Suunnittelukokous myyntiosastolla. Mitä sinun tulee tietää? Suunnittelukokous, toimintakokous, toimintakokous

Venäjällä ei ole tapana kokoontua tiimiin työtehtävien parissa. Tämä johtuu siitä, että kaikilla on kiire tehdä asioita töissä sen sijaan, että istuvat kokouksissa ja harppuavat ilmeisiä aiheita. Mutta entä jos tällaiset kokoukset olisivat hyödyllisiä kaikille, ne toteutettiin tehokkaasti ja nopeasti? Silloin olisi typerää kieltäytyä niistä. Siksi tuomme sellaisen tapahtuman "suunnittelukokouksena" yritykseesi, perusasioista valmiisiin malleihin.

Ehkä meidän ei pitäisi?

Oletko koskaan yrittänyt pitää suunnittelutapaamisia työntekijöiden kanssa? Jos kyllä, olet varma, että olet törmännyt sellaisiin lausuntoihin kuin "Emme puhuneet taas mistään" tapahtuman lopussa. Tämä on klassinen tilanne, ja se liittyy tietämättömyyteen siitä, miten suunnittelukokouksia järjestetään, eikä siihen, että se on yleensä huonoa ja tehotonta.

Ja jotta kaikki pisteet saadaan heti paikoilleen, korjataan suunnittelukokouksen käsite. Ja huomaa, en ota sitä päästäni, vaan mistä tahansa sanakirjasta, jonka tyyppi on Ozhegov, Efremov, Dal, Tikhonov tai Kuznetsov. He kaikki antavat, antavat tai ottavat saman kuvauksen.

Suunnittelukokous - lyhyt kokous, jossa arvioidaan ja määritetään annettujen tehtävien edistyminen.

Avainsana on lyhyt tapaaminen. Tämä erottaa suunnittelukokouksen kokouksesta. Ja koska kaikki maailmassa on suhteellista, määritämme enimmäisrajan, kuinka kauan tällainen kokous kestää - 60 minuuttia. Kaikki muu ei ole suunnittelukokousta, vaan, kuten olemme jo sanoneet, kokousta.

Suunnittelukokousten tyypit

Kokouksen suunnittelu on eri asia. Ensi silmäyksellä ne ovat kaikki samanlaisia, mutta todellisuudessa niiden rakenteet ja tarkoitukset eroavat toisistaan. Siksi sinun on tiedettävä niiden tyypit ja käytettävä juuri niitä, joita tiimisi tarvitsee.

Ajankäyttö

Voimme jakaa kaikki suunnittelukokoukset kolmeen kertaan: päivittäin, viikoittain ja kuukausittain. Yleensä yrityksellä on vain yksi näistä vaihtoehdoista, kaikki muut katsotaan tarpeettomiksi. Vaikka niillä kaikilla on eri tehtävät ja ne suoritetaan eri suunnitelmien mukaan.

1. Päivittäinen suunnittelija. Tarvitaan aktiivisessa työssä tai työntekijöiden motivaatiossa. Sen kesto ei ylitä 15 minuuttia, kaikki on lyhyttä ja täsmällistä.
2. Viikkosuunnittelija. Sen avulla teemme yhteenvedon kuluneesta viikosta ja teemme suunnitelmia tulevaa varten. Tällaisen kokouksen kesto on enintään 30 minuuttia.
3. Kuukausisuunnittelija. Pakollinen tapahtuma kuukauden työskentelyn tulosten arvioimiseksi, joka on kaikkien päivien ja viikkojen summa. Kesto jopa 1 tunti.

Usein kuukausittainen suunnittelukokous pidennetään 2-3 tuntiin. Tässä tapauksessa venäjän kielen sääntöjen mukaan tämä on jo kokous. Mutta koska meille tärkeämpää ei ole varsinainen nimi, vaan todellinen tarkoitus, voimme sallia tällaisen tapaamisen klo 3 asti. Pääasia, että tämä kaikki on asianmukaista.

Sinun tulee myös ottaa huomioon, että on olemassa ei-systeemisiä kokouksia kiireellisten tai kiireellisten asioiden ratkaisemiseksi. Tällaisia ​​suunnittelukokouksia kutsutaan suunnittelemattomiksi. Ne kerätään, suoritetaan ja viimeistellään melko nopeasti. Mutta ne ovat olemassa, etkä voi paeta niitä.

Olisi huomattava, jos kaikki tai ainakin monet yritykset toimisivat kuten yllä olevassa vitsissä. Mutta valitettavasti tällaista järjestelmää ei tapahdu melkein koskaan. Tästä syystä siirrymme tapaamisten suunnittelun aiheisiin.

Kokouksen aihe

Sen lisäksi, että suunnittelukokoukset on jaettu aikaväleihin, ne on jaettu myös aiheisiin. Vaikka suurimmalle osalle suunnittelukokous on arvio viikon suoritetuista tehtävistä ja yhteenveto myyntisuunnitelman toteutumisesta. Tämä muoto on myös olemassa, mutta kaikki on asteittaista.

1. Tehtävien jako. Tällaisen tapaamisen tarkoitus ja tulos on, että työntekijät ovat ylikuormitettuja lähitulevaisuuden tehtävillä.
2. Yksi kysymys. Useimmiten nämä ovat ennalta suunnittelemattomia kokouksia, joiden aiheena ovat erilliset esityslistalla olevat asiat.
3. Aivoriihi. Harjoittelemme usein lyhyitä tapaamisia pienen osan tiimistä ideoiden luomiseksi tietystä aiheesta.
4. Tiedollinen. Sama suunnittelukokous, johon me kaikki olemme niin tottuneet, todellista tilannetta tietyllä hetkellä.
5. Motivoiva. Ihmiset tarvitsevat energiaa, varsinkin jos heillä on erittäin stressaavaa työtä. Tällaisten tapaamisten kautta sinulla on mahdollisuus tehdä tämä, koska tämä on erinomainen motivaatiomenetelmä.
6. Koulutuksellinen. Vähän tietoa lyhyessä ajassa. Siitä ei tule tylsää ja siitä on hyötyä, varsinkin jos teet sen usein.

Todellisuudessa suunnittelukokouksemme ovat kuin lumipallo eri aiheista. Se ei ole huono. Pääasia, että osaat kiinnittää riittävästi huomiota kaikkeen. "Hopping kautta Euroopan" -strategia ei johda mihinkään hyvään, sillä kalaa ei voi syödä eikä paistinpannua pestä. Se on myytti.

MEILLÄ OLLA JO YLI 45 000 ihmistä. LIITY

Onnistuneen suunnittelukokouksen osat

Ennen kuin siirrymme suunnittelukokouksen erityisiin malleihin, määritellään tällaisen kokouksen pitämisen pääkohdat. Koska on tärkeää, ei vain MITÄ, vaan myös MITEN se tehdään. Kaikki tapahtuu asteittain, kollegat, ottakaa aikaa.

• Syy tapaamiseen. Olemme ratkaisseet tämän; jokaisella tapaamisella pitäisi olla syy. Ja kaikkien pitäisi tietää siitä;
• Ihmiset. Sinun on tiedettävä etukäteen, ketkä osallistuvat suunnittelukokoukseen ja ilmoitettava tästä osallistujille;
• Sijainti. Kokoustila, toimisto tai käytävä - päätä itse. Olen varma, että se ei ole vaikeaa;
• Ajankäyttö. Kestää tietyn ajan, mieluiten aina saman ajan, ennen kuin tapa kehittyy;
• Kokouksen säännöt. Sinun ja henkilökunnan tulee olla tietoisia tämän kokouksen ala-aiheista ja ajoituksesta.
• Lisämateriaalit. Lehtiötaulun, paperin, kynien ja muiden tarvikkeiden tulee olla valmiina ennen kokousta;
• Kuraattori. Yleensä suunnittelukokouksen vetäjä on esimies tai joku johtajista, mutta se voi hyvinkin olla työntekijä;
• Sihteeri. Henkilö, joka tallentaa kaikki suunnittelukokouksen tulokset, niin sanotun pöytäkirjan, edelleen jakelua varten.

Jos otat nämä osat huomioon, suunnittelukokouksen tehokkuus on paljon suurempi, koska pystyt valmistautumaan siihen kunnolla ja tiedät tarkalleen, mitä suunnittelukokouksessa sanotaan.

Jotkut listasta ovat ilmeisiä asioita. Mutta mieti, kuinka kutakin pistettä voidaan parantaa suhteessa nykyiseen tilanteeseen. Esimerkiksi mitä muita ihmisiä kuin myyntipäälliköitä voidaan kutsua tapaamiseen. Tai se voi olla osa suunnittelukokouksia, jotka työntekijät itse pitävät.

Ja toinen merkittävä plus niille, jotka edelleen epäilevät, katso alla oleva video.

Kokoussuunnitelman suunnittelu toteutusta varten

En oikein pidä malleista ja näytteistä, koska niissä ei oteta huomioon kunkin yrityksen yksilöllisiä ominaisuuksia. Mutta jokainen yritys on erityinen (kuulen tämän koko ajan johtajilta). Mutta jos et ole arka henkilö, voit helposti muuttaa tämän näytteen suunnitelmaksi yrityksesi suunnittelukokouksen pitämiseksi.

Tämä on suunnitelma siitä, miten myyntiosastolla järjestetään suunnittelukokous kerran viikossa, kuukausiversio näyttää kunnianhimoisemmalta ja päivittäinen suunnittelukokoussuunnitelma vaatimattomammalta. Ja tietysti tulokset summataan joko kuukaudelta tai päivältä. Mutta tämän perusteella voit muotoilla suunnitelmasi riippumatta siitä, mitä sinulla on - vähittäiskauppaa, tukkumyyntiä tai palveluita.

Sirujen tai tärkeiden vivahteiden ystäville

Mikä tahansa toimenpide voidaan tehdä paremmin. Siksi, kun meitä pyydetään arvioimaan kokousten suunnittelun tehokkuutta, voimme sanoa silmät kiinni, että parantamisen varaa on. Onko niitä paljon vai vähän, ja mikä tärkeintä, ovatko ne vaikuttavia vai eivät, se on eri kysymys. Mutta niitä löytyy varmasti. Ja tässä on luettelo käytäntömme suosituimmista parannuksista.

Skype-kokous. Jos työntekijät eivät voi tavata tosielämässä, tämä ei ole syy kokouksen perumiseen. Suorita se Skypessä. Voit myös muodostaa yhteyden Skypen kautta niihin, jotka eivät voineet tulla ja pitää suunnittelukokousta samanaikaisesti offline-tilassa ja online-tilassa.

Vain positiivista. Tällaisissa kokouksissa yritä puhua kaikesta näkökulmasta "Kuinka parantaa" ja "Mitä tehtiin hyvin", niin tapaamiset ovat motivoivampia ja positiivisempia.

Bonukset läsnäolosta. Oletuksena voit sakottaa jotakuta poissaolosta tai myöhästymisestä suunnittelukokouksesta tai voit antaa bonuksen niille, jotka eivät missaa yhtäkään.

Myöhästyneet seisovat. Myöhästyneet eivät saa vain nuhtelua ja paljon halveksivia katseita, vaan myös viettävät koko suunnittelukokouksen jaloillaan. Hauska? Ehdottomasti sinulle, mutta ei niinkään myöhään tulokkaalle.

Ajan pitäminen. Määritä kullekin lohkolle tietty aika, ja jos ylität sen, lopeta keskustelu. Se on aluksi huonoa, sitten opit olemaan tehokkaampi.

Välipala ennen kokousta. Voit kaataa itsellesi kahvia ja syödä keksejä vain ennen kokousta. Aloituksen jälkeen käytäntö pätee - "Jolla ei ollut aikaa, on myöhässä."

Lahja aktiivisille. Aktiivisimpia voidaan ja pitää kannustaa. Jokaisessa suunnittelukokouksessa voit korostaa niitä, jotka osallistuvat paljon ja antaa siitä minilahjan. Se on pieni asia, mutta mukava.

Suunnittelukokouksen tulos. Kun ”kokoussihteeri” tekee yhteenvedon tuloksista, se on jaettava kaikille tai, mikä vielä parempi, sijoitettava näkyvimmälle paikalle paremman omaksumisen vuoksi.

Lyhyesti pääasiasta

Koko tiimissäni 90% ihmisistä on joukkuepelaajia, joten pidämme fanaattisesti pienten kokousten pitämisestä. Koska tiimimme on suhteellisen nuori (35-vuotiaaksi asti), meidän on erittäin vaikea järjestää suunnittelukokouksia, koska kaikki pyrkivät nauramaan ja puhumaan "elämän ajan". Voisimme pitää 3-4 tunnin suunnittelukokouksen. Mutta niin se oli ennenkin.

Nyt olemme tiimi, joka todella ymmärtää kokouksen voiman, suunnitteluprosessin ja sen, mihin niitä tarvitaan. Meillä on sisäiset säännöt (ei puhelimia, puhumme ratkaisujen kieltä, ei negatiivisuutta jne.), meillä on valmiit määräykset, vastuuhenkilöt (joka kerta uusia) ja paljon muuta. Kaikki tämä auttaa meitä toimimaan tehokkaammin.

Kun tulemme yrityksiin markkinointikonsultointia varten, suunnittelukokous on yksi ensimmäisistä työkaluista, jotka toteutamme. Ja joka kerta kun näemme kuinka "kärry tuskin liikkuu". Mutta kaikki menee ohi. Ja pääsääntö tässä ei ole vain suunnittelukokouksen laatu, vaan myös sen säännöllisyys. Siksi täällä voit käyttää hieman muokattua tunnettua lausetta - "Kun olen kokeillut USEITA kertoja, syön sen nyt." Hyvää toteutusta. Jos sinulla on kysyttävää, kirjoita kommentteihin.

Löysitkö tekstistä virheen? Valitse haluamasi fragmentti ja paina ctrl+enter

in-scale.ru

Kuinka järjestää suunnittelukokous

Suunnittelijat, tiedotustilaisuudet ja tapaamiset ovat olennainen osa lähes jokaisen työntekijän työpäivää. Ennemmin tai myöhemmin johtaja kohtaa tarpeen suorittaa itsenäisesti päivittäinen suunnittelukokous. Mutta kuten usein tapahtuu, kukaan ei todella opeta tätä. Siksi usein herää kysymys: kuinka suunnittelukokous järjestetään?

Suunnittelukokouksen tavoitteet

Ensimmäinen asia, joka sinun on tehtävä, on määrittää tavoitteet, jotka haluat saavuttaa järjestämällä suunnittelukokouksen. Pääsääntöisesti tällaisten tapaamisten päätavoitteena on luoda yhtenäinen tietotila kaikkien työntekijöiden kesken henkilöstön korkeamman motivaation ja työn johdonmukaisuuden saavuttamisen seurauksena. Kokousten suunnittelu auttaa ratkaisemaan seuraavat ongelmat:

1. Tavoitteiden ja tavoitteiden asettaminen joukkueelle;
2. Yleistietojen antaminen koko tiimille;
3. Yleisten ongelmien ratkaiseminen;
4. Henkilöstön motivointi ja osallistuminen;
5. Työntekijöiden koulutus parhaiden käytäntöjen siirron kautta;
6. Joukkueen rakentaminen

Samaa mieltä, tällaisten tavoitteiden saavuttaminen kiinnostaa suuresti jokaista johtajaa. Siksi tapaamisten suunnittelu on niin yleistä liiketoiminnassa. Mutta tehokkuuden saavuttaminen kokouksista ei ole niin helppoa, on tärkeää noudattaa selkeästi määriteltyä toimintasuunnitelmaa ja valmistautua jokaiseen suunnittelukokoukseen.

Kokoussuunnitelman suunnittelu

Joten olemme päättäneet, että kokous on tärkeä ja hyödyllinen asia, mutta jotta tämä työkalu ei muuttuisi uudeksi hyödyttömäksi alaisten kidutukseksi, johtajan tulisi lähestyä suunnittelukokouksen valmistelua kaikella vakavuudella. Aiemmin keskustelimme kokouksen tavoitteista, johtajan tehtävänä on tavoitteesta riippuen laatia suunnitelma kokouksen pitämiseksi. Luonnollisesti myyjien ja huippujohtajien tapaaminen tulee olemaan radikaalisti erilainen. Vaikka itse rakenne on suunnilleen sama.

Erittäin tärkeä kohta minkä tahansa kokouksen järjestämisessä on antaa alaisille mahdollisuus puhua mahdollisimman nopeasti. Suunnittelukokoukseen kannattaa ottaa mukaan mahdollisimman monta osallistujaa ensimmäisistä minuuteista lähtien. Tämä auttaa joukkueen perustamisessa.

Kokouksen onnistumisen suunnittelun salaisuudet

Tärkein! Jotta kokouksesta olisi mielenkiintoinen, sinun on valmistauduttava siihen. Kokouksen onnistuminen riippuu useista tärkeistä tekijöistä:

1. Tietokomponentti. Kokouksessa esitettävän tiedon tulee olla hyödyllistä ja mielenkiintoista. Jos tieto on tylsää ja yksitoikkoista, luo mielenkiintoinen tapa esittää tiedot. Poista tylsät ja hyödyttömät tiedot;
2. Emotionaalinen komponentti. Mielenkiintoisimmankin aiheen voi pilata virheellinen esitys. Muista yliopiston opettajia, joillain luennoilla koko yleisö nukkuu, kun taas toisilla se on täysin loppuunmyyty.
3. Johtaja, joka johtaa kokouksen. Mitä arvovaltaisempi juontaja, sitä paremmin yleisö näkee hänet. Jos valtuutesi ei ole korkea, työskentele huolellisesti kohtien 1 ja 2 parissa.

Suunnittelukokouksen pitämisen säännöt

Myöhästyneet työntekijät

Joku yrittää aina myöhästyä kokouksesta. Tällaiset työntekijät ovat erittäin tuhoisia, ja niitä vastaan ​​on taisteltava epätoivoisesti. Pyydän teitä sopimaan etukäteen kaikkien tiimiläisten kanssa, mitä teemme myöhästyneiden kanssa. Esimerkkejä on useita: myöhästelijä tuo kahvia tai hedelmiä kaikille, myöhästelijä kertoo vitsin, myöhästelijä laulaa laulua jne. Tärkeintä on, että kaikki tietävät säännöt ja kaikki noudattavat niitä. Jos sääntö on harkittu ja tiimi hyväksyy, vähennät myöhästymisen minimiin.

Sama kokousaika

On erittäin tärkeää säilyttää selkeä kokousaikataulu. Mikään ei ole pahempaa kuin suunnittelemattomat tapaamiset; se häiritsee alaisten suunnitelmia eikä anna heidän valmistautua kunnolla. Suhtautuminen tällaisiin tapaamisiin on aluksi kielteinen, mikä ei edistä työntekoa.

Kaikista kokouksista on ilmoitettava etukäteen; kokousten päivämääriä ja kellonaikoja ei kannata muuttaa, ellei se ole välttämätöntä.

Älä viivyttele tapaamisia

On erittäin tärkeää seurata ajoitusta, jos olet päättänyt, että kokouksen ei tulisi kestää yli 30 minuuttia, pidä sanasi. Mitä pidempi kokous, sitä vähemmän tehokas se on. Jos sinun on ratkaistava monimutkaisia ​​asioita ja yksityiskohtien selvittämiseen kuluu paljon aikaa, luo työryhmiä pätevistä työntekijöistä. Usein suurin osa kokouksesta kuluu organisatoristen asioiden selvittämiseen ja suurin osa kuuntelijoista jää pois dialogista kokonaan.

Vain esittelijä puhuu

Näen usein tilanteen, jossa työntekijät pelkäävät pomoaan ja sen seurauksena tapaamisesta tulee diktaattorin monologi. Yleensä kaikki tämä tapahtuu kuoleman hiljaisuudessa ja ilmassa tuntuu jännitystä. Suuntaviivainen johtamistyyli ei sovi kokouksiin, se on ristiriidassa tämän tapahtuman olemuksen kanssa. Ihannetapauksessa kaikkien osallistujien pitäisi puhua suunnittelukokouksessa.

Keskustelua yksityisistä asioista

Joskus joku suunnittelukokouksen osallistujista voi yrittää käyttää tätä tapahtumaa ratkaistakseen yksityisen ongelmansa. Työntekijälle kysymyksen julkistaminen on yleensä hyödyllistä. Tämä lähestymistapa voi muuttaa kokouksen farssiksi. Siksi on välttämätöntä lopettaa välittömästi tällaiset manipuloinnit ja asettaa aika yksityisten asioiden ratkaisemiselle.

Kokouksen vaikutus työhön

Kaikki, mistä sovit kokouksessa, on sinun suoritettava ja valvottava. Jos valvontaa ei ole, työntekijät mukautuvat nopeasti ja lakkaavat seuraamasta määräyksiäsi.

Kuinka tarkistaa kokouksen tehokkuus

Kokouksen tehokkuutta on melko helppo testata. Kysy alaisiltasi, mitä kokouksessa tapahtui? 5 minuuttia kokouksen jälkeen, 3 tuntia myöhemmin ja seuraavana päivänä. Vastaukset näihin kysymyksiin antavat palautetta suunnittelukokouksen järjestäjälle. Jos tietoa on paljon, pakota työntekijät tekemään muistiinpanoja. Mutta jokaisen tulee tallentaa tiedot joka tapauksessa.

worldsellers.ru

”Plannerka” keinona lisätä yrityksen henkilöstön uskollisuutta

Jos yrityksessäsi on kaksi tai useampia ihmisiä, viestintä eli tiedonvaihto on olennainen osa johtamistoimintaasi. Loppujen lopuksi tieto on yhdistävä lenkki organisaation kaikille osille. Viestinnän rikkominen (virheet tiedonsiirrossa, huonosti jäsennelty vaihto jne.) tasojen välillä, esimerkiksi esimies - alainen tai myyntiosasto - ostoosasto, johtaa aina suoritusindikaattoreiden laskuun. Ja tässä yksi tärkeimmistä tehtävistäsi on tarjota työntekijöille työkalujen tai raaka-aineiden lisäksi, mikä tärkeintä, tietoa, jotta he voivat suorittaa tehtävänsä tehokkaasti ja siten lisätä yrityksesi voittoja.

Viestintä organisaatiossa voi olla monenlaista ja sitä voidaan toteuttaa eri tavoin. Hyvä esimerkki viestinnästä on "suunnittelijoiden" (kokousten, "lentojen") pitäminen työntekijöiden kanssa. Tänään puhumme blogimme HR-postaussarjassa siitä, mitä suunnittelukokous on, ja mikä tärkeintä, miksi on tarpeen koota työntekijät säännöllisesti yhteen paikkaan.

Miksi tarvitset suunnittelijaa?

"Suunnittelukokous" voidaan luonnehtia lyhyeksi operatiiviseksi kokoukseksi, jossa keskustellaan työn tuloksista ja ajankohtaisista ongelmista. Myös näiden ongelmien ratkaisuvaihtoehdoista voidaan keskustella, mutta silloin kyseessä on pidempi tapaaminen tietystä aiheesta. Ja "suunnittelukokouksen" päätavoitteena on hallita vallitsevaa tilannetta ja seurata ajankohtaisia ​​ongelmia yrityksen työssä.

Mietitään, mitä sanotaan suunnittelukokouksessa ja mihin kysymyksiin vastaat yhdessä työntekijöiden kanssa:

• mitä onnistuit tekemään eilen (toissapäivänä, viime viikolla), miksi;
• mitä ei voitu tehdä, miksi;
• mitä ja miten aiomme tehdä tänään (huomenna, ensi viikolla), mitä tuloksia odotamme.

On myös huomioitava "suunnittelukokouksen" rooli yrityksen henkilöstön uskollisuuden muodostamisessa. Henkilöstön lojaalisuus tai yksinkertaisesti sanottuna lojaalisuus yritykselle muodostuu työntekijöiden keskuudessa ei vain eikä niin paljoa palkkojen ja muiden aineellisten etujen kautta (vaikka niilläkin on oma roolinsa). Uskollisuutta ei voi ostaa. Kuinka sitten järjestää suunnittelukokous sen lisäämiseksi? Lojaalisuus syntyy oikein jäsennellystä viestinnästä. Näin ollen "suunnittelukokouksesta" voi tulla erinomainen työkalu juuri tämän uskollisuuden lisäämiseen.

Suunnittelukokouksen aikana murretaan esteitä yrityksen osastojen välillä ja vähennetään hajanaisuutta. Kaikki yrityksessä tapahtuva (suunnitelmat, tehtävät, ongelmat) tulee lähemmäksi ja selvemmäksi jokaista työntekijää, mikä lisää ihmisten motivaatiota ja kiinnostusta. Jos työntekijä ei ole tietoinen (ymmärtämätön) yrityksen pitkän ja lyhyen aikavälin tavoitteista, tulosindikaattoreista ja tulevan viikon tehtävistä, tämä johtaa väistämättä demotivaatioon ja sen seurauksena työtulosten heikkenemiseen ja menetyksiin. hallittavuudesta.

Toisaalta, jos osaat järjestää suunnittelukokouksen oikein, työntekijät ymmärtävät hyvin, mitä yrityksessä, jokaisessa osastossa tapahtuu, iloitsevat yhteisistä "menestymistään" ja saavutuksistaan ​​ja jakavat (vain jakavat, vaikka he älä ratkaise yhdessä) ongelmia. Tällaisten "suunnittelukokouksessa" hankittavien kokemusten kautta muodostuu uskollisuus ja yhteishenki.

Hyvin organisoidun "suunnittelukokouksen" avulla voit nopeasti ja tehokkaasti kannustaa henkilöstöä ratkaisemaan päivittäisiä ongelmia ja motivoida heitä saavuttamaan yhteiset tavoitteet. Tämä on yksi ihanteellisista työkaluista tiimihengen kehittämiseen työntekijöiden keskuudessa - tässä yhteydessä on korostettava, että suunnittelukokousten pitäminen on erityisen tärkeää yrityksen muutosten aikaan. "Suunnittelukokouksen" kautta on helppo saada palautetta henkilökunnalta ja muokata innovaatiosuunnitelmaa.

Merkkejä suunnittelukokouksen tehokkuudesta ovat sen tulokset - he suunnittelivat jotain, saivat palautetta, ratkaisivat kiistanalaisen tilanteen, levittivät tai keräsivät uutta tietoa jne. Muuten tapahtuu, että työntekijät ja joskus johtajat näkevät "suunnittelukokouksen" ” ajanhukkaa, mutta itse asiassa tämä voidaan sanoa vain tehottomasta, väärin organisoidusta ”suunnittelukokouksesta”. Tässä artikkelissa opit järjestämään suunnittelukokouksen niin, että siitä on hyötyä.

Suunnittelukokousten järjestämistä koskevat säännöt

Ensinnäkin alkamis- ja lopetusajat tulee olla kiinteät ja kaikkien osallistujien tiedossa etukäteen. On parempi olla keräämättä työntekijöitä yli 30 minuutiksi: yrityksen tai osaston työ "pysähtyy". Jos yritys on pieni, voit koota kaikki osastot yhteen, jos se on suuri - vain osastojen päälliköt (he järjestävät sisäisiä "suunnittelukokouksia" itse) - tavalla tai toisella, tarvitaan riittävä lähestymistapa osallistujien kokoonpanoon .

Toiseksi "suunnittelukokouksen" sijainnin mukaan. Miten myyntiosastolla järjestetään suunnittelukokouksia, jos ei ole erillistä tilaa tai kokoustilaa? Voit koota kaikki johtajan toimistoon tai yksinkertaisesti suurimpaan toimistoon. Muuten, jos tilaa ei ole tarpeeksi, on vielä parempi pitää "suunnittelukokous" seisten - ihmiset eivät ole "tuuliin" pitkälle keskustelulle: kaikki on lyhyttä ja selkeää, ytimekkäästi.

Lisäksi nykyään on palveluita, joiden avulla voit pitää kokouksia ja konferensseja verkossa (esimerkiksi Skype). Tämä on hyvä vaihtoehto, jos yrityksesi on erittäin suuri tai sen osastot sijaitsevat eri maantieteellisillä paikoilla.

Kolmanneksi, kuinka suunnittelukokoukset myyntiosastolla järjestetään oikein ja kuinka usein tämä tulisi tehdä? Tämän tapahtuman tiheys voi vaihdella. Joissakin yrityksissä on tapana "kokoontua" joka aamu, toisissa - maanantaisin tai viikon alussa ja lopussa. Kaikki riippuu yrityksen työn erityispiirteistä, liiketoimintaprosessien intensiteetistä, uuden tiedon vastaanottamisen nopeudesta ja osastojen välisten yhteyksien laadusta.

Neljänneksi, kuten mikä tahansa muu tehokas viestintä, on parempi aloittaa "suunnittelukokous" positiivisella ja lopettaa positiivisella. Ongelmista on keskusteltava, mutta on hyvä, kun ”suunnittelukokous” päättyy johdon inspiroiviin sanoihin, toimintakehotukseen (”Olemme tiimi!”).

Lopuksi korostamme, että "suunnittelukokous" organisaation sisäisenä viestintämuotona on erinomainen tapa lisätä työntekijöidesi uskollisuutta ja tehdä heistä "uskollisempia" yritykselle. Ja uskolliset työntekijät tuovat ehdottomasti voittoa, kun taas epälojaalit tuovat vain huhuja, spekulaatioita ja epäluottamusta.

Tunnustukset kollegoilta, ylistys esimiehiltä, ​​ystävällinen, lämmin ilmapiiri tiimissä - nämä ovat kaikki "oikeita suunnittelukokouksia", jotka luovat terveen halun "murtaa" kilpailijat yrityksellesi. Tätä tarvitset - eteenpäin. Joten "suunnittele" viisaasti - tuo kaikki yhteen, ratkaise ongelmia ja inspiroi!

Korkeat konversiot sinulle!

Daria Khoromskaya, LPgeneratorin henkilöstöosaston johtaja

kuvan lähde Pavel Kirillov

lpgenerator.ru

miksi ja miten se suoritetaan, plussat ja miinukset - SKB Kontur

Suunnittelukokous on johdannainen englanninkielisestä suunnitelmasta, lyhyt työkokous, joka on omistettu suunnitellun suunnitelman etenemiselle. Typologiansa mukaan kaikki suunnittelukokoukset voidaan jakaa kategorioihin kolmen kriteerin mukaan - erityiset, väliaikaiset ja määrälliset.

Erityisen kriteerin mukaan kaikki suunnittelukokoukset on jaettu raportointiin (lyhyet kokoukset, joissa esimiehet raportoivat asiaankuuluvien tehtävien edistymisestä), keskusteluun (tiedotustilaisuuksista mahdollisista muutoksista valitulla tiellä tietyn tavoitteen saavuttamiseksi) ja motivaatioon. (kokoukset, joissa tehtävät jaetaan ja roolit määritellään kysymyksen tai tehtävän käsittelyssä).

Aikakriteerin mukaan suunnittelukokous voi olla päivittäinen, viikoittainen, kuukausittainen prosessi.

Määrällisen kriteerin mukaan suunnittelukokous voi olla joko massa (kaikki työntekijät) tai suljettu (erillinen aloiteryhmä, johtajat, yhtiön hallitus).

Miksi pitää suunnittelukokous?

Jos järjestät tämän prosessin hyvän perinteenä ennen työpäivän alkua, se auttaa kurittamaan tiimiä (vähentämään aamuviivästysten määrää), hahmottamaan selkeämmin tavoitteet ja tavoitteet työntekijöille (kunhan tiedätte, rationaalinen päiväsuunnitelma on paljon tehokkaampi kuin kuuden kuukauden suunnitelma) , mahdollistaa työn todellisten tulosten näkemisen selkeämmin (jos tiimin raportoinnista johtajalle ja johtajan tiimille tulee pakollisia elementtejä suunnittelukokous). Edellä mainittujen etujen lisäksi hyvin toteutettu aamukokous voi virkistää työntekijöitä, lisätä tuottavuutta ja motivoida heitä työskentelemään tehokkaasti koko päivän. Tällä psykologisella näkökohdalla on varmasti tärkeä rooli positiivisen suhteen luomisessa työntekijän ja työnantajan välille, ja se edistää myös tiimin yhtenäisyyttä.

Miksi monet ihmiset pitävät kokousten suunnittelua menneisyyden jäännöksenä?

Ensinnäkin useimmat ihmiset pitävät tämän prosessin syntymistä ajoissa, jolloin he eivät olleet koskaan kuulleet puhelimesta ja heillä ei ollut aavistustakaan, mitä Internet ja multimediatekniikat ovat. Osoittautuu, että ainoa tapa tavata henkilökohtaisesti ja keskustella tärkeistä työasioista oli juuri suunnittelutapaamiset. Operatiivisten viestintävälineiden puutteen vuoksi kysymyksiä kertyi paljon, ja tällainen toimenpide vei paljon aikaa (keskimäärin kolmesta neljään tuntia). Tässä yhteydessä eräs kuuluisa amerikkalainen taloustieteilijä huomautti kerran: ”Jos yrityksessäsi järjestetään suunnittelukokouksia, olet oikeilla jäljillä. Ei jää muuta kuin erottaa kaikki sinne menevät ja jättää kaikki tällä hetkellä töissä olevat."

Toiseksi useimmat toimistotyöntekijät suhtautuvat kielteisesti kokousten suunnitteluun juuri siksi, että noin 20 % ajasta on omistettu siihen, ja kuten monet huomauttavat, pomon puhe kestää keskimäärin puolet tähän prosessiin varatusta ajasta.

Kolmanneksi, jos suunnittelukokouksia järjestetään yrityksessä joka päivä, niin pian tästä tulee varmasti eräänlainen muodollisuus. Loppujen lopuksi suurin osa menestyvän liikemiehen asettamista tehtävistä on pitkäaikaisia, ja päivittäinen raportti kahdessa lauseessa kuulostaa tältä: "Kaikki on hyvin, työskentelemme sen eteen." Päivittäisen suunnittelukokouksen tarve syntyy yleensä silloin, kun yritys aloittaa uuden strategisen tehtävän toteuttamisen kriittisesti lyhyellä aikavälillä tai kriisin aikana. Tällaisina hetkinä on todella tarpeen seurata tilannetta jatkuvasti ja seurata pienimpiäkin muutoksia.

määräyksiä

Kaikilla kokouksilla, myös lyhimmällä, tulee olla omat sääntönsä. Tavalla tai toisella se auttaa ratkaisemaan kiireellisiä asioita paljon tuottavammin, mikä tekee prosessista dynaamisemman ja tehokkaamman. On hyvä käytäntö lähettää säännökset työntekijöille illalla, jotta he voivat miettiä kaikkia esiin tulleita asioita ja tehdä rakentavan, mielekkään ehdotuksen. Muun muassa kannattaa huomioida, että jokaisella työntekijällä tulee olla aamukokoukseen mennessä kädessä kopio määräyksistä. Vastuu on tärkeää jakaa tietylle henkilölle, joka seuraa aikaa (jos puhuja ylittää säännöissä kuvatun aikarajan, tämä viivästyttää kokouksen prosessia ja vaikuttaa negatiivisesti tiimin tunnelmaan) .

Johtaako vai ei? Se on se kysymys

Suunnittelukokous on tietysti tärkeä prosessi ainakin oikea-aikaisen tavoitteiden asettamisen ja työntekijöiden motivoinnin kannalta, mutta nyt on tullut aika mennä tämän termin tavanomaista ymmärrystä pidemmälle. Ehkä ei ole niin tärkeää koota koko tiimi tukkoiseen toimistoon joka päivä, vaan neuvotteluteknologian hallitseminen Skypessä. On myös tärkeää ottaa huomioon, että rakentava suunnittelukokous ei saa kestää yli 15–20 minuuttia. Kunkin osaston toiminnan raportointi voidaan ottaa vastaan ​​ja keskustella esimiesten kanssa päivän aikana, ja aamuaika voidaan varata yksinomaan voimien kohdistamiseen, tehtävien ja prioriteettien määrittämiseen.

Joka tapauksessa jokainen yrittäjä valitsee oman johtamiskonseptinsa, mutta jotta ymmärrät hieman tarkemmin, ovatko lyhyet kokoukset tarpeellisia työskentelevälle henkilökunnalle, kannattaa punnita plussat ja miinukset:

Kurinaa joukkuetta;

Mahdollisuus työntekijöiden aamumotivaatioon;

Selkeä tavoitteiden ja tavoitteiden asettaminen;

Mahdollisuuden olla luova ja järjestää suunnittelukokouksia epätavallisella tyylillä;

Pitkät suunnittelukokoukset väsyttävät ja vähentävät työntekijöiden tuottavuutta;

Sääntelemättömät kokoukset ovat yleensä tehottomia.

kontur.ru

Tehokkaan suunnittelukokouksen salaisuudet - Rjob.ru

Mitä varten suunnittelijat ovat?

Noin vuoden työskentelin rakentamista ja taloja käsittelevän lehden toimituksessa. Kustantaja, joka on myös omistaja, piti kovasti tapaamisten suunnittelusta. Kokoontuimme hänen toimistoonsa joka aamu puolitoista-kaksi tuntia ja katsoimme yhden näyttelijän esitystä. Tämän tapaamisen tarkoitus on kertoa, missä vaiheessa suhde mainostajiin tällä hetkellä on. Piilotettu - selitä, mitä häviäjiä on kokoontunut tähän pöytään. Myös minun (toimittajan) ja suunnittelijan piti olla paikalla. Vain kirjanpitäjä sai "vapautuksen": hänen oli jatkuvasti seurattava tiliä rahan vastaanottamisesta, joka ei saapunut ollenkaan. Koska työskentelyn sijaan istuimme suunnittelukokouksessa.

Olisimme mielellämme kuulleet, mitä työnantajamme ajatteli meistä ja kuinka hän voisi myydä puhelimitse, mutta työ pysähtyi. Tosiasia on, että rahaa ilmestyy toimitukseen, jos johtajat myyvät mainoksia. Jotta voit sopia tapaamisen mahdollisen mainostajan kanssa, sinun on otettava yhteyttä häneen. Ja realistisin aika saada joku kiinni paikan päällä oli 9-10, jonka jälkeen ihmiset hajaantuivat suunnittelukokouksiinsa, tuotantoihinsa ja kokouksiinsa. Yleensä oli pakko soittaa juuri silloin, kun istuimme johtajan toimistossa.

Tätä noidankehää ei ollut mahdollista katkaista. Ei, sanoimme, että johtajien täytyy mennä puhelimeen, ja toimittaja ja suunnittelija haluaisivat palata aikakauslehtien sivuille. Olemme useaan otteeseen pyytäneet kokouksen siirtämistä toiseen kertaan. Mutta jos kokoonnutaan tapaamisen vuoksi, unohtaen yrityksen edut, hyvät ajat eivät tule pian.

1. Tee suunnitelma:

mikä on kokouksen päätarkoitus: keskustella innovaatioista, kuunnella mielipiteitä, ratkaista ongelma, kerätä raportteja jne.

Mistä asioista pitää keskustella ensin?

mitä voidaan ohittaa ja ratkaista työssä, jos aikaa ei ole jäljellä jne.

2. Määrittele tavoitteesi

Muotoile pyyntösi tulosmuodossa. Älä "keskustele ongelmasta", vaan "kehitä ratkaisu ongelmaan".

3. Korjaa sopimukset ja määritä vastuut määräajoin

Jos ratkaisuehdotus syntyy, kokouksen tuloksena sovitaan siitä, mitkä vaiheet ovat, kuka ottaa vastuun ja missä ajassa.

4. Aseta "sopiva" aika

Jotta työntekijät eivät kestäisi raportteja, keskittyisivät paremmin ja ajattelevat nopeammin, varaa tapaaminen tuntia ennen lounastaukoa tai työpäivän loppua. Jos he vievät liian kauan, he jättävät lounaan väliin tai menevät kotiin myöhemmin. Ja tätä ei tietenkään kukaan halua.

5. Ole lähempänä ihmisiä

Jos haluat saada alaisiltasi avoimuutta, kuunnella, mitä he todella ajattelevat tästä asiasta, istu heidän joukossaan. Kun olet pöydän kärjessä, olet pomo ja mielipiteesi on ensin. Kun istut työntekijän vieressä, olet kollega, valmis keskustelemaan ja löytämään ratkaisun yhdessä.

Skladovka LLC:n pääjohtaja, varastoverkosto tavaroiden yksittäiseen varastointiin (itsevarastointi), skladovka.ru

Johtajan tulee aina valmistella kokous niiden asioiden suhteen, joista haluat keskustella. Ennen aloittamista on parempi lähettää asialista, johon haluat saada vastauksen tai järjestää keskustelun. Kokouksen tulee päättyä pöytäkirjaan, jossa kirjataan tehdyt päätökset, täytäntöönpanon määräaika ja vastuuhenkilöt.

Jokainen tapaaminen järjestetään jatkuvuuden periaatteen mukaisesti, jotta ihmiset ymmärtävät projektikehityksen logiikan ja heillä on mahdollisuus antaa palautetta ja raportoida ongelmista, joita on ilmennyt päätösten täytäntöönpanossa.

Kokoukset paikan päällä johtajan toimiston sijaan ovat erittäin hyödyllisiä. Paikan päällä näet heti, mitä sivustolla todella tapahtuu, mitä on tehtävä, jotta se saavuttaa asetetut tavoitteensa.

Organisaation johtajan ja osastojen edustajien väliset työtapaamiset mahdollistavat viime kädessä seurannan, eteneekö kukin osasto ja yritys kokonaisuudessaan kohti tavoitetta vai poikkeaako siitä.

CentrAgro-yhtiön kehitysjohtaja

Yrityksessämme kokoukset on luokiteltu: neuvostot, komiteat, kokoukset, joilla puolestaan ​​on selkeä aikaraja ja asialista. Vain ylivoimaisen esteen tapauksilla ei ole ennalta määrättyä esityslistaa. Muilta osin asiakirjat laaditaan etukäteen ja lähetetään postitse kiinnostuneille osapuolille.

Kokouksen säännöt ovat:

älä keskeytä toisiaan;

älä mene ulos;

sammuta puhelimet;

olla ajallaan.

Kokousten tehokkuutta lisää asiakirjojen valmistelu ja ennakkojakelu, selkeä kokousaikataulu työntekijöiden työajan suunnitteluun.

Suunnittelijat etäältä

Joka vuosi on yhä enemmän yrityksiä, jotka hylkäävät toimistonsa ja siirtyvät etämuotoon. Kuinka järjestää suunnittelukokouksia, kun kaikki työntekijät eivät asu vain eri kaupungeissa, vaan myös eri puolilla maailmaa?

Natalia Odegova

online-koulutuskeskuksen 1day1step.ru perustaja

Olin aikoinaan töissä suuressa yrityksessä. Nyt kaikki työntekijäni ovat eri kaupungeista ja jopa maista, ja kommunikoimme paljon verkossa. Aikaisempi kokemus antoi meille mahdollisuuden ottaa paras ja muuttaa sitä, mikä oli selvästi tehotonta.

Ihmiset työskentelevät verkossa saadakseen enemmän aikaa, joten kaikki suunnittelukokoukset ovat paljon lyhyempiä ja tehokkaampia. Emme kokoa yhteen ihmisiä, jotka eivät voi vaikuttaa asian ratkaisemiseen, eivätkä siksi tuhlaa aikaansa. Suunnittelukokous on ytimekäs ja vain asiallinen. Usein tämä on 5-10 minuutin Skype-puhelu, jossa keskustellaan tietystä asiasta.

On indikaattoreita, joita seuraamme säännöllisesti, mutta emme kommunikoi niistä ollenkaan, vaan julkaisemme uutta dataa yleisessä chatissa ja teemme päätöksiä, keskustelemme uusista parannustoimenpiteistä.

Mitä tulee määräaikoihin: koska meillä on yleensä paljon vapautta, en koskaan purista "kehitys"-projekteissa lyhimpiä määräaikoja, vaan kysyn: "Mihin määräaikaan uskot? Kuinka kauan voit vastata?" Tämä lähestymistapa antaa työntekijälle mahdollisuuden ottaa tietoisesti vastuuta ja työskennellä tehtävän parissa suurella halulla ja ilolla.

Ja välitarkastuspisteet ovat erittäin hyödyllisiä, kun katson prosessia ja katson, ovatko asiat menossa oikeaan suuntaan.

Jätä puhelin, tabletti ja muut vempaimet toimistoon. Älä ota suosikkileluasi mukaan tapaamiseen johdon kanssa.

Muista, että kokouksessa pätevät samat periaatteet kuin koulussa. Ne, jotka kuuntelevat tarkasti, nyökkäävät ja esittävät selventäviä kysymyksiä, voivat hyvin. Miksi meidän pitää olla hyviä työssämme? Aivan oikein - jotta he muistavat meistä bonuksen jakaessaan.

Toinen koulun sääntö on "silmä silmään". Kun kehutaan, lähetä avoin katse johtajalle. Kirouksia alkaa sataa, ala etsiä mielenkiintoisinta linjaa pöydältä tai kiinnitä huomiota kynääsi.

Kirjoita ylös kaikki, kaikki. Sitten selvität, mikä on hyödyllistä ja mitä voidaan heittää pois. Ensinnäkin pomot todella pitävät muistiinpanoista. Toiseksi, levyt ovat vaihtoehtoinen lentokenttä, jos sinun täytyy piiloutua uhkaavalta katseelta. Muuten, voit tallentaa ajatuksesi johtajan helmien väliin.

Ilmaise mielipiteesi aktiivisesti, jos se on määrätty suunnittelukokouksen muodossa. Vaikka jaatkin banaalisuuden, näytät silti kunnioitettavammalta hiljaisten kollegoidesi taustalla, jotka katsovat kenkiään. Nyt tärkeintä on näyttää, kuka on aktiivisin osallistuja täällä.

Emme edes puhu unesta, haukottelusta ja tyhjästä katseesta. Ymmärrät itsekin, että tämä on sopimatonta.

Jos olet täysin tylsistynyt, yritä työskennellä päässäsi. Tee tehtävälista ja mieti projektiasi maailmanlaajuisesti. Tai vain haaveilla.

Älä pidä suunnittelukokousta ajanhukkaa. Tämä on osa työtäsi. Ja jos pomo suostuu maksamaan sinulle palkkaa toimistossaan viettämästäsi ajasta, se on hänen oikeutensa. Mutta kuinka tuottavasti vietät tämän ajan, riippuu sinusta.

Käytettäessä rjob.ru-sivuston materiaaleja tarvitaan merkintä tekijästä ja aktiivinen linkki sivustolle!

rjob.ru

Suunnittelukokous osastolla: tehokas työkalu vai muodollisuus?

Osaston johtaja on erittäin kiireinen henkilö. Indikaattorit, määräykset, ratkaisut monimutkaisiin ongelmiin, kaikkien ja kaiken järjestäminen kohti tavoitetta - kaikki on hänen harteilla. Mitä oikeammin hallintatyökalut valitaan, sitä tehokkaampi johtaja. Kannattaako käyttää aikaa sellaiseen työkaluun kuin suunnittelukokous lineaarisessa yksikössä?

Jopa yrityksissä, joissa suunnittelukokoukset ovat pakollisia ja säänneltyjä, johtajat lähestyvät niitä usein muodollisesti - vain ampua esille ja jatkaa työssäsi. He pitävät kokousten suunnittelua ajanhukkaa, jonka teoreetikot keksivät. Heidän mottonsa on: "Harjoittajien on tehtävä työtä, ei tarkoituksellista." Samaan aikaan yrityksissä, joissa tapaamisten suunnittelu on vapaaehtoista ja henkilökohtaista aloitetta, on johtajia, jotka ilman lisämuistutuksia kokoavat työntekijät tiettyyn aikaan ja keskustelevat heidän kanssaan.

Miksi nämä "outot" johtajat tuhlaavat arvokasta aikaansa niin "tehottomasti", jos kukaan ei velvoita heitä tekemään niin? Olen viime aikoina joutunut pohtimaan tätä asiaa syvällisesti. Kriisi vaati huippujohtajia sukeltamaan syvemmälle liiketoimintaan. Markkinoiden pelisäännöt ovat muuttuneet, ja jotta yritys ei vain pysyisi pinnalla, vaan voisi myös hyödyntää kriisiä vahvistaakseen asemaansa markkinoilla, sen on tultava lähemmäksi asiakkaita - ulkoisia ja sisäisiä.

Nopeasti reagoidakseni muutoksiin ja lisätäkseni tilanteen hallinnan tasoa aloin muun muassa osallistumaan säännöllisesti osastojen suunnittelukokouksiin ja vertailen niiden toteuttamistapoja. Luvut olivat suuntaa-antavia: kävi ilmi, että 12 yksiprofiilisesta osastosta, joissa sekä myynti- että sopimusvalvontaa hoidetaan, korkeimmat ja vakaimmat indikaattorit ovat ne, joissa suunnittelukokouksia pidetään viikoittain. Eikä tämä ole sattumaa.

Suunnittelukokouksen tarkoitus

Jos johtaja vastaa suunnittelukokouksen tarkoituksesta kysyttäessä: "Koska niin on tarkoitus", on parempi olla pitämättä sitä ollenkaan. Kaikki muodolliset tapahtumat "esityksiä varten" toimivat vain haitallisesti; ne opettavat sinua työskentelemään ei tulosten, vaan "näkymän saavuttamiseksi kohti tavoitetta". Nimi "suunnittelukokous" viittaa siihen, että sen tavoitteena on päivittää suunnitellun suunnitelman mukaista liikettä kohti asetettuja tavoitteita.

Jos tarkastellaan tätä tapahtumaa Demingin syklin näkökulmasta (Suunnittele – Tee – Tarkista – Akt), niin suunnittelukokous on säännöllinen toimintojen seuranta (Check), jotta voidaan tehdä johtopäätöksiä ja tarvittaessa säätää liikettä. (Akt). Mutta tästä on tilastoja! Kannattaako kerätä lisää ihmisiä? Se on ehdottomasti sen arvoista, ja suunnittelukokouksen päätoiminnot auttavat meitä varmistamaan tämän.

Suunnittelukokouksen päätehtävät

1) Informatiivinen. Työntekijöillä on muutamia tapoja saada tietoa yrityksen ja markkinoiden tilanteesta:

• virallisesti julkaistu tieto, joka joskus puuttuu tai jota ei ymmärretä täysin;
• juorut, usein hyvin kaukana totuudesta, mutta niistä keskustellaan suurella mielenkiinnolla ruokasalissa ja tupakointihuoneissa;
• ensikäden tietoa selityksineen ja tärkeiden kohtien korostamiseen, jonka johtaja antaa suunnittelukokouksessa, kiinnittäen asianmukaista huomiota vastalauseiden selvittämiseen ja vähentäen suullisesti levittämisen tehokkuutta.

Ja on pakollista tiedottaa työntekijöille osaston edistymisestä suunnitellulla tiellä.

2) Ohjaus. Kuivien ja kategoristen lukujen lisäksi on mahdollista seurata ilmapiiriä joukkueessa ja selvittää onnistumisen tai suorituskyvyn laskun syitä. Suunnittelukokouksen tulosten perusteella havaitaan usein epäonnistumisia osaston ja yrityksen vuorovaikutusketjussa, ja johtaja ryhtyy välittömästi toimiin niiden poistamiseksi.

3) Motivoiva. Työntekijät tarvitsevat huomiota. Muistakaamme kuuluisa Hawthorne-ilmiö johdossa - työn tuottavuus kasvaa johtuen siitä, että työntekijöiden toimintaan kiinnitetään huomiota. Suunnittelukokous on yksi parhaista tavoista muistuttaa työntekijöitä säännöllisesti siitä, että he ovat tärkeitä ja heidän työhönsä kiinnitetään riittävästi huomiota.

Yksi osaston työntekijöistä oli läpimurto, nousu - hyvä syy tunnustaa saavutuksia ja tarvittaessa tukea osaston kilpailuhenkeä. Ja lukujen lisäksi sinun on nähtävä työntekijöidesi silmät. Esimiehen tulee tarkkailla ja kuunnella työntekijöitään. Työntekijän käytös on muuttunut, intohimo on kadonnut - syy esimiehelle sisällyttää henkilökohtainen keskustelu viikkosuunnitelmaan.

4) Koulutus. Tässä tehtävässä suunnittelukokous on korvaamaton työkalu esimiehen vaikean esimiestyön yksinkertaistamiseksi. Viikon aikana tapahtui kaikille suuntaa antava työtapaus - johtaja kirjoittaa sen muistiin ja julkistaa sen suunnittelukokouksessa. Niinpä ärsyttävä tarve toistaa sama asia useaan kertaan eri ihmisille on mennyttä, ja "teroimme" säännöllisesti ja tietoisesti työvälineitämme.

5) Organisatorinen. Hyvä käytäntö on kutsua asiaan liittyvien osastojen edustajia suunnittelukokouksiin, erityisesti innovaatioiden aikoina. Mahdollisuuden luoda tai mukauttaa vuorovaikutusta, ratkaista konflikteja ja vaihtaa kokemuksia.

6) Kurinpito. Motivaatiolla johtamistyökaluna on yksi erittäin merkittävä haittapuoli: sen vaikutus on lyhytaikainen. Harvat ihmiset kykenevät motivoimaan itseään, ja juuri ihmisistä, joilla on tämä kyky, tulee useimmiten johtajia.

Kuri, säännölliset rituaalit ja säännöt, mukaan lukien suunnittelukokoukset, on suunniteltu auttamaan työntekijöiden motivoinnissa. Suunnittelukokous on tapahtuma. Työntekijät ovat tottuneet siihen, että he tarvitsevat paitsi numeroraportoinnin, myös halukkuutta perustella tunnuslukunsa. Suunnittelukokoukseen valmistellaan kysymyksiä, työntekijät keräävät ja esittävät esimiehelle tapaukset, jotka heidän mielestään pitäisi näyttää koko osastolle. Perjantain perheillallisen tapaan suunnittelukokouksesta tulee sääntöjen mukainen tavanomainen kurinpitotoimi, jolloin jokaisen on jätettävä asiansa syrjään, oltava paikalla työpaikalla ja lopulta käännyttävä toistensa puoleen. Tämä on erityisen tärkeää.

Kuinka usein pitää suunnittelukokouksia

Uskon, että päivittäiset yksikkökokoukset sopivat vain uusille työntekijöille, jotka tarvitsevat mentoroivaa johtamistyyliä ja tukea jokaisessa vaiheessa. Vakiintuneelle tiimille suunnittelukokousten tulisi olla viikoittain. Tärkeintä on, että ne suoritetaan samana päivänä, samaan aikaan ja suunnilleen samat keston ja toimintojen järjestyksen suhteen, mikä säilyttää kurinpidollisen toiminnan.

Esimerkki mahdollisesta suunnittelukokouksen skenaariosta:

• Esimies tekee tiedotusviestin, jonka tulosten perusteella työntekijät voivat esittää selventäviä kysymyksiä.
• Johtaja ilmoittaa suunnitelluista indikaattoreista ja kysyy työntekijöiltä kysymyksiä niistä. Tarvittaessa sovitaan yksittäiset tapaamiset.
• Esimies puhuu viikon havainnollistavasta tapauksesta tai esittelee kutsutun työntekijän.
• Johtaja selvittää, onko koko osastolle tärkeitä ja keskustelua vaativia kiireellisiä työasioita suunnittelukokouksessa. Arvioi asioita, tekee päätöksiä - mistä keskustellaan heti, mikä vaatii viivästynyttä päätöstä.
• Johtaja puhuu kuluvan viikon suunnitelmista - merkittävistä tapahtumista, tapaamisista ja päättää suunnittelukokouksen.

Aika maksaa

Viemme kauan ja tuhlaamme aikaa - tämä on tärkein syy siihen, miksi johtajat kieltäytyvät järjestämästä suunnittelukokouksia. Se johtaa tämän työkalun täydelliseen hylkäämiseen, tai kaikki tulee johtajan lyhyeen monologiin ilman palautetta alaisilta. Vain tiedotus ja hieman kurinpitotehtävät säilyvät.

Tämä on itse asiassa ongelma: "henkilökohtainen" johtaminen on helpompaa kuin työskentely ryhmän kanssa. Ryhmädynamiikan hallinta on hyvän johtajan taidetta. Hänen tavoitteenaan on tehdä lyhyt ja selkeä suunnittelukokous ja samalla saada työntekijöiltä palautetta, joka auttaa tarvittaessa korjaamaan liikettä. Optimaalinen kesto on 20-45 minuuttia. Juuri tämä aika on juurtunut meihin lapsuudesta lähtien keskittymisen ajanjaksona.

Johtajan voima on siinä, että hän asettaa säännöt. Jotta suunnittelukokous ei venyisi, sinun on tehtävä "suunnittelukokoussopimus" työntekijöiden kanssa. Esimerkiksi:

• Keskustelemme vain yleisistä asioista, keskustelemme yksittäisistä asioista yksittäisten ratkaisujen löytämiseksi.
• Pidetään se lyhyenä ja ytimekkäänä.
• Työongelmat eivät häiritse meitä, vaan kytkemme puhelimemme värinätilaan.
• Ilmoittamalla ongelman tarjoamme ratkaisun.
• Keskustelemme työajan ulkopuolella olevista asioista.

Säännöt voivat vaihdella tilanteen mukaan. Pääasia on, että johtaja hallitsee säädökset eikä syvenny ongelmiin itse. Suunnittelukokouksen tarkoituksena on tunnistaa, ja päätös voidaan tehdä myöhemmin huolellisesti punnitsemalla ja tutkimalla kaikki yksityiskohdat laitoksen työskentelyn aikana. Tärkeintä on näyttää työntekijöille, että raportoidut ongelmat ovat ratkeamassa. Joskus tulee tilanteita, joissa suunnittelukokous ylittää varatun ajan ja jännitys tiimissä näkyy selvästi. Sitten sinun on järjestettävä ylimääräinen tapaaminen, usein tunnin jälkeen. Tämä on johtajan taito - estää tilanteen kärjistyminen, tunnistaa merkkejä, jotka osoittavat negatiivisia puolia joukkueessa.

Tietysti suunnittelukokoustyökalun käyttöönotto osastolla vie aikaa. Joskus sinun on suoritettava useampi kuin yksi tapahtuma, ennen kuin työkalusta tulee todella tehokas. Kun esimies tulee avoimeksi palautteelle, hän yllättyy kuullessaan monia sanomattomia asioita, joita työntekijät ovat pitkään halunneet sanoa, mutta joilla ei ole koskaan ollut mahdollisuutta. Ja sitten kysyin! Sinun tulee miettiä alaisten rooleja ja niiden käyttöä ryhmädynamiikassa, työskennellä vastalauseiden kanssa ja väitellä korkeimmalla tasolla. Monet johtajat eivät käy läpi tätä nimenomaista muodostumispolkua, vaan siirtyvät yksilölliseen johtamiseen, joka on paljon työvoimavaltaisempaa ja vähemmän tehokasta, kun menestykseen on enää kaksi askelta jäljellä.

Johtajat, jotka hallitsevat tämän työkalun sujuvasti, käyttävät sitä osastollaan suurella menestyksellä, koska he pystyivät arvioimaan sen tehokkuutta. Suunnittelukokous ei ole jäänne menneestä eikä muodollisuus, vaan yksi nykyaikaisimmista ja tehokkaimmista työkaluista, joka auttaa ratkaisemaan johtamisen vaikeimman tehtävän - yksikön tavoitteiden saavuttamisen. Mutta juuri nämä tavoitteet muodostavat koko yrityksen menestyksen.

www.e-executive.ru

Kuinka tehokkaasti välittää tietoa tiimille?

Jotkut ihmiset pitävät suunnittelukokousta lyhytaikaisena kokouksena, jossa määritellään työn tärkeysjärjestys ja nykyiset tehtävät, kun taas toiset pitävät sitä ajanhukkaa. Onko järkevää järjestää tällaisia ​​tapaamisia vai riittääkö vain esimiehen mielipide? Yritetään selvittää se yhdessä.

TOP 5 tarpeellisinta artikkelia liikemiehelle:

Miksi johtajat tarvitsevat suunnittelukokouksen?

Suunnittelukokous (englannin sanasta plan) on lyhytaikainen, mutta merkittävä valitun strategian onnistumisen kannalta ajankohtaisten työasioiden pohtimiseen omistettu tapaaminen.

Miksi tarvitset suunnittelijan:

• Tällaisten minikokousten järjestäminen auttaa arvioimaan tehdyn työn tuloksia askel askeleelta ja takaa kaikkien ajankohtaisten ongelmien oikea-aikaisen ratkaisun. Niitä ei käytetä maailmanlaajuiseen ratkaisuvaihtoehtojen etsimiseen. Tälle on omistettu erilliset kokoukset, jotka eivät ole ajallisesti rajoitettuja. Suunnittelukokouksen päätehtävänä on keskustella nopeasti vallitsevasta tilanteesta, seurata ajankohtaisia ​​asioita ja niiden ratkaisuja.
• Päivittäinen osallistuminen yrityksen strategian keskusteluun ja mielipiteiden ilmaiseminen sen parantamisesta muodostaa henkilöstön lojaalisuutta yhtiötä kohtaan, mikä stimuloi työntekijöiden uskollisuutta ja suoriutumista aineellisia etuja huonommin. Asianmukainen viestintä on perusta onnistuneelle työntekijöiden motivoimiseksi molempia osapuolia hyödyttävään yhteistyöhön, joka perustuu uskollisuuteen ja kunnioitukseen.
• Aktiivinen keskustelu ajankohtaisista asioista aamulla suunnittelukokouksessa pyyhkii yrityksen osastojen rajat ja tekee tiimistä yhtenäisemmän. Jokainen työntekijä tuntee olevansa merkittävä osa suunnitelmien toteuttamisessa, annettujen tehtävien tai ongelmallisten asioiden ratkaisemisessa. Henkilöstön kiinnostus kannustaa osallistumaan yrityksen menestyksekkääseen toimintaan. Selkeästi määriteltyjen tavoitteiden ja ensiarvoisen tärkeiden tavoitteiden ymmärtämisen puute, pitkän aikavälin suunnitelmien ja lyhyen tähtäimen näkymien läpinäkymättömyys motivoi työntekijöitä, heikentää hallittavuutta ja suoritusindikaattoreita.
• On erittäin tärkeää, että suunnittelukokousta pitävä johtaja pystyy välittämään työntekijöille oikein tietoa kunkin osaston ja koko yrityksen ajankohtaisista toiminnoista ja vaikeuksista. Tämä yhdistää ja tekee menestyksestä ja ongelmista yhteisiä. Juuri kokouksessa korostunut jokaisen työntekijän tärkeys yhteisen tavoitteen saavuttamisessa muodostaa ja ylläpitää tiimissä uskollisuutta ja yhteishenkeä.
• Ammattitaitoinen lähestymistapa suunnittelukokouksen toteuttamiseen varmistaa sen onnistumisen, mikä on erinomainen kannustin työntekijöille arjen ongelmien ratkaisemisessa ja motivoi tuloshalua. Ottaen huomioon, että tällaiset keskustelut tarjoavat mahdollisuuden saada kaikki tarvittavat tiedot henkilökunnalta oikea-aikaisesti, on vaikea yliarvioida tällaisten minikokousten merkitystä yrityksen innovaatiokaudella. Nopea reagointi ja virheiden poistaminen mahdollistaa johdon välttämisen riskitilanteilta ja takaa valitun strategian onnistumisen.

Merkkejä suunnittelukokouksen tehokkuudesta ovat sen positiiviset tulokset. Ongelmien ratkaiseminen, lyhyen aikavälin suunnittelu, uuden tiedon hankkiminen tai jakaminen, palautteeseen vastaaminen - kaikki mikä vaikuttaa rakentavasti työprosessiin. Jos suunnittelukokouksen pitäminen koetaan ajanhukkaaksi ja turhaksi juoruiluksi, niin tämä on johdon suora virhe, joka ei osaa organisoida selkeästi kokousta tai työtä kokonaisuutena. Tämä artikkeli opettaa sinulle, kuinka voit pitää tehokkaita tapaamisia työntekijöiden kanssa. Kun ymmärrät suunnittelukokouksen perussäännöt, pystyt vastaanottamaan ja analysoimaan operatiivista tietoa lyhyen kokouksen aikana, tekemään oikea-aikaisia ​​johtopäätöksiä ja valmistamaan henkilöstösi yhteiseen menestykseen.

Mitä toimintoja aamun suunnittelukokous suorittaa?

1. Tiedottava.

Arvioidakseen yrityksen todellista tilannetta, kilpailukykyä ja menestystä työntekijät voivat käyttää useita tietolähteitä:

• JOUKKOMEDIA. Erilaisia ​​julkaisuja yrityksestä, melko epäsäännöllisiä ja usein epäolennaisia. Yleistä tietoa, ei yksityiskohtia.
• Keskustelua kulissien takana. Useimmiten juorut, jotka eivät tarjoa luotettavaa tietoa.
• Säännölliset suunnittelukokoukset, joissa johtaja ilmaisee mielipiteensä ja kuvailee tilannetta omakohtaisesti, keskittyen erityisen merkittäviin kohtiin, vaan myös antaa työntekijöille mahdollisuuden ottaa esille ajankohtaisia ​​asioita, rakentavia keskusteluehdotuksia ja yhdessä analysoida yrityksen vakautta. tilanne yrityksessä ja sen jokaisella osastolla

2. Ohjaus.

Suunnittelukokoukset auttavat johtajia näkemään todellisen kuvan tiimin suhteista ja arvioimaan mikroilmaston vaikutusta indeksien nousuun tai laskuun. Näiden tapaamisten ansiosta pystyt hallitsemaan työprosessin kaikkia osia, löytämään heikkoja kohtia ja poistamaan puutteet ajoissa.

3. Motivoiva.

Yrityksen johdolla ei aina ole mahdollisuutta kiinnittää huomiota jokaiseen työntekijään ja hänen tekemiinsä työhön. Suunnittelukokousten pitämisen yksi myönteisistä puolista on ansioituneen henkilön saavutusten yleinen tunnustaminen ja hänen kannustaminen, mikä kehittää joukkueessa kilpailuhenkeä. Muuten, kun negatiivisia muutoksia havaitaan, oikea-aikainen henkilökohtainen keskustelu, jonka tarkoituksena on selvittää työntekijän ongelmat, niiden esiintymisen syyt ja antaa tarvittavaa apua, on merkityksellinen. Jokaisen on tärkeää ymmärtää, että hänen työtään arvostetaan ansaitusti, että hän on mielenkiintoinen ammattilainen ja hänen ottaminen mukaan keskustelemaan yritysasioista vain parantaa hänen taitojaan.

4. Koulutus.

Suunnittelukokous toimii myös johtamisen koulutuselementtinä. Onnistuneen tapauksen esittely koko tiimille kerralla, yleiskeskustelu yksityiskohdista vapauttaa johtajan tarpeesta valmistella jokaista työntekijää erikseen, säästää aikaa ja terävöittää henkilöstön työvälineitä.

5. Organisatorinen.

Suunnittelukokouspöytäkirja mahdollistaa kutsun keskustelemaan vastaavien osastojen kollegoiden kanssa. Tämä on järkevintä innovaatioiden tapauksessa. Vuorovaikutuksen oikea-aikainen sopeuttaminen, kokemusten vaihto ja yksityiskohtainen keskustelu eliminoivat konflikteja ja rakentavat molempia osapuolia hyödyttäviä suhteita tiimissä.

6. Kurinpito.

Ilman kunnollista johdon osallistumista kuri ja järjestys yrityksessä ei todennäköisesti ole optimaalista. Systemaattinen raporttien laatiminen suoritetuista tehtävistä laadullisissa ja määrällisissä mittareissa, työprosessin ongelmien tunnistaminen, kiireellisten kysymysten laatiminen, vastausten etsiminen - kaikki, mikä on säännöllisesti valmisteltu suunnittelukokoukseen - kurittaa ihmisiä, organisoi heitä ja kannustaa yhteistyöhön. toisiaan. On muitakin ohjauskeinoja, mutta aineellinen motivaatio on lyhytaikaista, eivätkä kaikki kykene motivoimaan itseään. On tärkeää, että tiimi kokoontuu, keskustelee välittömistä työsuunnitelmista, ymmärtää tehtävänsä ja valitsee oikean strategian.

Missä muodossa päivittäinen suunnittelukokous voidaan järjestää?

Nro 1. Yhteenveto, tiedotussuunnittelukokous.

Suunnittelukokous, jonka tarkoituksena on saada ajantasaista tietoa jaostojen ja osastojen työprosessin etenemisestä, niiden meneillään olevasta ja suunnitellusta toiminnasta, esille tulleista asioista ja ongelmista, on ns. tiedotussuunnittelukokous. Tällaiset kokoukset eivät vaadi päivittäistä pitämistä. Riittää, kun kokoat yrityksen kaikkien osastojen päälliköt puoleksi tunniksi kerran viikon alussa hahmottamaan työsuunnitelman seuraavalle viidelle työpäivälle. Tiedonsuunnittelutapaamiset ovat erityisen tärkeitä melko suurten yritysten johtajille, joiden hallinnassa on vähintään neljä osastoa.

Nro 2. Suunnittelukokous - ajankohtaisten tehtävien jako.

Tämän tyyppisiä suunnittelukokouksia pidetään joka aamu. Tavoitteena on, että työntekijät saavat päivän tehtävät. Esimiehen ei tule hukata paljon aikaa - anna kaikille ohjeita, muotoile lopullinen tavoite ja anna ohjeita lyhyesti.

Nro 3. Suunnitellaan kokous, jossa käsitellään esille nostettua asiaa.

Yrityksen työtoiminnassa on tilanteita, tehtäviä ja ongelmia, joiden käsittelyyn tarvitaan paljon aikaa. Tässä tapauksessa kysymys valmistetaan etukäteen ja lausutaan kollegoille ja annetaan aikaa tarvittavien tietojen valmisteluun. Samalla määrität puheenvuorojen aikataulun ja nimitetään sihteeri. Tyypillisesti nämä tapaamiset kestävät jopa kaksi tuntia. On myös otettava huomioon, että keskustelu voi venyä ja taukoja ilmoitetaan 10–15 minuutin mittaisina, jolloin teetä ja makeisia voidaan tarvita. Tällaisen suunnittelukokouksen tulokset lähetetään yleensä kaikille sen osallistujille yrityksen dokumentinhallintajärjestelmän kautta.

Nro 4. Luova suunnittelukokous.

Luovia suunnittelukokouksia pidetään, kun omia ideoita ei ole riittävästi tai se puuttuu kokonaan. Tällaisia ​​tapaamisia järjestetään aivoriihiperiaatteella, jolloin kaikki osallistujat ilmaisevat ajatuksiaan aiheesta, jotka tulevat heidän päähänsä, jopa naurettavimmat, ja niistä valitaan mielenkiintoisimmat ja oleellisimmat. Mikä tahansa muu luova menetelmä ideoiden löytämiseksi toimii tällaisessa kokouksessa.

Nro 5. Tapaamisten suunnittelu keinona ratkaista konfliktitilanteita tiimissä.

Kaikissa joukkueissa ilmeisten ja piilotettujen konfliktien esiintyminen on väistämätöntä. Usein ainoa tie ulos kriittisestä tilanteesta on suora keskustelu työntekijöiden välillä. Vapaa ja avoin keskustelu ongelmasta vähentää sen merkitystä, mahdollisuus ilmaista kantansa ilman tarpeettomia syytöksiä ja loukkauksia muuttaa tuhoavan konfliktin energian positiiviseksi luomisenergiaksi. Kollegoiden väliset syvään juurtuneet väärinkäsitykset voidaan ratkaista asiantuntevasti ottamalla yhteyttä HR-asiantuntijoihin, organisaatiopsykologiin tai jopa ylimpään johtoon. Keskustelua varten valitaan suunnittelukokouksen aihe, joka on vastustajille neutraali. Osallistujia ei tarvitse varoittaa siitä, että kokous on omistettu konfliktitilanteen ratkaisemiseen. Ihmisten tulisi tuntea olonsa mukavaksi, ilmaista näkemyksensä vapaasti, eivätkä he ymmärrä, että johtaja seuraa tarkasti heidän keskusteluaan ja ohjaa sitä rakentavaan suuntaan. Havainnon analyysin tulokset, sen tulokset ja johtopäätökset on välitettävä jokaiselle konfliktin osanottajalle.

Suunniteltu kokoussuunnitelma

Oletetaan, että noin puolen tunnin mittainen tiedotustilaisuus järjestetään kerran viikossa, maanantaisin. Eli suunnittelukokouksen säännöt:

1. Yrityksen johtajan tiedottava esittely. Vastaukset työntekijöiden selventäviin kysymyksiin.

2. Keskustelu suunnitelluista indikaattoreista ja niiden saavuttamisen tasosta tässä vaiheessa. Esimiehen kysymykset kollegoille, joissakin tapauksissa - yksittäisten tapaamisten sovittaminen.

3. Havainnollistavan tapauksen esittely esimerkkinä työstä tai esittely kutsutun työntekijän kokouksessa.

4. Erityisen kiireellisten ongelmien tunnistaminen, jotka vaativat välitöntä ratkaisua ja keskustelua suunnittelukokouksessa. Kysymysten analysointi ja vastausten etsiminen.

5. Kokouksen osallistujille tiedottaminen seuraavan viiden työpäivän suunnitelluista tapahtumista, lyhyt katsaus tuleviin tapahtumiin, tapaamisiin, saavutuksiin ja mahdollisiin vaikeuksiin. Tämän jälkeen johtaja päättää suunnittelukokouksen.

Miksi tarvitsemme suunnittelukokousmääräyksiä?

Jotta kokous onnistuisi, sitä on säänneltävä. Puheiden ja keskustelujen järjestyksen ja ajoituksen selkeä järjestäminen optimoi kokoontuneiden työn, tekee siitä täsmällisempää ja tuottavampaa. Suunnittelukokouksen kysymykset voivat vaihdella, joten prosessin viivästymisen välttämiseksi on yleinen käytäntö lähettää materiaali aamukokouksen osallistujille etukäteen. Työntekijälle annetaan aikaa pohtia aihetta, valmistella tietoa, vastausta tai mielekäs ehdotus sekä perehtyä tulevaa suunnittelukokousta varten. Ehkä hänellä on kysymyksiä muille osallistujille. On tarpeen nimetä henkilö, joka suunnittelukokouksen aikana valvoo minikokoussuunnitelman kullekin kohdalle varatun aikarajan noudattamista. Puheen tai keskustelun pidentäminen, saman asian toistaminen tai pitkä väittely yhdestä asiasta tuo negatiivisuutta, vähentää huomioimista yhtä tärkeisiin aiheisiin, mikä pilaa koko tiimin työtunnelman.

Laatiessaan sääntöjä tulevaa suunnittelukokousta varten johtajan tulee nojautua seuraaviin seikkoihin:

1. Suunnittelukokouksella on oltava erityinen tarkoitus, tunnettu osallistujien kokoonpano.

2. Esityslistalla on oltava tiedot kokouksen aiheesta, sen tavoitteista ja käsiteltäväksi ehdotetuista asioista.

3. Vaaditaan vetäjän, pöytäkirjan tekevän sihteerin ja suunnittelukokouksen kysymyksiin vastausten valmistelusta vastaavien osallistujien läsnäolo.

4. Kokoukseen osallistujille on ilmoitettava etukäteen suunnittelukokouksen päivämäärästä, kellonajasta, paikasta ja asialistasta.

5. Sihteeri pitää kokouksesta pöytäkirjaa, johon hän kirjaa annetut ohjeet ja tehdyt päätökset.

6. Pöytäkirja sovitaan, johtaja hyväksyy ja jaetaan kaikille kokouksen osallistujille ja tehtävien suorittajille.

7. Ohjeiden täytäntöönpanon valvonnasta vastaa vastuuhenkilö. Määräaikojen noudattamista ja toteutuksen laatua valvotaan selkeästi.

8. Suunnittelukokouksen pöytäkirja säilytetään analysoitavaksi ja käytettäväksi ratkaisun etsimisessä vastaaviin asioihin.

Kuinka järjestää suunnittelukokous

• Ensimmäinen asia, johon suunnittelukokouksen järjestäjän on kiinnitettävä huomiota, on kysymyksen selkeä muotoilu ja kokouksen tarkoituksen määrittely. Esimiehen tulee miettiä etukäteen, mitä tietoa työongelman ratkaisemiseksi tarvitaan, kuka niitä voi toimittaa, mikä on tapaamisen positiivinen tulos ja ketä asiantuntijaa tulee perehtyä etukäteen esiin tulleisiin ongelmiin. Suunnittelukokouksen asianmukainen järjestäminen lisää sen tehokkuutta, eliminoi tarpeettomat keskustelut ja keskittää kutsuttujen huomion tiettyyn aiheeseen.
• Toinen on osallistujien kokoonpano. Johtajan, tietäen, millainen tieto häntä kiinnostaa, on määritettävä, mitkä asiantuntijat, johtajat tai työntekijät omistavat sen ja voivat antaa vastauksia esitettyihin kysymyksiin.
• Kolmanneksi tapahtumapaikan selventäminen. Vakavien tulosten saavuttamiseksi on välttämätöntä, että ulkopuoliset eivät puutu keskusteluun. Suunnittelukokouksen pitämiseen tarkoitetun salin tulee olla erillinen, riittävän läpäisemätön ja riittävän suuri kaikille osallistujille.
• Neljänneksi kokouksen alkamisajan määrittäminen. Paras vaihtoehto olisi valita kokousten suunnittelulle vakiopäivä ja aika. Tarvittaessa tällaiset kokoukset voidaan kuitenkin pitää milloin tahansa, joka sopii kaikille osallistujille, erityisesti tärkeimmille. Ajankohdasta sovitaan etukäteen, useita tunteja tai jopa päiviä etukäteen.
• Viidenneksi – sääntöjen laatiminen. Suunnittelukokouksen tulee sekä alkaa että päättyy ennalta määrättynä ajankohtana. Tiedot on esitettävä mahdollisimman selkeästi ja ymmärrettävästi. Tätä tarkoitusta varten on säännelty kysymysten järjestystä ja kunkin osallistujan raportin ajankohtaa. Esimerkiksi puheelle ei ole varattu enempää kuin 7 minuuttia.
• Kuudenneksi, kiinnitä huomiota kaikkiin tarvittaviin yksityiskohtiin. Kynät, paperi, vesi, projektori, näyttö, kannettava tietokone, tulostin jne. Kaikki tulee valmistaa etukäteen, eikä se vie aikaa suunnittelukokouksessa. On parempi tarkistaa tekniikka tarkemmin.
• Seitsemäs - suunnittelukokouksen sihteerin nimittäminen tallentamaan prosessin, keskustelun tulokset ja valmistelemaan suunnittelukokousjärjestyksen.

Mistä asioista keskustellaan suunnittelukokouksessa

Suunnittelukokousten päätehtävänä on laatia ministrategiat ja suunnitelmat kullekin työpäivälle. Toinen tehtävä on arvioida edellistä päivää, raportoida, analysoida tunnistettuja ongelmia ja auttaa niiden ratkaisemisessa. Voit luoda taulukon, johon työntekijät kirjoittavat saamansa ohjeet, tavoitteet ja merkinnän niiden suorittamisesta. On parempi avata pääsy kaikille osaston työntekijöille ja sen päällikölle.

Tehtävät ja tavoitteet voidaan jakaa esimerkiksi seuraavasti:

1. asiakkaiden toimesta tiettynä päivänä;
2. tietyn päivän maksuja varten;
3. myyntisaamisista ja niihin liittyvistä töistä.

Kolmas tehtävä on tyypillinen teemasuunnittelukokouksille. Tässä on tärkeää varata kokouksen maksimiaika tietylle aiheelle tai keskustelulle aiemmin mainitusta aiheesta.

Miten suunnitella kokouksia luovasti ja poistaa tylsyyttä

1. Mikään ei vaikuta niin suotuisasti työtunnelmaan kuin ympäristön muutos. Jotta suunnittelukokouksesta tulisi luova, on parempi valita odottamaton paikka sille. Tämä voi olla katu, kahvila tai vain viihtyisä tila kävelymatkan päässä toimistosta.
2. Myös ajoituksen tulee olla epätavallinen. Puoli tuntia ennen taukoa tai työn päättymistä, lounastauon aikana tai keskellä työpäivää.
3. Luova lähestymistapa voidaan ilmaista epätavallisen materiaalin valinnassa tai sen jakamisessa ei jokaiselle osallistujalle, vaan vain joillekin.
4. Puhelinten sammuttaminen suunnittelukokouksen aikana on edellytys keskittymiselle käsillä olevan tehtävän ratkaisemiseen. Voit yhdistää ne ja korostaa joukkueen yhteenkuuluvuutta.
5. Suunnittelukokouksen järjestäminen ei kokoushuoneessa, vaan puhelinkonferenssin tai Skypen kautta on myös luovaa.

Järjestämismenetelmän valinnan tulee määrätä kokouksen tavoitteiden mukaan. Sinun ei pitäisi ratkaista globaaleja kysymyksiä pelin muodossa valmistetuissa suunnittelukokouksissa. Se näyttää enemmän farssilta ja ajanhukkaa. Keskustelu organisatorisista asioista, amatöörikilpailut, yritystapahtumat, kannustimet jne. - nämä ovat sopivia aiheita luoviin suunnittelukokouksiin, jotka paljastavat työntekijöiden potentiaalin.

Kuten kaikki muutkin kokoukset, luova minikokous päättyy johtajan kiitokseen osallistumisesta ja tulosten yhteenvedosta. Hän osaa tehdä muistiinpanoja johtopäätöksistä, jatkotavoitteista ja tehokkaasta ratkaisusta suunnittelukokouksessa löydettyyn työongelmaan.

Asiantuntijan mielipide

Visualisointi taululla on tehokas tapa välittää tietoa

Aleksanteri Vinogradov,

Startup Revengan perustaja ja toimitusjohtaja Moskovassa

Minulla ei ole epäilystäkään siitä, että lauseiden näyttäminen taululla on erittäin hedelmällistä. Keskustelun osallistujat ilmaisevat paljon aktiivisemmin mielipiteitään ja tarjoavat erilaisia ​​vaihtoehtoja. Edellisessä toimistossani oli noin kahdeksan näitä tauluja. Ripustimme ne jokaiselle osastolle ja yhteiseen kokoushuoneeseen. On ollut tapauksia, joissa taulu on korvattu erityisesti maalatulla seinällä, joka mahdollisti kirjoittamisen tavallisella tussilla ja pyyhkimisen sienellä. Maali ei kuitenkaan ollut kovin laadukasta, se muuttui nopeasti käyttökelvottomaksi ja palasimme normaalimuotoisen kokouslautakunnan pariin.

Ongelmista keskusteleminen tussilla tai liidulla ja taululla on erittäin tehokasta. Kaikki näkevät näkökulmasi, ymmärtävät sen, ovat samaa mieltä, ja jos eivät, niin he kirjoittavat oman. Seurauksena on, että yhteiset ponnistelut ratkaisevat helposti kaikki ongelmat.

Taulu on kätevä paitsi suunnittelukokousten pitämiseen, voit sijoittaa siihen tärkeitä muistiinpanoja ja muistutuksia, mikä tahansa kaavio näyttää selkeämmältä, voit kirjoittaa muistiin askel askeleelta ja keskustella välittömästi prosessista tai keksiä uuden tuotteen. Ajatusten kirjoittaminen poistaa heidän ahdasmielisyydestään ja antaa mahdollisuuden olla huomaamatta yhtäkään yksityiskohtaa, varsinkin jos prosessi kestää yli yhden päivän. Haluaisin käyttää esimerkkiä vakuuttaakseni kollegani ja uudet tulokkaat siitä, että hallituksen ottamista ei tarvitse pitää pakkona ilmaista ajatuksiasi julkisesti. Lauta on onnistuneen työn välttämätön ominaisuus. Olet tottunut käyttämään sähköpostia, Skypeä ja myös täällä - kun olet ymmärtänyt keskustelupalstan mukavuuden ja edut, muista sijoittaa se toimistoosi.

Monien vuosien käytäntö on vahvistanut käsitykseni, että kaikki riidat, virheelliset päätökset ja ongelmat ovat aina seurausta haluttomuudesta tai kyvyttömyydestä kuunnella muiden mielipiteitä. Tällaisissa tapauksissa opin antamaan merkin ja pyytämään minua kirjoittamaan tai piirtämään sen, mitä he yrittävät välittää minulle. Piirrän tai kirjoitan ylhäältä niin kuin näen sen. Kuvia vertaamalla näemme ongelman selkeämmin ja ongelman ymmärtäminen on jo puolet sen ratkaisusta.

Uusi näkemys suunnittelukokousten johtamiseen: kokoukset "jaloillaan" ja Elvis Presleyn signaalin mukaan

Useimmat ihmiset, kun he kuulevat sanan "kokous", kuvittelevat epämukavan huoneen, rentoa kuuntelua pitkiä, pitkiä raportteja, epäselvää ja ei aina selkeää keskustelua joistakin asioista. Tällainen ympäristö ei anna henkilöstön keskittyä, arvioida realistisesti tilannetta ja ilmaista hyödyllistä mielipidettä, ja johtajan on jatkuvasti kiinnitettävä kokoontuneiden huomio ja muistutettava heitä suunnittelukokouksen aiheesta.

Menestyneen johtajan erottuva piirre on kyky järjestää ja johtaa tehokkaimmat työntekijäkokoukset. Hänen laatimissaan ohjeissa määritellään selkeästi kokouksen aihe, eivätkä ne tarjoa mahdollisuutta paeta sitä tai siirtyä toiseen. Tietyt ongelmat vaativat erityisiä ratkaisuja.

Jotta voit tehdä rakentavan ehdotuksen, sinun ei tarvitse istua tuolillasi. Aktiivinen aika tekee yhä suositummiksi "stamping ground" -suunnittelukokoukset, jotka pidetään useimmiten korkean teknologian yrityksissä, joissa innovatiiviset lähestymistavat ongelmien ratkaisemiseen poimitaan nopeasti. Tällaiset tapaamiset "jaloillaan" antavat ylimmille esimiehille mahdollisuuden välttää pitkittyneitä neuvotteluja suuren yleisön kanssa, joka ei välttämättä edes kuulu kyseiseen prosessiin, vaan tyhjien mielipiteiden ilmaisemisen.

Esimerkiksi ohjelmistokehitysyrityksen Atomic Objectin johto aloittaa jokaisen aamun pysyvällä kokouksella. Pakollinen läsnäolo, keskustelujen pitäminen ei-toimivista asioista minimissä, selkeät kysymykset ja samat vastaukset tekevät tapaamisista mahdollisimman tuottavia. Käytännössä on todistettu, että tällaisten suunnittelukokousten kesto "jaloillaan" on enintään seitsemän minuuttia, henkilökunta vastaanottaa tehtävän ja lähtee välittömästi suorittamaan sitä. Tämä muoto ei anna sinun rentoutua, päinvastoin, se mobilisoi ja saa sinut työtunnelmaan.

Wall Street Journal väittää, että tällaisia ​​nopeita kokouksia pidettiin usein ensimmäisen maailmansodan aikana, jolloin päätöksenteon viivästyminen oli kuin kuolema. Yritykset omaksuivat myöhemmin tämän käytännön vaihtaakseen tai selventääkseen tietoja nopeasti ja asettaakseen lyhyen aikavälin tavoitteita.

Myös tiede kiinnostui innovaatiosta. Amerikkalaisen tiedemiehen ja Missourin yliopiston edustajan Alain Bluedornin vuonna 1998 tekemä tutkimus osoitti, että suunnittelukokousten pitäminen seistessä vie kolmanneksen vähemmän aikaa, eivätkä tulokset ole huonompia kuin salissa tavanomaisessa muodossa pidetyt kokoukset.

Vuonna 2011 VersionOne suoritti kyselyn yli 6 tuhannelle eri korkean teknologian yritysten työntekijälle. 78 % heistä vahvisti päivittäisten lyhyiden tapaamisten läsnäolon.

Seisten pidetty innovatiivinen suunnittelukokous ei ole länsimaisten yrittäjien ainoa keino optimoida työskentelyä henkilöstön kanssa.

Yksi Facebookin Mark Tonkelowitzin kuuluisista temppuista on lyhyiden suunnittelutapaamisten järjestäminen 15 minuuttia ennen taukoa. Hän väittää, että tämä lähestymistapa motivoi suuresti työntekijöitä puhumaan lyhyesti ja vain asiallisesti.

Nopeiden kokousten pitäminen poistaa työntekijöiden myöhästymisen. Myöhästyneitä työntekijöitä ei pidä päästää meneillään olevaan keskusteluun, koska he eivät ehkä ole kuulleet kaikkea tietoa ja siihen syventymällä he vain hidastavat prosessia.

Adobe Systemsin työntekijä Jan Witucki rinnasti päivittäisten suunnittelukokousten osallistujien myöhästymisestä johtuneen ajan menetyksen uuden ohjelmistotuotteen kehittämiseen käytettyyn aikaan ja otti käyttöön 1 dollarin sakon jokaisesta viivästyksestä.

Toisen innovatiivisen vivahteen voi ilmoittaa huonekaluyhtiö Steelcasen Turnstone-divisioona, joka käyttää Elvis Presleyn musiikkia, erityisesti hänen "Hieman vähemmän keskusteluaan" signaalina henkilökunnan kokouksiin.

Minkä tahansa yrityksen toiminnassa tulee tilanteita, jolloin ei ole aikaa vakaville kokouksille tai "stompboxeille", kuten seisten pidettyjä suunnittelukokouksia kutsutaan. Tällaisissa tapauksissa kokeneet johtajat suosittelevat mobiiliteknologian käyttöä ja tapaamisten pitämistä keskeyttämättä työtä. Virtuaalinen viestintä ja ongelmien ratkaiseminen yrityssähköpostin tai chatin kautta eivät tietenkään korvaa live-kontaktia, mutta joskus tämä on paras tapa päästä eroon. Vaikka pysyvät kokoukset ovat tärkeitä, ne ylittävät paitsi perinteiset kokoukset myös edistyneitä tekniikoita käyttävät kokoukset.

Tehokkaat suunnittelukokoussäännöt

Sääntö #1. Alustavien keskustelujen saatavuus. Aluksi ongelmaa pohditaan pienryhmissä, kehitetään kokonaisratkaisu ja se viedään yleiskeskusteluun. Alustava analyysi voidaan tehdä myös sähköpostitse. Saatuaan johtajalta kirjeen, jossa on ohjeet ja tarvittava materiaali, työntekijä tutkii asiaa, valmistelee vastauksen ja lähettää ongelmanratkaisuvaihtoehdot esimiehilleen.

Sääntö #2. Aseta kokouksen tarkka alkamisaika. Kokemuksen perusteella menestyneet johtajat ovat huomanneet, että jos kutsut kokouksen klo 13-00, se alkaa vähintään klo 13-10. Mutta jos asetat aloituksen kello 12-13, henkilökunta ottaa sen kirjaimellisesti.

Sääntö #3. Valmistele kirjallinen esityslista. Lyhimmänkin kokouksen tulee olla järjestyksessä. Suunnittelukokouksen kirjallinen esityslista tulee laatia etukäteen ja lähettää kutsutuille, jotta vakavasta keskustelusta ei tule turhia kiistoja.

Sääntö #4. Osallistujien kiinnostus. Kokouksen valvontaa ei saa siirtää kenellekään puhujalle. Huolellinen organisointi, tempo, muoto ja puhetyylit tekevät keskustelusta mahdollisimman tehokkaan. Kun kaksi vastustajaa osallistuu tapaamiseen ja ovat lakanneet kiinnittämästä huomiota muihin kiistassa, voit muuttaa kokouksen kuvaa ja järjestää esimerkiksi tapaaminen kahden vastustajan välillä.

Sääntö #5. Puheiden lyhyys ja laajuus. Johtajan puheen tulee olla lyhyitä ja täynnä tietoa. Sinun tulee ilmaista ongelma, ilmaista näkemyksesi ja lopettaa. Älä missään tapauksessa keskeytä kaiutinta. Vaikka hänen mielipiteensä olisi täysin ristiriidassa sinun kanssasi, anna hänen lopettaa puheensa ja vasta sen jälkeen puolustaa kantaansa. Tämä ei ole vain osa kohteliaisuutta, se on näkemyksesi tärkeysjärjestystä.

Sääntö #6. Jokaisessa puheessa on lyhyt yhteenveto. Kokouksen aihe ja kunkin hallituksen raportin yhteenveto näkyvät kaikille osallistujille. Tämä auttaa sinua pysymään aiheessa ja keskustelemaan vain kiireellisistä asioista.

Sääntö #7. Jokaisella osallistujalla on oma paikka. Konfliktin välttämiseksi ihmisten, joilla on vastakkaisia ​​näkemyksiä keskusteltavasta aiheesta, ei tulisi istua vastakkain. On parempi istuttaa ne huomaamattomasti vierekkäin kiinnittämättä siihen huomiota.

Sääntö #8. Toimintasuunnitelman laatiminen. On tärkeää näyttää henkilökunnalle, että suunnittelukokouksessa esitetyt mielipiteet ovat tärkeitä koko tiimille. Yhteisesti tehtyjen päätösten pohjalta muodostuu selkeä toimintasuunnitelma, jota jokaisen, myös yrityksen johtajan, on noudatettava.

Sääntö #9. Esimiehen osallistumisen rajoittaminen. Esimiehen ei tarvitse osallistua kaikkiin kokouksiin, vain niihin, joissa hänen läsnäolonsa on todella välttämätöntä. Samalla hänen on tiedettävä tarkasti, miksi hän on menossa tapahtumaan, mitä hänen tulee välittää henkilökunnalle ja mitä tietoa hän saa. Suunnittelukokouksiin kutsutaan vain ongelman ratkaisemiseen osallistuvia henkilöitä, koska suuri osallistujamäärä vaikeuttaa keskusteluprosessia merkittävästi.

Mitä voidaan tehdä kokousten suunnittelun tehostamiseksi?

Kokousajan suunnitteluun on varattu vain tärkeimmät asiat. Asiantuntijoiden ydintyöhön asiakkaiden kanssa liittyvää tietoa voidaan saada ilman henkilökohtaista vuorovaikutusta.

Yleisten suunnittelukokousten lisäksi on tarpeen pitää hallinnon suunnittelukokoukset ja yrityksen johtajan suunnittelukokoukset ilman työntekijöiden osallistumista, vain johtoryhmän toimesta.

Tiimin työtä tulee mitata ennalta suunnitelluilla, selkeillä mittareilla. Tämä on tapaamisten, puheluiden, lähetettyjen laskujen tai tehtyjen myyntien määrä, jotka asiantuntijan on suoritettava tietyssä ajassa. Sinun on myös tiedettävä tarkalleen, miten se arvioidaan. Esimerkiksi, jos puhelu onnistuu, se edellyttää tapaamisen järjestämistä, tarpeiden tunnistamista, tietojen päivittämistä jne.

Transaktion tehokkuuden seuraamiseksi otetaan käyttöön työkaluja sen edistymisen seurantaan. Asiakkaan kanssa työskentelyn pääkohdat kirjataan - ensimmäisestä puhelusta varojen vastaanottamiseen käyttötilille. Transaktiovaiheiden välistä siirtymistä varten määritellään selkeät parametrit. Sinun tulee myös kiinnittää huomiota asiakassuhteiden edistymiseen.

Avain kannattavuuden parantamiseen on asiakaskunnan muutosten dynamiikan seuraaminen. Vasta saapuneiden kuluttajien, kadonneiden ja palautuneiden asiakkaiden kvantitatiivinen analyysi auttaa ryhtymään oikea-aikaisiin toimenpiteisiin ja ehkäisemään riskitilanteita.

Asiantuntijan mielipide

Tulevatko työntekijät suunnittelemaan kokouksia rutiinina? Ratkaisu on olemassa!

Valeri Metelitsa,

Lindner-yhtiön pääjohtaja Moskovassa

Yrityksessämme maanantaiaamu alkaa puolentoista tunnin mittaisella suunnittelukokouksella. Kuuntelemme asiantuntijoiden raportteja viikon aikana tehdystä työstä, esitän kuluvan viikon tehtävät ja suunnitelmat sekä keskustellaan yhdessä projektien etenemisestä. Ajan myötä henkilöstön aktiivisuus suunnittelukokouksissa väheni. Ihmiset alkoivat pitää tällaisia ​​tapaamisia merkityksettöminä, ne ovat uneliaita, henkistä paluuta ei ole ja ne voivat jopa myöhästyä. Ja sain idean, jonka tarkoituksena oli monipuolistaa rutiinitapahtumaa ja tuoda siihen jotain uutuuselementtiä.

Tätä varten valmistelen etukäteen lyhyitä, mutta erittäin jännittäviä puheita useista aiheista: positiivinen asenne psykologiassa, epätavalliset tarinat erinomaisten ihmisten elämästä, itsensä toteuttaminen ja itsensä kehittäminen, epärealistiset tieteelliset saavutukset jne. Otan joitain tarinoita kirjoista, faktoja Internetistä, jotkut aikakauslehdistä. Kerron, luen, lainaan. Joskus käytän fläppitaulua - julkaisen tietoja ja kommentoin sitten. Tärkeintä on, että tieto kiinnostaa kaikkia poikkeuksetta.

Myös blogini resurssissa infonsuccess.ru menestyksestä auttaa minua. Siellä testaan ​​teemoja ja analysoin ystävien, tilaajien ja liikekumppaneiden arvosteluja. Tarinat auttavat minua vaikuttamaan suotuisasti alaisiini, esimerkit menestymisestä inspiroivat ja herättävät aina itsensä kehittämisen halun.

Ollakseni rehellinen, aluksi henkilökunta otti kaiken erittäin varovaisesti. Katseet ja kuiskaukset antoivat kaiken periksi. Mutta nyt "aamulukemat" ovat valloittaneet melkein kaikki. Suunnittelukokouksen alkuun voi tulla myös kutsumattomia asiantuntijoita. Esimerkiksi suunnittelukokouksen ensimmäisessä osassa, joka on omistettu lukemiselle, näen aina sihteerin ja pääkirjanpitäjän. Bottom line: aamun suunnittelukokouksista on tullut erittäin suosittuja ja mielenkiintoisia työntekijöiden keskuudessa. Myöhästyminen on pysähtynyt, ihmiset ovat aktiivisia, ovat kiinnostuneita seuraavasta aiheesta etukäteen ja odottavat jotain positiivista. Myös kokousten tuottavuus on kasvanut. Kokousten kuivaa muotoa laimensi elementti vauhtia ja positiivisuutta. Lukemat ovat herättäneet keskustelua, ja kollegani puhuvat avoimemmin minulle ja toisilleen. Monet tarjoavat omia esimerkkejä ja aiheita. Ehdotin myyntiosaston johtajalle, että valmistellaan tietoa aivokunnosta.

Liiketoimintasuunnitelma työvoimakeskuksen kauneussalonkiin

Esimiehen tulee kokouksen aikana välittää hyödyllistä tietoa alaisilleen ja asettaa heille selkeät tehtävät. Jos kaikki tehdään oikein, työn tehokkuus kasvaa, muuten kokousten pitämismenettelyä tulisi harkita uudelleen.

Pidätkö usein kokouksia? Saavatko työntekijäsi heiltä usein jotain hyödyllistä? Ymmärtävätkö he tavoitteet ja tavoitteet, jotka olet heille antanut?

Lisääntyykö heidän työtehonsa suunnittelutapaamisten jälkeen? Saatko riittävästi palautetta? Jos vastasit "ei" ainakin yhteen kysymykseen, sinun on opittava järjestämään tehokkaita kokouksia ja suunnitteluistuntoja, jotta voit tuhlata niihin mahdollisimman vähän aikaa ja saada mahdollisimman paljon hyötyä.

Tehokas tapaaminen

Tapaamisten avulla ylläpidetään kommunikaatiota eri osastojen välillä ja itse osastojen sisällä, tehtyjä päätöksiä toteutetaan ja yksittäisten työntekijöiden työmotivaatio kasvaa. Mutta vain tehokas kokous voi ratkaista nämä ongelmat, joten tarkista itse, täyttävätkö kokouksesi seuraavat kriteerit:

1. Muoto-yhteensopivuus. Kokouksia on monen tyyppisiä: kokous, suunnittelukokous ja toimintakokous. Jokaisella näistä tapaamisista on omat tarkoituksensa ja sen vuoksi ne kestävät eri ajan. Operaattori on suunniteltu ratkaisemaan juuri ilmaantunut ongelma.

Se kestää yleensä 5-10 minuuttia ja kokoaa yhteen ihmiset, jotka liittyvät suoraan ongelmaan. Suunnittelukokous pidetään yleensä joka päivä aamulla ja kestää 25-30 minuuttia. Tänä aikana esimiehen tulee asettaa päivän tehtäviä, saada palautetta edellisen päivän tuloksista ja tarvittaessa muokata suunnitelmia.

Tapaamisen tavoitteena on löytää ratkaisu globaaliin ongelmaan, luoda uusi tarjous markkinoille, kehittää uusi motivaatioohjelma jne.

Usein kokoukset jaetaan kahteen vaiheeseen - ensimmäinen pidetään illalla, jonka aikana asetetaan kokouksen tavoitteet ja hahmotellaan ongelmat, joista keskustellaan. Aamulla alkaa toinen vaihe, joka voi kestää jopa kaksi tuntia. Täysiarvoinen tapaaminen on luovuutta puhtaimmassa muodossaan.

2. Tehtävien määrittely. Jokaisella kokouksella tulee olla selkeästi määritellyt tavoitteet, jotka ilmoitetaan osallistujille etukäteen. Agendasta poikkeaminen on erittäin epätoivottavaa.

3. Tiukat määräykset. Kokouksella on oltava alkamis- ja päättymisaika riippumatta siitä, ovatko kaikki kutsutut osallistuneet. Aseta selkeät aikarajat, kuten esityslistan kohdan 1 viimeistely 25 minuutissa.

Varaa jokaiselle puhujalle tietty aika - 5 minuuttia riittää, tämä opettaa ihmiset puhumaan asiaan. Jos kuulet vieraita keskusteluja tai poikkeamia aiheesta, lopeta nämä yritykset ja säästä aikaasi.

4. Optimaalinen koostumus. Asianomaisten on oltava läsnä kokouksessa. Istu vain ja kuuntele, älä kutsu ketään. Annetaan jokaisen hoitaa omia asioitaan.

5. Sana kaikille. Jokaisella kokouksen osallistujalla tulee olla mahdollisuus ilmaista mielipiteensä tietystä asiasta. Älä häiritse äläkä varsinkaan keskeytä työntekijän puhetta, vaikka se olisi vastoin näkemystäsi. Tarvitsetko riittävää palautetta?

6. Kirjanpito. Esityslista ei ole ainoa pakollinen kokouksen asiakirja. Pöytäkirja, johon kirjataan kaikki pääkohdat, tärkeysjärjestyksessä puhuneet työntekijät, heidän mielipiteensä tietystä asiasta ja ennen kaikkea kokouksen tulokset, on erittäin hyödyllinen paperi.

Muista lähettää kokouksen osallistujille uutiskirje, jotta heillä on se aina käsillä asioiden selventämiseksi. Tämä helpottaa annettujen tehtävien toteutumisen seurantaa ja saatujen tulosten analysointia. Se on "tehtävä - tulokset - ohjaus - tehtävä" -malli, jonka avulla voit tehdä kokouksista tehokkaimmat ja ytimekkäät.

7. Kokouksen suunnittelu. Jokaisen työntekijän tulee tietää, milloin hänet seuraavan kerran kutsutaan kokoushuoneeseen. Äkillisyys on huono apulainen tapaamisten järjestämisessä, osallistujat eivät ehdi valmistautua tai eivät tule ollenkaan toimistolta poissaolon vuoksi.

Jos jokin ongelma ilmaantui äkillisesti ja päätit kutsua työryhmän koolle ratkaisemaan sen, valmistaudu vastauksiin "En tiedä", "Minun täytyy tarkistaa" ja "Annan sinulle raportin myöhemmin".

Kuinka valmistella ja johtaa tehokas kokous?

Jotta kokous olisi tehokas, sinun on ensin valmistauduttava siihen. Ennen kokouksen alkua johtajan tulee selvittää seuraavat kysymykset:

• mitä tavoitteita kokouksessa tavoitellaan ja mitä tehtäviä se ratkaisee.
• mikä on kokouksen muoto, mitkä ovat kokoukseen osallistujien roolit. Työntekijöiden roolit on jaettu etukäteen: puheenjohtaja ja sihteeri on oltava. Määritä myös kokouksen tarkka alkamis- ja päättymisaika.
• mikä on kokouksen rakenne? Tyypillinen rakenne näyttää tältä:
• terveisiä;
• tiedottaminen kokouksen tavoitteista, päämääristä ja muodosta;
• olemassa olevien ongelmien keskustelu ja analysointi;
• palautteen vastaanottaminen esiintyjiltä;
• tulosten analysointi ja lähitulevaisuuden tehtävien asettaminen;
• yhteenveto.
• mitkä ovat kokouksen säännöt? Määritä tarkka työaika kunkin esityslistan kohdan käsittelyyn, varaa aikaa tauolle, jos kokous kestää pitkään.
• mitä asiakirjoja tarvitaan. Valmistele kaikki tarvittavat tiedot, jotka kiinnostavat osallistujia, lähetä materiaalit, jotta niitä tutkitaan etukäteen.
• Onko kokous välttämätön? Ennen kuin lähetät kokouskutsuja, tarkista, onko se todella tarpeen.

Vastaa itsellesi näihin kysymyksiin:

• Pitääkö asettamasi tehtävät ratkaista tänään?
• Mitä osallistujien tulisi ottaa pois kokouksesta?
• Miten heidän työnsä pitäisi muuttua kokouksen jälkeen?
• Onko kaikki tarvittavat tiedot kerätty? Saatko "en tiedä" vastauksen mihinkään kysymykseen?
• Onko olemassa muuta tapaa ratkaista ongelma ilman kokousta?

Muista tehokkaan tapaamisen yksinkertaiset säännöt, kiinnitä yleisön huomio päätavoitteeseen, anna keskustelulle positiivinen tai neutraali sävy ja kannusta heitä ilmaisemaan mielipiteensä.

Silloin saat lisättyä työntekijöidesi tehokkuutta ja samalla vähennät ajanhukkaa.

Kuinka järjestää suunnitteluistuntoja ja kokouksia

Järjestelmällinen kuukausittaisten suunnittelukokousten, viikkokokousten ja päivittäisten tapaamisten pitäminen on myyntiosaston ja koko organisaation kehittämisen tärkein työkalu. Ja olennainen osa itsekehittävää myyntiosastoa - liiketoimintaprosessien kuvauksen ja liiketoiminnan automaattiohjauksen jälkeen.

Mitä hyötyä suunnitteluistuntojen ja kokousten pitämisestä on?

? Johtaja osallistuu operatiiviseen johtamiseen. Hän on perillä kaikista organisaation ajankohtaisista tapahtumista, tietää tärkeistä tapahtumista ja innovaatioista.

? Johtaja saa tiedon ongelmista ajoissa myyntiosasto ja muokkaa ratkaisuvaihtoehtoja. Käytännössä esimies tulee usein tietoiseksi ongelmista, kun ne ovat jo päässeet vauhtiin ja aiheuttaneet vakavaa vahinkoa.

? Kaikki työntekijät asettavat itselleen tavoitteita päiväksi, viikoksi, kuukaudeksi. Tavoitteiden toteutumista seurataan. Tämä estää kaikkia organisaation työntekijöitä kehittymästä. Kuukausittainen edistyminen on tärkeää.

? Jokainen työntekijä voi tehdä ehdotuksen kehittää yritystä, lisätä myyntiä, parantaa palvelua.

Työntekijöitä voidaan motivoida ehdottamaan innovaatioita ja muutoksia. Maksa esimerkiksi 30 % voitosta (tai mahdollisesta voitosta) ensimmäiseltä käyttöönottokuukaudelta – jos johto pitää innovaatiota tärkeänä ja herättää sen henkiin. Tämän teknologian avulla monet suuret yritykset, kuten DeLL IdeaStorm-palvelun kanssa ja Sberbank, pystyivät ansaitsemaan miljoonia lisävoittoja, vähentämään kustannuksia ja parantamaan merkittävästi asiakaspalvelun laatua.

Sberbankissa keräilijä ehdotti toimiston lähtöselvityksen poistamista noutojen jälkeen, mikä oli tarkoitettu sisäisen keräyskirjan täyttämiseen. Nyt voit täyttää sen kerran viikossa. Siten tuhannet keräilijät säästivät yhden matkan päivässä, mikä pienensi tämän menettelyn kustannuksia. Innovatiivinen keräilijä sai yli 300 000 ruplaa.

? Raportit toimitetaan ajoissa yhtiön toiminnasta. Johtaja pitää sormea ​​pulssissa: hallitsee myyntimääriä, uusien asiakkaiden määrää, myyntimääriä uusille ja vanhoille asiakkaille, mainos- ja muiden budjettien kehitystä, kirjanpitoraportteja; edistäminen uusien myyntikanavien, uusien tuotteiden ja palvelujen kautta. Plus saa palautetta indikaattoreiden noususta tai laskusta. Miksi esimerkiksi myynti laski 11 % viime kuusta tai miksi ne houkuttelivat 28 % enemmän uusia asiakkaita tässä kuussa?

Tämä mahdollistaa:

Tunnista ajoissa ajankohtaiset ongelmat ja hahmottele suunnitelma niiden ratkaisemiseksi, nimeä suunnitelman toteuttamisesta vastaavat ja valvontapiste (määräaika);

Muokkaa myyntisuunnitelmia viipymättä;

Tee yhteenveto kuukauden, viikon tuloksista ja vertaa edellisten kausien tuloksiin, analysoi muutosten syitä;

Kokoa joukkue, palkitse voittajat, pidä motivoivia kokouksia;

hahmotella strategisia kehitystoimia;

Tee budjetointi ja laadi maksuaikataulu.

1. Aamukokoukset

Aamuiset suunnittelukokoukset ovat välttämättömiä myyntiosastolla: esimiehillä on pääsääntöisesti vaikeuksia päästä liikkeelle ja kestää kauan päästä töihin. Ensimmäiset puolitoista-kaksi tuntia työajasta kuluu aamukeskusteluihin, savutaukoihin, tee- ja kahvitarjoiluihin sekä sähköpostin tarkistamiseen. Ja kaksi tuntia kahdeksan tunnin työpäivässä tarkoittaa kolmea kuukautta vuodessa, jolloin työntekijät eivät tee työtä, vaan saavat siitä rahaa.

Vaihe 1. Kuka johtaa suunnittelukokoukset

Pääsääntöisesti mukana voi olla myyntiosaston johtaja, mutta pää- tai kaupallinen johtaja.

Vaihe 2. Kuinka kauan aamukokous kestää?

Suunnittelukokouksen aika on säädettävä tiukasti - 10-20 minuuttia, ei enempää. Tämä riittää "kytkemään" johtajat päälle ja asettamaan heidät tuottavaan työhön. On tärkeää, ettei suunnittelukokousta viivytä tuntia. Taktisten asioiden ratkaisemiseksi on tarpeen pitää yleinen suunnittelukokous kerran viikossa.

Esimiesten vastalauseet, kuten: ”Minulla ei ole nyt aikaa suunnitella kokouksia, työ on tulessa. Miksi tuhlata aikaa?" – on lopetettava välittömästi. Liiketoimintaprosesseja organisoidessasi sinä ja työntekijäsi katsotte eri paikoista: johtajat - asemasta "meidän on suljettava asiakas nopeammin", sinä - asemasta, joka saa järjestelmän toimimaan kuin kello. Lisäksi 15 minuuttia ei todennäköisesti johda asiakkaan menettämiseen tai kaupan epäonnistumiseen, etenkään päivän alussa. On tärkeää toteuttaa aamukokoukset rituaalina, äläkä koskaan unohda niitä. 21-30 päivän kuluttua kaikki tottuvat siihen, että tämä on olennainen osa työpäivää, eivätkä sabotoi prosessia. On tärkeää olla sallimatta yhtäkään päivää keskeytystä ensimmäisestä täytäntöönpanopäivästä alkaen.

Vaihe 3 Mistä asioista keskustellaan aamukokouksessa?

Suunnitelmien hyväksyminen ja tavoitteiden asettaminen tälle päivälle. Lisäksi toimitetaan työloki, jossa on soittolista ja raportti edellisen päivän myyntisuunnitelmasta. Lisäksi johtajat raportoivat itselleen eilen asettamiensa tavoitteiden saavuttamisesta - he vastaavat kysymyksiin, mitkä tavoitteet tarkalleen olivat, mitä saavutettiin ja mikä ei toiminut, mitä apua tarvitaan. Jokainen johtaja asettaa tavoitteen kuluvalle päivälle - ne kaikki syötetään pieneen taulukkoon, johon kaikilla esimiehillä ja osaston johtajalla on pääsy. Esimerkkitavoitteet: "paineistaa ABC LLC:n asiakasta, vahvistaa maksut kolmelle avainasiakkaalle, järjestää tapaaminen uuden lupaavan asiakkaan kanssa."

Tavoitteet voidaan jakaa kolmeen luokkaan:

1) päivän tavoitteet asiakkaille;

2) maksutavoitteet;

3) työskennellä myyntisaatavien kanssa.

Vaihe 4. Täytä taulukko(Taulukko 5.12)

Taulukko 5.12 Päiväsuunnitelma

Ensimmäinen tehtävä osastopäällikkö - tarkista raportit.

Toinen tehtävä– syötä luettelo johtajien asettamista tavoitteista. On tärkeää, että he asettavat omat tavoitteensa.

Vaihe 5 Skype-kokoukset

Nykyaikaiset viestintävälineet mahdollistavat suunnittelukokousten pitämisen etänä, esimerkiksi Skypen kautta. Toimitusjohtaja voi osallistua aamukokoukseen mistä päin maailmaa tahansa ja antaa lisätehtäviä myyntiosastolle. Kun työntekijäsi ovat tottuneet päivittäisiin kokouksiin, voit siirtää tämän prosessin kokonaan Skype-tilaan. Periaatteessa tämä tekniikka soveltuu myös muihin suunnittelukokouksiin, jos niiden pitämiselle on vakiintunut perinne, säännökset kirjoitetaan ylös ja kaikki työntekijät tietävät, mitä dokumentteja heidän tulee toimittaa suunnittelukokoukseen ja mihin kysymyksiin on vastattava.

2. Viikoittaisten kokousten järjestäminen

1.2. Kun:

1.3. Kuka johtaa:

1.4. Kuka on paikalla:

1.5. Käsitellyt asiat:

1.6. Vaaditut dokumentit:

2. Menettelytapa.

2.1. Ensin julkistamme esityslistan.

2.2. Lyhyt raportti viikon tuloksista.

2.4. Suunnitelmien määrittely ja muokkaaminen.

2.5. Konkreettisten tavoitteiden asettaminen seuraavalle viikolle.

2.6. Kuuntelee työntekijöiden ehdotuksia.

2.7. Mitkä raportit ja asiakirjat sijoitetaan johtajan pöydälle.

3. Kokouksen pöytäkirja.

(Sihteeri täyttää.)

3. Esimerkki "Viikoittaisia ​​kokouksia koskevat säännöt"

1. Tarkoitus, aika, osallistujat, asiakirjat.

1.1 Tarkoitus:

Analysoi myyntisuunnitelmien toteutumista kuun alusta ja odotettua myyntiä lopussa;

Tarkista aiemmin annettujen tehtävien suorittaminen, anna uusia tehtäviä tai ajoita olemassa olevia;

Tunnista ajankohtaiset ongelmat ja laatii vaiheittaiset suunnitelmat niiden ratkaisemiseksi, kirjoita lyhyet ohjeet, määrää suunnitelman toteuttamisesta vastaavat ja valvontapisteet (määräaika);

Seuraa viime viikon tehtävien suorittamista;

Ilmoita yrityksen tärkeistä tapahtumista ja innovaatioista.

1.2 Kun se suoritetaan:

Joka maanantai klo 10.00-11.30.

1.3 Kuka suorittaa:

Toimitusjohtaja tai (jos poissa) pääjohtaja.

1.4 Kuka on paikalla:

Pääjohtaja (tarvittaessa).

Toimitusjohtaja (kehityspäällikkö).

Talousjohtaja (pääkirjanpitäjä).

Myyntipäälliköt.

Teknologi.

1.5 Käsitellyt asiat:

On tärkeää kirjoittaa muistiin luettelo keskusteltuista vakiokysymyksistä ja käydä ne aina läpi. Kaikki kysymykset voidaan jakaa kahteen luokkaan:

Säännölliset – ne, joista keskustellaan määräysten mukaisesti;

Kehittämisasiat - kokouksen suunnitelman (esityslistan) mukaan.

Jokaiselle ongelmalle on varattava tietty aika, jonka aikana on aikaa kehittää ratkaisu, kirjoittaa toimintasuunnitelma ja nimetä vastuuhenkilö. Vaikka strategisista asioista voidaan keskustella pitkään. Tässä tapauksessa tärkeintä ei ole unohtaa kokouksen tavoitteita ja viedä asia päätökseen. Tämä on paljon parempi kuin nostaa esille tusina kysymystä ja olla tekemättä mitään niistä loogiseen johtopäätökseen.

Kokouksessa voidaan käsitellä neljästä kuuteen asiaa. Vaikeampi havaitsemiseen ja aktiiviseen työhön.

1.6 Vaaditut asiakirjat:

Kaikki raportit toimitetaan painetussa muodossa ja tallennetaan sähköisesti yhteiskäyttöä varten.

Kirjanpitäjä tarjoaa:

Myyntiraportti viikolta ja kuun alusta.

Myyntiosaston johtaja:

Myyntiraportti jokaiselle johtajalle.

Päiväkirja tehtävien ja tehtyjen päätösten kirjaamiseen.

Toimitusjohtaja tai yrityksen johtaja tarkistaa ennen kokousta vaadittujen asiakirjojen saatavuuden.

2. Menettelytapa.

2.1. Ilmoitamme esityslistan.

2.2. Lyhyt raportti viikon tuloksista. On tärkeää, että työntekijät puhuvat saavuttamistaan ​​tuloksista, eivät siitä, mitä he tekivät tavoitteen saavuttamiseksi. Raporttien tekemiseen kuluu 5–15 minuuttia.

2.3. Keskustelu hankkeiden edistymisestä.

2.4. Raporttien analysointi osastoittain, tilastosuunnitelmien määrittäminen ja sovittaminen.

2.5. Aseta tarkkoja tavoitteita seuraavalle viikolle. Kirjaa se protokollaan. Ilmoita vastuulliset.

2.6. Kuuntele työntekijöiden ehdotuksia myynnin lisäämiseksi, palvelun laadusta jne. Voit kerätä ne kaikki sähköpostitse erilliseen ehdotuslaatikkoon ja kokouksessa huomioida vain ne, joilla on tulevaisuutta. Tehtävien, vastuiden ja määräaikojen kirjaaminen pöytäkirjaan.

2.7 Myyntiosasto:

Esimiesten raportti laitetaan pöydälle.

Mahdollisuus lisätä toimitusmääriä tietyille asiakkaille määritellään (asiakaskehitys). Mitä tarvitaan toimitusten määrän lisäämiseen: ohjelmistojen asentaminen, myyjien kouluttaminen, myynninedistämistuotteiden ja näytteiden tarjoaminen.

Mahdollisuus jatkaa toimituksia asiakkaalle, joka on lopettanut tilauksen yrityksen virheen vuoksi, määritellään (kaupallisen johtajan henkilökohtainen yhteys).

Teknologi:

3.1. Sihteeri täyttää vakiolomakkeella ja lähettää kaikille osallistujille.

4. Kuinka järjestää kuukausittaisia ​​kokouksia

1. Tarkoitus, aika, osallistujat, asiakirjat.

1.2. Kun:

1.3. Kuka johtaa:

1.4. Kuka on paikalla:

1.5. Vaaditut dokumentit:

2. Menettelytapa.

2.1. Ilmoitamme esityslistan.

2.2. Kuukauden tulosraportti. Jokaiselle osastolle.

2.3. Keskustelu myyntisuunnitelmien toteuttamisesta ja suunnitelmien hyväksyminen seuraavalle kaudelle. Keskustelua viime kuussa asetetuista tavoitteista ja niiden toteutumisprosentista.

2.4. Seuraavan kuukauden budjetin määrittely, maksujen aikataulut ja menettely vastapuolille.

2.5. Voittajien palkitseminen kuukauden tulosten perusteella.

2.6. Motivaatio: keskustelu uusista KPI:istä, bonuksista ja ei-aineellisesta motivaatiosta.

2.7. Strategisen kehittämistoiminnan kehittäminen.

2.8. Markkinointi- ja mainostoiminnan kehittäminen.

2.9. Yhteenveto osastoittain.

2.10. Kuuntele työntekijöiden ehdotuksia.

2.11. Mitkä raportit ja asiakirjat sijoitetaan johtajan pöydälle.

3. Kokouksen pöytäkirja.

3.1. Täydentää sihteeri.

5. Esimerkki "Kuukausikokouksia koskevat säännöt"

1. Tarkoitus, aika, osallistujat, asiakirjat.

Kuukausikokouksen järjestämisestä päättää yhtiön toimitusjohtaja.

Kohde:

Seuraa myyntisuunnitelmien toteutumista.

Hyväksy uudet myyntisuunnitelmat yhdessä kaupallisen ja toiminnanjohtajan kanssa.

Palkitse voittajat, pidä motivaatiotapaamisia, kokoa joukkue.

Motivaatio: ota käyttöön uusia KPI:itä, bonuksia ja ei-aineellista motivaatiota.

Piirrä strategisia kehittämistoimia.

Budjetointi, maksuaikataulu.

Yhteenveto.

Kun:

Kuukauden ensimmäinen tiistai.

Kuka johtaa:

Toimitusjohtaja tai (hänen poissa ollessa) yhtiön johtaja.

Kuka on paikalla:

Yrityksen johtaja.

Toimitusjohtaja (kehityspäällikkö).

Talousjohtaja (pääkirjanpitäjä).

Myyntipäälliköt.

Teknologi.

Logistiikkapäällikkö.

Vaaditut dokumentit:

Kaikki raportit toimitetaan painetussa muodossa ja jaetaan sähköisesti.

Kirjanpitäjä tarjoaa:

Kuukauden myyntiraportti.

Myyntiosaston johtaja:

Jokaisen johtajan myyntiraportti (kuukauden yhteenveto).

Jokaisella osallistujalla on mukanaan:

Luettelo kunkin osallistujan kysymyksistä ja ajankohtaisista ongelmista;

Yksi tai kaksi ideaa, miten parantaa prosesseja yrityksessä, miten myydä enemmän ja miten parantaa palvelua.

2. Menettelytapa.

1) Keskustelu myyntisuunnitelmien toteuttamisesta ja suunnitelmien hyväksyminen seuraavalle kaudelle. Keskustelua viime kuussa asetetuista tavoitteista ja niiden toteutumisprosentista.

2) Seuraavan kuukauden budjetin määrittely, maksujen aikataulu ja menettely vastapuolille.

3) Voittajien palkitseminen kuukauden tulosten perusteella.

4) Motivaatio: keskustelu uusista KPI:istä, bonuksista ja ei-aineellisesta motivaatiosta.

5) Strategisen kehittämisen toimenpiteiden kehittäminen.

6) Markkinoinnin ja mainonnan kehittäminen.

7) Yhteenveto osastoittain.

Yrityksen johtaja:

Kattaa näkemyksensä viimeisen kuukauden tuloksista, seuraavan kuukauden/neljänneksen kehityksestä, yrityksen kehityksen suunnasta ja välittää perustajien mielipiteen. Keskustelee tärkeistä asioista (hänen mielestään). Asettaa tehtävät, määräajat niiden suorittamiselle ja jakaa vastuun.

Talousjohtaja (pääkirjanpitäjä):

Yhteenvetoraportti kuukausittaisesta myyntimäärästä ja voittoprosentista asetetaan pöydälle; kuluraportti, ostovelat ja saatavat + vertailu viime kuukauden velkaan.

Myyntisaamiset yli kolmelta kuukaudelta.

Mitä toimenpiteitä voidaan toteuttaa kustannusten vähentämiseksi.

Myyntiosasto:

Esimiesten yhteenvetoraportti, myyntiraportti, toimintaraportti ja tulostiedot asetetaan pöydälle.

Mahdollisuus uusien myyntikanavien kehittämiseen selvitetään.

Mahdollisuus valmistaa uusia tuotteita kysynnän perusteella määritellään.

Asiakashankintakanavat prosenttiosuutena myyntivolyymista asiakkailta kanavaa kohden (15% - kontekstuaalinen mainonta, 55% - kylmäpuhelut, 20% - uudelleenaktivointi, 10% -suositukset).

Uusien asiakkaiden määrä kuukaudessa (aktiivinen myyntiosasto).

Kehittyneiden asiakkaiden määrä, jotka siirtyivät luokasta C luokalle B ja B:stä A (asiakasosasto).

Kanta- ja A-, B- ja C-luokkien asiakkaiden määrä (asiakasosasto).

Reaktivoituneiden asiakkaiden määrä ja myyntimäärä kuukaudessa (aktiivinen myyntiosasto).

Kilpailijoiden analyysi: hinnat, tuotteet, erikoistarjoukset (tarjoukset).

Mitä toimintoja myyntiosaston kehittämiseksi tehtiin: kirjat, koulutukset, kurssit jne. Mitä toteutettiin. Miten tämä vaikutti myyntiin?

Teknologi:

Kielteisen arvostelun syy selvitetään, vastuuhenkilö ja vaikutuksen mitta vahvistetaan.

Jokaisella osallistujalla on mukanaan:

Luettelo kysymyksistä ja ajankohtaisista ongelmista;

Päiväkirja tehtävien ja tehtyjen päätösten kirjaamiseen;

Yksi tai kaksi ideaa, miten parantaa prosesseja yrityksessä, miten myydä enemmän ja miten parantaa palvelua.

Toimitusjohtaja tai yrityksen johtaja tarkistaa ennen kokousta vaadittujen asiakirjojen saatavuuden.

3. Kokouksen pöytäkirja.

3.1. Kokouksen pöytäkirjan täyttäminen. Täyttää sihteeri. Kokouksen jälkeen pöytäkirja lähetetään kaikille osallistujille.

Pöytäkirja kokouksesta/suunnittelukokouksesta

Nro 01M, 2.2.2014, Pietari