इलेक्ट्रॉनिक कागदपत्रांच्या देवाणघेवाणीबद्दल आपल्याला काय माहित असणे आवश्यक आहे. इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनावर कसे स्विच करावे? प्रतिपक्षांसह इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनात संक्रमण

आज, इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन धैर्याने आपल्या जीवनात प्रवेश करत आहे, आज जवळजवळ सर्व कंपन्या इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज वापरतात, ई-मेल, इलेक्ट्रॉनिक घोषणा वापरतात, विशेषत: व्हॅट कर आकारणीसाठी अनिवार्य घोषणा कायद्याद्वारे स्थापित केल्या जातात. कोणीतरी पुढे गेले आहे आणि दैनंदिन जीवनात इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन प्रणाली वापरत आहे आणि सर्व अहवाल आणि प्राथमिक दस्तऐवज इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपात रूपांतरित केले आहेत.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनाची संकल्पना आणि इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनाचे फायदे

इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनाचे फायदे आणि तोटे आहेत.

टेबल
इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनाचे फायदे आणि तोटे

त्याच वेळी, इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन अधिकाधिक विकसित होत आहे. आणि यासाठी पूर्वअटी आहेत.

प्रथम, इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन कर कायद्यामध्ये प्रदान केले आहे. उदाहरणार्थ, इन्शुरन्स प्रीमियम किंवा वैयक्तिक आयकरावरील अहवाल सबमिट करताना, कंपनीमध्ये 25 पेक्षा जास्त कर्मचारी असल्यास ते इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीने सबमिट केले जाणे आवश्यक आहे. इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीने अहवाल सबमिट करणे इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपात घोषणापत्र सादर करणे आवश्यक आहे. याव्यतिरिक्त, अहवाल इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीने सबमिट केल्यास स्पष्टीकरण देखील 2017 मध्ये इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवजाच्या स्वरूपात प्रदान करणे आवश्यक आहे.

दुसरे म्हणजे, लेखा मध्ये इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन स्वीकारले गेले आहे. कायदा क्रमांक 402-FZ “ऑन अकाउंटिंग” नुसार, प्राथमिक लेखा दस्तऐवज कागदावर आणि (किंवा) इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीसह स्वाक्षरी केलेल्या इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवजाच्या स्वरूपात तयार केला जातो.
तिसरे म्हणजे, 2017 मध्ये, इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन कायदेशीर कार्यवाहीमध्ये आणखी मोठा विकास प्राप्त करेल. अशाप्रकारे, न्यायालयाचे निर्णय इंटरनेटवर इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीने प्रकाशित केले जातात या वस्तुस्थितीची अनेकांना सवय आहे. रशियन फेडरेशनच्या लवाद प्रक्रिया संहितेच्या कलम 4 नुसार, दावा, विधान, तक्रार, सादरीकरण आणि इतर कागदपत्रांचे विधान कागदावर किंवा इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपात न्यायालयात दाखल केले जाऊ शकते, ज्यामध्ये स्वाक्षरी केलेल्या इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवजाच्या स्वरूपात समाविष्ट आहे. इंटरनेटवर न्यायालयाच्या अधिकृत वेबसाइटवर पोस्ट केलेला फॉर्म भरून रशियन फेडरेशनच्या कायद्याद्वारे स्थापित केलेल्या पद्धतीने इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी. नागरी प्रक्रियेत तत्सम तरतुदी स्थापित केल्या जातात.

चौथे, निविदा दस्तऐवजीकरण आणि इलेक्ट्रॉनिक लिलावांमध्ये इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनाच्या वापराच्या दृष्टीने इलेक्ट्रॉनिक तंत्रज्ञान आपल्या जीवनाचा अविभाज्य भाग बनले आहेत. दिनांक 04/05/2013 क्रमांक 44-एफझेड (07/03/2016 रोजी सुधारित केल्यानुसार) फेडरल कायद्याच्या लेखानुसार “राज्य आणि नगरपालिका पूर्ण करण्यासाठी वस्तू, कामे, सेवा खरेदी करण्याच्या क्षेत्रातील करार प्रणालीवर गरजा," इलेक्ट्रॉनिक स्वरुपातील लिलाव (इलेक्ट्रॉनिक लिलाव) एक लिलाव म्हणून समजला जातो, ज्यामध्ये खरेदीची माहिती ग्राहकाद्वारे अशा लिलावाची सूचना पोस्ट करून अमर्यादित लोकांपर्यंत पोहोचवली जाते आणि त्याबद्दलचे दस्तऐवजीकरण एका एकीकृत स्वरूपात केले जाते. माहिती प्रणाली, एकसमान आवश्यकता आणि अतिरिक्त आवश्यकता खरेदी सहभागींना सादर केल्या जातात, अशा लिलावाचे आयोजन त्याच्या ऑपरेटरद्वारे इलेक्ट्रॉनिक प्लॅटफॉर्मवर सुनिश्चित केले जाते.

पाचवे कारण हे आहे की आज बऱ्याच कंपन्या वेगवेगळ्या शहरांसह वेगवेगळ्या प्रदेशात कार्यरत आहेत, म्हणून प्रभावी व्यवसाय आयोजित करण्यासाठी दस्तऐवजाचा प्रवाह वेगवान करणे आणि पक्षांमधील संबंध सुलभ करणे आवश्यक आहे. या संदर्भात, अंतर्ज्ञानाने, अनेक कंपन्या इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन सादर करीत आहेत.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन कसे सादर करावे?

दुसऱ्या टप्प्यावर, कागदपत्रे काढताना कंपनी कोणती स्वाक्षरी वापरेल ते निवडणे आवश्यक आहे.

एक साधी इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी ही एक इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी आहे जी कोड, संकेतशब्द किंवा इतर माध्यमांच्या वापराद्वारे एखाद्या विशिष्ट व्यक्तीद्वारे इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी तयार करण्याच्या वस्तुस्थितीची पुष्टी करते.

गैर-पात्र इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीएक इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी आहे जी:

1. इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी की वापरून माहितीच्या क्रिप्टोग्राफिक परिवर्तनाच्या परिणामी प्राप्त;
2. इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवजावर स्वाक्षरी केलेल्या व्यक्तीस ओळखण्याची परवानगी देते;
3. इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवजावर स्वाक्षरी केल्यानंतर त्यात बदल करण्याचे तथ्य शोधण्याची परवानगी देते;
4. इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी साधने वापरून तयार.

1. इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी पडताळणी की पात्र प्रमाणपत्रामध्ये निर्दिष्ट केली आहे;
2. इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी तयार करण्यासाठी आणि सत्यापित करण्यासाठी, इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी साधने वापरली जातात ज्यात आवश्यकतांचे पालन केल्याची पुष्टी असते (6 एप्रिल 2011 च्या फेडरल कायद्याचा अनुच्छेद 5 क्र. 63-FZ (30 डिसेंबर 2015 रोजी सुधारित केल्यानुसार) "इलेक्ट्रॉनिकवर स्वाक्षऱ्या.” तथापि, बर्याच बाबतीत दस्तऐवज सुरक्षिततेच्या हेतूंसाठी आवश्यक असतात, ही एक मजबूत पात्र स्वाक्षरी असते.

चौथ्या टप्प्यावर, करार पूर्ण करण्यासाठी कागदपत्रे प्रदान करणे आवश्यक आहे.

पाचवा टप्पा म्हणजे प्रमाणन केंद्रासह करार पूर्ण करणे. 6 एप्रिल 2011 क्रमांक 63-FZ (30 डिसेंबर 2015 रोजी सुधारित केल्यानुसार) फेडरल कायद्याच्या अनुच्छेद 2 नुसार, "इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीवर" एक प्रमाणन केंद्र कायदेशीर संस्था, वैयक्तिक उद्योजक किंवा राज्य संस्था किंवा स्थानिक सरकारी संस्था आहे जे मुख्य प्रमाणपत्रे तयार करणे आणि जारी करणे इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीची पडताळणी तसेच इतर कार्ये करते.

सहावा टप्पा म्हणजे कंपनीमध्ये इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनाचा परिचय, इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवजांच्या विशिष्ट एक्सचेंजची संस्था. व्यवहारासाठी पक्षांच्या परस्पर कराराद्वारे आणि त्यांच्याकडे सुसंगत तांत्रिक माध्यमे आणि क्षमता असल्यास या पावत्या मंजूर नमुन्यानुसार प्राप्त आणि प्रक्रिया करण्यासाठी इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपात पावत्या तयार केल्या जातात.

प्रमाणन प्राधिकरणासोबतच्या करारामध्ये काय असावे?

प्रमाणन केंद्रासह करार पूर्ण करताना, कराराच्या विषयाकडे लक्ष देणे आवश्यक आहे. रशियन फेडरेशनच्या नागरी संहितेच्या कलम 432 नुसार, या प्रकारच्या करारांसाठी या अटी अनिवार्य आहेत. कराराच्या सर्व अत्यावश्यक अटींवर, योग्य प्रकरणांमध्ये आवश्यक असलेल्या फॉर्ममध्ये, पक्षांमध्ये करार झाला असल्यास, करार संपला मानला जातो. म्हणजेच, कराराचा विषय शक्य तितक्या स्पष्टपणे लिहिणे महत्त्वाचे आहे.

कराराचा विषय "इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीवर" कायद्यानुसार आहे.

पडताळणी केंद्र:

1. इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी पडताळणी की साठी प्रमाणपत्रे तयार करते आणि अशी प्रमाणपत्रे जारी करते;
2. इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी पडताळणी की प्रमाणपत्रांसाठी वैधता कालावधी स्थापित करते;
3. या प्रमाणन केंद्राद्वारे जारी केलेली इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी पडताळणी की प्रमाणपत्रे रद्द करते;
4. इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी म्हणजे अर्जदाराच्या विनंतीनुसार;
5. या प्रमाणन केंद्राद्वारे जारी केलेल्या आणि रद्द केलेल्या इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी पडताळणी मुख्य प्रमाणपत्रांचे रजिस्टर ठेवते;
6. प्रमाणपत्रांची नोंदणी ठेवण्यासाठी प्रक्रिया स्थापित करते;
7. अर्जदारांच्या विनंतीनुसार इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी की आणि इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी सत्यापन की तयार करते;
8. प्रमाणपत्र नोंदणीमध्ये इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी पडताळणी कीची विशिष्टता तपासते;
9. इलेक्ट्रॉनिक परस्परसंवादातील सहभागींच्या विनंतीनुसार इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीची पडताळणी करते;
10. इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीच्या वापराशी संबंधित इतर क्रियाकलाप पार पाडते.

1. प्रमाणन केंद्राद्वारे सेवांच्या तरतुदीसाठी करारामुळे उद्भवलेल्या दायित्वांची पूर्तता न करणे किंवा अयोग्य पूर्तता;
2. कर्तव्ये पार पाडण्यात अपयश किंवा अयोग्य कामगिरी (04/06/2011 क्रमांक 63-FZ च्या फेडरल कायद्याच्या कलम 13 मधील कलम 3 (12/30/2015 रोजी सुधारित केल्यानुसार) "इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीवर").

कंपनीमध्ये इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज प्रवाह कसे आयोजित करावे?

मसुदा इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवजांची तयारी, अंमलबजावणी आणि मंजूरी कागदावर समान कागदपत्रांसाठी स्थापित केलेल्या कार्यालयीन कामकाजाच्या सामान्य नियमांनुसार चालते. इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवजात कागदावर समान दस्तऐवजासाठी स्थापित केलेले सर्व तपशील असणे आवश्यक आहे, सील छाप वगळता, कारण सील अनिवार्य तपशील नाही. कंपनीमध्ये, इलेक्ट्रॉनिक कागदपत्रांसह क्रियांची पुष्टी करण्यासाठी पद्धती वापरल्या जाऊ शकतात ज्यामध्ये इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल स्वाक्षरी वापरली जात नाही. उदाहरणार्थ, इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल स्वाक्षरीशिवाय दस्तऐवज नियंत्रणासाठी सबमिट केले जाऊ शकतात.

तुम्हाला तुमच्या प्रतिपक्षांसोबत दस्तऐवजाचा प्रवाह आयोजित करायचा असेल, तर तुम्हाला प्रतिपक्षासोबतच्या करारामध्ये योग्य तरतुदी समाविष्ट करणे आवश्यक आहे.

कागदपत्रे इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीने तयार केली जातात आणि त्यावर स्वाक्षरी केली जाते. वापरलेली इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल स्वाक्षरी साधने विहित पद्धतीने प्रमाणित केलेली असणे आवश्यक आहे.

अधिकार्यांसह इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज प्रवाह आयोजित करणे हा सर्वात सोपा मार्ग आहे, उदाहरणार्थ, कर सेवेसह. हे करण्यासाठी, आपल्याला इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी घेणे आणि प्रमाणन केंद्रासह करार करणे देखील आवश्यक आहे. बहुतेकदा, करदाते कर प्राधिकरणाला घोषणा, स्पष्टीकरण आणि पावत्या देतात. “अभिप्राय” म्हणून, रशियाच्या फेडरल टॅक्स सेवेच्या 15 एप्रिल, 2015 क्रमांकाच्या आदेशानुसार कर अधिकाऱ्यांनी दस्तऐवज तयार केले आहेत. कर अधिकाऱ्यांनी दूरसंचार चॅनेलद्वारे इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपात कर कायद्याद्वारे आणि शुल्काद्वारे नियमन केलेल्या संबंधांमध्ये आणि फेडरल टॅक्स सेवेच्या दिनांक 17 फेब्रुवारी, 2011 च्या आदेशातील काही तरतुदी अवैध म्हणून ओळखल्याबद्दल त्यांचे अधिकार वापरत असताना क्रमांक ММВ-7-2 /169@.”

अशा कागदपत्रांमध्ये हे समाविष्ट आहे:

1. स्पष्टीकरण प्रदान करण्यासाठी आवश्यकता;
2. नियंत्रित परदेशी कंपन्यांच्या सूचना;
3. करदात्याला कॉल करण्याबद्दल सूचना (शुल्क भरणारा, कर एजंट);
4. कर सूचना;
5. बँकेतील करदात्याच्या (शुल्क भरणारा, कर एजंट) खात्यावरील व्यवहार निलंबित करण्याचे निर्णय आणि त्याच्या इलेक्ट्रॉनिक निधीचे हस्तांतरण;
6. बँकेतील करदात्याच्या (शुल्क भरणारा, कर एजंट) खात्यावरील व्यवहारांचे निलंबन रद्द करण्याचे निर्णय आणि त्याच्या इलेक्ट्रॉनिक निधीचे हस्तांतरण;
7. ऑन-साइट कर ऑडिट करण्याचे निर्णय;
8. इतर कागदपत्रे.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवजांचे संचयन कसे आयोजित करावे?

कागदपत्रे कशी साठवायची?

पहिल्याने, विशिष्ट संस्थेसाठी घडामोडींची यादी तयार करणे आवश्यक आहे. प्रकरणांची श्रेणी कंपनी आणि क्रियाकलाप क्षेत्रावर अवलंबून बदलू शकते.

प्रकरणांचे नामकरण प्रकरणांमध्ये निष्पादित दस्तऐवजांचे गट करणे, प्रकरणे व्यवस्थित करणे आणि रेकॉर्ड करणे, त्यांचे संचयन कालावधी निर्धारित करणे आणि कागदपत्रे शोधणे यासाठी वापरले जाते. फाइल्सचे नामांकन हा कायमस्वरूपी आणि तात्पुरत्या (10 वर्षांपेक्षा जास्त) स्टोरेजची यादी तयार करण्यासाठी तसेच तात्पुरत्या (10 वर्षांपर्यंत समावेशी) स्टोरेज रेकॉर्ड करण्यासाठी आधार आहे.

दुसरे म्हणजे, प्रकरणे तयार करणे आवश्यक आहे. हे करण्यासाठी, कागदपत्रांच्या मूल्याची तपासणी करणे आवश्यक आहे जे इलेक्ट्रॉनिकरित्या संग्रहित केले जातील. आम्ही तुम्हाला आठवण करून देतो की वैयक्तिक दस्तऐवजांसाठी नियामक स्टोरेज कालावधी आहेत. उदाहरणार्थ, लेखा दस्तऐवज 5 वर्षांसाठी संग्रहित केले जातात आणि कर दस्तऐवज 4 वर्षांसाठी.

तिसऱ्या, हे चिन्हांकित करणे आवश्यक आहे की डेटा फाइल नामांकनामध्ये इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीने संग्रहित केला जातो. उदाहरणार्थ, “कामाचे वेळापत्रक. इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज".

चौथा, तुम्हाला दस्तऐवज संग्रहित करणे आवश्यक आहे.

इलेक्ट्रॉनिक फाइल संग्रहित करण्यापूर्वी, हे करणे आवश्यक आहे:
- इलेक्ट्रॉनिक सिस्टमवरून डाउनलोड करा (जर दस्तऐवज कोणत्याही विशेष सॉफ्टवेअर उत्पादनामध्ये तयार केला असेल);
- योग्य स्वरूपात जतन करून संभाव्य बदलांपासून संरक्षण करा;
- स्टोरेज माध्यमावर लिहा.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज संग्रहित आणि संग्रहित करण्यासाठी सामान्यतः स्वीकारले जाणारे स्वरूप PDF/A आहे. हे नेहमीच्या पीडीएफपेक्षा वेगळे केले जावे, ज्याच्या प्रत्येक अपडेटसह फायलींसह काम करण्याच्या नवीन संधी दिसतात. PDF/A हे इतर कशासाठीही डिझाइन केले आहे: इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवजांच्या दीर्घकालीन संग्रहणासाठी हे स्वरूप आहे.

पाचवी पायरीयादी तयार करणे आहे. इन्व्हेंटरीमध्ये इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवजांच्या संबंधात व्युत्पन्न केलेल्या सर्व इलेक्ट्रॉनिक फाइल्सचा समावेश होतो. तथापि, कागदी फायली तयार करताना सूचित केलेल्या शीटच्या संख्येऐवजी, इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवजांची मात्रा दर्शविली जाते.

इन्व्हेंटरी फॉरमॅट यासारखे दिसू शकते:

काही प्रकरणांमध्ये, कागदपत्रे नष्ट करणे आवश्यक आहे. उदाहरणार्थ, अधिकृत नोट्स बर्याच काळापासून संग्रहित केल्या गेल्या आहेत, स्टोरेज कालावधी कालबाह्य झाला आहे आणि त्यांना नष्ट करणे आवश्यक आहे. या प्रकरणात, कागदपत्रांच्या मूल्याची तपासणी केली जाते. अशी परीक्षा विशेष आयोगाद्वारे केली जाऊ शकते. परीक्षेच्या निकालांच्या आधारे, नष्ट करण्यासाठी कागदपत्रांच्या वाटपावर एक कायदा तयार केला जातो. अशा कायद्याचे स्वरूप कंपनीने स्वतंत्रपणे विकसित केले आहे. आणि कृतीवर आधारित, डिस्क किंवा इतर स्टोरेज मीडिया फक्त नष्ट केले जातात.

शेवटी, हे लक्षात घेतले पाहिजे की, अर्थातच, भविष्य इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवजांचे आहे. तथापि, इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज प्रवाह योग्यरित्या आयोजित करणे महत्वाचे आहे. बऱ्याच कंपन्यांना दस्तऐवज प्रवाहाच्या अयोग्य संघटनेच्या समस्यांचा सामना करावा लागतो, जेव्हा एखाद्या विभागातील किंवा अगदी विभागातील एकच कार्यस्थळ इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज प्रवाहाशी जोडलेले असते, जेव्हा बहुतेक कागदपत्रे अद्याप कागदावर ठेवली जातात. म्हणून, इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनाशी संबंधित सर्व समस्या सिस्टम अंमलबजावणीच्या टप्प्यावर "ऑनशोअर" सोडवणे आवश्यक आहे.

नोव्हेंबरच्या शेवटी, इलेक्ट्रॉनिक कायदेशीरदृष्ट्या महत्त्वपूर्ण दस्तऐवजांची देवाणघेवाण करण्यासाठी सिस्टमच्या निर्मात्यांनी "अकाउंटिंग ऑनलाइन" पोर्टलवर इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनावर स्पर्धा आयोजित केली. चारशे स्पर्धकांपैकी एकालाही स्पर्धेतील सर्व 15 प्रश्नांची अचूक उत्तरे देता आली नाहीत. स्पर्धेच्या आयोजकांनी प्राप्त झालेल्या सर्व प्रतिसादांचे विश्लेषण केले आणि आता लेखापालांना सर्वात जास्त अडचणी निर्माण करणाऱ्या समस्यांचे निराकरण करण्याची ऑफर दिली.

प्रास्ताविक माहिती

या वर्षाच्या मे महिन्यात इलेक्ट्रॉनिक इनव्हॉइसची देवाणघेवाण शक्य झाल्यानंतर, बर्याच मोठ्या रशियन कंपन्यांनी इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन (EDF) मध्ये संक्रमणास सुरुवात केली. त्यानुसार, व्यावसायिक नेत्यांना सहकार्य करण्याची संधी मिळण्यासाठी, त्यांच्या संभाव्य प्रतिपक्षांनी EDI नियंत्रित करणाऱ्या नियामक फ्रेमवर्कमध्ये नेव्हिगेट करणे आवश्यक आहे. आज आम्ही लेखापालांना इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवजांच्या देवाणघेवाणीच्या नियमांचा अभ्यास करताना उद्भवणार्या जटिल समस्यांना सामोरे जाण्यास मदत करू.

इलेक्ट्रॉनिक पावत्या तयार करणे आणि जारी करणे

इलेक्ट्रॉनिक बीजक कसे पाठवायचे या प्रश्नाचे उत्तर देताना सर्वात मोठ्या अडचणी उद्भवतात. अशाप्रकारे, 80% स्पर्धकांचा असा विश्वास आहे की इलेक्ट्रॉनिक बीजक काउंटरपार्टीला ईमेलद्वारे पाठवले जाऊ शकते. मात्र, तसे नाही.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवजांची साठवण

जवळपास अर्ध्या स्पर्धेतील सहभागी अजूनही विश्वास ठेवतात की इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज संग्रहित करण्यासाठी, ते मुद्रित करणे आवश्यक आहे. तथापि, अभिलेखीय प्रकरणांवरील फेडरल कायदा असे म्हणतो: “एक अभिलेखीय दस्तऐवज हे एक मूर्त माध्यम आहे ज्यावर माहिती नोंदविली जाते, ज्यामध्ये तपशील आहेत जे ते ओळखण्यास अनुमती देतात आणि निर्दिष्ट माध्यमाच्या महत्त्वामुळे आणि माहितीसाठी संग्रहित करण्याच्या अधीन असतात. नागरिक, समाज आणि राज्य. अशा प्रकारे, कायद्याने इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवजाची कागदी प्रत तयार करणे आणि कागदपत्रे कागदाच्या स्वरूपात संग्रहित करणे आवश्यक आहे.

इलेक्ट्रॉनिक बीजकांची देवाणघेवाण करण्याची प्रक्रिया

इलेक्ट्रॉनिक इनव्हॉइसेसची देवाणघेवाण करण्याच्या व्यावहारिक प्रक्रियेने बरेच कमी प्रश्न उपस्थित केले. कदाचित हे या वस्तुस्थितीद्वारे स्पष्ट केले गेले आहे की ही प्रक्रिया वेगळ्या दस्तऐवजात निश्चित केली गेली आहे (रशियाच्या वित्त मंत्रालयाचा आदेश दिनांक 25 एप्रिल, 2011 क्रमांक 50n) आणि कोणत्याही अस्पष्ट व्याख्यांना वगळले आहे. पावत्यांमधील चुका कशा दुरुस्त करायच्या, इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज मिळाल्याची तारीख काय मानली जाते आणि केवळ व्यवस्थापकाच्या इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीने किंवा ऑर्डरद्वारे अधिकृत केलेल्या दुसऱ्या व्यक्तीच्या इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीने इलेक्ट्रॉनिक इनव्हॉइसवर स्वाक्षरी करणे शक्य आहे का या प्रश्नांसाठी, 49%, 54% आणि 63% बरोबर उत्तर दिले. स्पर्धेतील सहभागी.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवजांसाठी स्वरूप

निम्म्याहून अधिक सहभागींना (58%) माहित आहे की कोणत्या कागदपत्रांसाठी फेडरल टॅक्स सेवेने आधीच अनिवार्य किंवा शिफारस केलेले XML स्वरूप विकसित केले आहे. आम्हाला आठवू द्या की रशियाच्या फेडरल टॅक्स सेवेच्या दिनांक 03/05/12 क्रमांक ММВ-7-6/138@ च्या आदेशानुसार, इनव्हॉइस, ऍडजस्टमेंट इनव्हॉइस, प्राप्त झालेल्या आणि जारी केलेल्या इनव्हॉइसचा लॉग आणि खरेदी आणि विक्रीची पुस्तके, तसेच या पुस्तकांच्या अतिरिक्त पत्रके ("" पहा). आणि रशियाच्या फेडरल टॅक्स सर्व्हिसच्या दिनांक 21 मार्च 2012 च्या आदेश क्रमांक ММВ-7-6/172@ ने TORG-12 फॉर्ममधील कन्साइनमेंट नोट आणि कामासाठी (सेवा) स्वीकृती प्रमाणपत्रासाठी शिफारस केलेले स्वरूप मंजूर केले आहे (पहा ""). कृपया लक्षात घ्या की अशा स्वरूपांमध्ये सबमिट केलेले दस्तऐवज प्रतिपक्षाकडून प्राप्त झालेल्या फॉर्ममध्ये सत्यापनासाठी फेडरल कर सेवेकडे पाठवले जाऊ शकतात. म्हणजेच, दस्तऐवज स्कॅन केलेल्या प्रतिमेमध्ये रूपांतरित न करता.

इनव्हॉइस जर्नल आणि खरेदी खाते

94% आणि 74% सहभागींना, अनुक्रमे, इलेक्ट्रॉनिक कागदपत्रांच्या उपस्थितीत खरेदी पुस्तक आणि बीजक जर्नल्स कसे ठेवावे हे माहित आहे. खरेदी पुस्तकाचा फॉर्म आणि त्याच्या देखभालीचे नियम परिशिष्ट क्रमांक 4 ते ठराव क्रमांक 1137 मध्ये दिलेले आहेत आणि प्राप्त झालेल्या आणि जारी केलेल्या पावत्या रेकॉर्ड करण्यासाठी जर्नलचे स्वरूप आणि त्याच्या देखभालीचे नियम परिशिष्ट क्रमांक 3 मध्ये दिले आहेत. समान ठराव करण्यासाठी.

परिशिष्ट क्रमांक 4 च्या परिच्छेद 2 नुसार, कागदी आणि इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपात प्राप्त पावत्या खरेदी पुस्तकात एकत्रित पद्धतीने नोंदणीच्या अधीन आहेत. आणि परिशिष्ट क्रमांक 3 च्या परिच्छेद 3 नुसार, कागदावर किंवा इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीने काढलेल्या पावत्या, अंकाच्या तारखेनुसार लेखा जर्नलच्या भाग 1 मध्ये कालक्रमानुसार नोंदणीकृत आहेत. प्राप्त पावत्या, पेपर आणि इलेक्ट्रॉनिक दोन्ही, जर्नलच्या भाग 2 मध्ये ते प्राप्त झाल्याच्या तारखेपर्यंत सूचीबद्ध आहेत. त्याच वेळी, जर्नलच्या फॉर्मनुसार आणि ते भरण्याच्या नियमांनुसार, चलन जारी करण्याची पद्धत स्तंभ 3 मधील मूल्याद्वारे दर्शविली जाते: मूल्य 1 कागदावर दस्तऐवजाची तयारी दर्शवते आणि मूल्य 2 सूचित करते. इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपात तयारी.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज पाठवण्यासाठी सिस्टममध्ये काम करणे

सराव मध्ये इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवजांसह कार्य करणे सिद्धांतापेक्षा बरेच सोपे होते. इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनाचे नियमन करणाऱ्या कायद्यातील गुंतागुंतीची विपुलता असूनही, बहुतेक विवादास्पद सैद्धांतिक समस्यांचे निराकरण आणि स्तरावर स्वयंचलित केले जाते. अशा प्रकारे, ईडीएफ ऑपरेटरच्या सिस्टममध्ये, इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवजांचे तपशील भरणे आणि सर्व तांत्रिक दस्तऐवजांच्या निर्मितीवर स्वयंचलितपणे नियंत्रण केले जाते आणि बीजक दुरुस्त करण्याची प्रक्रिया, पहिल्या दृष्टीक्षेपात, समानतेपेक्षा वेगळी नाही. कागदी दस्तऐवजासह क्रिया. बहुधा, यामुळेच सर्वेक्षणातील सहभागींना EDI प्रणालीमध्ये काम करताना व्यावहारिक कार्ये पूर्ण करणे सर्वात सोपे वाटले. 75% पेक्षा जास्त सहभागींनी अशी कार्ये पूर्ण केली.

"" स्पर्धेच्या निकालांवर आधारित इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपात "डायडोक" मध्ये कायदेशीरदृष्ट्या महत्त्वपूर्ण दस्तऐवजांची देवाणघेवाण करण्यासाठी सिस्टमच्या तज्ञांनी सामग्री तयार केली होती.

जर एखादी कंपनी इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनावर स्विच करण्याचा विचार करत असेल, तर आमच्या शिफारसी तुम्हाला कृती योजना तयार करण्यात मदत करतील. कंत्राटदारांशी वाटाघाटी कशी करावी, प्रदाता कसा निवडावा आणि कामातील बदलांसाठी कर्मचाऱ्यांना कसे तयार करावे ते ते तुम्हाला सांगतील.

एखादी कंपनी प्रतिपक्षांसह इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन (EDF) वर स्विच करणार असल्यास, कागदपत्रांचा कोणता भाग इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीने प्रसारित केला जाऊ शकतो याचे आगाऊ मूल्यांकन करा. प्रकल्पाचे प्रमाण, त्यासाठीचा कामाचा आराखडा, कामगार खर्च आणि कंपनीचा खर्च यावर अवलंबून असतो.

कंत्राटदारांसह इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनात संक्रमणासाठी कार्य योजना कशी तयार करावी

इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनात कंपनीच्या संक्रमणाचे काम ब्लॉक्समध्ये विभाजित करा:

• संस्थात्मक बाबी;
• प्रतिपक्ष
• दस्तऐवज प्रवाह;
• कर्मचारी;
• प्रदाता
• बजेट

प्रत्येक ब्लॉकमध्ये कोणती कामे पूर्ण केली जातील याची यादी करा (पहा.

). आवश्यक असल्यास यादी समायोजित करा. चला असे गृहीत धरू की एखाद्या कंपनीला ऑटोमेशनची आवश्यकता नाही: कंपनीच्या लेखा प्रणालीद्वारे दस्तऐवज नोंदणीच्या स्थितीचा मागोवा घेणे सोयीचे आहे, परंतु जर दस्तऐवज प्रवाहाचे प्रमाण मोठे नसेल, तर ऑटोमेशनची किंमत चुकणार नाही.

वरील चरण कोणत्या क्रमाने पार पाडायचे ते स्वतःच ठरवा. काही काम एकाच वेळी केले जाऊ शकते, उदाहरणार्थ, कर्मचाऱ्यांसाठी सादरीकरण सामग्री विकसित करणे आणि कंत्राटदारांशी वाटाघाटी करणे.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनाच्या संक्रमणावर प्रतिपक्षांशी वाटाघाटी कशी करावी

कंपनीच्या प्रतिपक्षांना चार गटांमध्ये विभाजित करा. इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनाच्या संक्रमणावर सहमत होण्यासाठी प्रत्येक गटाला एक विशेष दृष्टीकोन घ्यावा लागेल. हे शक्य आहे की सर्व प्रतिपक्ष सहमत होणार नाहीत, तुम्हाला त्यांच्यासोबत कागदी दस्तऐवजांची देवाणघेवाण करणे सुरू ठेवावे लागेल किंवा सहकार्य समाप्त करावे लागेल.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन वापरणारे महत्त्वपूर्ण प्रतिपक्ष.अशा कंपन्या आधीच त्यांच्या प्रदात्यांसोबत काम करतात, कदाचित तुमची कंपनी ज्या संस्थांना सहकार्य करू इच्छित आहे त्यांच्यासोबत नाही. तुम्ही या गटातील प्रतिपक्षांशी खालीलप्रमाणे व्यवहार करू शकता:

1. ज्या प्रदात्याशी खरेदीदार (पुरवठादार) सहकार्य करतो त्याच्याशी करार करणे उचित आहे का याचा विचार करा.

2. तुमच्या कंपनीचा अभिप्रेत प्रदाता आणि प्रतिपक्षाचा प्रदाता यांच्यात रोमिंग आहे की नाही ते शोधा.

3. तुमच्या कंपनीने निवडलेल्या प्रदात्याशी करार करण्यासाठी प्रतिपक्षाला आमंत्रित करा.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन न वापरणारे महत्त्वपूर्ण प्रतिपक्ष.जर खरेदीदार (पुरवठादार) इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन वापरण्यास नकार देत असेल आणि कंपनीला त्याच्याशी सहकार्य करणे थांबवणे फायदेशीर नसेल, तर एका परिस्थितीनुसार पुढे जा:

1. अशा प्रतिपक्षासह वापरा .

2. भेट घ्या आणि त्यांना इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन वापरण्यासाठी पटवून देण्याचा प्रयत्न करा.

वचन द्या की तुम्ही संभाव्य उणीवा सहन कराल आणि तुमच्या कंपनीसोबत काम करताना इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज प्रवाह स्थापित करण्यात मदत कराल.

लहानइलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन वापरणारे प्रतिपक्ष.खरेदीदार आणि पुरवठादारांच्या या गटासाठी महत्त्वपूर्ण प्रतिपक्षांच्या संबंधात समान पर्याय लागू केले जाऊ शकतात. परंतु अतिरिक्त वेळ वाया घालवू नये म्हणून पत्रव्यवहाराच्या स्वरूपात वाटाघाटी करणे उचित आहे. जर करार होऊ शकत नसेल, तर सहकार्य नाकारणे सोपे होईल.

लहानप्रतिपक्ष जे इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन वापरत नाहीत.खरेदीदार (पुरवठादार) कंपनीच्या प्रमुख भागीदारांपैकी एक नसल्यास, त्याला आपल्यासाठी सोयीस्कर प्रदात्यासह इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन वापरण्यास प्रवृत्त करण्याचा प्रयत्न करा. पर्याय:

1. घोषणा करा की, उदाहरणार्थ, नवीन तिमाहीच्या सुरुवातीपासून, तुमची कंपनी केवळ इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपात कागदपत्रे स्वीकारते आणि पाठवते.

2. प्रतिपक्ष हरल्यास कमिशन घ्या आणि डुप्लिकेट पाठवले; अंतिम मुदतीनंतर मूळ कागदपत्रे सादर केल्यास दंड. जे खरेदीदार (पुरवठादार) वेळेवर कागदपत्रे देत नाहीत त्यांच्या संबंधात असे उपाय लागू करा.

कागदी कागदपत्रांची देवाणघेवाण करणाऱ्या छोट्या कंपन्यांसाठी, स्पष्ट सादरीकरण तयार करणे योग्य आहे. प्रतिपक्षांना इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनातील बारकावे समजल्यास, त्यांना त्यांची कार्यपद्धती बदलण्यास पटवून देणे सोपे होईल. कंपनीच्या सर्व लहान खरेदीदारांना आणि पुरवठादारांना भेटणे क्वचितच शक्य आहे, त्यामुळे सादरीकरण पटवून देईल.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन प्रदाता कसा निवडावा

जर एखाद्या कंपनीमध्ये अनेक प्रतिपक्षी असतील तर बहुधा तिला अनेक प्रदात्यांसह कार्य करावे लागेल. नंतरची संख्या कमी करण्याचा प्रयत्न करा.

प्रदाते निवडा:

• ज्यांच्याबरोबर कंपनीचे प्रतिपक्ष आधीच काम करत आहेत आणि ज्यांना तुम्ही व्यवहारांचे महत्त्वपूर्ण खंड हस्तांतरित करू शकता;
• ज्यात कमाल रोमिंग आहे;
• जे कंपनीची स्वाक्षरी प्रमाणपत्रे (असल्यास) वापरू शकतात.

किंमत घटक विचारात घेणे आवश्यक नाही. जर प्रदात्याकडे तुमच्या प्रतिपक्षांच्या प्रदात्यांसोबत रोमिंग नसेल, तर त्याची सेवा स्वस्त असली तरीही ती योग्य नाही.

कंपनीच्या दस्तऐवज प्रवाहाचे औपचारिकीकरण कसे करावे

इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनावर स्विच करण्यापूर्वी, आपल्याला कंपनीच्या दस्तऐवजांची हालचाल औपचारिक करणे आवश्यक आहे. आवश्यक असल्यास तयार करा किंवा समायोजित करा:

1. प्रतिपक्षांसह काम करताना कंपनी वापरत असलेल्या कागदपत्रांची यादी.

2. दस्तऐवज प्रवाहात गुंतलेल्या अधिका-यांची वर्तमान यादी. कृपया कोण सूचित करा:

• एक दस्तऐवज तयार करतो - तो प्रदात्याच्या वैयक्तिक खात्यावर अपलोड करतो;
• दस्तऐवजावर स्वाक्षरी करते. या कर्मचाऱ्यांना त्यांचे वैयक्तिक खाते आणि इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी प्रमाणपत्रे प्रविष्ट करण्यासाठी लॉगिन आणि पासवर्डची आवश्यकता असेल;
• प्रतिपक्षाद्वारे दस्तऐवजावर स्वाक्षरी नियंत्रित करते;
• दस्तऐवज मुद्रित करते आणि फोल्डरमध्ये फाइल करते किंवा कंपनी सर्व्हरवर जतन करते.

ही यादी सतत अद्ययावत करणे आवश्यक आहे. कर्मचारी निघून जाताच, त्याची इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी रद्द करणे आणि नवनियुक्त व्यक्तीला जारी करणे आवश्यक आहे.

अंतर्गत नियमांमध्ये दस्तऐवजांच्या निर्मितीच्या क्षणापासून ते संग्रहात पाठविण्यापर्यंतचे वेळापत्रक तयार करा आणि दस्तऐवज तयार करा (पहा. ).

इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनाच्या संक्रमणासाठी कंपनीचे कर्मचारी कसे तयार करावे

कंपनी किती लवकर आणि यशस्वीपणे स्विच करेल , कर्मचाऱ्यांवर अवलंबून आहे. त्यांना प्रकल्पाची तोडफोड करण्यापासून रोखण्यासाठी, जबरदस्ती न करता, नावीन्यपूर्णतेचे फायदे त्यांना पटवून देणे महत्त्वाचे आहे.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनाची अंमलबजावणी करताना महत्त्वाची किंमत म्हणजे कर्मचाऱ्यांच्या कामाच्या वेळेसाठी देय आहे, जो ते नवीन प्रणालीमध्ये काम करण्यासाठी प्रशिक्षण आणि आपत्कालीन परिस्थितींचे निराकरण करण्यासाठी खर्च करतील. हे खर्च कमी करण्यासाठी केंद्रीकृत पोहोच आणि प्रशिक्षण प्रयत्न करा.

आगाऊ समजावून सांगणे आणि प्रशिक्षण देणे सुरू करा - जेव्हा व्यवस्थापनाने इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनावर स्विच करण्याचा निर्णय घेतला. इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनात भाग न घेणाऱ्या कर्मचाऱ्यांसह कंपनीच्या सर्व कर्मचाऱ्यांसाठी कामाची तत्त्वे स्पष्ट करणारे सादरीकरण आयोजित करा.

प्रशिक्षण स्वाक्षरीकडे विशेष लक्ष द्या. त्यांच्यासाठी स्पष्ट आणि तपशीलवार सूचना तयार करा, शक्यतो स्क्रीनशॉटसह: कोणत्या साइटवर जायचे, कोणती माहिती प्रविष्ट करायची आणि कुठे, कोणती बटणे दाबायची आणि कोणत्या क्षणी, स्वाक्षरी प्रमाणपत्रासह कसे कार्य करावे.

खालील युक्तिवाद कर्मचाऱ्यांना इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन सादर करण्याच्या प्रकल्पास समर्थन देण्यास मदत करतील:

• अधिकाऱ्याच्या जबाबदारीच्या पातळीवर, इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी भौतिक स्वाक्षरीपेक्षा वेगळी नसते;
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन आपल्याला दस्तऐवज द्रुतपणे तयार करण्यास आणि त्यावर प्रक्रिया करण्यास अनुमती देते. प्रतिपक्ष केव्हा स्वाक्षरी करेल आणि आवश्यक दस्तऐवज पाठवेल तेव्हा तुम्हाला कॉल करून शोधण्याची गरज नाही;
• कागदपत्रे गमावली जाणार नाहीत. त्यांना शोधणे सोपे होईल.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनाच्या अंमलबजावणीच्या खर्चाची योजना कशी करावी

खालील भागांचा समावेश आहे:

1. प्रदात्याच्या सेवांची किंमत 10,000-20,000 रूबल आहे. दर वर्षी, टॅरिफ योजनेवर अवलंबून असते. त्यांच्या किंमती आणि बजेट शोधा.

2. इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी प्रमाणपत्राची किंमत 1000-2000 रूबल आहे. दर वर्षी, प्रमाणपत्र निर्मात्याच्या टॅरिफ योजनेवर अवलंबून असते.

3. कर्मचाऱ्यांचे पगार - अतिरिक्त देय किंवा कर्मचारी त्यांच्या थेट कर्तव्यावर खर्च करणार नसलेल्या वेळेची किंमत. खर्च कामांचा कालावधी आणि कर्मचारी कामाच्या एक तासाच्या खर्चावर अवलंबून असतो.

खालील प्रकारचे काम श्रम-केंद्रित असेल: कंत्राटदारांशी बैठका आणि दूरध्वनी संभाषणे, आपल्या कंपनीच्या कंत्राटदार आणि कर्मचाऱ्यांसाठी सादरीकरणे आणि सूचना तयार करणे, कर्मचाऱ्यांना प्रशिक्षण देणे, आपत्कालीन परिस्थितींचे निराकरण करणे (पहा. ). किती वेळ लागेल याचे नियोजन करा.

अर्थसंकल्पात केवळ कर्मचाऱ्यांचे वेतनच नाही, तर त्यांच्याकडून सामाजिक योगदानही दिले जाते.

4. ऑटोमेशनची किंमत - कंपनीला कोणती कामे सोडवायची आहेत, त्यांच्या अंमलबजावणीची जटिलता आणि डेव्हलपरच्या कामाच्या एका तासाच्या खर्चावर अवलंबून असते.

साहित्य पासून तयार

सध्या, व्यावसायिक संस्था आणि व्यक्तींमध्ये कागदपत्रांची देवाणघेवाण हळूहळू कागदावरून इलेक्ट्रॉनिककडे जात आहे. इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन प्रणालीचे साध्या कागदापेक्षा बरेच फायदे आहेत - ते वेळेची बचत करते आणि घेतलेल्या निर्णयांची कार्यक्षमता वाढवते. ईडीएमएस कंपनीमध्ये आणि इंटरनेटद्वारे वेगवेगळ्या कंपन्यांमध्ये तयार केले जाऊ शकते.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनइलेक्ट्रॉनिक स्वरूपात कागदपत्रांवर प्रक्रिया करण्यासाठी प्रक्रियांची एक प्रणाली आहे. बहुतेक आधुनिक लेखा आणि कर्मचारी कार्यक्रम विधिमंडळ स्तरावर स्थापित केलेल्या मानक स्वरूपात इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज तयार करू शकतात. परंतु अशा दस्तऐवजाचे कायदेशीर वजन असण्यासाठी, त्यावर इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीसह दोन्ही पक्षांची स्वाक्षरी असणे आवश्यक आहे.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज प्रवाह दोन मोठ्या प्रकारांमध्ये विभागला जाऊ शकतो - एखाद्या कंपनीमध्ये दस्तऐवजांची देवाणघेवाण किंवा संप्रेषण चॅनेलद्वारे विविध कंपन्यांमध्ये. या दोन प्रणालींना एका जागतिक प्रणालीमध्ये एकत्र करणे शक्य आहे.

कंपनीमध्ये इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनाच्या वापरासाठी आवश्यक सॉफ्टवेअर पॅकेज (EDW प्लॅटफॉर्म), तसेच त्याच्या ऑपरेशनसाठी उपकरणे (नेटवर्क उपकरणे, सर्व्हर इ.) खरेदी करणे आवश्यक आहे.

दोन कंपन्यांमध्ये कागदपत्रांची देवाणघेवाण करण्यासाठी, इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन ऑपरेटर आवश्यक आहे. हे संदेशांच्या वितरणाची हमी देते, पाठवलेल्या दस्तऐवजांचे स्वरूप नियंत्रित करते, इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीसह डेटासह कार्याचे प्रमाणीकरण आवश्यक असते आणि दस्तऐवजांचे संग्रहण संग्रहित करते.

लक्ष द्या!अशा सेवांपैकी एक आहे. दस्तऐवज प्रवाहाच्या दोन्ही बाजूंच्या इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीतून चिन्हांकित असल्यास त्याद्वारे प्राप्त दस्तऐवज कायदेशीरदृष्ट्या महत्त्वपूर्ण आहेत.

EDI चे फायदे आणि तोटे

मुख्य फायदे

कागदापेक्षा इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनाचे निर्विवाद फायदे आहेत:

• कार्यालयीन काम सुव्यवस्थित करणे - सिस्टम तुम्हाला वेगवेगळ्या कागदपत्रांवर समान क्रमांक नियुक्त करण्याची परवानगी देणार नाही, कारण हे क्रमाने आणि स्वयंचलितपणे होईल;
• प्रत्येक दस्तऐवजाच्या स्थितीचा मागोवा घेणे - दस्तऐवजासह नक्की कोण काम करत आहे हे आपण कधीही शोधू शकता. एखादा कर्मचारी त्याचे नुकसान करू शकणार नाही किंवा तो गमावू शकणार नाही. चुकून किंवा हेतुपुरस्सर हटवलेला दस्तऐवज अजूनही पुनर्संचयित केला जाऊ शकतो;
• दस्तऐवज प्रक्रियेला गती देणे - जर कंपनीचे विभाग अनेक इमारतींमध्ये विखुरलेले असतील, तर कागदी दस्तऐवज वैयक्तिकरित्या मंजुरीसाठी तेथे नेले जाणे आवश्यक आहे. EDI सह, आवश्यक दस्तऐवज एका सेकंदाच्या अंशामध्ये कर्मचाऱ्यापर्यंत पोहोचते;
• आवृत्त्यांसह सोयीस्कर कार्य - संपादन करताना, सिस्टम प्रत्येक आवृत्ती जतन करते. आवश्यक असल्यास, दस्तऐवजात कोणी आणि कधी बदल केले याचा मागोवा घेऊ शकता;
• 24-तास दूरस्थ प्रवेश - आवश्यक असल्यास, जगातील कोणत्याही संगणकावरून EDF प्रणालीमध्ये प्रवेश इंटरनेटद्वारे आयोजित केला जाऊ शकतो. एखादा कर्मचारी व्यवसायाच्या सहलीवर, सुट्टीवर किंवा आजारी रजेवर असताना कागदपत्रांसह काम करू शकतो;
• कामाचे नियोजन - निर्मितीची तारीख आणि अंमलबजावणीची तारीख निर्दिष्ट करून, आपण रांगेनुसार येणाऱ्या दस्तऐवजांच्या अंमलबजावणीची योजना करू शकता;
• दस्तऐवज शोध - आपण कीवर्ड आणि अभिव्यक्ती वापरून सामान्य दस्तऐवज डेटाबेस शोधू शकता;
• कागद वाचवतो - आवश्यक प्रमाणात सर्व कागदपत्रे मुद्रित करण्याची आवश्यकता नाही.

मुख्य तोटे

स्पष्ट फायदे असूनही, EDI सिस्टीमचे तोटे देखील आहेत जे कंपनीला त्यांची अंमलबजावणी करण्यापासून रोखू शकतात.

यात समाविष्ट:

• आपल्याला सिस्टम खरेदी करण्यासाठी पैसे खर्च करणे आवश्यक आहे, जे वापरकर्त्यांच्या संख्येवर अवलंबून 100 हजार रूबल पर्यंत असू शकते;
• खरेदी केल्यानंतर, स्थापित, अंमलबजावणी आणि डीबग करण्यासाठी बराच वेळ लागतो;
• त्यात सहभागी होणाऱ्या सर्व वापरकर्त्यांना प्रशिक्षण देणे आवश्यक आहे;
• सिस्टम सुरक्षा सुनिश्चित करणे - वापरकर्त्यांमधील प्रवेश प्रतिबंधित करणे, आवश्यक इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षर्या जारी करणे, बाहेरील प्रवेशापासून संरक्षण करणे;
• कंपनीकडे कर्मचाऱ्यांवर प्रशासक असणे आवश्यक आहे जो सिस्टमच्या कार्याचे निरीक्षण करेल, सेवा क्रियाकलाप करेल आणि वापरकर्त्याच्या समस्यांचे निराकरण करेल;
• माहितीचे संरक्षण करण्यासाठी, दस्तऐवजांसह डेटाबेसचा बॅकअप घेणे आवश्यक आहे;
• भागीदार कंपन्यांकडून ईडीआय उपलब्ध नसल्यास, इलेक्ट्रॉनिक आणि कागद प्रणालीचे अस्तित्व सुनिश्चित करणे आवश्यक आहे.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन कार्यक्षमता

कोणत्याही दस्तऐवज व्यवस्थापन प्रणालीने अनेक क्रियांची अंमलबजावणी सुनिश्चित करणे आवश्यक आहे:

• कोणत्याही प्रकारच्या दस्तऐवजांसह कार्य करा - ते तयार करा, ते काढा, त्यावर प्रक्रिया करा, त्यांची नोंदणी करा, त्यांच्या अंमलबजावणीचे निरीक्षण करा, त्यांचे समन्वय करा इ.;
• दस्तऐवज प्रवाह आयोजित करा - कंपनीमधील मार्ग निश्चित करा, वैयक्तिक वापरकर्त्यांमधील प्रवेश मर्यादित करा, एकाच वेळी अनेक लोकांसाठी एका दस्तऐवजासह कार्य करण्याची क्षमता प्रदान करा;
• दस्तऐवजांचा शोध आणि संग्रहित करण्याच्या क्षमतेसह संग्रहण आयोजित करा.

लक्ष द्या!इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनाने कागदपत्रांसह पारंपारिक कागदाप्रमाणेच कार्य करण्याची क्षमता प्रदान केली पाहिजे.

मोठ्या विकसित प्रणाली संधी प्रदान करतात:

• सर्व उत्तीर्ण दस्तऐवजांची नोंदणी - इनकमिंग, आउटगोइंग, अंतर्गत, त्यांचे पुढील पुनर्निर्देशन व्यवस्थापकाकडे;
• कंपनीच्या प्रत्येक विभागात कागदपत्रांसह कार्य करण्यासाठी एकसमान प्रक्रिया सुनिश्चित करा;
• दस्तऐवजासह वैयक्तिकरित्या आणि एकत्रितपणे कार्य करा;
• विभाग आणि विशिष्ट कर्मचारी यांच्यात दस्तऐवजांची देवाणघेवाण;
• दस्तऐवजांमध्ये प्रवेश प्रतिबंधित करा;
• सर्व कागदपत्रांसाठी मानक फॉर्म वापरा;
• दस्तऐवजासह मंजूरी, अंमलबजावणी आणि इतर काम वेळेवर पूर्ण केले जातील यावर नियंत्रण ठेवा;
• अहवाल तयार करा - विश्लेषणात्मक, सांख्यिकीय इ.;
• वापरकर्ता प्रवेशाची तारीख आणि वेळ रेकॉर्डिंगसह संग्रहण संचयन आयोजित करा.

कागदी दस्तऐवज प्रवाह इलेक्ट्रॉनिकसह एकत्र करणे शक्य आहे का?

संस्थेमध्ये इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापनावर स्विच केल्यानंतर, सुरुवातीला कागदी कागदपत्रे पूर्णपणे सोडून देणे अद्याप शक्य होणार नाही.

हे अनेक कारणांमुळे होऊ शकते:

• सर्व प्रतिपक्ष EDI वापरत नाहीत;
• एंटरप्राइझकडे आधीपासूनच अनेक कागदी कागदपत्रे संग्रहित आहेत.

तथापि, इलेक्ट्रॉनिक आणि कागदी दस्तऐवजांसह कार्य करताना मूलभूत फरक आहेत. उदाहरणार्थ, कागदी दस्तऐवज मुद्रित करणे आणि स्वाक्षरीसाठी व्यवस्थापकाकडे आणणे आवश्यक आहे, तर इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवजावर सिस्टममध्येच स्वाक्षरी केली जाते. काउंटरपार्टीला पाठवलेले पेपर अकाउंटिंग दस्तऐवज शिपमेंट दरम्यान मेलमध्ये हरवले जाऊ शकतात, तर इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज पत्त्यापर्यंत पोहोचतात.

दोन प्रकारच्या दस्तऐवजांसह कार्य करताना मुख्य फरक म्हणजे त्यांचे संचयन. इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज त्वरित सिस्टममध्ये प्रवेश करतात, जेथे सर्व वापरकर्ते त्यांच्यासह कार्य करू शकतात. कागदी दस्तऐवजांसाठी, संग्रहण अद्याप आयोजित केले पाहिजे जेथे ते व्यवस्थितपणे संग्रहित केले जातील. त्याच वेळी, कंपनीत पोहोचल्यानंतर, कागदी दस्तऐवज स्कॅन करणे आवश्यक आहे आणि ही स्कॅन केलेली प्रत पुढील कामासाठी सिस्टममध्ये लोड करणे आवश्यक आहे.

लक्ष द्या!अशा प्रकारे, कंपनीमधील काम अद्याप केवळ इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीनेच केले पाहिजे. कागदी दस्तऐवज आल्यास, ज्यांना ते प्राप्त होते किंवा त्यावर स्वाक्षरी करतात तेच ते पाहतात. त्याच वेळी, इलेक्ट्रॉनिक प्रतीसह कार्य केल्याने आपल्याला मूळचे जवळजवळ कोणत्याही नुकसानापासून संरक्षण करण्याची परवानगी मिळते आणि अनेक वापरकर्त्यांना एकाच वेळी त्याच्यासह कार्य करण्यास अनुमती देते.

कोणते ईडीआय प्रोग्राम अस्तित्वात आहेत?

बाजारात अनेक दस्तऐवज व्यवस्थापन प्रणाली आहेत, प्रत्येकाचे स्वतःचे फायदे आणि तोटे आहेत. सर्वात सामान्य प्रणाली:

इतर प्रोग्रामसह इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवजाचा परस्परसंवाद

संस्थेच्या इलेक्ट्रॉनिक वातावरणात त्याचे स्थान घेऊन, ईडीआय प्रणालीने, ऑपरेशन दरम्यान, आधीच कार्यरत असलेल्या इतर व्यावसायिक अनुप्रयोगांना मुक्तपणे समर्थन दिले पाहिजे. उदाहरणार्थ, लेखा दस्तऐवजांवर मुक्तपणे प्रक्रिया करणे आवश्यक आहे - पावत्या, कायदे, पावत्या, मुखत्यारपत्र इ.

याव्यतिरिक्त, इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन प्रणालीने प्रत्येकासह सातत्याने कार्य करणे आणि समान डेटासह कार्य करणे आवश्यक आहे. म्हणून, हे आवश्यक आहे की सिस्टम इलेक्ट्रॉनिक वातावरणात वापरल्या जाणाऱ्या निर्देशिकांना समर्थन देऊ शकेल आणि त्यात डेटा अद्यतनित करण्यास सक्षम असेल.

याव्यतिरिक्त, बाह्य डेटासह कार्य करताना खात्यात घेणे आवश्यक आहे - ईमेल, ट्रेडिंग प्लॅटफॉर्म इ.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन प्रणाली निवडताना, आपल्याला एंटरप्राइझमध्ये उपलब्ध असलेल्या इतर साधने आणि डेटा स्त्रोतांसह त्याच्या परस्परसंवादाच्या शक्यतांकडे लक्ष देणे आवश्यक आहे. सामान्यतः, लोकप्रिय आणि म्हणून सक्रियपणे विकसित होत असलेल्या प्रणालींमध्ये, सर्वात लोकप्रिय प्रोग्रामसाठी अनेक मॉड्यूल समाविष्ट आहेत - 1C, पॅरस, ओरॅकल आणि इतर अनेक.

उदाहरणार्थ, इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन कार्यक्रम 1C तुम्हाला पात्र स्वाक्षरीसह पुष्टी करताना थेट इलेक्ट्रॉनिक अकाउंटिंग दस्तऐवज तयार करण्यास, प्राप्त करण्यास आणि पाठविण्याची परवानगी देऊ शकतो.