फैक्स भेजना और प्राप्त करना। व्यावसायिक पत्र फैक्स के लिए नमूना प्रारूप फैक्स उदाहरण में कितने नंबर होते हैं

फैक्स प्रसंस्करण _ 101

फ़ैक्स फ़ोन बुक सेट करना

यह सुविधा आपको नाम सहेजने की अनुमति देती है

फैक्स प्राप्तकर्ता नंबर और ट्रांसमिशन सेटिंग्स।

दो सेटिंग्स विकल्प हैं: अलगऔर समूह.

अलग करना:फोन बुक क्षमता - 500 फैक्स नंबर।

किसी श्रेणी में सहेजे गए नंबरों के लिए अलग, प्रदान किया

स्पीड डायल ( नॉम. तेज़ डायल).

समूह:जब नियमित रूप से एक दस्तावेज़ को कई लोगों को भेजा जाता है

प्राप्तकर्ताओं के लिए समूह बनाए गए हैं. डिवाइस 100 तक स्टोर कर सकता है

समूह डायल नंबर. पोस्ट श्रेणी में सहेजे गए

"समूह", आप टैब पर भेजने के लिए सूची से चयन कर सकते हैं

बुनियादीमेन्यू फैक्स. समूहसे बना जा सकता है

एक श्रेणी में एकाधिक प्रविष्टियाँ अलग.

व्यक्तिगत फैक्स नंबर संग्रहीत करना

(नाम। तेज़ एम्ब।)

1. चुनना फैक्स > बुनियादी > अलग.

संपादन करना:सेटिंग्स परिवर्तित करना पहचान, नॉम. तेज़ डायलऔर नाम.

फैक्स.

बनाया था:एक नई प्रविष्टि बनाना नॉम. तेज़ डायल.

मिटाना:चयनित प्रविष्टि को हटाना नॉम. तेज़ डायल.

खोज:फ़ोन बुक में सहेजे गए फ़ैक्स नंबर की खोज करना

प्रवेश करना पहचान.

द्वारा संकलित:निष्कर्ष पहचान, नाम. फैक्सऔर समूह के बारे में जानकारी (यदि

टिप्पणी:सूची में एक समर्पित फैक्स नंबर जोड़ना

टैब पर भेज रहा हूँ बुनियादी.

रद्द करना:वर्तमान कार्य को रद्द करना और पिछले कार्य पर जाना

2. क्लिक बनाया था.
3. फ़ील्ड में प्राप्तकर्ता का नाम दर्ज करें पहचानपॉप-अप का उपयोग करना

फ़ील्ड में कीपैड और संबंधित फ़ैक्स नंबर नाम. फैक्ससाथ

नियंत्रण कक्ष पर संख्यात्मक कीपैड का उपयोग करना।

पहचान:नाम यहाँ दर्शाया गया है.

नाममात्र तेज़ डायल:

नाम. फैक्स:इस फ़ील्ड में, फ़ैक्स नंबर दर्ज करें

केवल संख्याओं से. यदि आवश्यक हो तो टेलीफोन कोड प्रदान करें.

4. क्लिक ठीक है.

समूह फैक्स नंबर संग्रहीत करना (नंबर)

समूह)

1. चुनना फैक्स > बुनियादी > समूह.
2. क्लिक बनाया था.
3. इनपुट क्षेत्र पर क्लिक करें आईडी जीआर. एम्ब.:और का उपयोग करके नाम दर्ज करें

जो कीबोर्ड दिखाई देता है.
चुनना नाम. जीआर. एम्ब.:बाएँ/दाएँ तीरों का उपयोग करना।

आईडी जीआर. एम्ब.::समूह का नाम दर्ज करना.

नाम. जीआर. एम्ब.::यह फ़ील्ड स्वचालित रूप से भर जाती है

पहला निःशुल्क स्पीड डायल नंबर। नियुक्ति हेतु

अन्य संख्या, बाएँ/दाएँ तीर का उपयोग करें।

4. क्लिक ठीक है.

5. सूची से एक प्रविष्टि चुनें स्पीड डायल नंबरऔर दबाएँ

बटन जोड़ना।. इस चरण को तब तक दोहराएँ जब तक सब कुछ ठीक न हो जाए

आवश्यक प्रविष्टियाँ दर्ज नहीं की जाएंगी.
हाइलाइट की गई सूची संख्या को कॉपी करना सुनिश्चित करें नंबर

स्पीड डायलबाएँ पैनल में, जो दर्शाता है

समूहों की सूची.

का उपयोग करके फैक्स फोन बुक सेट करना

SyncThru™ वेब सेवा

नेटवर्क से जुड़े कंप्यूटर के माध्यम से फैक्स नंबर संग्रहीत करें

SyncThru™ वेब सेवा प्रोग्राम के माध्यम से संभव है।

अलग

1.
2.

3. क्लिक पता पुस्तिका > उपयोगकर्ताओं.
4. क्लिक जोड़ना.
5. प्रवेश करना नाम, स्पीड डायल नंबरऔर फैक्स नंबर.
6. क्लिक आवेदन करना.

समूह

1. अपने कंप्यूटर का वेब ब्राउज़र खोलें.
2. डिवाइस का आईपी पता दर्ज करें; उसके बाद यह खुल जायेगा

SyncThru™ वेब सेवा अनुप्रयोग।
(उदाहरण: http://123.123.123.123)

3. क्लिक पता पुस्तिका > समूह.
4. क्लिक एक समूह जोड़ें.
5. प्रवेश करना समूह नामऔर स्पीड डायल नंबर.
6. फ़ैक्स समूह में अलग-अलग पते जोड़ें।
7. क्लिक आवेदन करना.

अनुरोध पर स्थानांतरण

एक फैक्स करने पर क्वेरी फ़ंक्शन सक्रिय हो जाता है

डिवाइस दूसरे से दस्तावेज़ भेजने का अनुरोध करता है। वह अनुमति देती है

भले ही रिमोट डिवाइस से ट्रांसफर करें

प्रेषक वहां नहीं है. दस्तावेज़ प्राप्त करने के लिए आपको यह करना होगा

रिमोट डिवाइस के साथ कनेक्शन स्थापित करें और स्थानांतरण का अनुरोध करें

फैक्स दूसरे शब्दों में, वह उपकरण जिस पर मूल संग्रहीत है

पूछताछ की जा रही है.

इस सुविधा का उपयोग करने के लिए इसे लागू करना होगा

भेजने और प्राप्त करने वाले दोनों उपकरणों में।

ऑन-डिमांड स्थानांतरण प्रक्रिया निम्नानुसार आगे बढ़ती है:
1. प्रेषक मूल दस्तावेज़ों को डिवाइस में संग्रहीत करता है।

2. प्रेषक प्राप्तकर्ता को एक एक्सेस कोड प्रदान करता है।
3. संकेत मिलने पर प्राप्तकर्ता फैक्स नंबर डायल करता है

संबंधित अनुरोध एक्सेस कोड में प्रवेश करता है। (देखें "भेजा जा रहा है

रिमोट फैक्स अनुरोध" पृष्ठ 102 पर।)
बटन दबाकर शुरू, प्राप्तकर्ता स्मृति में संग्रहीत को स्वीकार करता है

रिमोट डिवाइस फैक्स।

संचार के तेज़ साधन, विशेष रूप से फैक्स, अब तेजी से व्यापक होते जा रहे हैं। इसका उपयोग संचारित करने के लिए किया जाता है टेलीफैक्स संदेश (फैक्स)।

फैक्स- टेलीफोन संचार चैनलों के माध्यम से एक विशेष उपकरण (टेलीफैक्स) का उपयोग करके प्राप्त एक दस्तावेज़। फैक्स मूलतः एक प्रेषित दस्तावेज़ की एक प्रति है। किसी भी प्रकार के दस्तावेज़ और उनसे जुड़े अनुलग्नक फैक्स द्वारा प्रेषित किए जा सकते हैं: टेबल, चित्र, आरेख, चित्र, तस्वीरें। हालाँकि, अधिकांश मामलों में फ़ैक्स व्यावसायिक भागीदारों और संगठनों के बीच एक प्रकार का व्यावसायिक पत्राचार है। फैक्स का पंजीकरण किसी व्यावसायिक पत्र के पंजीकरण के समान ही किया जाता है, केवल विवरण में गंतव्यडाक पते के बजाय प्राप्तकर्ता का शहर कोड और फैक्स नंबर दर्शाया गया है।

मशीन (टेलीफ़ैक्स) द्वारा प्रदत्त अतिरिक्त डेटा स्वयं है:

प्रेषक कोड

प्रसारण की तिथि और समय, साथ ही इसकी अवधि

फैक्स नंबर जिससे सूचना भेजी गई थी

स्थानांतरित पृष्ठों की संख्या

यदि प्राप्त फैक्स में महत्वपूर्ण जानकारी होती है और लंबे समय तक उपयोग करने का इरादा होता है, तो उन्हें कॉपी किया जाना चाहिए क्योंकि कई फैक्स मशीनों का फैक्स पेपर टिकाऊ नहीं होता है। महँगी फैक्स मशीनों में, जो सादे कागज का उपयोग करती हैं, नकल करना वैकल्पिक है।

किसी पत्र या फैक्स की शुरुआत में निम्नलिखित पते के विकल्प हो सकते हैं:

प्रिय इगोर लियोनिदोविच!

मिस्टर ज़ोरिन!

इगोर लियोनिदोविच!

प्रिय श्री ज़ोरिन!

श्रीमान! (इसका उपयोग तब किया जाता है जब पत्र प्राप्तकर्ताओं के नाम अज्ञात हों)

तब कृतज्ञता के शब्द उपयुक्त होंगे:

हमें आपका पत्र पाकर ख़ुशी हुई

दिनांक 06/04/00 के फैक्स के लिए बहुत-बहुत धन्यवाद

हम आपके पत्र की प्राप्ति के प्रति कृतज्ञतापूर्वक आभार व्यक्त करते हैं।

इस कारण...

दिनांकित अनुबंध के अनुसार... एन...

के अनुसार...

यदि प्रतिक्रिया पत्र के शीर्षलेख में "आने वाले दस्तावेज़ की संख्या और तारीख से लिंक" की जानकारी है, तो आपको पत्र के मुख्य भाग में दस्तावेज़ के लिंक को नहीं दोहराना चाहिए।

पत्र (फैक्स) के विषय के आधार पर, निम्नलिखित वाक्यांशों का उपयोग किया जाता है:

माल भेजना, दस्तावेज़

हमने तुम्हें भेजा...

हम आपको सूचित करना चाहते हैं...

हमने तुम्हें भेजा...

अनुस्मारक

हम आपको याद दिलाते हैं...

की समाप्ति के बाद... हमारी कंपनी का प्रस्ताव अमान्य हो जाता है

पुष्टीकरण

चिंता... प्राप्ति की पुष्टि करती है...

हम पुष्टि करते हैं कि उपभोक्ता वस्तुओं की खेप प्राप्त हो गई है...

सूचना

हमने तुम्हें बताया कि...

हम आपको सूचित करना चाहते हैं कि...

हमने तुम्हें बताया कि...

कृपया सूचित करें...

कृपया बैंकिंग दिनों के भीतर भुगतान करें...

हम आभारी होंगे यदि आप...

गारंटी

हम भुगतान की गारंटी देते हैं.

हमारी कंपनी उत्पादों की गुणवत्ता की गारंटी देती है।

ऑफर

हमें आपको यह पेशकश करते हुए खुशी हो रही है...

हमें यकीन है कि आपकी रुचि होगी...

दुर्भाग्यवश, निम्नलिखित कारणों से आपका अनुरोध स्वीकार नहीं किया जा सकता...

दुर्भाग्य से, हम निकट भविष्य में आपके अनुरोध को पूरा नहीं कर सकते क्योंकि...

दुर्भाग्यवश, हम आपके प्रस्ताव को स्वीकार नहीं कर सकते क्योंकि...

चेतावनी

कंपनी संपर्क करने का अधिकार सुरक्षित रखती है...यदि आप...

डिलीवरी में देरी हो सकती है...

दुर्भाग्य से आपने जो वादे किये थे वो पूरे नहीं हो रहे इसलिए हम मजबूर हैं...

आमंत्रण

कृपया इसमें भाग लें...

हम आपको आमंत्रित करते हैं...

हमें आपको आमंत्रित करते हुए खुशी हो रही है...

पत्र निम्नलिखित वाक्यांशों के साथ समाप्त हो सकते हैं:

हमें उम्मीद है कि हमारा अनुरोध आपके लिए कठिन नहीं होगा।

हम सहयोग की सफल निरंतरता की आशा करते हैं

हम संबंधों के विस्तार में आपकी रुचि की आशा करते हैं

शुभ दोपहर, आप में से बहुत से लोग जानते हैं कि फैक्स क्या है और इसका उपयोग किस लिए किया जाता है, मुख्य रूप से कुछ दस्तावेज़ भेजने के लिए। वर्तमान में, कई लोग परिचित फैक्स मशीनों को छोड़ रहे हैं, क्योंकि एक मल्टीफंक्शनल डिवाइस (एमएफपी) खरीदना आसान और अधिक किफायती है जो प्रिंटर, स्कैनर और फैक्स को जोड़ता है। इस लेख में मैं एक महत्वपूर्ण विशेषता के बारे में बात करना चाहूंगा, या यूँ कहें कि एमएफपी से ग्राहक के आंतरिक नंबर पर फैक्स कैसे भेजा जाए।

कई लोग सोच सकते हैं कि आपको किसी आंतरिक नंबर पर फैक्स भेजने की आवश्यकता क्यों होगी? ऐसी स्थितियाँ होती हैं जब फैक्स में शहर का नंबर नहीं होता है, बल्कि केवल एक आंतरिक नंबर होता है। मूल रूप से, ऐसी स्थितियों में, जिम्मेदार कर्मचारी कॉल को स्वीकार करने का अनुरोध प्राप्त करने के बाद उसे फैक्स पर स्थानांतरित कर देता है। दूसरी बार जब आपको किसी आंतरिक नंबर पर फैक्स भेजने की आवश्यकता हो सकती है, उदाहरण के लिए, फैक्स सेट करते समय। जिसने भी सेटअप किया है वह समझता है कि इस मामले में सब कुछ ठीक से काम करने के लिए एक दर्जन से अधिक फैक्स भेजना आवश्यक हो सकता है। और यह संभावना नहीं है कि ऐसे कार्यों में तीसरे पक्ष के संगठनों को शामिल करना संभव होगा। केवल एक ही रास्ता है: फैक्स प्राप्त करने और भेजने के लिए इंटरनेट पर एक उपयुक्त सेवा ढूंढें, उदाहरण के लिए, रूफैक्स, वहां पंजीकरण करें और ऑनलाइन सेवा पर फैक्स भेजकर इसे कॉन्फ़िगर करें।

यह वह जगह है जहां आपको एक आंतरिक नंबर दर्ज करना होगा, क्योंकि आपका खाता उनमें से एक से जुड़ा हुआ है। मुख्य नंबर इस तरह दिखता है: 84952210550। इसे डायल करने के बाद उत्तर देने वाली मशीन कहती है कि अपना आंतरिक नंबर 4 अंक दर्ज करें। लेकिन hp426 जैसे टचस्क्रीन मल्टीफ़ंक्शन प्रिंटर पर कोई बटन नहीं होते हैं और डिस्प्ले निष्क्रिय हो जाता है।

इस मामले में, यहां बताया गया है कि आपको क्या करना चाहिए। मुख्य फ़ोन नंबर दर्ज करने के बाद, आपको एक निश्चित संख्या में अल्पविराम सेट करना होगा। एक अल्पविराम मुख्य नंबर डायल करने के बाद 1 सेकंड की प्रतीक्षा है। हम डायलिंग की शुरुआत से लेकर आंतरिक नंबर दर्ज होने तक के अनुमानित समय की गणना करते हैं और मुख्य नंबर के बाद अल्पविराम की इस संख्या को दर्ज करते हैं।

उदाहरण: मुख्य नंबर डायल करने के बाद, उत्तर देने वाली मशीन आपको एक आंतरिक नंबर दर्ज करने के लिए संकेत देती है। सब कुछ करने में 10 सेकंड लगते हैं। इसका मतलब है कि हम एमएफपी पर एक नंबर दर्ज करते हैं जैसे: 84952210550,0001, और उस पर एक फैक्स भेजते हैं। रूफ़ैक्स पर जाँच की गई।

यदि किसी के पास कोई प्रश्न है, तो उन्हें टिप्पणियों में पूछें।

बहुत से लोगों को Corel Dro प्रोग्राम को इंस्टॉल और एक्टिवेट करने में समस्या का सामना करना पड़ता है। यह आलेख आपको बताएगा कि स्थापना और सक्रियण के साथ समस्या को कैसे हल किया जाए। सामग्री केवल सूचनात्मक उद्देश्यों के लिए तैयार की गई है, इस तरह से प्रोग्राम इंस्टॉल करना […]

यह लेख कारतूसों को फिर से भरने से संबंधित वर्तमान समस्याओं में से एक पर चर्चा करेगा। कारतूस दोबारा भरने के बाद प्रिंट नहीं होता है। इंटरनेट पर इस समस्या के कई समाधान वर्णित हैं, लेकिन वे सभी विशिष्ट हैं और [...]

एसएनआर सीवीटी सीरियल सीआरसी योग से मेल नहीं खाता।

एसिंक्रोनस सर्वर (इंटरफ़ेस कनवर्टर) का उपयोग करके मीटर के साथ संचार स्थापित करने की प्रक्रिया में, अक्सर एक त्रुटि होती है: सीआरसी राशि मेल नहीं खाती है। त्रुटि प्रारंभिक चरण में दिखाई देती है, जब प्रोग्राम सर्वर से प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहा होता है और […]

आरंभ करने के लिए, मैं एक बहुत ही सामान्य समस्या की पहचान करना चाहूंगा जो विंडोज 10 और 8.1 ओएस वाले उपयोगकर्ता कंप्यूटरों पर वीआईपीनेट क्लाइंट स्थापित करते समय उत्पन्न होती है, और इसका गैर-मानक समाधान।

इस अनुभाग में फैक्स संदेश बनाना, भेजना और प्राप्त करना शामिल है। इसके अलावा, चूंकि टेक्स्ट एडिटर के रूप में वर्ड की क्षमताएं अंतर्निहित आउटलुक संपादक की तुलना में व्यापक हैं, इसलिए हमने वर्ड का उपयोग करके एक फैक्स संदेश बनाने पर भी विचार करने का निर्णय लिया।

आउटलुक का उपयोग करके फैक्स संदेश बनाना

आउटलुक में फैक्स संदेश बनाना वस्तुतः ईमेल संदेश बनाने से अलग नहीं है। नया संदेश बनाने के लिए बस बटन पर क्लिक करें बनाएं(नया) टूलबार पर मानक।

खेत मेँ किसके लिए(फिर) उस संपर्क का चयन करें जिसे यह फैक्स भेजा जाएगा। आउटलुक स्वचालित रूप से फ़ील्ड में निर्दिष्ट नंबर पर एक संदेश भेजेगा फैक्स(फैक्स) इस हेतु संपर्क करें। यदि प्राप्तकर्ता का फैक्स नंबर आपकी संपर्क सूची में सूचीबद्ध नहीं है, तो आप निम्न प्रारूप में कीपैड का उपयोग करके प्राप्तकर्ता का फैक्स नंबर दर्ज कर सकते हैं:। उदाहरण के लिए, 2343476 पर फैक्स भेजने के लिए फ़ील्ड में प्रवेश करें किसके लिएनिम्नलिखित: ।

ईमेल संदेश के समान, संदेश का विषय और पाठ दर्ज करें। एक बार संदेश बन जाने के बाद, उसे भेजने के लिए नीचे दिए गए उदाहरण का उपयोग करें।

उदाहरण 14.7. फैक्स भेज रहा हूँ

(संदेश प्रपत्र में)

फैक्स मेल परिवहन खाते

भेजना

एक बार भेजे जाने के बाद, फैक्स संदेश फ़ोल्डर में ले जाया जाता है जावक(आउटबॉक्स) और संदेश भेजने और प्राप्त करने की अंतिम प्रक्रिया के बाद, एक सामान्य संदेश की तरह, फ़ोल्डर में भेजा(भेजी गई आइटम)।

चावल। 14.3. फैक्स संदेश

Word का उपयोग करके फ़ैक्स संदेश बनाना

पहले कहा गया था कि Microsoft Word 2002 एक ईमेल संदेश संपादक हो सकता है, लेकिन हम इस सुविधा के बारे में बाद में बात करेंगे "आउटलुक और कार्यालय" अध्याय में।फैक्स संदेशों के लिए, जहां स्पष्ट और संक्षिप्त ग्राफिक्स महत्वपूर्ण हैं, वर्ड आउटलुक की तुलना में अधिक विकल्प प्रदान करता है। लेकिन यह टिप्पणी आउटलुक संपादक की क्षमताओं को कम नहीं करती, बल्कि उन पर जोर देती है। क्योंकि यह उदाहरण Microsoft Office XP एप्लिकेशन एकीकरण की अवधारणा को प्रदर्शित करता है, जो मुख्य Office अनुप्रयोगों की क्षमताओं से लैस उपयोगकर्ता को अपनी व्यावसायिक गतिविधियों को स्वचालित और सरल बनाने की अनुमति देता है। हालाँकि, चलिए शब्दों से कर्मों की ओर बढ़ते हैं।

Word लॉन्च करें, एक साधारण दस्तावेज़ (i दस्तावेज़) बनाएं और उसमें आवश्यक जानकारी दर्ज करें। आप दस्तावेज़ में चित्र, तालिकाएँ सम्मिलित कर सकते हैं और आम तौर पर इसे Word के सभी नियमों के अनुसार पूरी तरह से प्रारूपित और संपादित कर सकते हैं। जब दस्तावेज़ सबमिट करने के लिए तैयार हो, तो निम्न उदाहरण चलाएँ।

उदाहरण 14.8. फ़ैक्स विज़ार्ड वर्ड 2002

(वर्ड विंडो में)

फ़ाइल > नया... -> सामान्य टेम्पलेट

पत्र और फैक्स

फैक्स विज़ार्ड

अगला दस्तावेज़: दस्तावेज़ 1

एक अन्य फैक्स एप्लिकेशन (चित्र 14.4)

प्राप्तकर्ता की जानकारी दर्ज करें

उत्कृष्ट

प्रेषक की जानकारी दर्ज करें

चावल। 14.4. फ़ैक्स विज़ार्ड, चरण फ़ैक्स सॉफ़्टवेयर

कार्य के बारे में कुछ नोट्स फैक्स विज़ार्ड(फैक्स विज़ार्ड)।

• पता पुस्तिका.
• पता पुस्तिका.

चावल। 14.5. वर्ड फैक्स विज़ार्ड द्वारा फैक्स जनरेट किया गया

तो, फैक्स संदेश के लिए कवर पेज बनाया गया है। यदि आवश्यक हो, तो आप कुछ पैरामीटर बदल सकते हैं, उदाहरण के लिए, संदेश के लिए एक नोट दर्ज करें, फैक्स विवरण सेट करने के लिए चेकबॉक्स का उपयोग करें

कार्य के बारे में कुछ नोट्स फैक्स विज़ार्ड(फैक्स विज़ार्ड)।

• प्राप्तकर्ता के बारे में जानकारी दर्ज करते समय, प्रेषक बटन का उपयोग कर सकता है पता पुस्तिका.इसे क्लिक करने पर उसी नाम का एक डायलॉग बॉक्स सामने आएगा, जिसमें आप संपर्क के लिए फैक्स प्राप्तकर्ता का चयन कर सकते हैं। फ़ैक्स विज़ार्ड स्वचालित रूप से संपर्क के लिए फ़ैक्स नंबर निर्धारित करेगा। सामान्यतया, यह डेटा केवल शीर्षक पृष्ठ पर दिखाई देता है।
• प्रेषक के बारे में जानकारी दर्ज करना व्यावहारिक रूप से प्राप्तकर्ता के बारे में जानकारी दर्ज करने से अलग नहीं है। लेकिन हर बार अपने बारे में दोबारा जानकारी दर्ज न करने के लिए, हम अनुशंसा करते हैं कि आप अपने लिए एक संपर्क बनाएं और बाद में बटन का उपयोग करें पता पुस्तिका.
• आउटलुक की तरह, वर्ड फैक्स कवर पेज को संपादित किया जा सकता है और उपयोगकर्ता वर्ड टेम्पलेट्स का उपयोग करके अपने स्वयं के कवर पेज बना सकते हैं।

तो, फैक्स संदेश के लिए कवर पेज बनाया गया है। यदि आवश्यक हो, तो आप कुछ पैरामीटर बदल सकते हैं, उदाहरण के लिए, संदेश में एक नोट दर्ज करें, फ़ैक्स की विशिष्टताओं को सेट करने के लिए चेकबॉक्स का उपयोग करें (गुप्त, अत्यावश्यक, अनुमोदन के लिए, आदि) - फिर, सुनिश्चित करें कि बनाया गया फ़ैक्स संदेश भेजने के लिए तैयार है, बटन पर क्लिक करें फैक्स भेजें(फ़ैक्स भेजें) फ़ैक्स विज़ार्ड टूलबार पर।

यदि आप वर्ड फ़ैक्स विज़ार्ड द्वारा बनाए गए कवर पेजों का उपयोग कर रहे हैं, तो फ़ैक्स के लिए कवर पेज जोड़ने को अक्षम करना उचित हो सकता है। अन्यथा, प्राप्तकर्ता को दो कवर पेज प्राप्त होंगे।

फैक्स भेजना और प्राप्त करना

फैक्स भेजना ईमेल भेजने जितना ही आसान है। जब फैक्स संदेश भेजने के लिए तैयार हो, तो क्लिक करें भेजें पाएंटूलबार पर मानक।एक सार फ़ैक्स भेजा जाएगा, यानी फ़ैक्स फ़ोल्डर में जाएगा भेजा गया,वास्तव में प्राप्तकर्ता को भेजे बिना। यह क्रिया इंगित करती है कि संदेश प्रारूप सफलतापूर्वक परिवर्तित कर दिया गया है। थोड़ी देर बाद एक डायलॉग बॉक्स आएगा फैक्स मॉनिटर, प्राप्तकर्ता का नंबर डायल करने की प्रक्रिया का प्रदर्शन।

स्वचालित डायलिंग के बाद और यदि प्राप्तकर्ता का फैक्स प्राप्त करने के लिए तैयार है, तो दो फैक्स मशीनें कनेक्ट हो जाएंगी और फैक्स संचारित होना शुरू हो जाएगा। डायल करने और फैक्स भेजने की प्रक्रियाएँ संवाद बॉक्स में प्रदर्शित होती हैं फैक्स मॉनिटर. यदि आवश्यक हो, तो उपयोगकर्ता दबाकर फैक्स प्रसारण को बाधित कर सकता है फ़ैक्स कॉल समाप्त करें.

फ़ैक्स प्राप्त करना ऊपर वर्णित सेटिंग्स के आधार पर होता है; स्वचालित फ़ैक्स रिसेप्शन के मामले में, उपयोगकर्ता से किसी कार्रवाई की आवश्यकता नहीं होती है। फैक्स स्वचालित रूप से कनेक्ट होगा और फैक्स संदेश प्राप्त करेगा, और फिर इसे ऐसे संदेशों को संग्रहीत करने के लिए निर्दिष्ट फ़ोल्डर में ले जाएगा।

फ़ैक्स देखने के लिए, निर्दिष्ट फ़ोल्डर पर जाएँ और फ़ैक्स संदेश खोलने के लिए डबल-क्लिक करें।

जब कोई फैक्स प्राप्त होता है, तो वह ग्राफिक प्रारूप में होता है, अर्थात यह एक चित्र होता है। आप इसे देख सकते हैं, घुमा सकते हैं, उलटा कर सकते हैं, लेकिन यह एक चित्र ही बना रहता है। यदि आपको उदाहरण के लिए, वर्ड का उपयोग करके फैक्स संदेश को टेक्स्ट के रूप में काम करने की आवश्यकता है, तो फैक्स को परिवर्तित किया जाना चाहिए। आउटलुक और ऑफिस में अंतर्निहित ओसीआर (ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन) संपादक नहीं है, लेकिन ऐसे कई एप्लिकेशन उपलब्ध हैं जो इस रूपांतरण को निष्पादित करते हैं। उदाहरण के लिए, फ़ाइनरीडर, जो एक स्टैंड-अलोन सॉफ़्टवेयर पैकेज है। FineReader एक फैक्स लेता है, उसे स्कैन करता है और आउटपुट के रूप में एक मानक टेक्स्ट फ़ाइल तैयार करता है।