മീറ്റിംഗുകളും മീറ്റിംഗുകളും, പൊതുവായതും പ്രത്യേകവുമായ അടയാളങ്ങൾ. "മീറ്റിംഗ്", "സെഷൻ" എന്ന ആശയം

പ്രായോഗികമായി, അവരുടെ ചുമതലകളും ലക്ഷ്യങ്ങളും അനുസരിച്ച് മീറ്റിംഗുകളുടെ ഒരു പൊതു വിഭജനം ഉണ്ട്. ഇവിടെ നിന്ന്, പ്രശ്നകരവും പ്രബോധനപരവും പ്രവർത്തനപരവുമായ മീറ്റിംഗുകൾ വേർതിരിച്ചിരിക്കുന്നു വ്യക്തിഗത മാനേജ്മെന്റ്: പാഠപുസ്തകം / എസ്.ഡി. Reznik ഉം മറ്റുള്ളവരും - 2nd ed., പരിഷ്കരിച്ചത്. കൂടാതെ അധികവും - എം.: INFRA-M, 2004. - 622 പേ.

ചർച്ച ചെയ്യപ്പെടുന്ന പ്രശ്നത്തിന് മികച്ച മാനേജ്മെന്റ് പരിഹാരം കണ്ടെത്തുക എന്നതാണ് പ്രശ്ന മീറ്റിംഗിന്റെ ലക്ഷ്യം. അത്തരമൊരു യോഗത്തിലെ തീരുമാനങ്ങൾ സാധാരണയായി ചർച്ചയുടെ ഫലമായി രൂപപ്പെടുത്തുകയും വോട്ടെടുപ്പിന് ശേഷം എടുക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. സ്കീം അനുസരിച്ച് അത്തരമൊരു യോഗം നടക്കുന്നു: റിപ്പോർട്ടുകൾ; സ്പീക്കറുകൾക്കുള്ള ചോദ്യങ്ങൾ; ചർച്ച; തീരുമാനമെടുക്കൽ.

വേഗത്തിലും കാര്യക്ഷമമായും നടപ്പിലാക്കുന്നതിനായി മാനേജ്മെന്റ് സ്കീമിൽ ഓർഡറുകളും ആവശ്യമായ വിവരങ്ങളും മുകളിൽ നിന്ന് താഴേക്ക് കൈമാറുക എന്നതാണ് ബ്രീഫിംഗ് മീറ്റിംഗിന്റെ ചുമതല. അത്തരമൊരു യോഗത്തിൽ, എടുത്ത ഭരണപരമായ തീരുമാനങ്ങൾ നേതാവ് യോഗത്തിന്റെ ശ്രദ്ധയിൽപ്പെടുത്തുന്നു.

പ്ലാനിംഗ് മീറ്റിംഗുകൾ, വേനൽക്കാല മീറ്റിംഗുകൾ, അഞ്ച് മിനിറ്റ് മീറ്റിംഗുകൾ എന്നിങ്ങനെ വിളിക്കപ്പെടുന്നവയാണ് പ്രവർത്തന യോഗങ്ങൾ. അവർ അമാന്തിക്കുന്നില്ല. ഉൽപാദനത്തിലെ നിലവിലെ അവസ്ഥയെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ നേടുക എന്നതാണ് അത്തരം മീറ്റിംഗുകളുടെ ചുമതല. ബ്രീഫിംഗിൽ നിന്ന് വ്യത്യസ്തമായി, നിയന്ത്രണ സ്കീമിനൊപ്പം താഴെ നിന്ന് മുകളിലേക്ക് വിവരങ്ങൾ കൈമാറുന്നത് പ്രവർത്തന യോഗം ഉറപ്പാക്കുന്നു. മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരിൽ നിന്ന് കാലികമായ വിവരങ്ങൾ ലഭിച്ച ശേഷം, മാനേജർ "തടസ്സങ്ങളുടെ" സാന്നിദ്ധ്യം, ബാക്ക്ലോഗ്, പരാജയങ്ങൾ എന്നിവയുടെ കാരണങ്ങൾ തിരിച്ചറിയുന്നു, ഇവിടെ അദ്ദേഹം ആവശ്യമായ തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുന്നു, നിർദ്ദേശങ്ങൾ നൽകുന്നു, അവ നടപ്പിലാക്കുന്ന സമയം നിർണ്ണയിക്കുന്നു. പ്രവർത്തന യോഗത്തിൽ റിപ്പോർട്ടുകളൊന്നും നൽകിയിട്ടില്ല. ഉൽപാദനത്തിന്റെ പ്രശ്നങ്ങൾ തിരിച്ചറിയുക എന്നതാണ് പ്രധാന ലക്ഷ്യം, അതിന്റെ പരിഹാരത്തിൽ ടീമിന്റെ പ്രധാന ശ്രമങ്ങൾ നയിക്കണം.

എന്നിരുന്നാലും, ഏതെങ്കിലും മീറ്റിംഗോ അസംബ്ലിയോ നടത്തുന്നതിന്റെ പ്രധാന ലക്ഷ്യം ഒരു കൂട്ടായ വിവര കൈമാറ്റത്തിന് ശേഷം ഒരു സംയുക്ത തീരുമാനം എടുക്കുക എന്നതാണ്, അതായത്, ഒരു നിശ്ചിത ഫലം കൈവരിക്കുക.

മീറ്റിംഗുകളുടെയും മീറ്റിംഗുകളുടെയും വർഗ്ഗീകരണം

മീറ്റിംഗുകളും മീറ്റിംഗുകളും ഔപചാരികവും അനൗപചാരികവുമാണ്. ഒരു ഇവന്റ് വിജയകരമായി നടത്തുന്നതിന്, ആദ്യം അതിന്റെ സ്വഭാവം നിർണ്ണയിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്.

മാനേജ്മെന്റ് ഫംഗ്ഷനുകൾ അനുസരിച്ച് മീറ്റിംഗുകളെ തരം തിരിക്കാം:

1. ഓർഗനൈസേഷന്റെ തന്ത്രങ്ങളുടെയും തന്ത്രങ്ങളുടെയും പ്രശ്നങ്ങൾ, പദ്ധതികൾ നടപ്പിലാക്കുന്നതിന് ആവശ്യമായ വിഭവങ്ങൾ എന്നിവ ചർച്ച ചെയ്യുന്ന ആസൂത്രണ യോഗങ്ങൾ;

2. തൊഴിൽ പ്രചോദനത്തെക്കുറിച്ചുള്ള മീറ്റിംഗുകൾ, അവിടെ ഉൽപാദനക്ഷമതയുടെയും ഗുണനിലവാരത്തിന്റെയും പ്രശ്നങ്ങൾ, ജീവനക്കാരുടെ സംതൃപ്തി, കുറഞ്ഞ പ്രചോദനത്തിനുള്ള കാരണങ്ങൾ, അത് മാറ്റാനുള്ള സാധ്യത, ധാർമ്മികവും ഭൗതികവുമായ പ്രോത്സാഹനങ്ങളുടെ പ്രശ്നങ്ങൾ എന്നിവ ചർച്ചചെയ്യുന്നു;

3. ആന്തരിക ഓർഗനൈസേഷനെക്കുറിച്ചുള്ള മീറ്റിംഗുകൾ, അവിടെ ഓർഗനൈസേഷന്റെ ഘടനാപരമായ പ്രശ്നങ്ങൾ, ഘടനാപരമായ യൂണിറ്റുകളുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഏകോപിപ്പിക്കുക, അധികാരത്തിന്റെ ഡെലിഗേഷൻ മുതലായവ ചർച്ചയുടെ വിഷയമായി മാറുന്നു;

4. ജീവനക്കാരുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ നിരീക്ഷിക്കുന്നതിനുള്ള മീറ്റിംഗുകൾ പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ഫലങ്ങൾ, ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കൽ, തടസ്സപ്പെടുത്തൽ പ്രശ്നങ്ങൾ, കുറഞ്ഞ ഉൽപ്പാദനക്ഷമത എന്നിവ ചർച്ചചെയ്യുന്നു;

5. ഓർഗനൈസേഷന്റെ പ്രത്യേക മീറ്റിംഗുകൾ, ഓർഗനൈസേഷനിലെ സാഹചര്യം, നവീകരണങ്ങൾ, അവ നടപ്പിലാക്കുന്നതിനുള്ള സാധ്യത, നിലനിൽപ്പിന്റെ പ്രശ്നങ്ങൾ, മത്സരശേഷി, ഇമേജ്, ശൈലി എന്നിവയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് പ്രവർത്തന മാനേജ്മെന്റ് പ്രശ്നങ്ങൾ ചർച്ചചെയ്യുന്നു.

ഹോൾഡിംഗ് ശൈലി അനുസരിച്ച് മീറ്റിംഗുകളുടെ ഒരു വർഗ്ഗീകരണവുമുണ്ട്:

1. സ്വേച്ഛാധിപത്യ യോഗങ്ങൾ, നേതാവിന് മാത്രമേ സംസാരിക്കാനും തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കാനും അവകാശമുള്ളൂ. ഈ മീറ്റിംഗുകളിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർ നേതാവ് ചോദിക്കുന്ന ചോദ്യങ്ങൾ ശ്രദ്ധിക്കുകയും പ്രതികരിക്കുകയും വേണം. മാനേജർ തന്റെ കീഴുദ്യോഗസ്ഥരെ അറിയിക്കുകയോ നിർദ്ദേശങ്ങൾ നൽകുകയോ ചെയ്യേണ്ട സമയത്താണ് അത്തരം മീറ്റിംഗുകൾ നടത്തുന്നത്.

2. സ്വതന്ത്ര മീറ്റിംഗുകൾക്ക് ഒരു അജണ്ട ഇല്ല. ചെയർപേഴ്‌സണില്ലാതെ അവരെ തടഞ്ഞുവയ്ക്കാം. അത്തരം മീറ്റിംഗുകൾ കാഴ്ചപ്പാടുകളുടെ ഒരു കൈമാറ്റത്തിലേക്ക് ചുരുങ്ങുന്നു, തീരുമാനങ്ങൾ നിശ്ചയിച്ചിട്ടില്ല. അത്തരമൊരു കൂടിക്കാഴ്ച സംഭാഷണത്തിന്റെയോ സംഭാഷണത്തിന്റെയോ രൂപത്തിലാണ് നടക്കുന്നത്.

3. ചർച്ചാ യോഗങ്ങൾ - ചില നിയമങ്ങൾക്കനുസൃതമായി നടക്കുന്ന ഒരു മീറ്റിംഗിൽ ഒരു കൂട്ടം ആളുകളുടെ കൂട്ടായ പ്രവർത്തനത്തിന്റെ ഫലമായി പുതിയ ആശയങ്ങൾ സൃഷ്ടിച്ചും നിർദ്ദിഷ്ട പരിഹാരങ്ങൾ വിശകലനം ചെയ്തും ഏത് വിഷയത്തിലും തീരുമാനങ്ങൾ നേടുന്നതിനുള്ള ഒരു മാർഗം. ഈ രീതിയുടെ ഒരു സ്വഭാവ സവിശേഷത, പ്രകടിപ്പിക്കുന്ന ആശയങ്ങളുടെ വിമർശനത്തിന്റെയും വിലയിരുത്തലിന്റെയും അഭാവമാണ്.

ഒരു ഔദ്യോഗിക ഇവന്റിന് വ്യക്തമായി നിർവചിക്കപ്പെട്ട സ്റ്റാറ്റസ് ഉണ്ട്, അത് സ്ഥാപിത നിയമങ്ങൾക്കനുസൃതമായി നടക്കുന്നു. പ്രത്യേകം ക്ഷണിക്കപ്പെട്ട ആളുകൾ എപ്പോഴും അത്തരം ഒരു മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കാറുണ്ട്. ഇവന്റിന്റെ പ്രധാന ഘടകങ്ങൾ:

1. അജണ്ട (ചർച്ച ചെയ്യേണ്ട വിഷയങ്ങളുടെ പട്ടിക);

2. റിപ്പോർട്ടുകൾ (പ്രശ്നങ്ങളുടെ സാരാംശം പ്രസ്താവിക്കുന്നു);

3. പ്രസംഗങ്ങൾ (അജണ്ട ഇനങ്ങളുടെ ചർച്ച);

4. ഭേദഗതികൾ (ചർച്ചയിൽ വരുത്താൻ ഉദ്ദേശിക്കുന്ന മാറ്റങ്ങളുടെ ചർച്ച);

5. സംവാദം (ഒരു ചർച്ച നടത്തുന്നു);

7. ഒരു പ്രോട്ടോക്കോൾ വരയ്ക്കുന്നു (സംഭവങ്ങളുടെ രേഖാമൂലമുള്ള പ്രസ്താവന);

8. മറ്റുള്ളവ (അജണ്ടയിൽ ഇല്ലാതിരുന്ന പ്രശ്നങ്ങളുടെ ചർച്ച).

അനൗപചാരിക മീറ്റിംഗുകളിൽ, ആളുകൾക്ക് കൂടുതൽ ആശ്വാസം തോന്നുന്നു, എന്നാൽ അത്തരം പരിപാടികൾക്കായി നിങ്ങൾ തയ്യാറാകണം. അനൗപചാരിക മീറ്റിംഗുകൾക്ക് നിങ്ങൾക്ക് ഇത് ആവശ്യമാണ്:

1. ചർച്ചയ്ക്കുള്ള വിഷയങ്ങളുടെ പട്ടിക;

2. ഇവന്റ് ഹോസ്റ്റ്;

3. എത്തിയ കരാറുകളുടെ പ്രോട്ടോക്കോൾ.

അനൗപചാരിക ഇവന്റുകൾ കൂടുതൽ ശാന്തമായ അന്തരീക്ഷത്തിലാണ് നടക്കുന്നത്, പക്ഷേ നന്നായി ചിട്ടപ്പെടുത്തിയ മീറ്റിംഗോ മീറ്റിംഗോ മാത്രമേ നല്ല ഫലം നൽകുന്നുള്ളൂവെന്ന് നിങ്ങൾ ഓർക്കേണ്ടതുണ്ട്.

ഓരോ മീറ്റിംഗിലും മുൻകൂട്ടി ആസൂത്രണം ചെയ്യേണ്ട ഒരു അജണ്ട ഉണ്ടായിരിക്കണം. അജണ്ട സമയം ലാഭിക്കാനും ദ്വിതീയ വിഷയങ്ങളിൽ ദീർഘനേരം താമസിക്കാതിരിക്കാനും സഹായിക്കുന്നു.

നന്നായി തയ്യാറാക്കിയ അജണ്ടയിൽ ഇവ ഉൾപ്പെടുന്നു:

* മീറ്റിംഗിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം, തീയതി, സമയം, സ്ഥലം;

* ക്ഷണിക്കപ്പെട്ട വ്യക്തികളുടെ പട്ടിക;

* ചർച്ച ചെയ്ത പ്രശ്നങ്ങളുടെ പട്ടിക;

* പ്രധാന തീം;

* വിവിധ;

* അടുത്ത മീറ്റിംഗിന്റെ തീയതികൾ.

പ്രത്യേക തീരുമാനങ്ങൾ സ്വീകരിക്കുന്നതിലൂടെ ( കൊണ്ടുവരിക) ബിസിനസ്സ് വിവരങ്ങളുടെ കൂട്ടായ കൈമാറ്റത്തിനുള്ള ഒരു മാർഗമാണ് മീറ്റിംഗ്. തൊഴിലാളികളെ അറിയിക്കുന്നതിനായി മാനേജ്‌മെന്റ് സാധാരണയായി മീറ്റിംഗ് സംഘടിപ്പിക്കാറുണ്ട്.

മീറ്റിംഗുകൾ, കോൺഫറൻസുകൾ നടത്തുന്നു. മീറ്റിംഗ് വൈരുദ്ധ്യങ്ങൾ

കീഴുദ്യോഗസ്ഥരുമായി ആശയവിനിമയം നടത്തുന്നതിനുള്ള പൊതുവായി അംഗീകരിക്കപ്പെട്ട വഴികളും അതേ സമയം ഒരു മാനേജരുടെ ജോലി സംഘടിപ്പിക്കുന്നതിനുള്ള രൂപങ്ങളും പ്രൊഡക്ഷൻ മീറ്റിംഗുകളും മീറ്റിംഗുകളുമാണ്.

പ്രത്യേക തീരുമാനങ്ങൾ സ്വീകരിച്ചുകൊണ്ട് ബോസിന്റെ നേതൃത്വത്തിൽ ബിസിനസ്സ് വിവരങ്ങളുടെ കൂട്ടായ കൈമാറ്റത്തിനുള്ള ഒരു മാർഗമാണ് മീറ്റിംഗുകളും കോൺഫറൻസുകളും.

ലക്ഷ്യങ്ങൾ അനുസരിച്ച്, ഇനിപ്പറയുന്ന തരത്തിലുള്ള മീറ്റിംഗുകളും മീറ്റിംഗുകളും വേർതിരിച്ചിരിക്കുന്നു:

ആമുഖം (പുതിയ പ്രോജക്റ്റുകളുടെ അവതരണം, വിപുലമായ പരിശീലനം);

വിവരദായക (വിവരങ്ങളുടെ പൊതുവൽക്കരണം, കാഴ്ചപ്പാടുകളുടെ പഠനം);

വിശദീകരണം (ജീവനക്കാരെ എന്തെങ്കിലും ബോധ്യപ്പെടുത്തൽ);

പ്രശ്നമുള്ളത് (പ്രശ്നത്തിനുള്ള പരിഹാരത്തിനായുള്ള കൂട്ടായ തിരയൽ);

പ്രബോധനപരമായ (ആവശ്യമായ വിവരങ്ങളുടെ ശ്രദ്ധയിൽ കൊണ്ടുവരികയും പ്രവർത്തന ഗതി വിശദീകരിക്കുകയും ചെയ്യുക);

പ്രവർത്തനപരമായ ("റാം") (കാര്യങ്ങളുടെ അവസ്ഥയെക്കുറിച്ചുള്ള നിലവിലെ വിവരങ്ങൾ നേടുകയും "തടസ്സങ്ങൾ" തിരിച്ചറിയുകയും ചെയ്യുന്നു);

ആസൂത്രണ യോഗം (അടുത്ത ചെറിയ കാലയളവിലേക്കുള്ള ടാസ്‌ക്കുകളും പ്ലാനുകളും സജ്ജീകരിക്കുക)

ഏകോപനം (ഇടപെടൽ ഉറപ്പാക്കൽ

ഡിവിഷനുകൾ);

അന്തിമം (ഒരു നിശ്ചിത കാലയളവിലേക്കോ ഉൽപ്പാദന ചക്രത്തിലേക്കോ ഉള്ള ഫലങ്ങൾ സംഗ്രഹിക്കുന്നു);

ഗാംഭീര്യം (ഗംഭീരമായ സംഗ്രഹം,

എന്റർപ്രൈസിനായുള്ള പ്രധാന തീയതികൾ അല്ലെങ്കിൽ ഇവന്റുകൾ, മികച്ച ജീവനക്കാർക്ക് പ്രതിഫലം നൽകുന്നു);

"ലേബർ കളക്ടീവിന്റെ മീറ്റിംഗ്" (മറ്റെല്ലാവർക്കും

മീറ്റിംഗുകൾ വർക്ക് ടീമിനെയും ശേഖരിക്കുന്നു, എന്നാൽ ഈ പേര് ചില പ്രധാന വിഷയങ്ങൾ മീറ്റിംഗിൽ ചർച്ച ചെയ്യപ്പെടുന്നു, മാനേജ്മെന്റിനേക്കാൾ വർക്ക് ടീമിന് കൂടുതൽ, പ്രശ്നങ്ങൾ - ജോലി സാഹചര്യങ്ങൾ, തയ്യാറെടുപ്പുകൾ

അവധി ദിവസങ്ങൾ, ഉൽപ്പാദനവുമായി നേരിട്ട് ബന്ധമില്ലാത്ത മറ്റ് ചില അനൗപചാരിക വിഷയങ്ങൾ; അതേ പരമ്പരയിൽ നിന്ന് - ട്രേഡ് യൂണിയൻ മീറ്റിംഗ്).

"മീറ്റിംഗ്", "മീറ്റിംഗ്" എന്നീ പദങ്ങൾ പലപ്പോഴും പര്യായമായി കണക്കാക്കപ്പെടുന്നു. എന്നിരുന്നാലും, കർശനമായി പറഞ്ഞാൽ, ഒരു അസംബ്ലിയും മീറ്റിംഗും ഉദ്ദേശ്യത്തിലും അത് നടത്തുന്ന രീതിയിലും വ്യത്യാസപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു.

തീരുമാനമെടുക്കുന്നതിന് ആവശ്യമായ സ്പെഷ്യലിസ്റ്റുകളും അവരുടെ അഭിപ്രായം ശ്രദ്ധിക്കുന്നു (ഒരു ചർച്ച സംഘടിപ്പിക്കുന്നു).. സാധാരണയായി, മീറ്റിംഗുകൾ തലവൻ, വകുപ്പ് മേധാവികൾ, പ്രമുഖ വിദഗ്ധർ എന്നിവരുടെ പങ്കാളിത്തത്തോടെയാണ് നടക്കുന്നത് - അതായത്, അവരുടെ അഭിപ്രായം പ്രാധാന്യമർഹിക്കുന്നതും ദത്തെടുക്കലിനെ ബാധിക്കാവുന്നതുമായ ആളുകൾ.

അതിനാൽ, മീറ്റിംഗിന്റെ ചുമതല വർക്ക് കളക്ടീവിനെ അറിയിക്കുക എന്നതാണ്, യോഗത്തിന്റെ ചുമതല ഒരു സംയുക്തം വികസിപ്പിക്കുക എന്നതാണ്

പ്രശ്നത്തിൽ ഉൾപ്പെട്ടിരിക്കുന്നവരുടെ ഇടുങ്ങിയ വൃത്തത്തിൽ പരിഹാരം

സ്പെഷ്യലിസ്റ്റുകൾ. ബിസിനസ് ആശയവിനിമയത്തിന്റെ ഈ ഫോർമാറ്റുകൾ തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം പദോൽപ്പത്തി വിശകലനം ചെയ്യുന്നതിലൂടെ മനസ്സിലാക്കാൻ എളുപ്പമാണ്

അവരുടെ പേരുകളുടെ (ഉത്ഭവം): അവർ മീറ്റിംഗിൽ ഒത്തുകൂടുന്നു

ഏത് ആവശ്യത്തിനും, അവർ ഒരു മീറ്റിംഗിനായി ഒത്തുകൂടുന്നു. എല്ലാ മീറ്റിംഗുകളും ഒരു മീറ്റിംഗാണ്, എന്നാൽ എല്ലാ മീറ്റിംഗും ഒരു മീറ്റിംഗല്ല. ഒരു മീറ്റിംഗിൽ സാധാരണയായി ഒരു ഇടുങ്ങിയ ഫോർമാറ്റ് ഉൾപ്പെടുന്നു, അതിനാൽ വിശാലമായ വശങ്ങൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്നതിനായി ഒരു മീറ്റിംഗ് സംഘടിപ്പിക്കുന്നതിനും നടത്തുന്നതിനുമുള്ള അടിസ്ഥാന തത്വങ്ങൾ ഞങ്ങൾ ചുവടെ പരിശോധിക്കും.

മീറ്റിംഗ് തയ്യാറെടുപ്പ്ഒരു ലക്ഷ്യം സജ്ജീകരിച്ച്, ഒരു വിഷയം, അജണ്ട, പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ഘടന എന്നിവ നിർവചിച്ചുകൊണ്ട് ആരംഭിക്കുന്നു.

മീറ്റിംഗിന്റെ ഫലപ്രാപ്തി പ്രധാനമായും നിർണ്ണയിക്കുന്നത്

അതിന്റെ കൈവശമുള്ള സമയവും സ്ഥലവും അതുപോലെ അതിന്റെ ഘടനയും

പങ്കെടുക്കുന്നവർ. മീറ്റിംഗിലേക്ക് ഏറ്റവും കുറഞ്ഞ ആളുകളെ ക്ഷണിക്കണം - അത് ഫലപ്രദമല്ലാത്തവരെ മാത്രം. (ചിലപ്പോൾ സാന്നിധ്യം ആവശ്യമില്ലാത്ത തൊഴിലാളികളെ മീറ്റിംഗ് അവസാനിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് വിട്ടയക്കുന്നതിൽ അർത്ഥമുണ്ട്.)

ഒരു വിജയകരമായ മീറ്റിംഗിന്റെ താക്കോൽ നന്നായി ചിട്ടപ്പെടുത്തിയ അജണ്ടയാണ്. സാധാരണയായി ഇത് മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് മുൻകൂട്ടി കൊണ്ടുവരുന്നു, അതുവഴി മീറ്റിംഗിൽ ഏതൊക്കെ വിഷയങ്ങൾ ചർച്ച ചെയ്യപ്പെടുമെന്ന് അവർക്കറിയാം, അത് തയ്യാറാക്കാൻ കഴിയും. എന്തായാലും യോഗത്തിന്റെ തുടക്കത്തിൽ തന്നെ അജണ്ട പ്രഖ്യാപിക്കണം.

അജണ്ട പലപ്പോഴും ഒരു പ്രത്യേക രേഖയായി നടപ്പിലാക്കുന്നു. ഈ രേഖയും

ഒരു മീറ്റിംഗിന്റെ അറിയിപ്പ്, അത്തരം ഒരു വിഷയത്തിൽ ഒരു മീറ്റിംഗ് നടത്താൻ നിർദ്ദേശിക്കുന്ന ഒരു ഉത്തരവ്

അത്തരം ചോദ്യങ്ങളും അത്തരം പങ്കാളികളും. അതിനാൽ, ഇത് ഓർഡർ ബോർഡിൽ പോസ്റ്റുചെയ്യുന്നതിൽ അർത്ഥമുണ്ട്.

മീറ്റിംഗ് അജണ്ടയിൽ അടങ്ങിയിരിക്കണം:

മീറ്റിംഗിന്റെ പേര് (വിഷയം);

മീറ്റിംഗിന്റെ സ്ഥലം, സമയം, ദൈർഘ്യം എന്നിവയെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ; .

മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ (ആരാണ് ഹാജരാകേണ്ടത്);

ചർച്ചയ്ക്കുള്ള പ്രശ്നങ്ങളുടെ പട്ടിക (ആവശ്യമെങ്കിൽ - സ്പീക്കറുകളുടെ പേരുകൾക്കൊപ്പം);

നിയമങ്ങൾ - അജണ്ട ഇനങ്ങളിൽ സമയം അനുവദിക്കൽ. മീറ്റിംഗിന്റെ സ്റ്റാറ്റസ് അപ്രധാനമാണെങ്കിൽ, വിഷയം, സമയം-സ്ഥലം, പ്രശ്നങ്ങളുടെ പട്ടിക, കൂടാതെ

ചില മീറ്റിംഗുകൾക്ക് വിശദമായ അജണ്ട ആവശ്യമില്ല. ഉദാഹരണത്തിന്, ചിലപ്പോൾ ഒരു ചെറിയ മീറ്റിംഗ് നടത്താൻ

സ്ഥലവും സമയവും, പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ഘടനയും വാക്കാൽ പ്രഖ്യാപിച്ചാൽ മതി

വിഷയം. ചർച്ച ചെയ്യേണ്ട വിഷയങ്ങളുടെ പട്ടിക യോഗത്തിൽ തന്നെ തയ്യാറാക്കും.

യോഗത്തിന്റെ തുടക്കം.മീറ്റിംഗ് എപ്പോഴും ഒരു വ്യക്തി നയിക്കുന്നു -

ചെയർമാൻ പലപ്പോഴും നേതാവ് തന്നെയാണ്. മീറ്റിംഗിന്റെ ആദ്യ, പ്രാരംഭ ഘട്ടത്തിൽ, ചെയർമാൻ, ഒന്നാമതായി, പ്രധാന നടപടിക്രമ പ്രശ്നങ്ങൾ ശ്രദ്ധയിൽപ്പെടുത്തുന്നു: മീറ്റിംഗിന്റെ വിഷയവും ഉദ്ദേശ്യവും, അജണ്ടയുടെ ഉള്ളടക്കം, നിയന്ത്രണങ്ങൾ.

യോഗത്തിന് നേതൃത്വം നൽകുന്നത്മാനേജർക്കായി, ഇത് എല്ലായ്പ്പോഴും രണ്ട് സമാന്തര വരികളായി തിരിച്ചിരിക്കുന്നു: നടപടിക്രമം പരിപാലിക്കുകയും ഉള്ളടക്കം പരിപാലിക്കുകയും ചെയ്യുക.

യോഗത്തിന് നേതൃത്വം നൽകുന്നത്

ഒരു പ്രത്യേക സ്ഥലത്ത്, വ്യത്യസ്ത വിഷയങ്ങൾ ചർച്ച ചെയ്യപ്പെടുകയോ നിർദ്ദിഷ്ട പ്രശ്നങ്ങളിൽ തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുകയോ ചെയ്യുന്ന ഒരു പ്രത്യേക കൂട്ടം ആളുകൾക്കായി നിരവധി തരം ഇവന്റുകൾ നടക്കുന്നു. ഉദാഹരണത്തിന്, ഷെയർഹോൾഡർമാരുടെ ഒരു ത്രൈമാസ മീറ്റിംഗ് അല്ലെങ്കിൽ ഒരു പൊതു കോർപ്പറേറ്റ് മീറ്റിംഗ്. ഈ പ്രവർത്തനങ്ങൾ പല തരങ്ങളായി തിരിച്ചിരിക്കുന്നു:

ü യോഗം

ü യോഗം

ü ഒരു ബിസിനസ് മീറ്റിംഗ്:

Ø ബിസിനസ് സംഭാഷണം

Ø ചർച്ചകൾ

യോഗം ചില നിയമങ്ങൾ അനുസരിച്ച് നടപ്പിലാക്കുന്നു മീറ്റിംഗ് നടപടിക്രമം), ഇത് ഓർഗനൈസേഷന്റെ ചാർട്ടറിൽ പറഞ്ഞിരിക്കുന്നു. മീറ്റിംഗിന്റെ നടത്തിപ്പും അതിൽ എടുക്കുന്ന തീരുമാനങ്ങളും ഒരു പ്രത്യേക രേഖയിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട് മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ്.

യോഗം ഒരു മീറ്റിംഗിൽ നിന്ന് വ്യത്യസ്തമാണ്, അതിൽ ഒരു ഇടുങ്ങിയ ആളുകളുടെ ഒരു വൃത്തത്തെ സാധാരണയായി ഒരു മീറ്റിംഗിലേക്ക് ക്ഷണിക്കുന്നു. ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരേ ഓർഗനൈസേഷന്റെ വിവിധ വകുപ്പുകളെ പ്രതിനിധീകരിക്കുന്ന ആളുകൾ അല്ലെങ്കിൽ വ്യത്യസ്ത കമ്പനികളുടെയും സ്ഥാപനങ്ങളുടെയും പ്രതിനിധികൾ.

മീറ്റിംഗുകൾ പലപ്പോഴും മീറ്റിംഗുകളേക്കാൾ പതിവാണ്. അവർ ഒരു നിശ്ചിത നിമിഷത്തിൽ വിളിച്ചുകൂട്ടുന്നു, സാധാരണയായി ആഴ്ചയിൽ ഒരിക്കൽ. ആനുകാലിക പ്രശ്‌നങ്ങളെയും പ്രശ്‌നങ്ങളെയും കുറിച്ച് ചിന്തിക്കാൻ മീറ്റിംഗുകൾ നിലവിലുണ്ട്. അടിയന്തിര ആവശ്യത്താൽ ന്യായീകരിക്കപ്പെടുകയാണെങ്കിൽ അത്തരം മീറ്റിംഗുകൾക്ക് ഒരു ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യാത്ത സ്വഭാവവും ഉണ്ടായിരിക്കാം. മിനിറ്റുകൾ സാധാരണയായി മീറ്റിംഗുകളിൽ സൂക്ഷിക്കാറില്ല, പക്ഷേ ഫലങ്ങളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി തീർച്ചയായും ഒരു പ്രമേയം പുറപ്പെടുവിക്കും.

ബിസിനസ് മീറ്റിംഗുകൾ ആയി തിരിച്ചിരിക്കുന്നു ബിസിനസ് സംഭാഷണങ്ങൾഒപ്പം ചർച്ച.

ബിസിനസ് സംഭാഷണംഒരു സ്വതന്ത്ര സംഭാഷണത്തിന്റെ രൂപത്തിൽ നടക്കുന്നു, കൂടാതെ വിവിധ ക്ഷണികമായ ജോലികൾ ചർച്ച ചെയ്യുന്നതിനായി നടക്കുന്നു, പക്ഷേ അവസാനം ഒരു വിധി പുറപ്പെടുവിക്കേണ്ടതുണ്ട്.

ചർച്ചകൾകമ്പനികൾ, ഓർഗനൈസേഷനുകൾ അല്ലെങ്കിൽ എന്റർപ്രൈസസ് എന്നിവയുടെ സംയുക്ത പ്രവർത്തനങ്ങൾക്കായി കൂടുതൽ അടിസ്ഥാന പ്രശ്‌നങ്ങൾക്കും ചുമതലകൾക്കും പരിഹാരം നൽകുന്നു, അതായത്: ഇടപെടലിന്റെ വ്യാപ്തി നിർണ്ണയിക്കുക, സ്വാധീന മേഖലകൾ പരിമിതപ്പെടുത്തുക തുടങ്ങിയവ. അന്തിമ കരാറിലോ വാക്കാലുള്ള പ്രസ്താവനയിലോ ഒപ്പുവെച്ചാണ് ചർച്ചകൾ അവസാനിക്കുന്നത്.

ഓരോ സംരംഭകനും, ബിസിനസുകാരനും, വ്യാപാരിയും, അവന്റെ പ്രവർത്തനത്തിന്റെ സ്വഭാവമനുസരിച്ച്, പലപ്പോഴും ഒരു പങ്കാളിയായി പ്രവർത്തിക്കേണ്ടതുണ്ട് അല്ലെങ്കിൽ വിവിധ മീറ്റിംഗുകൾ, കോൺഫറൻസുകൾ, ബിസിനസ്സ് മീറ്റിംഗുകൾ എന്നിവ സ്വയം സംഘടിപ്പിക്കേണ്ടതുണ്ട്. ഈ പ്രവർത്തനങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കുന്നതിന് ഒരു സ്ഥാപിത നടപടിക്രമമുണ്ട്, അത് പിന്തുടരേണ്ടതാണ്, കാരണം ഇത് ബിസിനസിന്റെ വിജയത്തെയും വികസനത്തെയും നേരിട്ട് ബാധിക്കുന്നു.

ഈ ഇവന്റുകൾ ഗുണനിലവാരമുള്ള രീതിയിൽ തയ്യാറാക്കുന്നതിനും നടത്തുന്നതിനും എന്ത് വ്യവസ്ഥകൾ പാലിക്കണം?

1. വിഷയം വ്യക്തമായി നിർവചിക്കുകയും അജണ്ടയുടെ രൂപരേഖ തയ്യാറാക്കുകയും ചെയ്യേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്.

അജണ്ടയിൽ 2-3 പ്രധാന വിഷയങ്ങളും 3-4 ദ്വിതീയ വിഷയങ്ങളും ഉൾപ്പെടുത്തണം. എന്തുകൊണ്ടാണ് അത്തരമൊരു അനുപാതം? കുറച്ച് പ്രധാന പ്രശ്‌നങ്ങൾ ഉള്ള സാഹചര്യത്തിൽ, നിങ്ങൾക്ക് അവ പരിഗണിക്കുന്നതിനായി കൂടുതൽ സമയം നീക്കിവയ്ക്കാനും കൂടുതൽ ആഴത്തിൽ പ്രവർത്തിക്കാനും കഴിയും. അവയിൽ പലതും ഉണ്ടെങ്കിൽ, പരിമിതമായ സമയം കണക്കിലെടുത്ത്, പ്രധാന പ്രശ്നങ്ങൾ ഉപരിപ്ലവമായി പരിഗണിക്കുകയും നിരവധി സൂക്ഷ്മതകൾ നഷ്ടപ്പെടുകയും ചെയ്യും.

2. മീറ്റിംഗ്, മീറ്റിംഗ്, ചർച്ചകൾ എന്നിവയിലേക്ക് ക്ഷണിക്കപ്പെട്ട നിർദ്ദിഷ്ട വ്യക്തികളുടെ ഒരു ലിസ്റ്റ് ഉണ്ടാക്കുക.

ഒഴിവാക്കലാണ് പ്രൊഡക്ഷൻ മീറ്റിംഗ്.ഇത് പതിവായി നടക്കുന്നു, ഒപ്പം ഹാജരായവരുടെ മാറ്റമില്ലാത്ത പട്ടികയും.

3. ഇവന്റിനായി ഒരു തീയതിയും സമയവും സജ്ജമാക്കുക.

ചർച്ചകളുടെ തീയതിയും സമയവും എല്ലാ കക്ഷികളുമായും അംഗീകരിച്ചിരിക്കണം.

4. പരിപാടിയുടെ തീയതിയും സമയവും സംബന്ധിച്ച് എല്ലാ ഭാവി വ്യക്തികളുടെയും നിർബന്ധിത അറിയിപ്പ്.

മീറ്റിംഗ് നടത്താൻ, ഇത് കുറഞ്ഞത് ഒരാഴ്ച മുമ്പെങ്കിലും ചെയ്യണം. വരാനിരിക്കുന്ന പ്രൊഡക്ഷൻ മീറ്റിംഗിനെക്കുറിച്ച് സ്ഥിരമായി പങ്കെടുക്കാത്ത ആളുകൾക്ക് മാത്രമേ മുന്നറിയിപ്പ് നൽകൂ.

5. ഈ ഇവന്റ് നടക്കുന്ന സമയപരിധി നിർണ്ണയിക്കുക, ഒപ്പം അവരെ കുറിച്ച് എല്ലാ പങ്കാളികളെയും അറിയിക്കുക.

അനുഭവം കാണിക്കുന്നത് പോലെ, ഇവന്റിന്റെ അവസാന സമയത്തെ കുറിച്ചുള്ള മുന്നറിയിപ്പ് അവിടെയുള്ള എല്ലാവരെയും അച്ചടക്കത്തിലാക്കുകയും ഇവന്റിന്റെ സമയം 10 ​​മുതൽ 15% വരെ കുറയ്ക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

6. പ്രധാന പ്രസംഗം തയ്യാറാക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. അത് ഒരു റിപ്പോർട്ടോ ഹ്രസ്വ സന്ദേശമോ ആകാം. ചർച്ചയ്ക്ക് ആവശ്യമായ പങ്കാളികളെ നിശ്ചയിക്കുക.

പ്രസംഗം വിഷയത്തിൽ കർശനമായി നടത്തുകയും പരിഗണനയിലുള്ള പ്രശ്നം വെളിപ്പെടുത്തുകയും വേണം. വാദങ്ങളും നിഗമനങ്ങളും വസ്തുതകളാൽ സ്ഥിരീകരിക്കപ്പെടുകയും പിന്തുണയ്ക്കുകയും വേണം. ശൂന്യമായ സംസാരവും അവ്യക്തതയും ശ്രോതാക്കളിൽ ശ്രദ്ധക്കുറവും നിസ്സംഗതയും ഉണ്ടാക്കും.

7. പരിസരം തീരുമാനിക്കുക, ഇവന്റിനായി അത് തയ്യാറാക്കുക.

മുറിയോ ഹാളോ സുഖകരവും, ഉദ്ദേശിക്കുന്ന എല്ലാവരെയും ഉൾക്കൊള്ളാൻ കഴിയുന്നത്ര വലിപ്പമുള്ളതുമായിരിക്കണം. സീറ്റുകളുടെ എണ്ണം മുൻകൂട്ടി പരിഗണിക്കുക - എല്ലാവർക്കും മതിയായ കസേരകൾ ഉണ്ടായിരിക്കണം. അടിയന്തിര സാഹചര്യങ്ങൾക്കായി നിങ്ങൾക്ക് ഒരു സ്പെയർ ഉണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക. ചർച്ചകൾക്കായി, പൂർണ്ണ ഇനീഷ്യലുകൾ ഉപയോഗിച്ച് ഓരോ പങ്കാളിക്കും മുന്നിൽ ഒരു കാർഡ് സജ്ജീകരിക്കുന്നത് ഉപയോഗപ്രദമാണ്. ഈ വ്യക്തി ഹാജരായിരിക്കുന്ന സ്ഥാപനത്തിന്റെയോ കമ്പനിയുടെയോ പേര് അതിൽ സൂചിപ്പിക്കുക. ഓരോ പങ്കാളിക്കും മേശപ്പുറത്ത് ഒരു കഷണം കടലാസ്/നോട്ട്ബുക്കും കുറച്ച് പേനകളും വയ്ക്കുക. പാനീയങ്ങൾ (സോഡയോടും അല്ലാതെയും മിനറൽ വാട്ടർ), ഗ്ലാസുകൾ എന്നിവയുടെ സാന്നിധ്യം സ്വാഗതം ചെയ്യുന്നു. ചർച്ചകൾക്കിടയിൽ ചായയും കാപ്പിയും നൽകുന്നതിന് മര്യാദയുടെ നിയമങ്ങൾ നൽകുന്നു.

സമ്മതിച്ച സമയത്ത് ജോലി കർശനമായി ആരംഭിക്കണം. കാലതാമസം തുടർന്നുള്ള സംഭവങ്ങളിൽ കൂടുതൽ കാലതാമസത്തിന് കാരണമാകും. ചർച്ചകൾ സംഘടിപ്പിക്കുമ്പോൾ, എല്ലാ കക്ഷികളും - പങ്കെടുക്കുന്നവർ ജോലി ആരംഭിക്കുന്ന നിമിഷം നിരുപാധികം നിരീക്ഷിക്കാൻ തീരുമാനിച്ചു. പങ്കാളികളുടെ ചർച്ചകളിലെ നിങ്ങളുടെ അകാരണമായ കാലതാമസം അവഗണനയുടെ ആത്യന്തിക ബിരുദമായി കണക്കാക്കും, കൂടുതൽ ഫലങ്ങൾ പ്രവചിക്കാൻ പ്രയാസമായിരിക്കും.

ഇവന്റിന്റെ പൊതു അന്തരീക്ഷം സൗഹൃദപരമാണെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക. വ്യക്തിത്വങ്ങളിലേക്കുള്ള പരിവർത്തനങ്ങൾ, ഏറ്റുമുട്ടലുകൾ, അപമാനങ്ങൾ, പ്രകോപനങ്ങൾ എന്നിവ അസ്വീകാര്യമാണ്.

ഒരു മീറ്റിംഗ് നടത്തുന്നതിന് നിങ്ങൾ ഒരു ചെയർമാനെ തിരഞ്ഞെടുക്കണം.പൊതു തുറന്ന അല്ലെങ്കിൽ അടച്ച വോട്ടിലൂടെയാണ് ഇത് ചെയ്യുന്നത്. ഈ ഘട്ടം പ്രോട്ടോക്കോളിൽ രേഖപ്പെടുത്തണം.

നിയമങ്ങൾ നിയന്ത്രിക്കാനും ഓരോ സ്പീക്കറുടെ പേരും കുടുംബപ്പേരും, അദ്ദേഹത്തിന്റെ സ്ഥാനവും പങ്കാളി സംസാരിക്കുന്ന കമ്പനിയുടെ പേരും പ്രഖ്യാപിക്കാനും പ്രിസൈഡിംഗ് ഓഫീസർ ബാധ്യസ്ഥനാണ്.

തിരഞ്ഞെടുത്ത സ്പീക്കർ ചില ഗുണങ്ങളുള്ള വ്യക്തിയായിരിക്കണം. ഒന്നാമതായി, ചെയർമാൻ സമർത്ഥനും നിഷ്പക്ഷവുമായ വ്യക്തിയായിരിക്കണം. വ്യക്തമായും വ്യക്തമായും പ്രകടിപ്പിക്കാൻ കഴിയണം, എതിർ അഭിപ്രായങ്ങളോട് സഹിഷ്ണുത പുലർത്തണം. ആർക്കും മുൻഗണന നൽകാനും തന്റെ അഭിപ്രായം അടിച്ചേൽപ്പിക്കാനും അദ്ദേഹത്തിന് അവകാശമില്ല. യോഗത്തിൽ സ്വന്തം നിർദ്ദേശങ്ങൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ, സംസാരിച്ച എല്ലാവർക്കും ശേഷം മാത്രമേ അത് പ്രകടിപ്പിക്കാൻ ചെയർമാനു അവകാശമുള്ളൂ.

ഏതൊരു സംഭവത്തിന്റെയും ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട നിമിഷം സംഗ്രഹിക്കുകയും തീരുമാനമെടുക്കുകയും ചെയ്യുക എന്നതാണ്. മിക്കപ്പോഴും, ഈ നിമിഷത്തിൽ ഒരുതരം ഊർജ്ജ നഷ്ടവും നിസ്സഹായതയും ഉണ്ട്. ഇതിനുള്ള കാരണം മനഃശാസ്ത്രപരമായ വശമാണ്: പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് സമയം കടന്നുപോകുന്നുവെന്നും ഏതെങ്കിലും തരത്തിലുള്ള തീരുമാനത്തിലെത്തേണ്ടത് ആവശ്യമാണെന്നും മനസ്സിലാക്കാൻ കഴിയുന്നില്ല. അവർ ഒരു തിരഞ്ഞെടുപ്പ് നടത്താൻ സംശയിക്കാനും മടിക്കാനും മടിക്കാനും തുടങ്ങുന്നു. അത്തരമൊരു സാഹചര്യം ഉണ്ടാകുകയാണെങ്കിൽ, അതിൽ നിന്നുള്ള ഏറ്റവും നല്ല മാർഗം ഒരു നിർദ്ദേശം എടുത്ത് അത് പരിഗണിക്കുക എന്നതാണ്. നിങ്ങൾ ചർച്ച നിർത്തേണ്ട നിമിഷം നഷ്ടപ്പെടുത്താതിരിക്കേണ്ടത് വളരെ പ്രധാനമാണ്. ഇത് പൂർണ്ണമായും ചെയർമാന്റെ അനുഭവത്തെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. ചർച്ചയുടെ ഓരോ ഘട്ടത്തിന്റെയും ഫലങ്ങൾ സംഗ്രഹിക്കുമ്പോൾ, ഇന്റർമീഡിയറ്റ് വോട്ടിംഗ് രീതിയും ഉണ്ട്. എന്നാൽ ഈ തീരുമാനം ന്യൂനപക്ഷം നിരസിച്ചാൽ അന്തിമ തീരുമാനവുമായി തിരക്കുകൂട്ടുന്നതും വിലമതിക്കുന്നില്ല. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, ചർച്ചയുടെ എല്ലാ വശങ്ങളെയും തൃപ്തിപ്പെടുത്തുന്ന ഒരു തീരുമാനത്തിലെത്താൻ ചർച്ച തുടരേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്.

ഒരു സെക്രട്ടറിയുടെ പവിത്രമായ കടമകളിലൊന്നാണ് വിവിധ തലങ്ങളിലുള്ള നേതാക്കൾ ആരംഭിക്കുന്ന മീറ്റിംഗുകൾ, മീറ്റിംഗുകൾ, മീറ്റിംഗുകൾ എന്നിവയുടെ തയ്യാറെടുപ്പ്. മിക്ക കേസുകളിലും, അത്തരം സംഭവങ്ങളുടെ മിനിറ്റുകൾ സെക്രട്ടറി സൂക്ഷിക്കുന്നു. ഈ പ്രക്രിയകൾ കൂടുതൽ കാര്യക്ഷമമാക്കുന്നത് എങ്ങനെയെന്ന് ഈ ലേഖനത്തിൽ ഞങ്ങൾ നിങ്ങളോട് പറയും.

പ്രോട്ടോക്കോളിനെക്കുറിച്ച് സംസാരിക്കാൻ ആരംഭിക്കുന്നതിന്, ഒന്നാമതായി, മീറ്റിംഗുകളുടെ തയ്യാറെടുപ്പിൽ നമ്മൾ താമസിക്കേണ്ടതുണ്ട്. അത്തരമൊരു സംഭവത്തിന് മുമ്പ്, അജണ്ടയെക്കുറിച്ച് ചിന്തിക്കേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്, പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ഘടന നിർണ്ണയിക്കുക, എല്ലാ സ്പീക്കറുകളുടെയും മറ്റ് മെറ്റീരിയലുകളുടെയും റിപ്പോർട്ടുകൾ വായിക്കുക. ഇതിനെല്ലാം കൂടുതൽ ശ്രമങ്ങൾ ആവശ്യമായി വരും, പക്ഷേ തൽഫലമായി, പ്രോട്ടോക്കോൾ സൂക്ഷിക്കുന്നത് വളരെ എളുപ്പമായിരിക്കും.

സമയം എങ്ങനെ ലാഭിക്കാം?

വിവിധ പഠനങ്ങൾ അനുസരിച്ച്, സംഘടനയുടെ തലവന്റെയും മറ്റ് ജീവനക്കാരുടെയും പ്രവർത്തന സമയത്തിന്റെ 10 മുതൽ 50% വരെ മീറ്റിംഗുകളിൽ ചെലവഴിക്കാൻ കഴിയും. സമയം ലാഭിക്കുന്നതിന്, മീറ്റിംഗ് തുടക്കക്കാർ, ഹോസ്റ്റുകൾ, പങ്കെടുക്കുന്നവർ എന്നിവർ ഇനിപ്പറയുന്ന നിയമങ്ങൾ മനസ്സിൽ സൂക്ഷിക്കണം:

പ്രവർത്തന ക്രമത്തിൽ പരിഹരിക്കാൻ കഴിയാത്ത പ്രശ്നങ്ങൾ മാത്രം യോഗത്തിൽ ചർച്ച ചെയ്യുക.

മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ എണ്ണം പരിമിതപ്പെടുത്തുക. ഇത് ഇവന്റിന്റെ ദൈർഘ്യത്തിന് നേരിട്ട് ആനുപാതികമാണ്. 5 പേരുമൊത്തുള്ള ഒരു മീറ്റിംഗ് 1 മണിക്കൂർ ദൈർഘ്യമുള്ളതാണെങ്കിൽ, 10 അല്ലെങ്കിൽ അതിൽ കൂടുതൽ പേർ പങ്കെടുക്കുന്നുണ്ടെങ്കിൽ, അത് 2 മണിക്കൂറോ അതിൽ കൂടുതലോ നീണ്ടുനിൽക്കാൻ സാധ്യതയുണ്ട്.

മീറ്റിംഗിനായുള്ള വിവര സാമഗ്രികൾ മുൻകൂട്ടി തയ്യാറാക്കുക. കണക്കുകൂട്ടലുകൾ, വിശകലന റിപ്പോർട്ടുകൾ, പട്ടികകൾ, ഗ്രാഫുകൾ, സംഗ്രഹങ്ങൾ, ഫോട്ടോ, വീഡിയോ സാമഗ്രികൾ, അവതരണങ്ങൾ, ഉൽപ്പന്ന സാമ്പിളുകൾ, വിദഗ്ദ്ധ അഭിപ്രായങ്ങൾ എന്നിവ പ്രത്യേക സ്പെഷ്യലിസ്റ്റുകൾ നൽകണം. എന്നാൽ സാമഗ്രികളുടെ സന്നദ്ധത പരിശോധിക്കാൻ യോഗത്തിന്റെ സെക്രട്ടറി ബാധ്യസ്ഥനാണ്. അതിനാൽ, ഇവന്റിന് ഒന്നോ രണ്ടോ ദിവസം മുമ്പ്:

എ) അവതരണങ്ങൾ നടത്തുന്ന ഉത്തരവാദിത്തപ്പെട്ട വ്യക്തികളുടെ സഹായത്തോടെ, എല്ലാ വിവര സാമഗ്രികളുടെയും ഒരു ലിസ്റ്റ് തയ്യാറാക്കുക;

b) ഉത്തരവാദിത്തപ്പെട്ട വ്യക്തികളിൽ നിന്ന് ഇലക്ട്രോണിക് രൂപത്തിൽ നിർമ്മിച്ച മെറ്റീരിയലുകൾ സ്വീകരിക്കുക (ഉദാഹരണത്തിന്, അവതരണങ്ങൾ, വിശദീകരണ കുറിപ്പുകൾ മുതലായവ);

സി) ഉത്തരവാദിത്തപ്പെട്ട വ്യക്തികളിൽ നിന്ന് റിപ്പോർട്ടുകളുടെ അച്ചടിച്ച സംഗ്രഹങ്ങളും പാഠങ്ങളും സ്വീകരിക്കുക.

ഓരോ ലക്കത്തിനും, ഒരു കൂട്ടം ആളുകൾ ഓർഡർ നിർവ്വഹിക്കുമ്പോൾ പോലും, ഉത്തരവാദിത്തമുള്ള ഒരു ജീവനക്കാരനെ നിയമിക്കുക.

കുറ്റവാളികളെ തുറന്നുകാട്ടി സമയം കളയരുത്. ഓരോ യോഗത്തിന്റെയും പ്രധാന ദൗത്യം അജണ്ട ചർച്ച ചെയ്യുകയും അതിൽ തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുകയും ചെയ്യുക എന്നത് ഓർക്കുക.

അജണ്ട

യോഗത്തിൽ ചർച്ച ചെയ്യാൻ ഉദ്ദേശിക്കുന്ന വിഷയങ്ങളുടെ പട്ടികയാണിത്. യോഗത്തിന്റെ അധ്യക്ഷനാണ് അവ നിശ്ചയിക്കുന്നത്. എന്നിരുന്നാലും, ഈ പ്രക്രിയയിൽ സെക്രട്ടറിയും ഉൾപ്പെട്ടേക്കാം.

അജണ്ട ക്രമീകരിക്കുമ്പോൾ ഇനിപ്പറയുന്ന മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുക:

• വളരെ വിശാലമായ മീറ്റിംഗ് വിഷയങ്ങളെ പല ഉപവിഷയങ്ങളായി വിഭജിക്കുക.ആവശ്യമെങ്കിൽ, ഉത്തരവാദിത്തപ്പെട്ട വ്യക്തികൾക്ക് ഓരോ ഉപവിഷയത്തിനും പ്രിപ്പറേറ്ററി മീറ്റിംഗുകൾ നടത്താവുന്നതാണ്.

ഉദാഹരണത്തിന്, "പ്രധാന ഉൽപ്പാദന ഷോപ്പുകൾ ആസൂത്രണം ചെയ്ത സൂചകങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ച്" എന്ന വിഷയത്തിൽ മാസാവസാനം ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്തിരിക്കുന്ന ഒരു മീറ്റിംഗിന് മുമ്പായി കടകളിലെ ചെറിയ മീറ്റിംഗുകളുടെ ഒരു പരമ്പര ഉണ്ടായിരിക്കണം: "പദ്ധതി നടപ്പിലാക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ച് ഫൗണ്ടറി", "ബ്ലാങ്ക് ഷോപ്പ് വഴി പ്ലാൻ നടപ്പിലാക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ച്", "മെഷീൻ ഷോപ്പ് പ്ലാൻ നടപ്പിലാക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ച്", "അസംബ്ലി ഷോപ്പ് പ്ലാൻ നടപ്പിലാക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ച്." അല്ലെങ്കിൽ “ഒരു എന്റർപ്രൈസിൽ ഒരു ഇആർപി സിസ്റ്റം നടപ്പിലാക്കുന്നത്” എന്ന വിഷയത്തെക്കുറിച്ചുള്ള ഒരു മീറ്റിംഗിന് മുമ്പ് നിരവധി മീറ്റിംഗുകൾ ഉണ്ടായിരിക്കണം: “ഉൽപാദനത്തിൽ ഒരു ഇആർപി സിസ്റ്റം നടപ്പിലാക്കുന്നതിലെ പ്രശ്‌നങ്ങളെക്കുറിച്ച്”, “ഇആർപി സിസ്റ്റവും അക്കൗണ്ടിംഗിൽ 1 സിയും തമ്മിലുള്ള ആശയവിനിമയം നൽകുന്നതിനെക്കുറിച്ച്. ”, “ഇആർപി സിസ്റ്റത്തിന്റെയും ഡാറ്റാ കൈമാറ്റത്തിന്റെയും സാങ്കേതിക പിന്തുണയിൽ” മുതലായവ.

• തുല്യ പ്രാധാന്യമുള്ള അജണ്ട വിഷയങ്ങൾ ഒരു പൊതു തീം ഉപയോഗിച്ച് ഏകീകരിക്കുക. ഉദാഹരണത്തിന്, ഗതാഗത വ്യവസ്ഥ, വെയർഹൗസിലേക്കുള്ള ഡെലിവറി ഓർഡർ, എന്റർപ്രൈസസിന്റെ പ്രദേശത്ത് നിന്ന് പൂർത്തിയായ ഉൽപ്പന്നങ്ങളുടെ കയറ്റുമതി, കയറ്റുമതി.

പരസ്പരബന്ധിതമായ വിഷയങ്ങളുടെ വിശാലമായ ശ്രേണിയും അജണ്ടയിൽ ഉൾപ്പെടുത്താം. ഉദാഹരണത്തിന്, അവ ഉൾപ്പെടാം:

ഒരു പുതിയ പ്രൊഡക്ഷൻ ലൈൻ ഏറ്റെടുക്കൽ;

ഉൽപാദനത്തിന്റെ സാങ്കേതിക തയ്യാറെടുപ്പ്;

പുതിയ ഉപകരണങ്ങൾ ഏറ്റെടുക്കുന്നതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് രൂപകൽപ്പനയിലും സാങ്കേതിക ഡോക്യുമെന്റേഷനിലും മാറ്റങ്ങൾ വരുത്തുക;

ഉൽപ്പാദന കെട്ടിടങ്ങളുടെ ആധുനികവൽക്കരണം, മെഷീൻ ബൈൻഡിംഗുകളുടെ വികസനം;

ഉൽപ്പാദനത്തിന്റെ ലോജിസ്റ്റിക് പിന്തുണ.

അതേ സമയം, ഫാക്ടറി പ്രവേശന കവാടത്തിന്റെ പുനർനിർമ്മാണം അല്ലെങ്കിൽ ഫാക്ടറി കാന്റീനിലെ പാസുകൾക്കായുള്ള ഇലക്ട്രോണിക് പേയ്‌മെന്റുകളുടെ ഓർഗനൈസേഷൻ ഈ മീറ്റിംഗിൽ ചർച്ച ചെയ്യുന്നത് വ്യക്തമായി വിലമതിക്കുന്നില്ല.

അജണ്ടയുടെ ഉള്ളടക്കത്തെ എപ്പോഴും സ്വാധീനിക്കാൻ സെക്രട്ടറിക്ക് കഴിയില്ലെന്ന് വ്യക്തമാണ്. നേതാവാണ് മീറ്റിംഗ് ഒരുമിച്ച് കൊണ്ടുവരുന്നത്, അദ്ദേഹം പ്രശ്നങ്ങളുടെ വ്യാപ്തിയും വിശദീകരിക്കുന്നു. കാസ്റ്റിംഗുകളുടെ നിർമ്മാണത്തിനായി ഒരു പുതിയ പ്രൊഡക്ഷൻ ലൈൻ വാങ്ങുന്നതും പ്രദേശം വൃത്തിയാക്കുന്നതിനായി ഒരു സ്പ്രിംഗ് സബ്ബോട്ട്നിക്കിന്റെ ഓർഗനൈസേഷനും ഒരു മീറ്റിംഗിന്റെ അജണ്ടയിൽ മാനേജർ ഉൾപ്പെടുത്തിയാൽ, അവനെ ബോധ്യപ്പെടുത്താൻ കഴിഞ്ഞേക്കില്ല. എന്നാൽ ഞങ്ങളുടെ ഭാഗത്ത്, സബ്ബോട്ട്നിക്കിന്റെ ഓർഗനൈസേഷനെക്കുറിച്ചുള്ള ചർച്ച മറ്റൊരു മീറ്റിംഗിലേക്ക് കൊണ്ടുവരാൻ ഞങ്ങൾക്ക് വാഗ്ദാനം ചെയ്യാം, ഉദാഹരണത്തിന്, കെട്ടിടത്തിന്റെ മുൻഭാഗം പെയിന്റ് ചെയ്യുന്നതിനോ സംഘടനയുടെ ജന്മദിനത്തോടനുബന്ധിച്ച് ആഘോഷങ്ങൾ നടത്തുന്നതിനോ ഉള്ള പ്രശ്നവുമായി ഇത് സംയോജിപ്പിച്ച്.

• മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ കഴിവിലും ഉത്തരവാദിത്ത മേഖലയിലും ഉള്ള വിഷയങ്ങൾ മാത്രം അജണ്ട ഉണ്ടാക്കുക. ഉദാഹരണത്തിന്, വിതരണ മേധാവിയുടെ അഭാവത്തിൽ വിതരണ പ്രശ്നങ്ങൾ ചർച്ച ചെയ്യുന്നത് ഉപയോഗശൂന്യമായിരിക്കും.
• വിഷയങ്ങളുടെയും അജണ്ട ഇനങ്ങളുടെയും എണ്ണം പരിമിതപ്പെടുത്തുക. അനുവദിച്ച സമയപരിധിക്കുള്ളിൽ ഫലപ്രദമായി ചർച്ച ചെയ്യാനും പരിഹരിക്കാനും കഴിയുന്നത്രയും അവ ആയിരിക്കണം. ഉദാഹരണത്തിന്, മീറ്റിംഗിന്റെ 1 മണിക്കൂർ, ചർച്ച ചെയ്ത വിഷയങ്ങളുടെ അളവും മീറ്റിംഗിന്റെ തയ്യാറെടുപ്പിന്റെ ഗുണനിലവാരവും അനുസരിച്ച് നിങ്ങൾക്ക് 1 മുതൽ 5 വരെ വിഷയങ്ങൾ ചർച്ച ചെയ്യാം.
• കഴിഞ്ഞ മീറ്റിംഗിൽ നൽകിയ ടാസ്ക്കുകളുടെയും അസൈൻമെന്റുകളുടെയും റിപ്പോർട്ട് അജണ്ടയിൽ ഉൾപ്പെടുത്തുക, മീറ്റിംഗുകൾ ഒരു പൊതു തീം, പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ഘടന എന്നിവയാൽ ഏകീകരിക്കപ്പെട്ടാൽ. അത്തരമൊരു ഇനം അജണ്ടയിൽ ഇല്ലെങ്കിൽപ്പോലും, ചെയർമാനിന് തന്റെ അധികാരത്തോടെ അത് അവതരിപ്പിക്കാൻ കഴിയും എന്ന വസ്തുതയ്ക്കായി തയ്യാറാകുക. അതിനാൽ, നിർദ്ദേശങ്ങളുടെ പട്ടിക മുൻകൂട്ടി പ്രിന്റ് ചെയ്യുന്നതാണ് നല്ലത് - ചെയർമാൻ, ഉത്തരവാദിത്തമുള്ള വ്യക്തി, സെക്രട്ടറി എന്നിവർക്ക് അത് ഉണ്ടായിരിക്കണം.

മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർ

ഇവന്റിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർക്കുള്ള പൊതുവായ ആവശ്യകതകൾ:

അജണ്ടയിലെ വിഷയങ്ങളിൽ കഴിവും താൽപ്പര്യവും;

മീറ്റിംഗിന്റെ ഫലങ്ങൾ അനുസരിച്ച് തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുന്നതിനും കീഴുദ്യോഗസ്ഥർക്ക് നിർദ്ദേശങ്ങൾ നൽകുന്നതിനുമുള്ള ഉയർന്ന സ്ഥാനം.

ഇവന്റ് സമയത്ത് പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ലിസ്റ്റ് മാറിയേക്കാം. മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്ന എല്ലാവരെയും ബാധിക്കുന്ന വിഷയങ്ങളും അവരിൽ ചിലർക്ക് മാത്രം ബാധകമായ വിഷയങ്ങളും അജണ്ടയിലുണ്ടെങ്കിൽ, ആദ്യം പൊതുവായ വിഷയങ്ങൾ ചർച്ച ചെയ്യണം. മീറ്റിംഗിന്റെ ഈ ഭാഗത്തിന്റെ അവസാനം, കൂടുതൽ ചർച്ചകളിൽ ഉൾപ്പെടാത്ത ജീവനക്കാരെ മോചിപ്പിക്കാം.

എല്ലാവരേയും എങ്ങനെ അറിയിക്കാം

മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്ന എല്ലാവരെയും അറിയിക്കുക തീയതി, സമയം, അതിന്റെ കൈവശമുള്ള സ്ഥലം, ഇവന്റിന്റെ വിഷയം എന്നിവയെക്കുറിച്ച്.

ഫോൺ കോൾ, SMS സന്ദേശം, ഇമെയിൽ (ഡെലിവറി, റീഡ് അറിയിപ്പ് എന്നിവയ്‌ക്കൊപ്പം), വ്യക്തിഗത ബൈപാസ് വഴി നിങ്ങൾക്ക് ഒരു മീറ്റിംഗ് റിപ്പോർട്ടുചെയ്യാനാകും.

പങ്കെടുക്കുന്നവരിൽ ഒരാൾ വിവിധ കാരണങ്ങളാൽ (വാർഷിക അവധി, താൽകാലിക വൈകല്യം, ബിസിനസ്സ് യാത്ര മുതലായവ) ജോലിസ്ഥലത്ത് നിന്ന് വിട്ടുനിൽക്കുകയാണെങ്കിൽ, അഭാവത്തിന്റെ കാരണം കണ്ടെത്തുകയും പകരം വന്നയാളെ മാറ്റിസ്ഥാപിക്കുന്ന ജീവനക്കാരനെ ഓർമ്മപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. അദ്ദേഹം യോഗത്തിൽ പങ്കെടുക്കണം എന്ന പദ്ധതി.

നിങ്ങളുടെ കമ്പ്യൂട്ടറിലെ കലണ്ടറിലേക്ക് ഒരു ടൂൾടിപ്പ് ചേർക്കുന്നതും ഉപയോഗപ്രദമാകും, "ആസൂത്രണ മീറ്റിംഗിൽ അദ്ദേഹം ഉണ്ടായിരിക്കണമെന്ന് ഡെപ്യൂട്ടിയെ ഓർമ്മിപ്പിക്കുക."

മീറ്റിംഗിനെക്കുറിച്ച് ആർക്കെല്ലാം, എപ്പോൾ മുന്നറിയിപ്പ് നൽകി എന്നതിനെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ ഒരു പട്ടികയിൽ നൽകാം (ഉദാഹരണം 1).

ഉദാഹരണം 1

മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരെ അറിയിക്കുന്നു

കൂടിക്കാഴ്ച 06/24/2017 രാവിലെ 11:00 മണിക്ക് പ്രൊക്യുർമെന്റ് ഡയറക്ടറുടെ ഓഫീസിൽ നടക്കും.

വിഷയം: 2017 ന്റെ രണ്ടാം പകുതിയിൽ വിതരണക്കാരുമായുള്ള കരാറുകളുടെ സമാപനം.

മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർക്കുള്ള ഇരിപ്പിട ക്രമീകരണം

മീറ്റിംഗിൽ ഒരു സീറ്റിംഗ് ചാർട്ട് തയ്യാറാക്കുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക:

മുതിർന്ന ഉദ്യോഗസ്ഥർ (നഗരങ്ങൾ, പ്രദേശങ്ങൾ, പ്രദേശങ്ങൾ, റിപ്പബ്ലിക്കുകൾ, ഫെഡറേഷനുകൾ);

അന്തർദേശീയ കോർപ്പറേഷനുകളുടെയും ഹോൾഡിംഗുകളുടെയും ഉടമകൾ മുതലായവ;

പങ്കാളി സംഘടനകളുടെ പ്രതിനിധികൾ.

സെക്രട്ടറിക്ക്, സാധ്യമെങ്കിൽ, ചെയർമാന്റെ മേശയ്ക്ക് അടുത്തുള്ള ഒരു പ്രത്യേക മേശയിൽ ഒരു ഇരിപ്പിടം നൽകുന്നു (ഉദാഹരണം 2).

ഉദാഹരണം 2

സീറ്റിംഗ് ചാർട്ട്

പേര് കാർഡുകൾ

അനുബന്ധ സ്ഥലങ്ങൾക്ക് എതിർവശത്തുള്ള പട്ടികകളിൽ, സ്ഥാനവും (അല്ലെങ്കിൽ) മുഴുവൻ പേരും ഉപയോഗിച്ച് നെയിം കാർഡുകൾ സ്ഥാപിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. ഓരോ പങ്കാളിയും. ഏറ്റവും ലളിതമായ ഓപ്ഷൻ ഒരു "വീടിലേക്ക്" മടക്കിയ കടലാസ് ഷീറ്റാണ് (ചിത്രം 1)

അരി. ഒന്ന്.മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നയാളുടെ പേര് കാർഡ്

ബാഡ്ജുകൾ

പ്രത്യേകിച്ച് നിർണായക സന്ദർഭങ്ങളിൽ, ബാഡ്ജുകൾ (ബ്രെസ്റ്റ്പ്ലേറ്റുകൾ) തയ്യാറാക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്, അത് സൂചിപ്പിക്കണം:

പൂർണ്ണമായ പേര്. പങ്കെടുക്കുന്നവർ;

അവരുടെ സ്ഥാനങ്ങൾ;

ഓരോ പങ്കാളിയും പ്രതിനിധീകരിക്കുന്ന സ്ഥാപനത്തിന്റെ പേര്;

നിർദ്ദിഷ്ട സ്ഥാപനം സ്ഥിതി ചെയ്യുന്ന പ്രദേശം.

ബാഡ്ജിൽ ഇവയും ഉൾപ്പെടാം:

പങ്കെടുക്കുന്നയാൾ പ്രതിനിധീകരിക്കുന്ന സ്ഥാപനത്തിന്റെ ലോഗോ;

ഇവന്റിന്റെ ലോഗോ (ചിഹ്നം) (യോഗങ്ങൾ, സമ്മേളനങ്ങൾ മുതലായവ).

നിങ്ങൾക്ക് ഒരു സ്ട്രിംഗ് അല്ലെങ്കിൽ ക്ലോത്ത്സ്പിൻ ഉപയോഗിച്ച് ബാഡ്ജുകൾ ഉപയോഗിക്കാം. അവ സ്റ്റേഷനറികളിലും ഓഫീസ് വിതരണ സ്റ്റോറുകളിലും വിൽക്കുന്നു.

നിങ്ങൾക്ക് സ്വന്തമായി ടെക്സ്റ്റ് ഉപയോഗിച്ച് ഇൻസെർട്ടുകൾ വികസിപ്പിക്കാം, തുടർന്ന് പ്രിന്ററിൽ പ്രിന്റ് ചെയ്യുക, കത്രിക ഉപയോഗിച്ച് മുറിച്ച് ബാഡ്ജുകളിൽ ഇടുക (ചിത്രം 2).

അരി. 2.നിങ്ങൾ തന്നെ രൂപകൽപ്പന ചെയ്‌ത ബാഡ്‌ജ് ഉൾപ്പെടുത്തൽ

തയ്യാറെടുപ്പിനായി മതിയായ ഫണ്ട് അനുവദിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, പ്രിന്റിംഗ് സേവനങ്ങൾ നൽകുന്ന ഒരു ഓർഗനൈസേഷനിൽ നിന്ന് ഇൻസേർട്ട് കാർഡുകൾ ഓർഡർ ചെയ്യാവുന്നതാണ്. സാധാരണ ആന്തരിക മീറ്റിംഗുകൾക്ക്, ബാഡ്ജുകൾ ആവശ്യമില്ല.

മീറ്റിംഗിന്റെ ദൈർഘ്യം

വ്യത്യസ്ത തരത്തിലുള്ള മീറ്റിംഗുകൾക്ക് വ്യത്യസ്ത സമയങ്ങളുണ്ട്. ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു രാവിലത്തെ മീറ്റിംഗിന് അരമണിക്കൂറോളം എടുത്തേക്കാം, അതേസമയം ഒരു പ്രത്യേക വിഷയത്തെക്കുറിച്ചുള്ള ഇന്റർ-റീജിയൻ മീറ്റിംഗ് ദിവസം മുഴുവൻ എടുത്തേക്കാം.

മീറ്റിംഗിന്റെ ദൈർഘ്യം മുൻകൂട്ടി ആസൂത്രണം ചെയ്യണം. എല്ലാ പങ്കാളികളും ഇവന്റിന്റെ ആരംഭ സമയവും അവസാന സമയവും അറിഞ്ഞിരിക്കണം. ഇത് വേഗത്തിലും കാര്യക്ഷമമായും പ്രവർത്തിക്കാൻ നിങ്ങളെ സഹായിക്കും, അങ്ങനെ വൈകിയിരിക്കരുത്.

തകർക്കുന്നു

മീറ്റിംഗിന്റെ ദൈർഘ്യം ഒരു ജ്യോതിശാസ്ത്ര മണിക്കൂർ (60 മിനിറ്റ്) കവിയുന്നുവെങ്കിൽ, ഓരോ അക്കാദമിക് മണിക്കൂറിലും (45 മിനിറ്റ്) ഇടവേളകൾ എടുക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്.

പ്രത്യേകിച്ച് നീണ്ട ഇവന്റുകളിൽ, താൽക്കാലികമായി നിർത്താം, ഈ സമയത്ത് പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് ലഘുഭക്ഷണങ്ങളും (സാൻഡ്‌വിച്ചുകൾ, പഴങ്ങൾ, മധുരപലഹാരങ്ങൾ) പാനീയങ്ങളും (ചായ, കാപ്പി, ജ്യൂസുകൾ, മിനറൽ വാട്ടർ മുതലായവ) വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു.

മീറ്റിംഗിന്റെ നില കുറവായിരിക്കുകയും മീറ്റിംഗ് റൂമിന് സമീപം ഓഫീസ് സന്ദർശകർക്കായി ഒരു കൂളർ, ഒരു കോഫി മെഷീൻ, ഡിസ്പോസിബിൾ ടേബിൾവെയർ എന്നിവ ഉണ്ടെങ്കിൽ, മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് സ്വയം കാപ്പിയോ ചായയോ വെള്ളമോ ഒഴിക്കാനാകും.

മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർ ഇരിക്കുന്ന മേശകളിൽ വെള്ളവും ഗ്ലാസുകളും ഉള്ള കുപ്പികൾ മുൻകൂട്ടി സ്ഥാപിക്കാം - അപ്പോൾ അവർക്ക് ഇടവേളയിൽ മാത്രമല്ല, ഏത് സമയത്തും ദാഹം ശമിപ്പിക്കാൻ കഴിയും. ഭക്ഷണം മേശപ്പുറത്ത് വയ്ക്കാതിരിക്കുന്നതാണ് നല്ലത്. പങ്കെടുക്കുന്നവരിൽ ഒരാൾ ബിസിനസ്സ് പേപ്പറുകളിൽ ഒരു സാൻഡ്‌വിച്ച് ഇടുകയോ കോഫി ഒഴിക്കുകയോ ചെയ്താൽ അത് ലജ്ജാകരമാണ്.

ഒരു പ്രത്യേക മുറിയിൽ ലഘുഭക്ഷണങ്ങളും പാനീയങ്ങളും ഉപയോഗിച്ച് മേശ ക്രമീകരിക്കുന്നതാണ് നല്ലത്. ഇത് സാധാരണയായി സെക്രട്ടറിയാണ് ചെയ്യുന്നത്, പക്ഷേ അദ്ദേഹം മിനിറ്റ് സൂക്ഷിക്കുന്നില്ലെങ്കിൽ മാത്രം. ഒരു മീറ്റിംഗിൽ സെക്രട്ടറിക്ക് മുറിയിൽ നിന്ന് പുറത്തിറങ്ങാൻ കഴിയാതെ വരുമ്പോൾ, ഇടവേള എടുക്കാൻ നിയോഗിക്കപ്പെട്ട മറ്റൊരു ഉദ്യോഗസ്ഥൻ ഇടവേള ക്രമീകരിക്കണം. അല്ലെങ്കിൽ, പകരം, മീറ്റിംഗിന് മുമ്പായി സെക്രട്ടറി കോഫി ബ്രേക്കുകൾക്കായി എല്ലാം തയ്യാറാക്കുന്നു. വിപുലമായ മീറ്റിംഗുകളിൽ, സഹായികൾ സാധാരണയായി ഒഴിച്ചുകൂടാനാവാത്തവരാണ്.

ടൈം ഫ്രെയിം

പരിപാടിയുടെ ദൈർഘ്യം നിയന്ത്രിക്കണം. മീറ്റിംഗിന്റെ ചെയർമാൻ ഈ നിയമം പാലിക്കുന്നത് നിരീക്ഷിക്കുന്നു.

മീറ്റിംഗ് ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യുമ്പോൾ, ഓരോ പ്രസംഗകനും ഓരോ വിഷയവും സംസാരിക്കാനും ചർച്ച ചെയ്യാനും ആവശ്യമായ സമയം കണക്കിലെടുക്കുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക.

ഓരോ പ്രസംഗത്തിന്റെയും ടൈംടേബിളിനായി ചെയർമാനുമായി പരിശോധിക്കുക.

ആവശ്യമെങ്കിൽ ഷെഡ്യൂൾ ബ്രേക്കുകൾ.

കാൽക്കുലേറ്ററിലെ എല്ലാ സമയ കാലയളവുകളും ചേർത്ത് ലഭിച്ച തുകയിലേക്ക് ചേർക്കുക

മീറ്റിംഗ് എത്ര സമയമെടുക്കുമെന്ന് ചെയർപേഴ്സനെ അറിയിക്കണം. അദ്ദേഹം ഈ കണക്കിനോട് യോജിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, നിയന്ത്രണങ്ങൾ എല്ലാ പങ്കാളികളുടെയും ശ്രദ്ധയിൽ കൊണ്ടുവരണം, ഇല്ലെങ്കിൽ, അവർ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്തുകയും ചെയർമാനോട് റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യുകയും വേണം.

കരാറിനുശേഷം, സമയ നിയന്ത്രണങ്ങളുള്ള അജണ്ട എല്ലാ മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർക്കും അയയ്ക്കും (ഉദാഹരണം 3).

ഉദാഹരണം 3

സമയ പരിമിതികളുള്ള അജണ്ട

മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ്: 5 അടിസ്ഥാന ഘട്ടങ്ങൾ

പ്രോട്ടോക്കോൾസ്ഥിരമായ കൊളീജിയറ്റ് ബോഡികളുടെയും (കമ്മീഷനുകൾ, കമ്മിറ്റികൾ, കൗൺസിലുകൾ മുതലായവ) താൽക്കാലിക കൊളീജിയറ്റ് ബോഡികളുടെയും രണ്ട് പ്രവർത്തനങ്ങളും രേഖപ്പെടുത്തുക - വിവിധ മീറ്റിംഗുകൾ, മീറ്റിംഗുകൾ, സെമിനാറുകൾ, കോൺഫറൻസുകൾ.

ഇനിപ്പറയുന്ന തരത്തിലുള്ള പ്രോട്ടോക്കോളുകൾ ഉണ്ട്:

. സംക്ഷിപ്ത പ്രോട്ടോക്കോൾ- മുഴുവൻ പേര് നിശ്ചയിച്ചിട്ടുള്ള ഒരു പ്രമാണം. കൂടാതെ മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ സ്ഥാനങ്ങൾ, അതിന്റെ വിഷയം, പ്രധാന പ്രശ്നങ്ങൾ, റിപ്പോർട്ടുകളുടെ സംഗ്രഹം, എടുത്ത തീരുമാനങ്ങൾ, ഉത്തരവാദിത്തപ്പെട്ട ഓരോ വ്യക്തിയുടെയും ചുമതലകളുടെ പട്ടിക. അത്തരമൊരു പ്രോട്ടോക്കോൾ, ചട്ടം പോലെ, പ്രവർത്തന യോഗങ്ങളിൽ സൂക്ഷിക്കുന്നു.

. സമ്പൂർണ്ണ പ്രോട്ടോക്കോൾ, മുകളിൽ പറഞ്ഞവയെല്ലാം കൂടാതെ, എല്ലാ പ്രസംഗങ്ങളുടെയും അഭിപ്രായങ്ങളുടെയും ഭേദഗതികളുടെയും ചർച്ചയുടെ മറ്റ് സൂക്ഷ്മതകളുടെയും വിശദമായ രേഖകൾ ഉൾപ്പെടുന്നു. മീറ്റിംഗിന്റെ വിശദമായ ചിത്രം പുനഃസ്ഥാപിക്കാൻ ഈ പ്രമാണം നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു.

മീറ്റിംഗിന്റെ ചെയർമാനോ എന്റർപ്രൈസ് മേധാവിയോ ആണ് മിനിറ്റ് സൂക്ഷിക്കുന്നതിനുള്ള രൂപം തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നത്.

മീറ്റിംഗിനായി തയ്യാറാക്കിയ പ്രസംഗങ്ങളുടെ പാഠങ്ങളും മറ്റ് മെറ്റീരിയലുകളും ആപ്ലിക്കേഷനുകളുടെ രൂപത്തിൽ വരച്ചിട്ടുണ്ട്. അവ പ്രോട്ടോക്കോളിന്റെ വാചകത്തിൽ പരാമർശിക്കേണ്ടതാണ്.

മീറ്റിംഗിന്റെ ഗതി എത്ര കൃത്യമായും പൂർണ്ണമായും രേഖപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നു എന്നതിന് സെക്രട്ടറി ഉത്തരവാദിയാണ്. ഈ ഉത്തരവാദിത്തം കുറച്ചുകാണാൻ കഴിയില്ല, കാരണം നടപ്പിലാക്കേണ്ട എല്ലാ പ്രസംഗങ്ങളും ചർച്ചകളും അഭിപ്രായങ്ങളും തീരുമാനങ്ങളും പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്ന ഒരേയൊരു രേഖയാണ് പ്രോട്ടോക്കോൾ. മീറ്റിംഗിൽ, അതിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് എന്തെങ്കിലും കേൾക്കാൻ കഴിയില്ല, അത് എഴുതാൻ അവർക്ക് സമയമില്ലായിരിക്കാം. പ്രോട്ടോക്കോൾ പരാമർശിച്ചുകൊണ്ട് ഇത് പുനഃസ്ഥാപിക്കാൻ എളുപ്പമായിരിക്കും.

ഘട്ടം 1: ജോലിസ്ഥലം തയ്യാറാക്കുക

മീറ്റിംഗ് ആരംഭിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് മിനിറ്റുകൾ എടുക്കുന്നത് എളുപ്പമാക്കുന്നതിന്:

. ഹാളിൽ നിങ്ങളുടെ സീറ്റ് തിരഞ്ഞെടുക്കുകപരിപാടി എവിടെ നടക്കും. ഇത് എല്ലാ പങ്കാളികൾക്കും മുഖത്ത് ദൃശ്യമായിരിക്കണം, ചെയർമാന്റെയും സ്പീക്കറുകളുടെയും പ്രസംഗങ്ങളും "പ്രേക്ഷകരിൽ നിന്നുള്ള അഭിപ്രായങ്ങളും" വ്യക്തമായി കേൾക്കാനാകും (ഉദാഹരണം 2 ലെ സീറ്റിംഗ് ചാർട്ട് കാണുക).

. മുഴുവൻ പേരുകളുള്ള മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ഒരു ലിസ്റ്റ് നിങ്ങളുടെ മേശപ്പുറത്ത് വയ്ക്കുക. കൂടാതെ സ്ഥാനങ്ങൾ, അതുപോലെ ഒരു സീറ്റിംഗ് ചാർട്ട്. മീറ്റിംഗ് ആരംഭിക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, ആരാണ് എവിടെ ഇരിക്കുന്നതെന്ന് ശ്രദ്ധാപൂർവ്വം പഠിക്കുന്നത് ഉപയോഗപ്രദമാകും, തുടർന്ന് ആവശ്യാനുസരണം ഡയഗ്രം നോക്കുക.

. സ്റ്റേഷനറികൾ സംഭരിക്കുക. നിങ്ങളോടൊപ്പം 2-3 പേനകൾ, 2 പെൻസിലുകൾ, 2 ഇറേസറുകൾ എന്നിവ എടുക്കുക.

. ഓഫീസ് ഉപകരണങ്ങളും മറ്റ് ഉപകരണങ്ങളും പ്രവർത്തിക്കുന്നുണ്ടോയെന്ന് പരിശോധിക്കുക: ക്ലോക്ക്, വോയിസ് റെക്കോർഡർ, വീഡിയോ ക്യാമറ (ലഭ്യമെങ്കിൽ). പവർ കോർഡ്, സ്പെയർ ബാറ്ററികൾ അല്ലെങ്കിൽ അക്യുമുലേറ്ററുകൾ എന്നിവ മറക്കരുത്.

മീറ്റിംഗിന് മുമ്പ്, എല്ലാ റിപ്പോർട്ടുകളുടെയും പ്രധാന പോയിന്റുകൾ ബ്രഷ് ചെയ്യുക.

ഘട്ടം 2: മീറ്റിംഗിന്റെ പുരോഗതി പരിഹരിക്കുക

മീറ്റിംഗിനായി തയ്യാറാക്കിയ മെറ്റീരിയലുകൾക്ക് പുറമേ (റിപ്പോർട്ടുകൾ, പ്രസംഗങ്ങൾ, റഫറൻസുകൾ, ഡ്രാഫ്റ്റ് തീരുമാനങ്ങൾ, അജണ്ട, പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ലിസ്റ്റുകൾ മുതലായവ), ശബ്ദ റെക്കോർഡിംഗ്, വീഡിയോ റെക്കോർഡിംഗ്, ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റുകൾ അല്ലെങ്കിൽ കരട് കൈയെഴുത്ത് കുറിപ്പുകൾ എന്നിവയുടെ അടിസ്ഥാനത്തിലാണ് പ്രോട്ടോക്കോൾ സമാഹരിച്ചിരിക്കുന്നത്. മീറ്റിംഗിൽ സൂക്ഷിക്കുന്നത്.

ഡ്രാഫ്റ്റ് നോട്ടുകൾ എങ്ങനെ സൂക്ഷിക്കാം?

1. ഡ്രാഫ്റ്റ് പ്രോട്ടോക്കോളിനായി ഷീറ്റുകൾ തയ്യാറാക്കുക- അവരുടെ എണ്ണം അജണ്ടയുടെ വ്യാപ്തിയെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. ആദ്യ ഷീറ്റിൽ, മീറ്റിംഗിന്റെ തീയതി, അതിന്റെ വിഷയം, പ്രോട്ടോക്കോൾ നമ്പർ, പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ പട്ടിക, അജണ്ട (ഉദാഹരണം 4) എന്നിവ എഴുതുക.

ഉദാഹരണം 4

മീറ്റിംഗിന്റെ കരട് മിനിറ്റ്സ്. ഷീറ്റ് നമ്പർ 1

കുറിപ്പുകൾക്ക് മതിയായ ഇടം നൽകിക്കൊണ്ട് പ്രത്യേക ശൂന്യമായ ഷീറ്റുകളിൽ ചർച്ചയ്ക്കുള്ള ചോദ്യങ്ങൾ എഴുതുക:

ഷീറ്റ് നമ്പർ 2: "നോൺ-ഫെറസ്, ഫെറസ് ലോഹം വിതരണം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള കരാറുകളുടെ സമാപനത്തിലെ ജോലിയുടെ അവസ്ഥയെക്കുറിച്ച്." പ്രോഖോറോവിന്റെ റിപ്പോർട്ട് പി.ഡി.

ഷീറ്റ് നമ്പർ 3

ഷീറ്റ് നമ്പർ 4: "വിതരണങ്ങളുടെ ഗതാഗത വിതരണത്തിൽ." മെദ്‌വദേവ് വി.യു.യുടെ റിപ്പോർട്ട്;

ഷീറ്റ് നമ്പർ 5: ... (മീറ്റിംഗ് സമയത്ത് പൂർത്തിയാക്കാൻ);

ഷീറ്റ് നമ്പർ 6: "അസംസ്കൃത വസ്തുക്കളും സാമഗ്രികളും വാങ്ങുന്നതിനുള്ള അവസാനിപ്പിച്ചതും നടപ്പിലാക്കിയതുമായ കരാറുകൾക്ക് കീഴിലുള്ള സെറ്റിൽമെന്റുകളുടെ അവസ്ഥയെക്കുറിച്ച്." ഫോമിന കെ.ഡി.യുടെ റിപ്പോർട്ട്;

ഷീറ്റ് നമ്പർ 7: ... (മീറ്റിംഗ് സമയത്ത് പൂർത്തിയാക്കാൻ);

ഷീറ്റ് നമ്പർ 8: "OAO ESPZ- ലേക്ക് ഉരുക്കും ലോഹസങ്കരങ്ങളും വിതരണം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള അമേത്തിസ്റ്റ് LLC-യുമായുള്ള കരാറുകളുടെ സമാപനത്തിൽ". ടെലിഗിന്റെ നിർദ്ദേശങ്ങൾ I.I.;

ഷീറ്റ് നമ്പർ 9: … (മീറ്റിംഗിൽ പൂർത്തിയാക്കും).

2. മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരെല്ലാം ഹാജരുണ്ടോയെന്ന് പരിശോധിക്കുക.ഡ്രാഫ്റ്റ് പ്രോട്ടോക്കോളിൽ ഇല്ലാത്തവരെ പെൻസിൽ ഉപയോഗിച്ച് മറികടക്കുക - അവർ വൈകിയേക്കാം. യോഗത്തിന് ശേഷം ഹാജരാകാത്തതിന്റെയും വൈകുന്നതിന്റെയും കാരണങ്ങൾ കണ്ടെത്തുക.

വൈകിയവരുടെ വരവ് സമയം, ബ്രാക്കറ്റുകളിൽ പ്രോട്ടോക്കോളിന്റെ ടെക്സ്റ്റിൽ നേരിട്ട് ഉറപ്പിക്കുക:

ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, യോഗത്തിൽ പങ്കെടുത്തവരിൽ ഏതാണ്, എന്താണ് കൃത്യമായി നഷ്‌ടമായതെന്ന് കൃത്യമായി അറിയാനാകും.

3. "കേട്ട" ഇനം പൂരിപ്പിക്കുക. ഡ്രാഫ്റ്റിന്റെ ആദ്യ ഷീറ്റിലും റിപ്പോർട്ടുകളുടെ അനുബന്ധ ശീർഷകങ്ങളുള്ള ഷീറ്റുകളിലും പൂർണ്ണമായ പേര് സ്ഥിരമായി രേഖപ്പെടുത്തുക. കൂടാതെ സ്പീക്കറുകളുടെ സ്ഥാനങ്ങൾ, പ്രസംഗങ്ങളുടെ വിഷയങ്ങളും അവയുടെ സംഗ്രഹവും. നിങ്ങൾ അടിസ്ഥാന വിവരങ്ങൾ മാത്രം പരിഹരിക്കേണ്ടതുണ്ട്: തീയതികൾ, കണക്കുകൾ, വസ്തുതകൾ. തുടർന്ന്, നൽകിയിരിക്കുന്ന പ്രസംഗങ്ങളുടെ പാഠങ്ങൾ (അമൂർത്തങ്ങൾ) ഉപയോഗിച്ച് കുറിപ്പുകൾ പരിശോധിക്കുക. നിങ്ങൾ പൊരുത്തക്കേടുകൾ കണ്ടെത്തുകയാണെങ്കിൽ, അത് മീറ്റിംഗിന്റെ ചെയർമാനെ അറിയിക്കുക.

4. "സംസാരിച്ചത്" എന്ന ഇനം നൽകുക(ആവശ്യമെങ്കിൽ). മറ്റ് പങ്കാളികളിൽ നിന്നുള്ള അഭിപ്രായങ്ങൾ, ചോദ്യങ്ങൾ, എതിർപ്പുകൾ എന്നിവയാൽ സ്പീക്കറുടെ സംഭാഷണത്തിന്റെ ഗതി തടസ്സപ്പെടുമ്പോൾ ഈ ഖണ്ഡിക പൂരിപ്പിക്കുന്നു. പൂർണ്ണ പ്രോട്ടോക്കോളിൽഅത്തരത്തിലുള്ള ഓരോ പരാമർശവും ഉടനടി രേഖപ്പെടുത്തണം, പ്രത്യേകിച്ചും "ദയവായി അത് മിനിറ്റുകൾക്കുള്ളിൽ നൽകുക" എന്ന വാക്യത്തോടൊപ്പമുണ്ടെങ്കിൽ. ഉദാഹരണത്തിന്:

ഏത് പ്രസ്താവനയ്ക്കും മീറ്റിംഗിന്റെ ഗതി മാറ്റാൻ കഴിയും എന്നതാണ് വസ്തുത, തുടർന്ന് ഇത് എപ്പോൾ സംഭവിച്ചുവെന്നതും അതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് നിമിഷം ഹൈലൈറ്റ് ചെയ്യേണ്ടതും ആവശ്യമായി വന്നേക്കാം.

ഒരു ചെറിയ പ്രോട്ടോക്കോളിൽ

ഒരു ഓർഗനൈസേഷനിലെ എല്ലാ അംഗങ്ങളും പങ്കെടുക്കുന്ന ഒരു നിർബന്ധിത പരിപാടിയാണ് മീറ്റിംഗ്, ഉദാഹരണത്തിന്, ഷെയർഹോൾഡർമാരുടെ വാർഷിക മീറ്റിംഗ് അല്ലെങ്കിൽ ഒരു സഹകരണ സംഘത്തിലെ അംഗങ്ങളുടെ പൊതുയോഗം. ഒരു മീറ്റിംഗ് നടത്തുന്നതിനുള്ള നടപടിക്രമം പ്രസക്തമായ ഓർഗനൈസേഷന്റെ ചാർട്ടറാണ് നിയന്ത്രിക്കുന്നത്, മീറ്റിംഗിന്റെ ഗതിയും എടുത്ത തീരുമാനങ്ങളും ഒരു പ്രത്യേക പ്രമാണത്തിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട് - മീറ്റിംഗിന്റെ മിനിറ്റ്.

മീറ്റിംഗിൽ നിന്ന് വ്യത്യസ്തമായി, മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നത് ഒരു നിശ്ചിത വ്യക്തികളുടെ സർക്കിളാണ്, ചട്ടം പോലെ, അവർ വിവിധ സ്ഥാപനങ്ങളുടെയോ എന്റർപ്രൈസസിന്റെ വകുപ്പുകളുടെയോ പ്രതിനിധികളാണ്. മീറ്റിംഗുകൾ സാധാരണയായി പതിവാണ്, കർശനമായി കൂടിക്കാഴ്ച നടത്തുന്നു

വിഭജിച്ച സമയം, മിക്കപ്പോഴും ആഴ്ചയിൽ ഒരിക്കൽ, ഉൽപ്പാദന ആവശ്യങ്ങൾ മൂലമുണ്ടാകുന്ന ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യാത്ത മീറ്റിംഗുകൾ ഉണ്ടാകാമെങ്കിലും, നിലവിലെ പ്രശ്നങ്ങൾ ചർച്ച ചെയ്യാൻ ഉദ്ദേശിച്ചുള്ളതാണ്. മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് ആവശ്യമില്ല, പക്ഷേ സാധാരണയായി മീറ്റിംഗിന്റെ അവസാനം ഒരു തീരുമാനം എടുക്കും.

ബിസിനസ്സ് മീറ്റിംഗുകൾ ബിസിനസ്സ് സംഭാഷണങ്ങൾ, ചർച്ചകൾ എന്നിങ്ങനെ തിരിച്ചിരിക്കുന്നു. ബിസിനസ്സ് സംഭാഷണങ്ങൾ ഒരു സ്വതന്ത്ര രൂപത്തിലാണ് നടക്കുന്നത്, ഉയർന്നുവന്ന പ്രശ്നങ്ങൾ ചർച്ച ചെയ്യുന്നതിനായി രൂപകൽപ്പന ചെയ്‌തിരിക്കുന്നതും തീരുമാനത്തിൽ അവസാനിക്കേണ്ട ആവശ്യമില്ല. എന്റർപ്രൈസസിന്റെ സംയുക്ത പ്രവർത്തനങ്ങൾ, പ്രവർത്തന മേഖലകളുടെ ഡീലിമിറ്റേഷൻ, വിലനിർണ്ണയ നയത്തിന്റെ വികസനം തുടങ്ങിയവയുടെ ഗുരുതരമായ പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കാനാണ് ചർച്ചകൾ ഉദ്ദേശിക്കുന്നത്. അന്തിമ രേഖകൾ അല്ലെങ്കിൽ വാക്കാലുള്ള പ്രഖ്യാപനങ്ങൾ സ്വീകരിക്കുന്നതിലൂടെ അവ അവസാനിക്കുന്നു.

അവരുടെ ജോലിയുടെ പ്രത്യേകതകൾ കാരണം, ഏതൊരു വ്യാപാരിയും പലപ്പോഴും വിവിധ മീറ്റിംഗുകളിലും കോൺഫറൻസുകളിലും ബിസിനസ് മീറ്റിംഗുകളിലും പങ്കെടുക്കേണ്ടതുണ്ട്, അതുപോലെ തന്നെ ഈ ഇവന്റുകൾ സ്വയം സംഘടിപ്പിക്കുകയും വേണം. അവരുടെ ഓർഗനൈസേഷനും പെരുമാറ്റത്തിനും സ്ഥാപിതമായ നടപടിക്രമം പാലിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്, കാരണം പലപ്പോഴും എല്ലാ വാണിജ്യ പ്രവർത്തനങ്ങളുടെയും വിജയം അതിനെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു.

ഒരു മീറ്റിംഗ്, മീറ്റിംഗ് അല്ലെങ്കിൽ ചർച്ചകൾ തയ്യാറാക്കുമ്പോൾ, നിങ്ങൾ ഇനിപ്പറയുന്നവ ചെയ്യണം:

1. ഒരു അജണ്ട തിരഞ്ഞെടുത്ത് വ്യക്തമായി രൂപപ്പെടുത്തുക. രണ്ടോ മൂന്നോ പ്രധാന വിഷയങ്ങളും മൂന്നോ നാലോ ചെറിയ വിഷയങ്ങളും അജണ്ടയിലുണ്ടാകാം. കുറച്ച് പ്രധാന ചോദ്യങ്ങളുണ്ടെങ്കിൽ, മീറ്റിംഗ് സാവധാനത്തിൽ മുന്നോട്ട് പോകുകയും അവയിൽ ആവശ്യത്തിന് സമയമെടുക്കുകയും ചെയ്യും, കൂടാതെ ധാരാളം ചോദ്യങ്ങൾ ഉള്ളതിനാൽ, ചർച്ച ഉപരിപ്ലവമാകും.

2. പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ഘടന നിർണ്ണയിക്കുക (ഒരു മീറ്റിംഗിന്, ചർച്ചകൾക്കായി). ഒരു അപവാദം പ്രൊഡക്ഷൻ മീറ്റിംഗുകളാണ്, അവ പതിവായി (സാധാരണയായി ആഴ്ചയിൽ ഒരിക്കൽ) പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ നിരന്തരമായ ഘടനയോടെ നടക്കുന്നു.

3. ഇവന്റിന്റെ ദിവസവും സമയവും തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ചർച്ചകൾക്കിടയിൽ, പങ്കെടുക്കുന്ന എല്ലാവരുമായും ദിവസവും സമയവും മുൻകൂട്ടി സമ്മതിക്കുന്നു.

4. ഇവന്റിന്റെ ദിവസവും സമയവും പങ്കെടുക്കുന്നവരെ അറിയിക്കുക. ഒരു മീറ്റിംഗ് നടത്തുമ്പോൾ, 5-7 ദിവസം മുമ്പ് ഇത് ചെയ്യുന്നത് അഭികാമ്യമാണ്. പ്രൊഡക്ഷൻ മീറ്റിംഗിന്റെ ദിവസവും സമയവും മീറ്റിംഗിൽ സ്ഥിരമായി പങ്കെടുക്കാത്ത അതിലേക്ക് ക്ഷണിക്കപ്പെട്ട വ്യക്തികളെ മാത്രമേ അറിയിക്കൂ.

5. ഇവന്റിന്റെ പ്രതീക്ഷിക്കുന്ന ദൈർഘ്യം നിശ്ചയിക്കുകയും അതിനെക്കുറിച്ച് പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് മുന്നറിയിപ്പ് നൽകുകയും ചെയ്യുക. ഒരു മീറ്റിംഗിന്റെയോ മീറ്റിംഗിന്റെയോ അവസാന സമയം പ്രഖ്യാപിക്കുന്നത് അതിന്റെ ദൈർഘ്യം 10-15% കുറയ്ക്കുമെന്ന് അനുഭവം കാണിക്കുന്നു.

6. പ്രധാന റിപ്പോർട്ടോ സന്ദേശമോ തയ്യാറാക്കുകയും ചർച്ചയിൽ നിർബന്ധിത പങ്കാളികളെ നിർണ്ണയിക്കുകയും ചെയ്യുക. റിപ്പോർട്ട് നിർദ്ദിഷ്ടമായിരിക്കണം, പരിഗണനയിലുള്ള പ്രശ്നത്തിന്റെ സാരാംശം പ്രതിഫലിപ്പിക്കണം, നിഗമനങ്ങൾ സ്ഥിരീകരിക്കണം. റിപ്പോർട്ടിന്റെയോ സന്ദേശത്തിന്റെയോ വാചാലതയും അവ്യക്തതയും ശ്രോതാക്കൾക്കിടയിൽ നിസ്സംഗത ഉണ്ടാക്കുന്നു.

7. ഒരു മുറി തിരഞ്ഞെടുത്ത് തയ്യാറാക്കുക. എല്ലാ പങ്കാളികളെയും ഉൾക്കൊള്ളാൻ കഴിയുന്നത്ര സുഖപ്രദമായ മുറി ഉറപ്പാക്കാൻ ശ്രദ്ധിക്കണം. കസേരകൾക്ക് ക്ഷാമം ഉണ്ടാകരുത്. ഓരോ പങ്കാളിക്കും മുന്നിലുള്ള മേശകളിൽ ചർച്ചകൾ സംഘടിപ്പിക്കുമ്പോൾ, അവൻ പ്രതിനിധീകരിക്കുന്ന കമ്പനിയുടെ അവസാന നാമം, ആദ്യനാമം, രക്ഷാധികാരി, പേര് എന്നിവ സൂചിപ്പിക്കുന്ന ഒരു കാർഡ് ഇടുന്നത് നല്ലതാണ്. മേശകളിൽ പേപ്പറും എഴുത്ത് സാമഗ്രികളും ഉണ്ടായിരിക്കണം, നിങ്ങൾക്ക് ശീതളപാനീയങ്ങൾ ഇടാം. ചെറിയ അളവിലുള്ള പേസ്ട്രികളുമായി ചർച്ചകൾക്കിടയിൽ ചായയോ കാപ്പിയോ നൽകുന്നത് നല്ല പെരുമാറ്റമായി കണക്കാക്കപ്പെടുന്നു.

നിങ്ങൾ കൃത്യസമയത്ത് ജോലി ആരംഭിക്കേണ്ടതുണ്ട്. ഒരു മീറ്റിംഗ് അല്ലെങ്കിൽ മീറ്റിംഗ് ആരംഭിക്കുന്നത് വൈകുന്നത് സാധാരണയായി അടുത്ത തവണ മീറ്റിംഗ് നടക്കുമ്പോൾ പങ്കെടുക്കുന്നവർ വളരെ വൈകിയാണ് കണ്ടുമുട്ടുന്നത്. ചർച്ചകളുടെ ആരംഭ സമയം എല്ലാ കക്ഷികളും കർശനമായി നിരീക്ഷിക്കുന്നത് പതിവാണ്; ചർച്ചകൾക്ക് വൈകുന്നത് പങ്കാളികളോടുള്ള അങ്ങേയറ്റത്തെ അനാദരവായി കണക്കാക്കുകയും അഭികാമ്യമല്ലാത്ത പ്രത്യാഘാതങ്ങൾക്ക് ഇടയാക്കുകയും ചെയ്യും.

ഒരു മീറ്റിംഗ് (കോൺഫറൻസ്) അല്ലെങ്കിൽ ബിസിനസ് മീറ്റിംഗ് സമയത്ത് അന്തരീക്ഷം സൗഹൃദമായിരിക്കണം. പങ്കെടുക്കുന്നവരുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് വ്യക്തിപരമായ ആക്രമണങ്ങൾ, ഏറ്റുമുട്ടൽ എന്നിവ അസ്വീകാര്യമാണ്.

യോഗത്തിന്റെ നടത്തിപ്പിനായി ഒരു ചെയർമാനെ തിരഞ്ഞെടുത്തു. ചെയർമാന്റെ പ്രധാന ചുമതലകൾ ഇവയാണ്:

നിയമങ്ങൾ പാലിക്കുക;

സ്പീക്കറുടെ പേരും സ്ഥാനവും പ്രഖ്യാപിക്കുക, അദ്ദേഹം പ്രതിനിധിയായ സംഘടനയുടെ പേര്.

മീറ്റിംഗിന്റെ ചെയർമാൻ ചില ആവശ്യകതകൾ പാലിക്കണം, അവയിൽ പ്രധാനം: കഴിവ്, നിഷ്പക്ഷത, വ്യക്തമായും വ്യക്തമായും പ്രകടിപ്പിക്കാനുള്ള കഴിവ്, മറ്റുള്ളവരുടെ അഭിപ്രായങ്ങളോട് സഹിഷ്ണുത. ഒന്നോ അതിലധികമോ അഭിപ്രായത്തിനോ യോഗത്തിൽ പങ്കെടുക്കുന്നതിനോ തന്റെ മുൻഗണന പ്രകടിപ്പിക്കാനും അതുപോലെ തന്നെ തന്റെ അഭിപ്രായം അടിച്ചേൽപ്പിക്കാനും ചെയർമാന് അവകാശമില്ല. എല്ലാത്തിനുമുപരി, അവൻ തന്റെ നിർദ്ദേശങ്ങൾ പറയണം.

ഏതെങ്കിലും മീറ്റിംഗിലോ മീറ്റിംഗിലോ ഒരു പ്രധാന ഘട്ടം ഒരു തീരുമാനത്തിന്റെ അംഗീകാരമാണ്. അത്തരം നിമിഷങ്ങളിൽ, യോഗം പലപ്പോഴും നിസ്സഹായതയിലേക്ക് മാറുന്നു, ഊർജ്ജം നഷ്ടപ്പെടുന്നതുപോലെ. ഇത് സംഭവിക്കുന്നത് പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് ഒരു തീരുമാനമെടുക്കാനുള്ള സമയമാണെന്ന് തിരിച്ചറിയാൻ കഴിയാത്തതിനാലോ അല്ലെങ്കിൽ മടിക്കേണ്ടതില്ല, തിരഞ്ഞെടുക്കാൻ ധൈര്യപ്പെടുന്നില്ല. അത്തരം സന്ദർഭങ്ങളിൽ, ഒരു നിർദ്ദേശം തിരഞ്ഞെടുത്ത് അത് പരിഗണിക്കുന്നത് തുടരുന്നതാണ് നല്ലത്. സംവാദം അവസാനിപ്പിക്കേണ്ട നിമിഷം നഷ്ടപ്പെടുത്താതിരിക്കേണ്ടത് പ്രധാനമാണ് - ഇവിടെ ചെയർമാന്റെ അനുഭവവും വൈദഗ്ധ്യവും ആവശ്യമാണ്. ഇടക്കാല വോട്ടെടുപ്പാണ് നല്ലൊരു വഴി. ഇത് ചർച്ചയുടെ അടുത്ത ഘട്ടത്തെ സംഗ്രഹിക്കുന്നു. എന്നിരുന്നാലും, അന്തിമ വോട്ടെടുപ്പിൽ ഒരാൾ തിടുക്കം കാണിക്കരുത് ഒരു ന്യൂനപക്ഷം നിരസിച്ച ഒരു തീരുമാനം എടുക്കാൻ സാധിക്കും. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, ന്യൂനപക്ഷത്തിലെ അംഗങ്ങൾക്ക് ഭൂരിപക്ഷം തെറ്റാണെന്ന് തെളിയിക്കാൻ നടപടിയെടുക്കാം, ഇത് ചർച്ച പുനരാരംഭിക്കുന്നതിനും ഇതിനകം നേടിയ ഫലങ്ങൾ നഷ്ടപ്പെടുന്നതിനും ഇടയാക്കും.

ഒരു പ്രത്യേക തരം മീറ്റിംഗാണ് "മസ്തിഷ്കപ്രക്ഷോഭം" എന്ന് വിളിക്കപ്പെടുന്നത്. സങ്കീർണ്ണമായ ഒരു പ്രശ്നം പരിഹരിക്കാനും ആശയക്കുഴപ്പമുണ്ടാക്കുന്ന ഒരു സാഹചര്യത്തിൽ നിന്ന് ഒരു വഴി കണ്ടെത്താനും ഉത്തരവാദിത്തമുള്ള ഒരു തീരുമാനമെടുക്കാനും അത് ആവശ്യമായി വരുമ്പോൾ അത്തരമൊരു യോഗം നടക്കുന്നു.

അത്തരമൊരു മീറ്റിംഗ് നടത്താൻ, ഒന്നാമതായി, ചുമതല വ്യക്തമായി രൂപപ്പെടുത്തേണ്ടത് ആവശ്യമാണ് - ഒന്ന് മാത്രം, ഏറ്റവും ബുദ്ധിമുട്ടുള്ളതോ ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ടതോ. ചർച്ചയിൽ 7-12 പേരിൽ കൂടുതൽ പങ്കെടുക്കാതിരിക്കുന്നതാണ് അഭികാമ്യം. "ഗാലറി", "പ്രെസിഡിയം" എന്നിവ ഉണ്ടാകാതിരിക്കാൻ ഒരു സർക്കിളിൽ കസേരകൾ ക്രമീകരിക്കുന്നത് ഉചിതമാണ്. ചർച്ചയുടെ സമയം കർശനമായി നിർണ്ണയിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. സമയക്കുറവ് തലച്ചോറിന്റെ പ്രവർത്തനത്തെ ഉത്തേജിപ്പിക്കുന്ന സമ്മർദ്ദം സൃഷ്ടിക്കുന്നു. അത്തരമൊരു മീറ്റിംഗിന് ഏറ്റവും അനുയോജ്യമായ സമയം ഏകദേശം 30 മിനിറ്റാണ്. നിർദിഷ്ട നിർദേശങ്ങളെ ആരും വിമർശിക്കേണ്ടതില്ല. മിക്ക ആളുകൾക്കും ധാർമ്മിക അപകടത്തിന്റെ സാഹചര്യങ്ങളിൽ ക്രിയാത്മകമായി പ്രവർത്തിക്കാൻ കഴിയില്ല, ഒരാളെ താഴെയിറക്കിയാൽ, മറ്റുള്ളവരെ എല്ലാവരേക്കാളും എങ്ങനെ മണ്ടത്തരമായി കാണരുത് എന്നതിനെക്കുറിച്ച് മാത്രമേ മറ്റുള്ളവർ ചിന്തിക്കൂ. ചർച്ചയുടെ തുടക്കത്തിൽ, ചട്ടം പോലെ, നിന്ദ്യവും ശൂന്യവുമായ ആശയങ്ങൾ മുന്നോട്ട് വയ്ക്കുന്നു. വിമർശനത്തിനുള്ള നിരോധനം ഏതെങ്കിലും ആശയങ്ങൾ മുന്നോട്ട് വയ്ക്കുന്നത് എളുപ്പമാക്കുന്നു, അവയിൽ വളരെ മൂല്യവത്തായ ആശയങ്ങൾ ഉണ്ടായിരിക്കാം. മികച്ച ആശയങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നതാണ് ഉചിതം, ഏറ്റവും മോശമായവ ഉപേക്ഷിക്കരുത്, ഇപ്പോൾ അനുയോജ്യമല്ലെന്ന് തോന്നിയത് പിന്നീട് ഉപയോഗപ്രദമാകും. ആശയങ്ങളുടെ കർത്തൃത്വം സ്ഥാപിക്കേണ്ട ആവശ്യമില്ല - മികച്ച ആശയങ്ങൾ എല്ലായ്പ്പോഴും കൂട്ടായ സർഗ്ഗാത്മകതയുടെ ഉൽപ്പന്നമാണ്.

ബുദ്ധിമുട്ടുള്ള ഒരു സാഹചര്യത്തിൽ നിന്ന് ഒരു വഴി കണ്ടെത്തുമെന്ന് തോന്നുമ്പോൾ, രണ്ട് ഗ്രൂപ്പുകളായി വിഭജിക്കുന്നത് നല്ലതാണ് - "പിന്തുണകൾ", "എതിരാളികൾ" കൂടാതെ വികസിപ്പിച്ച പരിഹാരത്തിൽ ബലഹീനതകൾ കണ്ടെത്താൻ ശ്രമിക്കുക. അന്തിമ തീരുമാനം വ്യക്തമായി രൂപപ്പെടുത്തുകയും രേഖപ്പെടുത്തുകയും വേണം.