Elektron sənədlərin mübadiləsi haqqında nə bilmək lazımdır. Elektron sənəd idarəetməsinə necə keçmək olar? Qarşı tərəflərlə elektron sənəd dövriyyəsinə keçid

Bu gün elektron sənəd dövriyyəsi həyatımıza cəsarətlə daxil olur, bu gün demək olar ki, bütün şirkətlər elektron sənədlərdən istifadə edir, elektron poçtdan, elektron bəyannamələrdən istifadə edir, xüsusən ƏDV vergisi üçün məcburi bəyannamələr qanunla müəyyən edildiyi üçün. Kimsə gündəlik həyatda elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinə keçib və istifadə edir və bütün hesabat və ilkin sənədləri elektron formaya çevirib.

Elektron sənəd dövriyyəsi anlayışı və elektron sənəd dövriyyəsinin üstünlükləri

Elektron sənəd idarəetməsinin müsbət və mənfi tərəfləri var.

Cədvəl
Elektron sənəd idarəetməsinin müsbət və mənfi tərəfləri

Eyni zamanda, elektron sənəd dövriyyəsi getdikcə daha çox inkişaf edir. Və bunun üçün ilkin şərtlər var.

Birincisi, elektron sənəd dövriyyəsi vergi qanunvericiliyində nəzərdə tutulub. Məsələn, sığorta haqları və ya fərdi gəlir vergisi üzrə hesabatlar təqdim edilərkən, şirkətdə 25-dən çox işçi varsa, o, elektron qaydada təqdim edilməlidir. Hesabatların elektron formada təqdim edilməsi Bəyannaməni elektron formada təqdim etmək lazımdır. Bundan əlavə, 2017-ci ildə hesabatın elektron şəkildə təqdim edilməsi ilə bağlı izahatlar da elektron sənəd şəklində təqdim edilməlidir.

İkincisi, mühasibat uçotunda elektron sənəd dövriyyəsi qəbul edilib. 402-FZ saylı "Mühasibat uçotu haqqında" Qanuna əsasən, ilkin uçot sənədi kağız üzərində və (və ya) elektron imza ilə imzalanmış elektron sənəd şəklində tərtib edilir.
Üçüncüsü, 2017-ci ildə elektron sənəd dövriyyəsi məhkəmə icraatında daha da inkişaf edəcək. Belə ki, çoxları məhkəmə qərarlarının internetdə elektron şəkildə dərc olunmasına öyrəşib. Rusiya Federasiyasının Arbitraj Prosessual Məcəlləsinin 4-cü maddəsinə əsasən iddia ərizəsi, ərizə, şikayət, təqdimat və digər sənədlər məhkəməyə kağız üzərində və ya elektron formada, o cümlədən imzalanmış elektron sənəd şəklində verilə bilər. Rusiya Federasiyasının qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş qaydada internetdə məhkəmənin rəsmi saytında yerləşdirilən formanı doldurmaqla elektron imza. Oxşar müddəalar mülki prosesdə də müəyyən edilir.

Dördüncüsü, tender sənədlərində və elektron hərraclarda elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi baxımından elektron texnologiyalar həyatımızın ayrılmaz hissəsinə çevrilib. 04.05.2013-cü il tarixli 44-FZ nömrəli Federal Qanunun (07.03.2016-cı il tarixli redaksiyada) maddəsinə əsasən “Dövlət və bələdiyyə tələblərinə cavab vermək üçün malların, işlərin, xidmətlərin satın alınması sahəsində müqavilə sistemi haqqında elektron formada hərrac (elektron auksion) dedikdə, satınalma haqqında məlumatın sifarişçi tərəfindən qeyri-məhdud sayda şəxslərə belə hərracın keçirilməsi barədə bildiriş və bu barədə sənədlərin vahid formada yerləşdirilməsi yolu ilə çatdırıldığı hərrac başa düşülür. informasiya sistemi, vahid tələblər və əlavə tələblər satınalma iştirakçılarına təqdim edilir, belə hərracın elektron platformada keçirilməsi onun operatoru tərəfindən təmin edilir.

Beşinci səbəb onunla bağlıdır ki, bu gün bir çox şirkətlər müxtəlif regionlarda, müxtəlif şəhərlərdə fəaliyyət göstərir, ona görə də effektiv biznesin təşkili üçün sənəd dövriyyəsini sürətləndirmək və tərəflər arasında münasibətləri sadələşdirmək lazımdır. Bu baxımdan, intuitiv olaraq bir çox şirkət elektron sənəd idarəetməsini tətbiq edir.

Elektron sənəd idarəetməsini necə tətbiq etmək olar?

İkinci mərhələdə, şirkətin sənədləri tərtib edərkən hansı imzadan istifadə edəcəyini seçməlisiniz.

Sadə elektron imza kodlardan, parollardan və ya digər vasitələrdən istifadə etməklə müəyyən bir şəxs tərəfindən elektron imzanın formalaşması faktını təsdiq edən elektron imzadır.

Qeyri-ixtisaslı elektron imza elektron imzadır:

1. elektron imza açarından istifadə etməklə məlumatın kriptoqrafik çevrilməsi nəticəsində əldə edilən;
2. elektron sənədi imzalayan şəxsi müəyyən etməyə imkan verir;
3. elektron sənəd imzalandıqdan sonra ona dəyişikliklər edilməsi faktını aşkar etməyə imkan verir;
4. elektron imza alətlərindən istifadə etməklə yaradılmışdır.

1. elektron imzanın yoxlama açarı ixtisaslı sertifikatda göstərilmişdir;
2. Elektron imza yaratmaq və yoxlamaq üçün tələblərə uyğunluğunu təsdiqləyən elektron imza vasitələrindən istifadə olunur (6 aprel 2011-ci il tarixli 63-FZ Federal Qanununun 5-ci maddəsi (30 dekabr 2015-ci il tarixli redaktə) "Elektron imza haqqında" İmzalar.” Bununla belə, bir çox hallarda sənədlər təhlükəsizlik məqsədləri üçün tələb olunur, bu, gücləndirilmiş ixtisaslı imzadır.

Dördüncü mərhələdə müqavilə bağlamaq üçün sənədləri təqdim etmək lazımdır.

Beşinci mərhələ sertifikatlaşdırma mərkəzi ilə müqavilənin bağlanmasıdır. 6 aprel 2011-ci il tarixli, 63-FZ nömrəli (30 dekabr 2015-ci il tarixli dəyişikliklərlə) "Elektron imzalar haqqında" Federal Qanunun 2-ci maddəsinə əsasən, sertifikatlaşdırma mərkəzi hüquqi şəxs, fərdi sahibkar və ya dövlət orqanı və ya yerli idarəetmə orqanıdır. elektron imzaların yoxlanılması üçün açar sertifikatların yaradılması və verilməsi funksiyalarını, habelə digər funksiyaları yerinə yetirir.

Altıncı mərhələ şirkətdə elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi, elektron sənədlərin konkret mübadiləsinin təşkilidir. Qaimə-fakturalar əməliyyat tərəflərinin qarşılıqlı razılığı ilə və onların bu qaimə-fakturaları təsdiq edilmiş formaya uyğun qəbul etmək və emal etmək üçün uyğun texniki vasitələri və imkanları olduqda elektron formada tərtib edilir.

Sertifikatlaşdırma orqanı ilə müqavilə nələri ehtiva etməlidir?

Sertifikatlaşdırma mərkəzi ilə müqavilə bağlayarkən, müqavilənin mövzusuna diqqət yetirmək vacibdir. Rusiya Federasiyasının Mülki Məcəlləsinin 432-ci maddəsinə əsasən, bu cür müqavilələr üçün məcburi şərtlər bunlardır. Müqavilənin bütün vacib şərtləri üzrə müvafiq hallarda tələb olunan formada tərəflər arasında razılıq əldə olunarsa, müqavilə bağlanmış sayılır. Yəni, müqavilənin mövzusunu mümkün qədər aydın şəkildə yazmaq vacibdir.

Müqavilənin predmeti “Elektron imza haqqında” Qanundan irəli gəlir.

Doğrulama Mərkəzi:

1. elektron imzanın yoxlama açarları üçün sertifikatlar yaradır və belə sertifikatlar verir;
2. elektron imzanın yoxlanılması açarı sertifikatlarının etibarlılıq müddətlərini müəyyən edir;
3. bu sertifikatlaşdırma mərkəzi tərəfindən verilmiş elektron imza yoxlama açarı sertifikatlarını ləğv edir;
4. ərizəçinin müraciəti əsasında elektron imza vasitələri verir;
5. bu sertifikatlaşdırma mərkəzi tərəfindən verilmiş və ləğv edilmiş elektron imza yoxlama açarı sertifikatlarının reyestrini aparır;
6. sertifikatların reyestrinin aparılması qaydasını müəyyən edir;
7. ərizəçilərin müraciəti əsasında elektron imza açarlarını və elektron imzanın yoxlama açarlarını yaradır;
8. sertifikat reyestrində elektron imza yoxlama açarlarının unikallığını yoxlayır;
9. elektron qarşılıqlı əlaqə iştirakçılarının müraciətləri əsasında elektron imzaların yoxlanılmasını həyata keçirir;
10. elektron imzadan istifadə ilə bağlı digər fəaliyyətləri həyata keçirir.

1. sertifikatlaşdırma mərkəzi tərəfindən xidmətlərin göstərilməsinə dair müqavilədən irəli gələn öhdəliklərin yerinə yetirilməməsi və ya lazımınca yerinə yetirilməməsi;
2. vəzifələrin yerinə yetirilməməsi və ya lazımınca yerinə yetirilməməsi ("Elektron imza haqqında" 04.06.2011-ci il tarixli 63-FZ nömrəli Federal Qanunun 13-cü maddəsinin 3-cü bəndi (30.12.2015-ci il tarixli dəyişikliklər).

Şirkət daxilində elektron sənəd dövriyyəsini necə təşkil etmək olar?

Elektron sənədlərin layihələrinin hazırlanması, icrası və təsdiqi kağız üzərində oxşar sənədlər üçün müəyyən edilmiş ümumi işgüzar qaydalara uyğun olaraq həyata keçirilir. Elektron sənəddə möhür izi istisna olmaqla, kağız üzərində oxşar sənəd üçün müəyyən edilmiş bütün rekvizitlər olmalıdır, çünki möhür məcburi detal deyil. Şirkət daxilində elektron rəqəmsal imzanın istifadə olunmadığı elektron sənədlərlə hərəkətləri təsdiqləmək üçün üsullardan istifadə edilə bilər. Məsələn, sənədlər elektron rəqəmsal imza olmadan nəzarətə verilə bilər.

Qarşı tərəflərinizlə sənəd dövriyyəsini təşkil etmək istəyirsinizsə, o zaman qarşı tərəflə müqaviləyə müvafiq müddəaları daxil etməlisiniz.

Sənədlər elektron formada hazırlanır və imzalanır. İstifadə olunan elektron rəqəmsal imza vasitələri müəyyən edilmiş qaydada sertifikatlaşdırılmalıdır.

Ən asan yol, səlahiyyətlilərlə, məsələn, vergi xidməti ilə elektron sənəd dövriyyəsini təşkil etməkdir. Bunun üçün siz həmçinin elektron imza əldə etməli və sertifikatlaşdırma mərkəzi ilə müqavilə bağlamalısınız. Çox vaxt vergi ödəyiciləri vergi orqanına bəyannamələr, izahatlar və hesab-fakturalar təqdim edirlər. "Əlaqə" olaraq sənədlər Rusiya Federal Vergi Xidmətinin 15 aprel 2015-ci il tarixli ММВ-7-2 /149@ "İstifadə olunan sənədlərin göndərilməsi qaydasının təsdiq edilməsi haqqında" əmrinə uyğun olaraq vergi orqanları tərəfindən hazırlanır. vergi orqanları vergi qanunvericiliyi və rüsumlarla tənzimlənən münasibətlərdə öz səlahiyyətlərini həyata keçirərkən telekommunikasiya kanalları vasitəsilə elektron formada və Federal Vergi Xidmətinin 17 fevral 2011-ci il tarixli ММВ-7-2 nömrəli əmrinin bəzi müddəalarının etibarsız sayılması haqqında /169@.”

Belə sənədlərə aşağıdakılar daxildir:

1. izahatların verilməsi üçün tələblər;
2. nəzarət edilən xarici şirkətlərin bildirişləri;
3. vergi ödəyicisinin (rüsum ödəyicisinin, vergi agentinin) çağırılması barədə bildirişlər;
4. vergi bildirişi;
5. vergi ödəyicisinin (rüsum ödəyicisinin, vergi agentinin) bankdakı hesabları üzrə əməliyyatların və onun elektron pul vəsaitlərinin köçürülməsinin dayandırılması haqqında qərarlar;
6. vergi ödəyicisinin (rüsum ödəyicisinin, vergi agentinin) bankdakı hesabları üzrə əməliyyatların və onun elektron pul vəsaitlərinin köçürülməsinin dayandırılmasının ləğv edilməsi haqqında qərarlar;
7. səyyar vergi yoxlamasının aparılması haqqında qərarlar;
8. digər sənədlər.

Elektron sənədlərin saxlanmasını necə təşkil etmək olar?

Sənədlər necə saxlanmalıdır?

Birincisi, müəyyən bir təşkilat üçün işlərin siyahısını hazırlamaq lazımdır. İşlərin çeşidi şirkətdən və fəaliyyət sahəsindən asılı olaraq dəyişəcək.

İşlərin nomenklaturası icra edilmiş sənədləri işlər üzrə qruplaşdırmaq, işlərin sistemləşdirilməsi və uçota alınması, onların saxlanma müddətlərinin müəyyən edilməsi və sənədlərin axtarışı üçün istifadə olunur. Faylların nomenklaturası daimi və müvəqqəti (10 ildən çox) saxlama inventarlarının tərtibi, habelə müvəqqəti (10 ilədək) saxlama yerlərinin uçotu üçün əsasdır.

İkincisi, halları formalaşdırmaq lazımdır. Bunun üçün elektron qaydada saxlanılacaq sənədlərin dəyərinin ekspertizası aparılmalıdır. Nəzərinizə çatdıraq ki, fərdi sənədlər üçün normativ saxlama müddətləri mövcuddur. Məsələn, mühasibat sənədləri 5 il, vergi sənədləri isə 4 il saxlanılır.

üçüncü, məlumatların fayl nomenklaturasında elektron şəkildə saxlandığını qeyd etmək lazımdır. Məsələn, “İş vaxtı cədvəlləri. Elektron sənədlər”.

Dördüncü, sənədləri arxivləşdirməlisiniz.

Elektron faylı saxlamazdan əvvəl o:
— elektron sistemdən yükləmə (sənəd hər hansı xüsusi proqram məhsulunda yaradılıbsa);
— uyğun formatda saxlamaqla mümkün dəyişikliklərdən qorunmaq;
— yaddaş daşıyıcısına yazın.

Elektron sənədlərin saxlanması və arxivləşdirilməsi üçün ümumi qəbul edilmiş format PDF/A-dır. O, adi PDF-dən fərqlənməlidir, hər yeniləmə ilə fayllarla işləmək üçün yeni imkanlar yaranır. PDF/A başqa bir şey üçün nəzərdə tutulub: bu, elektron sənədlərin uzunmüddətli arxiv saxlanması üçün formatdır.

Beşinci addım inventarların hazırlanmasıdır. İnventar elektron sənədlərlə bağlı yaradılan bütün elektron faylları əhatə edir. Bununla belə, kağız faylların yaradılması zamanı göstərilən vərəqlərin sayı əvəzinə elektron sənədlərin həcmi göstərilir.

İnventar formatı belə görünə bilər:

Bəzi hallarda sənədləri məhv etmək lazımdır. Məsələn, rəsmi qeydlər uzun müddət saxlanılıb, saxlama müddəti başa çatıb və onları məhv etmək lazımdır. Bu zaman sənədlərin dəyərinin ekspertizası aparılır. Belə bir müayinə xüsusi komissiya tərəfindən aparıla bilər. Ekspertizanın nəticələrinə əsasən sənədlərin məhv edilməsi üçün ayrılması haqqında akt tərtib edilir. Belə bir aktın forması şirkət tərəfindən müstəqil olaraq hazırlanır. Və akt əsasında disklər və ya digər saxlama vasitələri sadəcə məhv edilir.

Sonda qeyd etmək lazımdır ki, əlbəttə ki, gələcək elektron sənədlərə aiddir. Bununla belə, elektron sənəd dövriyyəsinin düzgün təşkili vacibdir. Bir şöbədə və ya hətta şöbədə yalnız bir iş yeri elektron sənəd dövriyyəsinə qoşulduqda, sənədlərin əksəriyyəti hələ də kağız üzərində saxlandıqda, bir çox şirkət sənəd dövriyyəsinin düzgün təşkil edilməməsi problemi ilə üzləşir. Buna görə də, elektron sənəd dövriyyəsi ilə bağlı bütün məsələlər sistemin tətbiqi mərhələsində “quruda” həll edilməlidir.

“” Elektron hüquqi əhəmiyyətli sənədlərin mübadiləsi sisteminin yaradıcıları noyabrın sonunda “Mühasibat uçotu” portalında elektron sənəd dövriyyəsi üzrə müsabiqə keçiriblər. Dörd yüz iştirakçıdan heç biri müsabiqənin 15 sualının hamısına düzgün cavab verə bilməyib. Müsabiqənin təşkilatçıları daxil olan bütün cavabları təhlil edərək, indi mühasiblərə ən çox çətinlik yaradan məsələləri sıralamağı təklif edirlər.

Giriş məlumatı

Bu ilin may ayında elektron qaimə-fakturaların mübadiləsi mümkün olduqdan sonra Rusiyanın bir çox iri şirkətləri elektron sənəd idarəetməsinə (EDF) keçidə başladılar. Müvafiq olaraq, biznes liderləri ilə əməkdaşlıq etmək şansı əldə etmək üçün onların potensial tərəfdaşları EDI-ni tənzimləyən tənzimləyici çərçivədə naviqasiya etməlidirlər. Bu gün biz mühasiblərə elektron sənədlərin mübadiləsi qaydalarını öyrənərkən yaranan mürəkkəb məsələləri həll etməyə kömək edəcəyik.

Elektron qaimə-fakturaların yaradılması və verilməsi

Ən böyük çətinliklər elektron qaimə-fakturanın necə göndərilməsi ilə bağlı suala cavab verərkən yaranır. Belə ki, müsabiqə iştirakçılarının 80%-i hesab edir ki, elektron qaimə-faktura qarşı tərəfə e-poçt vasitəsilə göndərilə bilər. Lakin, belə deyil.

Elektron sənədlərin saxlanması

Müsabiqə iştirakçılarının təxminən yarısı hələ də hesab edir ki, elektron sənədləri saxlamaq üçün onları çap etmək lazımdır. Bununla belə, “Arxiv işi haqqında” Federal Qanunda deyilir: “Arxiv sənədi, üzərində qeyd olunan, onu müəyyən etməyə imkan verən təfərrüatları olan və göstərilən daşıyıcının əhəmiyyətinə görə saxlanmalı olan maddi mühitdir. vətəndaşlar, cəmiyyət və dövlət”. Belə ki, qanunvericilik elektron sənədin kağız nüsxəsinin yaradılması və sənədin kağız formasında saxlanması ilə bağlı məcburi tələbi nəzərdə tutmur.

Elektron qaimə-fakturaların mübadiləsi qaydası

Elektron qaimə-fakturaların mübadiləsinin praktiki proseduru daha az suallar doğurdu. Bəlkə də bu, prosedurun ayrı bir sənəddə (Rusiya Maliyyə Nazirliyinin 25 aprel 2011-ci il tarixli 50n nömrəli əmri) müəyyən edilməsi və hər hansı birmənalı şərhləri istisna etməsi ilə izah olunur. Qaimə-fakturalardakı səhvlərin necə düzəldilməsi, elektron sənədin hansı tarixdə qəbul edilməsi, elektron qaimə-fakturanın yalnız rəhbərin və ya sərəncamla səlahiyyət verilmiş digər şəxsin elektron imzası ilə imzalanmasının mümkün olub-olmaması ilə bağlı suallara 49%, 54% və 63% düzgün cavab verdi.müsabiqə iştirakçıları.

Elektron sənədlər üçün formatlar

İştirakçıların yarıdan çoxu (58%) Federal Vergi Xidmətinin hansı sənədlər üçün məcburi və ya tövsiyə olunan XML formatlarını artıq hazırladığını bilir. Xatırladaq ki, Rusiya Federal Vergi Xidmətinin 03/05/12 nömrəli ММВ-7-6/138@ əmri ilə hesab-faktura, düzəliş fakturası, qəbul edilmiş və verilmiş hesab-fakturalar jurnalı üçün məcburi formatlar təsdiq edilmişdir. alqı-satqı kitabları, habelə bu kitabların əlavə vərəqləri üçün (bax ""). Rusiya Federal Vergi Xidmətinin 21 mart 2012-ci il tarixli ММВ-7-6/172@ əmri ilə TORG-12 formasında yük qaiməsi və işə (xidmətlərə) qəbul aktı üçün tövsiyə olunan formatlar təsdiq edilmişdir (bax). ""). Nəzərə alın ki, bu cür formatlarda təqdim olunan sənədlər qarşı tərəfdən alındıqları formada yoxlanılması üçün Federal Vergi Xidmətinə göndərilə bilər. Yəni sənədi skan edilmiş şəkilə çevirmədən.

Faktura jurnalı və alış kitabçası

İştirakçıların müvafiq olaraq 94%-i və 74%-i elektron sənədlər olduqda alış kitabçası və qaimə-faktura jurnallarını necə saxlamağı bilir. Satınalma kitabının forması və onun aparılması qaydaları 1137 nömrəli Qərarın 4 nömrəli əlavəsində, qəbul edilmiş və verilmiş qaimə-fakturaların uçotu jurnalının forması və onun aparılması qaydaları isə 3 nömrəli əlavədə verilmişdir. eyni qətnaməyə.

4 nömrəli əlavənin 2-ci bəndinə uyğun olaraq həm kağız, həm də elektron formada alınmış hesab-fakturalar alış kitabçasında vahid qaydada qeydiyyata alınmalıdır. Və 3 nömrəli əlavənin 3-cü bəndinə uyğun olaraq kağız daşıyıcıda və ya elektron formada tərtib edilmiş hesab-fakturalar verilmə tarixinə uyğun olaraq mühasibat uçotu jurnalının 1-ci hissəsində xronoloji ardıcıllıqla qeydə alınır. Qəbul edilmiş hesab-fakturalar, həm kağız, həm də elektron formada qəbul edildiyi tarixə görə jurnalın 2-ci hissəsində qeyd olunur. Eyni zamanda, jurnalın formasına və onun doldurulması qaydalarına uyğun olaraq, hesab-fakturanın verilməsi üsulu 3-cü sütundakı dəyərlə göstərilir: 1-ci dəyər sənədin kağız üzərində hazırlanmasını, 2-ci dəyər isə sənədin kağız üzərində hazırlanmasını göstərir. elektron formada hazırlanması.

Elektron sənədlərin göndərilməsi sistemində işləmək

Təcrübədə elektron sənədlərlə işləmək nəzəridən daha asan olur. Elektron sənəd dövriyyəsini tənzimləyən qanunvericilikdə mürəkkəbliklərin çoxluğuna baxmayaraq, əksər mübahisəli nəzəri məsələlər öz səviyyədə həll olunur və avtomatlaşdırılır. Beləliklə, EDF operatorlarının sistemlərində elektron sənədlərin təfərrüatlarının düzgün doldurulmasına və bütün texnoloji sənədlərin formalaşmasına nəzarət avtomatik olaraq həyata keçirilir və hesab-fakturanın düzəldilməsi proseduru, ilk baxışdan, oxşarlardan heç bir fərqi yoxdur. kağız sənədlə hərəkətlər. Çox güman ki, buna görə də sorğu iştirakçıları EDI sistemində işləmək üzrə praktiki tapşırıqları yerinə yetirməyi ən asan hesab ediblər. İştirakçıların 75%-dən çoxu bu cür tapşırıqları yerinə yetirib.

Material "Diadoc" elektron formada hüquqi əhəmiyyətli sənədlərin mübadiləsi sisteminin mütəxəssisləri tərəfindən "" müsabiqəsinin nəticələrinə əsasən hazırlanmışdır.

Əgər şirkət elektron sənəd dövriyyəsinə keçməyi planlaşdırırsa, tövsiyələrimiz sizə fəaliyyət planı yaratmağa kömək edəcək. Onlar sizə podratçılarla necə danışıqlar aparacağınızı, provayderi necə seçəcəyinizi və işdə dəyişikliklərə işçi hazırlayacağınızı söyləyəcəklər.

Bir şirkət qarşı tərəflərlə elektron sənəd dövriyyəsinə (EDF) keçmək niyyətindədirsə, sənədlərin hansı hissəsinin elektron şəkildə ötürülə biləcəyini əvvəlcədən qiymətləndirin. Layihənin miqyası, onun üçün iş planı, əmək xərcləri və şirkətin xərcləri bundan asılıdır.

Podratçılarla elektron sənəd dövriyyəsinə keçid üçün iş planını necə tərtib etmək olar

Şirkətin elektron sənəd dövriyyəsinə keçidi ilə bağlı işi bloklara bölün:

• təşkilati məsələlər;
• qarşı tərəflər;
• sənəd axını;
• heyət;
• provayder;
• büdcə.

Hər blokda hansı tapşırıqların yerinə yetiriləcəyini sadalayın (bax.

). Lazım gələrsə, siyahını düzəldin. Tutaq ki, şirkətin avtomatlaşdırmaya ehtiyacı olmaya bilər: şirkətin mühasibat uçotu sistemi vasitəsilə sənədlərin qeydiyyatı vəziyyətini izləmək rahatdır, lakin sənəd dövriyyəsinin həcmi böyük deyilsə, o zaman avtomatlaşdırma xərcləri özünü doğrultmayacaq.

Yuxarıdakı addımları hansı ardıcıllıqla yerinə yetirəcəyinizə özünüz qərar verin. Bəzi işlər eyni vaxtda yerinə yetirilə bilər, məsələn, işçilər üçün təqdimat materiallarının hazırlanması və podratçılarla danışıqların aparılması.

Elektron sənəd dövriyyəsinə keçidlə bağlı qarşı tərəflərlə necə danışıqlar aparmaq olar

Şirkətin qarşı tərəflərini dörd qrupa bölün. Elektron sənəd dövriyyəsinə keçidlə bağlı razılığa gəlmək üçün hər bir qrup xüsusi yanaşma aparmalı olacaq. Mümkündür ki, bütün qarşı tərəflər razılaşmayacaq, onlarla kağız sənədlər mübadiləsini davam etdirməli və ya əməkdaşlığı dayandırmalı olacaqsınız.

Elektron sənəd dövriyyəsindən istifadə edən əhəmiyyətli kontragentlər. Bu cür şirkətlər artıq öz provayderləri ilə işləyir, bəlkə də şirkətinizin əməkdaşlıq etmək niyyətində olduğu təşkilatlarla yox. Bu qrupdakı qarşı tərəflərlə aşağıdakı kimi məşğul ola bilərsiniz:

1. Alıcının (təchizatçının) əməkdaşlıq etdiyi provayderlə müqavilə bağlamağın məqsədəuyğun olub-olmadığını nəzərdən keçirin.

2. Şirkətinizin nəzərdə tutulan provayderi ilə qarşı tərəfin provayderi arasında rouminqin olub olmadığını öyrənin.

3. Qarşı tərəfi şirkətiniz tərəfindən seçilmiş provayderlə müqavilə bağlamağa dəvət edin.

Elektron sənəd dövriyyəsindən istifadə etməyən əhəmiyyətli kontragentlər. Alıcı (təchizatçı) elektron sənəd dövriyyəsindən istifadə etməkdən imtina edərsə və onunla əməkdaşlığı dayandırmaq şirkət üçün sərfəli deyilsə, ssenarilərdən birinə uyğun olaraq davam edin:

1. Belə bir qarşı tərəflə istifadə edin .

2. Görüş təyin edin və onları elektron sənəd dövriyyəsindən istifadə etməyə inandırmağa çalışın.

Mümkün çatışmazlıqlara qarşı dözümlü olacağınıza və şirkətinizlə işləyərkən elektron sənəd dövriyyəsinin qurulmasına kömək edəcəyinizə söz verin.

Kiçikelektron sənəd dövriyyəsindən istifadə edən tərəflər. Bu alıcılar və təchizatçılar qrupuna əhəmiyyətli kontragentlərə münasibətdə olduğu kimi eyni variantlar tətbiq oluna bilər. Ancaq əlavə vaxt itirməmək üçün danışıqları yazışma şəklində aparmaq məsləhətdir. Razılaşma əldə olunmasa, əməkdaşlıqdan imtina etmək daha asan ola bilər.

Kiçikelektron sənəd dövriyyəsindən istifadə etməyən qarşı tərəflər. Alıcı (təchizatçı) şirkətin əsas tərəfdaşlarından biri deyilsə, onu sizin üçün əlverişli bir provayderlə elektron sənəd idarəetməsindən istifadə etməyə sövq etməyə çalışın. Seçimlər:

1. Elan edin ki, məsələn, yeni rübün əvvəlindən şirkətiniz sənədləri yalnız elektron formada qəbul edib göndərir.

2. Qarşı tərəf uduzsa, komissiya alın və dublikatları göndərdi; sənədlərin əslini göstərilən müddətdən sonra təqdim etdikdə cərimə edilir. Kağızları vaxtında təhvil verməyən alıcılara (təchizatçılara) münasibətdə belə tədbirlər görülsün.

Kağız sənədləri mübadilə edən kiçik şirkətlər üçün aydın bir təqdimat hazırlamağa dəyər. Qarşı tərəflər elektron sənəd dövriyyəsinin nüanslarını başa düşsələr, onları iş prosedurunu dəyişdirməyə inandırmaq daha asan olacaq. Şirkətin bütün kiçik alıcıları və təchizatçıları ilə tanış olmaq çətin ki, təqdimat inandıracaq.

Elektron sənəd idarəetmə provayderini necə seçmək olar

Bir şirkətin bir çox tərəfi varsa, çox güman ki, bir neçə provayderlə işləməli olacaq. Sonuncuların sayını minimuma endirməyə çalışın.

Provayderləri seçin:

• şirkətin qarşı tərəfləri artıq kiminlə işləyir və kimə böyük həcmdə əməliyyatlar köçürə bilərsiniz;
• maksimum rouminqi olan;
• şirkətin imza sertifikatlarından istifadə edə bilən (əgər varsa).

Qiymət faktorunu nəzərə almaq lazım deyil. Provayderin qarşı tərəflərin provayderləri ilə rouminqi yoxdursa, xidmətləri daha ucuz olsa belə, bu uyğun deyil.

Şirkətin sənəd dövriyyəsini necə rəsmiləşdirmək olar

Elektron sənəd idarəetməsinə keçməzdən əvvəl şirkət sənədlərinin hərəkətini rəsmiləşdirməlisiniz. Lazım olduqda tərtib edin və ya tənzimləyin:

1. Şirkətin qarşı tərəflərlə işləyərkən istifadə etdiyi sənədlərin siyahısı.

2. Sənəd dövriyyəsində iştirak edən vəzifəli şəxslərin cari siyahısı. Zəhmət olmasa kimin olduğunu göstərin:

• sənəd yaradır - onu provayderin şəxsi hesabına yükləyir;
• sənədi imzalayır. Bu işçilərə şəxsi kabinetə və elektron imza sertifikatlarına daxil olmaq üçün loqin və parol tələb olunacaq;
• sənədin qarşı tərəf tərəfindən imzalanmasına nəzarət edir;
• sənədi çap edir və onu qovluqda saxlayır və ya şirkət serverində saxlayır.

Bu siyahı daim yenilənməlidir. İşçi işdən çıxan kimi onun elektron imzası ləğv edilməli və yeni təyin olunmuş şəxsə verilməlidir.

Sənədlərin yaradıldığı andan arxivə göndərilməsinə qədər hərəkət cədvəlini hazırlayın və daxili nizamnamədə sənədləşdirin (bax. ).

Elektron sənəd dövriyyəsinə keçid üçün şirkət kadrlarını necə hazırlamaq olar

Şirkət nə qədər tez və uğurla keçəcək , işçilərdən asılıdır. Onların layihəni sabotaj etməsinin qarşısını almaq üçün onları məcbur etmək deyil, innovasiyanın faydalarına inandırmaq vacibdir.

Elektron sənəd dövriyyəsini həyata keçirərkən əhəmiyyətli xərc maddəsi işçilərin iş vaxtının ödənilməsidir ki, onlar yeni sistemdə işləmək üçün təlimlərə və fövqəladə halların həllinə sərf edəcəklər. Bu xərcləri azaltmaq üçün mərkəzləşdirilmiş təbliğat və təlim işləri aparın.

Əvvəlcədən izah etməyə və öyrətməyə başlayın - rəhbərlik elektron sənəd idarəetməsinə keçmək qərarına gəldikdə. Elektron sənəd dövriyyəsində iştirak etməyən işçilər də daxil olmaqla, şirkətin bütün işçiləri üçün iş prinsiplərini izah edən təqdimat təşkil edin.

Təlim imzalayanlara xüsusi diqqət yetirin. Onlar üçün aydın və ətraflı təlimatlar yaradın, tercihen ekran görüntüləri ilə: hansı sayta getmək, hansı məlumatları və hara daxil etmək, hansı düymələri basmaq və hansı anda, imza sertifikatı ilə necə işləmək.

Aşağıdakı arqumentlər işçiləri elektron sənəd idarəetməsinin tətbiqi layihəsini dəstəkləməyə inandırmağa kömək edəcək:

• Vəzifəli şəxsin məsuliyyət səviyyəsi baxımından elektron imza fiziki imzadan fərqlənmir;
• Elektron sənəd idarəetməsi sənədləri tez bir zamanda yaratmağa və emal etməyə imkan verir. Zəng etmək və qarşı tərəfin tələb olunan sənədi nə vaxt imzalayıb göndərəcəyini öyrənmək məcburiyyətində deyilsiniz;
• sənədlər itməyəcək. Onları tapmaq daha asan olacaq.

Elektron sənəd idarəetməsinin həyata keçirilməsi xərclərini necə planlaşdırmaq olar

aşağıdakı hissələrdən ibarətdir:

1. Provayderin xidmətlərinin dəyəri 10.000-20.000 rubl təşkil edir. ildə, tarif planından asılıdır. Onlar üçün qiymətləri və büdcəni öyrənin.

2. Elektron imza sertifikatının qiyməti 1000–2000 rubl təşkil edir. ildə, sertifikat istehsalçısının tarif planından asılıdır.

3. İşçilərin maaşları - əlavə ödəniş və ya işçilərin birbaşa vəzifələrinə sərf etməyəcəyi vaxtın dəyəri. Xərclər tapşırıqların müddətindən və işçinin bir saatlıq işinin qiymətindən asılıdır.

Aşağıdakı iş növləri əmək tutumlu olacaq: podratçılarla görüşlər və telefon danışıqları, podratçılar və şirkətinizin işçiləri üçün təqdimatlar və təlimatların hazırlanması, işçilərin təlimi, fövqəladə halların həlli (bax. ). Bunun nə qədər vaxt aparacağını planlaşdırın.

Yalnız işçilərin maaşlarını deyil, həm də onlardan sosial ödənişləri büdcəyə daxil edin.

4. Avtomatlaşdırmanın dəyəri - şirkətin həll etmək istədiyi vəzifələrdən, onların həyata keçirilməsinin mürəkkəbliyindən və tərtibatçıların bir saatlıq işinin qiymətindən asılıdır.

Materiallardan hazırlanır

Hazırda sahibkarlıq subyektləri ilə fiziki şəxslər arasında sənəd mübadiləsi mərhələli şəkildə kağızdan elektron formada aparılır. Elektron sənəd dövriyyəsi sistemi sadə kağıza nisbətən bir sıra üstünlüklərə malikdir - bu, vaxta qənaət edir və qəbul edilən qərarların səmərəliliyini artırır. EDMS həm şirkət daxilində, həm də İnternet vasitəsilə müxtəlif şirkətlər arasında qurula bilər.

Elektron sənəd idarəetməsi sənədlərin elektron formada işlənməsi prosesləri sistemidir. Müasir mühasibat uçotu və kadr proqramlarının əksəriyyəti qanunvericilik səviyyəsində müəyyən edilmiş standart formatda elektron sənədlər yarada bilər. Amma belə bir sənədin hüquqi çəkiyə malik olması üçün hər iki tərəfin elektron imza ilə imzalaması lazımdır.

Elektron sənəd dövriyyəsini iki böyük növə bölmək olar - bir şirkət daxilində və ya rabitə kanalları vasitəsilə müxtəlif şirkətlər arasında sənədlərin mübadiləsi. Bu iki sistemi bir qlobal sistemdə birləşdirmək mümkündür.

Şirkət daxilində elektron sənəd dövriyyəsinin istifadəsi zəruri proqram paketinin (EDW platforması), həmçinin onun fəaliyyəti üçün avadanlıqların (şəbəkə avadanlığı, server və s.) alınmasını tələb edir.

İki şirkət arasında sənəd mübadiləsi aparmaq üçün elektron sənəd dövriyyəsi operatoru tələb olunur. O, mesajların çatdırılmasına zəmanət verir, göndərilən sənədlərin formatına nəzarət edir, məlumatlarla işin elektron imza ilə sertifikatlaşdırılmasını tələb edir və sənədlərin arxivini saxlayır.

Diqqət! Belə xidmətlərdən biri də. Onun vasitəsilə qəbul edilən sənədlər, sənəd dövriyyəsinin hər iki tərəfinin elektron imzasından bir işarə varsa, hüquqi əhəmiyyət kəsb edir.

EDI-nin üstünlükləri və mənfi cəhətləri

Əsas üstünlüklər

Elektron sənəd idarəetməsi kağız üzərində danılmaz üstünlüklərə malikdir:

• Ofis işinin sadələşdirilməsi - sistem eyni nömrəni müxtəlif sənədlərə təyin etməyə imkan verməyəcək, çünki bu, ardıcıl və avtomatik olaraq baş verəcəkdir;
• Hər bir sənədin mövqeyini izləmək - istənilən vaxt sənədlə kimin dəqiq işlədiyini öyrənə bilərsiniz. İşçi onu zədələyə və ya itirə bilməyəcək. Təsadüfən və ya qəsdən silinmiş sənəd hələ də bərpa edilə bilər;
• Sənədlərin işlənməsinin sürətləndirilməsi - əgər şirkət şöbələri bir neçə binaya səpələnmişsə, kağız sənəd təsdiq üçün şəxsən orada aparılmalıdır. EDI ilə tələb olunan sənəd işçiyə saniyənin bir hissəsində çatır;
• Versiyalarla rahat iş - redaktə edərkən sistem hər bir versiyanı saxlayır. Lazım gələrsə, sənədə kimin və nə vaxt dəyişikliklər etdiyini izləyə bilərsiniz;
• 24 saat uzaqdan giriş - lazım gələrsə, EDF sisteminə giriş dünyanın istənilən kompüterindən İnternet vasitəsilə təşkil edilə bilər. İşçi ezamiyyətdə, məzuniyyətdə və ya xəstəlik məzuniyyətində olarkən sənədlərlə işləyə bilər;
• İşin planlaşdırılması - yaradılma tarixini və icra tarixini göstərməklə, daxil olan sənədlərin növbəyə uyğun olaraq icrasını planlaşdıra bilərsiniz;
• Sənəd axtarışı - açar sözlər və ifadələrdən istifadə edərək ümumi sənəd bazasında axtarış edə bilərsiniz;
• Kağıza qənaət edir - bütün sənədləri lazımi miqdarda çap etməyə ehtiyac yoxdur.

Əsas çatışmazlıqlar

Aşkar üstünlüklərə baxmayaraq, EDI sistemlərinin bir şirkətin onları həyata keçirməsinə mane ola biləcək çatışmazlıqları da var.

Bunlara daxildir:

• İstifadəçilərin sayından asılı olaraq 100 min rubla qədər olan sistemin alınmasına pul xərcləməlisiniz;
• Satın alındıqdan sonra, quraşdırmaq, həyata keçirmək və aradan qaldırmaq üçün uzun müddət tələb olunur;
• Buna cəlb ediləcək bütün istifadəçiləri öyrətmək lazımdır;
• Sistemin təhlükəsizliyinin təmin edilməsi - istifadəçilər arasında girişin məhdudlaşdırılması, zəruri elektron imzaların verilməsi, kənardan nüfuzdan qorunma;
• Şirkətdə sistemin işləməsinə nəzarət edəcək, xidmət fəaliyyətini yerinə yetirəcək və istifadəçi problemlərini həll edəcək işçi heyətində inzibatçı olmalıdır;
• İnformasiyanın mühafizəsi üçün verilənlər bazasının sənədlərlə ehtiyat nüsxəsini çıxarmaq lazımdır;
• EDI tərəfdaş firmalarda mövcud deyilsə, həm elektron, həm də kağız sisteminin mövcudluğunu təmin etmək lazımdır.

Elektron sənəd idarəetmə funksiyası

İstənilən sənəd idarəetmə sistemi bir çox hərəkətlərin yerinə yetirilməsini təmin etməlidir:

• İstənilən növ sənədlərlə işləmək - onları yaratmaq, tərtib etmək, emal etmək, qeydiyyata almaq, icrasına nəzarət etmək, əlaqələndirmək və s.;
• Sənəd axınını təşkil etmək - şirkət daxilində marşrutları müəyyən etmək, fərdi istifadəçilər arasında girişi məhdudlaşdırmaq, bir sənədlə eyni anda bir neçə nəfər üçün işləmək imkanı təmin etmək;
• Onları axtarmaq və saxlamaq imkanı ilə sənədlərin arxivini təşkil edin.

Diqqət! Elektron sənəd idarəetməsi ənənəvi kağız kimi sənədlərlə işləmək bacarığını təmin etməlidir.

Böyük inkişaf etmiş sistemlər imkanlar verir:

• Bütün keçən sənədlərin qeydiyyatı - daxil olan, gedən, daxili, daha sonra rəhbərə yönləndirilməklə;
• Cəmiyyətin hər bir bölməsində sənədlərlə işləmək üçün vahid proseduru təmin etmək;
• Sənədlə həm fərdi, həm də kollektiv şəkildə işləmək;
• Şöbələr və xüsusi işçilər arasında sənədlərin mübadiləsi;
• Sənədlərə girişi məhdudlaşdırmaq;
• Bütün sənədlər üçün standart formalardan istifadə edin;
• Sənədlə təsdiq, icra və digər işlərin vaxtında yerinə yetirilməsinə nəzarət etmək;
• Hesabat yaratmaq - analitik, statistik və s.;
• İstifadəçi girişinin tarixi və vaxtını qeyd etməklə arxiv saxlanmasını təşkil edin.

Kağız sənəd dövriyyəsini elektron sənədlə birləşdirmək mümkündürmü?

Bir təşkilatda elektron sənəd idarəetməsinə keçdikdən sonra əvvəlcə kağız sənədlərdən tamamilə imtina etmək mümkün olmayacaq.

Bu bir neçə səbəbə görə baş verə bilər:

• Bütün qarşı tərəflər EDI istifadə etmir;
• Artıq müəssisədə arxivdə saxlanılan xeyli sayda kağız sənədlər var.

Bununla belə, elektron və kağız sənədlərlə işləməkdə əsaslı fərqlər var. Məsələn, kağız sənədi çap etmək və imza üçün rəhbərə gətirmək lazımdır, elektron sənəd isə sistemin özündə imzalanır. Qarşı tərəfə göndərilən kağız mühasibat sənədləri göndərmə zamanı poçtda itə bilər, elektron sənədlər isə ünvana çatır.

İki növ sənədlə işləmək arasındakı əsas fərq onların saxlanmasıdır. Elektron sənədlər dərhal sistemə daxil olur, burada bütün istifadəçilər onlarla işləyə bilər. Kağız sənədlər üçün onların nizamlı şəkildə saxlanacağı yerdə hələ də arxiv təşkil edilməlidir. Eyni zamanda şirkətə çatdıqdan sonra kağız sənəd skan edilməli və bu skan edilmiş surət sonrakı iş üçün sistemə yüklənməlidir.

Diqqət! Beləliklə, şirkət daxilində iş hələ də yalnız elektron şəkildə aparılmalıdır. Kağız sənəd gəlibsə, onu yalnız alan və ya imzalayanlar görür. Eyni zamanda, elektron nüsxə ilə işləmək orijinalı demək olar ki, istənilən itkidən qorumağa imkan verir və eyni zamanda bir neçə istifadəçiyə onunla işləməyə imkan verir.

Hansı EDI proqramları mövcuddur?

Bazarda bir çox sənəd idarəetmə sistemləri var, hər birinin öz üstünlükləri və mənfi cəhətləri var. Ən çox yayılmış sistemlər:

Elektron sənədin digər proqramlarla qarşılıqlı əlaqəsi

Təşkilatın elektron mühitində öz yerini tutan EDI sistemi əməliyyat zamanı artıq orada fəaliyyət göstərən digər biznes proqramlarını sərbəst dəstəkləməlidir. Məsələn, mühasibat sənədlərini - fakturaları, aktları, qaimələri, etibarnamələri və s.

Bundan əlavə, elektron sənəd dövriyyəsi sistemi hamı ilə ardıcıl işləməli və eyni məlumatlarla işləməlidir. Buna görə də sistemin elektron mühitdə istifadə olunan kataloqları dəstəkləməsi və onlarda məlumatları yeniləyə bilməsi zəruridir.

Bundan əlavə, xarici məlumatlarla işləməyi nəzərə almaq lazımdır - e-poçt, ticarət platformaları və s.

Elektron sənəd dövriyyəsi sistemini seçərkən, onun müəssisədə mövcud olan digər alətlər və məlumat mənbələri ilə qarşılıqlı əlaqə imkanlarına diqqət yetirmək lazımdır. Tipik olaraq, populyar və buna görə də aktiv şəkildə inkişaf edən sistemlərə ən populyar proqramlar üçün bir çox modul daxildir - 1C, Parus, Oracle və bir çox başqaları.

Məsələn, elektron sənəd dövriyyəsi proqramı 1C, elektron mühasibat sənədlərini ixtisaslı imza ilə təsdiqləyərək birbaşa ondan yaratmağa, qəbul etməyə və göndərməyə imkan verə bilər.