Hvad du skal vide om udveksling af elektroniske dokumenter. Hvordan skifter man til elektronisk dokumenthåndtering? Overgang til elektronisk dokumenthåndtering med modparter

I dag bryder elektronisk dokumenthåndtering modigt ind i vores liv, i dag bruger næsten alle virksomheder elektroniske dokumenter, bruger e-mail, elektroniske angivelser, især da de obligatoriske angivelser for momsbeskatning er fastsat ved lov. Nogen er kommet videre og bruger elektroniske dokumenthåndteringssystemer i hverdagen og har konverteret alle indberetninger og primære dokumenter til elektronisk form.

Konceptet med elektronisk dokumenthåndtering og fordelene ved elektronisk dokumenthåndtering

Elektronisk dokumenthåndtering har sine fordele og ulemper.

Bord
Fordele og ulemper ved elektronisk dokumenthåndtering

Samtidig udvikler elektronisk dokumenthåndtering sig mere og mere. Og det er der forudsætninger for.

For det første er elektronisk dokumenthåndtering fastsat i skattelovgivningen. Ved indberetning af forsikringspræmier eller personskat skal det for eksempel indsendes elektronisk, hvis virksomheden har mere end 25 ansatte. Indberetning elektronisk Det er nødvendigt at indsende en erklæring i elektronisk form. Herudover vil der i 2017 også skulle gives forklaringer, hvis indberetning sker elektronisk, i form af et elektronisk dokument.

For det andet er elektronisk dokumenthåndtering blevet indført i regnskabet. I henhold til lov nr. 402-FZ "On Accounting" er det primære regnskabsdokument udarbejdet på papir og (eller) i form af et elektronisk dokument underskrevet med en elektronisk signatur.
For det tredje vil elektronisk dokumenthåndtering i 2017 få en endnu større udvikling i retssager. Mange er således vant til, at retsafgørelser offentliggøres elektronisk på internettet. I henhold til artikel 4 i Den Russiske Føderations voldgiftsprocedurekodeks kan en påstandserklæring, erklæring, klage, præsentation og andre dokumenter indgives til retten på papir eller i elektronisk form, herunder i form af et elektronisk dokument underskrevet med en elektronisk signatur på den måde, der er fastsat i lovgivningen i Den Russiske Føderation, ved at udfylde formularen, der er offentliggjort på domstolens officielle hjemmeside på internettet. Lignende bestemmelser er fastsat i den civile proces.

For det fjerde er elektroniske teknologier blevet en integreret del af vores liv i forhold til brugen af ​​elektronisk dokumenthåndtering i udbudsdokumentation og elektroniske auktioner. I henhold til artiklen i den føderale lov dateret 04/05/2013 nr. 44-FZ (som ændret den 07/03/2016) "Om kontraktsystemet inden for indkøb af varer, arbejder, tjenesteydelser for at opfylde statslige og kommunale behov,” forstås en auktion i elektronisk form (elektronisk auktion) som en auktion, hvor oplysninger om indkøbet formidles af kunden til et ubegrænset antal personer ved at opslå en meddelelse om en sådan auktion og dokumentation herom i en samlet informationssystem, ensartede krav og yderligere krav præsenteres for indkøbsdeltagere, sikres afholdelsen af ​​en sådan auktion på en elektronisk platform af dens operatør.

Den femte grund skyldes det faktum, at mange virksomheder i dag opererer i forskellige regioner med forskellige byer, så for at organisere en effektiv forretning er det nødvendigt at fremskynde dokumentflowet og forenkle forholdet mellem parterne. I denne henseende introducerer mange virksomheder intuitivt elektronisk dokumenthåndtering.

Hvordan indfører man elektronisk dokumenthåndtering?

I anden fase skal du vælge, hvilken signatur virksomheden vil bruge ved udarbejdelse af dokumenter.

En simpel elektronisk signatur er en elektronisk signatur, der ved brug af koder, adgangskoder eller andre midler bekræfter, at en bestemt person har dannet en elektronisk signatur.

Ikke-kvalificeret elektronisk signatur er en elektronisk signatur, der:

1. opnået som et resultat af kryptografisk transformation af information ved hjælp af en elektronisk signaturnøgle;
2. giver dig mulighed for at identificere den person, der underskrev det elektroniske dokument;
3. giver dig mulighed for at opdage det faktum at foretage ændringer i et elektronisk dokument efter dets underskrivelse;
4. oprettet ved hjælp af elektroniske signaturværktøjer.

1. den elektroniske signaturbekræftelsesnøgle er specificeret i det kvalificerede certifikat;
2. For at oprette og verificere en elektronisk signatur bruges elektroniske signaturværktøjer, der har bekræftelse af overholdelse af kravene (artikel 5 i den føderale lov af 6. april 2011 nr. 63-FZ (som ændret den 30. december 2015) "On Electronic Underskrifter.” Men i mange tilfælde kræves dokumenter til Af sikkerhedsmæssige årsager er det en styrket kvalificeret underskrift.

På den fjerde fase er det nødvendigt at fremlægge dokumenter til indgåelse af en aftale.

Femte etape er indgåelse af en aftale med et certificeringscenter. I henhold til artikel 2 i den føderale lov af 6. april 2011 nr. 63-FZ (som ændret den 30. december 2015) "Om elektroniske signaturer" er et certificeringscenter en juridisk enhed, individuel iværksætter eller statslig eller lokal regeringsinstans der udfører funktionerne med at oprette og udstede nøglecertifikater, verifikation af elektroniske signaturer, samt andre funktioner.

Den sjette fase er indførelse af elektronisk dokumenthåndtering i virksomheden, tilrettelæggelse af en specifik udveksling af elektroniske dokumenter. Fakturaer udfærdiges i elektronisk form efter gensidig aftale mellem parterne i transaktionen, og hvis de har kompatible tekniske midler og kapaciteter til at modtage og behandle disse fakturaer i overensstemmelse med det godkendte format.

Hvad skal en kontrakt med en certificeringsmyndighed indeholde?

Ved indgåelse af en aftale med et certificeringscenter er det vigtigt at være opmærksom på aftalens emne. I henhold til artikel 432 i Den Russiske Føderations civile lovbog er disse betingelser obligatoriske for kontrakter af denne type. En aftale anses for indgået, såfremt der er opnået enighed mellem parterne i den form, der i givet fald kræves, om alle væsentlige vilkår i aftalen. Det vil sige, at det er vigtigt at præcisere kontraktens emne så klart som muligt.

Aftalens emne følger af lov om elektroniske signaturer.

Bekræftelsescenter:

1. opretter certifikater til elektroniske signaturbekræftelsesnøgler og udsteder sådanne certifikater;
2. etablerer gyldighedsperioder for nøglecertifikater til elektronisk signaturverifikation;
3. annullerer de elektroniske signaturbekræftelsesnøglecertifikater udstedt af dette certificeringscenter;
4. udsteder elektroniske signaturmidler efter anmodning fra ansøgeren;
5. opretholder et register over nøglecertifikater for elektronisk signatur, der er udstedt og tilbagekaldt af dette certificeringscenter;
6. fastlægger proceduren for at føre certifikatregistret;
7. opretter elektroniske signaturnøgler og elektroniske signaturverifikationsnøgler efter anmodning fra ansøgere;
8. kontrollerer det unikke af elektroniske signaturbekræftelsesnøgler i certifikatregistret;
9. udfører verifikation af elektroniske signaturer efter anmodning fra deltagere i elektronisk interaktion;
10. udfører andre aktiviteter i forbindelse med brugen af ​​elektroniske signaturer.

1. manglende eller ukorrekt opfyldelse af forpligtelser i henhold til kontrakten om levering af tjenester fra certificeringscentret;
2. manglende eller ukorrekt udførelse af opgaver (klausul 3 i artikel 13 i den føderale lov af 04/06/2011 nr. 63-FZ (som ændret den 30/12/2015) "Om elektronisk signatur").

Hvordan organiserer man elektronisk dokumentflow i en virksomhed?

Udarbejdelse, udførelse og godkendelse af udkast til elektroniske dokumenter sker efter de almindelige kontorarbejde, der er fastsat for tilsvarende dokumenter på papir. Et elektronisk dokument skal have alle detaljer fastlagt for et tilsvarende dokument på papir, med undtagelse af et seglaftryk, da et segl ikke er en obligatorisk detalje. Inden for virksomheden kan der anvendes metoder til at bekræfte handlinger med elektroniske dokumenter, hvor der ikke anvendes en elektronisk digital signatur. For eksempel kan dokumenter indsendes til kontrol uden elektronisk digital signatur.

Hvis du ønsker at organisere dokumentflowet med dine modparter, skal du medtage de relevante bestemmelser i aftalen med modparten.

Dokumenter genereres og underskrives elektronisk. De anvendte elektroniske digitale signaturværktøjer skal være certificeret på den foreskrevne måde.

Den nemmeste måde er at organisere elektronisk dokumentflow med myndigheder, for eksempel med skattevæsenet. For at gøre dette skal du også have en elektronisk signatur og indgå en aftale med et certificeringscenter. Oftest afgiver skatteyderne erklæringer, forklaringer og fakturaer til skattemyndigheden. Som en "feedback" genereres dokumenter af skattemyndighederne i overensstemmelse med bekendtgørelse fra Ruslands føderale skattetjeneste af 15. april 2015 nr. ММВ-7-2 /149@ "Ved godkendelse af proceduren for afsendelse af dokumenter, der anvendes af skattemyndighederne, når de udøver deres beføjelser i forhold reguleret af skattelovgivning og gebyrer, i elektronisk form via telekommunikationskanaler og om anerkendelse som ugyldige af visse bestemmelser i kendelsen fra Federal Tax Service dateret 17. februar 2011 nr. ММВ-7-2 /169@."

Sådanne dokumenter omfatter:

1. krav til afgivelse af forklaringer;
2. meddelelser fra kontrollerede udenlandske virksomheder;
3. meddelelser om opkald til skatteyderen (gebyrbetaler, skatteagent);
4. skattemeddelelse;
5. beslutninger om at suspendere transaktioner på en skatteyders (gebyrbetaler, skatteagent) konti i en bank og overførsler af hans elektroniske midler;
6. beslutninger om at annullere suspensionen af ​​transaktioner på skatteyderens (gebyrbetaler, skatteagent) konti i banken og overførsler af hans elektroniske midler;
7. beslutninger om at gennemføre en skatterevision på stedet;
8. andre dokumenter.

Hvordan organiserer man opbevaring af elektroniske dokumenter?

Hvordan skal dokumenter opbevares?

for det første, er det nødvendigt at udarbejde en liste over anliggender for en bestemt organisation. Udvalget af sager vil variere afhængigt af virksomhed og aktivitetsområde.

Sagsnomenklaturen bruges til at gruppere udførte dokumenter i sager, systematisere og registrere sager, fastlægge deres opbevaringsperioder og søge efter dokumenter. Filnomenklaturen er grundlaget for opgørelse af fortegnelser over permanent og midlertidig (over 10 år) opbevaring, samt for registrering af midlertidig (op til 10 år inklusive) opbevaring.

For det andet, er det nødvendigt at formulere cases. For at gøre dette er det nødvendigt at foretage en undersøgelse af værdien af ​​dokumenter, der vil blive opbevaret elektronisk. Lad os minde dig om, at der er lovpligtige opbevaringsperioder for individuelle dokumenter. Eksempelvis opbevares regnskabsbilag i 5 år og skattebilag i 4 år.

Tredje, er det nødvendigt at markere, at dataene er lagret elektronisk i filnomenklaturen. For eksempel "Arbejdstidsplaner. Elektroniske dokumenter".

Fjerde, skal du arkivere dokumenter.

Inden lagring af en elektronisk fil, skal den:
— download fra det elektroniske system (hvis dokumentet er oprettet i et specielt softwareprodukt);
— beskytte mod mulige ændringer ved at gemme i et passende format;
— skriv til et lagermedie.

Det almindeligt accepterede format til lagring og arkivering af elektroniske dokumenter er PDF/A. Den skal adskilles fra den sædvanlige PDF, hvor der ved hver opdatering dukker nye muligheder for at arbejde med filer op. PDF/A er designet til noget andet: det er et format til langtidsarkivering af elektroniske dokumenter.

Femte trin er udarbejdelse af opgørelser. Opgørelsen omfatter alle elektroniske filer, der er genereret i relation til elektroniske dokumenter. Men i stedet for antallet af ark, der er angivet ved oprettelse af papirfiler, er mængden af ​​elektroniske dokumenter angivet.

Lagerformatet kan se sådan ud:

I nogle tilfælde er det nødvendigt at destruere dokumenter. For eksempel har officielle sedler været opbevaret i lang tid, opbevaringsperioden er udløbet, og de skal destrueres. I dette tilfælde foretages en undersøgelse af værdien af ​​dokumenterne. En sådan undersøgelse kan udføres af en særlig kommission. På grundlag af resultaterne af undersøgelsen udarbejdes en lov om tildeling af dokumenter til destruktion. Formen for en sådan handling udvikles af virksomheden uafhængigt. Og baseret på handlingen bliver diske eller andre lagermedier simpelthen ødelagt.

Afslutningsvis skal det bemærkes, at fremtiden naturligvis hører til elektroniske dokumenter. Det er dog vigtigt at organisere elektronisk dokumentflow korrekt. Mange virksomheder står over for problemer med ukorrekt organisering af dokumentflow, når kun én arbejdsplads i en afdeling eller endda afdeling er forbundet med elektronisk dokumentflow, når de fleste dokumenter stadig opbevares på papir. Derfor skal alle problemer vedrørende elektronisk dokumenthåndtering løses "onshore" på tidspunktet for systemimplementering.

I slutningen af ​​november afholdte skaberne af systemet til udveksling af elektroniske juridisk vigtige dokumenter "" en konkurrence om elektronisk dokumenthåndtering på "Accounting Online"-portalen. Ikke én af de fire hundrede deltagere kunne svare rigtigt på alle 15 spørgsmål i konkurrencen. Arrangørerne af konkurrencen analyserede alle de modtagne svar og tilbyder nu at ordne de problemer, der voldte de største vanskeligheder for revisorer.

Indledende information

Efter at udveksling af elektroniske fakturaer blev mulig i maj i år, begyndte mange store russiske virksomheder overgangen til elektronisk dokumenthåndtering (EDF). For at have en chance for at samarbejde med virksomhedsledere skal deres potentielle modparter følgelig navigere i de lovgivningsmæssige rammer, der styrer EDI. I dag vil vi hjælpe revisorer med at håndtere komplekse problemer, der opstår, når de studerer reglerne for udveksling af elektroniske dokumenter.

Generering og udstedelse af elektroniske fakturaer

De største vanskeligheder opstår, når man besvarer spørgsmålet om, hvordan man sender en elektronisk faktura. Således mener 80 % af konkurrencedeltagerne, at en elektronisk faktura kan sendes til modparten på mail. Det er det dog ikke.

Opbevaring af elektroniske dokumenter

Cirka halvdelen af ​​konkurrencedeltagerne mener stadig, at for at opbevare elektroniske dokumenter skal de udskrives. Dog hedder det i Federal Law on Archival Affairs: "et arkivdokument er et håndgribeligt medie med oplysninger registreret på det, som har detaljer, der gør det muligt at identificere det, og er underlagt opbevaring på grund af betydningen af ​​det specificerede medium og information for borgere, samfund og stat.” Lovgivningen indeholder således ikke et obligatorisk krav om at oprette en papirkopi af et elektronisk dokument og opbevare dokumentet i papirform.

Procedure for udveksling af elektroniske fakturaer

Den praktiske procedure for udveksling af elektroniske fakturaer rejste langt færre spørgsmål. Måske forklares dette af det faktum, at proceduren er fastsat i et separat dokument (ordre fra Ruslands finansministerium dateret 25. april 2011 nr. 50n) og udelukker enhver tvetydig fortolkning. Til spørgsmål om, hvordan man retter fejl i fakturaer, hvad der anses for at være datoen for modtagelse af et elektronisk dokument, og om det kun er muligt at underskrive en elektronisk faktura med elektronisk signatur fra en leder eller en anden person, der er bemyndiget ved ordre, 49 %, 54% og 63% svarede rigtigt deltagere i konkurrencen.

Formater til elektroniske dokumenter

Mere end halvdelen af ​​deltagerne (58%) ved, for hvilke dokumenter Federal Tax Service allerede har udviklet obligatoriske eller anbefalede XML-formater. Lad os huske på, at efter ordre fra den russiske føderale skattetjeneste af 03/05/12 nr. ММВ-7-6/138@, blev obligatoriske formater godkendt for en faktura, en justeringsfaktura, en log over modtagne og udstedte fakturaer og købs- og salgsbøger samt for yderligere ark af disse bøger (se ""). Og ordren fra Ruslands føderale skattetjeneste dateret 21. marts 2012 nr. ММВ-7-6/172@ godkendte de anbefalede formater for fragtbrevet i TORG-12-formularen og acceptcertifikatet for arbejde (tjenester) (se “”). Bemærk venligst, at dokumenter indsendt i sådanne formater kan sendes til Federal Tax Service til verifikation i den form, som de blev modtaget fra modparten. Altså uden at konvertere dokumentet til et scannet billede.

Fakturakladde og indkøbsreskontro

Henholdsvis 94 % og 74 % af deltagerne ved, hvordan de skal føre indkøbsbog og fakturajournaler i nærværelse af elektroniske dokumenter. Indkøbsbogens form og reglerne for dens vedligeholdelse fremgår af bilag nr. 4 til resolution nr. 1137, og journalens form for registrering af modtagne og udstedte fakturaer samt reglerne for dens vedligeholdelse fremgår af bilag nr. 3 til samme beslutning.

I overensstemmelse med punkt 2 i bilag nr. 4 er fakturaer modtaget både i papir- og elektronisk form underlagt registrering på en samlet måde i indkøbsbogen. Og i henhold til bilag nr. 3, stk. 3, registreres fakturaer, der er udfærdiget på papir eller elektronisk, i kronologisk rækkefølge i regnskabsbladets del 1 efter udstedelsesdatoen. Modtagne fakturaer, både papir- og elektroniske, er opført i del 2 af kladden på den dato, de blev modtaget. Samtidig er metoden til at udstede en faktura ifølge journalens form og reglerne for udfyldning angivet med værdien i kolonne 3: værdi 1 angiver udarbejdelsen af ​​dokumentet på papir, og værdi 2 angiver forberedelse i elektronisk form.

Arbejder i systemet til afsendelse af elektroniske dokumenter

At arbejde med elektroniske dokumenter viser sig i praksis at være meget nemmere end i teorien. På trods af overfloden af ​​kompleksitet i lovgivningen, der regulerer elektronisk dokumenthåndtering, bliver de fleste kontroversielle teoretiske spørgsmål løst og automatiseret på niveau. I EDF-operatørernes systemer udføres der således automatisk kontrol over den korrekte udfyldning af detaljerne i elektroniske dokumenter og dannelsen af ​​alle teknologiske dokumenter, og proceduren for korrektion af en faktura ved første øjekast er ikke forskellig fra lignende handlinger med et papirdokument. Det er højst sandsynligt, at det er grunden til, at undersøgelsesdeltagerne fandt det nemmest at udføre praktiske opgaver med at arbejde i EDI-systemet. Mere end 75 % af deltagerne udførte sådanne opgaver.

Materialet blev udarbejdet af specialister i systemet til udveksling af juridisk vigtige dokumenter i elektronisk form "Diadoc" baseret på resultaterne af konkurrencen "".

Hvis en virksomhed planlægger at skifte til elektronisk dokumenthåndtering, hjælper vores anbefalinger dig med at lave en handlingsplan. De vil fortælle dig, hvordan du forhandler med entreprenører, vælger en udbyder og forbereder personalet på ændringer i arbejdet.

Hvis en virksomhed skal skifte til elektronisk dokumenthåndtering (EDF) med modparter, skal du på forhånd vurdere, hvilken del af dokumenterne der vil kunne transmitteres elektronisk. Projektets omfang, arbejdsplanen for det, lønomkostninger og virksomhedens udgifter afhænger af dette.

Sådan udarbejdes en arbejdsplan for overgang til elektronisk dokumenthåndtering med entreprenører

Opdel arbejdet med virksomhedens overgang til elektronisk dokumenthåndtering i blokke:

• organisatoriske spørgsmål;
• modparter;
• dokument flow;
• personale;
• udbyder;
• budget.

Angiv, hvilke opgaver der vil blive udført inden for hver blok (se.

). Juster om nødvendigt listen. Lad os antage, at en virksomhed måske ikke har brug for automatisering: det er praktisk at spore status for dokumentregistrering gennem virksomhedens regnskabssystem, men hvis mængden af ​​dokumentflow ikke er stor, vil omkostningerne ved automatisering ikke betale sig.

Beslut selv, i hvilken rækkefølge du vil udføre ovenstående trin. Noget arbejde kan udføres samtidigt, for eksempel udvikling af præsentationsmateriale til personale og forhandling med entreprenører.

Hvordan man forhandler med modparter om overgangen til elektronisk dokumenthåndtering

Inddel virksomhedens modparter i fire grupper. Hver gruppe skal have en særlig tilgang for at blive enige om overgangen til elektronisk dokumenthåndtering. Det er muligt, at ikke alle modparter er enige, du bliver nødt til at fortsætte med at udveksle papirdokumenter med dem eller opsige samarbejdet.

Væsentlige modparter, der anvender elektronisk dokumenthåndtering. Sådanne virksomheder arbejder allerede med deres udbydere, måske ikke med de organisationer, din virksomhed har til hensigt at samarbejde med. Du kan handle med modparter fra denne gruppe på følgende måde:

1. Overvej, om det er tilrådeligt at indgå aftale med den udbyder, som køber (leverandør) samarbejder med.

2. Find ud af, om der er roaming mellem din virksomheds påtænkte udbyder og modpartens udbyder.

3. Inviter modparten til at indgå en aftale med den udbyder, som din virksomhed har valgt.

Væsentlige modparter, som ikke anvender elektronisk dokumenthåndtering. Hvis køberen (leverandøren) nægter at bruge elektronisk dokumenthåndtering, og det er urentabelt for virksomheden at stoppe samarbejdet med ham, skal du fortsætte i henhold til et af scenarierne:

1. Brug med en sådan modpart .

2. Lav en aftale og prøv at overbevise dem om at bruge elektronisk dokumenthåndtering.

Lov, at du vil være tolerant over for mulige mangler og vil hjælpe med at etablere elektronisk dokumentflow i samarbejdet med din virksomhed.

Lillemodparter, der anvender elektronisk dokumenthåndtering. De samme muligheder kan anvendes på denne gruppe af købere og leverandører som i forhold til væsentlige modparter. Men det er tilrådeligt at føre forhandlinger i form af korrespondance for ikke at spilde ekstra tid. Hvis en aftale ikke kan opnås, kan det være lettere at afslå samarbejde.

Lillemodparter, der ikke anvender elektronisk dokumenthåndtering. Hvis køberen (leverandøren) ikke er en af ​​virksomhedens nøglepartnere, så prøv at motivere ham til at bruge elektronisk dokumenthåndtering hos en udbyder, der passer dig. Muligheder:

1. Meddel, at din virksomhed for eksempel fra begyndelsen af ​​det nye kvartal kun accepterer og sender dokumenter i elektronisk form.

2. Tag en kommission, hvis modparten taber og sendte dubletter; bøde, hvis han afleverede originale dokumenter efter fristens udløb. Anvend sådanne foranstaltninger i forhold til købere (leverandører), der ikke afleverer papirer til tiden.

For små virksomheder, der udveksler papirdokumenter, er det værd at forberede en klar præsentation. Hvis modparter forstår nuancerne i elektronisk dokumenthåndtering, vil det være lettere at overbevise dem om at ændre deres arbejdsprocedure. Det er næppe muligt at mødes med alle de små købere og leverandører af virksomheden, så præsentationen vil overbevise.

Sådan vælger du en udbyder af elektronisk dokumenthåndtering

Hvis en virksomhed har mange modparter, så skal den højst sandsynligt arbejde med flere udbydere. Prøv at minimere antallet af sidstnævnte.

Vælg udbydere:

• med hvem virksomhedens modparter allerede arbejder, og som du kan overføre en betydelig mængde transaktioner til;
• som har maksimal roaming;
• som kan bruge virksomhedens signaturcertifikater (hvis nogen).

Prisfaktoren skal ikke tages i betragtning. Hvis udbyderen ikke har roaming med dine modparters udbydere, er det ikke egnet, selvom dets tjenester er billigere.

Hvordan man formaliserer virksomhedens dokumentflow

Før du skifter til elektronisk dokumenthåndtering, skal du formalisere flytningen af ​​virksomhedens dokumenter. Komponér eller juster om nødvendigt:

1. Liste over dokumenter, som virksomheden anvender i samarbejde med modparter.

2. Aktuel liste over embedsmænd involveret i dokumentflow. Angiv venligst hvem:

• opretter et dokument - uploader det til udbyderens personlige konto;
• underskriver dokumentet. Disse medarbejdere skal bruge et login og en adgangskode for at indtaste deres personlige konto og elektroniske signaturcertifikater;
• kontrollerer underskrivelsen af ​​dokumentet af modparten;
• udskriver dokumentet og arkiverer det i en mappe eller gemmer det på virksomhedens server.

Denne liste skal løbende opdateres. Så snart en medarbejder fratræder, skal dennes elektroniske signatur annulleres og udstedes til den nyudnævnte.

Forbered og dokumenter i de interne regler en tidsplan for flytning af dokumenter fra oprettelsestidspunktet til afsendelse til arkivet (se. ).

Sådan forbereder du virksomhedens personale til overgangen til elektronisk dokumenthåndtering

Hvor hurtigt og succesfuldt virksomheden vil skifte til , afhænger af medarbejderne. For at forhindre dem i at sabotere projektet er det vigtigt ikke at tvinge, men at overbevise dem om fordelene ved innovation.

En væsentlig omkostningspost ved implementering af elektronisk dokumenthåndtering er betaling for medarbejdernes arbejdstid, som de vil bruge på træning til at arbejde i det nye system og løsning af nødsituationer. Udfør en centraliseret opsøgende og uddannelsesindsats for at reducere disse omkostninger.

Begynd at forklare og træne på forhånd – da ledelsen besluttede at skifte til elektronisk dokumenthåndtering. Organiser en præsentation, der forklarer arbejdsprincipperne for alt virksomhedens personale, herunder medarbejdere, der ikke deltager i elektronisk dokumenthåndtering.

Vær særlig opmærksom på at træne underskrivere. Opret klare og detaljerede instruktioner til dem, helst med skærmbilleder: hvilket websted de skal gå til, hvilke oplysninger der skal indtastes og hvor, hvilke knapper der skal trykkes på og i hvilket øjeblik, hvordan man arbejder med signeringscertifikatet.

Følgende argumenter vil hjælpe med at overbevise medarbejderne om at støtte projektet med at indføre elektronisk dokumenthåndtering:

• Med hensyn til en embedsmands ansvarsniveau adskiller en elektronisk signatur sig ikke fra en fysisk;
• Elektronisk dokumenthåndtering giver dig mulighed for hurtigt at oprette og behandle dokumenter. Du behøver ikke at ringe og finde ud af, hvornår modparten vil underskrive og sende det påkrævede dokument;
• dokumenter vil ikke gå tabt. Det bliver nemmere at finde dem.

Sådan planlægger du omkostningerne ved implementering af elektronisk dokumenthåndtering

består af følgende dele:

1. Omkostningerne ved udbyderens tjenester er 10.000-20.000 rubler. om året, afhænger af takstplanen. Find ud af priser og budget for dem.

2. Omkostningerne ved et elektronisk signaturcertifikat er 1000-2000 rubler. om året, afhænger af certifikatproducentens tarifplan.

3. Medarbejderløn - ekstra betaling eller omkostningerne ved den tid, som personalet ikke vil bruge på deres direkte opgaver. Omkostningerne afhænger af opgavernes varighed og omkostningerne ved en times medarbejderarbejde.

Følgende typer arbejde vil være arbejdskrævende: møder og telefonsamtaler med entreprenører, udarbejdelse af præsentationer og instruktioner til entreprenører og medarbejdere i din virksomhed, uddannelse af medarbejdere, løsning af nødsituationer (se. ). Planlæg, hvor lang tid det vil tage.

Budgetter ikke kun medarbejdernes lønninger, men også sociale bidrag fra dem.

4. Omkostningerne ved automatisering - afhænger af de opgaver, som virksomheden ønsker at løse, kompleksiteten af ​​deres implementering og omkostningerne ved en times udviklerarbejde.

Fremstillet af materialer

I øjeblikket bevæger udvekslingen af ​​dokumenter mellem forretningsenheder og enkeltpersoner sig gradvist fra papir til elektronisk. Et elektronisk dokumenthåndteringssystem har en række fordele i forhold til simpelt papir – det sparer tid og øger effektiviteten af ​​de trufne beslutninger. EDMS'et kan bygges både internt i en virksomhed og mellem forskellige virksomheder via internettet.

Elektronisk dokumenthåndtering er et system af processer til behandling af dokumenter i elektronisk form. De fleste moderne regnskabs- og personaleprogrammer kan generere elektroniske dokumenter i et standardformat etableret på lovgivningsniveau. Men for at et sådant dokument skal have juridisk vægt, skal det være underskrevet af begge parter med en elektronisk signatur.

Elektronisk dokumentflow kan opdeles i to store typer - udveksling af dokumenter inden for en virksomhed eller mellem forskellige virksomheder via kommunikationskanaler. Det er muligt at kombinere disse to systemer til ét globalt.

Brugen af ​​elektronisk dokumenthåndtering i en virksomhed kræver indkøb af den nødvendige softwarepakke (EDW-platform), samt udstyr til driften heraf (netværksudstyr, server mv.).

For at udveksle dokumenter mellem to virksomheder kræves en elektronisk dokumenthåndteringsoperatør. Det garanterer levering af beskeder, styrer formatet af sendte dokumenter, kræver certificering af arbejde med data med en elektronisk signatur og gemmer et arkiv af dokumenter.

Opmærksomhed! En af sådanne tjenester er. Dokumenter modtaget gennem det er juridisk vigtige, hvis de bærer et mærke fra den elektroniske signatur på begge sider af dokumentstrømmen.

Fordele og ulemper ved EDI

Vigtigste fordele

Elektronisk dokumenthåndtering har ubestridelige fordele i forhold til papir:

• Strømlining af kontorarbejde - systemet vil ikke tillade dig at tildele det samme nummer til forskellige dokumenter, da dette vil ske i rækkefølge og automatisk;
• Sporing af hvert dokuments position - du kan til enhver tid finde ud af, hvem der præcis arbejder med dokumentet. En medarbejder vil ikke være i stand til at beskadige den eller miste den. Et dokument, der er slettet ved et uheld eller med vilje, kan stadig gendannes;
• Fremskyndelse af dokumentbehandlingen - hvis virksomhedens afdelinger er spredt ud over flere bygninger, skal papirdokumentet personligt medbringes dertil til godkendelse. Med EDI når det påkrævede dokument medarbejderen på en brøkdel af et sekund;
• Praktisk arbejde med versioner - ved redigering gemmer systemet hver version. Om nødvendigt kan du spore, hvem der har foretaget ændringer i dokumentet, og hvornår;
• 24-timers fjernadgang - om nødvendigt kan adgang til EDF-systemet organiseres via internettet fra enhver computer i verden. En medarbejder kan arbejde med dokumenter, mens han er på forretningsrejse, på ferie eller på sygeorlov;
• Arbejdsplanlægning - ved at angive oprettelsesdato og udførelsesdato kan du planlægge udførelsen af ​​indgående dokumenter i henhold til køen;
• Dokumentsøgning - du kan søge i den generelle dokumentdatabase ved hjælp af nøgleord og udtryk;
• Sparer papir - der er ingen grund til at udskrive alle dokumenter i den nødvendige mængde.

Vigtigste ulemper

På trods af de åbenlyse fordele har EDI-systemer også ulemper, der kan stoppe en virksomhed fra at implementere dem.

Disse omfatter:

• Du skal bruge penge på at købe systemet, som afhængigt af antallet af brugere kan beløbe sig til op til 100 tusind rubler;
• Efter købet tager det lang tid at installere, implementere og fejlfinde;
• Det er nødvendigt at uddanne alle brugere, der vil være involveret i det;
• Sikring af systemsikkerhed - begrænsning af adgang mellem brugere, udstedelse af de nødvendige elektroniske signaturer, beskyttelse mod indtrængen udefra;
• Virksomheden skal have en administrator på personale, som vil overvåge systemets funktion, udføre serviceaktiviteter og løse brugerproblemer;
• For at beskytte oplysninger er det nødvendigt at sikkerhedskopiere databasen med dokumenter;
• Hvis EDI ikke er tilgængelig fra partnervirksomheder, er det nødvendigt at sikre eksistensen af ​​både et elektronisk og papirsystem.

Elektronisk dokumenthåndteringsfunktion

Ethvert dokumentstyringssystem skal sikre udførelsen af ​​mange handlinger:

• Arbejd med alle typer dokumenter - opret dem, udarbejde dem, bearbejd dem, registrer dem, overvåg deres implementering, koordiner dem osv.;
• Organiser dokumentflows - fastlæg ruter inden for virksomheden, begræns adgangen mellem individuelle brugere, giv mulighed for at arbejde med et dokument for flere personer på én gang;
• Organiser et arkiv af dokumenter med mulighed for at søge og gemme dem.

Opmærksomhed! Elektronisk dokumenthåndtering skal give samme evne til at arbejde med dokumenter som traditionelt papir.

Store udviklede systemer giver muligheder:

• Registrering af alle beståede dokumenter - indgående, udgående, interne, med deres videre omdirigering til lederen;
• Sikre en ensartet procedure for arbejde med dokumenter i hver afdeling af virksomheden;
• Arbejd med dokumentet både individuelt og samlet;
• Udveksle dokumenter mellem afdelinger og specifikke medarbejdere;
• Begræns adgangen til dokumenter;
• Brug standardformularer til alle dokumenter;
• Kontroller, at godkendelse, udførelse og andet arbejde med dokumentet vil blive afsluttet til tiden;
• Generer rapportering - analytisk, statistisk osv.;
• Organiser arkivlagring med registrering af dato og klokkeslæt for brugeradgang.

Er det muligt at kombinere papirdokumentflow med elektronisk?

Efter at have skiftet til elektronisk dokumenthåndtering i en organisation, vil det i første omgang stadig ikke være muligt helt at opgive papirdokumenter.

Dette kan ske af flere årsager:

• Ikke alle modparter bruger EDI;
• Virksomheden har allerede en masse papirdokumenter gemt i arkivet.

Der er dog grundlæggende forskelle på at arbejde med elektroniske og papirdokumenter. Eksempelvis skal et papirdokument udskrives og bringes til lederen til underskrift, mens et elektronisk dokument underskrives i selve systemet. Papirregnskabsdokumenter sendt til en modpart kan gå tabt med posten under forsendelsen, mens elektroniske når frem til adressaten.

Den største forskel mellem at arbejde med de to typer dokumenter er deres opbevaring. Elektroniske dokumenter kommer straks ind i systemet, hvor alle brugere kan arbejde med dem. For papirdokumenter bør et arkiv stadig være organiseret, hvor de vil blive opbevaret på en ordnet måde. Samtidig skal papirdokumentet efter at være kommet frem til virksomheden scannes, og denne scannede kopi skal indlæses i systemet til videre arbejde.

Opmærksomhed! Arbejdet i virksomheden bør således stadig kun udføres elektronisk. Hvis der kommer et papirdokument, er det kun dem, der modtager eller underskriver det, der ser det. Samtidig giver arbejdet med en elektronisk kopi dig mulighed for at beskytte originalen mod næsten ethvert tab, og giver flere brugere mulighed for at arbejde med den samtidigt.

Hvilke EDI-programmer findes der?

Der findes mange dokumenthåndteringssystemer på markedet, hver med sine fordele og ulemper. De mest almindelige systemer:

Interaktion mellem et elektronisk dokument og andre programmer

Ved at tage sin plads i organisationens elektroniske miljø skal EDI-systemet under drift frit understøtte andre forretningsapplikationer, der allerede er i drift i det. Det er fx nødvendigt frit at behandle regnskabsbilag - fakturaer, akter, fakturaer, fuldmagter mv.

Derudover skal det elektroniske dokumenthåndteringssystem fungere konsekvent med alle og operere med de samme data. Derfor er det nødvendigt, at systemet kan understøtte mapper, der bruges i det elektroniske miljø, og være i stand til at opdatere data i dem.

Derudover er det nødvendigt at tage højde for at arbejde med eksterne data - e-mail, handelsplatforme mv.

Når du vælger et elektronisk dokumenthåndteringssystem, skal du være opmærksom på mulighederne for dets interaktion med andre værktøjer og datakilder, der er tilgængelige i virksomheden. Typisk inkluderer populære, og derfor aktivt udviklende systemer, mange moduler til de mest populære programmer - 1C, Parus, Oracle og mange andre.

For eksempel kan det elektroniske dokumenthåndteringsprogram 1C give dig mulighed for at generere, modtage og sende elektroniske regnskabsbilag direkte fra det, mens du bekræfter dem med en kvalificeret underskrift.