Afsendelse og modtagelse af en fax. Eksempelformat for faxer med forretningsbreve Hvor mange numre er der i et faxeksempel

Faxbehandling _ 101

Opsætning af faxtelefonbogen

Denne funktion giver dig mulighed for at gemme navne og

faxmodtagernumre og transmissionsindstillinger.

Der er to indstillingsmuligheder: Adskille Og Gruppe.

Adskille: Telefonbogskapacitet - 500 faxnumre.

For numre gemt i en kategori Adskille, stillet til rådighed

hurtigopkald ( Nom. hurtig opkald).

Gruppe: ved regelmæssigt at sende et dokument til flere

Der oprettes grupper for modtagere. Enheden kan gemme op til 100

gruppeopkaldsnumre. Indlæg gemt i kategori

"Gruppe", du kan vælge fra listen for at sende på fanen

Grundlæggende menu Fax. Gruppe kan bestå af

flere poster i en kategori Adskille.

Lagring af individuelle faxnumre

(Nom. hurtig emb.)

1. Vælg Fax > Grundlæggende > Adskille.

Redigere:ændre indstillinger ID, Nom. hurtig opkald Og Nom.

fax.

Oprettet: oprettelse af en ny post Nom. hurtig opkald.

Slet: slette den valgte post Nom. hurtig opkald.

Søg: søger efter et faxnummer, der er gemt i telefonbogen

gå ind ID.

Samlet af: konklusion ID, Nom. fax og oplysninger om gruppen (hvis

Bemærk: tilføjelse af et dedikeret faxnummer til listen

afsendelse på fanen Grundlæggende.

Afbestille: annullere den aktuelle opgave og flytte til den forrige

2. Klik Oprettet.
3. Indtast modtagerens navn i feltet ID ved hjælp af pop-up

tastaturet og det tilsvarende faxnummer i feltet Nom. fax Med

ved hjælp af det numeriske tastatur på kontrolpanelet.

ID: navnet er angivet her.

Nominel hurtigopkald:

Nom. fax: I dette felt skal du indtaste det faxnummer, der består af

kun fra tal. Angiv om nødvendigt telefonkoden.

4. Klik Okay.

Lagring af gruppefaxnumre (nummer

grupper)

1. Vælg Fax > Grundlæggende > Gruppe.
2. Klik Oprettet.
3. Klik på inputområdet i ID gr. emb.: og indtast navnet vha

tastaturet, der vises.
Vælg Nom. gr. emb.: ved hjælp af venstre/højre pile.

ID gr. emb.:: Indtastning af gruppenavn.

Nom. gr. emb.:: dette felt udfyldes automatisk

det første gratis hurtigopkaldsnummer. Til aftale

et andet tal, brug venstre/højre pilene.

4. Klik Okay.

5. Vælg en post fra listen Hurtigopkaldsnumre og tryk

knap Tilføje.. Gentag dette trin, indtil alt er

de nødvendige poster vil ikke blive indtastet.
Sørg for at kopiere det fremhævede listenummer Tal

hurtigopkald i venstre panel, som repræsenterer

liste over grupper.

Opsætning af faxtelefonbogen vha

SyncThru™ Web Service

Gem faxnumre via en netværkstilsluttet computer

muligt gennem programmet SyncThru™ Web Service.

Adskille

1.
2.

3. Klik Adressebogen > Brugere.
4. Klik Tilføje.
5. Gå ind Navn, Hurtigopkaldsnummer Og Fax nummer.
6. Klik ansøge.

Gruppe

1. Åbn din computers webbrowser.
2. Indtast enhedens IP-adresse; derefter åbner den

SyncThru™ Web Service-applikation.
(Eksempel: http://123.123.123.123)

3. Klik Adressebogen > Gruppe.
4. Klik Tilføj en gruppe.
5. Gå ind Gruppe navn Og Hurtigopkaldsnummer.
6. Føj individuelle adresser til en faxgruppe.
7. Klik ansøge.

Overførsel efter anmodning

Forespørgselsfunktionen aktiveres ved én fax

enheden anmoder om at sende et dokument fra en anden. Hun tillader

overføre fra fjernenheden, selvom

afsenderen er der ikke. For at modtage dokumentet skal du

etablere en forbindelse med en fjernenhed og anmode om overførsel

fax Med andre ord den enhed, som originalen er gemt på

bliver "undersøgt".

For at bruge denne funktion skal den implementeres

i både sende- og modtageenhederne.

On-demand-overførselsprocessen forløber som følger:
1. Afsenderen gemmer de originale dokumenter i enheden.

2. Afsender giver modtageren en adgangskode.
3. Modtageren ringer til faxnummeret, og når du bliver bedt om det

den tilsvarende anmodning indtaster adgangskoden. (Se "Afsender

ekstern faxanmodning" på side 102.)
Tryk på knappen Start, accepterer modtageren det gemte i hukommelsen

fax fra fjernenheden.

Hurtige kommunikationsmidler, især fax, bliver nu mere og mere udbredt. Det bruges til at sende telefaxmeddelelser (faxer).

Fax- et dokument modtaget ved hjælp af en særlig enhed (telefax) via telefonkommunikationskanaler. En fax er i bund og grund en kopi af et transmitteret dokument. Alle typer dokumenter og vedhæftede filer til dem kan sendes via fax: tabeller, tegninger, diagrammer, tegninger, fotografier. Men faxer er i de fleste tilfælde en form for forretningskorrespondance mellem forretningspartnere og organisationer. Registrering af en fax udføres på samme måde som registrering af et forretningsbrev, kun i detaljerne Bestemmelsessted i stedet for en postadresse Modtagerens bykode og faxnummer er angivet.

Yderligere data leveret af selve maskinen (telefax) er:

Afsenderkode

Dato og tidspunkt for transmissionen samt dens varighed

Faxnummer, hvorfra oplysningerne er sendt

Antal overførte sider

Hvis modtagne faxer indeholder vigtige oplysninger og er beregnet til at blive brugt i lang tid, skal de kopieres, fordi faxpapiret på mange faxmaskiner ikke er holdbart. Med dyre faxmaskiner, der bruger almindeligt papir, er kopiering valgfrit.

Begyndelsen af ​​et brev eller en fax kan have følgende adressemuligheder:

Kære Igor Leonidovich!

Mister Zorin!

Igor Leonidovich!

Kære hr. Zorin!

Kære Herrer! (bruges, når navnene på modtagerne af brevet er ukendte)

Så ville taknemmelige ord være passende:

Vi var glade for at modtage dit brev

Mange tak for faxen af ​​06/04/00

Vi anerkender taknemmeligt modtagelsen af ​​dit brev.

På grund af...

I henhold til kontrakten dateret... N...

I overensstemmelse med...

Hvis overskriften på svarbrevet indeholder informationen "link til nummeret og datoen for det indgående dokument", skal du ikke gentage linket til dokumentet i brevets brødtekst.

Afhængigt af emnet for brevet (fax), bruges følgende sætninger:

Sender last, dokument

Vi sender dig...

Vi vil gerne informere dig...

Vi sender dig...

Påmindelse

Vi minder dig...

Efter udløbet af... bliver vores virksomheds tilbud ugyldigt

Bekræftelse

Bekymringen... bekræfter modtagelsen...

Vi bekræfter, at forsendelsen af ​​forbrugsvarer er modtaget...

Varsel

Vi informerer dig om, at...

Vi vil gerne informere dig om, at...

Vi informerer dig om, at...

Oplys venligst...

Betal venligst inden for... bankdage...

Vi vil være taknemmelige, hvis du...

Garanti

Vi garanterer betaling.

Vores virksomhed garanterer kvaliteten af ​​produkterne.

Tilbud

Vi er glade for at kunne tilbyde dig...

Vi er sikre på, at du vil være interesseret...

Din anmodning kan desværre ikke imødekommes af følgende årsager...

Desværre kan vi ikke imødekomme din anmodning i den nærmeste fremtid på grund af...

Vi kan desværre ikke acceptere dit tilbud pga.

Advarsel

Virksomheden forbeholder sig retten til at kontakte... hvis du...

Leveringsforsinkelser kan medføre...

Desværre bliver de løfter, du gav, ikke opfyldt, så vi er tvunget...

Invitation

Vær venlig at deltage i...

Vi inviterer dig...

Vi er glade for at invitere dig...

Bogstaver kan slutte med følgende sætninger:

Vi håber, at vores anmodning ikke vil være vanskelig for dig.

Vi ser frem til en vellykket fortsættelse af samarbejdet

Vi håber på din interesse i at udvide båndene

God eftermiddag, mange af jer ved, hvad en fax er, og hvad den bruges til, primært til at sende nogle dokumenter. I øjeblikket opgiver mange de velkendte faxmaskiner, da det er nemmere og mere økonomisk at købe en multifunktionel enhed (MFP), der kombinerer en printer, scanner og fax. I denne artikel vil jeg gerne tale om en vigtig funktion, eller rettere om, hvordan man sender en fax fra en MFP til en abonnents interne nummer.

Mange tænker måske, hvorfor skulle du sende en fax til et internt nummer? Der er situationer, hvor selve faxen ikke har et bynummer, men kun et internt. Grundlæggende overfører den ansvarlige medarbejder i sådanne situationer opkaldet til en fax efter at have modtaget en anmodning om at acceptere det. Anden gang, hvor du muligvis skal sende en fax til et internt nummer, er f.eks. når du opsætter en fax. Enhver, der har lavet opsætningen, forstår, at det i dette tilfælde kan være nødvendigt at sende mere end et dusin faxer, for at alt fungerer, som det skal. Og det er usandsynligt, at det vil være muligt at involvere tredjepartsorganisationer i sådanne operationer. Der er kun én udvej: Find en passende tjeneste på internettet til modtagelse og afsendelse af faxer, for eksempel rufax, tilmeld dig der og konfigurer den ved at sende faxer til onlinetjenesten.

Det er her du skal indtaste et internt nummer, da din konto er knyttet til en af ​​dem. Hovednummeret ser således ud: 84952210550. Efter at have ringet op, siger telefonsvareren, indtast dit interne nummer 4 cifre. Men på en touchscreen multifunktionsprinter som hp426 er der ingen knapper, og displayet bliver inaktivt.

I dette tilfælde er her, hvad du skal gøre. Når du har indtastet hovedtelefonnummeret, skal du indstille et bestemt antal kommaer. Et komma er 1 sekunds ventetid efter at have tastet hovednummeret. Vi beregner den omtrentlige tid fra starten af ​​opkaldet til det øjeblik det interne nummer indtastes og indtaster dette antal kommaer efter hovednummeret.

Eksempel: efter at have ringet til hovednummeret, beder telefonsvareren dig om at indtaste et internt nummer. Det tager 10 sekunder at gøre alt. Det betyder, at vi indtaster et nummer som: 84952210550,,0001 på MFP'en og sender en fax til den. Tjekket på Rufax.

Hvis nogen har spørgsmål, så spørg dem i kommentarerne.

Mange mennesker står over for problemet med at installere og aktivere Corel Dro-programmet. Denne artikel vil fortælle dig, hvordan du løser problemet med installation og aktivering. Materialet er kun udarbejdet til informationsformål, idet programmerne installeres på en sådan måde […]

Denne artikel vil diskutere et af de aktuelle problemer i forbindelse med genopfyldning af patroner. Efter genopfyldning udskriver patronen ikke. Der er mange løsninger på dette problem beskrevet på internettet, men de er alle typiske og [...]

SNR CVT SERIAL matchede ikke CRC-summen.

I processen med at etablere kommunikation med måleren ved hjælp af en asynkron server (interface-konverter), opstår der ofte en fejl: CRC-mængden stemmer ikke overens. Fejlen vises i den indledende fase, når programmet venter på et svar fra serveren og […]

Til at begynde med vil jeg gerne identificere et meget almindeligt problem, der opstår ved installation af VipNet Client på brugercomputere med Windows 10 og 8.1 OS, og dens ikke-standardløsning.

Dette afsnit dækker oprettelse, afsendelse og modtagelse af en faxmeddelelse. Desuden, da mulighederne for Word som teksteditor er bredere end den indbyggede Outlook-editor, besluttede vi også at overveje at oprette en faxmeddelelse ved hjælp af Word.

Oprettelse af en faxmeddelelse ved hjælp af Outlook

At oprette en faxmeddelelse i Outlook er stort set ikke anderledes end at oprette en e-mail. For at oprette en ny besked skal du blot klikke på knappen skab(Ny) på værktøjslinjen Standard.

I marken Til hvem(Derefter) vælg den kontakt, som denne fax vil blive adresseret til. Outlook sender automatisk en besked til det nummer, der er angivet i feltet Fax(Fax) for denne kontakt. Hvis modtagerens faxnummer ikke er angivet på din kontaktliste, kan du indtaste modtagerens faxnummer ved hjælp af tastaturet i følgende format: . Hvis du f.eks. vil sende en fax til 2343476, skal du indtaste i feltet Til hvem det følgende: .

På samme måde som en e-mail-meddelelse skal du indtaste emnet og teksten for meddelelsen. Når meddelelsen er oprettet, skal du bruge eksemplet nedenfor til at sende den.

Eksempel 14.7. Sender en fax

(I beskedformularen)

Fax posttransportkonti

Sende

Når faxmeddelelsen er sendt, flyttes den til mappen Udgående(Udbakke) og efter den sidste procedure med at sende og modtage beskeden, som en almindelig besked, ind i mappen Sendt(Sendte ting).

Ris. 14.3. Fax besked

Oprettelse af en faxmeddelelse ved hjælp af Word

Det blev tidligere sagt, at Microsoft Word 2002 kan være en e-mail-beskededitor, men vi vil tale om denne funktion senere i kapitlet "Outlook og Office". Til faxmeddelelser, hvor klar og kortfattet grafik er nøglen, tilbyder Word flere muligheder end Outlook. Men denne bemærkning reducerer ikke mulighederne i Outlook-editoren, men understreger dem kun. Fordi dette eksempel demonstrerer konceptet med Microsoft Office XP-applikationsintegration, som gør det muligt for brugeren, bevæbnet med funktionerne i de vigtigste Office-applikationer, at automatisere og forenkle deres forretningsaktiviteter. Men lad os gå fra ord til handling.

Start Word, opret et simpelt dokument (i-dokument) og indtast de nødvendige oplysninger i det. Du kan indsætte billeder, tabeller i dokumentet og generelt formatere og redigere det fuldstændigt efter alle reglerne i Word. Når dokumentet er klar til at indsende, skal du køre følgende eksempel.

Eksempel 14.8. Fax Wizard Word 2002

(I Word-vindue)

Fil > Ny... -> Generelle skabeloner

Breve og faxer

Fax Wizard

Næste dokument: Dokument 1

Et andet faxprogram (figur 14.4)

Indtast modtageroplysninger

Udsøgt

Indtast afsenderoplysninger

Ris. 14.4. Fax Wizard, trin Fax Software

Et par bemærkninger om arbejdet Fax Wizard(Fax Wizard).

• Adressebogen.
• Adressebogen.

Ris. 14.5. Fax genereret af Word Fax Wizard

Så forsiden til faxmeddelelsen er blevet oprettet. Hvis det er nødvendigt, kan du ændre nogle parametre, f.eks. indtaste en note til beskeden, bruge afkrydsningsfeltet til at indstille faxspecifikationer

Et par bemærkninger om arbejdet Fax Wizard(Fax Wizard).

• Ved indtastning af oplysninger om modtager kan afsender bruge knappen Adressebogen. Hvis du klikker på den, åbnes en dialogboks med samme navn, hvor du kan vælge en faxmodtager til kontakten. Faxguiden bestemmer automatisk faxnummeret for kontakten. Generelt optræder disse data kun på titelbladet.
• Indtastning af oplysninger om afsender er praktisk talt ikke anderledes end at indtaste oplysninger om modtager. Men for ikke at indtaste oplysninger om dig selv igen hver gang, anbefaler vi at oprette en kontakt til dig selv og efterfølgende bruge knappen Adressebogen.
• Ligesom Outlook kan Word-faxforsider redigeres, og brugeren kan oprette deres egne forsider ved hjælp af Word-skabeloner.

Så forsiden til faxmeddelelsen er blevet oprettet. Hvis det er nødvendigt, kan du ændre nogle parametre, f.eks. indtast en note til beskeden, brug afkrydsningsfeltet til at indstille faxens detaljer (hemmelige, presserende, til godkendelse osv.) - Sørg derefter for, at den oprettede faxmeddelelse er klar til at blive sendt, klik på knappen sende en fax(Send fax) på faxguidens værktøjslinje.

Hvis du skal bruge forsider oprettet af Word Fax Wizard, kan det give mening at deaktivere tilføjelse af en forside til selve faxen. Ellers modtager modtageren to forsider.

Afsendelse og modtagelse af en fax

At sende faxer er lige så nemt som at sende e-mails. Klik på, når faxmeddelelsen er klar til at blive sendt Send/modtag på værktøjslinjen Standard. En abstrakt fax vil blive sendt, dvs. faxen vil gå til mappen Sendt, uden egentlig at blive sendt til modtageren. Denne handling angiver, at meddelelsesformatet er blevet konverteret. Efter et stykke tid vises en dialogboks Fax Monitor, der demonstrerer proceduren for at ringe til modtagerens nummer.

Efter automatisk opkald, og hvis modtagerens fax er klar til at modtage, vil de to faxmaskiner forbindes, og faxen begynder at sende. Procedurer for opkald og afsendelse af faxer vises i dialogboksen Fax Monitor. Om nødvendigt kan brugeren afbryde faxtransmissionen ved at trykke på Afslut faxopkald.

Modtagelse af en fax sker baseret på de ovenfor beskrevne indstillinger i tilfælde af automatisk faxmodtagelse, kræves ingen handling fra brugeren. Fax vil automatisk oprette forbindelse til og modtage faxmeddelelsen og derefter flytte den til den mappe, der er beregnet til lagring af sådanne meddelelser.

For at se en fax skal du gå til den angivne mappe og dobbeltklikke for at åbne faxmeddelelsen.

Når en fax modtages, er den i grafisk format, dvs. det er en tegning. Du kan se på det, rotere det, vende det om, men det forbliver en tegning. Hvis du skal arbejde med en faxmeddelelse som tekst, ved hjælp af f.eks. Word, så skal faxen konverteres. Outlook og Office har ikke en indbygget OCR-editor (Optical Character Recognition), men der er mange tilgængelige programmer, der udfører denne konvertering. For eksempel FineReader, som er en selvstændig softwarepakke. FineReader tager en fax, scanner den og producerer en standard tekstfil som output.