Peraturan untuk surat-menyurat perniagaan melalui e-mel. Peraturan untuk menjalankan surat-menyurat perniagaan melalui e-mel

Surat-surat orang yang bijak mencerminkan watak orang-orang yang ditujukan kepadanya.

[Lichtenberg Georg Christoph]

Tulis jenis surat yang anda ingin terima.

[Aforisme kuno]

Surat adalah hujah yang kuat dalam dunia perniagaan.

[Bekhtereva Victoria]

1. Mengapakah piawaian korporat yang seragam dalam surat-menyurat perniagaan?

Surat-menyurat elektronik adalah sifat wajib komunikasi perniagaan untuk mana-mana syarikat. Hampir tidak ada syarikat yang tidak menggunakan e-mel. Tetapi tanya diri anda soalan berikut:

• Adakah pernah berlaku kepada anda apabila anda menghantar e-mel kepada rakan sekerja, anda berasa seperti anda menghantar surat ke dalam lubang hitam, dan mereka mungkin tidak membalas anda?
• Apabila pekerja menghubungi satu sama lain dan meminta satu sama lain untuk membaca e-mel dengan segera, dan ini berlaku sepanjang hari
• Apabila anda benar-benar tidak dapat memahami apa sebenarnya yang mereka inginkan daripada anda dalam e-mel
• Apabila isu yang rumit dan sukar apabila dibincangkan melalui e-mel tenggelam dalam lautan maklumat, butiran dan isu itu tidak pernah diselesaikan

Jika isu ini berkaitan dengan anda, maka anda boleh memperoleh banyak masa setiap hari dengan melaksanakan peraturan seragam untuk surat-menyurat elektronik. Dalam artikel ini kita akan bercakap tentang etika surat-menyurat perniagaan.

2. Tujuh peraturan utama etika surat-menyurat perniagaan

Mari bahagikan peraturan surat-menyurat perniagaan secara bersyarat mengenai peraturan etika Dan peraturan komunikasi dan pertukaran maklumat.

Peraturan komunikasi dikawal oleh peraturan untuk bertukar maklumat dalam proses dan projek perniagaan. Kami akan menumpukan artikel berasingan kepada mereka. Peraturan etika membentuk gaya hubungan dalaman antara pekerja syarikat dan tidak dapat tidak mempengaruhi pembentukan imej syarikat anda di kalangan rakan kongsi. Sebagai contoh, saya baru-baru ini menerima surat daripada salah seorang rakan kongsi kami yang bermula dengan perkataan, "Selamat petang, Bekhterev." Adakah anda fikir kerjasama kami berjaya?

Untuk tidak "kehilangan muka" syarikat semasa menjalankan surat-menyurat perniagaan, adalah perlu untuk mengikuti "peraturan emas" etika surat-menyurat perniagaan:

1. Kami sentiasa memulakan surat dengan rayuan
2. Perkara surat mestilah
3. Sebelum menghantar, anda mesti menyemak kesilapan ejaan, tanda baca dan pertuturan.
4. Surat itu mesti berstruktur (TIADA air!)
5. Surat itu mesti mengandungi perkataan yang betul
6. Jika kami menghantar lampiran dalam surat, maka pastikan anda menulis bahawa terdapat fail yang dilampirkan (langkah ini akan membantu mengelakkan situasi apabila anda menghantar surat dan fail itu tidak dilampirkan; penerima, setelah membaca surat dan tidak menemui dokumen yang dilampirkan , boleh membalas dengan cepat dan menulis kepada anda bahawa dokumen yang dilampirkan yang anda nyatakan dalam surat itu tiada).
7. Kami tidak pernah memadam surat-menyurat. Salah satu perkara yang paling penting. Sejarah mesej tidak boleh dipadamkan, kerana surat ialah dokumen. Jika perlu, anda harus sentiasa dapat meningkatkan sejarah surat-menyurat anda. Radislav Gandapas, sebagai contoh, malah menyertakan permintaan untuk tidak memadamkan sejarah surat-menyurat dalam tandatangannya.

3. Jenis huruf

Terdapat banyak klasifikasi yang berbeza; kami mencadangkan untuk membezakan huruf mengikut struktur reka bentuknya:

1. Surat komunikasi (surat penolakan, surat tuntutan, surat pengiktirafan, surat justifikasi, dll.)
2. Surat perjanjian

Komunikasi surat

Dalam surat jenis ini kami memasukkan semua jenis surat yang digunakan oleh pekerja dalam perjalanan aktiviti profesionalnya.

Struktur huruf

Surat itu tidak boleh diformatkan dalam satu teks. Ia harus distrukturkan dengan jelas dan direka bentuk dengan baik supaya penerima tidak terlepas daripada maklumat penting. Struktur surat terdiri daripada komponen yang jelas:

Subjek surat

Subjek surat itu harus mengandungi tindakan khusus yang anda harapkan daripada responden: "bersetuju dengan perjanjian", "cadangkan isu untuk dipertimbangkan", "hantar laporan", dsb.

Jika anda menghantar dokumen, baris subjek mesti mengandungi pernyataan yang jelas tentang dokumen yang terkandung dalam lampiran surat tersebut.

Mengapakah penting untuk memformat subjek e-mel anda dengan betul?

Sangat mudah untuk mencari surat yang diperlukan dalam aliran maklumat harian berdasarkan subjek surat. Tiada satu huruf pun akan hilang.

Nota: jika anda menghantar surat dalam syarikat, maka subjek surat itu diformatkan mengikut piawaian yang diberikan jika anda menghantar surat ke luar syarikat, maka adalah dinasihatkan untuk memformatkan subjek mengikut templat: Nama syarikat: tujuan surat tersebut.

Lebih membina dalam badan surat itu, lebih baik! Salah satu kemahiran menulis perniagaan utama yang perlu anda kembangkan dalam diri pekerja anda ialah keupayaan untuk merumuskan pemikiran anda dengan jelas dan padat.

P.S. Jika, semasa mengarang surat, kami menyebut fakta daripada surat lawan bicara, ia mesti dipetik, dipisahkan mengikut warna atau fon.

Tandatangan korporat

Templat tandatangan korporat mestilah sama untuk semua pekerja syarikat.

Tandatangan hendaklah mengandungi semua butiran penting penerima supaya jika perlu, penerima surat boleh menghubungi anda dengan mudah.

Yang ikhlas,

Nama penuh, jawatan.

P.S. Jika kita inginkan hubungan mesra dengan pasangan/klien, maka berbaloi untuk mengeluarkan tandatangan peribadi. Mana-mana orang berbesar hati menerima surat dengan sikap peribadi, walaupun dalam surat-menyurat rasmi.

Tandatangan peribadi sentiasa merujuk kepada badan surat. Contoh: Selamat berhari-hari / Terima kasih / Senang bercakap dengan anda hari ini / Terima kasih kerana meluangkan masa untuk isu penting seperti itu / Hello keluarga dan anak-anak, dsb.

Kepada/Salin

Kami mengisi medan "Kepada" dan "Sk" terakhir, supaya tidak menghantar surat secara tidak sengaja apabila ia belum siap.

Apakah perbezaan antara medan Kepada dan Sk?

Dalam medan "Kepada" kami memasukkan alamat orang yang daripadanya kami perlu melakukan beberapa tindakan.

Dalam medan "Salin" kami memasukkan alamat orang yang akan mendapat manfaat daripada membaca kandungan surat itu.

P.S. Pengalaman kami telah membuktikan bahawa medan Cc sangat berguna. Jika kita sedang berunding dengan pekerja biasa, membincangkan isu-isu penting, tetapi tidak menerima jawapan mengenai merit dan tepat pada masanya, maka adalah wajar memasukkan salinan surat daripada pengarah atau pengurus kanan, dan surat-menyurat akan segera dimulakan dalam cara membina.

Malangnya, dalam kebanyakan syarikat tahap budaya korporat tidak berada pada tahap yang sepatutnya, akibatnya situasi yang timbul apabila, untuk membolehkan pekerja melakukan tugasnya dengan baik, kawalan ketat oleh pasukan pengurusan adalah perlu.

Outlook juga mempunyai fungsi seperti "Bcc" - alat penting yang membolehkan anda memaklumkan pihak yang berminat tentang surat itu, tetapi pada masa yang sama tidak mengelirukan penerima bahawa surat itu tidak ditujukan kepadanya sahaja!

Surat perjanjian

Jenis surat penting yang membolehkan anda meringkaskan mesyuarat, merumuskan perjanjian secara bertulis, menunjukkan masa penyiapan dan menjelaskan: adakah kedua-dua pihak memahami dengan betul apa yang mesti mereka lakukan?

Adalah berguna untuk membuat surat sedemikian selepas mesyuarat, rundingan dan mesyuarat untuk mempunyai perjanjian bertulis dan visi bersama pelaksanaannya.

Struktur huruf:

1. Salam sejahtera, ucapan dan terima kasih kepada peserta perbincangan.
2. Mengulangi tujuan mesyuarat di mana perjanjian dibentuk.
3. Senarai semua isu yang dibincangkan, berkaitan dengan keputusan yang dibuat ke atasnya dan pelantikan orang yang bertanggungjawab untuk pelaksanaan.
4. Merekod idea yang tidak memerlukan pelaksanaan segera untuk sejarah.
5. Soalan kepada penerima: Adakah semuanya telah diambil kira? Sebarang komen atau tambahan?

Sebagai contoh:

Memformat surat

fon

Fon surat hendaklah seragam; perkara utama dan tajuk boleh diserlahkan dalam huruf condong, tetapi adalah penting untuk mematuhi satu gaya reka bentuk.

P.S. Anda harus sentiasa ingat bahawa perkataan yang ditulis dalam huruf besar dianggap sebagai menaikkan nada. Mereka harus dielakkan.

Perenggan

Adalah dinasihatkan untuk merumuskan setiap pemikiran individu dalam perenggan yang berasingan untuk menjadikan teks lebih mudah difahami.

Lekukan

Perenggan tidak boleh bergabung antara satu sama lain. Untuk menjadikan surat lebih mudah dibaca, lekukan hendaklah selepas salam, sebelum setiap perenggan dan sebelum tandatangan:

Untuk menjadikan surat itu lebih menarik secara visual, adalah lebih baik untuk memformatkan pautan dalam badan surat sebagai hiperpautan:

Gaya penulisan

Kami menjemput anda ke kelas induk oleh Sergei Bekhterev.

Menangi sekurang-kurangnya 1 jam masa lapang setiap hari dengan latihan ini!

Di kelas induk anda akan belajar:
✓ Bagaimana menguruskan tugasan supaya semua tugasan selesai 100% dan tepat pada masanya
✓ Bagaimana untuk menyediakan dan mengendalikan mesyuarat dengan berkesan
✓ Bagaimana mengatur kerja produktif pekerja dalam satu pejabat

Komunikasi perniagaan tidak dapat dibayangkan tanpa surat-menyurat, kerana pertemuan peribadi untuk menyelesaikan isu kerjasama tidak selalu dapat dilakukan. Masalah paling mendesak surat-menyurat perniagaan

Komunikasi perniagaan tidak dapat dibayangkan tanpa surat-menyurat, kerana pertemuan peribadi untuk menyelesaikan isu kerjasama tidak selalu dapat dilakukan. Surat-menyurat perniagaan membantu menyelesaikan masalah yang paling mendesak dalam masa yang singkat, tetapi kegagalan untuk mematuhi peraturan etika atau pembinaan surat yang tidak logik boleh membahayakan perkongsian atau mengasingkan bakal pelanggan. Seperti dalam rundingan rasmi, terdapat peraturan tertentu: format surat dan gaya komunikasi.

Peraturan am untuk menjalankan surat-menyurat perniagaan

Komunikasi perniagaan melalui e-mel adalah bahagian penting dalam kehidupan mana-mana orang moden: kami menulis surat kepada rakan sekerja di tempat kerja, pengurusan, pelanggan, rakan kongsi perniagaan, orang yang mengenali kami dan mereka yang belum mengenali kami. Apakah etika perniagaan dalam surat-menyurat elektronik, dan sejauh manakah ia perlu untuk perniagaan yang berjaya?

Setiap huruf adalah kad perniagaan kami dan gambaran kedudukan perniagaan kami. Dan jika penting bagi kami bahawa kad perniagaan ini kelihatan baik, dan kedudukan perniagaan menyumbang kepada keselesaan dan produktiviti komunikasi, maka mengetahui peraturan asas adab yang baik dan mengikutinya dalam surat-menyurat harian adalah syarat yang paling penting untuk berjaya.

Berkenaan dengan surat-menyurat perniagaan elektronik, peraturan dan peraturan yang sama terpakai bahawa komuniti perniagaan beroperasi dalam sebarang bentuk interaksi perniagaan yang lain: semasa berkomunikasi melalui telefon, berunding, dsb. Pada pendapat saya, etika surat-menyurat e-mel perniagaan adalah berdasarkan beberapa prinsip yang tidak tergoyahkan:

1. Saling menghormati antara pihak lawan untuk personaliti dan kedudukan perniagaan masing-masing.
2. Perhatian kepada kepentingan perniagaan pihak lawan.
3. Memahami kepentingan isu privasi.
4. Ketepatan masa dalam pertukaran maklumat.

Mari kita pertimbangkan alat praktikal untuk melaksanakan prinsip ini

1. Medan "Subjek" / "Subjek" direka dengan cekap dan jelas

Menentukan subjek menjimatkan masa penerima, membolehkan dia menilai dengan segera kandungan surat yang diterimanya dan dengan cepat memutuskan keutamaannya semasa membaca.

2. Ucapan salam dan alamat peribadi kepada penerima/penerima

Mencipta kepercayaan dan memberikan surat itu sentuhan peribadi. Mengabaikan nama penerima dianggap sebagai tidak betul.

3. Menangani ketepatan

Mengisi medan "Kepada", "Sk" dan "Skt" dengan betul ialah alat yang paling penting untuk komunikasi yang cekap dan beretika. Untuk mengelakkan kesilapan semasa bekerja dengan bidang ini, anda perlu mengetahui tujuannya, yang diterima umum dalam persekitaran perniagaan moden:

• jika nama anda berada dalam medan penerima langsung (“Kepada”), ini bermakna pengirim surat sedang menunggu jawapan kepada soalannya daripada anda;
• jika beberapa penerima diletakkan dalam medan ini, ini bermakna pengirim surat sedang menunggu jawapan daripada setiap penerima atau mana-mana penerima;
• Jika nama anda diletakkan dalam medan "Sk", ini bermakna pengirim mahu anda mengetahui isu tersebut, tetapi dia tidak mengharapkan balasan daripada anda. Anda tidak boleh memasukkan subjek surat-menyurat jika nama anda berada dalam medan "Sk". Walau bagaimanapun, jika anda memutuskan untuk membuat surat-menyurat, maka tanda adab yang baik adalah dengan memulakan surat dengan salah satu daripada frasa berikut: “Izinkan saya menyertai perbincangan isu ini...”, “Maaf kerana campur tangan...”, “Izinkan saya menyatakan pendapat saya...”.

Perhatian khusus dari segi etika tergolong dalam medan "Blind carbon copy". Ini adalah alat e-mel yang paling "terdedah" dari sudut pandangan etika perniagaan, kerana... bidang ini biasanya dianggap sebagai instrumen kawalan rahsia dan maklumat. Penerima Bcc tidak kelihatan kepada penerima lain. Sesetengah syarikat yang sensitif terhadap isu etika melarang penggunaan alat ini dalam surat-menyurat korporat. Pengecualian adalah mel besar-besaran (contohnya, jemputan). Mereka dihantar kepada sebilangan besar penerima, tetapi alamat e-mel tidak sepatutnya kelihatan kepada semua orang.

Terdapat syarikat yang merawat medan "Bcc" dengan lebih tenang, mematuhi peraturan universal berikut:

• dalam medan "Salinan karbon buta", penerima (penerima tersembunyi) diletakkan yang sepatutnya mengetahui surat-menyurat, tetapi kesedaran mereka tidak sepatutnya jelas kepada penerima langsung;
• menghantar surat dengan medan "Salinan karbon buta" yang diisi mengandaikan perjanjian awal atau kesedaran seterusnya pengarang surat dan penerima tersembunyi tentang sebab dan tujuan bentuk maklumat ini;
• penerima tersembunyi tidak boleh memasukkan subjek surat-menyurat dari medan BCC.

4. Kepantasan tindak balas

Masa respons kepada surat adalah salah satu petunjuk kedudukan anda berhubung dengan kepentingan perniagaan rakan kongsi dan pelanggan. Syarikat mempunyai piawaian yang berbeza dalam hal ini. Masa tindak balas/tindak balas yang boleh diterima untuk surat adalah dalam masa dua hingga tiga jam. Jika, setelah menerima surat dan membacanya, anda memahami bahawa anda tidak dapat menjawabnya dalam masa 24 jam, maka peraturan bentuk yang baik adalah untuk menghantar maklumat penerima bahawa anda telah menerima suratnya dan akan menjawabnya: "Ada surat. Saya akan jawab hari ini pada siang hari" atau "Ada surat. Maklumat tambahan diperlukan untuk menjawab. Saya akan cuba jawab selewat-lewatnya...”

Kami tawarkan

5. Kerja yang betul dengan maklumat (volume, bahasa, struktur, format)

Sifat dan keanehan penyampaian maklumat dalam teks surat juga merupakan alat dan penunjuk keupayaan dan keinginan anda untuk menjalankan surat-menyurat dengan betul dan hormat yang mungkin terhadap penerima anda:

• keselesaan maksimum apabila membaca kelantangan surat, yang sesuai "dalam satu skrin", maksimum - dalam kelantangan teks satu helaian format A-4;
• jumlah lampiran yang dihantar tidak boleh melebihi 3 MB (fail yang lebih besar mungkin menimbulkan masalah, kerana ia mungkin tidak melalui pelayan mel penerima);
• Adalah lebih baik untuk "membungkus" fail yang dihantar dalam pengekodan universal: Zip atau rar (sambungan lain mungkin disekat atau dipotong semasa pemajuan dan menimbulkan masalah untuk penerima);
• apabila membalas surat daripada penerima, teks jawapan anda hendaklah diletakkan di bahagian atas (pada permulaan) surat, dan bukan di bahagian bawah (ini menyelamatkan penerima daripada perlu "menatal" melalui teks sebelumnya surat-menyurat untuk mencari jawapan yang anda tulis);
• Anda tidak seharusnya memulakan respons kepada surat penerima sebagai surat baharu (tanpa menyimpan sejarah surat-menyurat). Respons sedemikian akan memaksa penerima untuk membuang masa mencari mesej asal;
• Ia adalah perlu untuk menulis dalam bahasa yang boleh difahami oleh penerima yang mungkin. Dalam setiap kes tertentu, persoalan tentang kesesuaian menggunakan perbendaharaan kata profesional, dalaman korporat, slanga, singkatan dan bahasa Inggeris (meminjam daripada bahasa Inggeris dalam mana-mana bahasa lain) diselesaikan.

Sekiranya penggunaan slanga dan singkatan meningkatkan kelajuan dan kecekapan surat menyurat, maka penggunaan slanga adalah boleh diterima dan beretika. Oleh itu, surat-menyurat dalaman dalam syarikat hampir selalu penuh dengan slanga: ia biasa dan difahami oleh semua peserta dalam surat-menyurat dan membolehkan anda menjimatkan masa. Tetapi dalam surat-menyurat dengan rakan kongsi perniagaan/pelanggan luar, ini adalah isu yang memerlukan berhati-hati.

Ia berlaku bahawa anda tidak boleh melakukannya tanpa istilah. Sebagai contoh, syarikat menyediakan pelanggan dengan produk/perkhidmatan seperti pengiklanan dalam talian, dan konsep seperti "sepanduk kontekstual media", "kata kunci", "perkataan negatif", "ctr" tidak boleh digantikan dengan apa-apa pun; ke dalam konteks perniagaan dan mengajar pelanggan untuk beroperasi dengan mereka. Dalam hal ini, adalah penting bagi kedua-dua pihak untuk bersabar dan bersedia untuk menerangkan dan belajar.

Walau bagaimanapun, terdapat kes apabila penggunaan singkatan dan istilah boleh dan harus dielakkan.

CONTOH:

Seorang kawan saya menghabiskan 2 hari mencari jawapan kepada soalan: apa itu ASAP. Dia sedang menyediakan bahan untuk rumah penerbitan dan dalam surat terakhirnya mereka menulis kepadanya: “ Masha, sila hantar semua bahan anda secepat mungkin" Masha memutuskan bahawa ini adalah sebutan untuk format yang tidak diketahui olehnya, di mana teks itu perlu "diterjemahkan." Masa yang Masha luangkan untuk "mentafsir" dan memenuhi permintaan penerbit mengambil masa 2 hari. Bayangkan kegusaran Mesin apabila, selepas 2 hari, ia mendapati bahawa di sebalik "asap" misteri itu terdapat singkatan yang digunakan secara meluas dalam persekitaran berbahasa Inggeris " secepat mungkin» – « secepat yang mungkin».

NASIHAT: jangan menyalahgunakan bahasa Inggeris, istilah khas dan singkatan dalaman dalam surat-menyurat dengan pelanggan dan rakan kongsi luar.

6. Ketersediaan tandatangan dan maklumat hubungan

Ini adalah atribut yang diperlukan yang sepatutnya menamatkan setiap surat anda. Perkara berikut mesti diletakkan dalam blok tandatangan:

1. Nama pertama dan nama keluarga anda.

Ini menjadikan surat-menyurat diperibadikan, yang menjejaskan keberkesanan dan keselesaan psikologi komunikasi. Singkatan tidak boleh digunakan dalam tandatangan anda. Daripada T.L. Vorotyntseva dalam tandatangan saya, saya akan menulis Tamara Leonidovna Vorotyntseva (atau Tamara Vorotyntseva) supaya penerima dapat memahami cara menghubungi saya dalam surat balasan.

1. Tunjukkan kedudukan anda.

Dengan melakukan ini, anda membenarkan penerima memahami sempadan kuasa dan kecekapan profesional anda dalam menyelesaikan isu.

1. Koordinat hubungan (telefon, e-mel, nama dan alamat syarikat, laman webnya).

Dengan melakukan ini, anda akan memberikan penerima peluang untuk komunikasi operasi tambahan jika perlu.

Merumuskan semua perkara di atas dan mempunyai pengalaman bertahun-tahun dalam memerhati surat-menyurat di syarikat yang berbeza, saya dengan yakin boleh mengatakan perkara berikut: piawaian etika dalam komuniti perniagaan moden bukan sahaja dan bukan sahaja sifat nominal sopan santun, ia adalah alat praktikal yang dibawa. kepada kehidupan yang membolehkan komunikasi perniagaan menjadi betul, cepat, selesa dan, akhirnya, berkesan.

Beri perhatian kepada latihan yang dijalankan oleh Tamara Vorotyntseva.

Artikel

Apakah e-mel? Dalam dunia perniagaan moden ini adalah:

• Muka anda. Dengan bantuan e-mel, anda boleh mencipta imej positif di mata rakan niaga atau merosakkan tanggapan pertama.
• Alat kerja anda. Banyak komunikasi dengan dunia luar berlaku melalui e-mel. Oleh itu, jika anda mahir dalam instrumen ini, anda boleh menjadikan hidup anda lebih mudah.
• Gangguan yang kuat. Dunia luar cuba menyerang anda, mengalih perhatian anda dan menyesatkan anda melalui e-mel.

Daripada perspektif ini, mari kita lihat bekerja dengan e-mel. Mari kita mulakan dengan sesuatu yang mudah.

Memformat surat

Saya menggunakan klien e-mel Mozilla Thunderbird, jadi saya akan menggunakannya sebagai contoh. Mari buat surat baharu dan pergi dari atas ke bawah melalui senarai medan.

Kepada siapa. Salinan. Salinan tersembunyi

Mungkin ada yang tidak tahu, tetapi "Kepada" dalam Mozilla boleh ditukar kepada "Sk" atau "Skt".

• Kepada siapa: kami menulis penerima utama atau beberapa penerima yang dipisahkan oleh titik bertitik.
• Salinan: kami menulis kepada seseorang yang sepatutnya membaca surat itu, tetapi daripadanya kami tidak mengharapkan reaksi.
• Salinan tersembunyi: kami menulis kepada seseorang yang sepatutnya membaca surat itu, tetapi harus tetap tidak diketahui oleh penerima surat yang lain. Ia amat sesuai digunakan untuk mel besar-besaran surat perniagaan, seperti pemberitahuan.

salah dalam mel besar-besaran, nyatakan penerima menggunakan medan "Salin" atau "Kepada". Beberapa kali setahun saya menerima surat yang menyenaraikan 50–90 penerima dalam medan "Sk". Terdapat pelanggaran privasi. Tidak semua penerima anda perlu mengetahui dengan siapa lagi anda bekerja dengan topik yang sama. Adalah baik jika mereka ini adalah orang yang mengenali antara satu sama lain. Bagaimana jika terdapat syarikat pesaing dalam senarai yang tidak mengenali antara satu sama lain? Sekurang-kurangnya, anda perlu bersedia untuk penjelasan yang tidak perlu, dan maksimum, untuk menamatkan kerjasama dengan salah seorang daripada mereka. Jangan buat cara ini.

Subjek surat

Perkhidmatan mel profesional sering menulis (kadang-kadang masuk akal) tentang kepentingan baris subjek e-mel di blog korporat mereka. Tetapi selalunya kita bercakap tentang surat jualan, di mana baris subjek surat menyelesaikan masalah "e-mel harus dibuka."

Kami sedang membincangkan surat-menyurat perniagaan harian. Di sini tema menyelesaikan masalah "surat dan pengarangnya harus dikenal pasti dengan mudah dan kemudian dijumpai." Lebih-lebih lagi, ketekunan anda akan kembali kepada anda dalam bentuk karma surat jawapan yang banyak, hanya dengan awalan Re: atau Fwd, antaranya anda perlu mencari surat yang dikehendaki mengenai topik tersebut.

Dua puluh surat ialah jumlah surat-menyurat sehari untuk pengurus pertengahan. Saya tidak bercakap tentang usahawan dan pemilik perniagaan sama sekali; bilangan surat mereka kadangkala melebihi skala pada 200 atau lebih setiap hari. Oleh itu sekali lagi: jangan hantar e-mel dengan subjek kosong.

Jadi, bagaimana untuk merumuskan baris subjek e-mel dengan betul?

Kesilapan #1 : Hanya nama syarikat dalam subjek. Contohnya, "Langit" dan itu sahaja. Pertama, anda mungkin bukan satu-satunya dari syarikat anda yang berkomunikasi dengan rakan niaga ini. Kedua, topik sedemikian tidak membawa apa-apa makna, kerana nama syarikat anda sudah kelihatan dari alamat. Ketiga, teka bagaimana rupa peti mel anda sendiri dengan pendekatan surat-menyurat ini? Sesuatu seperti ini.

Adakah mudah untuk mencari topik sedemikian?

Kesilapan #2 : mencolok, menjual tajuk berita. Sangat bagus jika anda tahu cara menulis tajuk berita sedemikian. Tetapi adakah wajar untuk menggunakan kemahiran ini dalam surat-menyurat perniagaan? Ingat tujuan baris subjek e-mel perniagaan: bukan untuk menjual, tetapi untuk memberikan pengenalan dan carian.

Teks surat

Terdapat banyak panduan menulis untuk pelbagai majlis. Sebagai contoh, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin dan pakar kata lain mempunyai banyak maklumat berguna. Saya menasihati anda untuk membaca artikel mereka, sekurang-kurangnya untuk meningkatkan literasi umum dan menambah baik gaya keseluruhan ucapan bertulis.

Dalam proses menulis surat, kita mesti membuat beberapa keputusan secara berurutan.

Soal kesopanan . Pada permulaan surat, anda boleh mengaburkan ke dalam keseronokan atau kelembutan dalam semangat "Rodya sayangku, sudah lebih daripada dua bulan sejak saya bercakap dengan anda secara bertulis, yang mana saya sendiri menderita dan bahkan tidak tidur sedikit. malam, berfikir.” Sangat sopan dan sangat mahal, baik dari segi masa untuk menulis pengenalan sedemikian, dan dari segi masa lawan bicara untuk membacanya. Surat-menyurat adalah perniagaan, ingat? Bukan esei dalam genre epistolari untuk pertandingan atau surat kepada ibu Raskolnikov, tetapi surat-menyurat perniagaan.

Kami menghormati masa kami dan masa penerima!

Ia hanya masuk akal untuk memperkenalkan diri anda dan mengingati keadaan kenalan anda dalam surat pertama yang dihantar selepas pertemuan sekejap di pameran. Jika ini adalah kesinambungan kerjasama atau surat-menyurat yang berterusan, dalam surat pertama hari itu kami menulis: "Hello, Ivan", dalam yang kedua dan seterusnya: "Ivan, ...".

Rayuan . Saya sentiasa mengambil berat tentang persoalan siapa yang perlu ditujukan dalam surat jika terdapat beberapa penerima. Baru-baru ini saya menulis surat yang ditujukan kepada tiga gadis bernama Anna. Tanpa sebarang keraguan, saya menulis "Hello, Anna" dan tidak bimbang. Tetapi nasib seperti itu tidak selalu berlaku.

Bagaimana jika terdapat tiga atau tujuh penerima dan mereka tidak mempunyai nama yang sama? Anda boleh menyenaraikannya mengikut nama: "Selamat petang, Rodion, Pulcheria, Avdotya dan Pyotr Petrovich." Tetapi ia panjang dan mengambil masa. Anda boleh menulis: "Hello, rakan sekerja!"

Untuk diri saya sendiri, saya menggunakan peraturan menangani dengan nama orang dalam medan "Kepada". Dan jangan hubungi mereka dalam salinan sama sekali. Peraturan ini juga membolehkan anda menentukan dengan lebih tepat (satu!) penerima surat dan tujuan surat ini.

Petikan . Selalunya surat-menyurat adalah rangkaian surat dengan soalan dan jawapan - dalam satu perkataan, dialog. Adalah dianggap amalan yang baik untuk tidak memadamkan sejarah surat-menyurat dan menulis respons anda di bahagian atas teks yang dipetik, supaya apabila anda kembali ke surat-menyurat ini seminggu kemudian, anda boleh membaca dialog dari atas ke bawah dengan mudah, mengikut tarikh.

Atas sebab tertentu, tetapan lalai dalam Mozilla ialah "Tempatkan kursor selepas teks yang dipetik." Saya mengesyorkan menukarnya dalam menu "Alat" → "Pilihan Akaun" → "Mengarang dan Mengalamat". Mesti begitu.

Tujuan surat . Terdapat dua jenis surat perniagaan:

• apabila kami hanya memaklumkan lawan bicara (contohnya, laporan mengenai kerja yang dilakukan untuk bulan itu);
• dan apabila kita inginkan sesuatu daripada lawan bicara kita. Contohnya, supaya dia meluluskan invois yang dilampirkan untuk pembayaran.

Sebagai peraturan, terdapat banyak kali lebih banyak surat yang menggalakkan daripada surat laporan. Jika kita ingin mencapai sesuatu daripada lawan bicara, adalah sangat penting untuk mengatakan ini dalam surat dalam teks biasa. Seruan bertindak hendaklah disertakan dengan nama dan menjadi ayat terakhir dalam surat itu.

salah : "Porfiry Petrovich, saya tahu siapa yang menetak wanita tua itu hingga mati."

Betul : "Porfiry Petrovich, saya yang menggodam wanita tua itu hingga mati, sila ambil langkah untuk menangkap saya, saya bosan dengan penderitaan!"

Mengapa wartawan perlu memikirkan untuk anda apa yang perlu dilakukan dengan surat ini? Lagipun, dia mungkin membuat keputusan yang salah.

Tandatangan dalam teks . Dia mesti. Selain itu, semua pelanggan e-mel membenarkan anda mengkonfigurasi penggantian tandatangan automatik, contohnya klasik "Yang ikhlas, ...". Di Mozilla, ini dilakukan dalam menu "Alat" → "Pilihan Akaun".

Sama ada untuk menulis kenalan dalam tandatangan atau tidak adalah urusan peribadi untuk semua orang. Tetapi jika anda dalam apa jua cara berkaitan dengan jualan, pastikan anda menulis. Walaupun perjanjian itu tidak berlaku akibat komunikasi, pada masa hadapan anda akan mudah ditemui menggunakan kenalan daripada tandatangan.

Akhir sekali, satu lagi ciri badan surat untuk rakan bicara yang tidak suka (tidak boleh, tidak mahu, tidak mempunyai masa) untuk menjawab surat anda. Sila nyatakan lalai dalam badan surat. Sebagai contoh, "Porfiry Petrovich, jika anda tidak datang untuk menangkap saya sebelum 12:00 Jumaat, maka saya menganggap diri saya diampunkan." Sudah tentu, tarikh akhir mestilah nyata (anda tidak sepatutnya menghantar teks daripada contoh pada hari Jumaat pada 11:50). Penerima mesti secara fizikal boleh membaca dan bertindak atas surat anda. "Diam" sedemikian melepaskan tanggungjawab anda atas kegagalan rakan bicara untuk bertindak balas. Seperti biasa, anda perlu mendekati penggunaan ciri ini dengan bijak. Jika seseorang membalas surat anda tepat pada masanya dan kerap, ultimatum sedemikian mungkin, jika tidak menyinggung perasaannya, kemudian menekankan dia sedikit atau membawa kepada keputusan untuk tidak menjawab surat itu sekarang, tetapi membuat anda menunggu sehingga Jumaat.

Lampiran

Surat sering disertakan dengan lampiran: resume, cadangan komersial, anggaran, jadual, imbasan dokumen - alat yang sangat mudah dan pada masa yang sama sumber ralat yang popular.

ralat : saiz pelaburan yang besar. Saya sering menerima e-mel dengan lampiran bersaiz sehingga 20 MB. Sebagai peraturan, ini adalah imbasan beberapa dokumen dalam format TIFF, dengan resolusi 600dpi. Program e-mel wartawan hampir pasti akan membeku selama beberapa minit dalam percubaan yang sia-sia untuk memuatkan pratonton lampiran. Dan Allah melarang si penerima cuba membaca surat ini di telefon pintar...

Secara peribadi, saya segera memadam surat sebegitu. Tidak mahu e-mel anda berakhir dalam tong sampah sebelum ia dibaca? Semak saiz pelaburan. Adalah disyorkan bahawa ia tidak melebihi 3 MB.

Apa yang perlu dilakukan jika ia melebihi?

• Cuba konfigurasikan semula pengimbas anda kepada format dan peleraian yang berbeza. Contohnya, PDF dan 300dpi menghasilkan imbasan yang boleh dibaca.
• Fikirkan tentang program seperti WinRar atau 7zip archiver. Sesetengah fail dimampatkan dengan sempurna.
• Apa yang perlu dilakukan jika lampiran itu besar dan anda tidak boleh memampatkannya? Sebagai contoh, pangkalan data perakaunan yang hampir kosong mempunyai berat 900 MB. Storan maklumat awan akan datang untuk menyelamatkan: Dropbox, Google Drive dan seumpamanya. Sesetengah perkhidmatan, seperti Mail.ru, menukar lampiran besar secara automatik kepada pautan ke storan awan. Tetapi saya lebih suka menguruskan sendiri maklumat saya yang disimpan dalam awan, jadi saya tidak mengalu-alukan automasi daripada Mail.ru.

Dan satu lagi cadangan yang tidak sepenuhnya jelas tentang pelaburan - mereka Nama . Ia mesti difahami dan diterima oleh penerima. Sebaik sahaja kami dalam syarikat itu sedang menyediakan cadangan komersial atas nama... biarlah Fyodor Mikhailovich Dostoevsky. Saya menerima surat daripada pengurus dengan draf CP untuk kelulusan, dan lampiran termasuk fail bernama "ForFedi.docx". Pengurus yang menghantar ini kepada saya mempunyai dialog seperti ini:

Pengurus yang dihormati, adakah anda secara peribadi bersedia untuk mendekati lelaki yang dihormati ini dan memanggilnya Fedya ke mukanya?

Entah bagaimana, tidak, dia seorang yang dihormati, semua orang memanggilnya dengan nama pertama dan patronimiknya.

Mengapa anda menamakan lampiran itu "Untuk Fedi"? Kalau saya hantar kat dia sekarang, awak rasa dia akan beli kapak dari kita guna CP ni?

Saya akan menamakannya kemudian...

Mengapa menyediakan bom jangka - penolakan bakal pelanggan - atau buat kerja tambahan untuk diri sendiri dengan menamakan semula fail? Mengapa tidak segera menamakan lampiran dengan betul: "Untuk Fyodor Mikhailovich.docx" atau lebih baik - "KP_Sky_Axes.docx".

Jadi, kami mempunyai lebih kurang e-mel yang disusun sebagai "orang". Mari kita beralih kepada melihat e-mel sebagai alat untuk kerja yang berkesan dan bercakap tentang komponen gangguannya.

Bekerja dengan surat

E-mel adalah gangguan yang kuat. Seperti mana-mana gangguan, e-mel perlu ditangani dengan mengetatkan peraturan dan memperkenalkan jadual kerja.

Sekurang-kurangnya, anda perlu mematikan SEMUA pemberitahuan tentang ketibaan mel. Jika klien e-mel dikonfigurasikan secara lalai, anda akan dimaklumkan dengan isyarat bunyi, ikon di sebelah jam akan berkelip dan pratonton surat akan ditunjukkan. Pendek kata, mereka akan melakukan segala-galanya untuk menjauhkan anda daripada kerja yang susah payah, dan kemudian menjerumuskan anda ke dalam jurang surat yang belum dibaca dan surat yang tidak dilihat - tolak satu atau dua jam dari hidup anda.

Sesetengah orang mempunyai kemahuan yang kuat yang membolehkan mereka tidak terganggu oleh pemberitahuan, tetapi orang biasa lebih baik tidak menggoda nasib dan mematikannya. Dalam Mozilla Thunderbird, ini dilakukan melalui menu "Alat" → "Tetapan" → "Umum" → "Apabila mesej baharu muncul."

Jika tiada pemberitahuan, bagaimana anda boleh memahami bahawa surat telah tiba?

Sangat ringkas. Anda sendiri, secara sedar, memperuntukkan masa untuk mengisih mel anda, membuka klien e-mel anda dan melihat semua mesej yang belum dibaca. Ini boleh dilakukan dua kali sehari, contohnya, pada waktu makan tengah hari dan pada waktu petang, atau semasa waktu henti paksa, contohnya, dalam kesesakan lalu lintas.

Orang sering bertanya, bagaimana dengan masa respons dan surat mendesak? Saya menjawab: anda tidak mempunyai surat mendesak dalam mel anda. Melainkan anda bekerja di bahagian sokongan pelanggan (jabatan ini mempunyai peraturan sendiri untuk bekerja dengan mel).

Sekiranya terdapat surat segera, pengirim akan memberitahu anda tentang perkara ini melalui saluran lain - telefon, SMS, Skype. Kemudian anda secara sedar akan masuk ke klien e-mel anda dan memproses mel segera. Semua guru pengurusan masa (contohnya, Gleb Arkhangelsky dengan "Pemandu Masa") mengisytiharkan respons standard kepada e-mel dalam masa 24 jam. Ini adalah peraturan biasa tentang adab yang baik - tidak mengharapkan balasan segera melalui e-mel daripada teman bicara anda. Jika ada surat yang mendesak, maklumkan mengenainya melalui saluran komunikasi yang lebih pantas.

Jadi, kami mematikan pemberitahuan dan kini menghidupkan klien e-mel mengikut jadual kami.

Apa yang perlu dilakukan apabila kami pergi ke mel dan terlibat dalam aktiviti yang dipanggil "menyisih e-mel"? Di manakah permulaan dan penghujung kerja ini?

Saya telah mendengar banyak tentang sistem peti masuk sifar, tetapi, malangnya, saya tidak bertemu seorang pun yang menggunakannya. Saya terpaksa mencipta semula roda saya. Terdapat artikel mengenai topik ini di Lifehacker. Sebagai contoh, " ". Di bawah saya akan bercakap tentang sistem peti masuk sifar dalam tafsiran saya. Saya akan berterima kasih jika guru GTD akan mengulas dan menambah atau menambah baik sistem yang diterangkan.

Adalah penting untuk memahami dan menerima bahawa e-mel bukanlah penjadual tugas atau arkib untuk aktiviti anda. Oleh itu, folder Peti Masuk hendaklah sentiasa kosong. Sebaik sahaja anda mula mengisih peti masuk anda, jangan berhenti atau terganggu oleh apa-apa sehingga anda mengosongkan folder ini.

Apa yang perlu dilakukan dengan e-mel dalam peti masuk anda? Anda perlu membaca setiap huruf secara berurutan dan memadamnya. Ya, hanya serlahkan dan tekan Padam pada papan kekunci anda. Jika anda tidak boleh memadamkan surat itu, anda perlu memutuskan perkara yang perlu dilakukan dengan surat itu.

1. Bolehkah anda menjawabnya dalam masa tiga minit? Adakah saya perlu menjawabnya? Ya, ia perlu, dan jawapannya akan mengambil masa tidak lebih daripada tiga minit, kemudian jawab dengan segera.
2. Anda mesti menjawab, tetapi menyediakan jawapan akan mengambil masa lebih daripada tiga minit. Jika anda menggunakan penjadual tugas yang membolehkan anda menukar e-mel kepada tugasan, tukarkan e-mel itu kepada tugasan dan lupakannya buat seketika. Sebagai contoh, saya menggunakan perkhidmatan Doit.im yang sangat hebat. Ia membolehkan anda menjana alamat e-mel peribadi: anda memajukan surat itu kepadanya, dan ia bertukar menjadi tugas. Tetapi jika anda tidak mempunyai penjadual tugas, alihkan surat itu ke subfolder "0_Run".
3. Selepas membalas surat dengan cepat, mengubahnya menjadi tugasan atau hanya membacanya, anda perlu memutuskan perkara yang perlu dilakukan dengan mesej ini seterusnya: padamkannya atau hantar ke salah satu folder untuk simpanan jangka panjang.

Berikut ialah folder storan jangka panjang yang saya ada.

• 0_Laksanakan. Saya tidak mempunyai folder sedemikian, tetapi jika anda tidak mempunyai perancang, saya ulangi, anda boleh meletakkan surat yang memerlukan kerja terperinci di sini. Folder ini juga perlu dibersihkan dengan kerap, tetapi dengan pendekatan yang bijak pada masa yang diperuntukkan khas untuk ini.
• 1_Ruj. Di sini saya meletakkan surat dengan maklumat latar belakang: surat alu-aluan dengan log masuk daripada pelbagai perkhidmatan web, tiket untuk penerbangan akan datang, dan sebagainya.
• 2_Projek. Arkib surat-menyurat mengenai rakan kongsi dan projek yang mempunyai hubungan semasa disimpan di sini. Sememangnya, folder berasingan telah dibuat untuk setiap projek atau rakan kongsi. Dalam folder rakan kongsi saya meletakkan surat bukan sahaja daripada pekerjanya, tetapi juga surat daripada pekerja Neb yang berkaitan dengan rakan kongsi ini. Sangat mudah: jika perlu, semua surat-menyurat mengenai projek tersedia dalam beberapa klik.
• 3_Muzium. Di sinilah saya meletakkan surat-surat yang sayang untuk dipadamkan, dan faedahnya tidak jelas. Selain itu, folder dengan projek tertutup daripada "2_Projects" berhijrah ke sini. Ringkasnya, "Muzium" menyimpan calon pertama untuk disingkirkan.
• 4_Dokumen. Berikut adalah surat dengan sampel elektronik dokumen yang mungkin berguna pada masa hadapan untuk perakaunan, contohnya, laporan penyelarasan daripada pelanggan, tiket untuk perjalanan yang diambil. Folder ini mempunyai banyak persamaan dengan folder "2_Projects" dan "1_Reference", hanya maklumat perakaunan yang disimpan di dalamnya dan maklumat pengurusan disimpan dalam folder "2_Projects". Dalam "4_Documents" terdapat maklumat mati, dan dalam "2_Projects" terdapat maklumat langsung.
• 5_Pengetahuan. Di sini saya hanya meletakkan surat berita yang sangat berguna yang saya ingin kembali selepas beberapa ketika untuk inspirasi atau mencari penyelesaian.

Terdapat tetapan klien e-mel lain yang penting untuk pengendalian sistem ini. Pertama, secara lalai dalam Thunderbird terdapat kotak semak "Tandakan mesej sebagai dibaca". Saya lebih suka melakukan ini secara sedar, jadi turun dengan bendera! Untuk melakukan ini, pergi ke menu "Alat" → "Tetapan" → "Lanjutan" → "Membaca dan Paparan".

Kedua, kita gunakan penapis . Sebelum ini, saya secara aktif menggunakan penapis yang memajukan surat secara automatik ke folder yang sesuai berdasarkan alamat pengirim. Sebagai contoh, surat daripada peguam telah dipindahkan ke folder "Peguam". Saya meninggalkan pendekatan ini atas beberapa sebab. Pertama: surat daripada peguam dalam 99% kes berkaitan dengan beberapa projek atau rakan kongsi, yang bermaksud ia mesti dialihkan ke folder rakan kongsi atau projek ini. Kedua: Saya memutuskan untuk menambah kesedaran. Anda sendiri mesti memutuskan di mana surat tertentu harus disimpan, dan lebih mudah untuk mencari mesej yang tidak diproses hanya di satu tempat - dalam peti masuk. Sekarang saya menggunakan penapis hanya untuk mengatur surat biasa automatik dari pelbagai sistem ke dalam folder, iaitu surat yang tidak memerlukan saya membuat keputusan. Penapis dalam Mozilla Thunderbird dikonfigurasikan dalam menu "Alat" → "Penapis Mesej".

Jadi, dengan pendekatan yang betul, e-mel harus mengambil masa dari 10 hingga 60 minit sehari, bergantung pada jumlah surat-menyurat.

Ya, dan satu perkara lagi. Adakah anda sudah mematikan pemberitahuan tentang ketibaan surat baharu? ;)

Seseorang yang cuba kelihatan sopan dalam hubungan perniagaan sentiasa menggunakan peraturan surat-menyurat e-mel. Dia ingat bahawa e-mel itu tidak boleh mencemarkan penerima, reputasi syarikat yang diwakilinya, dan imej perniagaan.

Keupayaan untuk menjalankan surat-menyurat elektronik dengan cekap dan ringkas adalah elemen penting dalam imej pengurus yang berjaya. Fakta ini membuktikan tahap budaya umum dan profesionalismenya. Berdasarkan bagaimana seseorang itu tahu bagaimana merumus dan merumuskan pemikirannya, seseorang boleh memahami bagaimana dia berhubung dengan dirinya dan orang lain. E-mel yang ditulis secara sembarangan boleh merosakkan tanggapan anda dengan mudah dan menjejaskan reputasi perniagaan anda.

Peraturan untuk surat-menyurat e-mel perniagaan

Gunakan alamat e-mel kerja anda secara eksklusif untuk tugasan yang berkaitan dengan kerja. Apabila anda menghantar surat daripada pelayan syarikat, ia disimpan di atasnya, kedua-dua sebagai keluar dan masuk. Majikan anda akan sentiasa dapat melihat surat-surat ini dan memahami apa yang anda lakukan sebenarnya. Semasa di pejabat, gunakan e-mel hanya untuk surat-menyurat perniagaan.

Fahami kepada siapa anda menghantar mesej dan kepada siapa maklumat yang diberikan di dalamnya mungkin berguna.

Kepada siapa anda tujukan surat anda? Kepada pasangan? Kepada pelanggan? Rakan sekerja? Kepada pengurus? Kepada orang bawahan? Penerima mesti ditunjukkan dalam medan "ke", pihak yang berminat mesti ditunjukkan dalam medan "salinan". Salinan tambahan tidak boleh dihantar, terutamanya kepada penyelia. Sekiranya surat itu melibatkan pihak ketiga, maka mereka biasanya juga dimasukkan dalam medan "salinan".

Tentukan tujuan mesej untuk diri sendiri. Apa yang anda ingin capai dengan menghantar surat anda? Apakah yang perlu dilakukan oleh penerima apabila dia membacanya? Apakah reaksi yang anda jangkakan? Penerima mesti segera memahami apa sebenarnya yang anda inginkan daripadanya. Daripada siapa surat itu harus ditulis?

Ia bergantung kepada kes tertentu:

• jika anda ingin menunjukkan pandangan individu anda tentang peristiwa - dari yang pertama (saya, kami);
• jika mesej anda mengandungi permintaan atau arahan - daripada yang kedua (anda, anda);
• jika anda menghantar surat sebagai pemerhati luar, anda ingin memaklumkan penerima tentang peristiwa tertentu atau fakta yang dicapai - daripada pihak ketiga (dia, dia, mereka).

Sentiasa isi medan "subjek". Kebanyakan orang yang menerima surat-menyurat e-mel melihat dahulu pada medan subjek. Berdasarkan maklumat yang terkandung di dalamnya, keputusan dibuat sama ada untuk membaca surat itu atau tidak. Sekiranya terdapat frasa janggal yang tidak menyampaikan apa-apa maklumat, atau medan itu kosong sepenuhnya, terdapat kebarangkalian tinggi bahawa orang itu tidak akan membuka surat itu sama sekali. Nyatakan topik secara ringkas, khusus, dan bermaklumat.
Ikuti kandungan: ucapan dan rayuan, teks utama, ringkasan, tandatangan dan kenalan. Anda mesti mematuhi etika komunikasi perniagaan elektronik.

Anda tidak seharusnya melangkau bahagian tertentu kandungan tradisional memformat surat dengan betul, ini menunjukkan profesionalisme anda.

Dengan berucap dan memberi salam, anda menyatakan rasa hormat anda kepada penerima. Jika boleh, gunakan sapaan peribadi dan sapaan di awal setiap huruf. Sebutkan nama lawan bicara anda, ini juga merupakan unsur penghormatan. Jika anda mahu mesej kelihatan kasual, letakkan koma selepas alamat. Jika anda ingin melihat kepentingan dan formalitinya, gunakan tanda seru.

Patuhi peraturan ini walaupun dengan rakan sekerja yang anda kerap berkomunikasi.

Mengekalkan singkatan dan kejelasan. Surat-menyurat perniagaan harus mengandungi sekurang-kurangnya perkataan dengan maksimum maklumat berguna. Kemukakan pemikiran anda secara khusus, padat, konsisten dan dengan cara yang mudah difahami. Bentuk ayat pendek, supaya lebih mudah bagi penerima untuk memahami maklumat. Tutup satu topik dalam satu surat.

Adalah lebih baik untuk menghantar beberapa surat jika anda perlu bercakap tentang topik yang berbeza, ini adalah lebih baik daripada satu mesej panjang dengan idea berbeza yang sama sekali tidak berkaitan antara satu sama lain.

Jangan jadikan komunikasi tidak rasmi menjadi surat-menyurat perniagaan. Tidak perlu menggunakan emosi dalam e-mel. Jika anda ingin menekankan perkara tertentu secara emosi dalam mesej anda, cuba sembunyikan subteks emosi di sebalik nada pembentangan yang tenang, betul dan neutral. Ia boleh dicapai bukan dengan bahasa, tetapi dengan kandungan.
Kekalkan struktur badan surat yang jelas.

Biasanya surat itu dibahagikan kepada tiga bahagian:

• Sebab menulis (sebab, sebab). Pastikan bahagian ini sesingkat mungkin.
• Pendedahan intipati yang konsisten.
• Penyelesaian, cadangan, kesimpulan, permintaan.

Mesej harus mempunyai penampilan yang baik, mudah difahami. Buat perenggan dalam teks yang terdiri daripada 5-6 baris. Adalah disyorkan untuk memisahkan perenggan dengan baris kosong. Gunakan satu fon dan warna. Kecuali perlu, jangan gunakan singkatan, emotikon, unsur kursif atau tanda seru.

Tulis dengan betul. Surat yang ditulis secara buta huruf menunjukkan kekurangan pendidikan pengarang. Kesilapan dan kesilapan mempunyai kesan buruk pada reputasi perniagaan anda. Sebelum menghantar surat, adalah disyorkan untuk membaca semula dengan teliti. Banyak editor teks dan program e-mel mempunyai fungsi untuk menyemak tanda baca dan ejaan jika ralat ditemui, pilihan pembetulan ditawarkan. Pastikan anda memanfaatkan ciri ini semasa menulis e-mel.

Fikirkan apakah dokumen yang perlu disertakan dalam surat tersebut. Tidak perlu memasukkan maklumat terperinci dalam teks itu sendiri; lebih baik untuk menghantarnya sebagai fail berasingan. Nyatakan dalam baris subjek bahawa anda telah melampirkan fail, apakah formatnya dan apa yang ada di dalamnya (secara ringkas), jika tidak, penerima mungkin tersalah anggap ia sebagai virus. Sebelum menghantar fail, semak dengan program antivirus.

Tinggalkan kenalan dan tandatangan anda. Ini hanya nilai tambah untuk reputasi anda; ia mencerminkan profesionalisme anda. Jangan buat tandatangan panjang, maksimum lima hingga enam baris. Ia harus mengandungi nama syarikat, nama penuh anda, dan jawatan anda. Sebagai peraturan, mereka juga menunjukkan alamat tapak web, nombor telefon dan alamat e-mel.

Anda tidak boleh menggunakan postscript yang tidak perlu dalam surat-menyurat perniagaan. Kehadirannya menunjukkan bahawa anda belum memikirkan kandungan surat tersebut dengan secukupnya.

Hanya gunakan resit baca apabila benar-benar perlu. Sebagai peraturan, ia hanya diperlukan apabila berkomunikasi dengan penerima luar, dan hanya jika responsnya sangat penting.

Juga gunakan bendera "kepentingan tinggi" hanya apabila perlu. Jika surat itu mengandungi maklumat yang sangat penting yang perlu ditangani segera, tandai kotak ini. Terima kasih kepada ini, surat itu akan menonjol dalam peti masuk. Tetapi, anda tidak sepatutnya menyalahgunakan fungsi ini, ia mungkin kelihatan mengganggu dan menjengkelkan.

Pastikan anda membaca surat sebelum menghantar. Semak sama ada semuanya jelas, khusus, ringkas, sama ada terdapat sesuatu yang berlebihan atau tidak sesuai, atau kesilapan tatabahasa. Adakah anda telah memasukkan butiran penerima dengan betul? Semak logik dan konsistensi pembentangan.

Balas e-mel yang diterima tepat pada masanya. Maklumkan bahawa anda telah membaca surat itu, ini akan menunjukkan rasa hormat dan menunjukkan adab yang baik. Jika pada masa tertentu anda tidak dapat membalas surat yang diterima, beri amaran kepada pengarang tentang perkara ini, dan berjanji untuk membalas secepat mungkin. Jawab soalan yang diajukan kepada anda secara konsisten. Tidak perlu memulakan balasan anda sebagai mesej baharu.

Jika anda tidak membalas dalam masa dua hari, penerima akan berfikir bahawa anda tidak memberi perhatian kepada suratnya, atau bahawa ia telah hilang.

Biasanya, orang yang memulakannya harus menamatkan dialog elektronik. Walaupun peraturan ini kadangkala tidak dipatuhi, berdasarkan kekhususan surat-menyurat tertentu.
Ingat semua peraturan surat-menyurat elektronik di atas. Sentiasa mengikuti mereka, berhati-hati dan munasabah.

Dengan cara ini anda boleh menunjukkan diri anda sebagai pengurus yang profesional, moden dan cekap yang menyenangkan dan selesa untuk bekerja dengannya.