İşgüzar yazışmalar - işgüzar yazışmaların aparılmasının əsasları, növləri, xüsusiyyətləri, qaydaları. İşgüzar yazışma qaydaları: nümunələr

İşgüzar dairələrdə layiqli görünməyə çalışan hər kəs həmişə istifadə edir. Və o, həmişə əsas şeyi xatırlayır - e-poçt nə ünvanı, nə nümayəndəsi olduğu şirkətin nüfuzunu, nə də işgüzar imicini ləkələməməlidir.

İşgüzar elektron yazışmaları düzgün və bacarıqlı aparmaq bacarığı müasir menecer imicinin əsas komponentidir. Bu həm ümumi mədəni səviyyənin əlamətidir, həm də şəxsi peşəkarlığın göstəricisidir. İnsan öz fikirlərini necə formalaşdırıb rəsmiləşdirə bildiyinə uyğun olaraq onun başqalarına və şəxsən özünə münasibətini inamla mühakimə etmək olar. Diqqətsiz yazılmış e-poçt, tərəfdaşların və həmkarlarının gözündə müəllifin işgüzar nüfuzunu asanlıqla məhv edə bilər.

E-poçt vasitəsilə işgüzar yazışmaların aparılması qaydaları

2. Mesajınızın kimə ünvanlandığını və içindəki məlumatların kimə faydalı ola biləcəyini aydın şəkildə anlayın. Məktubunuz kimə ünvanlanıb? Müştəriyə? Bir tərəfdaşa? Həmkar? Bir tabeçiyə? Patrona? Ünvan “to” qrafasında, maraqlananlar isə “surətdə” göstərilir. Heç vaxt əlavə nüsxələri, xüsusən də müdirinizə göndərməyin. E-poçtda üçüncü tərəflər qeyd edilərsə, onlar da adətən "kopya" sütununa daxil edilir.

3. Mesajın məqsədini özünüz üçün formalaşdırın. Qarşınıza hansı məqsəd qoyursunuz: məktubun oxucusundan nəyə nail olmağa çalışırsınız? Nə reaksiya gözləyirsiniz? Mesajınızı oxuyan alıcı dərhal ondan nə lazım olduğunu başa düşməlidir. Elektron yazışmaların aparılması qaydaları:

Hadisələrə fərdi perspektiv gətirmək istəyirsinizsə - birinci şəxsdən (biz, mən)
Mesajınız sorğu və ya təlimat xarakteri daşıyırsa - 2-ci şəxsdən (siz, siz)
Əgər siz kənar müşahidəçi kimi məktub yazırsanız və ünvan sahibini əldə edilmiş faktlar və ya hadisələr barədə məlumatlandırmaq istəyirsinizsə - 3-cü şəxslə (onlar, o, o).

4. “Mövzu” sahəsini boş qoymayın. E-poçt alan insanların əksəriyyəti mövzu sahəsinə baxaraq yazışmaları araşdırmağa başlayır. Bir şəxs bir neçə saniyə ərzində məktubu oxumaq qərarına gəlir, buna görə məktubun məzmunu mövzu hissəsində əks olunmalıdır. Mövzu qısa, konkret və informativ olmalıdır.

5. Məzmunu aydın saxlayın: ünvan və salamlama, əsas hissə, xülasə, imza, əlaqələr. Hər hansı bir məktub olmalıdır e-poçt etiketi. Tənbəl olmayın və qəbul edilən məzmunun heç bir hissəsini qaçırmayın; düzgün formatlaşdırılmış məktub peşəkarlığınızın göstəricisidir.

6. Ünvan sahibinə xitab etmək və salamlamaq ona olan hörmətinizin göstəricisidir. Mümkünsə, hər məktubu şəxsi mesaj və salamla başlayın. Nəzakət əlaməti həmsöhbətinizə adı ilə müraciət etməkdir. Ünvandan sonra mesaja gündəlik xarakter vermək istəyirsinizsə, vergül qoyun. Rəsmiliyi və əhəmiyyəti vurğulamaq istəyirsinizsə, bu məktub tez-tez ünsiyyət qurduğunuz həmkarınıza ünvanlansa belə, nida işarəsindən istifadə edin.

7. Prinsipə əməl edin: qısa və aydın (KY). İşgüzar e-poçt yazışmalarının əsas qaydalarından biri "minimum sözlər - maksimum məlumat" dır. Fikirlərinizi xüsusi (aydın), ardıcıl, qısa və başa düşülən şəkildə təqdim edin. Cümlələr qısa olmalıdır, bu, ünvana lazım olan məlumatları çatdırmağı asanlaşdırır. Biri var E-poçtların qızıl qaydası– hissəli, bir mövzu – bir məktub. Bir neçə əlaqəsi olmayan ideyaları olan bir böyük mesajdansa, bir neçə e-poçt (hər biri bir mövzu ilə) göndərmək daha yaxşıdır.

8. Qeyri-rəsmi ünsiyyəti işgüzar yazışmalara çevirməyin. E-poçtda heç bir emosiya yoxdur! E-poçt mesajınızda göstərilən məqamları emosional olaraq vurğulamaq istəyirsinizsə, emosional alt mətn neytral, xarici sakit və düzgün təqdimat tonunun arxasında gizlənməlidir. Buna dillə deyil, məzmunla nail olunur.

9. Məktubun əsas mətninin aydın strukturuna riayət edin. Çox vaxt məktub üç hissədən ibarətdir:

Məktubun yazılma səbəbi (səbəb, əsaslar). Bu hissə adətən mümkün qədər qısadır
Məsələnin mahiyyətinin ardıcıl təqdimatı
Həll yolları, sorğular, təkliflər, nəticələr

10. Mesajın görünüşü son dərəcə asan başa düşülməlidir. Mətni beş-altı sətirdən çox olmayan paraqraflara bölün. Paraqrafları bir-birindən boş sətirlə ayırmaq daha yaxşıdır. Bir rəng və bir şrift seçin ki, mətn daha yaxşı qəbul edilsin. Zəruri olmadıqda nida işarələri, ifadələr, abbreviatura və ya kursiv elementlərdən istifadə etməmək daha yaxşıdır.

11. Düzgün yazın. Savadsız yazmaq müəllifin kifayət qədər savadlı olmadığını göstərir. İşgüzar nüfuzunuz mətndəki hərf və səhvlərə görə nüfuzdan düşür. Məktub göndərməzdən əvvəl, e-poçt etiketi məktubu diqqətlə oxumağı tövsiyə edir. Bir çox e-poçt proqramı və mətn redaktorları durğu işarələrini və orfoqrafiyanı yoxlaya bilər və səhvlər aşkar edilərsə, düzəliş variantları təklif edirlər. Bu xidmət e-poçt yazmaq üçün tələb olunur.

12. Əlavələrə hansı sənədlərin daxil edilməli olduğunu nəzərdən keçirin. Məktubun mətninə ətraflı məlumat daxil etməməlisiniz, onu ayrıca fayl kimi göndərmək daha yaxşıdır. E-poçtun mövzu hissəsində hansı faylı daxil etdiyinizi göstərdiyinizə əmin olun, əks halda alıcı onu virus hesab edə bilər. Göndərməzdən əvvəl bütün fayllar antivirus proqramı ilə skan edilməlidir.

14. Postscript işgüzar yazışmalarda çox nadir hallarda istifadə olunur. Mesajınızda postscript istifadə edirsinizsə, bu, məktubun məzmunu haqqında kifayət qədər düşünmədiyinizin göstəricisidir.

15. Yalnız xüsusi hallarda oxunmuş qəbz verilir. Tipik olaraq, oxunuş qəbzi yalnız xarici alıcılar üçün və yalnız alıcıdan cavab gözlənildikdə təyin edilməlidir.

16. “Yüksək əhəmiyyət” qutusunu yalnız həqiqətən zəruri olduqda istifadə edin. E-poçtda təcili diqqət tələb edən vacib məlumatlar varsa, əhəmiyyəti "yüksək" olaraq təyin edin. Bu, gələnlər qutunuzda e-poçtunuzu vurğulayacaq. Ancaq bu funksiyadan lazımsız yerə sui-istifadə etmək tövsiyə edilmir.

17. Məktubu göndərməzdən əvvəl yenidən oxuyun. Hər şey qısa, konkret, başa düşüləndirmi və hər hansı uyğun olmayan məlumat və ya qrammatik səhvlər varmı? Alıcının təfərrüatları düzgündürmü? Təqdimatın ardıcıllığını və məntiqini yoxlayın.

19. Yazışmaların təşəbbüskarı elektron dialoqu bitirir.

20. Bunu yadda saxla E-poçt yazışmaları qaydaları, daha doğrusu, onların uyğunluğu müasir peşəkar menecerin göstəricisidir.

Prinsipcə, necə və hansı vasitələrlə yaradılıb göndərilə biləcəyi ilə bağlı suallar yaranmamalıdır. Ancaq rəsmi məktublara gəldikdə, xüsusən məktub müəllifinin cavab alacağını gözlədikdə, hər kəs dərhal bu işə başlamağa hazır deyil. Mən sizə işgüzar yazışmaların bir az sirrini açıqlayacağam: məktubun xarakteri və üslubu nə qədər sərt olarsa, alıcıdan cavab alma şansı bir o qədər çox olar. Bu dərsdə istifadəçilərə öz üslubları barədə qərar verməyə və sonradan mesajları ən bacarıqlı şəkildə tərtib etməyə kömək edəcək bir neçə nümunə e-poçt göndərəcəyəm.

Birincisi, yaratdığımız hərfin hansı xarakter daşıyacağına qərar verməliyik. Bütün gedən e-poçtları üç əsas növə bölürəm:

• Biznes təklifi
• Biznes sorğusu
• Dost ünvanı

Müvafiq olaraq, hər üç növ üçün həm sadə mətn faylları şəklində, həm də xüsusi e-poçt proqramları üçün hazırlanmış şablonlar şəklində şablonlarım var. Onların hər birinə ardıcıllıqla keçək.

Biznes təklifi

Salam (Axşamınız xeyir), [müraciət edilən şəxsin adı]!

Ünsiyyət qurarkən hər hansı bir məktubda adı qeyd etmək məsləhətdir, çünki şəxsi ünvan insanı mehriban əhval-ruhiyyədə saxlayır. Ancaq hələ də adı tapa bilmirsinizsə, şablon salamlama kifayət edəcəkdir.

İcazə verin, şirkətimizdən [şirkətin adı] yeni bir xidməti (yeni məhsulu) diqqətinizə təqdim edim.

İcazə verin, [fəaliyyət sahəsinin adı] sahəsində əməkdaşlıq təklif edim.

Sonra, qiymət və ya bəzi keyfiyyət xüsusiyyətləri baxımından təklifinizin üstünlüklərini qısaca təsvir edin. Əsas odur ki, həddini aşmayın. Meqabayt mətn və hətta parlaq, mənasız şəkillərlə tamamlanan insanlar yalnız qorxudur. Əgər məktubu alan şəxs sizin təklifinizlə ilk sətirlərdən maraqlanırsa, əlavə məlumat üçün mütləq sizinlə əlaqə saxlayacaqdır.

Əgər siz onlarla ilk dəfə əlaqə saxladığınız zaman doğru insanların sizinlə əlaqə saxlamasına ciddi yanaşırsınızsa, o zaman sadəcə e-poçtdan kənar əlaqə haqqında düşünməyiniz məntiqlidir. kimi xidmətlərdə hesab yaratmaq yaxşı olardı ICQ vəSkype. Bəzən bir insanın sizinlə adi telefonla əlaqə saxlaması daha asandır, əgər əlbəttə ki, nömrəni öz imzanızda düşünərək tərk etmisinizsə.

Niyə imzada öz e-poçt ünvanınızı dublikat etmək lazımdır, soruşursunuz ki, poçt serveri tərəfindən avtomatik olaraq yönləndirilirmi? Burada qayda budur ki, işgüzar yazışmalarda həddindən artıq məlumat heç vaxt lazımsız deyil. Təsəvvür edək ki, məktubunuz potensial olaraq təkliflə maraqlanmayan və ya ona düzgün cavab verməyə səriştəli olmayan bir şəxs tərəfindən qəbul edilir. O, qəbul edilən mesajı başqa istifadəçiyə yönləndirir, lakin nədənsə həqiqi göndərən haqqında məlumat avtomatik olaraq əlavə edilən məlumatlardan itir, bu da sizinlə əlaqə saxlamağı çətinləşdirir. Bununla belə, məktubun müəllifini və onun lazımi əlaqələrini müəyyən etmək üçün imzaya baxmaq həmişə kifayət edəcəkdir.

Biznes sorğusu

Salam günortanız xeyir)!

Yaxud, əgər ünvanı alan şəxsin adı məlumdursa, o zaman (Hörmətli, [Ad, Ata adı])!

Zəhmət olmasa məhsul (xidmət) haqqında [məhsulun/xidmətin adı] tam xüsusiyyətlərin və rəqabət keyfiyyətlərinin təsviri ilə məlumat verin.

Rusiya Federasiyasının Federal Qanununa [sənədin nömrəsi və tarixi] əsaslanaraq, [əldə etmək üçün lazım olan məlumatları təsvir edin] məlumat vermənizi xahiş edirəm.

Hüquqlarınız pozulduğu təqdirdə İnternetdə müəyyən bir xidmətin rəhbərliyi ilə də əlaqə saxlaya bilərsiniz.

İstifadəçi müqaviləsinin [istifadəçi müqaviləsindəki bənd nömrəsi] bəndinin, yəni: “[qeyd olunan bəndin tam mətnini sitat gətirin]” bəndinin pozulması ilə əlaqədar araşdırma aparmağınızı və təqsirkar şəxslərə qarşı müvafiq tədbirlər görmənizi xahiş edirəm. məsul (əgər söhbət xidmət işçilərindən gedirsə)] şəxs [sayt (saytın adı)]. Yoxlamanın nəticələri və tətbiq edilən sanksiyalar barədə [öz e-poçt ünvanınıza] məlumat verin.

Dost ünvanı

Salamlar (Gününüz xeyir) (Salam), [şəxsin adı]!

Bizimlə ilk dəfə mehriban bir şəkildə əlaqə saxladığınız zaman, mətn mesajınızın tamlığı yaxşı göstərici olacaq. Düzgün yazılmış, həcmli mətn düzgün insanla əlaqə qurmağa olan yüksək marağınızı göstərəcək və cavab istəyini oyadacaq. Söhbəti bir neçə ilkin sualla açmağı unutmayın.

Nümunə e-poçt

Bir çox təşkilatın işinin tərkib hissəsi bir çox qayda və xüsusiyyətlərə malik olan işgüzar yazışmalardır. Təkcə katiblər deyil, digər işçilər də tərəfdaşlarla və digər işçilərlə əlaqə saxlamaq üçün məktublar yaza bilməlidirlər.

İşgüzar yazışma konsepsiyası

Bu termin kommersiya və biznes məlumatlarının mübadiləsinə aiddir. İşgüzar yazışmalar üçün müəyyən bir etiket var, hətta xüsusi kurslarda öyrədilir. Məktub qaydalara uyğun tərtib edilməlidir, çünki o, şirkətin nüfuzunu yaradacaq və qoruyacaq, həmçinin təşkilata ciddi münasibət formalaşdıracaqdır. İş məktubu, texniki baxımdan, müxtəlif şirkətlər və ya şöbələr arasında ünsiyyəti yaxşılaşdırmağa yönəlmiş bir vasitədir.

İşgüzar yazışmaların növləri

Sənədlərin bir neçə növü var və onların hər birində icra və təqdim etmək üçün öz qaydaları var. Elektron poçt vasitəsilə ünsiyyət zamanı işgüzar yazışmaların əsaslarından da istifadə olunur. Mütəxəssislər işgüzar məktubların aşağıdakı növlərini ayırd edirlər: təşəkkür məktubları, xahişlər, tələblər, üzrxahlıqlar, təkziblər, təbriklər və başsağlığı. Bundan əlavə, kommersiya məktubları var ki, bunlara iddialar, imtinalar, xatırlatmalar, zəmanətlər və s.

İşgüzar yazışmaları necə düzgün aparmaq olar?

Məktub yazarkən bütün detallara diqqət yetirmək vacibdir. İşgüzar yazışmaların qaydalarını təsvir edərkən aşağıdakı aspektlərə diqqət yetirməyə dəyər:

1. Müəllifin verdiyi konkret suallara cavab verməli olduğunuz bir məktub yazırsanız, onların hər birini ayrıca sitat gətirmək məqsədəuyğun olardı. Bunu etmək üçün nömrələmədən istifadə edin və mətni paraqraflara bölün.
2. Məktub tərtib edərkən, ya sizin, ya da həmsöhbətinizin əlavə etdiyi bütün sənədləri qısaca şərh etməlisiniz. Bu, alıcının məktubun mahiyyətini dərhal başa düşməsi üçün vacibdir.
3. Məktub menecer tərəfindən imzalanmalı və möhürlə təsdiqlənməlidir.

İşgüzar yazışmaların aparılması qaydaları

İş məktubları tərtib edərkən səhvlər yolverilməzdir, buna görə də onları tərtib etmək üçün əsas qaydaları bilmək vacibdir:

1. Mənası bilinməyən sözlərdən istifadə etməyin və ya lüğətdən istifadə edərək onların şərhini yoxlamayın.
2. İşgüzar yazışmaların aparılması xüsusi terminologiyanın istifadəsini istisna edir, çünki bəzi sözlər ünvana məlum olmaya bilər. Əgər belə terminlərdən istifadə olunursa, izahat verin.
3. Fikirlərinizi qısa cümlələrlə ifadə edin ki, əsas məqam itməsin.
4. Əgər rus dilini hərtərəfli bilmirsinizsə, orfoqrafiyanızı yoxlamaq üçün əvvəlcə mətni redaktorda və ya kompüterinizdəki sənəddə yazmaq daha yaxşıdır.
5. İşgüzar yazışmalarda danışıq sözlərindən, bədii ifadələrdən və s. Məktub göndərməzdən əvvəl onu səhvlər və yazı səhvləri üçün yoxlayın. Bir müddət sonra yenidən yoxlamaq daha yaxşıdır.

İşgüzar yazışmalarda məktubun başlanğıcı

Birincisi, məktubun strukturunda ünvan sahibinin mövqeyini və tam adını ehtiva edən "başlıq" var. İşgüzar yazışmaların xüsusiyyətlərinə əksər hallarda səhifənin mərkəzində yazılmış "Əziz" standart ünvanı daxildir. Əgər şəxs tanış deyilsə, soyaddan əvvəl “Cənab” sözü yazılır. Birinci abzasda (preambula) məktubun məqsədi və səbəbi göstərilir. Müraciət edən şəxs onu oxuduqdan sonra mesajın əsas mənasını başa düşməlidir.

İşgüzar yazışmalarda sorğu

İşgüzar yazışmaların məşhur növlərindən biri sorğu məktubudur. Bu, nəzakətli tələb və ya cari məsələ ilə bağlı diplomatik tələb ola bilər. İşgüzar yazı bacarıqları sorğuların yazılması üçün vacibdir, çünki onlar alıcını yazıçının tələb etdiyi hərəkəti etməyə sövq etməlidir. Məktub yazmaq üçün müəyyən qaydalar var:

1. Ünvan sahibinə iş etiketinin əsaslarına riayət etməklə şəxsən müraciət edilməlidir.
2. Alıcıya sorğunun səbəbini izah etmək üçün ona iltifat verə, işgüzar və ya şəxsi keyfiyyətlərini və ləyaqətlərini vurğulaya bilərsiniz.
3. Müraciətin səbəblərini göstərin və alıcını onun yerinə yetirilməsi ilə maraqlandırın. Problem mümkün qədər qısa və aydın şəkildə təsvir edilməlidir.
4. Müraciət edildikdən sonra potensial faydaları vurğulayaraq dəyişdirilməli və yenidən təkrar edilməlidir.

İşgüzar yazışmalarda özünüzü necə xatırlatmaq olar?

Öhdəliklərin yerinə yetirilməsi, qanuna riayət edilməsi, mühüm hadisənin yaxınlaşması və s. haqqında xatırlatmaq lazım olduqda xatırlatma məktubu istifadə olunur. Əksər hallarda ondan əvvəl şifahi xatırlatma istifadə olunur. Nəticə etibarı ilə məktub görülən hərəkətin bir növ sübutu kimi çıxış edir. İşgüzar yazışmalarda xatırlatma daxildir:

1. Göndərən və alıcı haqqında məlumat. Bundan sonra xatırlatmanın səbəbi bildirilir.
2. Geri çağırılan məsələ ilə bağlı qanun və qaydalara keçidlər verilir.
3. İşgüzar yazışmaların ifadələri aydın olmalıdır, lakin təhdid olmamalıdır. Problemin sülh yolu ilə həll oluna biləcəyini xatırlatmaq doğru olmaz.
4. Məktubun heç bir standartı yoxdur, ona görə də sərbəst formada yazıla bilər.

İşgüzar yazışmalarda necə düzgün üzr istəmək olar?

Yazılması ən çətin məktublardan biri üzrxahlıq məktubudur, bu məktub həm üzr istəmənizi, həm də şirkət üçün üzünüzü saxlamağınızı tələb edir. Bundan əlavə, zədələnmiş münasibətləri bərpa etmək məqsədi daşıyır. İşgüzar yazışmalar üzr istəmənin aşağıdakı xüsusiyyətlərini göstərir:

1. Məktubun strukturuna alıcının göstərilməsi, mesajın mövzusu və mesaj daxildir.
2. Rəhbərlik hər şeyi imzalayacağı üçün ifaçını dəqiqləşdirməyə ehtiyac yoxdur.
3. İşgüzar yazışmalarda üzrxahlıq ifadələri açıq olmamalıdır və məktubun mövzusu neytral və ya tamamilə yox olmalıdır.
4. Əldə edilməli olan təsir, səmimi bir üzr istəmək və baş verənlər haqqında məlumatdır, yəni xoşagəlməz vəziyyətin səbəbinin göstəricisidir.

E-poçt vasitəsilə işgüzar yazışmaların aparılması qaydaları

Daha əvvəl qeyd olunan bütün qaydalar elektron yazışmalar üçün də aktualdır, lakin hələ də bir sıra xüsusiyyətlər var:

1. İş e-poçtu yalnız rəsmi yazışmalar üçün istifadə edilməlidir, çünki bütün məktublar serverdə saxlanılır və başqa şəxs tərəfindən oxuna bilər.
2. Biznes e-poçt yazışmaları oxuna bilən şriftdən istifadə tələb edir və Arial və ya Times New Roman seçmək daha yaxşıdır. Hərflərin ölçüsü orta olmalıdır. Mətndə Caps Lock, nida işarələri və ya xüsusi simvollar olmamalıdır. Müəyyən ifadələri kursiv və ya qalın hərflərlə vurğulamaq məqbuldur, lakin bunu yalnız zəruri hallarda istifadə edin.
3. Daha yaxşı oxunaqlı olmaq üçün alt başlıqlardan istifadə edin, lakin unutmayın ki, onların sayı çox olmamalıdır, ona görə də maksimum 3-4 ədəddir. Bir abzas dörd sətirdən çox olmamalıdır.
4. Biznes e-poçt etikası mövzu sahəsinin boş qalmasına icazə vermir. Məktubun mahiyyətini burada yazın, konkret, məlumatlandırıcı və qısa olmalıdır.
5. Sonda imzanızı və əlaqə məlumatlarınızı daxil etməlisiniz və altı sətirdən çox olmamalıdır. Aşağıdakı strukturdan istifadə edin: “Hörmətlə”, ad və soyad, şirkət adı, telefon nömrəsi, e-poçt və veb-sayt ünvanı.
6. İşgüzar yazışmalarda korporativ üslubunuzda korporativ şablondan istifadə etmək məqsədəuyğundur. Bunun sayəsində digərlərindən fərqlənmək və eyni zamanda işgüzar yazışma qaydalarına riayət etmək mümkün olacaq. Məktubun yalnız kompüter ekranında deyil, həm də telefonda oxuna biləcəyini unutmamaq vacibdir, buna görə şablon müxtəlif ekranların həlli üçün optimallaşdırılmalıdır.

Kitablar işgüzar yazışmalar

İş məktubu yazmağın bütün incəliklərini daha yaxşı başa düşmək üçün faydalı ədəbiyyatı oxuya bilərsiniz. Aşağıdakı işlər yaxşı hesab olunur:

1. « Biznes yazı sənəti. Qanunlar, fəndlər, alətlər» S. Karepina. Müəllif yazışmaların işgüzar üslubunun nə olduğunu, müxtəlif növ məktubları və hesabatları necə düzgün şəkildə tərk etməyi izah edir.
2. « Biznes e-poçt yazışmaları. Uğur üçün beş qayda" Müəllif işgüzar yazışmaların formalarını təsvir edir və ünsiyyəti daha effektiv etməyə kömək edəcək vasitələr təklif edir. Burada faydalı məsləhətlər və tövsiyələr tapa bilərsiniz.

İstənilən təşkilatın, kommersiya firmasının və ya müəssisənin fəaliyyətində uğur davranış mədəniyyəti və etiketlə ayrılmaz şəkildə bağlıdır. Rəhbərin və işçilərin bütün hərəkətləri, şübhəsiz ki, ədəb qaydalarını nəzərə almalı və vəziyyətə uyğun olmalıdır.

Etiketin ən vacib hissələrindən biri işgüzar yazışmalardır.

Hesablamalara görə, işdə vaxtın demək olar ki, 50%-i sənədlər və poçtla məşğul olmaq üçün sərf olunur. Ancaq bu lazımdır, çünki səlahiyyətli işgüzar yazışmalar şirkətin dövriyyəsini əhəmiyyətli dərəcədə artıra və müxtəlif xidmət və şöbələrin qarşılıqlı əlaqəsini sürətləndirə bilər.

Əlbəttə ki, burada müəyyən nümunələr var və biz bu məqalədə onlar haqqında mütləq danışacağıq. İşgüzar yazışma qaydaları çoxdan standartlaşdırılıb. Mövcud GOST R.6.30-2003 mətni vərəqdə düzgün yerləşdirməyə kömək edəcək, hansı girintiləri, kənarları və şriftləri düzəltməyi sizə xəbər verəcəkdir. İşgüzar yazışmalar nitq nümunələrinin vahidliyi və təkrarlanması ilə xarakterizə olunur.

Ancaq hər hansı bir məktub fərdi. Göndərənin şəxsiyyəti, onun mövqeyi, vəziyyəti və alıcının üzərində böyük bir iz qalır. Müəyyən dərəcədə işgüzar yazışmalar yaradıcılıq və zəhmətin birləşməsidir.

İşgüzar yazışmaların növləri

Sənəd dövriyyəsi kağız üzərində və elektron poçt vasitəsilə həyata keçirilir.

Müəssisədəki bütün yazışmaları aşağıdakı qruplara bölmək olar:

Rəsmi/qeyri-rəsmi yazışmalar;

Daxili və xarici.

Rəsmi yazışmalara kommersiya təklifləri, təşəkkür məktubları və zəmanətlər, ticarət müqavilələri, müəssisə üzrə sifarişlər, vəzifə öhdəlikləri, tələblər, tələblər, iddialar daxildir.

Qeyri-rəsmi yazışmalara biznes tərəfdaşları, müştərilər və işçilərin müxtəlif təbrikləri daxildir; başsağlığı, üzr, dəvət və təşəkkürlər.

Daxili sənədlər yalnız bir müəssisənin şöbələri arasında dövr edir, xarici sənədlər isə onun hüdudlarından kənara çıxır.

İşgüzar yazışma qaydaları: daxili məzmun

Əsas tələb məktubun qısalığı və aydınlığıdır. Mətni bir neçə səhifəyə uzatmayın. Ən yaxşı seçim birinə uyğunlaşmaqdır.

İşgüzar yazışma qaydaları mətndən mürəkkəb, anlaşılmaz, xarici və yüksək ixtisaslaşdırılmış söz və ifadələrin çıxarılmasını nəzərdə tutur. Bütün cümlələr qısa, müəllifin əsas fikirləri ilə və “su”suz olmalıdır.

Məktubunuzda ikiqat şərhlərdən çəkinin, əks halda mübahisələr yaranarsa, öz nöqteyi-nəzərinizi müdafiə etmək və müəyyən bir ifadə ilə nəyi nəzərdə tutduğunuzu sübut etmək daha çətin olacaq.

İşgüzar yazışmaların yazılması qaydaları yazıçını alıcını adı və atasının adı ilə çağırmağı, ondan əvvəl “Əziz...” başlığını qoymağa məcbur edir. Məktubun alıcısı ilə yaxşı dostluq münasibətiniz olsa belə, “siz” sözündən istifadə etməyinizə əmin olun.

Girişdə soyad və ad göstərilməklə yanaşı, mesajın əsas məqsədi də bildirilir. İşgüzar yazışmaların nümunələri belə hallar üçün kifayət qədər şablon və klişe bilir: “Əvvəlki məktubla əlaqədar...”, “Xatırladıq...”, “Məlumat verək...” və s.

Resipient üçün əlverişsiz olan cavabı (təklifdən imtina, əməkdaşlıqdan imtina) ifadələrlə yumşaldın: “Təəssüf ki, biz təklif olunan şərtlərdən yararlana bilməyəcəyik...” və ya oxşar ifadələrlə.

Xarici kağız sənədləri

İstənilən iş məktubu şirkət məlumatları və bütün əlaqə məlumatları ilə şirkətin blankında yazılmalıdır.

Sənədin dəqiq tarixini daxil etməyinizə əmin olun.

Vərəqin yuxarı sağ küncünü ünvan sahibinin baş hərfləri və alıcı şirkətin ünvanı tutur.

Oxucunun onu başa düşməsini və qavramasını asanlaşdırmaq üçün mətni mənalı abzaslara bölün. 4-5 sətirdən çox deyil.

Bütün sözləri böyük hərflə yazmaq pis formadır.

Sənədlər məktuba əlavə edilə bilər. Bu halda, onlar vərəqin aşağı sol hissəsində ayrıca sətirdə qeyd olunur. İşgüzar etiketə görə, məktuba cavab 10 gün ərzində alınmalıdır. Problemin həlli üçün daha çox vaxt lazımdırsa, ünvan sahibi bu barədə məlumat verməlidir.

Yazdıqdan sonra mətni həm orfoqrafiya, həm də qrammatik səhvlər üçün yenidən diqqətlə yoxlamalısınız. Əgər vaxtınız varsa, məktubu bir kənara qoymalı və sonra yenidən ona qayıtmalısınız. Bir qayda olaraq, əvvəlcə fərq edilməyən qeyri-dəqiqliklər aşkar ediləcək. Bu məsləhət müştəri şikayətinə cavab verərkən ən vacibdir. Savadsız yazılmış bir məktubla insanı daha çox qıcıqlandırmamalısınız.

Sənədi bir neçə dəfə yazıb yoxladıqdan sonra onu A4 kağızına çap edin. Bu ölçü mətnin özü yalnız yarım vərəq tutsa belə, istənilən yazışma üçün istifadə olunan standart ölçüdür.

Bulanıq və ya səliqəsiz çıxışın qarşısını almaq üçün çap etməzdən əvvəl printerdə mürəkkəbi yoxlayın.

Bəzi hallarda siz vizit kartınızı sənədə əlavə edə və çap edilmiş vərəqin özünü şəffaf fayla əlavə edə bilərsiniz.

Şirkət loqosu olan markalı zərf də yaxşı forma hesab olunur.

Qeyri-rəsmi işgüzar yazışmaların aparılması qaydaları işgüzar sənədlərdən daha çox emosionaldır və daha az klişedir. İxtisarlar və rəngli sifətlərin istifadəsi burada uyğundur, məsələn, təbriklərdə: heyrətamiz, həssas, mehriban.

Biznes e-poçtları

Poçt şəbəkəsi vasitəsilə zərfdə yazışma göndərməməyiniz rahatlıq yaratmamalıdır. Bu hallarda işgüzar yazışma qaydaları da tətbiq edilir.

Bacarıqlı və düzgün elektron biznes mesajları həm müəssisə, həm də konkret şəxs haqqında müsbət imici yaradır. Biznesdə reputasiya çox dəyərlidir!

Elektron poçtla yazışmaların əsas qaydaları

İş e-poçt ünvanınızı yalnız təyinatı üzrə istifadə edin.

Poçt qutusunun adına diqqət yetirin. İşləyərkən "körpə", "supermen" kimi səhv adlardan istifadə etməyin, hətta ingilis transkripsiyasında göstərilsə belə.

Həmişə "mövzu" sütununu doldurun, əks halda məktubunuz spama düşə bilər. “Plan”, “siyahı”, “kommersiya təklifi”, “hesabat” kimi təsvirlər uyğun deyil. Alıcınızın gələnlər qutusunda kifayət qədər oxşar məktublar ola bilər. Mesajınızın nə haqqında olduğunu mümkün qədər dəqiqləşdirin. Beş sözdən çox istifadə etməyin. Mövzunuzu böyük hərflə yazın. Sonda nöqtə qoymağa ehtiyac yoxdur.

Əgər əvvəllər qəbul edilmiş e-məktuba cavab verirsinizsə, mövzu sətrindəki “Yenidən” işarəsini silməyi unutmayın.

Ünsiyyət tərzi

Məktubu işgüzar formatda saxlayın. Təhdid, yalvarış, əmr tonunu çıxarın.

Elektron işgüzar yazışmaların qaydaları mətndə ifadələrin və ya çoxlu sayda sual işarələrinin və ya nida işarələrinin istifadəsinə icazə vermir.

Nəzakətli olun. Başlanğıcda məcburi salamlaşma və sonunda həmsöhbətlə vidalaşma yaxşı formadır. Məsələn, “Hörmətlə...” və ya bu kimi: “Hörmətlə...”.

Biznes e-poçt yazışmaları və onun “qızıl qaydası”: bir mesajda bir neçə fərqli mövzunu qarışdırmayın. Bir sıra məktublar göndərmək daha yaxşıdır.

E-poçt bir kağız məktubun yarısı qədər uzun olmalıdır.

Qoşmalarla işləmək

Əgər çatdırmaq üçün çox məlumat varsa, hamısını məktubun mətninə qoymayın, onu əlavələr kimi ayrıca sənədlər kimi əlavə edin.

Qəbul edənin rahatlığı üçün hazırladığınız sənədlərin adını onun başa düşdüyü adlarla dəyişdirin. Bu sizin marağınızı göstərəcək və sizi qazanacaq. Alıcının kompüterində neçə iş qovluğu olduğunu və onların arasında məktubunu necə axtaracağını düşünün.

Göndərdiyiniz fayllar haqqında alıcıya məlumat verməyinizə əmin olun ki, o, onları təsadüfi virus hesab etməsin. Böyük sənədləri arxivləşdirin.

Çox böyük qoşmaları (200 kbayt-dan çox) başqa yollarla, məsələn, ftp server vasitəsilə göndərmək daha yaxşıdır.

Bəzi poçt serverləri COM, EXE, CMD, PIF və bir sıra digərləri kimi formatların keçməsinə və onları bloklamasına icazə vermir.

Məktubunuzun bir neçə alıcısı varsa, hər dəfə kütləvi göndərmənin bütün sübutlarını silmək üçün vaxt ayırın. Ünvan sahibinin belə əlavə məlumatlara ümumiyyətlə ehtiyacı yoxdur. “bcc” əmri sizə kömək edəcək.

Elektron poçt vasitəsilə işgüzar yazışmaların aparılması qaydaları qarşı tərəfə yazışmaların alınması barədə məlumat verməyi tələb edir. Hazırda cavab vermək mümkün deyilsə, bu barədə həmsöhbətinizi xəbərdar edin. Əlavə sualların və prosedurların qarşısını almaq üçün yazışma tarixçənizi yadda saxlayın.

Cavab vacib və təcili olarsa, ünvan sahibini telefon, Skype və ya ICQ vasitəsilə əlavə xəbərdar etməyə icazə verilir. Əgər bundan sonra da müsbət nəticə əldə edə bilməmisinizsə, özünüzü bir daha xatırladın.

Bir sənəd tələb etdiyiniz zaman cavab olaraq əlavə edilmiş fayl olan boş bir məktub almağınız qeyri-adi deyil. Bu, qəbuledilməzdir. İşgüzar yazışma nümunələri sənədin mətnində müvafiq məlumatların yerləşdirilməsini tələb edir. Məsələn, bu: "Mən sizin sorğunuz üçün lazım olan məlumatları göndərirəm."

Məktubun sonunda koordinatları göstərməyi unutmayın: bütün mövcud ünsiyyət üsulları, mövqe, şirkətin veb saytı, sosial şəbəkələrə keçidlər.

Təşkilat kontaktlarını yazarkən, mümkün qədər çox məlumat verin - ərazi kodu ilə telefon nömrəsi, poçt kodu ilə ünvan. Axı sizin ünsiyyətiniz təkcə bölgənizin sakinləri ilə deyil. Bütün məlumatlarınız varsa, sizinlə əlaqə saxlamaq daha asan olacaq.

Və son qayda: yazışmaları kim başladısa, elektron dialoqu bitirməlidir.

Nəticə

İşgüzar yazışmalar incə məsələdir. Bəzən bir insan və təmsil etdiyi qurum haqqında qəti fikir formalaşdırmağa bir baxış kifayət edir. Biznes yazılarının qaydalarını bilmək karyeranıza çox kömək edə bilər.

Elektron işgüzar yazışmalar. Məktubun mövzusu haqqında

Bu məqalə biznes e-poçtlarında Mövzu sahəsini doldurmaq haqqındadır.

Məzmununa uyğun olaraq “E-poçt mövzusu” sahəsini doldurun.

Sadə görünən bir şey. Tərəfdaşınıza sənədlərin göndərilməsi üçün son tarixlər haqqında yazsanız, "Müqavilənin göndərilməsi üçün son tarixlər haqqında" mövzusunda yazın. Əgər hüquqi ünvanınızın dəyişdirilməsi haqqında yazırsınızsa, mövzuya “Hüquqi ünvanınızın dəyişdirilməsi haqqında” yazın. Ancaq yazışma praktikasının göstərdiyi kimi, bizim üçün aşkar olan hər şey başqaları üçün eyni dərəcədə aydın deyil...

Ötən gün dostum və həmkarım (Nataşa) iş ortağından məktub aldıqdan sonra yenidən rahat nəfəs aldı. Və dedi: “Gözəllik! Məktub deyil, mahnı! Hələ açmamışam, amma onun nə haqqında yazdığını artıq bilirəm!” Və sonra əlavə etdi: "Və onun məktublarından hər hansı birini mənim poçt qutumda tapmaq indi bir neçə dəqiqə məsələsidir!"

"Bunun bu qədər xüsusi nədir?" - düz soruşursunuz. Və sonra sizə deyəcəm ki, ünvan sahibi ilə yazışmalardakı hazırkı sifariş dostumu niyə belə sevindirir.

Nataşa təlim şirkətində müştərilər və tərəfdaşlarla işləmək üzrə mütəxəssisdir.

2 aydan bir az əvvəl o, şirkətin yeni iş ortağı ilə yazışmağa başladı. (Gəlin ona “Vasya” deyək). Qarşıdan gələn əməkdaşlığın əvvəlində həmişə müzakirə edilməli, aydınlaşdırılmalı, aydınlaşdırılmalı, birləşdirilməli və s. çoxlu məsələlər var. Həmin gün Nataşa və Vasya çoxlu sayda mesaj mübadiləsi apardılar. Ancaq Nataşanın gələnlər qutusuna baxsanız və Vasya ilə yazışmalara baxsanız, tamamilə sadə bir şəkil taparsınız. Çoxlu məktublar var, lakin bütün məlumatlar iki semantik nöqtəyə düşür: "Kimdən" sahəsində "Vasya", mövzu sahəsində isə "Perm ilə əməkdaşlıq" (Nataşanın iş ortağının adı və şəhərin adı məlum səbəblərdən mənim tərəfimdən dəyişdirildi.Necə deyərlər, hər hansı bir təsadüfi təsadüf hesab edin).

Vəziyyəti təsəvvür edin: birinci məktubda “Permlə əməkdaşlıq” mövzusu var. Bu məktubdan Nataşa ünvan sahibi, onun şirkəti haqqında məlumat öyrənir, onun kommersiya təklifi ilə tanış olur. Cavablar. Aşağıdakı məktublar işin təfərrüatlarını, yerlərdə təlimlərin keçirilməsinin xüsusiyyətlərini aydınlaşdırır, maliyyə, təşkilati aspektləri müzakirə edir və s. (Həftənin sonunda Nataşanın poçt qutusunda Vasyadan 17 məktub var). Üstəlik, bütün məktublar: birincidən sonuncuya qədər bir mövzu seçimi var: "Perm ilə əməkdaşlıq". İndi təsəvvür edin ki, təcili olaraq, məsələn, bu yazışmada konkret məlumatı olan bir konkret məktub tapmaq lazımdırsa, nə etməlisiniz. Necə deyərlər, nə etməlisən: təsadüfi məktublar açın və bu məsələnin həftənin hansı günündə müzakirə edildiyini təxminən xatırlamağa çalışın. Mən sərf olunan vaxt, belə bir axtarışın effektivliyi və onu müşayiət edən duyğular haqqında danışmayacağam. Və beləliklə hər şey aydındır.

Nəticələr:

1. Mövzu sahəsinin e-poçtun vacib hissəsi olduğunu unutmayın.

2. Mövzu sahəsini rasional olaraq doldurun, məlumatları son dərəcə informativ edin.

Məsələn, "Sənədlər" əvəzinə "Agreement.Account.Act"

3. Müzakirə olunan məsələnin aspektləri dəyişdikcə, mövzunu aydınlaşdırın (uzatmadan istifadə edin).

Misal üçün,

Perm ilə əməkdaşlıq → Perm ilə əməkdaşlıq Tarixlər → Perm ilə əməkdaşlıq sazişi

4. Mövzunu mənalı, lakin son dərəcə qısa edin("Mövzu" sahəsində alındıqdan sonra ünvançıya görünən simvolların sayı olduqca məhduddur)

Misal üçün,

Perm ilə əməkdaşlıq → Perm.Tarixlər → Perm.Sazişi

5. Bir iş ortağı/müştəri ilə yazışmada “Mövzu” sahəsinin təsadüfi doldurulduğunu və ya ümumiyyətlə doldurulmadığını görsəniz, təşəbbüsü öz əlinizə götürün. və iki ssenaridən birini sınayın:

— Cavab verərkən “Mövzu” sahəsinin məzmununu düzgün dəyişin/onu özünüz doldurun.Əgər alıcı diqqətli olarsa, bəlkə də bu hərəkət yazışmaları normal vəziyyətə gətirmək üçün kifayət edər. Əgər alıcı hələ də bu sahənin məzmununa məhəl qoymamağa davam edirsə (çox güman ki, adətdən kənar), başqa skriptdən istifadə edin (aşağıda oxuyun):

— Ünvan sahibinə sorğu/təklif ilə məktub yazın təxminən aşağıdakı məzmunla: “Vasya, mən çox istəyirəm ki, yazışmalarımız effektiv olsun və bütün biznes məsələlərimizi mümkün qədər tez həll edə bilək. Məktubun mövzusunu və məzmununu dərhal “Mövzu” sahəsində qeyd etməyi təklif edirəm. Düşünürəm ki, bu yolla biz ünsiyyətimizin effektivliyini əhəmiyyətli dərəcədə artıracağıq”.

Nataşa mənim məsləhətimi qəbul etdi. İndi isə ikinci aydır ki, aldığım məktubların şəffaflığından və aydınlığından həzz alıram!

Sizə də eyni zövqü arzulayıram, əziz oxucularım!