व्यवसाय पत्रव्यवहार - मूलभूत, प्रकार, वैशिष्ट्ये, व्यवसाय पत्रव्यवहार आयोजित करण्याचे नियम. व्यवसाय पत्रव्यवहाराचे नियम: उदाहरणे

जो कोणी व्यावसायिक मंडळांमध्ये सभ्य दिसण्याचा प्रयत्न करतो तो नेहमी वापरतो. आणि त्याला नेहमीच मुख्य गोष्ट आठवते - ईमेलने पत्त्याचा किंवा तो प्रतिनिधी असलेल्या कंपनीची प्रतिष्ठा किंवा व्यवसायाची प्रतिमा कलंकित करू नये.

योग्य आणि सक्षमपणे व्यवसाय इलेक्ट्रॉनिक पत्रव्यवहार करण्याची क्षमता आधुनिक व्यवस्थापकाच्या प्रतिमेचा मुख्य घटक आहे. हे सामान्य सांस्कृतिक पातळीचे लक्षण आणि वैयक्तिक व्यावसायिकतेचे सूचक आहे. एखादी व्यक्ती आपले विचार कसे तयार आणि औपचारिक करण्यास सक्षम आहे त्यानुसार, एखादी व्यक्ती आत्मविश्वासाने इतरांबद्दल आणि वैयक्तिकरित्या स्वतःबद्दलच्या त्याच्या वृत्तीचा न्याय करू शकते. निष्काळजीपणे लिहिलेला ईमेल भागीदार आणि सहकाऱ्यांच्या नजरेत लेखकाची व्यावसायिक प्रतिष्ठा सहजपणे खराब करू शकतो.

ईमेलद्वारे व्यवसाय पत्रव्यवहाराचे नियम

2. स्पष्टपणे समजून घ्या की तुमचा संदेश कोणाला उद्देशून आहे आणि त्यात असलेली माहिती कोणासाठी उपयुक्त असू शकते. तुमचे पत्र कोणाला उद्देशून आहे? क्लायंटला? जोडीदाराला? सहकारी? गौण व्यक्तीला? बॉसला? पत्ता "ते" स्तंभात दर्शविला आहे, ज्यांना स्वारस्य आहे ते "कॉपी" मध्ये सूचित केले आहेत. कधीही अतिरिक्त प्रती पाठवू नका, विशेषतः तुमच्या बॉसला. ईमेलमध्ये तृतीय पक्षांचा उल्लेख असल्यास, ते सहसा "कॉपी" स्तंभात देखील समाविष्ट केले जातात.

3. संदेशाचा उद्देश स्वतःसाठी तयार करा. तुम्ही स्वतःसाठी कोणते ध्येय ठेवले आहे: तुम्ही तुमच्या पत्राच्या वाचकांकडून काय साध्य करण्याचा प्रयत्न करता? तुम्हाला काय प्रतिक्रिया अपेक्षित आहे? प्राप्तकर्त्याने, तुमचा संदेश वाचल्यानंतर, तुम्हाला त्याच्याकडून काय हवे आहे हे त्वरित समजले पाहिजे. इलेक्ट्रॉनिक पत्रव्यवहार आयोजित करण्याचे नियम:

जर तुम्हाला घटनांकडे वैयक्तिक दृष्टीकोन आणायचा असेल तर - पहिल्या व्यक्तीकडून (आम्ही, मी)
जर तुमचा मेसेज चौकशी किंवा निर्देशात्मक स्वरूपाचा असेल तर - दुसऱ्या व्यक्तीकडून (तुम्ही, तुम्ही)
जर तुम्ही बाहेरील निरीक्षक म्हणून पत्र लिहित असाल आणि पत्त्याला पूर्ण तथ्ये किंवा घटनांबद्दल माहिती देऊ इच्छित असाल - 3ऱ्या व्यक्तीमध्ये (ते, ती, तो).

4. "विषय" फील्ड रिकामे सोडू नका. ईमेल प्राप्त करणारे बहुतेक लोक विषय फील्ड पाहून पत्रव्यवहाराचे परीक्षण करण्यास सुरवात करतात. एखादी व्यक्ती काही सेकंदात पत्र वाचण्याचा निर्णय घेते, म्हणून पत्राची सामग्री विषय ओळीत प्रतिबिंबित झाली पाहिजे. विषय लहान, विशिष्ट आणि माहितीपूर्ण असावा.

5. सामग्री स्पष्ट ठेवा: पत्ता आणि शुभेच्छा, मुख्य भाग, सारांश, स्वाक्षरी, संपर्क. कोणतेही पत्र असणे आवश्यक आहे ईमेल शिष्टाचार. आळशी होऊ नका आणि स्वीकृत सामग्रीचा कोणताही भाग वगळू नका; योग्यरित्या स्वरूपित केलेले पत्र हे तुमच्या व्यावसायिकतेचे सूचक आहे.

6. संबोधित करणाऱ्याला संबोधणे आणि अभिवादन करणे हे त्याच्याबद्दलच्या तुमच्या आदराचे सूचक आहे. शक्य असल्यास, प्रत्येक अक्षराची सुरुवात वैयक्तिक संदेश आणि शुभेच्छा देऊन करा. आपल्या संभाषणकर्त्याला नावाने संबोधित करणे हे सभ्यतेचे लक्षण आहे. पत्त्यानंतर, जर तुम्हाला संदेशाला दैनंदिन वर्ण द्यायचा असेल तर स्वल्पविराम लावा. आणि जर तुम्हाला औपचारिकता आणि महत्त्वावर जोर द्यायचा असेल, तर उद्गारवाचक बिंदू वापरा, जरी हे पत्र तुम्ही ज्या सहकाऱ्याशी अनेकदा संवाद साधता त्या सहकाऱ्याला उद्देशून असले तरीही.

7. तत्त्वाचे पालन करा: लहान आणि स्पष्ट (KY). व्यवसाय ईमेल पत्रव्यवहाराच्या मुख्य नियमांपैकी एक म्हणजे "किमान शब्द - कमाल माहिती." तुमचे विचार विशेषतः (स्पष्टपणे), सातत्याने, संक्षिप्तपणे आणि समजण्यास सोप्या पद्धतीने मांडा. वाक्ये लहान असली पाहिजेत, यामुळे पत्त्याला आवश्यक माहिती पोहोचवणे सोपे होते. तिथे एक आहे ईमेलचा सुवर्ण नियम- भाग, एक विषय - एक अक्षर. अनेक असंबंधित कल्पना असलेल्या एका मोठ्या संदेशापेक्षा अनेक ईमेल (प्रत्येक विषयासह) पाठवणे चांगले.

8. अनौपचारिक संवादाला व्यावसायिक पत्रव्यवहारात बदलू नका. ईमेलमध्ये भावना नाही! जर तुम्हाला तुमच्या ईमेल मेसेजमध्ये नमूद केलेल्या मुद्द्यांवर भावनिकरित्या भर द्यायचा असेल, तर भावनिक सबटेक्स्ट तटस्थ, बाह्यदृष्ट्या शांत आणि सादरीकरणाच्या योग्य टोनच्या मागे लपलेले असणे आवश्यक आहे. ते भाषेने नव्हे तर आशयाने साध्य होते.

9. पत्राच्या मुख्य मजकुराच्या स्पष्ट संरचनेचे पालन करा. बहुतेकदा, पत्रात तीन भाग असतात:

पत्र लिहिण्याचे कारण (कारण, कारण). हा भाग सहसा शक्य तितका लहान असतो
अंकाच्या साराचे सातत्यपूर्ण सादरीकरण
उपाय, विनंत्या, प्रस्ताव, निष्कर्ष

10. संदेशाचे स्वरूप समजण्यास अत्यंत सोपे असावे. मजकूर परिच्छेदांमध्ये विभाजित करा, ज्यामध्ये पाच ते सहा ओळींपेक्षा जास्त नसावे. रिक्त ओळीने परिच्छेद एकमेकांपासून वेगळे करणे चांगले. एक रंग आणि एक फॉन्ट निवडा, जेणेकरून मजकूर अधिक चांगल्या प्रकारे समजला जाईल. अगदी आवश्यक असल्याशिवाय उद्गारवाचक चिन्हे, इमोटिकॉन, संक्षेप किंवा अभिशाप घटक न वापरणे चांगले.

11. बरोबर लिहा. निरक्षर लेखन हे सूचित करते की लेखक पुरेसे शिक्षित नाही. मजकूरातील टायपो आणि त्रुटींमुळे तुमची व्यावसायिक प्रतिष्ठा बदनाम झाली आहे. पत्र पाठवण्यापूर्वी, ईमेल शिष्टाचारआपण पत्र काळजीपूर्वक पुन्हा वाचण्याची शिफारस करतो. अनेक ईमेल प्रोग्राम आणि मजकूर संपादक विरामचिन्हे आणि शब्दलेखन तपासू शकतात आणि त्रुटी आढळल्यास, ते सुधारण्याचे पर्याय देतात. ईमेल लिहिण्यासाठी ही सेवा आवश्यक आहे.

12. संलग्नकांमध्ये कोणती कागदपत्रे समाविष्ट करणे आवश्यक आहे ते विचारात घ्या. आपण पत्राच्या मुख्य भागामध्ये तपशीलवार माहिती समाविष्ट करू नये; ती स्वतंत्र फाईल म्हणून पाठविणे चांगले आहे. ईमेलच्या विषय ओळीत, आपण कोणती फाईल टाकत आहात हे सूचित करण्याचे सुनिश्चित करा, अन्यथा प्राप्तकर्ता त्यास व्हायरस मानू शकेल. सर्व फाइल्स पाठवण्यापूर्वी अँटी-व्हायरस सॉफ्टवेअरने स्कॅन केल्या पाहिजेत.

14. व्यवसाय पत्रव्यवहारात पोस्टस्क्रिप्ट अत्यंत क्वचितच वापरली जाते. तुम्ही तुमच्या मेसेजमध्ये पोस्टस्क्रिप्ट वापरत असल्यास, तुम्ही पत्रातील मजकुराचा पुरेसा विचार केला नसल्याचे हे द्योतक आहे.

15. केवळ विशेष प्रकरणांमध्ये वाचलेली पावती दिली जाते. सामान्यतः, वाचलेली पावती केवळ बाह्य प्राप्तकर्त्यांसाठी सेट केली पाहिजे आणि प्राप्तकर्त्याकडून प्रतिसाद अपेक्षित असतानाच.

16. जेव्हा खरोखर आवश्यक असेल तेव्हाच "उच्च महत्व" चेकबॉक्स वापरा. ईमेलमध्ये महत्त्वाची माहिती असल्यास ज्यावर तातडीने लक्ष देण्याची गरज आहे, महत्त्व "उच्च" वर सेट करा. हे तुमच्या इनबॉक्समध्ये तुमचा ईमेल हायलाइट करेल. परंतु अनावश्यकपणे या कार्याचा गैरवापर करण्याची शिफारस केलेली नाही.

17. पत्र पाठवण्यापूर्वी ते पुन्हा वाचा. सर्व काही संक्षिप्त, विशिष्ट, समजण्याजोगे आहे आणि काही अयोग्य माहिती किंवा व्याकरणाच्या चुका आहेत का? प्राप्तकर्त्याचे तपशील बरोबर आहेत का? सादरीकरणाचा क्रम आणि तर्क तपासा.

19. ज्याने पत्रव्यवहार सुरू केला तो इलेक्ट्रॉनिक संवाद संपवतो.

20. ते लक्षात ठेवा ईमेल पत्रव्यवहाराचे नियम, किंवा त्याऐवजी त्यांचे अनुपालन हे आधुनिक व्यावसायिक व्यवस्थापकाचे सूचक आहे.

तत्वतः, कसे आणि कोणत्या माध्यमाने तयार केले जाऊ शकते आणि पाठवले जाऊ शकते याबद्दल प्रश्न उद्भवू नयेत. तथापि, जेव्हा अधिकृत पत्रांचा विचार केला जातो तेव्हा प्रत्येकजण हे कार्य त्वरित सुरू करण्यास तयार नाही, विशेषत: जेव्हा पत्राच्या लेखकास प्रतिसाद मिळण्याची अपेक्षा असते. मी तुम्हाला व्यावसायिक पत्रव्यवहाराचे थोडेसे रहस्य सांगेन: पत्राचे वर्ण आणि शैली जितकी कठोर असेल तितकी प्राप्तकर्त्याकडून प्रतिसाद मिळण्याची शक्यता जास्त असते. या धड्यात, मी अनेक नमुना ईमेल प्रदान करेन जे वापरकर्त्यांना त्यांच्या स्वतःच्या शैलीवर निर्णय घेण्यास आणि नंतर सर्वात सक्षम मार्गाने संदेश तयार करण्यात मदत करतील.

प्रथम, आपण तयार करत असलेले अक्षर कोणत्या स्वरूपाचे असेल हे ठरवावे लागेल. मी सर्व आउटगोइंग ईमेल तीन मुख्य प्रकारांमध्ये विभागतो:

• व्यवसाय ऑफर
• व्यवसाय चौकशी
• मैत्रीपूर्ण पत्ता

त्यानुसार, सर्व तीन प्रकारांसाठी माझ्याकडे टेम्पलेट्स आहेत, दोन्ही साध्या मजकूर फाइल्सच्या स्वरूपात आणि विशिष्ट ईमेल प्रोग्राम्ससाठी तयार केलेल्या टेम्पलेट्सच्या स्वरूपात. चला त्या प्रत्येकाकडे क्रमाने पुढे जाऊया.

व्यवसाय ऑफर

नमस्कार (शुभ दुपार), [संबोधित केलेल्या व्यक्तीचे नाव]!

संप्रेषण करताना कोणत्याही पत्रात नाव सूचित करणे उचित आहे, कारण वैयक्तिक पत्ता एखाद्या व्यक्तीस मैत्रीपूर्ण मूडमध्ये ठेवतो. तथापि, आपण अद्याप नाव शोधू शकत नसल्यास, टेम्पलेट ग्रीटिंग पुरेसे असेल.

मला आमच्या कंपनी [कंपनीचे नाव] कडून नवीन सेवा (नवीन उत्पादन) तुमच्या लक्षात आणून देऊ.

मला [क्रियाकलापाच्या क्षेत्राचे नाव] या क्षेत्रात सहकार्य करू द्या.

पुढे, किमतीच्या किंवा काही गुणवत्तेच्या वैशिष्ट्यांनुसार तुमच्या प्रस्तावाच्या फायद्यांचे थोडक्यात वर्णन करा. मुख्य गोष्ट ते प्रमाणा बाहेर नाही. मेगाबाइट मजकूर, आणि अगदी तेजस्वी, अर्थहीन चित्रांसह पूरक, केवळ लोकांना घाबरवते. जर पत्राच्या प्राप्तकर्त्यास पहिल्या ओळींपासून आपल्या ऑफरमध्ये स्वारस्य असेल तर तो निश्चितपणे अतिरिक्त माहितीसाठी आपल्याशी संपर्क साधेल.

आपण प्रथमच योग्य लोकांशी संपर्क साधण्यासाठी आपल्याशी संपर्क साधण्यासाठी आपण गंभीर असल्यास, फक्त ईमेलच्या पलीकडे पोहोचण्याचा विचार करणे अर्थपूर्ण आहे. सारख्या सेवांमध्ये खाती तयार करणे चांगली कल्पना असेल ICQ आणिस्काईप. काहीवेळा एखाद्या व्यक्तीने नियमित फोनद्वारे आपल्याशी संपर्क साधणे खूप सोपे असते, जर आपण विचारपूर्वक आपल्या स्वाक्षरीत नंबर सोडला असेल.

तुम्हाला तुमचा स्वतःचा ई-मेल पत्ता स्वाक्षरीमध्ये डुप्लिकेट करण्याची आवश्यकता का आहे, तुम्ही विचारता, जर तो मेल सर्व्हरद्वारे स्वयंचलितपणे अग्रेषित झाला असेल. येथे नियम असा आहे की व्यावसायिक पत्रव्यवहारात जास्त माहिती कधीही अनावश्यक नसते. अशा परिस्थितीची कल्पना करूया जिथे तुमचे पत्र एखाद्या व्यक्तीला मिळाले आहे ज्याला ऑफरमध्ये स्वारस्य नाही किंवा जो त्याला योग्य प्रतिसाद देण्यास सक्षम नाही. तो प्राप्त झालेला संदेश दुसऱ्या वापरकर्त्याला फॉरवर्ड करतो, परंतु काही कारणास्तव, आपोआप जोडलेल्या डेटामधून खऱ्या प्रेषकाची माहिती गमावली जाते, ज्यामुळे तुमच्याशी संपर्क साधणे कठीण होते. तथापि, पत्राचा लेखक आणि त्याचे आवश्यक संपर्क निश्चित करण्यासाठी स्वाक्षरी पाहणे नेहमीच पुरेसे असेल.

व्यवसाय चौकशी

नमस्कार (शुभ दुपार)!

किंवा, जर पत्त्याचे नाव माहित असेल तर (प्रिय, [नाव, संरक्षक])!

कृपया उत्पादनाविषयी (सेवा) [उत्पादन/सेवेचे नाव] संपूर्ण वैशिष्ट्ये आणि स्पर्धात्मक गुणांच्या वर्णनासह माहिती प्रदान करा.

रशियन फेडरेशनच्या फेडरल कायद्याच्या आधारावर [दस्तऐवजाची संख्या आणि तारीख], मी तुम्हाला माहिती [मिळविण्यासाठी आवश्यक डेटाचे वर्णन] प्रदान करण्यास सांगतो.

तुमच्या अधिकारांचे उल्लंघन होत असल्यास तुम्ही इंटरनेटवरील एखाद्या विशिष्ट सेवेच्या व्यवस्थापनाशी देखील संपर्क साधू शकता.

वापरकर्ता करारातील खंड [वापरकर्ता करारातील खंड क्रमांक] चे उल्लंघन केल्याच्या संदर्भात, म्हणजे: “[त्या कलमाचा संपूर्ण मजकूर उद्धृत करा]”, मी तुम्हाला चौकशी करण्यास सांगतो आणि दोषींवर योग्य ती कारवाई करण्यास सांगतो. जबाबदार (जर आम्ही सेवा कर्मचाऱ्यांबद्दल बोलत आहोत)] व्यक्ती [साइट (साइटचे नाव)]. कृपया तपासणीचे परिणाम आणि [तुमच्या स्वतःच्या ईमेल पत्त्यावर] लादलेल्या मंजुरींचा अहवाल द्या.

मैत्रीपूर्ण पत्ता

ग्रीटिंग्ज (शुभ दिवस) (हॅलो), [व्यक्तीचे नाव]!

जेव्हा आपण प्रथम आमच्याशी मैत्रीपूर्ण रीतीने संपर्क साधता, तेव्हा एक चांगला सूचक आपल्या मजकूर संदेशाची पूर्णता असेल. योग्यरित्या लिहिलेला, मोठा मजकूर योग्य व्यक्तीशी संपर्क साधण्यात तुमची उच्च स्वारस्य दर्शवेल आणि प्रतिसादाची इच्छा जागृत करेल. काही प्रारंभिक प्रश्नांसह संभाषण उघडण्यास विसरू नका.

उदाहरण ईमेल

बर्याच संस्थांच्या कामाचा एक अविभाज्य भाग म्हणजे व्यवसाय पत्रव्यवहार, ज्यामध्ये अनेक नियम आणि वैशिष्ट्ये आहेत. केवळ सचिवच नाही तर इतर कर्मचारी देखील भागीदार आणि इतर कर्मचाऱ्यांशी संपर्क साधण्यासाठी पत्र लिहू शकतात.

व्यवसाय पत्रव्यवहार संकल्पना

हा शब्द व्यावसायिक आणि व्यावसायिक माहितीच्या देवाणघेवाणीचा संदर्भ देतो. व्यावसायिक पत्रव्यवहारासाठी एक विशिष्ट शिष्टाचार आहे, जे विशेष अभ्यासक्रमांमध्ये देखील शिकवले जाते. पत्र नियमांनुसार काढले जाणे आवश्यक आहे, कारण ते कंपनीची प्रतिष्ठा निर्माण करेल आणि टिकवून ठेवेल आणि संस्थेबद्दल गंभीर वृत्ती देखील तयार करेल. व्यावसायिक पत्र, तांत्रिक दृष्टिकोनातून, विविध कंपन्या किंवा विभागांमधील संप्रेषण सुधारण्याच्या उद्देशाने एक साधन आहे.

व्यावसायिक पत्रव्यवहाराचे प्रकार

तेथे अनेक प्रकारचे दस्तऐवज आहेत आणि त्या प्रत्येकामध्ये अंमलबजावणी आणि सबमिशनचे स्वतःचे नियम आहेत. ई-मेलद्वारे संप्रेषण करताना व्यावसायिक पत्रव्यवहाराची मूलभूत माहिती देखील वापरली जाते. तज्ञ खालील प्रकारच्या व्यवसाय पत्रांमध्ये फरक करतात: धन्यवाद पत्रे, विनंत्या, मागण्या, माफी, खंडन, अभिनंदन आणि शोक. याव्यतिरिक्त, व्यावसायिक पत्रे आहेत, ज्यात दावे, नकार, स्मरणपत्रे, हमी इत्यादींचा समावेश आहे.

व्यावसायिक पत्रव्यवहार योग्यरित्या कसा करावा?

पत्र तयार करताना, सर्व तपशीलांवर लक्ष देणे आवश्यक आहे. व्यवसाय पत्रव्यवहाराच्या नियमांचे वर्णन करताना, खालील पैलूंकडे लक्ष देणे योग्य आहे:

1. जर तुम्ही एखादे पत्र लिहित असाल ज्यामध्ये तुम्हाला लेखकाने विचारलेल्या विशिष्ट प्रश्नांची उत्तरे देण्याची आवश्यकता असेल, तर त्या प्रत्येकाचा स्वतंत्रपणे उल्लेख करणे योग्य ठरेल. हे करण्यासाठी, क्रमांकन वापरा आणि मजकूर परिच्छेदांमध्ये खंडित करा.
2. पत्र लिहिताना, तुम्ही किंवा तुमच्या संभाषणकर्त्याद्वारे संलग्न केलेल्या सर्व कागदपत्रांवर थोडक्यात टिप्पणी करणे आवश्यक आहे. हे महत्वाचे आहे जेणेकरुन प्राप्तकर्त्याला पत्राचे सार त्वरित समजेल.
3. पत्रावर व्यवस्थापकाची स्वाक्षरी आणि शिक्का असणे आवश्यक आहे.

व्यवसाय पत्रव्यवहार आयोजित करण्यासाठी नियम

व्यवसाय अक्षरे तयार करताना त्रुटी अस्वीकार्य आहेत, म्हणून ते तयार करण्यासाठी मूलभूत नियम जाणून घेणे महत्वाचे आहे:

1. ज्यांचा अर्थ माहीत नाही अशा शब्दांचा वापर करू नका किंवा शब्दकोश वापरून त्यांचा अर्थ तपासा.
2. व्यावसायिक पत्रव्यवहार आयोजित करताना विशिष्ट शब्दावलीचा वापर वगळला जातो, कारण काही शब्द पत्त्याला अज्ञात असू शकतात. जर अशा संज्ञा वापरल्या गेल्या असतील तर स्पष्टीकरण द्या.
3. आपले विचार लहान वाक्यात व्यक्त करा जेणेकरून मुख्य मुद्दा गमावला जाणार नाही.
4. जर तुम्हाला रशियन भाषा नीट येत नसेल, तर स्पेलिंग तपासण्यासाठी तुमच्या कॉम्प्युटरवरील संपादकात किंवा दस्तऐवजात मजकूर टाइप करणे चांगले.
5. व्यावसायिक पत्रव्यवहार बोलचाल शब्द, साहित्यिक अभिव्यक्ती इत्यादींचा वापर करण्यास परवानगी देत ​​नाही. पत्र पाठवण्यापूर्वी, त्रुटी आणि टायपोजसाठी ते तपासा. थोड्या वेळाने पुन्हा तपासणे चांगले.

व्यावसायिक पत्रव्यवहारातील पत्राची सुरुवात

प्रथम, पत्राच्या संरचनेत एक "शीर्षलेख" आहे, ज्यामध्ये पत्त्याचे स्थान आणि पूर्ण नाव आहे. व्यावसायिक पत्रव्यवहाराच्या वैशिष्ट्यांमध्ये मानक पत्ता "प्रिय" समाविष्ट आहे, जो बहुतेक प्रकरणांमध्ये पृष्ठाच्या मध्यभागी लिहिलेला असतो. जर ती व्यक्ती अपरिचित असेल, तर आडनावापुढे "श्री" हा शब्द लिहिला जातो. पहिल्या परिच्छेदात (प्रस्तावना) पत्राचा उद्देश आणि कारण समाविष्ट आहे. ते वाचल्यानंतर, संबोधितकर्त्याला संदेशाचा मुख्य अर्थ समजला पाहिजे.

व्यावसायिक पत्रव्यवहारात विनंती

व्यावसायिक पत्रव्यवहाराच्या लोकप्रिय प्रकारांपैकी एक म्हणजे विनंती पत्र. ही एक चतुराईने विनंती किंवा सध्याच्या समस्येवर मुत्सद्दी मागणी असू शकते. विनंत्या लिहिण्यासाठी व्यावसायिक लेखन कौशल्ये महत्त्वाची आहेत कारण त्यांनी प्राप्तकर्त्याला लेखकाला आवश्यक असलेली कृती करण्यास प्रवृत्त केले पाहिजे. पत्र लिहिण्यासाठी काही नियम आहेत:

1. व्यावसायिक शिष्टाचाराच्या मूलभूत गोष्टींचे निरीक्षण करून पत्त्याला वैयक्तिकरित्या संबोधित केले पाहिजे.
2. प्राप्तकर्त्याला विनंतीचे कारण समजावून सांगण्यासाठी, आपण त्याला प्रशंसा देऊ शकता, त्याचा व्यवसाय किंवा वैयक्तिक गुण आणि गुणवत्तेवर प्रकाश टाकू शकता.
3. विनंतीची कारणे द्या आणि ती पूर्ण करण्यात पत्त्याची स्वारस्य आहे. समस्येचे वर्णन शक्य तितक्या संक्षिप्त आणि स्पष्टपणे केले पाहिजे.
4. एकदा विनंती केल्यावर, संभाव्य फायद्यांवर जोर देऊन, त्यात सुधारणा आणि पुनरावृत्ती केली पाहिजे.

व्यवसाय पत्रव्यवहारात स्वतःला कसे स्मरण करून द्यावे?

जेव्हा तुम्हाला हाती घेतलेल्या जबाबदाऱ्यांची पूर्तता, कायद्याचे पालन, एखाद्या महत्त्वाच्या घटनेचा दृष्टीकोन इत्यादींबद्दल आठवण करून देण्याची आवश्यकता असते तेव्हा एक स्मरणपत्र वापरले जाते. बहुतेक प्रकरणांमध्ये, त्याच्या आधी तोंडी स्मरणपत्र वापरले जाते. परिणामी, हे पत्र केलेल्या कारवाईचा एक प्रकारचा पुरावा म्हणून काम करते. व्यावसायिक पत्रव्यवहारातील स्मरणपत्रात हे समाविष्ट आहे:

1. प्रेषक आणि प्राप्तकर्त्याबद्दल माहिती. यानंतर, स्मरणपत्राचे कारण सांगितले आहे.
2. परत मागवल्या जाणाऱ्या समस्येशी संबंधित कायदे आणि नियमांचे दुवे दिले आहेत.
3. व्यावसायिक पत्रव्यवहाराची वाक्ये स्पष्ट असली पाहिजेत, परंतु धमकी देणारी नाहीत. ही समस्या शांततेने सोडवली जाऊ शकते याची आठवण करून देणे चुकीचे ठरणार नाही.
4. पत्राला कोणतेही मानक नाहीत, म्हणून ते विनामूल्य स्वरूपात लिहिले जाऊ शकते.

व्यावसायिक पत्रव्यवहारात योग्य प्रकारे माफी कशी मागायची?

लिहिण्यासाठी सर्वात कठीण पत्रांपैकी एक म्हणजे माफीनामा पत्र, ज्यासाठी तुम्हाला कंपनीसाठी माफी मागणे आणि चेहरा वाचवणे दोन्ही आवश्यक आहे. याव्यतिरिक्त, खराब झालेले नातेसंबंध पुनर्संचयित करण्याचे उद्दीष्ट आहे. व्यवसाय पत्रव्यवहार माफीची खालील वैशिष्ट्ये सूचित करतो:

1. पत्राच्या संरचनेमध्ये प्राप्तकर्त्याचे संकेत, संदेशाचा विषय आणि संदेश समाविष्ट असतो.
2. तुम्हाला परफॉर्मर निर्दिष्ट करण्याची गरज नाही, कारण व्यवस्थापन सर्व गोष्टींवर स्वाक्षरी करेल.
3. व्यावसायिक पत्रव्यवहारात माफी मागण्याची वाक्ये स्पष्ट नसावीत आणि पत्राचा विषय तटस्थ किंवा पूर्णपणे अनुपस्थित असावा.
4. जो परिणाम साध्य करणे आवश्यक आहे ते एक प्रामाणिक माफी मागणे आणि जे घडले त्याबद्दल माहिती आहे, म्हणजे, अप्रिय परिस्थितीच्या कारणाचे संकेत.

ईमेलद्वारे व्यवसाय पत्रव्यवहाराचे नियम

पूर्वी नमूद केलेले सर्व नियम इलेक्ट्रॉनिक पत्रव्यवहारासाठी देखील संबंधित आहेत, परंतु तरीही अनेक वैशिष्ट्ये आहेत:

1. सर्व अक्षरे सर्व्हरवर जतन केलेली असल्याने आणि ती दुसऱ्या व्यक्तीद्वारे वाचता येत असल्याने कार्यालयीन ईमेल केवळ अधिकृत पत्रव्यवहारासाठी वापरला जावा.
2. व्यवसाय ईमेल पत्रव्यवहारासाठी वाचनीय फॉन्ट वापरणे आवश्यक आहे आणि एरियल किंवा टाइम्स न्यू रोमन निवडणे चांगले आहे. अक्षरांचा आकार मध्यम असावा. मजकुरात Caps Lock, उद्गार चिन्ह किंवा विशेष वर्ण नसावेत. ठराविक वाक्ये तिरपे किंवा ठळकपणे हायलाइट करणे स्वीकार्य आहे, परंतु अगदी आवश्यक असल्यासच हे वापरा.
3. चांगल्या वाचनीयतेसाठी, उपशीर्षक वापरा, परंतु लक्षात ठेवा की त्यांची संख्या मोठी नसावी, म्हणून जास्तीत जास्त 3-4 तुकडे आहेत. एक परिच्छेद चार ओळींपेक्षा मोठा नसावा.
4. व्यवसाय ईमेल नैतिकता विषय फील्ड रिक्त ठेवण्याची परवानगी देत ​​नाही. येथे पत्राचे सार लिहा, जे विशिष्ट, माहितीपूर्ण आणि संक्षिप्त असावे.
5. तुम्ही तुमची स्वाक्षरी आणि संपर्क माहिती शेवटी समाविष्ट करणे आवश्यक आहे आणि त्यासाठी सहा ओळींपेक्षा जास्त वेळ लागू नये. खालील रचना वापरा: “सन्मानाने,” नाव आणि आडनाव, कंपनीचे नाव, फोन नंबर, ई-मेल आणि वेबसाइट पत्ता.
6. व्यवसाय पत्रव्यवहारामध्ये, आपल्या कॉर्पोरेट शैलीमध्ये कॉर्पोरेट टेम्पलेट वापरणे योग्य आहे. याबद्दल धन्यवाद, इतरांपासून वेगळे असणे आणि त्याच वेळी व्यवसाय पत्रव्यवहाराच्या नियमांचे पालन करणे शक्य होईल. हे विसरू नका की पत्र केवळ संगणकाच्या स्क्रीनवरच नव्हे तर फोनवर देखील वाचले जाऊ शकते, म्हणून टेम्पलेट वेगवेगळ्या स्क्रीनच्या रिझोल्यूशनसाठी ऑप्टिमाइझ केले जाणे आवश्यक आहे.

व्यवसाय पत्रव्यवहारावरील पुस्तके

व्यवसाय पत्र लिहिण्याच्या सर्व गुंतागुंत चांगल्या प्रकारे समजून घेण्यासाठी, आपण उपयुक्त साहित्य वाचू शकता. खालील कामे चांगली मानली जातात:

1. « व्यवसाय लेखन कला. कायदे, युक्त्या, साधने» एस. कारेपिना. पत्रव्यवहाराची व्यवसाय शैली काय आहे, विविध प्रकारची पत्रे आणि अहवाल योग्यरित्या कसे सोडायचे हे लेखक स्पष्ट करतात.
2. « व्यवसाय ई-मेल पत्रव्यवहार. यशासाठी पाच नियम" लेखक व्यावसायिक पत्रव्यवहाराच्या प्रकारांचे वर्णन करतो आणि संवाद अधिक प्रभावी बनविण्यात मदत करण्यासाठी साधने ऑफर करतो. येथे आपण उपयुक्त टिपा आणि युक्त्या शोधू शकता.

कोणत्याही संस्थेच्या, व्यावसायिक कंपनीच्या किंवा एंटरप्राइझच्या क्रियाकलापांमधील यश हे वर्तन आणि शिष्टाचाराच्या संस्कृतीशी अतूटपणे जोडलेले आहे. व्यवस्थापक आणि कर्मचाऱ्यांच्या सर्व कृतींनी चांगल्या शिष्टाचाराचे नियम नक्कीच विचारात घेतले पाहिजेत आणि परिस्थितीशी सुसंगत असले पाहिजेत.

शिष्टाचाराचा सर्वात महत्वाचा भाग म्हणजे व्यावसायिक पत्रव्यवहार.

असा अंदाज आहे की कामाचा जवळपास 50% वेळ कागदपत्रे आणि मेल हाताळण्यात घालवला जातो. परंतु हे आवश्यक आहे, कारण सक्षम व्यावसायिक पत्रव्यवहार कंपनीच्या उलाढालीत लक्षणीय वाढ करू शकतो आणि विविध सेवा आणि विभागांच्या परस्परसंवादाला गती देऊ शकतो.

अर्थात, येथे काही नमुने आहेत आणि आम्ही या लेखात त्यांच्याबद्दल नक्कीच बोलू. व्यावसायिक पत्रव्यवहाराचे नियम बर्याच काळापासून प्रमाणित केले गेले आहेत. विद्यमान GOST R.6.30-2003 तुम्हाला शीटवर मजकूर योग्यरित्या ठेवण्यास, इंडेंट्स, मार्जिन आणि फॉन्ट्स काय बनवायचे ते सांगण्यास मदत करेल. व्यवसाय पत्रव्यवहार एकसमानता आणि भाषण नमुन्यांची पुनरावृत्ती द्वारे दर्शविले जाते.

तथापि, कोणतेही पत्र वैयक्तिक आहे. प्रेषक, त्याची स्थिती, परिस्थिती आणि प्राप्तकर्त्याची ओळख यावर एक मोठी छाप सोडली जाते. काही प्रमाणात, व्यावसायिक पत्रव्यवहार हे सर्जनशीलता आणि कठोर परिश्रम यांचे संयोजन आहे.

व्यावसायिक पत्रव्यवहाराचे प्रकार

कागदपत्रांचे अभिसरण कागदावर आणि ई-मेलद्वारे केले जाते.

एंटरप्राइझमधील सर्व पत्रव्यवहार खालील गटांमध्ये विभागले जाऊ शकतात:

अधिकृत/अनौपचारिक पत्रव्यवहार;

अंतर्गत आणि बाह्य.

अधिकृत पत्रव्यवहारामध्ये व्यावसायिक ऑफर, कृतज्ञता आणि हमी पत्रे, व्यापार करार, एंटरप्राइझसाठी ऑर्डर, नोकरीच्या जबाबदाऱ्या, विनंत्या, मागण्या, दावे यांचा समावेश होतो.

अनौपचारिक पत्रव्यवहारामध्ये व्यवसाय भागीदार, ग्राहक आणि कर्मचारी यांच्याकडून विविध अभिनंदनांचा समावेश होतो; शोक, माफी, आमंत्रणे आणि आभार.

अंतर्गत दस्तऐवज केवळ एका एंटरप्राइझच्या विभागांमध्ये फिरतात, तर बाह्य दस्तऐवज त्याच्या सीमांच्या पलीकडे जातात.

व्यवसाय पत्रव्यवहाराचे नियम: अंतर्गत सामग्री

मुख्य आवश्यकता म्हणजे पत्राची संक्षिप्तता आणि स्पष्टता. मजकूर अनेक पृष्ठांवर ताणू नका. सर्वोत्तम पर्याय एक मध्ये फिट आहे.

व्यावसायिक पत्रव्यवहाराच्या नियमांमध्ये मजकुरातून जटिल, अस्पष्ट, परदेशी आणि उच्च विशिष्ट शब्द आणि अभिव्यक्ती वगळणे समाविष्ट आहे. सर्व वाक्ये लेखकाच्या मुख्य विचारांसह आणि "पाणी" शिवाय लहान असावीत.

आपल्या पत्रातील दुहेरी अर्थ लावणे टाळा, अन्यथा विवाद उद्भवल्यास, आपल्या दृष्टिकोनाचे रक्षण करणे आणि विशिष्ट वाक्यांशाचा अर्थ काय आहे हे सिद्ध करणे अधिक कठीण होईल.

व्यवसाय पत्रव्यवहार लिहिण्याचे नियम लेखकास "प्रिय..." शीर्षकाच्या आधी प्राप्तकर्त्याला नाव आणि संरक्षक नावाने कॉल करण्यास बाध्य करतात. आणि पत्र प्राप्तकर्त्याशी तुमचे चांगले मैत्रीपूर्ण संबंध असले तरीही "तुम्ही" वापरण्याचे सुनिश्चित करा.

प्रस्तावनेत, आडनाव आणि नाव दर्शविण्याव्यतिरिक्त, संदेशाचा मुख्य उद्देश सांगितला आहे. व्यावसायिक पत्रव्यवहाराची उदाहरणे अशा प्रकरणांसाठी पुरेशी टेम्पलेट्स आणि क्लिच माहित आहेत: “मागील पत्राच्या संदर्भात...”, “आम्ही तुम्हाला आठवण करून देतो...”, “आम्हाला कळवू...” आणि इतर.

प्राप्तकर्त्यासाठी प्रतिकूल उत्तर (ऑफर नाकारणे, सहकार्यास नकार) या वाक्यांसह मऊ करा: “दुर्दैवाने, आम्ही प्रस्तावित अटींचा फायदा घेऊ शकणार नाही...” किंवा तत्सम.

बाह्य कागदी दस्तऐवजीकरण

कोणतेही व्यावसायिक पत्र कंपनीच्या लेटरहेडवर कंपनी तपशील आणि सर्व संपर्क माहितीसह लिहिलेले असणे आवश्यक आहे.

दस्तऐवजाची अचूक तारीख समाविष्ट करण्याचे सुनिश्चित करा.

शीटचा वरचा उजवा कोपरा पत्त्याच्या आद्याक्षरे आणि प्राप्तकर्त्याच्या कंपनीच्या पत्त्याने व्यापलेला आहे.

वाचकांना ते समजणे आणि समजणे सोपे करण्यासाठी मजकूर अर्थपूर्ण परिच्छेदांमध्ये विभाजित करा. 4-5 पेक्षा जास्त ओळी नाहीत.

सर्व शब्द मोठ्या अक्षरात लिहिणे हा वाईट प्रकार आहे.

पत्रासोबत कागदपत्रे जोडली जाऊ शकतात. या प्रकरणात, ते शीटच्या खालच्या डाव्या भागात वेगळ्या ओळीत सूचीबद्ध आहेत. व्यवसाय शिष्टाचारानुसार, पत्राचा प्रतिसाद 10 दिवसांच्या आत प्राप्त करणे आवश्यक आहे. समस्येचे निराकरण करण्यासाठी अधिक वेळ लागल्यास, पत्त्याने हे सूचित केले पाहिजे.

लिहिल्यानंतर, तुम्ही शुद्धलेखन आणि व्याकरण दोन्ही त्रुटींसाठी मजकूर पुन्हा काळजीपूर्वक तपासण्याची खात्री करा. आपल्याकडे वेळ असल्यास, आपण पत्र बाजूला ठेवावे आणि नंतर पुन्हा परत यावे. नियमानुसार, चुकीच्या गोष्टी शोधल्या जातील ज्या सुरुवातीला लक्षात आल्या नाहीत. ग्राहकांच्या तक्रारीला प्रतिसाद देताना हा सल्ला सर्वात महत्त्वाचा आहे. अशिक्षितपणे लिहिलेल्या पत्राने आपण एखाद्या व्यक्तीला आणखी चिडवू नये.

दस्तऐवज लिहून आणि दोन वेळा तपासल्यानंतर, ते A4 कागदावर मुद्रित करा. हा आकार कोणत्याही पत्रव्यवहारासाठी वापरला जाणारा मानक आकार आहे, जरी मजकूर स्वतःच अर्धा पत्रक घेतो.

अस्पष्ट किंवा आळशी आउटपुट टाळण्यासाठी प्रिंटरमध्ये शाईची चाचणी करा.

काही प्रकरणांमध्ये, तुम्ही तुमचे व्यवसाय कार्ड दस्तऐवजात संलग्न करू शकता आणि मुद्रित शीटला पारदर्शक फाइलमध्ये संलग्न करू शकता.

कंपनीचा लोगो असलेला ब्रँडेड लिफाफा देखील चांगला फॉर्म मानला जातो.

अनौपचारिक व्यवसाय पत्रव्यवहार आयोजित करण्याचे नियम अनेकदा व्यावसायिक पेपर्सपेक्षा अधिक भावनिक आणि कमी क्लिच केलेले असतात. संक्षेप आणि रंगीबेरंगी विशेषणांचा वापर येथे योग्य आहे, उदाहरणार्थ, अभिनंदन मध्ये: आश्चर्यकारक, प्रतिसादात्मक, दयाळू.

व्यवसाय ईमेल

पोस्टल नेटवर्कद्वारे आपण लिफाफ्यात पत्रव्यवहार पाठवत नाही ही वस्तुस्थिती आरामदायी नसावी. या प्रकरणांमध्ये व्यावसायिक पत्रव्यवहाराचे नियम देखील लागू होतात.

सक्षम आणि योग्य इलेक्ट्रॉनिक व्यवसाय संदेश एंटरप्राइझ आणि विशिष्ट व्यक्ती दोघांची सकारात्मक प्रतिमा तयार करतात. व्यवसायात प्रतिष्ठा खूप मोलाची आहे!

ई-मेलद्वारे पत्रव्यवहाराचे मूलभूत नियम

तुमचा कार्यालयाचा ईमेल पत्ता फक्त त्याच्या हेतूसाठी वापरा.

मेलबॉक्सच्या नावाकडे लक्ष द्या. काम करताना चुकीची नावे वापरू नका, जसे की “बेबी”, “सुपरमॅन”, जरी ते इंग्रजी लिप्यंतरणात सूचित केले असले तरीही.

नेहमी "विषय" कॉलम भरा, अन्यथा तुमचे पत्र स्पॅममध्ये जाऊ शकते. “योजना”, “सूची”, “व्यावसायिक प्रस्ताव”, “अहवाल” सारखी वर्णने योग्य नाहीत. तुमच्या प्राप्तकर्त्याच्या इनबॉक्समध्ये बरीच समान अक्षरे असू शकतात. तुमचा संदेश कशाबद्दल आहे याबद्दल शक्य तितके विशिष्ट व्हा. पाचपेक्षा जास्त शब्द वापरू नका. तुमचा विषय कॅपिटल करा. शेवटी पीरियड टाकण्याची गरज नाही.

तुम्ही पूर्वी प्राप्त झालेल्या ईमेलला प्रत्युत्तर देत असल्यास, विषय ओळीतील “पुन्हा” काढून टाकण्याचे सुनिश्चित करा.

संप्रेषण शैली

पत्र व्यवसायासारख्या स्वरूपात ठेवा. धमकी देणारा, विनवणी करणारा, आदेश देणारा टोन काढा.

इलेक्ट्रॉनिक व्यवसाय पत्रव्यवहाराचे नियम मजकुरात इमोटिकॉन्स किंवा मोठ्या संख्येने प्रश्नचिन्ह किंवा उद्गार चिन्हे वापरण्याची परवानगी देत ​​नाहीत.

नम्र पणे वागा. सुरुवातीला अनिवार्य अभिवादन आणि शेवटी संभाषणकर्त्याला निरोप देणे हा चांगला प्रकार आहे. उदाहरणार्थ, "आदराने..." किंवा यासारखे: "विनम्र तुमचे...".

व्यवसाय ईमेल पत्रव्यवहार आणि त्याचा "सुवर्ण नियम": एका संदेशात अनेक भिन्न विषय मिसळू नका. पत्रांची मालिका पाठवणे चांगले.

ईमेल कागदाच्या पत्राइतका अर्धा लांब असावा.

संलग्नकांसह कार्य करणे

जर खूप जास्त माहिती पोहोचवायची असेल तर ती सर्व पत्राच्या मुख्य भागामध्ये ठेवू नका, परंतु संलग्नक म्हणून स्वतंत्र कागदपत्रे म्हणून संलग्न करा.

प्राप्तकर्त्याच्या सोयीसाठी, तुम्ही तयार केलेल्या दस्तऐवजांचे नाव त्याला समजत असलेल्या नावांवर ठेवा. हे तुमची स्वारस्य दर्शवेल आणि तुम्हाला जिंकेल. प्राप्तकर्त्याच्या संगणकावर किती वर्क फोल्डर आहेत आणि त्यामध्ये तो आपले पत्र कसे शोधेल याचा विचार करा.

आपण पाठवत असलेल्या फायलींबद्दल प्राप्तकर्त्याला सूचित करण्याचे सुनिश्चित करा जेणेकरून तो त्यांना यादृच्छिक व्हायरस मानणार नाही. मोठी कागदपत्रे संग्रहित करा.

इतर मार्गांनी खूप मोठे संलग्नक (200 kbytes पेक्षा जास्त) पाठवणे चांगले आहे, उदाहरणार्थ, ftp सर्व्हरद्वारे.

काही मेल सर्व्हर COM, EXE, CMD, PIF आणि इतर अनेक फॉरमॅट्सना जाण्याची आणि त्यांना ब्लॉक करण्याची परवानगी देत ​​नाहीत.

जर तुमच्या पत्राचे अनेक प्राप्तकर्ते असतील तर, प्रत्येक वेळी मास फॉरवर्डिंगचे सर्व पुरावे हटवण्यासाठी वेळ काढा. पत्त्याला अशा अतिरिक्त माहितीची अजिबात गरज नाही. "bcc" कमांड तुम्हाला मदत करेल.

ई-मेलद्वारे व्यवसाय पत्रव्यवहार करण्याच्या नियमांनुसार पत्रव्यवहार प्राप्त झाल्याची इतर पक्षाला माहिती देणे आवश्यक आहे. या क्षणी उत्तर देणे शक्य नसल्यास, याबद्दल आपल्या संभाषणकर्त्याला सूचित करा. पुढील प्रश्न आणि कार्यवाही टाळण्यासाठी तुमचा पत्रव्यवहार इतिहास जतन करा.

जर प्रतिसाद महत्वाचा आणि तातडीचा ​​असेल तर, अतिरिक्तपणे पत्त्याला फोन, स्काईप किंवा ICQ द्वारे सूचित करण्याची परवानगी आहे. यानंतरही तुम्ही सकारात्मक परिणाम मिळवू शकला नाही, तर पुन्हा एकदा आठवण करून द्या.

जेव्हा तुम्ही दस्तऐवजाची विनंती करता तेव्हा तुम्हाला प्रतिसादात संलग्न फाइलसह रिक्त पत्र प्राप्त होते हे सामान्य नाही. ते अस्वीकार्य आहे. व्यावसायिक पत्रव्यवहाराच्या उदाहरणांसाठी संबंधित माहिती दस्तऐवजाच्या मुख्य भागामध्ये ठेवणे आवश्यक आहे. उदाहरणार्थ, हे: "मी तुमच्या विनंतीसाठी आवश्यक डेटा पाठवत आहे."

पत्राच्या शेवटी निर्देशांक सूचित करण्यास विसरू नका: संप्रेषणाच्या सर्व उपलब्ध पद्धती, स्थिती, कंपनीची वेबसाइट, सोशल नेटवर्क्सचे दुवे.

संस्थेचे संपर्क लिहिताना, शक्य तितकी माहिती द्या - क्षेत्र कोडसह दूरध्वनी क्रमांक, पिन कोडसह पत्ता. शेवटी, तुमचा संवाद केवळ तुमच्या प्रदेशातील रहिवाशांशीच होत नाही. आपल्याकडे सर्व माहिती असल्यास, आपल्याशी संपर्क साधणे सोपे होईल.

आणि शेवटचा नियम: ज्याने पत्रव्यवहार सुरू केला त्याने इलेक्ट्रॉनिक संवाद पूर्ण केला पाहिजे.

निष्कर्ष

व्यावसायिक पत्रव्यवहार ही एक नाजूक बाब आहे. कधीकधी एखादी व्यक्ती आणि तो ज्या संस्थेचे प्रतिनिधित्व करतो त्याबद्दल निश्चित मत तयार करण्यासाठी एक नजर पुरेशी असते. व्यवसाय लेखनाचे नियम जाणून घेतल्यास तुमच्या करिअरला खूप मदत होऊ शकते.

इलेक्ट्रॉनिक व्यवसाय पत्रव्यवहार. पत्राच्या विषयाबद्दल

हा लेख व्यवसाय ईमेलमध्ये विषय फील्ड भरण्याबद्दल आहे.

त्याच्या सामग्रीनुसार "ईमेल विषय" फील्ड भरा.

वरवर साधी वाटणारी गोष्ट. तुम्ही तुमच्या जोडीदाराला कागदपत्रे पाठवण्याच्या अंतिम मुदतीबद्दल लिहिल्यास, “करार पाठवण्याच्या अंतिम मुदतीबद्दल” या विषयात लिहा. तुम्ही तुमचा कायदेशीर पत्ता बदलण्याबद्दल लिहित असल्यास, "तुमचा कायदेशीर पत्ता बदलण्याबद्दल" या विषयात लिहा. परंतु, पत्रव्यवहाराचा सराव दर्शविल्याप्रमाणे, आपल्यासाठी जे काही स्पष्ट आहे ते इतरांसाठी तितकेच स्पष्ट नाही ...

दुसऱ्या दिवशी, माझी मैत्रीण आणि सहकारी (नताशा) तिच्या व्यावसायिक भागीदाराचे पत्र मिळाल्यानंतर तिने पुन्हा एकदा सुटकेचा नि:श्वास सोडला. आणि ती म्हणाली: “सौंदर्य! पत्र नव्हे तर गाणे! मी ते अजून उघडलेले नाही, पण तो कशाबद्दल लिहित आहे हे मला आधीच माहीत आहे!” आणि मग ती पुढे म्हणाली: "आणि माझ्या मेलबॉक्समध्ये त्याचे कोणतेही पत्र शोधणे आता काही मिनिटांची बाब आहे!"

"त्यात विशेष काय आहे?" - तुम्ही योग्य विचारता. आणि मग मी तुम्हाला सांगेन की पत्त्याच्या पत्रव्यवहारातील वर्तमान क्रम माझ्या मित्राला इतका आनंदित का करतो.

नताशा एका ट्रेनिंग कंपनीत क्लायंट आणि भागीदारांसोबत काम करणारी तज्ञ आहे.

2 महिन्यांपूर्वी, तिने कंपनीच्या नवीन व्यावसायिक भागीदाराशी पत्रव्यवहार करण्यास सुरुवात केली. (आपण त्याला “वास्या” म्हणूया). आगामी सहकार्याच्या सुरूवातीस, नेहमी अनेक मुद्दे असतात ज्यांवर चर्चा करणे, स्पष्ट करणे, स्पष्ट करणे, एकत्रित करणे इत्यादी आवश्यक आहेत. त्या दिवशी, नताशा आणि वास्याने मोठ्या संख्येने संदेशांची देवाणघेवाण केली. परंतु जर तुम्ही नताशाच्या इनबॉक्समध्ये पाहिले आणि वास्याबरोबरच्या पत्रव्यवहाराच्या धाग्याकडे पाहिले तर तुम्हाला एक पूर्णपणे साधे चित्र दिसेल. तेथे बरीच अक्षरे आहेत, परंतु सर्व माहिती दोन अर्थपूर्ण बिंदूंपर्यंत खाली येते: "प्रेषक" फील्डमध्ये ते "वास्य" असे म्हणतात आणि विषय क्षेत्रात - "पर्मसह सहकार्य" (नताशाच्या व्यवसाय भागीदाराचे नाव आणि शहराचे नाव मी स्पष्ट कारणांसाठी बदलले आहे. जसे ते म्हणतात, कृपया कोणत्याही योगायोगाला अपघात समजा).

परिस्थितीची कल्पना करा: पहिल्या अक्षरात "पर्म सह सहकार्य" हा विषय आहे. या पत्रातून, नताशा पत्त्याबद्दल, त्याच्या कंपनीबद्दल माहिती शिकते आणि त्याच्या व्यावसायिक ऑफरशी परिचित होते. उत्तरे. खालील पत्रे कामाचे तपशील, ऑन-साइट प्रशिक्षण आयोजित करण्याचे तपशील, आर्थिक, संस्थात्मक पैलू इत्यादींवर चर्चा करतात. (आठवड्याच्या शेवटी, नताशाच्या मेलबॉक्समध्ये वास्याची 17 पत्रे आहेत). शिवाय, सर्व अक्षरे: पहिल्यापासून शेवटपर्यंत, एक विषय पर्याय आहे: "पर्म सह सहकार्य." आता कल्पना करा की जर तुम्हाला तातडीने गरज असेल तर तुम्हाला काय करावे लागेल, उदाहरणार्थ, या पत्रव्यवहारातील विशिष्ट माहितीसह एक विशिष्ट पत्र शोधण्यासाठी. जसे ते म्हणतात, “हे नो ब्रेनर आहे” तुम्हाला काय करायचे आहे: यादृच्छिक अक्षरे उघडा आणि आठवड्याच्या कोणत्या दिवशी या समस्येवर चर्चा झाली हे अंदाजे लक्षात ठेवण्याचा प्रयत्न करा. मी घालवलेला वेळ, अशा शोधाची प्रभावीता आणि त्यासोबतच्या भावनांबद्दल बोलणार नाही. आणि म्हणून सर्वकाही स्पष्ट आहे.

निष्कर्ष:

1. लक्षात ठेवा की विषय फील्ड ईमेलचा एक महत्त्वाचा भाग आहे.

2. विषय क्षेत्र तर्कशुद्धपणे भरा, माहिती अत्यंत माहितीपूर्ण बनवा.

उदाहरणार्थ, “दस्तऐवज” ऐवजी “Agreement.Account.Act”

3. चर्चेतील मुद्द्याचे पैलू बदलत असताना, विषय स्पष्ट करा (विस्तार वापरा).

उदाहरणार्थ,

पर्म बरोबर सहकार्य → पर्म बरोबर सहकार्य. तारखा → पर्म सह सहकार्य. करार

4. विषय अर्थपूर्ण, परंतु अत्यंत संक्षिप्त करा("विषय" फील्डमध्ये प्राप्त झाल्यानंतर पत्त्यास दृश्यमान वर्णांची संख्या खूपच मर्यादित आहे)

उदाहरणार्थ,

Perm → Perm.Dates → Perm.Agreement सह सहकार्य

5. व्यवसाय भागीदार/क्लायंट यांच्याशी पत्रव्यवहार करताना तुम्हाला असे दिसून आले की "विषय" फील्ड यादृच्छिकपणे भरले आहे किंवा अजिबात भरलेले नाही, तर पुढाकार आपल्या स्वत: च्या हातात घ्या.आणि दोनपैकी एक परिस्थिती वापरून पहा:

— उत्तर देताना, “विषय” फील्डची सामग्री योग्यरित्या बदला/स्वतःमध्ये भरा.जर प्राप्तकर्ता लक्ष देत असेल, तर कदाचित ही क्रिया पत्रव्यवहार सामान्य स्थितीत आणण्यासाठी पुरेशी असेल. जर प्राप्तकर्त्याने अद्याप या फील्डमधील सामग्रीकडे दुर्लक्ष करणे (बहुधा सवयीबाहेर) चालू ठेवले, तर दुसरी स्क्रिप्ट वापरा (खाली वाचा):

- विनंती/ऑफरसह पत्त्याला पत्र लिहाअंदाजे खालील सामग्रीसह: “वास्या, आमचा पत्रव्यवहार प्रभावी व्हावा आणि आमच्या सर्व व्यावसायिक समस्या लवकरात लवकर सोडवता याव्यात अशी माझी इच्छा आहे. मी सुचवितो की तुम्ही "विषय" फील्डमध्ये पत्राचा विषय आणि सामग्री त्वरित सूचित करा. मला वाटते की अशा प्रकारे आम्ही आमच्या संवादाची प्रभावीता लक्षणीयरीत्या वाढवू.

नताशाने माझा सल्ला घेतला. आणि आता दुसऱ्या महिन्यापासून मला मिळालेल्या पत्रांची पारदर्शकता आणि स्पष्टता मी अनुभवत आहे!

माझ्या प्रिय वाचकांनो, मी तुम्हाला त्याच आनंदाची इच्छा करतो!