ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන හුවමාරු කිරීම ගැන ඔබ දැනගත යුතු දේ. ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණයට මාරු වන්නේ කෙසේද? සගයන් සමඟ ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණයට මාරුවීම

අද, ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණය නිර්භීතව අපගේ ජීවිතයට පුපුරා යයි, අද සියලුම සමාගම් පාහේ විද්‍යුත් ලේඛන භාවිතා කරයි, විද්‍යුත් තැපෑල භාවිතා කරයි, විද්‍යුත් ප්‍රකාශන භාවිතා කරයි, විශේෂයෙන් වැට් බදු සඳහා අනිවාර්ය ප්‍රකාශයන් නීතියෙන් ස්ථාපිත කර ඇත. යමෙක් එදිනෙදා ජීවිතයේදී ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධති ඉදිරියට ගෙන ගොස් භාවිතා කර ඇති අතර සියලුම වාර්තාකරණ සහ ප්‍රාථමික ලේඛන ඉලෙක්ට්‍රොනික ආකෘතියට පරිවර්තනය කර ඇත.

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණය පිළිබඳ සංකල්පය සහ ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණයේ වාසි

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණය එහි වාසි සහ අවාසි ඇත.

වගුව
ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණයේ වාසි සහ අවාසි

ඒ අතරම, ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණය වැඩි වැඩියෙන් සංවර්ධනය වෙමින් පවතී. තවද මේ සඳහා පූර්වාවශ්යතාවයන් ඇත.

පළමුව, බදු නීති සම්පාදනය සඳහා ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණය සපයනු ලැබේ. උදාහරණයක් ලෙස, රක්ෂණ වාරික හෝ පුද්ගලික ආදායම් බදු පිළිබඳ වාර්තා ඉදිරිපත් කරන විට, සමාගමට සේවකයින් 25 කට වඩා වැඩි නම් එය ඉලෙක්ට්රොනිකව ඉදිරිපත් කළ යුතුය. විද්‍යුත් ආකාරයෙන් වාර්තා ඉදිරිපත් කිරීම විද්‍යුත් ස්වරූපයෙන් ප්‍රකාශයක් ඉදිරිපත් කිරීම අවශ්‍ය වේ. ඊට අමතරව, වාර්තා කිරීම ඉලෙක්ට්‍රොනිකව ඉදිරිපත් කරන්නේ නම් පැහැදිලි කිරීම් 2017 දී විද්‍යුත් ලේඛනයක් ආකාරයෙන් සැපයිය යුතුය.

දෙවනුව, ගිණුම්කරණයේදී විද්‍යුත් ලේඛන කළමනාකරණය අනුගමනය කර ඇත. නීතිය අංක 402-FZ "ගිණුම්කරණය මත" අනුව, ප්රාථමික ගිණුම් ලේඛනය කඩදාසි මත සහ (හෝ) ඉලෙක්ට්රොනික අත්සනකින් අත්සන් කරන ලද ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛනයක් ආකාරයෙන් සකස් කර ඇත.
තෙවනුව, 2017 දී ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණය නීතිමය කටයුතු වලදී ඊටත් වඩා විශාල සංවර්ධනයක් ලැබෙනු ඇත. මේ අනුව, අධිකරණ තීන්දු අන්තර්ජාලයේ ඉලෙක්ට්රොනිකව ප්රකාශයට පත් කිරීමට බොහෝ දෙනෙක් පුරුදු වී සිටිති. රුසියානු සමූහාණ්ඩුවේ බේරුම්කරණ ක්රියාපටිපාටිය සංග්රහයේ 4 වන වගන්තියට අනුව, හිමිකම් ප්රකාශයක්, ප්රකාශයක්, පැමිණිල්ලක්, ඉදිරිපත් කිරීමක් සහ වෙනත් ලියකියවිලි කඩදාසි මත හෝ ඉලෙක්ට්රොනික ආකාරයෙන් අත්සන් කරන ලද ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛනයක ස්වරූපයෙන් අධිකරණයට ගොනු කළ හැකිය. අන්තර්ජාලයේ අධිකරණයේ නිල වෙබ් අඩවියේ පළ කර ඇති පෝරමය පිරවීමෙන් රුසියානු සමූහාණ්ඩුවේ නීති මගින් ස්ථාපිත කර ඇති ආකාරයට ඉලෙක්ට්රොනික අත්සනක්. සිවිල් ක්රියාවලිය තුළ සමාන විධිවිධාන ස්ථාපිත කර ඇත.

හතරවනුව, ටෙන්ඩර් ලියකියවිලි සහ ඉලෙක්ට්‍රොනික වෙන්දේසියේදී ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණය භාවිතා කිරීම සම්බන්ධයෙන් ඉලෙක්ට්‍රොනික තාක්ෂණයන් අපගේ ජීවිතයේ අනිවාර්ය අංගයක් බවට පත්ව ඇත. 04/05/2013 අංක 44-FZ දිනැති ෆෙඩරල් නීතියේ ලිපියට අනුව (07/03/2016 දින සංශෝධිත පරිදි) "රාජ්ය සහ නාගරික හමුවීමට භාණ්ඩ, වැඩ, සේවා ප්රසම්පාදන ක්ෂේත්රයේ කොන්ත්රාත් ක්රමය මත අවශ්‍යතා, ”විද්‍යුත් ස්වරූපයෙන් වෙන්දේසියක් (ඉලෙක්ට්‍රොනික වෙන්දේසියක්) වෙන්දේසියක් ලෙස වටහාගෙන ඇති අතර, එවැනි වෙන්දේසියක් පිළිබඳ දැන්වීමක් සහ ඒ පිළිබඳ ලියකියවිලි ඒකාබද්ධව පළ කිරීමෙන් පාරිභෝගිකයා විසින් ප්‍රසම්පාදනය පිළිබඳ තොරතුරු අසීමිත සංඛ්‍යාවක් වෙත සන්නිවේදනය කරනු ලැබේ. තොරතුරු පද්ධතිය, ඒකාකාරී අවශ්‍යතා සහ අමතර අවශ්‍යතා ප්‍රසම්පාදන සහභාගිවන්නන් වෙත ඉදිරිපත් කරනු ලැබේ, එවැනි වෙන්දේසියක් එහි ක්‍රියාකරු විසින් විද්‍යුත් වේදිකාවක් මත පැවැත්වීම සහතික කෙරේ.

පස්වන හේතුව අද බොහෝ සමාගම් විවිධ ප්‍රදේශවල, විවිධ නගරවල ක්‍රියාත්මක වන බැවින්, ඵලදායී ව්‍යාපාරයක් සංවිධානය කිරීම සඳහා ලේඛන ප්‍රවාහය වේගවත් කිරීම සහ පාර්ශව අතර සම්බන්ධතාවය සරල කිරීම අවශ්‍ය වේ. මේ සම්බන්ධයෙන්, බුද්ධිමය වශයෙන්, බොහෝ සමාගම් ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණය හඳුන්වා දෙයි.

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණය හඳුන්වා දෙන්නේ කෙසේද?

දෙවන අදියරේදී, ලේඛන ඇඳීමේදී සමාගම භාවිතා කරන්නේ කුමන අත්සනද යන්න ඔබ තෝරා ගත යුතුය.

සරල ඉලෙක්ට්‍රොනික අත්සනක් යනු විද්‍යුත් අත්සනක් වන අතර එය කේත, මුරපද හෝ වෙනත් ක්‍රම භාවිතයෙන් යම් පුද්ගලයෙකු විසින් විද්‍යුත් අත්සනක් සෑදීමේ කාරනය සනාථ කරයි.

සුදුසුකම් නොලබන විද්‍යුත් අත්සනවිද්‍යුත් අත්සනක් වන්නේ:

1. විද්‍යුත් අත්සන යතුරක් භාවිතයෙන් තොරතුරු ගුප්ත ලේඛන පරිවර්තනයේ ප්‍රතිඵලයක් ලෙස ලබාගත්;
2. ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛනය අත්සන් කළ පුද්ගලයා හඳුනා ගැනීමට ඔබට ඉඩ සලසයි;
3. විද්‍යුත් ලේඛනයක් අත්සන් කිරීමෙන් පසු එහි වෙනස්කම් සිදු කිරීමේ කාරනය හඳුනා ගැනීමට ඔබට ඉඩ සලසයි;
4. ඉලෙක්ට්‍රොනික අත්සන මෙවලම් භාවිතයෙන් නිර්මාණය කර ඇත.

1. ඉලෙක්ට්රොනික අත්සන තහවුරු කිරීමේ යතුර සුදුසුකම් ලත් සහතිකයේ දක්වා ඇත;
2. විද්‍යුත් අත්සනක් නිර්මාණය කිරීම සහ සත්‍යාපනය කිරීම සඳහා, අවශ්‍යතා වලට අනුකූල වීම තහවුරු කරන විද්‍යුත් අත්සන මෙවලම් භාවිතා කරනු ලැබේ (2011 අප්‍රේල් 6 දිනැති ෆෙඩරල් නීතියේ 5 වන වගන්තිය අංක 63-FZ (2015 දෙසැම්බර් 30 දින සංශෝධිත පරිදි) "ඉලෙක්ට්‍රොනික මත අත්සන්.” කෙසේ වෙතත්, බොහෝ අවස්ථාවලදී ආරක්ෂක අරමුණු සඳහා ලේඛන අවශ්‍ය වේ, එය ශක්තිමත් සුදුසුකම් ලත් අත්සනකි.

සිව්වන අදියරේදී, ගිවිසුමක් අවසන් කිරීම සඳහා ලියකියවිලි සැපයීම අවශ්ය වේ.

පස්වන අදියර වන්නේ සහතික කිරීමේ මධ්යස්ථානයක් සමඟ ගිවිසුමක් අවසන් කිරීමයි. 2011 අප්රේල් 6 දිනැති ෆෙඩරල් නීතියේ 2 වන වගන්තියට අනුව අංක 63-FZ (2015 දෙසැම්බර් 30 වන දින සංශෝධිත) "විද්යුත් අත්සන් මත", සහතික කිරීමේ මධ්යස්ථානයක් යනු නීතිමය ආයතනයක්, තනි ව්යවසායකයෙකු හෝ රාජ්ය ආයතනයක් හෝ පළාත් පාලන ආයතනයකි. එය ඉලෙක්ට්‍රොනික අත්සන්වල ප්‍රධාන සහතික සත්‍යාපනය මෙන්ම අනෙකුත් කාර්යයන් නිර්මාණය කිරීමේ සහ නිකුත් කිරීමේ කාර්යයන් ඉටු කරයි.

හයවන අදියර වන්නේ සමාගම තුළ ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණය හඳුන්වාදීම, ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛනවල නිශ්චිත හුවමාරුවක් සංවිධානය කිරීමයි. ගනුදෙනුවට පාර්ශ්වයන්ගේ අන්‍යෝන්‍ය එකඟතාවයෙන් ඉන්වොයිසි ඉලෙක්ට්‍රොනික ආකාරයෙන් සකස් කර ඇති අතර අනුමත ආකෘතියට අනුකූලව මෙම ඉන්වොයිසි ලබා ගැනීමට සහ සැකසීමට ඔවුන්ට අනුකූල තාක්ෂණික ක්‍රම සහ හැකියාවන් තිබේ නම්.

සහතික කිරීමේ අධිකාරියක් සමඟ ගිවිසුමක් අඩංගු විය යුත්තේ කුමක්ද?

සහතික කිරීමේ මධ්යස්ථානයක් සමඟ ගිවිසුමක් අවසන් කිරීමේදී, ගිවිසුමේ විෂයයට අවධානය යොමු කිරීම වැදගත්ය. රුසියානු සමූහාණ්ඩුවේ සිවිල් සංග්රහයේ 432 වගන්තියට අනුව, මෙම වර්ගයේ කොන්ත්රාත් සඳහා අනිවාර්ය කොන්දේසි වේ. ගිවිසුමේ සියලුම අත්‍යවශ්‍ය කොන්දේසි මත, සුදුසු අවස්ථාවන්හිදී අවශ්‍ය ස්වරූපයෙන් පාර්ශවයන් අතර ගිවිසුමකට එළඹෙන්නේ නම්, ගිවිසුමක් අවසන් වූ බව සලකනු ලැබේ. එනම්, කොන්ත්රාත්තුවේ විෂයය හැකි තරම් පැහැදිලිව ප්රකාශ කිරීම වැදගත් වේ.

ගිවිසුමේ විෂය "ඉලෙක්ට්‍රොනික අත්සන් පිළිබඳ" නීතියෙන් පහත දැක්වේ.

සත්‍යාපන මධ්‍යස්ථානය:

1. ඉලෙක්ට්රොනික අත්සන තහවුරු කිරීමේ යතුරු සඳහා සහතික නිර්මාණය කර එවැනි සහතික නිකුත් කරයි;
2. ඉලෙක්ට්රොනික අත්සන තහවුරු කිරීමේ යතුරු සහතික සඳහා වලංගු කාල සීමාවන් ස්ථාපිත කරයි;
3. මෙම සහතික කිරීමේ මධ්‍යස්ථානය විසින් නිකුත් කරන ලද විද්‍යුත් අත්සන සත්‍යාපන යතුරු සහතික අවලංගු කරයි;
4. ඉලෙක්ට්රොනික අත්සන නිකුත් කිරීම අයදුම්කරුගේ ඉල්ලීම මත;
5. මෙම සහතික කිරීමේ මධ්‍යස්ථානය විසින් නිකුත් කරන ලද සහ අවලංගු කරන ලද විද්‍යුත් අත්සන සත්‍යාපන යතුරු සහතික ලේඛනයක් පවත්වාගෙන යයි;
6. සහතික ලේඛනය පවත්වාගෙන යාමේ ක්රියා පටිපාටිය ස්ථාපිත කරයි;
7. අයදුම්කරුවන්ගේ ඉල්ලීම පරිදි ඉලෙක්ට්‍රොනික අත්සන යතුරු සහ ඉලෙක්ට්‍රොනික අත්සන සත්‍යාපන යතුරු නිර්මාණය කරයි;
8. සහතික ලේඛනයේ ඉලෙක්ට්‍රොනික අත්සන සත්‍යාපන යතුරු වල සුවිශේෂත්වය පරීක්ෂා කරයි;
9. විද්‍යුත් අන්තර්ක්‍රියා වල සහභාගිවන්නන්ගේ ඉල්ලීම් මත විද්‍යුත් අත්සන් සත්‍යාපනය සිදු කරයි;
10. ඉලෙක්ට්රොනික අත්සන් භාවිතය සම්බන්ධ වෙනත් ක්රියාකාරකම් සිදු කරයි.

1. සහතික කිරීමේ මධ්යස්ථානය විසින් සේවා සැපයීම සඳහා කොන්ත්රාත්තුවෙන් පැන නගින වගකීම් ඉටු නොකිරීම හෝ නුසුදුසු ලෙස ඉටු කිරීම;
2. රාජකාරි ඉටු කිරීමට අසමත් වීම හෝ අනිසි ලෙස ඉටු කිරීම (04/06/2011 අංක 63-FZ හි ෆෙඩරල් නීතියේ 13 වැනි වගන්තියේ 3 වන වගන්තිය (12/30/2015 දින සංශෝධනය කරන ලද පරිදි) "විද්යුත් අත්සන මත").

සමාගමක් තුළ ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන ප්රවාහය සංවිධානය කරන්නේ කෙසේද?

කෙටුම්පත් ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන සකස් කිරීම, ක්රියාත්මක කිරීම සහ අනුමත කිරීම කඩදාසි මත සමාන ලියකියවිලි සඳහා ස්ථාපිත කර ඇති කාර්යාලීය කටයුතු පිළිබඳ සාමාන්ය රීති අනුව සිදු කරනු ලැබේ. විද්‍යුත් ලේඛනයක මුද්‍රාවක් අනිවාර්ය විස්තරයක් නොවන බැවින් මුද්‍රා සටහනක් හැර, කඩදාසි මත සමාන ලේඛනයක් සඳහා ස්ථාපිත සියලු විස්තර තිබිය යුතුය. සමාගම තුළ, ඉලෙක්ට්‍රොනික ඩිජිටල් අත්සනක් භාවිතා නොකරන ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන සමඟ ක්‍රියා තහවුරු කිරීමට ක්‍රම භාවිතා කළ හැකිය. උදාහරණයක් ලෙස, ඉලෙක්ට්රොනික ඩිජිටල් අත්සනකින් තොරව පාලනය සඳහා ලේඛන ඉදිරිපත් කළ හැකිය.

ඔබට ඔබේ සගයන් සමඟ ලේඛන ප්‍රවාහය සංවිධානය කිරීමට අවශ්‍ය නම්, ඔබ ප්‍රති පාර්ශවය සමඟ ඇති ගිවිසුමේ සුදුසු විධිවිධාන ඇතුළත් කළ යුතුය.

ලේඛන උත්පාදනය කර ඉලෙක්ට්රොනිකව අත්සන් කර ඇත. භාවිතා කරන ඉලෙක්ට්‍රොනික ඩිජිටල් අත්සන මෙවලම් නියමිත ආකාරයෙන් සහතික කළ යුතුය.

පහසුම ක්රමය වන්නේ බලධාරීන් සමඟ ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන ප්රවාහය සංවිධානය කිරීමයි, උදාහරණයක් ලෙස, බදු සේවාව සමඟ. මෙය සිදු කිරීම සඳහා, ඔබ ඉලෙක්ට්රොනික අත්සනක් ලබා ගත යුතු අතර සහතික කිරීමේ මධ්යස්ථානයක් සමඟ ගිවිසුමකට එළඹිය යුතුය. බොහෝ විට, බදු ගෙවන්නන් බදු අධිකාරියට ප්රකාශ, පැහැදිලි කිරීම් සහ ඉන්වොයිසි ලබා දෙයි. "ප්රතිපෝෂණ" ලෙස, 2015 අප්රේල් 15 දිනැති රුසියාවේ ෆෙඩරල් බදු සේවයේ නියෝගයට අනුකූලව බදු අධිකාරීන් විසින් ලේඛන උත්පාදනය කරනු ලැබේ ММВ-7-2 / 149@ බදු අධිකාරීන්, විදුලි සංදේශ නාලිකා හරහා ඉලෙක්ට්‍රොනික ස්වරූපයෙන් සහ 2011 පෙබරවාරි 17 දිනැති ෆෙඩරල් බදු සේවාවේ නියෝගයේ ඇතැම් විධිවිධාන වලංගු නොවන බව පිළිගැනීම මත බදු නීති සහ ගාස්තු මගින් නියාමනය කරනු ලබන සබඳතාවලදී ඔවුන්ගේ බලතල ක්‍රියාත්මක කරන විට අංක එම්එම්-7-2 /169@."

එවැනි ලේඛනවලට ඇතුළත් වන්නේ:

1. පැහැදිලි කිරීම් සැපයීම සඳහා අවශ්යතා;
2. පාලිත විදේශීය සමාගම්වල දැනුම්දීම්;
3. බදු ගෙවන්නා ඇමතීම පිළිබඳ දැනුම්දීම් (ගාස්තු ගෙවන්නා, බදු නියෝජිතයා);
4. බදු දැන්වීම;
5. බැංකුවක බදු ගෙවන්නෙකුගේ (ගාස්තු ගෙවන්නෙකු, බදු නියෝජිතයෙකු) ගිණුම් මත ගනුදෙනු අත්හිටුවීමට සහ ඔහුගේ ඉලෙක්ට්රොනික අරමුදල් මාරු කිරීමට තීරණ;
6. බැංකුවේ බදු ගෙවන්නාගේ (ගාස්තු ගෙවන්නා, බදු නියෝජිතයා) ගිණුම්වල ගනුදෙනු අත්හිටුවීම සහ ඔහුගේ ඉලෙක්ට්රොනික අරමුදල් මාරු කිරීම අවලංගු කිරීමට තීරණ;
7. ස්ථානීය බදු විගණනයක් පැවැත්වීම සඳහා තීරණ;
8. වෙනත් ලියකියවිලි.

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන ගබඩා කිරීම සංවිධානය කරන්නේ කෙසේද?

ලේඛන ගබඩා කළ යුත්තේ කෙසේද?

මුලින්ම, නිශ්චිත සංවිධානයක් සඳහා කටයුතු ලැයිස්තුවක් සකස් කිරීම අවශ්ය වේ. සමාගම සහ ක්‍රියාකාරකම් ක්ෂේත්‍රය අනුව නඩු පරාසය වෙනස් වේ.

ක්‍රියාත්මක කරන ලද ලේඛන නඩු වලට කණ්ඩායම් කිරීමට, ක්‍රමානුකූල කිරීමට සහ වාර්තා කිරීමට, ඒවායේ ගබඩා කාලය තීරණය කිරීමට සහ ලේඛන සෙවීමට නඩු නාමකරණය භාවිතා වේ. ලිපිගොනු නාමකරණය ස්ථිර සහ තාවකාලික (අවුරුදු 10 ට වැඩි) ගබඩා කිරීමේ ඉන්වෙන්ටරි සම්පාදනය කිරීම සඳහා මෙන්ම, තාවකාලික (අවුරුදු 10 දක්වා) ගබඩා කිරීම පටිගත කිරීම සඳහා පදනම වේ.

දෙවනුව, නඩු සකස් කිරීම අවශ්ය වේ. මෙය සිදු කිරීම සඳහා, ඉලෙක්ට්රොනිකව ගබඩා කරනු ලබන ලේඛනවල වටිනාකම පිළිබඳ පරීක්ෂණයක් පැවැත්වීම අවශ්ය වේ. තනි ලියකියවිලි සඳහා නියාමන ගබඩා කාල සීමාවන් පවතින බව අපි ඔබට මතක් කරමු. උදාහරණයක් ලෙස, ගිණුම් ලේඛන වසර 5 ක් සඳහා ගබඩා කර ඇති අතර බදු ලේඛන වසර 4 ක් සඳහා ගබඩා කර ඇත.

තුන්වන, ගොනු නාමකරණය තුළ දත්ත ඉලෙක්ට්රොනිකව ගබඩා කර ඇති බව සලකුණු කිරීම අවශ්ය වේ. උදාහරණයක් ලෙස, "වැඩ කාලසටහන්. ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන".

හතරවන, ඔබ ලේඛන සංරක්ෂණය කළ යුතුය.

ඉලෙක්ට්රොනික ගොනුවක් ගබඩා කිරීමට පෙර, එය කළ යුත්තේ:
- ඉලෙක්ට්රොනික පද්ධතියෙන් බාගන්න (ලේඛනය කිසියම් විශේෂ මෘදුකාංග නිෂ්පාදනයක් තුළ නිර්මාණය කර ඇත්නම්);
- සුදුසු ආකෘතියකින් සුරැකීමෙන් සිදුවිය හැකි වෙනස්කම් වලින් ආරක්ෂා වීම;
- ගබඩා මාධ්‍යයකට ලියන්න.

ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන ගබඩා කිරීම සහ සංරක්ෂණය කිරීම සඳහා පොදුවේ පිළිගත් ආකෘතිය PDF/A වේ. එය සාමාන්‍ය PDF වලින් වෙන්කර හඳුනාගත යුතුය, එක් එක් යාවත්කාලීන කිරීම් සමඟ ගොනු සමඟ වැඩ කිරීමට නව අවස්ථා දිස් වේ. PDF/A වෙනත් දෙයක් සඳහා නිර්මාණය කර ඇත: එය ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන දිගු කාලීන ලේඛනාගාර ගබඩා කිරීම සඳහා වූ ආකෘතියකි.

පස්වන පියවරඉන්වෙන්ටරි සකස් කිරීමයි. ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛනවලට අදාළව ජනනය කරන ලද සියලුම විද්‍යුත් ලිපිගොනු ඉන්වෙන්ටරියේ ඇතුළත් වේ. කෙසේ වෙතත්, කඩදාසි ගොනු නිර්මාණය කිරීමේදී දක්වනු ලබන පත්රිකා ගණන වෙනුවට ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛනවල පරිමාව පෙන්නුම් කෙරේ.

ඉන්වෙන්ටරි ආකෘතිය මේ වගේ විය හැකිය:

සමහර අවස්ථාවලදී, ලේඛන විනාශ කිරීම අවශ්ය වේ. නිදසුනක් වශයෙන්, නිල සටහන් දිගු කාලයක් ගබඩා කර ඇති අතර, ගබඩා කාලය කල් ඉකුත් වී ඇති අතර ඒවා විනාශ කිරීමට අවශ්ය වේ. මෙම අවස්ථාවේදී, ලේඛනවල වටිනාකම පිළිබඳ පරීක්ෂණයක් සිදු කරනු ලැබේ. එවැනි පරීක්ෂණයක් විශේෂ කොමිෂන් සභාවක් මගින් සිදු කළ හැකිය. විභාගයේ ප්රතිඵල මත පදනම්ව, විනාශය සඳහා ලේඛන වෙන් කිරීම පිළිබඳ පනතක් සකස් කරනු ලැබේ. එවැනි පනතක ස්වරූපය සමාගම විසින් ස්වාධීනව සංවර්ධනය කරනු ලැබේ. සහ පනත මත පදනම්ව, තැටි හෝ වෙනත් ගබඩා මාධ්ය සරලව විනාශ වේ.

අවසාන වශයෙන්, ඇත්ත වශයෙන්ම, අනාගතය ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛනවලට අයත් බව සැලකිල්ලට ගත යුතුය. කෙසේ වෙතත්, ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන ප්රවාහය නිවැරදිව සංවිධානය කිරීම වැදගත් වේ. බොහෝ සමාගම් ලේඛන ප්‍රවාහයේ නුසුදුසු සංවිධානයේ ගැටළු වලට මුහුණ දෙයි, දෙපාර්තමේන්තුවක හෝ දෙපාර්තමේන්තුවක එක් සේවා ස්ථානයක් පමණක් ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන ප්‍රවාහයට සම්බන්ධ වන විට, බොහෝ ලේඛන තවමත් කඩදාසි මත පවත්වාගෙන යන විට. එබැවින්, ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණය සම්බන්ධ සියලු ගැටළු පද්ධති ක්රියාත්මක කිරීමේ අදියරේදී "වෙරළ" විසඳිය යුතුය.

නොවැම්බර් මස අවසානයේදී, ඉලෙක්ට්‍රොනික නීත්‍යානුකූලව වැදගත් ලියකියවිලි හුවමාරු කර ගැනීමේ පද්ධතියේ නිර්මාතෘවරුන් “ගිණුම්කරණ ඔන්ලයින්” ද්වාරයෙහි විද්‍යුත් ලේඛන කළමනාකරණය පිළිබඳ තරඟයක් පැවැත්වීය. සහභාගී වූ හාරසිය දෙනාගෙන් එක් අයෙකුටවත් තරඟයේ ප්‍රශ්න 15ටම නිවැරදිව පිළිතුරු දීමට නොහැකි විය. තරඟයේ සංවිධායකයින් ලැබුණු සියලුම ප්‍රතිචාර විශ්ලේෂණය කළ අතර, දැන් ගණකාධිකාරීවරුන්ට වඩාත්ම දුෂ්කරතා ඇති කළ ගැටළු නිරාකරණය කිරීමට ඉදිරිපත් වේ.

හඳුන්වාදීමේ තොරතුරු

මෙම වසරේ මැයි මාසයේදී ඉලෙක්ට්‍රොනික ඉන්වොයිසි හුවමාරු කර ගැනීමට හැකි වූ පසු, බොහෝ විශාල රුසියානු සමාගම් ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණයට (EDF) මාරුවීම ආරම්භ කළේය. ඒ අනුව, ව්‍යාපාරික නායකයන් සමඟ සහයෝගයෙන් කටයුතු කිරීමට අවස්ථාවක් ලබා ගැනීම සඳහා, ඔවුන්ගේ විභව සගයන් EDI පාලනය කරන නියාමන රාමුව තුළ සැරිසැරිය යුතුය. අද අපි ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන හුවමාරු කිරීම සඳහා නීති රීති අධ්යයනය කිරීමේදී පැන නගින සංකීර්ණ ගැටළු සමඟ කටයුතු කිරීමට ගණකාධිකාරීවරුන්ට උපකාර කරනු ඇත.

ඉලෙක්ට්රොනික ඉන්වොයිසි උත්පාදනය සහ නිකුත් කිරීම

ඉලෙක්ට්රොනික ඉන්වොයිසියක් එවන්නේ කෙසේද යන්න පිළිබඳ ප්රශ්නයට පිළිතුරු සැපයීමේදී විශාලතම දුෂ්කරතා පැන නගී. මේ අනුව, තරඟකරුවන්ගෙන් 80% ක් විශ්වාස කරන්නේ විද්‍යුත් ඉන්වොයිසියක් විද්‍යුත් පාර්ශවයට විද්‍යුත් තැපෑලෙන් යැවිය හැකි බවයි. කෙසේ වෙතත්, එය නොවේ.

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන ගබඩා කිරීම

තරඟකරුවන්ගෙන් අඩක් පමණ තවමත් විශ්වාස කරන්නේ ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන ගබඩා කිරීම සඳහා ඒවා මුද්‍රණය කළ යුතු බවයි. කෙසේ වෙතත්, ලේඛනාගාර කටයුතු පිළිබඳ ෆෙඩරල් නීතිය මෙසේ සඳහන් කරයි: “ලේඛනාගාර ලේඛනයක් යනු එහි සටහන් කර ඇති තොරතුරු සහිත ස්පර්ශ්‍ය මාධ්‍යයක් වන අතර එය හඳුනා ගැනීමට ඉඩ සලසන විස්තර ඇති අතර නිශ්චිත මාධ්‍යයේ වැදගත්කම සහ තොරතුරු සඳහා ගබඩා කිරීමට යටත් වේ. පුරවැසියන්, සමාජය සහ රාජ්යය." මේ අනුව, විද්‍යුත් ලේඛනයක කඩදාසි පිටපතක් නිර්මාණය කිරීම සහ ලේඛනය කඩදාසි ආකාරයෙන් ගබඩා කිරීම සඳහා අනිවාර්ය අවශ්‍යතාවයක් නීති සම්පාදනය නොකරයි.

ඉලෙක්ට්රොනික ඉන්වොයිසි හුවමාරු කිරීමේ ක්රියා පටිපාටිය

ඉලෙක්ට්‍රොනික ඉන්වොයිසි හුවමාරු කිරීමේ ප්‍රායෝගික ක්‍රියාපටිපාටිය බොහෝ ප්‍රශ්න අඩු ප්‍රශ්න මතු කළේය. සමහර විට මෙම ක්රියා පටිපාටිය වෙනම ලියවිල්ලක් (අප්රේල් 25, 2011 අංක 50n දිනැති රුසියාවේ මුදල් අමාත්යාංශයේ නියෝගය) ස්ථාවර කර ඇති අතර, අපැහැදිලි අර්ථකථනයන් බැහැර කිරීම මගින් මෙය පැහැදිලි කෙරේ. ඉන්වොයිසිවල දෝෂ නිවැරදි කරන්නේ කෙසේද, විද්‍යුත් ලේඛනයක් ලැබුණු දිනය ලෙස සලකන්නේ කුමක්ද සහ කළමනාකරුවෙකුගේ හෝ ඇණවුමෙන් බලයලත් වෙනත් පුද්ගලයෙකුගේ විද්‍යුත් අත්සනින් පමණක් ඉලෙක්ට්‍රොනික ඉන්වොයිසියකට අත්සන් කළ හැකිද යන ප්‍රශ්නවලට, 49%, 54% සහ 63% නිවැරදිව පිළිතුරු දී ඇත. තරඟයට සහභාගිවන්නන්.

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන සඳහා ආකෘති

සහභාගිවන්නන්ගෙන් අඩකට වඩා (58%) ෆෙඩරල් බදු සේවාව දැනටමත් අනිවාර්ය හෝ නිර්දේශිත XML ආකෘති නිර්මාණය කර ඇත්තේ කුමන ලේඛන සඳහාද යන්න දනිති. 03/05/12 අංක ММВ-7-6/138@ රුසියාවේ ෆෙඩරල් බදු සේවාවේ නියෝගය අනුව, ඉන්වොයිසියක්, ගැලපුම් ඉන්වොයිසියක්, ලැබුණු සහ නිකුත් කරන ලද ඉන්වොයිසි ලොගයක් සඳහා අනිවාර්ය ආකෘති අනුමත කර ඇති බව අපි සිහිපත් කරමු. මිලදී ගැනීම් සහ විකුණුම් පොත්, මෙන්ම මෙම පොත්වල අතිරේක පත්රිකා සඳහා ("" බලන්න). සහ 2012 මාර්තු 21 දිනැති රුසියාවේ ෆෙඩරල් බදු සේවයේ නියෝගය අංක ММВ-7-6/172@ TORG-12 ආකෘතියේ තොග සටහන සඳහා නිර්දේශිත ආකෘති සහ වැඩ (සේවා) සඳහා පිළිගැනීමේ සහතිකය අනුමත කරන ලදී (බලන්න. ""). එවැනි ආකෘතිවලින් ඉදිරිපත් කරන ලද ලියකියවිලි ප්‍රතිවිරුද්ධ පාර්ශ්වයෙන් ලැබුණු පෝරමයේ සත්‍යාපනය සඳහා ෆෙඩරල් බදු සේවාවට යැවිය හැකි බව කරුණාවෙන් සලකන්න. එනම්, ලේඛනය ස්කෑන් කරන ලද රූපයක් බවට පරිවර්තනය නොකර.

ඉන්වොයිස් සඟරාව සහ මිලදී ගැනීමේ ලෙජරය

සහභාගිවන්නන්ගෙන් 94% සහ 74% ක්, ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන ඉදිරියේ මිලදී ගැනීමේ පොතක් සහ ඉන්වොයිස් සඟරා තබා ගන්නේ කෙසේදැයි දනිති. මිලදී ගැනීමේ පොතේ පෝරමය සහ එහි නඩත්තුව සඳහා වන නීති උපග්රන්ථ අංක 4 සිට විසර්ජන අංක 1137 දක්වා දක්වා ඇති අතර, ලැබුණු සහ නිකුත් කරන ලද ඉන්වොයිසි පටිගත කිරීම සඳහා සඟරාවේ ආකෘතිය සහ එහි නඩත්තුව සඳහා නීති උපග්රන්ථ අංක 3 හි ඇත. එකම යෝජනාවට.

උපග්රන්ථ අංක 4 හි 2 වන ඡේදයට අනුව, කඩදාසි සහ ඉලෙක්ට්රොනික ආකාරයෙන් ලැබුණු ඉන්වොයිසි මිලදී ගැනීමේ පොතේ ඒකාබද්ධ ආකාරයකින් ලියාපදිංචි වීමට යටත් වේ. සහ උපග්රන්ථ අංක 3 හි 3 වන ඡේදයට අනුව, කඩදාසි මත හෝ ඉලෙක්ට්රොනිකව සකස් කරන ලද ඉන්වොයිසි නිකුත් කරන ලද දිනය අනුව ගිණුම්කරණ සඟරාවේ 1 කොටසෙහි කාලානුක්රමික අනුපිළිවෙලින් ලියාපදිංචි කර ඇත. ලැබුණු ඉන්වොයිසි, කඩදාසි සහ ඉලෙක්ට්‍රොනික යන දෙඅංශයෙන්ම, ඒවා ලැබුණු දිනය අනුව සඟරාවේ 2 කොටසෙහි ලැයිස්තුගත කර ඇත. ඒ අතරම, සඟරාවේ පෝරමය සහ එය පිරවීම සඳහා නීති රීති අනුව, ඉන්වොයිසියක් නිකුත් කිරීමේ ක්‍රමය 3 තීරුවේ ඇති අගයෙන් දැක්වේ: අගය 1 කඩදාසි මත ලේඛනය සකස් කිරීම පෙන්නුම් කරයි, සහ 2 අගය පෙන්නුම් කරයි. ඉලෙක්ට්රොනික ආකාරයෙන් සකස් කිරීම.

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන යැවීම සඳහා පද්ධතියේ වැඩ කිරීම

ප්‍රායෝගිකව ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන සමඟ වැඩ කිරීම න්‍යායට වඩා පහසු වේ. ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණය නියාමනය කරන නීති සම්පාදනයේ සංකීර්ණතා බහුල වුවද, බොහෝ මතභේදාත්මක න්‍යායික ගැටළු මට්ටමින් විසඳා ස්වයංක්‍රීය වේ. මේ අනුව, EDF ක්‍රියාකරුවන්ගේ පද්ධති තුළ, ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛනවල තොරතුරු නිවැරදිව පිරවීම සහ සියලුම තාක්ෂණික ලේඛන සැකසීම පාලනය කිරීම ස්වයංක්‍රීයව සිදු කරනු ලබන අතර, ඉන්වොයිසියක් නිවැරදි කිරීමේ ක්‍රියා පටිපාටිය බැලූ බැල්මට සමාන ඒවාට වඩා වෙනස් නොවේ. කඩදාසි ලේඛනයක් සමඟ ක්රියා. බොහෝ දුරට ඉඩ ඇත්තේ, සමීක්ෂණයට සහභාගිවන්නන් EDI පද්ධතියේ වැඩ කිරීමේ ප්‍රායෝගික කාර්යයන් සම්පූර්ණ කිරීම පහසුම බව සොයා ගත්තේ එබැවිනි. සහභාගිවන්නන්ගෙන් 75% කට වඩා එවැනි කාර්යයන් සම්පූර්ණ කර ඇත.

"" තරඟයේ ප්රතිඵල මත පදනම්ව ඉලෙක්ට්රොනික ආකෘතියේ "ඩයඩොක්" හි නීත්යානුකූලව වැදගත් ලියකියවිලි හුවමාරු කිරීම සඳහා පද්ධතියේ විශේෂඥයින් විසින් ද්රව්යය සකස් කරන ලදී.

සමාගමක් ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණයට මාරු වීමට සැලසුම් කරන්නේ නම්, අපගේ නිර්දේශ ඔබට ක්‍රියාකාරී සැලැස්මක් නිර්මාණය කිරීමට උපකාරී වනු ඇත. කොන්ත්‍රාත්කරුවන් සමඟ සාකච්ඡා කරන්නේ කෙසේද, සැපයුම්කරුවෙකු තෝරා ගන්නේ කෙසේද සහ කාර්යයේ වෙනස්කම් සඳහා කාර්ය මණ්ඩලය සූදානම් කරන්නේ කෙසේදැයි ඔවුන් ඔබට කියනු ඇත.

සමාගමක් සගයන් සමඟ ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණයට (EDF) මාරු වීමට යන්නේ නම්, ඉලෙක්ට්‍රොනිකව සම්ප්‍රේෂණය කළ හැකි ලේඛනවල කොටස කල්තියා තක්සේරු කරන්න. ව්යාපෘතියේ පරිමාණය, ඒ සඳහා වැඩ සැලැස්ම, ශ්රම පිරිවැය සහ සමාගමේ වියදම් මේ මත රඳා පවතී.

කොන්ත්‍රාත්කරුවන් සමඟ ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණයට මාරුවීම සඳහා වැඩ සැලැස්මක් සකස් කරන්නේ කෙසේද?

සමාගම ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණයට මාරුවීමේ කාර්යය කොටස් වලට බෙදන්න:

• සංවිධානාත්මක කරුණු;
• සගයන්;
• ලේඛන ප්රවාහය;
• කාර්ය මණ්ඩලය;
• සපයන්නා;
• අයවැය.

එක් එක් කොටස තුළ සම්පූර්ණ කළ යුතු කාර්යයන් ලැයිස්තුගත කරන්න (බලන්න.

) අවශ්ය නම් ලැයිස්තුව සකස් කරන්න. සමාගමකට ස්වයංක්‍රීයකරණය අවශ්‍ය නොවනු ඇතැයි උපකල්පනය කරමු: සමාගමේ ගිණුම්කරණ පද්ධතිය හරහා ලේඛන ලියාපදිංචියේ තත්ත්වය නිරීක්ෂණය කිරීම පහසුය, නමුත් ලේඛන ප්‍රවාහයේ පරිමාව විශාල නොවේ නම්, ස්වයංක්‍රීය කිරීමේ පිරිවැය ගෙවනු නොලැබේ.

ඉහත පියවරයන් සිදු කරන්නේ කුමන අනුපිළිවෙලටද යන්න ඔබම තීරණය කරන්න. සමහර කාර්යයන් එකවර සිදු කළ හැකිය, නිදසුනක් ලෙස, කාර්ය මණ්ඩලය සඳහා ඉදිරිපත් කිරීමේ ද්රව්ය සංවර්ධනය කිරීම සහ කොන්ත්රාත්කරුවන් සමඟ සාකච්ඡා කිරීම.

ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණයට මාරුවීම පිළිබඳ සගයන් සමඟ සාකච්ඡා කරන්නේ කෙසේද?

සමාගමේ සගයන් කණ්ඩායම් හතරකට බෙදන්න. ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණයට මාරුවීම සඳහා එකඟ වීම සඳහා සෑම කණ්ඩායමක්ම විශේෂ ප්රවේශයක් ගත යුතුය. සියලුම සගයන් එකඟ නොවනු ඇත, ඔබට ඔවුන් සමඟ කඩදාසි ලේඛන හුවමාරු කර ගැනීමට හෝ සහයෝගීතාවය අවසන් කිරීමට සිදුවනු ඇත.

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණය භාවිතා කරන සැලකිය යුතු සගයන්.එවැනි සමාගම් දැනටමත් ඔවුන්ගේ සැපයුම්කරුවන් සමඟ වැඩ කරයි, සමහර විට ඔබේ සමාගම සහයෝගයෙන් කටයුතු කිරීමට අදහස් කරන සංවිධාන සමඟ නොවේ. ඔබට මෙම කණ්ඩායමේ සගයන් සමඟ පහත පරිදි කටයුතු කළ හැකිය:

1. ගැනුම්කරු (සැපයුම්කරු) සහයෝගයෙන් කටයුතු කරන සැපයුම්කරු සමඟ ගිවිසුමකට එළඹීම සුදුසු දැයි සලකා බලන්න.

2. ඔබේ සමාගමේ අපේක්ෂිත සැපයුම්කරු සහ ප්‍රතිවිරුද්ධ පාර්ශ්වයේ සැපයුම්කරු අතර රෝමිං තිබේ දැයි සොයා බලන්න.

3. ඔබේ සමාගම විසින් තෝරාගත් සැපයුම්කරු සමඟ ගිවිසුමකට එළැඹීමට ප්‍රතිවිරුද්ධ පාර්ශ්වයට ආරාධනා කරන්න.

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණය භාවිතා නොකරන සැලකිය යුතු සගයන්.ගැනුම්කරු (සැපයුම්කරු) ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණය භාවිතා කිරීම ප්‍රතික්ෂේප කරන්නේ නම් සහ ඔහු සමඟ සහයෝගයෙන් කටයුතු කිරීම නැවැත්වීම සමාගමට ලාභ නොලබන්නේ නම්, එක් සිද්ධියකට අනුව ඉදිරියට යන්න:

1. එවැනි ප්‍රතිවිරුද්ධ පාර්ශවයක් සමඟ භාවිතා කරන්න .

2. හමුවීමක් කර විද්‍යුත් ලේඛන කළමනාකරණය භාවිතා කිරීමට ඔවුන්ට ඒත්තු ගැන්වීමට උත්සාහ කරන්න.

හැකි අඩුපාඩු ඉවසා සිටින බවටත්, ඔබේ සමාගම සමඟ වැඩ කිරීමේදී ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන ප්‍රවාහය ස්ථාපිත කිරීමටත් ඔබට පොරොන්දු වන්න.

කුඩාවිද්‍යුත් ලේඛන කළමනාකරණය භාවිතා කරන සගයන්.සැලකිය යුතු සගයන් සම්බන්ධයෙන් මෙන් මෙම ගැනුම්කරුවන් සහ සැපයුම්කරුවන්ගේ කණ්ඩායමට එකම විකල්පයන් යෙදිය හැකිය. නමුත් අමතර කාලය නාස්ති නොකිරීමට ලිපි හුවමාරු ආකාරයෙන් සාකච්ඡා පැවැත්වීම සුදුසුය. ගිවිසුමකට එළඹිය නොහැකි නම්, සහයෝගීතාව ප්රතික්ෂේප කිරීම පහසු විය හැකිය.

කුඩාඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණය භාවිතා නොකරන සගයන්.ගැනුම්කරු (සැපයුම්කරු) සමාගමේ ප්‍රධාන හවුල්කරුවෙකු නොවේ නම්, ඔබට පහසු සැපයුම්කරුවෙකු සමඟ විද්‍යුත් ලේඛන කළමනාකරණය භාවිතා කිරීමට ඔහුව පොළඹවා ගැනීමට උත්සාහ කරන්න. විකල්ප:

1. උදාහරණයක් ලෙස, නව කාර්තුවේ ආරම්භයේ සිට, ඔබේ සමාගම ඉලෙක්ට්රොනික ආකාරයෙන් පමණක් ලිපි ලේඛන පිළිගෙන එවන බව නිවේදනය කරන්න.

2. සගයා අහිමි වුවහොත් කොමිස් මුදලක් ගන්න සහ එවන ලද අනුපිටපත්; නියමිත දිනට පසුව ඔහු මුල් ලියකියවිලි ඉදිරිපත් කළේ නම් හොඳයි. නියමිත වේලාවට පත්‍රිකා භාර නොදෙන ගැනුම්කරුවන් (සැපයුම්කරුවන්) සම්බන්ධයෙන් එවැනි ක්‍රියාමාර්ග යොදන්න.

කඩදාසි ලේඛන හුවමාරු කරන කුඩා සමාගම් සඳහා, පැහැදිලි ඉදිරිපත් කිරීමක් සකස් කිරීම වටී. විද්‍යුත් ලේඛන කළමනාකරණයේ සූක්ෂ්මතාවයන් සගයන් තේරුම් ගන්නේ නම්, ඔවුන්ගේ වැඩ පටිපාටිය වෙනස් කිරීමට ඔවුන්ට ඒත්තු ගැන්වීම පහසු වනු ඇත. සමාගමේ සියලුම කුඩා ගැනුම්කරුවන් සහ සැපයුම්කරුවන් හමුවීමට අපහසුය, එබැවින් ඉදිරිපත් කිරීම ඒත්තු ගැන්වෙනු ඇත.

ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණ සැපයුම්කරුවෙකු තෝරා ගන්නේ කෙසේද

සමාගමකට බොහෝ සගයන් සිටී නම්, බොහෝ විට එයට සැපයුම්කරුවන් කිහිප දෙනෙකු සමඟ වැඩ කිරීමට සිදුවනු ඇත. අන්තිම සංඛ්යාව අවම කිරීමට උත්සාහ කරන්න.

සපයන්නන් තෝරන්න:

• සමාගමේ සගයන් දැනටමත් වැඩ කරන්නේ කවුරුන් සමඟද සහ ඔබට සැලකිය යුතු ගනුදෙනු පරිමාවක් මාරු කළ හැක්කේ කාටද;
• උපරිම රෝමිං ඇති;
• සමාගමේ අත්සන් සහතික භාවිතා කළ හැකි (ඇත්නම්).

මිල සාධකය සැලකිල්ලට ගැනීම අවශ්ය නොවේ. සැපයුම්කරුට ඔබේ සගයන්ගේ සැපයුම්කරුවන් සමඟ රෝමිං නොමැති නම්, එහි සේවාවන් ලාභදායී වුවද එය සුදුසු නොවේ.

සමාගමේ ලේඛන ප්රවාහය විධිමත් කරන්නේ කෙසේද?

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණයට මාරු වීමට පෙර, ඔබ සමාගම් ලේඛනවල චලනය විධිමත් කළ යුතුය. අවශ්‍ය පරිදි රචනා කරන්න හෝ සකස් කරන්න:

1. සගයන් සමඟ වැඩ කිරීමේදී සමාගම භාවිතා කරන ලේඛන ලැයිස්තුව.

2. ලේඛන ප්රවාහයට සම්බන්ධ නිලධාරීන්ගේ වත්මන් ලැයිස්තුව. කරුණාකර සඳහන් කරන්න:

• ලේඛනයක් නිර්මාණය කරයි - එය සැපයුම්කරුගේ පුද්ගලික ගිණුමට උඩුගත කරයි;
• ලේඛනයට අත්සන් කරයි. මෙම සේවකයින්ට ඔවුන්ගේ පුද්ගලික ගිණුම සහ විද්‍යුත් අත්සන සහතික ඇතුළත් කිරීමට පිවිසුම් සහ මුරපදය අවශ්‍ය වේ;
• සගයා විසින් ලේඛනය අත්සන් කිරීම පාලනය කරයි;
• ලේඛනය මුද්‍රණය කර එය ෆෝල්ඩරයක ගොනු කරයි හෝ සමාගමේ සේවාදායකයේ සුරකියි.

මෙම ලැයිස්තුව නිරන්තරයෙන් යාවත්කාලීන කළ යුතුය. සේවකයෙකු පිටත්ව ගිය වහාම ඔහුගේ විද්යුත් අත්සන අවලංගු කර අලුතින් පත් කරන ලද පුද්ගලයාට නිකුත් කළ යුතුය.

නිර්මාණය කළ මොහොතේ සිට ලේඛනාගාරයට යැවීම දක්වා ලේඛන චලනය කිරීම සඳහා කාලසටහනක් අභ්‍යන්තර රෙගුලාසිවල සකස් කර ලේඛනගත කරන්න (බලන්න. ).

ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණයට මාරුවීම සඳහා සමාගම් පිරිස් සූදානම් කරන්නේ කෙසේද?

සමාගම කෙතරම් ඉක්මනින් හා සාර්ථක ලෙස මාරු වනු ඇත , සේවකයින් මත රඳා පවතී. ඔවුන් ව්‍යාපෘතිය කඩාකප්පල් කිරීමෙන් වැලැක්වීම සඳහා, බල කිරීම නොව, නවෝත්පාදනයේ ප්‍රතිලාභ පිළිබඳව ඔවුන්ට ඒත්තු ගැන්වීම වැදගත් වේ.

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණය ක්රියාත්මක කිරීමේදී සැලකිය යුතු පිරිවැය අයිතමයක් වන්නේ සේවකයින්ගේ වැඩ කරන කාලය සඳහා ගෙවීමක් වන අතර, ඔවුන් නව පද්ධතියේ වැඩ කිරීමට පුහුණු කිරීම සහ හදිසි අවස්ථා විසඳීම සඳහා වැය කරනු ඇත. මෙම පිරිවැය අවම කිරීම සඳහා මධ්යගත ව්යාප්තිය සහ පුහුණු ප්රයත්නයන් පැවැත්වීම.

කලින් පැහැදිලි කිරීම සහ පුහුණු කිරීම ආරම්භ කරන්න - කළමනාකරණය ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණයට මාරු වීමට තීරණය කළ විට. ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණයට සහභාගී නොවන සේවකයින් ඇතුළු සියලුම සමාගම් සේවකයින් සඳහා වැඩ කිරීමේ මූලධර්ම පැහැදිලි කරන ඉදිරිපත් කිරීමක් සංවිධානය කරන්න.

පුහුණු අත්සන් කරන්නන් සඳහා විශේෂ අවධානය යොමු කරන්න. ඔවුන් සඳහා පැහැදිලි සහ සවිස්තරාත්මක උපදෙස් සාදන්න, වඩාත් සුදුසු තිරපිටපත් සමඟ: කුමන වෙබ් අඩවියට යා යුතුද, කුමන තොරතුරු ඇතුළත් කළ යුතුද සහ කොතැනද, කුමන බොත්තම් එබිය යුතුද සහ කුමන මොහොතේද, අත්සන් කිරීමේ සහතිකය සමඟ වැඩ කරන්නේ කෙසේද.

ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණය හඳුන්වාදීමේ ව්‍යාපෘතියට සහාය වීමට සේවකයින්ට ඒත්තු ගැන්වීමට පහත තර්ක උපකාරී වනු ඇත:

• නිලධාරියෙකුගේ වගකීම් මට්ටම අනුව, විද්‍යුත් අත්සනක් භෞතික එකකට වඩා වෙනස් නොවේ;
• ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණය ඔබට ඉක්මනින් ලේඛන නිර්මාණය කිරීමට සහ සැකසීමට ඉඩ සලසයි. ප්‍රතිවිරුද්ධ පාර්ශවය අත්සන් කර අවශ්‍ය ලේඛනය එවන්නේ කවදාදැයි ඔබ ඇමතීමට සහ සොයා ගැනීමට අවශ්‍ය නැත;
• ලේඛන නැති නොවේ. ඒවා සොයා ගැනීම පහසු වනු ඇත.

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණය ක්රියාත්මක කිරීමේ පිරිවැය සැලසුම් කරන්නේ කෙසේද?

පහත කොටස් වලින් සමන්විත වේ:

1. සැපයුම්කරුගේ සේවාවන්හි පිරිවැය රූබල් 10,000-20,000 කි. වසරකට, තීරුබදු සැලැස්ම මත රඳා පවතී. ඔවුන් සඳහා මිල ගණන් සහ අයවැය සොයා ගන්න.

2. ඉලෙක්ට්රොනික අත්සන සහතිකයේ පිරිවැය රුබල් 1000-2000 කි. වසරකට, සහතික නිෂ්පාදකයාගේ ගාස්තු සැලැස්ම මත රඳා පවතී.

3. සේවක වැටුප් - අතිරේක ගෙවීමක් හෝ කාර්ය මණ්ඩලය ඔවුන්ගේ සෘජු රාජකාරි සඳහා වැය නොකරන කාලයෙහි පිරිවැය. පිරිවැය කාර්යයේ කාලසීමාව සහ සේවක වැඩ සඳහා පැයක පිරිවැය මත රඳා පවතී.

පහත දැක්වෙන ආකාරයේ වැඩ ශ්‍රම-දැඩි වනු ඇත: කොන්ත්‍රාත්කරුවන් සමඟ රැස්වීම් සහ දුරකථන සංවාද, ඔබේ සමාගමේ කොන්ත්‍රාත්කරුවන් සහ සේවකයින් සඳහා ඉදිරිපත් කිරීම් සහ උපදෙස් සකස් කිරීම, සේවකයින් පුහුණු කිරීම, හදිසි අවස්ථා විසඳීම (බලන්න. ) එය කොපමණ කාලයක් ගතවේද යන්න සැලසුම් කරන්න.

අයවැය සේවක වැටුප් පමණක් නොව, ඔවුන්ගෙන් සමාජ දායකත්වය ද වේ.

4. ස්වයංක්‍රීයකරණයේ පිරිවැය - සමාගමට විසඳීමට අවශ්‍ය කාර්යයන්, ඒවා ක්‍රියාත්මක කිරීමේ සංකීර්ණත්වය සහ සංවර්ධක වැඩ සඳහා පැයක පිරිවැය මත රඳා පවතී.

ද්රව්ය වලින් සකස් කර ඇත

වර්තමානයේ, ව්‍යාපාරික ආයතන සහ පුද්ගලයන් අතර ලේඛන හුවමාරුව ක්‍රමයෙන් කඩදාසි සිට ඉලෙක්ට්‍රොනික වෙත ගමන් කරයි. ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධතියකට සරල කඩදාසි වලට වඩා වාසි ගණනාවක් ඇත - එය කාලය ඉතිරි කරන අතර ගන්නා තීරණවල කාර්යක්ෂමතාව වැඩි කරයි. EDMS සමාගමක් තුළ සහ අන්තර්ජාලය හරහා විවිධ සමාගම් අතර ගොඩනගා ගත හැකිය.

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණයඉලෙක්ට්රොනික ආකාරයෙන් ලේඛන සැකසීම සඳහා ක්රියාවලි පද්ධතියකි. බොහෝ නවීන ගිණුම්කරණ සහ පුද්ගල වැඩසටහන් ව්‍යවස්ථාදායක මට්ටමින් ස්ථාපිත සම්මත ආකෘතියකින් විද්‍යුත් ලේඛන ජනනය කළ හැකිය. නමුත් එවැනි ලේඛනයකට නීත්‍යානුකූල බරක් තිබීම සඳහා, එය විද්‍යුත් අත්සනක් සහිත දෙපාර්ශවය විසින්ම අත්සන් කළ යුතුය.

ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන ප්‍රවාහය විශාල වර්ග දෙකකට බෙදිය හැකිය - සමාගමක් තුළ හෝ විවිධ සමාගම් අතර සන්නිවේදන මාර්ග හරහා ලේඛන හුවමාරු කිරීම. මෙම පද්ධති දෙක එක් ගෝලීය එකක් බවට ඒකාබද්ධ කළ හැකිය.

සමාගමක් තුළ ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණය භාවිතා කිරීම සඳහා අවශ්ය මෘදුකාංග පැකේජය (EDW වේදිකාව) මෙන්ම එහි ක්රියාකාරිත්වය සඳහා උපකරණ (ජාල උපකරණ, සේවාදායකය, ආදිය) මිලදී ගැනීම අවශ්ය වේ.

සමාගම් දෙකක් අතර ලේඛන හුවමාරු කර ගැනීම සඳහා ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණ ක්‍රියාකරුවෙකු අවශ්‍ය වේ. එය පණිවිඩ බෙදා හැරීම සහතික කරයි, යවන ලද ලේඛනවල ආකෘතිය පාලනය කරයි, ඉලෙක්ට්‍රොනික අත්සනක් සහිත දත්ත සමඟ වැඩ සහතික කිරීම අවශ්‍ය වන අතර ලේඛන ලේඛනාගාරයක් ගබඩා කරයි.

අවධානය!එවැනි සේවාවන්ගෙන් එකකි. ලේඛන ප්‍රවාහයේ දෙපැත්තේම විද්‍යුත් අත්සනින් සලකුණක් දරන්නේ නම්, ඒ හරහා ලැබෙන ලේඛන නීත්‍යානුකූලව වැදගත් වේ.

EDI හි වාසි සහ අවාසි

ප්රධාන වාසි

විද්‍යුත් ලේඛන කළමනාකරණයට කඩදාසිවලට වඩා ප්‍රතික්ෂේප කළ නොහැකි වාසි ඇත:

• කාර්යාල කටයුතු විධිමත් කිරීම - මෙය පිළිවෙලට සහ ස්වයංක්‍රීයව සිදුවන බැවින්, විවිධ ලේඛනවලට එකම අංකයක් පැවරීමට පද්ධතිය ඔබට ඉඩ නොදේ;
• එක් එක් ලේඛනයේ පිහිටීම නිරීක්ෂණය කිරීම - ඕනෑම වේලාවක ලේඛනය සමඟ හරියටම වැඩ කරන්නේ කවුරුන්ද යන්න ඔබට සොයාගත හැකිය. සේවකයෙකුට එය හානි කිරීමට හෝ එය අහිමි කිරීමට නොහැකි වනු ඇත. අහම්බෙන් හෝ හිතාමතා මකා දැමූ ලේඛනයක් තවමත් ප්‍රතිසාධනය කළ හැකිය;
• ලේඛන සැකසීම වේගවත් කිරීම - සමාගම් දෙපාර්තමේන්තු ගොඩනැගිලි කිහිපයක් පුරා විසිරී තිබේ නම්, කඩදාසි ලේඛනය අනුමැතිය සඳහා පුද්ගලිකව එහි ගෙන යා යුතුය. EDI සමඟ, අවශ්ය ලියවිල්ල තත්පරයක කොටසකින් සේවකයා වෙත ළඟා වේ;
• අනුවාද සමඟ පහසු වැඩ - සංස්කරණය කරන විට, පද්ධතිය එක් එක් අනුවාදය සුරකියි. අවශ්‍ය නම්, ලේඛනයේ වෙනස්කම් කළේ කවුරුන්ද සහ කවදාද යන්න ඔබට නිරීක්ෂණය කළ හැකිය;
• 24-පැය දුරස්ථ ප්රවේශය - අවශ්ය නම්, EDF පද්ධතියට ප්රවේශය ලෝකයේ ඕනෑම පරිගණකයකින් අන්තර්ජාලය හරහා සංවිධානය කළ හැකිය. සේවකයෙකුට ව්යාපාරික චාරිකාවක්, නිවාඩුවක් හෝ අසනීප නිවාඩුවක් අතරතුර ලේඛන සමඟ වැඩ කළ හැකිය;
• වැඩ සැලසුම් කිරීම - නිර්මාණය කරන දිනය සහ ක්‍රියාත්මක කිරීමේ දිනය සඳහන් කිරීමෙන්, ඔබට පෝලිමට අනුව ලැබෙන ලේඛන ක්‍රියාත්මක කිරීම සැලසුම් කළ හැකිය;
• ලේඛන සෙවීම - ඔබට මූල පද සහ ප්‍රකාශන භාවිතයෙන් සාමාන්‍ය ලේඛන දත්ත සමුදාය සෙවිය හැකිය;
• කඩදාසි ඉතිරි කරයි - අවශ්‍ය ප්‍රමාණයෙන් සියලුම ලේඛන මුද්‍රණය කිරීමට අවශ්‍ය නොවේ.

ප්රධාන අවාසි

පැහැදිලි වාසි තිබියදීත්, EDI පද්ධතිවල අවාසි ද ඇති අතර ඒවා ක්‍රියාත්මක කිරීම සමාගමකට නැවැත්විය හැකිය.

මේවාට ඇතුළත් වන්නේ:

• පද්ධතිය මිලදී ගැනීම සඳහා ඔබ මුදල් වියදම් කළ යුතු අතර, පරිශීලකයින් ගණන අනුව රුබල් 100,000 ක් දක්වා විය හැකිය;
• මිලදී ගැනීමෙන් පසු, එය ස්ථාපනය කිරීම, ක්රියාත්මක කිරීම සහ දෝශ නිරාකරණය කිරීම සඳහා බොහෝ කාලයක් ගත වේ;
• එයට සම්බන්ධ වන සියලුම පරිශීලකයින් පුහුණු කිරීම අවශ්‍ය වේ;
• පද්ධති ආරක්ෂාව සහතික කිරීම - පරිශීලකයින් අතර ප්රවේශය සීමා කිරීම, අවශ්ය විද්යුත් අත්සන් නිකුත් කිරීම, පිටත විනිවිද යාමෙන් ආරක්ෂා කිරීම;
• පද්ධතියේ ක්‍රියාකාරිත්වය නිරීක්ෂණය කිරීම, සේවා ක්‍රියාකාරකම් සිදු කිරීම සහ පරිශීලක ගැටළු විසඳීම සඳහා සමාගමට කාර්ය මණ්ඩලයේ පරිපාලකයෙකු සිටිය යුතුය;
• තොරතුරු ආරක්ෂා කිරීම සඳහා, ලේඛන සමඟ දත්ත සමුදාය උපස්ථ කිරීම අවශ්ය වේ;
• හවුල්කාර සමාගම් වලින් EDI නොමැති නම්, ඉලෙක්ට්‍රොනික හා කඩදාසි පද්ධතියක පැවැත්ම සහතික කිරීම අවශ්‍ය වේ.

ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණ ක්රියාකාරිත්වය

ඕනෑම ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධතියක් බොහෝ ක්‍රියාවන් ක්‍රියාත්මක කිරීම සහතික කළ යුතුය:

• ඕනෑම ආකාරයක ලේඛන සමඟ වැඩ කරන්න - ඒවා නිර්මාණය කිරීම, ඒවා ඇඳීම, ඒවා සැකසීම, ලියාපදිංචි කිරීම, ඒවා ක්රියාත්මක කිරීම අධීක්ෂණය කිරීම, ඒවා සම්බන්ධීකරණය කිරීම යනාදිය;
• ලේඛන ප්‍රවාහයන් සංවිධානය කිරීම - සමාගම තුළ මාර්ග තීරණය කිරීම, තනි පරිශීලකයින් අතර ප්‍රවේශය සීමා කිරීම, පුද්ගලයන් කිහිප දෙනෙකු සඳහා එක් ලේඛනයක් සමඟ එකවර වැඩ කිරීමේ හැකියාව ලබා දීම;
• ඒවා සෙවීමට සහ ගබඩා කිරීමට හැකියාව ඇති ලේඛන ලේඛනාගාරයක් සංවිධානය කරන්න.

අවධානය!ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණය සාම්ප්රදායික කඩදාසි ලෙස ලේඛන සමඟ වැඩ කිරීමට සමාන හැකියාවක් සැපයිය යුතුය.

විශාල සංවර්ධිත පද්ධති අවස්ථා සපයයි:

• සියලුම සමත් ලේඛන ලියාපදිංචි කිරීම - පැමිණෙන, පිටතට යන, අභ්‍යන්තර, ඒවා තවදුරටත් කළමනාකරු වෙත හරවා යැවීම සමඟ;
• සමාගමේ සෑම අංශයකම ලේඛන සමඟ වැඩ කිරීම සඳහා ඒකාකාර ක්රියා පටිපාටියක් සහතික කිරීම;
• ලේඛනය සමඟ තනිව සහ සාමූහිකව වැඩ කරන්න;
• දෙපාර්තමේන්තු සහ විශේෂිත සේවකයින් අතර ලේඛන හුවමාරු කිරීම;
• ලේඛන සඳහා ප්රවේශය සීමා කරන්න;
• සියලුම ලේඛන සඳහා සම්මත පෝරම භාවිතා කරන්න;
• ලේඛනය සමඟ අනුමැතිය, ක්‍රියාත්මක කිරීම සහ අනෙකුත් වැඩ නියමිත වේලාවට අවසන් වන බව පාලනය කරන්න;
• වාර්තාකරණය උත්පාදනය කරන්න - විශ්ලේෂණාත්මක, සංඛ්යානමය, ආදිය.
• පරිශීලක ප්‍රවේශයේ දිනය සහ වේලාව පටිගත කිරීම සමඟ සංරක්ෂිත ගබඩාව සංවිධානය කරන්න.

කඩදාසි ලේඛන ප්රවාහය ඉලෙක්ට්රොනික එකක් සමඟ ඒකාබද්ධ කළ හැකිද?

සංවිධානයක ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණයට මාරු වීමෙන් පසුව, මුලදී කඩදාසි ලේඛන සම්පූර්ණයෙන්ම අත්හැරීමට නොහැකි වනු ඇත.

මෙය හේතු කිහිපයක් නිසා සිදුවිය හැක:

• සියලුම සගයන් EDI භාවිතා නොකරයි;
• ව්යවසාය දැනටමත් ලේඛනාගාරයේ ගබඩා කර ඇති කඩදාසි ලේඛන රාශියක් ඇත.

කෙසේ වෙතත්, ඉලෙක්ට්රොනික හා කඩදාසි ලේඛන සමඟ වැඩ කිරීමේදී මූලික වෙනස්කම් තිබේ. උදාහරණයක් ලෙස, කඩදාසි ලේඛනයක් මුද්‍රණය කර අත්සන සඳහා කළමනාකරු වෙත ගෙන ආ යුතු අතර, විද්‍යුත් ලේඛනයක් පද්ධතියේම අත්සන් කර ඇත. ප්‍රති පාර්ශවයකට යවන ලද කඩදාසි ගිණුම් ලේඛන නැව්ගත කිරීමේදී තැපෑලෙන් නැති විය හැකි අතර විද්‍යුත් ඒවා ලිපිනකරු වෙත ළඟා වේ.

ලේඛන වර්ග දෙක සමඟ වැඩ කිරීම අතර ප්රධාන වෙනස වන්නේ ඒවායේ ගබඩා කිරීමයි. ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන වහාම පද්ධතියට ඇතුළු වන අතර, සියලු පරිශීලකයින්ට ඔවුන් සමඟ වැඩ කළ හැකිය. කඩදාසි ලේඛන සඳහා, ඒවා පිළිවෙලට ගබඩා කරනු ලබන ලේඛනාගාරයක් තවමත් සංවිධානය කළ යුතුය. ඒ සමගම, සමාගම වෙත ළඟා වූ පසු, කඩදාසි ලේඛනය පරිලෝකනය කළ යුතු අතර, මෙම ස්කෑන් පිටපත වැඩිදුර වැඩ සඳහා පද්ධතියට පැටවිය යුතුය.

අවධානය!මේ අනුව, සමාගම තුළ වැඩ තවමත් ඉලෙක්ට්රොනිකව පමණක් සිදු කළ යුතුය. කඩදාසි ලේඛනයක් පැමිණියහොත්, එය දකින හෝ අත්සන් කරන අය පමණි. ඒ අතරම, ඉලෙක්ට්‍රොනික පිටපතක් සමඟ වැඩ කිරීමෙන් ඔබට ඕනෑම අලාභයකින් මුල් පිටපත ආරක්ෂා කිරීමට ඉඩ සලසයි, සහ පරිශීලකයින් කිහිප දෙනෙකුට එකවර එය සමඟ වැඩ කිරීමට ඉඩ සලසයි.

පවතින EDI වැඩසටහන් මොනවාද?

වෙළඳපොලේ බොහෝ ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධති ඇත, ඒ සෑම එකක්ම එහි වාසි සහ අවාසි ඇත. වඩාත් පොදු පද්ධති:

වෙනත් වැඩසටහන් සමඟ ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛනයක් අන්තර්ක්රියා කිරීම

සංවිධානයේ ඉලෙක්ට්‍රොනික පරිසරය තුළ එහි ස්ථානය ලබා ගනිමින්, EDI පද්ධතිය ක්‍රියාත්මක වන විට, එහි දැනටමත් ක්‍රියාත්මක වන වෙනත් ව්‍යාපාරික යෙදුම් සඳහා නිදහසේ සහාය විය යුතුය. නිදසුනක් ලෙස, ගිණුම් ලේඛන නිදහසේ සැකසීමට අවශ්ය වේ - ඉන්වොයිසි, පනත්, ඉන්වොයිසි, ඇටෝර්නි බලතල ආදිය.

මීට අමතරව, ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධතිය සෑම කෙනෙකු සමඟම අඛණ්ඩව ක්‍රියා කළ යුතු අතර එකම දත්ත සමඟ ක්‍රියා කළ යුතුය. එබැවින්, පද්ධතියට ඉලෙක්ට්‍රොනික පරිසරයේ භාවිතා වන නාමාවලි සඳහා සහය විය හැකි අතර ඒවායේ දත්ත යාවත්කාලීන කිරීමට හැකි වීම අවශ්‍ය වේ.

ඊට අමතරව, බාහිර දත්ත සමඟ වැඩ කිරීම සැලකිල්ලට ගැනීම අවශ්ය වේ - ඊමේල්, වෙළඳ වේදිකා ආදිය.

විද්‍යුත් ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධතියක් තෝරාගැනීමේදී, ව්‍යවසායයේ ඇති අනෙකුත් මෙවලම් සහ දත්ත ප්‍රභවයන් සමඟ එහි අන්තර්ක්‍රියා කිරීමේ හැකියාව පිළිබඳව ඔබ අවධානය යොමු කළ යුතුය. සාමාන්යයෙන්, ජනප්රිය, සහ ඒ නිසා ක්රියාකාරීව සංවර්ධනය වෙමින් පවතින පද්ධති, වඩාත් ජනප්රිය වැඩසටහන් සඳහා බොහෝ මොඩියුල ඇතුළත් වේ - 1C, Parus, Oracle සහ තවත් බොහෝ අය.

උදාහරණයක් ලෙස, ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන කළමනාකරණ වැඩසටහන 1C මඟින් සුදුසුකම් ලත් අත්සනකින් තහවුරු කරන අතරම විද්‍යුත් ගිණුම්කරණ ලේඛන සෘජුවම ජනනය කිරීමට, ලැබීමට සහ යැවීමට ඔබට ඉඩ සලසයි.