Mikutano na mikutano, ishara za jumla na maalum. Wazo la "mkutano" na "kikao"

nyumbani / Zamani

Katika mazoezi, kuna mgawanyiko wa kawaida wa mikutano kulingana na kazi na malengo yao. Kuanzia hapa, mikutano yenye shida, ya kufundisha na ya kufanya kazi inajulikana Usimamizi wa kibinafsi: Kitabu cha maandishi / S.D. Reznik na wengine - 2nd ed., iliyorekebishwa. na ziada - M.: INFRA-M, 2004. - 622 p.

Madhumuni ya mkutano wa shida ni kupata suluhisho bora la usimamizi kwa shida inayojadiliwa. Maamuzi katika mkutano kama huo kwa kawaida hutungwa kama matokeo ya majadiliano na kuchukuliwa baada ya kupiga kura. Mkutano huo unafanyika kulingana na mpango: ripoti; maswali kwa wazungumzaji; majadiliano; kufanya maamuzi.

Kazi ya mkutano wa muhtasari ni kuhamisha maagizo na habari muhimu kutoka juu hadi chini katika mpango wa usimamizi kwa utekelezaji wao wa haraka na bora zaidi. Katika mkutano kama huo, kiongozi huleta kwenye mkutano huo maamuzi ya kiutawala yaliyochukuliwa.

Mikutano ya uendeshaji ni kile kinachoitwa mikutano ya kupanga, mikutano ya majira ya joto, mikutano ya dakika tano. Hawana kukawia. Kazi ya mikutano hiyo ni kupata taarifa kuhusu hali ya sasa ya mambo katika uzalishaji. Tofauti na muhtasari, mkutano wa uendeshaji unahakikisha uhamisho wa taarifa kutoka chini kwenda juu pamoja na mpango wa udhibiti. Baada ya kupokea taarifa za kisasa kutoka kwa washiriki wa mkutano, meneja anabainisha kuwepo kwa "vifungo", sababu za kurudi nyuma na kushindwa, hapa anafanya maamuzi muhimu, anatoa maelekezo, kuamua muda wa utekelezaji wao. Hakuna ripoti zinazofanywa katika mkutano wa uendeshaji. Lengo kuu ni kutambua matatizo hayo ya uzalishaji, juu ya suluhisho ambalo jitihada kuu za timu zinapaswa kuelekezwa.

Hata hivyo, lengo kuu la kufanya mkutano au mkutano wowote ni kufanya uamuzi wa pamoja baada ya kubadilishana kwa pamoja habari, yaani, kufikia matokeo fulani.

Uainishaji wa mikutano na mikutano

Mikutano na mikutano ni rasmi na isiyo rasmi. Ili kufanya tukio kwa mafanikio, kwanza ni muhimu kuamua asili yake.

Aina za mikutano zinaweza kuainishwa kulingana na kazi za usimamizi:

1. Mikutano ya kupanga, ambayo inajadili masuala ya mkakati na mbinu za shirika, rasilimali muhimu kwa utekelezaji wa mipango;

2. Mikutano juu ya motisha ya kazi, ambapo matatizo ya uzalishaji na ubora, kuridhika kwa wafanyakazi, sababu za motisha ndogo, uwezekano wa kuibadilisha, masuala ya motisha ya maadili na nyenzo yanajadiliwa;

3. Mikutano juu ya shirika la ndani, ambapo masuala ya muundo wa shirika, kuratibu vitendo vya vitengo vya miundo, ugawaji wa mamlaka, nk huwa mada ya majadiliano;

4. Mikutano ya kufuatilia shughuli za wafanyakazi ni kujitolea kwa kujadili matokeo ya shughuli, kufikia malengo, matatizo ya usumbufu, uzalishaji mdogo;

5. Mikutano maalum kwa shirika, ambapo masuala ya usimamizi wa uendeshaji yanajadiliwa kuhusiana na hali katika shirika, ubunifu na uwezekano wa utekelezaji wao, matatizo ya kuishi, ushindani, picha, mtindo.

Pia kuna uainishaji wa mikutano kulingana na mtindo wa kufanya:

1. Mikutano ya kidemokrasia, ambapo kiongozi pekee ndiye mwenye haki ya kuzungumza na kufanya maamuzi. Washiriki katika mikutano hii wanapaswa kusikiliza na kujibu maswali yaliyoulizwa na meneja. Vikao hivyo hufanyika wakati meneja anahitaji kuwajulisha au kutoa maagizo kwa wasaidizi wake.

2. Mikutano ya bure haina ajenda. Wanaweza kushikiliwa bila mwenyekiti. Mikutano kama hiyo imepunguzwa kwa kubadilishana maoni, maamuzi ambayo hayajawekwa. Mkutano kama huo unafanywa kwa njia ya mazungumzo au mazungumzo.

3. Mikutano ya majadiliano - njia ya kupata maamuzi juu ya suala lolote kwa kuzalisha mawazo mapya na kuchambua ufumbuzi uliopendekezwa kama matokeo ya kazi ya pamoja ya kikundi cha watu wakati wa mkutano uliofanyika kwa mujibu wa sheria fulani. Kipengele cha sifa ya njia hii ni ukosefu wa ukosoaji na tathmini ya mawazo yaliyotolewa.

Tukio rasmi lina hadhi iliyofafanuliwa wazi na hufanyika kwa mujibu wa sheria zilizowekwa. Watu walioalikwa maalum huwa daima kwenye mkutano kama huo. Sehemu kuu za hafla:

1. Agenda (orodha ya masuala ya kujadiliwa);

2. Ripoti (zinazoeleza kiini cha masuala);

3. Hotuba (majadiliano ya vipengele vya ajenda);

4. Marekebisho (majadiliano ya mabadiliko ambayo yanapendekezwa kufanywa kwa majadiliano);

5. Mjadala (kufanya mjadala);

7. Kuchora itifaki (taarifa iliyoandikwa ya matukio);

8. Miscellaneous (majadiliano ya masuala ambayo hayakuwa kwenye ajenda).

Katika mikutano isiyo rasmi, watu huhisi raha zaidi, lakini unapaswa pia kujiandaa kwa hafla kama hizo. Kwa mikutano isiyo rasmi unahitaji:

1. Orodha ya mada za majadiliano;

2. Mwenyeji wa tukio;

3. Itifaki ya makubaliano yaliyofikiwa.

Matukio yasiyo rasmi hufanyika katika hali ya utulivu zaidi, lakini bado unahitaji kukumbuka kuwa tu mkutano uliopangwa vizuri au mkutano hutoa matokeo mazuri.

Kila mkutano unapaswa kuwa na ajenda ambayo inahitaji kupangwa mapema. Ajenda husaidia kuokoa muda na si kukaa juu ya masuala ya sekondari kwa muda mrefu.

Ajenda iliyoandaliwa vyema inajumuisha:

* Kusudi, tarehe, wakati na mahali pa mkutano;

* orodha ya watu walioalikwa;

* orodha ya shida zilizojadiliwa;

* mada kuu;

* mbalimbali;

* tarehe za mkutano unaofuata.

Mkutano ni njia ya kubadilishana ya pamoja ya habari za biashara na kupitishwa (kuleta) kwa maamuzi maalum. Mkutano kawaida hupangwa na wasimamizi ili kuwajulisha wafanyikazi.

Kuendesha mikutano, makongamano. Migogoro ya mkutano

Njia zinazokubalika kwa ujumla za kuwasiliana na wasaidizi na wakati huo huo aina za kupanga kazi ya meneja ni mikutano ya uzalishaji na mikutano.

Mikutano na mikutano ni njia ya ubadilishanaji wa pamoja wa habari za biashara chini ya uongozi wa bosi na kupitishwa kwa maamuzi maalum.

Kulingana na malengo, aina zifuatazo za mikutano na mikutano zinajulikana:

Utangulizi (uwasilishaji wa miradi mipya, mafunzo ya hali ya juu);

Habari (jumla ya habari, utafiti wa maoni);

maelezo (kuwashawishi wafanyakazi wa kitu);

Tatizo (kutafuta kwa pamoja kwa suluhisho la suala hilo);

kufundisha (kuleta umakini wa habari muhimu na kuelezea hatua ya hatua);

Uendeshaji ("RAM") (kupata taarifa ya sasa kuhusu hali ya mambo na kutambua "chupa");

Mkutano wa kupanga (kuweka kazi na mipango ya muda mfupi ujao)

Kuratibu (kuhakikisha mwingiliano

mgawanyiko);

Mwisho (muhtasari wa matokeo kwa kipindi cha muda au mzunguko wa uzalishaji);

Sherehe (muhtasari wa dhati,

tarehe muhimu au matukio kwa ajili ya biashara, zawadi wafanyakazi bora);

"Mkutano wa Jumuiya ya Wafanyikazi" (kwa mengine yote

mikutano pia hukusanya timu ya kazi, lakini jina hili linasisitiza kwamba baadhi ya masuala muhimu yanajadiliwa kwenye mkutano, zaidi kwa timu ya kazi kuliko ya usimamizi, masuala - mazingira ya kazi, maandalizi ya

likizo, mada zingine zisizo rasmi ambazo hazihusiani moja kwa moja na uzalishaji; kutoka kwa mfululizo huo - mkutano wa chama cha wafanyakazi).

Maneno "mkutano" na "mkutano" mara nyingi huchukuliwa kama visawe. Hata hivyo, kwa kweli, kusanyiko na mkutano hutofautiana katika kusudi na jinsi linavyoendeshwa.

wataalam muhimu na kusikiliza maoni yao (hupanga majadiliano) kwa ajili ya kufanya maamuzi. Kawaida mikutano hufanyika na ushiriki wa mkuu, wakuu wa idara, wataalam wanaoongoza - ambayo ni, wale ambao maoni yao ni muhimu na yanaweza kuathiri kupitishwa.

Kwa hiyo, kazi ya mkutano ni kuwajulisha kazi ya pamoja, kazi ya mkutano ni kuendeleza pamoja

suluhisho katika mduara nyembamba wa wale wanaohusika katika tatizo

wataalamu. Tofauti kati ya miundo hii ya mawasiliano ya biashara ni rahisi kuelewa kwa kuchambua etimolojia

(asili) ya majina yao: wanakusanyika kwenye mkutano kwa

kwa kusudi lolote, wanakusanyika kwa ajili ya mkutano wa kujadiliana. Kila mkutano ni mkutano, lakini si kila Mkutano ni mkutano. Mkutano kwa kawaida huwa na umbizo finyu zaidi, kwa hivyo tutaangalia kanuni za kimsingi za kupanga na kuendesha mkutano hapa chini ili kushughulikia vipengele vingi zaidi.

Maandalizi ya mkutano huanza kwa kuweka lengo, kufafanua mada, ajenda na muundo wa washiriki.

Ufanisi wa mkutano umedhamiriwa kwa kiasi kikubwa na

wakati na mahali pa kushikilia, pamoja na muundo wake

washiriki. Idadi ya chini ya watu inapaswa kualikwa kwenye mkutano - wale tu ambao bila wao haitafanya kazi. (Wakati fulani ni jambo la hekima kuwaacha waende kabla mkutano haujaisha wa wafanyakazi ambao uwepo wao hauhitajiki tena.)

Ufunguo wa mkutano wenye mafanikio ni ajenda iliyopangwa vizuri. Kawaida huletwa kwa washiriki wa mkutano mapema ili waweze kujua ni masuala gani yatajadiliwa kwenye mkutano na waweze kujitayarisha. Kwa vyovyote vile, ajenda lazima itangazwe mwanzoni mwa mkutano.

Ajenda mara nyingi hutekelezwa kama hati tofauti. Hati hii pia

tangazo la mkutano, na agizo la kuelekeza mkutano ufanyike juu ya mada fulani na

maswali kama hayo na vile na washiriki. Kwa hiyo, ni mantiki kuiweka kwenye bodi ya maagizo.

Ajenda ya mkutano lazima iwe na:

jina (somo) la mkutano;

habari kuhusu mahali, wakati na muda wa mkutano; .

habari kuhusu washiriki wa mkutano (ambao watajitokeza);

orodha ya masuala ya majadiliano (ikiwa ni lazima - na majina ya wasemaji);

Kanuni - ugawaji wa muda kwenye vitu vya ajenda. Ikiwa hali ya mkutano sio muhimu, inatosha kuonyesha mada, mahali pa wakati, orodha ya maswala na

Baadhi ya mikutano haihitaji ajenda ya kina. Kwa mfano, kufanya mkutano mdogo wakati mwingine

inatosha kutangaza kwa maneno mahali na wakati, muundo wa washiriki na

mada. Orodha ya masuala yatakayojadiliwa itaandaliwa katika mkutano wenyewe.

Mwanzo wa mkutano. Mkutano daima unaongozwa na mtu mmoja -

Mara nyingi mwenyekiti ndiye kiongozi mwenyewe. Katika awamu ya kwanza, ya awali ya mkutano, mwenyekiti, kwanza kabisa, huleta kwa makini masuala makuu ya utaratibu: mada na madhumuni ya mkutano, maudhui ya ajenda, kanuni.

Akiongoza mkutano huo kwa meneja, daima imegawanywa katika mistari miwili inayofanana: kudumisha utaratibu na kudumisha maudhui.

Akiongoza mkutano huo

Kuna aina kadhaa za matukio ambayo hufanyika kwa kikundi fulani cha watu, mahali fulani, ambapo mada tofauti hujadiliwa au maamuzi hufanywa juu ya matatizo maalum. Kwa mfano, mkutano wa robo mwaka wa wanahisa au mkutano mkuu wa ushirika. Shughuli hizi zimegawanywa katika aina kadhaa:

ü Mkutano

ü mkutano

ü Kikao cha biashara:

Ø Mazungumzo ya biashara

Ø Mazungumzo

Mkutano inafanywa kulingana na sheria fulani utaratibu wa mkutano), ambayo yameandikwa katika mkataba wa shirika. Kufanyika kwa mkutano na maamuzi yanayofanywa ndani yake yameandikwa katika hati maalum inayoitwa dakika za mkutano.

mkutano hutofautiana na mkutano kwa kuwa mduara finyu wa watu hualikwa kwenye mkutano. Kwa mfano, watu wanaowakilisha idara mbalimbali za shirika moja au wawakilishi wa makampuni na makampuni mbalimbali.

Mikutano mara nyingi huwa ya kawaida kuliko mikutano. Wanakusanyika kwa wakati maalum, kwa kawaida mara moja kwa wiki. Kuna mikutano ya kufikiria juu ya shida na maswala ya mada. Mikutano kama hiyo inaweza pia kuwa na hali isiyopangwa ikiwa inathibitishwa na hitaji la dharura. Dakika kwa kawaida hazitungwi kwenye mikutano, lakini azimio hakika hutolewa kulingana na matokeo.

Mikutano ya biashara imegawanywa katika mazungumzo ya biashara na mazungumzo.

mazungumzo ya biasharahufanyika kwa njia ya mazungumzo ya bure na hufanyika ili kujadili kazi kadhaa za muda mfupi, lakini mwishowe uamuzi hutolewa.

Majadilianokutoa suluhisho la maswala ya kimsingi zaidi na majukumu kwa shughuli za pamoja za kampuni, mashirika au biashara, kama vile: kuamua wigo wa mwingiliano, kuzuia nyanja za ushawishi, na kadhalika. Mazungumzo yanaisha kwa kusainiwa kwa makubaliano ya mwisho au taarifa ya mdomo.

Kila mjasiriamali, mfanyabiashara, mfanyabiashara, kwa asili ya shughuli zake, mara nyingi anahitaji kutenda kama mshiriki au kuandaa mikutano mbalimbali, mikutano na mikutano ya biashara mwenyewe. Kuna utaratibu uliowekwa wa kufanya shughuli hizi, ambao lazima ufuatwe, kwani unaathiri moja kwa moja mafanikio na maendeleo ya biashara.

Ni masharti gani lazima yatimizwe ili kuandaa na kuendesha hafla hizi kwa njia bora?

1. Ni muhimu kufafanua kwa uwazi mada na kuelezea ajenda.

Ajenda inapaswa kujumuisha masuala muhimu 2-3 na ya pili 3-4. Kwa nini uwiano huo? Katika tukio ambalo kuna masuala machache kuu, basi unaweza kutoa muda zaidi kwao kwa kuzingatia na kuyafanyia kazi kwa kina zaidi. Ikiwa kuna wengi wao, basi, kwa kuzingatia muda mdogo, masuala makuu yatazingatiwa juu juu na nuances nyingi zitakosa.

2. Tengeneza orodha ya watu maalum walioalikwa kwenye mkutano, mkutano, mazungumzo.

Isipokuwa ni mkutano wa uzalishaji. Inafanyika mara kwa mara na kwa orodha isiyobadilika ya wale waliopo.

3. Weka tarehe na wakati maalum wa tukio.

Tarehe na wakati wa mazungumzo lazima ukubaliwe na pande zote.

4. Taarifa ya lazima ya watu wote wanaotarajiwa kuhusu tarehe na wakati wa tukio.

Ili kufanya mkutano huo, ni lazima hilo lifanywe angalau juma moja mapema. Ni wale tu ambao si washiriki wa kudumu wanaonywa kuhusu mkutano ujao wa uzalishaji.

5. Bainisha muda ambao tukio hili litafanyika, na wajulishe washiriki wote kulihusu.

Kama uzoefu unavyoonyesha, onyo kuhusu wakati wa mwisho wa tukio huadibu wote waliopo na kupunguza muda wa tukio kwa 10 hadi 15%.

6. Ni muhimu kuandaa hotuba kuu. Inaweza kuwa ripoti au ujumbe mfupi. Teua washiriki wanaohitajika kwa mjadala.

Hotuba inapaswa kufanywa madhubuti juu ya mada na kufichua shida inayozingatiwa. Hoja na hitimisho lazima zithibitishwe na kuungwa mkono na ukweli. Mazungumzo matupu na kutoeleweka kutasababisha wasikilizaji kutokuwa makini na kutojali.

7. Kuamua juu ya majengo na kuitayarisha kwa tukio hilo.

Chumba au ukumbi unapaswa kuwa mzuri na wa saizi ambayo inaweza kuchukua washiriki wote waliokusudiwa. Fikiria mapema idadi ya viti - kuwe na viti vya kutosha kwa kila mtu. Hakikisha una vipuri kwa ajili ya dharura. Kwa mazungumzo, ni muhimu kuweka kadi mbele ya kila mshiriki na herufi kamili. Onyesha juu yake jina la shirika au kampuni kwa niaba ambayo mtu huyu yuko. Weka kipande cha karatasi/daftari na kalamu chache kwenye meza kwa kila mshiriki. Uwepo wa vinywaji (maji ya madini na bila soda) na glasi ni kuwakaribisha. Sheria za adabu hutoa utoaji wa chai na kahawa wakati wa mazungumzo.

Kazi lazima ianze kwa uthabiti kwa wakati uliokubaliwa. Ucheleweshaji utasababisha tu ucheleweshaji zaidi katika matukio yanayofuata. Wakati wa kuandaa mazungumzo, wahusika wote - washiriki waliamua kutazama bila masharti wakati wa kuanza kwa kazi. Ucheleweshaji wako usio na maana katika mazungumzo na washirika utazingatiwa kama kiwango cha mwisho cha kupuuzwa na itakuwa ngumu kutabiri matokeo zaidi.

Hakikisha kuwa hali ya jumla wakati wa tukio ni ya kirafiki. Mabadiliko ya haiba, maonyesho, matusi na uchochezi hayakubaliki.

Ili kufanya mkutano inabidi uchague mwenyekiti. Hii inafanywa kupitia kura ya wazi au iliyofungwa kwa ujumla. Hatua hii lazima irekodiwe katika itifaki.

Afisa msimamizi analazimika kudhibiti kanuni na kutangaza jina na ukoo wa kila mzungumzaji, nafasi yake na jina la kampuni kwa niaba ambayo mshiriki anazungumza.

Mzungumzaji aliyechaguliwa lazima awe mtu mwenye sifa fulani. Awali ya yote, mwenyekiti lazima awe mtu mwenye uwezo na asiye na upendeleo. Lazima awe na uwezo wa kujieleza kwa uwazi na wazi, kuwa mvumilivu wa maoni yanayopingana. Hana haki ya kutoa upendeleo kwa mtu yeyote na kulazimisha maoni yake. Ikiwa ana mapendekezo yake mwenyewe wakati wa mkutano, mwenyekiti ana haki ya kujieleza tu baada ya wale wote ambao wamezungumza.

Wakati muhimu zaidi wa tukio lolote ni muhtasari na kufanya uamuzi. Mara nyingi, kwa wakati huu kuna aina fulani ya upotezaji wa nishati na kutokuwa na msaada. Sababu ya hii ni kipengele cha kisaikolojia: washiriki hawawezi kutambua kwamba wakati unapita na ni muhimu kuja kwa aina fulani ya uamuzi. Wanaanza kuwa na shaka, kusita, kusita kufanya uchaguzi. Ikiwa hali hiyo hutokea, njia bora zaidi ni kuchukua pendekezo moja na kuzingatia. Ni muhimu sana usikose wakati unapaswa kusitisha mjadala. Inategemea kabisa uzoefu wa mwenyekiti. Pia kuna utaratibu wa upigaji kura wa kati, wakati matokeo ya kila hatua ya mjadala yanapofupishwa. Lakini pia haifai kuharakisha na uamuzi wa mwisho ikiwa uamuzi huu unakataliwa na wachache. Katika kesi hiyo, ni muhimu kuendelea na majadiliano ili kufikia uamuzi unaokidhi pande zote za majadiliano.

Moja ya kazi takatifu ya katibu ni maandalizi ya mikutano, mikutano na mikutano ambayo huanzishwa na viongozi wa ngazi mbalimbali. Mara nyingi, katibu pia huhifadhi kumbukumbu za matukio kama hayo. Katika makala hii, tutakuambia jinsi ya kufanya taratibu hizi kwa ufanisi zaidi.

Kuanza kuzungumza juu ya itifaki, kwanza kabisa, tunahitaji kukaa juu ya maandalizi ya mikutano. Kabla ya tukio hilo, ni muhimu kufikiri juu ya ajenda, kuamua muundo wa washiriki, kusoma ripoti za wasemaji wote na vifaa vingine. Yote hii itahitaji jitihada za ziada, lakini kwa matokeo, kuweka itifaki itakuwa rahisi zaidi.

JINSI YA KUOKOA MUDA?

Kulingana na tafiti mbalimbali, kutoka 10 hadi 50% ya muda wa kazi wa mkuu wa shirika na wafanyakazi wengine wanaweza kutumika kwenye mikutano. Ili kuokoa muda, waanzilishi wa mikutano, waandaji na washiriki wanapaswa kuzingatia sheria zifuatazo:

Jadili katika mkutano tu masuala ambayo hayawezi kutatuliwa katika mpangilio wa kazi.

Weka kikomo idadi ya washiriki wa mkutano. Inalingana moja kwa moja na muda wa tukio. Ikiwa mkutano na watu 5 una muda wa saa 1, basi na washiriki 10 au zaidi, kuna uwezekano wa kudumu saa 2 au zaidi.

Tayarisha nyenzo za habari za mkutano mapema. Mahesabu, ripoti za uchambuzi, meza, grafu, muhtasari, vifaa vya picha na video, mawasilisho, sampuli za bidhaa, maoni ya wataalam lazima yatolewe na wataalamu maalumu. Lakini katibu wa mkutano analazimika kuangalia utayari wa vifaa. Kwa hivyo, siku moja au mbili kabla ya tukio lazima:

a) kwa msaada wa watu wanaowajibika ambao watatoa mawasilisho, tengeneza orodha ya vifaa vyote vya habari;

b) kupokea kutoka kwa watu wanaowajibika vifaa vilivyotengenezwa kwa fomu ya elektroniki (kwa mfano, mawasilisho, maelezo ya maelezo, nk);

c) kupokea muhtasari uliochapishwa na maandishi ya ripoti kutoka kwa watu wanaowajibika.

Kwa kila suala, teua mfanyakazi mmoja anayewajibika, hata wakati kikundi cha watu lazima kitekeleze agizo hilo.

Usipoteze muda kuwafichua wahalifu. Kumbuka kwamba kazi kuu ya kila mkutano ni kujadili ajenda na kufanya maamuzi juu yake.

AJENDA

Hii ni orodha ya masuala ambayo yamepangwa kujadiliwa katika mkutano huo. Zinaamuliwa na mwenyekiti wa mkutano. Hata hivyo, katibu pia anaweza kuhusika katika mchakato huu.

Tumia miongozo ifuatayo unapoweka ajenda:

Gawanya mada za mkutano ambazo ni pana sana katika mada ndogo kadhaa. Watu wanaowajibika wanaweza kufanya mikutano ya maandalizi kwa kila mada ndogo, ikiwa ni lazima.

Kwa mfano, mkutano uliopangwa kufanyika mwisho wa mwezi juu ya mada "Juu ya utekelezaji wa viashiria vilivyopangwa na maduka kuu ya uzalishaji" inapaswa kutanguliwa na mfululizo wa mikutano midogo kwenye maduka: "Juu ya utekelezaji wa mpango huo. mwanzilishi", "Juu ya utekelezaji wa mpango na duka tupu", "Juu ya utekelezaji wa mpango na duka la mashine", "Juu ya utekelezaji wa mpango na duka la kusanyiko." Au mkutano juu ya mada "Juu ya utekelezaji wa mfumo wa ERP katika biashara" inapaswa kutanguliwa na mikutano kadhaa: "Juu ya shida za kutekeleza mfumo wa ERP katika uzalishaji", "Katika kutoa mawasiliano kati ya mfumo wa ERP na 1C katika uhasibu. ”, “Kwenye usaidizi wa kiufundi wa mfumo wa ERP na uhamishaji data”, n.k.

Weka kwenye ajenda masuala ya umuhimu sawa, yakiunganishwa na mada ya pamoja. Kwa mfano, utoaji wa usafiri, utaratibu wa utoaji kwenye ghala, usafirishaji na usafirishaji wa bidhaa za kumaliza kutoka eneo la biashara.

Msururu mpana wa masuala yanayohusiana pia unaweza kuwekwa kwenye ajenda. Kwa mfano, zinaweza kujumuisha:

Upatikanaji wa mstari mpya wa uzalishaji;

maandalizi ya teknolojia ya uzalishaji;

Kufanya mabadiliko katika muundo na nyaraka za kiteknolojia kuhusiana na upatikanaji wa vifaa vipya;

Uboreshaji wa kisasa wa majengo ya uzalishaji na maendeleo ya vifungo vya mashine;

Msaada wa vifaa vya uzalishaji.

Wakati huo huo, ujenzi wa mlango wa kiwanda au shirika la malipo ya elektroniki kwa kupita kwenye canteen ya kiwanda ni wazi haifai kujadiliwa katika mkutano huu.

Ni wazi kwamba katibu hawezi kuathiri kila wakati maudhui ya ajenda. Mkutano huo unaletwa pamoja na kiongozi, ambaye pia anaelezea masuala mbalimbali. Na ikiwa meneja anajumuisha katika ajenda ya mkutano mmoja ununuzi wa mstari mpya wa uzalishaji kwa ajili ya uzalishaji wa castings na shirika la subbotnik ya spring ili kusafisha wilaya, basi huenda haiwezekani kumshawishi. Lakini kwa upande wetu, tunaweza kutoa kuleta majadiliano ya shirika la subbotnik kwenye mkutano mwingine, kwa mfano, kwa kuchanganya na suala la kuchora facade ya jengo au kufanya sherehe wakati wa siku ya kuzaliwa ya shirika.

Fanya ajenda pekee ya masuala ambayo yako ndani ya uwezo na eneo la wajibu wa washiriki wa mkutano. Kwa mfano, itakuwa bure kujadili masuala ya ugavi kwa kukosekana kwa mkuu wa ugavi.
Weka kikomo idadi ya mada na vipengee vya ajenda. Zinapaswa kuwa nyingi kadiri zinavyoweza kujadiliwa na kusuluhishwa vyema ndani ya muda uliowekwa. Kwa mfano, kwa saa 1 ya mkutano, unaweza kujadili masuala 1 hadi 5, kulingana na ukubwa wa mada zilizojadiliwa na ubora wa maandalizi ya mkutano.
Jumuisha katika ajenda ripoti ya kazi na kazi ulizopewa katika mkutano uliopita, ikiwa mikutano imeunganishwa na mada ya kawaida na muundo wa washiriki. Uwe tayari kwa kuwa, hata kama jambo kama hilo halimo kwenye ajenda, mwenyekiti anaweza, kwa mamlaka yake, kulitambulisha. Kwa hiyo, ni bora kuchapisha orodha ya maagizo mapema - mwenyekiti, mtu anayehusika na katibu wanapaswa kuwa nayo.

WASHIRIKI WA MKUTANO

Mahitaji ya jumla kwa washiriki wa hafla:

Uwezo na maslahi katika masuala ya ajenda;

Nafasi ya juu ya kutosha ya kufanya maamuzi na kutoa maagizo kwa wasaidizi wanaofuata matokeo ya mkutano.

Orodha ya washiriki wakati wa tukio inaweza kubadilika. Iwapo kuna mada kwenye ajenda zinazowagusa washiriki wote kwenye mkutano, na masuala yanayohusu baadhi yao tu, basi masuala ya jumla yanapaswa kujadiliwa kwanza. Mwishoni mwa sehemu hii ya mkutano, wafanyakazi ambao hawajahusika katika majadiliano zaidi wanaweza kuachiliwa.

Jinsi ya kuarifu kila mtu

Wajulishe washiriki wote wa mkutano kuhusu tarehe, wakati, mahali pa kushikilia, mada ya tukio.

Unaweza kuripoti mkutano kwa simu, ujumbe wa SMS, barua pepe (pamoja na uwasilishaji na arifa ya kusoma), kupita kwa kibinafsi.

Ikiwa mmoja wa washiriki hayupo mahali pa kazi kwa sababu tofauti (likizo ya mwaka, ulemavu wa muda, safari ya biashara, n.k.), ni muhimu kujua sababu ya kutokuwepo na kumkumbusha mfanyakazi ambaye anachukua nafasi ya mtu ambaye hayupo. mpango mbadala kwamba lazima ahudhurie mkutano.

Itakuwa muhimu pia kuongeza kidokezo kwenye kalenda kwenye kompyuta yako, kama vile "mkumbushe naibu kwamba lazima ahudhurie mkutano wa kupanga."

Taarifa kuhusu nani na lini alionywa kuhusu mkutano inaweza kuingizwa kwenye jedwali (Mfano 1).

MFANO 1

Kuwaarifu washiriki wa mkutano

Mkutano huo utafanyika tarehe 06/24/2017 saa 11:00 asubuhi katika ofisi ya Mkurugenzi wa Manunuzi.

Mada: Hitimisho la mikataba na wasambazaji kwa nusu ya pili ya 2017.

Mipango ya kuketi kwa washiriki wa mkutano

Hakikisha umetayarisha chati ya kuketi kwa ajili ya mkutano ikiwa kutakuwa na:

Maafisa wakuu (miji, mikoa, wilaya, jamhuri, shirikisho);

Wamiliki wa mashirika ya kimataifa na wamiliki, nk;

Wawakilishi wa mashirika ya washirika.

Katibu, ikiwezekana, anapewa kiti kwenye meza tofauti karibu na meza ya mwenyekiti (Mfano 2).

Mfano 2

Chati ya kuketi

Kadi za majina

Juu ya meza kinyume na maeneo yanayofanana, ni muhimu kuweka kadi za majina na nafasi na (au) jina kamili. kila mshiriki. Chaguo rahisi zaidi ni karatasi iliyopigwa ndani ya "nyumba" (Mchoro 1)

Mchele. moja. Kadi ya jina la mshiriki wa mkutano

Beji

Katika hali mbaya sana, inahitajika kuandaa beji (sahani za matiti), ambazo zinapaswa kuonyesha:

JINA KAMILI. washiriki;

nafasi zao;

Jina la shirika ambalo kila mshiriki anawakilisha;

Mahali ambapo shirika lililobainishwa liko.

Beji inaweza pia kujumuisha:

Nembo ya shirika ambalo mshiriki anawakilisha;

Nembo (nembo) ya tukio (mikutano, mikutano, nk).

Unaweza kutumia beji na kamba au pini ya nguo. Zinauzwa katika maduka ya vifaa vya ofisi na vifaa vya ofisi.

Unaweza kuendeleza kuingiza kwa maandishi peke yako, kisha uchapishe kwenye printer, uikate na mkasi na uziweke kwenye beji (Mchoro 2).

Mchele. 2. Weka beji iliyoundwa na wewe mwenyewe

Ikiwa fedha za kutosha zimetengwa kwa ajili ya maandalizi, kadi za kuingiza zinaweza kuagizwa kutoka kwa shirika ambalo hutoa huduma za uchapishaji. Na kwa mikutano ya kawaida ya ndani, beji hazihitajiki hata kidogo.

MUDA WA MKUTANO

Aina tofauti za mikutano zina muda tofauti. Kwa mfano, mkutano wa asubuhi unaweza kuchukua takriban nusu saa, huku mkutano wa mataifa mbalimbali kuhusu suala mahususi ukachukua siku nzima.

Muda wa mkutano unapaswa kupangwa mapema. Ni lazima washiriki wote wajue saa za kuanza na kumalizika kwa tukio. Hii itakusaidia kufanya kazi haraka na kwa ufanisi ili usikae hadi kuchelewa.

mapumziko

Ikiwa muda wa mkutano unazidi saa ya angani (dakika 60), basi ni muhimu kuchukua mapumziko kila saa ya kitaaluma (dakika 45).

Katika hafla za muda mrefu, pause zinaweza kutolewa, wakati ambapo washiriki hutolewa vitafunio (sandwichi, matunda, pipi) na vinywaji (chai, kahawa, juisi, maji ya madini, nk).

Wakati kiwango cha mkutano ni cha chini, na kuna baridi, mashine ya kahawa na meza ya kutosha kwa wageni wa ofisi karibu na chumba cha mkutano, washiriki wa mkutano wataweza kujimwaga kahawa, chai au maji.

Chupa na maji na glasi zinaweza kuwekwa mapema kwenye meza ambazo washiriki wa mkutano wameketi - basi wataweza kuzima kiu yao si tu wakati wa mapumziko, lakini wakati wowote. Ni bora sio kuweka chakula kwenye meza. Itakuwa aibu ikiwa mmoja wa washiriki ataangusha sandwich kwenye karatasi za biashara au kumwaga kahawa.

Ni bora kuweka meza na vitafunio na vinywaji katika chumba tofauti. Hii kawaida hufanywa na katibu, lakini tu ikiwa hataweka dakika. Katibu asipoweza kutoka chumbani wakati wa mkutano, mshiriki mwingine aliyepewa mgawo wa kupumzika anapaswa kupanga mapumziko. Au, vinginevyo, katibu hutayarisha kila kitu kwa mapumziko ya kahawa kabla ya mkutano. Katika mikutano iliyopanuliwa, wasaidizi kawaida ni wa lazima.

Muda wa muda

Muda wa tukio unapaswa kudhibitiwa. Mwenyekiti wa mkutano anafuatilia kufuata sheria hii.

Unapopanga mkutano, hakikisha kwamba unazingatia wakati unaohitajiwa kwa kila msemaji kuzungumza na kujadili kila suala.

Angalia na mwenyekiti kwa ratiba ya kila hotuba.

Panga mapumziko ikiwa ni lazima.

Ongeza muda wote wa muda kwenye kikokotoo na uongeze kwenye kiasi kilichopokelewa

Muda ambao mkutano unaweza kuchukua unapaswa kuwasilishwa kwa mwenyekiti. Ikiwa anakubaliana na takwimu hii, kanuni zinapaswa kuletwa kwa tahadhari ya washiriki wote, ikiwa sio, watalazimika kufanya marekebisho na kutoa ripoti kwa mwenyekiti.

Baada ya makubaliano, ajenda yenye vikwazo vya muda hutumwa kwa washiriki wote wa mkutano (Mfano 3).

MFANO 3

Ajenda yenye vikwazo vya wakati

DAKIKA ZA MKUTANO: HATUA 5 ZA MSINGI

Itifaki hati zote za shughuli za mashirika ya kudumu ya ushirika (kamisheni, kamati, mabaraza, n.k.) na miili ya ushirika ya muda - mikutano mbalimbali, mikutano, semina na makongamano.

Kuna aina zifuatazo za itifaki:

. Itifaki fupi- hati ambayo jina kamili limewekwa. na nafasi za washiriki wa mkutano, mada yake, maswala kuu, muhtasari wa ripoti, maamuzi yaliyofanywa, orodha ya kazi kwa kila mtu anayewajibika. Itifaki kama hiyo, kama sheria, huwekwa kwenye mikutano ya kufanya kazi.

. Kamilisha Itifaki, pamoja na yote hapo juu, inajumuisha rekodi za kina za hotuba zote, maoni, marekebisho na nuances nyingine ya majadiliano. Hati hii hukuruhusu kurejesha picha ya kina ya mkutano.

Njia ya kuweka kumbukumbu huchaguliwa na mwenyekiti wa mkutano au mkuu wa biashara.

Maandishi ya hotuba na nyenzo zingine ambazo zimetayarishwa kwa mkutano zimeundwa kwa njia ya maombi. Lazima zirejelewe katika maandishi ya itifaki.

Katibu anawajibika kwa jinsi kwa usahihi na kikamilifu mwendo wa mkutano unarekodiwa. Wajibu huu hauwezi kupuuzwa, kwa kuwa itifaki ndiyo hati pekee inayoonyesha hotuba, majadiliano, maoni na maamuzi yote ambayo yanapaswa kutekelezwa. Wakati wa mkutano, washiriki wake hawawezi kusikia kitu, wanaweza kukosa muda wa kuandika. Hii itakuwa rahisi kurejesha kwa kurejelea itifaki.

Hatua ya 1: kuandaa mahali pa kazi

Ili kurahisisha kuchukua dakika, kabla ya mkutano kuanza:

. Chagua kiti chako kwenye ukumbi ambapo tukio litafanyika. Inapaswa kuonekana kwa washiriki wote usoni, hotuba za mwenyekiti, wasemaji na "maelezo kutoka kwa wasikilizaji" yanasikika kwa uwazi (tazama chati ya kuketi katika Mfano wa 2).

. Weka kwenye meza yako orodha ya washiriki wa mkutano wenye majina kamili. na nafasi, pamoja na chati ya kuketi. Kabla ya kuanza kwa mkutano, itakuwa muhimu kujifunza kwa uangalifu ni nani ameketi mahali, na kisha kutazama mchoro kama inahitajika.

. Hifadhi kwenye vifaa vya kuandikia. Chukua kalamu 2-3, penseli 2, vifutio 2 nawe.

. Angalia ikiwa vifaa vya ofisi na vifaa vingine vinafanya kazi: saa, kinasa sauti, kamera ya video (ikiwa inapatikana). Usisahau kamba ya umeme na betri za vipuri au vilimbikiza.

Kabla ya mkutano, fafanua mambo makuu ya ripoti zote.

Hatua ya 2: rekebisha maendeleo ya mkutano

Kwa kuongezea nyenzo zilizotayarishwa kwa mkutano (maandishi ya ripoti, hotuba, marejeleo, maamuzi ya rasimu, ajenda, orodha ya washiriki, nk), itifaki inaundwa kwa msingi wa kurekodi sauti, kurekodi video, nakala au rasimu ya maelezo yaliyoandikwa kwa mkono. ambazo huhifadhiwa wakati wa mkutano.

Jinsi ya kuweka maelezo ya rasimu?

1. Tayarisha laha za rasimu ya itifaki- idadi yao inategemea upeo wa ajenda. Katika karatasi ya kwanza, andika tarehe ya mkutano, mada yake, nambari ya itifaki, orodha ya washiriki, ajenda (Mfano 4).

MFANO 4

Rasimu ya kumbukumbu za mkutano. Nambari ya karatasi 1

Andika maswali ya majadiliano kwenye karatasi tofauti, ukiacha nafasi ya kutosha kwa maelezo:

Nambari ya karatasi 2: "Katika hali ya kazi juu ya hitimisho la mikataba kwa ajili ya usambazaji wa chuma zisizo na feri na feri." ripoti ya Prokhorov P.D.;

Nambari ya karatasi 3

Nambari ya karatasi 4: "Kwenye usambazaji wa vifaa vya usafirishaji." Ripoti ya Medvedev V.Yu.;

Nambari ya karatasi 5: ... (ikamilishwe wakati wa mkutano);

Nambari ya karatasi 6: "Katika hali ya makazi chini ya mikataba iliyohitimishwa na kutekelezwa kwa ununuzi wa malighafi na malighafi." Ripoti ya Fomina K.D.;

Nambari ya karatasi 7: ... (ikamilishwe wakati wa mkutano);

Nambari ya karatasi 8: "Katika hitimisho la makubaliano na Amethyst LLC juu ya usambazaji wa chuma na aloi kwa OAO ESPZ". Mapendekezo ya Telegin I.I.;

Nambari ya karatasi 9: … (ikamilishwe wakati wa mkutano).

2. Angalia kama washiriki wote wa mkutano wapo. Waondoe wale ambao hawapo katika itifaki ya rasimu na penseli - wanaweza kuwa marehemu. Jua sababu za kutohudhuria na kuchelewa baada ya mkutano.

Wakati wa kuwasili kwa wale ambao wamechelewa, rekebisha moja kwa moja kwenye maandishi ya itifaki kwenye mabano:

Katika kesi hii, itajulikana hasa ni nani kati ya waliohudhuria na ni nini hasa kilichokosa wakati wa mkutano.

3. Jaza kipengee "HEARD". Kwenye karatasi ya kwanza ya rasimu na kwenye karatasi zilizo na majina yanayolingana ya ripoti, andika mara kwa mara jina kamili. na nafasi za wazungumzaji, mada za hotuba na muhtasari wao. Unahitaji kurekebisha maelezo ya msingi tu: tarehe, takwimu, ukweli. Baadaye, angalia maelezo na maandishi yaliyotolewa ya hotuba (abstracts). Ikiwa utapata tofauti, ripoti kwa mwenyekiti wa mkutano.

4. Ingiza kipengee "SPECHEED"(kama ni lazima). Aya hii inajazwa wakati mwendo wa hotuba ya wazungumzaji unapokatizwa na maoni, maswali na pingamizi kutoka kwa washiriki wengine. katika itifaki kamili kila maoni kama hayo yanapaswa kurekodiwa mara moja, haswa ikiwa inaambatana na kifungu: "Tafadhali ingiza kwa dakika." Kwa mfano:

Ukweli ni kwamba taarifa yoyote inaweza kubadilisha mwendo wa mkutano, na baadaye inaweza kuwa muhimu kuonyesha wakati na kuhusiana na kile kilichotokea.

Katika itifaki fupi

Mkutano ni tukio la lazima ambalo wanachama wote wa shirika hushiriki, kwa mfano, mkutano wa kila mwaka wa wanahisa au mkutano mkuu wa wanachama wa ushirika. Utaratibu wa kufanya mkutano umewekwa na hati ya shirika husika, mwendo wa mkutano na maamuzi yaliyochukuliwa yameandikwa katika hati maalum - dakika za mkutano.

Tofauti na mkutano huo, mkutano huo unahudhuriwa na mduara fulani wa watu, kama sheria, ambao ni wawakilishi wa makampuni mbalimbali au idara za biashara. Mikutano kawaida huwa ya kawaida, hukutana madhubuti

muda uliogawanywa, mara nyingi mara moja kwa wiki, na inakusudiwa kujadili maswala ya sasa, ingawa kunaweza kuwa na mikutano isiyopangwa inayosababishwa na mahitaji ya uzalishaji. Dakika za mkutano hazihitajiki, lakini uamuzi hufanywa mwishoni mwa mkutano.

Mikutano ya biashara imegawanywa katika mazungumzo ya biashara na mazungumzo. Mazungumzo ya biashara yanafanyika kwa fomu ya bure, iliyoundwa ili kujadili masuala yoyote yaliyotokea na si lazima kuishia na uamuzi. Mazungumzo yanalenga kutatua masuala mazito ya shughuli za pamoja za biashara, kuweka mipaka ya maeneo ya shughuli, maendeleo ya sera ya bei, nk. Wanamaliza kwa kupitishwa kwa hati za mwisho au matamko ya mdomo.

Kwa sababu ya maelezo ya kazi zao, mfanyabiashara yeyote mara nyingi lazima ashiriki katika mikutano mbali mbali, mikutano na mikutano ya biashara, na pia kuandaa hafla hizi mwenyewe. Inahitajika kufuata utaratibu uliowekwa kwa shirika na mwenendo wao, kwa sababu mara nyingi mafanikio ya kazi zote za kibiashara hutegemea.

Wakati wa kuandaa mkutano, mkutano au mazungumzo, lazima:

1. Chagua na unda ajenda kwa uwazi. Kunaweza kuwa na masuala makuu mawili au matatu na matatu au manne madogo kwenye ajenda. Ikiwa kuna maswali machache kuu, basi mkutano utaendelea polepole na kuchukua muda mwingi kana kwamba kuna maswali ya kutosha, na kwa idadi kubwa ya maswali, majadiliano yatakuwa ya juu juu.

2. Kuamua muundo wa washiriki (kwa mkutano, mazungumzo). Isipokuwa ni mikutano ya uzalishaji, ambayo hufanyika mara kwa mara (kawaida mara moja kwa wiki) na muundo wa mara kwa mara wa washiriki.

3. Chagua siku na wakati wa tukio. Wakati wa mazungumzo, siku na wakati hukubaliwa mapema na washiriki wote.

4. Wajulishe washiriki kuhusu siku na saa ya tukio. Wakati wa kufanya mkutano, ni kuhitajika kufanya hivyo siku 5-7 mapema. Siku na wakati wa mkutano wa uzalishaji huarifiwa tu kwa watu walioalikwa ambao sio washiriki wa kudumu kwenye mkutano.

5. Weka muda unaotarajiwa wa tukio na uwaonye washiriki kuhusu hili. Uzoefu unaonyesha kuwa kutangaza wakati wa mwisho wa mkutano au mkutano hupunguza muda wake kwa 10-15%.

6. Andaa ripoti kuu au ujumbe na uamue washiriki wa lazima katika majadiliano. Ripoti lazima iwe maalum, ionyeshe kiini cha suala linalozingatiwa, hitimisho lazima lithibitishwe. Usemi na kutokuwa wazi kwa ripoti au ujumbe husababisha kutojali miongoni mwa wasikilizaji.

7. Chagua na uandae chumba. Uangalifu lazima uchukuliwe ili kuhakikisha kuwa chumba ni cha kutosha ili kuchukua washiriki wote. Kusiwe na uhaba wa viti. Wakati wa kuandaa mazungumzo kwenye meza mbele ya kila mshiriki, ni vyema kuweka kadi inayoonyesha jina la mwisho, jina la kwanza, patronymic na jina la kampuni anayowakilisha. Pia lazima iwe na karatasi na vifaa vya kuandika kwenye meza, unaweza kuweka vinywaji vya laini. Inachukuliwa kuwa tabia nzuri kutumikia chai au kahawa wakati wa mazungumzo na kiasi kidogo cha keki.

Unahitaji kuanza kazi kwa wakati unaofaa. Kuchelewesha kuanza kwa mkutano au mkutano kwa kawaida husababisha washiriki kukutana wakiwa wamechelewa wakati mwingine mkutano unafanyika. Ni kawaida kuzingatia wakati wa kuanza kwa mazungumzo na pande zote; kuchelewa kwa mazungumzo kunazingatiwa kama kutoheshimu sana washirika na kunaweza kusababisha matokeo yasiyofaa.

Hali wakati wa mkutano (mkutano) au mkutano wa biashara inapaswa kuwa ya kirafiki. Mashambulizi ya kibinafsi kuhusiana na washiriki, mashindano hayakubaliki.

Mwenyekiti anachaguliwa kuendesha mkutano. Majukumu makuu ya mwenyekiti ni:

kufuata sheria;

tangaza jina na nafasi ya mzungumzaji, jina la shirika ambalo yeye ni mwakilishi.

Mwenyekiti wa mkutano lazima akidhi mahitaji fulani, ambayo kuu ni: uwezo, kutopendelea, uwezo wa kujieleza wazi na wazi, na uvumilivu kwa maoni ya watu wengine. Mwenyekiti hana haki ya kueleza upendeleo wake kwa maoni moja au nyingine au mshiriki katika mkutano, na pia kulazimisha maoni yake. Anapaswa kusema mapendekezo yake baada ya yote.

Hatua muhimu katika mkutano au mkutano wowote ni kupitishwa kwa uamuzi. Katika nyakati kama hizi, mkutano mara nyingi huwa hauna msaada, kana kwamba unapoteza nguvu. Hii hutokea kwa sababu washiriki hawawezi kutambua kwamba ni wakati wa kufanya uamuzi, au kusita, kutothubutu kufanya uchaguzi. Katika hali hiyo, ni bora kuchagua pendekezo moja na kuendelea kuzingatia. Ni muhimu usikose wakati ambapo mjadala unapaswa kufungwa - hapa uzoefu na ujuzi wa mwenyekiti unahitajika. Njia nzuri ni kupiga kura katikati mwa muhula. Ni muhtasari wa hatua inayofuata ya mjadala. Mtu haipaswi, hata hivyo, kuwa na haraka sana na kura ya mwisho, tangu inawezekana kufanya uamuzi ambao umekataliwa na wachache. Katika hali hii, wanachama wa wachache wanaweza kuchukua hatua kuthibitisha makosa ya wengi, ambayo inaweza kusababisha kuanza kwa majadiliano na kupoteza matokeo ambayo tayari yamepatikana.

Aina maalum ya mkutano ni ile inayoitwa "kutafakari". Mkutano huo unafanyika wakati ni muhimu kutatua tatizo ngumu, kutafuta njia ya hali ya kuchanganya, na kufanya uamuzi wa kuwajibika.

Kufanya mkutano huo, kwanza kabisa, ni muhimu kuunda wazi kazi - moja tu, ngumu zaidi au muhimu zaidi. Inastahili kuwa si zaidi ya watu 7-12 kushiriki katika majadiliano. Inashauriwa kupanga viti kwenye mduara ili hakuna "nyumba ya sanaa" na "presidium". Ni muhimu kuamua kwa ukali wakati wa majadiliano. Ukosefu wa muda husababisha mkazo unaochochea shughuli za ubongo. Wakati mzuri wa mkutano kama huo ni kama dakika 30. Hakuna mtu anayepaswa kukosoa mapendekezo yaliyopendekezwa. Watu wengi hawawezi kufanya kazi kwa ubunifu chini ya hali ya hatari ya kiadili, ikiwa mtu atashushwa, wengine watafikiria tu jinsi ya kutoonekana kuwa mjinga kuliko kila mtu mwingine. Mwanzoni mwa majadiliano, kama sheria, banal, mawazo tupu yanawekwa mbele. Marufuku ya ukosoaji hufanya iwe rahisi kuweka maoni yoyote, kati ya ambayo kunaweza kuwa na muhimu sana. Inashauriwa kuchagua mawazo bora, na si kutupa yale mabaya zaidi, yale yaliyoonekana kuwa hayafai sasa yanaweza kuja kwa manufaa baadaye. Hakuna haja ya kuanzisha uandishi wa mawazo - mawazo bora daima ni bidhaa ya ubunifu wa pamoja.

Wakati njia ya kutoka kwa hali ngumu inaonekana kupatikana, inashauriwa kugawanya katika vikundi viwili - "wafuasi" na "wapinzani" na kujaribu kutafuta udhaifu katika suluhisho lililotengenezwa. Uamuzi wa mwisho lazima uwe wazi na kurekodiwa.