Det ser ud til, hvorfor overhovedet binde dokumenter, når du kan fastgøre dem med en hæftemaskine, en papirclips, folde ind i en fil eller endda lime dem, for ikke at nævne at overføre papirer elektronisk? Men der er mange steder, hvor du bliver nødt til at bære arkene syet med tråd: til skattekontoret, til arkivet, domstolene og så videre. Dette er nødvendigt for at øge sikkerhedsniveauet: Det er trods alt umuligt umærkeligt at erstatte et ark på korrekt syede dokumenter. Dette kan nemt verificeres ved blot at se på de hæftede dokumenter.

Det ser ud til, at alt er ret simpelt: at sy arkene og certificere dem. Men der er en vanskelighed, der ofte forvirrer ekspedienter - dette er manglen på en enkelt syregel. Samtidig har skattekontoret eller arkivet ret til at returnere forkert fastgjorte dokumenter, hvilket kan forsinke de i forvejen langsomme procedurer meget. Men fortvivl ikke: Der er flere GOST'er, ifølge hvilke denne proces skal udføres.

Hvilke GOST'er og standarder skal overvejes

Billedet viser, hvordan man syr dokumentationen gennem 3 huller

Som allerede nævnt er den største vanskelighed manglen på en enkelt standard. Der er dog generelle certificeringsregler, der i de fleste tilfælde gælder for A4-dokumenter. Du kan finde ud af dem i retningslinjerne for udvikling af instruktioner for kontorarbejde i føderale udøvende organer, godkendt af Rosarkhiv-bekendtgørelsen af ​​23. december 2009 nr. 76 og GOST R 51141-98 "Kontorarbejde og arkivvirksomhed".

Hvis du har brug for at registrere en LLC, er du velkommen til at studere "Krav til udarbejdelse af dokumenter, der bruges til statslig registrering af juridiske enheder, såvel som enkeltpersoner som individuelle iværksættere" dateret 26.02.2004 N-110 og "Metodologiske forklaringer på proceduren til at udfylde formularerne for dokumenter, der bruges til statslig registrering af en juridisk enhed "(artikel 1, stk. 3). Det er værd at bemærke, at de fleste af anbefalingerne er givet for dokumenter, der har været opbevaret i mere end ti år.

Men hvis du er i tvivl om rigtigheden af ​​ovenstående oplysninger, er det bedre at afklare alle detaljer på forhånd på stedet. Nogle gange er det påkrævet at certificere hvert ark eller nummerark eller sider. Det er også værd at huske på alle dokumenter, der består af mere end ét ark, er underlagt firmware.

Cover design

Omslaget er nødvendigt for bedre at bevare dokumentet. Det er af to typer: normal og langtidsopbevaring... Den første er et tyndt pap, den anden er lavet af en tættere, hårdere. Samtidig bør der kun anvendes syrefrit pap som afdækning for dokumenter, der indsendes til statsopbevaring.

Til sammensyning af et dokument bestående af A4-ark anvendes et omslag på 22,9 x 32,4 cm, dvs. lidt større end selve arket.

Hvis arkene, der er syet ind i etuiet, er af en ikke-standardstørrelse, skal omslaget være af den passende størrelse uden nogen kvoter på siderne. For større styrke, udover det, sys tynde strimler af pap foran og bagved, gennem hvilke rebet skal passere. Samtidig er der specielle instruktioner selv for lim: ingen pastaer, kun papirvarer eller silikatmuligheder.

Hvis du ikke har registreret en organisation endnu, så nemmeste Dette kan gøres ved hjælp af onlinetjenester, der hjælper dig med at generere alle de nødvendige dokumenter gratis: Hvis du allerede har en organisation, og du tænker på, hvordan du letter og automatiserer regnskab og rapportering, så kommer følgende onlinetjenester til undsætning, som vil helt erstatte revisoren i din virksomhed og vil spare dig for mange penge og tid. Alle rapporter genereres automatisk, signeres med en elektronisk signatur og sendes automatisk online. Den er ideel til individuelle iværksættere eller LLC på USN, UTII, PSN, TS, OSNO.
Alt sker med få klik, uden kø og stress. Prøv det, og du vil blive overrasket hvor blev det nemt!

Sideinddeling

For at forhindre, at arkene bliver forvirrede og ikke går tabt, er dokumentet nummereret. Dette er en vigtig del af syning, som har sine egne karakteristika og regler:

• Inden du begynder at lægge tallene ned, skal du trække alle de blanke ark ud af kassen og lægge inventaret til side - det fremgår ikke af nummereringen. Sorter derefter de vedhæftede dokumenter efter dato eller andre kriterier såsom land eller alfabet. Udbud er en undtagelse: for dem angiver firmaerne selv placeringen.
• Dernæst skal du bruge en simpel blyant. I simple ark er nummereringen i øverste højre hjørne; i syede kort, fotografier, tegninger og andet - tværtimod i øverste venstre hjørne på bagsiden. Storformatark er klæbet øverst til højre foran. Selvom kortet består af flere ark limet til ét, er det ét ark i dokumentet. Samtidig er antallet af ark skrevet på bagsiden: "Ark nr. xxx - limskema fra xxx ark." Det gælder også fotografier, diagrammer og udklip tæt klistret på arket: "På ark nr. xxx er der xxx udklip og xxx fotos klistret på i henhold til inventaret på bagsiden." Hvis sådanne indsatser kun limes fra et hjørne, er de separate ark og er nummereret separat.
• Det er værd at bemærke med det samme funktionerne i storformatfirmware: fold arket til det krævede format, vedhæft det til dokumenterne og se, hvor tråden vil passere. Det er der, du skal flashe det og ingen andre steder.
• Hvis der er et dokument inde i sagen med dets egen nummerering (brochure, magasiner, aviser), kan det kun forblive uændret, hvis numrene er sammenfaldende med de generelle. Ellers er dokumentet underlagt omnummerering og optagelse på den generelle liste. Hvis der er syet en kuvert med materialer ind i etuiet, skal materialerne nummereres separat, sætte det ønskede nummer på kuverten og lave en særskilt fortegnelse over bilaget. Bind eller dele af en sag er også nummereret separat.
• Hvis du laver en fejl i nummereringen, skal du forsigtigt strege tallene ud med en skråstreg og sætte det ønskede tal ved siden af. I dette tilfælde udfærdiges en ny certificeringsinskription. Hvis der er for mange fejl, omnummereres sagen, den gamle certificeringsindskrift overstreges og en ny udfærdiges. Hvis der tilføjes nye ark til sagen, skal dokumentet helt omnummereres. I særlige tilfælde er det muligt at tillade brug af bogstaver i stedet for tal: 1, 2, 2a, 2b, 3.

Efter påføring af numrene udfærdiges en certificeringsinskription. Den indeholder oplysninger om alle de ark, der er syet ind i etuiet: det samlede antal af, hvad der specifikt er syet (kort, fotografier, udklip), i hvilken stand de er (revet, mange klatter), hvilke arknumre mangler, fra hvilken dato nummereringen begyndte. Nødvendigvis sat underskrift, udskrift, position, dato, arkformat.

Dokument inventar

Opgørelsen er nødvendig for en kontrolsammenligning af de tilgængelige ark, deres placering og konfiguration. Den er ikke nummereret og vedhæftes før det første ark. I det skal du angive følgende data: virksomhed, by, dato, stilling og fulde navn på den person, der attesterer... Selve opgørelsen kan præsenteres i form af en tabel, som angiver datoen for kompilering af det vedhæftede dokument, dets navn, hvilke ark det fanger, deres samlede antal.

Den generelle fortegnelse skal altid ledsage dokumentet. Ud over det kan der inde i sagen være en opgørelse udarbejdet på separate ark eller en vedlagt kuvert.

Certificering af et dokument

Certificering kroner hele processen med at sy sagen, medmindre det er påkrævet at certificere hvert ark separat. Certificering er underskrift af en autoriseret person, som vil være ansvarlig for overførsel af alle sammensyede dokumenter til skattekontoret, arkivet eller andre myndigheder. Det er placeret på bagsiden af ​​det sidste ark.

Hvordan fungerer firmwaren egentlig? Du får brug for hulning, gevind, certificeringsmærkat, samt groft gevind, tape, almindeligt gevind eller lignende... Det er bedst at bruge den første mulighed - den er stærk nok og vil ikke rive. Certificeringsmærkaten er et tyndt papir med teksten trykt på:

"Sykket, nummereret, signeret

og stempel _______ (_____) ark ___

Daglig leder

LTD "_____"

FULDE NAVN"

Selve proceduren ser sådan ud:

1. Tag arkene, læg dem i hullet og prik to eller flere huller på ét sted. Hvis antallet af ark er lille, kan du gennembore dem med en nål eller en syl, men du skal passe på ikke at rive papiret i stykker. Træk tråden gennem begge huller, så midten er på ydersiden, og halerne kommer ned bagved. Du skal tråde tråden to gange for større styrke.
2. Bind halerne i en knude, klip den overskydende tråd af (halernes længde må ikke overstige seks centimeter) og lim det forberedte stykke papir ovenpå, så det dækker knuden, men ikke skjuler det helt. Hvis dokumentet skal opbevares i mere end ti år, er mærkaten lavet af papyruspapir.
3. Efter at limen tørrer, sættes forseglingen og signaturen fra den angivne person på klistermærket, mens de ikke bør gå ud over papirets kanter. Nogle gange kan det være nødvendigt yderligere at sikre oplysningerne med lim. I nogle tilfælde bliver hvert ark bedt om at blive certificeret. I dette tilfælde er den autoriserede persons underskrift angivet på bagsiden sat i bunden.

Sy 3 og 4 huller

Hele syningsprocessen er kort beskrevet ovenfor. I dette tilfælde er der flere muligheder for fastgørelse: tre og fire huller. Deres generelle princip forbliver det samme, kun detaljerne er forskellige:

• For at sy en sag med tre huller skal du gennembore arkene tre gange og stramme tråden korrekt. Afstanden mellem hullerne bør ikke overstige tre centimeter. Vend sagen og før tråden gennem det midterste hul (spidsen skal stikke ud fra det første ark). Før derefter tråden ind i det øverste hul, derefter ind i bunden og til sidst ind i midten. Begge ender af tråden vil stikke ud bag etuiet, så du trygt kan binde en knude og stikke et stykke papir.
• Syningen i fire huller er næsten den samme, afstanden mellem dem er cirka halvanden centimeter. Vend dokumentet og før tråden gennem det andet hul fra toppen, og før den derefter ind i det nederste hul. Så lav en slange: det andet hul fra bunden - det øverste hul fra det første ark - det andet hul fra toppen, hvorfra det hele begyndte. Bind tråden på en knude, lim et stykke bagepapir og underskriv, når du returnerer dokumenterne.

I nogle tilfælde er fem-hullers firmware mulig, mens princippet ikke ændres overhovedet.

Denne proces forklares trin for trin i følgende video:

Hvorfor skal du sy dokumentation

Evnen til at hæfte dokumenter kan være nødvendig for alle: Dokumenter er syet til at ansøge om åbning af en virksomhed, for deltagelse i et udbud, ved indsendelse af dokumenter til et arkiv eller domstol, overførsel af regnskabsrapporter eller personaledokumenter. Samtidig er det nødvendigt at hæfte ikke kun originaler, men også kopier af vigtige dokumenter, der ikke kan overføres til efterspørgselsstedet.

Oftest skal kontanter og regnskabsbilag samt mange kontordokumenter hæftes: erhvervsbøger, design- og skattedokumenter, notarskøder... Nogle af dem har særlige firmwarekrav, som er bedst kendt i forvejen. Regnskabsbilag er syet gennem fem huller, skatte- og arkivbilag gennem tre huller, og kontantbilag er ofte syet gennem øverste venstre hjørne.

På trods af de generelle regler har nogle tilfælde deres egne karakteristiske træk, som det er bedre at afklare på forhånd, så du bagefter ikke skal rette alt. Og husk en vigtig kendsgerning: kun en medarbejder med disse rettigheder kan hæfte dokumenter.

Syning (snøring) dokumenter: fra A til Z

Den korrekte udarbejdelse af dokumenter er en omhyggelig og vanskelig opgave. Det endelige resultat af deres overvejelse i institutioner og konsekvenserne forbundet hermed afhænger i høj grad af næsten alle bogstaver og kommaer.

På trods af at der i dag er mange vejledninger på internettet om, hvordan man korrekt udfylder, udarbejder og strukturerer dokumenter, er det usandsynligt, at du vil finde komplette og detaljerede instruktioner om, hvordan du flasher dem overalt. Fra vores synspunkt er den korrekte sammensætning af dokumentet ikke mindre vigtig end alle de andre stadier af dets forberedelse af grundene nedenfor.

Den første er, at forkert sammensætning af dokumentet helt sikkert vil tjene som en tungtvejende grund til at nægte at acceptere det. Som du kan forestille dig, medfører hvert sådant afslag spildtid, yderligere indsats og økonomiske omkostninger. Men det er ikke det farligste i denne situation.

For det andet kan dårlig kvalitet eller skødesløs syning af din virksomheds dokumenter bruges af interesserede parter, der ikke er til din fordel. Det vil sige, at vigtige dokumenter kan broderes og opløses, og ark med vigtige oplysninger kan udskiftes. Og det vil være meget svært at bevise udskiftningen.

Vi mener, at der ikke er behov for at dvæle separat ved, hvilke katastrofale konsekvenser sjusket firmware kan have for fremtiden for din organisation og din virksomhed som helhed.

Lovgivningsmæssigt perspektiv

I dag er der en række normative retsakter, der regulerer proceduren ikke kun for udfyldning, men også for flashing af dokumenter af denne art. Blandt dem er det nødvendigt at fremhæve følgende:

Metodiske forklaringer på proceduren for udfyldning af visse former for dokumenter, der bruges til statslig registrering af en juridisk enhed, godkendt efter ordre fra Ministeriet for Den Russiske Føderation for skatter og afgifter af 18. april 2003 N BG-3-09 / 198;

Punkt 2.6.22 i afsnit 2.6. Bekendtgørelse fra det russiske kulturministerium nr. 536 af 8. november 2005. "Om modelinstruktionen for kontorarbejde i føderale udøvende organer";

A.6.2.2.4. Instruktion fra Ruslands Centralbank "Om kontorarbejde i Den Russiske Føderations Centralbank (Ruslands Bank)", som blev godkendt ved ordre nr. 02-213 af 7. december 1992;

P. p. 4, 5 "Krav til udførelse af dokumenter, der bruges til statslig registrering af juridiske enheder såvel som enkeltpersoner som individuelle iværksættere", godkendt af dekret fra Den Russiske Føderations regering af 19. juni 2002 N 439 (som ændret i oktober 16, 2003, 26. februar 2004).

GOST R 51141-98 "Kontorarbejde og arkivvirksomhed. Begreber og definitioner.

Grundlæggende begreber og værktøjer, der kræves for at blinke

Vejledt af ovenstående normative handlinger vil vi overveje en af ​​de sidste faser af udarbejdelsen af ​​dokumenter, nemlig deres firmware.

Grundlæggende, dvs. Sådanne der bruges ved flashing af alle typer dokumenter er følgende principper:

Obligatorisk bruttosidenummerering, som som regel udføres med arabiske tal i øverste højre hjørne af hvert ark af dokumentet (klausul 6.2.2.4 i instruktionen fra Ruslands centralbank nr. 9 dateret den 7. december 1992 );

Alle dokumenter, der består af to eller flere ark, er underlagt firmware;

Kopier af lovpligtige dokumenter skal også blinke, med den eneste forskel, at der efter blinkning ikke klæbes et klistermærke på dem, og et segl er ikke påsat;

Syning skal udføres med en speciel tyk synål ved hjælp af en syl og sytråd eller sejlgarn. For syning af høj kvalitet kræves en pålidelig lim, der ikke mister sine egenskaber i lang tid.

Trin for trin guide til firmware

For at få den korrekte sammensætning af dine dokumenter skal du udføre følgende trin i streng rækkefølge:

1. Fjern alle stifter, papirclips og andre metalhæfteklammer fra arkene med dokumenter.

2. Fold glat og præcist i den nødvendige rækkefølge arkene, der skal sys, og glem ikke at kontrollere rigtigheden af ​​deres nummerering.

3. Vi tager en speciel syl eller, hvis antallet af ark ikke er stort, en synål og langs venstre margen af ​​dokumentet, hvilket laver en indrykning på omkring 1,5 cm fra tekstdelen, laver vi 3 gennemgående huller. Disse huller skal være lodrette i forhold til bunden af ​​dokumentet, og afstanden mellem hver af dem skal være mindst 3 centimeter i forhold til den centrale del af arket.

4. Vi måler længden af ​​tråden lig med 70 cm (lidt længere end længden af ​​din underarm) og tråder den gennem nålen;

5. For vores maksimale bekvemmelighed vil syhullerne i de yderligere testinstruktioner være nummereret fra #1 til #3 fra top til bund;

6. For at prøve ikke at forskyde arkene passerer vi nålen gennem hul # 2, efterlader den ene ende af tråden på bagsiden og sørger for, at den forbliver på dette sted gennem hele syprocessen.

7. Før derefter nålen gennem hul #1 fra forsiden af ​​arkene;

8. Nu hvor nålen er kommet ud fra bagsiden af ​​dokumentet, fører vi den gennem hul nr. 3 igen, og fra forsiden fører vi den gennem hul nr. 2, så nålen med tråden igen er på. bagsiden af ​​arkene.

9. Således var begge ender af vores tråd på bagsiden af ​​arkene, trådet gennem huller #2 og #3.

10. Klip den overskydende længde af tråden af, og glem ikke at lade enderne være ca. 6-7 cm lange for at binde dem til en knude.

11. Lav en knude fra enderne af tråden så tæt på dokumentarket som muligt, og sæt det godt fast på bagsiden af ​​det sidste ark.

12. Lim et ark papir to gange fem centimeter stort (klistermærke) ovenpå med kontorlim, så det dækker hele den angivne knude og delvist den resterende længde af trådene. I dette tilfælde forbliver enderne af trådene omkring 1-2 cm fri fra klistermærket.

13. På det angivne ark papir laver vi inskriptionen "Nummereret, syet og forseglet med et segl på ___ (___ antal i ord) ark", så det delvist går på bagsiden af ​​dokumentets sidste side, der går ud over klistermærket.

14. Vi attesterer denne inskription med den relevante autoriserede persons underskrift og den juridiske enheds segl. Både forseglingsaftrykket og signaturen skal fange en del af det sidste af arkene, der går ud over etiketten.

"Sagens arkivbinding", dvs. behandlingen af ​​de dannede arkivdokumenter er resultatet af udførelsen af ​​arbejdet med registrering af sager i processen med at forberede dem til deres efterfølgende opbevaring og brug i organisationens arkiv (eller blot til arkivopbevaring, hvis der ikke er noget arkiv i organisationen).

Registrering af sager repræsenterer kompleks af værker ifølge sagens beskrivelse (sammensætningen og indholdet af de deri indeholdte dokumenter) på sagens omslag, dvs. designet på omslaget af en specifik overskrift, specificeret i forhold til sagernes nomenklatur, nummerering af ark, udarbejdelse af en intern fortegnelse over sagsdokumenter og et attestationsark af sagen, og endelig syning, dvs. arkivering og binding af sagen. Dette sæt værker kaldes også arkivering og teknisk behandling af dokumenter i gang med deres forberedelse til arkivopbevaring (forberedelse til aflevering til organisationens arkiv eller til det statslige, kommunale arkiv). Praksis viser, at organisationer i dag foretrækker at bestille tjenester til arkivering og teknisk behandling af dokumenter på outsourcet basis, eller i ekstreme tilfælde invitere en uddannet bogbinder til at indbinde allerede dannede og beskrevne sager til arkivopbevaring.

Afhængigt af betingelserne for opbevaring af dokumenter kan enten fuld eller delvis registrering af sager udføres:

• fuld registrering af sager gælder for dokumenter (filer) for permanent opbevaring, hvad angår personale og midlertidig opbevaring (over 10 år);
• delvis registrering, hvor det er tilladt ikke at nummerere sagens ark, ikke at udarbejde en intern fortegnelse og et attestationsblad, anvendes i forhold til sager om midlertidig (op til 10 år inklusive) opbevaring.

De etablerede formularer for den interne opgørelse over sagens dokumenter (opbevaringsenheder) og sagserklæringsbladet kan findes i:

• De grundlæggende regler for arbejdet i afdelingsarkiver (godkendt ved beslutning fra bestyrelsen for USSR Glavarchiv den 28/08/1982, godkendt efter ordre fra USSR Glavarchive af 09/05/1985 nr. 263; Bilag nr. 4- 5),
• Grundlæggende regler for organisationers arkiver (godkendt ved beslutning fra bestyrelsen i Rosarkhiv af 06.02.2002; bilag nr. 9-10) og
• Metodiske anbefalinger til udvikling af instrukser for kontorarbejde i føderale udøvende organer (godkendt ved ordre fra Rosarkhiv af 23. december 2009 nr. 76; Bilag nr. 26-27; herefter - Metodologiske instruktioner).

Reglerne for systematisering af dokumenter i en sag, deres nummerering og beskrivelser på forsiden af ​​sagen er udførligt omtalt i de samme regulerings- og metodedokumenter.

Dokumenter, der udgør sagen sømmet til 4 punkteringer i et hårdt papomslag eller sammenflettet under hensyntagen til muligheden for fri læsning af teksten til alle dokumenter, datoer, visa og beslutninger om dem. Ved klargøring af filer til arkivering (syning, indbinding) skal alle metalhæfteklammer i dokumenter (papirclips, hæfteklammer) fjernes.

Krav til papdækslet og formen af ​​sagsbeskrivelsen på omslaget (arrangement af beskrivelseselementer) er fastsat af GOST 17914-72 "Case covers med lang holdbarhed. Typer, størrelser og tekniske krav”, hvis gyldighed blev forlænget til 1985, og som uden yderligere revision faktisk fortsætter med at fungere til i dag. Se figur 2.

Så det pap, der bruges til omslaget, skal være fra 0,35 til 1,5 mm tykt (disse krav overholdes af arkivfirmaer, der leverer outsourcing-tjenester til arkivering og teknisk behandling af dokumenter), omslagets ryg skal være 40 mm bred (fordi tykkelsen på sagen er på omkring 250 ark dokumenter, hvilket er 4 cm), og sagsomslagets form i henhold til denne GOST anbefales i øjeblikket i den metodologiske vejledning (bilag nr. 25).

For at fuldføre syningen af ​​en forberedt sag, dvs. der bruges et bindemiddel til 4 punkteringer, en syl, en boremaskine, en klemme til at klemme et bundt, nåle i stort antal, naturlig hør- eller bomuldstråde, men det er bedst at bruge specielle anordninger til syning (binding), som er tilgængelige på markedet for kontorudstyr.

Der bør lægges særlig vægt på "arkivsyning"-teknikken, dvs. håndværksproblem:

1. Sammensætningen af ​​sagen kontrolleres, hvor først arkene i den interne inventar er placeret, som er uafhængigt nummereret (fra 1 til Nte), derefter de nummererede ark af sagsdokumenterne (fra 1 til ca. 250), til sidst. - attesten for sagen.
2. På toppen og bunden af ​​pakken er smalle ark papir med en bredde på størrelsen af ​​margenerne på de indbundne dokumenter lagt ovenpå og forneden (selvfølgelig er 35-40 mm bedre, men muligvis 20-30 mm) .
3. Under forudsætning af delvis registrering af sagen med dokumenter om midlertidig (op til 10 år inklusiv) opbevaring, lægges bunden og toppen af ​​emballagen umiddelbart oven på ark af pap (omslag).
   Når sagen er fuldt udfyldt med dokumenter om permanent opbevaring, til personale eller midlertidig (over 10 år) opbevaring, sys pakke-æsken først, og derefter bindes sagen i henhold til den etablerede "print"-teknologi, med forbehold for er nødvendigt at bruge PVA lim, og syntetisk lim - kun hvis det er beskyttet mod forfald og skimmelsvamp.
4. Pakken fastspændes under tryk, eller i en klemme eller i en speciel anordning.
5. Punktering af pakkassen udføres:
   • bund og top - i en afstand på 30 mm fra kanten af ​​pakkens bund- og topmargin;
   • de to midterste punkteringer i en afstand på ca. 80 mm fra bund- og toppunkteringer, skal afstanden mellem dem også være ca. 80 mm.
6. En naturlig tråd føres ind i punkteringer på en af ​​to måder:
   • 1 vej(vist i figur 1). Hver ende af tråden er trådet ind i en separat nål (dvs. begge ender af tråden er trådet ind i hver sin nål). Tråden trækkes med to nåle ind i to midterpunkter fra forsiden. Fra bagsiden føres tråden ud i de øvre og nedre punkteringer på forsiden. Fra forsiden, fra de øvre og nedre punkteringer, trådes tråden med nåle ind i den nærmeste midterste punkteringer. Tråden frigøres fra nålene, rettes ud, og dens ender trækkes og bindes på bagsiden af ​​bundthylsteret;
   • 2 vejs(også vist i figur 1). Tråden trådes gennem den ene nål. Fra bagsiden af ​​bundthylsteret føres tråden ind i den anden punktering fra bunden (enden af ​​tråden efterlades til efterfølgende binding), fjernes fra forsiden og føres ind i den nederste punktering. På bagsiden trækkes tråden igen ind i den anden punktering fra bunden til forsiden. På forsiden ovenfra føres tråden ind i den anden punktering fra toppen og på bagsiden føres den til den øverste punktering. Gennem den føres tråden ind i den anden punktering fra toppen på forsiden, føres igennem og vises på bagsiden af ​​pakkassen. På bagsiden løsnes tråden fra nålen og de to ender strammes og bindes.

Kontorarbejde og dokumentflow er ret komplekse processer i mange henseender. Dette gælder også for dokumenters firmware. Faktisk returneres ganske ofte papirer, der skal arkiveres og afleveres til arkivet, fordi de er syet forkert. Hvordan hæfter man dokumenter korrekt? Svaret på dette spørgsmål er givet af de metodologiske anbefalinger for kontorarbejde, som blev godkendt af Rosarkhivs kendelse af 23. december 2009.

Lovens normer

Ikke alle mennesker ved, hvorfor de overhovedet skal sy dokumenter. Men det viser sig, at der er mange steder, hvor man kun kan aflevere korrekt syede papirer. For eksempel i arkiverne eller ved indsendelse af dokumenter til et udbud, og proceduren for statslig registrering af enkeltpersoner som individuelle iværksættere eller juridiske enheder kræver indsendelse af korrekt syede dokumenter.

Jeg må sige, at der i dag ikke er nogen enkelt instruktion til blinkende dokumenter. Men samtidig er der en række normative love, der regulerer proceduren for vedligeholdelse af diverse dokumentation, herunder sysager.

Sådanne normative handlinger omfatter ikke kun de metodologiske anbefalinger fra Rosarkhiv, men også bekendtgørelsen fra det russiske kulturministerium nr. 536 af 2005, som godkender standardinstruktionerne for kontorarbejde, instruktionen fra Ruslands centralbank, som definerer hovedbestemmelser for administrationen af ​​kontorarbejde i Centralbanken, samt metodiske forklaringer om proceduren for udfyldelse af visse former for dokumenter, som er godkendt ved Skatte- og Afgiftsministeriets bekendtgørelse af 18.04.2003, og pr. selvfølgelig GOST R 51141.

Det er værd at bemærke, at du skal sy alle dokumenter, der er mere end et ark i størrelse.

Dette gælder også for kopier af juridiske personers lovpligtige dokumenter (forskellen mellem sammensyede originaler og kopier er, at kopierne ikke er stemplet). Ved arkivering af dokumenter er alle sider desuden nummereret. Dette gøres med arabiske tal, som er anbragt i øverste højre hjørne af hvert ark. Til syning bruges specielle tråde (eller sejlgarn), en synål og en syl. Og på bagsiden af ​​sidste side skal der klæbes en bekræftelsesmærkat med angivelse af antallet af syede sider, organisationens segl og hovedets (eller en autoriseret persons) underskrift.

Covers

Ved arkivering af dokumenter er det værd at passe på det korrekte papdæksel til hver sag. Covers kan være:

• standard
• ikke standard
• langtidsopbevaring

Standardomslag er normalt 229x324 millimeter store og bruges ved hæftning af dokumenter, der er udført på standardark. Hvad angår ikke-standardbetræk, er de nødvendige, hvis du skal sy arkene større end standardstørrelsen. Derefter laves dækslet efter størrelsen på de plader, der sømmes.

Hårde papomslag bruges i tilfælde, hvor du skal sy dokumenter beregnet til langtidsopbevaring (fra femogtyve år). Og til aflevering af dokumenter til statsarkivet anvendes omslag af syrefrit pap.

Inventar er hovedet på alt

Hvert separat sammensyet sæt dokumenter skal forsynes med en fortegnelse, som skal indeholde visse oplysninger, nemlig:

• Titlen på dokumentet;
• datoen for opgørelsen;
• titel og annotation (det forklarer, hvorfor dette sæt dokumentation er nødvendigt);
• en liste over alle tilgængelige dokumenter i arkiveringen (antallet af ark er angivet for hver);
• efternavn, stilling og underskrift på den ansvarlige - opstilleren af ​​opgørelsen.

Beholdningen er ikke underlagt nummerering og kan se ud som følger:

Lukket aktieselskab

"Øst"

Petersborg 00.00.0000

Liste over dokumenter

Samlet ________________________________________ dokumenter.

(i tal og ord)

Kontorist ____________________ Petrova A.I.

Hvordan nummererer jeg arkene?

Der er et par regler, du skal huske på, når du nummererer ark:

• det er arkene, der er nummererede, ikke siderne;
• inventaret er ikke underlagt nummerering;
• hvis der er bogstaver i stakken af ​​dokumenter, nummereres selve konvolutten først, og derefter alle de vedhæftede ark et efter et;
• numre skal anbringes i øverste højre hjørne af hvert ark uden at røre ved teksten i dokumenterne;
• nummerering udføres i stigende rækkefølge i arabiske tal;
• bestaar Sagen af ​​flere Bind, da foretages nummereringen særskilt for hvert Bind, og Sagernes Bilag, som udgives i Form af selvstændige Bind, nummereres ligeledes særskilt;
• hvis filen indeholder dokumenter fra flere ark, der har deres egen nummerering (inklusive trykte udgaver), skal de stadig nummereres i den almindelige rækkefølge;

• ark af store formater - A2, A3 - skal udvides og nummereres i øverste højre hjørne, og derefter omsluttes af en kant;
• et ark med tæt limede fragmenter (kvitteringer, fakturaer, avisudklip, uddrag, fotografier) ​​er nummereret som ét ark, men på bagsiden eller i bunden (hvis der er plads) er det nødvendigt at lave en fortegnelse over de limede dokumenter pr. hånd, mens det i den almindelige opgørelse af sagen i kolonne "Note" eller i certificeringsinskriptionen er bydende nødvendigt at angive, at sådanne dokumenter eller fotografier i mængden af ​​00 stk. er klistret på ark nr. 00 i henhold til inventaret på bagsiden af ​​arket;
• hvis fotografier, kvitteringer, certifikater kun limes til arket fra den ene kant, nummereres de som separate dokumenter i rækkefølgen af ​​sagens nummerering;
• hvis sagen indeholder diagrammer, tegninger eller fotografier, samt andre specifikke bilag, som er et selvstændigt ark, så skal de nummereres i øverste venstre hjørne på bagsiden;
• kort eller skemaer limet fra flere ark er nummereret som ét ark, og i den generelle inventar, i kolonnen "Note" og på bagsiden af ​​kortet, angives antallet af ark i limningen.

Nummereringsfejl

Såfremt der er begået mindre fejl i sagens nummerering (manglende ark), så er brug af bogstavnummerering efter aftale med arkivpersonalet tilladt. Det betyder, at alle nummererede ark forbliver med de samme tal, og nummeret på arket foran sættes på de overspringede ark med tilføjelse af et bogstav (bogstav). For eksempel, 5, 6, 6a, 7 ...

Men hvis der er begået grove fejl i nummereringen af ​​sagen, f.eks. små dokumenter klistret på den ene side ikke blev nummereret, så skal nummereringen laves om. Det betyder, at de gamle tal forsigtigt skal overstreges med én skrå streg, og det korrekte tal skal sættes ned ved siden af. Hvis nummereringen er blevet lavet om, skal der også laves en ny certificeringsindskrift. I dette tilfælde er den gamle inskription ikke fjernet fra sagen, men blot overstreget.

Hvordan hæfter jeg dokumenter?

Dokumenter bør kun sys af autoriserede medarbejdere, der bruger specialtråde (bankgarn, LSH-210-tråde) og nåle. For at kunne sy dokumenterne (dette skal gøres, så du kan læse sagen om nødvendigt), i venstre margen (ca. 1,5 centimeter fra teksten) laves tre huller med en syl, det ene over hinanden: det centrale en skal være placeret strengt i midten, og afstanden mellem center og top (nederst) punkteringer skal være tre centimeter. Hvis sagen er flersidet, så er punkteringer mere bekvemme at udføre med en syl, og til mere sarte sager kan du bruge et hul. For at forhindre mekanisk skade på de første og sidste ark af sagen er det bedre at lime tynde strimler af pap på det systed, hvorigennem tråden føres. For at hæfte dokumenter skal du bruge en tråd på omkring halvfjerds centimeter lang.

For nemheds skyld, lad os betinget nummerere punkteringerne: # 1 - top, # 2 - central, # 3 - bund. Du skal starte med at føre nålen gennem hul nr. 2, mens den ene ende af tråden efterlades på bagsiden af ​​sømmen. Derefter passerer vi nålen fra forsiden ind i hul #1. Når enden af ​​tråden og nålen er på bagsiden af ​​etuiet, skal du føre nålen ud til forsiden gennem hul #3 og derefter tilbage til bagsiden gennem hul #2. Etuiet er syet gennem alle tre punkteringer, og du kan nu binde en knude på ryggen. Knuten bindes meget stramt, så tæt på det sidste ark som muligt, og fastgøres med lim og et certificeringsmærkat. I dette tilfælde skal enderne af tråden være frie og synlige.

Bekræftelsesindskrift

Efter at sagen er syet og nummereret, er det nødvendigt at lave en certificeringsindskrift. Det udføres på et separat ark og er placeret på bagsiden af ​​det sidste ark af sagen. Denne inskription skal angive antallet af snørede og nummererede ark i sagen (i tal og ord), samt, om nødvendigt, funktionerne i de eksisterende dokumenter og deres tilstand (fotografier, tegninger, tegninger, tilstedeværelsen af ​​klatter, iturevne eller beskadigede ark). Autorisationsbrevet er underskrevet af lederen eller en autoriseret compiler, som også angiver sin position og dekryptering af signaturen. Certificeringsindskriften er lavet på et klistermærke, der måler 5 gange 6 centimeter. Det skal limes til højkvalitetslim, der kan modstå langtidsopbevaring, fikser knuden og dele af tråden (efterlader enderne fri), som sagen er syet med, og forseglet med en forsegling. I dette tilfælde skal forseglingen anbringes, så trykket er delvist på klistermærket, og delvist på arket af sagen.

Hvordan arkiveres dokumenter korrekt og med hvilken tråd.

Korrekt sammensætning gør det nemmere at organisere dine dokumenter. Mange dokumenter overføres til arkivet. Det er mere bekvemt at opbevare sammensyede dokumenter med flere ark, at indsende dokumenter til inspektionsmyndighederne. Papirerne forbliver i fuld sikkerhed, muligheden for substitution, forfalskning eller tab er udelukket.

• Spørgsmålet om den korrekte firmware af dokumenter bekymrer ikke kun ansatte i statslige agenturer, men også repræsentanter for små virksomheder.
• Hvis firmwaren ikke udføres korrekt, kan registreringsprocessen blive forsinket på ubestemt tid. Korrekt firmware er en garanti for maksimal dokumentbeskyttelse.

Hvordan kan du udføre firmwaren i henhold til de eksisterende krav? Hvordan gør man alt første gang, hvis der ikke er et klart sæt regler for blinkende kontorpapirer? Materialet i denne artikel er afsat til forskellige måder at flashe dokumentation på.

• Hvis du skal fastgøre kontorpapirer på flere ark, skal du først og fremmest sætte dig ind i reglerne. Selvfølgelig er det første, der kommer til at tænke på, lim eller en hæftemaskine. Flersidede dokumenter kan ikke limes. Men hvordan syr man dem sammen? Forkert firmware kan trods alt blive til i det mindste et afslag på at registrere et organ, der kræver en pakke med dokumenter.
• Hvad skal man gøre, hvis der ikke er noget sæt regler og prøver, og det er umuligt at sy papiret, som det viser sig, og ikke som det burde være. På trods af, at der ikke er en klar vejledning til sammenføjningsdokumentation, er det nødvendigt at fokusere på de specifikke krav fra den myndighed, der anmoder om oplysninger i form af en sammensyet pakke af dokumenter.
• Det vil også være nyttigt at gøre dig bekendt med de generelle anbefalinger for blinkende dokumenter, som består af mere end et ark. De er samlet i 2009-brochuren eller retningslinjerne. Der er også en brochure for 2004. Det er mere egnet til registrering af LLC-dokumentation.

• Metoderne til at sy arkene beskrevet i brochurerne henviser til dokumenter, der skal opbevares i mere end 10 år.
• Syning af flersidede dokumenter udføres ved hjælp af en almindelig nål og kraftig tråd. Men hvordan lærer man, hvordan man korrekt flasher virksomhedsdokumentationen? Denne evne vil trods alt komme til nytte mere end én gang gennem hele bureaukratiske eller forretningsmæssige aktiviteter.

Hvilke dokumenter bliver syet?

• HR-dokumentation for indeværende år
• Regnskabsdokumentation
• Ind- og udgående dokumentation af ekspedienten
• Dokumenter til skat
• dokumenter til indgivelse af rapporter til FIU
• dokumenter til forskellige afdelinger i banken
• udbudsmaterialet
• kopier af lovpligtige dokumenter
• dokumenter til indgåelse af særligt vigtige aftaler
• overskudsbøger
• notariserede kopier og oversættelser
• ved udarbejdelse af dokumentation til indsendelse til arkivet

• Det er sædvanligt at sy en pakke med dokumenter med en nål og tråd. Dette giver dig mulighed for at bevare deres integritet: i denne type papir vil det være svært at erstatte, hvilket er meget vigtigt i dag.
• Nogle gange er det tilladt at bruge en hæftemaskine til at sy dokumenter. Den ideelle mulighed er at bruge specialudstyr.
• Revisorer fra mange organisationer skifter til at arbejde med regnskabssoftware. De behøver ikke at blive kopieret på papir. Til dette er der online regnskab. Elektroniske dokumenter underskrevet med en digital signatur har samme juridiske betydning som papirdokumenter (f.eks. fakturaer).
• Men på trods af, at det er enkelt at arbejde med dokumentation i digitalt format, skal vi i lang tid beskæftige os med den sædvanlige papirdokumentation, desuden er der behov for udarbejdelse af nogle dokumenter nu.

Office-dokumentation har forskellige betydninger. Dokumenter adskiller sig i tykkelsen af ​​sagen, formen på arkene. Derfor er der flere måder at opdatere dokumentationen på.

Hvilke ydre forskelle kan der være for at sy objekter:

• et dokument, der består af 2 eller flere A4-ark
• regnskabsbilag, herunder kassebilag, bestående af et forskelligt antal bilag, opbevares i papkasser

Hvilken tråd skal jeg bruge til at hæfte dokumenter?

• Hvis du ikke er seriøs med at arkivere dokumentationen, så kan de, der er klargjort til levering, blot returneres til dig med kravet om fuldstændigt at lave firmwaren om. Derfor er det tilrådeligt at sætte sig ind i syningsreglerne og de grundlæggende krav, før der begås grove fejl i dokumenternes firmware.
• En anden mulighed for at løse problemet er at henvende sig til fagfolk. Hvis der ikke er tid til at studere spørgsmålet om firmwaredokumentation, kan du overlade dette til specialisterne fra et trykkeri. Det vil tage 10-30 minutter at sy dokumenter med en plastik- eller metalfjeder med betræk.
• Men der er en vis risiko ved at overlade dine dokumenter til en tredjepartsorganisation: papirerne kan indeholde kommercielle hemmeligheder.
• Derfor er det værd at læse instruktionerne omhyggeligt én gang om, hvordan man flasher dokumentation af forskellige formater ved hjælp af almindelige tråde eller en hæftemaskine.

• Dokumentation sys med bankgarn, tynd lavsantape eller sytråde. Men hvis der ikke er sådanne tråde, så vil almindelige hårde tråde duge.
• 2-3 ark syes med almindelig tråd. Det skal foldes på midten for styrke. Syprocessen begynder med at lave huller i arkene. Syning udføres fra bagsiden af ​​de samlede ark.
• Nålen stikkes først ind i det midterste hul. Bedre at bruge dobbelt firmware. Når hæftningen er færdig, indsættes en nål og tråd i det midterste hul og ud til bagsiden af ​​de indsamlede dokumenter. Bind den resterende ende af tråden med en knude.

Sådan sys dokumentation med tråd

Forberedelse af tilbehør:

• nåle med passende trådtykkelse
• dokumenter, der skal sys
• en syl eller andet værktøj til at lave punkteringer i papir
• organisations stempel
• papirvarer lim

Vi syr dokumentet i 3 trin:

• Klargøring af papirer til flashing. For at gøre dette skal du arrangere dem i grupper.
• Tjek om nummereringen er korrekt
• Vi syr
• Vi designer en tilhørende inskription.
• Vi er ved at udarbejde en intern opgørelse.
• Vi attesterer den færdige sag

For en sammensyet pakke med dokumenter er følgende tilladt:

• springe stadiet med at organisere dokumenter over
• distribuere dokumenter uden nummerering
• indsendelse af dokumenter uden en certificeringsinskription er muligt

Scene 1:

• Vi lægger papirerne ud, som de skal være placeret i dokumentet. Vi nummererer hver side med tal i øverste højre hjørne. Vi vil bruge en simpel blyant til dette.
• Vi laver punkteringer. Hvis vores dokument består af flere ark, så er punkteringen let at lave med nål og tråd. Vi gennemborer et flersidet dokument med en syl eller bruger et skarpt søm. For at lette processen med at gennembore papiret tager vi en hammer.
• Hvor mange huller skal man lave? Det afhænger af kravene fra den organisation, der anmoder om dokumenterne. Punkteringerne skal være jævnt fordelt på tværs af venstre margin. Hullerne er lavet i midten af ​​arket, afstanden mellem dem er 3 cm.

• Til kritiske dokumenter laves fem huller. Dette er den mest pålidelige måde at beskytte papir mod substitution.
• Vi attesterer dokumentet: vi forbereder et stykke papir i størrelsen 4 x 5-6 cm. Vi angiver på det antallet af ark syet i tal og i ord. Vi tilføjer her stilling, efternavn, navn og patronym for den person, der attesterer dokumenterne.

• Vi påfører lim og sætter dette ark på det sted, hvor knuden er placeret, og trådene konvergerer. Vi tager de korte ender af trådene ud bag bladet, så de hænger frit. Attesteren underskriver dokumenterne. Hvis der er et segl eller det er nødvendigt på dokumentet, så sætter vi et segl. Her skal du ikke bare underskrive eller sætte et segl, men gøre det så en del af signaturen og forseglingen går ud over grænsen til det påklistrede ark.

• Ved hjælp af en syl laver vi tre huller. Der skal være en afstand på 3-5 cm mellem dem.
  Vi starter nålen gennem den midterste punktering på bagsiden af ​​de samlede ark og efterlader et stykke tråd mere end 7 cm.
• Vi bringer nålen til forsiden gennem hullet placeret øverst. Træk nålen og tråd gennem det nederste hul fra bagsiden.
• Vi trækker en nål gennem forsiden ind i den midterste punktering. Tråden kan nu klippes, så der efterlades en længde på mindst 7 cm.
• Vi har dannet to rester af tråden: i det øverste hul og i midten. Vi knytter dem sammen.
  Forbered et rektangulært blad og lim det på den resulterende knude.

Video: Hvordan syr man et tre-hullers diplom?

• En mere pålidelig måde at blinke dokumenter på er i fire punkteringer. Vi laver 4 huller. Sy fra hullet andet fra toppen. Vi sætter nålen i den øvre punktering, vender tilbage til det andet hul i den øvre del og derefter til den tredje. Gennem den fjerde punktering sender vi nålen til bagsiden af ​​dokumentet.
• Det er tilbage at indsætte nålen i det tredje hul fra forsiden. Billedet nedenfor fortæller dig, hvordan du syr dokumenter i fire punkteringer.

Hvad du skal være opmærksom på:

• vi laver firmwaren strengt lodret og observerer symmetri
• huller i dokumenter skal være langs venstre margen
• grænsen fra kanten af ​​arket er 1,5-2 cm
• første gang kanylen indsættes fra bagsiden af ​​dokumentet

Video: Hvordan syr man dokumenter?

Sådan sys dokumenter på et hjørne: et diagram

Nogle gange skal et dokument sys bag et hjørne. Sådan gør du det rigtigt, se videoen.

Video: Hvordan hæfter man dokumenter?

Hæftning af dokumenter med en hæftemaskine

Sådan sys dokumenter med en hæftemaskine - se videoen.

Video: Hvordan sys dokumenter korrekt?

Hvordan nummererer jeg siderne i mit dokument korrekt, når jeg arkiverer?

• Vi satte arabiske tal på arkene
• Vi bruger en simpel blyant til dette.
• Vi sætter tal i stigende rækkefølge
• Vi nummererer ark, ikke sider (dokumenter kan have deres egen nummerering)
• Vi sætter sidetallet i øverste højre hjørne uden at røre ved dokumentets tekst.
• Ansøgninger er nummereret i generel rækkefølge.
• Bogstaver er nummereret som følger: vi sætter nummeret på konvolutten, og først efter det nummererer vi arkene i brevet
• Flere bind af dokumenter er nummereret separat
• Ansøgninger tildelt i et separat bind nummereres også separat
• Hvis dokumenterne er tegnet op på et stort ark papir, så lægger vi nummereringen i øverste højre hjørne, bøjer og falder under den ene kant
• For de enkelte fragmenter, der er angivet i dokumentet (for eksempel checks), udarbejder vi en opgørelse, og dette dokument er nummereret i den generelle rækkefølge.

Sådan sys dokumenter til skattekontoret: regler, prøve

• antal ark i en firmware - ikke mere end 150
• dokumenter er syet på en sådan måde, at datoer, visa forbliver læsbare
• skatteinspektøren kan have brug for en kopi af dokumentet, derfor er det nødvendigt at hæfte papirerne på en sådan måde, at der ikke er behov for at bryde firmwaren til scanning eller anden kopiering
• alle ark i dokumentet er nummererede (nummerering starter fra 1: 1, 2, 3)
• Dokumenter hæftes på en 2-4 måde. Tråden føres ud til bagsiden og bindes.
• Et stykke papir (dets størrelse er 3x5 cm) limes til knuden med en certificeringsinskription og et segl.

• Logbogen er syet med et hardcover. Dette er nødvendigt for at bevare dokumentets korrekte udseende i en lang periode med opbevaring.
• Dokumenterne er nummererede.
• Logbogen er syet med en almindelig grov tråd uden overholdelse af lovmæssige krav.

Til firmware kan du bruge følgende materialer:

• bankgarn
• almindelige tråde nr. 10 (syet med mange sting)
• tynde lange blonder
• hård eller sytråd
• det sammensyede dokument er forseglet for at beskytte optegnelserne mod udefrakommende indblanding

Processen med at flashe logbogen:

• vi forbereder tre huller med en hulmaskine eller en syl (vi laver huller til venstre i magasinets margen)
• sæt tråden fra bagsiden af ​​magasinbindingen ind i det yderste hul
• vi bringer tråden til forsiden og strækker kanterne og justerer dem
• vi sætter enderne af trådene (segmentet skal være 6-8 cm) ind i hullet, der er i midten og trækker det ud til bagsiden
• ved brug af en utilstrækkelig stærk tråd gentages proceduren
• vi binder enderne af trådene med en knude fra bagsiden og tager fat i den centrale tråd, der passerer gennem de ekstreme huller
• vi limer enderne af trådene til magasinet, og ovenpå limer vi et lille firkantet ark, som den ansvarlige underskriver og underskriver på
• vi angiver datoen for firmwaren

Sådan flasher du en regnskabsnotesbog: en prøve

Video: Hvordan kan en individuel iværksætter flashe dokumenter?

Firmware til arkiver

Du lærer om funktionerne ved at blinke dokumenter til arkivet fra videoen.

Video: Arkivering af ARKIVMAPPEN på kameraet - en detaljeret beskrivelse

Hvordan flasher man en mappe med dokumenter?

Processen med at flashe en mappe med dokumenter vises i videoen.

Video: Arkiver en fil

Hvordan syr man en sag?

Hvordan man anlægger en sag korrekt, se videoen.

Video: Filarkivering (1. mulighed).

Video: Filarkivering (2. mulighed)