Henkilökohtaisten tiedostojen muodostaminen arkistossa. Kuinka arkistoida työntekijän henkilökohtaiset tiedostot

Entistä henkilöstöä koskevien asiakirjojen säilytysaika riippuu tietojen luonteesta. Kuinka kauan irtisanottujen työntekijöiden henkilötietoja säilytetään? Nykyisen liittovaltion lain nro 125-FZ, päivätty 22. lokakuuta 2004, mukaan henkilöstöasiakirjat jätetään arkistoon 75 vuodeksi. 1.1.2003 jälkeen irtisanotun henkilöstön asiakirjat säilyvät arkistoissa 50 vuotta.

Miten työntekijän henkilökansio muodostetaan

Venäjän federaation presidentin 1. kesäkuuta 1998 antama asetus nro 640 säätelee henkilöstöä koskevien tietojen keräämismenettelyä. Työnantajan vaatimat asiakirjat sisältävät:

• Kyselylomake, ansioluettelo, ominaisuudet ja henkilökohtainen lomake henkilöstöasiakirjoja varten.
• Kopiot passista, koulutusasiakirjoista (tutkinnot, todistukset), TIN-tunnuksesta, vakuutustodistuksesta, siviilisäätyasiakirjoista.
• Tiedot sertifioinnista.
• Työsopimus.
• Työnantajan tilaukset (tilauksesta, siirto toiseen tehtävään tai työpaikkaan, lomat ja työmatkat).

Irtisanotun työntekijän aineistoperiaatteella muodostettu henkilötiedosto säilyy organisaation henkilöstöpalvelussa kalenterivuoden loppuun asti. 3 vuoden kuluessa irtisanomispäivästä asiakirjat arkistoidaan ja teknisesti käsitellään ja siirretään yrityksen arkistoon.

Irtisanottujen työntekijöiden henkilökohtaisten tiedostojen säilyttäminen arkistoon tapahtuu vuosittaisen inventaarion yhteydessä. Valtuutettu henkilöstöasiantuntija laatii luettelon tiettynä vuonna irtisanotuista työntekijöistä. Työsuhteen päättymisvuosi on merkitty tapauksen kannessa.

Kuinka kauan irtisanottujen työntekijöiden henkilötietoja säilytetään?

Tämä ajanjakso lasketaan sen kalenterivuoden lopusta, jolloin kansalainen irtisanottiin. Vakiintuneen arkistointikäytännön mukaan irtisanottujen työntekijöiden henkilötietojen säilytysaika alkaa laskea tammikuun 1. päivästä.

Venäjän federaation kulttuuriministeriön 25. elokuuta 2010 antamassa määräyksessä N 558 vahvistetaan tietyt ajanjaksot, joiden aikana asiakirjoja on säilytettävä arkistossa. Lain mukaan irtisanottujen henkilötietojen säilytysajat ovat:

• 75 vuotta - henkilökorteille, jotka erosivat virastaan ​​ennen vuoden 2003 alkua.
• 50 vuotta – 1.1.2003 jälkeen työsuhteensa päättäneiden kansalaisten henkilökorteille.
• 75 vuotta - ulkomaille lähetettyjen työntekijöiden matkatapauksiin.
• 75 vuotta – tiedot virkamiesten tuloista, omaisuudesta ja vastuista.
• 5 vuotta – asiantuntijoiden ominaisuudet ja ansioluettelot.
• 75 vuotta – kuntoutusasioita koskeville tiedoille.
• 3 vuotta – asiakirjoille henkilöistä, joita ei ole palkattu.
• 75 vuotta – henkilökohtaisten asiakirjojen alkuperäiskappaleille (todistukset, työtodistukset, tutkintotodistukset, todistukset, todistukset).
• 5 vuotta – papereille, jotka eivät sisälly henkilökohtaisiin tiedostoihin (hakemukset, todistukset, raportit, muistiot).
• 75 vuotta – virkamiesten henkilötietojen vastaanotto- ja siirtotoimista siirron aikana.
• 75 vuotta – henkilötietojen aihetta koskeville asiakirjoille (ilmoitukset, suostumukset tietojen käsittelyyn).

Arkistotietojen käyttöä koskevat säännöt

Virkamiehet, oikeushenkilöt ja yksityishenkilöt vastaavat entisen henkilöstön tietojen turvallisuudesta säänneltyinä aikoina. Kansalaiset ja yritysten edustajat voivat jättää pyyntöjä ja valituksia päästäkseen irtisanottujen työntekijöiden henkilötiedostojen arkistoon.

HR-asiantuntijat tarjoavat ilmaisia ​​kopioita ja todistuksia sosiaali- ja eläkeasioihin, etuuksiin ja korvauksiin liittyvistä asiakirjoista. Tietoja voidaan käyttää todisteena. Takavarikoidut asiakirjat on käytön jälkeen palautettava omistajalle tai haltijalle.

Arkistotiedot voidaan välittää sähköisten asiakirjojen muodossa. Joissakin tapauksissa kirjastojen, museoiden, tieteellisten organisaatioiden ja valtion virastojen asiantuntijat julkaisevat viite- ja tietojulkaisuja.

Asiakirjat, jotka säätelevät työtä siirrettäessä asioita organisaation arkistoon

Irtisanottujen työntekijöiden henkilötiedostot siirretään organisaation arkistoon inventaarion mukaisesti (Arkisto- ja arkistointivaliokunnan päätöksellä hyväksytyn henkilöstön henkilötietojen luomis-, ylläpito- ja säilytysmenettelyä koskevan ohjeen kohta 23). Valko-Venäjän tasavallan ministerineuvosto, päivätty 26. maaliskuuta 2004 nro 2). Ne on sidottava kovaan pahvikanteen, jossa on 4 reikää, tai sidottu ottaen huomioon mahdollisuus lukea vapaasti kaikkien niihin liittyvien asiakirjojen, päivämäärien, viisumien ja päätöslauselmien tekstit. Metalliset kiinnikkeet (lastut, paperiliittimet, tapit jne.) on poistettava tiedostoista.

Myös pysyvän, tilapäisen (yli 10 vuotta) varastointi- ja henkilöstörekisteritiedostot siirretään organisaation arkistoon (oikeusministeriön päätöksellä hyväksyttyjen Valko-Venäjän tasavallan valtion elinten ja järjestöjen arkistonpitoa koskevien ohjeiden kohta 204). Valko-Venäjän tasavallan 19. tammikuuta 2009 nro 4).

Toimenpiteiden algoritmi siirrettäessä henkilöstötiedostoja organisaation arkistoon

Vaihe 1. Luomme luettelon tapauksista.

Tapausten siirto organisaation arkistoon tapahtuu organisaation arkiston metodologisen ohjauksen alaisena rakenteellisten yksiköiden tai asianomaisista toiminta-alueista vastaavien työntekijöiden tekemien tapauskartoitusten mukaan.

Esimerkki luettelosta henkilöstöasioista, mukaan lukien irtisanottujen työntekijöiden henkilökohtaiset tiedostot, katso "Hyödyllinen dokumentaatio" sivulla s. 27 lehteä.

Rakennetoimialojen asioiden selvitykset on laadittava ja toteutettava viimeistään asioiden valmistumisvuotta seuraavan vuoden 31. joulukuuta ja toimitettava yhdistyksen arkistoon seuraavan toimikauden aikana. Tämä tarkoittaa, että inventaarion osio, mukaan lukien vuonna 2009 valmistuneet tapaukset, on koottava ja organisaation johtajan hyväksyttävä viimeistään 31.12.2011.

Henkilöstöluettelo sisältää tiedostoja, joiden säilytysaika ylittää 10 vuotta (vuokramääräykset, henkilötiedostot, henkilökortit jne.). Tapaukset, joissa on muita henkilöstöä koskevia asiakirjoja, eivät sisälly luetteloon (esimerkiksi määräykset lomien myöntämisestä, seuraamusten määräämisestä, työntekijöiden lähettämisestä, loma-aikatauluista, kirjeenvaihto henkilöstöasioista jne.).

Henkilöstötiedostoluettelot kootaan kaikissa organisaation rakenneosastoissa, joissa asiaankuuluvat tiedostot muodostetaan. Henkilöstöpalvelun lisäksi tällaiset inventaariot voidaan tehdä kirjanpitoon henkilökohtaisia ​​tilejä sisältäviin tapauksiin ja niiden puuttuessa palkkalaskelmaan.

Rakenneyksiköiden tapausluetteloiden perusteella henkilöstötiedostot siirretään organisaation arkistoon.

Kutakin luetteloon sisältyvää tapausta kuvaavat tiedot muodostavat kuvaavan artikkelin, joka sisältää:

Sarjanumero;
- tapaushakemisto;
- asian nimi (määrä, osa);
- tapauksen päivämäärä (nide, osa);
- tiedostojen arkkien lukumäärä (määrä, osa);
- tiedoston säilytysaika (määrä, osa);
- Huomautus.

Varastosarakkeet täytetään tiukasti kotelon kannessa olevien tietojen mukaisesti.

Tapausluettelon laatimista koskevat säännöt

Tapausluetteloa laadittaessa on noudatettava seuraavia sääntöjä:

Jokainen kotelo (volyymi, osa) kirjataan luetteloon erillisellä sarjanumerolla;
- luettelossa olevien tapausten numerointijärjestys on brutto. Tämä tarkoittaa, että siihen sisältyvien tapausten numerointi jatkuu vuodesta toiseen. Esimerkiksi, jos vuoden 2009 konsolidoidun henkilöstöluettelon vuosiosa sisälsi tapaukset numeroista 1–30, niin vuoden 2010 konsolidoidun luettelon vuosiosan tapausten bruttonumerointi alkaa numerosta 31;
- tapausten otsikot kirjataan luetteloon hyväksytyn tapausnimikkeistöön perustuvan systematisointisuunnitelman mukaisesti;
- inventaariosarakkeet täytetään tiukasti kotelon kannessa olevien tietojen mukaisesti;
- kun luetteloon sisältyy useita peräkkäisiä tapauksia samoilla otsikoilla, ensimmäisen tapauksen otsikko ilmoitetaan kokonaisuudessaan ja myöhempien tapausten otsikot ilmaisulla "sama". Samanaikaisesti muut tapauksia koskevat tiedot kirjataan luetteloon kokonaisuudessaan (jokaisella luettelon uudella sivulla tapauksen nimi toistetaan kokonaan);
- jos asia sisältää asiakirjoja usean vuoden ajalta, tapaus viittaa siihen vuoteen, jolloin se aloitettiin. Samanaikaisesti kunkin seuraavan vuoden tapausten yhteenvetoluettelon vuosiosien lopussa, joiden aikana tapaus jatkui toimistotyössä, tehdään huomautus: ”Vuoden 2010 asiakirjoista katso myös inventaario nro 3/ 2009 vuodelle 2009, asiat nro 5, 7, 15.
- Yhdessä organisaatiossa aloitetut ja toisessa (esimerkiksi uudelleenorganisoinnin aikana) päättyneet tapaukset sisällytetään konsolidoituun inventaarioon sillä vuodella, jona he tulivat toimistotyönsä suorittaneeseen organisaatioon;
- inventaariosarakkeeseen Muistiinpano tehdään muistiinpanoja asioiden siirtämisestä organisaation arkistoon, muilta rakenneosastoilta toimikauden aikana saapuneista tapauksista, asioiden fyysisen tilan erityispiirteistä jne.

Kaikki luetteloon sisältyvät tapaukset tulee systematisoida, ts. on järjestetty tiettyyn järjestykseen, jotta ne olisi helpompi löytää. Henkilöstötiedostojen systematisoimiseksi yhteenvetoinventaariossa on tarpeen soveltaa kronologista periaatetta. Siihen kuuluu yhdistetyn inventaarion osien laatiminen kullekin vuodelle.

Vuosi-osion tapausten otsikot on systematisoitu nimellisperiaatteen mukaisesti, ts. asiakirjatyyppien tai tapausten nimien mukaan seuraavassa järjestyksessä:

Tilaukset henkilöstölle;
- henkilöstön rekisteröintikortit;
- työntekijöiden ja palkansaajien henkilökohtaiset tilit palkkoja varten (palkkailmoitukset);
- irtisanottujen työntekijöiden henkilötiedot;
- noutamattomat työkirjat;
- toimii onnettomuuksien tutkinnassa ja siihen liittyvissä asiakirjoissa.

Irtisanottujen henkilötiedostot on erotettu henkilöstöasioiden yhteenvetoluettelon vuosiosiossa omaan alakohtaan. Ne on systematisoitu luetteloon sukunimien aakkosten mukaan; sukunimi, etunimi ja sukunimi ilmoitetaan nimeämismuodossa. Myös henkilökortteja koskevat tapaukset on systematisoitu luetteloon sukunimien aakkosten mukaan.

Yhteen tiedostoon voidaan muodostaa useita irtisanottujen työntekijöiden henkilötiedostoja. Samanaikaisesti tällaisen tapauksen kannen otsikossa lukee:

"Irtistettyjen työntekijöiden henkilötiedot
kirjaimesta "D" kirjaimeen "F".

Suurissa organisaatioissa, joissa henkilöstötiedostot muodostetaan eri rakennejaostoihin, on tarpeen käyttää rakenneperiaatetta laadittaessa vuosittaisia ​​osia tapausluettelosta. Tässä tapauksessa henkilöstötapausten otsikot sijoitetaan vuosikohtaiseen osioon seuraavassa järjestyksessä:

Henkilöstöosasto
1. Tilaukset henkilöstölle.
2. Irtisanottujen työntekijöiden henkilökohtaiset kortit.
3. Irtisanottujen työntekijöiden henkilötiedot.
4. Lunastamattomat työtiedot.

Kirjanpito
5. Työntekijöiden henkilökohtaiset tilit palkkojen mukaan.

Vuosittaiset jaostot muodostetaan kronologisessa järjestyksessä, jolloin tehdään yhteenvetoinventaari henkilöstöasioista. Organisaatioissa, joissa on pieni määrä henkilöstötiedostoja, vuosittaisten osien sijaan voidaan luoda yhteenvetoluettelo tapauksista useiden vuosien ajalta. Näin tehdään myös organisaatioissa, joissa ei jostain syystä ole laadittu vuosijaksoja. Tässä tapauksessa tapauksista laaditaan yhteenvetoluettelo kronologisen (rakenteettomissa organisaatioissa) tai kronologis-rakenteellisen periaatteen mukaisesti.

Riippumattomien tapausluetteloiden tekeminen tietyille henkilöstötapauksille, esimerkiksi henkilökansioille, henkilökorteille, on sallittua. Tällaisessa yhteenvetoluettelossa henkilökohtaiset tiedostot ja kortit on järjestetty aakkosjärjestykseen irtisanottujen työntekijöiden sukunimien mukaan.

Henkilöstöasioiden yhteenvetoluettelon jokaisen vuosiosan lopussa tehdään viimeinen merkintä viimeisen kuvailevan artikkelin jälkeen (jos inventointi on tehty usean vuoden ajalta kerralla, niin viimeinen merkintä tehdään viimeisen kuvailevan artikkelin loppuun artikkeli näiltä vuosilta). Se osoittaa numeroin ja sanoin suluissa osion sisältämien tapausten todellisen lukumäärän, tapausten ensimmäinen ja viimeinen numero heijastavat numeroinnin piirteitä (puuttuvien ja kirjaimien numeroiden esiintyminen jne.). Lopullisen työskentelyn allekirjoittaa jakson laatija, joka ilmoittaa asemansa ja laatimispäivämäärän.

Henkilökohtaiset ja yhteenvetoasiakirjat henkilöstötapauksista

Tapausluettelot ovat ensisijaisia ​​kirjanpitoasiakirjoja henkilökohtaisten tapausten yksittäisille ja tiivistelmärekistereille. Yksikkölaskenta suoritetaan antamalla jokaiselle tapaukselle oma numero. Jokaisen kotelon kannessa on tapauskoodi, joka sisältää rahastonumeron, varastonumeron ja kotelonumeron inventaarion mukaan.

Tapausten yhteenvetokirjaus kirjataan inventaarion loppukirjaukseen, joka sijoitetaan sen loppuun. Jokainen muutos inventaariossa olevien tapausten lukumäärässä, jos ne on hävitetty tai vastaanotettu, näkyy lopullisessa tietueessa.

Tämän jälkeen inventaarioon tehdään uusi loppukirjaus, joka todistetaan merkinnän tekevän arkistonhoitajan allekirjoituksella. Kun poistat tapauksia varastosta, kirjoita jokaisen poistetun tapauksen tasolla olevaan "Huomautus"-sarakkeeseen merkintä "Välitetty" (tai "Kadonnut").

Rakennejaon tapausluetteloilla on sarjanumerot. Inventaarinumero muodostuu organisaation tapausten nimikkeistön mukaisesta rakenneyksikön indeksistä, jonka vuoden osalta asiat ovat inventaariossa.

Tapauksen inventaarinumeroiden kirjainmerkintä

Henkilöstöluettelon numeroon lisätään kirjaintunnus ”ls” ja tilapäisten (yli 10 vuotta) säilytysasioiden luettelon numeroon ”v”.

Henkilöstöpalvelun henkilöstön asialuettelon hakemisto koostuu tapausnimikkeistön mukaan henkilöstöpalvelulle annetusta numerosta, luetteloon sisältyvän asiakirjaluokan nimen alkukirjaimista ("l/s") - henkilöstö), sekä vuosi, jolloin luetteloon sisältyvien tapausten luettelo avattiin.

Esimerkki

Nro 2 l/s-2011, jossa 2 on henkilöstöpalveluosaston numero tapausnimikkeistön mukaan, l/s on tapausluokan nimitys, 2011 on vuosi, jolloin tapaukset avattiin.

Vaihe 2. Laadimme aikataulun asioiden siirtämisestä arkistoon ja sovitamme sen rakennejaostojen päälliköiden kanssa.

Asiat siirretään organisaation arkistoon hyväksytyn aikataulun mukaisesti. Kaavion muoto on mielivaltainen. Sen kokoaa arkiston johtaja tai arkistovastaava, jonka jälkeen siitä sovitaan rakennejaostojen päälliköiden kanssa.

VAIHE 3. Toimitamme sovitun aikataulun organisaation johtajalle allekirjoitettavaksi ja hyväksyttäväksi.

Vaihe 4. Tarkistamme organisaation arkistoon siirrettävien tiedostojen muodostamisen ja toteutuksen oikeellisuuden.

Arkistoon otettaessa ja siirrettäessä on tarkistettava tiedostojen muodostamisen ja rekisteröinnin oikeellisuus (henkilökohtaisten tiedostojen rekisteröinnin tulee suorittaa organisaation henkilöstöpalvelu (HR-asiantuntija)), mukana olevien tapausten lukumäärän noudattaminen. rakenneyksikön tapausluettelossa vireille pantujen asioiden lukumäärällä organisaation nimikkeistöasioiden mukaisesti. Tarkastuksessa havaitut puutteet ja epätarkkuudet korjataan rakenneyksiköittäin.

Toimittajalta:
Lue lisää tapausten muodostamisesta ja toimeenpanosta ”I am a HR Specialist” -lehdestä, 2011, nro 22, s. 12.

Vaihe 5. Siirrämme asiat arkistoon

Siirrämme pysyviä ja tilapäisiä (yli 10 vuotta) tiedostoja arkistoon samanaikaisesti henkilöstötiedostojen siirron kanssa. Muistutetaan, että väliaikaisesti (enintään 10 vuotta) säilytettyjä tiedostoja ei siirretä organisaation arkistoon ja väliaikaisen säilytysajan päätyttyä ne tuhoutuvat.

Tilapäisen (enintään 10 vuoden) säilytyksen tiedostojen siirtäminen organisaation arkistoon on poikkeustapauksissa sallittu organisaation johtajan päätöksellä. Tämä päätös tulee virallistaa organisaation johtajan määräyksellä, joka on päätoimintoa koskeva määräys. Tällaisten tapausten siirtäminen arkistoon tapahtuu yhteisymmärryksessä organisaation arkiston kanssa tapausnimikkeistön mukaisesti. Huomioithan, että näitä asiakirjoja ei tarvitse siirtää arkistoon, ts. Jos tällainen päätös tehdään ja arkisto suostuu, asiat siirretään nimikkeistön mukaisesti.

Asiat siirretään organisaation arkistoon sen rakenneyksikön työntekijän läsnäollessa, jolta ne siirretään. Luettelo on koottu 2 kappaletta, joissa "Huomautus"-sarakkeeseen kunkin tapausotsikon tasolla tehdään huomautuksia tapauksen olemassaolosta. Merkitse luettelon jokaisen kopion lopussa numeroin ja sanoin:

Arkistoon tosiasiallisesti hyväksyttyjen tapausten määrä;
- tapausten hyväksymis- ja siirtopäivä;
- tiedoston siirtäneen henkilön ja tiedoston vastaanottaneen arkiston työntekijän (arkistovastaava) virkojen nimet, allekirjoitukset ja kopiot allekirjoituksista.

Vuosittain arkistoon siirretyt asiat muodostavat vuosittaiset osiot yhdistetystä tapausluettelosta. Henkilöstöä koskevat asiakirjat sisältyvät henkilöstöasioiden yhteenvetoluettelon vuosittaiseen osioon. Tällaisen arkistossa olevan tapauskartoituksen perusteella organisaatiot etsivät palvelusaika- ja palkkatodistusten antamiseen tarvittavia asiakirjoja.

Natalia Kondakova, sähköisten dokumentinhallintajärjestelmien käyttöönoton asiantuntija

Se sisältää tiedot siitä, kuinka monta arkkia on ommeltu ja numeroitu. Tältä lomakkeelta selviää myös, onko kotelossa vaurioituneita asiakirjoja vai onko liitetty uusia asiakirjoja. Sertifiointiarkki liimataan kotelon kanteen sisäpuolelta. HR-työntekijä allekirjoittaa tälle arkille. Työntekijän henkilökansiota säilytetään arkistossa 75 vuotta esimiesten osalta, tämä aika on yleensä pidempi. Mutta samaan aikaan, jos työntekijä pyytää viimeisenä työpäivänä kopioita tarvittavista asiakirjoista, tämä voidaan tehdä tässä tapauksessa, tiedostoa ei tarvitse tallentaa, ja arkisto puretaan. Johtopäätös Jos olet yksityisyrittäjä, sinun ei tarvitse säilyttää henkilökohtaisia ​​tiedostojasi työntekijöistäsi. Vaikka on parempi tehdä tämä, koska käytännön kokemuksen perusteella käy selväksi, että henkilökohtaisen tiedoston ansiosta voit saada välittömästi tarvittavat tiedot työntekijästä.

Kuinka luoda arkisto irtisanottujen työntekijöiden henkilökohtaisista tiedostoista?

Säilytysmenettely edellyttää seuraavia sääntöjä:

• Kaikki työntekijöiden henkilökohtaiset tiedostot säilytetään paperilla ja sijoitetaan kansioihin myöhemmillä laiteohjelmistoilla ja numeroilla
• Jokaisen äskettäin muodostetun kansion kannessa on sarjanumerot ja siellä olevien koteloiden lukumäärä.
• HR-osastolla vain kansiot, joissa on tosiasiallisesti työskentelevien työntekijöiden asiakirjoja, ovat nykyisen varastoinnin kohteena.
• Kaikki irtisanottujen papereita sisältävät kansiot tulee arkistoida ja tallentaa päivämäärän mukaan ja päivämäärän sisällä aakkosjärjestyksessä, jos mahdollista.

TÄRKEÄÄ: Virta- ja arkistovarasto on järjestettävä erityisiin kaappeihin, joihin kosteus ja tuli eivät pääse käsiksi. Irtisanottujen henkilötietojen säilytysajat Asiakirjojen säilytysajan määrää lainsäätäjä.

Kuinka valmistella irtisanotun työntekijän henkilötiedosto oikein arkistointia varten?

Huomio

Sisäisestä inventoinnista laaditaan loppupöytäkirja, jossa ilmoitetaan numeroin ja sanoin siihen sisältyvien asiakirjojen lukumäärä ja sisäisen inventaarion arkkien lukumäärä. Sisäisen inventaarion allekirjoittaa sen laatija. Jos asia on sidottu tai jätetty ilman sisäistä asiakirjaluettelolomaketta, määrättyyn muotoon laadittu luettelo liimataan kotelon etukannen sisäpuolelle.

Irtisanottujen työntekijöiden henkilötietojen arkistointi

Apua: Rikkomuksiin tallennettujen henkilökohtaisten tiedostojen valmistelu arkistoon - joitakin henkilökohtaisia ​​tiedostoja puuttuu; - uusia tapauksia ei aloitettu työntekijöille, jotka työskentelivät osa-aikaisesti ja jotka myöhemmin palkattiin vakituisiin töihin. Joitakin rikkomuksia ei ole mahdollista poistaa (esimerkiksi lausunnon saaminen pitkään irtisanotulta työntekijältä).

Mitä osaston työntekijöiden tulee tehdä valmistellessaan tällaisia ​​tapauksia arkistointiin? Mitä asiakirjoja on täytettävä? Pitäisikö rikkomuksia sisältäviin henkilökohtaisiin tiedostoihin tehdä muistiinpanoja? - sitova tai sitova; - arkkien numerointi; - todistuskirjeen laatiminen; - sisäisen luettelon laatiminen tapausasiakirjoista (tarvittaessa); - tietojen rekisteröinti tapauksen kantta varten.
Mikäli asiaa valmistellaan toimitettaviksi arkistoon, myös kaikki sisäisen inventaarion arkit on numeroitu, vain erillään tapauksen arkistoista. Lokikirja: miten säilytetään Työntekijöille avatut henkilökohtaiset tiedostot on otettava huomioon.

Sen vakiolomaketta ei ole hyväksytty, joten voit ottaa näytteen Internetistä tai ostaa sen kaupasta. Kunkin sarakkeen sisältöä voidaan muuttaa organisaatiosta riippuen.

Loki sisältää: tapausnumerot, niiden aloituspäivämäärän, työntekijöiden sukunimet ja nimikirjaimet sekä muut tiedot. Kun henkilökohtainen tiedosto suljetaan, tehdään muistiinpano päiväkirjaan: he laittavat päivämäärän ja kirjoittavat syyn, miksi tapaus lopetettiin.

Tärkeä

Lisätiedot syötetään yleensä "Muu"- tai "Huomautukset"-sarakkeeseen. Sähköinen henkilötiedosto Nyt monet venäläiset yritykset ovat ottaneet käyttöön tai ovat alkaneet toteuttaa henkilötietojen hallinnan automatisointia.

Työntekijän henkilötiedosto: rekisteröintivaatimukset, mitä pitäisi olla

Myös loma-aikatauluille on asetettu yhden vuoden säilyvyys. Ajanjakso, jonka aikana on tarpeen säilyttää asiakirjoja, jotka vahvistavat, että työntekijä on saanut koulutusta organisaation kustannuksella, määräytyy verolainsäädännön vaatimusten mukaan.

Tosiasia on, että Venäjän federaation verolain 264 artiklan 3 kohdassa säädetään, että näiden kustannusten poistamiseksi verotettavan voiton vähentämiseksi organisaation on säilytettävä kaikki koulutuksen vahvistavat asiakirjat (sopimus oppilaitoksen kanssa, määräys pää lähettää työntekijä koulutukseen, palveluntarjoamisasiakirja, tutkintotodistus, todistus, todistus jne.). Niiden säilytysaika on rajoitettu koulutussopimuksen kestoon ja työntekijän yhteen työvuoteen, kuitenkin vähintään neljään vuoteen.

Asiakirjojen säilytysolosuhteet Asiakirjojen säilyttämiseksi organisaation on varustettava erityiset tilat (kassakaapit tai kaapit).

Irtisanottujen työntekijöiden henkilötietojen arkisto

Työn aikana henkilökohtaista tiedostoa täydennetään muilla asiakirjoilla. Henkilökansion viimeinen, viimeinen asiakirja on kopio työsopimuksen irtisanomista koskevasta määräyksestä.

Tämä järjestys on seurausta sääntöjen kohdista 3.5.3 ja 3.6.18, jotka on hyväksytty Rosarkhivin hallituksen päätöksellä 6. helmikuuta 2002. Asiakirjat sijaitsevat henkilökansiossa kronologisessa järjestyksessä niiden saapuessa (lauseke

3.5.5 sääntöjen mukaisesti, hyväksytty Rosarkhivin hallituksen päätöksellä 6. helmikuuta 2002). Henkilökohtaisten tiedostojen säilyttäminen Henkilöstöosastolla säilytä vain työskentelevien työntekijöiden henkilötiedot. Siirrä irtisanoutuneiden työntekijöiden tiedostot arkistoon säilytettäväksi. Ompele henkilökohtaiset asiakirjat neljällä tapilla kovaan pahvikanteen (kansioon) tai sido ne siten, että voit lukea kaikkien asiakirjojen tekstit mukaan lukien päivämäärät, viisumit ja päätökset. Ennen arkistointia (sidontaa) poista niitit kaikista asiakirjoista.

Valtion arkisto: kuinka lähettää työntekijän henkilökohtainen tiedosto

Kun tiedostoja valmistellaan arkistointia (sidontaa) varten, asiakirjoista poistetaan metalliset kiinnikkeet (neulat, paperiliittimet). 3.6.5. Pysyvät tiedostot, jotka koostuvat erittäin arvokkaista asiakirjoista tai ei-muotoisista asiakirjoista, säilytetään suljetuissa, jäykissä, kolmiläppäisissä kansioissa, joissa on kiristysnyörillä tai laatikoissa. 3.6.6.

Jos asiassa on noutamattomia henkilöasiakirjoja (henkilökortit, työasiakirjat, sotilastodistukset), nämä asiakirjat laitetaan kirjekuoreen, joka arkistoidaan tapaukseen. Jos tällaisia ​​asiakirjoja on paljon, viimeksi mainitut poistetaan tiedostoista ja niistä laaditaan erillinen luettelo.

3.6.7. Jokaisen tapauksen lopussa arkistoidaan tyhjä lomake todistuslomakkeesta ja tapauksen alussa (erityisen arvokkaiden asiakirjojen tallentamiseksi) - lomake tapauksen asiakirjojen sisäiseen luetteloon. 3.6.8.

Irtisanottujen henkilötietojen rekisteröinti sisäiseen arkistoon

Asian todistuslomake laaditaan määrättyyn muotoon (Liite 9), jossa ilmoitetaan numeroin ja sanoin tapauksen numeroitujen arkkien lukumäärä, sisäisen inventaarion arkkien lukumäärä, täsmennetään tapausnumeroiden numeroinnin yksityiskohdat. (kirjaimellisten tapausnumeroiden läsnäolo, puuttuvat numerot, liimattujen valokuvien arkkien numerot, suurikokoisten arkkien numerot, kirjekuoret liitteineen ja niihin sisältyvien arkkien määrä), ja osoittaa myös, että tiedostossa on painettu kopioita esitteistä, joissa on niissä olevien arkkien lukumäärä, jos niitä ei ole merkitty tiedoston yleiseen bruttonumerointiin. Asian todistavan asiakirjan allekirjoittaa sen laatija.

Kaikki myöhemmät muutokset tapauksen kokoonpanossa ja tilassa (vauriot, alkuperäisten asiakirjojen vaihtaminen) on merkitty todistuslomakkeeseen viittaamalla asiaankuuluvaan säädökseen. Todistuslomakkeen asettaminen kotelon kanteen tai viimeisen asiakirjan tyhjälle takapuolelle on kielletty.

Tapausten muodostaminen Ja se tulisi suorittaa aina työntekijän irtisanomiseen asti. Sen jälkeen se siirretään arkistoon säilytettäväksi. Tätä asiakirjaa ei voi tuhota tietyn ajan kuluessa.

Pakollinen vai valinnainen? On jo sanottu, että työntekijöiden johtaminen ei ole ollenkaan välttämätöntä. Mutta kaikilla itseään kunnioittavilla yrityksillä on tällainen dokumentaatio. Milloin asiakirja-aineisto on luotava ja milloin ei? Tätä asiaa koskevia sääntöjä ei ole määrätty laissa missään. Työntekijän henkilötiedoston ylläpito Henkilötiedosto koostuu henkilötiedoston kannesta ja työntekijän asiakirjoista, jotka sisältävät kattavat tiedot työntekijästä ja hänen työtoiminnastaan ​​(jos puhumme opiskelijasta, niin tiedot hänen koulutuksestaan). johtajat ja heidän sijaisensa; johtavat asiantuntijat; taloudellisesti vastuulliset työntekijät (kassamiehet, varastonpitäjät jne.); työntekijät, joilla on mahdollisuus ylennyksenä jne.

Ohjeet

Jos haluat siirtää eronneen työntekijän tiedoston arkistoon, järjestä asiakirjat käänteiseen aikajärjestykseen. Tämä tarkoittaa, että kun tulit töihin, olet laatinut henkilökohtaisen tiedoston, jonka ensimmäisellä sivulla oli työhakemus. Kun asia siirretään arkistoon, ensimmäinen arkki on erokirje.

Kun arkistoit työntekijän henkilökansiota, tee samalla luettelo arkistoitavista asiakirjoista. Arkistoi kaikki saatavilla olevat asiakirjat henkilökohtaiseen tiedostoon siirrettäväksi arkistoon: hakulomake tai ansioluettelo, kopiot koulutusasiakirjoista, kopiot työllistämis-, irtisanomis- ja muut määräykset, jotka on annettu työntekijän työn aikana. Nämä voivat olla palkkojen korotus- tai laskumääräyksiä, siirtoja, lisätehtäviä jne. Liitä mukaan myös kaikki todistukset, jotka työntekijä on koskaan esittänyt organisaatiollesi, kopio työsopimuksesta, lisäsopimukset, työntekijän työhön liittyvät määräykset.

Arkistoi kotelo kansioon sideaineella, numeroi kaikki arkit oikeaan yläkulmaan. Tämä on tehtävä yksinkertaisella kynällä. Reunaa luettelo yläreunasta, allekirjoita kansio, laita työntekijän sukunimen alkukirjaimen mukainen kirjainkoodi sekä kansion sidokseen suurissa määrissä yrityksesi irtisanoutumisvuosi.

Voit kirjata yhden tai useamman samana vuonna irtisanoneen työntekijän irtisanomisvuoden. Jos pidät kirjaa useista työntekijöistä, laita kaikki henkilökohtaiset kansiot yhteen yhteiseen kansioon ja allekirjoita sidokseen irtisanomisvuosi. Voit tallentaa yhteen kansioon enintään 250 arkkia. Muotoile jokainen monimutkainen tapaus paitsi irtisanomisvuoden, myös sukunimen mukaan aakkosjärjestyksessä.

Kun siirrät kaikki tapaukset arkistoon, tee toimituslista. Ensimmäiseen sarakkeeseen merkitään tapausten sarjanumerot, toisessa sarakkeessa kaikkien tapausten indeksit nimikkeistön mukaan. Kolmas sarake täytetään otsikoiden nimellä, neljäs - päivämäärillä, viides - arkkien lukumäärällä, kuudes - säilyvyysajalla, voit täyttää seitsemännen sarakkeen, jos siinä on huomautuksia tai lisäyksiä.

Huomautus

Työntekijöiden henkilötietoja säilytetään arkistossa 75 vuotta vastaanottamispäivästä. Heiltä annetaan tarvittaessa todistuksia eläkkeen kirjaamisesta, palvelusajan vahvistamisesta tai muista tiedoista, mutta vain henkilökohtaisesti eronneelle työntekijälle tai oikeuden määräyksellä.

Tiedostojen valmistelu ja lähettäminen arkistoon on olennainen osa asiakirjankulkua. Niiden rekisteröinti alkaa organisaatiossa asiakirjojen luomishetkestä ja päättyy siirtoon arkistoon kalenterivuoden tai säilytysajan lopussa. Joissakin tapauksissa tiedostoja säilytetään yli vuoden. Näitä ovat esimerkiksi henkilöstörekisteriin liittyvät asiakirjat.

Ohjeet

Jotta arkistossa olevien tiedostojen käsittely ei vie aikaa, sinun tulee seurata niiden rekisteröintiä nykyisen asiakirjavirran aikana. Kun siirrät tiedostoja arkistoon pysyvää tai väliaikaista säilytystä varten, sinun on sidottava asiakirjat, numeropaperit, lopullinen merkintä, jos työohjeissa niin määrätään, sekä laadittava sisäinen inventaario.

Tällöin arkistoon toimitetun tiedoston otsikkosivulle merkitään organisaation tai yrityksen nimi, tiedostonimikkeistön mukainen hakemisto, asian avaus- ja päättymispäivä sekä säilytysaika on merkitty muistiin.

Arkistoon toimitettavat asiakirjat arkistoidaan erilliseen kovakantiseen kansioon. Jos asiakirjassa on erityinen asiakirja, sitä ei yleensä sideta, vaan se asetetaan tiedostoon tai kirjekuoreen ja liitetään koteloon. Sidotun ja numeroidun tiedoston lopussa on todistuslomake ja alussa sisäinen inventaario. Tässä tapauksessa kotelon paksuus ei saa ylittää 40 mm ja arkkien lukumäärä enintään 250.

Arkistoon pysyvästi ja tilapäisesti, mutta vähintään 10 vuodeksi, säilytettäville asioille laaditaan luettelo asioiden siirtämiseksi arkistoon. Samalla laaditaan erillinen inventaario henkilöstökirjanpitoon liittyvistä asiakirjoista. Siihen syötetään tapausten nimet, joista jokaiselle on annettu sarjanumero, ja myös nimikkeistön koodi ilmoitetaan. Inventoinnit tehdään kahtena kappaleena, jos tiedostot jäävät organisaation arkistoon. Jos asiat siirretään valtionarkistoon, niitä tulee olla neljä kappaletta.

Tapaukset, jotka säilytetään valmistumisen jälkeen alle 10 vuodeksi, voidaan arkistoida organisaation johdon harkinnan mukaan. Tiedostojen lähetystarve riippuu arkiston työmäärästä, vanhojen asiakirjojen käyttötiheydestä jne.

Lähteet:

• kuinka toimittaa asiakirjoja rekisteröintiä varten

Valtavana ja erillisenä arkistotyöalueena pidetään niitä asioita, jotka liittyvät asiakirjojen valmisteluun toimitettavaksi organisaation arkistoon. Siksi ne ansaitsevat vakavan huomion, koska tässä asiakirjojen kanssa työskentelyn vaiheessa tehdään usein erilaisia ​​metodologisia ja käytännön virheitä, jotka voivat tulevaisuudessa aiheuttaa kielteisiä seurauksia arkiston työhön.

Ohjeet

Kaikki työ, joka liittyy asiakirjojen, mukaan lukien henkilöstöpaperit, siirtämiseen arkistoon, jakautuu yleensä seuraaviin vaiheisiin: - Ensinnäkin on suoritettava asiakirjojen muodostaminen meneillään olevassa menettelyssä ja sen jälkeen;
- tapausten muodostamisen jälkeen ne on virallistettava kaikkien vahvistettujen sääntöjen mukaisesti;
- sitten suorittaa arvon tarkastus ja valmistautua arkistointiin;
- tehdä luettelo kaikista organisaation arkistoon siirretyistä asiakirjoista;
- viimeisessä vaiheessa siirrä viralliset organisaation arkistoon.

Ensinnäkin sinun on suoritettava henkilöön liittyvien asiakirjojen oikea muodostaminen tietyissä komplekseissa, toisin sanoen tiedostoissa. Viralliset asiakirjat, kuten määräykset yrityksen työntekijöiden ja henkilöstön toiminnan eri osa-alueista, joiden varastointiin on varattu eri aikarajat, tulee luoda erityisiin kansioihin. Tämä vaihe on tarpeellinen, koska osa henkilöstöön liittyvistä tilauksista on omistettu yksinomaan todellisiin työpaikkaan, työntekijöihin ja työasennossa liikkumiseen vaikuttaviin asioihin. Tämäntyyppistä paperia on säilytettävä yrityksen arkistossa vähintään seitsemänkymmentäviisi vuotta. Samanaikaisesti suurin osa tilauksista, jotka liittyvät yrityksen työntekijöiden toiminnan henkilökohtaisiin, toiminnallisiin kysymyksiin: tilaukset työmatkoille, päivystykseen ja niin edelleen. Tällaisia ​​asiakirjoja on säilytettävä viisi vuotta. Haun käytön helpottamiseksi ja työn helpottamiseksi eri tilanteissa kannattaa tehdä paperit viiden vuoden ja seitsemänkymmenenviiden vuoden ajanjaksolle.

Yrityksen työntekijöiden ja kaikkien työntekijöiden henkilökohtaiset tilit, jotka liittyvät palkkatietoihin, on muodostettava oikein tiukasti aakkosjärjestyksessä. Kaikki henkilökohtaisissa kansioissa olevat paperit tulee sijoittaa vain aikajärjestyksessä niiden vastaanottopäivään mennessä. Kaikista kansiossa olevista papereista on myös luotava arkistoluettelo, joka sisältää seuraavat tiedot: - paperin nimi;
- luetteloon sisältyvän paperin sarjanumero;
- asiakirjan arkkien lukumäärä;
- päivämäärä ja asiakirjan numero (tarvittaessa);
- lopullinen tietue henkilökohtaiseen tiedostoon sisältyvien arkkien lukumäärästä;
- Huomautus.

Video aiheesta

Ohjelmien, kansioiden ja tiedostojen pakkaaminen pienentää niiden kokoa menettämättä tietoja, joten pakatut tiedostot ja kansiot vievät vähemmän tilaa paikallisista ja siirrettävistä asemista. Tämä tehdään arkistointiohjelmalla. Jos haluat luoda arkiston tyhjästä, tarvitset sopivan sovelluksen.

Tarvitset

• - Arkistaattori

Ohjeet

Asenna arkistointiohjelma tietokoneellesi. Nykyään WinRar- ja 7-Zip-ohjelmia pidetään tehokkaina työkaluina arkistojen luomiseen. Nämä sovellukset asennetaan automaattisesti. Suorita .exe-tiedosto ja asenna sovellus kiintolevyllesi noudattamalla asennusohjelman ohjeita.

Valitse tiedostot, jotka haluat arkistoida. Valitse ne ja napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa kuvaketta valittujen tiedostojen ryhmässä. Valitse avattavasta valikosta "Lisää arkistoon" -komento napsauttamalla sitä hiiren vasemmalla painikkeella - avautuu uusi valintaikkuna, jossa sinun on asetettava tietyt parametrit.

Kirjoita "Yleiset"-välilehden tuleva nimi tyhjään "Arkiston nimi" -kenttään, valitse arkiston muoto - ZIP tai RAR. Joillakin käyttöjärjestelmillä on vaikeuksia lukea .rar-muotoa, joten jos aiot lähettää arkiston toiselle käyttäjälle etkä ole varma, pystyvätkö he avaamaan sen, on parempi valita .zip-muoto. Käytä "Pakkausmenetelmä" -kentässä olevaa pudotusvalikkoa asettaaksesi haluamasi arvon.

Nämä asetukset riittävät tavallisen arkiston luomiseen. Napsauta OK-painiketta ja odota, kunnes valitsemasi tiedostot pakataan arkistoon. Jos haluat määrittää lisäasetuksia, selaa asianmukaisia ​​välilehtiä ja muuta tarvitsemiesi kenttien arvoja.

Jos haluat lisätä tiedoston jo luotuun arkistoon, siirrä kohdistin lisättävän tiedoston kohdalle. Pidä hiiren vasenta painiketta painettuna ja siirrä se arkistokuvakkeen kohdalle. Kun “+”-symboli tulee näkyviin, vapauta hiiren painike. Tiedosto lisätään arkistoon. Toinen tapa: avaa äskettäin luotu arkisto ja sijoita siihen haluttu tiedosto samalla tavalla, vastaamalla myöntävästi järjestelmän pyyntöön.

Jos haluat poistaa tarpeettoman tiedoston valmiista arkistosta, avaa arkisto, valitse poistettava tiedosto ja paina Delete-näppäintä. Vahvista valintasi. Sama voidaan tehdä napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella tiedoston nimeä ja valitsemalla avattavasta valikosta "Poista tiedostot". Vahvista toiminto ja sulje arkisto.

Henkilökohtaisia ​​asioita. Henkilötiedostoissa kaikki asiakirjat sijaitsevat vain niiden vastaanottamisen aikajärjestyksessä. Kaikista henkilökansion asiakirjoista on laadittava sisäinen luettelo, joka sisältää seuraavat tiedot:

• luetteloon sisältyvän asiakirjan sarjanumero;
• asiakirjan numero ja päivämäärä (tarvittaessa);
• Asiakirjan nimi;
• asiakirjan arkkien lukumäärä;
• Huomautus;
• lopullinen tietue henkilökansiossa olevien asiakirjojen lukumäärästä.

Asiakirjojen likimääräinen järjestys henkilökohtaiseen tiedostoon on seuraava: tapausasiakirjojen sisäinen luettelo, henkilöstöpöytäkirja tai kyselylomake, työhakemus, omaelämäkerta, oikeaksi todistetut jäljennökset henkilökohtaisista asiakirjoista, oikeaksi todistetut kopiot maahanpääsy-, tapaamis-, muutto-, työmääräysistä vastuut, todistusasiakirjat jne.

HR-tiedostojen valmistelu siirrettäväksi organisaation arkistoon

Arkistoon toimitettujen tiedostojen luettelo Asiakirjojen vastaanottamisen jälkeen arkiston päällikkö allekirjoittaa asiakirjoja arkistoon jättäessään kolmeen kappaleeseen pysyvien säilytysasiakirjojen luettelon ja kahteen kopioon vastaanottotodistuksen asiakirjojen toimittamisesta arkistoon . Toiset kopiot palautetaan lähettäjälle, loput jäävät arkistoon.

Asiakirjojen arkistoon toimittaminen päättyy kirjanpitoasiakirjojen täyttämiseen. Asiakirjat siirretään valtionarkistoon säilytysajan päätyttyä, mutta on tapauksia, joissa asiakirjoja siirretään ennenaikaisesti.

Esimerkki arkiston varhaisesta toimituksesta voisi olla arkiston toimittaminen maksuttomaan säilytykseen selvitystilan (konkurin) aikana ja päinvastoin, materiaalia voidaan jättää lisäajaksi.

Asiakirja-arkisto

Arkistointilain "Venäjän federaatiossa" 9 §:n säännösten perusteella kansalaisjärjestön asiakirjat katsotaan sen yksityiseksi omaisuudeksi. Organisaation purkautuessa pakollisena edellytyksenä on kuitenkin asiakirjojen toimittaminen arkistoon säilytettäväksi.

Tärkeä

Tämä tapahtuma toteutetaan myös saneeraustapauksissa, kun asiakirjat siirretään oikeudelliselle seuraajalle (tapausten siirtoaika molemmissa tapauksissa on kaksi kuukautta). Tiedostot on myös siirrettävä osastovarastoon noin 3 vuoden välein.

Kuinka luoda arkisto irtisanottujen työntekijöiden henkilökohtaisista tiedostoista?

• laatia tarvittaessa sisäinen luettelo tapausasiakirjoista;
• täsmennysten lisääminen tapauksen kannen tietoihin (organisaation nimen selvennys, rekisteröintihakemisto, tapauksen määräajat, asian nimi);
• tapausluettelon laatiminen ja toteuttaminen.

Tapaukset, joissa on väliaikainen säilytysaika (enintään 10 vuotta mukaan lukien), ovat osittaista rekisteröintiä, ja seuraavat ovat sallittuja:

• älä systematisoi asiakirjoja asiassa;
• älä numeroi tapausarkkeja;
• älä kirjoita todistuksia;
• älä ompele (älä ompele).

Asiakirjojen oikea ryhmittely tiedostoihin tarkistetaan, jotta voidaan vielä kerran tarkistaa asian asiakirjojen vastaavuus nimikkeistön mukaisen otsikon kanssa, asiakirjojen sijainti tapauksen sisällä tiettyjen periaatteiden mukaisesti: käsiteltävänä olevista asioista ; kronologisesti; maantieteellisesti; aakkosjärjestyksessä kirjeenvaihtajien mukaan jne.

Asiakirjojen toimittaminen arkistoon

Seuraavaksi tulee ompelemisen, sidontaan ja kannen suunnittelun vuoro, josta tulee mainita organisaation nimi, jaosto, tapaus- ja nippunumero, nimike, perustamispäivä, asian käsittelyn päättymispäivä. Valmiit tapaukset kirjataan luetteloon, joka on laadittu kullekin tapaustyypille erikseen (henkilöstö, pysyvä ja väliaikainen varastointi) vähintään kolmena kappaleena.

Yksi kopio inventaariosta siirretään säilytettäväksi rakenneyksikölle arkistoon siirron vahvistamiseksi. 4) Heidän turvallisuutensa varmistaminen. Arkistoon siirtämiseen saakka valmisteltujen tiedostojen tallentamisesta vastaavat organisaation itsensä arkistointipalvelun asiantuntijat.

Niiden säilytys vaatii lukittuja kaappeja, jotka estävät valon ja pölyn pääsyn dokumentaatioon. Tapausten järjestäminen tapahtuu kaapin sisäpuolella sijaitsevan tapausnimikkeistön perusteella.

3.6. arkistoon hyväksyttyjen asioiden rekisteröintivaatimukset

Huomio

Palkkalaskelmat muodostetaan ottaen huomioon järjestys, jossa niitä ylläpidetään organisaation kirjanpidossa, ts. joko yhdessä tapauksessa koko vuodelle tai kuukausittain tai koko organisaatiolle tai jokaiselle rakenneyksikölle. Henkilökohtaiset palkkatilit ryhmitellään tiedostoon tietylle vuodelle ja on järjestetty aakkosjärjestykseen sukunimen mukaan.

Kuvitettu opetusohjelma henkilöstöasiakirjoista ja toimistotyöstä

75 vuoden ajan säilytetään asiakirjoja, joihin on kirjattu kansalaisetuudet ja sosiaalimaksut (todistustodistukset, henkilökansiot, kortit, työsopimukset jne.). Työaikalomakkeet, työmatka-asiakirjat jne. säilytetään 5 vuotta.

Asiakirjojen valmistelun vaiheet ennen niiden toimittamista arkistovarastointiin 1) Dokumentaation käytännön ja tieteellisen arvon tutkiminen Tapahtuman toteuttaa erityistoimikunta, johon kuuluu yleensä kirjanpidon, henkilöstöpalveluiden edustajia ja arkistonhoitaja. Toimikunnan jäsenten tehtävänä on tarkastella asiakirjoja sivulta, jolloin dokumentaatio jaetaan kolmeen kategoriaan:

• Siirrettäväksi arkistoon. Arkistoon lähetetään tapaukset, jotka koskevat henkilöstöä, pysyvää ja väliaikaista varastointia 10 vuoden ajalta.
• Varastointiin yrityksen rakenneosastoissa.

3. asiakirjojen nopea säilytys

Henkilöstöpalveluasioiden inventaarion laatija allekirjoittaa asemansa, sovitaan organisaation toimistopalvelupäällikön kanssa ja hyväksyy HR-palvelun johtaja. Asiakirjojen valinta vastaavalle hävittämisajalle ja lain laatiminen niiden hävittämiseksi määräyksestä tehdään sen jälkeen, kun pysyvän säilytystilan koonnelmaluettelon vuosiluvut on laadittu samalle ajanjaksolle. Määritellyt inventaariot ja toimet käsitellään järjestön EY:n kokouksessa samanaikaisesti. Organisaation EY:n hyväksymät säädökset hyväksyy organisaation johtaja vasta sen jälkeen, kun valtion arkistolaitoksen asianomaisen laitoksen asiantuntijatarkastuskomissio (EPC) on hyväksynyt pysyvien säilytystapausten luettelot; tämän jälkeen organisaatiolla on oikeus tuhota näihin lakeihin sisältyvät tiedostot.

Asiakirjojen toimittaminen organisaation arkistoon tarkoittaa sellaisten asiakirjojen tunnistamista, joiden väliaikainen säilytysaika on alle 10 vuotta.

• Tuhoa varten.

Arkkikohtaisessa tarkastuksessa tunnistetaan myös puutteita, jotka kaipaavat korjausta. Sitten laaditaan pöytäkirjat, joissa hyväksytään varastot varastointia tai tuhoamista varten.

Toimikunnan kokoustiheydelle ei ole asetettu erityisiä määräaikoja, paras vaihtoehto on kerran vuodessa. 2) Arkistotiedostojen rekisteröinti. Tapausten rekisteröinnillä tarkoitetaan niiden kirjaamista, numerointia sekä todistuskirjeen laatimista sisäisen asiakirjaluettelon kanssa.

Väliaikaisten tallennustiedostojen rekisteröintiin käytetään yksinkertaistettua järjestelmää (saatavuuden tarkistaminen, alustava systematisointi, siirto arkistoon). Numerointia ja arkistointia ei vaadita.

Tapauksissa, joissa asia koostuu useista osista (osista), tapauksen yleinen nimi ja kunkin osan (osan) nimi sijoitetaan kunkin osan (osan) kanteen. Asiakirjojen jäljennöksiä sisältävien tapausten otsikoissa on niiden kopionumero.

Asiakirjojen aitoutta ei mainita otsikossa. Tapauksen kannessa on arabialaisin numeroin merkitty asian äärimmäiset päivämäärät - tapauksen perustamis- ja valmistumisvuosi(t).
Jos asia sisältää asiakirjoja (liitteitä jne.), joiden päivämäärät ylittävät asian viimeisiä päivämääriä, niin tapauksen päivämäärien alle tehdään uusi rivi tästä: "asia sisältää asiakirjoja ... vuodelta (s).” Tapausten päivämäärät eivät saa näkyä vuosisuunnitelmia ja raportteja sisältävien tiedostojen kannessa, koska ne näkyvät tapausten otsikoissa.