ऑर्डरची संख्या कर्मचारी रेकॉर्ड व्यवस्थापनात कशी संकलित केली जाते. नमुना ऑर्डर बुक

मुख्य क्रियांच्या सर्व ऑर्डर संबंधित क्रमाने नोंदवल्या पाहिजेत. रेकॉर्ड दस्तऐवजाच्या संकलनाची तारीख आणि इतर महत्वाची माहिती प्रतिबिंबित करते. नमुना नोंदी, जर्नल भरण्याची उदाहरणे - हे सर्व लेखात आढळू शकते.

कोणतीही ऑर्डर अंतर्गत कारवाईची कायदेशीर कृती असते, जी सहसा कंपनीचे प्रमुख, त्याचे स्वतंत्र विभाग, शाखा जारी करते. ऑर्डरचे नियमन केलेल्या क्षेत्रासह विविध निकषांनुसार त्यांचे वर्गीकरण केले जाते. उदाहरणार्थ, ते कर्मचारी, एंटरप्राइझच्या भौतिक मालमत्तांशी संबंधित असू शकतात. त्याच वेळी, ते संपूर्ण कंपनीशी संबंधित जटिल, गुंतागुंतीच्या समस्यांचे नियमन करणारे ऑर्डरचा एक मोठा गट एकत्र करतात. त्यांना मुख्य क्रियाकलापानुसार ऑर्डर म्हटले जाते. अशा दस्तऐवजांच्या अनेक प्रकार आहेत:

1. दिग्दर्शकाच्या नियुक्तीवर.
2. कंपनी युनिटच्या निर्मितीवर.
3. विकसित स्टाफिंगच्या परिचयावर.
4. विना-रोकड पेमेंटद्वारे वेतन हस्तांतरण प्रणाली सुरू केल्यावर
5. वेतन स्लिप भरण्याच्या सूचनांविषयी.
6. कामगार नियमांच्या स्थापनेवर.
7. 1 किंवा अधिक कर्मचारी कमी केल्यावर.
8. व्यापाराचे रहस्य ठरविणार्\u200dया माहितीचे संरक्षण करण्याच्या उपायांवर.
9. कर्मचार्\u200dयांच्या सामूहिक उत्तरदायित्वाच्या स्थापनेवर.

मुख्य क्रियाशी संबंधित इतरही प्रकार आहेत - ते रजिस्टरमध्ये फिक्सेशनच्या अधीन आहेत. याव्यतिरिक्त, विविध प्रकारच्या कागदपत्रांमध्ये गोंधळ होऊ नये. उदाहरणार्थ, सनदीमध्ये नियुक्त केलेल्या मुख्य कर्मचार्\u200dयास मान्यता देणारा कायदा (हा केवळ संचालकच नाही तर मुख्य लेखाकार, सुरक्षा सेवेचा प्रमुख देखील असू शकतो) अंमलात आला असल्यास, अशा ऑर्डरची मुख्य कार्ये जर्नलमध्ये नोंदविली जावी आणि वैयक्तिकरित्या नसावी. रचना.

आणखी एक महत्त्वाचा मुद्दा - मुख्य क्रियाकलाप आणि प्रशासकीय मुद्द्यांशी संबंधित दस्तऐवज स्वतंत्रपणे रेकॉर्ड केले जातात, कारण नंतरचे 5 वर्षांसाठी साठवले जाते. कृती करण्याच्या पहिल्या गटासाठी, त्यांना कायमस्वरुपी ठेवले पाहिजे ( 75 वर्षांपेक्षा कमी नाही) यावेळी लॉग देखील ठेवला जातो.

नमुना जर्नल प्रविष्टी: पूर्ण करण्यासाठी सूचना

ऑर्डरच्या निर्मितीची नोंद अनिवार्य आहे, कारण या प्रकरणात शेवटी दस्तऐवज प्रभावी होईल. अशा प्रकारे, संपूर्ण नोंदी किंवा त्याच्या विशिष्ट स्वतंत्र घटकास बंधनकारक, अंतर्गत नियामक कायदा म्हणून रेकॉर्ड कायदेशीर बळ देते. याव्यतिरिक्त, ऑर्डर केलेल्या फिक्सेशन सिस्टमचे आभार, त्यासारख्या हजारो कागदपत्रांमधील इच्छित कागदपत्रांचा शोध मोठ्या प्रमाणात सुलभ केला आहे.

शीर्षक पृष्ठ

शीर्षक पृष्ठावर, जबाबदार व्यक्ती लिहून देते:

1. कंपनीचे नाव, त्याचा संघटनात्मक फॉर्म. एलएलसी, पीजेएससी आणि इतर, सहसा स्वीकारलेले संक्षिप्त भाषणे अनुमत आहेत - उदाहरणार्थ: डॉल्से व्हीटा एलएलसी.
2. दस्तऐवज सुरू होण्याची तारीख. हे दिनदर्शिकेच्या वर्षाच्या सुरूवातीस जुळत नाही, जे सामान्य आहे.
3. कागदपत्र पूर्ण झाल्याची तारीख (शेवटचे पृष्ठ भरलेले आहे). त्यानंतर, जर्नल दीर्घकालीन संचयनासाठी (किमान 75 वर्षे) संग्रहात हस्तांतरित केले जाते.
4. देखरेखीसाठी जबाबदार - स्थिती, आडनाव, आद्याक्षरे.
5. स्तंभात "शेल्फ लाइफ" सूचित करते "सतत."

ऑर्डर रेकॉर्ड

फॉर्मसाठी कठोर कायद्याची आवश्यकता नसल्यामुळे रेकॉर्ड तयार करण्याची प्रक्रिया स्वतंत्रपणे सेट केली जाऊ शकते. सहसा, सर्व नोंदी सारणीच्या स्वरूपात नोंदल्या जातात; अशी माहिती दर्शवा:

1. दस्तऐवजाची संख्या - वर्षाच्या सुरूवातीस शेवटपर्यंत क्रमांकाची क्रमवारी लावणे. कागदपत्रे, ज्याची माहिती वेगवेगळ्या मासिकांमध्ये नोंदविली गेली आहे, त्यांची संख्या वेगळी आहे - त्यांचा ऑर्डर मुख्य क्रियाकलाप, कर्मचारी इत्यादींच्या कागदपत्रांमध्ये आहे.
2. यानंतर कागदपत्र प्रकाशित होण्याच्या तारखेनंतर - आजपासून सामान्यत: अंमलात येते.
3. मग शीर्षकाचे शीर्षक दिले जाते (अगदी क्रमाने जसे) येथे आपण एक संक्षिप्त सारांश लिहू शकता.
4. “/” स्लॅशद्वारे पत्रके आणि अनुप्रयोगांची संख्या चिन्हांकित करा.
5. "जबाबदार" स्तंभात जारी केलेल्या आदेशाच्या अंमलबजावणीसाठी जबाबदार असलेल्या कर्मचार्\u200dयांची नावे व आद्याक्षरे लिहा.
6. स्तंभात "परिचित करा" - ज्या कर्मचार्यांची नावे व आद्याक्षरे लिखित स्वरूपात असणे आवश्यक आहे (स्वाक्षर्\u200dयाखाली) दस्तऐवजाच्या मजकूरासह स्वत: ला परिचित करा.

वैकल्पिकरित्या, आपण "नोट्स" स्तंभ देखील समाविष्ट करू शकता, जेथे आवश्यक असल्यास, जारी केलेल्या ऑर्डरवर संक्षिप्त टिप्पण्या लिहिल्या जातात.

जर्नल समाप्त झाल्यानंतर, त्याच्या देखभालच्या शेवटची व्यवस्था करणे आवश्यक आहे. हे करण्यासाठी, आपल्याला प्रथम सर्व पृष्ठे जोडणे आणि दोरीने जोडणे आवश्यक आहे. मग ते पत्रके (पृष्ठे नव्हे) ची संख्या लिहून ठेवतात, डीकोडिंग (आडनाव, आद्याक्षरे) सह तारीख आणि स्वाक्षरी ठेवतात. या नोंदी जबाबदार व्यक्तीद्वारे केल्या आहेत ज्याने जर्नल संपूर्ण कालावधीत ठेवले (किंवा या कर्मचा rep्याची जागा घेणारी व्यक्ती)

करण्याचे मार्ग आणि जबाबदार

लॉगबुक दोन प्रकारे राखले जाऊ शकते:

1. पारंपारिकरित्या - हस्तलिखित आवृत्ती. निळे किंवा काळा कलम वापरतात जे डाग आणि डाग सोडत नाहीत. सर्व नोंदी काळजीपूर्वक केल्या आहेत, अपवादात्मक घटनांमध्येच सुधारणे शक्य आहेत. कागदजत्रात फाटलेली पृष्ठे, अतिरिक्त निविदा (आधीच्याऐवजी) वगैरे वगैरे नसल्याचेही सुनिश्चित करणे आवश्यक आहे.
2. इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपात: या प्रकरणात, केवळ तेच कर्मचारी ज्यांना इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीचा अधिकार आहे जर्नलमध्ये नोंदी करुन त्यांना दुरुस्त करू शकतात.

पुढील कर्मचारी कागदपत्र भरण्यासाठी जबाबदार असू शकतात:

• सचिव
• सहाय्यक सचिव;
• संचालकांच्या निर्देशानुसार नियुक्त केलेले इतर कर्मचारी.

नियम म्हणून, विशिष्ट आचार पद्धतीची तसेच जबाबदार व्यक्तीला स्वतंत्र स्थानिक कायदेशीर कायद्याद्वारे मंजूर केले जाते जे एंटरप्राइझवर स्वीकारले जाते.

नोंदणीसाठी मासिक कसे दिसते?

या दस्तऐवजाचे स्वरूप सोन्याचे पुठ्ठा (210 * 288 मिमी स्वरूपात) च्या मुखपृष्ठासह 64 पृष्ठांचे एक लहान पुस्तक आहे. सुरुवातीस लेसिंग पृष्ठे प्रदान केली जातात आणि नंतर दस्तऐवज संग्रहित करतात.

जर जर्नल मूलतः फ्लॅश झाले नसेल तर आपण ते स्वतः केलेच पाहिजे.

याव्यतिरिक्त, मासिके कर्मचार्\u200dयांच्या सेवेत ठेवली जातात: या मासिकेंसाठी कोणतेही मानक स्वरूप नाहीत, म्हणून स्वतंत्रपणे विकसित करण्याचा संस्थेच्या कर्मचारी सेवेचा अधिकार आहे. कर्मचारी सेवेद्वारे देखभाल केलेली पुस्तके व मासिकेची संपूर्ण यादी तसेच त्यांच्या साठवणीची मुदत दिनांक २ August ऑगस्ट २०१० रोजी रशियाच्या सांस्कृतिक मंत्रालयाच्या आदेशाने मंजूर केलेल्या यादीमध्ये सूचित केली आहे. क्रमांक 8 558. सर्व ऑर्डरची नोंद ठेवणे शक्य आहे की मला प्रत्येक प्रकारच्या ऑर्डरची नोंद ठेवणे आवश्यक आहे का? ऑर्डर बुक ठेवणे कामगार कायद्यात नियोक्ताचे बंधन नसते. सर्व ऑर्डरची एक जर्नल ठेवणे किंवा प्रत्येक प्रकारच्या ऑर्डरसाठी लेखाची अनेक पुस्तके ठेवणे किंवा जर्नल्स अजिबात न ठेवणे हे स्वतंत्रपणे ठरविण्याचा नियोक्ता स्वतंत्रपणे अधिकार ठेवू शकतो. तार्किकदृष्ट्या योग्य आणि कर्मचार्\u200dयांच्या कामाचे आयोजन करण्याच्या दृष्टिकोनातून अधिक सोयीस्कर प्रत्येक प्रकारच्या ऑर्डरसाठी स्वतंत्र नियतकालिक राखत असल्याचे दिसते.

इलेक्ट्रॉनिक ऑर्डर बुक लॉगिंगला परवानगी आहे का?

कर्मचार्\u200dयांची कागदपत्रे टिकवून ठेवणे ही सर्वात आधी मोठी जबाबदारी दर्शवते. यासह, सुव्यवस्थित निसर्गाची कागदपत्रे संग्रह, विश्लेषण आणि नोंदणीसाठी वाढीव एकाग्रता आणि कायद्याचे कठोर पालन करणे आवश्यक आहे.

इलेक्ट्रॉनिक जर्नल्स ठेवता येतात का?

म्हणूनच, जर "मागील कालावधीत" ऑर्डर देणे आवश्यक असेल तर सराव मध्ये अपूर्णांक (11/1-पी) किंवा इतर कोणतीही निर्देशांक अंतर्गत ऑर्डरचे प्रकाशन वापरले जाते ऑर्डरच्या अनुक्रमणिकेच्या अक्षराचे कोणतेही कायदेशीर मूल्य नाही. परंतु, त्याचा वापर कर्मचारी अधिका-यांचे काम सुलभ करते. याव्यतिरिक्त, नियंत्रक संस्था एंटरप्राइझद्वारे जारी केलेल्या ऑर्डरची विनंती करू शकतात अशा परिस्थितीत ऑर्डर जारी करण्याच्या तारख वास्तविक घटनांसह सुसंगत असतात.
   अशा पध्दतीमुळे अधिका review्यांचा आढावा घेण्याबाबतची रुची वाढेल. त्रुटींच्या कृत्रिम दुरुस्ती संदर्भात, येथे फक्त अशीच शिफारस केली जाऊ शकते जी इतर ऑर्डरसह आच्छादित न केलेली केवळ अशी कागदपत्रे बदलली पाहिजेत, विशेषत: ज्यांची पुनर्स्थित केली जाऊ शकत नाही.
   घटनांचे कालक्रम, सर्वप्रथम, स्वतः नियोक्तासाठी आवश्यक असतात.

ऑर्डर लॉग

परंतु या प्रकरणात, त्याची संख्या जर्नलमध्ये प्रविष्ट करणे आवश्यक आहे, अन्यथा त्याशिवाय जर्नल सीलबंद करणे विचार करणे अशक्य आहे. जबाबदार व्यक्ती एंटरप्राइझच्या मुख्य कामांच्या संदर्भात विभागातील विभाग प्रमुखांकडून संचालकांच्या वतीने ऑर्डर तयार केले जातात.
   एखादी गुंतागुंतीची समस्या सोडवण्याचा प्रश्न असल्यास, तो नेता एक विशेष कमिशन तयार करू शकतो, ज्यात विविध तज्ञ असतील. परंतु, कार्ये केवळ मूलभूतच नाहीत तर कार्यरत देखील आहेत, ऑर्डरचे वर्गीकरण करणे आवश्यक आहे. आपण हा पर्याय देऊ शकता:

1. मुख्य क्रियाकलापांचे ऑर्डर संघटनात्मक कामांच्या अंमलबजावणीचा एक भाग म्हणून असे आदेश जारी केले जातात.
2. प्रशासकीय कामकाजाचे आदेश.

वरील भागातील ऑर्डर स्वतंत्र नोंदणीच्या अधीन आहेत.

कागदावर आधारित लॉग ठेवणे अनिवार्य आहे का?

संस्थेस स्वतंत्रपणे निवडणे, प्रत्येक प्रकारच्या ऑर्डरसाठी स्वतंत्र रजिस्टर ठेवणे किंवा कर्मचार्\u200dयांसाठी सर्व कागदपत्रे 1 कागदपत्रात नोंदविण्यास अधिकृत आहे. महत्त्वपूर्ण! कंपनीच्या सनदी कागदपत्रांमध्ये निर्दिष्ट प्रमुख, मुख्य लेखापाल आणि इतर व्यक्तींच्या नियुक्तीचे आदेश कायदेशीर घटकाच्या मुख्य क्रियाकलापांच्या ऑर्डरच्या श्रेणीतील आहेत, आणि कर्मचार्\u200dयांना ऑर्डर न देणे (उदाहरणार्थ परिच्छेद

खबरदारी

फेडरल लॉ "ऑन मर्यादित देयता कंपन्या" दिनांक 02.08.1998 क्रमांक 14-एफझेड). कर्मचार्\u200dयांसाठी ऑर्डर नोंदणी जर्नल राखण्याचे नियम पुस्तके आणि लेखाच्या जर्नल्सची एक संपूर्ण यादी, जी कर्मचार्\u200dयांकडून ठेवली जाणे आवश्यक आहे, टिपिकल मॅनेजमेंट आर्काइव्हल डॉक्युमेंट्सच्या यादीमध्ये दिलेली आहे ... रशियाच्या सांस्कृतिक मंत्रालयाच्या आदेशाने मंजूर दिनांक 08.25.2010 क्रमांक 558 (यानंतर - यादी क्रमांक 558) .

कर्मचार्\u200dयांच्या ऑर्डरची नोंद (नमुना) कशी ठेवावी?

एखाद्या पत्राला उत्तर देताना, निर्देशांकाचा तपशील उलट क्रमाने असतोः उदाहरणार्थ, 08-11 / 144 क्रमांकामध्ये प्रथम स्ट्रक्चरल युनिटची डिजिटल इंडेक्स आहे - 08, नंतर हायफनद्वारे नामांकनानुसार प्रकरणांची संख्या 11 आहे, ज्यामधून दस्तऐवजाची अनुक्रमांक एक तिरकस रेषाने विभक्त केली जाते - 144. जीएसडीओयूच्या परिच्छेद 3..२.१.१ मध्ये असे नियम स्थापित केले आहेत, जे मे २,, १ 8 .8 च्या यूएसएसआरच्या ग्लावरचाइव्हच्या आदेशानुसार मंजूर झाले.

क्रमांक ... नोंदणी फॉर्म, कागदपत्रे नोंदवता येतील:

• विशेष नोंदणी जर्नल्समध्ये;
• कार्डवर (दस्तऐवजाबद्दल डेटा एका विशेष कार्डावर रेकॉर्ड केला जातो, जो नंतर कार्ड फाइलमध्ये ठेवला जातो).

या प्रत्येक नोंदणी पद्धतीचे त्याचे फायदे आहेत. जर्नलमध्ये कागदपत्रांविषयीची सर्व माहिती एकत्रितपणे एकत्रित केली जाते आणि स्वतःच जर्नल मर्यादित प्रवेशात सोयीस्करपणे संग्रहित केले जाते.

ऑर्डर नोंदणी जर्नल: फॉर्म, देखभाल आणि 2018 मध्ये संचयन

नोंदणी डेटाची माहिती सुसंगतता प्राप्त करण्यासाठी आणि स्वयंचलित नोंदणीच्या संक्रमणासाठी परिस्थिती तयार करण्यासाठी, नोंदणी तपशीलांची पुढील अनिवार्य रचना स्थापन केली आहे: लेखक (वार्ताहर); दस्तऐवजाच्या प्रकाराचे नाव; कागदपत्रांची तारीख दस्तऐवज अनुक्रमणिका (तारीख आणि कागदजत्र पावती अनुक्रमणिका) (*); दस्तऐवजाचे शीर्षक किंवा सारांश; रिझोल्यूशन (कार्यकारी, ऑर्डरची सामग्री, लेखक, तारीख); अंतिम मुदत अंमलबजावणीचे चिन्ह (गुणवत्तेवरील प्रकरणातील निर्णयाची संक्षिप्त नोंद, वास्तविक अंमलबजावणीची तारीख आणि प्रतिसाद दस्तऐवजाची अनुक्रमणिका); प्रकरण एन. आवश्यक तपशीलांची रचना, आवश्यक असल्यास, पूरक असू शकते: कार्यकारी, कागदपत्र प्राप्त झाल्यावर वधकाची पावती, प्रगती, अर्ज इ.

कोर क्रियाकलापांसाठी ऑर्डर नोंदणी जर्नल राखण्यासाठी 6 नियम

त्याच वेळी, त्यांच्या अंमलबजावणीसाठी कायदेशीर स्तरावर मान्यता देण्यात येणार नाही. सामान्य नियम म्हणून, अशी कागदपत्रे 75 वर्षे ठेवली पाहिजेत.

माहिती

काही प्रकारच्या माहितीसाठी, 5 वर्षांचे शेल्फ लाइफ प्रदान केले जाते. यामध्ये ऑर्डर लॉगचा समावेश आहे:

• शिस्तभंगाची कारवाई;
• वार्षिक पगाराची रजा;
• अभ्यास रजा;
• कर्तव्यावर
• रशिया आणि परदेशात अल्प-कालावधीच्या व्यवसाय सहली.

नोंदणी जर्नल भरण्याचे नियम आणि त्या देखरेखीचा फॉर्म संस्थेच्या स्थानिक नियामक कायद्यात (कागदावरील सूचना किंवा नियम इत्यादी) मंजूर केले जावे. त्याच वेळी, एखादी व्यक्ती दस्तऐवजांची नोंदणी आणि अनुक्रमणिकेची व्यवस्था घेऊ शकते, ज्यात मॅनेजमेंटच्या डॉक्युमेंटेशन सपोर्टसाठी राज्य प्रणालीच्या कलम 2.२.१ मध्ये प्रदान केलेले आहे, जे मे २,, १ 198 88 च्या यूएसएसआरच्या ग्लावरचिवच्या आदेशानुसार मंजूर झाले.

या समस्येचे निराकरण करण्यासाठी, सूचनांमध्ये निराकरण करणे हा एक उत्कृष्ट उपाय आहे. हे विसरले जाऊ नये की आधुनिक कारकुनी कार्य एंटरप्राइझद्वारेच अधिक निर्धारित केले जाते, तर नियम अधिक सूचविले जातात.

म्हणूनच कार्यालयाच्या स्थापनेसाठी दोन मूलभूत कागदपत्रे विकसित करणे आवश्यक आहे:

1. कागदी कामांसाठी सूचना. निर्दिष्ट स्थानिक अधिनियमामध्ये, कामाच्या संस्थात्मक नियमांमधील प्रत्येक गोष्ट आणि दस्तऐवज हाताळण्यासाठी प्रदर्शित केले जावे. जर कंपनीने अद्याप कारकुनी कार्यासाठी स्वत: चे नियम तयार केलेले नाहीत किंवा या टप्प्यात सूचनांचे विकास अनुचित वाटले असेल तर आपण तात्पुरते संबंधित तरतुदींचा वापर करू शकता.
2. प्रकरणांचे नाव

इलेक्ट्रॉनिक ऑर्डर बुक ठेवण्यास परवानगी आहे का?

परंतु, सराव दर्शविल्यानुसार, ठराव मध्ये विविध प्रसंग उद्भवतात ज्याच्या दोन्ही पक्षांना सहसा रस असतो, म्हणजेच एंटरप्राइझचा मालक आणि कर्मचारी. या आधारावर, कधीकधी नोंदणी ऑर्डरचे सक्तीचे उल्लंघन होते.

अनेक संभाव्य पर्यायांचा विचार करा.

1. कंपनीकडे ऑर्डरची पुढील नोंदणी न केल्यास, ऑर्डर पूर्वगामी केली जाऊ शकते.
2. जर कंपनीकडे पुढील नोंदणी असेल तर आपण कारणांच्या स्पष्टीकरणासह डोकेच्या नावाने एक मेमो बनवू शकता आणि चालू तारखेसह ऑर्डर नोंदवू शकता. दुसरा पर्याय चांगला आहे कारण पडताळणीच्या बाबतीत, स्पष्टीकरणात्मक नोट ही नियामक अधिका before्यांसमोर परिस्थितीला निमित्त ठरेल.

उदाहरणार्थ, नियोजन दस्तऐवजीकरण - नियोजन विभागात, खरेदी - पुरवठा विभागात, प्रोटोकॉल आणि मंडळाचे निर्णय - सचिवालयात, संस्थेच्या प्रमुखाने सही केलेल्या मुख्य कामांवरील प्रशासकीय कागदपत्रे, उच्च संस्थांकडून प्राप्त कागदपत्रे किंवा दस्तऐवजीकरण समर्थन सेवेकडे पाठविलेले इ. ई. कागदपत्रांची नोंदणीची जागा दस्तऐवजीकरण समर्थन व्यवस्थापनासाठीच्या निर्देशांमध्ये किंवा संस्थेच्या कागदपत्रांच्या टाईमशीटमध्ये निश्चित केली आहे. 2.२.१... कागदपत्रे नोंदणी नियंत्रण कार्ड (आरकेके) किंवा इतर नोंदणी डेटा फॉर्मवर नोंदविली जातात.

कर्मचार्\u200dयांच्या ऑर्डरची नोंद ठेवणे बंधनकारक आहे का, असा प्रश्न अनेक व्यावसायिक नेत्यांना पडला आहे.

प्रिय वाचक! लेख कायदेशीर समस्यांचे निराकरण करण्याच्या विशिष्ट मार्गांबद्दल बोलतो, परंतु प्रत्येक प्रकरण वैयक्तिक आहे. आपण कसे हे जाणून घेऊ इच्छित असल्यास तुमची समस्या सोडवा   - सल्लागाराशी संपर्क साधा:

अर्ज आणि कॉल 24 तास स्वीकारल्या जातात आणि दिवस न करता.

हे वेगवान आहे आणि विनामूल्य!

2019 मध्ये संबंधित रशियाचे कायदे याविषयी काय म्हणतात याचा विचार करा. कर्मचार्\u200dयांची कागदपत्रे राखणे हे प्रत्येक कंपनीच्या कामकाजाचा एक महत्त्वाचा घटक आहे.

सर्व केल्यानंतर, आपण कर्मचार्\u200dयांच्या कार्यरत जीवनात कोणतीही घटना रेकॉर्ड करू शकता. कंपन्या दररोज संकलित केलेली बर्\u200dयाच कागदपत्रे जमा करतात.

तपासणी केली जाते तेव्हा त्यांच्याशी संपर्क साधावा लागतो किंवा कर्मचार्\u200dयांना काही प्रमाणपत्रे सादर करण्याची आवश्यकता असते.

दस्तऐवज व्यवस्थित करणे आणि ऑप्टिमाइझ करण्यासाठी, आपण विशेष जर्नल्स वापरणे आवश्यक आहे.

आपल्याला काय माहित असणे आवश्यक आहे

सर्व ऑर्डर आणि इतर कागदपत्रे योग्य जर्नल आणि पुस्तकात नोंदवाव्यात.

या दस्तऐवजांपैकी एक म्हणजे कर्मचार्\u200dयांच्या ऑर्डरची नोंद. ही संकल्पना कोणती आहे, मासिकेतील सामग्री आणि डिझाइनचे नियम काय आहेत?

आम्ही लगेचच म्हणायला हवे की आपण नोंदणी जर्नल सुरू करण्याचा निर्णय घेतल्यास आपण पाळले पाहिजे असे कोणतेही स्पष्ट नियम नाहीत.

मुख्य अटी

कंपनीत प्रकाशित झालेल्या ऑर्डरची नोंद जर्नलमध्ये आणि कर्मचार्\u200dयांशी संबंधित विविध क्रियांशी संबंधित आहे.

कर्मचा .्यांचा कामाचा मार्ग निश्चित करा. आणि आवश्यक असल्यास आपणास त्वरीत विशिष्ट ऑर्डर सापडेल.

अशा जर्नलचा उपयोग न्यायालयीन प्राधिकरणात कारवाईत केला जातो. हे एक समर्थन करणारे दस्तऐवज आहे, पुरावा आहे.

नोंदणी हे नियमन केलेल्या नमुन्यांवरील दस्तऐवजीकरणाविषयी लेखा माहितीची नोंद आहे.

नोंदणी दस्तऐवजांना कायदेशीर शक्ती देऊ शकते. जोपर्यंत कागदपत्र नोंदणीकृत होत नाही, तोपर्यंत एक नंबर नियुक्त केला जात नाही, तो कार्यान्वित केलेला मानला जात नाही, याचा अर्थ असा की तो प्रत्यक्षात अस्तित्वात नाही.

दस्तऐवज उद्देश

या प्रकारच्या नोंदणीचा \u200b\u200bउपयोग कर्मचार्\u200dयांच्या सेवेद्वारे दस्तऐवजीकरणाच्या नोंदी ठेवण्यासाठी केला जातो (कर्मचार्\u200dयांना दिलेला ऑर्डर), ज्यास अधीनस्थांच्या सेवा, अधिकारी आणि कामगारांची संख्या निश्चित केली जाते.

पुढील कारणांसाठी अशा प्रकारचे जर्नल ठेवणे आवश्यक आहे:

काही कंपन्यांमध्ये कागदपत्रांची नोंद करण्याचा नियम आहे आणि केवळ अशा प्रकारे ते कार्य करतील. संबंधित कागदपत्र कायदेशीर करण्यासाठी ऑर्डर जर्नलमध्ये नोंदणी आवश्यक आहे.

विधानसभेची चौकट

कायदेविषयक कागदपत्रे ऑर्डरच्या संख्येबद्दल काहीही सांगत नाहीत. तर, आपण मंजूर झालेल्या सूचनांचे पालन करू शकता.

रेकॉर्ड ठेवणे अशा कागदपत्रांच्या अनुसार केले जाते:

कर्मचार्\u200dयांच्या ऑर्डरची नोंद कशी ठेवावी

कर्मचार्\u200dयांवरील जवळजवळ सर्व ऑर्डर व्यक्तिमत्त्वाच्या असतात. कर्मचार्\u200dयांना ऑर्डरचे प्रकारः

1. कंपनीत कर्मचार्\u200dयाच्या प्रवेशाबाबत.
2. कर्मचार्\u200dयांशी केलेला करार संपुष्टात आणण्याविषयी.
3. अगं दुसर्या नोकरीसाठी.
4. एकत्रित पोस्टवर.
5. कर्मचार्\u200dयाच्या दिशेने सी.
6. अरे वगैरे.

ते ऑर्डर, ज्यानुसार ते कंपनीच्या पहिल्या व्यक्तीची नियुक्ती करतात, ते मुख्य कृतीसाठी ऑर्डर असतात, कर्मचार्\u200dयांना नसतात.

कर्मचार्\u200dयांच्या नोंदीसाठी प्राथमिक लेखा कागदपत्रांच्या एकसंध फॉर्मनुसार स्वतंत्र ऑर्डर तयार केली जातात.

जर अक्षर पदनाम “ए” वापरला असेल तर याचा अर्थ असा होतो की बर्\u200dयाच लोकांसाठी ऑर्डर तयार केली गेली आहे.

कोण फॉर्म भरतो

कंपनीने आपले कार्य करणे सुरू केल्याच्या दिवसापासून आणि त्या दिवसापर्यंत, पत्रके पूर्ण होईपर्यंत हे जर्नल भरलेले आहे. म्हणून, जाड नोटबुक वापरणे चांगले आहे जेणेकरून आपल्याला बर्\u200dयाचदा ते बदलू नयेत.

अभिलेखामध्ये हस्तांतरित केलेल्या मुख्य दस्तऐवजांपैकी एक नोंदणी जर्नल असल्याने कंपनीकडे एक कर्मचारी असणे आवश्यक आहे जो त्याच्या देखभालीसाठी जबाबदार असेल.

ऑर्डर जारी करुन अशा व्यक्तीची नेमणूक केली जाते. परंतु असे होते की संबंधित बंधन एचआर विशेषज्ञांमध्ये विहित केलेले आहे.

दस्तऐवज अशा व्यक्तींकडून सांभाळले जातातः

• मानव संसाधन अधिकारी
• एचआर व्यवस्थापक
• सचिव
• कारकुनी
• नेता.

कोण हे जर्नल नक्की ठेवेल हे कंपनीच्या कोणत्या प्रमाणात आणि त्याच्या संघटनात्मक संरचनेवर अवलंबून आहे.

रेखांकन प्रक्रिया

मासिका नोंदवताना खालील आवश्यक बाबींचा विचार करा. विशेषत: दीर्घकालीन ऑर्डर नोंदवताना हार्ड कव्हर वापरा.

तथापि, आपण हे निश्चित केले पाहिजे की मासिका बर्\u200dयाच काळासाठी ठेवली आहे. कव्हर्स वर नाव आणि अनुक्रमणिका लिहा.

सर्व पृष्ठे क्रमांकित आहेत (सतत पद्धत वापरली जाते - अनुक्रमांक खाली ठेवली जाते). मग ते नियामक कागदपत्रांच्या आवश्यकतांनुसार फ्लॅश करतात. एक शिक्का ठेवा.

मासिक धाग्यांसह टाकेलेले आहे, आणि पुढील बाजूस ते गाठ बांधलेले आहेत. दस्तऐवजाच्या अंतिम तारखेस डेटा असलेली पत्रक, त्याच्या शेवटी ऑर्डरची संख्या थ्रेड्सवर चिकटलेली आहे.

सील अशा प्रकारे ठेवला पाहिजे की त्यातील काही भाग स्वतः जर्नलवर असेल तर भाग थ्रेडच्या गाठांवर असेल.

शेवटच्या पृष्ठामध्ये अशा योजनेची माहिती असावी:

• पृष्ठांची संख्या;
• कंपनीच्या प्रमुख किंवा कर्मचारी विभागाच्या प्रमुखची सही;
• प्रिंट.

अशाप्रकारे आपण दस्तऐवजात दुरुस्तीपासून संरक्षण करू शकता. जर्नलमध्ये ऑर्डर नोंदविण्यापूर्वी, कर्मचारी विभागातील कर्मचार्\u200dयांनी कागदपत्र कायदेशीर आहे की नाही हे तपासले पाहिजे.

हे तपासले आहेः

• दस्तऐवजाचा काही दुवा आहे का ज्या आधारावर आदेश जारी केला गेला आहे (कामगार करार, कायदेशीर कायदे इ.);
• एखादी तारीख, नाव, संख्या आहे का, ऑर्डर तयार करण्याचे ठिकाण लिहिले आहे की नाही;
• तेथे शीर्षक आणि मजकूर, स्वाक्षरी आहे;
• कंपनीच्या अधिकृत तज्ञाबरोबर ऑर्डरच्या समन्वयाची पुष्टी करणारे चिन्ह आहे का?

कायद्याने जर्नलचा एकच फॉर्म स्थापित केला नाही म्हणून प्रत्येक एंटरप्राइझ स्वत: चा नमुना विकसित करतो.

यात सामान्यत:

• शीर्षक पृष्ठ;
• एक विभाग जिथे कर्मचारी सूचीबद्ध आहेत जे कागदजत्र राखण्यासाठी जबाबदार आहेत;
• ज्या विभागात कर्मचार्\u200dयांवर ऑर्डरची नोंदणी केली जाते.

त्यांनी लिहिलेल्या मुखपृष्ठावरः

• कंपनीचे नाव
• शीर्षक दस्तऐवज;
• ज्या तारखेला जर्नल ठेवण्यास सुरुवात केली गेली;
• भरणे संपुष्टात आल्यावर तारीख.

दुसर्\u200dया विभागात असे आहेः

• नाव, जर्नल राखण्यासाठी जबाबदार असलेल्या कर्मचार्\u200dयांची स्थिती;
• कागदपत्रांवरील डेटा, जो कर्मचार्\u200dयांच्या नियुक्तीचा आधार असतो;
• अशा प्रत्येक व्यक्तीच्या स्वाक्षर्\u200dया;
• व्यक्ती नोंदी ठेवतो त्या कालावधीचा डेटा.

मुख्य विभाग अशी माहिती प्रतिबिंबित करतो:

• ऑर्डरची नोंदणी रेकॉर्ड संख्या;
• तारीख, मंजूर झालेल्या ऑर्डरची संख्या;
• क्रमवारी;
• नाव, कर्मचा ;्याचा कर्मचारी क्रमांक;
• ऑर्डर जारी करण्यासाठी आधार म्हणून काम केलेली कागदपत्रे.

असे मासिक एक महत्त्वपूर्ण कायदेशीर दस्तऐवज आहे. तर, अचूकपणे रेखाटणे फायदेशीर आहे. प्रत्येक नोंद पूर्ण झाली पाहिजे.

यामुळे एखाद्या समस्याग्रस्त अर्थ लावला तर डेटा कमी केला जाऊ शकत नाही. त्रुटी आणि सुधारणेस परवानगी नाही; आपण रेकॉर्ड संपादित करण्यासाठी सुधारात्मक मार्ग वापरू शकत नाही.

जर एखादी चूक झाली असेल तर ती ठोस रेषांनी ओलांडली जाईल. त्याच पुढे योग्य डेटा लिहा.

मुख्य कार्यकलापांवर स्वतंत्र नियामक कायद्यांद्वारे नियतकालिक राखण्यासाठी नियम विहित आहेत, जे विनामूल्य स्वरूपात दिले जावेत आणि हे निर्धारित केले पाहिजे:

• प्रभारी व्यक्ती कोण असेल;
• जबाबदार व्यक्तींची जागा घेईल, जर ते गैरहजर असतील तर;
• देखभाल किती कालावधी आणि दस्तऐवज कोठे संग्रहित केला जाईल.

जर्नलिंगची खालील वैशिष्ट्ये विचारात घेण्यासारखे आहे:

पुढील बारकावे लक्षात घेण्यासारखे आहे:

नमुना भरा

जर आपण वेगवेगळ्या कंपन्यांमधील मासिकेची तुलना केली तर आम्हाला महत्त्वपूर्ण फरक दिसेल. काही उपक्रम विशिष्ट वस्तू काढून टाकतात, तर काही अतिरिक्त फील्ड्स जोडतात.

व्हिडिओ: लॉग काय असावेत आणि ते कसे फ्लॅश करावे

  व्यवस्थापनाला केवळ स्वतंत्ररित्या कागदपत्रांची आवश्यकता विकसित करुन केवळ तयार करण्याची संधीच नाही, तर तयार मासिका खरेदी करण्याचीही संधी आहे.

शेल्फ लाइफ काय आहे

ऑर्डरसाठी संचयन कालावधी खूप भिन्न आहे:

दीर्घकालीन ऑर्डरसाठी आणि अल्प-मुदतीसाठी कंपनी स्वतंत्र मासिके ठेवू शकते. जर एंटरप्राइझ मोठा असेल तर त्यास अनेक गटांमध्ये विभागणे (प्रत्येक गटासाठी स्वतंत्र मासिक) सल्ला दिला जाईल.

नोंदणी जर्नलसाठी स्टोरेज कालावधी डॉक्युमेंट आर्काइव्हिंग वर्किंगसाठी मूलभूत नियमांनुसार सेट केला गेला आहे.

ऑर्डरचे विभाजन आणि त्यांची स्वतंत्र प्रकरणे तयार करणे. जेव्हा ते जर्नल ठेवणे समाप्त करतात, तेव्हा ते संग्रहात हस्तांतरित केले जातात. तेथे ते 5 किंवा 75 वर्षे साठवले जाईल.

कंपनीचे प्रत्येक प्रमुख लवकर किंवा नंतर अस्तित्त्वात असलेल्या कागदपत्रांची योग्य, सोयीची पद्धतशीरता आणि संग्रहण या प्रश्नावर विचार करते. रशियन फेडरेशनच्या आर्काइव्ह अफेयर्सच्या कायद्यानुसार दस्तऐवजांच्या साठवणुकीचे वेगवेगळे कालावधी निश्चित केले जातात.

उदाहरणार्थ, काही प्रशासकीय ऑर्डर 5 वर्षांसाठी वैध आहेत, कर्मचार्\u200dयांच्या ऑर्डर 75 वर्षांच्या स्टोरेजसाठी डिझाइन केल्या आहेत. वेगवेगळ्या नोंदणी प्रकाशनांसाठी सर्व कागदपत्रे विभक्त करणे हे महत्त्वाचे कारण हे मुख्य कारण आहे.

हे काय आहे

नामित संस्करण संस्थेच्या सर्व ऑर्डरची माहिती नोंदविण्याचा हेतू आहे. दुस words्या शब्दांत, ऑर्डर जर्नलमध्ये नोंदणीकृत आहेत जे कंपनीच्या सामान्य कर्मचार्\u200dयांच्या श्रम कार्याचे मानदंड स्थापित करतात आणि त्याचे व्यवस्थापन करतात.

या क्षणी दस्तऐवजाचा कोणताही सामान्यतः स्वीकारलेला फॉर्म नाही, प्रत्येक संस्थेस आपल्या विवेकबुद्धीनुसार त्याची रचना करण्याचा अधिकार आहे. नियम म्हणून, अशा प्रकाशनाचे मुख्य घटक आहेत:

शीर्षक पृष्ठ. यात समाविष्ट आहे:

• संस्थेचे नाव;
• दस्तऐवजाचे नाव;
• देखभाल सुरू होण्याची तारीख;
• भरण्याची शेवटची तारीख.

जर्नलमध्ये काम करण्यास जबाबदार असलेल्या कर्मचार्\u200dयांच्या सूचीसह विभाग. येथे निश्चित केले आहेत:

• नाव, जबाबदार व्यक्तींचे स्थान;
• दस्तऐवजांचे दुवे जे कर्मचार्यांच्या प्रकाशनासाठी नियुक्त केलेल्या जबाबदा out्या दर्शवितात;
• त्यांच्या स्वाक्षर्\u200dया विशिष्ट कालावधीत लॉगिंगची पुष्टी करतात.

मुख्य विभाग. हे ऑर्डर नोंदविण्यासाठी डिझाइन केलेले आहे, यात समाविष्ट आहे:

• ऑर्डरची अनुक्रमांक;
• नोंदणीकृत दस्तऐवजाची संख्या, नाव आणि तारीख;
• दस्तऐवजात पत्रकांची संख्या;
• पूर्ण नाव आणि ज्यांचे क्रियाकलाप ऑर्डरच्या अधीन आहेत अशा लोकांची स्थिती

कशासाठी आवश्यक आहे

प्रत्येक संस्थेसाठी नामित जर्नल ठेवणे अनिवार्य आहे आणि आहे दस्तऐवजीकरण प्रणालीबद्ध आणि संग्रहित करणारे अनेक सकारात्मक घटक:

• प्रशासकीय कागदपत्रांसह कामाचे जास्तीत जास्त ऑप्टिमायझेशन;
• जारी केलेल्या आदेशांच्या एकूण संख्येचे मूल्यांकन करण्याची क्षमता;
• आवश्यक ऑर्डरसाठी द्रुत शोधाची अंमलबजावणी;
• ऑर्डर जारी करण्याच्या वास्तविकतेचे निराकरण करणे आणि त्याच्या कायदेशीर शक्तीची पुष्टी करण्याची पुढील शक्यता.

स्थानिक कायदा नोंदवल्या जातात

आधी नमूद केल्याप्रमाणे, जर्नलमध्ये संस्था किंवा व्यवस्थापनाच्या सर्व कर्मचार्\u200dयांच्या श्रम कार्याबद्दलच्या ऑर्डरविषयी माहिती असते (उदाहरणार्थ सामान्य संचालक, उपसंचालक, मुख्य लेखापाल). यामध्ये ते कर्मचार्यांच्या बाबतीत अधिक वैयक्तिकृत ऑर्डरपेक्षा भिन्न आहेत.

नोंदणीकृत आदेशांची नोंद

मुख्य स्थानिक कृत्ये, जर्नलमध्ये प्रविष्ट केलेल्या तपशिलांचा तपशील आहे वरील आदेशांचे (बद्दल):

• महासंचालकांची नेमणूक;
• मुख्य लेखापाल यांची नेमणूक;
• लोगो मान्यता;
• संस्थेची रचना मंजूर करणे किंवा बदलणे;
• व्यापार रहस्ये सुरक्षित करणे;
• कर्मचार्\u200dयांना मान्यता;
• कामाची व्यवस्था आणि अंतर्गत कामगार वेळापत्रक;
• नियम, नियम, सूचना, इतर नियामक कागदपत्रांची मान्यता;
• कंपनीच्या मुख्य कामांची आखणी करणे आणि त्यावर योग्य नियंत्रण ठेवणे इ.

स्वतंत्रपणे, हे हायलाइट करण्यासारखे आहे 5 वर्षांपेक्षा कमी शेल्फ लाइफसह ऑर्डरचा एक गट:

• शिस्तभंगाची कारवाई;
• सार्वजनिक सुटी;
• वार्षिक पगाराची रजा;
• अल्प-मुदतीच्या व्यवसाय सहली इ.

मानक फॉर्म

नोंदणी दस्तऐवज केवळ कागदावरच देता येत नाही. इलेक्ट्रॉनिक फॉर्मच्या वापरास देखील परवानगी आहे.

कागदाचा पर्याय भरताना हे काही नियम लक्षात ठेवण्यासारखे आहे:

• सर्व पत्रके क्रमांकित करणे आवश्यक आहे, कागदपत्र पूर्णपणे टाकेलेले आहे, कंपनीच्या सीलने सील केलेले आहे;
• फर्मवेअर दर्शविणारे स्टिकर लागू केले जावे: दर्शविलेल्या पत्रकांची संख्या, पूर्ण नाव आणि साक्षीदाराची स्थिती (कंपनीचा प्रमुख किंवा वेगळ्या ऑर्डरद्वारे नियुक्त केलेला जबाबदार कर्मचारी), साक्षीदाराची सही.

तसेच शिलालेख चिकटविणारा एक टणक सील स्टिकर लावला जातो.

तसेच मासिक विशेष प्रोग्रामचा वापर करून इलेक्ट्रॉनिकरित्या देखभाल केली जाऊ शकते. या प्रकरणात, नियुक्त केलेल्या कर्मचार्\u200dयांनी कायद्याद्वारे स्थापित केलेल्या दस्तऐवज संचय कालावधीचे पालन करणे लक्षात ठेवले पाहिजे (आयोजन, संग्रहित करणे, निवडणे या नियमांच्या परिच्छेद २.30०)<…>31 मार्च 2015 रोजी रशियाच्या सांस्कृतिक मंत्रालयाच्या आदेशाद्वारे मंजूर क्रमांक 526). दस्तऐवजाचा इलेक्ट्रॉनिक फॉर्म योग्य ऑर्डर शोधण्याच्या प्रक्रियेस वेगवान करू शकतो, स्टाफ टर्नओव्हर आणि महत्त्वपूर्ण दस्तऐवज प्रवाह यासाठी एक समान पर्याय प्रभावी आहे.

मासिक टेम्पलेट

प्रकाशनाचे प्रमाणित स्वरूप कायद्याद्वारे नियंत्रित केले जात नाही, नोंदणीकृत ऑर्डरची आवश्यक माहिती आवश्यक असण्यासाठी कितीही स्तंभ, आवश्यकता अनुमत आहेत. संकलित जर्नलची अंदाजे योजना खालीलप्रमाणे आहे:

आपण बुक स्टोअरमध्ये तत्सम आवृत्ती खरेदी करू शकता. तयार केलेल्या कॉपीमध्ये आधीपासूनच विकसित सोयीस्कर स्वरूप आहे, जे त्याच्या तयारीवर वेळ वाचवेल.

सामान्य नियमन

बरेच व्यवस्थापक नोंदणी दस्तऐवज पर्यायी राखण्याचा विचार करतात, जे मूलभूतपणे चुकीचे आहे. संस्थेच्या जर्नलची उपस्थिती कायद्याद्वारे नियंत्रित केली जाते (25 ऑगस्ट 2010 रोजी रशियाच्या सांस्कृतिक मंत्रालयाचा आदेश क्रमांक 558 ““ राज्य संस्था, स्थानिक सरकार आणि संघटनांच्या कामकाजाच्या काळात तयार केलेल्या ठराविक प्रशासकीय आर्काइव्हल दस्तऐवजांची यादी, संचय कालावधी दर्शवते ”).

एक व्हिडिओ जो शेल्फ लाइफबद्दल आणि कर्मचार्\u200dयांच्या ऑर्डरसाठीच्या लेखाबद्दल सांगतो.

जबाबदार व्यक्ती

नोंदणी पुस्तकाची साठवण, देखभाल यासाठी जबाबदार असलेल्या व्यक्तीची नेमणूक महत्त्वाची आहे. साधारणपणे स्वतंत्र आदेशाने नियुक्त केलेला कर्मचारी जबाबदार ठरतो. तथापि, बहुतेकदा असे बंधन एचआर तज्ञावर अवलंबून असते.

नोकरीच्या वर्णनात असेच एक श्रम फंक्शन दिले गेले आहे, ज्याची त्याला भाड्याने घेताना ओळखता येते. प्रदीर्घ सुट्टीच्या बाबतीत एचआर, दुसर्\u200dया कर्मचार्\u200dयास जर्नलमध्ये काम करण्यास नियुक्त केले आहे, ज्यांना संबंधित आदेश जारी केला आहे.

मूलभूत नियम

पूर्वी असे म्हटले जात होते की कोणत्याही प्रकारचे सार्वत्रिकरित्या स्वीकारलेले स्वरूप नाही, तथापि, देखभाल करताना आपण काही नियमांचे पालन केले पाहिजे:

• शीर्षक पृष्ठावर कंपनीचा तपशील, प्रारंभ तारीख, कागदपत्र भरण्याची शेवटची तारीख, संबंधित संख्या, मासिकासाठी जबाबदार असलेल्या कर्मचार्\u200dयाविषयी माहिती, कागदपत्र साठवण कालावधी (5 किंवा 75 वर्षे) नोंद घ्यावी.
• आम्ही प्रत्येक ऑर्डरला दिलेल्या पत्रांबद्दल विसरू नये: ड्रग्स - कागदपत्रांसाठी जी 75 वर्षांसाठी ठेवली पाहिजेत, के - इतर सर्व ऑर्डरसाठी लेखा अधीन असतील;
• पत्रकांची संख्या क्रमाने व्यवस्थित केली पाहिजे, मासिकामधून पत्रके फाडण्यास मनाई आहे;
• “पूर्वगामी” ऑर्डरवर डेटा प्रविष्ट करण्याची शिफारस केलेली नाही. हे केवळ संस्थेच्या प्रमुखांना उद्देशून लेखी स्पष्टीकरणात्मक चिठ्ठीसह शक्य आहे, जे परिस्थितीची कारणे स्पष्ट करतात.
• कोणत्याही दुरुस्त्या त्याच्या परिचय आधारावर अनिवार्य निर्देशांसह अनुक्रमिक क्रमांकाद्वारे सादर केल्या जातात;
• नोंदणी पुस्तक त्याच रंगाच्या पेनसह भरले जावे - काळा किंवा निळा;
• कोणतीही स्ट्राइथ्र्यू, mentडजस्टमेंट, हॅचिंग करण्याची शिफारस केलेली नाही;
• हे नोंदणी प्रकाशन केवळ संस्थेच्या अंतर्गत वापरासाठी असलेले दस्तऐवजीकरण संदर्भित करते. केवळ त्यास नियुक्त केलेल्या कर्मचार्\u200dयाच्या उपस्थितीतच त्यातील सामग्रीशी परिचित होणे शक्य आहे.

नोंदणी पुस्तकाची योग्य देखभाल केल्यामुळे उपलब्ध कागदपत्रांची नोंद वेगवेगळ्या स्टोरेज कालावधीसह सुव्यवस्थित करणे तसेच जारी केलेल्या ऑर्डर्सच्या परिमाणात्मक निर्देशकांवर नियंत्रण ठेवणे शक्य होते.

एखाद्या एंटरप्राइझच्या उच्च-गुणवत्तेच्या कर्मचार्\u200dयांच्या नोंदी सुनिश्चित करण्यासाठी एक ऑप्टिमाइझ्ड वर्कफ्लो सिस्टम सर्वात आवश्यक घटकांपैकी एक आहे. लेखात आम्ही संस्थेतील ऑर्डरच्या लेखाबद्दल सांगू: लेखा जर्नल संकलित करणे कोणत्या स्वरूपात ऑर्डर नोंदविणे आवश्यक आहे, आणि मुख्य चुकांबद्दल विश्लेषण करून आम्ही या विषयावरील सामान्य प्रश्नांची उत्तरे देऊ.

ऑर्डर जर्नल कशासाठी आहे?

कागदपत्रांसह कार्य करण्याच्या जास्तीत जास्त सोयीसाठी ऑर्डरबद्दलची माहिती ऑप्टिमाइझ करणे हे जर्नलचे मुख्य उद्दीष्ट आहे. हे लक्ष्य जर्नल भरण्याच्या एका विशेष मार्गाने सुनिश्चित केले जाते:

• जर्नलमधील माहिती कालक्रमानुसार प्रविष्ट केली जाते;
• मासिकामध्ये प्रकार (माहिती, व्यवस्थापकीय) आणि कंपनीचे क्षेत्र (मुख्य व्यवसाय, कर्मचारी) क्रमवारीत ऑर्डर आहेत.

अशा प्रकारे, जर्नलच्या उपस्थितीत, आवश्यक ऑर्डर शोधण्याच्या प्रक्रियेस फारच कमी वेळ लागेल.

मला एक जर्नल ठेवावा लागेल का?

वर्तमान कायद्यात जर्नलची देखभाल करण्यासाठी अनिवार्य प्रक्रियेसंदर्भात थेट नियम नाहीत. तथापि, भरमसाट वर्कफ्लोसह, जर्नल ही "अत्यावश्यक" गरज आहे. खरंच, त्याच्या मदतीने, कर्मचारी पुढच्या कामात त्यांच्या सोयीसाठी कागदपत्रे चांगल्या प्रकारे हाताळू शकतात.

जर्नलची देखभाल करण्याचा आणखी एक फायदा म्हणजे नोंदणीच्या तारखेपासून कागदपत्र प्रकाशित करण्याच्या सत्यतेची अतिरिक्त पुष्टीकरण. वादग्रस्त मुद्द्यांच्या बाबतीत, जेव्हा ऑर्डरच्या अंमलात येण्याची तारीख दस्तऐवजावर सही करण्याच्या तारखेशी जुळत नाही, जर्नलमध्ये ऑर्डर नोंदणीची तारीख ऑर्डरमध्ये वर्णन केलेल्या ऑर्डरच्या वैधतेची अतिरिक्त पुष्टीकरण आहे.

रेकॉर्ड ठेवण्यासाठी कायदेशीर चौकट

वर दर्शविल्याप्रमाणे, सद्य कायद्यात कंपन्यांना जर्नलमध्ये ऑर्डर नोंदवण्याची आवश्यकता नाही. अकाउंटिंग ऑर्डर कंपनी व्यवस्थापनाच्या निर्णयावर अवलंबून आहेत, या संदर्भात, जर्नलमध्ये माहिती प्रविष्ट करण्याची प्रक्रिया, त्याचे फॉर्म आणि स्टोरेज प्रक्रिया प्रत्येक कंपनी स्वतंत्रपणे निर्धारित करते. त्याच वेळी, बर्\u200dयाच विद्यमान नियामक कायदे जर्नल टिकवून ठेवण्याच्या प्रक्रियेसंदर्भात शिफारसी देतात.

ऑर्डर लेखा संस्था

मासिकात ऑर्डरची संख्या कशी करावी

जर्नलमध्ये ऑर्डरबद्दल माहिती प्रविष्ट करण्यापूर्वी दस्तऐवजास एक स्वतंत्र क्रमांक असावा. कागदपत्रांसह कार्य करण्याच्या सोयीसाठी आणि सद्य सूचनांच्या अनुषंगाने, क्रमांकन आणि अनुक्रमित ऑर्डरची खालील प्रणाली वापरली जाते:

1. सर्व ऑर्डरचे मुख्य प्रकार (मुख्य क्रियाकलाप, कर्मचारी, प्रशासकीय आणि आर्थिक क्रियाकलाप) द्वारे गटबद्ध केले जावे.
2. ऑर्डरच्या प्रकारावर आधारित, दस्तऐवज क्रमांक (ओएस - मुख्य क्रियाकलाप, औषधे - कर्मचारी, एएचडी - प्रशासकीय आणि आर्थिक क्रियाकलाप) वर अनुक्रमणिका नियुक्त केली जाते.
3. कागदपत्रे सतत क्रमांकाच्या नियमांनुसार डिजिटल दृष्टीने मोजली जातात.

एक मोठा कर्मचारी असलेले कागदपत्रे आणि कागदपत्रांचा मोठा संग्रह, नियम म्हणून, अतिरिक्त कोडिंग आणि अनुक्रमणिका नियम विकसित करतात. उदाहरणार्थ, कर्मचार्\u200dयांवरील ऑर्डर पुढील भाड्याने (पीआर), डिसमिसल (यूव्ही), दुसर्\u200dया पदावर हस्तांतरित करण्याच्या (पर) इ. मध्ये विभागल्या जातात.

वर्कफ्लोला अधिक ऑप्टिमाइझ करण्यासाठी, काही उपक्रम नोंदणीच्या तारखेनुसार ऑर्डरची नोंद करतात (मुख्य क्रियाकलापांची ऑर्डर तारीख 07/14/17 आहे, ऑर्डर क्रमांक 140717 - ओडी आहे).

या प्रकरणात सतत क्रमांकाच्या तत्त्वाचे उल्लंघन केले जात असूनही, संख्या देण्याची ही यंत्रणा सध्याच्या कायद्याशी विरोधाभास देत नाही आणि जर कंपनीच्या अंतर्गत नियामक कागदपत्रांमध्ये प्रक्रिया निश्चित केली गेली असेल तर त्याचा वापर केला जाऊ शकतो.

उदाहरण क्रमांक 1.   एलएलसी “रिक्त” मध्ये एक छोटा कर्मचारी आहे आणि क्रमांक आणि अनुक्रमित ऑर्डरची एक सामान्य प्रणाली वापरते:

• ऑर्डरच्या प्रकाशनाच्या कालक्रमानुसार सतत क्रमांकन;
• दस्तऐवजांच्या प्रकारानुसार अनुक्रमणिका (ओडी, ड्रग्स, एएचडी).

२०१ of च्या दुसर्\u200dया सहामाहीत, “फॉर्म” ने खालील आदेश जारी केलेः

1. 07.17 आदेशानुसार, अर्थशास्त्रज्ञ एलएलसी रिक्त कर्मचार्\u200dयांकडे स्वीकारला गेला. ऑर्डर 14-एलएस क्रमांकित आहे.
2. 07.17 नवीन आउटलेट (क्रमांक 15-ओडी) उघडण्याचे आदेश जारी केले.
3. 07.17, ऑर्डर क्रमांक 16-एएचडीनुसार, शहर हीटिंग नेटवर्कशी आउटलेटला जोडण्यासाठी जबाबदार कर्मचारी नेमले गेले.

उदाहरण क्रमांक 2.   ग्लाव्हस्ट्रॉय जेएससीकडे एक मोठा कर्मचारी आहे आणि क्रमांकन आणि अनुक्रमणिका ऑर्डरची एक विशेष प्रणाली वापरते:

• ऑर्डर क्रमांक दस्तऐवजावर सही करण्याच्या तारखेनुसार नियुक्त केला आहे;
• कर्मचार्\u200dयांवर ऑर्डर एका विशेष मार्गाने अनुक्रमित केले जातात (भाड्याने देणे - पीआर, डिसमिसल - यूव्ही, दुसर्\u200dया पदावर हस्तांतरण - पे).

जुलै 2017 मध्ये, ग्लाव्हस्ट्रोय जेएससीने खालील आदेश जारी केले:

• 07.17 उत्पादन कार्यशाळेचे तंत्रज्ञ नियुक्त केले गेले (ऑर्डर क्रमांक 130717-पीआरआर);
• 07.17 नियोजन विभागाचे मुख्य अर्थतज्ज्ञ त्याच्या स्वत: च्या इच्छेस (ऑर्डर क्रमांक 140717-UV) डिसमिस केले गेले;
• 07.17 विक्री कर्मचार्\u200dयांना विभाग प्रमुख (ऑर्डर क्रमांक 150717-प्रति) पदावर बदली करण्यात आली.

ऑर्डर लॉग कसा मिळवावा

सर्वसाधारणपणे, ऑर्डर अकाउंटिंग जर्नल एक वर्षाच्या कालावधीसाठी संकलित केले जाते, म्हणजेच कॅलेंडर वर्षाच्या कालावधीत स्वाक्षरी केलेल्या आणि अंमलात आणलेल्या ऑर्डरवरील माहिती त्यामध्ये प्रविष्ट केली जाते. जर आपण मोठ्या कागदपत्रे असलेल्या मोठ्या कंपनीबद्दल बोलत असाल तर अशा संस्थांना दर सहा महिन्यांनी किंवा तिमाहीने नवीन जर्नल सुरू करणे चांगले.

नवीन जर्नल एक शीर्षक पृष्ठ जारी केले पाहिजे, असे दर्शवित आहे की:

• कंपनीचे नाव;
• दस्तऐवजाचे नाव;
• जर्नलच्या प्रारंभ आणि समाप्ती तारखा;
• जर्नलची देखभाल करण्यासाठी जबाबदार असलेल्या व्यक्तीचे नाव आणि स्थान.

शीर्षक पृष्ठावर दर्शविलेल्या कालावधीच्या शेवटी, दस्तऐवज सामान्य आवश्यकतानुसार फ्लॅश केले जावे, म्हणजे, पत्रकांची संख्या दर्शवा, त्यावर शिक्कामोर्तब करा.

ऑर्डर जर्नलमध्ये डेटा प्रविष्ट करण्याची प्रक्रिया

प्रत्येक एंटरप्राइझचा स्वतंत्रपणे जर्नल फॉर्म विकसित करण्याचा आणि वापरण्याचा अधिकार आहे. तथापि, नियम म्हणून, कागदजत्र सारणीच्या स्वरूपात भरलेला आहे आणि त्यात खालील डेटा आहेत:

1. अनुक्रमांक. जर्नलमध्ये माहितीची शेवटची नोंद आणि शेवटच्या समाप्ती क्रमांकाची गणना गृहित धरल्यामुळे, जर्नलमध्ये प्रतिबिंबित केलेल्या सर्व ऑर्डरचा स्वत: चा अनुक्रमांक असणे आवश्यक आहे.
2. कागदपत्रांची तारीख. शीर्षकाच्या ऑर्डरवर स्वाक्षरी करण्याची आणि दस्तऐवजाच्या अंमलात येण्याची तारीख कॉलममध्ये प्रविष्ट केली आहे. ही तारीख कालक्रमानुसार नोंद ठेवण्याचा निकष आहे.
3. दस्तऐवज क्रमांक. संस्थेने मंजूर केलेल्या प्रक्रियेनुसार ऑर्डर क्रमांकित केले जातात. पूर्ण ऑर्डर क्रमांक (अनुक्रमणिकेसह) जर्नलमध्ये प्रविष्ट केला गेला आहे.
4. दस्तऐवजाचे वर्णन. स्तंभात ऑर्डरचा सारांश आहे (आर्थिक देखरेख सेवेच्या स्थापनेवर, व्यवसायाच्या सहलीवर, कामाच्या कपड्यांच्या मुद्द्यावर).
5. अंमलबजावणीसाठी जबाबदार. ऑर्डरच्या मजकूरामध्ये ऑर्डरची अंमलबजावणी करण्याचे बंधन ज्याच्यावर सोपविले आहे त्याच्याबद्दल माहिती आहे. जबाबदार व्यक्तीवरील डेटा (नाव, स्थिती) जर्नलमध्ये हस्तांतरित केले जावे.
6. परिचित व्यक्ती. स्तंभात त्या व्यक्तींबद्दल माहिती असली पाहिजे ज्यांना ऑर्डरशी परिचित होणे आवश्यक आहे (उदाहरणार्थ, सर्व कर्मचारी, विशिष्ट विभागाचे कर्मचारी, विशिष्ट पदांवर असलेले लोक, विशिष्ट कर्मचारी - नाव आणि आडनाव).

नमुना ऑर्डर लॉग

ऑगस्ट 2017 मध्ये, ग्लोबस एलएलसीने खालील आदेश जारी केले:

• 08.17 - नवीन उत्पादनाच्या ओळीच्या निर्मितीवर;
• 08.17 - स्टाफिंग टेबलमध्ये बदल केल्यावर;
• 08.17 - नवीन कार्यालयात जाण्याशी संबंधित संस्थात्मक कामांवर.

अंतर्गत ऑर्डरनुसार ऑर्डर क्रमांकित केले जातात. ऑर्डर बुक खालीलप्रमाणे आयोजित केले आहे:

फाशीसाठी जबाबदार व्यक्ती

ऑर्डर जर्नल वापरण्याच्या बाबतीत, संस्थेचे व्यवस्थापन त्याच्या देखभाल, डिझाइन, स्टोरेज आणि स्टिचिंगसाठी जबाबदार व्यक्तीची नेमणूक करते. सर्वसाधारणपणे, कर्मचारी विभागातील एक कर्मचारी अशा व्यक्तीच्या रूपात कार्य करतो. जर छोट्या छोट्या कंपनीने जर्नलची देखभाल केली तर लेखापाल जबाबदार कर्मचारी असू शकेल.

दस्तऐवज देखरेखीसाठी जबाबदार व्यक्तीला अंतर्गत नियामक दस्तऐवजात (कार्मिक लेखा प्रक्रियेमध्ये) सूचित केले जावे. विशिष्ट कर्मचार्\u200dयाचे नाव नसून त्याचे स्थान दर्शविण्याचा सल्ला दिला जातो, कारण या प्रकरणात, कर्मचार्यास डिसमिस केल्यावर त्याचे कर्तव्य उत्तराधिकारीकडे वर्ग केले जाईल.

ऑर्डर जर्नलच्या डिझाइनमध्ये सामान्य चुका

खाली आम्ही ऑर्डर जर्नलची देखभाल करताना केलेल्या टॉप -3 सामान्य चुकांवर विचार करू.

त्रुटी क्रमांक 1.   ऑर्डर जर्नल ठेवण्याचा आदेश अंतर्गत नियामक कागदपत्रांद्वारे निश्चित केलेला नाही.

चूक # 2.   एसपी अपयशी न करता जर्नलचे नेतृत्व करते.

सर्व कंपन्या आणि उद्योजकांसाठी ऑर्डर जर्नल ठेवणे, कायदेशीर रचनेपासून स्वातंत्र्य, क्रियाकलापांची व्याप्ती, कर्मचार्यांची संख्या इत्यादी जबाबदाations्या नाहीत. अशा प्रकारे, एसपीसाठी जर्नलची आवश्यकता उद्योजकांच्या निर्णयावर अवलंबून आहे.

चूक # 3.   जर्नलची देखभाल करण्यासाठी कोणतीही व्यक्ती जबाबदार नाही.

जर्नल भरण्यासाठी आणि भरण्यासाठी सामान्य नियमांचे नियमन करणारे अंतर्गत दस्तऐवज दस्तऐवज देखरेख करण्यासाठी जबाबदार व्यक्तीचा समावेश असावा. अशी व्यक्ती, नियमानुसार, कर्मचार्\u200dयांचा सेवेचा प्रतिनिधी असतो, परंतु व्यवस्थापनाच्या निर्णयावर अवलंबून, जबाबदारी इतर कर्मचार्\u200dयांवर पडू शकते. जबाबदार कर्मचार्\u200dयांना जर्नलची रचना, भरणे, संचयित करणे आणि स्टिच करण्याची जबाबदा .्या सोपविण्यात आल्या आहेत.

“प्रश्न - उत्तर” शीर्षक

प्रश्न क्रमांक 1.   मी इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीने जर्नल ठेवू शकतो?

जर्नलची देखभाल करण्याचे प्रकार तसेच ते भरण्याची प्रक्रिया कायद्याद्वारे निश्चित केलेली नाही. म्हणून, संस्थेच्या निर्णयावर अवलंबून, जर्नल इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपात ठेवता येते. इलेक्ट्रॉनिक फाइल फॉर्म आणि त्यामध्ये माहिती प्रविष्ट करण्याची यंत्रणा कंपनीद्वारे स्वतंत्रपणे विकसित आणि मंजूर केली जाते. नियमानुसार जर्नलचे इलेक्ट्रॉनिक फॉर्म मोठ्या कंपन्या आणि त्या संस्थांमध्ये वापरले जातात ज्यात इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन लागू केले जाते. हा फॉर्म जर्नल भरण्यासाठी घालविलेला वेळ आणि त्यापुढील कागदपत्रांसह काम कमी करते.

प्रश्न क्रमांक 2.   कार्बन अकाउंटिंग प्रक्रियेत जर्नल सांभाळण्यासाठी जबाबदार असलेल्या कर्मचार्\u200dयाचे नाव सूचित करणे शक्य आहे काय?

जर्नलची देखभाल करण्यास जबाबदार व्यक्ती म्हणून विशिष्ट कर्मचार्\u200dयाच्या नावाचे संकेत सध्याच्या कायद्यास विरोध करीत नाहीत. शिवाय प्रभारी व्यक्तीची नेमणूक करण्याची ही पद्धत सर्वात तर्कसंगत नाही. खरंच, जेव्हा एखादा कर्मचारी काढून टाकला जाईल किंवा संस्थेच्या दुसर्\u200dया पदावर स्थानांतरित होईल तेव्हा प्रक्रियेमध्ये सुधारणा करणे आवश्यक असेल. या प्रकरणात, विशिष्ट स्थान सूचित करणे उचित आहे ज्यासाठी जबाबदारी नियुक्त केली गेली आहे (उदाहरणार्थ, कर्मचारी लेखा विभागातील एक वरिष्ठ तज्ञ).

प्रश्न क्रमांक 3.   स्वाक्षरीच्या कालक्रमानुसार ऑर्डर नोंदविणे शक्य नाही, परंतु अंमलात येण्याच्या तारखेनुसार?

या पद्धतीचा वापर करण्यास मनाई आहे. या प्रकरणात, “दस्तऐवजाच्या अंमलात येण्याची तारीख” हा स्तंभ जर्नलमध्ये जोडावा आणि कालक्रमानुसार ऑर्डर या तारखेला लागू केली जावी. तथापि, सराव दर्शवते की अशी नोंदणी यंत्रणा सर्वात सोयीची नसते आणि शोध आणि कागदपत्रांसह त्यानंतरच्या कामांना मोठ्या प्रमाणात गुंतागुंत करते.

एक क्लिक कॉल