Uundaji wa faili za kibinafsi kwenye kumbukumbu. Jinsi ya kuhifadhi faili za kibinafsi za mfanyakazi

Kipindi cha kuhifadhi hati kuhusu wafanyikazi wa zamani inategemea asili ya habari. Faili za kibinafsi za wafanyikazi waliofukuzwa huhifadhiwa kwa muda gani? Kwa mujibu wa Sheria ya Shirikisho ya sasa ya 125-FZ ya Oktoba 22, 2004, rekodi za wafanyakazi zimeachwa kwenye kumbukumbu kwa miaka 75. Hati za wafanyikazi waliofukuzwa kazi baada ya Januari 1, 2003 hubaki kwenye kumbukumbu kwa miaka 50.

Jinsi faili ya kibinafsi ya mfanyakazi inaundwa

Amri ya Rais wa Shirikisho la Urusi tarehe 1 Juni 1998 No. 640 inasimamia utaratibu wa kukusanya taarifa kuhusu wafanyakazi. Nyaraka zinazohitajika na mwajiri ni pamoja na:

• Hojaji, wasifu, sifa na karatasi ya kibinafsi kwa rekodi za wafanyikazi.
• Nakala za pasipoti, nyaraka za elimu (diploma, vyeti), TIN, cheti cha bima, hati juu ya hali ya ndoa.
• Taarifa kutoka kwa udhibitisho.
• Mkataba wa kazi.
• Maagizo ya mwajiri (kwa kuteuliwa, uhamisho kwa nafasi nyingine au mahali pa kazi, likizo na safari za biashara).

Faili ya kibinafsi ya mfanyakazi aliyefukuzwa kazi, iliyoundwa kulingana na kanuni ya dossier, inabaki katika huduma ya wafanyikazi wa shirika hadi mwisho wa mwaka wa kalenda. Ndani ya miaka 3 tangu tarehe ya kufukuzwa, hati hupitia kumbukumbu na usindikaji wa kiufundi na huhamishiwa kwenye kumbukumbu ya kampuni.

Uhifadhi wa faili za kibinafsi za wafanyikazi waliofukuzwa kwenye kumbukumbu hufanywa mbele ya hesabu ya kila mwaka. Mtaalamu wa wafanyikazi aliyeidhinishwa anajumuisha orodha ya wafanyikazi waliofukuzwa kazi katika mwaka fulani. Mwaka wa kukomesha uhusiano wa ajira umeonyeshwa kwenye jalada la kesi hiyo.

Faili za kibinafsi za wafanyikazi waliofukuzwa huhifadhiwa kwa muda gani?

Kipindi hiki kinahesabiwa kutoka mwisho wa mwaka wa kalenda wakati raia alifukuzwa kazi. Kulingana na mazoea yaliyowekwa ya kuhifadhi, muda wa kuhifadhi faili za kibinafsi za wafanyikazi waliofukuzwa huanza kuhesabu kutoka Januari 1.

Agizo la Wizara ya Utamaduni ya Shirikisho la Urusi la Agosti 25, 2010 N 558 huweka vipindi maalum wakati nyaraka zinapaswa kuwekwa kwenye kumbukumbu. Kulingana na sheria, muda wa kuhifadhi faili za kibinafsi za wafanyikazi waliofukuzwa kazi ni:

• Miaka 75 - kwa kadi za kibinafsi za watu walioacha ofisi kabla ya mwanzo wa 2003.
• Miaka 50 - kwa kadi za kibinafsi za raia ambao walikatisha uhusiano wao wa ajira baadaye kuliko Januari 1, 2003.
• Miaka 75 - kwa kesi za kusafiri za wafanyikazi hao ambao walitumwa nje ya nchi.
• Miaka 75 - kwa data juu ya mapato, mali na madeni ya watumishi wa umma.
• Miaka 5 - kwa sifa na wasifu wa wataalam.
• Miaka 75 - kwa data juu ya maswala ya ukarabati.
• Miaka 3 - kwa hati kuhusu watu ambao hawajaajiriwa.
• Miaka 75 - kwa nakala halisi za hati za kibinafsi (vyeti, vyeti vya ajira, diploma, vyeti, vyeti).
• Miaka 5 - kwa karatasi ambazo hazijumuishwa kwenye faili za kibinafsi (maombi, vyeti, ripoti, memos).
• Miaka 75 - kwa vitendo vya kukubalika na uhamisho wa faili za kibinafsi za watumishi wa umma wakati wa uhamisho.
• Miaka 75 - kwa hati juu ya mada ya data ya kibinafsi (arifa, idhini ya usindikaji wa habari).

Sheria za kutumia habari za kumbukumbu

Watumishi wa umma, vyombo vya kisheria na watu binafsi wana jukumu la kuhakikisha usalama wa habari kuhusu wafanyikazi wa zamani wakati wa vipindi vilivyodhibitiwa. Raia na wawakilishi wa kampuni wanaweza kuwasilisha maombi na rufaa kwa ufikiaji wa kumbukumbu ya faili za kibinafsi za wafanyikazi waliofukuzwa kazi.

Wataalamu wa HR hutoa nakala na vyeti vya bure vya hati zinazohusiana na masuala ya kijamii na pensheni, faida na fidia. Data inaweza kutumika kama ushahidi. Baada ya matumizi, hati zilizokamatwa lazima zirudishwe kwa mmiliki au mmiliki.

Habari ya kumbukumbu inaweza kupitishwa kwa njia ya hati za elektroniki. Katika baadhi ya matukio, wataalamu kutoka maktaba, makumbusho, mashirika ya kisayansi na mashirika ya serikali huchapisha machapisho ya marejeleo na maelezo.

Nyaraka zinazodhibiti kazi wakati wa kuhamisha kesi kwenye kumbukumbu za shirika

Faili za kibinafsi za wafanyikazi waliofukuzwa zinaweza kuhamishiwa kwenye kumbukumbu za shirika kulingana na hesabu (kifungu cha 23 cha Maagizo juu ya utaratibu wa kuunda, kutunza na kuhifadhi faili za kibinafsi za wafanyikazi, iliyoidhinishwa na Azimio la Kamati ya Hifadhi na Usimamizi wa Kumbukumbu Baraza la Mawaziri wa Jamhuri ya Belarus tarehe 26 Machi 2004 No. 2). Lazima zimefungwa kwenye kifuniko cha kadibodi ngumu na mashimo 4 au kufungwa, kwa kuzingatia uwezekano wa kusoma bure kwa maandishi ya nyaraka zote, tarehe, visa na maazimio juu yao. Vifunga vya chuma (chips, sehemu za karatasi, pini, nk) lazima ziondolewa kwenye faili.

Pia, faili za uhifadhi wa kudumu, wa muda (zaidi ya miaka 10) na rekodi za wafanyikazi huhamishiwa kwenye kumbukumbu ya shirika (kifungu cha 204 cha Maagizo ya utunzaji wa kumbukumbu katika miili ya serikali na mashirika ya Jamhuri ya Belarusi, iliyoidhinishwa na Azimio la Wizara ya Sheria. ya Jamhuri ya Belarus tarehe 19 Januari 2009 No. 4).

Algorithm ya vitendo wakati wa kuhamisha faili za wafanyikazi kwenye kumbukumbu ya shirika

Hatua ya 1. Tunaunda hesabu ya kesi.

Uhamisho wa kesi kwenye kumbukumbu ya shirika hufanywa kulingana na hesabu za kesi zilizokusanywa na mgawanyiko wa kimuundo au wafanyikazi wanaohusika na maeneo husika ya shughuli, chini ya mwongozo wa kimbinu wa kumbukumbu ya shirika.

Kwa sampuli ya orodha ya masuala ya wafanyakazi, ikiwa ni pamoja na faili za kibinafsi za wafanyakazi waliofukuzwa kazi, angalia sehemu ya “Hati Muhimu” kwenye uk. 27 magazeti.

Orodha ya maswala ya mgawanyiko wa kimuundo lazima ikusanywe na kutekelezwa kabla ya tarehe 31 Desemba ya mwaka unaofuata mwaka ambao mambo yalikamilishwa, na kuwasilishwa kwa kumbukumbu za shirika katika mwaka wa ofisi unaofuata. Hii inamaanisha kuwa sehemu ya hesabu, pamoja na kesi zilizokamilishwa mnamo 2009, lazima ijumuishwe na kuidhinishwa na mkuu wa shirika kabla ya Desemba 31, 2011.

Orodha ya faili za wafanyakazi ni pamoja na faili ambazo muda wa kuhifadhi unazidi miaka 10 (maagizo ya kukodisha, faili za kibinafsi, kadi za kibinafsi, nk). Kesi zilizo na hati zingine kwa wafanyikazi hazijajumuishwa katika hesabu (kwa mfano, maagizo ya kutoa likizo, kuweka adhabu, kutuma wafanyikazi, ratiba za likizo, mawasiliano juu ya maswala ya wafanyikazi, nk).

Orodha za faili za wafanyikazi zinajumuishwa katika mgawanyiko wote wa kimuundo wa shirika ambalo faili zinazohusika zinaundwa. Mbali na huduma ya wafanyakazi, hesabu hizo zinaweza kukusanywa katika idara ya uhasibu kwa kesi zinazojumuisha akaunti za kibinafsi, na kwa kutokuwepo kwao - kwenye taarifa ya malipo.

Kulingana na hesabu za kesi za vitengo vya kimuundo, faili za wafanyikazi huhamishiwa kwenye kumbukumbu za shirika.

Taarifa inayoelezea kila kesi iliyojumuishwa katika orodha inajumuisha makala ya maelezo, ambayo yana:

Nambari ya serial;
- index ya kesi;
- kichwa cha kesi (kiasi, sehemu);
- tarehe ya kesi (kiasi, sehemu);
- idadi ya karatasi katika faili (kiasi, sehemu);
- kipindi cha uhifadhi wa faili (kiasi, sehemu);
- Kumbuka.

Safu za hesabu zimejazwa kwa mujibu wa madhubuti na taarifa kwenye jalada la kesi hiyo.

Sheria za kuandaa hesabu ya kesi

Wakati wa kuandaa hesabu ya kesi, sheria zifuatazo lazima zizingatiwe:

Kila kesi (kiasi, sehemu) imeingia kwenye hesabu chini ya nambari ya serial ya kujitegemea;
- utaratibu wa hesabu wa kesi katika hesabu ni jumla. Hii ina maana kwamba idadi ya kesi zilizojumuishwa ndani yake inaendelea mwaka hadi mwaka. Kwa mfano, ikiwa sehemu ya kila mwaka ya hesabu iliyojumuishwa ya kesi za wafanyikazi kwa 2009 ilijumuisha kesi kutoka nambari 1 hadi nambari 30, basi hesabu ya jumla ya kesi katika sehemu ya kila mwaka ya hesabu iliyojumuishwa ya 2010 itaanza na nambari 31;
- majina ya kesi huingizwa kwenye hesabu kwa mujibu wa mpango wa utaratibu uliokubaliwa kulingana na nomenclature ya kesi;
- nguzo za hesabu zinajazwa kwa mujibu wa madhubuti na habari ambayo imejumuishwa kwenye kifuniko cha kesi hiyo;
- wakati kesi kadhaa mfululizo zilizo na vichwa sawa zimejumuishwa kwenye hesabu, kichwa cha kesi ya kwanza kinaonyeshwa kwa ukamilifu, na vichwa vya kesi zinazofuata vinaonyeshwa kwa maneno "Vivyo hivyo." Wakati huo huo, taarifa nyingine kuhusu kesi zimeingia kwenye hesabu kwa ukamilifu (kwenye kila karatasi mpya ya hesabu, kichwa cha kesi kinazalishwa kwa ukamilifu);
- ikiwa kesi ina nyaraka kwa miaka kadhaa, basi kesi inahusu mwaka ambao ilianza. Wakati huo huo, mwishoni mwa sehemu za kila mwaka za hesabu ya muhtasari wa kesi za kila mwaka uliofuata, wakati kesi hiyo iliendelea katika kazi ya ofisi, barua inafanywa: "Kwa hati za 2010, angalia pia hesabu Na. 2009 kwa 2009, kesi No. 5, 7, 15 ;
- kesi zilizoanzishwa katika shirika moja na kukamilika kwa lingine (kwa mfano, wakati wa kupanga upya) zimejumuishwa katika hesabu iliyojumuishwa chini ya mwaka ambao waliingia katika shirika ambalo lilikamilisha kazi yao ya ofisi;
- safu ya hesabu "Kumbuka" hutumiwa kuandika maelezo juu ya uhamishaji wa kesi kwenye kumbukumbu ya shirika, juu ya kesi zilizopokelewa kutoka kwa mgawanyiko mwingine wa kimuundo wakati wa mwaka wa ofisi, juu ya upekee wa hali halisi ya kesi, nk.

Matukio yote yaliyojumuishwa katika hesabu lazima yawe na utaratibu, i.e. zimepangwa kwa mpangilio maalum ili kurahisisha kuzipata. Ili kupanga faili za wafanyikazi katika hesabu ya muhtasari, ni muhimu kutumia kanuni ya mpangilio. Inahusisha kuandaa sehemu za hesabu zilizounganishwa kwa kila mwaka.

Vichwa vya kesi katika sehemu ya kila mwaka vinapangwa kulingana na kanuni ya majina, i.e. kwa majina ya aina ya hati au kesi katika mlolongo ufuatao:

Maagizo kwa wafanyikazi;
- kadi za usajili wa wafanyikazi;
- akaunti za kibinafsi za wafanyikazi na wafanyikazi kwa mishahara (taarifa za malipo);
- faili za kibinafsi za wafanyikazi waliofukuzwa kazi;
- vitabu vya kazi ambavyo havijadaiwa;
- vitendo juu ya uchunguzi wa ajali na hati zake.

Faili za kibinafsi za wafanyikazi waliofukuzwa zimegawanywa katika sehemu tofauti ya sehemu ya kila mwaka ya orodha ya muhtasari wa maswala ya wafanyikazi. Zimepangwa katika hesabu kulingana na alfabeti ya majina; jina la mwisho, jina la kwanza na patronymic zinaonyeshwa katika kesi ya nomino. Kesi zilizo na kadi za kibinafsi pia zimepangwa katika hesabu kulingana na alfabeti ya majina.

Faili kadhaa za kibinafsi za wafanyikazi waliofukuzwa kazi zinaweza kutengenezwa kuwa faili moja. Wakati huo huo, kichwa cha habari kwenye jalada la kesi kama hiyo kinasoma:

"Faili za kibinafsi za wafanyikazi waliofukuzwa kazi
kutoka barua "D" hadi barua "F".

Katika mashirika makubwa ambayo faili za wafanyikazi huundwa katika mgawanyiko anuwai wa kimuundo, ni muhimu kutumia kanuni ya kimuundo wakati wa kuandaa sehemu za kila mwaka za hesabu iliyojumuishwa ya kesi. Katika kesi hii, vichwa vya kesi za wafanyikazi huwekwa katika sehemu ya kila mwaka katika mlolongo ufuatao:

Idara ya wafanyikazi
1. Maagizo kwa wafanyakazi.
2. Kadi za kibinafsi za wafanyikazi waliofukuzwa kazi.
3. Faili za kibinafsi za wafanyakazi waliofukuzwa kazi.
4. Vitabu vya kazi visivyodaiwa.

Uhasibu
5. Akaunti za kibinafsi za wafanyikazi kulingana na mishahara.

Sehemu za kila mwaka huundwa kwa mpangilio, na kuandaa hesabu ya muhtasari wa maswala ya wafanyikazi. Katika mashirika yenye kiasi kidogo cha faili za wafanyakazi, badala ya sehemu za kila mwaka, inaruhusiwa kuunda hesabu ya muhtasari wa kesi kwa miaka kadhaa. Hii pia inafanywa katika mashirika ambayo, kwa sababu fulani, sehemu za kila mwaka hazikuundwa. Katika kesi hii, hesabu ya muhtasari wa kesi hukusanywa kulingana na mpangilio (katika mashirika yasiyo na muundo) au kanuni ya mpangilio-muundo.

Inaruhusiwa kukusanya hesabu za kesi za kujitegemea kwa makundi fulani ya kesi za wafanyakazi, kwa mfano, faili za kibinafsi, kadi za kibinafsi. Katika hesabu hiyo ya muhtasari, faili za kibinafsi na kadi hupangwa kwa alfabeti na majina ya mwisho ya wafanyakazi waliofukuzwa.

Mwishoni mwa kila sehemu ya kila mwaka ya hesabu ya muhtasari wa mambo ya wafanyikazi, ingizo la mwisho hufanywa baada ya kifungu cha mwisho cha maelezo (ikiwa hesabu imeundwa kwa miaka kadhaa mara moja, basi ingizo la mwisho linafanywa mwishoni mwa maelezo ya mwisho. makala ya miaka hii). Inaonyesha kwa nambari na kwa maneno katika mabano idadi halisi ya kesi zilizojumuishwa katika sehemu hiyo, nambari za kwanza na za mwisho za kesi zinaonyesha sifa za kuhesabu (uwepo wa nambari zinazokosekana na zenye herufi, nk). Kuingia kwa mwisho kunasainiwa na mkusanyaji wa sehemu hiyo, akionyesha msimamo wake na tarehe ya mkusanyiko.

Rekodi za kibinafsi na za muhtasari wa kesi za wafanyikazi

Orodha za kesi ni hati za msingi za uhasibu kwa rekodi za kibinafsi na za muhtasari wa kesi za wafanyikazi. Uhasibu wa kitengo unafanywa kwa kugawa nambari ya kujitegemea kwa kila kesi. Kwenye kifuniko cha kila kesi kuna msimbo wa kesi, unaojumuisha nambari ya mfuko, nambari ya hesabu na nambari ya kesi kulingana na hesabu.

Uhasibu wa muhtasari wa kesi umeandikwa katika kuingia kwa mwisho kwa hesabu, ambayo imewekwa mwisho wake. Kila mabadiliko katika idadi ya kesi katika hesabu, ikiwa zilitupwa au kupokea, inaonekana katika rekodi ya mwisho.

Baada ya hayo, ingizo jipya la mwisho linafanywa kwa hesabu, ambayo inathibitishwa na saini ya mtunza kumbukumbu anayefanya kiingilio. Wakati wa kustaafu kesi kutoka kwa hesabu, katika safu ya "Kumbuka" katika ngazi ya kila kesi iliyostaafu, fanya maelezo "Wamestaafu" (au "Waliopotea").

Orodha ya kesi za mgawanyiko wa miundo ina nambari za serial. Nambari ya hesabu ina index ya kitengo cha kimuundo kulingana na nomenclature ya kesi za shirika, mwaka ambao kesi zinajumuishwa katika hesabu.

Uteuzi wa barua wa nambari za hesabu za kesi

Uteuzi wa barua "ls" huongezwa kwa nambari ya hesabu ya faili kwa wafanyikazi, na "v" huongezwa kwa idadi ya hesabu ya kesi za uhifadhi wa muda (zaidi ya miaka 10).

Fahirisi ya hesabu ya kesi kwa wafanyikazi wa huduma ya wafanyikazi ina nambari iliyopewa huduma ya wafanyikazi kulingana na nomenclature ya kesi, barua za awali za jina la kitengo cha hati zilizojumuishwa kwenye hesabu ("l / s" - wafanyikazi), pamoja na mwaka ambao kesi zilizojumuishwa kwenye orodha zilifunguliwa hesabu

Mfano

Nambari 2 l/s-2011, ambapo 2 ni idadi ya sehemu ya huduma ya wafanyakazi kulingana na nomenclature ya kesi, l/s ni uteuzi wa aina ya kesi, 2011 ni mwaka ambao kesi zilifunguliwa.

Hatua ya 2. Tunatengeneza ratiba ya kuhamisha kesi kwenye kumbukumbu na kuiratibu na wakuu wa mgawanyiko wa miundo.

Kesi huhamishiwa kwenye kumbukumbu za shirika kulingana na ratiba iliyoidhinishwa. Sura ya grafu ni ya kiholela. Imeundwa na mkuu wa kumbukumbu au mtu anayehusika na kumbukumbu, na kisha inakubaliwa na wakuu wa mgawanyiko wa kimuundo.

HATUA YA 3. Tunawasilisha ratiba iliyokubaliwa kwa mkuu wa shirika ili kusainiwa na kuidhinishwa.

Hatua ya 4. Tunaangalia usahihi wa uundaji na utekelezaji wa faili zinazopaswa kuhamishiwa kwenye kumbukumbu ya shirika.

Wakati wa kukubali na kuhamisha faili kwenye kumbukumbu, ni muhimu kuangalia usahihi wa uundaji na usajili wa faili (usajili wa faili za kibinafsi lazima ufanyike na huduma ya wafanyakazi wa shirika (mtaalamu wa HR)), kufuata idadi ya kesi zilizojumuishwa. katika orodha ya kesi za kitengo cha kimuundo na idadi ya kesi zilizofunguliwa kwa mujibu wa masuala ya nomenclature ya shirika. Upungufu na usahihi uliotambuliwa wakati wa ukaguzi huondolewa na vitengo vya miundo.

Kutoka kwa mhariri:
Soma zaidi kuhusu malezi na utekelezaji wa kesi katika gazeti "Mimi ni Mtaalamu wa HR", 2011, No. 22, p. 12.

Hatua ya 5. Tunahamisha kesi kwenye kumbukumbu

Tunahamisha faili za kudumu na za muda (zaidi ya miaka 10) kwenye kumbukumbu sambamba na uhamishaji wa faili za wafanyikazi. Hebu tukumbushe kwamba faili za uhifadhi wa muda (hadi miaka 10) hazihamishiwa kwenye kumbukumbu ya shirika na baada ya kumalizika kwa muda wa hifadhi ya muda zinakabiliwa na uharibifu.

Kuhamisha faili za uhifadhi wa muda (hadi miaka 10) kwenye kumbukumbu ya shirika katika kesi za kipekee inaruhusiwa na uamuzi wa mkuu wa shirika. Uamuzi huu unapaswa kufanywa rasmi kwa amri kutoka kwa mkuu wa shirika, ambayo itakuwa amri juu ya shughuli kuu. Uhamisho wa kesi kama hizo kwenye kumbukumbu unafanywa kwa makubaliano na kumbukumbu ya shirika kulingana na nomenclature ya kesi. Tafadhali kumbuka kuwa nyaraka hizi hazihitaji kuhamishiwa kwenye kumbukumbu, i.e. Ikiwa uamuzi kama huo unafanywa na kumbukumbu inakubali, basi kesi zitahamishwa kulingana na nomenclature.

Kesi huhamishiwa kwenye kumbukumbu ya shirika mbele ya mfanyikazi wa kitengo cha kimuundo ambaye wanahamishwa. Hesabu imeundwa katika nakala 2, ambazo katika safu ya "Kumbuka" katika ngazi ya kila kichwa cha kesi, maelezo kuhusu kuwepo kwa kesi hufanywa. Mwishoni mwa kila nakala ya hesabu, onyesha kwa nambari na maneno:

Idadi ya kesi zilizokubaliwa kwenye kumbukumbu;
- tarehe ya kukubalika na uhamisho wa kesi;
- majina ya nafasi, saini na nakala za saini za mtu ambaye alihamisha faili na mfanyakazi wa kumbukumbu (mtu anayehusika na kumbukumbu) ambaye alikubali faili.

Kesi zinazohamishwa kwenye kumbukumbu kila mwaka huunda sehemu za kila mwaka za orodha za kesi zilizounganishwa. Hati juu ya wafanyikazi zimejumuishwa katika sehemu inayofaa ya kila mwaka ya orodha ya muhtasari wa maswala ya wafanyikazi. Kulingana na hesabu kama hiyo ya kesi kwenye kumbukumbu, mashirika hutafuta hati muhimu kwa kutoa cheti cha urefu wa huduma na mshahara.

Natalia Kondakova, mtaalamu wa utekelezaji wa mifumo ya usimamizi wa hati za kielektroniki

Inajumuisha data kuhusu jinsi laha nyingi zimeunganishwa na kuhesabiwa. Laha hii pia inaonyesha ikiwa kuna hati zilizoharibiwa katika kesi, au ikiwa mpya zimeambatishwa. Laha ya uthibitishaji imebandikwa kwenye jalada la kesi kutoka ndani. Mfanyakazi wa HR anaweka sahihi yake kwenye laha hii. Faili ya kibinafsi ya mfanyakazi huhifadhiwa kwenye kumbukumbu kwa miaka 75; Lakini wakati huo huo, ikiwa siku ya mwisho ya kazi mfanyakazi anauliza nakala za nyaraka muhimu, hii inaweza kufanyika katika kesi hii, faili haitastahili kuhifadhiwa, na kumbukumbu itapakuliwa. Hitimisho Ikiwa wewe ni mjasiriamali binafsi, basi si lazima kuweka faili za kibinafsi kwa wafanyakazi wako. Ingawa ni bora kufanya hivyo, kwa sababu kulingana na uzoefu wa vitendo inakuwa wazi kuwa shukrani kwa faili ya kibinafsi, unaweza kupata habari muhimu kuhusu mfanyakazi mara moja.

Jinsi ya kuunda kumbukumbu ya faili za kibinafsi za wafanyikazi waliofukuzwa kazi?

Mchakato wa kuhifadhi unahitaji kufuata sheria zifuatazo:

• Faili zote za kibinafsi za wafanyikazi huwekwa kwenye karatasi na kuwekwa kwenye folda zilizo na firmware inayofuata na nambari
• Kwenye vifuniko vya kila folda mpya, nambari za serial na idadi ya kesi ziko zimeonyeshwa.
• Katika idara ya HR, folda tu zilizo na hati za wafanyikazi wanaofanya kazi ziko chini ya uhifadhi wa sasa.
• Folda zote zilizo na karatasi za wale waliofukuzwa zinapaswa kuhifadhiwa na kuhifadhiwa kwa tarehe na ndani ya tarehe kwa mpangilio wa alfabeti ikiwezekana.

MUHIMU: hifadhi ya sasa na ya kumbukumbu lazima iandaliwe katika makabati maalum ambayo hayawezi kufikiwa na unyevu na moto. Vipindi vya uhifadhi wa faili za kibinafsi za wafanyikazi waliofukuzwa Kipindi ambacho ni muhimu kuhifadhi hati imedhamiriwa na mbunge.

Jinsi ya kuandaa vizuri faili ya kibinafsi ya mfanyakazi aliyefukuzwa kazi kwa kumbukumbu?

Tahadhari

Rekodi ya mwisho imeundwa kwa hesabu ya ndani, ambayo inaonyesha kwa nambari na kwa maneno idadi ya hati zilizojumuishwa ndani yake na idadi ya karatasi za hesabu ya ndani. Hesabu ya ndani imesainiwa na mkusanyaji wake. Ikiwa kesi imefungwa au kufunguliwa bila hesabu ya ndani ya fomu ya nyaraka, basi hesabu iliyopangwa katika fomu iliyoagizwa imefungwa ndani ya kifuniko cha mbele cha kesi hiyo.

Kuhifadhi faili za kibinafsi za wafanyikazi waliofukuzwa kazi

Usaidizi: Kuandaa faili za kibinafsi zilizojazwa na ukiukaji wa kufungua kwenye kumbukumbu - baadhi ya faili za kibinafsi hazipo; - hakuna kesi mpya zilizofunguliwa kwa wafanyikazi ambao walifanya kazi kwa muda na waliajiriwa kwa kazi za kudumu. Haiwezekani kuondoa ukiukwaji fulani (kwa mfano, kupokea taarifa kutoka kwa mfanyakazi ambaye amefukuzwa kwa muda mrefu).

Wafanyikazi wa idara wanapaswa kufanya nini wakati wa kuandaa kesi kama hizo za kuhifadhiwa kwenye kumbukumbu? Ni nyaraka gani zinahitajika kukamilika? Je! maelezo yoyote yanapaswa kufanywa katika faili za kibinafsi zilizowekwa na ukiukaji? - kumfunga au kumfunga; - idadi ya karatasi; - kuchora barua ya uthibitisho; - kuchora hesabu ya ndani ya hati za kesi (ikiwa ni lazima); - usajili wa maelezo kwa kifuniko cha kesi.
Ikiwa kesi inatayarishwa kwa kuwasilishwa kwa kumbukumbu, karatasi zote za hesabu za ndani pia zimehesabiwa, tofauti tu na karatasi za kesi. Kitabu cha kumbukumbu: jinsi ya kuweka Ni muhimu kuzingatia faili za kibinafsi zilizofunguliwa kwa wafanyakazi.

Fomu yake ya kawaida haijaidhinishwa, ambayo inamaanisha unaweza kuchukua sampuli kutoka kwa Mtandao au kuinunua kwenye duka. Maudhui ya kila safu yanaweza kubadilishwa kulingana na shirika.

Logi ina: nambari za kesi, tarehe ya kuanza kwao, jina la ukoo na herufi za kwanza za wafanyikazi na habari zingine. Wakati faili ya kibinafsi imefungwa, barua inafanywa katika jarida: wao huweka tarehe na kuingiza sababu kwa nini kesi hiyo ilifungwa.

Muhimu

Maelezo ya ziada kwa kawaida huwekwa katika safu wima ya "Nyingine" au "Madokezo". Faili ya kibinafsi ya elektroniki Sasa makampuni mengi ya Kirusi yametekeleza au yameanza kutekeleza automatisering ya usimamizi wa rekodi za wafanyakazi.

Faili ya kibinafsi ya mfanyakazi: mahitaji ya usajili, nini kinapaswa kuwa

Maisha ya rafu ya mwaka mmoja pia yanaanzishwa kwa ratiba za likizo. Kipindi ambacho ni muhimu kuhifadhi nyaraka zinazothibitisha kwamba mfanyakazi alipata elimu kwa gharama ya shirika imedhamiriwa na mahitaji ya sheria ya kodi.

Ukweli ni kwamba aya ya 3 ya Kifungu cha 264 cha Msimbo wa Ushuru wa Shirikisho la Urusi inabainisha kuwa ili kufuta gharama hizi ili kupunguza faida inayoweza kulipwa, shirika lazima liweke hati zote zinazothibitisha mafunzo (makubaliano na taasisi ya elimu, agizo kutoka kwa wafadhili). kichwa kutuma mfanyakazi kwa mafunzo, kitendo cha utoaji wa huduma, diploma , cheti, cheti, nk). Kipindi chao cha kuhifadhi ni mdogo kwa muda wa mkataba wa mafunzo na mwaka mmoja wa kazi ya mfanyakazi, lakini si chini ya miaka minne.

Masharti ya kuhifadhi nyaraka Ili kuhifadhi nyaraka, shirika linahitaji kuandaa majengo maalum (safes au makabati).

Hifadhi ya faili za kibinafsi za wafanyikazi waliofukuzwa kazi

Wakati wa kazi, faili ya kibinafsi hujazwa tena na hati zingine. Hati ya mwisho, ya mwisho katika folda ya faili ya kibinafsi itakuwa nakala ya amri ya kukomesha mkataba wa ajira.

Agizo hili linafuata kutoka kwa kifungu cha 3.5.3 na 3.6.18 cha Sheria, iliyoidhinishwa na uamuzi wa bodi ya Rosarkhiv mnamo Februari 6, 2002. Nyaraka ziko katika faili ya kibinafsi kwa mpangilio wa wakati kama zinavyopokelewa (kifungu.

3.5.5 ya Kanuni, iliyoidhinishwa na uamuzi wa bodi ya Rosarkhiv ya Februari 6, 2002). Kuhifadhi faili za kibinafsi Katika idara ya HR, weka faili za kibinafsi za wafanyikazi wanaofanya kazi pekee. Hamisha faili za wafanyikazi waliojiuzulu hadi kwenye kumbukumbu ili zihifadhiwe. Kushona nyaraka za kibinafsi na pini nne kwenye kifuniko cha kadibodi ngumu (binder) au kuzifunga kwa njia ambayo unaweza kusoma maandishi ya nyaraka zote, ikiwa ni pamoja na tarehe, visa na maazimio. Kabla ya kufungua (kumfunga), ondoa kikuu kutoka kwa hati zote.

Kumbukumbu za Jimbo: jinsi ya kuwasilisha faili ya kibinafsi ya mfanyakazi

Wakati wa kuandaa faili za kufungua (kumfunga), vifungo vya chuma (pini, vipande vya karatasi) vinaondolewa kwenye nyaraka. 3.6.5. Faili za kudumu zinazojumuisha nyaraka za thamani sana au nyaraka zisizo za muundo huhifadhiwa kwenye folda zilizofungwa, ngumu, za pande tatu na kamba za kuteka au kwenye masanduku. 3.6.6.

Ikiwa kuna nyaraka za kibinafsi zisizohitajika katika faili (vitambulisho, rekodi za kazi, vitambulisho vya kijeshi), nyaraka hizi zimewekwa kwenye bahasha, ambayo imewekwa kwenye faili. Ikiwa kuna idadi kubwa ya nyaraka hizo, mwisho huondolewa kwenye faili na hesabu tofauti hutolewa kwao.

3.6.7. Mwishoni mwa kila kesi, fomu tupu ya karatasi ya uthibitisho imewasilishwa, na mwanzoni mwa kesi (kurekodi hati muhimu sana) - fomu ya hesabu ya ndani ya hati za kesi. 3.6.8.

Usajili wa faili za kibinafsi za watu waliofukuzwa kazi kwenye kumbukumbu ya ndani

Karatasi ya uthibitisho wa kesi imeundwa kwa fomu iliyowekwa (Kiambatisho 9), ambayo inaonyesha kwa nambari na kwa maneno idadi ya karatasi zilizo na nambari za kesi, idadi ya karatasi za hesabu ya ndani, inabainisha maalum ya hesabu ya nambari za kesi. (uwepo wa nambari za kesi zilizo na herufi, nambari zinazokosekana, nambari za karatasi zilizo na picha zilizobandikwa, nambari za karatasi zenye muundo mkubwa, bahasha zilizo na viambatisho na idadi ya karatasi zilizowekwa ndani yao), na pia inaonyesha uwepo katika faili ya nakala zilizochapishwa za vipeperushi. idadi ya karatasi ndani yao, ikiwa hazikuzingatiwa katika nambari ya jumla ya jumla kwenye faili. Hati inayothibitisha kesi imesainiwa na mkusanyaji wake.

Mabadiliko yote yanayofuata katika muundo na hali ya kesi (uharibifu, uingizwaji wa hati za asili) yamebainishwa kwenye karatasi ya uthibitisho kwa kuzingatia kitendo husika. Ni marufuku kuweka karatasi ya uthibitishaji kwenye jalada la kesi au nyuma tupu ya hati ya mwisho.

Uundaji wa kesi Na inapaswa kufanywa hadi kufukuzwa kwa mfanyakazi. Kisha huhamishiwa kwenye kumbukumbu kwa hifadhi. Hati hii haiwezi kuharibiwa kwa muda fulani.

Inahitajika au hiari? Tayari imesemwa kuwa sio lazima kabisa kuwaongoza wafanyikazi. Lakini biashara yoyote inayojiheshimu ina aina hii ya nyaraka. Ni wakati gani inahitajika kuunda dossier na sio wakati gani? Sheria juu ya suala hili hazijawekwa popote na sheria. Kudumisha faili ya kibinafsi ya mfanyakazi Faili ya kibinafsi ina kifuniko cha faili ya kibinafsi na nyaraka za mfanyakazi, ambazo zina habari kamili kuhusu mfanyakazi na shughuli zake za kazi (ikiwa tunazungumzia kuhusu mwanafunzi, basi habari kuhusu mafunzo yake). wasimamizi na manaibu wao; wataalam wakuu; wafanyikazi wanaowajibika kifedha (wafanyabiashara, wauzaji duka, nk); wafanyakazi wenye matarajio ya kupandishwa cheo, nk.

Maagizo

Ili kuhamisha faili ya mfanyakazi aliyejiuzulu kwenye kumbukumbu, panga hati kwa mpangilio wa nyuma. Hii ina maana kwamba ulipoajiriwa, ulikusanya faili ya kibinafsi, ukurasa wa kwanza ambao ulikuwa ni maombi ya kazi. Wakati wa kuhamisha kesi kwenye kumbukumbu, karatasi ya kwanza itakuwa barua ya kujiuzulu.

Wakati wa kufungua faili ya kibinafsi ya mfanyakazi, wakati huo huo fanya hesabu ya nyaraka zilizowekwa. Weka hati zote zinazopatikana katika faili yako ya kibinafsi ili uhamishe kwenye kumbukumbu: fomu ya maombi au resume, nakala za hati za elimu, nakala za maagizo ya ajira, kufukuzwa na maagizo mengine ambayo yalitolewa wakati wa kazi ya mfanyakazi. Hizi zinaweza kuwa amri za kuongeza au kupunguza mishahara, uhamisho, kutekeleza majukumu ya ziada, nk. Pia ambatisha vyeti vyote ambavyo mfanyakazi amewahi kuwasilisha kwa shirika lako, nakala ya mkataba wa ajira, makubaliano ya ziada, kanuni zinazohusiana na kazi ya mfanyakazi.

Weka kesi kwenye folda yenye binder, weka nambari za karatasi zote kwenye kona ya juu kulia. Hii lazima ifanyike kwa penseli rahisi. Pindua hesabu hapo juu, saini folda, weka nambari ya barua kulingana na herufi ya kwanza ya jina la mwisho la mfanyakazi, na pia kwenye kufunga folda kwa idadi kubwa mwaka wa kufukuzwa kutoka kwa kampuni yako.

Unaweza kurekodi mwaka wa kufukuzwa kazi na mfanyakazi mmoja au na kadhaa ambao waliacha kazi mwaka huo huo. Ikiwa unaweka rekodi za wafanyakazi kadhaa, kisha uweke folda zote za faili za kibinafsi kwenye folda moja ya kawaida na usaini mwaka wa kufukuzwa kwa kumfunga. Unaweza kuhifadhi hadi laha 250 kwenye folda moja. Unda kila kesi ngumu sio tu kwa mwaka wa kufukuzwa, lakini pia kwa jina la mwisho kwa alfabeti.

Wakati wa kuhamisha kesi zote kwenye kumbukumbu, fanya orodha ya utoaji. Katika safu ya kwanza, onyesha nambari za serial za kesi, kwa pili, faharisi za kesi zote kwa nomenclature. Safu ya tatu imejazwa kwa jina la vichwa, ya nne - kwa tarehe, ya tano - kwa idadi ya karatasi, ya sita - kwa maisha ya rafu, unaweza kujaza safu ya saba ikiwa kuna maelezo au nyongeza.

Kumbuka

Faili za kibinafsi za wafanyikazi huwekwa kwenye kumbukumbu kwa miaka 75 kutoka tarehe ya kupokelewa. Ikiwa ni lazima, vyeti vinatolewa kutoka kwao kwa usajili wa pensheni, uthibitisho wa urefu wa huduma au taarifa nyingine, lakini tu kwa mfanyakazi aliyejiuzulu au kwa amri ya mahakama.

Kuandaa na kuwasilisha faili kwenye kumbukumbu ni sehemu muhimu ya mtiririko wa hati. Usajili wao huanza katika shirika tangu wakati nyaraka zinaundwa, na huisha na uhamisho kwenye kumbukumbu mwishoni mwa mwaka wa kalenda au kipindi cha kuhifadhi. Katika baadhi ya matukio, faili huhifadhiwa kwa muda mrefu zaidi ya mwaka mmoja. Hizi ni pamoja na, kwa mfano, nyaraka zinazohusiana na rekodi za wafanyakazi.

Maagizo

Ili kuhakikisha kuwa mchakato wa faili kwenye kumbukumbu hauchukua muda, unapaswa kufuata usajili wao wakati wa mtiririko wa sasa wa hati. Wakati wa kuhamisha faili kwenye kumbukumbu kwa uhifadhi wa kudumu au wa muda, unahitaji kumfunga hati, karatasi za nambari, uandishi wa mwisho, ikiwa hii imetolewa katika maagizo ya kazi, na pia kuteka hesabu ya ndani.

Katika kesi hii, kwenye ukurasa wa kichwa wa faili iliyowasilishwa kwa kumbukumbu, jina la shirika au biashara, faharisi kulingana na nomenclature ya faili imeonyeshwa, tarehe ya ufunguzi na kufungwa kwa kesi hiyo, na vile vile. kipindi cha kuhifadhi kinazingatiwa.

Nyaraka zinazopaswa kuwasilishwa kwenye kumbukumbu zimewekwa kwenye folda tofauti na kifuniko kigumu. Ikiwa hati ina hati maalum, kwa kawaida haijafungwa, lakini imewekwa kwenye faili au bahasha na kushikamana na kesi hiyo. Mwishoni mwa faili iliyofungwa na iliyohesabiwa, karatasi ya vyeti imewekwa, na mwanzoni - hesabu ya ndani. Katika kesi hii, unene wa kesi haipaswi kuzidi 40 mm, na idadi ya karatasi haipaswi kuwa zaidi ya 250.

Kwa kesi ambazo zimehifadhiwa kwenye kumbukumbu kwa kudumu, na vile vile kwa muda, lakini kwa angalau miaka 10, hesabu imeundwa kwa ajili ya kuhamisha kesi kwenye kumbukumbu. Wakati huo huo, hesabu tofauti inafanywa kwa nyaraka zinazohusiana na rekodi za wafanyakazi. Majina ya kesi huingizwa ndani yake, ambayo kila moja imepewa nambari ya serial, na nambari ya nomenclature pia imeonyeshwa. Orodha hufanywa kwa nakala ikiwa faili zitasalia kwenye kumbukumbu za shirika. Ikiwa kesi zitahamishiwa kwenye kumbukumbu ya serikali, lazima kuwe na nakala nne.

Kesi ambazo zinaweza kuhifadhiwa baada ya kukamilika kwake kwa chini ya miaka 10 zinaweza kuhifadhiwa kwenye kumbukumbu kwa hiari ya usimamizi wa shirika. Uhitaji wa kuwasilisha faili itategemea mzigo wa kazi wa kumbukumbu, mzunguko wa upatikanaji wa nyaraka za zamani, nk.

Vyanzo:

• jinsi ya kuwasilisha hati za usajili

Sehemu kubwa na tofauti ya kazi ya kumbukumbu inachukuliwa kuwa maswala ambayo yanahusiana na utayarishaji wa hati za uwasilishaji wao kwenye kumbukumbu ya shirika. Ndiyo sababu wanastahili tahadhari kubwa, kwa kuwa wakati wa hatua hii ya kufanya kazi na nyaraka, makosa mbalimbali ya mbinu na vitendo mara nyingi hufanywa, ambayo katika siku zijazo inaweza kusababisha matokeo mabaya katika kazi ya kumbukumbu.

Maagizo

Kazi zote zinazohusiana na uhamisho wa nyaraka kwenye kumbukumbu, ikiwa ni pamoja na karatasi za wafanyakazi, kawaida hugawanywa katika hatua zifuatazo: - kwanza kabisa, ni muhimu kufanya uundaji wa nyaraka katika kesi ya sasa na baada ya kukamilika kwake;
- baada ya kuundwa kwa kesi, lazima iwe rasmi kwa mujibu wa sheria zote zilizowekwa;
- kisha kufanya uchunguzi wa thamani na kujiandaa kwa hifadhi ya kumbukumbu;
- fanya hesabu ya hati zote zilizohamishiwa kwenye kumbukumbu za shirika;
- katika hatua ya mwisho, uhamishe zile rasmi kwenye kumbukumbu ya shirika.

Kwanza, unapaswa kutekeleza uundaji sahihi wa hati zinazohusiana na wafanyikazi katika muundo fulani, ambayo ni, faili. Hati rasmi kama vile maagizo juu ya nyanja mbali mbali za shughuli za wafanyikazi wa kampuni na wafanyikazi, ambazo zina muafaka tofauti wa wakati uliotengwa kwa uhifadhi wao, zinapaswa kuzalishwa katika folda maalum. Hatua hii ni muhimu kwa sababu baadhi ya maagizo ambayo yanahusiana na wafanyikazi yanatolewa kwa maswala halisi yanayoathiri mahali pa kazi, pamoja na wafanyikazi na harakati ndani ya nafasi ya kazi. Aina hii ya karatasi lazima ihifadhiwe kwenye kumbukumbu za biashara kwa angalau miaka sabini na tano. Wakati huo huo, sehemu kubwa zaidi ya maagizo ambayo yanahusiana na masuala ya kibinafsi, ya uendeshaji wa shughuli za wafanyakazi wa kampuni: amri juu ya safari za biashara, juu ya wajibu, na kadhalika. Hati kama hizo lazima zihifadhiwe kwa miaka mitano. Kwa urahisi wa kutumia kazi ya utafutaji na kuwezesha katika matukio tofauti, unapaswa kuunda karatasi kwa kipindi cha miaka mitano na kipindi cha miaka sabini na tano.

Inahitajika kuunda kwa usahihi akaunti za kibinafsi za wafanyikazi wa biashara na wafanyikazi wote wanaohusiana na data ya malipo madhubuti kwa mpangilio wa alfabeti. Karatasi zote katika folda za kibinafsi zinapaswa kuwekwa tu kwa mpangilio wa tarehe na tarehe ya kupokelewa. Pia ni muhimu kuunda hesabu ya kumbukumbu kwa karatasi zote ziko kwenye folda, ambayo ina maelezo kama vile: - jina la karatasi;
- nambari ya serial ya karatasi iliyojumuishwa katika hesabu;
- idadi ya karatasi katika hati;
- tarehe na nambari ya hati (ikiwa ni lazima);
- rekodi ya mwisho ya idadi ya karatasi zilizojumuishwa kwenye faili ya kibinafsi;
- Kumbuka.

Video kwenye mada

Kufinyiza programu, folda na faili husaidia kupunguza ukubwa wao bila kupoteza data, kwa hivyo faili na folda zilizobanwa huchukua nafasi kidogo kwenye anatoa za ndani na zinazoweza kutolewa. Hii inafanywa kwa kutumia programu ya kumbukumbu. Ili kuunda kumbukumbu kutoka mwanzo, utahitaji programu inayofaa.

Utahitaji

• - Mhifadhi

Maagizo

Sakinisha kumbukumbu kwenye kompyuta yako. Leo, programu za WinRar na 7-Zip zinachukuliwa kuwa zana zenye nguvu za kuunda kumbukumbu. Programu hizi zimesakinishwa kiotomatiki. Endesha faili ya .exe na ufuate maagizo ya kisakinishi ili kusakinisha programu kwenye diski kuu yako.

Chagua faili unazotaka kuweka kwenye kumbukumbu. Wachague na ubofye kulia kwenye ikoni yoyote kwenye kikundi cha faili zilizochaguliwa. Kutoka kwenye orodha ya kushuka, chagua amri ya "Ongeza kwenye kumbukumbu" kwa kubofya kushoto juu yake - sanduku jipya la mazungumzo litafungua ambalo utahitaji kuweka vigezo fulani.

Kwenye kichupo cha "Jumla", ingiza jina lake la baadaye kwenye uwanja tupu wa "Jina la Kumbukumbu", chagua umbizo la kumbukumbu - ZIP au RAR. Baadhi ya mifumo ya uendeshaji ina ugumu wa kusoma umbizo la .rar, kwa hivyo ikiwa utatuma kumbukumbu kwa mtumiaji mwingine na huna uhakika kama ataweza kuifungua, ni bora kuchagua umbizo la .zip. Katika sehemu ya "Njia ya kukandamiza", tumia orodha kunjuzi ili kuweka thamani inayotakiwa.

Ili kuunda kumbukumbu ya kawaida, mipangilio hii itatosha. Bonyeza kitufe cha OK na usubiri hadi faili ulizochagua zijazwe kwenye kumbukumbu. Ikiwa unataka kuweka mipangilio ya ziada, pitia tabo zinazofaa na ubadilishe maadili katika sehemu unazohitaji.

Ili kuongeza faili kwenye kumbukumbu iliyoundwa tayari, sogeza kishale kwenye faili inayohitaji kuongezwa. Huku ukishikilia kitufe cha kushoto cha kipanya, usogeze hadi kwenye ikoni ya kumbukumbu. Wakati ishara "+" inaonekana, toa kitufe cha panya. Faili itaongezwa kwenye kumbukumbu. Njia nyingine: fungua kumbukumbu mpya iliyoundwa na uweke faili inayotaka ndani yake kwa njia ile ile, ukijibu kwa uthibitisho kwa ombi la mfumo.

Ili kufuta faili isiyo ya lazima kutoka kwa kumbukumbu iliyokamilishwa, fungua kumbukumbu, chagua faili ili kufutwa na bonyeza kitufe cha Futa. Thibitisha chaguo lako. Vile vile vinaweza kufanywa kwa kubofya kulia kwenye jina la faili na kuchagua "Futa faili" kutoka kwenye orodha ya kushuka. Thibitisha kitendo na ufunge kumbukumbu.

Mambo ya kibinafsi. Katika faili za kibinafsi, hati zote ziko tu kwa mpangilio wa wakati wa kupokea kwao. Kwa hati zote zilizomo kwenye faili ya kibinafsi, hesabu ya ndani lazima iandaliwe, ambayo ina maelezo yafuatayo:

• nambari ya serial ya hati iliyojumuishwa kwenye hesabu;
• nambari ya hati na tarehe (ikiwa ni lazima);
• Kichwa cha hati;
• idadi ya karatasi katika hati;
• Kumbuka;
• rekodi ya mwisho ya idadi ya hati katika faili ya kibinafsi.

Agizo la takriban la mpangilio wa hati katika faili ya kibinafsi ni kama ifuatavyo: hesabu ya ndani ya hati za kesi, karatasi ya rekodi za wafanyikazi au dodoso, maombi ya kazi, tawasifu, nakala zilizoidhinishwa za hati za kibinafsi, nakala zilizoidhinishwa za maagizo ya kuandikishwa, miadi, uhamisho, kazi. majukumu, hati za uthibitisho nk.

Kuandaa faili za HR kwa ajili ya kuhamishiwa kwenye kumbukumbu za shirika

Hesabu ya faili zilizowasilishwa kwenye jalada Baada ya kupokea kesi, wakati wa kuwasilisha hati kwenye kumbukumbu, mkuu wa kumbukumbu husaini nakala tatu za hesabu ya kesi za uhifadhi wa kudumu na nakala mbili za Cheti cha Kukubalika kwa uwasilishaji wa hati kwenye jalada. . Nakala za pili zinarejeshwa kwa mtumaji, zilizobaki zinabaki kwenye kumbukumbu.

Mwisho wa kuwasilisha hati kwenye kumbukumbu huisha kwa kujaza hati za uhasibu. Nyaraka zinahamishiwa kwenye kumbukumbu za serikali baada ya kumalizika kwa muda wa kuhifadhi, lakini kuna matukio ya uhamisho wa mapema wa nyaraka.

Mfano wa uwasilishaji wa mapema wa kumbukumbu unaweza kuwa uwasilishaji wa kumbukumbu kwa uhifadhi wa bure wakati wa kufilisi (kufilisika) na kinyume chake, nyenzo zinaweza kuachwa kwa muda wa ziada.

Nyaraka za kumbukumbu

Kulingana na masharti ya Kifungu cha 9 cha Sheria "Juu ya Uhifadhi wa Kumbukumbu katika Shirikisho la Urusi," nyaraka za shirika lisilo la kiserikali linachukuliwa kuwa mali yake ya kibinafsi. Walakini, juu ya kufutwa kwa shirika, hali ya lazima ni uwasilishaji wa hati za kuhifadhi kwenye kumbukumbu.

Muhimu

Tukio hili pia hufanyika katika kesi za kupanga upya, wakati uhamisho wa nyaraka kwa mrithi wa kisheria unafanywa (muda wa kuhamisha kesi katika kesi zote mbili ni miezi miwili). Pia inahitajika kuhamisha faili kwa hifadhi ya idara kwa vipindi vya takriban mara moja kila baada ya miaka 3.

Jinsi ya kuunda kumbukumbu ya faili za kibinafsi za wafanyikazi waliofukuzwa kazi?

• kuchora, ikiwa ni lazima, hesabu ya ndani ya hati za kesi;
• kuingiza ufafanuzi katika maelezo ya kifuniko cha kesi (ufafanuzi wa jina la shirika, index ya usajili, tarehe za mwisho za kesi, jina la kesi);
• mkusanyiko na utekelezaji wa hesabu ya kesi.

Kesi zilizo na muda wa uhifadhi wa muda (hadi miaka 10 ikijumuisha) zinaweza kusajiliwa kwa sehemu, na zifuatazo zinaruhusiwa:

• usitengeneze hati katika kesi hiyo;
• usihesabu karatasi za kesi;
• usiandike vyeti;
• usishone (usishone).

Kuangalia kikundi sahihi cha hati katika faili hufanywa ili kuangalia tena kufuata kwa hati katika kesi na kichwa kulingana na nomenclature, eneo la hati ndani ya kesi kulingana na kanuni fulani: juu ya maswala yanayozingatiwa. ; kwa mpangilio; kijiografia; kwa alfabeti na waandishi, nk.

Uwasilishaji wa hati kwenye kumbukumbu

Ifuatayo inakuja zamu ya kushona, kufunga na kubuni ya kifuniko, ambayo inapaswa kuonyesha jina la shirika, mgawanyiko, kesi na nambari ya kiasi, kichwa, tarehe ya kuanzishwa, tarehe ya kufungwa kwa kesi. Kesi zilizokamilishwa huingizwa kwenye orodha iliyokusanywa kwa kila aina ya kesi kando (wafanyikazi, uhifadhi wa kudumu na wa muda) katika angalau nakala tatu.

Nakala moja ya hesabu huhamishwa kwa ajili ya kuhifadhi kwenye kitengo cha muundo ili kuthibitisha uhamisho wa faili kwenye kumbukumbu. 4) Kuhakikisha usalama wao. Hadi wakati wa uhamishaji kwenye kumbukumbu, uhifadhi wa faili zilizoandaliwa hufanywa na wataalamu kutoka kwa huduma ya usimamizi wa rekodi ya shirika lenyewe, ambao wanawajibika kwao.

Hifadhi yao inahitaji makabati yaliyofungwa ambayo huzuia mwanga na vumbi kuingia kwenye nyaraka. Mpangilio wa kesi unafanywa kwa misingi ya nomenclature ya kesi, ambayo iko ndani ya baraza la mawaziri.

3.6. mahitaji ya usajili wa kesi zilizokubaliwa kwenye kumbukumbu

Tahadhari

Taarifa za malipo zinaundwa kwa kuzingatia utaratibu ambao hudumishwa katika idara ya uhasibu ya shirika, i.e. ama kwa kesi moja kwa mwaka mzima, au kwa mwezi, au kwa shirika zima, au kwa kila kitengo cha kimuundo. Akaunti za malipo ya kibinafsi zimepangwa katika faili kwa mwaka fulani na hupangwa kwa mpangilio wa alfabeti kwa jina la mwisho.

Mafunzo yenye michoro kuhusu rekodi za wafanyakazi na kazi za ofisini

Kwa miaka 75, nyaraka zimehifadhiwa ambazo faida za raia na malipo ya kijamii hurekodiwa (ripoti za uthibitisho, faili za kibinafsi, kadi, mikataba ya ajira, nk). Laha za saa, hati za safari ya kikazi, n.k. huhifadhiwa kwa miaka 5.

Hatua za kuandaa nyaraka kabla ya kuziwasilisha kwa hifadhi ya kumbukumbu 1) Uchunguzi wa thamani ya vitendo na kisayansi ya nyaraka Tukio hili linafanywa na tume iliyoundwa maalum, ambayo kwa kawaida inajumuisha wawakilishi wa uhasibu, huduma za wafanyakazi na mtunza kumbukumbu. Kazi ya wajumbe wa tume ni kuchunguza hati ukurasa kwa ukurasa, wakati ambapo nyaraka zinagawanywa katika makundi matatu:

• Kwa uhamishaji kwenye kumbukumbu. Kesi za wafanyikazi, uhifadhi wa kudumu na wa muda na kipindi cha miaka 10 hutumwa kwenye kumbukumbu.
• Kwa uhifadhi katika mgawanyiko wa kimuundo wa kampuni.

3. uhifadhi wa hati haraka

Hesabu ya maswala ya huduma ya HR imesainiwa na mkusanyaji akionyesha msimamo wake, alikubaliana na mkuu wa huduma ya usimamizi wa ofisi ya shirika na kupitishwa na mkuu wa huduma ya HR. Uteuzi wa hati kwa kipindi kinacholingana cha uharibifu na uundaji wa kitendo juu ya mgao wao wa uharibifu hufanywa baada ya kuchora sehemu za kila mwaka za hesabu zilizojumuishwa za kesi za uhifadhi wa kudumu kwa kipindi hicho. Orodha na vitendo vilivyoainishwa vinazingatiwa katika mkutano wa EC ya shirika wakati huo huo. Matendo yaliyoidhinishwa na EC ya shirika yanaidhinishwa na mkuu wa shirika tu baada ya tume ya uthibitishaji wa mtaalam (EPC) ya taasisi husika ya huduma ya kumbukumbu ya serikali kuidhinisha hesabu za kesi za uhifadhi wa kudumu; baada ya hili, shirika lina haki ya kuharibu faili zilizojumuishwa katika vitendo hivi.

Kuwasilisha hati kwenye kumbukumbu ya shirika kunahusisha kutambua hati zilizo na muda wa kuhifadhi wa muda usiozidi miaka 10.

• Kwa uharibifu.

Wakati wa ukaguzi wa karatasi kwa karatasi, mapungufu ambayo yanahitaji kurekebishwa pia yanatambuliwa. Kisha itifaki hutengenezwa, ambayo inaidhinisha orodha ya kuhifadhi au uharibifu.

Hakuna tarehe za mwisho maalum za mzunguko wa mikutano ya tume; chaguo bora ni mara moja kwa mwaka. 2) Usajili wa faili za kumbukumbu. Usajili wa kesi unahusu kazi ya kurekodi, karatasi za kuhesabu, pamoja na kuchora barua ya vyeti na orodha ya ndani ya nyaraka.

Ili kusajili faili za uhifadhi wa muda, mpango uliorahisishwa hutumiwa (kuangalia upatikanaji wao, usanidi wa awali, uhamishaji kwenye kumbukumbu). Kuweka nambari na kufungua hazihitajiki.

Katika hali ambapo kesi ina kiasi kadhaa (sehemu), kichwa cha jumla cha kesi na kichwa cha kila kiasi (sehemu) huwekwa kwenye kifuniko cha kila kiasi (sehemu). Vichwa vya kesi zilizo na nakala za hati zinaonyesha nambari yao ya nakala.

Ukweli wa hati za kesi haujasemwa katika kichwa. Kwenye jalada la kesi, tarehe kali za kesi zimeonyeshwa kwa nambari za Kiarabu - mwaka wa kuanzishwa na kukamilika kwa kesi.
Ikiwa kesi ni pamoja na hati ( viambatanisho, nk), tarehe ambazo huenda zaidi ya tarehe za mwisho za kesi hiyo, basi chini ya tarehe za kesi hiyo mstari mpya unafanywa kuhusu hili: "kesi ina nyaraka za ... mwaka. (s).” Tarehe za kesi haziwezi kuonekana kwenye jalada la faili zilizo na mipango na ripoti za kila mwaka, kwani zinaonyeshwa katika mada za kesi.