مقدمة

يعد عمل الموظفين جزءًا لا يتجزأ من الأنشطة التنظيمية لأي مؤسسة.

لفترة طويلة، تأثر عمل الموظفين في الاقتصاد المحلي بالوكالات الحكومية والآليات الأيديولوجية. لذلك، كانت العديد من مكوناتها خارج المشاركة المباشرة لمديري المؤسسات، وأدى الاحتكار في مجال العمل إلى انخفاض في تحفيز العمل وعزل العمال، ونتيجة لذلك، إلى انخفاض إنتاجية العمل.

الآن تغير كل شيء. يصبح عمل الموظفين وإدارة شؤون الموظفين الأساس للاستخدام الفعال لأهم مصدر للازدهار لأي مؤسسة - موارد العمل لديها.

ترجع الحاجة إلى التنظيم السليم لعمل الموظفين إلى حقيقة أن الإدارة السيئة لهذا المجال تؤثر حتماً على أنشطة المؤسسة بأكملها. نتيجة للأخطاء التي ارتكبت في إدارة شؤون الموظفين في المؤسسة، هناك انخفاض في كفاءة أنشطة المؤسسة بأكملها. وهذا يحدد مدى أهمية موضوع البحث المختار.

الغرض من البحث في هذا العمل هو دراسة أساسيات عمل الموظفين في المنظمات في المرحلة الحالية.

لتحقيق هذا الهدف، من الضروري حل المهام التالية:

الكشف عن مفهوم وجوهر عمل الأفراد؛

الكشف عن الوثائق التنظيمية الرئيسية المتعلقة بعمل الموظفين؛

استكشاف الطرق الرئيسية لتحسين كفاءة عمل الموظفين.

الهدف من دراسة هذا العمل هو عملية تنفيذ أعمال الموظفين في المؤسسة.

مفهوم عمل الأفراد في المنظمات

مفهوم وجوهر عمل الموظفين

يرتبط تنفيذ مسار نحو الإصلاح الاقتصادي الجذري والسياسة الاجتماعية النشطة لإرساء الديمقراطية الشاملة للمجتمع أثناء الانتقال إلى علاقات السوق بزيادة دور العامل البشري. ومما له أهمية خاصة في الظروف الحالية قضايا العمل مع الموظفين، التي تشكل العامل البشري في تنمية الإنتاج الاجتماعي. وهذا يفرض متطلبات جديدة نوعيًا على نظرية إدارة شؤون الموظفين كعلم، واستخدام نتائج البحوث الاجتماعية والاقتصادية والنفسية التربوية في ممارسة عمل الموظفين، ويحدد إنشاء آلية مثالية لإدارة شؤون الموظفين في جميع المجالات ومجالات النشاط البشري.

في عملية تنفيذ عمل الموظفين، من الضروري إدخال الأساليب العلمية لتقييم وتنسيب وتدريب الموظفين باستخدام نتائج البحوث الاجتماعية والنفسية، الأمر الذي سيؤدي في النهاية إلى زيادة كفاءة استخدام العامل البشري في الإنتاج.

لا يمكن تحقيق مستوى جديد نوعياً من التنمية الاقتصادية دون الاستخدام الفعال للعاملين في المزارع والمؤسسات بجميع أشكال الملكية.

أصبحت إدارة شؤون الموظفين أحد أهم العوامل لبقاء الشركات في ظروف السوق. في بعض الأحيان، يسمح الحد الأدنى من الاستثمارات والحد الأقصى من استخدام "الموارد البشرية" للمؤسسة بالفوز بالمنافسة.

هناك حاجة إلى مراكز إدارة شؤون الموظفين في كل مؤسسة كبيرة إلى حد ما، ويتزايد دور رئيس هذه الخدمة. يصبح أحد القادة الرئيسيين للمؤسسة الحديثة.

يعد العمل مع الموظفين أحد مجالات النشاط الإداري لتحقيق الامتثال للمهام التي تواجه المنظمة والموارد التنظيمية والبشرية اللازمة لتنفيذها.

من وجهة النظر التقليدية، تظهر إدارة شؤون الموظفين في شكل عمل شؤون الموظفين، والذي يُفهم على أنه نشاط محاسبة وتوثيق شؤون الموظفين، والذي يتم تنفيذه في المقام الأول من قبل المديرين المباشرين وموظفي خدمة شؤون الموظفين.

تم استبدال فكرة العمل مع الموظفين كعمل فردي بفكرة إدارة شؤون الموظفين كاتجاه خاص في نظام الأنشطة الإدارية، المصمم ليس لمراعاة الموظفين الحاليين، ولكن لإنشاء داخل العمليات التنظيمية لتشكيل إمكانات الموظفين، وتطوير الموظفين إلى جانب تطوير المنظمة، وفقًا للأهداف والمبادئ المختارة لسياسة الشركة. وبالتالي، تم استبدال عمل الموظفين، المفهوم على أنه أنشطة محاسبية، بإدارة شؤون الموظفين - بالمعنى الكامل للكلمة، أنشطة الإدارة لمقارنة وتنسيق العمليات الاقتصادية والتكنولوجية والمعلوماتية والهيكلية التي تجري في المنظمة وخارجها، مع بعض الموظفين العمليات - تطوير الموظفين، وتشكيل مجالات تحفيزية جديدة، والاحتراف، والتنشئة الاجتماعية، وما إلى ذلك، حيث يتم تضمين الموظفين كممثلين للمنظمة، وأعضاء الفئات الاجتماعية، ومواطني الدولة وحتى النقابات بين الولايات.

يمكننا تقديم التعريف التالي لمفهوم عمل الموظفين - وهو عبارة عن مجموعة من التدابير التنظيمية والموضوعية والخطوات المتعاقبة التي تهدف إلى الاستخدام الفعال للقدرات والمهارات المهنية لكل موظف على حدة في تحقيق الأهداف النهائية للمنظمة. وجود موظفين مهتمين بالعمل، يجعل الشركة قادرة على المنافسة. قد تختلف مسؤوليات وهيكل قسم الموارد البشرية حسب نوع نشاط الشركة.

يتمثل جوهر عمل الموظفين في الحفاظ على التكوين الأمثل للموظفين في المؤسسة، والذي يتوافق بشكل أفضل مع المصالح الاقتصادية وأهداف وغايات أنشطة الأخيرة. يتم تنظيم وتنفيذ عمل الموظفين في المؤسسة على أساس القدرات التنظيمية والمادية الحقيقية للمؤسسة، وكذلك مع مراعاة خصائص الوضع الاقتصادي والمالي والاجتماعي والديموغرافي الحالي في الصناعة، وكذلك الاقتصاد في البلاد ككل.

هناك نهج آخر للعمل مع الموظفين - إدارة الموارد البشرية - يأخذ عمليات شؤون الموظفين من الاعتبارات التشغيلية والتكتيكية إلى المستوى الاستراتيجي ويرفعها إلى مستوى إدارة الشركة.

في الأدبيات، يسمى العمل مع موظفي المنظمة إدارة شؤون الموظفين أو إدارة شؤون الموظفين.

إدارة شؤون الموظفين هي نظام من التدابير التنظيمية والاقتصادية والاجتماعية المترابطة لتهيئة الظروف للأداء الطبيعي والتطوير والاستخدام الفعال لإمكانات القوى العاملة على المستوى التنظيمي.

إدارة شؤون الموظفين هي نشاط هادف لإدارة المنظمة والمديرين والمتخصصين في أقسام نظام إدارة شؤون الموظفين، بما في ذلك تطوير مفهوم واستراتيجية سياسة شؤون الموظفين ومبادئ وأساليب إدارة شؤون الموظفين.

تعمل إدارة شؤون الموظفين في شكل عملية مستمرة تهدف إلى إحداث تغييرات مستهدفة في تحفيز الموظفين من أجل الحصول على أقصى قدر من الإنتاج منهم، وبالتالي تحقيق نتائج نهائية عالية في أنشطة المؤسسات.

تمثل إدارة شؤون الموظفين مجموعة متنوعة من أنشطة الخدمات الوظيفية الخاصة للمنظمة والمديرين المباشرين لأقسام الإنتاج ذات الصلة، بهدف تكوين فرد يتمتع بمسؤولية عالية، وعلم نفس جماعي، ومؤهلات عالية، وإحساس متطور بكونه مالكًا مشاركًا المؤسسة:

من الناحية الوظيفية، تشير إدارة شؤون الموظفين إلى جميع المهام والقرارات المتعلقة بالعمل في مجال شؤون الموظفين؛

من الناحية التنظيمية، يغطي هذا المفهوم جميع الكيانات المسؤولة عن العمل مع الموظفين.

يتكون عمل أخصائي CS من معرفة مهامه والقدرة على القيام بالعمل اليومي بكفاءة، وهو متنوع للغاية. في الظروف الحالية لتقليل عدد CS، بسبب تعيين ضباط الأركان الشباب و "غير المستكشفين" عادة ما يكونون مثقلين. تهيمن الأكاديمية على كليات ودورات إدارة الموارد البشرية بدلاً من الممارسة. وعلى هذا الأساس يُقترح نوع من "البوصلة" لتطوير مسارك المباشر نحو الاحتراف.

الفصل. 1. الدخول وإتقان عمل الأفراد.

• توفير الكوادر اللازمة . تخطيط احتياجات الموظفين (الكمية والجودة والتوقيت) التي تلبي أهداف العمل اليوم وفي المستقبل.
• تطوير وتنفيذ نظام البحث واختيار الموظفين: مصادر الاختيار، محتوى طلبات الوظائف الشاغرة، تكنولوجيا الاختيار الشامل.
• تسجيل التعيين والفصل والنقل وما إلى ذلك.
• تخزين آر. الكتب وحساباتها والأوراق الشخصية والحفاظ على وثائق الموظفين وفقًا لتسميات الملفات.
• ملء آر. الكتب والأوراق الشخصية وإصدار الشهادات للموظفين.
• المعرفة بتشريعات العمل (قانون العمل في الاتحاد الروسي، وقانون الجرائم الإدارية في الاتحاد الروسي والتعليمات) والتشاور بشأن هذه القضايا.
• تطوير وصيانة الوثائق التنظيمية المحلية: جدول التوظيف، اللوائح: بشأن الموظفين، بشأن الرواتب، بشأن إجراء المسابقات، وما إلى ذلك، لوائح العمل الداخلية (ILR)، إلخ.
• الاجتماع وإقامة علاقات عمل مع رؤساء الأقسام.

2. مقدمة لعمل ضابط شؤون الموظفين

الخطوات الأولى

منذ البداية، ينبغي إقامة علاقات عمل طبيعية مع رؤساء الأقسام. اجعلها قاعدة لزيارتهم في موقعهم. لا تنتظر أن يأتي أحد إليك. وفي الوقت نفسه، لديك بعض الأسئلة لهم، وهم موجودون دائما. ومن المفيد الحصول على المشورة بشأن بعض الأمور، وكذلك طرح الأسئلة بلباقة حول الوحدة. ثم سوف ينظرون إليك كضابط شؤون موظفين عاديين، وليس موظفا مكتبيا، وسوف تتحول تدريجيا إلى العلاقات الودية. إن معرفة الأشخاص والأقسام لا تقل أهمية عن أداء العمل الفني بشكل صحيح. العمل الكفء ليس نتيجة الاحتراف فحسب، بل هو أيضًا نتيجة التفاعل الفعال مع المديرين على جميع المستويات. في كثير من الأحيان تتطور العلاقات الصعبة مع قسم المحاسبة، الذي "سحب الغطاء" على نفسه.

من المهم أن تتذكر أنك عند المدخل الرئيسي للمؤسسة. والمهم هنا هو تنظيمك وحيادك وقدرتك على تنظيم المحادثة بلباقة وكسب ثقة المرشح فيك وإخباره بالمسؤوليات الرئيسية والاتفاق على إجراءات أخرى وإنهاء الاجتماع بطريقة عملية ومحترمة. مقدمًا، يجب أن يكون لديك خطة محادثة في رأسك حول المؤسسة ومسؤوليات الوظيفة وقضايا الموظفين.

للبدء، تحتاج إلى ما يلي:

• اكتب صياغة قانون العمل في الاتحاد الروسي لحالات التوظيف والفصل. وبالتالي، سيكون من الأسهل إتقان المواد الرئيسية لقانون العمل في الاتحاد الروسي والصياغة المعتمدة. تم توضيح قضايا الفصل في المواد 77-84 من قانون العمل في الاتحاد الروسي.
• التعرف على إجراءات التوظيف والفصل؛
• تسجيل الطلبات والورقة الشخصية T2 في برنامج 1C؛
• لديك "في متناول اليد" جدول التوظيف لتتبع الوظائف الشاغرة، نماذج التوظيف والعقود الأخرى، الطلبات (للعمل، الفصل، النقل، الإجازة)، طلبات الوظائف الشاغرة، تذكير المرشح بشأن تقديم المستندات، "شريط التمرير" للفصل، الشهادة التوظيف، نماذج إصدار البطاقة المصرفية، معلومات للمحاسبة. (قد تكون هناك وثائق أخرى.)

عند استلام الطلب تأكد من دراسته والتحدث مع مؤلفه لتوضيح تفاصيل الوظيفة وأي أسئلة غير واضحة. وهذا مهم من حيث المبدأ لفهم المهام الرئيسية للوظائف الشاغرة وإقامة اتصالات تجارية.

عند الفصل، من الضروري اتخاذ موقف محترم ولباق تجاه الشخص، خاصة إذا كان الفصل ليس بمبادرة منه. ففي نهاية المطاف، "ما يأتي سوف يستجيب".

في يوم إنهاء عقد العمل، يلتزم صاحب العمل بإصدار كتاب عمل للموظف ودفع المبالغ له، الفن. 140 تاكا.

إذا كان من المستحيل إصدار كتاب عمل للموظف بسبب غيابه أو رفض استلامه، فإن صاحب العمل ملزم بإرسال إشعار للموظف بضرورة الحضور للحصول على كتاب العمل أو الموافقة على إرساله عن طريق البريد، الفن . 84 ت.ك. غير المستلمة. يتم تخزين الكتب في المحكمة الدستورية مع الأوامر.

وينظم التعليق عن العمل من قبل الفن. 76 ألف.

ويجب إعلان أمر التعيين للموظف خلال ثلاثة أيام من تاريخ البدء الفعلي للعمل مع توقيعه. في غضون أسبوعين يتم الإدخال في Tr. كتاب أو بدء كتاب جديد إذا كان مفقودا. تم وصف قضايا التوظيف في الفن. 67 - 71 تاكا. تمت مناقشة ظهور علاقات العمل في الفن. 16 - 20 تاكا.

وفقا للفن. 72 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، يُسمح بإجراء تغييرات في شروط عقد العمل باتفاق الطرفين من خلال صياغة اتفاقية إضافية لعقد العمل.

يمكن العثور على مدى استصواب إبرام عقود القانون المدني (CLA) بدلاً من عقود العمل في "حزمة الموظفين". يعتمد الشكل الشائع للتعاون على برنامج العمل العالمي في شكل اتفاقية بشأن الخدمات المدفوعة (بشأن أداء العمل).

عند التقديم على عمل إضافي (العمل بدوام جزئي، أداء واجبات الموظف المتغيب مؤقتاً دون الإعفاء من العمل المحدد في عقد العمل، توسيع مجالات الخدمة، زيادة حجم العمل)، لا بد من توثيق الجمع أو الجزء -وقت العمل، راجع "حزمة الموارد البشرية".

وفقا للفن. 91 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، يلتزم صاحب العمل بالاحتفاظ بسجلات للوقت الذي عمل فيه كل موظف بالفعل. النموذج الموحد المعتمد بموجب مرسوم لجنة الإحصاء الحكومية بتاريخ 5 يناير 2004. رقم 1: ورقة تسجيل ساعات العمل وحساب الأجور (نموذج N T-12)، ورقة تسجيل ساعات العمل (نموذج N T-13).

إذا كانت الشركة تنظم العمل بنظام المناوبة، فيلزم وجود جداول المناوبة معتمدة من رؤساء الأقسام ومع توقيعات الموظفين.

تتم عمليات النقل إلى المناصب والأقسام الأخرى على أساس طلب الموظف بالاتفاق مع رؤساء القسمين والأمر المقابل.

3. إتقان واجبات ضابط شؤون الموظفين

ترتبط هذه المرحلة بجعل إجراءات التسجيل والحفاظ على KDP تلقائية، واكتساب أسلوب حر في العمل مع المرشحين وإقامة اتصالات تجارية مع المديرين.

• إتقان برنامج 1C - التوظيف والفصل وملء ورقة شخصية وإجراء تغييرات على الورقة. عند التحضير لنشر أمر القبول/الفصل، يجب عليك "إدخال" البيانات على الفور في 1C للطباعة. في هذه الحالة يقوم المرشح بدراسة وتوقيع Tr. العقد في نسختين. (واحد له والآخر في الملف الشخصي مع نسخ من المستندات). قم بإجراء الإدخال اللازم في مجلة محاسبة العمل. كتب. الحصول على توقيعات الشخص المعني في جميع المستندات. كتاب السجل يمكن دمج الكتب مع مراعاة التعليمات (السل، التعليم الابتدائي، وما إلى ذلك)
• سيد ملء Tr. الكتب، مع الاهتمام بدقة الإدخالات وفقا لقانون العمل في الاتحاد الروسي، لأن قد يؤثر عدم الدقة لاحقًا على حساب المعاشات التقاعدية أو الحصول على استحقاقات المهن. حول هذه المسألة والتعديلات على Tr. كتاب، راجع "حزمة الموظفين".

سيكون عليك:

• إصدار شهادات التوظيف بناء على طلب الموظف، والتي تشير إلى رقم أمر القبول والمنصب والراتب.
• جمع جداول الدوام من جميع الأقسام لإدخال المعلومات الضرورية في الأوراق الشخصية (حول الإجازة، المرض، رحلة العمل...) وتحويلها إلى قسم المحاسبة لكشوف المرتبات.
• تقديم المشورة لرؤساء الأقسام والموظفين. يعد هذا جانبًا مهمًا من عمل متخصص في علوم الكمبيوتر.

يجب أن يوفر تخطيط متطلبات الموظفين مهام الإنتاج الحالية والمستقبلية. عند ضمان المهام طويلة المدى، من المفيد إنشاء احتياطي عالي الجودة. لكي يكون الأمر حقيقيًا ويركز بالفعل على العمل القادم، من الضروري أن يعمل هؤلاء الأشخاص بالفعل في المؤسسة في مناصب مماثلة.

4. عمل المحتوى

يرتبط هذا العمل في المقام الأول بالوثائق التنظيمية المحلية.

• جدول التوظيف هو الوثيقة الرئيسية التي تعكس الهيكل التنظيمي بأكمله للمؤسسة، وقائمة كاملة من المناصب في الإدارات، وعددهم ورواتبهم. تتم الموافقة على الموظفين من قبل مدير المؤسسة. يتم إجراء التغييرات إما عن طريق اعتماد جدول الموظفين الجديد، أو عن طريق إصدار إضافة إلى جدول التوظيف (هذا بالنسبة للهياكل الكبيرة).
• عادة ما يتم تطوير لوائح العمل الداخلية (ILR) من قبل CC، ويتم الاتفاق عليها مع إدارة المؤسسة والموافقة عليها من قبل المدير. يحدد PVTR العلاقة بين صاحب العمل والموظفين ونظام العمل. قد يختلف محتوى PVTR في المؤسسات المختلفة بشكل كبير. يجب أن تتوافق لوائح العمل الداخلية مع: التشريعات الحالية والوثائق التأسيسية والتوظيف.
• لوائح مختلفة تنظم مختلف جوانب النشاط. لكنهم، كقاعدة عامة، يستهدفون موظفي المؤسسة. ولذلك، يتم تطويرها وتنفيذها من قبل CS. من بينها قد تكون اللوائح: بشأن الموظفين، والرواتب، وتقييم الأداء، وإجراء المنافسة، وما إلى ذلك.

الفصل. 2. احتراف الموارد البشرية

بعد اجتياز المراحل السابقة من العمل والتدريب الذاتي وإتقانها، لن تواجه أي مشاكل في إجراء العمل الحالي للموظفين. وستكون قادرًا على حل المشكلات مع رؤساء الأقسام وتطوير المستندات التنظيمية المحلية المذكورة أعلاه، بما في ذلك. شتادكاس و PVTR. وبالتالي، فإن نطاق اهتماماتك سيتجاوز "الروتين" وسيكون قريبًا من مهام CS، وهي أوسع بكثير من مهام المتخصص.

للتطوير المهني، من الضروري تلخيص النتائج لنفسك بشأن قضايا محددة تم حلها، وفهم الظروف التي كان من الممكن فيها ذلك أو سبب حدوث الفشل. تنمو الاحترافية عندما يفهم المرء ما تم إنجازه ويعبر عن ما هو ذو معنى بالكتابة. في الواقع، من المهم ليس فقط القيام بذلك، ولكن أيضًا رؤية ما وراءه. غالبا ما يحدث أن يعمل الشخص لسنوات، ولكن لا يوجد ما يقوله حول هذا الموضوع - فقط إجراءات محددة في غياب رؤية مشتركة.

في هذه المرحلة، حان الوقت للعمل مع مختلف المنشورات التي تتمتع بحضور جيد على شبكة الإنترنت. يمكننا أن نوصي بالمواقع التالية: Elitarium، e-executive، ITeam، HR-portal، Business World. سيكون هذا كافيًا إذا قمت بالاشتراك هناك.

احصل على محرك أقراص فلاش، وحدد مجلدات فيه للموضوعات التي تهمك، واملأها أثناء دراسة كل مقال. في البداية، المجلدات التالية مطلوبة: قانوني. الاستشارات، KDP، إدارة الموارد البشرية (HRM)، حوكمة الشركات، عمل CS، عمل المديرين، الوثائق التنظيمية المحلية، وصف الكفاءات المهنية، علم النفس الشخصي، الممارسة الاجتماعية والنفسية، تغييرات الشركات، اختيار الموظفين، تقييم الموظفين، التحفيز الموظفين والفرق، تطوراتي وما إلى ذلك. مع تراكم المواد، ستظهر أقسام أخرى.

في غضون سنوات قليلة، ستتمكن من إجراء بعض التطورات المواضيعية بنفسك. في هذه الأثناء، اكتب أي أفكار لديك، واحتفظ بها وسيأتي وقتها.

المواد الرئيسية للعمل الحالي هي: الموقع الإلكتروني لإدارة سجلات الموظفين "حزمة الموارد البشرية"، حيث توجد إجابات لأسئلة مختلفة؛ قانون العمل في الاتحاد الروسي وقانون الجرائم الإدارية في الاتحاد الروسي. للأسئلة الأخرى، بما في ذلك. التوظيف - مواقع الإنترنت SuperJob، HeadHunter، Job، Rabota.ru، Rabotamail.ru، بالإضافة إلى مجلات شؤون الموظفين، والتي يوجد منها الكثير.

في الختام، من المستحسن ملاحظة أن الممارسة وعرض الاختلافات بين الأشخاص بشكل موضوعي تشير إلى أنه لا يمكن لأي شخص أن يكون ضابطًا عامًا. في الواقع، تنجذب الأغلبية نحو مجموعة معينة من المهام.

التطبيقات

اللجنة الحكومية للاتحاد الروسي المعنية بالإحصاء

دقة

بشأن الموافقة على النماذج الموحدة للوثائق المحاسبية الأولية لمحاسبة العمل ومدفوعاتها

من أجل تنفيذ متطلبات قانون العمل في الاتحاد الروسي الصادر في 30 ديسمبر 2001 N 197-FZ، تقرر لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي ما يلي:

1. الموافقة على النماذج الموحدة للوثائق المحاسبية الأولية لتسجيل العمالة ودفعها، المتفق عليها مع وزارة المالية في الاتحاد الروسي، ووزارة التنمية الاقتصادية والتجارة في الاتحاد الروسي، ووزارة العمل والتنمية الاجتماعية في الاتحاد الروسي :

1.1. بالنسبة لسجلات الموظفين:

N T-1 "أمر (تعليمات) بشأن تعيين موظف"، N T-1a "أمر (تعليمات) بشأن تعيين موظفين"، N T-2 "البطاقة الشخصية للموظف"، N T-2GS (MS) " البطاقة الشخصية للموظف" موظف حكومي (بلدي)"، N T-3 "جدول التوظيف"، N T-4 "بطاقة تسجيل عامل علمي وعلمي وتربوي"، N T-5 "أمر (تعليمات) بشأن نقل الموظف إلى وظيفة أخرى"، N T-5a "أمر (تعليمات) بشأن نقل الموظفين إلى وظيفة أخرى"، N T-6 "أمر (تعليمات) بشأن منح الإجازة للموظف"، N T-6a "أمر (تعليمات) بشأن منح الإجازة" للموظفين"، N T- 7 "جدول الإجازة"، N T-8 "أمر (تعليمات) بشأن إنهاء (إنهاء) عقد العمل مع الموظف (الفصل)"، N T-8a "أمر (تعليمات) عند الإنهاء (إنهاء) عقد العمل مع الموظفين (الفصل)" "، N T-9 "أمر (تعليمات) بشأن إرسال موظف في رحلة عمل"، N T-9a "أمر (تعليمات) بشأن إرسال الموظفين في رحلة عمل "، N T-10 "شهادة سفر"، N T-10a "مهمة مكتبية للإرسال في رحلة عمل وتقرير عن تنفيذها"، N T-11 "أمر (تعليمات) بشأن تشجيع الموظف"، N T- 11 أ "أمر (تعليمات) بشأن تشجيع الموظفين".

1.2. لتسجيل ساعات العمل والتسويات مع الموظفين بشأن الأجور:

N T-12 "قائمة وقت العمل وحساب الأجور"، N T-13 "قائمة وقت العمل"، N T-49 "قائمة كشوف المرتبات"، N T-51 "قائمة كشوف المرتبات"، N T-53 "كشوف المرتبات"، N T-53a "مجلة تسجيل الرواتب"، N T-54 "الحساب الشخصي"، N T-54a "الحساب الشخصي (سبحانه وتعالى)"، N T-60 "حساب الملاحظات حول منح الإجازة للموظف"، N T- 61 "حساب الملاحظة عند إنهاء (إنهاء) عقد العمل مع الموظف (الفصل)"، N T-73 "قانون قبول العمل المنجز بموجب عقد عمل محدد المدة مبرم لمدة وظيفة محددة. "

2. توسيع النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية المحددة في البند 1.1 من هذا القرار لتشمل المنظمات، بغض النظر عن شكل الملكية، العاملة على أراضي الاتحاد الروسي، في البند 1.2 - إلى المنظمات، بغض النظر عن شكل الملكية ، العاملة على أراضي الاتحاد الروسي، باستثناء مؤسسات الميزانية.

3. مع إدخال النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية المحددة في الفقرة 1 من هذا القرار، تم اعتبار النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية المعتمدة بموجب قرار لجنة الإحصاء الحكومية في روسيا بتاريخ 04/06/2001 N 26 غير صالحة.

رئيس لجنة الدولة للإحصاء في روسيا

في إل سوكولين

بموجب خطاب من وزارة العدل في الاتحاد الروسي بتاريخ 15 مارس 2004 رقم 07/2732-UD، تم الاعتراف بأنه لا يتطلب تسجيل الدولة.

قائمة الحالات على ما يرام.

"أؤكد"

مدير المؤسسة / نائب من قبل الموظفين

" " _________ 201_

• مجلد أوامر الشركات.
• أوامر الموظفين. إذا كان معدل الدوران مرتفعًا، فسيتم إنشاء مجلدات منفصلة للقبول والفصل والتحويلات. الأسباب مرفقة بالأوامر، فهي أكثر ملاءمة.
• مجلد طلبات الإجازات ورحلات العمل مع الأسباب.
• أوامر بشأن الحوافز والعقوبات، وما إلى ذلك
• كتاب السجل الكتب، وكذلك حول التعليم الابتدائي، السل، النار. الأمن، الخ.
• مجلد يحتوي على الموظفين التنظيميين ووثائق الشركة (جدول التوظيف، PVTR، اللوائح المختلفة، وما إلى ذلك).
• مجلدات (ملفات) الموظفين: نسخ من المستندات والمواد المختلفة والشهادات واتفاقيات المسؤولية المالية والإضافات إلى tr. العقود، الخ.
• مجلد العقود: القانون المدني، والعمل مع منظمات خارجية، وما إلى ذلك.
• مجلد يحتوي على مواد حول إدارة شؤون الموظفين والمواد المنهجية المختلفة.
• مجلد يحتوي على خطط عمل الشركات والموظفين.

ملحوظات

• يتم ترقيم كافة المجلدات وفقًا لـ OK Nomenclature of Cases.
• جميع الطلبات (التوظيف والفصل والتحويلات) والأوامر الحالية غير المستلمة. يتم الاحتفاظ بالكتب لمدة 50 عامًا. وفي حالات تغييرات الشركة، يتم الاحتفاظ بهذه المستندات من قبل الخلف القانوني.
• يتم تخزين مواد الموظفين الأخرى، كقاعدة عامة، لمدة 3 سنوات. يتم تخزين المواد الموجودة في المجلدات أعلاه وفقًا لإرشادات الشركة لمدة تتراوح بين 5 و15 عامًا.
• يتم تحويل المواد المقبولة طبقًا لمسميات الحالات وفقًا لشهادة النقل والقبول.

فيدوتوف الكسندر فاسيليفيتش

خبير موارد بشرية مستقل

ضروري لأي مؤسسة بغض النظر عن شكل الملكية والنشاط وعدد الموظفين. للقيام بذلك بكفاءة ومهنية، يجب أن تكون على دراية جيدة بقانون العمل، ومراقبة التغييرات في التشريعات، ولديك مهارات في مجال إدارة سجلات الموظفين.

ما هي محاسبة الموظفين ولماذا هو مطلوب؟

جزء لا يتجزأ من أنشطة كل شركة هو سجلات الموظفين. وهو يمثل العمل الذي ينظمه قانون التسجيل والمحاسبة ومراقبة حركة موظفي المنظمة.

تتضمن أنشطة الموظفين تسجيل:

• استقبال الموظفين
• تسريح العمال.
• الحركات الأفقية (النقل بين الأقسام) والحركات العمودية (على سبيل المثال، النمو الوظيفي)؛
• رحلات العمل؛
• إجازة مرضية
• ورقة زمنية؛
• الإجازات (من أي نوع - سنوية، بدون أجر، للحمل، وما إلى ذلك)؛
• - بطاقات شخصية لكل موظف وغيرها.

تشمل محاسبة الموارد البشرية أيضًا:

• الحفاظ على السجلات العسكرية.
• تنظيم علاقات العمل؛
• إنشاء وتسجيل مختلف (على سبيل المثال، حول التوظيف، وتشجيع الموظف، وما إلى ذلك)؛
• تنظيم العمل وقضايا أخرى.

يتم إعداد جميع الوثائق فقط وفقًا للمعايير والقواعد المطلوبة. يتم توحيد بعض النماذج، ويتم تثبيت البعض الآخر في المؤسسة نفسها.

التنظيم المختص لسجلات الموظفين يحل العديد من مشاكل ومهام الشركة. بالطبع، هناك الآلاف من الفروق الدقيقة، ولكن هناك نقاط أساسية تنطبق على كل مؤسسة.

كيفية التنظيم ومن يجب تكليفه بالحفاظ على سجلات الموظفين؟

هناك عدة طرق لتنظيم المحاسبة. كل شيء يعتمد فقط على خصائص المؤسسة وعلى الاختيار الذي يتخذه المدير. الخيارات الأكثر شيوعًا:

قم بإنشاء قسم كامل للموارد البشرية إذا كانت الشركة توظف الكثير من الأشخاص

وعندما يكون عدد الموظفين صغيرا، يمكنك تعيين متخصص واحد. ومن مميزات هذه الطريقة أن العمل ينظمه المدير بالطريقة التي يريدها ويتم تنظيمه ومراقبته وفق مبادئه الخاصة.

هناك أيضًا عيوب: من الصعب التحقق من احترافية الأخصائي الذي يتم تعيينه، لذلك هناك خطر من تعيين موظف شؤون موظفين غير مختص تمامًا.

سيتعين عليك إنفاق الوقت والمال على التدريب أو البحث عن موظف آخر.

تتمثل مزايا هذا الخيار لتنظيم المحاسبة في أنه إذا تمت التوصية بشخص ما، فهو (ربما) يقوم بالفعل بالمهمة، أي أنه تم اختباره في هذه القضية. بالطبع، تحتاج إلى مناقشة ظروف العمل مع ضابط شؤون الموظفين بحيث تناسب كلا الطرفين.

إسناد شؤون الموارد البشرية إلى محاسب أو سكرتير جيد

الإيجابيات: يوفر الوقت والمال. وهذا يعني أنه ليست هناك حاجة لاختيار ضابط شؤون الموظفين، ولا توجد تكاليف للاحتفاظ بالسجلات.

العيوب: المشكلة الرئيسية عند اختيار هذه الطريقة هي أن الموظفين يقومون بعمل إضافي بعد العمل الرئيسي، مما يؤدي إلى حدوث أخطاء وأخطاء وثغرات ونقص بسيط في المستندات اللازمة. وبطبيعة الحال، فإن المعرفة المهنية حول موضوع سجلات الموظفين مهمة هنا. وإذا كان لديهم نفس السكرتير، فسيتم تقليل خطر حدوث مضاعفات في هذه الحالة. والعكس صحيح.

تعهد بسجلات الموارد البشرية إلى منظمة الاستعانة بمصادر خارجية

جيد: تقع جميع أنشطة الموظفين على عاتق شركة الاستعانة بمصادر خارجية، والتي تتحمل هذه المسؤولية على أساس العقد. بالإضافة إلى تقديم المساعدة المستمرة والمستمرة في قضايا الموظفين، فإن اختيار هذه الطريقة يقلل بشكل كبير من التكاليف.

العيوب: تحتاج إلى اختيار شركة جادة وراسخة، وتحتاج أيضًا إلى إقامة تفاعل وإنشاء مفهوم للعمل مع المتخصصين الذين سيعملون خارج المكتب.
يتعين على المدير فقط اختيار الطريقة الأكثر ملاءمة وملاءمة له للاحتفاظ بسجلات الموظفين، مع الموازنة بين إيجابيات وسلبيات كل طريقة.

المهام الوظيفية لموظف شؤون الموظفين

يتم تكليف موظف الموارد البشرية بالمسؤوليات التالية وفقًا للتعليمات واتفاقية التوظيف:

هذه قائمة غير كاملة لمسؤوليات الموظف، والمتطلبات تقريبية. قد يكون هناك أكثر مما سبق (أو أقل)، ولكن في المجمل هذه هي المهارات والقدرات التي يجب أن يتمتع بها أخصائي الموارد البشرية.

سجلات الموظفين: ما هي المستندات المطلوبة؟

عادةً، يجب أن يكون لدى كل مؤسسة الأنواع التالية من المستندات المتعلقة بالموظفين:

• الإدارية (الشخصية وأوامر الإنتاج)؛
• تأكيد نشاط العمل؛
• المعلومات والحساب.
• المراسلات الداخلية
• سجلات التحكم والتسجيل.

يجب أن تكون بعض وثائق الموظفين موجودة في المؤسسة. وتشمل هذه:
PVTR (لوائح العمل الداخلية)؛

يتم تخزين جميع المستندات لعدد معين من السنوات. ينظم:

• المادة أو القسم من قانون العمل؛
• قرار لجنة الدولة للإحصاء.
• القانون الاتحادي واللوائح الأخرى.

إذا لم يكن هناك شيء (تعليمات، أوامر، وما إلى ذلك)، فستحتاج إلى تصحيح هذه الحقيقة. بشكل عام، أحد مبادئ عمل مدير الموارد البشرية هو الالتزام بالمواعيد. إنه يجعل العمل اليومي أسهل بكثير ويعطي القوة القانونية لبعض الأفعال. في الواقع، من المهم جدًا عدم إهمال الشؤون الجارية. خلاف ذلك، فإنها تميل إلى النمو مثل كرة الثلج.

تنظيم سجلات الموظفين: كيفية الاحتفاظ بها ومن أين تبدأ؟

بعد أن استقرت في منصب جديد كضابط شؤون الموظفين، عليك أولاً إجراء مراجعة للوثائق الإلزامية. إذا اتضح (ويحدث هذا) أن بعض الأوراق المهمة من القائمة مفقودة، فيجب استعادتها. وبطبيعة الحال، لن يكون من الممكن القيام بمثل هذا العمل في يوم واحد.

لذلك يجب إبراز أهم المواقف والبدء بها. تحقق من وجود التصميم وصحته (وإذا كنت بحاجة إلى تصحيح أو إعداد مستند جديد): جدول التوظيف، جدول الإجازات، عقود العمل، الطلبات، السجلات في سجلات العمل.

الاحتفاظ بسجلات عقود العمل وأوامر الموظفين. يخلق . فهم البطاقات الشخصية (T-2). العمل مع اللوائح المحلية.
الشيء الرئيسي هو إكمال جميع المستندات الحالية في الوقت المحدد. العمل على أساس قانون العمل وقواعد العمل المكتبي. ولا تدمر سجلات الموظفين. تمت الموافقة على وقت تخزينها من قبل الأرشيف الفيدرالي ("القائمة ..." بتاريخ 2000/06/10).

جميع المستندات المحاسبية مطلوبة لشفافية علاقات العمل. يضع نظام شؤون الموظفين القواعد والمبادئ التي توفر الاستقرار لموظفي المنظمة، وتقوم الإدارات بتهيئة الظروف الملائمة لذلك.

أتمتة المحاسبة - 1C: مزايا العمل مع البرنامج

يعد الاحتفاظ بسجلات الموظفين، خاصة في الشركات الكبيرة، مهمة مسؤولة وضخمة بشكل لا يصدق. لكن الأخطاء غير مسموح بها هنا! ولكن اليوم هناك طريقة لأتمتة أنشطة ضباط شؤون الموظفين، والتي يمكن أن تسهل بشكل كبير وتبسيط عمل الإدارة، وتبسيط الأنشطة، مما يقلل بشكل كبير من مخاطر الأخطاء.

باستخدام برنامج 1C، يمكنك الاحتفاظ بالسجلات وفقًا للمتطلبات القانونية. تضمن قاعدة البيانات تخزينًا موثوقًا للمعلومات الضرورية عن الموظفين. ومع تراكمها، يصبح من الممكن بناء تقارير متنوعة يمكن أن تساعد في تحليل العمل وتطوير اتجاهات جديدة. على سبيل المثال، يمكن أن تكون التقارير كما يلي:

• معدل دوران الموظفين؛
• إحصاءات الموظفين؛
• حركة العمال ، إلخ.

يساعد البرنامج في حل جميع مشاكل ومهام محاسبة الموظفين تقريبًا. بفضل 1C، يتمتع رئيس المؤسسة بفرصة الحصول على معلومات حول الوضع في قسم معين وإجراء التحليل واتخاذ القرارات الإدارية الصحيحة. تتيح لك الأتمتة أيضًا مزامنة أنشطة العديد من خدمات الشركة (المحاسبة والموارد البشرية وقسم الرواتب)، مما يحسن كفاءة العمل ويخلق أيضًا جميع الظروف لدفع الرواتب في الوقت المناسب.

خاتمة

لذا، لتلخيص، يمكننا أن نلاحظ ما يلي:

• سجلات الموظفين هي الجزء الأكثر أهمية في أي مؤسسة.
• هناك عدة طرق لتنظيم المحاسبة. الخيار متروك للقائد.
• يتم تحديد المسؤوليات الوظيفية لموظف شؤون الموظفين من خلال التعليمات وعقد العمل.
• توجد قائمة بالوثائق المتعلقة بعمل الموظفين والتي يجب أن تكون موجودة في كل شركة. ويجب أن تبدأ حياتك المهنية في قسم الموارد البشرية من خلال التحقق من هذه المستندات.
• يعد الاحتفاظ بالسجلات أسهل بكثير إذا تم تشغيله تلقائيًا.

سجلات الموظفين هي جوهر التشغيل العادي والفعال لأي مؤسسة. ولذلك، يجب التعامل مع إدارتها بمسؤولية كاملة.

تفاصيل

شروط التسليم

إقرأ في مجلة "دليل الموارد البشرية"

تم نشر مجلة "دليل الموارد البشرية" منذ عام 2000 - وهي أول مجلة احترافية للمديرين وموظفي شؤون الموظفين الذين يحتاجون إلى معلومات محدثة وموثوقة لحل مشاكل العمل بشكل فعال.

1. يقدم حلولاً عملية مجربة وآمنة مع عينات جاهزة لجميع قضايا الموظفين.
2. يبلغ أسبوعيًا عن آخر التغييرات في التشريعات مع توصيات لتطبيقها.
3. يزيل النزاعات العمالية مع الموظفين، وغرامات مفتشية العمل الحكومية والمطالبات المقدمة من المديرين.

ستجد في المجلة جميع المعلومات اللازمة لعمل خدمة شؤون الموظفين: من المتطلبات القانونية إلى التنفيذ العملي. يوفر الاشتراك في مجلة "دليل الموارد البشرية" معلومات مفصلة حول جميع ميزات إدارة سجلات الموظفين، وتسجيل علاقات العمل بين الموظف وصاحب العمل: من التقدم للحصول على وظيفة إلى نقل المستندات إلى الأرشيف.

توجد على صفحات "دليل الموارد البشرية" حلول عملية جاهزة ونماذج وثائق مثالية من كبار الخبراء في الجامعة التقنية الحكومية وروسترود ووزارة العمل ودوما الدولة. تحتوي جميع المواد على تعليقات خبراء مفصلة، ​​مكتوبة بلغة مختصة ومفهومة.

اشترك في مجلة دليل الموظفين وكن على اطلاع بأحدث التغييرات في التشريعات. نحن نتعاون مع أفضل المتخصصين في مجالهم: موظفو تكنولوجيا المعلومات الحكومية والمحامون الناجحون وأعضاء لجان مجلس الدوما.

تقدر مجلة HR Directory سمعتها كمنشور احترافي وتوفر لقرائها المعلومات الأكثر فائدة وعملية. ومن خلال هذا النهج، نقوم أيضًا بتطوير برنامج مكافآت للمشتركين، مما يجعل من الممكن استخدام الخدمات الإضافية والمواد ذات الصلة مجانًا.

"دليل الموارد البشرية" أكثر من مجرد مجلة:

• يوفر وقتك: يوفر حلولاً عملية آمنة ومثبتة مع نماذج وثائق جاهزة لجميع مشكلات الموظفين
• يوفر لك المال: تدريب مجاني عبر الإنترنت مع إصدار شهادات شخصية
• يحفظ أعصابك: يزيل النزاعات العمالية مع الموظفين، وغرامات مفتشية العمل الحكومية ومطالبات المدير

اختر نوع الاشتراك الأمثل		مجلة مطبوعة	مجلة الكترونية	مجموعة مطبوعة + إلكترونية
	معلومات حديثة من كبار الخبراء	✔	✔	✔
	تنسيق الورق التقليدي	✔	✖	✔
	التوفر في نفس اليوم	✖	✔	✔
	البحث السريع عن كافة المقالات والقضايا	✖	✔	✔
	الوصول إلى الإصدارات المنشورة لعامي 2015 و 2016.	✖	✔	✔
	الحساب الشخصي، إدارة الاشتراكات	✖	✔	✔
	الوصول إلى الإطار التنظيمي	✖	✔	✔
	الدعم الفني عبر الإنترنت	✖	✔	✔
لا تزال لديك أسئلة؟ سوف نتصل بك مرة أخرى! اطلب مكالمة!				مربحة! -80% للنسخة الالكترونية

اقرأ في النصف الثاني من 2019:

• كيفية إعداد وثائق الموظفين وفقًا للتوصيات المنهجية الجديدة لروسارخيف
• 9 أسئلة إلزامية لطرحها على المفتش أثناء فحص الشكوى
• عقد العمل. مُنشئ لجميع الحالات التي يكون فيها النموذج القياسي غير مناسب
• يجد Roskomnadzor خطأً في الأمور الشخصية. كيفية تخزين معلومات الموظف بأمان الآن
• أجاب روسترود على أسئلة ضباط الأركان التي ربما تهمك أيضًا
• كيفية تصحيح خطأ في وثيقة الموظفين بهدوء ودون عواقب
• الفصل من تلقاء نفسك والذي لن يتم إلغاؤه من قبل الموظف أو المحكمة
• اختبر معرفة مرؤوسيك أو شهادة الموارد البشرية
• 5 قوانين محلية يجب عليك تعديلها لعام 2020
• كيفية مناقشة الموظف مع الغرباء لتجنب المشاكل
• تغييرات في عملك عليك أن تعتاد عليها قبل الأول من يناير
• حيث ارتكب أصحاب العمل أكبر عدد من الأخطاء في عام 2019. نسخة روسترود
• ما لا يمكن للمفتش أن يطلبه منك أثناء التفتيش في عام 2020
• كيفية تحذير الموظف من التغييرات الذي لا يريد سماع أي شيء

يوم جيد أيها الزوار الأعزاء! ما هو عمل الموظفين ولماذا هو مطلوب وهل هو مطلوب على الإطلاق؟ سوف تتعلم عن هذا من مقالتي: إدارة سجلات الموارد البشرية للدمى.

قسم الموارد البشرية في المؤسسة

تمامًا كما يبدأ المسرح بالنسبة للزوار بشماعة المعاطف، كذلك بالنسبة لأي موظف تم تعيينه حديثًا، تبدأ المؤسسة بقسم شؤون الموظفين. وينتهي معهم عند الفصل.

يتولى قسم الموارد البشرية مسؤولية كافة الأمور المتعلقة بموظفي الشركة:

• التعيين والنقل والفصل؛
• الامتثال لانضباط العمل.
• الامتثال للوصف الوظيفي؛
• الحفاظ على الملفات الشخصية للموظفين؛
• الحفاظ على وثائق الموظفين؛
• البحث عن موظفين للوظائف الشاغرة؛
• إجراء المقابلات الأولية؛
• تعريف الموظفين بجميع التغييرات في المنظمة ؛
• تطوير الوثائق المختلفة؛
• المشاركة في تطوير الوثائق التنظيمية المحلية الأساسية للمؤسسة.

وكما ترون، فإن القائمة كبيرة جدًا، وليست شاملة. الإدارة المسؤولة عن شؤون الموظفين هي وحدة خاصة في المنظمة تتفاعل مع جميع الوحدات الهيكلية الأخرى للشركة.

ولا يهم أن الموظفين في أغلب الأحيان هم أصغر قسم في المؤسسة، وفي بعض الأحيان لا يتم تخصيصهم على الإطلاق.

ماذا يفعل قسم الموارد البشرية؟

الآن دعونا نلقي نظرة فاحصة على ما يفعله ضابط شؤون الموظفين فعليًا في مكان عمله - سيكون هذا إدارة سجلات الموظفين.

تسجيل الموظفين

يعد تعيين وفصل الموظفين من أهم وظائف قسم الموارد البشرية. جميع تحركات الموظفين تحت سيطرته. عندما يرى الشخص الذي يبحث عن عمل وظيفة شاغرة ويتصل بالرقم المحدد، فإنه في 90 حالة من أصل 100 سيتم نقله إلى الموظفين، حيث سيتم إرشاده بشأن القضايا التي تهمه، كما سيتم تحديد وقت عندما للحضور للمقابلة أو ملء النموذج.

بعد أن قرر المدير أن الموظف مناسب له، يقع الأخير مرة أخرى في أيدي أخصائي الموارد البشرية. وأيضا، يرجى ملاحظة أنه عند ملء الوظيفة الشاغرة من خلال الاختيار التنافسي، سيتم بالتأكيد تضمين ضابط شؤون الموظفين في اللجنة.

لذلك، بعد تعيين الموظف، فإنه يتوجه إلى ضابط شؤون الموظفين، حيث يقوم بالإجراءات التالية:

1. يقدم جميع الوثائق اللازمة؛
2. التعرف على جميع الوثائق التنظيمية المحلية المتعلقة بعمله وروتينه في الشركة؛
3. يوقع عقد العمل؛
4. يتعرف على ترتيب وظيفته؛
5. وفي بعض الحالات، يتلقى هنا المعرفة الأولية بشأن حماية العمل، أي أنه يخضع للتعليم الأولي.

التوثيق

بعد التوقيع على جميع المستندات وتقديمها، يقوم أخصائي الموارد البشرية بإنشاء الملف الشخصي للموظف. وتتكون من جميع نسخ المستندات والبطاقة الشخصية في نموذج موحد. بالإضافة إلى ذلك، في المستقبل، سيتم معالجة جميع القضايا المتعلقة مباشرة بالموظف من خلال الموارد البشرية:

• تسجيل الإجازة
• دفع المكافآت والمبالغ النقدية الأخرى؛
• مصادرة المكافآت والعقوبات الأخرى؛
• فرض العقوبات والجزاءات التأديبية؛
• التغييرات في الأجور والشروط الأخرى لعقد العمل؛
• التغييرات في المنظمة عامة، أو تتعلق مباشرة بالموظف.

والعديد من الأسئلة الأخرى، يمكن أن تستمر القائمة إلى ما لا نهاية تقريبا، اعتمادا على تفاصيل الشركة والوظيفة المخصصة للموظفين.

قد يجادل الكثيرون بأن معظم القضايا المذكورة تقع ضمن نطاق المحاسبة، ولكن لا، الأمر ليس كذلك. نعم، قسم المحاسبة هو الذي يقوم بحساب أجور الإجازات والمدفوعات النقدية. إنها تحتفظ بها، ولكن فقط بعد أن تتلقى الأمر المناسب الذي أنشأه موظف شؤون الموظفين.

لصياغة هذه الأوامر، يستخدم ضابط شؤون الموظفين أسبابًا مختلفة:

• إفادات من الموظف؛
• مذكرات من رؤساء الأقسام؛
• التحقيقات الداخلية واستنتاجات اللجان؛
• تعليمات كتابية وشفوية من رئيس المؤسسة.

بالمناسبة، ضابط شؤون الموظفين تابع مباشرة لرئيس المؤسسة. وفي حالات نادرة نائبه.

بعد إصدار الأوامر، يتم حفظ أصولها وأساسها وتخزينها للمدة المطلوبة. ويجب أن يتم ذلك أيضًا بواسطة متخصص في الموارد البشرية.

القيام بأعمال الموظفين الأخرى

بالإضافة إلى قيام العاملين في مجال الموارد البشرية بإعداد المستندات للموظفين، فإنهم يقومون بأعمال أخرى يمكن تصنيفها على أنها إدارة سجلات الموارد البشرية.

• إعداد الأوصاف الوظيفية.ولكن هذا لا يعني أن جميع التعليمات كتبها شخص واحد. كقاعدة عامة، يتم كتابة قسم مسؤوليات الوظيفة من قبل شخص على دراية بهذا النوع من العمل. من غير المرجح أن يصف موظف الموارد البشرية بالتفصيل وظيفة عامل اللحام أو الكهربائي أو مشغل الرافعة. لكنه يشكل التعليمات في وثيقة واحدة.
• منظمةتنفيذ شهادة مكان العملوإعداد الوثائق اللازمة لذلك. بالمناسبة، هذا المفهوم - الشهادة - يبقى فقط في الحياة اليومية. من الناحية التشريعية، تم تسمية هذا الإجراء منذ عامين بالتقييم الخاص لظروف العمل (SOUT).
• المشاركة في إعداد الوثائق الأساسيةالتنظيم: الأحكام المتعلقة بالأجور والاتفاقيات والاتفاقيات الجماعية ولوائح العمل الداخلية. في بعض الحالات، يتم إجراء التعديلات فقط، وفي حالات أخرى، يتم إعداد المستند بالكامل.
• الحفاظ على الموظفين.يتقاسم ضابط شؤون الموظفين المسؤولية عن هذه الوثيقة مع كبير المحاسبين في المؤسسة. وهو المسؤول عن أسماء الوظائف وعددها، ويقوم قسم المحاسبة بمراقبة المعدلات والرواتب.
• تنظيم الفحوصات الطبية والتدريبالعمال. إذا كانت الشركة صغيرة، فهو يقوم بهذا العمل بنفسه، وإلا فإنه يراقب التنفيذ فقط. على أية حال، يتم تحديد ذلك من خلال سياسة الشركة.
• المشاركة في اللجان المختلفة: لإجراء التحقيقات الرسمية، والحوادث الصناعية، واختبار المعرفة بحماية العمال، وما إلى ذلك.

كما ترون، لدى ضابط شؤون الموظفين الكثير للقيام به وهم متنوعون للغاية.

مكانة الموظفين في عمل المنظمة

سننظر في هذا القسم إلى تفاعل قسم الموارد البشرية مع الإدارات الأخرى. فيما يلي أهمها:

• محاسبة. يعمل موظف الموارد البشرية بشكل وثيق ومستمر مع هذا القسم. هذا هو المكان الذي تذهب إليه جميع الأوامر الصادرة. وهذا ينطبق أولاً على أوامر القبول والنقل والفصل. ومنهم يعرف موظفو المحاسبة الذين يقومون بحساب الرواتب من يجب إدراجه في كشوف المرتبات ومن يجب استبعاده منه وما هو راتبه. قبل إرسالها إلى مكتب المحاسب، يتم أيضًا فحص جداول الوقت بواسطة الموارد البشرية، وغالبًا ما يحتفظ بها موظف الموارد البشرية. إذا كانت المؤسسة تقوم بعمل مكتبي باستخدام برامج متخصصة، فسيتم تبسيط التفاعل بين الموظفين والمحاسبة إلى حد كبير.
• منطقة السكرتارية أو الاستقبال. ومن هنا يتلقى الكادر معظم أسباب إصدار الأوامر بقرار من المدير. هذا إذا تم تنفيذ العمل المكتبي في المؤسسة وفقًا لجميع القواعد. إذا لم يكن هناك مثل هذا القسم، فإن الطلبات تذهب مباشرة إلى ضابط شؤون الموظفين، ويأخذها إلى المدير.
• يتكون التفاعل مع جميع الإدارات الأخرى في المنظمة من لفت انتباه المديرين وتوجيه الموظفين إلى جميع التغييرات في الموظفين في المنظمة.

لماذا تحتاج كل شركة إلى قسم للموارد البشرية؟

لا يلزم التشريع بإنشاء وحدة هيكلية مثل إدارة شؤون الموظفين. ولكن في الممارسة الحالية للعمل المكتبي، فإن هذه الوحدة هي التي تحتفظ بمعظم الوثائق المنصوص عليها في قانون العمل في الاتحاد الروسي.

هل من الممكن إهمال إدارة سجلات الموارد البشرية؟ الجواب: لا، لا ينبغي عليك أن تفعل هذا. وهناك عدة أسباب لذلك:

1. إن الاتفاقية المبرمة بشكل صحيح بين صاحب العمل والموظف، وكذلك جميع المستندات الأخرى المتعلقة بعمل الموظف، ستساعد على تجنب العديد من المواقف غير السارة عندما تنشأ خلافات بين الطرفين.
2. إن الصيانة الدقيقة للوثائق، بما في ذلك وثائق الموظفين، تميز المنظمة فقط على الجانب الإيجابي.
3. بالإضافة إلى معالجة التوظيف والفصل، يقوم ضابط شؤون الموظفين بالكثير من الأعمال الأخرى، وهو بمثابة نوع من الرابط بين الإدارة العليا والإدارات الأخرى.
4. لن يقوم موظف شؤون الموظفين المختص بملء جميع المستندات بشكل صحيح فحسب، بل سيكون قادرًا أيضًا على الإشارة للمدير في أي جزء ينتهك قانون العمل، مما سيساعد على تجنب عمليات التفتيش والعقوبات.

بأخذ كل ما سبق معًا، يمكننا أن نقول بثقة أن العمل المكتبي وسجلات الموظفين مفيدة جدًا وضرورية في كل مؤسسة. وعلى الأقل المعرفة السطحية في هذا المجال، والتي تم تقديمها "للدمى"، أنا متأكد من أنها ستساعد في التوظيف والأداء اللاحق لواجبات الوظيفة الخالية من المتاعب.

وأخيرا قليل من الفكاهة..