Arxivdə şəxsi işlərin formalaşdırılması. İşçinin şəxsi sənədlərini necə arxivləşdirmək olar

Keçmiş işçilərlə bağlı sənədlərin saxlanma müddəti məlumatın xarakterindən asılıdır. İşdən çıxarılan işçilərin şəxsi işləri nə qədər müddətə saxlanılır? 22 oktyabr 2004-cü il tarixli, 125-FZ nömrəli qüvvədə olan Federal Qanuna əsasən, kadr qeydləri 75 il müddətində arxivlərdə qalır. 2003-cü il yanvarın 1-dən sonra işdən çıxarılan kadrların sənədləri 50 il arxivdə qalır.

İşçinin şəxsi işi necə formalaşır

Rusiya Federasiyası Prezidentinin 1 iyun 1998-ci il tarixli 640 nömrəli Fərmanı kadrlar haqqında məlumatların toplanması qaydasını tənzimləyir. İşəgötürənin tələb etdiyi sənədlərə aşağıdakılar daxildir:

• Anket, tərcümeyi-hal, xarakteristikalar və kadr qeydləri üçün şəxsi vərəq.
• Pasport, təhsil sənədləri (diplomlar, sertifikatlar), VÖEN, sığorta şəhadətnaməsi, ailə vəziyyəti haqqında sənədlərin surətləri.
• Sertifikatlaşdırmadan məlumat.
• Əmək müqaviləsi.
• İşəgötürənin əmrləri (təyin olunma, başqa vəzifəyə və ya iş yerinə köçürmə, məzuniyyət və ezamiyyətlər haqqında).

İşdən çıxarılan işçinin dosye prinsipinə uyğun tərtib edilmiş şəxsi işi təqvim ilinin sonuna qədər təşkilatın kadr xidmətində qalır. İşdən çıxarıldığı gündən etibarən 3 il ərzində sənədlər arxiv və texniki emaldan keçir və şirkətin arxivinə verilir.

İşdən çıxarılan işçilərin şəxsi işlərinin arxivdə saxlanılması illik inventar olduqda həyata keçirilir. Səlahiyyətli kadrlar üzrə mütəxəssis müəyyən bir ildə işdən çıxarılan işçilərin siyahısını tərtib edir. İşin üz qabığında əmək münasibətlərinə xitam verildiyi il göstərilir.

İşdən çıxarılan işçilərin şəxsi işləri nə qədər müddətə saxlanılır?

Bu müddət vətəndaşın işdən çıxarıldığı təqvim ilinin sonundan hesablanır. Arxiv işinin müəyyən edilmiş təcrübəsinə əsasən, işdən çıxarılan işçilərin şəxsi işlərinin saxlanma müddəti yanvarın 1-dən hesablanmağa başlayır.

Rusiya Federasiyası Mədəniyyət Nazirliyinin 25 avqust 2010-cu il tarixli 558 nömrəli əmri sənədlərin arxivdə saxlanması lazım olan xüsusi dövrləri müəyyən edir. Qanuna əsasən, işdən çıxarılan işçilərin şəxsi işlərinin saxlanma müddətləri aşağıdakılardır:

• 75 il - 2003-cü ilin əvvəlindən əvvəl vəzifəsini tərk etmiş şəxslərin şəxsi kartları üçün.
• 50 il - əmək münasibətlərinə 2003-cü il yanvarın 1-dən gec xitam vermiş vətəndaşların şəxsi kartları üçün.
• 75 il - xaricə göndərilən işçilərin ezamiyyət hallarına görə.
• 75 il – dövlət qulluqçularının gəlirləri, əmlakı və öhdəlikləri haqqında məlumatlar üçün.
• 5 il – mütəxəssislərin xüsusiyyətləri və tərcümeyi-halı üçün.
• 75 il – reabilitasiya məsələləri üzrə məlumatlar üçün.
• 3 il – işə qəbul olunmayan şəxslər haqqında sənədlər üçün.
• 75 yaş – şəxsi sənədlərin əsli (şəhadətnamələr, iş yerindən arayışlar, diplomlar, arayışlar, arayışlar) üçün.
• 5 il – şəxsi işlərə daxil edilməyən sənədlər üçün (ərizələr, sertifikatlar, hesabatlar, qeydlər).
• 75 il – dövlət qulluqçularının şəxsi işlərinin köçürülmə zamanı qəbulu və təhvil verilməsi aktlarına görə.
• 75 il - fərdi məlumatların subyekti haqqında sənədlər (bildirişlər, məlumatların emalına razılıq) üçün.

Arxiv məlumatlarından istifadə qaydaları

Dövlət qulluqçuları, hüquqi və fiziki şəxslər nizamlanmış dövrlərdə keçmiş kadrlar haqqında məlumatların təhlükəsizliyinin təmin edilməsinə görə məsuliyyət daşıyırlar. Vətəndaşlar və şirkət nümayəndələri işdən çıxarılan işçilərin şəxsi işlərinin arxivinə daxil olmaq üçün sorğu və müraciətlər edə bilərlər.

HR mütəxəssisləri sosial və pensiya məsələləri, müavinət və kompensasiyalarla bağlı sənədlərin surətlərini və arayışlarını pulsuz təqdim edirlər. Məlumatlar sübut kimi istifadə edilə bilər. İstifadə edildikdən sonra götürülmüş sənədlər sahibinə və ya sahibinə qaytarılmalıdır.

Arxiv məlumatları elektron sənədlər şəklində ötürülə bilər. Bəzi hallarda kitabxanaların, muzeylərin, elmi təşkilatların, dövlət qurumlarının mütəxəssisləri arayış-informasiya nəşrləri dərc edirlər.

İşlərin təşkilatın arxivinə köçürülməsi zamanı işi tənzimləyən sənədlər

İşdən çıxarılan işçilərin şəxsi işləri inventar əsasında təşkilatın arxivinə verilməlidir (Arxivlər və Sənədlərin İdarə Edilməsi Komitəsinin qərarı ilə təsdiq edilmiş işçilərin şəxsi işlərinin yaradılması, aparılması və saxlanması qaydası haqqında Təlimatın 23-cü bəndi). Belarus Respublikası Nazirlər Şurasının 26 mart 2004-cü il tarixli, № 2). Bütün sənədlərin, tarixlərin, vizaların və onlarda olan qətnamələrin mətninin sərbəst oxunması imkanları nəzərə alınmaqla 4 deşikli bərk karton üzlükdə və ya cildlənməlidir. Fayllardan metal bağlayıcılar (çiplər, kağız kliplər, sancaqlar və s.) çıxarılmalıdır.

Həmçinin, daimi, müvəqqəti (10 ildən çox) saxlama işləri və kadr uçotu sənədləri təşkilatın arxivinə verilir (Ədliyyə Nazirliyinin qərarı ilə təsdiq edilmiş Belarus Respublikasının dövlət orqanlarında və təşkilatlarında işlərin aparılması üçün Təlimatların 204-cü bəndi). Belarus Respublikasının 19 yanvar 2009-cu il tarixli, № 4).

Kadr fayllarını təşkilatın arxivinə köçürərkən hərəkətlərin alqoritmi

Addım 1. İşlərin inventarını yaradırıq.

İşlərin təşkilatın arxivinə təhvil verilməsi struktur bölmələri və ya müvafiq fəaliyyət sahələrinə cavabdeh olan işçilər tərəfindən təşkilat arxivinin metodiki rəhbərliyi ilə tərtib edilmiş iş inventarlarına əsasən həyata keçirilir.

İşdən çıxarılan işçilərin şəxsi işləri də daxil olmaqla, kadr məsələlərinin siyahısının nümunəsi üçün səh. 27 jurnal.

Struktur bölmələrin işlərinin inventarları işlərin başa çatdırıldığı ildən sonrakı ilin dekabr ayının 31-dən gec olmayaraq tərtib edilməli və icra edilməli və növbəti iş ili ərzində təşkilatın arxivinə təqdim edilməlidir. Bu o deməkdir ki, inventarın bölməsi, o cümlədən 2009-cu ildə tamamlanan işlər 31 dekabr 2011-ci il tarixindən gec olmayaraq tərtib edilməli və təşkilatın rəhbəri tərəfindən təsdiq edilməlidir.

Kadr işlərinin inventarına saxlama müddəti 10 ildən çox olan fayllar (işə qəbul əmrləri, şəxsi işlər, şəxsi kartlar və s.) daxildir. Kadrlar haqqında digər sənədlərin olduğu hallar inventarizasiyaya daxil edilmir (məsələn, məzuniyyətlərin verilməsi, cərimələrin tətbiqi, işçilərin göndərilməsi, məzuniyyət cədvəlləri, kadr məsələləri ilə bağlı yazışmalar və s.).

Müvafiq işlərin formalaşdırıldığı təşkilatın bütün struktur bölmələrində kadr işlərinin inventarları tərtib edilir. Kadrlar xidmətinə əlavə olaraq, bu cür inventarlar şəxsi hesabların daxil olduğu hallar üçün mühasibatlıq şöbəsində, onlar olmadıqda isə əmək haqqı hesabatında tərtib edilə bilər.

Struktur bölmələrin iş inventarlarına əsasən kadr işləri təşkilatın arxivinə verilir.

İnventarizasiyaya daxil edilmiş halların hər birini təsvir edən məlumat aşağıdakıları ehtiva edən təsviri məqaləni təşkil edir:

Seriya nömrəsi;
- hal indeksi;
- işin adı (cild, hissə);
- işin tarixi (cild, hissə);
- fayldakı vərəqlərin sayı (həcm, hissə);
- faylın saxlanma müddəti (həcm, hissə);
- Qeyd.

İnventar sütunları işin üz qabığındakı məlumatlara ciddi uyğun olaraq doldurulur.

İşlərin inventarının tərtib edilməsi qaydaları

İşlərin inventarını tərtib edərkən aşağıdakı qaydalara əməl edilməlidir:

Hər bir iş (cild, hissə) müstəqil seriya nömrəsi ilə inventarlaşdırılır;
- inventarda işlərin nömrələnmə sırası kobuddur. Bu o deməkdir ki, ona daxil olan işlərin nömrələnməsi ildən-ilə davam edir. Məsələn, 2009-cu il üzrə şəxsi heyətin işlərinin icmal inventarının illik bölməsinə 1-dən 30-a qədər işlər daxil edilibsə, o zaman 2010-cu il üçün icmal inventarın illik bölməsində işlərin ümumi nömrələnməsi 31-ci ilə başlayacaq;
- işlərin adları işlərin nomenklaturası əsasında qəbul edilmiş sistemləşdirmə sxeminə uyğun olaraq inventarlaşdırılır;
- inventar qrafaları işin üz qabığında olan məlumatlara ciddi şəkildə uyğun doldurulur;
- eyni başlıqlı ard-arda bir neçə hal inventarlaşdırıldıqda birinci işin adı tam, sonrakı işlərin başlıqları isə “Eyni” sözləri ilə göstərilir. Eyni zamanda, işlər haqqında digər məlumatlar inventarizasiyaya tam daxil edilir (inventarın hər yeni vərəqində işin adı tam əks etdirilir);
- işdə bir neçə ilin sənədləri varsa, o zaman işin başlandığı ilə aiddir. Eyni zamanda, işin ofis işində davam etdirildiyi hər növbəti ilin işlərinin icmal inventarının illik bölmələrinin sonunda qeyd edilir: “2010-cu ilin sənədləri üçün 3 nömrəli inventara da bax. 2009-cu il üçün, işlər № 5, 7, 15”;
- bir təşkilatda başlanmış və digər təşkilatda tamamlanan işlər (məsələn, yenidən təşkil zamanı) onların ofis işlərini başa vurmuş təşkilata daxil olduqları il üzrə konsolidasiya edilmiş inventarizasiyaya daxil edilir;
- “Qeyd” inventar qrafasından işlərin təşkilatın arxivinə təhvil verilməsi, iş ili ərzində digər struktur bölmələrdən daxil olmuş işlər, işlərin fiziki vəziyyətinin xüsusiyyətləri və s.

İnventarlaşdırmaya daxil olan bütün hallar sistemləşdirilməlidir, yəni. tapmağı asanlaşdırmaq üçün xüsusi ardıcıllıqla düzülür. Xülasə inventarında kadr fayllarını sistemləşdirmək üçün xronoloji prinsipi tətbiq etmək lazımdır. Bu, hər il üçün birləşdirilmiş inventarın bölmələrinin tərtib edilməsini nəzərdə tutur.

İllik bölmədə işlərin başlıqları nominal prinsipə əsasən sistemləşdirilir, yəni. sənədlərin növlərinin və ya işlərin adları üzrə aşağıdakı ardıcıllıqla:

Kadrlar üçün sifarişlər;
- kadrların uçot kartları;
- fəhlə və qulluqçuların əmək haqqı üzrə şəxsi hesabları (əmək haqqı haqqında arayışlar);
- işdən çıxarılan işçilərin şəxsi işləri;
- tələb olunmamış əmək kitabçaları;
- qəzaların təhqiqatı üzrə aktlar və onlara dair sənədlər.

İşdən çıxarılan işçilərin şəxsi işləri şəxsi heyətin ümumi siyahısının illik bölməsinin ayrıca alt bölməsinə ayrılır. Onlar soyadların əlifbasına uyğun olaraq inventarda sistemləşdirilir; nominativ halda soyadı, adı və atasının adı göstərilir. Şəxsi kartları olan işlər də soyadların əlifbasına uyğun olaraq inventarda sistemləşdirilir.

İşdən çıxarılan işçilərin bir neçə şəxsi işi bir faylda formalaşdırıla bilər. Eyni zamanda, belə bir işin üz qabığındakı başlıqda deyilir:

“İşdən çıxarılan işçilərin şəxsi işləri
"D" hərfindən "F" hərfinə qədər.

Müxtəlif struktur bölmələrində kadr işlərinin formalaşdığı böyük təşkilatlarda işlərin birləşdirilmiş inventarının illik bölmələrini tərtib edərkən struktur prinsipindən istifadə etmək lazımdır. Bu halda, kadr işlərinin başlıqları illik bölmədə aşağıdakı ardıcıllıqla yerləşdirilir:

Kadrlar şöbəsi
1. Personal üçün sifarişlər.
2. İşdən çıxarılan işçilərin şəxsi kartları.
3. İşdən çıxarılan işçilərin şəxsi işləri.
4. Tələb olunmamış əmək kitabçaları.

Mühasibat uçotu
5. Əmək haqqına görə işçilərin şəxsi hesabları.

İllik bölmələr xronoloji ardıcıllıqla formalaşır, kadr işlərinin icmal inventarını tərtib edir. Kiçik həcmli kadr işləri olan təşkilatlarda illik bölmələr əvəzinə bir neçə il ərzində işlərin icmal inventarının yaradılmasına icazə verilir. Bu, nədənsə illik bölmələr tərtib olunmayan təşkilatlarda da edilir. Bu zaman xronoloji (struktursuz təşkilatlarda) və ya xronoloji-struktur prinsipinə əsasən işlərin icmal inventarları tərtib edilir.

Şəxsi işlərin, məsələn, şəxsi işlərin, şəxsi kartların müəyyən kateqoriyaları üçün müstəqil iş inventarlarının tərtib edilməsinə icazə verilir. Belə bir xülasə inventarında şəxsi işlər və kartlar işdən çıxarılan işçilərin soyadlarına görə əlifba sırası ilə düzülür.

Kadr işlərinin icmal inventarının hər illik bölməsinin sonunda sonuncu təsviri məqalədən sonra yekun qeyd edilir (əgər inventar eyni anda bir neçə il ərzində tərtib edilibsə, onda yekun qeyd sonuncu təsvirin sonunda aparılır. bu illər üçün məqalə). O, bölməyə daxil edilmiş işlərin faktiki sayını rəqəmlərlə və mötərizədə sözlərlə göstərir, işlərin birinci və sonuncu nömrələri nömrələnmənin xüsusiyyətlərini (çatışmayan və hərflə işarələnmiş rəqəmlərin olması və s.) əks etdirir. Yekun yazı bölmənin tərtibçisi tərəfindən vəzifəsi və tərtib olunma tarixi göstərilməklə imzalanır.

Kadrlar üzrə işlərin fərdi və ümumi qeydləri

İş inventarları şəxsi işlərin fərdi və ümumi uçotu üçün ilkin uçot sənədləridir. Vahid uçotu hər bir işə müstəqil nömrə verilməklə həyata keçirilir. Hər bir işin üz qabığında fond nömrəsini, inventar nömrəsini və inventarlaşdırmaya uyğun iş nömrəsini ehtiva edən iş kodu var.

İşlərin ümumi uçotu inventarın sonunda yerləşdirilən yekun qeyddə qeyd olunur. İnventarda olan işlərin sayındakı hər bir dəyişiklik, əgər onlar xaric edilibsə və ya qəbul edilibsə, yekun qeyddə öz əksini tapır.

Bundan sonra inventar üçün yeni yekun qeyd aparılır və bu qeydi aparan arxivçinin imzası ilə təsdiqlənir. İşləri inventardan çıxararkən, hər bir işdən çıxarılan iş səviyyəsində "Qeyd" sütununda "İstifadə olunmuş" (və ya "İtirilmiş") qeydini aparın.

Struktur bölmələrin işlərinin inventarlarının seriya nömrələri var. İnventar nömrəsi təşkilatın işlərinin nomenklaturasına uyğun olaraq struktur bölmənin indeksindən, işlərin inventarlaşdırıldığı ildən ibarətdir.

İş inventar nömrələrinin hərf təyinatı

Şəxsi heyət üçün işlərin inventar nömrəsinə “ls” hərf işarəsi, müvəqqəti (10 ildən çox) saxlama hallarının inventar nömrəsinə isə “v” əlavə edilir.

Kadrlar xidmətinin şəxsi heyəti üçün işlərin inventarının göstəricisi işlərin nomenklaturasına uyğun olaraq kadr xidmətinə verilən nömrədən, inventarda yer alan sənədlər kateqoriyasının adının ilk hərflərindən (“l/s”) ibarətdir. ” - kadr), habelə siyahıya daxil edilmiş işlərin inventarının açıldığı il

Misal

No 2 l/s-2011, burada 2 işlərin nomenklaturası üzrə kadr xidməti bölməsinin sayı, l/s işlərin kateqoriyasının təyinatı, 2011-ci il işlərin açıldığı ildir.

Addım 2. İşlərin arxivə təhvil verilməsi cədvəlini tərtib edirik və onu struktur bölmələrin rəhbərləri ilə razılaşdırırıq.

İşlər təsdiq edilmiş qrafikə uyğun olaraq təşkilatın arxivinə verilir. Qrafikin forması ixtiyaridir. Arxivin rəhbəri və ya arxivə məsul şəxs tərəfindən tərtib edilir, sonra isə struktur bölmələrinin rəhbərləri ilə razılaşdırılır.

ADIM 3. Razılaşdırılmış cədvəli imza və təsdiq üçün təşkilat rəhbərinə təqdim edirik.

Addım 4. Təşkilatın arxivinə köçürüləcək faylların formalaşmasının və icrasının düzgünlüyünü yoxlayırıq.

Faylların qəbulu və arxivə ötürülməsi zamanı işlərin formalaşdırılmasının və qeydiyyatının düzgünlüyünü (şəxsi işlərin qeydiyyatını təşkilatın kadr xidməti (HR mütəxəssisi) həyata keçirməlidir), daxil edilmiş işlərin sayının uyğunluğunu yoxlamaq lazımdır. qurumun nomenklatura işlərinə uyğun olaraq açılmış işlərin sayı ilə struktur bölmənin işlərinin siyahısında. Yoxlama zamanı aşkar edilmiş çatışmazlıqlar və qeyri-dəqiqliklər struktur bölmələr tərəfindən aradan qaldırılır.

Redaktordan:
İşlərin formalaşması və icrası haqqında daha ətraflı “Mən kadrlar üzrə mütəxəssisəm” jurnalında, 2011, № 22, səh. 12.

Addım 5. İşləri arxivə köçürürük

Biz daimi və müvəqqəti (10 ildən çox) faylları kadr işlərinin ötürülməsi ilə paralel olaraq arxivə köçürürük. Nəzərinizə çatdıraq ki, müvəqqəti (10 ilədək) saxlanılan fayllar təşkilatın arxivinə verilmir və müvəqqəti saxlama müddəti bitdikdən sonra onlar məhv edilir.

Müvəqqəti (10 ilədək) saxlama işlərinin təşkilatın arxivinə verilməsinə müstəsna hallarda təşkilat rəhbərinin qərarı ilə icazə verilir. Bu qərar təşkilat rəhbərinin əmri ilə rəsmiləşdirilməlidir ki, bu da əsas fəaliyyət üzrə əmr olacaq. Belə işlərin arxivə verilməsi təşkilatın arxivi ilə razılaşdırılaraq işlərin nomenklaturası üzrə həyata keçirilir. Nəzərə alın ki, bu sənədlərin arxivə köçürülməsi tələb olunmur, yəni. Əgər belə bir qərar qəbul edilərsə və arxiv razılaşarsa, o zaman işlər nomenklaturaya uyğun olaraq veriləcək.

İşlər təşkilatın arxivinə köçürüldükləri struktur bölmənin əməkdaşının iştirakı ilə verilir. İnventar 2 nüsxədə tərtib edilir, orada hər bir işin başlığı səviyyəsində “Qeyd” qrafasında işin mövcudluğu barədə qeydlər aparılır. İnventarın hər nüsxəsinin sonunda rəqəmlər və sözlərlə qeyd edin:

Arxivə faktiki qəbul edilmiş işlərin sayı;
- işlərin qəbulu və təhvil verilmə tarixi;
- faylı təhvil verən şəxsin və işi qəbul etmiş arxiv əməkdaşının (arxivə məsul şəxsin) vəzifələrinin adları, imzaları və imzalarının stenoqramı.

Hər il arxivə ötürülən işlər birləşdirilmiş iş inventarlarının illik hissələrini təşkil edir. Kadrlar üzrə sənədlər kadr işləri üzrə ümumi siyahının müvafiq illik bölməsinə daxil edilir. Arxivdəki işlərin belə bir inventarına əsasən təşkilatlar iş stajı və əmək haqqı haqqında arayışların verilməsi üçün lazım olan sənədləri axtarırlar.

Natalia Kondakova, elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinin tətbiqi üzrə mütəxəssis

Buraya neçə vərəqin tikildiyi və nömrələndiyi barədə məlumatlar daxildir. Bu vərəqdə həmçinin işdə zədələnmiş sənədlərin olub-olmaması və ya yenilərinin əlavə edilib-edilməməsi göstərilir. Sertifikat vərəqi korpusun qapağına içəridən yapışdırılır. HR əməkdaşı bu vərəqə öz imzasını qoyur. İşçinin şəxsi işi arxivdə 75 il saxlanılır, bu müddət adətən daha uzun olur. Ancaq eyni zamanda, son iş günündə bir işçi lazımi sənədlərin surətlərini tələb edərsə, bu halda edilə bilər, faylın saxlanması lazım deyil və arxiv boşaldılır. Nəticə Əgər siz fərdi sahibkarsınızsa, işçiləriniz üçün şəxsi sənədləri saxlamağa ehtiyac yoxdur. Baxmayaraq ki, bunu etmək daha yaxşıdır, çünki praktik təcrübəyə əsasən aydın olur ki, şəxsi iş sayəsində işçi haqqında lazımi məlumatları dərhal əldə edə bilərsiniz.

İşdən çıxarılan işçilərin şəxsi işlərinin arxivini necə yaratmaq olar?

Saxlama proseduru aşağıdakı qaydalara riayət etməyi tələb edir:

• İşçilər üçün bütün şəxsi sənədlər kağız üzərində saxlanılır və sonrakı proqram təminatı və nömrələmə ilə qovluqlara yerləşdirilir
• Hər bir yeni yaradılmış qovluğun üz qabığında seriya nömrələri və orada yerləşən işlərin sayı göstərilir.
• Kadrlar şöbəsində yalnız faktiki işləyən işçilərin sənədləri olan qovluqlar cari saxlanmaya tabedir.
• İşdən çıxarılanların sənədləri olan bütün qovluqlar arxivləşdirilməli və mümkünsə əlifba sırası ilə tarixə və tarixlərə uyğun saxlanılmalıdır.

ƏHƏMİYYƏTLİ: cari və arxiv anbarı nəm və yanğın üçün əlçatmaz xüsusi şkaflarda təşkil edilməlidir. İşdən çıxarılan işçilərin şəxsi işlərinin saxlanma müddətləri Sənədlərin saxlanmasının zəruri olduğu müddət qanunverici tərəfindən müəyyən edilir.

İşdən çıxarılan işçinin şəxsi işini arxivləşdirmə üçün necə düzgün hazırlamaq olar?

Diqqət

Daxili inventar üçün yekun protokol tərtib edilir, orada rəqəmlər və sözlərlə ona daxil olan sənədlərin sayı və daxili inventarın vərəqlərinin sayı göstərilir. Daxili inventar onun tərtibçisi tərəfindən imzalanır. İş cildlənirsə və ya sənədlərin daxili inventar blankı olmadan verilirsə, o zaman müəyyən edilmiş formada tərtib edilmiş inventar işin üz qabığının daxili hissəsinə yapışdırılır.

İşdən çıxarılan işçilərin şəxsi işlərinin arxivləşdirilməsi

Yardım: Arxivə təqdim etmək üçün pozuntularla doldurulmuş şəxsi işlərin hazırlanması - bəzi şəxsi fayllar çatışmır; - natamam işləmiş və sonradan daimi işə qəbul edilmiş işçilər üçün yeni iş açılmamışdır. Bəzi pozuntuları aradan qaldırmaq mümkün deyil (məsələn, uzun müddətdir işdən çıxarılan işçidən ifadə almaq).

Belə işləri arxivə təqdim etməyə hazırlayan zaman şöbə əməkdaşları nə etməlidirlər? Hansı sənədləri doldurmaq lazımdır? Qanun pozuntuları ilə bağlı şəxsi işlərdə hər hansı qeydlər aparılmalıdırmı? - bağlama və ya bağlama; - vərəqlərin nömrələnməsi; - sertifikatlaşdırma məktubunun tərtib edilməsi; - iş sənədlərinin daxili inventarının tərtib edilməsi (zəruri olduqda); - işin üz qabığı üçün rekvizitlərin qeydiyyatı.
İş arxivə təqdim edilmək üçün hazırlanırsa, daxili inventarın bütün vərəqləri də nömrələnir, yalnız işin vərəqlərindən ayrıdır. Jurnal: necə aparılmalı İşçilər üçün açılan şəxsi işləri nəzərə almaq lazımdır.

Onun standart forması təsdiqlənməyib, yəni internetdən nümunə götürə və ya mağazada ala bilərsiniz. Hər bir sütunun məzmunu təşkilatdan asılı olaraq dəyişdirilə bilər.

Jurnalda aşağıdakılar var: işin nömrələri, onların başlama tarixi, işçilərin soyadı və inisialları və digər məlumatlar. Şəxsi iş bağlandıqda, jurnalda qeyd edilir: tarix qoyurlar və işin bağlanma səbəbini daxil edirlər.

Əhəmiyyətli

Əlavə məlumat adətən “Digər” və ya “Qeydlər” sütununa daxil edilir. Elektron şəxsi fayl İndi bir çox Rusiya şirkəti kadr uçotunun idarə edilməsinin avtomatlaşdırılmasını həyata keçirmiş və ya tətbiq etməyə başlamışdır.

İşçinin şəxsi işi: qeydiyyat üçün tələblər, nə olmalıdır

Tətil cədvəlləri üçün də bir illik raf ömrü müəyyən edilir. Bir işçinin təşkilatın vəsaiti hesabına təhsil aldığını təsdiq edən sənədlərin saxlanmasının zəruri olduğu müddət vergi qanunvericiliyinin tələbləri ilə müəyyən edilir.

Fakt budur ki, Rusiya Federasiyasının Vergi Məcəlləsinin 264-cü maddəsinin 3-cü bəndi vergi tutulan mənfəəti azaltmaq üçün bu xərclərin silinməsi üçün təşkilatın təlimi təsdiqləyən bütün sənədləri (təhsil müəssisəsi ilə müqavilə, təhsil müəssisəsinin əmri) saxlamalıdır. işçini təlimə göndərmək üçün rəhbər, xidmətlər göstərmə aktı, diplom, sertifikat, sertifikat və s.). Onların saxlanma müddəti təlim müqaviləsinin müddəti və işçinin işinin bir ili ilə məhdudlaşır, lakin dörd ildən az olmamalıdır.

Sənədlərin saxlanması şərtləri Sənədləri saxlamaq üçün təşkilat xüsusi yerləri (seyflər və ya şkaflar) təchiz etməlidir.

İşdən çıxarılan işçilərin şəxsi işlərinin arxivi

İş zamanı şəxsi iş digər sənədlərlə doldurulur. Şəxsi iş qovluğunda olan sonuncu, yekun sənəd əmək müqaviləsinə xitam verilməsi haqqında əmrin surəti olacaqdır.

Bu əmr Rosarkhiv kollegiyasının 6 fevral 2002-ci il tarixli qərarı ilə təsdiq edilmiş Qaydaların 3.5.3 və 3.6.18-ci bəndlərindən irəli gəlir. Sənədlər qəbul edildiyi kimi xronoloji ardıcıllıqla şəxsi işdə yerləşdirilir (bənd

Rosarkhiv idarə heyətinin 6 fevral 2002-ci il tarixli qərarı ilə təsdiq edilmiş Qaydaların 3.5.5. Şəxsi işlərin saxlanması Kadrlar şöbəsində yalnız işləyən işçilərin şəxsi işlərini saxlayın. İşdən çıxan işçilərin fayllarını saxlanmaq üçün arxivə köçürün. Şəxsi sənədləri dörd sancaqlı sərt karton örtüyə (bağlayıcıya) tikin və ya onları elə bağlayın ki, tarixlər, vizalar və qətnamələr daxil olmaqla bütün sənədlərin mətnini oxuya biləsiniz. Təqdim etməzdən əvvəl (məcburi) bütün sənədlərdən ştapelləri çıxarın.

Dövlət Arxivi: işçinin şəxsi işini necə təqdim etmək olar

Faylların verilməsi (cildlənməsi) üçün hazırlanarkən sənədlərdən metal bağlayıcılar (sancaqlar, kağız klipləri) çıxarılır. 3.6.5. Çox qiymətli sənədlərdən və ya qeyri-format sənədlərdən ibarət daimi fayllar qapalı, bərk, üç qapaqlı qovluqlarda və ya qutularda saxlanılır. 3.6.6.

İşdə tələb olunmamış şəxsi sənədlər (şəxsiyyət vəsiqələri, əmək kitabçaları, hərbi biletlər) olduqda, bu sənədlər işə qoyulan zərfə qoyulur. Belə sənədlərin sayı çox olarsa, sonuncular fayllardan çıxarılır və onlar üçün ayrıca inventar tərtib edilir.

3.6.7. Hər bir işin sonunda şəhadətnamə vərəqinin boş blankı, işin əvvəlində (xüsusən qiymətli sənədləri qeyd etmək üçün) iş sənədlərinin daxili inventarlaşdırılması üçün blank verilir. 3.6.8.

İşdən çıxarılan şəxslərin şəxsi işlərinin daxili arxivdə uçotu

İşin şəhadətləndirilməsi vərəqəsi müəyyən edilmiş formada tərtib edilir (Əlavə 9), orada işin nömrələnmiş vərəqlərinin sayını, daxili inventarın vərəqlərinin sayını rəqəmlərlə və sözlərlə göstərir, iş nömrələrinin nömrələnməsinin xüsusiyyətlərini göstərir. (hərflərlə yazılmış iş nömrələrinin, çatışmayan nömrələrin, yapışdırılmış fotoşəkilləri olan vərəqlərin nömrələrinin, böyük formatlı vərəqlərin nömrələrinin, əlavələri olan zərflərin və onlara əlavə edilmiş vərəqlərin sayının olması), həmçinin sənəddə broşuraların çap nüsxələrinin mövcudluğunu göstərir. faylda ümumi brutto nömrələnmədə qeyd edilməmişsə, onlarda olan vərəqlərin sayı. İşi təsdiq edən sənəd onun tərtibçisi tərəfindən imzalanır.

İşin tərkibində və vəziyyətində baş verən bütün sonrakı dəyişikliklər (zədələnmə, ilkin sənədlərin dəyişdirilməsi) müvafiq akta istinadla şəhadətnamə vərəqəsində qeyd edilir. Sertifikat vərəqinin işin üz qabığında və ya sonuncu sənədin boş arxa tərəfində yerləşdirilməsi qadağandır.

İşlərin formalaşması Və bu, işçinin işdən çıxarılmasına qədər həyata keçirilməlidir. Sonra saxlanmaq üçün arxivə köçürülür. Bu sənəd müəyyən müddət ərzində məhv edilə bilməz.

Məcburi və ya isteğe bağlı? Artıq deyilib ki, işçilərə rəhbərlik etmək heç də lazım deyil. Ancaq özünə hörmət edən hər hansı bir müəssisənin bu cür sənədləri var. Dosye yaratmaq nə vaxt lazımdır və nə vaxt deyil? Bu məsələ ilə bağlı qaydalar heç bir yerdə qanunla nəzərdə tutulmayıb. İşçinin şəxsi işinin aparılması Şəxsi iş şəxsi işin üz qabığından və işçi və onun əmək fəaliyyəti haqqında hərtərəfli məlumatları özündə əks etdirən işçi sənədlərindən ibarətdir (əgər biz tələbədən danışırıqsa, onda onun təlimi haqqında məlumat). menecerlər və onların müavinləri; aparıcı mütəxəssislər; maddi məsul işçilər (kassirlər, anbardarlar və s.); irəli çəkilmək perspektivi olan işçilər və s.

Təlimatlar

İşdən çıxan işçinin faylını arxivə köçürmək üçün sənədləri tərs xronoloji ardıcıllıqla düzün. Bu o deməkdir ki, siz işə qəbul olunarkən şəxsi iş tərtib etmisiniz, onun birinci səhifəsi işə qəbul üçün ərizə idi. İş arxivə verilərkən birinci vərəq istefa məktubu olacaq.

İşçinin şəxsi işini tərtib edərkən, eyni zamanda təqdim olunan sənədlərin inventarını aparın. Arxivə təhvil vermək üçün bütün mövcud sənədləri şəxsi işinizə qoyun: ərizə forması və ya tərcümeyi-hal, təhsil sənədlərinin surətləri, işə qəbul, işdən çıxarılma əmrlərinin surətləri və işçinin işi zamanı verilmiş digər əmrlər. Bunlar maaşların artırılması və ya azaldılması, köçürmələr, əlavə vəzifələrin yerinə yetirilməsi və s. Həmçinin işçinin təşkilatınıza təqdim etdiyi bütün sertifikatları, əmək müqaviləsinin surətini, əlavə müqavilələri, işçinin işi ilə bağlı qaydaları əlavə edin.

İşi bağlayıcı ilə bir qovluğa köçürün, yuxarı sağ küncdəki bütün vərəqləri nömrələyin. Bu sadə bir qələmlə edilməlidir. Yuxarıdakı inventarları yığın, qovluğu imzalayın, işçinin soyadının ilk hərfinə uyğun bir məktub kodu qoyun, həmçinin şirkətinizdən işdən çıxarıldığı ilin çoxlu sayda qovluğunun bağlanmasına.

Bir işçi və ya eyni ildə işdən çıxan bir neçə işçi üçün işdən çıxarılma ilini qeyd edə bilərsiniz. Bir neçə işçinin uçotunu aparırsanız, bütün şəxsi sənədləri bir ümumi qovluğa qoyun və işdən çıxarılma ilini bağlayın. Bir qovluqda maksimum 250 vərəq saxlaya bilərsiniz. Hər bir mürəkkəb işi yalnız işdən çıxarılma ili ilə deyil, həm də əlifba sırası ilə soyadla tərtib edin.

Bütün işləri arxivə köçürərkən çatdırılma siyahısını tərtib edin. Birinci sütunda işlərin seriya nömrələri, ikincidə nomenklatura üzrə bütün işlərin göstəriciləri göstərilir. Üçüncü sütun başlıqların adı ilə, dördüncü - tarixlərə görə, beşinci - vərəqlərin sayına görə, altıncı - saxlama müddətinə görə doldurulur, qeydlər və ya əlavələr olduqda yeddinci sütunu doldura bilərsiniz.

Qeyd

İşçilərin şəxsi işləri arxivə daxil olduğu gündən 75 il müddətində saxlanılır. Zəruri hallarda onlardan pensiyanın qeydiyyatı, iş stajının təsdiqi və ya digər məlumatlar üçün arayışlar verilir, ancaq şəxsən işdən çıxarılan işçiyə və ya məhkəmənin qərarı ilə.

Faylların hazırlanması və arxivə təqdim edilməsi sənəd dövriyyəsinin tərkib hissəsidir. Onların qeydiyyatı təşkilatda sənədlər yaradıldığı andan başlayır və təqvim ilinin və ya saxlanma müddətinin sonunda arxivə təhvil verilməsi ilə başa çatır. Bəzi hallarda fayllar bir ildən çox saxlanılır. Bunlara, məsələn, kadr uçotu ilə bağlı sənədlər daxildir.

Təlimatlar

Arxivdə faylların işlənməsinin vaxt aparmamasını təmin etmək üçün cari sənəd dövriyyəsi zamanı onların qeydiyyatına əməl etməlisiniz. Faylları daimi və ya müvəqqəti saxlama üçün arxivə köçürərkən, sənədləri, nömrə vərəqlərini, iş təlimatlarında nəzərdə tutulmuşdursa, yekun yazıları bağlamalı, həmçinin daxili inventar tərtib etməlisiniz.

Bu halda arxivə təqdim edilmiş işin titul vərəqində təşkilat və ya müəssisənin adı, işlərin nomenklaturasına uyğun göstərici, işin açılma və bağlanma tarixi, habelə saxlama müddəti qeyd olunur.

Arxivə təhvil veriləcək sənədlər sərt üzlüklü ayrıca qovluğa yığılır. Sənədin xüsusi sənədi varsa, o, adətən cildlənmir, fayla və ya zərfə qoyulur və işə əlavə olunur. Cildlənmiş və nömrələnmiş faylın sonunda sertifikat vərəqi, əvvəlində isə daxili inventar var. Bu halda, işin qalınlığı 40 mm-dən, təbəqələrin sayı isə 250-dən çox olmamalıdır.

Arxivdə daimi, habelə müvəqqəti, lakin 10 ildən az olmayaraq saxlanılan işlər üçün işlərin arxivə verilməsi üçün inventar tərtib edilir. Eyni zamanda, kadr uçotu ilə əlaqəli sənədlər üçün ayrıca inventar tərtib edilir. İşlərin adları ona daxil edilir, hər birinə seriya nömrəsi verilir və nomenklatura kodu da göstərilir. Fayllar təşkilatın arxivində qalsa, inventar iki nüsxədə tərtib edilir. Əgər işlər dövlət arxivinə veriləcəksə, dörd nüsxə olmalıdır.

10 ildən az müddətə başa çatdıqdan sonra saxlanmalı olan işlər təşkilatın rəhbərliyinin qərarı ilə arxivləşdirilə bilər. Faylların təqdim edilməsi zərurəti arxivin iş yükündən, köhnə sənədlərə giriş tezliyindən və s.

Mənbələr:

• qeydiyyat üçün sənədləri necə təqdim etmək olar

Arxiv işinin böyük və ayrıca bir sahəsi sənədlərin təşkilatın arxivinə çatdırılması üçün hazırlanması ilə əlaqəli məsələlərdir. Buna görə də onlar ciddi diqqətə layiqdirlər, çünki sənədlərlə işin bu mərhələsində tez-tez müxtəlif metodoloji və praktiki səhvlərə yol verilir ki, bu da gələcəkdə arxivin işində mənfi nəticələrə səbəb ola bilər.

Təlimatlar

Sənədlərin, o cümlədən kadr sənədlərinin arxivə təhvil verilməsi ilə bağlı bütün işlər adətən aşağıdakı mərhələlərə bölünür: - ilk növbədə, cari prosesdə və başa çatdıqdan sonra sənədlərin formalaşdırılmasını həyata keçirmək lazımdır;
- işlər formalaşdıqdan sonra onlar bütün müəyyən edilmiş qaydalara uyğun rəsmiləşdirilməlidir;
- sonra dəyərin ekspertizasını aparmaq və arxiv saxlanmasına hazırlamaq;
- təşkilatın arxivinə təhvil verilmiş bütün sənədlərin inventarını aparmaq;
- son mərhələdə rəsmi olanları təşkilatın arxivinə köçürün.

Birincisi, müəyyən komplekslərdə, yəni fayllarda kadrlarla bağlı sənədlərin düzgün formalaşmasını həyata keçirməlisiniz. Müəssisə işçilərinin və işçilərinin fəaliyyətinin müxtəlif istiqamətləri üzrə, onların saxlanması üçün müxtəlif vaxt çərçivələrinə malik olan əmrlər kimi rəsmi sənədlər xüsusi qovluqlarda tərtib edilməlidir. Bu mərhələ zəruridir, çünki kadrlara aid olan bəzi əmrlər yalnız iş yerinə, habelə işçilərə və iş yeri daxilində hərəkətə təsir edən real məsələlərə həsr edilmişdir. Bu növ kağız müəssisənin arxivində ən azı yetmiş beş il saxlanılmalıdır. Eyni zamanda, şirkət işçilərinin fəaliyyətinin şəxsi, əməliyyat məsələlərinə aid olan əmrlərin böyük bir hissəsi: ezamiyyətlər, növbətçilik haqqında əmrlər və s. Belə sənədlər beş il saxlanılmalıdır. Müxtəlif hallarda axtarış və asanlaşdırıcı işdən istifadənin rahatlığı üçün beş illik və yetmiş beş illik dövr üçün sənədlər yaratmalısınız.

Müəssisənin işçilərinin və əmək haqqı məlumatlarına aid olan bütün işçilərin şəxsi hesablarını ciddi şəkildə əlifba sırası ilə düzgün formalaşdırmaq lazımdır. Şəxsi qovluqlardakı bütün sənədlər onların alındığı tarixə qədər yalnız xronoloji ardıcıllıqla yerləşdirilməlidir. Həmçinin qovluqda yerləşən bütün sənədlər üçün arxiv inventarını yaratmaq lazımdır ki, bu da aşağıdakı kimi rekvizitləri ehtiva edir: - kağızın adı;
- inventarlaşdırılan kağızın seriya nömrəsi;
- sənəddəki vərəqlərin sayı;
- tarix və sənəd nömrəsi (zəruri olduqda);
- şəxsi işə daxil edilmiş vərəqlərin sayının yekun qeydi;
- Qeyd.

Mövzu ilə bağlı video

Proqramların, qovluqların və faylların sıxılması məlumatı itirmədən onların ölçüsünü azaltmağa kömək edir, beləliklə, sıxılmış fayl və qovluqlar yerli və çıxarıla bilən disklərdə daha az yer tutur. Bu, arxivləşdirmə proqramı vasitəsilə həyata keçirilir. Sıfırdan arxiv yaratmaq üçün sizə uyğun proqram lazımdır.

Sizə lazım olacaq

• - Arxivçi

Təlimatlar

Kompüterinizə arxivləşdirici quraşdırın. Bu gün WinRar və 7-Zip proqramları arxiv yaratmaq üçün güclü alətlər hesab olunur. Bu proqramlar avtomatik quraşdırılır. .exe faylını işə salın və proqramı sabit diskinizə quraşdırmaq üçün quraşdırıcının təlimatlarına əməl edin.

Arxivləmək istədiyiniz faylları seçin. Onları seçin və seçilmiş fayllar qrupunda hər hansı bir simvolu sağ klikləyin. Açılan menyudan, üzərinə sol klikləməklə "Arxivə əlavə et" əmrini seçin - müəyyən parametrləri təyin etməli olduğunuz yeni bir informasiya qutusu açılacaq.

"Ümumi" sekmesinde, boş "Arxiv adı" sahəsinə gələcək adını daxil edin, arxiv formatını seçin - ZIP və ya RAR. Bəzi əməliyyat sistemləri .rar formatını oxumaqda çətinlik çəkir, ona görə də əgər siz arxivi başqa istifadəçiyə göndərəcəksinizsə və onun aça biləcəyinə əmin deyilsinizsə, .zip formatını seçmək daha yaxşıdır. İstədiyiniz dəyəri təyin etmək üçün "Sıxılma üsulu" sahəsində açılan siyahıdan istifadə edin.

Adi bir arxiv yaratmaq üçün bu parametrlər kifayət edəcəkdir. OK düyməsini basın və seçdiyiniz fayllar arxivə yığılana qədər gözləyin. Əlavə parametrlər qurmaq istəyirsinizsə, müvafiq nişanlar arasında gedin və lazım olan sahələrdə dəyərləri dəyişdirin.

Artıq yaradılmış arxivə fayl əlavə etmək üçün kursoru əlavə edilməli olan faylın üzərinə aparın. Sol siçan düyməsini basıb saxlayaraq, onu arxiv ikonasına keçirin. “+” simvolu görünəndə siçan düyməsini buraxın. Fayl arxivə əlavə olunacaq. Başqa bir yol: yeni yaradılmış arxivi açın və sistem sorğusuna müsbət cavab verərək istədiyiniz faylı eyni şəkildə orada yerləşdirin.

Bitmiş arxivdən lazımsız faylı silmək üçün arxivi açın, silinəcək faylı seçin və Sil düyməsini sıxın. Seçiminizi təsdiqləyin. Eyni şeyi fayl adının üzərinə sağ tıklayarak və açılan menyudan "Faylları sil"i seçməklə etmək olar. Fəaliyyəti təsdiqləyin və arxivi bağlayın.

Şəxsi şeylər. Şəxsi işlərdə bütün sənədlər yalnız onların qəbulu üzrə xronoloji ardıcıllıqla yerləşdirilir. Şəxsi işdə olan bütün sənədlər üçün aşağıdakı məlumatları ehtiva edən daxili inventar tərtib edilməlidir:

• inventarlaşdırılan sənədin seriya nömrəsi;
• sənədin nömrəsi və tarixi (lazım olduqda);
• Sənədin adı;
• sənəddəki vərəqlərin sayı;
• Qeyd;
• şəxsi işdəki sənədlərin sayının yekun qeydi.

Sənədlərin şəxsi işdə yerləşdirilməsinin təxmini ardıcıllığı aşağıdakı kimidir: iş sənədlərinin daxili inventarlaşdırılması, kadr uçotu vərəqi və ya anket, iş ərizəsi, tərcümeyi-halı, şəxsi sənədlərin təsdiq edilmiş surətləri, qəbul, təyinat, yerdəyişmə, işə qəbul haqqında əmrlərin təsdiq edilmiş surətləri. öhdəliklər, sertifikatlaşdırma sənədləri və s.

HR fayllarının təşkilatın arxivinə köçürülməsi üçün hazırlanması

Arxivə təhvil verilmiş işlərin inventarlaşdırılması İşlər qəbul edildikdən sonra sənədlər arxivə təhvil verilərkən arxiv rəisi daimi saxlama işlərinin inventarının üç nüsxəsində və sənədlərin arxivə təhvil verilməsi üçün qəbul-qəbul aktının iki nüsxəsində imza qoyur. . İkinci nüsxələr göndərənə qaytarılır, qalanları arxivdə qalır.

Sənədlərin arxivə təqdim edilməsinin sonu mühasibat sənədlərinin doldurulması ilə başa çatır. Sənədlər saxlama müddətləri bitdikdən sonra dövlət arxivinə verilir, lakin sənədlərin vaxtından əvvəl verilməsi halları da var.

Arxivin vaxtından əvvəl təhvil verilməsinə nümunə, ləğvetmə (iflas) zamanı arxivin pulsuz saxlanması üçün çatdırılması ola bilər və əksinə, materiallar əlavə müddətə buraxıla bilər.

Sənədlər arxivi

“Rusiya Federasiyasında arxiv işi haqqında” Qanunun 9-cu maddəsinin müddəalarına əsasən, qeyri-hökumət təşkilatının sənədləri onun şəxsi mülkiyyəti hesab olunur. Bununla birlikdə, bir təşkilat ləğv edildikdə, sənədlərin saxlanması üçün arxivə təqdim edilməsi məcburi şərtdir.

Əhəmiyyətli

Bu hadisə, sənədlərin hüquqi varisə ötürülməsi həyata keçirildikdə (hər iki halda işlərin ötürülməsi müddəti iki aydır) yenidən təşkil hallarında da həyata keçirilir. Həm də faylları təxminən 3 ildə bir dəfə aralıqlarla şöbə anbarına köçürmək lazımdır.

İşdən çıxarılan işçilərin şəxsi işlərinin arxivini necə yaratmaq olar?

• zəruri hallarda iş sənədlərinin daxili inventarının tərtib edilməsi;
• işin üz qabığının təfərrüatlarına dəqiqləşdirmələrin daxil edilməsi (təşkilatın adının, qeydiyyat indeksinin, işin baxılma müddətlərinin, işin adının dəqiqləşdirilməsi);
• iş inventarının tərtibi və icrası.

Müvəqqəti saxlama müddəti (10 il daxil olmaqla) olan hallar qismən qeydiyyata alınır və aşağıdakılara icazə verilir:

• işdə sənədləri sistemləşdirməyin;
• iş vərəqlərini nömrələməyin;
• sertifikatlar yazmayın;
• tikməyin (tikməyin).

Sənədlərin işlərdə düzgün qruplaşdırılmasının yoxlanılması işdəki sənədlərin nomenklaturaya görə adına uyğunluğunu, müəyyən prinsiplər üzrə iş daxilində sənədlərin yerləşdirilməsini bir daha yoxlamaq məqsədi ilə həyata keçirilir: baxılan məsələlər üzrə. ; xronoloji; coğrafi olaraq; əlifba sırası ilə müxbirlər və s.

Sənədlərin arxivə təhvil verilməsi

Sonra təşkilatın adı, bölmənin adı, işin və cildin nömrəsi, adı, yaradılması tarixi, işin bağlanma tarixi göstərilməli olan tikiş, bağlama və örtük dizaynı növbəsi gəlir. Bitmiş işlər ən azı üç nüsxədə hər bir iş növü üzrə ayrıca (kadr, daimi və müvəqqəti saxlama) tərtib edilmiş inventarlara daxil edilir.

İnventarın bir nüsxəsi faylların arxivə köçürülməsini təsdiqləmək üçün saxlanmaq üçün struktur bölməyə verilir. 4) Onların təhlükəsizliyinin təmin edilməsi. Arxivə təhvil verilən vaxta qədər hazırlanmış sənədlərin saxlanması onlara cavabdeh olan təşkilatın özünün qeydlərin idarə edilməsi xidmətinin mütəxəssisləri tərəfindən həyata keçirilir.

Onların saxlanması işıq və tozun sənədlərə daxil olmasına mane olan kilidli şkaflar tələb edir. İşlərin yerləşdirilməsi kabinetin daxili hissəsində yerləşən işlərin nomenklaturası əsasında həyata keçirilir.

3.6. arxivə qəbul edilmiş işlərin qeydiyyatına dair tələbləri

Diqqət

Əmək haqqı hesabatları təşkilatın mühasibat şöbəsində saxlanma qaydası nəzərə alınmaqla formalaşır, yəni. ya bir halda bütün il üçün, ya da aylar üzrə, yaxud bütün təşkilat üzrə, yaxud hər bir struktur bölmə üzrə. Şəxsi əmək haqqı hesabları müəyyən bir il üçün faylda qruplaşdırılır və soyadına görə əlifba sırası ilə düzülür.

Kadr uçotu və ofis işi üzrə illüstrasiyalı dərslik

75 il ərzində vətəndaşların müavinətlərinin və sosial ödənişlərinin qeydə alındığı sənədlər (attestasiya aktları, şəxsi işlər, kartlar, əmək müqavilələri və s.) saxlanılır. 5 il müddətində iş qrafiki, ezamiyyət sənədləri və s.

Sənədlərin arxiv saxlanmasına verilməmişdən əvvəl hazırlanması mərhələləri 1) Sənədləşmənin praktiki və elmi əhəmiyyətinin yoxlanılması Bu tədbiri adətən mühasibat, kadr xidmətlərinin nümayəndələri və arxiv işçisinin daxil olduğu xüsusi yaradılmış komissiya həyata keçirir. Komissiya üzvlərinin vəzifəsi sənədləri səhifə-səhifə yoxlamaqdır, bu müddət ərzində sənədlər üç kateqoriyaya bölünür:

• Arxivə köçürmək üçün. Kadrlar, daimi və müvəqqəti saxlama müddəti 10 il olan işlər arxivə göndərilir.
• Şirkətin struktur bölmələrində saxlama üçün.

3. sənədlərin operativ saxlanması

HR xidməti işlərinin inventarizasiyası tərtibçi tərəfindən onun vəzifəsi göstərilməklə imzalanır, təşkilatın ofisin idarə olunması xidmətinin rəhbəri ilə razılaşdırılır və kadrlar xidmətinin rəhbəri tərəfindən təsdiq edilir. Müvafiq müddət üçün sənədlərin məhv edilməsi üçün seçilməsi və onların məhv edilməsinə dair aktın tərtib edilməsi daimi saxlama hallarının eyni dövr üçün icmal inventarlarının illik bölmələri tərtib edildikdən sonra həyata keçirilir. Göstərilən inventar və aktlara eyni vaxtda təşkilatın EK-nin iclasında baxılır. Təşkilatın EK-si tərəfindən təsdiq edilmiş aktlar yalnız dövlət arxiv xidmətinin müvafiq qurumunun ekspert yoxlama komissiyası (EPK) tərəfindən daimi saxlama işlərinin inventarları təsdiq edildikdən sonra təşkilatın rəhbəri tərəfindən təsdiq edilir; bundan sonra təşkilat bu aktlara daxil edilmiş faylları məhv etmək hüququna malikdir.

Sənədlərin təşkilatın arxivinə təqdim edilməsi müvəqqəti saxlama müddəti 10 ildən az olan sənədlərin müəyyən edilməsini nəzərdə tutur.

• Məhv etmək üçün.

Vərəq-vərəq yoxlama zamanı düzəldilməli olan nöqsanlar da müəyyən edilir. Sonra saxlama və ya məhv etmək üçün inventarları təsdiq edən protokollar tərtib edilir.

Komissiya iclaslarının tezliyi üçün xüsusi son tarixlər yoxdur, ən yaxşı seçim ildə bir dəfədir. 2) Arxiv işlərinin qeydiyyatı. İşlərin qeydiyyatı onların uçotu, vərəqlərin nömrələnməsi, habelə sənədlərin daxili siyahısı ilə şəhadətnamə məktubunun tərtib edilməsi işinə aiddir.

Müvəqqəti saxlama fayllarını qeydiyyata almaq üçün sadələşdirilmiş sxemdən istifadə olunur (onların mövcudluğunu yoxlamaq, ilkin sistemləşdirmə, arxivə köçürmək). Nömrələmə və sənədləşdirmə tələb olunmur.

İşin bir neçə cilddən (hissədən) ibarət olduğu hallarda işin ümumi adı və hər cildin (hissənin) üz qabığında işin adı yerləşdirilir. Sənədlərin surətləri olan işlərin başlıqlarında onların surətinin nömrəsi göstərilir.

Başlıqda işin sənədlərinin həqiqiliyi göstərilmir. İşin üz qabığında işin ifrat tarixləri ərəb rəqəmləri ilə - işin yaradılması və başa çatdığı il(lər) göstərilir.
Əgər işdə tarixləri işin son tarixlərindən çox olan sənədlər (əlavələr və s.) varsa, işin baxılma tarixləri altında bu barədə yeni sətir çəkilir: “işdə ... il üçün sənədlər var. (s).” İllik planları və hesabatları özündə əks etdirən sənədlərin üz qabığında iş tarixləri göstərilməyə bilər, çünki onlar işin başlıqlarında öz əksini tapır.