आदेश लॉग। कार्मिकों के लिए आदेशों का एक रजिस्टर कैसे तैयार करें और रखें

कई व्यापारी नेता सोच रहे हैं कि क्या कर्मियों के लिए आदेशों का एक रजिस्टर रखना अनिवार्य है।

प्रिय पाठकों! लेख कानूनी मुद्दों को हल करने के लिए विशिष्ट तरीकों के बारे में बात करता है, लेकिन प्रत्येक मामला व्यक्तिगत है। अगर आप जानना चाहते हैं कि कैसे अपनी समस्या को हल करें  - सलाहकार से संपर्क करें:

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विचार करें कि 2019 में प्रासंगिक रूस का कानून इस बारे में क्या कहता है। कर्मियों के दस्तावेजों को बनाए रखना प्रत्येक कंपनी की गतिविधियों का एक महत्वपूर्ण घटक है।

आखिरकार, इस तरह से आप कर्मचारियों के कामकाजी जीवन में किसी भी घटना को रिकॉर्ड कर सकते हैं। कंपनियां बहुत सारे दस्तावेजों को जमा करती हैं जो हर दिन संकलित होती हैं।

निरीक्षण किए जाने पर उन्हें संपर्क करना होगा, या किसी कर्मचारी को कुछ प्रमाण पत्र प्रस्तुत करने होंगे।

दस्तावेजों को व्यवस्थित और अनुकूलित करने के लिए, आपको विशेष पत्रिकाओं का उपयोग करना चाहिए।

आपको क्या जानना है

सभी आदेश और अन्य दस्तावेज उपयुक्त पत्रिका और पुस्तक में पंजीकृत होने चाहिए।

इन दस्तावेजों में से एक कर्मियों के लिए आदेशों का एक रजिस्टर है। यह अवधारणा क्या है, पत्रिका की सामग्री और डिजाइन के नियम क्या हैं?

हमें तुरंत यह कहना चाहिए कि ऐसे कोई स्पष्ट नियम नहीं हैं जिनका आपको पालन करना चाहिए यदि आप पंजीकरण पत्रिका शुरू करने का निर्णय लेते हैं।

मुख्य शर्तें

पत्रिका कंपनी में प्रकाशित किए गए सभी आदेशों को रिकॉर्ड करती है और कर्मियों के संबंध में विभिन्न कार्यों से संबंधित है।

कर्मचारियों के कार्य पथ को ठीक करें। और यदि आवश्यक हो, तो आप जल्दी से एक विशिष्ट आदेश पा सकते हैं।

ऐसी पत्रिका का उपयोग न्यायिक प्राधिकरण में कार्यवाही में किया जाता है। यह एक सहायक दस्तावेज, साक्ष्य है।

पंजीकरण विनियमित नमूनों पर प्रलेखन के बारे में लेखांकन जानकारी का एक रिकॉर्ड है।

पंजीकरण दस्तावेजों को कानूनी बल दे सकता है। जब तक कोई दस्तावेज़ पंजीकृत नहीं होता है, तब तक एक नंबर असाइन नहीं किया जाता है, इसे निष्पादित नहीं माना जाता है, जिसका अर्थ है कि यह वास्तव में मौजूद नहीं है।

दस्तावेज़ प्रयोजन

इस तरह के रजिस्टर का उपयोग कार्मिक सेवाओं द्वारा प्रलेखन के रिकॉर्ड (कर्मियों पर आदेश) रखने के लिए किया जाता है, जो अधीनस्थों की कई सेवा, आधिकारिक और श्रम कार्यों को निर्धारित करता है।

निम्नलिखित कारणों से ऐसी पत्रिका रखना आवश्यक है:

कुछ कंपनियों में दस्तावेज़ों को पंजीकृत करने के लिए एक नियम है, और केवल इस तरह से यह कार्य करेगा। आदेश पत्रिका में पंजीकरण संबंधित दस्तावेज को वैध बनाने के लिए आवश्यक है।

विधायी ढांचा

विधायी दस्तावेज आदेशों की संख्या के बारे में कुछ नहीं कहते हैं। तो, आप उन निर्देशों का पालन कर सकते हैं जिन्हें अनुमोदित किया गया है।

रिकॉर्ड रखना ऐसे दस्तावेजों के अनुसार किया जाता है:

कर्मियों के लिए आदेशों का रजिस्टर कैसे रखें

कर्मियों पर लगभग सभी आदेशों का पालन किया जाता है। कर्मियों के लिए आदेश के प्रकार:

1. कंपनी में एक कर्मचारी के प्रवेश पर।
2. कर्मचारी के साथ समझौते को समाप्त करने के बारे में।
3. एक और काम के लिए ओह।
4. पदों के संयोजन पर।
5. कर्मचारी की दिशा पर सी।
6. ओह, आदि।

वे आदेश, जिनके अनुसार वे कंपनी के पहले व्यक्ति को नियुक्त करते हैं, मुख्य गतिविधि के लिए आदेश हैं, और कर्मियों के लिए नहीं।

कर्मियों के रिकॉर्ड के लिए प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के एकीकृत रूप के अनुसार अलग-अलग आदेश तैयार किए जाते हैं।

यदि अक्षर पद "ए" का उपयोग किया जाता है, तो इसका मतलब है कि आदेश कई लोगों के लिए तैयार किया गया है।

जो फार्म भरता है

पत्रिका उस क्षण से भर जाती है जब कंपनी अपनी गतिविधियों का संचालन शुरू करती है, और उस दिन तक, जब तक कि चादरें बाहर नहीं निकल जाती हैं। इसलिए, एक मोटी नोटबुक का उपयोग करने की सलाह दी जाती है ताकि आपको इसे अक्सर बदलना न पड़े।

चूंकि पंजीकरण पत्रिका मुख्य दस्तावेजों में से एक है जिसे संग्रह में स्थानांतरित किया जाता है, कंपनी के पास एक कर्मचारी होना चाहिए जो इसके रखरखाव के लिए जिम्मेदार होगा।

ऐसा व्यक्ति एक आदेश जारी करके नियुक्त किया जाता है। लेकिन ऐसा होता है कि मानव संसाधन विशेषज्ञों में इसी दायित्व को निर्धारित किया जाता है।

दस्तावेज़ ऐसे व्यक्तियों द्वारा बनाए रखा जाता है:

• मानव संसाधन अधिकारी
• मानव संसाधन प्रबंधक
• सचिव
• क्लर्कों;
• निर्देशक।

जो वास्तव में पत्रिका को रखेगा वह इस बात पर निर्भर करेगा कि कंपनी के किस पैमाने पर और उसकी संगठनात्मक संरचना क्या है।

प्रक्रिया तैयार करना

पत्रिका को पंजीकृत करते समय निम्नलिखित आवश्यकताओं पर विचार करना सुनिश्चित करें। लंबी अवधि के आदेशों को पंजीकृत करते समय, एक हार्ड कवर का उपयोग करें।

  आखिरकार, आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि पत्रिका को लंबे समय तक रखा जाए। कवर पर नाम और इंडेक्स लिखें।

सभी पृष्ठों को क्रमांकित किया जाता है (निरंतर विधि का उपयोग किया जाता है - सीरियल नंबर नीचे रखें)। फिर वे नियामक दस्तावेजों की आवश्यकताओं के अनुसार इसे फ्लैश करते हैं। सील लगा दो।

पत्रिका को थ्रेड्स के साथ सिला जाता है, और सामने की तरफ वे एक गाँठ में बंधे होते हैं। दस्तावेज़ की अंतिम तिथि पर डेटा के साथ एक शीट, इसके अंत पर आदेश की संख्या थ्रेड्स पर सरेस से जोड़ा हुआ है।

सील को इस तरह से रखा जाना चाहिए कि इसका एक हिस्सा खुद जर्नल पर हो, और थ्रेड्स के समुद्री मील पर हिस्सा हो।

अंतिम पृष्ठ में ऐसी योजना की जानकारी होनी चाहिए:

• पृष्ठों की संख्या;
• कंपनी के प्रमुख या कार्मिक विभाग के प्रमुख का हस्ताक्षर;
• मुद्रण।

इस तरह आप दस्तावेज़ को सुधार से बचा सकते हैं। आदेश को पत्रिका में दर्ज करने से पहले, कार्मिक विभाग के कर्मचारी को यह देखना होगा कि दस्तावेज वैध है या नहीं।

यह जाँच की है:

• क्या दस्तावेज का एक लिंक है जिसके आधार पर आदेश जारी किया गया था (श्रम समझौते, कानूनी कार्य आदि);
• क्या कोई दिनांक, नाम, संख्या है, क्या आदेश की तैयारी का स्थान वर्तनी है;
• क्या कोई शीर्षक और पाठ, हस्ताक्षर है;
• क्या कंपनी के किसी अधिकृत विशेषज्ञ के साथ आदेश के समन्वय की पुष्टि करने वाला एक निशान है।

चूंकि कानून जर्नल का एक भी रूप स्थापित नहीं करता है, प्रत्येक उद्यम अपना स्वयं का नमूना विकसित करता है।

इसमें आमतौर पर शामिल हैं:

• शीर्षक पृष्ठ;
• एक खंड जहां कर्मचारियों को सूचीबद्ध किया गया है जो दस्तावेज़ को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार हैं;
• वह अनुभाग जहां कर्मियों पर आदेशों का पंजीकरण किया जाता है।

कवर पेज पर वे लिखते हैं:

• कंपनी का नाम;
• शीर्षक दस्तावेज़;
• जिस तारीख को पत्रिका रखी जाने लगी;
• भरने की तिथि समाप्त होने पर।

दूसरे खंड में शामिल हैं:

• नाम, कर्मचारियों की स्थिति जो पत्रिका को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार हैं;
• प्रलेखन पर डेटा, जो कर्मचारियों की नियुक्ति का आधार है;
• ऐसे प्रत्येक व्यक्ति के हस्ताक्षर;
• उस अवधि पर डेटा, जिसके दौरान व्यक्ति रिकॉर्ड रखता है।

मुख्य खंड इस तरह की जानकारी को दर्शाता है:

• आदेश का पंजीकरण रिकॉर्ड संख्या;
• तिथि, अनुमोदित किए गए आदेश की संख्या;
• आदेश की तरह;
• कर्मचारी का नाम, कर्मचारी संख्या;
• दस्तावेज़ जो आदेश जारी करने के लिए आधार के रूप में कार्य करते हैं।

ऐसी पत्रिका एक महत्वपूर्ण कानूनी दस्तावेज है। तो, यह सही ढंग से आकर्षित करने के लिए इसके लायक है। प्रत्येक प्रविष्टि पूरी होनी चाहिए।

यदि यह समस्याग्रस्त व्याख्या की ओर ले जाता है तो डेटा को कम नहीं किया जा सकता है। त्रुटियों और सुधारों की अनुमति नहीं है, आप रिकॉर्ड को संपादित करने के लिए सुधारात्मक साधनों का उपयोग नहीं कर सकते।

यदि कोई गलती है, तो इसे ठोस रेखाओं के साथ पार किया जाता है। उसी के बगल में सही डेटा लिखें।

मुख्य गतिविधियों पर अलग-अलग नियामक कृत्यों में प्रबंधन द्वारा एक पत्रिका को बनाए रखने के नियम निर्धारित किए गए हैं, जिन्हें मुफ्त रूपों में जारी किया जाना चाहिए और निर्धारित किया जाना चाहिए:

• प्रभारी व्यक्ति कौन होगा;
• जिम्मेदार व्यक्तियों की जगह कौन लेगा, बशर्ते वे अनुपस्थित हों;
• रखरखाव की अवधि और दस्तावेज़ कहाँ संग्रहीत किया जाएगा।

यह निम्नलिखित लॉगिंग विशेषताओं पर विचार करने योग्य है:

यह निम्नलिखित बारीकियों पर विचार करने लायक है:

नमूना भरें

यदि हम उन पत्रिकाओं की तुलना करते हैं जो विभिन्न कंपनियों में हैं, तो हम महत्वपूर्ण अंतर देखेंगे। कुछ उद्यम कुछ वस्तुओं को हटा देते हैं, जबकि कुछ अतिरिक्त क्षेत्रों को जोड़ते हैं।

वीडियो: लॉग क्या होना चाहिए और उन्हें कैसे फ्लैश करना चाहिए

  प्रबंधन के पास न केवल स्वतंत्र रूप से एक दस्तावेज विकसित करने, अपनी आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए एक तैयार पत्रिका खरीदने का अवसर है।

शेल्फ लाइफ क्या है

आदेशों के लिए संग्रहण अवधि बहुत भिन्न है:

एक कंपनी अलग-अलग पत्रिकाओं को दीर्घकालिक आदेशों के लिए और अल्पकालिक लोगों के लिए रख सकती है। यदि उद्यम बड़ा है, तो इसे कई समूहों (प्रत्येक समूह के लिए एक अलग पत्रिका) में विभाजित करने की सलाह दी जाती है।

पंजीकरण पत्रिका के लिए भंडारण की अवधि दस्तावेज़ संग्रह के साथ काम करने के लिए बुनियादी नियमों के अनुसार निर्धारित की गई है।

अलग-अलग मामलों में आदेशों और उनके गठन का समूहन किया जाता है। जब वे एक पत्रिका रखते हैं, तो इसे अभिलेखागार में स्थानांतरित कर दिया जाता है। वहां इसे 5 या 75 साल तक स्टोर किया जाएगा।

वर्कफ़्लो को ठीक करने के लिए उपयोग किए जाने वाले अनिवार्य कर्मियों के दस्तावेजों में से एक कर्मियों के लिए आदेशों का एक रजिस्टर है। यह कर्मियों के आंदोलन से संबंधित रिपोर्टिंग के लिए आवश्यक है - भर्ती, बर्खास्तगी या स्थानांतरण। पत्रिका को भरने के लिए एक विशेष रूप से नियुक्त कर्मचारी जिम्मेदार है।

आधिकारिक नियम और कार्य

6 सितंबर, 2000 ने संघीय अभिलेखागार का एक फरमान जारी किया। तो, कला के अनुसार। कर्मियों के आदेशों के विशेष रजिस्टर में 358 कर्मियों के आदेशों को अलग से दर्ज किया जाना चाहिए। आदेशों का पंजीकरण एक पेपर जर्नल और 1 सी कार्यक्रम में दोनों किया जा सकता है।

निम्नलिखित प्रकार के आदेश जर्नल में दर्ज किए गए हैं:

• काम पर रखने के बारे में   (डेटा यह भी दर्ज किया गया है कि यह मुख्य काम है या अंशकालिक काम, अंशकालिक काम, शिफ्ट कार्य विधि);
• दूसरी स्थिति में स्थानांतरण पर   (मजदूरी बढ़ाने, बोनस तय करने के आदेश);
• बर्खास्तगी पर (इसमें लंबी यात्राएं, मातृत्व अवकाश भी शामिल है)।

श्रम विवादों को हल करने, श्रम के आंदोलन का विश्लेषण करने के लिए पत्रिका आवश्यक है। लेकिन इसका मुख्य कार्य उद्यम में श्रम कानून के अनुसार कार्यों को विनियमित करना है।

डिजाइन विकल्प और आवश्यकताएँ

पत्रिका का विधायी रूप अनुमोदित नहीं है। इसीलिए, संगठन के नेता खुद चुनते हैं कि इन रिकॉर्ड को रखना उनके लिए कितना सुविधाजनक होगा।

अक्सर, इसके लिए विशेष पेपर पत्रिकाओं का उपयोग किया जाता है, जिसमें एक कवर पृष्ठ होता है, एक पृष्ठ जिसमें पत्रिका के बारे में जानकारी होती है और सीधे, रिकॉर्डिंग जानकारी के लिए फ़ील्ड। कम सामान्यतः उपयोग किए जाने वाले कंप्यूटर प्रोग्राम हैं, उदाहरण के लिए, 1 सी। यह इस तथ्य के कारण है कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण कागज की तुलना में सही करना आसान है।

इस तथ्य के बावजूद कि पंजीकरण का एक भी रूप मौजूद नहीं है, कई आवश्यकताओं को दस्तावेज़ के सामने रखा गया है।

1. पत्रिका कवर ठोस या अर्ध-ठोस होना चाहिए। यह वांछनीय है - टुकड़े टुकड़े में। यह संगठन के सूचकांक, उसके नाम को इंगित करता है।

1. पत्रिका की दूसरी शीट में संगठन का नाम, दस्तावेज़ का नाम और रिकॉर्ड की शुरुआत की तारीख और उनके अंत का संकेत दिया गया है।
2. तीसरे पृष्ठ में दस्तावेज़ को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों के बारे में जानकारी है। उसी समय, न केवल कर्मचारी के उपनाम और आद्याक्षर पंजीकृत किए जाते हैं, बल्कि उसके पदों, उस दस्तावेज का विवरण भी जिसके द्वारा कर्मचारी को इस पद पर नियुक्त किया गया था . दस्तावेज़ के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का एक हस्ताक्षर नमूना भी आवश्यक है।
3. अखंडता बनाए रखने के लिए दस्तावेज़ को क्रमांकित किया जाना चाहिए।
4. पत्रिका के पन्नों को सुरक्षित रूप से सिले और सील किया जाना चाहिए। सील पृष्ठों की संख्या को इंगित करता है। यह आंकड़ा वास्तविक डेटा से मेल खाना चाहिए। उद्यम के प्रमुख के हस्ताक्षर और मुहर द्वारा जानकारी सुरक्षित है।
5. अंतिम पत्रक में रखरखाव की अंतिम तिथि और एक नोट क्यों और किसके द्वारा पत्रिका को बंद किया गया था।

आप अपने सभी पृष्ठों के पूर्ण होने के बाद ही किसी दस्तावेज़ को बंद कर सकते हैं।

पत्रिका के पन्ने

लॉगबुक के मुख्य पृष्ठों में कॉलम और पंक्तियाँ होती हैं जिनमें डेटा दर्ज किया जाता है।

मुख्य स्तंभों पर विचार करें और उनमें से प्रत्येक को भरने के लिए उदाहरण दें।

1. जारी किए गए दस्तावेज़ की संख्या। उदाहरण के लिए: 304
2. दस्तावेज़ की तारीख। उदाहरण के लिए: 07/20/2016।
3. क्रम संख्या। उदाहरण के लिए: 489-एलएस।
4. दस्तावेज़ के बारे में जानकारी, प्रवेश या स्थानांतरण का आदेश, बर्खास्तगी, छुट्टी। उदाहरण के लिए: भर्ती, एक वरिष्ठ विक्रेता को स्थानांतरण।
5. कर्मचारी जानकारी। उदाहरण के लिए: इवानोव आई। आई।यदि एक ही उपनाम और आद्याक्षर वाले संगठन में दो कर्मचारी हैं, तो नाम और संरक्षक पूर्ण रूप से लिखे गए हैं।
6. कानून या दस्तावेज जिसके आधार पर आदेश जारी किया गया था। उदाहरण के लिए: कर्मचारी का बयान दिनांक 07/15/2016।
7. संबंधित कर्मचारी का हस्ताक्षर। कर्मचारी द्वारा आदेश से परिचित होने के बाद इसे रखा जाता है।
8. डेटा किसने दस्तावेज़ को खींचा और डेटा को जर्नल में दर्ज किया। उदाहरण के लिए: Svirodov P.R.
9. कार्मिक विभाग के एक कर्मचारी का हस्ताक्षर, जो भरने की शुद्धता की पुष्टि करता है।
10. अतिरिक्त जानकारी। उदाहरण के लिए: कार्य अनुसूची में परिवर्तन।

लॉगिंग

जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, संगठन के पहले दिन से पत्रिका का रखरखाव किया जाता है। इसे पूरा करने के लिए प्रबंधन द्वारा नियुक्त व्यक्ति की आवश्यकता होती है। यह एक सचिव-सहायक, कार्मिक विभाग का कर्मचारी हो सकता है।

यदि पत्रिका के लिए जिम्मेदार व्यक्ति छुट्टी या मातृत्व अवकाश पर जाता है, तो अधिकारी कर्मचारी की अनुपस्थिति की अवधि के लिए जिम्मेदार एक नए व्यक्ति को नियुक्त करने के लिए बाध्य हैं।

पत्रिका प्रतिदिन भरी जाती है। यह उपरोक्त सभी कार्मिक परिवर्तनों को हमारे द्वारा सूचीबद्ध करता है।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि संगठन के चार्टर में उल्लिखित अधिकारियों की नियुक्ति पर कोई आदेश - एक उद्यम के निदेशक, एक विभाग के प्रमुख, एक शाखा के प्रमुख, आदि, पत्रिका में नोट किए गए हैं। यह जानकारी कोर गतिविधियों के लिए आदेशों को संदर्भित करती है और एक अन्य दस्तावेज़ में दर्ज की जाती है।

पत्रिका बंद होने के बाद, इसे आर्काइव को सौंप दिया जाता है, जहां इसे 75 वर्षों तक संग्रहीत किया जाता है।

गलतियों का सुधार

कुछ मामलों में, पत्रिका को भरते समय गलतियाँ की जा सकती हैं। इस मामले में, आपको कुछ सामान्य नियम याद रखने चाहिए:

1. पुस्तक के पृष्ठों को फाड़ने से मना किया गया है।
2. सुधारात्मक साधनों का उपयोग करना, ग्रेटर या ब्लेड की मदद से पोंछना, गलत डेटा निषिद्ध है।
3. सुधार के लिए एक पंक्ति के साथ गलत रिकॉर्ड को पार करना और सही डेटा दर्ज करना आवश्यक है।
4. त्रुटि का पता चलने के तुरंत बाद सभी सुधार किए जाते हैं।

वीडियो: 1 सी पर एक पत्रिका कैसे बनाएं और डिज़ाइन करें?

हमारा सुझाव है कि आप 1 सी कार्यक्रम में एक पत्रिका बनाने और डिजाइन करने के वीडियो ट्यूटोरियल के साथ खुद को परिचित करें। इसके साथ, आप अपनी स्वयं की पत्रिका बना सकते हैं, जबकि स्वतंत्र रूप से भरने के लिए आवश्यक कॉलम की संख्या निर्धारित कर सकते हैं। जानकारी सरल और सुलभ तरीके से दी गई है।

कर्मियों से संबंधित सभी आदेश एक विशेष पत्रिका में दर्ज किए जाने चाहिए। इसके लिए धन्यवाद, कंपनी का प्रबंधन, यदि आवश्यक हो, तो श्रम विवादों में उनके मामले को साबित करने में सक्षम होगा।

कोर व्यवसाय के लिए आदेशों का रजिस्टर किसी भी संगठन में एक महत्वपूर्ण पंजीकरण दस्तावेज है। इसमें संपूर्ण संगठन की गतिविधियों से संबंधित सभी आदेश शामिल हैं। कर्मियों पर आदेशों की पत्रिका के विपरीत, रजिस्टर में दर्ज प्रलेखन गैर-व्यक्तिगत है।

फ़ाइलें 2 फ़ाइलें

कर्तव्यों

प्रत्येक कंपनी जिसमें कोर गतिविधियों के लिए आदेश जारी किए जाते हैं (और उनके बिना कोई ऐसा नहीं कर सकता) को कोर गतिविधियों के लिए आदेशों का एक रजिस्टर रखना आवश्यक होता है। यह अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची की शुरुआत में (अनुच्छेद 258 के भाग ए में) कहा गया था, जिसे 25 अगस्त 2010 को संस्कृति मंत्रालय के क्रम संख्या 558 द्वारा अपनाया गया था।

हालाँकि, यह केवल एक अप्रत्यक्ष संकेत है। इस संबंध में कोई सीधा आदेश या निर्देश नहीं है। लेकिन नियामक निकायों के निरीक्षण के दौरान, इस प्रकार की पत्रिकाओं को सबसे अच्छा प्रस्तुत किया जाता है। इसके अलावा, इसकी उपलब्धता:

• आपको किसी विशेष ऑर्डर के अस्तित्व को साबित करने की अनुमति देता है। मुकदमेबाजी होने पर यह सुविधा जीवन को सरल बनाती है। रिकॉर्ड की उपस्थिति का तथ्य दस्तावेज़ के अस्तित्व को इंगित करता है।
• यह आपको मुख्य गतिविधि के आदेशों में नेविगेट करने, जल्दी से खोजने और आवश्यक को संदर्भित करने की अनुमति देता है।
• महत्वपूर्ण रूप से एक पूरे के रूप में संगठन के वर्कफ़्लो को सरल करता है, आपको आदेशों को वर्गीकृत करने की अनुमति देता है।

कार्यात्मक

निम्नलिखित मुख्य गतिविधियों के आदेशों के लिए प्रासंगिक हैं:

• एक नेता की अपने पद पर नियुक्ति पर दस्तावेज।
• एक शाखा, इकाई संगठन की स्थापना पर कागजात।
• स्टाफिंग के गठन के संबंध में दस्तावेज।
• काम के समय पर दस्तावेज।
• व्यापार रहस्य आदि के अवलोकन पर दस्तावेज।

यह ध्यान देने योग्य है कि प्रमुख और उनके प्रतिनियुक्तियों की नियुक्तियां मुख्य गतिविधियों के आदेशों से संबंधित हैं, जबकि अन्य कर्मचारियों की नियुक्ति के आदेश कर्मियों के लिए संबंधित हैं।

कोई भेदभाव नहीं है। बस प्रबंधकों, संक्षेप में, आमतौर पर बहुत व्यापक शक्तियां होती हैं। कानूनी सूक्ष्मता यह है कि उनकी नियुक्ति या बर्खास्तगी अंततः पूरे संगठन को प्रभावित करती है। इसलिए, कोर गतिविधियों और ऑर्डर के आदेशों की पत्रिका में कंपनी के प्रबंधकीय लिंक की नियुक्ति पर पंजीकृत हैं।

इसके अलावा, जर्नल में अन्य आदेश दर्ज किए जा सकते हैं, जो निम्नानुसार हैं:

• कंपनी की व्यावसायिक गतिविधियाँ।
• रिपोर्टिंग प्रक्रियाएं स्थापित करना। कर और अन्य प्रकार दोनों।
• नियोजन, किसी विशिष्ट क्षेत्र में संगठन की व्यवहार रणनीति का सामान्य निर्माण आदि।

अभ्यास से पता चला है कि मुख्य गतिविधि के लिए ऑर्डर पंजीकरण पत्रिका में एक निश्चित शेल्फ लाइफ के साथ सभी ऑर्डर दर्ज करना बहुत सुविधाजनक है, अगर यह पंजीकृत दस्तावेज की सामान्य दिशा का खंडन नहीं करता है।

तत्वों

पत्रिका में एक कवर और उससे जुड़े पृष्ठ होने चाहिए। कवर पर आमतौर पर स्थित हैं:

• दस्तावेज़ का नाम।
• उस संगठन का नाम जिसके कर्मचारी इसका संचालन करते हैं।
• यदि है, तो संरचनात्मक इकाई का नाम।
• नामकरण फ़ाइल संख्या और वॉल्यूम संख्या।
• प्रबंधक का वीज़ा, पूर्ण की गई शीट्स की संख्या (यह जानकारी अंत में दिखाई देनी चाहिए)।
• प्रारंभ दिनांक और समाप्ति तिथि। पहला कॉलम आवश्यक है। अंतिम आदेश के पंजीकरण के बाद ही दूसरी जानकारी दी जा सकती है।

कवर को सामान्य ए 4 प्रारूप में मुद्रित किया जा सकता है, लेकिन मोटे कागज पर प्रिंट करने और इसे फ्लैश करने के लिए यह अधिक सुविधाजनक है। तो पत्रिका की शीट सुरक्षित रूप से तय हो जाएगी, उन्हें भरना अधिक सुविधाजनक होगा।

नेस्टेड पृष्ठों में दो टेबल होते हैं।

1. पहली तालिका में पत्रिका को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों का वर्णन किया गया है।
2. दूसरा मुख्य गतिविधियों के लिए आदेशों की एक विस्तृत सूची के लिए डिज़ाइन किया गया है।

दोनों के लिए बक्से को पूरा किया जाना चाहिए। वे शामिल हैं:

• पंजीकृत दस्तावेजों की अनुक्रम संख्या।
• प्रकाशन की तारीखें। कालक्रम का पालन करना महत्वपूर्ण है।
• मुख्य गतिविधि के लिए आदेशों की संख्या।
• नाम। उन्हें दोहराया जा सकता है। मुख्य बात यह है कि संख्या और दिनांक अलग-अलग हैं।
• पंजीकृत होने के लिए दस्तावेज का सारांश। एक या दो वाक्य पर्याप्त हैं।
• नाम और कार्मिक संख्या (यदि कोई हो) क्रम में दिखाई देने वाले व्यक्तियों की (यदि पंजीकृत कागज लागू होता है)।

कहीं भी पत्रिका का एकीकृत रूप नहीं है, इसलिए प्रत्येक संगठन को अपना स्वयं का फॉर्म और नमूना बनाने का अधिकार है। कुछ के पास व्यक्तियों को भरने के लिए एक पृष्ठ भी जिम्मेदार नहीं है। दूसरों के लिए, डिलीवरी के लिए जिम्मेदार हस्ताक्षरों के कॉलम को मुख्य तालिका में जोड़ा गया है। यह सुविधा का मामला है।

महत्वपूर्ण: आपको आदेशों के बारे में जानकारी होनी चाहिए और मामले में कालानुक्रमिक क्रम में सख्ती से अपनी चादरें डालनी चाहिए। यह अनुरोधित दस्तावेज़ को जल्दी से खोजने का एकमात्र तरीका है। उसी उद्देश्य के लिए, नंबरिंग का उपयोग किया जाता है।

क्या इलेक्ट्रॉनिक पत्रिका रखना संभव है

इलेक्ट्रॉनिक रूप में, इस पत्रिका को बनाए रखा जा सकता है। हालांकि, कुछ बारीकियां हैं:

• यदि पेपर और इलेक्ट्रॉनिक संस्करण हैं और उनमें विसंगतियां हैं, तो प्रिंट को प्राथमिकता दी जाती है। ये निरीक्षणों के अलिखित नियम हैं।
• इलेक्ट्रॉनिक संस्करण हमेशा उपयोग के लिए उपलब्ध नहीं हो सकता है। यह अपडेट, कंप्यूटर वायरस, फ्रीज के कारण है। प्रौद्योगिकी के इन सभी नुकसानों को सबसे अधिक अनुपस्थिति के क्षण में दिखाई देता है। तो कागज संस्करण बीमा प्रयोजनों के लिए होना चाहिए। ऐसे समय होते हैं जब किसी विशेष कार्यक्रम को अपडेट करने से पहले दर्ज की गई जानकारी पूरी तरह से खो जाती है।

बेशक, त्रुटियों, धब्बा, टाइपोस के साथ, मुख्य गतिविधि के आदेशों की पत्रिका को पुनर्मुद्रित करना होगा और हस्ताक्षर के साथ फिर से प्रमाणित करना होगा।

यदि पत्रिका को बंद करने के बाद (वर्ष के अंत में) खाली लाइनें मुद्रित रूप में रहती हैं, तो उन्हें पार करना होगा। अंत में, पूर्ण शीट की संख्या हाथ से दर्ज की गई है।

शेल्फ जीवन

इस तरह के प्रलेखन में एक निश्चित शेल्फ जीवन होता है। संगठन को हमेशा मौजूद रहना चाहिए और मुख्य गतिविधि पर आदेशों के पंजीकरण की एक पत्रिका रखनी चाहिए, अन्यथा उसे किसी भी कार्य को करने का अधिकार नहीं है।

कुछ मामलों में, ऐसी पत्रिकाओं को संदर्भ सामग्री के रूप में उपयोग करने के लिए राज्य संग्रह में स्थानांतरित किया जाता है।

कार्मिक प्रलेखन के लिए एक कर्मचारी को सटीक और सटीक होना चाहिए। दस्तावेजों के विश्लेषण का संचालन करना - यह सब गहन एकाग्रता की आवश्यकता है, और कानूनी ढांचे का पालन करना। कार्मिक प्रलेखन वह नींव है जिस पर सभी उत्पादन आधारित होते हैं।

उपरोक्त सभी के लिए धन्यवाद, कार्मिक प्रलेखन आमतौर पर प्रासंगिक संगठनों की लगातार समीक्षाओं का विषय है। तथ्य यह है कि कर्मियों पर दस्तावेजों को सही ढंग से निष्पादित किया जाता है, इसके कानूनी बल को निर्धारित करता है।

कंपनी का प्रत्येक कर्मचारी सीधे इस बात पर निर्भर करता है कि कार्मिक प्रलेखन में उसे कितनी सही तरह से फंसाया गया है। जब तक प्रलेखन सही ढंग से पंजीकृत नहीं हो जाता, तब तक वस्तुतः कोई अस्तित्व नहीं है

कर्मियों के आदेशों का रजिस्टर अन्य समान पत्रिकाओं के समान है

कार्मिक अधिकारियों को आमतौर पर कई पत्रिकाओं को रखना पड़ता है जहां वे विभिन्न आदेशों को रिकॉर्ड करते हैं। उदाहरण के लिए, एक पत्रिका में, संगठन की गतिविधियों को आदेशों में प्रदर्शित किया जाता है। और दूसरे में, केवल कर्मियों के लिए आदेश हैं। ऐसी पत्रिकाएँ भी हैं जहाँ छुट्टियाँ वर्णित हैं या।

आमतौर पर, ऑर्डर लॉग मानक कॉलम की उपस्थिति से एक दूसरे के समान होते हैं। इन स्तंभों के बीच में यदि आवश्यक हो तो उपयुक्त श्रमिकों द्वारा भरे जाने वाले अतिरिक्त होने चाहिए।

कानून सभी पंजीकरण पत्रिकाओं के लिए एक भी रूप प्रदान नहीं करता है। इसलिए, नीचे हम ऐसी पत्रिका का अपना नमूना देते हैं। लेकिन कंपनी को आदेश पंजीकरण पत्रिका के अपने स्वयं के रूप को विकसित करने का अधिकार है।

नियमन की प्रक्रिया

कंपनी की गतिविधि में कई दस्तावेजों का गठन शामिल है, जिनमें से सूची 25.08 के रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय के आदेश से अनुमोदित है। 2010 नंबर 558. इस नियामक दस्तावेज का मूल प्रावधान कर्मियों के प्रलेखन के भंडारण के लिए शर्तों की अनिवार्य उपलब्धता को निर्धारित करता है।

उदाहरण के लिए, उद्यम के कर्मचारियों के लिए विभिन्न आदेशों के रजिस्टरों को दो अवधियों में रखा जाना चाहिए: 5 और 75 वर्षों में। चूँकि 2 अलग-अलग शब्द हैं, कार्मिक विभाग को 2 ऐसी पत्रिकाओं को एक साथ रखना होगा।

आदेश यादृच्छिक क्रम में गिने जा सकते हैं, क्योंकि विधायी रूपरेखा इस आदेश का निर्धारण नहीं करती है। उसी समय, रूसी पुरालेख (11.27.00 के क्रम संख्या 68) द्वारा अनुमोदित एक मानक रिकॉर्ड कीपिंग निर्देश है, जिसके अनुसार कैलेंडर के अनुसार एक वर्ष के भीतर आदेशों को क्रमबद्ध किया जाना चाहिए। इसके अलावा, इस निर्देश के अनुसार, विशेषज्ञों को उद्यम की गतिविधियों पर अलग-अलग संख्या के आदेशों और संबंधित आदेशों की आवश्यकता होती है।

कार्मिक रिकॉर्ड को अत्यंत सावधानी बरतने के लिए प्रलेखन देखभाल पेशेवरों की आवश्यकता होती है। आपको विभिन्न अनुबंधों (उदाहरण के लिए, श्रम अनुबंध) की एक पत्रिका रखने की प्रक्रिया को जानना चाहिए। यदि त्रिपक्षीय असाइनमेंट समझौतों की आवश्यकता है, तो, आमतौर पर, उन्हें बैंकिंग कंपनियों में संपन्न होना चाहिए।

क्या रखरखाव की आवश्यकता है?

पत्रिकाओं को 5 या 75 साल तक रखा जाता है

जैसा कि हमने पहले ही कहा है, रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय के आदेश 25 अगस्त, 2010 नंबर 558 में आवश्यक अवधि निर्धारित की गई है, जिसके दौरान संगठन की सभी गतिविधियों के लिए आदेशों के लिए प्रलेखन रजिस्टरों को सहेजना आवश्यक है। इसके आधार पर, लॉग का अनिवार्य रखरखाव स्पष्ट हो जाता है।

लेखन में या इलेक्ट्रॉनिक रूप में?

पंजीकरण पत्रिका का रखरखाव इलेक्ट्रॉनिक रूप में किया जा सकता है। कानूनी ढांचा किसी भी प्रकार के आदेश प्रलेखन के लिए प्रदान नहीं करता है, जो इसके निष्पादन के बारे में विशेष आरक्षण है। उत्तरार्द्ध से हमारा मतलब है कि पत्रिका का फर्मवेयर, एक मुद्रित प्रमाण पत्र या नंबरिंग।

उन मामलों में जहां पंजीकरण लॉग 1 सी कार्यक्रम में बनते हैं, आदेशों की संख्या स्वयं द्वारा होती है। और फिर लिखित रूप में वर्णित दस्तावेज को बनाए रखना अनिवार्य नहीं है।

पंजीकृत रजिस्ट्रियों की विविधताएं और उनके उदाहरण

आज तक, पंजीकरण पत्रिकाओं की निम्नलिखित सूची कंपनियों के लिए प्रासंगिक है:

• कर्मचारियों को रोजगार, बर्खास्तगी या स्थानांतरण पर;
• कर्मचारियों की दूसरी पर;
• अवकाश लॉग;
• अनुशासनात्मक कार्रवाई या प्रोत्साहन उपाय।

पत्रिका के साथ काम करने की प्रक्रिया

कई उद्यमों ने लंबे समय तक इलेक्ट्रॉनिक प्रलेखन पर स्विच किया है

पंजीकरण लॉग बनाए रखने पर काम के मुख्य चरण निम्नानुसार हैं:

• कार्यालय के काम का सक्षम निर्माण;
• प्रशासनिक भाग की गतिविधियों से संबंधित प्रलेखन बनाए रखना;
• कंपनी के दस्तावेजों का विश्वसनीय संरक्षण।

वास्तव में, लिपिकीय प्रक्रिया श्रमसाध्य कार्य है जिसमें संगठन के बड़ी संख्या में विशेषज्ञ महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। वर्कफ़्लो प्रक्रिया और इसके गठन कंपनी के कार्यालय विभाग की प्रत्यक्ष जिम्मेदारियां हैं।

लेकिन लिपिक विभाग एक अस्पष्ट अवधारणा है, क्योंकि इसके कर्तव्यों को आमतौर पर या तो सामान्य सेवा द्वारा या कार्यालय को सौंपा जाता है, जो उद्यम के आकार पर निर्भर करता है।

यदि संगठन बड़ा नहीं है, तो कागजी कार्रवाई आमतौर पर सचिव की जिम्मेदारी है। काम की शुरुआत में, विशेषज्ञ को दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए सामान्य निर्देश विकसित करना चाहिए। सबसे अच्छी तरह से डिज़ाइन किए गए दिशानिर्देश आधिकारिक रूप से प्रलेखित हैं

वर्तमान में, कंपनी अक्सर अपने दम पर दस्तावेजों के साथ काम विकसित करती है। इस कारण से, विनियामक कानूनी कृतियाँ लिपिकीय कार्य नहीं करती हैं, लेकिन केवल प्रकृति में सलाहकार हैं।

वर्कफ़्लो प्रक्रिया के इष्टतम गठन के लिए निम्नलिखित मुख्य दस्तावेज़ होने चाहिए:

1. कार्यालय के काम के लिए निर्देश। यह दस्तावेज़ एक स्थानीय कार्य है। यह संगठन के भीतर होने वाले प्रलेखन से संबंधित कार्य के पूरे क्रम को दर्शाता है। यदि कंपनी के पास दस्तावेजों को संभालने के लिए वर्तमान में तैयार नियम नहीं हैं, तो निर्देश लिखना इसकी प्रासंगिकता खो देता है। और फिर अनिश्चित अवधि के लिए मौजूदा प्रावधानों का उपयोग करना उचित है।
2. मामलों का नामकरण। प्रलेखन की आवश्यक संगठित सूची में इसकी स्थापित समय सीमा होती है जिसमें इसे संग्रहीत किया जाना चाहिए। आगे के आंदोलन (संग्रह या निपटान में स्थानांतरण) को निर्धारित करना आवश्यक है।

कृपया ध्यान दें कि पत्रिका में उद्यम के कर्मचारियों से संबंधित आदेश हैं। पंजीकरण पत्रिका के पहले पृष्ठ पर, इस पत्रिका के पूर्ण शाब्दिक नाम को इंगित किया जाना चाहिए। ऐसा नाम केवल बड़े अक्षरों में लिखा जाना चाहिए। दस्तावेज़ के नाम के बाद संगठन के पूर्ण नाम का पालन करना चाहिए।

यदि संगठन बड़ा है, तो पंजीकरण पत्रिकाओं की संख्या व्यवसाय प्रशासन प्रक्रिया में शामिल सेवाओं या विभागों की संख्या के अनुरूप होनी चाहिए। पंजीकरण पत्रिका की पंजीकरण तिथि को कवर पेज पर भी दर्शाया जाना चाहिए।

पत्रिका को फ्लैश किया जाना चाहिए, गिना जाना चाहिए, फिर कंपनी के प्रशासन को हस्ताक्षर और मुहर के लिए दिया जाना चाहिए। यह विशेष रूप से अच्छा है यदि ऑर्डर प्रलेखन को एक नंबर सील के साथ सील किया जाता है (ध्यान दें कि सील को वैध नहीं माना जाएगा यदि उसका नंबर जर्नल में दर्ज नहीं किया गया है)।

कौन है जिम्मेदार?

एक पत्रिका रखने की जिम्मेदारी एक विशिष्ट कर्मचारी के पास होती है।

उद्यम का मुख्य कार्य विनियमित किया जाता है, सबसे पहले, निर्देशक के व्यक्ति में उसके प्रमुख द्वारा। वह बदले में, विभाग प्रमुखों को आदेशों और आदेशों की जिम्मेदारी सौंपता है।

कभी-कभी संगठन के कार्य जटिल होते हैं। इस मामले में, निर्देशक एक विशेष आयोग बनाता है, जिसमें विभिन्न क्षेत्रों के विशेषज्ञ शामिल होते हैं।

आदेशों को इस आधार पर किस्मों में विभाजित किया जाना चाहिए कि वे प्रमुख हैं या परिचालन। आदेशों का वर्गीकरण:

• उद्यम के मुख्य कार्य के लिए आदेश। इस स्तर के आदेश उद्यम की मुख्य गतिविधि के अन्य कार्यों के साथ जारी किए जाते हैं।
• प्रशासन के लिए आदेश।
• इस वर्गीकरण के लिए आदेशों को दर्ज किया जाना चाहिए और अलग से संग्रहीत किया जाना चाहिए। यह स्थापित शैल्फ जीवन के कारण है। प्रशासन के काम पर आदेश 5 साल के लिए रखा जाना चाहिए, जबकि उद्यम की मुख्य गतिविधियों को विनियमित करने वाले दस्तावेज निरंतर भंडारण में हैं। पंजीकरण लॉग - इस प्रकार का प्रलेखन, जो केवल आंतरिक उपयोग के लिए है। किसी को भी कंपनी के प्रमुख के बिना किसी भी तीसरे पक्ष के उद्यमों के कर्मचारियों को स्थानांतरित करने का अधिकार नहीं है।
• पंजीकरण पत्रिका के रिकॉर्ड के साथ परिचित केवल इस पत्रिका के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की उपस्थिति में होना चाहिए। कंपनी के प्रमुख लिपिक सेवा के काम की निगरानी और मूल्यांकन करने के लिए नियमित रूप से पंजीकरण पत्रिका की जांच करते हैं।

ऑर्डर जर्नल को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी को इसे अपने पास रखना आवश्यक है। जब पत्रिका समाप्त हो जाती है, तो जिम्मेदार व्यक्ति को रिवर्स साइड पर इस पर ध्यान देना चाहिए।

आवश्यक वस्तुएं

कार्मिक आदेश रजिस्टर: पूर्णता

जैसा कि ऊपर कहा गया है, कानून आदेशों के रजिस्टर के एक विशेष रूप के लिए प्रदान नहीं करता है। हालांकि, विशेषज्ञ जर्नल के मुख्य अनुभागों पर सिफारिशें करते हैं जिनका उपयोग किया जा सकता है। उदाहरण के लिए:

• क्रम संख्या
• आदेश की तिथि
• क्रम संख्या
• आदेश की मुख्य सामग्री,
• कर्मचारी
• कर्मियों की संख्या
• आदेश का आधार।

अनुमानित बैकअप कॉलम:

1. किसने आदेश पर हस्ताक्षर किए
2. जो आदेश पर अमल करता है
3. जहां आदेश भेजा गया था
4. प्राप्ति की तारीख, तारीख,
5. मामले की दिशा, और इसी तरह।

कभी-कभी "नोट्स" कॉलम की आवश्यकता होती है। फिर आपको निम्नलिखित चिह्न बनाना चाहिए: "प्रविष्टि संख्या ..................... कॉलम संख्या में ............. मान्य नहीं है।" उसके बाद एक नई प्रविष्टि की जाती है।

उद्यम के कर्मियों पर आदेशों की पत्रिका में नमूना भरना

रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय के आदेश के अनुसार पंजीकरण लॉग को 75 साल के लिए संग्रहीत किया जाना चाहिए दिनांक 08.25.2010 नंबर 558।

ऐसी पत्रिकाओं में निम्नलिखित प्रकृति के आदेश होने चाहिए:

• काम पर रखने के बारे में;
• व्यवसायों के संयोजन पर;
• सतत शिक्षा पर;
• कर्मचारी का नाम बदलने पर;
• लंबी व्यावसायिक यात्राओं के बारे में।
• कर्मचारियों के प्रचार पर;
• छुट्टियों के बारे में
• कर्तव्य पर;
• स्थानांतरण के बारे में;

5 वर्षों के लिए, निम्नलिखित आदेशों वाली पत्रिकाओं को रखा जाना चाहिए:

1. कर्तव्य पर
2. अध्ययन और नियमित छुट्टियों के बारे में,
3. छोटी यात्राओं के बारे में,
4. अनुशासनात्मक कार्रवाई

आदेशों को पूर्वव्यापी दर्ज कैसे करें

कार्मिक आदेशों का रजिस्टर - कर्मियों के संगठन पर दस्तावेजों में से एक प्रबंधन रिकॉर्ड करता है

आदेश के रेट्रोएक्टिव पंजीकरण को इस तथ्य के कारण बाहर रखा गया है कि पंजीकरण लॉग को क्रमांकित, सिले और सील किया जाना चाहिए। लेकिन उद्यमों में, अक्सर पंजीकरण प्रक्रिया के उल्लंघन के मामले होते हैं, क्योंकि ऐसी स्थिति उत्पन्न होती है जिसमें कर्मचारी और प्रशासन दोनों रुचि रखते हैं।

पंजीकरण प्रक्रिया को दरकिनार करने के दो स्वीकार्य तरीके हैं:

1. पहला तरीका। यदि कार्यालय ने आदेशों के बाद के पंजीकरण को अंजाम नहीं दिया, तो आदेश को पूर्वव्यापी रूप से लिखा जा सकता है।
2. दूसरा तरीका। इस घटना में कि बाद में पंजीकरण किया गया था, तब संगठन के प्रमुख के नाम पर एक ज्ञापन लिखा जाता है, और वर्तमान स्थिति का वर्णन किया जाता है। आदेश वर्तमान संख्या के साथ पंजीकृत है। व्यवहार में, इस तरह के एक आदेश 11/1-P (या किसी भी सूचकांक के तहत, सूचकांक का पत्र कोई कानूनी शक्ति नहीं है) के तहत जारी किया जाता है। यह विकल्प संबंधित अधिकारियों द्वारा नियंत्रण के मामले में अधिक अनुकूल है।

विशेष रूप से नोट त्रुटि सुधार प्रक्रिया है। यदि वे दिखाई देते हैं, तो केवल उन दस्तावेजों को जो दस्तावेजों के साथ ओवरलैप नहीं होते हैं जिन्हें प्रतिस्थापित नहीं किया जा सकता है।

वर्तमान स्थितियों के साथ दस्तावेजों के रेट्रोएक्टिव पंजीकरण को कम किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, किसी कर्मचारी के उद्यम के बाहर एक दुर्घटना होती है, और आदेश के साथ परिचित और इस कर्मचारी के हस्ताक्षर पूर्वव्यापी रूप से पंजीकृत होते हैं। यह तथ्य केवल संचालन करने वाले अधिकारियों का ध्यान आकर्षित करेगा।

मानव संसाधन प्रशासन में आम गलतियों के साथ आपको वीडियो सामग्री से परिचित कराया जाएगा:

कर्मियों के लिए आदेशों के रजिस्टर का गठन आमतौर पर तब होता है जब कंपनी के पास पर्याप्त रूप से बड़े कर्मचारी होते हैं। ऐसे मामलों में, सभी कर्मियों के दस्तावेज अनिवार्य लेखांकन और नियंत्रण के अधीन होते हैं, जिसके लिए पत्रिकाओं के रूप में अलग-अलग सामान्यीकरण दस्तावेज़ बनाए जाते हैं।

फ़ाइलें 2 फ़ाइलें

"कर्मियों" की अवधारणा का स्पष्टीकरण

किसी भी संगठन के कार्मिक वे सभी लोग हैं जो रोजगार अनुबंध की शर्तों पर इसमें काम करते हैं। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि कोई व्यक्ति निरंतर आधार पर काम करता है या यदि उसका काम अस्थायी, जरूरी या मौसमी है।

इस प्रकार, इन व्यक्तियों के संबंध में जारी किए गए सभी आदेशों को कर्मियों द्वारा आदेश माना जाता है। इनके आदेश हो सकते हैं

• रोजगार,
• कमी,
• छुट्टी
• सामग्री प्रोत्साहन
• अनुशासनात्मक कार्रवाई
• कर्तव्य पर
• दूसरी स्थिति में स्थानांतरण, आदि।

आज तक, ऐसे आदेशों की सूची खुली हुई है, जिसका अर्थ है कि प्रत्येक संगठन के कार्मिक सेवा को स्वतंत्र रूप से उनकी सूची बनाने का अधिकार है। इसी समय, इन सभी आदेशों की जानकारी उचित पंजीकरण पत्रिका में दर्ज की जानी चाहिए।

एकमात्र अपवाद कंपनी का प्रबंधन "शीर्ष" है - निदेशक और मुख्य लेखाकार की नियुक्ति के लिए आदेश, साथ ही साथ चार्टर में उल्लिखित अन्य कर्मचारी, एक कानूनी इकाई के मुख्य व्यवसाय के आदेशों का संदर्भ देते हैं। और इसका मतलब यह है कि उन्हें ऑर्डर पंजीकरण जर्नल में प्रवेश करने की आवश्यकता नहीं है।

मुझे एक पत्रिका की आवश्यकता क्यों है

पत्रिका का अर्थ समझना मुश्किल नहीं है: यह आपको अधीनस्थों के संबंध में उद्यम प्रबंधन के आदेशों पर डेटा को व्यवस्थित करने की अनुमति देता है, साथ ही साथ उनके साथ काम का अनुकूलन भी करता है।

जानकारी पूरी होने के लिए, कालानुक्रमिक क्रम में उद्यम के कर्मियों के संबंध में अपवाद के बिना सभी आदेशों को पत्रिका में दर्ज किया जाना चाहिए।

यदि आवश्यक हो, तो पत्रिका जल्दी से सही आदेश खोजने में मदद करती है, और यह भी, नियोक्ता और कर्मचारी के बीच कठिन विवादों के मामले में और श्रम निरीक्षणालय या अदालत में मामला लाने के लिए, यह श्रम संबंध के लिए प्रत्येक पार्टियों की कुछ कार्यों की वैधता की पुष्टि या इनकार करना संभव बनाता है।

क्या प्रलेखित करने की आवश्यकता है

अपने कार्य को पूरा करने के लिए दस्तावेज़ के लिए, इसमें कुछ निश्चित जानकारी दर्ज की जाती है, जिसमें प्रत्येक आदेश जारी करने की तिथि, संक्षेप में - कर्मचारी का नाम, आदि। इसके अलावा, जर्नल को इसके गठन के लिए एक आरंभ तिथि और समापन तिथि होनी चाहिए।

इसी समय, संगठन को स्वयं निर्णय लेने का अधिकार है कि क्या प्रत्येक प्रकार के आदेशों के लिए अलग-अलग पत्रिकाओं को रखना आवश्यक है या यह पर्याप्त है कि सभी आदेश एक ही पत्रिका में दर्ज किए जाएंगे।

बनाए रखने के लिए जिम्मेदार

आमतौर पर, ऑर्डर पंजीकरण पत्रिका को बनाए रखने की जिम्मेदारी कार्मिक विभाग के प्रमुख / विशेषज्ञ, कानूनी सलाहकार, या यहां तक \u200b\u200bकि सचिव, के साथ रहती है। कर्मचारी जो उद्यम के कर्मियों पर प्रलेखन के साथ काम करने के लिए जिम्मेदार है।

किसी भी मामले में, यह एक कर्मचारी होना चाहिए जो कर्मियों के वर्कफ़्लो पर नज़र रखता है, साथ ही इस तरह के दस्तावेजों को ठीक से बनाए रखने का विचार भी रखता है।

मूल संकलन नियम

जर्नल का कोई एकीकृत एकीकृत रूप नहीं है, इसलिए, कंपनी के कर्मचारी इसे किसी भी रूप में बना सकते हैं या, यदि संगठन के पास एक विकसित और अनुमोदित दस्तावेज़ टेम्पलेट है, तो उसके मॉडल के अनुसार। इस मामले में, दस्तावेज़ में कई अनिवार्य जानकारी शामिल होनी चाहिए। इनमें शामिल हैं:

• उद्यम का नाम;
• पत्रिका के उद्घाटन की तारीख, इसके अंत की तारीख;
• अपने आचरण के लिए जिम्मेदार कर्मचारी का पद, उपनाम-नाम-संरक्षक;
• दस्तावेज़ प्रतिधारण अवधि।

पत्रिका का मुख्य भाग एक तालिका के रूप में सबसे अच्छा डिज़ाइन किया गया है, जिसे कई स्तंभों में विभाजित किया जाना चाहिए। उन्हें दर्ज किया जाना चाहिए:

• आदेश की क्रम संख्या, जारी करने की तारीख;
• दस्तावेज़ संख्या, प्रकार, सामग्री;
• उस कर्मचारी का नाम और कार्मिक संख्या जिसे वह संबंधित करता है;
• एक आदेश जारी करने के लिए आधार।

यदि आवश्यक हो, तो तालिका को अन्य जानकारी के साथ पूरक किया जा सकता है, या, इसके विपरीत, कम किया गया।

बाहर बनाते समय क्या देखना है

पत्रिका की सामग्री की तरह, इसका डिज़ाइन पूरी तरह से कंपाइलरों की दया पर है। पत्रिका को साधारण हस्तलिखित या इलेक्ट्रॉनिक रूप में तैयार करने की अनुमति है। उसी समय, अगर पत्रिका को कंप्यूटर पर रखा जाता है, तो इसे मुद्रित रूप में डुप्लिकेट करना आवश्यक नहीं है। ठीक है, अगर कंपनी प्रबंधन दस्तावेज़ को "लाइव" रूप में रखना आवश्यक समझता है, तो आप पत्रिका के लिए कागज या कंपनी के लेटरहेड के साधारण सादे शीट का उपयोग कर सकते हैं।

महत्वपूर्ण! आदेश रजिस्टर को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को इंगित करना चाहिए।

पत्रिका को मुहर लगाना केवल तभी आवश्यक है जब कंपनी के स्थानीय कृत्यों में मुद्रांकित उत्पादों की मदद से ऐसे दस्तावेजों को देखने का मानदंड तय हो।

आमतौर पर, ये पत्रिका वॉल्यूम में काफी प्रभावशाली हैं और एक दर्जन से अधिक पृष्ठ हैं। ऐसे मामलों में, पत्रिका की सभी शीटों को क्रमांकित किया जाना चाहिए, एक मजबूत धागे का उपयोग करके एक साथ उपवास किया जाना चाहिए, बाहर की तारीख से दस्तावेज़ का निर्माण और प्रभारी व्यक्ति के हस्ताक्षर को चिपकाते हुए।

जर्नल रखने का समय कैसे और कितना है

एक नियम के रूप में, कार्मिक पंजीकरण पत्रिका कंपनी के कार्मिक विभाग में एक अलग स्थान पर है, जहां अनधिकृत व्यक्तियों की पहुंच नहीं है।

दस्तावेज़ भंडारण अवधि या तो रूसी संघ के कानून या उद्यम के आंतरिक नियामक दस्तावेजों द्वारा निर्धारित की जाती है। पत्रिका द्वारा अपनी प्रासंगिकता खो देने के बाद, यह निर्भर करता है।