Pagpapadala at pagtanggap ng fax. Sample format para sa isang business letter faxes Ilang numero ang nasa isang halimbawa ng fax

Pagproseso ng fax _ 101

Pag-set up ng fax phone book

Ang tampok na ito ay nagbibigay-daan sa iyo upang i-save ang mga pangalan at

mga numero ng tatanggap ng fax at mga setting ng pagpapadala.

Mayroong dalawang mga pagpipilian sa mga setting: Hiwalay At Grupo.

hiwalay: Kapasidad ng phone book - 500 numero ng fax.

Para sa mga numerong naka-save sa isang kategorya Hiwalay, ibinigay

speed dial ( Mabilis na dial ang Nom).

pangkat: kapag regular na nagpapadala ng isang dokumento sa ilan

Ang mga grupo ay nilikha para sa mga tatanggap. Maaari kang mag-imbak ng hanggang 100

mga numero ng dial ng grupo. Nai-save ang mga post sa kategorya

"Group", maaari kang pumili mula sa listahan na ipapadala sa tab

Basic menu Fax. Grupo maaaring binubuo ng

maramihang mga entry sa isang kategorya Hiwalay.

Pag-iimbak ng mga indibidwal na numero ng fax

(Nom. fast emb.)

1. Pumili Fax > Basic > Hiwalay.

I-edit: baguhin ang mga setting ID, Mabilis na dial ang Nom At Nom.

fax.

Nilikha: paggawa ng bagong entry Mabilis na dial ang Nom.

Tanggalin: pagtanggal ng napiling entry Mabilis na dial ang Nom.

Maghanap: naghahanap ng numero ng fax na naka-save sa phone book

pumasok ID.

Binuo ni: konklusyon ID, Nom. fax at impormasyon tungkol sa grupo (kung

Tandaan: pagdaragdag ng nakalaang numero ng fax sa listahan

ipinapadala sa tab Basic.

Kanselahin: pagkansela sa kasalukuyang gawain at paglipat sa nauna

2. I-click Nilikha.
3. Ilagay ang pangalan ng tatanggap sa field ID gamit ang pop-up

keypad at ang kaukulang numero ng fax sa field Nom. fax Sa

gamit ang numeric keypad sa control panel.

ID: ang pangalan ay nakasaad dito.

Nominal na fast dial:

Nom. fax: Sa field na ito, ipasok ang fax number na binubuo

mula lamang sa mga numero. Kung kinakailangan, ibigay ang code ng telepono.

4. I-click OK.

Pag-iimbak ng mga numero ng fax ng grupo (Number

pangkat)

1. Pumili Fax > Basic > Grupo.
2. I-click Nilikha.
3. I-click ang input area sa ID gr. emb.: at ilagay ang pangalan gamit

ang keyboard na lalabas.
Pumili Nom. gr. emb.: gamit ang kaliwa/kanang mga arrow.

ID gr. emb.:: Paglalagay ng pangalan ng grupo.

Nom. gr. emb.:: awtomatikong pinupunan ang field na ito

ang unang libreng numero ng speed dial. Para sa appointment

isa pang numero, gamitin ang kaliwa/kanang mga arrow.

4. I-click OK.

5. Pumili ng entry mula sa listahan Mga numero ng speed dial at pindutin

pindutan Idagdag.. Ulitin ang hakbang na ito hanggang sa maging lahat

hindi ilalagay ang mga kinakailangang entry.
Tiyaking kopyahin ang naka-highlight na numero ng listahan Numero

speed dial sa kaliwang panel, na kumakatawan

listahan ng mga pangkat.

Pagse-set up ng fax phone book gamit ang

SyncThru™ Web Service

Mag-imbak ng mga numero ng fax sa pamamagitan ng isang computer na nakakonekta sa network

posible sa pamamagitan ng SyncThru™ Web Service program.

Hiwalay

1.
2.

3. I-click Ang address book > Mga gumagamit.
4. I-click Idagdag.
5. Pumasok Pangalan, Numero ng speed dial At Numero ng fax.
6. I-click Mag-apply.

Grupo

1. Buksan ang web browser ng iyong computer.
2. Ipasok ang IP address ng device; pagkatapos nito ay magbubukas ito

SyncThru™ Web Service application.
(Halimbawa: http://123.123.123.123)

3. I-click Ang address book > Grupo.
4. I-click Magdagdag ng grupo.
5. Pumasok Pangalan ng grupo At Numero ng speed dial.
6. Magdagdag ng mga indibidwal na address sa isang fax group.
7. I-click Mag-apply.

Paglipat kapag hiniling

Ang query function ay isinaaktibo kapag ang isang fax

humihiling ang device na magpadala ng dokumento mula sa iba. Pinayagan niya

ilipat mula sa malayong aparato kahit na

wala ang nagpadala. Upang matanggap ang dokumento kailangan mo

magtatag ng koneksyon sa isang malayuang device at humiling ng paglipat

fax Sa madaling salita, ang aparato kung saan naka-imbak ang orihinal

ay tinatanong.

Upang magamit ang tampok na ito dapat itong ipatupad

sa parehong mga aparato sa pagpapadala at pagtanggap.

Ang proseso ng on-demand na paglipat ay nagpapatuloy tulad ng sumusunod:
1. Iniimbak ng nagpadala ang mga orihinal na dokumento sa device.

2. Ang nagpadala ay nagbibigay sa tatanggap ng isang access code.
3. Idina-dial ng tatanggap ang numero ng fax at kapag sinenyasan

ang kaukulang kahilingan ay pumapasok sa access code. (Tingnan ang "Pagpapadala

remote fax request" sa pahina 102.)
Sa pamamagitan ng pagpindot sa pindutan Magsimula, tinatanggap ng tatanggap ang nakaimbak sa memorya

remote na device fax.

Ang mabilis na paraan ng komunikasyon, lalo na ang fax, ay nagiging laganap na ngayon. Ito ay ginagamit upang magpadala mga mensaheng telefax (mga fax).

Fax- isang dokumento na natanggap gamit ang isang espesyal na aparato (telefax) sa pamamagitan ng mga channel ng komunikasyon sa telepono. Ang fax ay mahalagang kopya ng ipinadalang dokumento. Anumang mga uri ng mga dokumento at mga kalakip sa kanila ay maaaring ipadala sa pamamagitan ng fax: mga talahanayan, mga guhit, mga diagram, mga guhit, mga litrato. Gayunpaman, ang mga fax sa karamihan ng mga kaso ay isang uri ng pakikipag-ugnayan sa negosyo sa pagitan ng mga kasosyo sa negosyo at mga organisasyon. Ang pagpaparehistro ng isang fax ay isinasagawa katulad ng pagpaparehistro ng isang liham pangnegosyo, sa mga detalye lamang Patutunguhan sa halip na isang postal address Ang code ng lungsod at numero ng fax ng tatanggap ay ipinahiwatig.

Ang karagdagang data na ibinibigay ng makina (telefax) mismo ay:

Code ng nagpadala

Petsa at oras ng paghahatid, pati na rin ang tagal nito

Numero ng fax kung saan ipinadala ang impormasyon

Bilang ng mga pahinang inilipat

Kung ang mga natanggap na fax ay naglalaman ng mahalagang impormasyon at nilayon na gamitin sa mahabang panahon, dapat silang kopyahin dahil ang fax paper ng maraming fax machine ay hindi matibay. Sa mga mamahaling fax machine na gumagamit ng plain paper, opsyonal ang pagkopya.

Ang simula ng isang liham o fax ay maaaring may mga sumusunod na opsyon sa address:

Mahal na Igor Leonidovich!

Mister Zorin!

Igor Leonidovich!

Mahal na Ginoong Zorin!

Mahal na mga ginoo! (ginagamit kapag hindi alam ang mga pangalan ng tatanggap ng liham)

Kung gayon ang mga salita ng pasasalamat ay magiging angkop:

Natutuwa kaming natanggap ang iyong sulat

Maraming salamat sa fax na may petsang 06/04/00

Lubos naming pinasasalamatan ang pagtanggap ng iyong liham.

Dahil sa...

Ayon sa kontrata na may petsang... N...

Alinsunod sa...

Kung ang header ng sulat ng tugon ay naglalaman ng impormasyon na "link sa numero at petsa ng papasok na dokumento," hindi mo dapat ulitin ang link sa dokumento sa katawan ng liham.

Depende sa paksa ng liham (fax), ang mga sumusunod na parirala ay ginagamit:

Nagpapadala ng kargamento, dokumento

Ipinapadala namin sa iyo...

Nais naming ipaalam sa iyo...

Ipinapadala namin sa iyo...

Paalala

Pinapaalalahanan ka namin...

Matapos ang pag-expire ng... ang alok ng aming kumpanya ay nagiging hindi wasto

Kumpirmasyon

Ang alalahanin... kinukumpirma ang resibo...

Kinukumpirma namin na natanggap na ang consignment ng mga consumer goods...

Pansinin

Ipinapaalam namin sa iyo na...

Nais naming ipaalam sa iyo na...

Ipinapaalam namin sa iyo na...

Paki sabihan...

Mangyaring magbayad sa loob ng... araw ng pagbabangko...

Kami ay magpapasalamat kung ikaw ay...

Garantiya

Ginagarantiya namin ang pagbabayad.

Ginagarantiyahan ng aming kumpanya ang kalidad ng mga produkto.

Mga alok

Ikinalulugod naming mag-alok sa iyo...

Sigurado kaming magiging interesado ka...

Sa kasamaang palad, hindi maibibigay ang iyong kahilingan para sa mga sumusunod na dahilan...

Sa kasamaang palad, hindi namin matugunan ang iyong kahilingan sa malapit na hinaharap dahil sa...

Sa kasamaang palad, hindi namin matanggap ang iyong alok dahil sa...

Babala

May karapatan ang kumpanya na makipag-ugnayan... kung...

Maaaring magresulta ang pagkaantala sa paghahatid...

Sa kasamaang palad, hindi natutupad ang iyong mga pangako, kaya't napipilitan...

Imbitasyon

Mangyaring makilahok sa...

Iniimbitahan ka namin...

Ikinalulugod naming anyayahan ka...

Maaaring magtapos ang mga titik sa mga sumusunod na parirala:

Umaasa kami na ang aming kahilingan ay hindi magiging mahirap para sa iyo.

Inaasahan namin ang matagumpay na pagpapatuloy ng kooperasyon

Inaasahan namin ang iyong interes sa pagpapalawak ng ugnayan

Magandang hapon, marami sa inyo ang nakakaalam kung ano ang fax at para saan ito ginagamit, pangunahin sa pagpapadala ng ilang mga dokumento. Sa kasalukuyan, marami ang umaalis sa pamilyar na mga fax machine, dahil mas madali at mas matipid na bumili ng multifunctional device (MFP) na pinagsasama ang isang printer, scanner, at fax. Sa artikulong ito gusto kong pag-usapan ang tungkol sa isang mahalagang tampok, o sa halip tungkol sa kung paano magpadala ng fax mula sa isang MFP sa panloob na numero ng subscriber.

Maaaring isipin ng marami, bakit kailangan mong magpadala ng fax sa isang panloob na numero? May mga sitwasyon kung ang fax mismo ay walang numero ng lungsod, ngunit isang panloob lamang. Karaniwan, sa mga ganitong sitwasyon, inililipat ng responsableng empleyado ang tawag sa isang fax pagkatapos makatanggap ng kahilingan na tanggapin ito. Ang pangalawang pagkakataon na maaaring kailanganin mong magpadala ng fax sa isang panloob na numero ay, halimbawa, kapag nagse-set up ng fax. Nauunawaan ng sinumang nakagawa ng setup na sa kasong ito ay maaaring kailanganing magpadala ng higit sa isang dosenang mga fax para gumana ang lahat ayon sa nararapat. At hindi malamang na posibleng isangkot ang mga third-party na organisasyon sa mga naturang operasyon. Mayroon lamang isang paraan: Maghanap ng angkop na serbisyo sa Internet para sa pagtanggap at pagpapadala ng mga fax, halimbawa, rufax, magrehistro doon at i-configure ito sa pamamagitan ng pagpapadala ng mga fax sa online na serbisyo.

Dito kailangan mong maglagay ng internal na numero, dahil naka-link ang iyong account sa isa sa mga ito. Ang pangunahing numero ay ganito ang hitsura: 84952210550. Pagkatapos i-dial ito, sasabihin ng answering machine na ilagay ang iyong panloob na numero ng 4 na digit. Ngunit sa isang touchscreen multifunction printer tulad ng hp426 walang mga pindutan at ang display ay nagiging hindi aktibo.

Sa kasong ito, narito ang dapat mong gawin. Pagkatapos ipasok ang pangunahing numero ng telepono, kailangan mong magtakda ng isang tiyak na bilang ng mga kuwit. Ang isang kuwit ay 1 segundo ng paghihintay pagkatapos i-dial ang pangunahing numero. Kinakalkula namin ang tinatayang oras mula sa simula ng pag-dial hanggang sa sandaling ipinasok ang panloob na numero at ilagay ang bilang ng mga kuwit pagkatapos ng pangunahing numero.

Halimbawa: pagkatapos i-dial ang pangunahing numero, ipo-prompt ka ng answering machine na magpasok ng internal na numero. Nangangahulugan ito na naglalagay kami ng numero tulad ng: 84952210550,0001 sa MFP, at nagpapadala kami ng fax dito. Sinuri sa Rufax.

Kung mayroong anumang mga katanungan, tanungin sila sa mga komento.

Maraming tao ang nahaharap sa problema ng pag-install at pag-activate ng Corel Dro program. Sasabihin sa iyo ng artikulong ito kung paano lutasin ang problema sa pag-install at pag-activate. Ang materyal ay inihanda para sa mga layuning pang-impormasyon lamang, pag-install ng mga programa sa paraang […]

Tatalakayin ng artikulong ito ang isa sa mga kasalukuyang problema na may kaugnayan sa muling pagpuno ng mga cartridge. Pagkatapos ng muling pagpuno ng kartutso ay hindi nagpi-print. Mayroong maraming mga solusyon sa problemang ito na inilarawan sa Internet, ngunit lahat sila ay tipikal at [...]

Hindi tumugma ang SNR CVT SERIAL sa CRC sum.

Sa proseso ng pagtatatag ng komunikasyon sa metro gamit ang isang asynchronous na server (interface converter), madalas na nangyayari ang isang error: ang halaga ng CRC ay hindi tumutugma. Lumilitaw ang error sa paunang yugto, kapag ang programa ay naghihintay ng tugon mula sa server at […]

Upang magsimula, nais kong tukuyin ang isang napaka-karaniwang problema na lumitaw kapag nag-i-install ng VipNet Client sa mga computer ng gumagamit na may Windows 10 at 8.1 OS, at ang hindi karaniwang solusyon nito.

Saklaw ng seksyong ito ang paggawa, pagpapadala, at pagtanggap ng fax message. Bukod dito, dahil ang mga kakayahan ng Word bilang isang text editor ay mas malawak kaysa sa built-in na editor ng Outlook, nagpasya kaming isaalang-alang ang paglikha ng isang fax na mensahe gamit din ang Word.

Paglikha ng fax message gamit ang Outlook

Ang paggawa ng fax message sa Outlook ay halos walang pinagkaiba sa paggawa ng email message. Para gumawa ng bagong mensahe i-click lang ang button Lumikha(Bago) sa toolbar Pamantayan.

Sa field Para kanino(Pagkatapos) piliin ang contact kung kanino tatawagan ang fax na ito. Awtomatikong magpapadala ang Outlook ng mensahe sa numerong tinukoy sa field Fax(Fax) para sa contact na ito. Kung ang numero ng fax ng tatanggap ay hindi nakalista sa iyong listahan ng contact, maaari mong ipasok ang numero ng fax ng tatanggap gamit ang keypad sa sumusunod na format: . Halimbawa, upang magpadala ng fax sa 2343476, ilagay sa field Para kanino ang mga sumusunod: .

Katulad ng isang mensaheng email, ilagay ang paksa at katawan ng mensahe. Kapag nalikha na ang mensahe, gamitin ang halimbawa sa ibaba para ipadala ito.

Halimbawa 14.7. Nagpapadala ng fax

(Sa form ng Mensahe)

Mga Fax Mail Transport Account

Ipadala

Kapag naipadala na, ang fax na mensahe ay ililipat sa folder Papalabas(Outbox) at pagkatapos ng huling pamamaraan ng pagpapadala at pagtanggap ng mensahe, tulad ng isang ordinaryong mensahe, sa folder Ipinadala(Mga Ipinadalang Item).

kanin. 14.3. Fax na mensahe

Paglikha ng fax message gamit ang Word

Nauna nang sinabi na ang Microsoft Word 2002 ay maaaring maging isang editor ng mensahe sa email, ngunit pag-uusapan natin ang tampok na ito sa ibang pagkakataon sa kabanata ng "Outlook and Office". Para sa mga fax na mensahe, kung saan ang malinaw at maigsi na mga graphics ay susi, nag-aalok ang Word ng higit pang mga opsyon kaysa sa Outlook. Ngunit ang pangungusap na ito ay hindi binabawasan ang mga kakayahan ng editor ng Outlook, ngunit binibigyang-diin lamang ang mga ito. Dahil ang halimbawang ito ay nagpapakita ng konsepto ng Microsoft Office XP application integration, na nagpapahintulot sa user, armado ng mga kakayahan ng mga pangunahing application ng Office, na i-automate at pasimplehin ang kanilang mga aktibidad sa negosyo. Gayunpaman, lumipat tayo mula sa mga salita patungo sa mga gawa.

Ilunsad ang Word, lumikha ng isang simpleng dokumento (i dokumento) at ipasok ang kinakailangang impormasyon dito. Maaari kang magpasok ng mga larawan, mga talahanayan sa dokumento, at sa pangkalahatan ay ganap na i-format at i-edit ito ayon sa lahat ng mga patakaran ng Word. Kapag handa nang isumite ang dokumento, patakbuhin ang sumusunod na halimbawa.

Halimbawa 14.8. Fax Wizard Word 2002

(Sa Word window)

File > Bago... -> Mga Pangkalahatang Template

Mga liham at fax

Fax Wizard

Susunod na dokumento: Dokumento 1

Isa pang FAX application (Figure 14.4)

Ipasok ang mga detalye ng tatanggap

Napakaganda

Ipasok ang impormasyon ng nagpadala

kanin. 14.4. Fax Wizard, hakbang na Fax Software

Ang ilang mga tala tungkol sa trabaho Fax Wizard(Fax Wizard).

• Ang address book.
• Ang address book.

kanin. 14.5. Fax na nabuo ng Word Fax Wizard

Kaya, ang pahina ng pabalat para sa fax na mensahe ay nalikha na. Kung kinakailangan, maaari mong baguhin ang ilang mga parameter, halimbawa, magpasok ng tala para sa mensahe, gamitin ang checkbox upang itakda ang mga detalye ng fax

Ang ilang mga tala tungkol sa trabaho Fax Wizard(Fax Wizard).

• Kapag naglalagay ng impormasyon tungkol sa tatanggap, maaaring gamitin ng nagpadala ang pindutan Ang address book. Ang pag-click dito ay maglalabas ng dialog box na may parehong pangalan, kung saan maaari kang pumili ng fax recipient para sa contact. Awtomatikong tutukuyin ng Fax Wizard ang numero ng fax para sa contact. Sa pangkalahatan, ang data na ito ay lilitaw lamang sa pahina ng pamagat.
• Ang pagpasok ng impormasyon tungkol sa nagpadala ay halos hindi naiiba sa pagpasok ng impormasyon tungkol sa tatanggap. Ngunit upang hindi magpasok muli ng impormasyon tungkol sa iyong sarili sa bawat oras, inirerekomenda namin ang paglikha ng isang contact para sa iyong sarili at pagkatapos ay gamitin ang pindutan Ang address book.
• Tulad ng Outlook, ang mga pahina ng pabalat ng Word fax ay maaaring i-edit at ang gumagamit ay maaaring lumikha ng kanilang sariling mga pahina ng pabalat gamit ang mga template ng Word.

Kaya, ang pahina ng pabalat para sa fax na mensahe ay nalikha na. Kung kinakailangan, maaari mong baguhin ang ilang mga parameter, halimbawa, magpasok ng isang tala sa mensahe, gamitin ang checkbox upang itakda ang mga detalye ng fax (lihim, apurahan, para sa pag-apruba, atbp.) - Pagkatapos, siguraduhin na ang nilikha na mensahe ng fax ay handa nang ipadala, i-click ang pindutan magpadala ng fax(Ipadala ang Fax) sa Fax Wizard toolbar.

Kung gagamit ka ng mga pahina ng pabalat na nilikha ng Word Fax Wizard, maaaring makatuwiran na huwag paganahin ang pagdaragdag ng isang pahina ng pabalat para sa mismong fax. Kung hindi, makakatanggap ang tatanggap ng dalawang pahina ng pabalat.

Pagpapadala at pagtanggap ng fax

Ang pagpapadala ng mga fax ay kasingdali ng pagpapadala ng mga email. Kapag handa nang ipadala ang fax message, i-click Magpadala makatanggap sa toolbar Pamantayan. Isang abstract na fax ang ipapadala, ibig sabihin, ang fax ay mapupunta sa folder Ipinadala, nang hindi aktwal na ipinadala sa tatanggap. Ang pagkilos na ito ay nagpapahiwatig na ang format ng mensahe ay matagumpay na na-convert. Pagkaraan ng ilang sandali, lilitaw ang isang dialog box Monitor ng Fax, na nagpapakita ng pamamaraan para sa pag-dial sa numero ng tatanggap.

Pagkatapos ng awtomatikong pag-dial at kung ang fax ng tatanggap ay handa nang tumanggap, ang dalawang fax machine ay magkokonekta at ang fax ay magsisimulang magpadala. Ang mga pamamaraan para sa pagdayal at pagpapadala ng mga fax ay ipinapakita sa dialog box Monitor ng Fax. Kung kinakailangan, maaaring matakpan ng user ang pagpapadala ng fax sa pamamagitan ng pagpindot sa Tapusin ang Fax Call.

Ang pagtanggap ng fax ay nangyayari batay sa mga setting na inilarawan sa itaas sa kaso ng awtomatikong pagtanggap ng fax, walang kinakailangang aksyon mula sa gumagamit. Awtomatikong ikokonekta at matatanggap ng Fax ang mensahe ng fax, at pagkatapos ay ililipat ito sa folder na itinalaga para sa pag-iimbak ng mga naturang mensahe.

Upang tingnan ang isang fax, pumunta sa tinukoy na folder at i-double click upang buksan ang fax na mensahe.

Kapag natanggap ang isang fax, ito ay nasa graphic na format, ibig sabihin, ito ay isang drawing. Maaari mong tingnan ito, paikutin ito, baligtarin ito, ngunit ito ay nananatiling isang pagguhit. Kung kailangan mong gumawa ng isang fax na mensahe bilang teksto, gamit, halimbawa, Word, pagkatapos ay dapat na ma-convert ang fax. Walang built-in na OCR (Optical Character Recognition) na editor ang Outlook at Office, ngunit maraming available na application na nagsasagawa ng conversion na ito. Halimbawa, ang FineReader, na isang stand-alone na software package. Ang FineReader ay kumukuha ng fax, ini-scan ito at gumagawa ng karaniwang text file bilang output.