Faksin lähettäminen ja vastaanottaminen. Esimerkkimuoto liikekirjefakseille Kuinka monta numeroa faksiesimerkissä on

Faksin käsittely _ 101

Faksin puhelinluettelon määrittäminen

Tämän ominaisuuden avulla voit tallentaa nimiä ja

faksin vastaanottajien numerot ja lähetysasetukset.

Asetusvaihtoehtoja on kaksi: Erillinen Ja Ryhmä.

Erillinen: Puhelinmuistion kapasiteetti - 500 faksinumeroa.

Luokkaan tallennetuille numeroille Erillinen, edellyttäen

pikavalinta ( Nom. pikavalinta).

Ryhmä: kun lähetät säännöllisesti yhden asiakirjan usealle

Ryhmät luodaan vastaanottajia varten. Voit tallentaa jopa 100

ryhmävalintanumeroita. Viestit tallennettu kategoriaan

"Ryhmä", voit valita luettelosta lähetettäväksi välilehdellä

Perus valikosta Faksi. Ryhmä voi koostua

useita merkintöjä samassa kategoriassa Erillinen.

Yksittäisten faksinumeroiden tallentaminen

(Nimi. nopea emb.)

1. Valitse Faksi > Perus > Erillinen.

Muokata: Vaihda asetuksia ID, Nom. pikavalinta Ja Nim.

faksi.

Luotu: uuden merkinnän luominen Nom. pikavalinta.

Poistaa: poistamalla valitun merkinnän Nom. pikavalinta.

Hae: etsiä puhelinluetteloon tallennettua faksinumeroa

tulla sisään ID.

Koonnut: johtopäätös ID, Nim. faksi ja tiedot ryhmästä (jos

Huomautus: oman faksinumeron lisääminen luetteloon

lähetys välilehdellä Perus.

Peruuttaa: nykyisen tehtävän peruuttaminen ja edelliseen siirtyminen

2. Klikkaus Luotu.
3. Kirjoita kenttään vastaanottajan nimi ID käyttämällä ponnahdusikkunoita

näppäimistö ja vastaava faksinumero kenttään Nim. faksi Kanssa

käyttämällä ohjauspaneelin numeronäppäimistöä.

ID: nimi mainitaan tässä.

Nimellinen pikavalinta:

Nim. faksi: Syötä tähän kenttään faksinumero, joka koostuu

vain numeroista. Anna tarvittaessa puhelinnumero.

4. Klikkaus OK.

Ryhmäfaksinumeroiden tallennus (numero

ryhmät)

1. Valitse Faksi > Perus > Ryhmä.
2. Klikkaus Luotu.
3. Napsauta syöttöaluetta ID gr. emb.: ja syötä nimi käyttämällä

näkyviin tulevaa näppäimistöä.
Valitse Nim. gr. emb.: käyttämällä vasenta/oikeaa nuolta.

ID gr. emb.:: Ryhmän nimen syöttäminen.

Nim. gr. emb.:: tämä kenttä täytetään automaattisesti

ensimmäinen ilmainen pikavalintanumero. Ajanvarausta varten

toinen numero, käytä vasenta/oikeaa nuolta.

4. Klikkaus OK.

5. Valitse merkintä luettelosta Pikavalintanumerot ja paina

-painiketta Lisätä.. Toista tämä vaihe, kunnes kaikki on kunnossa

vaadittuja merkintöjä ei syötetä.
Muista kopioida korostettu luettelonumero Numerot

pikavalinta vasemmassa paneelissa, joka edustaa

ryhmien luettelo.

Faksipuhelinluettelon määrittäminen käyttämällä

SyncThru™ Web Service

Tallenna faksinumerot verkkoon yhdistetyn tietokoneen kautta

mahdollista SyncThru™ Web Service -ohjelman kautta.

Erillinen

1.
2.

3. Klikkaus Osoitekirja > Käyttäjät.
4. Klikkaus Lisätä.
5. Tulla sisään Nimi, Pikavalintanumero Ja Faksinumero.
6. Klikkaus Käytä.

Ryhmä

1. Avaa tietokoneesi verkkoselain.
2. Anna laitteen IP-osoite; sen jälkeen se aukeaa

SyncThru™ Web Service -sovellus.
(Esimerkki: http://123.123.123.123)

3. Klikkaus Osoitekirja > Ryhmä.
4. Klikkaus Lisää ryhmä.
5. Tulla sisään Ryhmän nimi Ja Pikavalintanumero.
6. Lisää yksittäisiä osoitteita faksiryhmään.
7. Klikkaus Käytä.

Siirto pyynnöstä

Kyselytoiminto aktivoituu, kun yksi faksi lähetetään

laite pyytää lähettämään asiakirjan toiselta. Hän sallii

siirtää etälaitteesta, vaikka

lähettäjä ei ole paikalla. Asiakirjan vastaanottaminen edellyttää

muodosta yhteys etälaitteeseen ja pyydä siirtoa

faksi Toisin sanoen laite, johon alkuperäinen on tallennettu

kyseenalaistetaan.

Tämän ominaisuuden käyttäminen edellyttää, että se on otettu käyttöön

sekä lähettävässä että vastaanottavassa laitteessa.

On-demand-siirtoprosessi etenee seuraavasti:
1. Lähettäjä tallentaa alkuperäiset asiakirjat laitteeseen.

2. Lähettäjä antaa vastaanottajalle pääsykoodin.
3. Vastaanottaja valitsee faksinumeron, kun sitä pyydetään

vastaava pyyntö syöttää pääsykoodin. (Katso "Lähettäminen

etäfaksipyyntö" sivulla 102.)
Painamalla painiketta alkaa, vastaanottaja hyväksyy muistiin tallennetun

etälaitteen faksi.

Nopeat viestintävälineet, erityisesti faksi, ovat nyt yleistymässä. Sitä käytetään lähettämiseen telefaksiviestit (faksit).

Faksi- asiakirja, joka on vastaanotettu erityislaitteella (telefaksi) puhelinviestintäkanavien kautta. Faksi on pohjimmiltaan kopio lähetetystä asiakirjasta. Kaiken tyyppisiä asiakirjoja ja niihin liittyviä liitteitä voidaan lähettää faksilla: taulukoita, piirustuksia, kaavioita, piirustuksia, valokuvia. Useimmissa tapauksissa faksit ovat kuitenkin liikekumppaneiden ja organisaatioiden välistä liikekirjeenvaihtoa. Faksin rekisteröinti tapahtuu samalla tavalla kuin liikekirjeen rekisteröinti, vain tiedoissa Kohde postiosoitteen sijaan Vastaanottajan kaupunkikoodi ja faksinumero ilmoitetaan.

Laitteen (telefaksi) itse toimittamat lisätiedot ovat:

Lähettäjäkoodi

Lähetyksen päivämäärä ja kellonaika sekä sen kesto

Faksinumero, josta tiedot lähetettiin

Siirrettyjen sivujen määrä

Jos vastaanotetut faksit sisältävät tärkeitä tietoja ja ne on tarkoitettu käytettäväksi pitkään, ne on kopioitava, koska monien faksilaitteiden faksipaperi ei ole kestävää. Kopiointi on valinnaista kalliissa faksilaitteissa, jotka käyttävät tavallista paperia.

Kirjeen tai faksin alussa voi olla seuraavat osoitevaihtoehdot:

Rakas Igor Leonidovich!

Herra Zorin!

Igor Leonidovich!

Arvoisa herra Zorin!

Hyvät herrat! (käytetään, kun kirjeen vastaanottajien nimet eivät ole tiedossa)

Sitten olisivat sopivat kiitoksen sanat:

Olimme iloisia saadessamme kirjeesi

Paljon kiitoksia faksista, joka on päivätty 06/04/00

Kiitämme kirjeenne vastaanottamisesta.

Johdosta...

Päivätyn sopimuksen mukaan... N...

Mukaisesti...

Jos vastauskirjeen otsikossa on tiedot "linkki saapuvan asiakirjan numeroon ja päivämäärään", sinun ei pitäisi toistaa linkkiä asiakirjaan kirjeen tekstiosassa.

Kirjeen (faksin) aiheesta riippuen käytetään seuraavia lauseita:

Lastin, asiakirjan lähettäminen

Lähetämme sinulle...

Haluaisimme ilmoittaa sinulle...

Lähetämme sinulle...

Muistutus

Muistutamme...

... päättymisen jälkeen yrityksemme tarjous raukeaa

Vahvistus

Huoli... vahvistaa vastaanottaneensa...

Vahvistamme, että kulutustavaralähetys on vastaanotettu...

Ilmoitus

Ilmoitamme, että...

Haluamme ilmoittaa, että...

Ilmoitamme, että...

Ole hyvä ja ilmoita...

Ole hyvä ja maksa... pankkipäivän kuluessa...

Olemme kiitollisia, jos...

Takuu

Takaamme maksun.

Yrityksemme takaa tuotteiden laadun.

Tarjoukset

Meillä on ilo tarjota sinulle...

Olemme varmoja, että olet kiinnostunut...

Valitettavasti pyyntöäsi ei voida hyväksyä seuraavista syistä...

Valitettavasti emme voi täyttää pyyntöäsi lähitulevaisuudessa, koska...

Valitettavasti emme voi hyväksyä tarjoustasi, koska...

Varoitus

Yritys pidättää oikeuden ottaa yhteyttä... jos...

Toimituksen viivästykset voivat aiheuttaa...

Valitettavasti antamasi lupaukset eivät toteudu, joten meidän on pakko...

Kutsu

Ole hyvä ja osallistu...

Kutsumme sinut...

Meillä on ilo kutsua sinut...

Kirjeet voivat päättyä seuraaviin lauseisiin:

Toivomme, että pyyntömme ei ole sinulle vaikea.

Odotamme yhteistyön onnistunutta jatkoa

Toivomme kiinnostusta suhteiden laajentamiseen

Hyvää iltapäivää, monet teistä tietävät, mitä faksi on ja mihin sitä käytetään, lähinnä joidenkin asiakirjojen lähettämiseen. Tällä hetkellä monet hylkäävät tutut faksit, koska on helpompaa ja edullisempaa ostaa monitoimilaite (MFP), joka yhdistää tulostimen, skannerin ja faksin. Tässä artikkelissa haluaisin puhua tärkeästä ominaisuudesta tai pikemminkin siitä, kuinka faksi lähetetään MFP-laitteesta tilaajan sisäiseen numeroon.

Monet saattavat ajatella, miksi sinun pitäisi lähettää faksi sisäiseen numeroon? On tilanteita, joissa faksilla itsessään ei ole kaupunkinumeroa, vaan vain sisäinen numero. Periaatteessa tällaisissa tilanteissa vastuullinen työntekijä siirtää puhelun faksiin saatuaan pyynnön hyväksyä se. Toinen kerta, kun saatat joutua lähettämään faksin sisäiseen numeroon, on esimerkiksi faksia määritettäessä. Jokainen asennuksen tehnyt ymmärtää, että tässä tapauksessa voi olla tarpeen lähettää yli tusina faksia, jotta kaikki toimisi niin kuin pitää. Ja on epätodennäköistä, että kolmansien osapuolien organisaatioita voidaan ottaa mukaan tällaisiin toimiin. On vain yksi ratkaisu: Etsi Internetistä sopiva palvelu faksien vastaanottamiseen ja lähettämiseen, esimerkiksi rufax, rekisteröidy sinne ja määritä se lähettämällä fakseja verkkopalveluun.

Tähän sinun on syötettävä sisäinen numero, koska tilisi on linkitetty yhteen niistä. Päänumero näyttää tältä: 84952210550. Kun olet valinnut sen, puhelinvastaaja sanoo, että anna sisäinen numerosi 4 numeroa. Mutta kosketusnäytöllisissä monitoimitulostimessa, kuten hp426, ei ole painikkeita ja näyttö muuttuu passiiviseksi.

Tässä tapauksessa sinun tulee toimia seuraavasti. Pääpuhelinnumeron syöttämisen jälkeen sinun on asetettava tietty määrä pilkkuja. Yksi pilkku on 1 sekunti odotusaikaa päänumeron valitsemisen jälkeen. Laskemme likimääräisen ajan valinnan aloittamisesta sisäisen numeron syöttämiseen ja kirjoitamme tämän määrän pilkkuja päänumeron jälkeen.

Esimerkki: päänumeron valitsemisen jälkeen puhelinvastaaja kehottaa syöttämään sisäisen numeron. Kaiken tekeminen kestää 10 sekuntia. Tämä tarkoittaa, että kirjoitamme MFP-laitteeseen numeron, kuten: 84952210550,,0001, ja lähetämme siihen faksin. Tarkastettu Rufaxista.

Jos jollain on kysyttävää, kysy ne kommenteissa.

Monet ihmiset kohtaavat Corel Dro -ohjelman asennuksen ja aktivoinnin ongelman. Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka voit ratkaista asennuksen ja aktivoinnin ongelman. Materiaali on laadittu vain tiedoksi, ja ohjelmia on asennettu siten, että […]

Tässä artikkelissa käsitellään yhtä nykyisistä patruunoiden täyttämiseen liittyvistä ongelmista. Kasetti ei tulosta uudelleentäytön jälkeen. Internetissä on kuvattu monia ratkaisuja tähän ongelmaan, mutta ne kaikki ovat tyypillisiä ja [...]

SNR CVT SERIAL ei vastannut CRC-summaa.

Muodostettaessa viestintää mittarin kanssa asynkronisella palvelimella (rajapinnan muuntimella) tapahtuu usein virhe: CRC-määrä ei täsmää. Virhe ilmenee alkuvaiheessa, kun ohjelma odottaa vastausta palvelimelta ja […]

Aluksi haluaisin tunnistaa hyvin yleisen ongelman, joka ilmenee asennettaessa VipNet Client -sovellusta käyttäjien tietokoneisiin, joissa on Windows 10 ja 8.1 -käyttöjärjestelmä, ja sen epätyypillistä ratkaisua.

Tämä osio kattaa faksiviestin luomisen, lähettämisen ja vastaanottamisen. Lisäksi, koska Wordin ominaisuudet tekstieditorina ovat laajemmat kuin sisäänrakennetun Outlook-editorin, päätimme harkita faksiviestin luomista myös Wordilla.

Faksiviestin luominen Outlookin avulla

Faksiviestin luominen Outlookissa ei käytännössä eroa sähköpostiviestin luomisesta. Luo uusi viesti napsauttamalla painiketta Luoda(Uusi) työkalupalkissa Vakio.

Kentällä Kenelle(Sitten) valitse yhteyshenkilö, jolle tämä faksi osoitetaan. Outlook lähettää automaattisesti viestin kentässä määritettyyn numeroon Faksi(Faksi) tälle yhteyshenkilölle. Jos vastaanottajan faksinumeroa ei ole luettelossasi, voit kirjoittaa vastaanottajan faksinumeron näppäimistöllä seuraavassa muodossa: . Jos esimerkiksi haluat lähettää faksin numeroon 2343476, kirjoita kenttään Kenelle seuraavat: .

Kuten sähköpostiviestissä, kirjoita viestin aihe ja teksti. Kun viesti on luotu, käytä alla olevaa esimerkkiä sen lähettämiseen.

Esimerkki 14.7. Faksin lähettäminen

(Viesti-lomakkeessa)

Faksipostin kuljetustilit

Lähettää

Kun faksiviesti on lähetetty, se siirretään kansioon Lähtevä(Lähtevät) ja viimeisen viestin lähettämisen ja vastaanottamisen jälkeen kansioon tavallisen viestin tavoin Lähetetty(Lähetetyt).

Riisi. 14.3. Faksiviesti

Faksiviestin luominen Wordilla

Aiemmin sanottiin, että Microsoft Word 2002 voi olla sähköpostiviestieditori, mutta puhumme tästä ominaisuudesta myöhemmin luvussa "Outlook ja Office". Word tarjoaa enemmän vaihtoehtoja faksiviesteissä, joissa selkeä ja ytimekäs grafiikka on avainasemassa. Mutta tämä huomautus ei vähennä Outlook-editorin ominaisuuksia, vaan vain korostaa niitä. Koska tämä esimerkki havainnollistaa Microsoft Office XP -sovellusintegraation konseptia, jonka avulla käyttäjä voi automatisoida ja yksinkertaistaa liiketoimintaansa tärkeimpien Office-sovellusten ominaisuuksilla. Siirrytään kuitenkin sanoista tekoihin.

Käynnistä Word, luo yksinkertainen asiakirja (i-dokumentti) ja syötä siihen tarvittavat tiedot. Voit lisätä kuvia, taulukoita asiakirjaan ja yleensä alustaa ja muokata sitä täysin kaikkien Wordin sääntöjen mukaisesti. Kun asiakirja on valmis lähetettäväksi, suorita seuraava esimerkki.

Esimerkki 14.8. Faksivelho Word 2002

(Word-ikkunassa)

Tiedosto > Uusi... -> Yleiset mallit

Kirjeet ja faksit

Faksivelho

Seuraava asiakirja: Asiakirja 1

Toinen faksisovellus (Kuva 14.4)

Syötä vastaanottajan tiedot

Hieno

Syötä lähettäjän tiedot

Riisi. 14.4. Ohjattu faksitoiminto, vaihe Faksiohjelmisto

Muutama huomio työstä Faksivelho(Ohjattu faksitoiminto).

• Osoitekirja.
• Osoitekirja.

Riisi. 14.5. Word Fax Wizardin luoma faksi

Joten faksiviestin kansilehti on luotu. Tarvittaessa voit muuttaa joitain parametreja, esimerkiksi kirjoittaa huomautuksen viestiin, käyttää valintaruutua faksitietojen määrittämiseen

Muutama huomio työstä Faksivelho(Ohjattu faksitoiminto).

• Lähettäjä voi käyttää -painiketta syöttäessään tietoja vastaanottajasta Osoitekirja. Napsauttaminen tuo esiin samannimisen valintaikkunan, josta voit valita yhteystiedolle faksin vastaanottajan. Ohjattu faksitoiminto määrittää automaattisesti yhteystiedon faksinumeron. Yleisesti ottaen nämä tiedot näkyvät vain otsikkosivulla.
• Lähettäjän tietojen syöttäminen ei käytännössä eroa vastaanottajan tietojen syöttämisestä. Mutta jotta et syötä tietoja itsestäsi uudelleen joka kerta, suosittelemme luomaan itsellesi yhteystiedot ja käyttämään myöhemmin -painiketta Osoitekirja.
• Kuten Outlook, myös Word-faksien kansilehtiä voidaan muokata ja käyttäjä voi luoda omia kansilehtiä Word-pohjien avulla.

Joten faksiviestin kansilehti on luotu. Tarvittaessa voit muuttaa joitain parametreja, esimerkiksi kirjoittaa huomautuksen viestiin, käyttää valintaruutua asettaaksesi faksin tiedot (salainen, kiireellinen, hyväksyttäväksi jne.) - Varmista sitten, että luotu faksiviesti on valmis lähetettäväksi, napsauta painiketta lähetä faksi(Lähetä faksi) ohjatun faksitoiminnon työkalurivillä.

Jos käytät ohjatun Word-faksitoiminnon luomia kansilehtiä, voi olla järkevää poistaa kansilehden lisääminen käytöstä itse faksille. Muussa tapauksessa vastaanottaja saa kaksi kansilehteä.

Faksin lähettäminen ja vastaanottaminen

Faksien lähettäminen on yhtä helppoa kuin sähköpostien lähettäminen. Kun faksiviesti on valmis lähetettäväksi, napsauta Lähetä vastaanota työkalupalkissa Vakio. Abstrakti faksi lähetetään, eli faksi menee kansioon Lähetetty, lähettämättä sitä vastaanottajalle. Tämä toiminto osoittaa, että viestin muoto on muutettu onnistuneesti. Hetken kuluttua näkyviin tulee valintaikkuna Faksimonitori, joka näyttää menettelyn vastaanottajan numeron valitsemiseksi.

Automaattisen valinnan jälkeen ja jos vastaanottajan faksi on valmis vastaanottamaan, kaksi faksilaitetta muodostavat yhteyden ja faksi alkaa lähettää. Valinta- ja faksien lähettämisohjeet näkyvät valintaikkunassa Faksimonitori. Tarvittaessa käyttäjä voi keskeyttää faksin lähetyksen painamalla Lopeta faksipuhelu.

Faksin vastaanotto tapahtuu yllä kuvattujen asetusten perusteella, jos kyseessä on automaattinen faksin vastaanotto, käyttäjän ei tarvitse tehdä mitään. Faksi muodostaa automaattisesti yhteyden ja vastaanottaa faksiviestin ja siirtää sen sitten kansioon, joka on tarkoitettu tällaisten viestien tallentamiseen.

Voit tarkastella faksia siirtymällä määritettyyn kansioon ja kaksoisnapsauttamalla avataksesi faksiviestin.

Kun faksi vastaanotetaan, se on graafisessa muodossa, eli se on piirros. Voit katsoa sitä, kiertää sitä, kääntää sen ylösalaisin, mutta se pysyy piirustuksena. Jos haluat käsitellä faksiviestiä tekstinä esimerkiksi Wordin avulla, faksi on muunnettava. Outlookissa ja Officessa ei ole sisäänrakennettua OCR (Optical Character Recognition) -editoria, mutta saatavilla on monia sovelluksia, jotka suorittavat tämän muunnoksen. Esimerkiksi FineReader, joka on erillinen ohjelmistopaketti. FineReader ottaa faksin, skannaa sen ja tuottaa vakiotekstitiedoston tulosteena.