Pagbuo ng mga personal na file sa archive. Paano i-archive ang mga personal na file ng empleyado

Ang panahon para sa pagpapanatili ng dokumentasyon tungkol sa mga dating tauhan ay nakasalalay sa uri ng impormasyon. Gaano katagal ang mga personal na file ng mga natanggal na empleyado? Ayon sa kasalukuyang Pederal na Batas Blg. 125-FZ na may petsang Oktubre 22, 2004, ang mga rekord ng tauhan ay iniiwan sa mga archive sa loob ng 75 taon. Ang mga dokumento para sa mga tauhan na tinanggal pagkatapos ng Enero 1, 2003 ay nananatili sa archive sa loob ng 50 taon.

Paano nabuo ang personal na file ng isang empleyado

Ang Dekreto ng Pangulo ng Russian Federation na may petsang Hunyo 1, 1998 No. 640 ay kinokontrol ang pamamaraan para sa pagkolekta ng impormasyon tungkol sa mga tauhan. Kasama sa dokumentasyong kinakailangan ng employer ang:

• Palatanungan, resume, mga katangian at personal na sheet para sa mga rekord ng tauhan.
• Mga kopya ng pasaporte, mga dokumentong pang-edukasyon (diplomas, mga sertipiko), TIN, sertipiko ng seguro, mga dokumento sa katayuan sa pag-aasawa.
• Impormasyon mula sa sertipikasyon.
• Kontrata sa paggawa.
• Mga utos ng employer (sa appointment, paglipat sa ibang posisyon o lugar ng trabaho, bakasyon at business trip).

Ang personal na file ng isang na-dismiss na empleyado, na nabuo ayon sa prinsipyo ng dossier, ay nananatili sa serbisyo ng tauhan ng organisasyon hanggang sa katapusan ng taon ng kalendaryo. Sa loob ng 3 taon mula sa petsa ng pagpapaalis, ang mga dokumento ay sumasailalim sa archival at teknikal na pagproseso at inilipat sa archive ng kumpanya.

Ang pag-iimbak ng mga personal na file ng mga na-dismiss na empleyado sa archive ay isinasagawa sa pagkakaroon ng isang taunang imbentaryo. Ang isang awtorisadong espesyalista sa tauhan ay nag-iipon ng isang listahan ng mga empleyadong na-dismiss sa isang partikular na taon. Ang taon ng pagwawakas ng relasyon sa pagtatrabaho ay nakasaad sa pabalat ng kaso.

Gaano katagal itinatago ang mga personal na file ng mga na-dismiss na empleyado?

Ang panahong ito ay kinakalkula mula sa katapusan ng taon ng kalendaryo kung kailan na-dismiss ang mamamayan. Ayon sa itinatag na kasanayan sa pag-archive, ang panahon ng pag-iimbak para sa mga personal na file ng mga na-dismiss na empleyado ay nagsisimulang mabilang mula Enero 1.

Ang Order ng Ministri ng Kultura ng Russian Federation na may petsang Agosto 25, 2010 N 558 ay nagtatatag ng mga tiyak na panahon kung saan ang mga dokumento ay dapat itago sa archive. Ayon sa batas, ang mga panahon ng pag-iimbak para sa mga personal na file ng mga na-dismiss na empleyado ay:

• 75 taon - para sa mga personal na card ng mga taong umalis sa opisina bago ang simula ng 2003.
• 50 taon – para sa mga personal na card ng mga mamamayan na nag-terminate ng kanilang relasyon sa trabaho pagkalipas ng Enero 1, 2003.
• 75 taon - para sa mga kaso ng paglalakbay ng mga manggagawang ipinadala sa ibang bansa.
• 75 taon – para sa data sa kita, ari-arian at pananagutan ng mga lingkod sibil.
• 5 taon - para sa mga katangian at resume ng mga espesyalista.
• 75 taon – para sa data sa mga isyu sa rehabilitasyon.
• 3 taon – para sa mga dokumento tungkol sa mga taong hindi tinanggap.
• 75 taon - para sa mga orihinal na kopya ng mga personal na dokumento (sertipiko, sertipiko ng trabaho, diploma, sertipiko, sertipiko).
• 5 taon – para sa mga papeles na hindi kasama sa mga personal na file (mga aplikasyon, sertipiko, ulat, memo).
• 75 taon - para sa mga gawa ng pagtanggap at paglipat ng mga personal na file ng mga sibil na tagapaglingkod sa panahon ng paglilipat.
• 75 taon - para sa mga dokumento tungkol sa paksa ng personal na data (mga abiso, pahintulot sa pagproseso ng impormasyon).

Mga panuntunan para sa paggamit ng impormasyon sa archival

Ang mga tagapaglingkod ng sibil, legal na entidad at indibidwal ay may pananagutan sa pagtiyak ng kaligtasan ng impormasyon tungkol sa mga dating tauhan sa panahon ng mga regulated na panahon. Ang mga mamamayan at kinatawan ng kumpanya ay maaaring magsumite ng mga kahilingan at apela para sa pag-access sa archive ng mga personal na file ng mga na-dismiss na manggagawa.

Nagbibigay ang mga espesyalista sa HR ng mga libreng kopya at sertipiko ng mga dokumento na may kaugnayan sa mga isyu sa lipunan at pensiyon, benepisyo at kabayaran. Ang datos ay maaaring gamitin bilang ebidensya. Pagkatapos gamitin, ang mga nasamsam na dokumento ay dapat ibalik sa may-ari o may-ari.

Ang impormasyon sa archival ay maaaring maipadala sa anyo ng mga elektronikong dokumento. Sa ilang mga kaso, ang mga espesyalista mula sa mga aklatan, museo, organisasyong pang-agham, at ahensya ng gobyerno ay naglalathala ng mga publikasyong sanggunian at impormasyon.

Ang mga dokumentong kumokontrol sa trabaho kapag naglilipat ng mga kaso sa mga archive ng organisasyon

Ang mga personal na file ng mga natanggal na empleyado ay napapailalim sa paglipat sa mga archive ng organisasyon ayon sa imbentaryo (sugnay 23 ng Mga Tagubilin sa pamamaraan para sa paglikha, pagpapanatili at pag-iimbak ng mga personal na file ng mga empleyado, na inaprubahan ng Resolution ng Committee on Archives and Records Management sa ilalim ng ang Konseho ng mga Ministro ng Republika ng Belarus na may petsang Marso 26, 2004 No. 2). Dapat silang itali sa isang matigas na takip ng karton na may 4 na butas o nakatali, na isinasaalang-alang ang posibilidad ng libreng pagbabasa ng teksto ng lahat ng mga dokumento, petsa, visa at mga resolusyon sa kanila. Ang mga metal na fastener (chips, paper clip, pin, atbp.) ay dapat alisin sa mga file.

Gayundin, ang mga file ng permanenteng, pansamantalang (mahigit 10 taon) na imbakan at mga rekord ng tauhan ay inililipat sa archive ng organisasyon (sugnay 204 ng Mga Tagubilin para sa pag-iingat ng rekord sa mga katawan ng estado at organisasyon ng Republika ng Belarus, na inaprubahan ng Resolution of the Ministry of Justice ng Republika ng Belarus na may petsang Enero 19, 2009 No. 4).

Algorithm ng mga aksyon kapag naglilipat ng mga file ng tauhan sa archive ng organisasyon

Hakbang 1. Gumawa kami ng imbentaryo ng mga kaso.

Ang paglipat ng mga kaso sa archive ng organisasyon ay isinasagawa ayon sa mga imbentaryo ng kaso na pinagsama-sama ng mga dibisyon ng istruktura o mga empleyado na responsable para sa mga nauugnay na lugar ng aktibidad, sa ilalim ng metodolohikal na patnubay ng archive ng organisasyon.

Para sa isang halimbawa ng isang listahan ng mga gawain ng tauhan, kabilang ang mga personal na file ng mga natanggal na empleyado, tingnan ang seksyong “Kapaki-pakinabang na Dokumentasyon” sa p. 27 magasin.

Ang mga imbentaryo ng mga gawain ng mga istrukturang dibisyon ay dapat na ipunin at isagawa nang hindi lalampas sa Disyembre 31 ng taon kasunod ng taon kung saan natapos ang mga gawain, at isumite sa mga archive ng organisasyon sa susunod na taon ng opisina. Nangangahulugan ito na ang seksyon ng imbentaryo, kabilang ang mga kaso na natapos noong 2009, ay dapat na ipunin at aprubahan ng pinuno ng organisasyon nang hindi lalampas sa Disyembre 31, 2011.

Kasama sa imbentaryo ng mga file ng tauhan ang mga file na ang panahon ng pag-iimbak ay lumampas sa 10 taon (mga order sa pag-hire, mga personal na file, mga personal na card, atbp.). Ang mga kaso na may iba pang mga dokumento sa mga tauhan ay hindi kasama sa imbentaryo (halimbawa, mga order para sa pagbibigay ng mga bakasyon, pagpapataw ng mga parusa, pagpapadala ng mga manggagawa, mga iskedyul ng bakasyon, pagsusulatan sa mga isyu ng tauhan, atbp.).

Ang mga imbentaryo ng mga file ng tauhan ay pinagsama-sama sa lahat ng mga dibisyon ng istruktura ng organisasyon kung saan nabuo ang mga nauugnay na file. Bilang karagdagan sa serbisyo ng mga tauhan, ang mga naturang imbentaryo ay maaaring maipon sa departamento ng accounting para sa mga kaso na kinabibilangan ng mga personal na account, at sa kanilang kawalan - sa pahayag ng payroll.

Batay sa mga imbentaryo ng kaso ng mga yunit ng istruktura, inililipat ang mga file ng tauhan sa mga archive ng organisasyon.

Ang impormasyong naglalarawan sa bawat isa sa mga kaso na kasama sa imbentaryo ay bumubuo ng isang mapaglarawang artikulo, na naglalaman ng:

Serial number;
- index ng kaso;
- pamagat ng kaso (volume, bahagi);
- petsa ng kaso (volume, bahagi);
- bilang ng mga sheet sa file (volume, bahagi);
- panahon ng imbakan ng file (volume, bahagi);
- tandaan.

Ang mga column ng imbentaryo ay pinupunan nang mahigpit alinsunod sa impormasyon sa pabalat ng kaso.

Mga panuntunan para sa pag-compile ng isang imbentaryo ng mga kaso

Kapag nag-iipon ng isang imbentaryo ng mga kaso, ang mga sumusunod na patakaran ay dapat sundin:

Ang bawat kaso (volume, bahagi) ay ipinasok sa imbentaryo sa ilalim ng independiyenteng serial number;
- ang pagkakasunud-sunod ng pagnunumero ng mga kaso sa imbentaryo ay gross. Nangangahulugan ito na ang pagbilang ng mga kaso na kasama dito ay nagpapatuloy taun-taon. Halimbawa, kung ang taunang seksyon ng pinagsama-samang imbentaryo ng mga kaso ng tauhan para sa 2009 ay kasama ang mga kaso mula No. 1 hanggang No. 30, kung gayon ang kabuuang bilang ng mga kaso sa taunang seksyon ng pinagsama-samang imbentaryo para sa 2010 ay magsisimula sa No. 31;
- ang mga pamagat ng kaso ay ipinasok sa imbentaryo alinsunod sa tinatanggap na pamamaraan ng systematization batay sa nomenclature ng mga kaso;
- ang mga hanay ng imbentaryo ay pinupunan nang mahigpit alinsunod sa impormasyong kasama sa pabalat ng kaso;
- kapag ang ilang mga kaso sa isang hilera na may parehong mga heading ay kasama sa imbentaryo, ang pamagat ng unang kaso ay ipinahiwatig nang buo, at ang mga heading ng mga kasunod na mga kaso ay ipinahiwatig ng mga salitang "Ang parehong." Kasabay nito, ang iba pang impormasyon tungkol sa mga kaso ay ipinasok nang buo sa imbentaryo (sa bawat bagong sheet ng imbentaryo, ang pamagat ng kaso ay muling ginawa nang buo);
- kung ang kaso ay naglalaman ng mga dokumento sa loob ng ilang taon, ang kaso ay tumutukoy sa taon kung saan ito nagsimula. Kasabay nito, sa pagtatapos ng taunang mga seksyon ng buod na imbentaryo ng mga kaso ng bawat kasunod na taon, kung saan nagpatuloy ang kaso sa trabaho sa opisina, isang tala ang ginawa: "Para sa mga dokumento para sa 2010, tingnan din ang imbentaryo Blg. 3/ 2009 para sa 2009, mga kaso No. 5, 7, 15.”
- ang mga kaso na nagsimula sa isang organisasyon at natapos sa isa pa (halimbawa, sa panahon ng muling pag-aayos) ay kasama sa pinagsama-samang imbentaryo sa ilalim ng taon kung saan sila pumasok sa organisasyon na nakatapos ng kanilang trabaho sa opisina;
- ang haligi ng imbentaryo na "Tandaan" ay ginagamit upang gumawa ng mga tala tungkol sa paglipat ng mga kaso sa archive ng organisasyon, tungkol sa mga kaso na natanggap mula sa iba pang mga dibisyon ng istruktura sa taon ng opisina, tungkol sa mga kakaiba ng pisikal na estado ng mga kaso, atbp.

Ang lahat ng mga kaso na kasama sa imbentaryo ay dapat na sistematiko, i.e. ay nakaayos sa isang tiyak na pagkakasunud-sunod upang gawing mas madaling mahanap ang mga ito. Upang ma-systematize ang mga file ng tauhan sa imbentaryo ng buod, kinakailangang ilapat ang kronolohikal na prinsipyo. Kabilang dito ang pag-compile ng mga seksyon ng pinagsama-samang imbentaryo para sa bawat taon.

Ang mga heading ng mga kaso sa taunang seksyon ay nakaayos ayon sa nominal na prinsipyo, i.e. sa pamamagitan ng mga pangalan ng mga uri ng dokumento o kaso sa sumusunod na pagkakasunud-sunod:

Mga order para sa mga tauhan;
- mga kard sa pagpaparehistro ng tauhan;
- mga personal na account ng mga manggagawa at empleyado para sa sahod (mga pahayag ng payroll);
- mga personal na file ng mga tinanggal na empleyado;
- hindi na-claim na mga libro ng trabaho;
- kumikilos sa pagsisiyasat ng mga aksidente at mga dokumento dito.

Ang mga personal na file ng mga natanggal na empleyado ay pinaghihiwalay sa isang hiwalay na subsection ng taunang seksyon ng buod ng listahan ng mga gawain ng tauhan. Ang mga ito ay systematized sa imbentaryo ayon sa alpabeto ng mga apelyido; apelyido, unang pangalan at patronymic ay ipinahiwatig sa nominative case. Ang mga kaso na may mga personal na card ay nakaayos din sa imbentaryo ayon sa alpabeto ng mga apelyido.

Ang ilang mga personal na file ng mga natanggal na empleyado ay maaaring mabuo sa isang file. Kasabay nito, ang headline sa pabalat ng naturang kaso ay nagbabasa ng:

“Mga personal na file ng mga natanggal na manggagawa
mula sa letrang "D" hanggang sa letrang "F".

Sa malalaking organisasyon kung saan ang mga file ng tauhan ay nabuo sa iba't ibang mga dibisyon ng istruktura, kinakailangang gamitin ang prinsipyo ng istruktura kapag nag-compile ng mga taunang seksyon ng pinagsama-samang imbentaryo ng mga kaso. Sa kasong ito, ang mga header ng mga kaso ng tauhan ay inilalagay sa taunang seksyon sa sumusunod na pagkakasunud-sunod:

Kagawaran ng tauhan
1. Mga order para sa mga tauhan.
2. Mga personal na card ng mga natanggal na manggagawa.
3. Mga personal na file ng mga natanggal na empleyado.
4. Hindi na-claim na mga libro ng trabaho.

Accounting
5. Mga personal na account ng mga empleyado ayon sa sahod.

Ang mga taunang seksyon ay nabuo sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod, na bumubuo ng isang buod na imbentaryo ng mga gawain ng tauhan. Sa mga organisasyon na may maliit na dami ng mga file ng tauhan, sa halip na taunang mga seksyon, pinapayagan na lumikha ng isang buod na imbentaryo ng mga kaso sa loob ng ilang taon. Ginagawa rin ito sa mga organisasyon kung saan, sa ilang kadahilanan, ang mga taunang seksyon ay hindi pinagsama-sama. Sa kasong ito, ang isang buod na imbentaryo ng mga kaso ay pinagsama-sama ayon sa isang kronolohikal (sa mga organisasyong walang istruktura) o chronological-structural na prinsipyo.

Pinahihintulutan na mag-compile ng mga independiyenteng imbentaryo ng kaso para sa ilang mga kategorya ng mga kaso ng tauhan, halimbawa, mga personal na file, mga personal na card. Sa naturang buod na imbentaryo, ang mga personal na file at card ay nakaayos ayon sa alpabeto ng mga apelyido ng mga na-dismiss na empleyado.

Sa dulo ng bawat taunang seksyon ng buod na imbentaryo ng mga gawain ng tauhan, isang huling entry ang gagawin pagkatapos ng huling deskriptibong artikulo (kung ang imbentaryo ay pinagsama-sama sa loob ng ilang taon nang sabay-sabay, kung gayon ang huling entry ay gagawin sa dulo ng huling naglalarawang artikulo. artikulo para sa mga taong ito). Ipinapahiwatig nito sa mga numero at sa mga salita sa panaklong ang aktwal na bilang ng mga kaso na kasama sa seksyon, ang una at huling mga numero ng mga kaso ay nagpapakita ng mga tampok ng pagnunumero (ang pagkakaroon ng mga nawawala at may titik na mga numero, atbp.). Ang huling entry ay nilagdaan ng compiler ng seksyon, na nagpapahiwatig ng kanyang posisyon at ang petsa ng compilation.

Mga talaan ng indibidwal at buod ng mga kaso ng tauhan

Ang mga imbentaryo ng kaso ay ang pangunahing mga dokumento ng accounting para sa mga indibidwal at buod na talaan ng mga kaso ng tauhan. Ang unit accounting ay isinasagawa sa pamamagitan ng pagtatalaga ng isang independiyenteng numero sa bawat kaso. Sa pabalat ng bawat kaso ay mayroong code ng kaso, na kinabibilangan ng numero ng pondo, numero ng imbentaryo at numero ng kaso ayon sa imbentaryo.

Ang buod ng accounting ng mga kaso ay naitala sa huling entry sa imbentaryo, na inilalagay sa dulo nito. Ang bawat pagbabago sa bilang ng mga kaso sa imbentaryo, kung itinapon o natanggap ang mga ito, ay makikita sa huling tala.

Pagkatapos nito, isang bagong huling entry ang ginawa para sa imbentaryo, na pinatunayan ng pirma ng archivist na gumagawa ng entry. Kapag nagretiro ng mga kaso mula sa imbentaryo, sa column na "Tandaan" sa antas ng bawat retiradong kaso, gumawa ng tala na "Retired" (o "Nawala").

Ang mga imbentaryo ng mga kaso ng mga structural division ay may mga serial number. Ang numero ng imbentaryo ay binubuo ng index ng structural unit ayon sa nomenclature ng mga kaso ng organisasyon, ang taon kung saan ang mga kaso ay kasama sa imbentaryo.

Liham na pagtatalaga ng mga numero ng imbentaryo ng kaso

Ang pagtatalaga ng titik na "LS" ay idinaragdag sa bilang ng imbentaryo ng mga file para sa mga tauhan, at ang "v" ay idinaragdag sa bilang ng imbentaryo ng pansamantalang (mahigit 10 taon) na mga kaso ng imbakan.

Ang index ng imbentaryo ng mga kaso para sa mga tauhan ng serbisyo ng tauhan ay binubuo ng bilang na itinalaga sa serbisyo ng tauhan ayon sa katawagan ng mga kaso, ang mga paunang titik ng pangalan ng kategorya ng mga dokumento na kasama sa imbentaryo ("l/s ” - tauhan), pati na rin ang taon kung saan ang mga kaso na kasama sa listahan ay binuksan na imbentaryo

Halimbawa

No. 2 l/s-2011, kung saan 2 ang bilang ng personnel service section ayon sa nomenclature ng mga kaso, l/s ang pagtatalaga ng kategorya ng mga kaso, 2011 ang taon kung saan binuksan ang mga kaso.

Hakbang 2. Gumuhit kami ng isang iskedyul para sa paglilipat ng mga kaso sa archive at i-coordinate ito sa mga pinuno ng mga dibisyon ng istruktura.

Ang mga kaso ay inililipat sa archive ng organisasyon ayon sa naaprubahang iskedyul. Ang hugis ng graph ay arbitrary. Ito ay pinagsama-sama ng pinuno ng archive o ang taong responsable para sa archive, at pagkatapos ay napagkasunduan ito sa mga pinuno ng mga istrukturang dibisyon.

HAKBANG 3. Isusumite namin ang napagkasunduang iskedyul sa pinuno ng organisasyon para sa lagda at pag-apruba.

Hakbang 4. Sinusuri namin ang kawastuhan ng pagbuo at pagpapatupad ng mga file na ililipat sa archive ng organisasyon.

Kapag tumatanggap at naglilipat ng mga file sa archive, kinakailangan upang suriin ang kawastuhan ng pagbuo at pagpaparehistro ng mga file (ang pagpaparehistro ng mga personal na file ay dapat isagawa ng serbisyo ng tauhan ng organisasyon (espesyalista sa HR)), pagsunod sa bilang ng mga kaso na kasama sa listahan ng mga kaso ng isang structural unit na may bilang ng mga kaso na binuksan alinsunod sa mga nomenclature affairs ng organisasyon. Ang mga kakulangan at kamalian na natukoy sa panahon ng inspeksyon ay inaalis ng mga yunit ng istruktura.

Mula sa editor:
Magbasa nang higit pa tungkol sa pagbuo at pagpapatupad ng mga kaso sa magazine na "Ako ay isang HR Specialist", 2011, No. 22, p. 12.

Hakbang 5. Inilipat namin ang mga kaso sa archive

Naglilipat kami ng mga permanente at pansamantalang (mahigit 10 taon) na mga file sa archive kasabay ng paglilipat ng mga file ng tauhan. Ipaalala namin sa iyo na ang mga file ng pansamantalang (hanggang 10 taon) na imbakan ay hindi ililipat sa archive ng organisasyon at pagkatapos ng pag-expire ng pansamantalang panahon ng pag-iimbak ay sasailalim sila sa pagkawasak.

Ang paglilipat ng mga file ng pansamantalang (hanggang 10 taon) na imbakan sa archive ng isang organisasyon sa mga pambihirang kaso ay pinahihintulutan ng desisyon ng pinuno ng organisasyon. Ang desisyong ito ay dapat gawing pormal sa pamamagitan ng isang utos mula sa pinuno ng organisasyon, na magiging isang order sa pangunahing aktibidad. Ang paglipat ng mga naturang kaso sa archive ay isinasagawa sa kasunduan sa archive ng organisasyon ayon sa nomenclature ng mga kaso. Pakitandaan na ang mga dokumentong ito ay hindi kinakailangang ilipat sa archive, i.e. Kung ang naturang desisyon ay ginawa at ang archive ay sumang-ayon, ang mga kaso ay ililipat ayon sa nomenclature.

Ang mga kaso ay inililipat sa archive ng organisasyon sa pagkakaroon ng isang empleyado ng yunit ng istruktura kung saan sila inilipat. Ang imbentaryo ay pinagsama-sama sa 2 kopya, kung saan sa column na "Tandaan" sa antas ng bawat heading ng kaso, ang mga tala tungkol sa pagkakaroon ng kaso ay ginawa. Sa dulo ng bawat kopya ng imbentaryo, ipahiwatig sa mga numero at salita:

Ang bilang ng mga kaso na aktwal na tinanggap sa archive;
- petsa ng pagtanggap at paglipat ng mga kaso;
- mga pangalan ng mga posisyon, lagda at transcript ng mga pirma ng taong naglipat ng file at ng empleyado ng archive (ang taong responsable para sa archive) na tumanggap ng file.

Ang mga kaso na inililipat sa archive taun-taon ay bumubuo ng mga taunang seksyon ng pinagsama-samang mga imbentaryo ng kaso. Ang mga dokumento sa mga tauhan ay kasama sa naaangkop na taunang seksyon ng buod ng listahan ng mga gawain ng tauhan. Batay sa naturang imbentaryo ng mga kaso sa archive, ang mga organisasyon ay naghahanap ng mga dokumentong kinakailangan para sa pag-isyu ng mga sertipiko ng haba ng serbisyo at sahod.

Natalia Kondakova, dalubhasa sa pagpapatupad ng mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento

Kasama dito ang data kung gaano karaming mga sheet ang tinatahi at binibilang. Isinasaad din ng sheet na ito kung may mga nasirang dokumento sa kaso, o kung may mga kalakip na bago. Ang certification sheet ay idinidikit sa takip ng case mula sa loob. Ang empleyado ng HR ay naglalagay ng kanyang pirma sa sheet na ito. Ang personal na file ng isang empleyado ay itinatago sa archive sa loob ng 75 taon para sa mga tagapamahala, ang panahong ito ay karaniwang mas mahaba. Ngunit sa parehong oras, kung sa huling araw ng trabaho ang isang empleyado ay humingi ng mga kopya ng mga kinakailangang dokumento, maaari itong gawin sa kasong ito, ang file ay hindi kailangang maimbak, at ang archive ay i-unload. Konklusyon Kung ikaw ay isang indibidwal na negosyante, hindi mo kailangang magtago ng mga personal na file para sa iyong mga empleyado. Bagaman mas mahusay na gawin ito, dahil batay sa praktikal na karanasan ay nagiging malinaw na salamat sa personal na file, maaari mong agad na makuha ang kinakailangang impormasyon tungkol sa empleyado.

Paano lumikha ng isang archive ng mga personal na file ng mga na-dismiss na empleyado?

Ang pamamaraan ng imbakan ay nangangailangan ng pagsunod sa mga sumusunod na patakaran:

• Ang lahat ng mga personal na file para sa mga empleyado ay itinatago sa papel at inilalagay sa mga folder na may kasunod na firmware at pagnunumero
• Sa mga pabalat ng bawat bagong nabuong folder, nakasaad ang mga serial number at ang bilang ng mga kaso na matatagpuan doon.
• Sa departamento ng HR, ang mga folder lamang na may mga dokumento ng aktwal na nagtatrabaho na mga empleyado ang napapailalim sa kasalukuyang imbakan.
• Ang lahat ng mga folder na may mga papel ng mga tinanggal ay dapat na i-archive at iimbak ayon sa petsa at sa loob ng mga petsa sa alpabetikong pagkakasunud-sunod kung maaari

MAHALAGA: ang kasalukuyan at archival na imbakan ay dapat na isinaayos sa mga espesyal na cabinet na hindi naa-access sa kahalumigmigan at apoy. Mga panahon ng pag-iimbak para sa mga personal na file ng mga na-dismiss na empleyado Ang panahon kung kailan kinakailangan upang mag-imbak ng mga dokumento ay tinutukoy ng mambabatas.

Paano maayos na ihanda ang personal na file ng na-dismiss na empleyado para sa pag-archive?

Pansin

Ang isang pangwakas na tala ay iginuhit para sa panloob na imbentaryo, na nagpapahiwatig sa mga numero at sa mga salita ng bilang ng mga dokumentong kasama dito at ang bilang ng mga sheet ng panloob na imbentaryo. Ang panloob na imbentaryo ay nilagdaan ng compiler nito. Kung ang kaso ay nakatali o isinampa nang walang panloob na imbentaryo ng mga dokumento na form, pagkatapos ay ang imbentaryo na iginuhit sa iniresetang form ay nakadikit sa loob ng front cover ng kaso.

Pag-archive ng mga personal na file ng mga na-dismiss na empleyado

Tulong: Paghahanda ng mga personal na file na isinampa na may mga paglabag para sa pag-file sa archive - nawawala ang ilang mga personal na file; - walang mga bagong kaso na binuksan para sa mga empleyado na nagtrabaho ng part-time at pagkatapos ay kinuha para sa mga permanenteng trabaho. Hindi posible na alisin ang ilang mga paglabag (halimbawa, pagtanggap ng isang pahayag mula sa isang empleyado na natanggal sa trabaho sa mahabang panahon).

Ano ang dapat gawin ng mga empleyado ng departamento kapag naghahanda ng mga ganitong kaso para sa pagsasampa sa archive? Anong mga dokumento ang kailangang kumpletuhin? Dapat bang gumawa ng anumang mga tala sa mga personal na file na isinampa na may mga paglabag? - nagbubuklod o nagbubuklod; - pagnunumero ng mga sheet; - pagguhit ng isang liham ng sertipikasyon; - pagguhit ng isang panloob na imbentaryo ng mga dokumento ng kaso (kung kinakailangan); - pagpaparehistro ng mga detalye para sa pabalat ng kaso.
Kung ang kaso ay inihahanda para sa pagsusumite sa archive, ang lahat ng mga sheet ng panloob na imbentaryo ay binibilang din, hiwalay lamang sa mga sheet ng kaso. Logbook: kung paano panatilihin Ito ay kinakailangan upang isaalang-alang ang mga personal na file na binuksan para sa mga empleyado.

Ang karaniwang form nito ay hindi naaprubahan, na nangangahulugang maaari kang kumuha ng sample mula sa Internet o bilhin ito sa isang tindahan. Maaaring baguhin ang nilalaman ng bawat column depende sa organisasyon.

Ang log ay naglalaman ng: mga numero ng kaso, petsa ng kanilang pagsisimula, apelyido at inisyal ng mga empleyado at iba pang impormasyon. Kapag ang isang personal na file ay isinara, isang tala ay ginawa sa journal: naglalagay sila ng isang petsa at inilagay ang dahilan kung bakit isinara ang kaso.

Mahalaga

Karaniwang inilalagay ang karagdagang impormasyon sa column na "Iba pa" o "Mga Tala". Electronic na personal na file Ngayon maraming mga kumpanya ng Russia ang nagpatupad o nagsimulang magpatupad ng automation ng pamamahala ng mga rekord ng tauhan.

Personal na file ng empleyado: mga kinakailangan para sa pagpaparehistro, kung ano ang dapat

Ang isang taon na shelf life ay itinatag din para sa mga iskedyul ng bakasyon. Ang panahon kung saan kinakailangan upang mag-imbak ng mga dokumento na nagpapatunay na ang isang empleyado ay nakatanggap ng edukasyon sa gastos ng organisasyon ay tinutukoy ng mga kinakailangan ng batas sa buwis.

Ang katotohanan ay ang talata 3 ng Artikulo 264 ng Tax Code ng Russian Federation ay nagtatatag na upang maalis ang mga gastos na ito upang mabawasan ang nabubuwisang kita, ang organisasyon ay dapat panatilihin ang lahat ng mga dokumento na nagpapatunay sa pagsasanay (kasunduan sa isang institusyong pang-edukasyon, isang utos mula sa ulo upang magpadala ng isang empleyado para sa pagsasanay, isang gawa ng pagkakaloob ng mga serbisyo, isang diploma , sertipiko, sertipiko, atbp.). Ang kanilang imbakan ay limitado sa tagal ng kontrata sa pagsasanay at isang taon ng trabaho ng empleyado, ngunit hindi bababa sa apat na taon.

Mga kondisyon para sa pag-iimbak ng mga dokumento Upang mag-imbak ng mga dokumento, ang isang organisasyon ay kailangang magbigay ng mga espesyal na lugar (mga safe o cabinet).

Archive ng mga personal na file ng mga natanggal na manggagawa

Sa kurso ng trabaho, ang personal na file ay pinupunan ng iba pang mga dokumento. Ang huling, huling dokumento sa folder ng personal na file ay isang kopya ng utos na wakasan ang kontrata sa pagtatrabaho.

Ang kautusang ito ay sumusunod mula sa mga sugnay 3.5.3 at 3.6.18 ng Mga Panuntunan, na inaprubahan ng desisyon ng lupon ng Rosarkhiv noong Pebrero 6, 2002. Ang mga dokumento ay matatagpuan sa personal na file sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod habang sila ay natanggap (sugnay

3.5.5 ng Mga Panuntunan, na inaprubahan ng desisyon ng lupon ng Rosarkhiv noong Pebrero 6, 2002). Pag-iimbak ng mga personal na file Sa departamento ng HR, panatilihin lamang ang mga personal na file ng mga nagtatrabahong empleyado. Ilipat ang mga file ng mga nagbitiw na empleyado sa archive para sa imbakan. Magtahi ng mga personal na dokumento na may apat na pin sa isang hard cardboard cover (binder) o itali ang mga ito sa paraang mababasa mo ang teksto ng lahat ng mga dokumento, kabilang ang mga petsa, visa at mga resolusyon. Bago mag-file (binding), alisin ang mga staple sa lahat ng mga dokumento.

State Archives: kung paano magsumite ng personal na file ng isang empleyado

Kapag naghahanda ng mga file para sa pag-file (nagbubuklod), ang mga metal na pangkabit (mga pin, mga clip ng papel) ay tinanggal mula sa mga dokumento. 3.6.5. Ang mga permanenteng file na binubuo ng mga napakahalagang dokumento o mga dokumentong hindi naka-format ay iniimbak sa sarado, matibay, tatlong-flap na folder na may mga drawstring o sa mga kahon. 3.6.6.

Kung may mga hindi na-claim na personal na dokumento sa file (mga kard ng pagkakakilanlan, mga rekord sa trabaho, mga ID ng militar), ang mga dokumentong ito ay inilalagay sa isang sobre, na inihain sa file. Kung mayroong isang malaking bilang ng mga naturang dokumento, ang huli ay aalisin mula sa mga file at isang hiwalay na imbentaryo ay iginuhit para sa kanila.

3.6.7. Sa dulo ng bawat kaso, isang blangko na form ng certifying sheet ang isinampa, at sa simula ng kaso (upang itala ang mga partikular na mahahalagang dokumento) - isang form para sa panloob na imbentaryo ng mga dokumento ng kaso. 3.6.8.

Pagpaparehistro ng mga personal na file ng mga na-dismiss na tao sa panloob na archive

Ang sheet ng sertipikasyon ng kaso ay iginuhit sa iniresetang form (Appendix 9), na nagpapahiwatig sa mga numero at sa mga salita ng bilang ng mga may bilang na sheet ng kaso, ang bilang ng mga sheet ng panloob na imbentaryo, ay tumutukoy sa mga detalye ng pag-numero ng mga numero ng kaso (pagkakaroon ng mga lettered case number, nawawalang numero, bilang ng mga sheet na may mga naka-paste na litrato, mga numero ng malalaking format na sheet, mga sobre na may mga attachment at ang bilang ng mga sheet na nakapaloob sa mga ito), at nagpapahiwatig din ng presensya sa file ng mga naka-print na kopya ng mga polyeto na may ang bilang ng mga sheet sa mga ito, kung hindi sila nabanggit sa pangkalahatang gross numbering sa file. Ang dokumentong nagpapatunay sa kaso ay nilagdaan ng compiler nito.

Ang lahat ng kasunod na pagbabago sa komposisyon at estado ng kaso (pinsala, pagpapalit ng orihinal na mga dokumento) ay nakatala sa certification sheet na may kaugnayan sa nauugnay na aksyon. Ipinagbabawal na ilagay ang certification sheet sa pabalat ng kaso o blangko sa likod ng huling dokumento.

Pagbubuo ng mga kaso At dapat itong isagawa hanggang sa pagpapaalis ng empleyado. Pagkatapos ay ililipat ito sa archive para sa imbakan. Ang dokumentong ito ay hindi maaaring sirain para sa isang tiyak na tagal ng panahon.

Kinakailangan o opsyonal? Nasabi na na hindi na kailangan pang manguna sa mga empleyado. Ngunit ang anumang negosyong may paggalang sa sarili ay may ganitong uri ng dokumentasyon. Kailan kailangang gumawa ng dossier at kailan hindi? Ang mga tuntunin sa isyung ito ay hindi inireseta ng batas kahit saan. Pagpapanatili ng personal na file ng empleyado Ang isang personal na file ay binubuo ng takip ng personal na file at mga dokumento ng empleyado, na naglalaman ng komprehensibong impormasyon tungkol sa empleyado at sa kanyang aktibidad sa trabaho (kung pinag-uusapan natin ang tungkol sa isang mag-aaral, pagkatapos ay impormasyon tungkol sa kanyang pagsasanay). mga tagapamahala at kanilang mga kinatawan; nangungunang mga espesyalista; mga empleyadong responsable sa pananalapi (mga cashier, storekeeper, atbp.); mga empleyado na may inaasahang promosyon, atbp.

Mga tagubilin

Upang ilipat ang file ng isang nagbitiw na empleyado sa archive, ayusin ang mga dokumento sa reverse chronological order. Nangangahulugan ito na noong natanggap ka, nag-compile ka ng isang personal na file, na ang unang pahina ay isang aplikasyon para sa trabaho. Kapag inilipat ang kaso sa archive, ang unang sheet ay isang sulat ng pagbibitiw.

Kapag nag-file ng personal na file ng empleyado, sa parehong oras ay gumawa ng imbentaryo ng mga dokumentong inihain. I-file ang lahat ng magagamit na mga dokumento sa iyong personal na file para sa paglipat sa archive: application form o resume, mga kopya ng mga dokumentong pang-edukasyon, mga kopya ng mga order para sa trabaho, pagpapaalis at iba pang mga order na inilabas sa panahon ng trabaho ng empleyado. Ito ay maaaring mga utos na taasan o babaan ang mga suweldo, paglilipat, magsagawa ng mga karagdagang tungkulin, atbp. Ilakip din ang lahat ng mga sertipiko na ipinakita ng empleyado sa iyong organisasyon, isang kopya ng kontrata sa pagtatrabaho, mga karagdagang kasunduan, mga regulasyon na may kaugnayan sa trabaho ng empleyado.

I-file ang case sa isang folder na may binder, lagyan ng numero ang lahat ng sheet sa kanang sulok sa itaas. Dapat itong gawin gamit ang isang simpleng lapis. Ilagay ang imbentaryo sa itaas, lagdaan ang folder, maglagay ng letter code ayon sa paunang titik ng apelyido ng empleyado, at gayundin sa pagbubuklod ng folder sa malaking bilang ng taon ng pagtanggal sa iyong kumpanya.

Maaari mong itala ang taon ng pagpapaalis ng isang empleyado o ng ilang nagbitiw sa parehong taon. Kung nag-iingat ka ng mga rekord ng ilang empleyado, pagkatapos ay ilagay ang lahat ng mga personal na folder ng file sa isang karaniwang folder at lagdaan ang taon ng pagpapaalis sa bisa. Ang maximum na 250 mga sheet ay maaaring maimbak sa isang folder. Bumuo ng bawat kumplikadong kaso hindi lamang ayon sa taon ng pagpapaalis, kundi pati na rin sa pamamagitan ng apelyido ayon sa alpabeto.

Kapag inililipat ang lahat ng kaso sa archive, gumawa ng listahan ng paghahatid. Sa unang column, ipahiwatig ang mga serial number ng mga kaso, sa pangalawa, ang mga index ng lahat ng kaso ayon sa nomenclature. Ang pangatlong column ay pinupunan ng pangalan ng mga heading, ang ikaapat - ayon sa mga petsa, ang ikalima - ayon sa bilang ng mga sheet, ang ikaanim - ayon sa buhay ng istante, maaari mong punan ang ikapitong column kung mayroong mga tala o mga karagdagan.

tala

Ang mga personal na file ng mga empleyado ay itinatago sa archive sa loob ng 75 taon mula sa petsa ng pagtanggap. Kung kinakailangan, ang mga sertipiko ay ibinibigay mula sa kanila para sa pagpaparehistro ng isang pensiyon, kumpirmasyon ng haba ng serbisyo o iba pang impormasyon, ngunit sa personal na nagbitiw na empleyado lamang o sa pamamagitan ng utos ng hukuman.

Ang paghahanda at pagsusumite ng mga file sa archive ay isang mahalagang bahagi ng daloy ng dokumento. Ang kanilang pagpaparehistro ay nagsisimula sa organisasyon mula sa sandaling ginawa ang mga dokumento, at nagtatapos sa paglipat sa archive sa pagtatapos ng taon ng kalendaryo o panahon ng imbakan. Sa ilang mga kaso, ang mga file ay pinananatili nang mas mahaba kaysa sa isang taon. Kabilang dito, halimbawa, ang mga dokumentong nauugnay sa mga talaan ng tauhan.

Mga tagubilin

Upang matiyak na ang proseso ng mga file sa archive ay hindi tumatagal ng oras, dapat mong sundin ang kanilang pagpaparehistro sa panahon ng kasalukuyang daloy ng dokumento. Kapag naglilipat ng mga file sa archive para sa permanenteng o pansamantalang imbakan, kailangan mong magbigkis ng mga dokumento, mga sheet ng numero, isang pangwakas na inskripsiyon, kung ito ay ibinigay para sa mga tagubilin sa trabaho, at gumuhit din ng isang panloob na imbentaryo.

Sa kasong ito, sa pahina ng pamagat ng file na isinumite sa archive, ang pangalan ng organisasyon o enterprise, ang index alinsunod sa nomenclature ng mga file ay ipinahiwatig, ang petsa ng pagbubukas at pagsasara ng kaso, pati na rin ang ang panahon ng imbakan ay nabanggit.

Ang mga dokumentong isusumite sa archive ay isinampa sa isang hiwalay na folder na may hard cover. Kung ang isang dokumento ay may isang espesyal na dokumento, ito ay karaniwang hindi nakatali, ngunit inilalagay sa isang file o sobre at nakalakip sa kaso. Sa dulo ng nakagapos at may bilang na file mayroong isang sheet ng sertipikasyon, at sa simula - isang panloob na imbentaryo. Sa kasong ito, ang kapal ng kaso ay hindi dapat lumampas sa 40 mm, at ang bilang ng mga sheet ay hindi dapat higit sa 250.

Para sa mga kaso na permanenteng naka-imbak sa archive, pati na rin pansamantala, ngunit hindi bababa sa 10 taon, isang imbentaryo ay iginuhit para sa paglilipat ng mga kaso sa archive. Kasabay nito, ang isang hiwalay na imbentaryo ay iginuhit para sa mga dokumento na nauugnay sa mga talaan ng tauhan. Ang mga pangalan ng mga kaso ay ipinasok dito, ang bawat isa ay itinalaga ng isang serial number, at isang nomenclature code ay ipinahiwatig din. Ginagawa ang mga imbentaryo sa dalawang kopya kung mananatili ang mga file sa mga archive ng organisasyon. Kung ang mga kaso ay ililipat sa archive ng estado, dapat mayroong apat na kopya.

Ang mga kaso na napapailalim sa imbakan pagkatapos ng kanilang pagkumpleto nang wala pang 10 taon ay maaaring i-archive sa pagpapasya ng pamamahala ng organisasyon. Ang pangangailangan na magsumite ng mga file ay depende sa workload ng archive, ang dalas ng pag-access sa mga lumang dokumento, atbp.

Pinagmulan:

• kung paano magsumite ng mga dokumento para sa pagpaparehistro

Ang isang malaki at hiwalay na lugar ng gawaing archival ay itinuturing na mga isyu na nauugnay sa paghahanda ng mga dokumento para sa kanilang paghahatid sa archive ng organisasyon. Iyon ang dahilan kung bakit nararapat silang seryosong pansin, dahil sa yugtong ito ng pagtatrabaho sa mga dokumento, ang iba't ibang mga pamamaraan at praktikal na mga pagkakamali ay madalas na ginagawa, na sa hinaharap ay maaaring magdulot ng mga negatibong kahihinatnan sa gawain ng archive.

Mga tagubilin

Ang lahat ng trabaho na nauugnay sa paglipat ng mga dokumento sa archive, kabilang ang mga papeles ng tauhan, ay karaniwang nahahati sa mga sumusunod na yugto: - una sa lahat, kinakailangan upang isagawa ang pagbuo ng mga dokumento sa kasalukuyang mga paglilitis at pagkatapos ng pagkumpleto nito;
- pagkatapos ng pagbuo ng mga kaso, dapat silang gawing pormal alinsunod sa lahat ng itinatag na mga patakaran;
- pagkatapos ay magsagawa ng pagsusuri sa halaga at maghanda para sa imbakan ng archival;
- gumawa ng isang imbentaryo ng lahat ng mga dokumento na inilipat sa mga archive ng organisasyon;
- sa huling yugto, ilipat ang mga opisyal sa archive ng organisasyon.

Una, dapat mong isagawa ang tamang pagbuo ng mga dokumento na may kaugnayan sa mga tauhan sa ilang mga complex, iyon ay, sa mga file. Ang mga opisyal na dokumento tulad ng mga order sa iba't ibang aspeto ng mga aktibidad ng mga empleyado at tauhan ng kumpanya, na may iba't ibang mga time frame na inilaan para sa kanilang imbakan, ay dapat na pinagsama-sama sa mga espesyal na folder. Ang yugtong ito ay kinakailangan dahil ang ilan sa mga order na nauugnay sa mga tauhan ay nakatuon lamang sa mga tunay na isyu na nakakaapekto sa lugar ng trabaho, pati na rin ang mga empleyado at paggalaw sa loob ng posisyon sa trabaho. Ang ganitong uri ng papel ay dapat na naka-imbak sa mga archive ng negosyo nang hindi bababa sa pitumpu't limang taon. Kasabay nito, ang pinakamalaking bahagi ng mga order na nauugnay sa personal, mga isyu sa pagpapatakbo ng mga aktibidad ng mga empleyado ng kumpanya: mga order sa mga paglalakbay sa negosyo, sa tungkulin, at iba pa. Ang mga naturang dokumento ay dapat itago sa loob ng limang taon. Para sa kaginhawahan ng paggamit ng paghahanap at pagpapadali sa trabaho sa iba't ibang mga kaso, dapat kang lumikha ng mga papel para sa isang limang taon at isang pitumpu't limang taon.

Kinakailangan na wastong bumuo ng mga personal na account ng mga empleyado ng enterprise at lahat ng empleyado na nauugnay sa data ng sahod nang mahigpit sa alpabetikong pagkakasunud-sunod. Ang lahat ng mga papel sa mga personal na folder ay dapat na ilagay lamang sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod sa petsa ng kanilang pagtanggap. Kinakailangan din na lumikha ng isang imbentaryo ng archival para sa lahat ng mga papel na matatagpuan sa folder, na naglalaman ng mga detalye tulad ng: - pangalan ng papel;
- serial number ng papel na kasama sa imbentaryo;
- bilang ng mga sheet sa dokumento;
- petsa at numero ng dokumento (kung kinakailangan);
- isang huling talaan ng bilang ng mga sheet ng papel na kasama sa personal na file;
- tandaan.

Video sa paksa

Ang pag-compress ng mga program, folder, at file ay nakakatulong na bawasan ang laki ng mga ito nang hindi nawawala ang data, kaya ang mga naka-compress na file at folder ay kumukuha ng mas kaunting espasyo sa mga lokal at naaalis na drive. Ginagawa ito gamit ang isang archiver program. Upang lumikha ng isang archive mula sa simula, kakailanganin mo ang naaangkop na aplikasyon.

Kakailanganin mong

• - Taga-archive

Mga tagubilin

Mag-install ng archiver sa iyong computer. Ngayon, ang mga programa ng WinRar at 7-Zip ay itinuturing na makapangyarihang mga tool para sa paglikha ng mga archive. Ang mga application na ito ay awtomatikong na-install. Patakbuhin ang .exe file at sundin ang mga tagubilin ng installer upang i-install ang application sa iyong hard drive.

Piliin ang mga file na gusto mong i-archive. Piliin ang mga ito at mag-right click sa anumang icon sa pangkat ng mga napiling file. Mula sa drop-down na menu, piliin ang command na "Idagdag sa archive" sa pamamagitan ng pag-left-click dito - magbubukas ang isang bagong dialog box kung saan kakailanganin mong magtakda ng ilang mga parameter.

Sa tab na "Pangkalahatan", ipasok ang pangalan nito sa hinaharap sa walang laman na field na "Pangalan ng archive", piliin ang format ng archive - ZIP o RAR. Ang ilang mga operating system ay nahihirapang basahin ang .rar na format, kaya kung ipapadala mo ang archive sa ibang user at hindi sigurado kung mabubuksan nila ito, mas mabuting piliin ang .zip na format. Sa field na "Paraan ng compression," gamitin ang drop-down na listahan upang itakda ang nais na halaga.

Upang lumikha ng isang regular na archive, ang mga setting na ito ay magiging sapat. Mag-click sa pindutan ng OK at maghintay hanggang ang mga file na iyong pinili ay naka-pack sa isang archive. Kung nais mong magtakda ng mga karagdagang setting, mag-navigate sa naaangkop na mga tab at baguhin ang mga halaga sa mga patlang na kailangan mo.

Upang magdagdag ng file sa isang nagawa nang archive, ilipat ang cursor sa file na kailangang idagdag. Habang pinipindot ang kaliwang pindutan ng mouse, ilipat ito sa icon ng archive. Kapag lumitaw ang simbolo na "+", bitawan ang pindutan ng mouse. Ang file ay idadagdag sa archive. Isa pang paraan: buksan ang bagong likhang archive at ilagay ang ninanais na file dito sa parehong paraan, sumasagot ng apirmatibo sa kahilingan ng system.

Upang tanggalin ang isang hindi kinakailangang file mula sa isang tapos na archive, buksan ang archive, piliin ang file na tatanggalin at pindutin ang Delete key. Kumpirmahin ang iyong pinili. Ang parehong ay maaaring gawin sa pamamagitan ng pag-right-click sa pangalan ng file at pagpili sa "Tanggalin ang mga file" mula sa drop-down na menu. Kumpirmahin ang pagkilos at isara ang archive.

Mga personal na bagay. Sa mga personal na file, ang lahat ng mga dokumento ay matatagpuan lamang sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod ng kanilang resibo. Para sa lahat ng mga dokumentong nakapaloob sa personal na file, ang isang panloob na imbentaryo ay dapat na iguguhit, na naglalaman ng mga sumusunod na detalye:

• serial number ng dokumentong kasama sa imbentaryo;
• numero at petsa ng dokumento (kung kinakailangan);
• Pamagat ng dokumento;
• bilang ng mga sheet sa dokumento;
• tala;
• huling talaan ng bilang ng mga dokumento sa personal na file.

Ang tinatayang pagkakasunud-sunod ng pag-aayos ng mga dokumento sa isang personal na file ay ang mga sumusunod: panloob na imbentaryo ng mga dokumento ng kaso, mga talaan ng mga tauhan o talatanungan, aplikasyon sa trabaho, autobiography, mga sertipikadong kopya ng mga personal na dokumento, mga sertipikadong kopya ng mga order para sa pagpasok, appointment, relokasyon, trabaho mga responsibilidad, mga dokumento ng sertipikasyon atbp.

Paghahanda ng mga HR file para sa paglipat sa mga archive ng organisasyon

Imbentaryo ng mga file na isinumite sa archive Pagkatapos matanggap ang mga kaso, kapag nagsusumite ng mga dokumento sa archive, ang pinuno ng archive ay pumipirma sa tatlong kopya ng imbentaryo ng mga permanenteng kaso ng imbakan at sa dalawang kopya ng Acceptance Certificate para sa paghahatid ng mga dokumento sa archive . Ang mga pangalawang kopya ay ibinalik sa nagpadala, ang natitira ay nananatili sa archive.

Ang pagtatapos ng pagsusumite ng mga dokumento sa archive ay nagtatapos sa pagpuno ng mga dokumento sa accounting. Ang mga dokumento ay inililipat sa mga archive ng estado pagkatapos ng pag-expire ng mga panahon ng imbakan, ngunit may mga kaso ng maagang paglilipat ng mga dokumento.

Ang isang halimbawa ng maagang paghahatid ng isang archive ay maaaring ang paghahatid ng isang archive para sa libreng imbakan sa panahon ng pagpuksa (pagkabangkarote) at vice versa, ang mga materyales ay maaaring iwan para sa isang karagdagang panahon.

Archive ng mga dokumento

Batay sa mga probisyon ng Artikulo 9 ng Batas "Sa Pag-archive sa Russian Federation," ang dokumentasyon ng isang non-government na organisasyon ay itinuturing na pribadong pag-aari nito. Gayunpaman, sa pagpuksa ng isang organisasyon, ang isang ipinag-uutos na kondisyon ay ang pagsusumite ng mga dokumento para sa imbakan sa archive.

Mahalaga

Ang kaganapang ito ay isinasagawa din sa mga kaso ng muling pagsasaayos, kapag ang paglipat ng dokumentasyon sa ligal na kahalili ay isinasagawa (ang panahon para sa paglilipat ng mga kaso sa parehong mga kaso ay dalawang buwan). Kinakailangan din na ilipat ang mga file sa imbakan ng departamento sa pagitan ng humigit-kumulang isang beses bawat 3 taon.

Paano lumikha ng isang archive ng mga personal na file ng mga na-dismiss na empleyado?

• pagguhit, kung kinakailangan, isang panloob na imbentaryo ng mga dokumento ng kaso;
• pagpasok ng mga paglilinaw sa mga detalye ng takip ng kaso (paglilinaw ng pangalan ng organisasyon, index ng pagpaparehistro, mga deadline ng kaso, pamagat ng kaso);
• compilation at execution ng isang case inventory.

Ang mga kaso na may pansamantalang panahon ng pag-iimbak (hanggang 10 taon kasama) ay napapailalim sa bahagyang pagpaparehistro, at pinapayagan ang mga sumusunod:

• huwag mag-systematize ng mga dokumento sa kaso;
• huwag bilangin ang mga case sheet;
• huwag magsulat ng mga sertipikasyon;
• huwag magtahi (huwag magtahi).

Ang pagsuri sa tamang pagpapangkat ng mga dokumento sa mga file ay isinasagawa upang muling suriin ang pagsunod ng mga dokumento sa kaso na may pamagat ayon sa nomenclature, ang lokasyon ng mga dokumento sa loob ng kaso ayon sa ilang mga prinsipyo: sa mga isyung isinasaalang-alang ; kronolohikal; sa heograpiya; ayon sa alpabeto ng mga correspondent, atbp.

Pagsusumite ng mga dokumento sa archive

Susunod ay ang turn ng stitching, binding at cover design, na dapat magpahiwatig ng pangalan ng organisasyon, division, case at volume number, pamagat, petsa ng pagkakatatag, petsa ng pagsasara ng kaso. Ang mga natapos na kaso ay inilalagay sa mga imbentaryo na pinagsama-sama para sa bawat uri ng kaso nang hiwalay (mga tauhan, permanenteng at pansamantalang imbakan) sa hindi bababa sa tatlong kopya.

Ang isang kopya ng imbentaryo ay inilipat para sa imbakan sa yunit ng istruktura upang kumpirmahin ang paglilipat ng mga file sa archive. 4) Tinitiyak ang kanilang kaligtasan. Hanggang sa sandali ng paglipat sa archive, ang pag-iimbak ng mga inihandang file ay isinasagawa ng mga espesyalista mula sa serbisyo ng pamamahala ng mga rekord ng organisasyon mismo, na responsable para sa kanila.

Ang kanilang imbakan ay nangangailangan ng mga naka-lock na cabinet na pumipigil sa liwanag at alikabok sa pagpasok sa dokumentasyon. Ang pag-aayos ng mga kaso ay isinasagawa batay sa nomenclature ng mga kaso, na matatagpuan sa loob ng cabinet.

3.6. mga kinakailangan para sa pagpaparehistro ng mga kaso na tinanggap sa archive

Pansin

Ang mga pahayag ng payroll ay nabuo na isinasaalang-alang ang pagkakasunud-sunod kung saan sila ay pinananatili sa departamento ng accounting ng organisasyon, i.e. alinman sa isang kaso para sa buong taon, o ayon sa buwan, o para sa buong organisasyon, o para sa bawat yunit ng istruktura. Ang mga personal na payroll account ay pinagsama-sama sa isang file para sa isang partikular na taon at inayos ayon sa alpabetikong pagkakasunud-sunod ayon sa apelyido.

May larawang tutorial sa mga rekord ng tauhan at gawain sa opisina

Sa loob ng 75 taon, ang dokumentasyon ay naka-imbak kung saan ang mga benepisyo ng mga mamamayan at mga social na pagbabayad ay naitala (mga ulat ng pagpapatunay, mga personal na file, card, mga kontrata sa pagtatrabaho, atbp.). Ang mga time sheet, dokumentasyon ng business trip, atbp. ay pinananatili sa loob ng 5 taon.

Mga yugto ng paghahanda ng mga dokumento bago isumite ang mga ito para sa imbakan ng archival 1) Pagsusuri ng praktikal at pang-agham na halaga ng dokumentasyon Ang kaganapang ito ay isinasagawa ng isang espesyal na nilikha na komisyon, na kadalasang kinabibilangan ng mga kinatawan ng accounting, mga serbisyo ng tauhan at isang archivist. Ang gawain ng mga miyembro ng komisyon ay suriin ang mga dokumento sa bawat pahina, kung saan ang dokumentasyon ay naiba sa tatlong kategorya:

• Para sa paglipat sa archive. Ang mga kaso sa mga tauhan, permanenteng at pansamantalang imbakan na may panahon na 10 taon ay ipinadala sa archive.
• Para sa imbakan sa mga istrukturang dibisyon ng kumpanya.

3. agarang pag-iimbak ng mga dokumento

Ang imbentaryo ng mga gawain sa serbisyo ng HR ay nilagdaan ng compiler na nagpapahiwatig ng kanyang posisyon, sumang-ayon sa pinuno ng serbisyo sa pamamahala ng opisina ng organisasyon at inaprubahan ng pinuno ng serbisyo ng HR. Ang pagpili ng mga dokumento para sa kaukulang panahon para sa pagkawasak at ang pagguhit ng isang aksyon sa kanilang paglalaan para sa pagkawasak ay isinasagawa pagkatapos ng pagguhit ng taunang mga seksyon ng pinagsama-samang mga imbentaryo ng mga permanenteng kaso ng imbakan para sa parehong panahon. Ang mga tinukoy na imbentaryo at pagkilos ay isinasaalang-alang sa isang pulong ng EC ng organisasyon nang sabay-sabay. Ang mga kilos na inaprubahan ng EC ng organisasyon ay inaprobahan lamang ng pinuno ng organisasyon pagkatapos na aprubahan ng expert verification commission (EPC) ng nauugnay na institusyon ng state archival service ang mga imbentaryo ng permanenteng storage case; pagkatapos nito, may karapatan ang organisasyon na sirain ang mga file na kasama sa mga gawaing ito.

Ang pagsusumite ng mga dokumento sa archive ng isang organisasyon ay nagsasangkot ng pagtukoy ng mga dokumento na may pansamantalang panahon ng pag-iimbak na mas mababa sa 10 taon.

• Para sa pagkawasak.

Sa panahon ng inspeksyon ng sheet-by-sheet, natukoy din ang mga kakulangan na kailangang itama. Pagkatapos ay iguguhit ang mga protocol, na nag-aapruba ng mga imbentaryo para sa imbakan o pagkasira.

Walang mga espesyal na deadline para sa dalas ng mga pagpupulong ng komisyon ang pinakamahusay na pagpipilian ay isang beses sa isang taon. 2) Pagpaparehistro ng mga file ng archival. Ang pagpaparehistro ng mga kaso ay tumutukoy sa gawain ng pagtatala ng mga ito, pag-numero ng mga sheet, pati na rin ang pagguhit ng isang sulat ng sertipikasyon na may panloob na listahan ng dokumentasyon.

Upang magrehistro ng mga pansamantalang file ng imbakan, ginagamit ang isang pinasimple na pamamaraan (pagsuri sa kanilang kakayahang magamit, paunang sistematisasyon, paglipat sa archive). Hindi kailangan ang pagnunumero at pag-file.

Sa mga kaso kung saan ang kaso ay binubuo ng ilang volume (bahagi), ang pangkalahatang pamagat ng kaso at ang pamagat ng bawat volume (bahagi) ay inilalagay sa pabalat ng bawat volume (bahagi). Ang mga heading ng mga kaso na naglalaman ng mga kopya ng mga dokumento ay nagpapahiwatig ng kanilang numero ng kopya.

Ang pagiging tunay ng mga dokumento ng kaso ay hindi nakasaad sa pamagat. Sa pabalat ng kaso, ang mga matinding petsa ng kaso ay ipinahiwatig sa Arabic numeral - ang (mga) taon ng pagkakatatag at pagkumpleto ng kaso.
Kung ang kaso ay may kasamang mga dokumento (mga appendice, atbp.), ang mga petsa kung saan lumampas sa mga huling petsa ng kaso, pagkatapos ay sa ilalim ng mga petsa ng kaso isang bagong linya ang ginawa tungkol dito: "ang kaso ay naglalaman ng mga dokumento para sa ... taon (mga).” Maaaring hindi lumabas ang mga petsa ng kaso sa pabalat ng mga file na naglalaman ng mga taunang plano at ulat, dahil makikita ang mga ito sa mga pamagat ng kaso.