديدة.
- مهما كان سبب الرفض ، يحق لصاحب العمل معرفته حتى لا يتخذ القرار الذي يتخذه مقدم الطلب شخصيًا.
- من المهم أن تكون صادقًا وتعترف بأنك تفكر في وظائف متعددة. بعد أن حذر صاحب العمل من هذا ، سيكون من الأسهل الاستمرار في المحادثة.
إذا كان الباحث عن عمل صادقًا وصريحًا في محادثة شخصية ، فإن صاحب العمل يقدر ذلك كثيرًا. حتى بعد الرفض ، سيعرض تولي المنصب إذا لم تنجح عمليات البحث عن وظيفة أخرى.
غالبًا ما يحدث أن يقوم الناس بما لا يريدون فعله على الإطلاق ، وكل ذلك لأنهم ببساطة لا يستطيعون رفض طلب في الوقت المناسب لشخص من أقاربهم وأصدقائهم وزملائهم. هل من الممكن أن تنقذ نفسك من أداء مهام غير سارة وكيف تتعلم كيف ترفض الناس؟ في الواقع ، هذا ليس بالأمر الصعب ، الشيء الرئيسي هو الاستماع إلى توصيات علماء النفس ذوي الخبرة.
يقول الخبراء إن أولئك الذين يوافقون باستمرار على مساعدة الآخرين على حساب مصالحهم الخاصة عاجلاً أم آجلاً يواجهون مشاكل مثل الصداع والتوتر والاكتئاب وعدم الرضا عن الحياة. هل يستحق تعريض نفسك لمثل هذا الخطر أم أنه من الأفضل محاولة فهم كيفية رفض الشخص الذي يسأل بشكل صحيح ولباقة؟
تتمثل الخطوة الأولى في تحديد ما إذا كان الصديق أو الأقارب أو الزملاء بحاجة فعلاً إلى المساعدة. ربما يريد ببساطة أن ينقل أداء الواجبات غير السارة إلى أكتاف الآخرين. إذا كنا نتحدث عن مهمة يمكن للسائل أن يتعامل معها تمامًا ، ويقضي القليل من الجهد والوقت ، فأنت تحتاج فقط إلى تخليص نفسك من الشعور بالذنب.
كقاعدة عامة ، يطلبون خدمة من أولئك الذين لديهم درجة عالية من المسؤولية عن كل ما يحدث ويتميزون بالكمالية (الرغبة في إنهاء كل شيء). لذلك ، عليك أن تفهم بنفسك: من المستحيل أن تفعل كل شيء للآخرين ، ولا أحد يتحمل المسؤولية عن ذلك ، باستثناء أولئك الذين لم يتمكنوا من التخطيط المناسب للوقت والطاقة لحل شؤونهم. لذا ، فإن أول "سر" لكيفية رفض طلب شخص ما بكفاءة هو أن تقرر بنفسك أنك لا تدين بأي شيء لأي شخص ، وتضع اهتماماتك في المقام الأول ، حصريًا.
القدرة على إتقان أشكال مختلفة من الرفض
هناك عدة طرق بسيطة يمكن أن تساعد في رفض شخص ثقافيًا وفي نفس الوقت عدم الإساءة إليه. الأكثر شيوعًا ، ولكنه الأكثر فاعلية في نفس الوقت ، هو الإشارة إلى عملك الخاص ، خاصة إذا كان هذا صحيحًا. في بعض الحالات ، يمكن أن يذهب أحد المعارف أو الزملاء إلى أبعد من ذلك ويطلب خدمة "للمستقبل" ، أي عندما يكون لديك وقت فراغ. يوصي الخبراء بعدم إعطاء موافقة فورية ، ولكن للتحذير: من الممكن أنه بعد نهاية الحالة الأولى ، سيكون لديك حالة ثانية وثالثة وما إلى ذلك.
إذا أظهر السائل إصرارًا خاصًا ، يمكنك وضعه شرطًا ، على سبيل المثال: "أنا أساعدك في هذا ، وأنت تفعل هذا من أجلي ، وإلا فلن أجد الوقت المناسب لمساعدتك". وهذا ما يسمى "قتل عصفورين بشكل صحيح بحجر واحد". يحصل التعارف على ما طلب ؛ في نفس الوقت لا تخسر شيئًا ، والأهم من ذلك ، تبقى العلاقات الحميمة بينكما.
الرفض لا يعني الإساءة
في بعض الحالات ، من الممكن أن تقول "لا" حازمة بدون أعذار وتفسيرات للأسباب - عندما يقوم شخص غير مألوف أو ليس قريبًا جدًا بتقديم طلب. في مثل هذه المواقف ، حتى الاعتذار ليس ضروريًا ، خاصة عندما يتعلق الأمر ببعض الأشياء المرهقة أو غير السارة. قد يبدأ الأفراد اللامعون في طلب تفسير لسبب الرفض ، لكنهم يفعلون ذلك بشكل غير معقول تمامًا: أنت شخص بالغ ، ولا يجب عليك إبلاغ الغرباء الذين ليسوا حتى من أصدقائك أو أقاربك. كملاذ أخير ، يُسمح بالإجابة "لا يمكنني مساعدتك لأسباب شخصية" ، بدون توضيحات مفصلة.
عندما يطلب شخص ما خدمة ما ، بالطبع ، يكون من الصعب الرد على الطلب بالنفي ، ولكن هنا توجد عدة خيارات لكيفية رفض أحد أفراد أسرته وفي نفس الوقت عدم الإساءة إليه. على سبيل المثال ، يمكنك القول إنك ببساطة لا تفهم السؤال الذي يُطرح عليك ، أو تخشى حل المشكلة بشكل سيء أو غير صحيح ، لأنك لا تملك ما يكفي من المعرفة والخبرة والكفاءة. لن يفرض الأشخاص المهذبون أبدًا مهمة صعبة وسيحاولون اللجوء إلى شخص آخر أكثر توجهاً نحو الموضوع.
الشيء الرئيسي هو عدم الاستسلام للإقناع.
أحيانًا يحاول الشخص الذي يطلب ذلك إقناعه بالموافقة بكل طريقة ممكنة - عن طريق الإقناع والتوسلات وحتى الابتزاز. بمجرد أن تتبع زمام المبادرة ، سوف تفتح إلى الأبد "ثغرة" سيستخدمها معارف عديمو الضمير. مع هؤلاء الأشخاص ، عليك أن تتصرف بحسم ، وألا تخاف من الإساءة إليهم بالرفض: فهم بدورهم لا يفكرون مطلقًا في مشاعرك ، وما الذي يمكنهم فعله لك بشكل مزعج.
حتى أن علماء النفس يفردون هذه اللحظة التي يمكن أن يقول فيها الطلب الكثير عن شخص ما: عن شخصيته ومبادئه وقواعد حياته. ربما يصبح الطلب الوقح نوعًا من "الاختبار الحقيقي" الذي سيجعلك تتساءل عما إذا كنت بحاجة إلى مواصلة التواصل مع هذا الشخص.
رفض ... مؤقتا
بالطبع ، لا يجب رفض جميع الطلبات ؛ من المهم التمييز بين نزوات الآخرين الفارغة من الرسائل المهمة حقًا. في بعض المواقف ، من الصعب أن نفهم على الفور مدى صعوبة المهمة واستهلاكها للوقت ، وما إذا كانت مجدية على الإطلاق. يوصي الخبراء بعدم الاتفاق على الفور ، ولكن قضاء بعض الوقت في التفكير ، أي رفض شخص ما ، ولكن مؤقتًا. يكفي أن تعلن أن لديك الآن أشياء أكثر أهمية للقيام بها ، وبعد ذلك فقط ، في جو هادئ وسلمي ، فكر في كل تفاصيل الطلب واتخذ القرار الصحيح.
إذا اتضح أن الأمر بسيط بما فيه الكفاية ، فيمكنك الالتقاء في منتصف الطريق ، ولكن في الحالة عندما يتعلق الأمر بمسألة غير سارة أو صعبة للغاية ، يمكنك الرجوع ثقافيًا إلى الوظيفة أو الإعلان مباشرة عن عدم رغبتك في المساعدة ، حيث سيستغرق الأمر الكثير الوقت والجهد ، ضروريان جدًا لحل مشكلاتك الخاصة.
رد بالفيديو حول موضوع "كيف ترفض ولا تصبح عدوا" من برنامج "نجاح".
"لا" جزئيًا
يبدو تعلم رفض الأشخاص دون الإساءة إليهم أمرًا صعبًا في البداية ، ولكن بمرور الوقت ، يمكن أن تصبح القدرة على التحدث بحكمة ثقافية وحازمة "لا" جزءًا من الشخصية ، مما يوفر الوقت لمزيد من الأنشطة الممتعة - المشي مع الأصدقاء ، والدراسة مع الأطفال ، لقاء مع أحبائهم. بالنسبة لأولئك الذين لا يستطيعون التحول على الفور من "مساعد" عالمي إلى شخص قادر على الرفض بلباقة ، يوصي الخبراء بتعلم القيام بذلك تدريجيًا.
على سبيل المثال ، لطلب إحدى الجارات أخذ كلبها في نزهة على الأقدام ، هناك ثلاث إجابات محتملة "للمبتدئين":
- فقط في أيام معينة من الأسبوع
- فقط في الطقس الجيد
- فقط ما لا يزيد عن 15 دقيقة
من ناحية ، وافقت على المساعدة ، ومن ناحية أخرى ، أخذت في الاعتبار اهتماماتك واخترت أكثر الظروف قبولًا لنفسك.
ماذا عن نعم؟
من الممكن والضروري تقديم الخدمات للآخرين! ومع ذلك ، لا يجب أن "تضغط على عنقك" كل أولئك الذين يريدون الحصول على مساعدة مجانية وعالية الجودة. من الضروري دائمًا وضع رغباتك وأولوياتك في المقام الأول ، وحتى في تلك الحالات التي يتعرض فيها شخص ما من معارفك للإهانة برفضه ، فهذا لا يعني أنك شخص سيء. بدلاً من ذلك ، سيعني ذلك أن زميلًا أو صديقًا قد تواصل معك لمصلحتهم الشخصية فقط. نقدر وقتك الشخصي ، فهو مورد لا غنى عنه!
تعد القدرة على كتابة رسائل الرفض من أهم المهارات التي يتمتع بها موظف المؤسسة المسؤول عن العلاقات الخارجية للمؤسسة والمراسلات التجارية. إن محتوى وتقديم مثل هذه الرسالة لا يتحدث فقط عن تعليم وثقافة مترجمه ، ولكن أيضًا يشكل صورة وسمعة المؤسسة في بيئة الأعمال.
ما هي أسباب المراسلات التجارية
تتلقى كل شركة تعمل بنشاط رسائل بانتظام مع مقترحات مختلفة. يمكن أن يكون هذا عرض تعاون (تجاري) ، مشاركة في حدث (مؤتمر ، ندوة ، احتفال) ، إلخ. أيضًا ، يتم توزيع خطابات الاستفسار والمطالبات والتذكيرات وما إلى ذلك بين المنظمات في الاستئناف. وبالتالي ، يمكن عد المراسلات الواردة للمؤسسة بعشرات أو حتى مئات الرسائل المختلفة التي تتطلب إجابة.
الملفات
كيفية إصدار تنازل
لا يضمن النظر في هذه الرسالة أو تلك بأي حال من الأحوال أن ممثل المنظمة الذي استلمها سوف يستجيب بالضرورة بالموافقة على الاقتراح أو الطلب أو المطالبة الواردة فيه. على العكس من ذلك ، في كثير من الحالات ، يكتب موظفو الشركة الرفض.
ولكن من أجل الرفض بشكل صحيح ، هناك حاجة إلى مهارات معينة. من المهم عدم الإساءة إلى مرسل الرسالة بمحتوى سلبي - فهذا لا تمليه قواعد مجاملة العمل الأولية فحسب ، بل أيضًا احتمال أن يصبح في المستقبل عملاء أو عميلاً أو شريكًا.
معلومات عامة حول خطاب عمل
تخضع جميع المراسلات الرسمية لقواعد تجميع معينة. بادئ ذي بدء ، من الضروري أن نتذكر أنه على الرغم من حقيقة أن محتوى الرسالة يمكن أن يكون تعسفيًا تمامًا ، يجب أن يتوافق هيكلها وتكوينها مع المعايير المعتمدة في تصميم أوراق العمل ، أي تنقسم تقليديًا إلى ثلاثة أجزاء: البداية (الاستئناف وعنوان الرسالة) ، والقسم الرئيسي والخاتمة (التوقيع والتاريخ).
يجب أن يكون أسلوب الكتابة مقيدًا وموجزًا ، بدون جمل مفرطة "محملة" ، ومصطلحات محددة معقدة. يجب أن يكون الرفض صحيحًا قدر الإمكان ؛ الفظاظة والألفاظ النابية وغيرها من المظاهر المتطرفة غير مقبولة. عند تكوين خطاب ، من الضروري مراعاة معايير اللغة الروسية من حيث ثقافة الكلام والمفردات والقواعد والتهجئة والأسلوب.
قد يكون الرفض غير محفز ، لكن من الأفضل أن تشير الرسالة إلى سببها.
إذا كانت الإجابة مفصلة ومفصلة ، فيجب تقسيمها إلى فقرات أو فقرات - وبهذه الطريقة يتم تسهيل فهم النص إلى حد كبير.
في حالة الرفض ، ليس من الضروري قطع الكتف و "حرق الجسور" ، فمن المستحسن ترك ممرات التراجع ، أي ، الشكر على الاهتمام المبين والتعبير عن الأمل في إمكانية مزيد من التعاون. للقيام بذلك ، يمكنك تحديد الشروط التي يمكن للمستلم الوفاء بها من أجل إنشاء علاقة عمل. إذا كانت هناك فرصة لتقديم المشورة لشركة توافق أيضًا على التعاون أو غيرها من المقترحات الواردة في الرسالة الأصلية ، فلا ينبغي إهمالها - فهذا سيترك علامة جيدة في ذاكرة المرسل إليه.
باسم من يكتب
يجب كتابة الرفض بشكل صارم باسم الشخص الذي وقع على الرسالة الأصلية. خلاف ذلك ، قد لا يصل الرفض إلى المرسل إليه أو يضيع في تدفق البريد الوارد. ومع ذلك ، إذا لم يكن هناك توقيع لشخص معين بموجب خطاب العرض ، فيمكنك استخدام نموذج محايد للعنوان (على سبيل المثال ، في شكل تحية بسيطة "مساء الخير").
تسجيل خطاب الرفض
يمكن كتابة الخطاب يدويًا (سيتحدث هذا التنسيق عن موقف خاص ودافئ تجاه المرسل إليه) أو طباعته على جهاز كمبيوتر.
في هذه الحالة ، يجوز استخدام ورقة بسيطة أو ترويسة بها تفاصيل الشركة وشعار الشركة.
يتكون خطاب الرفض من نسخة أصلية واحدة ، ويجب أن يكون مؤرخًا ومرقّمًا (وفقًا لتدفق المستندات الخاص بالمؤسسة). في هذه الحالة ، يجب أن تُدرج المعلومات المتعلقة به في مجلة المراسلات الصادرة ، مع ذكر تاريخها ورقمها وإيجاز المحتوى. في المستقبل ، يمكن أن تصبح هذه المجلة دليلاً على إنشاء الرسالة وإرسالها.
من يجب أن يوقع
من الناحية المثالية ، يجب أن تحتوي الرسالة على توقيع مدير المنظمة ، ولكن ربما يكون هذا بعيدًا عن أن يكون دائمًا (ويتم استبعاده بالكامل تقريبًا في المؤسسات التي بها عدد كبير من الموظفين والعديد من الأقسام الهيكلية). لذلك ، يمكن لأي موظف في الشركة مخول بإنشاء هذا النوع من الوثائق والمصرح له بتوقيع المراسلات التوقيع على خطاب رفض. يمكن أن يكون هذا سكرتيرًا أو محامًا أو رئيسًا أو متخصصًا في القسم.
كيفية إرسال بريد إلكتروني
يمكن إرسال الرسالة بطرق مختلفة ، في حين أنه من الأفضل اختيار الطريقة التي تأتي من خلالها الرسالة الأصلية. يعد الإرسال عبر مكتب البريد الروسي مقبولًا للغاية ، ولكن في هذه الحالة ، يجب أن تأخذ واحدة مسجلة مع تأكيد الاستلام ، ويمكنك أيضًا استخدام التحويل من خلال ممثل أو ساعي (تضمن هذه الطريقة تسليم أسرع). كما يجوز استخدام الفاكس ووسائل الاتصال الإلكترونية وحتى شبكات التواصل الاجتماعي أو الرسائل الفورية (ولكن بشرط أن يستخدم مرسل الرسالة الأصلية طريقة الاتصال هذه).
خطاب رفض التعاون
إذا كنت بحاجة إلى تشكيل خطاب رفض للتعاون ، فراجع النموذج والتعليقات عليه.
- في بداية الخطاب ، اكتب لمن هو المقصود: حدد اسم المنظمة والوظيفة والاسم الكامل لممثلها ، الذي تكتب ردًا على اسمه. استخدم طريقة مهذبة للتواصل ، وشكرًا على الاهتمام الذي أبدته لشركتك ، ثم توصل إلى جوهر الرسالة.
- تأكد من الرجوع إلى الخطاب الذي تكتب ردًا عليه بالرفض ، وضح الظروف التي تسببت في رد الفعل السلبي. إذا أرفق خصمك أي أوراق إضافية باقتراحه ، فأشر إلى أنك قد تعرفت عليها.
- إذا كان ذلك ممكنًا ، عبر في الرسالة عن الأمل في أن يتم التعاون مع ذلك ، دون الإخفاق في تقديم الشروط التي يجب الوفاء بها لهذا الغرض.
- أخيرًا ، قم بالتوقيع على الرسالة وتاريخها.
خطاب رفض المشاركة في الفعالية
عند كتابة خطاب رفض المشاركة في الحدث ، استخدم التوصيات المذكورة أعلاه بخصوص خطاب رفض التعاون. كل شيء معياري في الرسالة ، لكنه إلزامي: معلومات عن المرسل والمرسل إليه ، إذن - الاستئناف ، الرفض نفسه ، مع ذكر الاقتراح الذي تم استلامه للمشاركة في الحدث وتأكد من الإشارة إلى الظروف التي أدت إلى الإجابة السلبية ثم التوقيع والتاريخ.
خطاب رفض عرض عمل
ليس فقط الشركة قد تتلقى خطاب رفض. في بعض الحالات ، يمكن التعبير عنها من قبل شخص لا علاقة له بالشركة: على سبيل المثال ، مقدم طلب لوظيفة ما. إذا كنت مثل هذا الشخص ، فقم بتقديم التنازل أيضًا وفقًا لقواعد ولوائح وثائق العمل. استخدم عنوانًا مهذبًا ، وحدد اسم الوظيفة المعروضة عليك ، وكذلك سبب رفضك لها (لا تنس أن صاحب العمل المحتمل قد يعيد النظر في شروط الوظيفة المعروضة عليك). تأكد من التوقيع والتاريخ في النهاية.
بغض النظر عن نوع الجنس الذي أنت عليه ، فإن الرفض المهذب ضروري في جميع أنواع العلاقات. هناك طرق مختلفة يمكنك من خلالها تسهيل هذه المهمة مع الحفاظ على راحة البال. تعلم أن تطلب وقتًا للتفكير ، وتجنب المواجهة المفتوحة إن أمكن ، وكن صريحًا قدر الإمكان.
خطوات
الرفض في الحياة اليومية
- من الناحية النظرية ، الموافقة أمر عظيم ، ولكن من الناحية العملية يمكننا أن نقول "نعم" مرات عديدة حتى لا نتعامل مع المسؤولية التي أخذناها على عاتقنا.
-
لماذا من المهم جدًا أن تكون قادرًا على الرفض.الرفض بأدب طريقة جيدة لتأسيس حدود صحية والحفاظ عليها. إذا كنت تفتخر برعايتك والتضحية بنفسك من أجل الآخرين ، فسوف تشعر بعدم الارتياح عند الرفض. قد تجد أنك توافق كثيرًا وتغضب أو تتعب لأنك تأخذ الكثير.
وقت للتفكير.يتفق الخبراء على أن وقت التفكير قبل الاستسلام مهم للغاية. عند التفكير في كيفية رفض دعوة أو طلب ، تذكر أنه ليس عليك الرد على الفور. خذ بعض الوقت لتجنب الاستياء أو إيذاء مشاعر من تحب. لكن لا تسحب المطاط لفترة طويلة ، لأن جعل الشخص ينتظر وقتًا أطول مما هو متوقع أمر قبيح أيضًا. من المهم أن تتجنب المواقف التي تستجيب فيها فورًا بشكل إيجابي ثم تغير رأيك. هذا السلوك سوف يقوض مصداقيتك.
- على سبيل المثال ، سألتك والدتك في فبراير: "هل ستأتي إلينا لقضاء عطلة هذا العام؟" يمكنك الإجابة على هذا النحو: "لم أفكر في الأمر حتى الآن. لا أعرف حتى الآن كيف ستسير الأمور في العمل. دعونا نناقش هذا مع اقتراب شهر سبتمبر؟ "
-
التمسك بالمبادئ.إذا طُلب منك أن تفعل شيئًا مخالفًا لمبادئك ، فمن الأفضل أن ترفض بطريقة تتجنب المواجهة المفتوحة. اطلب الوقت بالقول أنك بحاجة إلى التفكير مليًا في الأمر. فكر مليًا قبل الموافقة على شيء يتعارض مع أفكارك.
حاول ألا تقول لا.لا تقل نعم ، لكن افهم أنك لست مضطرًا لقول هذه الكلمة حتى ترفض. بدلاً من ذلك ، شارك مخاوفك وأسباب الرفض.
- على سبيل المثال ، إذا طلب منك رئيسك تولي وظيفة أخرى ، فلا داعي للقول أنك مشغول بالفعل لمقل العيون. إجابة مختلفة: "أنا أعمل حاليًا على الحالة X ، والتي يجب إكمالها بحلول الأسبوع المقبل ، والموعد النهائي للحالة Y هو الشهر المقبل. كم من الوقت يمكنك أن تعطيني لتنفيذ هذا المشروع؟ "
-
كن صادقا.أحيانًا تميل إلى الكذب أو تأليف حكاية لتبرير رفضك. لكن هذا لن يؤدي إلا إلى تقويض الثقة بالنفس وتدمير العلاقات الشخصية أو علاقات العمل ، لأنه عاجلاً أم آجلاً سيتم الكشف عن الحقيقة على أي حال. الأدب مستحيل بدون الصدق.
- على سبيل المثال ، عند رفض قبول دعوة ، قد تقول ، "هذه فرصة / مشروع رائع لشخص آخر ، لكنه لا يعمل معي. استمتع بقضاء وقت ممتع / ابحث عن شخص أكثر ملاءمة ".
-
قف على أرض الواقع.قد تجد صعوبة في تكرار رفضك عدة مرات إذا كان الشخص يطالبك باستمرار بفعل شيء ما. ربما اعتاد الناس على حقيقة موافقتك دائمًا ، لذلك ربما يختبرون حدود موافقتك. قف على أرض الواقع وكرر بثقة رفضك.
- يمكنك على الفور رفض وشرح رفضك: "أعلم أنك تريد حقًا الاجتماع في نهاية هذا الأسبوع ، لكن لدي بالفعل خطط لا يمكن تغييرها". إذا استمر الشخص في مضايقتك ، فأجب عليه بإيجاز ولكن بحزم.
الرفض لطلبات محددة
-
رفض طلب قرض مالي.قد يؤدي إقراض المال إلى الأصدقاء إلى تعريض الصداقات للخطر. إذا قام صديقك بتأخير الإرجاع لفترة طويلة ، فقد تتردد في التذكير به ، وقد يعتقد الشخص أنها كانت هدية وليست خدمة. إذا كنت تعتقد أن صداقتك أو محفظتك لن تصمد أمام عدم إعادة الأموال ، فحاول أن ترفض صديقك بأدب قدر الإمكان. عند القيام بذلك ، حاول أن تكون صادقًا قدر الإمكان.
- على سبيل المثال ، قد تقول ، "أعلم أن أموالك المالية ضيقة الآن. صداقتنا عزيزة جدًا بالنسبة لي ، لكن الأصدقاء والقروض المالية غير متوافقة. ربما يمكنني مساعدتك بطريقة أخرى؟ " أو "ليس لدي أموال مجانية الآن. سأكون سعيدا لتقديم المساعدة ، ولكن ليس لدي ما أفعله ".
-
رفض طلب التبرع.إذا كنت تعلم أنك لن تكون قادرًا على تلبية الطلب ، فتحدث عن أهميته ، وارفض ، وقدم خيارًا آخر للمساعدة. على سبيل المثال: "هذا عمل جيد ، لكن الآن ليس لدي ما أعطي له. لقد استنفدت بالفعل هذا الشهر جميع الأموال المتاحة. يمكنك تجربة عمل X أو تذكيري بذلك الشهر المقبل ".
-
رفض طلب الطفل.عادة ما لا يحب الأطفال ذلك عندما لا يُسمح لهم بفعل شيء ما. إذا طلب الطفل شيئًا لن تشتريه أو تسمح له برفضه بشدة واشرح على الفور أسباب رفضك. من المهم جدًا أن يفهم الطفل أسبابك ثم يعرض عليه بديلاً.
- على سبيل المثال ، قد تقول ، "لا ، أنا لا أسمح لك بالمبيت مع صديق في أحد أيام الأسبوع. في اليوم التالي سوف تشعر بالنعاس والتعب أثناء الدروس. أعلم أنك مستاء ، لكن يمكنك دائمًا البقاء مع صديق في يوم العطلة ".
-
رفض طلب كبير.لا يتعين عليك الموافقة على طلب كبير جدًا. في النهاية ، قد لا يكون لدى الشخص ببساطة أي فكرة عن مدى تعبك في العمل الآن. لديك الحق في رفض أي طلب شخصي. سوف يفهمك الصديق الجيد دائمًا ولن يعتبر الرفض إهانة شخصية.
- على سبيل المثال ، قل ، "أنا آسف لأنني لا أستطيع الجلوس مع طفلك هذا الأسبوع ، لكن الموعد النهائي لمشروعي في العمل يقترب ، وتراكمت الأعمال المنزلية." كن واضحًا وصادقًا. لا تكذب ، وإلا فسوف تسيء إلى صديقك بالتأكيد وتدمر علاقتك.
-
رفض موعد.تحدث بشكل مباشر وصريح حتى يصل معنى كلماتك إلى الشخص. عندما يتعلق الأمر بالعلاقات الرومانسية ، يمكن اعتبار الغموض على أنه فرصة أو أمل كاذب ، ومن الأفضل تجنب ذلك. من الأفضل أن تقول على الفور ، بأدب ولكن بصراحة ، "أنت صديق جيد / رجل رائع ، لكن لا يمكنني إعطائك المزيد" أو "نحن مختلفون جدًا."
- إذا ذهبت في موعد ودعيت إلى الموعد التالي ، فقل بأدب ولكن بصدق: "لقد قضينا وقتًا رائعًا ، لكن يبدو لي أننا لسنا مناسبين لبعضنا البعض."
- يجب ألا تستمر المحادثة لفترة طويلة بعد الرفض. ربما يكون من الأفضل لكلاكما عدم رؤية بعضكما البعض لفترة من الوقت.
-
رفض ممارسة الجنس.إذا أصر صديقك على أن الوقت قد حان لتنتقل إلى العلاقة الحميمة ، ولم تكن مستعدًا بعد لذلك ، فعليك رفضه مباشرة: "لا". إذا كنت تعتقد أن ذلك ضروريًا ، فيمكنك شرح أسباب رفضك: احتمالية الحمل ، أو مبادئك الأخلاقية ، أو حقيقة أنك ببساطة لست مستعدًا بعد. من المهم أن توضح أن هذا هو قرارك الشخصي ولا يمليه مظهر شريكك.
- لا تتوقع أن يقفز شريكك مباشرة ويتوقف عن المحاولة. كن واضحا جدا. بادئ ذي بدء ، عليك أن تشكر الشخص على التكريم. دعهم يعرفون أنه لا يمكنك قبول العرض واشرح لهم أنك أنت. يمكنك شرح أسباب الرفض بالتفصيل حتى لا يكون هناك سهو وسوء تفاهم بينكما.
- تنطبق هذه النصيحة على المواقف التي كنت فيها على علاقة لفترة طويلة. إذا كنت قد بدأت للتو ، فقط قل ، "هذا جميل جدًا ، لكن من السابق لأوانه اتخاذ مثل هذه القرارات."
- إذا تم اقتراحك علنًا ، فتجنبًا للإحراج ، لا تطيل الموقف. "أحبك وأرغب في مناقشته على انفراد." لا تلعب الدراما.
لماذا يصعب الرفض.منذ سن مبكرة ، أدركنا جميعًا حقيقة أن الموافقة أسهل وتساعد في الحصول على الموافقة. ينمو هذا الأمر إلى حاجة عميقة إلى الانغماس دائمًا في الوالدين ، وهو ما يرتبط بالحب والخوف من الزهد. قد نخاف أيضًا من المسافة وفقدان أزواجنا أو أحبائنا. إذا تم رفض طلب صديق ، فقد يكون هناك شجار أو خطر إيذاء المشاعر. في العمل ، قد يجعلك الرفض تبدو كزميل غير ودي أو يعيق حياتك المهنية.
