Forretnings-e-mail-regler. Forretningsbrev etikette

At spørgsmål om hvordan og med hvilke midler du kan oprette og sende i princippet ikke burde opstå. Det er dog ikke alle, der er klar til umiddelbart at gå i gang med denne opgave, når det kommer til formelle breve, især når forfatteren af ​​brevet forventer at få svar på det. Jeg vil fortælle dig en lille hemmelighed om forretningskorrespondance, jo mere streng i sin karakter og stil brevet er sammensat, jo flere chancer for et svar fra modtageren. I denne vejledning vil jeg vise dig et par eksempler på e-mails, der skal hjælpe brugere med at definere deres egen stil og skrive beskeder på den mest kompetente måde i fremtiden.

Til at begynde med skal du beslutte, hvilken slags bogstav det vil være, vi vil oprette. Jeg kategoriserer alle udgående e-mails i tre hovedtyper:

• Forretningsforslag
• Forretningsforespørgsel
• Venlig adresse

Derfor har jeg for alle tre typer skabelonskabeloner, både i form af simple tekstfiler og i form af skabeloner, der er skærpet til visse mailprogrammer. Lad os gå videre til hver af dem i rækkefølge.

Forretningsforslag

Hej (Goddag), [navnet på den person, der skal adresseres]!

Det er tilrådeligt at angive navnet i ethvert bogstav, når du kommunikerer, fordi en personlig appel sætter en person op på en venlig måde. Men hvis det ikke var muligt at finde ud af navnet, vil en formel hilsen være nok.

Lad mig præsentere en ny service (nyt produkt) fra vores virksomhed [firmanavn].

Lad mig tilbyde samarbejde inden for [navn på aktivitetsområdet].

Beskriv derefter kort fordelene ved dit tilbud i forhold til pris eller nogle kvalitetsegenskaber. Det vigtigste er ikke at overdrive det. Megabytes af tekst, og endda suppleret med lyse, meningsløse billeder, skræmmer kun folk væk. Hvis modtageren af ​​brevet er interesseret i dit tilbud fra de første linjer, vil han helt sikkert kontakte dig for yderligere information.

Hvis du er seriøst interesseret i, at de rigtige personer kontakter dig ved den første kontakt, så giver det mening at tænke på tilgængelighed ikke kun via e-mail. Det vil ikke være overflødigt at oprette konti i tjenester som f.eks ICQ ogSkype. Nogle gange er det meget nemmere for en person at kontakte dig via en almindelig telefon, hvis nummeret på en sådan selvfølgelig vil være forsigtigt efterladt af dig i underskriften.

Hvorfor du skal duplikere din egen e-mailadresse i signaturen, spørger du, hvis den automatisk videresendes af mailserveren. Her er reglen, at unødvendig information i erhvervskorrespondance aldrig er unødvendig. Forestil dig en situation, hvor dit brev er modtaget af en person, der potentielt ikke er interesseret i forslaget, eller som simpelthen ikke er kompetent til det rigtige svar på det. Den videresender den modtagne besked til en anden bruger, men samtidig mistes der af en eller anden grund information om den sande afsender fra de automatisk tilføjede data, hvilket gør det svært at kontakte dig. Det vil dog altid være nok at se på signaturen for at bestemme forfatteren til brevet og hans nødvendige kontakter.

Forretningsforespørgsel

Hej god aften)!

Eller, hvis adressatens navn er kendt, så (Kære, [navn, patonym])!

Jeg beder dig om at give oplysninger om produktet (tjenesten) [navnet på produktet / tjenesten] med en beskrivelse af de fulde egenskaber og konkurrencedygtige kvaliteter.

Baseret på Den Russiske Føderations føderale lov [nummer og dato for dokumentet], angiv venligst oplysninger [beskriv de data, der kræves for at indhente].

Du kan også henvise til administrationen af ​​en bestemt tjeneste på internettet, hvis dine rettigheder krænkes.

I forbindelse med overtrædelse af klausul [klausulnummer i brugeraftalen] i brugeraftalen, nemlig: "[citer den fulde tekst af den navngivne klausul]", beder jeg dig kontrollere og træffe passende sanktioner mod den skyldige [ansvarlige ( hvis vi taler om servicemedarbejdere)] person [websted (webstedsnavn)]. Rapportér venligst resultaterne af verifikationen og de pålagte sanktioner til [din egen e-mailadresse].

Venlig adresse

Hilsen (Goddag) (Hej) [personens navn]!

Ved den første kontakt på en venlig måde vil fuldstændigheden af ​​din tekstbesked være en god indikator. Korrekt skrevet, omfangsrig tekst vil indikere din store interesse for kontakt med den rette person og vække et ønske om svar. Husk at sætte gang i samtalen med et par primære spørgsmål.

Eksempel på e-mail

Hver af os skrev formelle breve og noter mindst flere gange i vores liv. Uanset hvor vi er, og hvad vi laver, har ethvert område sin egen forretningskorrespondance, som skal udføres for at finde ud af nogle punkter, afklare oplysninger, stille et spørgsmål og så videre. Hvor dette fænomen tidligere var mere almindeligt i papirerklæringer og afsendelse af breve til chefer (såvel som forretningspartnere), er denne kategori i dag mere udbredt i vores miljø.

Du skal vide, hvordan du udfører forretningskorrespondance korrekt, selvom du bare afgiver en ordre i en online butik og vil kommunikere med dens repræsentant.

I denne artikel vil vi beskrive nogle af de hovedpunkter, der udgør forretningskommunikation. Vi vil være opmærksomme på, hvilke nuancer der skal tages i betragtning, når vi udveksler breve med vores partnere; hvad kan ikke forsømmes, hvis du ikke vil virke inkompetent og uhøflig over for samtalepartneren, og husk også de regler, der skal følges i enhver situation.

Hvor anvendes

Det er klart, at erhvervskorrespondance oftest bruges i arbejdsgangen. Hvis du arbejder for en virksomhed, vil du helt sikkert stå over for behovet for at sammensætte denne type korrespondance. Da vi taler om forretningsøjeblikke, er det ikke svært at forstå, at skrivestilen skal være passende – så formaliseret og formel som muligt.

Det videre indtryk af medarbejderne i virksomheden, hvor brevet sendes om dig og din virksomhed, afhænger af, hvor godt du formår at etablere erhvervskorrespondance. Derfor bør processen med at skrive teksten og dens design gribes an så ansvarligt som muligt.

Først og fremmest, hvis du leder efter, hvordan erhvervskorrespondance foregår, anbefaler vi, at du læser vores instruktioner. I den vil vi, som nævnt ovenfor, præsentere både nogle teoretiske pointer og praktiske spørgsmål. I slutningen af ​​artiklen vil vi forsøge at give nogle eksempler på sætninger, der er typiske for en formel skrivestil. I sidste ende vil du ved hjælp af basen fra denne artikel være i stand til selvstændigt at komponere højkvalitetstekster til yderligere kommunikation med entreprenører.

Typer af korrespondance

Umiddelbart, når jeg diskuterer, hvad forretningskorrespondance er, vil jeg gerne henlede opmærksomheden på dens typer. Så du kan vælge et anmodningsbrev og dermed et svarbrev; informationsbrev (oftest sendt til klienten); tak (som et tegn på taknemmelighed for den leverede service), meddelelsesbrev, påmindelse, advarsel; Anbefalingsbrev; garanti og følgebrev. Det er faktisk blot de mest brugte typer, som både reel og elektronisk erhvervskorrespondance består af. Derfor vil vi oftest mødes med dem i praksis.

Struktur

Det er logisk, at for en mere bekvem organisation ved at skrive ethvert brev, ville det være nyttigt for os at arbejde med dens bestemte struktur eller plan. Dette giver dig mulighed for at opdele en opgave i mindre trin, som er meget nemmere at udføre. Tænk for eksempel på linjen i dit brev for at dække de emner, du skal være så præcis som muligt. For eksempel, hvis du skriver et spørgsmål om prisen på dette eller hint produkt, så prøv at opsummere motivet: hvorfor skriver du til virksomheden (da du vil købe eller bestille dette eller hint produkt); afklare hovedmålet (find ud af, hvor meget det vil koste dig at bestille 10 enheder af et produkt med visse muligheder). Afklar endelig, i hvilken form du gerne vil modtage beregningen, og spørg, om der er rabat på en sådan mængde produkter.

Selvfølgelig er disse oplysninger allerede indlysende - du skal bare logisk finde ud af, hvad du vil skrive. Derudover må vi ikke glemme designet og kravene. Vi vil tale om dette mere detaljeret senere.

Krav til brevet

Så reglerne for erhvervskorrespondance siger, at alle breve for det første skal være korte. Dette er hovedreglen, at den bliver læst. Enig, vi kan alle ikke lide det, når vi er fyldt med en masse information. Hvis dette brev er af forretningsmæssig karakter, bør det ikke være stort - i så fald kan det blot ignoreres. Hvis du ikke kan forkorte oplysningerne med det samme, så gør det efter du har skrevet det første udkast til dit brev.

For det andet skal din partner (korrespondent) forstå, hvad der er på spil. Det vil sige, at brevet skal gøres informativt og forståeligt. I den skal du lægge de oplysninger, du gerne vil formidle, på en sådan måde, at du undgår yderligere spørgsmål og ikke spilder tid på at afklare detaljer.

For det tredje skal brevet gøres så respektfuldt som muligt over for din partner eller virksomhedsmedarbejder, som vil læse det. Det er sandt - jo mere respekt du viser din samtalepartner, jo mere sandsynligt er det, at de reagerer korrekt på din anmodning, og i sidste ende vil du opnå den ønskede effekt.

Korrespondance på engelsk

I nogle tilfælde bør forhandlingerne foregå på engelsk (eller et andet sprog end russisk). Dette er normalt, især hvis der er relationer til udenlandske modparter. Det er bemærkelsesværdigt, at reglerne for forretningskorrespondance gælder for ethvert sprog: kun stilistiske vendinger kan afvige. Din opgave er at vælge den, der passer bedst til den situation, du og din partner (samtaler) befinder sig i.

Erhvervskorrespondance på engelsk kræver naturligvis færdigheder i det på et ret højt niveau, så hvis det ikke handler om dig, anbefaler vi, at du kontakter professionelle oversættere. Det er vigtigt, at oversættelsen udføres af en person, der taler specialiseret tale, som er inkluderet i erhvervskorrespondancesproget.

Eksempel. Introduktion

Hvordan du starter det er meget vigtigt i enhver samtale. I denne henseende er fikke forskellig fra livekommunikation: det første skridt er at hilse på samtalepartneren og på en eller anden måde introducere ham i samtalen. Hilsenen kan være standard "Hej", men introduktionen skal være mere personlig. For eksempel kan du angive et kort formål med dit brev ("Vi kontakter dig for at præcisere nogle oplysninger om dit produkt. Først og fremmest er vi interesserede i prisen på" A1 "modellen). En anden mulighed: "Som en fortsættelse af vores telefonsamtale om A1-modellen, skriver jeg til dig med et spørgsmål om prisen på dette produkt"). Du kan også ganske enkelt beskrive din situation: "Jeg skriver til dig af den grund, at din partner i 2010 kontaktede vores virksomhed og tilbød at starte et samarbejde på dette område på dine vegne."

Præsentation af materialet

Yderligere, efter hvordan du skrev en introduktion i dit brev, bør du gøre en afklaring om, hvorfor du skriver. For eksempel, efter at have stillet et spørgsmål om prisen på en vare, skal du angive, hvad der interesserer dig. Du kan skrive dette: "Vi vil gerne bestille N-te antal enheder af produkter, forudsat at de leveres til adresse X". I tilfælde af at fortsætte telefonsamtalen kan du oplyse din anmodning - hvorfor skrev du til personen efter at have talt med ham i telefonen (f.eks. for at bekræfte intentionen om at gennemføre transaktionen): "Nemlig: vi er interesserede i produkt N, forudsat at det vil blive forsynet med option X ". Hvis du tager højde for den tredje version, kan du også begynde at udvikle emnet for dit ønske om at samarbejde med virksomheden. Beskriv, at det er i dine interesser, og at partneren vil få et bestemt udbytte af at interagere med dig, hvis han accepterer det: "Det vil være interessant for dig at vide, at kursen i vores virksomhed har ændret sig, hvorefter den er blevet endnu tættere på din virksomheds interesser."

Tilbud

Enhver virksomhedskorrespondance (de eksempler, vi citerer, har nødvendigvis også denne egenskab) kræver en logisk sekvens. Hvis du først skrev om, hvorfor du skriver, så bør du konkretisere og udvide denne idé yderligere. Angiv, hvad du gerne vil have fra samtalepartneren mere bredt - giv ham måske udsigten til fordelene ved at acceptere at samarbejde med dig. Denne del burde efter al logik være "peak" af dit brev, kulminationen af ​​en slags. Hvis du først og fremmest problemfrit nærmede dig det, der interesserer dig, skal du i denne del "afsløre kortene". Al forretningskorrespondance (eksemplerne på bogstaver ovenfor er ingen undtagelse) bør bygges langs en sådan glat opadgående kurve. Så vil læseren af ​​dine linjer forstå dit humør, og dermed vil det være mere behageligt for ham at kommunikere med dig. Foretag ikke nogen bratte hop, flyt ikke fra et emne til et andet.

Som eksemplerne viser, hvis du har brug for at diskutere for eksempel to ikke-relaterede emner, kan du opdele artiklen ved at dele den op i afsnit. Det er praktisk for læseren, som visuelt vil se det øjeblik, hvor du bevæger dig fra et spørgsmål til et andet; så for dig, for i dette tilfælde skriver du, som om vi taler om to forskellige bogstaver.

Hvis vi taler om vores eksempler, skal du skrive: "Derudover vil vi gerne genbestille N-produktet, som vi interagerede med dig en måned tidligere." Eller: "Til en passende pris for vores forhold vil vi gerne etablere et permanent samarbejde med dig på dette område, hvilket øger salgskanalen til X-Y tusinde enheder." Endelig kan du også: "Hvis din interesse for at arbejde hos os stadig er gældende, så lad os det vide."

Hver anden prøve af erhvervskorrespondance er bygget på dette princip, så det er der ikke noget galt med. Tværtimod hjælper fremhævelsen af ​​overskrifter ofte til at navigere bedre, fordi den fjerner den "faste tekst", laver en slags "ankre" i den, som du visuelt kan knytte.

Sidste del

Til sidst skal du afslutte brevet i samme ånd, som du startede det i. Hvis du er taknemmelig, så skriv, at du er glad for at samarbejde med den virksomhed, du beskriver; hvis dette er et kommercielt tilbud, skal du udtrykke din taknemmelighed for opmærksomheden på dit brev og håbe på yderligere interaktion med denne person. Du skal forstå, at den måde, du afslutter dit brev på, i vid udstrækning vil bestemme den endelige mening om dig og din virksomhed. Al forretningskorrespondance (eksempler på breve beviser dette konstant) er bygget på høflighed - så husk altid at takke samtalepartneren, udtrykke håb, rose ham eller forlade din anbefaling. Du bør vælge slutningen på din tekst på en sådan måde, at den svarer fuldt ud til problemet beskrevet i brevet.

Eksempler: "Vi håber at beholde dig som vores faste partner med håb om stabilt samarbejde i vores fremtidige aktiviteter." Eller "Vi er dybt taknemmelige for din opmærksomhed og håber, at vi kan udvikle samarbejdet med dig i fremtiden." Eller "Tak for din opmærksomhed. Jeg håber, vi kan fortsætte med at tjene dine interesser på N-markedet i fremtiden."

Etikette og læsefærdighed

Glem ikke høflighed under alle omstændigheder. Som understreget ovenfor er det vigtigt, hvis du er interesseret i erhvervskorrespondance. Sætninger som "glad for at samarbejde", "tak for din opmærksomhed", "Jeg undskylder for at forstyrre dig", "vi vil være glade for at se dig", "vil du slutte dig til os" og andre. De sidste to vedrører i øvrigt mere invitationer til firmafester end til et forretningsbrev.

Tilføj altid "venligst", "tak", "vær venlig" og så videre til sætninger, hvor det er relevant, som et tegn på respekt.

Menneskelig læsefærdighed er ikke mindre vigtig i processen med at skrive forretningsbreve. Mere præcist, hvis du laver mindst én elementær fejl i processen med at skrive et brev, kan du sige, at samtalepartneren vil danne sig en helt anden mening om dig, end du forventer. Prøv derfor at skrive så kompetent som muligt og tjek alt flere gange. Hvis du ikke ved, hvordan du selv finder fejl og retter dem, skal du bruge en korrekturlæser eller specialiserede tjenester. Det er meget enkelt, men det giver dig mulighed for at være sikker på din tekst.

Øvelse og træning

På nettet er der, som nævnt ovenfor, mange eksempler på færdige forretningsbreve om ethvert emne. Vi har ikke indsat dem i deres helhed her, fordi denne artikel faktisk simpelthen ikke har plads nok til at rumme så stor en mængde information. I stedet besluttede vi blot at opstille nogle grundlæggende regler og principper, som du havde mulighed for at sætte dig ind i ovenfor. Men det er selvfølgelig ikke alle de skridt, der skal tages på vejen til at studere et forretningsbrev. Faktisk spiller praktisk erfaring den vigtigste rolle på dette område.
Hvis du studerer f.eks. 5-10 eksempler på færdiglavede breve, samt læser vores artikel og uddrager nogle regler herfra, vil du meget snart være i stand til at skrive breve på den måde, du har brug for. Faktisk er dette nok til at oprette ethvert brev inden for rammerne af forretningskorrespondance.

Klare eksempler

Da der, som nævnt ovenfor, er et stort antal færdige eksempler, fristes studerende og nybegyndere til at bruge en andens færdiglavede arbejde til at producere deres eget projekt på grundlag af det. Jeg vil gerne sige, at det ikke anbefales at gøre dette i praksis, mens du er i træning - tak.

I processen med at studere, hvad der står i andre breve, vil du lettere kunne navigere i, hvad der skal angives i din korrespondance. Dette er normalt, da det er menneskets natur at lære direkte af erfaring.

Men hvis du bliver bedt om at skrive et fuldgyldigt forretningsbrev, så prøv at starte med at gennemgå eksemplerne og vælge det bedst egnede til din opgave. Så skal du tilpasse det så meget som muligt til den situation, du har efter det generelle koncept, men samtidig skrive det på ny for at etablere din egen præsentations- og skrivestil. Når alt kommer til alt, vil du måske være i stand til at formidle information bedre, og gøre selve kommunikationen mere produktiv og effektiv.

Lær og øv! Og du vil være i stand til at oprette dine egne forretningsbreve på ret kort tid!

Ganske ofte begynder den første kontakt i erhvervslivet med skriftlig kommunikation - forretningsbreve. Men hvis det er skrevet uden at overholde reglerne for forretningsbrevetikette, kan knapt begyndende kontakter afbrydes, og du vil miste en klient eller forretningspartner. Derfor skal du nok ikke overbevise nogen om, hvor vigtigt det er at kunne skrive forretningsbreve, der er med til at danne et positivt indtryk af dig personligt og af din virksomhed som helhed.

Grundlæggende regler for forretningskorrespondance. Moderne former for korrespondance tog form for mere end 150 år siden. Det menes, at deres hjemland er England, hvor reglerne for sammensætning af erhvervskorrespondance først blev indført.

Generelle regler for korrespondance

1. Før du begynder at skrive breve til en forretningspartner, bør du selv forstå følgende punkter:

Type brev (følgebrev, ordrebrev, meddelelsesbrev, rykkerskrivelse, præsentationsbrev, afslagsbrev, garantibrev osv.);

Om der forventes et svar på dit brev (der er forhold, når der ikke forventes svar på et brev, f.eks. et præsentationsbrev);

Vil indholdet af brevet være utvetydigt klart for din adressat, vil det ikke efterlade nogen uklarheder vedrørende spørgsmålet om korrespondance;

Er du sikker på, at brevet sendt med posten kommer til tiden (hvis ikke, så er det bedre at bruge telefax, DHL-tjenester eller sende brevet via internettet).

2. Tonen i brevet skal altid forblive korrekt.

3. Det er nødvendigt at omhyggeligt vælge ordforråd, undgå unøjagtigheder, tvetydighed, overdreven brug af professionelle ord. Brevets tekst skal være let at forstå.

4. Et forretningsbrev bør kun skrives på brevpapiret fra den organisation, på hvis vegne du taler. Da brevpapirets udseende er en slags visitkort for din virksomhed, bør designet af det officielle brevpapir behandles med særlig omhu. Jo mere formelt brevpapiret er, jo mere formelt skal brevets tone være.

Når du forbereder dokumenter, anbefales det at bruge en teksteditor Microsoft Word (softwareprodukt fra Microsoft Corporation) med skrifttyper Times New Roman Cyr størrelse 12 (til tabelmaterialer), 13, 14, 15, Times DL størrelse 12, 13, 14 til og med 1 -2 intervaller.

Ved udfyldning af et forretningsbrev sættes sidetal nederst i højre side af siden, og ved udfærdigelse af andre forretningsdokumenter - midt i arkets øverste margen.

Det anbefales at udskrive selve brevets tekst i A4-format med 1,5-2 linjeafstand, på A5-format og mindre - med en linjeafstand. Dokumentdetaljer (undtagen tekst), der består af flere linjer, udskrives med én linjeafstand.

Skriftlige henvendelser skal besvares senest 10 dage efter modtagelsen.

Faxer og e-mails skal besvares inden for 48 timer, eksklusive weekender

Regler for udarbejdelse af et forretningsbrev i Rusland

I Rusland er udformningen af ​​officielle formularer reguleret af reguleringsdokumenter og først og fremmest GOST 6.30-2003 "Unified dokumentationssystemer. Ensartet system af organisatorisk og administrativ dokumentation. Dokumentationskrav".

GOST etablerede to standardformater for dokumentformularer - A4 (210 x 297 mm) og A5 (148 x 210 mm). Hvert ark af dokumentet, udført både på et brevpapir og ikke på det, skal have en margen på mindst 20 mm - venstre; 10 mm - højre; 20 mm - top; 20 mm - bund.

Disse krav til papirarbejde er nedfældet i russisk lov, men forfatteren anbefaler at bruge dem, når du skriver et forretningsbrev til en udenlandsk partner.

Afhængigt af graden af ​​nærhed med din korrespondent, kan appellen begynde med ordene "Kære + efternavn (navn, patronym)" eller "Kære + navn og patronym (navn)". Ord som "respekteret", "herre", "fru", "underdirektør", "afdelingschef" mv. under ingen omstændigheder kan afkortes. Ellers kan modtageren mene, at du egentlig ikke har den store respekt for ham. Og brevet skal afsluttes med taknemmelige ord for samarbejdet. Og så sættes udtrykket foran din underskrift: "Med venlig hilsen ..." eller "Med venlig hilsen ...".

I officielle breve er det uacceptabelt at henvise til "dig", selvom du og denne person i livet ikke kun er i forretning, men også i venskabelige forhold.

Typisk består et virksomheds- eller servicebrev af flere typiske strukturelle elementer:

1. Titelområde.
I denne del af brevet, til venstre, er der et hjørnestempel af organisationen, der angiver organisationens navn, dens postnummer og andre detaljer, samt registreringsnummer og dato for registrering af brevet som et udgående dokument. Hvis servicebrevet er et svarbrev, så er det også angivet her, hvilket dokument brevet svarer på.
Højre side af overskriften indeholder adressatens oplysninger.

Under hjørnestemplet er en overskrift til dokumentets tekst. Sprogkonstruktionen af ​​overskriften kan være som følger:

ü præposition "О" + substantiv. i præpositionstilfældet: "Om udbud af biler";

ü på spørgsmålet "O" + n. i præpositionstilfældet: "Om levering af reservedele";

ü om + substantiv i genitiv kasus: "Vedrørende indkøbsordre" mv.

2. Brevets egentlige tekst. Hovedtrækkene i udformningen af ​​brevets tekst er som følger.

ü Teksten i servicebrevet skal som hovedregel vedrøre ét emne eller flere spørgsmål, hvis de hænger sammen og vil blive behandlet i en strukturel enhed destinationsorganisation.

ü Brevets tekst består som regel af to dele. Første del angiver årsagen, grundlaget eller begrundelsen for udarbejdelsen af ​​brevet, links til de dokumenter, der ligger til grund for udarbejdelsen af ​​brevet, er givet. Den anden del, der starter med et afsnit, indeholder konklusioner, forslag, anmodninger, beslutninger mv.

Forretningsbrevstruktur

1. Navnet på den afsendende organisation.

3. Den dato, hvor brevet blev skrevet.

4. Adressen på modtageren af ​​brevet.

5. En angivelse af en bestemt person.

6. Indledende adresse

7. En angivelse af brevets generelle indhold, dvs. brevemne.

8. Brevets hovedtekst.

9. Endelig høflighedsformel.

10. Underskrift.

11. Henvisning til ansøgningen.

Når du udfylder et forretningsbrev, bør en russisk partner huske et par flere regler..

Stillingen for den person, som dokumentet er adresseret til, er angivet i dativtilfældet, for eksempel:

til administrerende direktør
OJSC "Alpha Business"
V.A. Prokhorov

Beta Holding JSC
Regnskabschef
V.M. Ivanov

Hvis du sætter forkortelserne "Mr.", "Fru", så skrives respondentens efternavn først, efterfulgt af initialerne.

Dokumentet bør ikke indeholde mere end fire adressater. Ordet "Kopi" før den anden, tredje, fjerde adressat er ikke angivet. Hvis antallet af adressater er større, oprettes en dokumentdistributionsliste.

Når du sender et brev til organisationen, skal du angive dens navn og derefter postadressen.

Når du sender et dokument til en person, skal du angive modtagerens navn og initialer og derefter postadressen

En note om tilstedeværelsen af ​​en vedhæftet fil navngivet i brevets tekst er lavet som følger:

Påføring: 5 liter. i 2 eksemplarer .

Hvis brevet har en vedhæftet fil, der ikke er nævnt i teksten, skal du angive dets navn, antallet af ark og antallet af kopier; hvis der er flere ansøgninger, er de nummererede, for eksempel:

Hvis bilag er indbundet, er antallet af ark ikke angivet.

Hvis ansøgningen ikke sendes til alle de adresser, der er angivet i dokumentet, markeres dens tilstedeværelse som følger:

Tillæg: på 3 l. i 5 eksemplarer. kun til den første adresse.

"Underskrift"-kravet omfatter navnet på stillingen for den person, der underskrev dokumentet (fuldstændig, hvis dokumentet ikke er udformet på et brevpapir, og forkortet - på et dokument, der er udformet på virksomhedens officielle brevpapir); personlig underskrift; udskrift af underskriften (initialer, efternavn), for eksempel:

Træninger

Forretningskorrespondance via e-mail er en bekvem måde til skriftlig kommunikation mellem forretningsenheder. Du skal skrive og modtage en masse breve, og kommunikationens hastighed og korrekthed er en af ​​komponenterne i virksomhedens succesfulde arbejde. Nogle regler for forretningskorrespondance.

E-mail har indtaget sin plads i erhvervskorrespondance på grund af dens fordele - 24/7 tilgængelighed, effektivitet og brugervenlighed. I denne artikel vil vi se på nogle af nuancerne i online forretningskorrespondance.

Modtagelse af breve

1. Du bør tjekke din postkasse flere gange i løbet af arbejdsdagen. Ellers kan du forsinke løsningen af ​​vigtige spørgsmål og stoppe andre menneskers arbejde.
2. Hvis du har modtaget et brev, så skal du læse det, for nogen har sendt det. Naturligvis taler vi ikke om spam her.
3. Hvis du er leder, så skal din arbejdsdag starte med at tjekke din mail. For nemheds skyld skal du indstille din e-mail-klient til automatisk at levere eller sende post hvert 10.-20. minut.
4. I tilfælde af at du har travlt, og du har modtaget et brev, så se på, hvem det er fra, hvad brevets emne er, og se hurtigt på overskriften for at vurdere brevets betydning.
5. Prøv at besvare e-mails med det samme - det hjælper dig med at undgå blokeringer i posten.

Brug felterne Til, Cc og Bcc korrekt

1. "Til hvem". Hvis du sender et spørgsmål eller beder om at afklare noget, forventer du et svar fra adressaten, hvis data er angivet i feltet "til hvem". Når du er modtager, skal du svare på spørgsmålet. Det vil sige, at dette felt indeholder modtagerens data.
2. "Kopi". Modtageren, hvis detaljer er angivet i dette felt, er som "inviterede øjenvidner". I dette tilfælde skal modtageren ikke svare på brevet. Derudover, hvis du skal sende sådan et brev, skal det starte med linjerne "undskyld at blande mig", af høflighed.
3. "Skjult kopi". Hovedmodtageren ved ikke, at brevet er sendt til adressaten, hvis oplysninger er angivet i feltet "blind carbon copy". Dette felt bruges også til masseforsendelser.

Når du svarer, bør du ikke glemme knappen "svar til alle", dette vil hjælpe dig til ikke at gå glip af en enkelt modtager. Du kan til enhver tid slette uønskede modtagere og tilføje nye.

Emnefelt. Dette felt skal altid udfyldes. Den person, som brevet er adresseret til, kan modtage en enorm mængde post om dagen, og ifølge dette felt vil han være i stand til at vurdere graden af ​​betydning af brevet. Emnelinjen i e-mailen skal kortfattet og informativt vise indholdet.

"Vigtigheden af ​​at skrive." Hvis brevet indeholder vigtige eller presserende oplysninger, der kræver øjeblikkelig overvejelse, så angiv dette, sæt vigtigheden til "høj". Dette vil få din e-mail til at skille sig ud i din indbakke. Men overbrug ikke denne funktion forgæves.

Sådan svarer du på e-mail

Nedenfor vil vi se på en lille vejledning i, hvordan man skriver et svar på et brev.

1. Du skal altid starte med en hilsen - en hyldest til høfligheden, det kan der ikke gøres noget ved.
2. Du skal kommunikere med en person på hans sprog. Og det gælder ikke kun lingvistik, men også kommunikationsform. Uformel kommunikation kan betragtes som respektløs og endda et forsøg på at støde samtalepartneren.
3. Du bør ikke bruge translitteration, undtagen når du sender et brev fra en mobiltelefon. Hvis din mailklient ikke har det russiske sprog, skal du sende brevets tekst i ansøgningen.
4. Et forretningsbrev skal være konsekvent, præcist og kortfattet. Nøjagtighed betyder en klar indikation af de data, du henviser til (dato, sted, klokkeslæt osv.). Konkrethed - modtageren af ​​dit brev bør forstå fra de allerførste linjer, hvad der præcist kræves af ham. Lakonisme. Hvis du tænker klart, så er du i stand til at udtrykke dine tanker klart. Og din samtalepartner vil straks se og værdsætte det. Derfor er det værd at undgå "vand" i flere sider, hvis du kan sammenfatte sagens essens i flere sætninger.
5. Når et brev indeholder flere spørgsmål, opgaver eller emner, skal de struktureres og adskilles fra hinanden. En uafbrudt strøm af tanker er svær at læse, og desto sværere at isolere vigtige punkter fra den.
6. Forespørgslerne i brevene skal besvares så detaljeret som muligt. Svar som "Vil ske" er uacceptable.
7. Der må ikke være fejl i brevets tekst. Det er okay, hvis en eller to mindre stavefejl sniger sig ind. Men hvis du lider af kronisk analfabetisme fra brev til brev, så vil samtalepartneren ikke have det bedste indtryk af dig.
8. Læs altid korrektur på dine breve! Læs brevet flere gange, og sørg for at du ikke er gået glip af noget, tjek det for fejl, om modtagerens oplysninger er korrekte osv. osv.

Forretningskorrespondance Er et vigtigt element i at drive forretning. Måden virksomheden fremstår foran sine kunder eller forretningspartnere afhænger af dens funktioner. , som du kan stole på, og som du kan gøre forretninger med, skal du have en ide om normerne, etikettereglerne for forretningskorrespondance. Overholdelse af sådanne regler og forskrifter vil helt sikkert bidrage til virksomhedens succes som helhed.

Sproget i erhvervskorrespondancen

Normen for fer en bestemt stil af præsentationssprog, som adskiller sig:

1. Hyppig gentagelse, ensartet tale.

Denne version af forklaringen giver dig mulighed for at udtrykke dig mere specifikt, forståeligt. Dette eliminerer en anden forståelse af brevets tekst. Det er tilrådeligt at have et sæt af visse sætninger ved hånden, som for det første gør det muligt at skrive en klar forretningsmeddelelse, og for det andet at spare tid på at forberede det næste, endda sælgende brev.

1. Neutral tone.

Det er vigtigt at præsentere information logisk. Følelsesmæssig vurdering af fakta i forretningskorrespondance er uhensigtsmæssig. Det er uacceptabelt at nævne mundrette, dialektale udtryk, ord, en eller anden form for interjektioner. Det er vigtigt i korrespondanceprocessen at sikre objektiviteten af ​​de angivne fakta, at bygge dem i en klar logisk rækkefølge.

1. Semantisk præcision.

Det meningsfulde indhold i forretningsbreve sikrer deres praktiske og endda juridiske værdi. Derfor er det vigtigt at vælge de rigtige ord, så modtageren kan forstå afsenderen. Det er bedre ikke at inkludere ord med dobbelt betydning. I dette tilfælde kan det ske, at adressaten vil forstå indholdet af brevet på en anden måde, på sin egen måde.

1. Udvælgelse af faktuelt materiale.

Data, fakta i et forretningsbrev skal være informativt og, vigtigst af alt, omhyggeligt kontrolleret. I dette tilfælde skal fakta vælges omhyggeligt, kun angive dem, der er relevante for en bestemt sag. Det er uacceptabelt at opregne data af samme type, angive ubetydelige fakta.

Typer af forretningsbreve

Forretningsbreve klassificeres normalt efter deres egenskaber:

• Efter funktionalitet - svaret på et spørgsmål, anmodning, appel, forslag osv.
• Ved struktur - standard (løsning af typiske forretningsspørgsmål, situationer), ureguleret (forfatterens, baseret på formel og logisk præsentation eller etikettenormer);
• Efter emne - forretning (afgørende økonomiske, juridiske, andre spørgsmål relateret til virksomhedens aktiviteter) eller kommercielle, relateret til levering, salg;
• Efter typen af ​​adressat - almindelig (til én adressat), cirkulær (sendes til flere adresser på én gang);
• Ved sammensætning - 1-aspekt (afspejler 1 problem), multi-aspekt (beskriver flere problemer).

Typer af forretningsbreve efter indhold:

• Udfør en kommunikationsrolle (afslag, krav, begrundelse, anerkendelse);
• Være en aftaleform (baseret på resultaterne af forretningsmøder, med deadlines for udførelse af opgaver, opfyldelse af forskellige forpligtelser);
• Være i form af en anmodning - for at få de nødvendige oplysninger;
• Vær et tilbud (ofte er dette et svar på et tidligere modtaget forespørgselsbrev).

Registrering af forretningsbreve

På trods af den udbredte brug af mulighederne for elektronisk korrespondance, er der stadig praksis med at sende forretningsbreve trykt på papir. Og i dette tilfælde er det meget vigtigt, hvordan selve brevet ser ud, da udseendet af et forretningsbrev kan påvirke adressatens idé om det afsendende firma. Derfor skal du overholde følgende designstandarder:

• Forretningsbreve skal udskrives på brevpapir, helst lavet af papir af høj kvalitet, med angivelse af alle detaljer om afsenderen, mens de skal være lette at læse;
• Afsenderens oplysninger i et brev adresseret til udenlandske partnere, klienter skal være skrevet på engelsk;
• Brevet i konvolutten skal foldes en gang så meget som muligt og med teksten indad. Til meget vigtige breve er det bedre at bruge en stor, tyk nok konvolut, så brevarket ikke behøver at blive foldet;
• Det er tilladt at angive alle detaljer på konvolutten, som i selve brevet, og endda firmalogoet;
• Modtagerens adresse er kun angivet på konvolutten. Ved brug af en konvolut med gennemsigtigt vindue står modtagerens adresse på selve brevet i øverste højre hjørne. Derefter foldes brevet, så adressen er synlig i det gennemsigtige vindue;
• Afsenderens adresse er skrevet både på kuverten og på brevarket.

Regler for forretningskorrespondance

# 1 - at sende et brev til en modtager. Korrespondance i dette tilfælde vil blive personlig, hvilket er vigtigt, især ved etablering af forretningsforbindelser.

nr. 2 -. Du skal besvare alle breve, og til tiden, hvis målet er sat - at danne billedet af en virksomhed, der altid er klar til samarbejde, en der behandler adressaterne med respekt. Det er dog vigtigt at huske, at du ikke skal skrive et digt. Tydeligt og kortfattet - det burde være stilen i svaret. I dette tilfælde skal du overholde ordningen "1 bogstav - 1 svar".

# 3 - hvis du ønsker, at indholdet af e-mailen skal formidles til flere adressater, så tilføjes deres adresser til "kopi"-linjen. I dette tilfælde kan den, der har modtaget brevet, hvis adresse er indtastet i "kopi"-linjen, ikke svare. Det vigtigste er, at han bliver informeret ved denne eller hin lejlighed.

# 4 - at sende en e-mail til flere modtagere på én gang er tilladt, men !!! kun hvis der ikke forventes svar på beskeden. Sådanne breve omfatter fordeling af priser, meddelelser om ændringer i arbejdsplanen mv.

# 5 - emnet skal angives i forretningsbrevet. Emnelinjen giver modtageren mulighed for med det samme at forstå, hvad beskeden handler om.

nr. 6 - ordningen er "først en hilsen, derefter en opfordring til adressaten." I erhvervskorrespondance er det sædvanligt at ansøge med navn og patronym.

# 7 - brevets tekst skal være baseret på 3 nøglepunkter: en hilsen + en appel, en redegørelse for et spørgsmål, en anmodning eller et incitament til handling.

# 8 - du skal omhyggeligt bruge advarselsfunktionen. I dette tilfælde, i slutningen af ​​meddelelsen, er en anmodning angivet i den mest høflige tone, at adressaten informerer afsenderen om det faktum at læse brevet.

nr. 9 - med signaturen skal være så lakonisk som muligt. I dette tilfælde er det vigtigt ikke kun at indtaste visse ord, for eksempel "Med venlig hilsen", men også angive, i tilfælde af forretningskorrespondance ved hjælp af e-mail, efter navnet og positionen på den person, der skrev brevet, hans vigtigste kontaktoplysninger.

nr. 10 - en obligatorisk angivelse af, at der er vedhæftet yderligere materialer til brevet, hvis sådanne sendes sammen med brevet. Hvis der er tale om et almindeligt brev på papir, er det i de fleste tilfælde tilstrækkeligt med en angivelse af vedhæftningen på et sådant antal ark. Hvis vi taler om elektronisk forretningskorrespondance, skal oplysningerne om applikationen indeholde data om de vedhæftede filer, især deres format, volumen, indhold. Filer bør ikke overstige 5 MB i størrelse.

Funktioner af forretningskorrespondance

1. "Kære, respekteret, respekteret" er den mest almindelige adresseform i almindelige forretningsbreve.
2. "Kære" er en følelsesmæssig tiltaleform, der bruges i lykønskningsbreve.
3. Adresse kun ved navn og patronym bruges i uofficielle breve.
4. Et brev mellem forretningspartnere er opbygget efter ordningen "beslutningsbegrundelse / selve beslutningen" eller "selve beslutningen / beslutningsbegrundelse". Den første mulighed er bedre at bruge i breve om afslag, den anden - i tilfælde af en positiv beslutning.
5. Den officielle ordre skal overholdes. Eksempel: Et brev underskrevet af en leder skal besvares med underskrift af en person, der har en lignende stilling. I dette tilfælde er en sådan mulighed mulig, når direktøren selv kan svare på brevet underskrevet af stedfortræderen.
6. Anmodningsbrevet skal indeholde visse ord. Eksempler: spørg, spørg, spørg osv. Samtidig bør svaret på et sådant brev klart angive, om anmodningen vil blive efterkommet, eller om den vil blive afvist.

VIGTIG! Husk, dette er ikke bare et sæt regler og forskrifter, det er en slags kunst, der er værd at lære af fagfolk med mangefacetteret viden om virksomhedskommunikation.

Vær opmærksom på korrespondancetræning:

• E-mail korrespondance i erhvervslivet. Administrer forretningsforbindelser
• E-mail korrespondance med samarbejdspartnere. Vanskelige situationer (avanceret)

Artikler