कर्मियों के रिकॉर्ड प्रबंधन में आदेशों की संख्या कैसे संकलित की जाती है। सैंपल ऑर्डर बुक

मुख्य गतिविधियों के सभी आदेशों को प्रासंगिक क्रम में दर्ज किया जाना चाहिए। रिकॉर्ड नाम, दस्तावेज़ के संकलन की तारीख और अन्य महत्वपूर्ण जानकारी को दर्शाता है। नमूना प्रविष्टियों, पत्रिका भरने के उदाहरण - यह सब लेख में पाया जा सकता है।

कोई भी आदेश आंतरिक कार्रवाई का एक कानूनी कार्य है, जो आमतौर पर कंपनी के प्रमुख द्वारा जारी किया जाता है, इसकी अलग डिवीजन, शाखा। आदेशों को विभिन्न मानदंडों के अनुसार वर्गीकृत किया जाता है, जिसमें वे जिस क्षेत्र को विनियमित करते हैं, उसमें शामिल हैं। उदाहरण के लिए, वे कर्मियों, उद्यम की भौतिक संपत्ति से संबंधित हो सकते हैं। इसी समय, वे उन सभी आदेशों के एक बड़े समूह को बाहर निकाल देते हैं जो संपूर्ण कंपनी से संबंधित जटिल, जटिल मुद्दों को नियंत्रित करते हैं। उन्हें मुख्य गतिविधि द्वारा आदेश कहा जाता है। ऐसे दस्तावेजों की कई किस्में हैं:

1. निर्देशक की नियुक्ति पर।
2. कंपनी इकाई के गठन पर।
3. विकसित कर्मचारियों के परिचय पर।
4. गैर-नकद भुगतान के माध्यम से वेतन हस्तांतरण प्रणाली की शुरूआत पर।
5. वेतन पर्ची भरने के निर्देशों के बारे में।
6. श्रम नियमों की स्थापना पर।
7. 1 या अधिक कर्मचारियों की कमी पर।
8. एक व्यापार रहस्य का गठन करने वाली जानकारी की सुरक्षा के उपायों पर।
9. कर्मचारियों के सामूहिक दायित्व की स्थापना पर।

अन्य प्रकार भी हैं जो मुख्य गतिविधि से संबंधित हैं - वे रजिस्टर में निर्धारण के अधीन हैं। इसके अलावा, विभिन्न प्रकार के दस्तावेजों को भ्रमित नहीं किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि अधिनियम मुख्य कर्मचारी को मंजूरी देता है, जिसकी स्थिति चार्टर में निर्धारित है (यह न केवल निदेशक, बल्कि मुख्य लेखाकार, सुरक्षा सेवा का प्रमुख भी हो सकता है), इस तरह के आदेश को मुख्य गतिविधियों के लिए पत्रिका में पंजीकृत किया जाना चाहिए, और व्यक्तिगत के लिए नहीं। रचना।

एक अन्य महत्वपूर्ण बिंदु - मुख्य गतिविधि और प्रशासनिक मुद्दों से संबंधित दस्तावेज अलग से पंजीकृत हैं, क्योंकि उत्तरार्द्ध को 5 साल तक संग्रहीत किया जाता है। कृत्यों के पहले समूह के लिए, उन्हें स्थायी रूप से रखा जाना चाहिए ( 75 साल से कम नहीं)। इस दौरान एक लॉग भी रखा जाता है।

नमूना जर्नल प्रविष्टि: पूरा करने के लिए निर्देश

आदेश के निर्माण का एक रिकॉर्ड अनिवार्य है, क्योंकि इस मामले में दस्तावेज़ अंततः प्रभावी होता है। इस प्रकार, रिकॉर्ड इसे एक आंतरिक नियामक अधिनियम के रूप में कानूनी बल देता है, पूरे उद्यम या इसकी विशिष्ट अलग इकाई पर बाध्यकारी होता है। इसके अलावा, एक ऑर्डर किए गए फिक्सेशन सिस्टम के लिए धन्यवाद, इसके समान हजारों कागजों के बीच वांछित दस्तावेज़ की खोज बहुत सरल है।

शीर्षक पृष्ठ

शीर्षक पृष्ठ पर, जिम्मेदार व्यक्ति निर्धारित करता है:

1. कंपनी का नाम, इसका संगठनात्मक रूप। आम तौर पर स्वीकृत संक्षिप्ताक्षर की अनुमति दी जाती है - एलएलसी, पीजेएससी और अन्य, उदाहरण के लिए: डोल्से वीटा एलएलसी।
2. दस्तावेज़ शुरू होने की तारीख। यह कैलेंडर वर्ष की शुरुआत के साथ मेल नहीं खा सकता है, जो सामान्य है।
3. दस्तावेज़ पूरा होने की तारीख (अंतिम पृष्ठ भरा हुआ है)। उसके बाद, जर्नल को लंबे समय तक भंडारण (कम से कम 75 वर्ष) के लिए संग्रह में स्थानांतरित किया जाता है।
4. बनाए रखने के लिए जिम्मेदार - स्थिति, उपनाम, आद्याक्षर।
5. कॉलम "शेल्फ लाइफ" में "लगातार" इंगित करें।

आदेश रिकॉर्ड

रिकॉर्ड बनाने की प्रक्रिया स्वतंत्र रूप से सेट की जा सकती है, क्योंकि फॉर्म के लिए कोई सख्त विधायी आवश्यकताएं नहीं हैं। आमतौर पर, सभी प्रविष्टियों को सारणीबद्ध रूप में दर्ज किया जाता है; ऐसी जानकारी इंगित करें:

1. दस्तावेज़ की संख्या - क्रम अनुक्रम के माध्यम से जाता है, शुरुआत से वर्ष के अंत तक। दस्तावेज़, जानकारी जिनके बारे में विभिन्न पत्रिकाओं में दर्ज किया गया है, की एक अलग संख्या है - उनका क्रम मुख्य गतिविधियों, कर्मियों, आदि के लिए दस्तावेजों में है।
2. इसके बाद दस्तावेज़ के प्रकाशन की तारीख दी जाती है - इस दिन से यह आमतौर पर लागू होता है।
3. तब शीर्षक का शीर्षक दिया गया है (बिल्कुल क्रम में)। यहां आप एक संक्षिप्त सारांश लिख सकते हैं।
4. एक स्लैश "/" के माध्यम से शीट और अनुप्रयोगों की संख्या को चिह्नित करें।
5. कॉलम "जिम्मेदार" में उन कर्मचारियों के नाम और आद्याक्षर लिखें, जो जारी आदेश के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार हैं।
6. कॉलम "परिचित" में - कर्मचारियों के नाम और आद्याक्षर जो लिखित (हस्ताक्षर के तहत) होने चाहिए, वे दस्तावेज़ के पाठ के साथ खुद को परिचित करते हैं।

वैकल्पिक रूप से, आप कॉलम "नोट्स" भी डाल सकते हैं, जहां, यदि आवश्यक हो, तो जारी किए गए आदेशों पर संक्षिप्त टिप्पणियां लिखी जाती हैं।

पत्रिका समाप्त होने के बाद, इसके रखरखाव की समाप्ति की व्यवस्था करना आवश्यक है। ऐसा करने के लिए, आपको पहले सभी पृष्ठों को फीता करना होगा और उन्हें कॉर्ड के साथ जकड़ना होगा। फिर वे चादरों की संख्या (पृष्ठ नहीं) लिखते हैं, तिथि और हस्ताक्षर को डिकोडिंग (उपनाम, आद्याक्षर) के साथ डालते हैं। ये प्रविष्टियाँ उस जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा बनाई जाती हैं, जिसने पूरे काल में पत्रिका को रखा है (या इस कर्मचारी को प्रतिस्थापित करने वाला व्यक्ति)।

करने के तरीके और जिम्मेदार

लॉगबुक को दो तरह से बनाए रखा जा सकता है:

1. परंपरागत रूप से - हस्तलिखित संस्करण। नीले या काले रंग के पेन का उपयोग किया जाता है जो दाग और धब्बे नहीं छोड़ते हैं। सभी प्रविष्टियों को ध्यान से बनाया गया है, सुधार केवल असाधारण मामलों में संभव हैं। यह सुनिश्चित करना भी आवश्यक है कि दस्तावेज़ में फटे हुए पृष्ठ, अतिरिक्त आवेषण (पिछले वाले के बजाय), आदि नहीं हैं।
2. इलेक्ट्रॉनिक रूप में: इस मामले में, केवल वे कर्मचारी जिनके पास इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों का अधिकार है, वे पत्रिका में प्रविष्टियां कर सकते हैं और उन्हें सही कर सकते हैं।

दस्तावेज़ भरने के लिए निम्नलिखित कर्मचारी जिम्मेदार हो सकते हैं:

• सचिव;
• सहायक सचिव;
• निदेशक के निर्देशन में नियुक्त अन्य कर्मचारी।

एक नियम के रूप में, आचरण की एक विशिष्ट विधि, साथ ही जिम्मेदार व्यक्ति को एक अलग स्थानीय कानूनी अधिनियम द्वारा अनुमोदित किया जाता है जिसे उद्यम में अपनाया जाता है।

पंजीकरण के लिए एक पत्रिका कैसी दिखती है

इस दस्तावेज़ का रूप 64 पन्नों की एक छोटी सी किताब है जिसमें सुनहरे कार्डबोर्ड का एक प्रारूप है (प्रारूप 210 * 288 मिमी)। उद्घाटन पृष्ठों को रखने के लिए प्रदान किए जाते हैं, और फिर दस्तावेज़ को संग्रहीत करते हैं।

यदि पत्रिका को मूल रूप से फ्लैश नहीं किया गया था, तो आपको इसे स्वयं करना चाहिए।

इसके अलावा, पत्रिकाओं को कार्मिक सेवा में रखा जाता है: इन पत्रिकाओं के लिए कोई मानक रूप नहीं हैं, इसलिए संगठन के कार्मिक सेवा को स्वतंत्र रूप से विकसित होने का अधिकार है। कार्मिक सेवा द्वारा बनाए गए पुस्तकों और पत्रिकाओं की पूरी सूची, साथ ही साथ उनके भंडारण की अवधि, 25 अगस्त 2010 को रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित सूची में इंगित की गई है। 558. क्या सभी आदेशों के एक रजिस्टर को रखना संभव है या मुझे प्रत्येक प्रकार के आदेशों का रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता है। ऑर्डर बुक रखने के लिए श्रम कानून में नियोक्ता का दायित्व नहीं होता है। नियोक्ता को स्वतंत्र रूप से यह निर्धारित करने का अधिकार है कि सभी आदेशों की एक पत्रिका, प्रत्येक प्रकार के आदेशों के लिए लेखांकन की कई पुस्तकें, या पत्रिकाओं को बिल्कुल नहीं रखने का अधिकार है। तार्किक रूप से ध्वनि और कार्मिक सेवा के काम के दृष्टिकोण से अधिक सुविधाजनक प्रत्येक प्रकार के आदेश के लिए अलग-अलग पत्रिकाओं को बनाए रखना प्रतीत होता है।

क्या इलेक्ट्रॉनिक ऑर्डर बुक लॉगिंग की अनुमति है?

कर्मियों के प्रलेखन को बनाए रखना, सबसे पहले, एक बड़ी जिम्मेदारी है। इसके साथ ही, एक व्यवस्थित प्रकृति के दस्तावेजों के संग्रह, विश्लेषण और पंजीकरण में वृद्धि की एकाग्रता और कानून के सख्त पालन की आवश्यकता होती है।

क्या इलेक्ट्रॉनिक पत्रिकाओं को रखा जा सकता है?

इसलिए, यदि किसी आदेश को "पिछली अवधि" में रखना आवश्यक है, तो आदेश के प्रकाशन का अभ्यास अंश (11/1-पी) या किसी अन्य सूचकांक के तहत किया जाता है। आदेश के सूचकांक के वर्णमाला के अक्षर का कोई कानूनी मूल्य नहीं है। लेकिन, इसका उपयोग कार्मिक अधिकारी के काम को सरल बनाता है। इसके अलावा, इस घटना में कि नियामक प्राधिकरण उद्यम द्वारा जारी किए गए आदेशों का अनुरोध कर सकते हैं, यह वांछनीय है कि आदेश जारी करने की तारीखें वास्तविक घटनाओं के साथ मेल खाती हैं।
   इस तरह के दृष्टिकोण से समीक्षा करने वाले अधिकारियों की ओर से बढ़ी हुई रुचि से बचा जा सकता है। त्रुटियों के कृत्रिम सुधार के बारे में, यहां केवल एक चीज की सिफारिश की जा सकती है, केवल उन दस्तावेजों को प्रतिस्थापित करना है जो अन्य आदेशों के साथ प्रतिच्छेद नहीं करते हैं, विशेष रूप से जिन्हें प्रतिस्थापित नहीं किया जा सकता है।
   घटनाओं के कालक्रम को मुख्य रूप से नियोक्ता के लिए आवश्यक है।

आदेश लॉग

लेकिन इस मामले में, इसकी संख्या को जर्नल में दर्ज किया जाना चाहिए, अन्यथा इसके बिना पत्रिका को सील करना असंभव है। जिम्मेदार व्यक्ति उद्यम की मुख्य गतिविधियों के संबंध में, विभागों के विभाग प्रमुखों के निदेशक की ओर से आदेश तैयार किए जाते हैं।
   यदि एक जटिल समस्या को हल करने पर सवाल है, तो नेता एक विशेष आयोग बना सकता है, जिसमें विविध विशेषज्ञ शामिल होंगे। लेकिन, चूंकि कार्य न केवल बुनियादी हैं, बल्कि परिचालन भी हैं, इसलिए आदेशों को वर्गीकृत करना चाहिए। आप इस विकल्प की पेशकश कर सकते हैं:

1. मुख्य गतिविधियों के लिए आदेश। इस तरह के आदेश संगठनात्मक कार्यों के कार्यान्वयन के हिस्से के रूप में जारी किए जाते हैं।
2. प्रशासनिक गतिविधियों के लिए आदेश।

उपरोक्त क्षेत्रों में आदेश अलग पंजीकरण के अधीन हैं।

क्या कागज़-आधारित लॉग रखना अनिवार्य है

संगठन स्वतंत्र रूप से चुनने के लिए अधिकृत है, प्रत्येक प्रकार के आदेशों के लिए एक अलग रजिस्टर रखें, या 1 दस्तावेज़ में कर्मियों के लिए सभी आदेश रिकॉर्ड करें। महत्वपूर्ण! कंपनी के चार्टर दस्तावेजों में निर्दिष्ट प्रमुख, मुख्य लेखाकार और अन्य व्यक्तियों की नियुक्ति पर आदेश एक कानूनी इकाई के मुख्य व्यवसाय पर आदेशों की श्रेणी के हैं, और कर्मियों पर आदेशों के लिए नहीं (उदाहरण के लिए, पैरा

सावधानी

संघीय कानून "सीमित देयता कंपनियों पर" दिनांक 02.08.1998 नंबर 14-एफजेड)। कर्मियों के लिए एक आदेश पंजीकरण पत्रिका को बनाए रखने के नियम पुस्तकों और लेखा पत्रिकाओं की एक विस्तृत सूची, जो कार्मिक विभाग द्वारा रखी जानी चाहिए, विशिष्ट प्रबंधन अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची में दी गई है ... रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित 08.25.2010 नंबर 558 (इसके बाद - सूची संख्या 558) ।

कर्मियों के लिए आदेशों का एक रजिस्टर (नमूना) कैसे रखें?

पत्र की प्रतिक्रिया के लिए, सूचकांक का विवरण रिवर्स ऑर्डर में है: उदाहरण के लिए, संख्या 08-11 / 144 में पहला संरचनात्मक इकाई का डिजिटल सूचकांक है - 08, फिर हाइफ़न के माध्यम से नामकरण के अनुसार मामले की संख्या 11 है, जिसमें से दस्तावेज़ के सीरियल नंबर को एक तिरछी रेखा - 144 द्वारा अलग किया जाता है। इस तरह के नियम जीएसडीओयू के पैरा 3.2.1.1 में स्थापित किए गए हैं, जो 25 मई, 1988 के यूएसएसआर के ग्लासोक्राइव के आदेश द्वारा अनुमोदित है।

नंबर 33. पंजीकरण फॉर्म। दस्तावेज पंजीकृत किए जा सकते हैं:

• विशेष पंजीकरण पत्रिकाओं में;
• कार्ड पर (दस्तावेज़ के बारे में डेटा एक विशेष कार्ड पर दर्ज किया जाता है, जिसे बाद में कार्ड फ़ाइल में रखा जाता है)।

इन पंजीकरण विधियों में से प्रत्येक के अपने फायदे हैं। जर्नल में, दस्तावेजों के बारे में सभी जानकारी कॉम्पैक्ट रूप से समूहीकृत की जाती है, और जर्नल स्वयं को आसानी से सीमित पहुंच में संग्रहीत किया जाता है।

ऑर्डर पंजीकरण पत्रिका: 2018 में फॉर्म, रखरखाव और भंडारण

पंजीकरण डेटा की सूचना अनुकूलता प्राप्त करने और स्वचालित पंजीकरण में संक्रमण के लिए स्थितियां बनाने के लिए, पंजीकरण विवरण की निम्नलिखित अनिवार्य संरचना स्थापित की गई है: लेखक (संवाददाता); दस्तावेज़ के प्रकार का नाम; दस्तावेज़ की तारीख दस्तावेज़ सूचकांक (तारीख और दस्तावेज़ रसीद सूचकांक) (*); दस्तावेज़ का शीर्षक या उसका सारांश; संकल्प (निष्पादक, आदेश की सामग्री, लेखक, तिथि); प्रदर्शन की अवधि; निष्पादन का निशान (योग्यता पर मामले के निर्णय का एक संक्षिप्त रिकॉर्ड, वास्तविक निष्पादन की तारीख और प्रतिक्रिया दस्तावेज़ का सूचकांक); केस एन। आवश्यक विवरण की संरचना, यदि आवश्यक हो, पूरक हो सकती है: निष्पादनकर्ता, दस्तावेज की प्राप्ति में निष्पादनकर्ता की प्राप्ति, प्रगति, आवेदन, आदि।

कोर गतिविधियों के लिए ऑर्डर पंजीकरण पत्रिका को बनाए रखने के लिए 6 नियम

इसी समय, विधायी स्तर पर अनुमोदित उनके निष्पादन के लिए कोई आवश्यकता नहीं है। एक सामान्य नियम के रूप में, ऐसे प्रलेखन को 75 वर्षों तक रखा जाना चाहिए।

जानकारी

कुछ श्रेणियों की जानकारी के लिए, 5 साल की भंडारण अवधि प्रदान की जाती है। इनमें ऑर्डर लॉग शामिल हैं:

• अनुशासनात्मक कार्रवाई;
• वार्षिक भुगतान की छुट्टी;
• अध्ययन अवकाश;
• कर्तव्य पर;
• रूस और विदेश में अल्पकालिक व्यापार यात्राएं।

पंजीकरण पत्रिका भरने और इसके रखरखाव के रूप के नियमों को संगठन के स्थानीय नियामक अधिनियम (कागजी कार्रवाई आदि पर निर्देश या नियम) में अनुमोदित किया जाना चाहिए। एक ही समय में, कोई भी, उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ों के पंजीकरण और अनुक्रमण के लिए नियम प्रदान कर सकता है, जो कि प्रबंधन की सहायता के लिए राज्य प्रणाली के खंड 3.2.1 के लिए प्रदान किया गया है, जो यूएसएसआर के 25 मई, 1988 संख्या 33 के ग्लासवार्किव के आदेश द्वारा अनुमोदित है।

इस समस्या को हल करने के लिए, निर्देशों में उन्हें ठीक करने के लिए एक उत्कृष्ट समाधान होगा। यह नहीं भूलना चाहिए कि आधुनिक लिपिक कार्य उद्यम द्वारा ही निर्धारित किए जाते हैं, जबकि विनियम एक अनुशंसात्मक प्रकृति के अधिक हैं।

इसलिए, कार्यालय के काम की स्थापना के लिए, दो बुनियादी दस्तावेजों को विकसित करना आवश्यक है:

1. कागजी कार्रवाई के निर्देश। निर्दिष्ट स्थानीय अधिनियम में, काम के संगठनात्मक नियमों और प्रलेखन से निपटने के अंदर सब कुछ प्रदर्शित किया जाना चाहिए। यदि कंपनी ने लिपिक कार्य के लिए अभी तक अपने नियम नहीं बनाए हैं या इस स्तर पर निर्देशों का विकास अनुचित लगता है, तो आप अस्थायी रूप से संबंधित प्रावधानों का उपयोग कर सकते हैं।
2. मामलों का नामकरण।

क्या इलेक्ट्रॉनिक ऑर्डर बुक रखने की अनुमति है

लेकिन, जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, विभिन्न परिस्थितियां उत्पन्न होती हैं जिनके समाधान में दोनों पक्ष अक्सर रुचि रखते हैं, अर्थात्, उद्यम के नियोक्ता और कर्मचारी। इस आधार पर, कभी-कभी पंजीकरण आदेश का अनिवार्य उल्लंघन होता है।

कई संभावित विकल्पों पर विचार करें।

1. यदि कंपनी के पास आदेशों का आगे पंजीकरण नहीं है, तो आदेश को पूर्वव्यापी बनाया जा सकता है।
2. यदि कंपनी के पास आगे पंजीकरण है, तो आप कारणों की व्याख्या के साथ सिर के नाम पर एक मेमो बना सकते हैं और वर्तमान तिथि के साथ आदेश को पंजीकृत कर सकते हैं। दूसरा विकल्प अच्छा है क्योंकि सत्यापन के मामले में, एक व्याख्यात्मक नोट नियामक अधिकारियों के सामने स्थिति का एक बहाना होगा।

उदाहरण के लिए, नियोजन विभाग में, नियोजन विभाग में, खरीद - आपूर्ति विभाग, प्रोटोकॉल और बोर्ड के निर्णयों में - सचिवालय में, संगठन के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित कोर गतिविधियों पर प्रशासनिक दस्तावेज, उच्च संगठनों से प्राप्त दस्तावेज या प्रलेखन सेवा सेवा आदि के लिए अग्रेषित। ई। दस्तावेज़ के पंजीकरण का स्थान दस्तावेज़ीकरण समर्थन प्रबंधन या संगठन के दस्तावेजों की टाइम्सशीट के निर्देशों में तय किया गया है। 3.2.1.4। दस्तावेज़ पंजीकरण नियंत्रण कार्ड (आरकेके) या अन्य पंजीकरण डेटा रूपों पर पंजीकृत हैं।

कई व्यापारी नेता सोच रहे हैं कि क्या कर्मियों के लिए आदेशों का एक रजिस्टर रखना अनिवार्य है।

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विचार करें कि 2019 में प्रासंगिक रूस का कानून इस बारे में क्या कहता है। कर्मियों के दस्तावेजों को बनाए रखना प्रत्येक कंपनी की गतिविधियों का एक महत्वपूर्ण घटक है।

आखिरकार, इस तरह से आप कर्मचारियों के कामकाजी जीवन में किसी भी घटना को रिकॉर्ड कर सकते हैं। कंपनियां बहुत सारे दस्तावेजों को जमा करती हैं जो हर दिन संकलित होती हैं।

निरीक्षण किए जाने पर उन्हें संपर्क करना होगा, या किसी कर्मचारी को कुछ प्रमाण पत्र प्रस्तुत करने होंगे।

दस्तावेजों को व्यवस्थित और अनुकूलित करने के लिए, आपको विशेष पत्रिकाओं का उपयोग करना चाहिए।

आपको क्या जानना है

सभी आदेश और अन्य दस्तावेज उपयुक्त पत्रिका और पुस्तक में पंजीकृत होने चाहिए।

इन दस्तावेजों में से एक कर्मियों के लिए आदेशों का एक रजिस्टर है। यह अवधारणा क्या है, पत्रिका की सामग्री और डिजाइन के नियम क्या हैं?

हमें तुरंत कहना होगा कि कोई स्पष्ट नियम नहीं हैं जो आपको पंजीकरण पत्रिका शुरू करने का निर्णय लेने के लिए पालन करना चाहिए।

मुख्य शर्तें

पत्रिका कंपनी में प्रकाशित किए गए सभी आदेशों को रिकॉर्ड करती है और कर्मियों के संबंध में विभिन्न कार्यों से संबंधित है।

कर्मचारियों के कार्य पथ को ठीक करें। और यदि आवश्यक हो, तो आप जल्दी से एक विशिष्ट आदेश पा सकते हैं।

ऐसी पत्रिका का उपयोग न्यायिक प्राधिकरण में कार्यवाही में किया जाता है। यह एक सहायक दस्तावेज, साक्ष्य है।

पंजीकरण विनियमित नमूनों पर प्रलेखन के बारे में लेखांकन जानकारी का एक रिकॉर्ड है।

पंजीकरण दस्तावेजों को कानूनी बल दे सकता है। जब तक कोई दस्तावेज़ पंजीकृत नहीं होता है, तब तक एक नंबर असाइन नहीं किया जाता है, इसे निष्पादित नहीं माना जाता है, जिसका अर्थ है कि यह वास्तव में मौजूद नहीं है।

दस्तावेज़ प्रयोजन

इस तरह के रजिस्टर का उपयोग कार्मिक सेवाओं द्वारा प्रलेखन के रिकॉर्ड (कर्मियों पर आदेश) रखने के लिए किया जाता है, जो अधीनस्थों के कई आधिकारिक, आधिकारिक और श्रमिक कार्यों को निर्धारित करता है।

निम्नलिखित कारणों से ऐसी पत्रिका रखना आवश्यक है:

कुछ कंपनियों में दस्तावेज़ों को पंजीकृत करने के लिए एक नियम है, और केवल इस तरह से यह कार्य करेगा। आदेश पत्रिका में पंजीकरण संबंधित दस्तावेज को वैध बनाने के लिए आवश्यक है।

विधायी ढांचा

विधायी दस्तावेज आदेशों की संख्या के बारे में कुछ नहीं कहते हैं। तो, आप उन निर्देशों का पालन कर सकते हैं जिन्हें अनुमोदित किया गया है।

रिकॉर्ड रखना ऐसे दस्तावेजों के अनुसार किया जाता है:

कर्मियों के लिए आदेशों का रजिस्टर कैसे रखें

कर्मियों पर लगभग सभी आदेशों का पालन किया जाता है। कर्मियों के लिए आदेश के प्रकार:

1. कंपनी में एक कर्मचारी के प्रवेश पर।
2. कर्मचारी के साथ समझौते को समाप्त करने के बारे में।
3. एक और काम के लिए ओह।
4. पदों के संयोजन पर।
5. कर्मचारी की दिशा पर सी।
6. ओह, आदि।

वे आदेश, जिनके अनुसार वे कंपनी के पहले व्यक्ति को नियुक्त करते हैं, मुख्य गतिविधि के लिए आदेश हैं, और कर्मियों के लिए नहीं।

कर्मियों के रिकॉर्ड के लिए प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के एकीकृत रूप के अनुसार अलग-अलग आदेश तैयार किए जाते हैं।

यदि अक्षर पद "ए" का उपयोग किया जाता है, तो इसका मतलब है कि आदेश कई लोगों के लिए तैयार किया गया है।

जो फार्म भरता है

पत्रिका उस क्षण से भर जाती है जब कंपनी अपनी गतिविधियों का संचालन शुरू करती है, और उस दिन तक, जब तक कि चादरें बाहर नहीं निकल जाती हैं। इसलिए, एक मोटी नोटबुक का उपयोग करने की सलाह दी जाती है ताकि आपको इसे अक्सर बदलना न पड़े।

चूंकि पंजीकरण पत्रिका मुख्य दस्तावेजों में से एक है जिसे संग्रह में स्थानांतरित किया जाता है, कंपनी के पास एक कर्मचारी होना चाहिए जो इसके रखरखाव के लिए जिम्मेदार होगा।

ऐसा व्यक्ति एक आदेश जारी करके नियुक्त किया जाता है। लेकिन ऐसा होता है कि मानव संसाधन विशेषज्ञों में इसी दायित्व को निर्धारित किया जाता है।

दस्तावेज़ ऐसे व्यक्तियों द्वारा बनाए रखा जाता है:

• मानव संसाधन अधिकारी
• मानव संसाधन प्रबंधक
• सचिव
• क्लर्कों;
• निर्देशक।

जो वास्तव में पत्रिका को रखेगा वह इस बात पर निर्भर करेगा कि कंपनी किस पैमाने पर है और उसकी संगठनात्मक संरचना क्या है।

प्रक्रिया तैयार करना

पत्रिका को पंजीकृत करते समय निम्नलिखित आवश्यकताओं पर विचार करना सुनिश्चित करें। लंबी अवधि के आदेशों को पंजीकृत करते समय, एक हार्ड कवर का उपयोग करें।

आखिरकार, आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि पत्रिका को लंबे समय तक रखा जाए। कवर पर नाम और इंडेक्स लिखें।

सभी पृष्ठों को क्रमांकित किया जाता है (निरंतर विधि का उपयोग किया जाता है - सीरियल नंबर नीचे रखें)। फिर वे नियामक दस्तावेजों की आवश्यकताओं के अनुसार इसे फ्लैश करते हैं। सील लगा दो।

पत्रिका को थ्रेड्स के साथ सिला जाता है, और सामने की तरफ वे एक गाँठ में बंधे होते हैं। दस्तावेज़ की अंतिम तिथि पर डेटा के साथ एक शीट, इसके अंत पर आदेश की संख्या थ्रेड्स पर सरेस से जोड़ा हुआ है।

सील को इस तरह से रखा जाना चाहिए कि इसका एक हिस्सा खुद जर्नल पर हो, और थ्रेड्स के समुद्री मील पर हिस्सा हो।

अंतिम पृष्ठ में ऐसी योजना की जानकारी होनी चाहिए:

• पृष्ठों की संख्या;
• कंपनी के प्रमुख या कार्मिक विभाग के प्रमुख का हस्ताक्षर;
• मुद्रण।

इस तरह आप दस्तावेज़ को सुधार से बचा सकते हैं। आदेश को पत्रिका में दर्ज करने से पहले, कार्मिक विभाग के कर्मचारी को यह देखना होगा कि दस्तावेज वैध है या नहीं।

यह जाँच की है:

• क्या दस्तावेज़ के लिए एक लिंक है जिसके आधार पर आदेश जारी किया गया था (श्रम समझौते, कानूनी कार्य आदि);
• क्या कोई दिनांक, नाम, संख्या है, क्या आदेश की तैयारी का स्थान वर्तनी है;
• क्या कोई शीर्षक और पाठ, हस्ताक्षर है;
• क्या कंपनी के किसी अधिकृत विशेषज्ञ के साथ आदेश के समन्वय की पुष्टि करने वाला एक निशान है।

चूंकि कानून जर्नल का एक भी रूप स्थापित नहीं करता है, प्रत्येक उद्यम अपना स्वयं का नमूना विकसित करता है।

इसमें आमतौर पर शामिल हैं:

• शीर्षक पृष्ठ;
• एक खंड जहां कर्मचारियों को सूचीबद्ध किया गया है जो दस्तावेज़ को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार हैं;
• वह अनुभाग जहां कर्मियों पर आदेशों का पंजीकरण किया जाता है।

कवर पेज पर वे लिखते हैं:

• कंपनी का नाम;
• शीर्षक दस्तावेज़;
• जिस तारीख को पत्रिका रखी जाने लगी;
• भरने की तिथि समाप्त होने पर।

दूसरे खंड में शामिल हैं:

• नाम, कर्मचारियों की स्थिति जो पत्रिका को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार हैं;
• प्रलेखन पर डेटा, जो कर्मचारियों की नियुक्ति का आधार है;
• ऐसे प्रत्येक व्यक्ति के हस्ताक्षर;
• उस अवधि पर डेटा, जिसके दौरान व्यक्ति रिकॉर्ड रखता है।

मुख्य खंड इस तरह की जानकारी को दर्शाता है:

• आदेश का पंजीकरण रिकॉर्ड संख्या;
• तिथि, अनुमोदित किए गए आदेश की संख्या;
• आदेश की तरह;
• कर्मचारी का नाम, कर्मचारी संख्या;
• दस्तावेज़ जो आदेश जारी करने के लिए आधार के रूप में कार्य करते हैं।

ऐसी पत्रिका एक महत्वपूर्ण कानूनी दस्तावेज है। तो, यह सही ढंग से आकर्षित करने के लिए इसके लायक है। प्रत्येक प्रविष्टि पूरी होनी चाहिए।

यदि यह समस्याग्रस्त व्याख्या की ओर ले जाता है तो डेटा को कम नहीं किया जा सकता है। त्रुटियों और सुधारों की अनुमति नहीं है, आप रिकॉर्ड को संपादित करने के लिए सुधारात्मक साधनों का उपयोग नहीं कर सकते।

यदि कोई गलती है, तो इसे ठोस रेखाओं के साथ पार किया जाता है। उसी के बगल में सही डेटा लिखें।

एक पत्रिका को बनाए रखने के नियम प्रबंधन द्वारा मुख्य गतिविधियों पर अलग-अलग नियामक कृत्यों में निर्धारित किए गए हैं, जिन्हें मुफ्त रूपों में जारी किया जाना चाहिए और निर्धारित किया जाना चाहिए:

• प्रभारी व्यक्ति कौन होगा;
• जिम्मेदार व्यक्तियों की जगह कौन लेगा, बशर्ते वे अनुपस्थित हों;
• रखरखाव की अवधि और दस्तावेज़ कहाँ संग्रहीत किया जाएगा।

यह निम्नलिखित लॉगिंग विशेषताओं पर विचार करने योग्य है:

यह निम्नलिखित बारीकियों पर विचार करने लायक है:

नमूना भरें

यदि हम उन पत्रिकाओं की तुलना करते हैं जो विभिन्न कंपनियों में हैं, तो हम महत्वपूर्ण अंतर देखेंगे। कुछ उद्यम कुछ वस्तुओं को हटा देते हैं, जबकि कुछ अतिरिक्त क्षेत्रों को जोड़ते हैं।

वीडियो: लॉग क्या होना चाहिए और उन्हें कैसे फ्लैश करना चाहिए

  प्रबंधन के पास न केवल स्वतंत्र रूप से एक दस्तावेज विकसित करने, अपनी आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए तैयार पत्रिका खरीदने का अवसर है।

शेल्फ लाइफ क्या है

आदेशों के लिए संग्रहण अवधि बहुत भिन्न है:

एक कंपनी अलग-अलग पत्रिकाओं को दीर्घकालिक आदेशों के लिए और अल्पकालिक लोगों के लिए रख सकती है। यदि उद्यम बड़ा है, तो इसे कई समूहों (प्रत्येक समूह के लिए एक अलग पत्रिका) में विभाजित करने की सलाह दी जाती है।

पंजीकरण पत्रिका के लिए भंडारण की अवधि दस्तावेज़ संग्रह के साथ काम करने के लिए बुनियादी नियमों के अनुसार निर्धारित की गई है।

अलग-अलग मामलों में आदेशों और उनके गठन का समूहन किया जाता है। जब वे एक पत्रिका रखते हैं, तो इसे अभिलेखागार में स्थानांतरित कर दिया जाता है। वहां इसे 5 या 75 साल तक स्टोर किया जाएगा।

कंपनी का प्रत्येक प्रमुख जल्द या बाद में मौजूदा दस्तावेज़ीकरण के सही, सुविधाजनक व्यवस्थितकरण और भंडारण के सवाल पर आश्चर्य करता है। रूसी संघ के अभिलेखीय मामलों पर कानून के अनुसार, दस्तावेजों के भंडारण की विभिन्न अवधि निर्धारित की जाती है।

उदाहरण के लिए, कुछ प्रशासनिक आदेश 5 वर्षों के लिए मान्य हैं, कर्मियों के लिए आदेश 75 वर्षों के लिए भंडारण के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। यह मुख्य कारण है कि विभिन्न पंजीकरण प्रकाशनों के लिए सभी दस्तावेजों को अलग करना इतना महत्वपूर्ण है।

यह क्या है

नाम दिया संस्करण संगठन के सभी आदेशों की जानकारी रिकॉर्ड करने का इरादा है। दूसरे शब्दों में, जर्नल में आदेश दर्ज किए जाते हैं जो कंपनी के सामान्य कर्मचारियों और उसके प्रबंधन दोनों के श्रम समारोह के मानदंडों को स्थापित करते हैं।

फिलहाल दस्तावेज़ का कोई एकल स्वीकृत रूप नहीं है, प्रत्येक संगठन को अपने विवेक पर इसे संरचना करने का अधिकार है। एक नियम के रूप में, इस तरह के प्रकाशन के मुख्य घटक कर रहे हैं:

शीर्षक पृष्ठ। इसमें शामिल हैं:

• संगठन का नाम;
• दस्तावेज़ का नाम;
• रखरखाव की तारीख शुरू;
• अंतिम तिथि भरना।

उन कर्मचारियों की सूची के साथ अनुभाग जो पत्रिका के साथ काम करने के लिए जिम्मेदार हैं। यहाँ तय हैं:

• नाम, जिम्मेदार व्यक्तियों की स्थिति;
• दस्तावेजों के लिंक जो कर्मचारियों के प्रकाशन को सौंपी गई जिम्मेदारियों को बख्शते हैं;
• उनके हस्ताक्षर निश्चित समय में लॉगिंग की पुष्टि करते हैं।

मुख्य भाग। इसे ऑर्डर रजिस्टर करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, इसमें शामिल हैं:

• क्रम की क्रम संख्या;
• पंजीकृत दस्तावेज की संख्या, नाम और तारीख;
• दस्तावेज़ में शीट की संख्या;
• पूरा नाम और उन व्यक्तियों के पद जिनकी गतिविधियाँ आदेश के अधीन हैं।

किस चीज की जरूरत है

प्रत्येक संगठन के लिए एक नामित पत्रिका रखना अनिवार्य है और है प्रलेखन के व्यवस्थितकरण और भंडारण में कई सकारात्मक कारक हैं:

• प्रशासनिक दस्तावेजों के साथ काम का अधिकतम अनुकूलन;
• जारी किए गए आदेशों की कुल संख्या का आकलन करने की क्षमता;
• आवश्यक आदेश के लिए एक त्वरित खोज का कार्यान्वयन;
• आदेश जारी करने के तथ्य को ठीक करना और इसके कानूनी बल की पुष्टि करने की आगे की संभावना।

क्या स्थानीय कृतियाँ दर्ज हैं

जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, पत्रिका में संगठन या प्रबंधन के सभी कर्मचारियों के श्रम कार्य (उदाहरण के लिए, सामान्य निदेशक, उप निदेशक, मुख्य लेखाकार) से संबंधित आदेशों की जानकारी है। इसमें वे कर्मियों के संदर्भ में अधिक व्यक्तिगत आदेशों से भिन्न होते हैं।

पंजीकृत आदेशों का रजिस्टर

मुख्य स्थानीय कृत्यों, जिनमें से विवरण पत्रिका में दर्ज किए गए हैं, हैं निम्नलिखित (लगभग) आदेश:

• महानिदेशक की नियुक्ति;
• मुख्य लेखाकार की नियुक्ति;
• लोगो की मंजूरी;
• संगठन की संरचना को मंजूरी देना या बदलना;
• व्यापार रहस्य हासिल करना;
• स्टाफिंग की मंजूरी;
• काम के शासन की स्थापना और एक आंतरिक श्रम अनुसूची;
• नियमों, नियमों, निर्देशों, अन्य नियामक दस्तावेजों की स्वीकृति;
• कंपनी की मुख्य गतिविधियों की योजना बनाना और उस पर उचित नियंत्रण इत्यादि।

अलग-अलग, यह हाइलाइटिंग के लायक है 5 वर्ष से कम के शैल्फ जीवन के साथ ऑर्डर का एक समूह:

• अनुशासनात्मक कार्रवाई;
• सार्वजनिक अवकाश;
• वार्षिक भुगतान की छुट्टी;
• अल्पकालिक व्यापार यात्राएं, आदि।

मानक रूप

पंजीकरण दस्तावेज़ न केवल कागज के रूप में जारी किया जा सकता है। इलेक्ट्रॉनिक रूपों के उपयोग की भी अनुमति है।

एक पेपर विकल्प भरते समय यह कुछ नियमों को याद रखने लायक है:

• सभी शीट्स को क्रमांकित किया जाना चाहिए, दस्तावेज़ को पूरी तरह से सिला हुआ है, कंपनी की मुहर के साथ सील किया गया है;
• स्टिकर को फ़र्मवेयर पर लागू किया जाना चाहिए जो दर्शाता है: उपलब्ध चादरों की संख्या, पूरा नाम और गवाह की स्थिति (कंपनी के प्रमुख या एक अलग आदेश द्वारा नियुक्त एक जिम्मेदार कर्मचारी), गवाह के हस्ताक्षर।

इसके अलावा, शिलालेख पर चिपका एक फर्म सील स्टिकर पर लागू होता है.

साथ ही पत्रिका विशेष कार्यक्रमों का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक रूप से बनाए रखा जा सकता है। इस मामले में, नियुक्त कर्मचारियों को कानून द्वारा स्थापित दस्तावेज़ भंडारण अवधि का पालन करना याद रखना चाहिए (आयोजन, संग्रह, चयन के लिए नियमों का पैराग्राफ 2.30।<…>रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित 31 मार्च, 2015 नंबर 526)। दस्तावेज़ का इलेक्ट्रॉनिक रूप सही क्रम खोजने की प्रक्रिया को गति दे सकता है, एक समान विकल्प कर्मचारियों के कारोबार और महत्वपूर्ण दस्तावेज़ प्रवाह के लिए प्रभावी है।

पत्रिका का खाका

प्रकाशन का मानक रूप कानून द्वारा विनियमित नहीं है, किसी भी संख्या में कॉलम, पंजीकृत आदेश की आवश्यक जानकारी के लिए आवश्यकताएं स्वीकार्य हैं। संकलित पत्रिका की एक अनुमानित योजना इस प्रकार है:

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सामान्य नियमन

अधिकांश प्रबंधक पंजीकरण दस्तावेज को वैकल्पिक बनाए रखने पर विचार करते हैं, जो मौलिक रूप से गलत है। जर्नल की संगठन की उपस्थिति कानून द्वारा नियंत्रित की जाती है (रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश 25 अगस्त, 2010 नंबर 558 "राज्य निकायों, स्थानीय स्व-सरकारी निकायों और संगठनों की गतिविधियों के दौरान उत्पन्न विशिष्ट प्रशासनिक अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची के अनुमोदन पर, भंडारण अवधि का संकेत")।

एक वीडियो जो कर्मियों के आदेश के लिए शैल्फ जीवन और लेखांकन के बारे में बताता है।

जिम्मेदार व्यक्ति

भंडारण बुक के रखरखाव, रखरखाव के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की नियुक्ति महत्वपूर्ण है। एक नियम के रूप में, एक अलग आदेश द्वारा नियुक्त कर्मचारी उत्तरदायी हो जाता है। हालांकि, अक्सर ऐसा दायित्व एचआर विशेषज्ञ के पास रहता है।

नौकरी विवरण में एक समान श्रम कार्य किया जाता है, जिसके साथ उसे काम पर रखने पर परिचित किया जा सकता है। एक लंबी छुट्टी के विशेषज्ञ एचआर के मामले में, एक अन्य कर्मचारी को पत्रिका के साथ काम करने के लिए सौंपा गया है, जिसे संबंधित आदेश जारी किया गया है।

बुनियादी नियम

पहले यह कहा गया था कि प्रकाशन का कोई सार्वभौमिक रूप से स्वीकृत रूप नहीं है, हालांकि, बनाए रखने के दौरान आपको कुछ नियमों का पालन करना चाहिए:

• शीर्षक पृष्ठ पर कंपनी का विवरण, प्रारंभ तिथि, दस्तावेज़ भरने की अंतिम तिथि, संबंधित संख्या, पत्रिका के लिए ज़िम्मेदार कर्मचारी के बारे में जानकारी, दस्तावेज़ की भंडारण अवधि (5 या 75 वर्ष) नोट की जानी चाहिए।
• हमें प्रत्येक आदेश को दिए गए पत्रों के बारे में नहीं भूलना चाहिए: ड्रग्स - दस्तावेजों के लिए जिन्हें 75 साल तक संग्रहीत किया जाना चाहिए, के - लेखांकन के अधीन अन्य सभी आदेशों के लिए;
• शीट्स की संख्या को क्रम में व्यवस्थित किया जाना चाहिए, यह पत्रिका से शीट को फाड़ने के लिए मना किया जाता है;
• यह आदेशों पर डेटा दर्ज करने के लिए अनुशंसित नहीं है "पूर्वव्यापी"। यह केवल संगठन के प्रमुख को संबोधित एक लिखित व्याख्यात्मक नोट के साथ संभव है, जो परिस्थितियों के कारणों की व्याख्या करता है।
• किसी भी सुधार को उसके परिचय के लिए आधार के अनिवार्य संकेत के साथ अनुक्रमिक संख्या द्वारा पेश किया जाता है;
• पंजीकरण पुस्तिका को उसी रंग की कलम से भरना चाहिए - काला या नीला;
• किसी भी स्ट्राइकथ्रू, समायोजन, हैचिंग की सिफारिश नहीं की जाती है;
• यह पंजीकरण प्रकाशन संगठन के भीतर आंतरिक उपयोग के लिए पूरी तरह से प्रलेखन के लिए संदर्भित करता है। केवल सौंपे गए कर्मचारी की उपस्थिति में इसकी सामग्री से परिचित होना संभव है।

पंजीकरण पुस्तिका का उचित रखरखाव विभिन्न भंडारण अवधि के साथ उपलब्ध दस्तावेज के रजिस्टर को सुव्यवस्थित करना और साथ ही जारी आदेशों के मात्रात्मक संकेतकों को नियंत्रित करना संभव बनाता है।

एक अनुकूलित वर्कफ़्लो सिस्टम एक उद्यम के उच्च-गुणवत्ता वाले कर्मियों के रिकॉर्ड को सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक सबसे महत्वपूर्ण कारकों में से एक है। लेख में हम संगठन में आदेशों के लिए लेखांकन के बारे में बताएंगे: क्या आदेशों को पंजीकृत करना आवश्यक है, किस रूप में लेखा पत्रिका को संकलित करना आवश्यक है, और हम मुख्य गलतियों का विश्लेषण करेंगे और विषय पर सामान्य प्रश्नों के उत्तर देंगे।

ऑर्डर जर्नल किस लिए है?

जर्नल का मुख्य उद्देश्य दस्तावेजों के साथ काम करने की अधिकतम सुविधा के लिए आदेशों के बारे में जानकारी का अनुकूलन करना है। यह लक्ष्य जर्नल को भरने के एक विशेष तरीके से सुनिश्चित किया जाता है:

• जर्नल में सूचना कालानुक्रमिक क्रम में दर्ज की जाती है;
• पत्रिका कंपनी के प्रकार (सूचना, प्रबंधकीय) और क्षेत्रों (मुख्य व्यवसाय, कर्मियों) द्वारा आदेशों को रैंक करती है।

इस प्रकार, जर्नल की उपस्थिति में, आवश्यक आदेश खोजने की प्रक्रिया में बहुत कम समय लगेगा।

क्या मुझे जर्नल रखना है

वर्तमान कानून में जर्नल को बनाए रखने के लिए अनिवार्य प्रक्रिया के बारे में प्रत्यक्ष नियम शामिल नहीं हैं। हालाँकि, स्वैच्छिक वर्कफ़्लो के साथ, जर्नल एक "महत्वपूर्ण" आवश्यकता है। वास्तव में, इसकी मदद से, कार्मिक अधिकारी दस्तावेजों को आगे के काम में उनके उपयोग की सुविधा के लिए बेहतर तरीके से व्यवस्थित कर सकते हैं।

जर्नल को बनाए रखने का एक और लाभ पंजीकरण की तारीख तक दस्तावेज़ के प्रकाशन के तथ्य की अतिरिक्त पुष्टि है। विवादों के मामले में, जब आदेश में प्रवेश करने की तारीख दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने की तारीख के अनुरूप नहीं होती है, तो जर्नल में आदेश के पंजीकरण की तारीख आदेश में वर्णित आदेशों की वैधता की एक अतिरिक्त पुष्टि है।

रिकॉर्ड रखने के लिए कानूनी ढांचा

जैसा कि ऊपर बताया गया है, वर्तमान कानून को कंपनियों को जर्नल में आदेशों को दर्ज करने की आवश्यकता नहीं है। लेखांकन आदेश कंपनी प्रबंधन के विवेक पर है, इस संबंध में, जर्नल में जानकारी दर्ज करने की प्रक्रिया, इसका रूप और भंडारण प्रक्रिया प्रत्येक कंपनी द्वारा व्यक्तिगत रूप से निर्धारित की जाती है। इसी समय, कई मौजूदा नियामक अधिनियम हैं जो जर्नल को बनाए रखने की प्रक्रिया के बारे में सिफारिशें प्रदान करते हैं।

आदेश लेखांकन का संगठन

किसी मैगज़ीन में नंबर कैसे ऑर्डर करें

जर्नल में आदेश के बारे में जानकारी दर्ज करने से पहले, दस्तावेज़ को एक व्यक्तिगत नंबर सौंपा जाना चाहिए। दस्तावेजों के साथ काम करने की सुविधा के लिए और वर्तमान निर्देशों के अनुसार, क्रमांकन और अनुक्रमण आदेशों की निम्न प्रणाली का उपयोग किया जाता है:

1. सभी आदेश मुख्य प्रकार (मुख्य गतिविधि, कर्मियों, प्रशासनिक और आर्थिक गतिविधि) द्वारा समूहीकृत किए जाने चाहिए।
2. आदेश के प्रकार के आधार पर, एक सूचकांक दस्तावेज़ संख्या (ओएस - मुख्य गतिविधि, ड्रग्स - कर्मियों, एएचडी - प्रशासनिक और आर्थिक गतिविधियों) को सौंपा जाता है।
3. दस्तावेजों को निरंतर संख्या के नियमों के अनुसार डिजिटल शब्दों में गिना जाता है।

एक नियम के रूप में, एक बड़े कर्मचारियों और दस्तावेजों की एक बड़ी सरणी के साथ उद्यम, अतिरिक्त कोडिंग और अनुक्रमण नियम विकसित करते हैं। उदाहरण के लिए, कार्मिकों के आदेशों को हायरिंग (पीआर), बर्खास्तगी (यूवी), किसी अन्य पद पर स्थानांतरण (प्रति), आदि के आदेश में विभाजित किया गया है।

वर्कफ़्लो को और अधिक अनुकूलित करने के लिए, कुछ उद्यम पंजीकरण दिनांक के अनुसार आदेशों को क्रमबद्ध करते हैं (मुख्य गतिविधि के लिए आदेश दिनांक 07/14/17 है, क्रम संख्या 140717 - आयुध डिपो है)।

इस तथ्य के बावजूद कि इस मामले में एंड-टू-एंड नंबरिंग के सिद्धांत का उल्लंघन किया गया है, नंबर असाइन करने के लिए यह तंत्र वर्तमान कानून का खंडन नहीं करता है और इसका उपयोग कंपनी के आंतरिक नियामक दस्तावेजों में प्रक्रिया तय होने पर किया जा सकता है।

उदाहरण संख्या १।  LLC "ब्लैंक" के पास एक छोटा कर्मचारी है और क्रमांकन और अनुक्रमण आदेशों की एक सामान्य प्रणाली का उपयोग करता है:

• आदेशों के प्रकाशन के कालक्रम के अनुसार निरंतर अंकन;
• दस्तावेजों (ओडी, ड्रग्स, एएचडी) के प्रकारों द्वारा अनुक्रमण।

2017 की दूसरी छमाही में, "फॉर्म" ने निम्नलिखित आदेश जारी किए:

1. आदेश के अनुसार 07.17, एलएलसी ब्लैंक के कर्मचारियों को एक अर्थशास्त्री स्वीकार किया गया। क्रम संख्या 14-एलएस है।
2. 07.17 एक नया आउटलेट (नंबर 15-ओडी) खोलने के लिए एक आदेश जारी किया गया था।
3. 07.17, क्रम संख्या 16-AHD द्वारा, आउटलेट को शहर के हीटिंग नेटवर्क से जोड़ने के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों को नियुक्त किया गया था।

उदाहरण संख्या 2।  GlavStroy JSC में एक बड़ा कर्मचारी है और क्रमांकन और अनुक्रमण आदेशों की एक विशेष प्रणाली का उपयोग करता है:

• आदेश संख्या दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने की तारीख के अनुसार सौंपी गई है;
• कर्मियों पर आदेशों को एक विशेष तरीके से अनुक्रमित किया जाता है (भर्ती - पीआर, बर्खास्तगी - यूवी, दूसरे स्थान पर स्थानांतरण - प्रति)।

जुलाई 2017 में, GlavStroy JSC ने निम्नलिखित आदेश जारी किए:

• 07.17 उत्पादन कार्यशाला के एक प्रौद्योगिकीविद को काम पर रखा गया था (क्रम संख्या 130717-पीआरआर);
• 07.17 योजना विभाग के मुख्य अर्थशास्त्री ने अपनी स्वयं की स्वतंत्र इच्छा (आदेश संख्या 140717-यूवी) को खारिज कर दिया था;
• 07.17 एक बिक्री कर्मचारी को विभाग प्रमुख के पद पर स्थानांतरित किया गया (आदेश संख्या 150717-प्रति)।

ऑर्डर लॉग कैसे प्राप्त करें

सामान्य तौर पर, ऑर्डर अकाउंटिंग जर्नल को एक वर्ष की अवधि के लिए संकलित किया जाता है, अर्थात्, कैलेंडर वर्ष के दौरान हस्ताक्षरित और दर्ज किए गए आदेशों की जानकारी इसमें दर्ज की जाती है। यदि हम एक बड़ी कंपनी के बारे में बात कर रहे हैं जिसमें एक बड़ा दस्तावेज़ प्रवाह है, तो ऐसे संगठनों के लिए हर छह महीने या त्रैमासिक रूप से एक नया जर्नल शुरू करना उचित है।

नए जर्नल को एक शीर्षक पृष्ठ जारी किया जाना चाहिए, जो दर्शाता है:

• कंपनी का नाम;
• दस्तावेज़ का नाम;
• जर्नल की शुरुआत और समाप्ति तिथि;
• जर्नल को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का नाम और स्थिति।

शीर्षक पृष्ठ पर इंगित अवधि के अंत में, दस्तावेज़ को सामान्य आवश्यकताओं के अनुसार फ्लैश किया जाना चाहिए, अर्थात्, शीट्स की संख्या इंगित करें, इसे सील करें।

ऑर्डर जर्नल में डेटा दर्ज करने की प्रक्रिया

प्रत्येक उद्यम को स्वतंत्र रूप से जर्नल फॉर्म को विकसित करने और उपयोग करने का अधिकार है। हालाँकि, एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ एक तालिका के रूप में भरा गया है और इसमें निम्न डेटा शामिल हैं:

1. क्रमांक संख्या। चूंकि जर्नल सूचना और अंत-टू-एंड नंबरिंग के कालानुक्रमिक प्रवेश को मानता है, इसलिए जर्नल में परिलक्षित सभी आदेशों का क्रमिक सीरियल नंबर होना चाहिए।
2. दस्तावेज़ की तारीख। सिर के आदेश पर हस्ताक्षर करने और दस्तावेज़ के बल में प्रवेश करने की तारीख कॉलम में दर्ज की गई है। यह तारीख एक कालानुक्रमिक रिकॉर्ड रखने की कसौटी है।
3. दस्तावेज़ संख्या। आदेश संगठन द्वारा अनुमोदित प्रक्रिया के अनुसार गिने जाते हैं। पूर्ण क्रम संख्या (इंडेक्स सहित) जर्नल में दर्ज की गई है।
4. दस्तावेज़ का विवरण। कॉलम में ऑर्डर का सारांश होता है (वित्तीय निगरानी सेवा की स्थापना पर, व्यावसायिक यात्रा पर, काम के कपड़े के मुद्दे पर)।
5. निष्पादन के लिए जिम्मेदार। आदेश के पाठ में उस व्यक्ति के बारे में जानकारी होती है जिसे आदेश निष्पादित करने के लिए दायित्व सौंपा गया है। जिम्मेदार व्यक्ति (नाम, स्थिति) पर डेटा जर्नल में स्थानांतरित किया जाना चाहिए।
6. परिचित व्यक्ति। कॉलम में उन व्यक्तियों के बारे में जानकारी होनी चाहिए जिन्हें आदेश से परिचित होना चाहिए (उदाहरण के लिए, सभी कर्मचारी, किसी विशेष विभाग के कर्मचारी, कुछ पदों पर बैठे लोग, विशिष्ट कर्मचारी - नाम और उपनाम से)।

नमूना आदेश लॉग

अगस्त 2017 में, ग्लोबस एलएलसी ने निम्नलिखित आदेश जारी किए:

• 08.17 - एक नई उत्पाद लाइन के निर्माण पर;
• 08.17 - स्टाफिंग टेबल में परिवर्तन करने पर;
• 08.17 - एक नए कार्यालय में जाने से संबंधित संगठनात्मक कार्य पर।

आदेश आंतरिक क्रम के अनुसार क्रमांकित हैं। ऑर्डर बुक इस प्रकार है:

निष्पादन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति

ऑर्डर जर्नल का उपयोग करने के मामले में, संगठन का प्रबंधन उसके रखरखाव, डिजाइन, भंडारण और सिलाई के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को नियुक्त करता है। सामान्य तौर पर, कार्मिक विभाग का एक कर्मचारी ऐसे व्यक्ति के रूप में कार्य करता है। यदि जर्नल एक छोटी कंपनी द्वारा बनाए रखा जाता है, तो लेखाकार जिम्मेदार कर्मचारी हो सकता है।

दस्तावेज़ को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को आंतरिक विनियामक दस्तावेज़ (कार्मिक लेखा प्रक्रिया में) में संकेत दिया जाना चाहिए। यह सलाह दी जाती है कि विशिष्ट कर्मचारी का नाम नहीं, बल्कि स्थिति को इंगित करें, क्योंकि इस मामले में, कर्मचारी को बर्खास्त करने पर, उसके कर्तव्यों को उत्तराधिकारी को स्थानांतरित कर दिया जाएगा।

ऑर्डर जर्नल के डिज़ाइन में सामान्य गलतियाँ

नीचे हम ऑर्डर जर्नल को बनाए रखते समय किए गए TOP-3 सामान्य गलतियों पर विचार करेंगे।

त्रुटि संख्या 1।  आंतरिक नियामक दस्तावेजों द्वारा जर्नल ऑफ द ऑर्डर रखने का आदेश तय नहीं किया गया है।

गलती # 2।  एसपी बिना असफलता के जर्नल का नेतृत्व करता है।

सभी कंपनियों और उद्यमियों के लिए एक ऑर्डर जर्नल रखने के लिए कोई दायित्व नहीं हैं, कानूनी संरचना से स्वतंत्रता, गतिविधि का दायरा, कर्मचारियों की संख्या आदि। इस प्रकार, उद्यमी के विवेक पर SP के लिए एक जर्नल की आवश्यकता बनी रहती है।

गलती # ३।  जर्नल को बनाए रखने के लिए कोई भी व्यक्ति जिम्मेदार नहीं है।

जर्नल को भरने और भरने के लिए सामान्य नियमों को विनियमित करने वाले आंतरिक दस्तावेज में दस्तावेज़ को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को शामिल करना चाहिए। ऐसा व्यक्ति, एक नियम के रूप में, कार्मिक सेवा का प्रतिनिधि है, लेकिन प्रबंधन के विवेक पर, जिम्मेदारी अन्य कर्मचारियों के साथ आराम कर सकती है। जिम्मेदार कर्मचारी को जर्नल को डिजाइन करने, भरने, स्टोर करने और सिलाई करने के लिए दायित्व सौंपे जाते हैं।

शीर्षक "प्रश्न - उत्तर"

प्रश्न संख्या 1।  क्या मैं इलेक्ट्रॉनिक रूप से जर्नल रख सकता हूं?

जर्नल को बनाए रखने का रूप, साथ ही इसे भरने की प्रक्रिया, कानून द्वारा निर्धारित नहीं है। इसलिए, संगठन के विवेक पर, पत्रिका को इलेक्ट्रॉनिक रूप में रखा जा सकता है। इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइल फ़ॉर्म और उसमें जानकारी दर्ज करने के लिए तंत्र को कंपनी द्वारा व्यक्तिगत रूप से विकसित और अनुमोदित किया जाता है। एक नियम के रूप में, जर्नल का इलेक्ट्रॉनिक रूप बड़ी कंपनियों और उन संगठनों में उपयोग किया जाता है जिसमें इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन लागू किया जाता है। यह फ़ॉर्म जर्नल और उसके बाद के दस्तावेज़ों को भरने में लगने वाले समय को काफी कम कर देता है।

प्रश्न संख्या 2।  क्या कार्मिक लेखा प्रक्रिया में जर्नल को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी का नाम इंगित करना संभव है?

एक विशिष्ट कर्मचारी के नाम का संकेत क्योंकि जर्नल को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति वर्तमान कानून का खंडन नहीं करता है। इसके अलावा, किसी व्यक्ति को प्रभारी नियुक्त करने का यह तरीका सबसे तर्कसंगत नहीं है। दरअसल, जब किसी कर्मचारी को संगठन के किसी अन्य पद पर बर्खास्त या स्थानांतरित किया जाता है, तो प्रक्रिया में संशोधन करना आवश्यक होगा। इस मामले में, एक विशिष्ट स्थिति को इंगित करना उचित है जिसके लिए जिम्मेदारी सौंपी गई है (उदाहरण के लिए, कार्मिक लेखा विभाग में एक वरिष्ठ विशेषज्ञ)।

प्रश्न संख्या 3।  क्या हस्ताक्षर के कालानुक्रमिक क्रम में आदेशों को दर्ज करना संभव है, लेकिन बल में प्रवेश की तारीख के अनुसार?

इस पद्धति का उपयोग निषिद्ध नहीं है। इस स्थिति में, कॉलम "दस्तावेज़ के प्रवेश की तिथि" को जर्नल में जोड़ा जाना चाहिए और इस तिथि पर कालानुक्रमिक आदेश लागू किया जाना चाहिए। हालांकि, अभ्यास से पता चलता है कि इस तरह का पंजीकरण तंत्र सबसे सुविधाजनक नहीं है और दस्तावेजों के साथ खोज और बाद के काम को जटिल करता है।

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