ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകൾ - അടിസ്ഥാനകാര്യങ്ങൾ, തരങ്ങൾ, സവിശേഷതകൾ, ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകൾ നടത്തുന്നതിനുള്ള നിയമങ്ങൾ. ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകൾക്കുള്ള നിയമങ്ങൾ: ഉദാഹരണങ്ങൾ

ബിസിനസ്സ് സർക്കിളുകളിൽ മാന്യമായി കാണാൻ ശ്രമിക്കുന്ന ഏതൊരാളും എപ്പോഴും ഉപയോഗിക്കുന്നു. അവൻ എപ്പോഴും പ്രധാന കാര്യം ഓർക്കുന്നു - ഇമെയിൽ വിലാസക്കാരനെയോ അവൻ പ്രതിനിധിയായ കമ്പനിയുടെ പ്രശസ്തിയെയോ ബിസിനസ്സ് പ്രതിച്ഛായയെയോ കളങ്കപ്പെടുത്തരുത്.

ബിസിനസ്സ് ഇലക്ട്രോണിക് കത്തിടപാടുകൾ കൃത്യമായും കാര്യക്ഷമമായും നടത്താനുള്ള കഴിവ് ഒരു ആധുനിക മാനേജറുടെ ചിത്രത്തിൻ്റെ പ്രധാന ഘടകമാണ്. ഇത് പൊതുവായ സാംസ്കാരിക നിലവാരത്തിൻ്റെ അടയാളവും വ്യക്തിഗത പ്രൊഫഷണലിസത്തിൻ്റെ സൂചകവുമാണ്. ഒരു വ്യക്തിക്ക് തൻ്റെ ചിന്തകൾ എങ്ങനെ രൂപപ്പെടുത്താനും ഔപചാരികമാക്കാനും കഴിയുന്നു എന്നതിന് അനുസൃതമായി, മറ്റുള്ളവരോടും തന്നോടും വ്യക്തിപരമായി അവൻ്റെ മനോഭാവം ആത്മവിശ്വാസത്തോടെ വിലയിരുത്താൻ കഴിയും. അശ്രദ്ധമായി എഴുതിയ ഇമെയിൽ, പങ്കാളികളുടെയും സഹപ്രവർത്തകരുടെയും കണ്ണിൽ രചയിതാവിൻ്റെ ബിസിനസ്സ് പ്രശസ്തി എളുപ്പത്തിൽ നശിപ്പിക്കും.

ഇമെയിൽ വഴിയുള്ള ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകൾക്കുള്ള നിയമങ്ങൾ

2. നിങ്ങളുടെ സന്ദേശം ആരെയാണ് അഭിസംബോധന ചെയ്യുന്നതെന്നും അതിൽ അടങ്ങിയിരിക്കുന്ന വിവരങ്ങൾ ആർക്കൊക്കെ ഉപയോഗപ്രദമാകുമെന്നും വ്യക്തമായി മനസ്സിലാക്കുക. നിങ്ങളുടെ കത്ത് ആരെയാണ് അഭിസംബോധന ചെയ്യുന്നത്? ഉപഭോക്താവിന്? ഒരു പങ്കാളിക്ക്? സഹപ്രവർത്തകനോ? ഒരു കീഴുദ്യോഗസ്ഥന്? ബോസിനോടോ? വിലാസക്കാരനെ "ടു" കോളത്തിൽ സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു, താൽപ്പര്യമുള്ളവരെ "പകർപ്പിൽ" സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു. അധിക പകർപ്പുകൾ ഒരിക്കലും അയയ്ക്കരുത്, പ്രത്യേകിച്ച് നിങ്ങളുടെ ബോസിന്. ഇമെയിലിൽ മൂന്നാം കക്ഷികളെ പരാമർശിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, അവ സാധാരണയായി "പകർപ്പ്" കോളത്തിൽ ഉൾപ്പെടുത്തും.

3. സന്ദേശത്തിൻ്റെ ഉദ്ദേശ്യം നിങ്ങൾക്കായി രൂപപ്പെടുത്തുക. നിങ്ങൾ സ്വയം എന്ത് ലക്ഷ്യം വെക്കുന്നു: നിങ്ങളുടെ കത്ത് വായിക്കുന്നവരിൽ നിന്ന് എന്താണ് നേടാൻ നിങ്ങൾ ശ്രമിക്കുന്നത്? എന്ത് പ്രതികരണമാണ് നിങ്ങൾ പ്രതീക്ഷിക്കുന്നത്? സ്വീകർത്താവ്, നിങ്ങളുടെ സന്ദേശം വായിച്ചുകഴിഞ്ഞാൽ, അവനിൽ നിന്ന് നിങ്ങൾക്ക് എന്താണ് വേണ്ടതെന്ന് ഉടനടി മനസ്സിലാക്കണം. ഇലക്ട്രോണിക് കത്തിടപാടുകൾ നടത്തുന്നതിനുള്ള നിയമങ്ങൾ:

ഇവൻ്റുകളിലേക്ക് ഒരു വ്യക്തിഗത വീക്ഷണം കൊണ്ടുവരാൻ നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെങ്കിൽ - ആദ്യ വ്യക്തിയിൽ നിന്ന് (ഞങ്ങൾ, ഞാൻ)
നിങ്ങളുടെ സന്ദേശം അന്വേഷണമോ പ്രബോധന സ്വഭാവമോ ആണെങ്കിൽ - രണ്ടാമത്തെ വ്യക്തിയിൽ നിന്ന് (നിങ്ങൾ, നിങ്ങൾ)
നിങ്ങൾ ഒരു ബാഹ്യ നിരീക്ഷകനെന്ന നിലയിൽ ഒരു കത്ത് എഴുതുകയും നിർവ്വഹിച്ച വസ്തുതകളെയോ സംഭവങ്ങളെയോ കുറിച്ച് വിലാസക്കാരനെ അറിയിക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെങ്കിൽ - മൂന്നാമത്തെ വ്യക്തിയിൽ (അവർ, അവൾ, അവൻ).

4. "വിഷയം" ഫീൽഡ് ശൂന്യമായി വിടരുത്. ഒരു ഇമെയിൽ ലഭിക്കുന്ന മിക്ക ആളുകളും വിഷയ ഫീൽഡ് നോക്കി കത്തിടപാടുകൾ പരിശോധിക്കാൻ തുടങ്ങുന്നു. ഒരു വ്യക്തി കുറച്ച് നിമിഷങ്ങൾക്കുള്ളിൽ ഒരു കത്ത് വായിക്കാനുള്ള തീരുമാനം എടുക്കുന്നു, അതിനാൽ കത്തിൻ്റെ ഉള്ളടക്കം വിഷയ വരിയിൽ പ്രതിഫലിപ്പിക്കണം. വിഷയം ഹ്രസ്വവും നിർദ്ദിഷ്ടവും വിജ്ഞാനപ്രദവുമായിരിക്കണം.

5. ഉള്ളടക്കം വ്യക്തമായി സൂക്ഷിക്കുക: വിലാസവും ആശംസയും, പ്രധാന ഭാഗം, സംഗ്രഹം, ഒപ്പ്, കോൺടാക്റ്റുകൾ. ഏത് അക്ഷരവും അടങ്ങിയിരിക്കണം ഇമെയിൽ മര്യാദ. മടിയനാകരുത്, സ്വീകരിച്ച ഉള്ളടക്കത്തിൻ്റെ ഒരു ഭാഗവും ഒഴിവാക്കരുത്; ശരിയായി ഫോർമാറ്റ് ചെയ്ത കത്ത് നിങ്ങളുടെ പ്രൊഫഷണലിസത്തിൻ്റെ സൂചകമാണ്.

6. വിലാസക്കാരനെ അഭിസംബോധന ചെയ്യുന്നതും അഭിവാദ്യം ചെയ്യുന്നതും അവനോടുള്ള നിങ്ങളുടെ ബഹുമാനത്തിൻ്റെ സൂചകമാണ്. സാധ്യമെങ്കിൽ, ഓരോ കത്തും ഒരു വ്യക്തിഗത സന്ദേശവും ആശംസകളും ഉപയോഗിച്ച് ആരംഭിക്കുക. നിങ്ങളുടെ സംഭാഷണക്കാരനെ പേര് ഉപയോഗിച്ച് അഭിസംബോധന ചെയ്യുന്നതാണ് മര്യാദയുടെ അടയാളം. വിലാസത്തിന് ശേഷം, സന്ദേശത്തിന് ദൈനംദിന പ്രതീകം നൽകണമെങ്കിൽ കോമ ഇടുക. നിങ്ങൾക്ക് ഔപചാരികതയും പ്രാധാന്യവും ഊന്നിപ്പറയണമെങ്കിൽ, നിങ്ങൾ പലപ്പോഴും ആശയവിനിമയം നടത്തുന്ന ഒരു സഹപ്രവർത്തകനെയാണ് ഈ കത്ത് അഭിസംബോധന ചെയ്തതെങ്കിൽപ്പോലും, ഒരു ആശ്ചര്യചിഹ്നം ഉപയോഗിക്കുക.

7. തത്വം പാലിക്കുക: ഹ്രസ്വവും വ്യക്തവും (KY). ബിസിനസ് ഇമെയിൽ കത്തിടപാടുകളുടെ പ്രധാന നിയമങ്ങളിലൊന്ന് "കുറഞ്ഞ വാക്കുകൾ - പരമാവധി വിവരങ്ങൾ" ആണ്. നിങ്ങളുടെ ചിന്തകൾ പ്രത്യേകമായി (വ്യക്തമായി), സ്ഥിരതയോടെ, സംക്ഷിപ്തമായി, മനസ്സിലാക്കാൻ എളുപ്പമുള്ള വിധത്തിൽ അവതരിപ്പിക്കുക. വാക്യങ്ങൾ ചെറുതായിരിക്കണം, ഇത് വിലാസക്കാരന് ആവശ്യമായ വിവരങ്ങൾ കൈമാറുന്നത് എളുപ്പമാക്കുന്നു. ഒന്നുണ്ട് ഇമെയിലുകളുടെ സുവർണ്ണ നിയമം- ഭാഗം, ഒരു വിഷയം - ഒരു അക്ഷരം. ബന്ധമില്ലാത്ത നിരവധി ആശയങ്ങളുള്ള ഒരു വലിയ സന്ദേശത്തേക്കാൾ നിരവധി ഇമെയിലുകൾ (ഓരോ വിഷയവും ഉള്ളത്) അയയ്ക്കുന്നതാണ് നല്ലത്.

8. അനൗപചാരിക ആശയവിനിമയം ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളാക്കി മാറ്റരുത്. ഇമെയിലിൽ ഒരു വികാരവുമില്ല! നിങ്ങളുടെ ഇമെയിൽ സന്ദേശത്തിൽ പറഞ്ഞിരിക്കുന്ന പോയിൻ്റുകൾ വൈകാരികമായി ഊന്നിപ്പറയാൻ നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, വൈകാരികമായ ഉപവാചകം നിഷ്പക്ഷവും ബാഹ്യമായി ശാന്തവും ശരിയായതുമായ അവതരണത്തിന് പിന്നിൽ മറഞ്ഞിരിക്കണം. ഭാഷ കൊണ്ടല്ല, ഉള്ളടക്കം കൊണ്ടാണ് അത് നേടിയെടുക്കുന്നത്.

9. കത്തിൻ്റെ പ്രധാന വാചകത്തിൻ്റെ വ്യക്തമായ ഘടന പാലിക്കുക. മിക്കപ്പോഴും, ഒരു കത്ത് മൂന്ന് ഭാഗങ്ങൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്നു:

കത്ത് എഴുതാനുള്ള കാരണം (കാരണം, അടിസ്ഥാനം). ഈ ഭാഗം സാധാരണയായി കഴിയുന്നത്ര ചെറുതാണ്
പ്രശ്നത്തിൻ്റെ സാരാംശത്തിൻ്റെ സ്ഥിരമായ അവതരണം
പരിഹാരങ്ങൾ, അഭ്യർത്ഥനകൾ, നിർദ്ദേശങ്ങൾ, നിഗമനങ്ങൾ

10. സന്ദേശത്തിൻ്റെ രൂപം മനസ്സിലാക്കാൻ വളരെ എളുപ്പമായിരിക്കണം. വാചകത്തെ ഖണ്ഡികകളായി വിഭജിക്കുക, അതിൽ അഞ്ച് മുതൽ ആറ് വരെ വരികൾ അടങ്ങിയിരിക്കരുത്. ഖണ്ഡികകൾ പരസ്പരം ശൂന്യമായ വരി ഉപയോഗിച്ച് വേർതിരിക്കുന്നത് നല്ലതാണ്. ഒരു നിറവും ഒരു ഫോണ്ടും തിരഞ്ഞെടുക്കുക, അതിനാൽ ടെക്സ്റ്റ് നന്നായി മനസ്സിലാക്കപ്പെടും. ആശ്ചര്യചിഹ്നങ്ങളോ ഇമോട്ടിക്കോണുകളോ ചുരുക്കെഴുത്തുകളോ കർസീവ് ഘടകങ്ങളോ ആവശ്യമില്ലെങ്കിൽ ഉപയോഗിക്കാതിരിക്കുന്നതാണ് നല്ലത്.

11. ശരിയായി എഴുതുക. നിരക്ഷര എഴുത്ത് സൂചിപ്പിക്കുന്നത് എഴുത്തുകാരന് വേണ്ടത്ര വിദ്യാഭ്യാസമില്ല എന്നാണ്. അക്ഷരത്തെറ്റുകളും ടെക്‌സ്‌റ്റിലെ പിശകുകളും നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് പ്രശസ്തിയെ അപകീർത്തിപ്പെടുത്തുന്നു. ഒരു കത്ത് അയയ്ക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, ഇമെയിൽ മര്യാദകത്ത് ശ്രദ്ധാപൂർവ്വം വീണ്ടും വായിക്കാൻ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു. പല ഇമെയിൽ പ്രോഗ്രാമുകൾക്കും ടെക്സ്റ്റ് എഡിറ്റർമാർക്കും വിരാമചിഹ്നങ്ങളും അക്ഷരവിന്യാസവും പരിശോധിക്കാൻ കഴിയും, കൂടാതെ പിശകുകൾ കണ്ടെത്തിയാൽ, അവർ തിരുത്തൽ ഓപ്ഷനുകൾ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു. ഇമെയിലുകൾ എഴുതാൻ ഈ സേവനം ആവശ്യമാണ്.

12. അറ്റാച്ച്മെൻ്റുകളിൽ എന്ത് ഡോക്യുമെൻ്റേഷൻ ഉൾപ്പെടുത്തണമെന്ന് പരിഗണിക്കുക. കത്തിൻ്റെ ബോഡിയിൽ നിങ്ങൾ വിശദമായ വിവരങ്ങൾ ഉൾപ്പെടുത്തരുത്; അത് ഒരു പ്രത്യേക ഫയലായി അയയ്ക്കുന്നതാണ് നല്ലത്. ഇമെയിലിൻ്റെ സബ്ജക്ട് ലൈനിൽ, നിങ്ങൾ ഏത് ഫയലാണ് ചേർക്കുന്നതെന്ന് സൂചിപ്പിക്കുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക, അല്ലാത്തപക്ഷം സ്വീകർത്താവ് അത് ഒരു വൈറസായി കണക്കാക്കാം. അയയ്‌ക്കുന്നതിന് മുമ്പ് എല്ലാ ഫയലുകളും ആൻ്റി-വൈറസ് സോഫ്‌റ്റ്‌വെയർ ഉപയോഗിച്ച് സ്‌കാൻ ചെയ്തിരിക്കണം.

14. ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളിൽ പോസ്റ്റ്സ്ക്രിപ്റ്റ് വളരെ അപൂർവമായി മാത്രമേ ഉപയോഗിക്കാറുള്ളൂ. നിങ്ങളുടെ സന്ദേശത്തിൽ ഒരു പോസ്റ്റ്‌സ്‌ക്രിപ്റ്റ് ഉപയോഗിക്കുകയാണെങ്കിൽ, കത്തിൻ്റെ ഉള്ളടക്കത്തെക്കുറിച്ച് നിങ്ങൾ വേണ്ടത്ര ചിന്തിച്ചിട്ടില്ലെന്നതിൻ്റെ സൂചനയാണിത്.

15. പ്രത്യേക സന്ദർഭങ്ങളിൽ മാത്രമാണ് ഒരു റീഡ് രസീത് നൽകുന്നത്. സാധാരണഗതിയിൽ, ഒരു വായന രസീത് ബാഹ്യ സ്വീകർത്താക്കൾക്ക് മാത്രമായി സജ്ജീകരിക്കണം, സ്വീകർത്താവിൽ നിന്ന് പ്രതികരണം പ്രതീക്ഷിക്കുമ്പോൾ മാത്രം.

16. "ഉയർന്ന പ്രാധാന്യം" ചെക്ക്ബോക്സ് അത് ശരിക്കും ആവശ്യമുള്ളപ്പോൾ മാത്രം ഉപയോഗിക്കുക. അടിയന്തിര ശ്രദ്ധ ആവശ്യമുള്ള പ്രധാനപ്പെട്ട വിവരങ്ങൾ ഇമെയിലിൽ അടങ്ങിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, പ്രാധാന്യം "ഉയർന്നത്" എന്ന് സജ്ജീകരിക്കുക. ഇത് നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്സിൽ നിങ്ങളുടെ ഇമെയിൽ ഹൈലൈറ്റ് ചെയ്യും. എന്നാൽ ഈ പ്രവർത്തനം അനാവശ്യമായി ദുരുപയോഗം ചെയ്യാൻ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നില്ല.

17. കത്ത് അയയ്ക്കുന്നതിന് മുമ്പ് അത് വീണ്ടും വായിക്കുക. എല്ലാം സംക്ഷിപ്തവും നിർദ്ദിഷ്ടവും മനസ്സിലാക്കാവുന്നതാണോ, കൂടാതെ എന്തെങ്കിലും അനുചിതമായ വിവരങ്ങളോ വ്യാകരണ പിശകുകളോ ഉണ്ടോ? സ്വീകർത്താവിൻ്റെ വിശദാംശങ്ങൾ ശരിയാണോ? അവതരണത്തിൻ്റെ ക്രമവും യുക്തിയും പരിശോധിക്കുക.

19. കത്തിടപാടുകൾ ആരംഭിച്ചയാൾ ഇലക്ട്രോണിക് ഡയലോഗ് അവസാനിപ്പിക്കുന്നു.

20. അത് ഓർക്കുക ഇമെയിൽ കത്തിടപാടുകൾക്കുള്ള നിയമങ്ങൾ, അല്ലെങ്കിൽ അവരുടെ പാലിക്കൽ ഒരു ആധുനിക പ്രൊഫഷണൽ മാനേജരുടെ ഒരു സൂചകമാണ്.

തത്വത്തിൽ, എങ്ങനെ, എന്ത് മാർഗങ്ങളിലൂടെ സൃഷ്ടിക്കാനും അയയ്ക്കാനും കഴിയും എന്നതിനെക്കുറിച്ചുള്ള ചോദ്യങ്ങൾ ഉയർന്നുവരരുത്. എന്നിരുന്നാലും, ഔദ്യോഗിക കത്തുകൾ വരുമ്പോൾ, പ്രത്യേകിച്ച് കത്തിൻ്റെ രചയിതാവ് ഒരു പ്രതികരണം ലഭിക്കുമെന്ന് പ്രതീക്ഷിക്കുമ്പോൾ, ഈ ചുമതല ഉടനടി ആരംഭിക്കാൻ എല്ലാവരും തയ്യാറല്ല. ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളുടെ ഒരു ചെറിയ രഹസ്യം ഞാൻ നിങ്ങളോട് പറയും: കത്തിൻ്റെ സ്വഭാവവും ശൈലിയും കർശനമാക്കുമ്പോൾ, സ്വീകർത്താവിൽ നിന്നുള്ള പ്രതികരണത്തിനുള്ള സാധ്യത കൂടുതലാണ്. ഈ പാഠത്തിൽ, ഉപയോക്താക്കൾക്ക് അവരുടെ സ്വന്തം ശൈലി തീരുമാനിക്കാനും തുടർന്ന് ഏറ്റവും മികച്ച രീതിയിൽ സന്ദേശങ്ങൾ രചിക്കാനും സഹായിക്കുന്ന നിരവധി മാതൃകാ ഇമെയിലുകൾ ഞാൻ നൽകും.

ആദ്യം, നമ്മൾ സൃഷ്ടിക്കുന്ന അക്ഷരത്തിൻ്റെ സ്വഭാവം എന്തായിരിക്കുമെന്ന് തീരുമാനിക്കേണ്ടതുണ്ട്. ഞാൻ എല്ലാ ഔട്ട്‌ഗോയിംഗ് ഇമെയിലുകളെയും മൂന്ന് പ്രധാന തരങ്ങളായി വിഭജിക്കുന്നു:

• ബിസിനസ്സ് ഓഫർ
• ബിസിനസ് അന്വേഷണം
• സൗഹൃദ വിലാസം

അതനുസരിച്ച്, മൂന്ന് തരത്തിനും എനിക്ക് ടെംപ്ലേറ്റുകൾ ഉണ്ട്, ലളിതമായ ടെക്സ്റ്റ് ഫയലുകളുടെ രൂപത്തിലും നിർദ്ദിഷ്ട ഇമെയിൽ പ്രോഗ്രാമുകൾക്ക് അനുയോജ്യമായ ടെംപ്ലേറ്റുകളുടെ രൂപത്തിലും. അവയിൽ ഓരോന്നിനും ക്രമത്തിൽ പോകാം.

ബിസിനസ്സ് ഓഫർ

ഹലോ (ഗുഡ് ആഫ്റ്റർനൂൺ), [സംബോധന ചെയ്യുന്ന വ്യക്തിയുടെ പേര്]!

ആശയവിനിമയം നടത്തുമ്പോൾ ഏതെങ്കിലും കത്തിൽ പേര് സൂചിപ്പിക്കുന്നത് അഭികാമ്യമാണ്, കാരണം ഒരു വ്യക്തിഗത വിലാസം ഒരു വ്യക്തിയെ സൗഹാർദ്ദപരമായ മാനസികാവസ്ഥയിലാക്കുന്നു. എന്നിരുന്നാലും, നിങ്ങൾക്ക് ഇപ്പോഴും പേര് കണ്ടെത്താൻ കഴിയുന്നില്ലെങ്കിൽ, ഒരു ടെംപ്ലേറ്റ് ആശംസ മതിയാകും.

ഞങ്ങളുടെ കമ്പനിയിൽ നിന്നുള്ള ഒരു പുതിയ സേവനം (പുതിയ ഉൽപ്പന്നം) ഞാൻ നിങ്ങളുടെ ശ്രദ്ധയിൽപ്പെടുത്തട്ടെ [കമ്പനിയുടെ പേര്].

[പ്രവർത്തന മേഖലയുടെ പേര്] എന്ന മേഖലയിൽ ഞാൻ സഹകരണം വാഗ്ദാനം ചെയ്യട്ടെ.

അടുത്തതായി, വിലയുടെ അടിസ്ഥാനത്തിലോ ചില ഗുണപരമായ സവിശേഷതകളിലോ നിങ്ങളുടെ നിർദ്ദേശത്തിൻ്റെ ഗുണങ്ങൾ സംക്ഷിപ്തമായി വിവരിക്കുക. പ്രധാന കാര്യം അത് അമിതമാക്കരുത് എന്നതാണ്. മെഗാബൈറ്റ് ടെക്‌സ്‌റ്റ്, കൂടാതെ തെളിച്ചമുള്ള, അർത്ഥശൂന്യമായ ചിത്രങ്ങൾ കൊണ്ട് അനുബന്ധമായി, ആളുകളെ ഭയപ്പെടുത്തുക മാത്രമാണ് ചെയ്യുന്നത്. കത്തിൻ്റെ സ്വീകർത്താവ് ആദ്യ വരികളിൽ നിന്ന് നിങ്ങളുടെ ഓഫറിൽ താൽപ്പര്യമുണ്ടെങ്കിൽ, കൂടുതൽ വിവരങ്ങൾക്കായി അവൻ തീർച്ചയായും നിങ്ങളെ ബന്ധപ്പെടും.

നിങ്ങൾ ആദ്യമായി ബന്ധപ്പെടുമ്പോൾ ശരിയായ ആളുകളെ ബന്ധപ്പെടാൻ നിങ്ങൾ ഗൗരവമായി ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, ഇമെയിൽ എന്നതിനപ്പുറം എത്തിച്ചേരുന്നതിനെക്കുറിച്ച് ചിന്തിക്കുന്നത് അർത്ഥവത്താണ്. തുടങ്ങിയ സേവനങ്ങളിൽ അക്കൗണ്ടുകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നത് നല്ലതായിരിക്കും ICQ ഒപ്പംസ്കൈപ്പ്. ചിലപ്പോൾ ഒരു വ്യക്തിക്ക് സാധാരണ ഫോണിലൂടെ നിങ്ങളെ ബന്ധപ്പെടുന്നത് വളരെ എളുപ്പമാണ്, തീർച്ചയായും, നിങ്ങൾ ചിന്താപൂർവ്വം നിങ്ങളുടെ ഒപ്പിൽ നമ്പർ നൽകിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ.

എന്തുകൊണ്ടാണ് നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം ഇ-മെയിൽ വിലാസം ഒപ്പിൽ തനിപ്പകർപ്പാക്കേണ്ടത്, അത് മെയിൽ സെർവർ സ്വയമേവ ഫോർവേഡ് ചെയ്യുന്നുണ്ടോ എന്ന് നിങ്ങൾ ചോദിക്കുന്നു. ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളിലെ അമിതമായ വിവരങ്ങൾ ഒരിക്കലും അനാവശ്യമല്ല എന്നതാണ് ഇവിടെ നിയമം. ഓഫറിൽ താൽപ്പര്യമില്ലാത്ത അല്ലെങ്കിൽ ശരിയായി പ്രതികരിക്കാൻ കഴിവില്ലാത്ത ഒരു വ്യക്തി നിങ്ങളുടെ കത്ത് സ്വീകരിക്കുന്ന ഒരു സാഹചര്യം നമുക്ക് സങ്കൽപ്പിക്കാം. ഇത് ലഭിച്ച സന്ദേശം മറ്റൊരു ഉപയോക്താവിന് കൈമാറുന്നു, എന്നാൽ ചില കാരണങ്ങളാൽ, യാന്ത്രികമായി ചേർത്ത ഡാറ്റയിൽ നിന്ന് യഥാർത്ഥ അയച്ചയാളെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ നഷ്ടപ്പെടും, ഇത് നിങ്ങളെ ബന്ധപ്പെടുന്നത് ബുദ്ധിമുട്ടാക്കുന്നു. എന്നിരുന്നാലും, കത്തിൻ്റെ രചയിതാവിനെയും അവൻ്റെ ആവശ്യമായ കോൺടാക്റ്റുകളേയും നിർണ്ണയിക്കാൻ ഒപ്പ് നോക്കുന്നത് എല്ലായ്പ്പോഴും മതിയാകും.

ബിസിനസ് അന്വേഷണം

ഹലോ (ഗുഡ് ആഫ്റ്റർനൂൺ)!

അല്ലെങ്കിൽ, വിലാസക്കാരൻ്റെ പേര് അറിയാമെങ്കിൽ, പിന്നെ (പ്രിയേ, [പേര്, രക്ഷാധികാരി])!

ഉൽപ്പന്നത്തെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ (സേവനം) [ഉൽപ്പന്നത്തിൻ്റെ/സേവനത്തിൻ്റെ പേര്] പൂർണ്ണമായ സവിശേഷതകളുടേയും മത്സര ഗുണങ്ങളുടേയും വിവരണത്തോടെ നൽകുക.

റഷ്യൻ ഫെഡറേഷൻ്റെ ഫെഡറൽ നിയമത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കി [രേഖയുടെ നമ്പറും തീയതിയും], വിവരങ്ങൾ നൽകാൻ ഞാൻ നിങ്ങളോട് ആവശ്യപ്പെടുന്നു [ലഭിക്കാൻ ആവശ്യമായ ഡാറ്റ വിവരിക്കുക].

നിങ്ങളുടെ അവകാശങ്ങൾ ലംഘിക്കപ്പെട്ടാൽ ഇൻ്റർനെറ്റിൽ ഒരു പ്രത്യേക സേവനത്തിൻ്റെ മാനേജ്മെൻ്റുമായി നിങ്ങൾക്ക് ബന്ധപ്പെടാം.

ഉപയോക്തൃ കരാറിലെ ക്ലോസ് [ഉപയോക്തൃ കരാറിലെ ക്ലോസ് നമ്പർ] ലംഘനവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട്, അതായത്: “[പ്രസ്തുത ക്ലോസിൻ്റെ മുഴുവൻ വാചകവും ഉദ്ധരിക്കുക]”, ഒരു അന്വേഷണം നടത്തി കുറ്റക്കാർക്കെതിരെ ഉചിതമായ ഉപരോധം സ്വീകരിക്കാൻ ഞാൻ നിങ്ങളോട് ആവശ്യപ്പെടുന്നു [ ഉത്തരവാദിത്തമുള്ള (ഞങ്ങൾ സേവന ജീവനക്കാരെക്കുറിച്ചാണ് സംസാരിക്കുന്നതെങ്കിൽ)] വ്യക്തി [സൈറ്റ് (സൈറ്റ് പേര്)]. പരിശോധനയുടെ ഫലങ്ങളും ഏർപ്പെടുത്തിയ ഉപരോധങ്ങളും [നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം ഇമെയിൽ വിലാസത്തിൽ] റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യുക.

സൗഹൃദ വിലാസം

ആശംസകൾ (നല്ല ദിവസം) (ഹലോ), [വ്യക്തിയുടെ പേര്]!

നിങ്ങൾ ആദ്യം സൗഹൃദപരമായ രീതിയിൽ ഞങ്ങളെ ബന്ധപ്പെടുമ്പോൾ, ഒരു നല്ല സൂചകം നിങ്ങളുടെ വാചക സന്ദേശത്തിൻ്റെ പൂർണ്ണതയായിരിക്കും. ശരിയായി എഴുതിയതും വലുതുമായ ഒരു വാചകം ശരിയായ വ്യക്തിയുമായി ബന്ധപ്പെടാനുള്ള നിങ്ങളുടെ ഉയർന്ന താൽപ്പര്യത്തെ സൂചിപ്പിക്കുകയും പ്രതികരണത്തിനുള്ള ആഗ്രഹം ഉണർത്തുകയും ചെയ്യും. ചില പ്രാരംഭ ചോദ്യങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് സംഭാഷണം തുറക്കാൻ മറക്കരുത്.

ഉദാഹരണ ഇമെയിൽ

പല ഓർഗനൈസേഷനുകളുടെയും പ്രവർത്തനത്തിൻ്റെ അവിഭാജ്യ ഘടകമാണ് ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾ, അതിൽ നിരവധി നിയമങ്ങളും സവിശേഷതകളും ഉണ്ട്. സെക്രട്ടറിമാർ മാത്രമല്ല, മറ്റ് ജീവനക്കാർക്കും പങ്കാളികളുമായും മറ്റ് ജീവനക്കാരുമായും ബന്ധപ്പെടുന്നതിന് കത്തുകൾ എഴുതാൻ കഴിയണം.

ബിസിനസ് കറസ്പോണ്ടൻസ് ആശയം

ഈ പദം വാണിജ്യ, ബിസിനസ് വിവരങ്ങളുടെ കൈമാറ്റത്തെ സൂചിപ്പിക്കുന്നു. ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾക്ക് ഒരു പ്രത്യേക മര്യാദയുണ്ട്, അത് പ്രത്യേക കോഴ്സുകളിൽ പോലും പഠിപ്പിക്കുന്നു. കത്ത് നിയമങ്ങൾക്കനുസൃതമായി വരയ്ക്കണം, കാരണം ഇത് കമ്പനിയുടെ പ്രശസ്തി സൃഷ്ടിക്കുകയും പരിപാലിക്കുകയും ചെയ്യും, കൂടാതെ ഓർഗനൈസേഷനോട് ഗുരുതരമായ മനോഭാവം രൂപപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യും. ഒരു സാങ്കേതിക വീക്ഷണകോണിൽ നിന്ന് ഒരു ബിസിനസ് കത്ത്, വ്യത്യസ്ത കമ്പനികൾ അല്ലെങ്കിൽ വകുപ്പുകൾ തമ്മിലുള്ള ആശയവിനിമയം മെച്ചപ്പെടുത്താൻ ലക്ഷ്യമിടുന്ന ഒരു ഉപകരണമാണ്.

ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളുടെ തരങ്ങൾ

നിരവധി തരം ഡോക്യുമെൻ്റുകൾ ഉണ്ട്, അവയിൽ ഓരോന്നിനും നിർവ്വഹിക്കുന്നതിനും സമർപ്പിക്കുന്നതിനുമുള്ള സ്വന്തം നിയമങ്ങൾ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു. ഇ-മെയിൽ വഴി ആശയവിനിമയം നടത്തുമ്പോൾ ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളുടെ അടിസ്ഥാനകാര്യങ്ങളും ഉപയോഗിക്കുന്നു. വിദഗ്ധർ ഇനിപ്പറയുന്ന തരത്തിലുള്ള ബിസിനസ്സ് കത്തുകളെ വേർതിരിക്കുന്നു: നന്ദി കത്തുകൾ, അഭ്യർത്ഥനകൾ, ആവശ്യങ്ങൾ, ക്ഷമാപണം, നിരാകരണങ്ങൾ, അഭിനന്ദനങ്ങൾ, അനുശോചനങ്ങൾ. കൂടാതെ, ക്ലെയിമുകൾ, നിരസിക്കൽ, ഓർമ്മപ്പെടുത്തലുകൾ, ഗ്യാരണ്ടികൾ തുടങ്ങിയവ ഉൾപ്പെടുന്ന വാണിജ്യ കത്തുകൾ ഉണ്ട്.

ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾ എങ്ങനെ ശരിയായി നടത്താം?

ഒരു കത്ത് രചിക്കുമ്പോൾ, എല്ലാ വിശദാംശങ്ങളും ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്. ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളുടെ നിയമങ്ങൾ വിവരിക്കുമ്പോൾ, ഇനിപ്പറയുന്ന വശങ്ങൾ ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടതാണ്:

1. രചയിതാവ് ചോദിക്കുന്ന നിർദ്ദിഷ്ട ചോദ്യങ്ങൾക്ക് ഉത്തരം നൽകേണ്ട ഒരു കത്ത് നിങ്ങൾ എഴുതുകയാണെങ്കിൽ, അവ ഓരോന്നും പ്രത്യേകം ഉദ്ധരിക്കുന്നത് ഉചിതമായിരിക്കും. ഇത് ചെയ്യുന്നതിന്, നമ്പറിംഗ് ഉപയോഗിക്കുക, വാചകം ഖണ്ഡികകളായി വിഭജിക്കുക.
2. ഒരു കത്ത് രചിക്കുമ്പോൾ, നിങ്ങളോ നിങ്ങളുടെ സംഭാഷണക്കാരനോ അറ്റാച്ച് ചെയ്തിട്ടുള്ള എല്ലാ രേഖകളിലും നിങ്ങൾ ഹ്രസ്വമായി അഭിപ്രായമിടേണ്ടതുണ്ട്. ഇത് പ്രധാനമാണ്, അതിനാൽ സ്വീകർത്താവ് കത്തിൻ്റെ സാരാംശം ഉടനടി മനസ്സിലാക്കുന്നു.
3. കത്ത് മാനേജർ ഒപ്പിട്ട് സ്റ്റാമ്പ് ചെയ്തിരിക്കണം.

ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾ നടത്തുന്നതിനുള്ള നിയമങ്ങൾ

ബിസിനസ്സ് അക്ഷരങ്ങൾ രചിക്കുമ്പോൾ ഉണ്ടാകുന്ന പിശകുകൾ അസ്വീകാര്യമാണ്, അതിനാൽ അവ രചിക്കുന്നതിനുള്ള അടിസ്ഥാന നിയമങ്ങൾ അറിയേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്:

1. അർത്ഥം അറിയാത്ത വാക്കുകൾ ഉപയോഗിക്കരുത്, അല്ലെങ്കിൽ ഒരു നിഘണ്ടു ഉപയോഗിച്ച് അവയുടെ വ്യാഖ്യാനം പരിശോധിക്കുക.
2. ചില വാക്കുകൾ വിലാസക്കാരന് അജ്ഞാതമായിരിക്കാമെന്നതിനാൽ, ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകൾ നടത്തുന്നത് നിർദ്ദിഷ്ട പദങ്ങളുടെ ഉപയോഗം ഒഴിവാക്കുന്നു. അത്തരം പദങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, ഒരു വിശദീകരണം നൽകുക.
3. പ്രധാന പോയിൻ്റ് നഷ്ടപ്പെടാതിരിക്കാൻ ചെറിയ വാക്യങ്ങളിൽ നിങ്ങളുടെ ചിന്തകൾ പ്രകടിപ്പിക്കുക.
4. നിങ്ങൾക്ക് റഷ്യൻ ഭാഷ നന്നായി അറിയില്ലെങ്കിൽ, അക്ഷരവിന്യാസം പരിശോധിക്കുന്നതിന് ആദ്യം ഒരു എഡിറ്ററിലോ നിങ്ങളുടെ കമ്പ്യൂട്ടറിലെ ഒരു ഡോക്യുമെൻ്റിലോ ടെക്സ്റ്റ് ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്നതാണ് നല്ലത്.
5. സംഭാഷണ പദങ്ങൾ, സാഹിത്യ പദപ്രയോഗങ്ങൾ മുതലായവ ഉപയോഗിക്കാൻ ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾ അനുവദിക്കുന്നില്ല. ഒരു കത്ത് അയയ്‌ക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, അതിൽ പിശകുകളും അക്ഷരത്തെറ്റുകളും ഉണ്ടോയെന്ന് പരിശോധിക്കുക. കുറച്ച് കഴിഞ്ഞ് വീണ്ടും പരിശോധിക്കുന്നതാണ് നല്ലത്.

ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളിൽ ഒരു കത്തിൻ്റെ തുടക്കം

ആദ്യം, കത്തിൻ്റെ ഘടനയിൽ ഒരു "തലക്കെട്ട്" ഉണ്ട്, അതിൽ വിലാസക്കാരൻ്റെ സ്ഥാനവും മുഴുവൻ പേരും അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു. ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളുടെ സവിശേഷതകളിൽ "പ്രിയ" എന്ന സ്റ്റാൻഡേർഡ് വിലാസം ഉൾപ്പെടുന്നു, അത് മിക്ക കേസുകളിലും പേജിൻ്റെ മധ്യഭാഗത്ത് എഴുതിയിരിക്കുന്നു. വ്യക്തി അപരിചിതനാണെങ്കിൽ, അവസാന പേരിന് മുമ്പ് "മിസ്റ്റർ" എന്ന വാക്ക് എഴുതിയിരിക്കുന്നു. ആദ്യ ഖണ്ഡികയിൽ (ആമുഖം) കത്തിൻ്റെ ഉദ്ദേശ്യവും കാരണവും ഉൾപ്പെടുന്നു. ഇത് വായിച്ചതിനുശേഷം, വിലാസക്കാരൻ സന്ദേശത്തിൻ്റെ പ്രധാന അർത്ഥം മനസ്സിലാക്കണം.

ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളിൽ അഭ്യർത്ഥിക്കുക

ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളുടെ ജനപ്രിയ തരങ്ങളിലൊന്ന് ഒരു അഭ്യർത്ഥന കത്ത് ആണ്. ഇതൊരു നയപരമായ അഭ്യർത്ഥനയോ നിലവിലെ വിഷയത്തിൽ നയതന്ത്രപരമായ ആവശ്യമോ ആകാം. അഭ്യർത്ഥനകൾ എഴുതുന്നതിന് ബിസിനസ്സ് എഴുത്ത് കഴിവുകൾ പ്രധാനമാണ്, കാരണം അവ എഴുത്തുകാരന് ആവശ്യമായ നടപടി സ്വീകരിക്കാൻ സ്വീകർത്താവിനെ പ്രേരിപ്പിക്കണം. ഒരു കത്ത് എഴുതുന്നതിന് ചില നിയമങ്ങളുണ്ട്:

1. ബിസിനസ്സ് മര്യാദയുടെ അടിസ്ഥാനകാര്യങ്ങൾ നിരീക്ഷിച്ച് വിലാസക്കാരനെ വ്യക്തിപരമായി അഭിസംബോധന ചെയ്യണം.
2. അഭ്യർത്ഥനയുടെ കാരണം സ്വീകർത്താവിനോട് വിശദീകരിക്കാൻ, നിങ്ങൾക്ക് അദ്ദേഹത്തിന് ഒരു അഭിനന്ദനം നൽകാം, അവൻ്റെ ബിസിനസ്സ് അല്ലെങ്കിൽ വ്യക്തിഗത ഗുണങ്ങളും ഗുണങ്ങളും ഹൈലൈറ്റ് ചെയ്യാം.
3. അഭ്യർത്ഥനയുടെ കാരണവും അത് നിറവേറ്റുന്നതിൽ വിലാസക്കാരൻ്റെ താൽപ്പര്യവും നൽകുക. പ്രശ്നം കഴിയുന്നത്ര സംക്ഷിപ്തമായും വ്യക്തമായും വിവരിക്കണം.
4. ഒരിക്കൽ അഭ്യർത്ഥന നടത്തിക്കഴിഞ്ഞാൽ, അത് പരിഷ്ക്കരിച്ച് വീണ്ടും ആവർത്തിക്കണം, സാധ്യതയുള്ള നേട്ടങ്ങൾ ഊന്നിപ്പറയുക.

ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളിൽ സ്വയം എങ്ങനെ ഓർമ്മപ്പെടുത്താം?

ഏറ്റെടുത്ത ബാധ്യതകളുടെ പൂർത്തീകരണം, നിയമം പാലിക്കൽ, ഒരു സുപ്രധാന സംഭവത്തിൻ്റെ സമീപനം തുടങ്ങിയവയെക്കുറിച്ച് ഓർമ്മപ്പെടുത്തേണ്ട സമയത്ത് ഒരു ഓർമ്മപ്പെടുത്തൽ കത്ത് ഉപയോഗിക്കുന്നു. മിക്ക കേസുകളിലും, അതിന് മുമ്പ് ഒരു വാക്കാലുള്ള ഓർമ്മപ്പെടുത്തൽ ഉപയോഗിക്കുന്നു. തൽഫലമായി, കത്ത് സ്വീകരിച്ച നടപടിയുടെ ഒരുതരം തെളിവായി വർത്തിക്കുന്നു. ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളിലെ ഓർമ്മപ്പെടുത്തലിൽ ഇവ ഉൾപ്പെടുന്നു:

1. അയച്ചയാളെയും സ്വീകർത്താവിനെയും കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ. ഇതിന് പിന്നാലെയാണ് ഓർമ്മപ്പെടുത്തലിൻ്റെ കാരണം വ്യക്തമാക്കുന്നത്.
2. തിരിച്ചുവിളിക്കുന്ന പ്രശ്നവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട നിയമങ്ങളിലേക്കും ചട്ടങ്ങളിലേക്കുമുള്ള ലിങ്കുകൾ നൽകിയിരിക്കുന്നു.
3. ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളുടെ ശൈലികൾ വ്യക്തമായിരിക്കണം, പക്ഷേ ഭീഷണിപ്പെടുത്തരുത്. പ്രശ്നം സമാധാനപരമായി പരിഹരിക്കാൻ കഴിയുമെന്ന് നിങ്ങളെ ഓർമ്മിപ്പിക്കുന്നതിൽ തെറ്റില്ല.
4. കത്തിന് മാനദണ്ഡങ്ങളൊന്നുമില്ല, അതിനാൽ ഇത് സ്വതന്ത്ര രൂപത്തിൽ എഴുതാം.

ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളിൽ എങ്ങനെ ശരിയായി ക്ഷമ ചോദിക്കാം?

എഴുതാൻ ഏറ്റവും ബുദ്ധിമുട്ടുള്ള ഒരു കത്താണ് ഒരു ക്ഷമാപണ കത്ത്, അതിന് നിങ്ങൾ മാപ്പ് പറയുകയും കമ്പനിയുടെ മുഖം രക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്. കൂടാതെ, തകർന്ന ബന്ധങ്ങൾ പുനഃസ്ഥാപിക്കാൻ ഇത് ലക്ഷ്യമിടുന്നു. ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകൾ ക്ഷമാപണത്തിൻ്റെ ഇനിപ്പറയുന്ന സവിശേഷതകൾ സൂചിപ്പിക്കുന്നു:

1. കത്തിൻ്റെ ഘടനയിൽ സ്വീകർത്താവിൻ്റെ സൂചന, സന്ദേശത്തിൻ്റെ വിഷയം, സന്ദേശം എന്നിവ ഉൾപ്പെടുന്നു.
2. മാനേജ്മെൻ്റ് എല്ലാം ഒപ്പിടുമെന്നതിനാൽ നിങ്ങൾ പ്രകടനക്കാരനെ വ്യക്തമാക്കേണ്ടതില്ല.
3. ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളിലെ ക്ഷമാപണത്തിൻ്റെ പദപ്രയോഗങ്ങൾ വ്യക്തമാകരുത്, കത്തിൻ്റെ വിഷയം നിഷ്പക്ഷമോ പൂർണ്ണമായും ഇല്ലാത്തതോ ആയിരിക്കണം.
4. നേടിയെടുക്കേണ്ട പ്രഭാവം ആത്മാർത്ഥമായ ക്ഷമാപണവും എന്താണ് സംഭവിച്ചതെന്നതിനെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരവുമാണ്, അതായത്, അസുഖകരമായ സാഹചര്യത്തിൻ്റെ കാരണത്തിൻ്റെ സൂചനയാണ്.

ഇമെയിൽ വഴിയുള്ള ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകൾക്കുള്ള നിയമങ്ങൾ

മുമ്പ് സൂചിപ്പിച്ച എല്ലാ നിയമങ്ങളും ഇലക്ട്രോണിക് കത്തിടപാടുകൾക്ക് പ്രസക്തമാണ്, പക്ഷേ ഇപ്പോഴും നിരവധി സവിശേഷതകൾ ഉണ്ട്:

1. എല്ലാ അക്ഷരങ്ങളും സെർവറിൽ സംരക്ഷിച്ചിരിക്കുന്നതിനാൽ മറ്റൊരാൾക്ക് വായിക്കാൻ കഴിയുന്നതിനാൽ ഔദ്യോഗിക കത്തിടപാടുകൾക്ക് മാത്രമായി ഒരു വർക്ക് ഇമെയിൽ ഉപയോഗിക്കണം.
2. ബിസിനസ്സ് ഇമെയിൽ കത്തിടപാടുകൾക്ക് റീഡബിൾ ഫോണ്ടിൻ്റെ ഉപയോഗം ആവശ്യമാണ്, ഏരിയൽ അല്ലെങ്കിൽ ടൈംസ് ന്യൂ റോമൻ തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നതാണ് നല്ലത്. അക്ഷരങ്ങളുടെ വലിപ്പം ഇടത്തരം ആയിരിക്കണം. വാചകത്തിൽ Caps Lock, ആശ്ചര്യചിഹ്നങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ പ്രത്യേക പ്രതീകങ്ങൾ എന്നിവ അടങ്ങിയിരിക്കരുത്. ചില പദസമുച്ചയങ്ങൾ ഇറ്റാലിക്സിലോ ബോൾഡ് ആയോ ഹൈലൈറ്റ് ചെയ്യുന്നത് സ്വീകാര്യമാണ്, എന്നാൽ ഇത് അത്യാവശ്യമാണെങ്കിൽ മാത്രം ഉപയോഗിക്കുക.
3. മികച്ച വായനാക്ഷമതയ്ക്കായി, ഉപശീർഷകങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുക, എന്നാൽ അവയുടെ എണ്ണം വലുതായിരിക്കരുതെന്ന് ഓർമ്മിക്കുക, അതിനാൽ പരമാവധി 3-4 കഷണങ്ങളാണ്. ഒരു ഖണ്ഡിക നാല് വരിയിൽ കൂടരുത്.
4. ബിസിനസ് ഇമെയിൽ എത്തിക്സ് സബ്ജക്ട് ഫീൽഡ് ശൂന്യമായി വിടാൻ അനുവദിക്കുന്നില്ല. കത്തിൻ്റെ സാരാംശം ഇവിടെ എഴുതുക, അത് പ്രത്യേകവും വിവരദായകവും സംക്ഷിപ്തവും ആയിരിക്കണം.
5. അവസാനം നിങ്ങളുടെ ഒപ്പും കോൺടാക്റ്റ് വിവരങ്ങളും ഉൾപ്പെടുത്തണം, ആറ് വരികളിൽ കൂടുതൽ എടുക്കാൻ പാടില്ല. ഇനിപ്പറയുന്ന ഘടന ഉപയോഗിക്കുക: "ബഹുമാനത്തോടെ", പേരിൻ്റെ ആദ്യഭാഗവും അവസാനവും, കമ്പനിയുടെ പേര്, ഫോൺ നമ്പർ, ഇ-മെയിൽ, വെബ്സൈറ്റ് വിലാസം.
6. ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളിൽ, നിങ്ങളുടെ കോർപ്പറേറ്റ് ശൈലിയിൽ ഒരു കോർപ്പറേറ്റ് ടെംപ്ലേറ്റ് ഉപയോഗിക്കുന്നത് ഉചിതമാണ്. ഇതിന് നന്ദി, മറ്റുള്ളവരിൽ നിന്ന് വേറിട്ടുനിൽക്കാനും അതേ സമയം ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളുടെ നിയമങ്ങൾ പാലിക്കാനും കഴിയും. കത്ത് ഒരു കമ്പ്യൂട്ടർ സ്ക്രീനിൽ മാത്രമല്ല, ഒരു ഫോണിലും വായിക്കാൻ കഴിയുമെന്നത് മറക്കാതിരിക്കേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്, അതിനാൽ വ്യത്യസ്ത സ്ക്രീനുകളുടെ റെസല്യൂഷനിൽ ടെംപ്ലേറ്റ് ഒപ്റ്റിമൈസ് ചെയ്യണം.

ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളെക്കുറിച്ചുള്ള പുസ്തകങ്ങൾ

ഒരു ബിസിനസ്സ് കത്ത് എഴുതുന്നതിൻ്റെ എല്ലാ സങ്കീർണതകളും നന്നായി മനസ്സിലാക്കാൻ, നിങ്ങൾക്ക് ഉപയോഗപ്രദമായ സാഹിത്യം വായിക്കാം. ഇനിപ്പറയുന്ന കൃതികൾ മികച്ചതായി കണക്കാക്കപ്പെടുന്നു:

1. « ബിസിനസ്സ് എഴുത്തിൻ്റെ കല. നിയമങ്ങൾ, തന്ത്രങ്ങൾ, ഉപകരണങ്ങൾ» എസ്. കരേപിന. കത്തിടപാടുകളുടെ ബിസിനസ്സ് ശൈലി എന്താണെന്നും വ്യത്യസ്ത തരത്തിലുള്ള കത്തുകളും റിപ്പോർട്ടുകളും എങ്ങനെ ശരിയായി ഉപേക്ഷിക്കാമെന്നും രചയിതാവ് വിശദീകരിക്കുന്നു.
2. « ബിസിനസ് ഇ-മെയിൽ കത്തിടപാടുകൾ. വിജയത്തിനുള്ള അഞ്ച് നിയമങ്ങൾ" രചയിതാവ് ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളുടെ രൂപങ്ങൾ വിവരിക്കുകയും ആശയവിനിമയം കൂടുതൽ ഫലപ്രദമാക്കാൻ സഹായിക്കുന്ന ടൂളുകൾ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്നു. ഇവിടെ നിങ്ങൾക്ക് ഉപയോഗപ്രദമായ നുറുങ്ങുകളും തന്ത്രങ്ങളും കണ്ടെത്താം.

ഏതെങ്കിലും ഓർഗനൈസേഷൻ്റെയോ വാണിജ്യ സ്ഥാപനത്തിൻ്റെയോ എൻ്റർപ്രൈസസിൻ്റെയോ പ്രവർത്തനങ്ങളിലെ വിജയം പെരുമാറ്റ സംസ്കാരവും മര്യാദയും അഭേദ്യമായി ബന്ധപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു. മാനേജരുടെയും ജീവനക്കാരുടെയും എല്ലാ പ്രവർത്തനങ്ങളും തീർച്ചയായും നല്ല പെരുമാറ്റ നിയമങ്ങൾ കണക്കിലെടുക്കുകയും സാഹചര്യത്തിന് അനുയോജ്യമായിരിക്കുകയും വേണം.

മര്യാദയുടെ ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട ഭാഗങ്ങളിലൊന്നാണ് ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകൾ.

ജോലിസ്ഥലത്ത് ഏകദേശം 50% സമയവും പേപ്പറുകളും മെയിലുകളും കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതായി കണക്കാക്കപ്പെടുന്നു. എന്നാൽ ഇത് ആവശ്യമാണ്, കാരണം യോഗ്യതയുള്ള ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾക്ക് ഒരു കമ്പനിയുടെ വിറ്റുവരവ് ഗണ്യമായി വർദ്ധിപ്പിക്കാനും വിവിധ സേവനങ്ങളുടെയും വകുപ്പുകളുടെയും ഇടപെടൽ വേഗത്തിലാക്കാനും കഴിയും.

തീർച്ചയായും, ഇവിടെ ചില പാറ്റേണുകൾ ഉണ്ട്, ഈ ലേഖനത്തിൽ ഞങ്ങൾ തീർച്ചയായും അവരെക്കുറിച്ച് സംസാരിക്കും. ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളുടെ നിയമങ്ങൾ വളരെക്കാലമായി സ്റ്റാൻഡേർഡ് ചെയ്തിട്ടുണ്ട്. നിലവിലുള്ള GOST R.6.30-2003, ഷീറ്റിലെ വാചകം ശരിയായി സ്ഥാപിക്കാൻ നിങ്ങളെ സഹായിക്കും, എന്തൊക്കെ ഇൻഡൻ്റുകൾ, മാർജിനുകൾ, ഫോണ്ടുകൾ എന്നിവ ഉണ്ടാക്കണമെന്ന് നിങ്ങളോട് പറയും. സംഭാഷണ പാറ്റേണുകളുടെ ഏകീകൃതതയും ആവർത്തനവുമാണ് ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളുടെ സവിശേഷത.

എന്നിരുന്നാലും, ഏത് അക്ഷരവും വ്യക്തിഗതമാണ്. അയച്ചയാളുടെ ഐഡൻ്റിറ്റി, അവൻ്റെ സ്ഥാനം, സാഹചര്യം, സ്വീകർത്താവ് എന്നിവയാൽ അതിൽ ഒരു വലിയ മുദ്ര അവശേഷിക്കുന്നു. ഒരു പരിധിവരെ, ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾ സർഗ്ഗാത്മകതയുടെയും കഠിനാധ്വാനത്തിൻ്റെയും സംയോജനമാണ്.

ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളുടെ തരങ്ങൾ

ഡോക്യുമെൻ്റ് സർക്കുലേഷൻ കടലാസിലും ഇ-മെയിൽ വഴിയും നടത്തുന്നു.

എൻ്റർപ്രൈസിലെ എല്ലാ കത്തിടപാടുകളും ഇനിപ്പറയുന്ന ഗ്രൂപ്പുകളായി തിരിക്കാം:

ഔദ്യോഗിക/അനൗപചാരിക കത്തിടപാടുകൾ;

ആന്തരികവും ബാഹ്യവും.

ഔദ്യോഗിക കത്തിടപാടുകളിൽ വാണിജ്യ ഓഫറുകൾ, കൃതജ്ഞതയുടെയും ഗ്യാരൻ്റിയുടെയും കത്തുകൾ, വ്യാപാര കരാറുകൾ, എൻ്റർപ്രൈസിനായുള്ള ഓർഡറുകൾ, ജോലി ഉത്തരവാദിത്തങ്ങൾ, അഭ്യർത്ഥനകൾ, ആവശ്യങ്ങൾ, ക്ലെയിമുകൾ എന്നിവ ഉൾപ്പെടുന്നു.

അനൗപചാരിക കത്തിടപാടുകളിൽ ബിസിനസ്സ് പങ്കാളികൾ, ഉപഭോക്താക്കൾ, ജീവനക്കാർ എന്നിവരിൽ നിന്നുള്ള വിവിധ അഭിനന്ദനങ്ങൾ ഉൾപ്പെടുന്നു; അനുശോചനം, ക്ഷമാപണം, ക്ഷണങ്ങൾ, നന്ദി.

ആന്തരിക രേഖകൾ ഒരു എൻ്റർപ്രൈസസിൻ്റെ വകുപ്പുകൾക്കിടയിൽ മാത്രമേ പ്രചരിക്കുന്നുള്ളൂ, ബാഹ്യ പ്രമാണങ്ങൾ അതിൻ്റെ അതിരുകൾക്കപ്പുറത്തേക്ക് പോകുന്നു.

ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളുടെ നിയമങ്ങൾ: ആന്തരിക ഉള്ളടക്കം

കത്തിൻ്റെ സംക്ഷിപ്തതയും വ്യക്തതയുമാണ് പ്രധാന ആവശ്യം. നിരവധി പേജുകളിൽ വാചകം നീട്ടരുത്. ഒന്നിൽ ഒതുങ്ങുക എന്നതാണ് ഏറ്റവും മികച്ച ഓപ്ഷൻ.

ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളുടെ നിയമങ്ങളിൽ സങ്കീർണ്ണവും അവ്യക്തവും വിദേശവും ഉയർന്ന പ്രത്യേകവുമായ പദങ്ങളും പദപ്രയോഗങ്ങളും വാചകത്തിൽ നിന്ന് ഒഴിവാക്കുന്നത് ഉൾപ്പെടുന്നു. എല്ലാ വാക്യങ്ങളും ചെറുതായിരിക്കണം, രചയിതാവിൻ്റെ പ്രധാന ചിന്തകളും "വെള്ളം" ഇല്ലാതെയും.

നിങ്ങളുടെ കത്തിൽ ഇരട്ട വ്യാഖ്യാനങ്ങൾ ഒഴിവാക്കുക, അല്ലാത്തപക്ഷം തർക്കങ്ങൾ ഉണ്ടായാൽ, നിങ്ങളുടെ കാഴ്ചപ്പാടിനെ പ്രതിരോധിക്കുകയും ഒരു പ്രത്യേക വാക്യം കൊണ്ട് നിങ്ങൾ എന്താണ് ഉദ്ദേശിച്ചതെന്ന് തെളിയിക്കുകയും ചെയ്യുന്നത് കൂടുതൽ ബുദ്ധിമുട്ടായിരിക്കും.

ബിസിനസ് കറസ്‌പോണ്ടൻസ് എഴുതുന്നതിനുള്ള നിയമങ്ങൾ സ്വീകർത്താവിനെ പേരുകൊണ്ടും രക്ഷാധികാരിയായി വിളിക്കാനും എഴുത്തുകാരനെ നിർബന്ധിക്കുന്നു, അതിനു മുമ്പുള്ള "പ്രിയ...". കത്ത് സ്വീകർത്താവുമായി നിങ്ങൾക്ക് നല്ല സൗഹൃദബന്ധമുണ്ടെങ്കിൽപ്പോലും "നിങ്ങൾ" ഉപയോഗിക്കുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക.

ആമുഖത്തിൽ, അവസാന നാമവും പേരിൻ്റെ ആദ്യഭാഗവും സൂചിപ്പിക്കുന്നതിന് പുറമേ, സന്ദേശത്തിൻ്റെ പ്രധാന ഉദ്ദേശ്യം പ്രസ്താവിച്ചിട്ടുണ്ട്. ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളുടെ ഉദാഹരണങ്ങൾ അത്തരം സന്ദർഭങ്ങളിൽ മതിയായ ടെംപ്ലേറ്റുകളും ക്ലീഷുകളും അറിയാം: "മുമ്പത്തെ കത്തുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് ...", "ഞങ്ങൾ നിങ്ങളെ ഓർമ്മിപ്പിക്കുന്നു ...", "ഞങ്ങളെ അറിയിക്കാം ..." എന്നിവയും മറ്റുള്ളവരും.

സ്വീകർത്താവിന് അനുകൂലമല്ലാത്ത ഒരു ഉത്തരം (ഒരു ഓഫർ നിരസിക്കുക, സഹകരണം നിരസിക്കുക) ഇനിപ്പറയുന്ന വാക്യങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് മയപ്പെടുത്തുക: "നിർഭാഗ്യവശാൽ, ഞങ്ങൾക്ക് നിർദ്ദിഷ്ട വ്യവസ്ഥകൾ പ്രയോജനപ്പെടുത്താൻ കഴിയില്ല ..." അല്ലെങ്കിൽ സമാനമായത്.

ബാഹ്യ പേപ്പർ ഡോക്യുമെൻ്റേഷൻ

ഏത് ബിസിനസ്സ് കത്തും കമ്പനിയുടെ ലെറ്റർഹെഡിൽ കമ്പനി വിശദാംശങ്ങളും എല്ലാ കോൺടാക്റ്റ് വിവരങ്ങളും സഹിതം എഴുതിയിരിക്കണം.

പ്രമാണത്തിൻ്റെ കൃത്യമായ തീയതി ഉൾപ്പെടുത്തുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക.

ഷീറ്റിൻ്റെ മുകളിൽ വലത് കോണിൽ വിലാസക്കാരൻ്റെ ഇനീഷ്യലുകളും സ്വീകർത്താവിൻ്റെ കമ്പനിയുടെ വിലാസവും ഉൾക്കൊള്ളുന്നു.

വായനക്കാരന് അത് മനസ്സിലാക്കാനും മനസ്സിലാക്കാനും എളുപ്പമാക്കുന്നതിന് വാചകത്തെ അർത്ഥവത്തായ ഖണ്ഡികകളാക്കി മാറ്റുക. 4-5 വരികളിൽ കൂടരുത്.

എല്ലാ വാക്കുകളും വലിയ അക്ഷരങ്ങളിൽ എഴുതുന്നത് മോശം രൂപമാണ്.

രേഖകൾ കത്തിൽ അറ്റാച്ചുചെയ്യാം. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, ഷീറ്റിൻ്റെ താഴെ ഇടത് ഭാഗത്ത് ഒരു പ്രത്യേക വരിയിൽ അവ പട്ടികപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നു. ബിസിനസ്സ് മര്യാദകൾ അനുസരിച്ച്, ഒരു കത്തിൻ്റെ പ്രതികരണം 10 ദിവസത്തിനുള്ളിൽ ലഭിക്കണം. പ്രശ്നം പരിഹരിക്കാൻ കൂടുതൽ സമയം ആവശ്യമാണെങ്കിൽ, വിലാസക്കാരൻ ഇത് അറിയിക്കണം.

എഴുതിയതിന് ശേഷം, അക്ഷരവിന്യാസത്തിലും വ്യാകരണത്തിലും പിശകുകൾക്കായി വാചകം വീണ്ടും ശ്രദ്ധാപൂർവ്വം പരിശോധിക്കുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക. നിങ്ങൾക്ക് സമയമുണ്ടെങ്കിൽ, നിങ്ങൾ കത്ത് മാറ്റിവെച്ച് പിന്നീട് അതിലേക്ക് മടങ്ങണം. ചട്ടം പോലെ, ആദ്യം ശ്രദ്ധിക്കപ്പെടാത്ത കൃത്യതകൾ കണ്ടെത്തും. ഒരു ഉപഭോക്തൃ പരാതിയോട് പ്രതികരിക്കുമ്പോൾ ഈ ഉപദേശം ഏറ്റവും പ്രധാനമാണ്. നിരക്ഷരമായി എഴുതിയ ഒരു കത്ത് ഉപയോഗിച്ച് നിങ്ങൾ ഒരു വ്യക്തിയെ കൂടുതൽ പ്രകോപിപ്പിക്കരുത്.

ഡോക്യുമെൻ്റ് രണ്ട് തവണ എഴുതി പരിശോധിക്കുമ്പോൾ, അത് A4 പേപ്പറിൽ പ്രിൻ്റ് ചെയ്യുക. ഈ വലുപ്പം ഏത് കത്തിടപാടുകൾക്കും ഉപയോഗിക്കുന്ന സ്റ്റാൻഡേർഡ് വലുപ്പമാണ്, വാചകം തന്നെ പകുതി ഷീറ്റ് മാത്രമേ എടുക്കൂ.

മങ്ങിയതോ മങ്ങിയതോ ആയ ഔട്ട്‌പുട്ട് ഒഴിവാക്കാൻ പ്രിൻ്റുചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് പ്രിൻ്ററിലെ മഷി പരിശോധിക്കുക.

ചില സാഹചര്യങ്ങളിൽ, നിങ്ങൾക്ക് നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് കാർഡ് ഡോക്യുമെൻ്റിലേക്ക് അറ്റാച്ചുചെയ്യാനും അച്ചടിച്ച ഷീറ്റ് തന്നെ സുതാര്യമായ ഫയലിൽ അടയ്ക്കാനും കഴിയും.

കമ്പനി ലോഗോ ഉള്ള ഒരു ബ്രാൻഡഡ് കവറും നല്ല രൂപമായി കണക്കാക്കപ്പെടുന്നു.

അനൗപചാരിക ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾ നടത്തുന്നതിനുള്ള നിയമങ്ങൾ പലപ്പോഴും ബിസിനസ്സ് പേപ്പറുകളേക്കാൾ വൈകാരികവും കുറഞ്ഞ ക്ലീഷേയുമാണ്. ചുരുക്കങ്ങളും വർണ്ണാഭമായ നാമവിശേഷണങ്ങളുടെ ഉപയോഗവും ഇവിടെ ഉചിതമാണ്, ഉദാഹരണത്തിന്, അഭിനന്ദനങ്ങളിൽ: അതിശയകരമായ, പ്രതികരിക്കുന്ന, ദയയുള്ള.

ബിസിനസ്സ് ഇമെയിലുകൾ

തപാൽ ശൃംഖലയിലൂടെ നിങ്ങൾ ഒരു കവറിൽ കത്തിടപാടുകൾ അയയ്‌ക്കുന്നില്ല എന്നത് ആശ്വാസകരമാകരുത്. ഈ കേസുകളിൽ ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളുടെ നിയമങ്ങളും ബാധകമാണ്.

യോഗ്യതയുള്ളതും ശരിയായതുമായ ഇലക്ട്രോണിക് ബിസിനസ്സ് സന്ദേശങ്ങൾ എൻ്റർപ്രൈസസിൻ്റെയും ഒരു നിർദ്ദിഷ്ട വ്യക്തിയുടെയും പോസിറ്റീവ് ഇമേജ് സൃഷ്ടിക്കുന്നു. ബിസിനസ്സിലെ പ്രശസ്തി വളരെ വിലപ്പെട്ടതാണ്!

ഇ-മെയിൽ വഴിയുള്ള കത്തിടപാടുകൾക്കുള്ള അടിസ്ഥാന നിയമങ്ങൾ

നിങ്ങളുടെ ഔദ്യോഗിക ഇമെയിൽ വിലാസം ഉദ്ദേശിച്ച ആവശ്യത്തിന് മാത്രം ഉപയോഗിക്കുക.

മെയിൽബോക്സിൻ്റെ പേര് ശ്രദ്ധിക്കുക. ജോലി ചെയ്യുമ്പോൾ, "ബേബി", "സൂപ്പർമാൻ" തുടങ്ങിയ തെറ്റായ പേരുകൾ അവ ഇംഗ്ലീഷ് ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷനിൽ സൂചിപ്പിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിലും അവ ഉപയോഗിക്കരുത്.

എല്ലായ്‌പ്പോഴും “വിഷയം” കോളം പൂരിപ്പിക്കുക, അല്ലാത്തപക്ഷം നിങ്ങളുടെ കത്ത് സ്‌പാമിൽ അവസാനിച്ചേക്കാം. "പ്ലാൻ", "ലിസ്റ്റ്", "വാണിജ്യ നിർദ്ദേശം", "റിപ്പോർട്ട്" തുടങ്ങിയ വിവരണങ്ങൾ അനുയോജ്യമല്ല. നിങ്ങളുടെ സ്വീകർത്താവിൻ്റെ ഇൻബോക്സിൽ സമാനമായ ധാരാളം അക്ഷരങ്ങൾ ഉണ്ടായിരിക്കാം. നിങ്ങളുടെ സന്ദേശം എന്തിനെക്കുറിച്ചാണെന്ന് കഴിയുന്നത്ര വ്യക്തമായി പറയുക. അഞ്ച് വാക്കുകളിൽ കൂടുതൽ ഉപയോഗിക്കരുത്. നിങ്ങളുടെ വിഷയം വലിയക്ഷരമാക്കുക. അവസാനം ഒരു പീരിയഡ് ഇടേണ്ട ആവശ്യമില്ല.

മുമ്പ് ലഭിച്ച ഒരു ഇമെയിലിനാണ് നിങ്ങൾ മറുപടി നൽകുന്നതെങ്കിൽ, സബ്ജക്ട് ലൈനിലെ "Re" നീക്കം ചെയ്യുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക.

ആശയവിനിമയ ശൈലി

കത്ത് ഒരു ബിസിനസ്സ് പോലുള്ള ഫോർമാറ്റിൽ സൂക്ഷിക്കുക. ഭീഷണിപ്പെടുത്തുന്ന, അപേക്ഷിക്കുന്ന, ആജ്ഞാപിക്കുന്ന ടോൺ നീക്കം ചെയ്യുക.

ഇലക്ട്രോണിക് ബിസിനസ് കറസ്‌പോണ്ടൻസിൻ്റെ നിയമങ്ങൾ ഇമോട്ടിക്കോണുകളുടെ ഉപയോഗം അല്ലെങ്കിൽ വാചകത്തിൽ ധാരാളം ചോദ്യചിഹ്നങ്ങളോ ആശ്ചര്യചിഹ്നങ്ങളോ അനുവദിക്കുന്നില്ല.

മര്യാദ പാലിക്കുക. തുടക്കത്തിൽ ഒരു നിർബന്ധിത അഭിവാദനവും അവസാനം സംഭാഷണക്കാരനോട് വിടപറയലും നല്ല രൂപമാണ്. ഉദാഹരണത്തിന്, "ബഹുമാനത്തോടെ ..." അല്ലെങ്കിൽ ഇതുപോലെ: "ആത്മാർത്ഥതയോടെ നിങ്ങളുടേത് ...".

ബിസിനസ്സ് ഇമെയിൽ കത്തിടപാടുകളും അതിൻ്റെ "സുവർണ്ണനിയമവും": ഒരു സന്ദേശത്തിൽ നിരവധി വ്യത്യസ്ത വിഷയങ്ങൾ മിക്സ് ചെയ്യരുത്. കത്തുകളുടെ ഒരു പരമ്പര അയയ്ക്കുന്നതാണ് നല്ലത്.

ഒരു ഇമെയിൽ ഒരു പേപ്പർ ലെറ്ററിൻ്റെ പകുതി നീളമുള്ളതായിരിക്കണം.

അറ്റാച്ചുമെൻ്റുകൾക്കൊപ്പം പ്രവർത്തിക്കുന്നു

അറിയിക്കാൻ വളരെയധികം വിവരങ്ങൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ, അതെല്ലാം കത്തിൻ്റെ ബോഡിയിൽ ഇടരുത്, മറിച്ച് അറ്റാച്ച്മെൻ്റുകളായി പ്രത്യേക രേഖകളായി അറ്റാച്ചുചെയ്യുക.

സ്വീകർത്താവിൻ്റെ സൗകര്യാർത്ഥം, നിങ്ങൾ തയ്യാറാക്കിയ പ്രമാണങ്ങളുടെ പേര് അയാൾക്ക് മനസ്സിലാകുന്ന പേരുകളിലേക്ക് മാറ്റുക. ഇത് നിങ്ങളുടെ താൽപ്പര്യം കാണിക്കുകയും നിങ്ങളെ വിജയിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യും. സ്വീകർത്താവിൻ്റെ കമ്പ്യൂട്ടറിൽ എത്ര വർക്ക് ഫോൾഡറുകൾ ഉണ്ടെന്നും അവയിൽ നിങ്ങളുടെ കത്ത് എങ്ങനെ തിരയുമെന്നും ചിന്തിക്കുക.

നിങ്ങൾ അയയ്‌ക്കുന്ന ഫയലുകളെക്കുറിച്ച് സ്വീകർത്താവിനെ അറിയിക്കുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക, അതിലൂടെ അവൻ അവയെ ഒരു ക്രമരഹിതമായ വൈറസായി കണക്കാക്കില്ല. വലിയ പ്രമാണങ്ങൾ ആർക്കൈവ് ചെയ്യുക.

വളരെ വലിയ അറ്റാച്ച്‌മെൻ്റുകൾ (200 kbytes-ൽ കൂടുതൽ) മറ്റ് വഴികളിൽ അയയ്ക്കുന്നതാണ് നല്ലത്, ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു ftp സെർവർ വഴി.

ചില മെയിൽ സെർവറുകൾ COM, EXE, CMD, PIF എന്നിങ്ങനെയുള്ള ഫോർമാറ്റുകളിലൂടെ കടന്നുപോകാനും അവയെ തടയാനും അനുവദിക്കുന്നില്ല.

നിങ്ങളുടെ കത്ത് നിരവധി സ്വീകർത്താക്കൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ, ഓരോ തവണയും മാസ് ഫോർവേഡിംഗിൻ്റെ എല്ലാ തെളിവുകളും ഇല്ലാതാക്കാൻ സമയമെടുക്കുക. വിലാസക്കാരന് അത്തരം അധിക വിവരങ്ങൾ ആവശ്യമില്ല. "bcc" കമാൻഡ് നിങ്ങളെ സഹായിക്കും.

ഇ-മെയിൽ വഴി ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകൾ നടത്തുന്നതിനുള്ള നിയമങ്ങൾ, കത്തിടപാടുകൾ ലഭിച്ചതായി മറ്റേ കക്ഷിയെ അറിയിക്കേണ്ടതുണ്ട്. ഇപ്പോൾ ഉത്തരം നൽകാൻ കഴിയുന്നില്ലെങ്കിൽ, ഇതിനെക്കുറിച്ച് നിങ്ങളുടെ സംഭാഷണക്കാരനെ അറിയിക്കുക. കൂടുതൽ ചോദ്യങ്ങളും നടപടികളും ഒഴിവാക്കാൻ നിങ്ങളുടെ കത്തിടപാടുകളുടെ ചരിത്രം സംരക്ഷിക്കുക.

പ്രതികരണം പ്രധാനപ്പെട്ടതും അടിയന്തിരവുമാണെങ്കിൽ, ഫോൺ, സ്കൈപ്പ് അല്ലെങ്കിൽ ICQ വഴി വിലാസക്കാരനെ അധികമായി അറിയിക്കാൻ ഇത് അനുവദിച്ചിരിക്കുന്നു. ഇതിന് ശേഷവും നിങ്ങൾക്ക് ഒരു പോസിറ്റീവ് ഫലം നേടാൻ കഴിയുന്നില്ലെങ്കിൽ, നിങ്ങളെത്തന്നെ വീണ്ടും ഓർമ്മിപ്പിക്കുക.

നിങ്ങൾ ഒരു ഡോക്യുമെൻ്റ് അഭ്യർത്ഥിക്കുമ്പോൾ, പ്രതികരണമായി അറ്റാച്ച് ചെയ്ത ഫയലുള്ള ഒരു ശൂന്യമായ കത്ത് നിങ്ങൾക്ക് ലഭിക്കുന്നത് അസാധാരണമല്ല. അത് അസ്വീകാര്യമാണ്. ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളുടെ ഉദാഹരണങ്ങൾ പ്രമാണത്തിൻ്റെ ബോഡിയിൽ പ്രസക്തമായ വിവരങ്ങൾ സ്ഥാപിക്കേണ്ടതുണ്ട്. ഉദാഹരണത്തിന്, ഇത്: "നിങ്ങളുടെ അഭ്യർത്ഥനയ്ക്ക് ആവശ്യമായ ഡാറ്റ ഞാൻ അയയ്ക്കുന്നു."

കത്തിൻ്റെ അവസാനം കോർഡിനേറ്റുകൾ സൂചിപ്പിക്കാൻ മറക്കരുത്: ആശയവിനിമയത്തിൻ്റെ ലഭ്യമായ എല്ലാ രീതികളും, സ്ഥാനം, കമ്പനി വെബ്സൈറ്റ്, സോഷ്യൽ നെറ്റ്വർക്കുകളിലേക്കുള്ള ലിങ്കുകൾ.

ഓർഗനൈസേഷൻ കോൺടാക്റ്റുകൾ എഴുതുമ്പോൾ, കഴിയുന്നത്ര വിവരങ്ങൾ നൽകുക - ഏരിയ കോഡുള്ള ടെലിഫോൺ നമ്പർ, പിൻ കോഡ് ഉള്ള വിലാസം. എല്ലാത്തിനുമുപരി, നിങ്ങളുടെ ആശയവിനിമയം നിങ്ങളുടെ പ്രദേശത്തെ താമസക്കാരുമായി മാത്രമല്ല സംഭവിക്കുന്നത്. നിങ്ങൾക്ക് എല്ലാ വിവരങ്ങളും ഉണ്ടെങ്കിൽ, നിങ്ങളെ ബന്ധപ്പെടുന്നത് എളുപ്പമായിരിക്കും.

അവസാന നിയമം: കത്തിടപാടുകൾ ആരംഭിച്ചവർ ഇലക്ട്രോണിക് ഡയലോഗ് പൂർത്തിയാക്കണം.

ഉപസംഹാരം

ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾ ഒരു സൂക്ഷ്മമായ കാര്യമാണ്. ഒരു വ്യക്തിയെക്കുറിച്ചും അവൻ പ്രതിനിധീകരിക്കുന്ന സ്ഥാപനത്തെക്കുറിച്ചും കൃത്യമായ അഭിപ്രായം രൂപപ്പെടുത്താൻ ചിലപ്പോൾ ഒരു നോട്ടം മതിയാകും. ബിസിനസ്സ് എഴുത്തിൻ്റെ നിയമങ്ങൾ അറിയുന്നത് നിങ്ങളുടെ കരിയറിനെ വളരെയധികം സഹായിക്കും.

ഇലക്ട്രോണിക് ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകൾ. കത്തിലെ വിഷയത്തെക്കുറിച്ച്

ഈ ലേഖനം ബിസിനസ് ഇമെയിലുകളിലെ സബ്ജക്റ്റ് ഫീൽഡ് പൂരിപ്പിക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ചാണ്.

ഉള്ളടക്കം അനുസരിച്ച് "ഇമെയിൽ വിഷയം" ഫീൽഡിൽ പൂരിപ്പിക്കുക.

ലളിതമായി തോന്നുന്ന ഒരു കാര്യം. രേഖകൾ അയക്കുന്നതിനുള്ള സമയപരിധിയെക്കുറിച്ച് നിങ്ങളുടെ പങ്കാളിക്ക് എഴുതുകയാണെങ്കിൽ, "കരാർ അയക്കുന്നതിനുള്ള സമയപരിധിയെക്കുറിച്ച്" എന്ന വിഷയത്തിൽ എഴുതുക. നിങ്ങളുടെ നിയമപരമായ വിലാസം മാറ്റുന്നതിനെക്കുറിച്ചാണ് നിങ്ങൾ എഴുതുന്നതെങ്കിൽ, "നിങ്ങളുടെ നിയമപരമായ വിലാസം മാറ്റുന്നതിനെക്കുറിച്ച്" എന്ന വിഷയത്തിൽ എഴുതുക. പക്ഷേ, കത്തിടപാടുകളുടെ സമ്പ്രദായം കാണിക്കുന്നത് പോലെ, നമുക്ക് വ്യക്തമാകുന്നതെല്ലാം മറ്റുള്ളവർക്ക് ഒരുപോലെ വ്യക്തമല്ല ...

കഴിഞ്ഞ ദിവസം, എൻ്റെ സുഹൃത്തും സഹപ്രവർത്തകയും (നതാഷ) അവളുടെ ബിസിനസ്സ് പങ്കാളിയിൽ നിന്ന് ഒരു കത്ത് ലഭിച്ചതിന് ശേഷം ഒരിക്കൽ കൂടി ആശ്വാസം ശ്വസിച്ചു. അവൾ പറഞ്ഞു: “സുന്ദരി! ഒരു കത്തല്ല, ഒരു പാട്ട്! ഞാൻ ഇത് ഇതുവരെ തുറന്നിട്ടില്ല, പക്ഷേ അവൻ എന്തിനെക്കുറിച്ചാണ് എഴുതുന്നതെന്ന് എനിക്കറിയാം! ” എന്നിട്ട് അവൾ കൂട്ടിച്ചേർത്തു: “എൻ്റെ മെയിൽബോക്സിൽ അവൻ്റെ ഏതെങ്കിലും കത്തുകൾ കണ്ടെത്തുന്നത് ഇപ്പോൾ മിനിറ്റുകളുടെ കാര്യമാണ്!”

"അതിൽ എന്താണ് ഇത്ര പ്രത്യേകത?" - നിങ്ങൾ ശരിയായി ചോദിക്കുന്നു. വിലാസക്കാരനുമായുള്ള കത്തിടപാടുകളിലെ നിലവിലെ ഓർഡർ എൻ്റെ സുഹൃത്തിനെ സന്തോഷിപ്പിക്കുന്നത് എന്തുകൊണ്ടാണെന്ന് ഞാൻ നിങ്ങളോട് പറയും.

ഒരു പരിശീലന കമ്പനിയിലെ ക്ലയൻ്റുകളുമായും പങ്കാളികളുമായും പ്രവർത്തിക്കുന്നതിൽ നതാഷ ഒരു സ്പെഷ്യലിസ്റ്റാണ്.

2 മാസം മുമ്പ്, അവൾ കമ്പനിയുടെ ഒരു പുതിയ ബിസിനസ്സ് പങ്കാളിയുമായി കത്തിടപാടുകൾ ആരംഭിച്ചു. (നമുക്ക് അവനെ “വസ്യ” എന്ന് വിളിക്കാം). വരാനിരിക്കുന്ന ഒരു സഹകരണത്തിൻ്റെ തുടക്കത്തിൽ, ചർച്ച ചെയ്യേണ്ടതും വ്യക്തമാക്കേണ്ടതും വ്യക്തമാക്കേണ്ടതും ഏകീകരിക്കേണ്ടതും മറ്റും എല്ലായ്‌പ്പോഴും നിരവധി പ്രശ്‌നങ്ങളുണ്ട്. ആ ദിവസം, നതാഷയും വാസ്യയും ധാരാളം സന്ദേശങ്ങൾ കൈമാറി. എന്നാൽ നിങ്ങൾ നതാഷയുടെ ഇൻബോക്സിലേക്ക് നോക്കുകയും വാസ്യയുമായുള്ള കത്തിടപാടുകൾ നോക്കുകയും ചെയ്താൽ, നിങ്ങൾക്ക് തികച്ചും ലളിതമായ ഒരു ചിത്രം കാണാം. ധാരാളം അക്ഷരങ്ങളുണ്ട്, പക്ഷേ എല്ലാ വിവരങ്ങളും രണ്ട് സെമാൻ്റിക് പോയിൻ്റുകളിലേക്ക് വരുന്നു: “നിന്ന്” ഫീൽഡിൽ അത് “വാസ്യ” എന്നും സബ്ജക്ട് ഫീൽഡിൽ - “പെർമുമായുള്ള സഹകരണം” എന്നും (ഞാൻ നതാഷയുടെ ബിസിനസ്സിൻ്റെ പേര് മാറ്റി. വ്യക്തമായ കാരണങ്ങളാൽ പങ്കാളിയും നഗരത്തിൻ്റെ പേരും. അവർ പറയുന്നതുപോലെ, ഏതെങ്കിലും യാദൃശ്ചികത ഒരു അപകടമായി കണക്കാക്കുക).

സാഹചര്യം സങ്കൽപ്പിക്കുക: ആദ്യ അക്ഷരത്തിൽ "പെർമുമായുള്ള സഹകരണം" എന്ന വിഷയമുണ്ട്. ഈ കത്തിൽ നിന്ന്, വിലാസക്കാരനെക്കുറിച്ചും അവൻ്റെ കമ്പനിയെക്കുറിച്ചും നതാഷ അറിയുകയും അവൻ്റെ വാണിജ്യ ഓഫറുമായി പരിചയപ്പെടുകയും ചെയ്യുന്നു. ഉത്തരങ്ങൾ. ഇനിപ്പറയുന്ന കത്തുകൾ ജോലിയുടെ വിശദാംശങ്ങൾ, ഓൺ-സൈറ്റ് പരിശീലനങ്ങൾ നടത്തുന്നതിൻ്റെ പ്രത്യേകതകൾ, സാമ്പത്തിക, സംഘടനാ വശങ്ങൾ തുടങ്ങിയവ ചർച്ചചെയ്യുന്നു. (ആഴ്ചയുടെ അവസാനം, നതാഷയുടെ മെയിൽബോക്സിൽ വാസ്യയിൽ നിന്നുള്ള 17 കത്തുകൾ ഉണ്ട്). മാത്രമല്ല, എല്ലാ അക്ഷരങ്ങൾക്കും: ആദ്യത്തേത് മുതൽ അവസാനത്തേത് വരെ, ഒരു വിഷയ ഓപ്ഷൻ ഉണ്ട്: "പെർമുമായുള്ള സഹകരണം." നിങ്ങൾക്ക് അടിയന്തിരമായി ആവശ്യമുണ്ടെങ്കിൽ എന്തുചെയ്യണമെന്ന് ഇപ്പോൾ സങ്കൽപ്പിക്കുക, ഉദാഹരണത്തിന്, ഈ കത്തിടപാടിൽ നിർദ്ദിഷ്ട വിവരങ്ങളുള്ള ഒരു പ്രത്യേക കത്ത് കണ്ടെത്തുക. അവർ പറയുന്നതുപോലെ, "ഇത് ബുദ്ധിശൂന്യമാണ്" നിങ്ങൾ ചെയ്യേണ്ടത്: ക്രമരഹിതമായി അക്ഷരങ്ങൾ തുറന്ന് ആഴ്ചയിൽ ഏത് ദിവസമാണ് ഈ വിഷയം ചർച്ച ചെയ്തതെന്ന് ഏകദേശം ഓർമ്മിക്കാൻ ശ്രമിക്കുക. ചെലവഴിച്ച സമയത്തെക്കുറിച്ചും അത്തരം തിരയലിൻ്റെ ഫലപ്രാപ്തിയെക്കുറിച്ചും അനുഗമിക്കുന്ന വികാരങ്ങളെക്കുറിച്ചും ഞാൻ സംസാരിക്കില്ല. അങ്ങനെ എല്ലാം വ്യക്തമാണ്.

നിഗമനങ്ങൾ:

1. സബ്ജക്റ്റ് ഫീൽഡ് ഇമെയിലിൻ്റെ ഒരു പ്രധാന ഭാഗമാണെന്ന് ഓർമ്മിക്കുക.

2. വിഷയ ഫീൽഡ് യുക്തിസഹമായി പൂരിപ്പിക്കുക, വിവരങ്ങൾ വളരെ വിജ്ഞാനപ്രദമാക്കുക.

ഉദാഹരണത്തിന്, "പ്രമാണങ്ങൾ" എന്നതിന് പകരം "Agreement.Account.Act"

3. ചർച്ചയിലിരിക്കുന്ന പ്രശ്നത്തിൻ്റെ വശങ്ങൾ മാറുമ്പോൾ, വിഷയം വ്യക്തമാക്കുക (ഒരു വിപുലീകരണം ഉപയോഗിക്കുക).

ഉദാഹരണത്തിന്,

പെർമുമായുള്ള സഹകരണം → പെർമുമായുള്ള സഹകരണം തീയതികൾ → പെർമുമായുള്ള സഹകരണം കരാർ

4. വിഷയം അർത്ഥപൂർണ്ണമാക്കുക, എന്നാൽ വളരെ ഹ്രസ്വമാക്കുക(“വിഷയം” ഫീൽഡിൽ രസീത് ലഭിക്കുമ്പോൾ വിലാസക്കാരന് ദൃശ്യമാകുന്ന പ്രതീകങ്ങളുടെ എണ്ണം വളരെ പരിമിതമാണ്)

ഉദാഹരണത്തിന്,

പെർമുമായുള്ള സഹകരണം → പെർം. തീയതികൾ → പെർം. ഉടമ്പടി

5. ഒരു ബിസിനസ്സ് പങ്കാളിയുമായി/ക്ലയൻ്റുമായുള്ള കത്തിടപാടിൽ, "വിഷയം" ഫീൽഡ് ക്രമരഹിതമായി പൂരിപ്പിച്ചതായി നിങ്ങൾ കാണുകയാണെങ്കിൽ, അല്ലെങ്കിൽ പൂരിപ്പിച്ചിട്ടില്ലെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ കൈകളിലേക്ക് മുൻകൈയെടുക്കുക.കൂടാതെ രണ്ട് സാഹചര്യങ്ങളിലൊന്ന് പരീക്ഷിക്കുക:

- ഉത്തരം നൽകുമ്പോൾ, "വിഷയം" ഫീൽഡിൻ്റെ ഉള്ളടക്കം ശരിയായി മാറ്റുക/അത് സ്വയം പൂരിപ്പിക്കുക.സ്വീകർത്താവ് ശ്രദ്ധാലുവാണെങ്കിൽ, കത്തിടപാടുകൾ സാധാരണ നിലയിലേക്ക് കൊണ്ടുവരാൻ ഈ പ്രവർത്തനം മതിയാകും. ഈ ഫീൽഡിലെ ഉള്ളടക്കങ്ങൾ അവഗണിക്കാൻ സ്വീകർത്താവ് ഇപ്പോഴും തുടരുകയാണെങ്കിൽ (മിക്കവാറും ശീലമല്ല), മറ്റൊരു സ്ക്രിപ്റ്റ് ഉപയോഗിക്കുക (ചുവടെ വായിക്കുക):

- ഒരു അഭ്യർത്ഥന/ഓഫർ സഹിതം വിലാസക്കാരന് ഒരു കത്ത് എഴുതുകഏകദേശം ഇനിപ്പറയുന്ന ഉള്ളടക്കത്തോടൊപ്പം: “വാസ്യാ, ഞങ്ങളുടെ കത്തിടപാടുകൾ ഫലപ്രദമാകണമെന്നും ഞങ്ങളുടെ എല്ലാ ബിസിനസ്സ് പ്രശ്നങ്ങളും കഴിയുന്നത്ര വേഗത്തിൽ പരിഹരിക്കാൻ ഞങ്ങൾക്ക് കഴിയണമെന്നും ഞാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നു. "വിഷയം" ഫീൽഡിൽ കത്തിൻ്റെ വിഷയവും ഉള്ളടക്കവും ഉടനടി സൂചിപ്പിക്കാൻ ഞാൻ നിർദ്ദേശിക്കുന്നു. ഈ രീതിയിൽ ഞങ്ങളുടെ ആശയവിനിമയത്തിൻ്റെ ഫലപ്രാപ്തി ഗണ്യമായി വർദ്ധിപ്പിക്കുമെന്ന് ഞാൻ കരുതുന്നു.

നതാഷ എൻ്റെ ഉപദേശം സ്വീകരിച്ചു. ഇപ്പോൾ രണ്ടാം മാസമായി എനിക്ക് ലഭിക്കുന്ന കത്തുകളുടെ സുതാര്യതയും വ്യക്തതയും ഞാൻ ആസ്വദിക്കുന്നു!

എൻ്റെ പ്രിയ വായനക്കാരേ, നിങ്ങൾക്കും അതേ സന്തോഷം നേരുന്നു!