बैठक ही व्यवसाय माहितीच्या सामूहिक देवाणघेवाणीचा एक मार्ग आहे ज्यात व्यवस्थापन आमंत्रित करते. योग्य वेळी विचारलेल्या प्रश्नांची चर्चा पूर्ण केल्यामुळे लोकांना आवश्यक तोडगा, द्रव आणि त्याच वेळी, त्वरित शोधणे शिकवते

एक गटाच्या व्यवसाय संप्रेषणाच्या एक प्रकारची संस्था म्हणून बैठक

व्यवसाय बैठक (बैठक) - लोकांच्या गटाचे तोंडी संप्रेषण (सामूहिक) संवाद. या प्रकारच्या संवादामध्ये, विविध शैली एकत्र केल्या जातात: वक्तृत्व एकपात्री (प्रस्तुतकर्त्याचे प्रास्ताविक आणि समालोचन, सहभागींची भाषणे, सादरीकरण), संभाषण ("विचारमंथन" दरम्यान माहितीची देवाणघेवाण, जाहिरात आणि कल्पनांची चर्चा).

संमेलनाची प्रभावीता मुख्यत्वे संयोजकांच्या प्रतिभेवर - त्याच्या भाषण कौशल्यांवर आणि व्यवस्थापकीय कौशल्यांवर अवलंबून असते. अनेकदा सभा स्वत: नेत्याकडून घेतल्या जातात.

व्यवसाय बैठकीची खालील मुख्य कार्ये ओळखली जातातः

1) शोधून काढा, कार्य स्थितीचे विश्लेषण करा (नियोजित कार्य कसे केले जाते, संघात काय घडत आहे ...); चर्चेच्या मुद्द्यावर माहितीची देवाणघेवाण करा, प्रयत्नांचे समन्वय करा आणि संघटनात्मक निष्कर्ष काढा. संमेलनाचा माहिती प्रकार या कार्यांशी संबंधित आहे.

२) समस्या सोडवण्याच्या शोधाविषयी, नवीन अनुभवाबद्दल आणि त्याच्या अंमलबजावणीच्या संभाव्यतेबद्दल, कार्यसंघांना माहिती द्यावी यासाठी घेतलेल्या आर्थिक धोरणाची अचूकता पटवून देण्यासाठी. स्पष्टीकरणात्मक बैठक, किंवा एक संक्षिप्त बैठक, या समस्या सोडविण्याच्या उद्देशाने आहे.

3) समस्येचे सामूहिक समाधान शोधा, कल्पना तयार करा. या प्रकारची बैठक समस्याप्रधान किंवा "मंथनशील" आहे.

)) निवडा आणि विधायक निर्णय घ्या. हे विधानसभेचे कार्य आहे - निर्णय निर्माता.

5) सहभागींना त्यांची योग्यता सुधारण्यासाठी आवश्यक ज्ञान देणे. या प्रकारास परिषद किंवा अभ्यास बैठक असे म्हणतात.

जर नेत्याला संघाशी सतत संपर्क साधण्यात रस असेल तर तो नियमित सभा आयोजित करतो. वारंवारतेच्या दृष्टीने मीटिंग्ज देखील एक वेळ आणि नियतकालिक असू शकतात.

.2. सभेची तयारी व आयोजन करण्याचे टप्पे

मीटिंग एक सामूहिक संप्रेषण आहे जे व्यवस्थापित, आयोजन केले जाते. त्याचे यश 90% तयारीवर अवलंबून आहे, संप्रेषणात्मक अवस्थेच्या स्ट्रक्चरल घटक आणि त्यानंतरचे मूल्यांकन आणि स्वत: चे मूल्यांकन याविषयी विचार करते.

सभेची तयारी त्याची आवश्यकता ओळखून सुरू होते. जर कोणतेही पर्याय नसतील तर या गुंतागुंतीच्या प्रकारचे काम करण्याचा सल्ला देण्यात येईल, उदाहरणार्थ, संभाषण, उच्च व्यवस्थापनाचा निर्णय किंवा इतर संमेलनांसह एकत्रिकरण. एक सामूहिक चर्चा प्रक्रिया आयोजित करण्याचा निर्णय घेतल्यानंतर, ते त्याचे विषय आणि हेतू स्पष्ट करतात. मुद्दे हायलाइट करून आणि गटबद्ध करून, एक अजेंडा विकसित केला जातो. समस्यांचा विचार करण्याच्या क्रमाची निवड करणे, मानसिक कारणास्तव पुढे जा. गटातील शारिरीक आणि मानसिक कार्यक्षमता शिगेला पोचल्यावर बहुतेक "कठीण" मुद्दे, ज्यांना विस्तृत चर्चा, विस्तार आवश्यक असते, त्यास बैठकीच्या दुसर्\u200dया तिसर्\u200dया क्रमांकावर ठेवलेले असते. बर्\u200dयाच वेळेची आवश्यकता नसलेली सद्य किंवा त्वरित समस्या प्रथम सोडविली जाऊ शकतात आणि “सर्वात सोपा” मुद्दे किंवा सर्वात मनोरंजक विषय शेवटी सोडले जाऊ शकतात.

सर्वसाधारण भाषेत, तयार करणे आवश्यक आहे, कदाचित यासाठी कमिशन बोलवून, मसुदा निर्णय घ्या. हे बहुतेकदा “प्रश्नावली” असते, ज्यात भाग घेणा्या प्रत्येक वस्तूवर बैठकीत विशिष्ट उत्तरे दिली जातात.

पुढील चरण म्हणजे प्रेक्षकांची परिमाणात्मक आणि गुणात्मक रचना निश्चित करणे, सहभागींना तयार करणे.

प्रत्येक बैठकीसाठी सर्व विभाग प्रमुखांना आमंत्रित करणे मुळीच आवश्यक नाही. सामान्यत: चर्चेच्या समस्येमध्ये जे अधिकारी सर्वात सक्षम असतात त्यात सहभागी असतात. संवादक विविध मते प्रतिनिधित्व करतात की समान दृश्यांसह एक निकटवर्तीय गट तयार करतात की नाही हे निर्धारित करणे आवश्यक आहे. सहभागींच्या संख्येनुसार, बैठका अरुंद (5 लोकांपर्यंत), विस्तृत (20 लोकांपर्यंत) आणि प्रतिनिधी (20 पेक्षा जास्त लोक) असू शकतात. लहान गट अत्यंत निकटचे, अत्यंत उत्पादनक्षम असतात, परंतु त्यांच्यात संभाषण करणे कठीण आहे, अविश्वसनीय निर्णय घेण्याचा धोका असतो. मोठे लोक, नियम म्हणून, अनेक दृष्टिकोनांच्या आधारे सत्यापित निर्णय घेतात, परंतु त्यांच्यात एकमत होणे कठीण आहे, वाढीव नियंत्रण आवश्यक आहे, गटांच्या उदय होण्याचा धोका आहे, दबाव “विध्वंसक”. अंतर्गत व्यवसाय बैठकीसाठी सहभागी होण्याची आदर्श संख्या 6 ते 9 पर्यंत आहे. सर्व कर्मचार्\u200dयांना विषय, हेतू, अजेंडा आणि आवश्यक सामग्री आणि कागदपत्रांची आगाऊ माहिती असणे आवश्यक आहे.

एर्गोनोमिक रिसर्चनुसार मीटिंगसाठी उत्तम वेळ म्हणजे उशीरा (बुधवारी किंवा गुरुवारी सकाळी 11). नियमित सभांसाठी आठवड्याचा एक विशिष्ट दिवस बाजूला ठेवला जातो.

नियमानुसार स्थळ हे संस्थेच्या प्रमुखांचे कार्यालय असते. तथापि, एका खास सज्ज असलेल्या खोलीत बैठक घेणे चांगले आहे. त्यात चांगले ध्वनिकी, ध्वनी इन्सुलेशन, वेंटिलेशन, सामान्य हवेचे तापमान (+ 19 ° से), कामासाठी आरामदायक असलेले फर्निचर असावे. सहभागींची सर्वात इष्टतम व्यवस्था ट्रॅपेझोइडल टेबलावर एकमेकांकडून हाताच्या लांबीपर्यंत असते.

मोठ्या संख्येने लोकांच्या संयुक्त मानसिक कृतीचा योग्य कालावधी 40 - 45 मिनिटे असतो. जर या प्रकरणातील परिस्थितीस अधिक वेळ हवा असेल तर 40 मिनिटानंतर दहा मिनिटांचा ब्रेक जाहीर केला जाईल. बैठकीच्या अगदी सुरुवातीलाच नियम निश्चित केले जातात. सहसा सादरकर्त्याचे उद्घाटन आणि बंद समालोचन, तसेच सर्व सादरीकरणे 10 मिनिटांसाठी नियोजित असतात. प्रास्ताविक भाषणात, स्पष्टपणे आणि अत्यंत ठोसपणे, थोडक्यात चर्चेत असलेल्या समस्यांची रूपरेषा तयार करणे आणि पुन्हा उपस्थित असलेल्यांचे लक्ष सभेच्या अंतिम लक्ष्याकडे आकर्षित करणे आवश्यक आहे. चर्चेला प्रोत्साहन देण्यासाठी आपण प्रश्नांच्या व्यावहारिक महत्त्ववर जोर देऊ शकता, प्रेक्षकांसाठी अनेक विशिष्ट कार्ये सेट करू शकता. बैठकीच्या अध्यक्षांची सर्वात महत्वाची आवश्यकता म्हणजे इतर लोकांवर त्याची भूमिका अगदी सुरुवातीपासूनच लादणे नव्हे. नेत्याच्या शब्दांना हे स्थान विशेष वजन देते आणि ज्या कर्मचार्यांचे उलट मत आहे ते अधिका those्यांचा विरोधाभास न घालता त्यांना व्यक्त करण्याची हिंमत करू शकत नाहीत. आपण तटस्थ स्थान घेण्याचा प्रयत्न केला पाहिजे, एखाद्या तृतीय व्यक्तींकडून आपले मत नोंदवावे किंवा ते प्रश्न म्हणून तयार करावे. सर्वात गंभीर बैठक अनपेक्षितरित्या रुचीपूर्ण टिप्पणीसह किंवा विनोदाने प्रारंभ करणे योग्य ठरेल. संमेलनाची सुरूवात करणारे विचार, वाक्प्रचार, शेवटी वापरल्यास ते खूप प्रभावी आहे. संबोधित करताना, प्रस्तुतकर्ता सहभागींना प्रथम नाव आणि संरक्षक संबोधून कॉल करतो, जर शक्य असेल तर संबंधित विषयावरील त्यांच्या अनुभवावर आणि क्षमतेवर जोर दिला जाईल. अध्यक्ष केवळ भाषणातील सारांशच नव्हे तर त्यातील प्रत्येकाच्या संपूर्ण संरचनेत कसे बसतात, उद्दीष्ट ध्येय साध्य करण्यासाठी कसे कार्य करतात याकडे देखील अत्यंत लक्ष असले पाहिजे; बाजूला होऊ शकत नाही. आयोजक नियमांवर नियंत्रण ठेवतात आणि प्रत्येक समस्येचा विचार करण्याच्या वेळी आणि त्या कामगिरीचे सारांश देते. चर्चेत काही प्रगती केली गेली आहे हे धोक्याच्या बाबतीत काय आहे हे उपस्थित प्रत्येकाला स्पष्टपणे समजले आहे हे सुनिश्चित करण्यास हे मदत करते. जर वक्ता प्रश्नांच्या पलीकडे गेला तर त्याला मुत्सद्दीपणापासून थांबवले पाहिजे. प्रस्तावांचे समीक्षात्मक मूल्यांकन भाषणानंतर लगेचच दिले जाते किंवा सर्व कल्पना व्यक्त केल्यावर "ब्रेनस्टॉर्मिंग" करण्याची पद्धत वापरल्यास.

बैठकीची पुढील संभाव्य अवस्था म्हणजे निर्णय घेणे. पूर्वी तयार केलेला मसुदा निर्णय वाचला जातो आणि बैठकीतील सहभागी त्यांचे स्वतःचे समायोजन करतात आणि मतदानाच्या निकालांच्या आधारे ते स्वीकारतात. निर्णय घेतल्यानंतर, त्याची अंमलबजावणी आणि नियंत्रण करणार्\u200dया व्यक्ती निश्चित केल्या जातात.

संमेलनाची पूर्तता करून, सादरकर्ता प्रत्येकाला त्या योजना, कार्यक्रम पूर्ण करण्यासाठी कॉल करु शकतो आणि त्यांनी शेवटी उद्दीष्टे पूर्ण केली. थोडक्यात चर्चेचा सारांश; सर्वात यशस्वी कल्पना, व्यवसाय भाषणांची स्तुती करा; त्यांच्या उत्पादक कार्याबद्दल प्रत्येकाचे आभार.

इंग्रजी बैठकीचे संशोधक एलन बार्कर योग्य मानतात की सतत सामूहिक चर्चेचे सतत विश्लेषण केल्यास नफा होतो. या बैठकीच्या बाहेर स्वतंत्र बैठकीत संपूर्ण गटाने तयार केलेले मूल्यांकन वस्तुनिष्ठ असावे. उत्तरासाठी तथाकथित स्लाइडिंग स्केल वापरुन प्रश्नावली भरण्यासाठी आपण सहभागींना आमंत्रित करू शकता: (नाही) 1 2 3 4 5 6 (होय):

मीटिंग आवश्यक होती का?

त्याचा हेतू स्पष्ट आहे का?

हे हेतूसाठी तंदुरुस्त होते?

आपण सहमत आहात की कालावधी आणि वेळ सोयीस्कर होता?

परिसराचे समाधान झाले काय?

आपल्याला वेळेवर अजेंडा आणि कागदपत्रे मिळाली का?

सर्व अजेंडा वस्तू ठरवल्या गेल्या आहेत का?

उपस्थितांमध्ये योग्य क्षमता होती का?

सभापतींनी योग्य उपेक्षा केली?

आपण निर्णय घेण्याच्या प्रक्रियेवर समाधानी आहात?

स्वतंत्र तज्ञ सामील असल्यास, मीटिंग आढावा घेणे अधिक कार्यक्षम ठरू शकते. काय चांगले चालले आहे आणि काय बदलण्याची आवश्यकता आहे याविषयी निष्पक्षपणे मूल्यांकन करण्याची संधी त्याला मिळेल.

नवशिक्या व्यवस्थापक योजनेनुसार सामूहिक संप्रेषणाचे स्वतंत्रपणे विश्लेषण करू शकतात:

१) उद्देशानुसार मीटिंगचा प्रकार काय आहे?

२. विषय आणि उपशास्त्रीय विषय (अजेंडा) व्यवस्थित रचले गेले आहेत काय?

The. सर्वात कठीण समस्यांकडे लक्ष देण्याचे कधी ठरवले जाते?

Participants. सहभागींचे ठिकाण, वेळ, संख्या आणि रचना योग्य आहे का?

The. सुरुवातीच्या वक्तव्यात प्रेझेंटर काय बोलत आहे?

What. कोणते नियम अवलंबिले गेले आहेत?

The. संवादादरम्यान सादरकर्त्याच्या आयोजन भाषण काय आहेत?

Present. उपस्थित असलेले प्रत्येकजण चर्चेत भाग घेत आहे?

What. कोणते निर्णय घेण्यात आले आहेत?

१०. होस्टने सभा कशा संपवली?

११. प्रोटोकॉल बरोबर रेखाटण्यात आला आहे काय?

सराव मध्ये, त्यांच्या कार्ये आणि उद्दीष्टांनुसार मीटिंग्जचे विस्तृत विभाजन आहे. म्हणूनच, समस्याप्रधान, उपदेशात्मक आणि कार्यकारी बैठका विशिष्ट आहेत वैयक्तिक व्यवस्थापनः पाठ्यपुस्तक / एस.डी. रेझ्निक इत्यादि. - 2 रा एड., सुधारित. आणि जोडा. - एम .: इन्फ्रा-एम, 2004 .-- 622 पी ..

चर्चेच्या अंतर्गत असलेल्या समस्येचे उत्तम व्यवस्थापन समाधान शोधणे हाच या समस्येच्या बैठकीमागचा उद्देश आहे. अशा बैठकीतील निर्णय सहसा चर्चेच्या परिणामी तयार केले जातात आणि मतानंतर घेतले जातात. अशी बैठक खालील योजनेनुसार आयोजित केली जाते: अहवाल; वक्त्यांना प्रश्न; चर्चा उपाय शोधून काढत आहे.

जलद आणि अधिक कार्यक्षम अंमलबजावणीसाठी नियंत्रण योजनेच्या वरपासून खालपर्यंत ऑर्डर आणि आवश्यक माहिती पोहचविणे हा या बैठकीचा उद्देश आहे. अशा बैठकीत, प्रमुख घेतलेल्या प्रशासकीय निर्णयांची माहिती प्रेक्षकांना देते.

ऑपरेशनल मीटिंग्ज म्हणजे तथाकथित नियोजन सभा, संक्षिप्त माहिती, पाच-मिनिटांच्या बैठक. ते लांबलचक नाहीत. अशा संमेलनामागील उद्दीष्ट म्हणजे उत्पादनातील सद्य स्थितीबद्दल व्यवस्थापकाची माहिती मिळविणे. एका ब्रीफिंगच्या उलट, एक संचालन बैठक नियंत्रण योजनेद्वारे तळापासून माहिती प्रदान करते. बैठकीत सहभागींकडून ऑपरेशनल माहिती प्राप्त झाल्यावर, व्यवस्थापक "अडथळे" ची उपस्थिती, पिछाडी आणि अपयशाची कारणे ओळखतो आणि येथे तो आवश्यक निर्णय घेते, त्यांच्या अंमलबजावणीची अंतिम मुदत निश्चित करते. संचालन बैठकीत कोणतेही अहवाल दिले जात नाहीत. मुख्य उद्दीष्ट त्या उत्पादनांच्या समस्या ओळखणे, ज्याचे निराकरण करण्यासाठी संघाचे मुख्य प्रयत्न निर्देशित केले पाहिजेत.

तथापि, कोणत्याही संमेलनाचा किंवा संमेलनाचा मुख्य हेतू एकत्रितपणे माहितीचे आदानप्रदान झाल्यानंतर संयुक्त निर्णय घेणे असते, म्हणजेच विशिष्ट निकाल प्राप्त करणे.

सभा आणि संमेलनांचे वर्गीकरण

सभा आणि परिषदा औपचारिक आणि अनौपचारिक असतात. एखादा कार्यक्रम यशस्वीरित्या आयोजित करण्यासाठी, प्रथम आपण त्याचे स्वरूप निश्चित करणे आवश्यक आहे.

व्यवस्थापन प्रकारांनुसार मीटिंगचे प्रकार वर्गीकृत केले जाऊ शकतात:

1. नियोजन बैठका, ज्या संस्थेच्या रणनीती आणि कार्यनीती, योजना अंमलात आणण्यासाठी आवश्यक संसाधने यावर चर्चा करतात;

२. कामगार प्रेरणा यासंदर्भात बैठक, जिथे उत्पादकता व गुणवत्तेची समस्या, कर्मचार्\u200dयांचे समाधान, कमी प्रेरणाची कारणे, ती बदलण्याची शक्यता, नैतिक व भौतिक प्रोत्साहन या विषयांवर चर्चा केली जाते;

Internal. अंतर्गत संघटनांवरील बैठका, जिथे चर्चेचा विषय म्हणजे संस्थेचे रचनेचे विषय, स्ट्रक्चरल युनिट्सच्या कृतींचे समन्वय करणे, अधिकाराचे प्रतिनिधीमंडळ इ.;

4. कर्मचार्\u200dयांच्या क्रियेवरील नियंत्रणावरील क्रियाकलापांच्या परिणामाच्या चर्चेसाठी, निश्चित उद्दिष्टांची पूर्तता, व्यत्ययांची समस्या, कमी उत्पादकता;

Organization. संघटना-विशिष्ट बैठकी, जिथे ऑपरेशनल मॅनेजमेंटच्या मुद्द्यांविषयी संस्थेच्या परिस्थितीशी संबंधित चर्चा केली जाते, नवकल्पना आणि त्यांच्या अंमलबजावणीची शक्यता, जगण्याची समस्या, स्पर्धात्मकता, प्रतिमा, शैली.

होल्डिंगच्या शैलीनुसार बैठकींचे वर्गीकरण देखील केले जाते:

१. निरंकुश बैठक, बोलण्याचा अधिकार आणि निर्णय घेण्याचा अधिकार ज्यावर केवळ नेत्याला अधिकार आहे. या बैठकीत सहभागींनी नेत्याने विचारलेल्या प्रश्नाचे उत्तर ऐकावे आणि उत्तर द्यावे. जेव्हा व्यवस्थापकाला त्याच्या अधीनस्थांना सूचित करण्याची किंवा सूचना देण्याची आवश्यकता असते तेव्हा अशा बैठक आयोजित केल्या जातात.

२. मुक्त संमेलनांचा अजेंडा नसतो. त्यांना पीठासीन अधिका without्याशिवाय ठेवता येते. अशा बैठका मतांच्या देवाणघेवाण करण्यासाठी कमी केल्या जातात, त्यावरील निर्णय नोंदवले जात नाहीत. अशी बैठक संभाषणाच्या किंवा संभाषणाच्या स्वरूपात आयोजित केली जाते.

Disc. चर्चा सभा - विशिष्ट नियमांनुसार झालेल्या बैठकीत लोकांच्या गटाच्या सामूहिक कार्यामुळे नवीन कल्पना निर्माण करून प्रस्तावित उपायांचे विश्लेषण करून कोणत्याही समस्येवर तोडगा काढण्याचा एक मार्ग. या पद्धतीची वैशिष्ट्यपूर्ण वैशिष्ट्य म्हणजे व्यक्त झालेल्या कल्पनांच्या टीका आणि मूल्यांकनची अनुपस्थिती.

अधिकृत कार्यक्रमाची स्पष्टपणे चिन्हांकित केलेली स्थिती असते आणि ती स्थापित नियमांनुसार आयोजित केली जाते. अशा सभेत विशेष आमंत्रित लोक नेहमी उपस्थित असतात. कार्यक्रमाचे मुख्य घटकः

1. अजेंडा (चर्चा करण्याच्या मुद्द्यांची यादी);

2. अहवाल (प्रकरणांच्या सारणाचे विधान);

3. भाषण (अजेंडा आयटमची चर्चा);

A. दुरुस्ती (चर्चेत आणण्याच्या प्रस्तावित बदलांची चर्चा);

5. वादविवाद (चर्चा);

7. एक प्रोटोकॉल तयार करणे (घटनांचे लेखी विधान);

8. संकीर्ण (अजेंडा नसलेल्या मुद्द्यांची चर्चा).

लोकांना सामाजिक मेळाव्यात अधिक आराम वाटतो, परंतु आपण अशा कार्यक्रमांसाठी देखील तयारी केली पाहिजे. आपल्याला आवश्यक असलेल्या अनौपचारिक भेटींसाठीः

1. चर्चेसाठी विषयांची यादी;

2. कार्यक्रमाचे यजमान;

3. पोहोचलेल्या करारांचे प्रोटोकॉल.

अनौपचारिक कार्यक्रम अधिक आरामशीर वातावरणात घडतात, परंतु तरीही आपल्याला हे लक्षात ठेवण्याची आवश्यकता आहे की केवळ एक सुव्यवस्थित बैठक किंवा बैठक सकारात्मक परिणाम देते.

प्रत्येक सभेचा एक अजेंडा असावा ज्याचा विचार करण्यापूर्वी विचार केला पाहिजे. अजेंडा वेळ वाचविण्यास आणि दीर्घकाळ दुय्यम प्रश्नांवर विचार करण्यास मदत करते.

चांगल्या प्रकारे तयार केलेल्या अजेंडामध्ये हे असतेः

* संमेलनाचा हेतू, तारीख, वेळ आणि ठिकाण;

* आमंत्रित व्यक्तींची यादी;

* चर्चा झालेल्या समस्यांची यादी;

* मुख्य थीम;

* भिन्न;

* पुढील सभेच्या तारखा.

वेगवेगळ्या विषयांवर किंवा विशिष्ट समस्यांवरील उपायांवर चर्चा करण्यासाठी विशिष्ट ठिकाणी नागरिकांच्या समूहाची (एकत्रित) उपस्थिती बैठक आहे.

सभेची आणखी एक संकल्पना देखील आहे - कोणत्याही उद्योजकाच्या किंवा संस्थेच्या संपूर्ण कामगार सामूहिकतेचे एकत्रीकरण म्हणजे कोणत्याही अडचणीचे निराकरण करण्यासाठी आणि व्यवस्थापन निर्णयांद्वारे जनतेपर्यंत माहिती पोहोचवणे.

व्यवसायाशी संवाद साधण्यासाठी सर्वात कठीण पर्यायांपैकी एक मीटिंग्ज आहे - खासकरुन जर ते संघटनेत संघर्ष किंवा संकटात असतील तर. बर्\u200dयाच संघटनांसाठी सभा ही सर्वोच्च प्रशासकीय संस्था असते. म्हणूनच, त्यांच्या कार्याच्या परिणामी तयार केलेली कागदपत्रे नेहमीच संस्थेच्या सामरिक योजनांवर परिणाम करतात आणि कार्यसंघातील मानसिक हवामानावर परिणाम करतात.

संमेलनांच्या तयारीसाठी मुख्य मार्गदर्शक तत्वे ही संपूर्णपणे संस्थेच्या क्रियाकलापांचे नियमन करणारे आणि नियमन आणि प्रशासकीय कागदपत्रे असतात आणि बैठक एक महाविद्यालयीन व्यवस्थापन संस्था म्हणून असते. अशा कागदपत्रांमध्ये हे समाविष्ट आहेः संघटनेचे स्मारक, संस्थेचे सनद, अशा संस्थांच्या मॉडेल तरतुदींची भूमिका बजावणारे कायदे करणारी कृती. अशा कागदपत्रांमध्ये सहसा चर्चेसाठी आणल्या जाणार्\u200dया आणि सभेच्या अजेंड्यात समाविष्ट असलेल्या मुद्द्यांच्या श्रेणीबद्दल सूचना असतात. याव्यतिरिक्त, संघटनात्मक आणि प्रशासकीय दस्तऐवजांमध्ये बहुतेक वेळेस सभेची तयारी करण्याच्या प्रक्रियेचे वर्णन, या कार्याचे नियम असतात, जे व्यवसायातील संवादाच्या विशिष्ट तंत्रज्ञानाची योग्यता डिग्री निश्चित करतात.

सराव हे दर्शविते की संघर्षाच्या परिस्थितीत सभेचा अजेंडा कसा तयार केला जातो याला महत्त्व असते. जर अजेंडामध्ये फक्त संघर्षाचा सार थेटपणे प्रभावित करणारा मुद्दा, उद्भवलेल्या विरोधाभास विषयांचा समावेश केला तर विवादाचे विधायक निराकरण होण्याची शक्यता वाढते. जर, विवादाबरोबरच काही अतिरिक्त समस्या सोडविण्याचा प्रयत्न सभेत केला गेला असेल तर अशा अजेंडामुळे हिमस्खलन म्हणून संघर्षाच्या विकासासाठी एक पूर्व शर्त तयार होते. हे एकाच वेळी मोठ्या संख्येने लोक थेट संवादात सामील झाल्यामुळे आहे. संघर्षाच्या परिस्थितीने ठरवलेल्या प्रतिस्पर्धी मनोवृत्तींसह त्यांचे बहु-दिशात्मक हितसंबंध संघर्षाच्या क्षेत्राचा अधिक विस्तार, उद्भवलेल्या विरोधाभासांची वाढ आणि गुंतागुंत वाढवू शकतात.

बर्\u200dयाच व्यावसायिक बैठका आणि परिषदा चर्चेच्या स्वरूपात होतात. एका व्यापक चर्चेत, अध्यक्ष वगळता सर्व सहभागी समान स्थितीत आहेत. कोणतेही विशेष प्रशिक्षण दिले गेलेले नियुक्त केलेले नाहीत, परंतु प्रत्येकजण केवळ श्रोते म्हणूनच उपस्थित नसतो. एका adड हॉक इश्यूवर विशिष्ट क्रमाने चर्चा केली जाते, सहसा कठोर टाइमलाइननुसार आणि अधिका an्यांच्या अध्यक्षतेखाली.

बैठक तयार करण्याच्या आणि अर्थसंदर्भात संवाद साधण्यापूर्वी काही दिवस होण्यापूर्वी तयार राहण्यासाठी, त्यांना चर्चेत असलेल्या समस्येच्या गुणवत्तेचे प्रमाणपत्र दिले जाऊ शकते. हे संकलित करण्यासाठी, संस्थेतील कामकाजाच्या स्थितीचे सर्वंकष विश्लेषण करण्यावर लक्ष केंद्रित करणार्\u200dया तज्ञांचा एक गट तयार करणे उचित आहे.

नियमानुसार, सभेसाठीची सामग्री (अजेंडा, थीस किंवा अहवालाचे मजकूर, मसुदा निर्णय इ.) भावी मीटिंगच्या सहभागींना प्रारंभ होण्याच्या तीन ते चार दिवसांपूर्वी प्रदान केली जाते. हे त्यांना आधीपासूनच विकसित केलेल्या कागदपत्रांमध्ये बदल करण्यास आणि नंतर बैठकीत त्यांचे प्रस्ताव पटकन सादर करण्यास अनुमती देते.

मानसशास्त्रीयदृष्ट्या, बैठकीत आधीच कागदपत्रांद्वारे काम केल्याने विरोधी पक्षांमधील वैयक्तिक प्रतिकारशक्ती वाढविण्याची शक्यता कमी होण्यास मदत होते. दस्तऐवजाचा संदर्भ देऊन, प्रतिस्पर्ध्याशी थेट संवाद साधून, मध्यस्थ दुवा म्हणून दस्तऐवजाचा परिचय, स्फोट होण्याच्या परिस्थितीनुसार संघर्षाची घटना, सकारात्मक प्रतिक्रिया व्यक्त होण्याची शक्यता कमी करते.

सामान्य नियम स्वीकारल्यास गेम्स दृश्यास्पद संमेलना दरम्यान विरोधाभास सामोरे जाणे अधिकच व्यवस्थापित होते. मसुद्याच्या नियमांचे काम सुलभ करण्यासाठी आपण प्रारंभिक टेम्पलेट म्हणून सभा आयोजित करण्यासाठी खालील सामान्य योजना वापरू शकता:

• 3 एकूण to ते minutes मिनिटांच्या मुदतीसह शेरा उघडणे, ज्यामध्ये संमेलनाचे सर्वसाधारण नियम, त्यास ठेवण्याच्या पद्धती, अंदाजे समाप्तीची वेळ जाहीर केली जाते;
• २ report ते minutes० मिनिटांपर्यंतचा मुख्य अहवाल (जर बैठकीत परस्पर विरोधी पक्षांची विरोधी भूमिका मांडली गेली तर प्रत्येकाला आपली मते मांडण्यासाठी समान वेळ दिला गेला पाहिजे, परंतु हे इष्ट आहे की हे एकूण minutes० मिनिटांपेक्षा जास्त नसावे, अन्यथा नैसर्गिक थकव्याचा परिणाम म्हणून प्रेक्षक सहजपणे दुर्लक्ष करतात);
• Speakers स्पीकर्स आणि त्यांची उत्तरे यांचे प्रश्न (प्रत्येक प्रश्न आणि उत्तर - 2 मिनिटांपेक्षा जास्त नाही);
• Co सह-वक्तांचे भाषण, अतिरिक्त संदेश (परिच्छेद 2 मध्ये नमूद केलेल्या कारणांसाठी अतिरिक्त संदेशांसह सर्व स्पीकर्ससाठी 10-15 मिनिटांपेक्षा जास्त नाही);
• Ra सह-संबंधित लोकांसाठी प्रश्न (प्रत्येक प्रश्नासाठी 1 मिनिटापेक्षा जास्त वेळ नाही आणि त्यास उत्तर देणार नाही);
• Meeting संमेलनात सहभागी होणारी भाषणे (5--7 मिनिटे);
• Speakers वक्त्यांची उत्तरे (प्रत्येकी 5 मिनिटांपेक्षा जास्त नाही);
• Co सह-संबंधित व्यक्तींची उत्तरे (प्रत्येकी 3 मिनिटांपेक्षा जास्त नाही);
• The संमेलनादरम्यान संदर्भ (त्यापैकी तीन ते पाचपेक्षा जास्त नसावेत, जेणेकरून मुख्य विषयाकडे लक्ष विचलित होऊ नये आणि सभेसाठी प्राथमिक तयारीची कमकुवत भावना निर्माण होऊ नये; एक संदर्भ यापेक्षा जास्त दिला जाऊ नये) 3 मिनिटे);
• Meeting बैठकीचे प्रारूप ठराव वाचणे (5 मिनिटांपेक्षा जास्त नाही);
• Draft मसुद्याच्या निर्णयाचे प्रस्ताव (प्रत्येकासाठी १- 1-3 मिनिटांपेक्षा जास्त नाही);
• Meeting सभेच्या निकालांचा सारांश (10 मिनिटांपेक्षा जास्त नाही).

जर तेथे 50-75 सहभागी असतील तर दर तासाला 10 मिनिटे ब्रेक ठेवणे इष्टतम मानले जाते. मोठ्या संख्येने सहभागी असलेल्यांना 1.5-2 तासांच्या कामानंतर ब्रेक घेण्याची आणि ते 15-20 मिनिटांपर्यंत करण्याचा सल्ला दिला जातो.

सामग्री आणि वेळेच्या दृष्टीने संमेलनाचे रचनेसाठी दिलेली योजना अंदाजे आहे. परंतु सभेदरम्यान काय होईल हे कितीही अनिश्चित वाटले तरी आयोजकांनी प्राधान्याने विचार करून त्यांचे प्रारूप नियम विकसित केले पाहिजेत. जर एखाद्या विवादाच्या संदर्भात, एका सभेच्या वेळी, पूर्ण तयारी न करता तयार केलेल्या नियमनाची चर्चा सुरू झाली तर हा कार्य करणारा मुद्दा स्वतःच संघर्ष वृत्ती सक्रिय करण्यासाठी आणखी एक कारण बनू शकतो, एक निरुपयोगी "शोडाउन".

कोणत्याही सार्वजनिक भाषणाची भावनात्मक खळबळ वाढण्याचे वैशिष्ट्य आणि त्यापेक्षा अधिक संघर्षाच्या परिस्थितीसंदर्भात बैठकीत बोलण्यासाठी प्रत्येक वक्ताने आपल्या संदेशाच्या रचना व आशय या दोन्ही गोष्टींचा गांभीर्याने अभ्यास करणे आवश्यक आहे. कोणत्याही भाषणामध्ये बैठकीत चर्चा झालेल्या समस्येचे निराकरण करण्यासाठी विधायक प्रस्ताव आवश्यक असतात. सभेत विरोधाभास होण्याच्या परिस्थितीत, उपस्थित लोकांचे मन दुखावणा emotional्या भावनिक टीका विशेषतः धोकादायक असतात. म्हणून भावनिक हल्ल्यांना सार्वजनिक भाषणामधून वगळले पाहिजे.

जर भाषण एखाद्या अहवालाच्या प्रकारात असेल तर त्यामध्ये हे असणे आवश्यक आहे:

• Of संदेशाच्या उद्देशाची एक संक्षिप्त व्याख्या;
• Facts मुख्य तथ्ये विधान;
• The समस्येच्या प्रस्तावित निराकरणाचे लॅकोनिक स्पष्ट विधान;
• Brief एक संक्षिप्त अर्थपूर्ण निष्कर्ष.

नियमानुसार अनुसूचित वक्त्यांनी त्यांच्या भाषणातील मजकूर अगोदरच तयार केला पाहिजे. सादरीकरणाची सामग्री ही संस्थेमधील प्रकरणांच्या विश्लेषणाच्या परिणामी प्राप्त केलेली डेटा असू शकते. याव्यतिरिक्त, संस्थेचा अजेंडा आणि विद्यमान अहवाल डेटा विरूद्ध अहवाल प्रमाणीकृत केला जावा. सादरीकरण डिजिटल सामग्रीसह ओव्हरलोड केले जाऊ नये: प्रेक्षकांना सद्य परिस्थितीचे आकलन करण्यास आणि प्रस्तावित निराकरणाचा अर्थ समजण्यास मदत करण्यासाठी केवळ मुख्य संकेतक वापरले जावेत.

एखाद्या प्रेझेंटेशनसाठी स्पीकर तयार करतांना आपण अहवालातील मजकूर सभेत तो ज्या लयीनुसार आणि ज्या पद्धतीने करणार आहे त्या स्वरात मोठ्याने वाचण्याची शिफारस करू शकता. हे, प्रथमतः आपल्याला भाषणाची टाइम फ्रेम निर्धारित आणि समायोजित करण्याची परवानगी देते. दुसरे म्हणजे हे मजकूरामध्ये वेगवान अभिमुखतेसाठी योगदान देते. हे अभिमुखता संमेलनाच्या भावनिक संतृप्त वातावरणामध्ये खूप उपयुक्त ठरते, जेव्हा स्पीकरमध्ये व्यत्यय येऊ शकतो तेव्हा तो स्वतः गमावू शकतो किंवा त्याला पुन्हा काही भाषणाकडे परत जाण्याची आवश्यकता असल्यास. ही बैठक ही मोक्याचा व्यवस्थापनाची महागड्या संस्था आहे, म्हणून त्यांच्या भाषणाच्या प्राथमिक कामावर स्पीकरने घालवलेला वेळ अगदी न्याय्य आहे.

विवादाच्या समस्यांचे निराकरण करताना, सर्वसाधारण सभेच्या संयोजकांनी प्रोटोकॉल तयार करण्यात जास्त लक्ष दिले पाहिजे, जे एक महत्त्वाचे संघटनात्मक आणि प्रशासकीय दस्तऐवज आहे. या प्रोटोकॉलमध्ये उपस्थित झालेल्या मुद्द्यांची चर्चा करण्याचा निर्णय, निर्णय घेण्याची प्रक्रिया आणि बैठकीचे निर्णय स्वत: नोंदवले पाहिजेत.

आधुनिक परिस्थितीत, मिनिट बहुतेक वेळेस मिटिंग दरम्यान काढले जात नाहीत तर व्हिडिओ किंवा ऑडिओ रेकॉर्डिंगच्या आधारे तयार केले जातात. कार्यक्षमता आणि प्रक्रिया आणि दस्तऐवजीकरणाच्या सुलभतेच्या दृष्टीने, बैठकीचे डिजिटल रेकॉर्डिंग श्रेयस्कर आहे. परंतु बैठकीचे महत्त्वपूर्ण क्षण गमावू नयेत म्हणून डिजिटल तंत्रज्ञानाचा वापर करण्याच्या बाबतीतसुद्धा, महत्त्वाच्या घटनांचा वेळ दर्शविणारा मसुदा हस्तलिखित प्रोटोकॉल तयार करुन काय होत आहे याची ऑडिओ किंवा व्हिडिओ रेकॉर्डिंग सोबत ठेवण्याची शिफारस केली जाते. अशा प्रोटोकॉलमुळे भविष्यात टेपवर काय नोंदवले गेले आहे ते समजावून घेण्यास आणि मुख्य प्रोटोकॉलमधील सामग्रीमध्ये गुणात्मक प्रतिबिंबित करण्यास मदत होते.

अधिकृत कागदपत्राप्रमाणे प्रोटोकॉलसाठी त्याच्या अंमलबजावणीच्या नियमांचे पालन करण्यास खूप महत्त्व आहे. मिनिट दिनांक संमेलनाच्या दिवशी आहेत आणि स्वाक्षरीच्या वेळी नाहीत. जर बैठक ब days्याच दिवसांसाठी आयोजित केली गेली असेल तर मिनिटांची सुरूवात आणि शेवटचा दिवस आहे, जे हायफनने दर्शविलेले आहेत. याव्यतिरिक्त, मिनिटे त्याचा अनुक्रमांक दर्शवितात, जे संमेलनाच्या अनुक्रमांकांशी संबंधित असतात. ज्या बैठकीत बैठक झाली त्या सेटलमेंटचे नावही दर्शविले गेले आहे.

प्रोटोकॉल रेखांकन करताना, हे लक्षात घेतले पाहिजे की चर्चेत आलेल्या मुद्द्यांच्या कव्हरेजच्या पूर्णतेनुसार, अशी कागदपत्रे पूर्ण आणि लहानमध्ये विभागली गेली आहेत. अल्पावधी मिनिटांत वक्ताचे आडनाव, अहवालाचा विषय, वक्त्यांची नावे दर्शविली जातात. भाषणांची सामग्री बाजू काही मिनिटांत प्रतिबिंबित होत नाही. जर संमेलनाच्या विरोधाचे निराकरण करण्यासाठी समर्पित असेल तर अहवाल आणि भाषणांची भाषांतर (उतारे, अहवाल आणि भाषणाचे प्रमाणित मजकूर, ध्वनी ऑडिओ किंवा व्हिडिओ रेकॉर्डिंग) असतील तरच असे प्रोटोकॉल तयार केले जाऊ शकतात. या प्रकरणात, भाषणांची संबंधित विस्तारित रेकॉर्डिंग्ज त्यास जोडली गेली आहेत की काही मिनिटांत एक रेकॉर्ड बनविला जातो. जर हे शक्य नसेल तर सविस्तर प्रोटोकॉल तयार केला गेला पाहिजे, चर्चेचा मार्ग प्रतिबिंबित केलेला, प्रस्तावित व स्वीकारलेला निर्णय.

संमेलनात पूर्ण मिनिटांची अंतिम आवृत्ती काढणे जवळजवळ अशक्य आहे. म्हणून, एक मसुदा प्रोटोकॉल तयार केला आहे. अशा प्रकारच्या तीव्र समस्यांचे निराकरण करताना, मिनिटे एकाने काढता येऊ शकत नाहीत, परंतु बैठकीतील अनेक सहभागींनी, जे पाच दिवसांच्या आत, मिनिटांची स्वच्छ आवृत्ती काढतात.

संपूर्ण तयार मिनिटांवर सभापती व सचिवाची सही असते. बैठकीचे अंतिम निर्णय स्वतंत्रपणे कागदपत्रांच्या स्वरूपात त्याच्या सहभागींना - काही मिनिटांमधील सामग्रीच्या आधारे तयार केलेले निर्णय आणि निर्णय यांना सूचित केले जातात.

या कार्यपद्धतींचे अनुपालन, जरी उद्भवलेल्या विरोधाभासांच्या पूर्ण निराकरणाची हमी देत \u200b\u200bनाही, असे असले तरी ते संमेलनाच्या विधायक आणि प्रभावी कार्यासाठी पूर्व शर्ती तयार करतात. मोठ्या संख्येने सहभागी, संमेलनादरम्यान अ-प्रमाणित परिस्थितीमुळे लोकांमध्ये आत्म-नियंत्रण करण्याची क्षमता कमी होते आणि अंदाज वर्तवण्याची प्रभावीता आणखी बिघडते. वर्णन केलेल्या कार्यपद्धती ही प्रमाणित नसलेल्या परिस्थितीत पेपर-आधारित अभिमुखता योजनांची भूमिका निभावते. अशा योजनांमधून लोकांचे मन मोकळे करून, मीटिंग आयोजकांनी त्यांच्या सहभागींना समस्येचे सार यावर गहनपणे काम करणे सुलभ करते, संमेलनाचे नेतृत्व करण्याच्या कार्यावर नव्हे.

सर्वसाधारणपणे, बैठकीच्या तयारीच्या कार्याचे उद्दीष्ट निराकरण झालेल्या विरोधाभासांच्या सारांवर त्याच्या सहभागींचे लक्ष एकाग्र करणे अधिकतम सुलभ करणे आवश्यक आहे. यासाठी, सर्व संभाव्य प्रक्रियात्मक समस्यांचे निराकरण आयोजित केले पाहिजे, तसेच समस्येच्या चर्चेसाठी आवश्यकपणे सादर केलेल्या सर्व आवश्यक माहितीच्या तयारीवर नियंत्रण ठेवले पाहिजे.

सभेच्या तयारीच्या टप्प्यावर आणि त्याच्या संचालनादरम्यान, बैठकीत भाग घेणा of्यांची वैयक्तिक वैशिष्ट्ये विचारात घेणे आवश्यक आहे. संपूर्ण संस्थेच्या क्रियाकलापांची कार्यक्षमता संपूर्णपणे त्यांच्या इच्छेवर व हेतूंवर अवलंबून असते हे सहभागींनी समजून घ्यावे हे आयोजकांचे बंधन आहे.

असे अनेक प्रकारचे कार्यक्रम असतात जे विशिष्ट लोकांच्या विशिष्ट गटासाठी आयोजित केले जातात, विशिष्ट ठिकाणी, जिथे वेगवेगळ्या विषयांवर चर्चा केली जाते किंवा विशिष्ट समस्यांवरील निर्णय घेतले जातात. उदाहरणार्थ, भागधारकांची त्रैमासिक बैठक किंवा सामान्य कॉर्पोरेट बैठक. या क्रियाकलापांना अनेक प्रकारांमध्ये विभागले गेले आहेत:

ü संग्रह

ü बैठक

ü व्यवसाय बैठक:

Ø व्यवसाय संभाषण

G वाटाघाटी

संग्रह विशिष्ट नियमांनुसार चालते ( बैठक घेण्याची प्रक्रिया), जे संस्थेच्या सनदात लिहिलेले आहे. संमेलनाचे आयोजन आणि त्यात घेतलेले निर्णय हे एका विशेष दस्तऐवजात म्हटले जाते ज्यात म्हटले जाते बैठकीची मिनिटे.

बैठक संमेलनापेक्षा वेगळे असते की बहुतेक लोकांना संमेलनास आमंत्रित केले जाते. उदाहरणार्थ, जे लोक एकाच संस्थेचे भिन्न विभाग किंवा विविध कंपन्यांचे प्रतिनिधी आणि कंपन्यांचे प्रतिनिधी आहेत.

सभा नेहमी सभांपेक्षा नियमित असतात. ते एका ठराविक क्षणी, साधारणत: आठवड्यातून एकदा आयोजित केले जातात. ज्वलंत विषय आणि समस्यांवर प्रतिबिंबित करण्यासाठी बैठका अस्तित्त्वात आहेत. अशा सभांमध्ये त्वरित आवश्यकतेनुसार ते न्याय्य ठरल्यास अशा सभांमध्ये देखील एक योजना नसलेले पात्र असू शकते. मिनिटे सहसा सभांमध्ये ठेवली जात नाहीत, परंतु निकालांवर ठराव नक्कीच मंजूर केला जातो.

व्यवसाय बैठक मध्ये उपविभाजित व्यवसाय संभाषणे आणि संभाषण.

व्यवसाय संभाषण एक मुक्त संभाषणाच्या रूपात होते आणि वेगवेगळ्या दाबण्या क्षमतेच्या कार्यांविषयी चर्चा करण्यासाठी आयोजित केले जाते, परंतु शेवटी निर्णय आवश्यक आहे.

संभाषण कंपन्या, संस्था किंवा उपक्रमांच्या संयुक्त क्रियाकलापांकरिता अधिक मूलभूत समस्या आणि कार्यांच्या समाधानाची तरतूद करा जसे की: परस्परसंवादाची श्रेणी निश्चित करणे, प्रभावाचे क्षेत्र मर्यादित करणे इ. अंतिम करारावर स्वाक्षरी केल्याने किंवा मौखिक विधानाद्वारे बोलणी समाप्त होतात.

प्रत्येक उद्योजक, व्यापारी, व्यापारी, त्याच्या क्रियाकलापांच्या स्वरूपामुळे बर्\u200dयाचदा सहभागी म्हणून काम करणे आवश्यक असते किंवा स्वतः विविध बैठका, परिषद आणि व्यवसाय सभा आयोजित करणे आवश्यक असते. या कार्यक्रमांच्या अंमलबजावणीसाठी एक स्थापित प्रक्रिया आहे, ज्याचे पालन केले जाणे आवश्यक आहे, कारण त्याचा थेट व्यवसायाच्या यश आणि विकासावर परिणाम होतो.

या इव्हेंटची गुणवत्ता उच्च गुणवत्तेसह तयार करण्यासाठी आणि त्या पार पाडण्यासाठी कोणत्या अटी पूर्ण केल्या पाहिजेत?

1. विषय स्पष्टपणे परिभाषित करणे आणि अजेंडा वेळापत्रकबद्ध करणे महत्वाचे आहे.

अजेंडामध्ये २- 2-3 महत्त्वाचे मुद्दे आणि 3-4-. दुय्यम विषयांचा समावेश असावा. हे प्रमाण का आहे? तेथे काही मुख्य प्रश्न असतील तर आपण त्याबद्दल विचार करण्यासाठी आणि त्यांना अधिक सखोलपणे सांगण्यासाठी अधिक वेळ घालवू शकता. जर त्यापैकी बर्\u200dयाच गोष्टी असतील तर मर्यादित काळाचा विचार केल्यास मुख्य विषयांवर वरवरचा विचार केला जाईल आणि बर्\u200dयाच बारकावे चुकवल्या जातील.

२. बैठकीला, बैठकीला, वाटाघाटीसाठी आमंत्रित केलेल्या विशिष्ट व्यक्तींची यादी बनवा.

अपवाद आहे उत्पादन बैठक हे नियमितपणे आणि अपरिवर्तनीय उपस्थिती सूचीसह आयोजित केले जाते.

3. कार्यक्रमासाठी तारीख आणि विशिष्ट वेळ सेट करा.

वाटाघाटीची तारीख आणि वेळ सर्व पक्षांशी सहमत असणे आवश्यक आहे.

The. कार्यक्रमाची तारीख व वेळ याबद्दल सर्व संभाव्य व्यक्तींची अनिवार्य सूचना.

बैठक होण्याकरिता हे किमान एक आठवडा अगोदरच केले पाहिजे. केवळ असे लोक जे सतत सहभागी नसतात त्यांना आगामी उत्पादन सभेबद्दल चेतावणी दिली जाते.

This. हा कार्यक्रम कोणत्या कालावधी दरम्यान होईल ते ठरवा आणि त्यांच्याबद्दल सर्व सहभागींना सूचित करा.

अनुभवावरून असे दिसून आले आहे की इव्हेंटच्या समाप्तीच्या वेळेस इशारा देण्यात येणा all्या सर्वांना शिस्त लावतो आणि कार्यक्रमाची वेळ 10 ते 15% पर्यंत कमी करते.

6. मुख्य भाषण तयार करणे आवश्यक आहे. हा एक अहवाल किंवा छोटा संदेश असू शकतो. चर्चेसाठी आवश्यक उपस्थितांची नेमणूक करा.

भाषण विषयावर काटेकोरपणे केले पाहिजे आणि विचाराधीन समस्या प्रकट करावी. युक्तिवाद आणि निष्कर्ष वस्तुस्थितीने सिद्ध केले आणि समर्थित असले पाहिजेत. निष्क्रिय बोलणे आणि विशिष्टतेचा अभाव यामुळे केवळ प्रेक्षकांकडे दुर्लक्ष आणि दुर्लक्ष होईल.

7. परिसराचा निर्णय घ्या आणि कार्यक्रमाची तयारी करा.

खोली किंवा हॉल सर्व इच्छित प्रेक्षकांना सामावून घेण्यासाठी आरामदायक आणि पुरेसे मोठे असावे. आगाऊ जागांच्या संख्येबद्दल विचार करा - प्रत्येकासाठी पुरेशी खुर्च्या असाव्या. काही आकस्मिक राखीव ठेवणे चांगले. वाटाघाटीसाठी, संपूर्ण आद्याक्षरेसह प्रत्येक सहभागीसमोर कार्ड ठेवणे उपयुक्त आहे. यावर ज्या व्यक्तीच्या वतीने हा व्यक्ती अस्तित्वात आहे त्या संस्थेचे किंवा कंपनीचे नाव यावर सूचित करा. प्रत्येक सहभागीसाठी कागदाचा एक तुकडा / पॅड आणि काही पेन टेबलवर ठेवा. पेय (गॅससह आणि त्याशिवाय खनिज पाणी) आणि ग्लासेसची उपस्थिती प्रोत्साहित केली जाते. सौजन्य नियम चर्चेच्या दरम्यान चहा आणि कॉफी देण्याची व्यवस्था करतात.

काम मान्य वेळेवर कठोरपणे सुरू केले पाहिजे. विलंब नंतरच्या कार्यक्रमांना आणखी मोठ्या विलंबसह प्रारंभ होण्यास मदत करेल. सर्व पक्षांकडून - वाटाघाटींचे आयोजन करताना, काम सुरू करण्याच्या क्षणाचे बिनशर्त निरीक्षण करण्याची प्रथा आहे. भागीदारांनी केलेल्या वाटाघाटीसाठी आपली अवास्तव उदासीनता अत्यंत दुर्लक्ष करण्याचे मानली जाईल आणि पुढील निकालांचा अंदाज करणे कठीण होईल.

कार्यक्रमा दरम्यान सामान्य वातावरण स्वागत आहे याची खात्री करा. व्यक्तिमत्त्वात बदल, संबंधांचे स्पष्टीकरण, अपमान आणि चिथावणी देणे अस्वीकार्य आहे.

बैठक घेण्याकरिता, आपल्याला अध्यक्ष निवडण्याची आवश्यकता आहे. हे सर्वसाधारण खुल्या किंवा बंद मताद्वारे केले जाते. हा टप्पा आवश्यकपणे प्रोटोकॉलमध्ये नोंदविला गेला आहे.

सभापती नियमांचे नियंत्रण ठेवण्यास आणि प्रत्येक वक्ताचे नाव व आडनाव, त्याचे स्थान आणि त्या कंपनीच्या वतीने ज्या कंपनीने बोलले आहे त्याचे नाव घोषित करण्यास बांधील असतात.

निवडलेला वक्ता विशिष्ट गुण असणारी व्यक्ती असणे आवश्यक आहे. सर्व प्रथम, अध्यक्ष एक सक्षम आणि निःपक्षपाती व्यक्ती असणे आवश्यक आहे. त्याने स्वत: ला स्पष्टपणे आणि स्पष्टपणे व्यक्त करण्यास सक्षम असणे आवश्यक आहे, विपरीत मतांबद्दल सहिष्णु असणे आवश्यक आहे. त्याला कोणालाही प्राधान्य देण्याचे व मत लादण्याचा अधिकार नाही. बैठकीदरम्यान त्याच्याकडे स्वत: चे प्रस्ताव असल्यास, सभापतीला सर्व वक्त्यांनंतरच व्यक्त करण्याचा अधिकार आहे.

कोणत्याही कार्यक्रमाचा सर्वात महत्वाचा क्षण म्हणजे सारांश तयार करणे आणि निर्णय घेणे. बर्\u200dयाचदा, या क्षणी, काही प्रमाणात उर्जा आणि असहाय्यता कमी होते. याचे कारण मानसशास्त्रीय पैलू आहेः वेळ संपुष्टात येत आहे हे सहभागींना समजण्यास सक्षम नाही आणि कोणत्या प्रकारच्या निर्णयावर निर्णय घेणे आवश्यक आहे. त्यांना शंका, संकोच, निवड करण्यास संकोच वाटू लागते. अशी परिस्थिती उद्भवल्यास, एक प्रस्ताव घेऊन त्याचा विचार करणे हाच उत्तम मार्ग आहे. जेव्हा चर्चा संपली पाहिजे तेव्हा एक क्षण गमावू नये हे खूप महत्वाचे आहे. हे संपूर्णपणे अध्यक्षांच्या अनुभवावर अवलंबून असते. चर्चेच्या प्रत्येक टप्प्यावर सारांश तयार केला जातो तेव्हा मध्यावधी मतदान करण्याचा सराव देखील असतो. परंतु हा निर्णय अल्पसंख्याकांनी नाकारल्यास आपण अंतिम निर्णयाकडे धाव घेऊ नये. या प्रकरणात, चर्चेच्या सर्व बाजूंना समाधान देणारे निराकरण करण्यासाठी आपल्याला चर्चा चालू ठेवण्याची आवश्यकता आहे.

एंटरप्राइझ व्यवस्थापनाचा एक महत्वाचा मुद्दा म्हणजे सभा आणि परिषदांचे आयोजन करणे, ज्या दरम्यान व्यवसाय संप्रेषण केले जाते. सभा आणि बैठक प्रभावी होण्यासाठी त्यांच्या नेत्यांनी (सभापतींनी) खालील मार्गदर्शक तत्त्वांचे अनुसरण करणे उचित आहे. संमेलनापूर्वी (बैठक):

1. अजेंडा तयार करा,म्हणजेच बैठकीत (बैठकीत) सोडवल्या जाणार्\u200dया समस्यांची यादी. हे प्रश्न परिपूर्ण म्हणून संदर्भित केले जाऊ शकतात

मागील दत्तक घेतलेल्या नवीन प्रश्नांचा निर्णय आणि मागील सभेपासून (बैठक) झाल्यापासून उद्भवलेल्या नवीन अडचणी.

2. सभेला कोण उपस्थित रहावे हे ठरवा,आणि त्यांना आगाऊ सूचना द्या. नियमानुसार कामगार संमेलनाचे सर्व सदस्य उत्पादन बैठकीस उपस्थित असतात. केवळ त्या कर्मचार्\u200dयांनाच बैठकीला बोलावण्यात आले आहे, ज्यांच्या कार्यक्षमतेत आलेल्या समस्यांचे निराकरण.

3. योग्य ठिकाण आणि वेळ निवडा.जागा पूर्णपणे सज्ज आहे याची खात्री करा. या मुद्द्यांवर चर्चा करण्यासाठी लागणारा वेळ निश्चित करा. कृपया लक्षात घ्या की बैठकींचा (बैठकांचा) आदर्श कालावधी दीड ते दोन तासांपेक्षा जास्त नसतो. जर मीटिंग जास्त काळ चालत असेल तर ब्रेक घेण्याचा विचार करा.

4. अजेंडा वाटून घ्या.बैठक (बैठक) होण्यापूर्वी काही दिवस आधी एजन्डा कर्मचार्\u200dयांच्या हातात असावा जेणेकरुन ते सभेची (बैठक) तयारी करू शकतील.

5. मुख्य स्पीकर आणि सह-स्पीकर्स आगाऊ ओळखा.

6. सभेतील प्रत्येक सहभागीबरोबर पूर्व-चर्चा करा, त्यांची स्थिती जाणून घ्या.हे संघर्षाच्या परिस्थितीचा अंदाज घेण्यास आणि कार्यसंघातील ऐक्य टिकवून ठेवण्यासाठी त्यांच्या निराकरणाची योजना करण्यास मदत करेल.

7. सभेच्या जागेची निवड देखील महत्त्वपूर्ण आहे.खोलीत आरामदायक फर्निचर सुसज्ज असले पाहिजे आणि हवेचे तापमान सामान्य असेल. सहभागींपैकी प्रत्येकासमोरील गोल टेबलमध्ये ठेवणे चांगले. सहभागींसमोर संवाद सुधारण्यासाठी, उपस्थित असलेल्या प्रत्येकास स्पष्टपणे दृश्यमान असलेल्या पूर्ण नावांसह चिन्हे स्थापित करण्याचा सल्ला दिला जातो.

बैठकी दरम्यान (बैठक):

1. अजेंडावर चर्चा कराआणि आवश्यक असल्यास, नुकत्याच निर्माण झालेल्या नवीन परिस्थिती विचारात घेण्यासाठी त्यामध्ये सुधारणा करा.

2. वेळापत्रक पालन करण्यासाठी वेळ मागोवा ठेवा,कारण उलगडणारी चर्चा यामुळे व्यत्यय आणू शकते.

3. बैठकीत सहभागी होणा of्या अधिकृत पदाची पर्वा न करता, अभिव्यक्ती स्वातंत्र्याची खात्री करा.कमी सक्रिय सहभागींना पूर्वी बोलण्याची संधी देऊन, त्यांच्या स्वभावाने पुढाकार घेण्याची सवय असलेल्यांच्या उर्जाला कुशलतेने प्रतिबंधित करणे आवश्यक आहे.

4. चर्चेच्या वेळी व्यक्त झालेल्या मतांच्या संदर्भात तटस्थ स्थिती घ्या.

5. उदयोन्मुख संघर्ष पहा आणि आवश्यक असल्यास हस्तक्षेप करा.परिस्थिती कमी करण्यासाठी मध्यस्थ म्हणून कार्य करा.

6. गट निर्णय घेण्यासाठी तयार आहे की नाही हे पाहण्यासाठी वेळोवेळी तपासा.जेव्हा गट एखाद्या करारावर आला असेल तेव्हा आपण या क्षणास गमावू नये आणि नवीन चर्चा यापुढे महत्त्वपूर्ण काहीही जोडणार नाही.

7. गट विकसित केलेल्या निर्णय घेण्याच्या नियमांवर चिकटून रहा.जर मतभेद असतील तर मत घ्यावे लागेल आणि बहुमताच्या मताने निर्णय घ्यावा लागेल.

8. बैठक संपण्यापूर्वी कामाचा आढावा घ्या.पुन्हा एकत्र येण्याची आवश्यकता असल्यास गटासह पहा. पुढील पाय steps्या काय असाव्यात याविषयी स्पष्ट ज्ञान घेऊन लोकांनी बैठक सोडून (बैठक) सोडणे महत्वाचे आहे. जेव्हा मी निर्णय कोणत्याही निर्णयावर न पोहोचता संपतो तेव्हा निराश आणि निराशेच्या भावना येऊ शकतात.

बैठकीनंतर (बैठक):

1. सभेच्या प्रगतीचे विश्लेषण (बैठक).बैठकीने (बैठक) आपली कार्ये पूर्ण केली की नाही आणि नंतर या समूहाची जोड आणखी मजबूत झाली की नाही यावर विचार करणे आवश्यक आहे.

2. सभेचा सारांश तयार करा आणि त्याचे वितरण करा (बैठक).काय सहमती दर्शविली गेली, कोणत्या समस्यांचे निराकरण केले आणि पुढील कोणती पावले उचलली पाहिजेत याविषयीच्या नोंदीमध्ये कार्यसंघाच्या सदस्यांना त्यांना आवश्यक असलेल्या कामाची आठवण करून दिली पाहिजे.

3. अनौपचारिक संभाषणाद्वारे तुटलेले संबंध परत मिळवा.सभेदरम्यान चर्चेची चर्चा झाली असेल तर कदाचित गटातील काही सदस्यांमधील संबंध खराब असावेत व त्यांनी नाराजी किंवा नाराजीची बैठक सोडली असावी. त्यांच्याशी बोलून त्यांना शांत करा.

4. कार्यसंघ सदस्य त्यांना नेमलेली कामे कशी करतात हे पहा.जेव्हा कर्मचारी विशिष्ट कार्ये करतात तेव्हा आपल्याला काही समस्या आहेत की नाही हे तपासण्याची आवश्यकता आहे.

सभा घेण्याचे सामान्य नुकसानः

एक अवास्तव मोठ्या प्रमाणात सभा;

बैठकीचा प्रमुख विषय;

अनावश्यक संभाषणामुळे वेळ वाया घालवणे;

अवास्तव मोठ्या संख्येने सहभागी;

सहभागींची अपुरी संख्या;

प्रोटोकॉलची कमतरता असूनही, त्याची गरज असूनही;

निर्णयांचे अपर्याप्त स्पष्ट फॉर्म्युलेशन.