संग्रह में व्यक्तिगत फ़ाइलों का निर्माण. किसी कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइलें कैसे संग्रहित करें

पूर्व कर्मियों से संबंधित दस्तावेज़ बनाए रखने की अवधि जानकारी की प्रकृति पर निर्भर करती है। बर्खास्त कर्मचारियों की निजी फाइलें कब तक रखी जाती हैं? 22 अक्टूबर 2004 के वर्तमान संघीय कानून संख्या 125-एफजेड के अनुसार, कार्मिक रिकॉर्ड 75 वर्षों के लिए अभिलेखागार में छोड़े जाते हैं। 1 जनवरी, 2003 के बाद बर्खास्त किए गए कर्मियों के दस्तावेज़ 50 वर्षों तक अभिलेखागार में रहते हैं।

किसी कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल कैसे बनती है

1 जून 1998 संख्या 640 के रूसी संघ के राष्ट्रपति का फरमान कर्मियों के बारे में जानकारी एकत्र करने की प्रक्रिया को नियंत्रित करता है। नियोक्ता द्वारा आवश्यक दस्तावेज़ में शामिल हैं:

• कार्मिक रिकॉर्ड के लिए प्रश्नावली, बायोडाटा, विशेषताएँ और व्यक्तिगत शीट।
• पासपोर्ट की प्रतियां, शैक्षिक दस्तावेज (डिप्लोमा, प्रमाण पत्र), टिन, बीमा प्रमाण पत्र, वैवाहिक स्थिति पर दस्तावेज।
• प्रमाणीकरण से जानकारी.
• श्रम अनुबंध।
• नियोक्ता के आदेश (नियुक्ति पर, किसी अन्य पद या कार्यस्थल पर स्थानांतरण, छुट्टियां और व्यावसायिक यात्राएं)।

बर्खास्त कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल, डोजियर सिद्धांत के अनुसार बनाई गई, कैलेंडर वर्ष के अंत तक संगठन की कार्मिक सेवा में रहती है। बर्खास्तगी की तारीख से 3 साल के भीतर, दस्तावेज़ अभिलेखीय और तकनीकी प्रसंस्करण से गुजरते हैं और कंपनी संग्रह में स्थानांतरित कर दिए जाते हैं।

पुरालेख में बर्खास्त कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों का भंडारण वार्षिक सूची की उपस्थिति में किया जाता है। एक अधिकृत कार्मिक विशेषज्ञ किसी विशेष वर्ष में बर्खास्त किए गए कर्मचारियों की सूची संकलित करता है। रोज़गार संबंध की समाप्ति का वर्ष केस के कवर पर दर्शाया गया है।

बर्खास्त कर्मचारियों की निजी फाइलें कब तक रखी जाती हैं?

इस अवधि की गणना उस कैलेंडर वर्ष के अंत से की जाती है जब नागरिक को बर्खास्त किया गया था। संग्रह की स्थापित प्रथा के अनुसार, बर्खास्त कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों की भंडारण अवधि की गणना 1 जनवरी से शुरू होती है।

रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय का आदेश दिनांक 25 अगस्त 2010 एन 558 विशिष्ट अवधि स्थापित करता है जिसके दौरान दस्तावेजों को संग्रह में रखा जाना चाहिए। कानून के अनुसार, बर्खास्त कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों की भंडारण अवधि हैं:

• 75 वर्ष - 2003 की शुरुआत से पहले पद छोड़ने वाले व्यक्तियों के व्यक्तिगत कार्ड के लिए।
• 50 वर्ष - उन नागरिकों के व्यक्तिगत कार्ड के लिए जिन्होंने 1 जनवरी 2003 के बाद अपने रोजगार संबंध समाप्त कर दिए।
• 75 वर्ष - उन श्रमिकों के यात्रा मामलों के लिए जिन्हें विदेश भेजा गया था।
• 75 वर्ष - सिविल सेवकों की आय, संपत्ति और देनदारियों पर डेटा के लिए।
• 5 वर्ष - विशेषज्ञों की विशेषताओं और बायोडाटा के लिए।
• 75 वर्ष - पुनर्वास मुद्दों पर डेटा के लिए।
• 3 वर्ष - काम पर नहीं रखे गए व्यक्तियों के दस्तावेज़ों के लिए।
• 75 वर्ष - व्यक्तिगत दस्तावेजों (प्रमाण पत्र, रोजगार प्रमाण पत्र, डिप्लोमा, प्रमाण पत्र, प्रमाण पत्र) की मूल प्रतियों के लिए।
• 5 वर्ष - उन कागजात के लिए जो व्यक्तिगत फाइलों (आवेदन, प्रमाण पत्र, रिपोर्ट, मेमो) में शामिल नहीं हैं।
• 75 वर्ष - स्थानांतरण के दौरान सिविल सेवकों की व्यक्तिगत फाइलों की स्वीकृति और हस्तांतरण के कार्य के लिए।
• 75 वर्ष - व्यक्तिगत डेटा (सूचनाएं, सूचना प्रसंस्करण के लिए सहमति) के विषय पर दस्तावेजों के लिए।

अभिलेखीय जानकारी का उपयोग करने के नियम

सिविल सेवक, कानूनी संस्थाएं और व्यक्ति विनियमित अवधि के दौरान पूर्व कर्मियों के बारे में जानकारी की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार हैं। नागरिक और कंपनी के प्रतिनिधि बर्खास्त कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों के संग्रह तक पहुंच के लिए अनुरोध और अपील प्रस्तुत कर सकते हैं।

मानव संसाधन विशेषज्ञ सामाजिक और पेंशन मुद्दों, लाभ और मुआवजे से संबंधित दस्तावेजों की मुफ्त प्रतियां और प्रमाण पत्र प्रदान करते हैं। डेटा को सबूत के तौर पर इस्तेमाल किया जा सकता है. उपयोग के बाद, जब्त किए गए दस्तावेज़ मालिक या धारक को वापस कर दिए जाने चाहिए।

अभिलेखीय जानकारी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के रूप में प्रसारित की जा सकती है। कुछ मामलों में, पुस्तकालयों, संग्रहालयों, वैज्ञानिक संगठनों और सरकारी एजेंसियों के विशेषज्ञ संदर्भ और सूचना प्रकाशन प्रकाशित करते हैं।

मामलों को संगठन के अभिलेखागार में स्थानांतरित करते समय कार्य को विनियमित करने वाले दस्तावेज़

बर्खास्त कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलें इन्वेंट्री के अनुसार संगठन के अभिलेखागार में स्थानांतरित की जा सकती हैं (कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों को बनाने, बनाए रखने और संग्रहीत करने की प्रक्रिया पर निर्देशों के खंड 23, अभिलेखागार और अभिलेख प्रबंधन पर समिति के संकल्प द्वारा अनुमोदित) बेलारूस गणराज्य के मंत्रिपरिषद दिनांक 26 मार्च 2004 क्रमांक 2)। उन्हें सभी दस्तावेजों, तिथियों, वीजा और संकल्पों के पाठ को मुफ्त में पढ़ने की संभावना को ध्यान में रखते हुए, 4 छेद वाले हार्ड कार्डबोर्ड कवर में बांधा जाना चाहिए या बाध्य किया जाना चाहिए। धातु फास्टनरों (चिप्स, पेपर क्लिप, पिन, आदि) को फाइलों से हटा दिया जाना चाहिए।

साथ ही, स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और कार्मिक रिकॉर्ड की फाइलें संगठन के संग्रह में स्थानांतरित कर दी जाती हैं (बेलारूस गणराज्य के राज्य निकायों और संगठनों में रिकॉर्ड रखने के निर्देशों के खंड 204, न्याय मंत्रालय के संकल्प द्वारा अनुमोदित बेलारूस गणराज्य की दिनांक 19 जनवरी, 2009 संख्या 4)।

कार्मिक फ़ाइलों को संगठन के संग्रह में स्थानांतरित करते समय क्रियाओं का एल्गोरिदम

चरण 1. हम मामलों की एक सूची बनाते हैं।

संगठन के संग्रह में मामलों का स्थानांतरण संगठन के संग्रह के पद्धतिगत मार्गदर्शन के तहत गतिविधि के संबंधित क्षेत्रों के लिए जिम्मेदार संरचनात्मक प्रभागों या कर्मचारियों द्वारा संकलित केस सूची के अनुसार किया जाता है।

बर्खास्त कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों सहित कार्मिक मामलों की सूची के नमूने के लिए, पृष्ठ पर "उपयोगी दस्तावेज़ीकरण" अनुभाग देखें। 27 पत्रिकाएँ।

संरचनात्मक प्रभागों के मामलों की सूची को उस वर्ष के 31 दिसंबर से पहले संकलित और निष्पादित किया जाना चाहिए, जिस वर्ष मामले पूरे हुए थे, और अगले कार्यालय वर्ष के दौरान संगठन के अभिलेखागार में जमा किए जाने चाहिए। इसका मतलब यह है कि इन्वेंट्री का अनुभाग, जिसमें 2009 में पूर्ण किए गए मामले भी शामिल हैं, को 31 दिसंबर, 2011 से पहले संगठन के प्रमुख द्वारा संकलित और अनुमोदित किया जाना चाहिए।

कार्मिक फ़ाइलों की सूची में वे फ़ाइलें शामिल हैं जिनकी भंडारण अवधि 10 वर्ष से अधिक है (किराए पर लेने के आदेश, व्यक्तिगत फ़ाइलें, व्यक्तिगत कार्ड, आदि)। कर्मियों पर अन्य दस्तावेजों वाले मामले इन्वेंट्री में शामिल नहीं हैं (उदाहरण के लिए, छुट्टियां देने के आदेश, जुर्माना लगाना, श्रमिकों को भेजना, छुट्टी कार्यक्रम, कर्मियों के मुद्दों पर पत्राचार, आदि)।

कार्मिक फ़ाइलों की सूची संगठन के सभी संरचनात्मक प्रभागों में संकलित की जाती है जिसमें संबंधित फ़ाइलें बनाई जाती हैं। कार्मिक सेवा के अलावा, ऐसी सूची को लेखांकन विभाग में उन मामलों के लिए संकलित किया जा सकता है जिनमें व्यक्तिगत खाते शामिल हैं, और उनकी अनुपस्थिति में - पेरोल विवरण पर।

संरचनात्मक इकाइयों की केस सूची के आधार पर, कार्मिक फ़ाइलें संगठन के अभिलेखागार में स्थानांतरित की जाती हैं।

सूची में शामिल प्रत्येक मामले का वर्णन करने वाली जानकारी एक वर्णनात्मक लेख बनाती है, जिसमें शामिल हैं:

क्रम संख्या;
- केस इंडेक्स;
- मामले का शीर्षक (मात्रा, भाग);
- मामले की तारीख (मात्रा, भाग);
- फ़ाइल में शीटों की संख्या (मात्रा, भाग);
- फ़ाइल की भंडारण अवधि (मात्रा, भाग);
- टिप्पणी।

इन्वेंट्री कॉलम केस के कवर पर दी गई जानकारी के अनुसार सख्ती से भरे जाते हैं।

मामलों की सूची संकलित करने के नियम

मामलों की सूची संकलित करते समय निम्नलिखित नियमों का पालन किया जाना चाहिए:

प्रत्येक मामले (मात्रा, भाग) को एक स्वतंत्र क्रमांक के तहत सूची में दर्ज किया जाता है;
- सूची में मामलों का क्रमांकन क्रम स्थूल है। इसका मतलब यह है कि इसमें शामिल मामलों की संख्या साल-दर-साल जारी रहती है। उदाहरण के लिए, यदि 2009 के लिए कार्मिक मामलों की समेकित सूची के वार्षिक खंड में नंबर 1 से नंबर 30 तक के मामले शामिल हैं, तो 2010 के लिए समेकित सूची के वार्षिक खंड में मामलों की सकल संख्या संख्या 31 से शुरू होगी;
- मामलों के नामकरण के आधार पर स्वीकृत व्यवस्थितकरण योजना के अनुसार मामले के शीर्षक सूची में दर्ज किए जाते हैं;
- इन्वेंट्री कॉलम केस के कवर पर शामिल जानकारी के अनुसार सख्ती से भरे जाते हैं;
- जब समान शीर्षकों के साथ एक पंक्ति में कई मामलों को सूची में शामिल किया जाता है, तो पहले मामले का शीर्षक पूर्ण रूप से इंगित किया जाता है, और बाद के मामलों के शीर्षकों को "समान" शब्दों के साथ दर्शाया जाता है। साथ ही, मामलों के बारे में अन्य जानकारी पूर्ण रूप से इन्वेंट्री में दर्ज की जाती है (इन्वेंट्री की प्रत्येक नई शीट पर, मामले का शीर्षक पूर्ण रूप से पुन: प्रस्तुत किया जाता है);
- यदि मामले में कई वर्षों के दस्तावेज़ शामिल हैं, तो मामला उस वर्ष को संदर्भित करता है जिसमें यह शुरू हुआ था। उसी समय, प्रत्येक अगले वर्ष के मामलों की सारांश सूची के वार्षिक अनुभागों के अंत में, जिसके दौरान मामला कार्यालय के काम में जारी रहा, एक नोट बनाया गया है: "2010 के दस्तावेजों के लिए, सूची संख्या 3/ भी देखें 2009 के लिए 2009, केस नंबर 5, 7, 15।"
- एक संगठन में शुरू किए गए और दूसरे में पूरे किए गए मामले (उदाहरण के लिए, पुनर्गठन के दौरान) उस वर्ष के तहत समेकित सूची में शामिल किए जाते हैं जिसमें उन्होंने उस संगठन में प्रवेश किया था जिसने अपना कार्यालय कार्य पूरा किया था;
- इन्वेंट्री कॉलम "नोट" का उपयोग संगठन के संग्रह में मामलों के हस्तांतरण, कार्यालय वर्ष के दौरान अन्य संरचनात्मक प्रभागों से प्राप्त मामलों के बारे में, मामलों की भौतिक स्थिति की ख़ासियत आदि के बारे में नोट्स बनाने के लिए किया जाता है।

इन्वेंट्री में शामिल सभी मामलों को व्यवस्थित किया जाना चाहिए, अर्थात। उन्हें खोजने में आसान बनाने के लिए एक विशिष्ट क्रम में व्यवस्थित किया गया है। सारांश सूची में कार्मिक फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए कालानुक्रमिक सिद्धांत को लागू करना आवश्यक है। इसमें प्रत्येक वर्ष के लिए समेकित सूची के अनुभागों का संकलन शामिल है।

वार्षिक अनुभाग में मामलों के शीर्षकों को नाममात्र सिद्धांत के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है, अर्थात। निम्नलिखित अनुक्रम में दस्तावेज़ों या मामलों के प्रकार के नाम से:

कर्मियों के लिए आदेश;
- कार्मिक पंजीकरण कार्ड;
- वेतन के लिए श्रमिकों और कर्मचारियों के व्यक्तिगत खाते (वेतन विवरण);
- बर्खास्त कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलें;
- लावारिस कार्य पुस्तकें;
- दुर्घटनाओं और उनके दस्तावेजों की जांच पर कार्य करता है।

बर्खास्त कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों को कार्मिक मामलों की सारांश सूची के वार्षिक अनुभाग के एक अलग उपधारा में विभाजित किया गया है। उन्हें उपनामों की वर्णमाला के अनुसार सूची में व्यवस्थित किया गया है; नाममात्र मामले में अंतिम नाम, प्रथम नाम और संरक्षक का संकेत दिया गया है। व्यक्तिगत कार्ड वाले मामलों को भी उपनामों की वर्णमाला के अनुसार सूची में व्यवस्थित किया जाता है।

बर्खास्त कर्मचारियों की कई व्यक्तिगत फाइलों को एक फाइल में बनाया जा सकता है। वहीं, ऐसे मामले के कवर पर हेडलाइन में लिखा है:

“बर्खास्त कर्मचारियों की व्यक्तिगत फ़ाइलें
अक्षर "D" से अक्षर "F" तक।

बड़े संगठनों में जिनमें विभिन्न संरचनात्मक प्रभागों में कार्मिक फ़ाइलें बनाई जाती हैं, मामलों की समेकित सूची के वार्षिक अनुभागों को संकलित करते समय संरचनात्मक सिद्धांत का उपयोग करना आवश्यक है। इस मामले में, कार्मिक मामलों के शीर्षकों को वार्षिक अनुभाग में निम्नलिखित क्रम में रखा गया है:

मानव संसाधन सेवा
1. कर्मियों के लिए आदेश.
2. बर्खास्त कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड।
3. बर्खास्त कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलें।
4. लावारिस कार्य अभिलेख.

लेखांकन
5. वेतन के अनुसार कर्मचारियों के व्यक्तिगत खाते।

कार्मिक मामलों की सारांश सूची संकलित करते हुए, वार्षिक अनुभाग कालानुक्रमिक क्रम में बनाए जाते हैं। कार्मिक फ़ाइलों की कम मात्रा वाले संगठनों में, वार्षिक अनुभागों के बजाय, कई वर्षों के मामलों की सारांश सूची बनाने की अनुमति है। यह उन संगठनों में भी किया जाता है जिनमें, किसी कारण से, वार्षिक अनुभाग संकलित नहीं किए गए थे। इस मामले में, मामलों की एक सारांश सूची कालानुक्रमिक (संरचना रहित संगठनों में) या कालानुक्रमिक-संरचनात्मक सिद्धांत के अनुसार संकलित की जाती है।

कार्मिक मामलों की कुछ श्रेणियों के लिए स्वतंत्र केस सूची संकलित करने की अनुमति है, उदाहरण के लिए, व्यक्तिगत फ़ाइलें, व्यक्तिगत कार्ड। ऐसी सारांश सूची में, व्यक्तिगत फाइलों और कार्डों को बर्खास्त कर्मचारियों के अंतिम नामों के अनुसार वर्णानुक्रम में व्यवस्थित किया जाता है।

कार्मिक मामलों की सारांश सूची के प्रत्येक वार्षिक अनुभाग के अंत में, अंतिम वर्णनात्मक लेख के बाद एक अंतिम प्रविष्टि की जाती है (यदि सूची एक साथ कई वर्षों में संकलित की जाती है, तो अंतिम प्रविष्टि अंतिम वर्णनात्मक लेख के अंत में की जाती है) इन वर्षों के लिए लेख)। यह अनुभाग में शामिल मामलों की वास्तविक संख्या को कोष्ठक में संख्याओं और शब्दों में इंगित करता है, मामलों की पहली और अंतिम संख्याएं नंबरिंग की विशेषताओं (लापता और अक्षरांकित संख्याओं की उपस्थिति, आदि) को दर्शाती हैं। अंतिम प्रविष्टि पर अनुभाग के संकलक द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, जिसमें उसकी स्थिति और संकलन की तारीख का संकेत दिया जाता है।

कार्मिक मामलों के व्यक्तिगत और सारांश रिकॉर्ड

केस इन्वेंटरी कार्मिक मामलों के व्यक्तिगत और सारांश रिकॉर्ड के लिए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज हैं। प्रत्येक मामले के लिए एक स्वतंत्र संख्या निर्दिष्ट करके इकाई लेखांकन किया जाता है। प्रत्येक केस के कवर पर एक केस कोड होता है, जिसमें इन्वेंट्री के अनुसार फंड नंबर, इन्वेंट्री नंबर और केस नंबर शामिल होता है।

मामलों का सारांश लेखांकन इन्वेंट्री की अंतिम प्रविष्टि में दर्ज किया जाता है, जिसे इसके अंत में रखा जाता है। इन्वेंट्री में मामलों की संख्या में प्रत्येक परिवर्तन, यदि उनका निपटान किया गया या प्राप्त किया गया, अंतिम रिकॉर्ड में परिलक्षित होता है।

इसके बाद, इन्वेंट्री के लिए एक नई अंतिम प्रविष्टि बनाई जाती है, जिसे प्रविष्टि करने वाले पुरालेखपाल के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाता है। इन्वेंट्री से मामलों को सेवानिवृत्त करते समय, प्रत्येक सेवानिवृत्त मामले के स्तर पर "नोट" कॉलम में, "सेवानिवृत्त" (या "खोया हुआ") एक नोट बनाएं।

संरचनात्मक प्रभागों के मामलों की सूची में क्रमांक संख्याएँ होती हैं। इन्वेंट्री संख्या में संगठन के मामलों के नामकरण के अनुसार संरचनात्मक इकाई का सूचकांक शामिल होता है, जिस वर्ष के लिए मामलों को इन्वेंट्री में शामिल किया जाता है।

केस इन्वेंटरी नंबरों का पत्र पदनाम

अक्षर पदनाम "ls" को कर्मियों के लिए फ़ाइलों की सूची की संख्या में जोड़ा जाता है, और "v" को अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण मामलों की सूची की संख्या में जोड़ा जाता है।

कार्मिक सेवा के कर्मियों के लिए मामलों की सूची के सूचकांक में मामलों के नामकरण के अनुसार कार्मिक सेवा को सौंपी गई संख्या, सूची में शामिल दस्तावेजों की श्रेणी के नाम के प्रारंभिक अक्षर ("एल / एस") शामिल हैं ” - कार्मिक), साथ ही वह वर्ष जिसमें सूची में शामिल मामलों की सूची खोली गई थी।

उदाहरण

संख्या 2 एल/एस-2011, जहां 2 मामलों के नामकरण के अनुसार कार्मिक सेवा अनुभाग की संख्या है, एल/एस मामलों की श्रेणी का पदनाम है, 2011 वह वर्ष है जिसमें मामले खोले गए थे।

चरण 2। हम मामलों को संग्रह में स्थानांतरित करने के लिए एक कार्यक्रम तैयार करते हैं और इसे संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों के साथ समन्वयित करते हैं।

अनुमोदित कार्यक्रम के अनुसार मामलों को संगठन के अभिलेखागार में स्थानांतरित कर दिया जाता है। ग्राफ़ का आकार मनमाना है. इसे संग्रह के प्रमुख या संग्रह के लिए जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा संकलित किया जाता है, और फिर संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों के साथ इस पर सहमति व्यक्त की जाती है।

चरण 3. हम सहमत अनुसूची को हस्ताक्षर और अनुमोदन के लिए संगठन के प्रमुख को प्रस्तुत करते हैं।

चरण 4. हम संगठन के संग्रह में स्थानांतरित की जाने वाली फ़ाइलों के निर्माण और निष्पादन की शुद्धता की जाँच करते हैं।

फ़ाइलों को संग्रह में स्वीकार और स्थानांतरित करते समय, फ़ाइलों के गठन और पंजीकरण की शुद्धता की जांच करना आवश्यक है (व्यक्तिगत फ़ाइलों का पंजीकरण संगठन की कार्मिक सेवा (एचआर विशेषज्ञ) द्वारा किया जाना चाहिए), शामिल मामलों की संख्या का अनुपालन संगठन के नामकरण मामलों के अनुसार खोले गए मामलों की संख्या के साथ एक संरचनात्मक इकाई के मामलों की सूची में। निरीक्षण के दौरान पहचानी गई कमियों और अशुद्धियों को संरचनात्मक इकाइयों द्वारा समाप्त कर दिया जाता है।

संपादक से:
पत्रिका "मैं एक मानव संसाधन विशेषज्ञ हूँ", 2011, संख्या 22, पृष्ठ में मामलों के गठन और निष्पादन के बारे में और पढ़ें। 12.

चरण 5. हम मामलों को संग्रह में स्थानांतरित करते हैं

हम कार्मिक फ़ाइलों के स्थानांतरण के समानांतर स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) फ़ाइलों को संग्रह में स्थानांतरित करते हैं। हम आपको याद दिला दें कि अस्थायी (10 वर्ष तक) भंडारण की फाइलें संगठन के संग्रह में स्थानांतरित नहीं की जाती हैं और अस्थायी भंडारण अवधि की समाप्ति के बाद वे नष्ट हो जाती हैं।

असाधारण मामलों में किसी संगठन के संग्रह में अस्थायी (10 वर्ष तक) भंडारण की फ़ाइलों को स्थानांतरित करने की अनुमति संगठन के प्रमुख के निर्णय द्वारा दी जाती है। इस निर्णय को संगठन के प्रमुख के आदेश द्वारा औपचारिक रूप दिया जाना चाहिए, जो मुख्य गतिविधि पर एक आदेश होगा। ऐसे मामलों को संग्रह में स्थानांतरित करना मामलों के नामकरण के अनुसार संगठन के संग्रह के साथ समझौते में किया जाता है। कृपया ध्यान दें कि इन दस्तावेज़ों को संग्रह में स्थानांतरित करने की आवश्यकता नहीं है, अर्थात। यदि ऐसा कोई निर्णय होता है और पुरालेखपाल सहमत होता है तो प्रकरणों को नामकरण के अनुसार स्थानांतरित कर दिया जायेगा।

मामलों को संरचनात्मक इकाई के एक कर्मचारी की उपस्थिति में संगठन के संग्रह में स्थानांतरित किया जाता है, जहां से उन्हें स्थानांतरित किया जाता है। सूची को 2 प्रतियों में संकलित किया गया है, जिसमें प्रत्येक मामले के शीर्षक के स्तर पर "नोट" कॉलम में मामले के अस्तित्व के बारे में नोट्स बनाए गए हैं। सूची की प्रत्येक प्रति के अंत में, संख्याओं और शब्दों में इंगित करें:

संग्रह में वास्तव में स्वीकार किए गए मामलों की संख्या;
- मामलों की स्वीकृति और हस्तांतरण की तारीख;
- फ़ाइल को स्थानांतरित करने वाले व्यक्ति और फ़ाइल को स्वीकार करने वाले संग्रह कर्मचारी (संग्रह के लिए जिम्मेदार व्यक्ति) के पदों के नाम, हस्ताक्षर और हस्ताक्षर की प्रतिलेख।

संग्रह में प्रतिवर्ष स्थानांतरित किए गए मामले समेकित केस सूची के वार्षिक अनुभाग बनाते हैं। कार्मिक संबंधी दस्तावेज़ कार्मिक मामलों की सारांश सूची के उपयुक्त वार्षिक अनुभाग में शामिल किए जाते हैं। संग्रह में मामलों की ऐसी सूची के आधार पर, संगठन सेवा की अवधि और वेतन के प्रमाण पत्र जारी करने के लिए आवश्यक दस्तावेजों की खोज करते हैं।

नतालिया कोंडाकोवा, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के कार्यान्वयन में विशेषज्ञ

इसमें यह डेटा शामिल है कि कितनी शीटें सिली गई हैं और उन पर क्रमांकन किया गया है। यह शीट यह भी बताती है कि क्या मामले में क्षतिग्रस्त दस्तावेज़ हैं, या क्या नए संलग्न किए गए हैं। प्रमाणन शीट को अंदर से केस के कवर पर चिपकाया जाता है। इस शीट पर एचआर कर्मचारी अपना हस्ताक्षर करता है। एक कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल 75 वर्षों तक संग्रह में रखी जाती है, प्रबंधकों के लिए यह अवधि आमतौर पर लंबी होती है। लेकिन साथ ही, यदि अंतिम कार्य दिवस पर कोई कर्मचारी आवश्यक दस्तावेजों की प्रतियां मांगता है, तो इस मामले में ऐसा किया जा सकता है, फ़ाइल को संग्रहीत नहीं करना पड़ेगा, और संग्रह अनलोड हो जाएगा; निष्कर्ष यदि आप एक व्यक्तिगत उद्यमी हैं, तो आपको अपने कर्मचारियों के लिए व्यक्तिगत फ़ाइलें रखने की ज़रूरत नहीं है। हालाँकि ऐसा करना बेहतर है, क्योंकि व्यावहारिक अनुभव के आधार पर यह स्पष्ट हो जाता है कि व्यक्तिगत फ़ाइल के लिए धन्यवाद, आप कर्मचारी के बारे में आवश्यक जानकारी तुरंत प्राप्त कर सकते हैं।

बर्खास्त कर्मचारियों की निजी फाइलों का संग्रह कैसे बनाएं?

भंडारण प्रक्रिया के लिए निम्नलिखित नियमों का पालन करना आवश्यक है:

• कर्मचारियों की सभी व्यक्तिगत फाइलें कागज पर रखी जाती हैं और बाद में फर्मवेयर और नंबरिंग के साथ फ़ोल्डरों में रखी जाती हैं
• प्रत्येक नवगठित फ़ोल्डर के कवर पर क्रम संख्या और वहां स्थित मामलों की संख्या दर्शाई गई है।
• मानव संसाधन विभाग में, केवल वास्तव में काम करने वाले कर्मचारियों के दस्तावेजों वाले फ़ोल्डर ही वर्तमान भंडारण के अधीन हैं।
• निकाले गए लोगों के कागजात वाले सभी फ़ोल्डरों को तिथि के अनुसार और यदि संभव हो तो वर्णमाला क्रम में तिथियों के भीतर संग्रहित और संग्रहित किया जाना चाहिए

महत्वपूर्ण: वर्तमान और अभिलेखीय भंडारण को नमी और आग से दुर्गम विशेष अलमारियाँ में व्यवस्थित किया जाना चाहिए। बर्खास्त कर्मचारियों की व्यक्तिगत फ़ाइलों के भंडारण की अवधि वह अवधि जिसके दौरान दस्तावेजों को संग्रहीत करना आवश्यक है, विधायक द्वारा निर्धारित किया जाता है।

किसी बर्खास्त कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल को संग्रहित करने के लिए ठीक से कैसे तैयार करें?

ध्यान

आंतरिक इन्वेंट्री के लिए एक अंतिम रिकॉर्ड तैयार किया जाता है, जो संख्याओं और शब्दों में इसमें शामिल दस्तावेजों की संख्या और आंतरिक इन्वेंट्री की शीटों की संख्या को इंगित करता है। आंतरिक इन्वेंट्री पर इसके कंपाइलर द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। यदि मामला दस्तावेज़ प्रपत्र की आंतरिक सूची के बिना बाध्य या दायर किया गया है, तो निर्धारित प्रपत्र में तैयार की गई सूची मामले के सामने के कवर के अंदर चिपका दी जाती है।

बर्खास्त कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों को संग्रहित करना

सहायता: संग्रह में दाखिल करने के लिए उल्लंघनों से भरी व्यक्तिगत फ़ाइलें तैयार करना - कुछ व्यक्तिगत फ़ाइलें गायब हैं; - अंशकालिक काम करने वाले और बाद में स्थायी नौकरियों के लिए काम पर रखे गए कर्मचारियों के लिए कोई नया मामला नहीं खोला गया। कुछ उल्लंघनों को समाप्त करना संभव नहीं है (उदाहरण के लिए, किसी ऐसे कर्मचारी से बयान प्राप्त करना जिसे लंबे समय से निकाल दिया गया है)।

ऐसे मामलों को अभिलेखागार में दाखिल करने के लिए तैयार करते समय विभाग के कर्मचारियों को क्या करना चाहिए? कौन से दस्तावेज़ पूरे करने होंगे? क्या उल्लंघनों से भरी व्यक्तिगत फाइलों में कोई नोट बनाया जाना चाहिए? - बाँधना या बांधना; - शीटों की संख्या; - एक प्रमाणन पत्र तैयार करना; - मामले के दस्तावेजों की आंतरिक सूची तैयार करना (यदि आवश्यक हो); - मामले के कवर के लिए विवरण का पंजीकरण।
यदि मामले को संग्रह में प्रस्तुत करने के लिए तैयार किया जा रहा है, तो आंतरिक सूची की सभी शीटों को भी क्रमांकित किया जाता है, केवल मामले की शीटों से अलग। लॉगबुक: कैसे रखें कर्मचारियों के लिए खोली गई व्यक्तिगत फाइलों को ध्यान में रखना आवश्यक है।

इसका मानक रूप स्वीकृत नहीं किया गया है, जिसका अर्थ है कि आप इंटरनेट से नमूना ले सकते हैं या किसी स्टोर से खरीद सकते हैं। संगठन के आधार पर प्रत्येक कॉलम की सामग्री को बदला जा सकता है।

लॉग में शामिल हैं: केस नंबर, उनकी आरंभ तिथि, उपनाम और कर्मचारियों के प्रारंभिक अक्षर और अन्य जानकारी। जब कोई व्यक्तिगत फ़ाइल बंद हो जाती है, तो जर्नल में एक नोट बनाया जाता है: वे एक तारीख डालते हैं और कारण दर्ज करते हैं कि मामला क्यों बंद किया गया।

महत्वपूर्ण

अतिरिक्त जानकारी आमतौर पर "अन्य" या "नोट्स" कॉलम में दर्ज की जाती है। इलेक्ट्रॉनिक व्यक्तिगत फ़ाइल अब कई रूसी कंपनियों ने कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के स्वचालन को लागू किया है या लागू करना शुरू कर दिया है।

कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल: पंजीकरण के लिए आवश्यकताएँ, क्या होनी चाहिए

छुट्टियों के शेड्यूल के लिए एक साल की शेल्फ लाइफ भी स्थापित की गई है। वह अवधि जिसके दौरान यह पुष्टि करने वाले दस्तावेजों को संग्रहीत करना आवश्यक है कि किसी कर्मचारी ने संगठन की कीमत पर शिक्षा प्राप्त की है, कर कानून की आवश्यकताओं द्वारा निर्धारित की जाती है।

तथ्य यह है कि रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 264 के अनुच्छेद 3 में स्थापित किया गया है कि कर योग्य लाभ को कम करने के लिए इन लागतों को बट्टे खाते में डालने के लिए, संगठन को प्रशिक्षण की पुष्टि करने वाले सभी दस्तावेज (एक शैक्षणिक संस्थान के साथ समझौता, एक आदेश) रखना होगा। एक कर्मचारी को प्रशिक्षण, सेवाओं के प्रावधान का एक अधिनियम, एक डिप्लोमा, प्रमाण पत्र, प्रमाण पत्र, आदि के लिए भेजने के लिए प्रमुख)। उनकी भंडारण अवधि प्रशिक्षण अनुबंध की अवधि और कर्मचारी के काम के एक वर्ष तक सीमित है, लेकिन चार साल से कम नहीं।

दस्तावेजों को संग्रहीत करने की शर्तें दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए, एक संगठन को विशेष परिसर (तिजोरियां या अलमारियाँ) से लैस करने की आवश्यकता होती है।

बर्खास्त कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों का पुरालेख

कार्य के दौरान, व्यक्तिगत फ़ाइल को अन्य दस्तावेज़ों से भर दिया जाता है। व्यक्तिगत फ़ाइल फ़ोल्डर में अंतिम, अंतिम दस्तावेज़ रोजगार अनुबंध को समाप्त करने के आदेश की एक प्रति होगी।

यह आदेश 6 फरवरी 2002 के रोसारखिव बोर्ड के निर्णय द्वारा अनुमोदित नियमों के खंड 3.5.3 और 3.6.18 का अनुसरण करता है। दस्तावेज़ व्यक्तिगत फ़ाइल में कालानुक्रमिक क्रम में स्थित होते हैं जैसे वे प्राप्त होते हैं (खंड

नियमों के 3.5.5, 6 फरवरी 2002 के रोसारखिव बोर्ड के निर्णय द्वारा अनुमोदित)। व्यक्तिगत फ़ाइलें संग्रहीत करना मानव संसाधन विभाग में केवल कार्यरत कर्मचारियों की व्यक्तिगत फ़ाइलें ही रखें। इस्तीफा देने वाले कर्मचारियों की फाइलों को भंडारण के लिए अभिलेखागार में स्थानांतरित करें। व्यक्तिगत दस्तावेज़ों को चार पिनों से एक हार्ड कार्डबोर्ड कवर (बाइंडर) में सिलें या उन्हें इस तरह से बाँधें कि आप तारीखों, वीज़ा और रिज़ॉल्यूशन सहित सभी दस्तावेज़ों का पाठ पढ़ सकें। फाइलिंग (बाइंडिंग) से पहले, सभी दस्तावेजों से स्टेपल हटा दें।

राज्य अभिलेखागार: किसी कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल कैसे जमा करें

फाइलिंग (बाइंडिंग) के लिए फाइलें तैयार करते समय, दस्तावेजों से धातु फास्टनरों (पिन, पेपर क्लिप) को हटा दिया जाता है। 3.6.5. अत्यधिक मूल्यवान दस्तावेज़ों या गैर-प्रारूप दस्तावेज़ों वाली स्थायी फ़ाइलें बंद, कठोर, तीन-फ़्लैप फ़ोल्डरों में ड्रॉस्ट्रिंग के साथ या बक्सों में संग्रहीत की जाती हैं। 3.6.6.

यदि फ़ाइल में लावारिस व्यक्तिगत दस्तावेज़ (पहचान पत्र, कार्य रिकॉर्ड, सैन्य आईडी) हैं, तो इन दस्तावेज़ों को एक लिफाफे में रखा जाता है, जिसे फ़ाइल में दर्ज किया जाता है। यदि बड़ी संख्या में ऐसे दस्तावेज़ हैं, तो बाद वाले को फाइलों से हटा दिया जाता है और उनके लिए एक अलग सूची तैयार की जाती है।

3.6.7. प्रत्येक मामले के अंत में, प्रमाणन पत्र का एक खाली फॉर्म दाखिल किया जाता है, और मामले की शुरुआत में (विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेजों को रिकॉर्ड करने के लिए) - मामले के दस्तावेजों की आंतरिक सूची के लिए एक फॉर्म दाखिल किया जाता है। 3.6.8.

आंतरिक संग्रह में बर्खास्त व्यक्तियों की व्यक्तिगत फाइलों का पंजीकरण

केस सर्टिफिकेशन शीट निर्धारित फॉर्म (परिशिष्ट 9) में तैयार की जाती है, जो संख्याओं और शब्दों में केस की क्रमांकित शीटों की संख्या, आंतरिक इन्वेंट्री की शीटों की संख्या को इंगित करती है, केस नंबरों की संख्या की विशिष्टताओं को निर्दिष्ट करती है। (अक्षरित केस नंबरों की उपस्थिति, गायब संख्याएं, चिपकाई गई तस्वीरों वाली शीटों की संख्या, बड़े प्रारूप वाली शीटों की संख्या, संलग्नक के साथ लिफाफे और उनमें संलग्न शीटों की संख्या), और ब्रोशर की मुद्रित प्रतियों की फ़ाइल में उपस्थिति को भी इंगित करता है उनमें शीटों की संख्या, यदि उन्हें फ़ाइल में सामान्य सकल क्रमांकन में नोट नहीं किया गया था। मामले को प्रमाणित करने वाले दस्तावेज़ पर उसके संकलक द्वारा हस्ताक्षर किए गए हैं।

मामले की संरचना और स्थिति में बाद के सभी बदलाव (क्षति, मूल दस्तावेजों का प्रतिस्थापन) संबंधित अधिनियम के संदर्भ में प्रमाणन पत्र में नोट किए गए हैं। प्रमाणन शीट को केस के कवर पर या अंतिम दस्तावेज़ के खाली पीछे रखना निषिद्ध है।

मामलों का गठन और इसे कर्मचारी की बर्खास्तगी तक किया जाना चाहिए। फिर इसे भंडारण के लिए संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है। इस दस्तावेज़ को एक निश्चित अवधि तक नष्ट नहीं किया जा सकता।

आवश्यक या वैकल्पिक? यह पहले ही कहा जा चुका है कि कर्मचारियों का नेतृत्व करना बिल्कुल भी आवश्यक नहीं है। लेकिन किसी भी स्वाभिमानी उद्यम के पास इस प्रकार का दस्तावेज़ होता है। कब डोजियर बनाना जरूरी है और कब नहीं? इस मुद्दे पर नियम कानून द्वारा कहीं भी निर्धारित नहीं हैं। किसी कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल का रखरखाव एक व्यक्तिगत फ़ाइल में व्यक्तिगत फ़ाइल और कर्मचारी के दस्तावेज़ों का कवर होता है, जिसमें कर्मचारी और उसकी कार्य गतिविधि के बारे में व्यापक जानकारी होती है (यदि हम एक छात्र के बारे में बात कर रहे हैं, तो उसके प्रशिक्षण के बारे में जानकारी)। प्रबंधक और उनके प्रतिनिधि; अग्रणी विशेषज्ञ; वित्तीय रूप से जिम्मेदार कर्मचारी (कैशियर, स्टोरकीपर, आदि); पदोन्नति आदि की संभावना वाले कर्मचारी।

निर्देश

इस्तीफा देने वाले कर्मचारी की फ़ाइल को संग्रह में स्थानांतरित करने के लिए, दस्तावेज़ों को विपरीत कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित करें। इसका मतलब यह है कि जब आपको नौकरी पर रखा गया था, तो आपने एक व्यक्तिगत फ़ाइल संकलित की थी, जिसका पहला पृष्ठ रोजगार के लिए एक आवेदन था। मामले को संग्रह में स्थानांतरित करते समय, पहली शीट त्याग पत्र होगी।

किसी कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल दाखिल करते समय, दाखिल किए जा रहे दस्तावेजों की एक सूची भी बनाएं। संग्रह में स्थानांतरण के लिए अपनी व्यक्तिगत फ़ाइल में सभी उपलब्ध दस्तावेज़ दर्ज करें: आवेदन पत्र या बायोडाटा, शैक्षिक दस्तावेजों की प्रतियां, रोजगार के आदेशों की प्रतियां, बर्खास्तगी और अन्य आदेश जो कर्मचारी के काम के दौरान जारी किए गए थे। ये वेतन बढ़ाने या घटाने, स्थानांतरण, अतिरिक्त कर्तव्य निभाने आदि के आदेश हो सकते हैं। कर्मचारी द्वारा आपके संगठन को प्रस्तुत किए गए सभी प्रमाणपत्र, रोजगार अनुबंध की एक प्रति, अतिरिक्त समझौते, कर्मचारी के काम से संबंधित नियम भी संलग्न करें।

मामले को एक बाइंडर वाले फ़ोल्डर में दर्ज करें, ऊपरी दाएं कोने में सभी शीटों को नंबर दें। यह एक साधारण पेंसिल से किया जाना चाहिए। सूची को शीर्ष पर रखें, फ़ोल्डर पर हस्ताक्षर करें, कर्मचारी के अंतिम नाम के प्रारंभिक अक्षर के अनुसार एक अक्षर कोड डालें, और साथ ही फ़ोल्डर की बाइंडिंग पर अपनी कंपनी से बर्खास्तगी के वर्ष को बड़ी संख्या में लिखें।

आप एक कर्मचारी द्वारा या एक ही वर्ष में नौकरी छोड़ने वाले कई लोगों द्वारा बर्खास्तगी का वर्ष रिकॉर्ड कर सकते हैं। यदि आप कई कर्मचारियों का रिकॉर्ड रख रहे हैं, तो सभी व्यक्तिगत फ़ाइल फ़ोल्डरों को एक सामान्य फ़ोल्डर में रखें और बाइंडिंग पर बर्खास्तगी के वर्ष पर हस्ताक्षर करें। आप एक फोल्डर में अधिकतम 250 शीट स्टोर कर सकते हैं। प्रत्येक जटिल मामले को न केवल बर्खास्तगी के वर्ष के अनुसार, बल्कि अंतिम नाम के अनुसार वर्णानुक्रम में भी तैयार करें।

सभी मामलों को संग्रह में स्थानांतरित करते समय, एक वितरण सूची बनाएं। पहले कॉलम में, मामलों की क्रम संख्या इंगित करें, दूसरे में, नामकरण द्वारा सभी मामलों की अनुक्रमणिकाएं। तीसरा कॉलम शीर्षकों के नाम से भरा जाता है, चौथा - तारीखों से, पांचवां - शीटों की संख्या से, छठा - शेल्फ जीवन से, यदि नोट्स या परिवर्धन हैं तो आप सातवें कॉलम को भर सकते हैं।

टिप्पणी

कर्मचारियों की व्यक्तिगत फ़ाइलें प्राप्ति की तारीख से 75 वर्षों तक संग्रह में रखी जाती हैं। यदि आवश्यक हो, तो पेंशन के पंजीकरण, सेवा की लंबाई की पुष्टि या अन्य जानकारी के लिए उनसे प्रमाण पत्र जारी किए जाते हैं, लेकिन केवल व्यक्तिगत रूप से इस्तीफा देने वाले कर्मचारी को या अदालत के आदेश से।

फ़ाइलें तैयार करना और संग्रह में सबमिट करना दस्तावेज़ प्रवाह का एक अभिन्न अंग है। संगठन में उनका पंजीकरण दस्तावेज़ बनने के क्षण से शुरू होता है, और कैलेंडर वर्ष या भंडारण अवधि के अंत में संग्रह में स्थानांतरण के साथ समाप्त होता है। कुछ मामलों में, फ़ाइलें एक वर्ष से अधिक समय तक रखी जाती हैं। इनमें, उदाहरण के लिए, कार्मिक रिकॉर्ड से संबंधित दस्तावेज़ शामिल हैं।

निर्देश

यह सुनिश्चित करने के लिए कि संग्रह में फ़ाइलों की प्रक्रिया में समय नहीं लगता है, आपको वर्तमान दस्तावेज़ प्रवाह के दौरान उनके पंजीकरण का पालन करना चाहिए। स्थायी या अस्थायी भंडारण के लिए फ़ाइलों को संग्रह में स्थानांतरित करते समय, आपको दस्तावेजों, नंबर शीट, एक अंतिम शिलालेख को बांधना होगा, यदि यह कार्य निर्देशों में प्रदान किया गया है, और एक आंतरिक सूची भी तैयार करनी होगी।

इस मामले में, संग्रह में जमा की गई फ़ाइल के शीर्षक पृष्ठ पर, संगठन या उद्यम का नाम, फ़ाइलों के नामकरण के अनुसार सूचकांक, मामले के खुलने और बंद होने की तारीख, साथ ही संकेत दिया जाता है। भण्डारण अवधि नोट की जाती है।

संग्रह में प्रस्तुत किए जाने वाले दस्तावेज़ हार्ड कवर के साथ एक अलग फ़ोल्डर में दर्ज किए जाते हैं। यदि किसी दस्तावेज़ में कोई विशेष दस्तावेज़ है, तो वह आमतौर पर बाध्य नहीं होता है, बल्कि एक फ़ाइल या लिफाफे में रखा जाता है और मामले से जुड़ा होता है। बाउंड और क्रमांकित फ़ाइल के अंत में एक प्रमाणन शीट होती है, और शुरुआत में - एक आंतरिक सूची होती है। इस मामले में, केस की मोटाई 40 मिमी से अधिक नहीं होनी चाहिए, और शीटों की संख्या 250 से अधिक नहीं होनी चाहिए।

उन मामलों के लिए जो स्थायी रूप से, साथ ही अस्थायी रूप से, लेकिन कम से कम 10 वर्षों के लिए संग्रह में संग्रहीत हैं, मामलों को संग्रह में स्थानांतरित करने के लिए एक सूची तैयार की जाती है। साथ ही, कार्मिक रिकॉर्ड से संबंधित दस्तावेजों के लिए एक अलग सूची तैयार की जाती है। इसमें मामलों के नाम दर्ज किए जाते हैं, जिनमें से प्रत्येक को एक क्रमांक दिया जाता है, और एक नामकरण कोड भी दर्शाया जाता है। यदि फ़ाइलें संगठन के अभिलेखागार में रहती हैं तो सूची दो प्रतियों में बनाई जाती है। यदि मामलों को राज्य अभिलेखागार में स्थानांतरित किया जाना है, तो चार प्रतियां होनी चाहिए।

ऐसे मामले जो 10 साल से कम समय तक पूरा होने के बाद भंडारण के अधीन हैं, उन्हें संगठन के प्रबंधन के विवेक पर संग्रहीत किया जा सकता है। फ़ाइलें जमा करने की आवश्यकता संग्रह के कार्यभार, पुराने दस्तावेज़ों तक पहुंच की आवृत्ति आदि पर निर्भर करेगी।

स्रोत:

• पंजीकरण के लिए दस्तावेज़ कैसे जमा करें

अभिलेखीय कार्य का एक विशाल और अलग क्षेत्र उन मुद्दों को माना जाता है जो संगठन के संग्रह में उनकी डिलीवरी के लिए दस्तावेजों की तैयारी से संबंधित हैं। यही कारण है कि वे गंभीर ध्यान देने योग्य हैं, क्योंकि दस्तावेजों के साथ काम करने के इस चरण के दौरान, विभिन्न पद्धतिगत और व्यावहारिक त्रुटियां अक्सर की जाती हैं, जो भविष्य में संग्रह के काम में नकारात्मक परिणाम पैदा कर सकती हैं।

निर्देश

कर्मियों के कागजात सहित दस्तावेजों को संग्रह में स्थानांतरित करने से संबंधित सभी कार्यों को आमतौर पर निम्नलिखित चरणों में विभाजित किया जाता है: - सबसे पहले, वर्तमान कार्यवाही में और उसके पूरा होने के बाद दस्तावेजों का निर्माण करना आवश्यक है;
- मामलों के गठन के बाद, उन्हें सभी स्थापित नियमों के अनुसार औपचारिक रूप दिया जाना चाहिए;
- फिर मूल्य की जांच करें और अभिलेखीय भंडारण की तैयारी करें;
- संगठन के अभिलेखागार में स्थानांतरित सभी दस्तावेजों की एक सूची बनाएं;
- अंतिम चरण में, आधिकारिक लोगों को संगठन के संग्रह में स्थानांतरित करें।

सबसे पहले, आपको कुछ परिसरों में, यानी फाइलों में कर्मियों से संबंधित दस्तावेजों का सही गठन करना चाहिए। कंपनी के कर्मचारियों और कर्मियों की गतिविधियों के विभिन्न पहलुओं पर आदेश जैसे आधिकारिक दस्तावेज़, जिनके भंडारण के लिए अलग-अलग समय सीमा आवंटित की गई है, को विशेष फ़ोल्डरों में तैयार किया जाना चाहिए। यह चरण आवश्यक है क्योंकि कर्मियों से संबंधित कुछ आदेश विशेष रूप से काम की जगह, साथ ही कर्मचारियों और कार्य स्थिति के भीतर आंदोलन को प्रभावित करने वाले वास्तविक मुद्दों के लिए समर्पित हैं। इस प्रकार के कागज को उद्यम के अभिलेखागार में कम से कम पचहत्तर वर्षों तक संग्रहीत किया जाना चाहिए। इसी समय, आदेशों का सबसे बड़ा हिस्सा कंपनी के कर्मचारियों की गतिविधियों के व्यक्तिगत, परिचालन संबंधी मुद्दों से संबंधित है: व्यावसायिक यात्राओं पर आदेश, ड्यूटी पर, इत्यादि। ऐसे दस्तावेजों को पांच साल तक रखना होगा। खोज का उपयोग करने की सुविधा और विभिन्न मामलों में काम को सुविधाजनक बनाने के लिए, आपको पांच साल की अवधि और पचहत्तर साल की अवधि के लिए कागजात बनाना चाहिए।

उद्यम के कर्मचारियों और वेतन डेटा से संबंधित सभी कर्मचारियों के व्यक्तिगत खातों को कड़ाई से वर्णानुक्रम में सही ढंग से बनाना आवश्यक है। व्यक्तिगत फ़ोल्डरों में सभी कागजात केवल उनकी प्राप्ति की तारीख के अनुसार कालानुक्रमिक क्रम में रखे जाने चाहिए। फ़ोल्डर में स्थित सभी कागजात के लिए एक अभिलेखीय सूची बनाना भी आवश्यक है, जिसमें इस तरह के विवरण शामिल हैं: - कागज का नाम;
- सूची में शामिल कागज की क्रम संख्या;
- दस्तावेज़ में शीटों की संख्या;
- दिनांक और दस्तावेज़ संख्या (यदि आवश्यक हो);
- व्यक्तिगत फ़ाइल में शामिल कागजात की शीटों की संख्या का अंतिम रिकॉर्ड;
- टिप्पणी।

विषय पर वीडियो

प्रोग्राम, फ़ोल्डर्स और फ़ाइलों को संपीड़ित करने से डेटा खोए बिना उनका आकार कम करने में मदद मिलती है, इसलिए संपीड़ित फ़ाइलें और फ़ोल्डर्स स्थानीय और हटाने योग्य ड्राइव पर कम जगह लेते हैं। यह एक संग्रहकर्ता प्रोग्राम का उपयोग करके किया जाता है। आरंभ से एक संग्रह बनाने के लिए, आपको उपयुक्त एप्लिकेशन की आवश्यकता होगी।

आपको चाहिये होगा

• - पुरालेखपाल

निर्देश

अपने कंप्यूटर पर एक संग्रहकर्ता स्थापित करें. आज, WinRar और 7-ज़िप प्रोग्राम को संग्रह बनाने के लिए शक्तिशाली उपकरण माना जाता है। ये एप्लिकेशन स्वचालित रूप से इंस्टॉल हो जाते हैं। .exe फ़ाइल चलाएँ और अपनी हार्ड ड्राइव पर एप्लिकेशन इंस्टॉल करने के लिए इंस्टॉलर के निर्देशों का पालन करें।

उन फ़ाइलों का चयन करें जिन्हें आप संग्रहीत करना चाहते हैं। उन्हें चुनें और चयनित फ़ाइलों के समूह में किसी भी आइकन पर राइट-क्लिक करें। ड्रॉप-डाउन मेनू से, "संग्रह में जोड़ें" कमांड पर बायाँ-क्लिक करके उसे चुनें - एक नया डायलॉग बॉक्स खुलेगा जिसमें आपको कुछ पैरामीटर सेट करने होंगे।

"सामान्य" टैब पर, खाली "संग्रह नाम" फ़ील्ड में इसका भविष्य का नाम दर्ज करें, संग्रह प्रारूप का चयन करें - ज़िप या आरएआर। कुछ ऑपरेटिंग सिस्टमों को .rar प्रारूप को पढ़ने में कठिनाई होती है, इसलिए यदि आप किसी अन्य उपयोगकर्ता को संग्रह भेजने जा रहे हैं और सुनिश्चित नहीं हैं कि वे इसे खोल पाएंगे या नहीं, तो .zip प्रारूप चुनना बेहतर है। "संपीड़न विधि" फ़ील्ड में, वांछित मान सेट करने के लिए ड्रॉप-डाउन सूची का उपयोग करें।

एक नियमित संग्रह बनाने के लिए, ये सेटिंग्स पर्याप्त होंगी। ओके बटन पर क्लिक करें और तब तक प्रतीक्षा करें जब तक आपके द्वारा चुनी गई फ़ाइलें संग्रहीत न हो जाएं। यदि आप अतिरिक्त सेटिंग्स सेट करना चाहते हैं, तो उपयुक्त टैब के माध्यम से नेविगेट करें और उन फ़ील्ड में मान बदलें जिनकी आपको आवश्यकता है।

किसी फ़ाइल को पहले से बनाए गए संग्रह में जोड़ने के लिए, कर्सर को उस फ़ाइल पर ले जाएँ जिसे जोड़ने की आवश्यकता है। बाईं माउस बटन को दबाए रखते हुए इसे आर्काइव आइकन पर ले जाएं। जब "+" चिन्ह दिखाई दे तो माउस बटन को छोड़ दें। फ़ाइल को संग्रह में जोड़ दिया जाएगा. दूसरा तरीका: नए बनाए गए संग्रह को खोलें और सिस्टम अनुरोध का सकारात्मक उत्तर देते हुए, वांछित फ़ाइल को उसी तरह उसमें रखें।

तैयार संग्रह से किसी अनावश्यक फ़ाइल को हटाने के लिए, संग्रह खोलें, हटाए जाने वाली फ़ाइल का चयन करें और हटाएँ कुंजी दबाएँ। अपनी पसंद की पुष्टि करें. फ़ाइल नाम पर राइट-क्लिक करके और ड्रॉप-डाउन मेनू से "फ़ाइलें हटाएं" का चयन करके भी ऐसा किया जा सकता है। कार्रवाई की पुष्टि करें और संग्रह बंद करें।

व्यक्तिगत चीज़े। व्यक्तिगत फाइलों में, सभी दस्तावेज़ केवल उनकी प्राप्ति के कालानुक्रमिक क्रम में स्थित होते हैं। व्यक्तिगत फ़ाइल में शामिल सभी दस्तावेज़ों के लिए, एक आंतरिक सूची तैयार की जानी चाहिए, जिसमें निम्नलिखित विवरण शामिल हों:

• सूची में शामिल दस्तावेज़ की क्रम संख्या;
• दस्तावेज़ संख्या और दिनांक (यदि आवश्यक हो);
• दस्तावेज़ का शीर्षक;
• दस्तावेज़ में शीटों की संख्या;
• टिप्पणी;
• व्यक्तिगत फ़ाइल में दस्तावेज़ों की संख्या का अंतिम रिकॉर्ड।

व्यक्तिगत फ़ाइल में दस्तावेजों की व्यवस्था का अनुमानित क्रम इस प्रकार है: मामले के दस्तावेजों की आंतरिक सूची, कार्मिक रिकॉर्ड शीट या प्रश्नावली, नौकरी आवेदन, आत्मकथा, व्यक्तिगत दस्तावेजों की प्रमाणित प्रतियां, प्रवेश, नियुक्ति, स्थानांतरण, नौकरी के आदेशों की प्रमाणित प्रतियां जिम्मेदारियाँ, प्रमाणन दस्तावेज़ आदि।

संगठन के अभिलेखागार में स्थानांतरण के लिए एचआर फाइलें तैयार करना

संग्रह में जमा की गई फाइलों की सूची मामलों को प्राप्त करने के बाद, संग्रह में दस्तावेज जमा करते समय, संग्रह का प्रमुख स्थायी भंडारण मामलों की सूची की तीन प्रतियों पर और संग्रह में दस्तावेजों की डिलीवरी के लिए स्वीकृति प्रमाण पत्र की दो प्रतियों पर हस्ताक्षर करता है। . दूसरी प्रतियां प्रेषक को लौटा दी जाती हैं, बाकी संग्रह में रहती हैं।

संग्रह में दस्तावेज़ जमा करने का अंत लेखांकन दस्तावेज़ भरने के साथ समाप्त होता है। भंडारण अवधि की समाप्ति के बाद दस्तावेजों को राज्य अभिलेखागार में स्थानांतरित कर दिया जाता है, लेकिन दस्तावेजों के जल्दी हस्तांतरण के मामले भी हैं।

किसी संग्रह की शीघ्र डिलीवरी का एक उदाहरण परिसमापन (दिवालियापन) के दौरान मुफ्त भंडारण के लिए एक संग्रह की डिलीवरी हो सकता है और इसके विपरीत, सामग्री को एक अतिरिक्त अवधि के लिए छोड़ा जा सकता है।

दस्तावेज़ संग्रह

"रूसी संघ में संग्रह पर" कानून के अनुच्छेद 9 के प्रावधानों के आधार पर, एक गैर-सरकारी संगठन के दस्तावेज़ीकरण को इसकी निजी संपत्ति माना जाता है। हालाँकि, किसी संगठन के परिसमापन पर, भंडारण के लिए संग्रह में दस्तावेज़ जमा करना एक अनिवार्य शर्त है।

महत्वपूर्ण

यह आयोजन पुनर्गठन के मामलों में भी किया जाता है, जब कानूनी उत्तराधिकारी को दस्तावेज का हस्तांतरण किया जाता है (दोनों मामलों में मामलों को स्थानांतरित करने की अवधि दो महीने है)। प्रत्येक 3 वर्ष में लगभग एक बार के अंतराल पर फाइलों को विभागीय भंडारण में स्थानांतरित करना भी आवश्यक है।

बर्खास्त कर्मचारियों की निजी फाइलों का संग्रह कैसे बनाएं?

• यदि आवश्यक हो, तो मामले के दस्तावेजों की एक आंतरिक सूची तैयार करना;
• मामले के कवर के विवरण में स्पष्टीकरण दर्ज करना (संगठन के नाम का स्पष्टीकरण, पंजीकरण सूचकांक, मामले की समय सीमा, मामले का शीर्षक);
• केस इन्वेंट्री का संकलन और निष्पादन।

अस्थायी भंडारण अवधि (10 वर्ष तक) वाले मामले आंशिक पंजीकरण के अधीन हैं, और निम्नलिखित की अनुमति है:

• मामले में दस्तावेज़ों को व्यवस्थित न करें;
• केस शीट पर नंबर न डालें;
• प्रमाणपत्र न लिखें;
• सिलाई मत करो (सिलाई मत करो)।

फ़ाइलों में दस्तावेज़ों के सही समूह की जाँच एक बार फिर नामकरण के अनुसार शीर्षक के साथ मामले में दस्तावेज़ों के अनुपालन की जाँच करने के लिए की जाती है, कुछ सिद्धांतों के अनुसार मामले के भीतर दस्तावेज़ों का स्थान: विचाराधीन मुद्दों पर ; कालानुक्रमिक रूप से; भौगोलिक दृष्टि से; संवाददाताओं द्वारा वर्णानुक्रम में, आदि।

पुरालेख में दस्तावेज़ जमा करना

इसके बाद सिलाई, बाइंडिंग और कवर डिजाइन की बारी आती है, जिसमें संगठन का नाम, डिवीजन, केस और वॉल्यूम नंबर, शीर्षक, स्थापना की तारीख, केस बंद होने की तारीख का संकेत होना चाहिए। तैयार मामलों को प्रत्येक प्रकार के मामले के लिए अलग-अलग (कार्मिक, स्थायी और अस्थायी भंडारण) कम से कम तीन प्रतियों में संकलित सूची में दर्ज किया जाता है।

संग्रह में फ़ाइलों के स्थानांतरण की पुष्टि करने के लिए इन्वेंट्री की एक प्रति संरचनात्मक इकाई में भंडारण के लिए स्थानांतरित की जाती है। 4) उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करना. संग्रह में स्थानांतरण के क्षण तक, तैयार फ़ाइलों का भंडारण संगठन की रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा के विशेषज्ञों द्वारा किया जाता है, जो उनके लिए जिम्मेदार हैं।

उनके भंडारण के लिए बंद अलमारियाँ की आवश्यकता होती है जो प्रकाश और धूल को दस्तावेज़ में प्रवेश करने से रोकती हैं। मामलों की व्यवस्था मामलों के नामकरण के आधार पर की जाती है, जो कैबिनेट के अंदर स्थित है।

3.6. संग्रह में स्वीकार किए गए मामलों के पंजीकरण के लिए आवश्यकताएँ

ध्यान

पेरोल विवरण उस क्रम को ध्यान में रखते हुए बनाए जाते हैं जिसमें उन्हें संगठन के लेखा विभाग में बनाए रखा जाता है, अर्थात। या तो पूरे वर्ष के लिए एक मामले में, या महीने के हिसाब से, या पूरे संगठन के लिए, या प्रत्येक संरचनात्मक इकाई के लिए। व्यक्तिगत पेरोल खातों को एक निश्चित वर्ष के लिए एक फ़ाइल में समूहीकृत किया जाता है और अंतिम नाम से वर्णानुक्रम में व्यवस्थित किया जाता है।

कार्मिक रिकॉर्ड और कार्यालय कार्य पर सचित्र ट्यूटोरियल

75 वर्षों तक, दस्तावेज संग्रहीत किए जाते हैं जिसमें नागरिकों के लाभ और सामाजिक भुगतान दर्ज किए जाते हैं (सत्यापन रिपोर्ट, व्यक्तिगत फाइलें, कार्ड, रोजगार अनुबंध, आदि)। टाइम शीट, बिजनेस ट्रिप दस्तावेज़ीकरण आदि को 5 वर्षों तक बनाए रखा जाता है।

अभिलेखीय भंडारण के लिए जमा करने से पहले दस्तावेजों को तैयार करने के चरण 1) दस्तावेज़ीकरण के व्यावहारिक और वैज्ञानिक मूल्य की जांच यह घटना एक विशेष रूप से बनाए गए आयोग द्वारा की जाती है, जिसमें आमतौर पर लेखांकन, कार्मिक सेवाओं और एक पुरालेखपाल के प्रतिनिधि शामिल होते हैं। आयोग के सदस्यों का कार्य दस्तावेज़ों की पृष्ठ दर पृष्ठ जांच करना है, जिसके दौरान दस्तावेज़ीकरण को तीन श्रेणियों में विभेदित किया जाता है:

• पुरालेख में स्थानांतरण के लिए. 10 वर्ष की अवधि वाले कार्मिक, स्थायी और अस्थायी भंडारण के मामले संग्रह में भेजे जाते हैं।
• कंपनी के संरचनात्मक प्रभागों में भंडारण के लिए।

3. दस्तावेजों का शीघ्र भंडारण

मानव संसाधन सेवा मामलों की सूची पर संकलक द्वारा अपनी स्थिति दर्शाते हुए हस्ताक्षर किए जाते हैं, संगठन के कार्यालय प्रबंधन सेवा के प्रमुख से सहमति व्यक्त की जाती है और मानव संसाधन सेवा के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है। विनाश के लिए संबंधित अवधि के लिए दस्तावेजों का चयन और विनाश के लिए उनके आवंटन पर एक अधिनियम तैयार करना उसी अवधि के लिए स्थायी भंडारण मामलों की समेकित सूची के वार्षिक अनुभाग तैयार करने के बाद किया जाता है। निर्दिष्ट सूची और कृत्यों पर संगठन की ईसी की बैठक में एक साथ विचार किया जाता है। संगठन के ईसी द्वारा अनुमोदित अधिनियमों को राज्य अभिलेखीय सेवा के संबंधित संस्थान के विशेषज्ञ सत्यापन आयोग (ईपीसी) द्वारा स्थायी भंडारण मामलों की सूची को मंजूरी देने के बाद ही संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है; इसके बाद संगठन को इन अधिनियमों में शामिल फ़ाइलों को नष्ट करने का अधिकार है।

किसी संगठन के संग्रह में दस्तावेज़ जमा करने में 10 वर्ष से कम की अस्थायी भंडारण अवधि वाले दस्तावेज़ों की पहचान करना शामिल है।

• विनाश के लिए.

शीट-दर-शीट निरीक्षण के दौरान, उन कमियों की भी पहचान की जाती है जिन्हें ठीक करने की आवश्यकता होती है। फिर प्रोटोकॉल तैयार किए जाते हैं, जो भंडारण या विनाश के लिए इन्वेंट्री को मंजूरी देते हैं।

आयोग की बैठकों की आवृत्ति के लिए कोई विशेष समय सीमा नहीं है; सबसे अच्छा विकल्प वर्ष में एक बार होता है। 2) अभिलेखीय फाइलों का पंजीकरण। मामलों के पंजीकरण से तात्पर्य उन्हें रिकॉर्ड करने, शीटों को क्रमांकित करने के साथ-साथ दस्तावेज़ीकरण की आंतरिक सूची के साथ एक प्रमाणन पत्र तैयार करने से है।

अस्थायी भंडारण फ़ाइलों को पंजीकृत करने के लिए, एक सरलीकृत योजना का उपयोग किया जाता है (उनकी उपलब्धता की जांच करना, प्रारंभिक व्यवस्थितकरण, संग्रह में स्थानांतरण)। नंबरिंग और फाइलिंग की आवश्यकता नहीं है.

ऐसे मामलों में जहां मामले में कई खंड (भाग) होते हैं, मामले का सामान्य शीर्षक और प्रत्येक खंड (भाग) का शीर्षक प्रत्येक खंड (भाग) के कवर पर रखा जाता है। दस्तावेजों की प्रतियों वाले मामलों के शीर्षक उनकी प्रतिलिपि संख्या दर्शाते हैं।

शीर्षक में मामले के दस्तावेज़ों की प्रामाणिकता नहीं बताई गई है। मामले के कवर पर, मामले की चरम तिथियों को अरबी अंकों में दर्शाया गया है - मामले की स्थापना और समापन का वर्ष।
यदि मामले में दस्तावेज़ (परिशिष्ट, आदि) शामिल हैं, जिनकी तारीखें मामले की अंतिम तारीखों से आगे जाती हैं, तो मामले की तारीखों के तहत इस बारे में एक नई पंक्ति बनाई गई है: "मामले में दस्तावेज़ शामिल हैं ... वर्ष (एस)।" मामले की तारीखें वार्षिक योजनाओं और रिपोर्टों वाली फाइलों के कवर पर दिखाई नहीं दे सकती हैं, क्योंकि वे मामले के शीर्षक में दिखाई देती हैं।