กฎการติดต่อทางธุรกิจทางอีเมล กฎสำหรับการโต้ตอบทางธุรกิจทางอีเมล

จดหมายของผู้มีสติปัญญาสะท้อนถึงอุปนิสัยของผู้ที่ถูกกล่าวถึง

[ลิชเทนเบิร์ก จอร์จ คริสตอฟ]

เขียนจดหมายที่คุณต้องการรับ

[คำพังเพยโบราณ]

การเขียนเป็นข้อโต้แย้งที่ทรงพลังในโลกธุรกิจ

[เบคเทเรวา วิคตอเรีย]

1. เหตุใดจึงมีมาตรฐานองค์กรที่สม่ำเสมอในการติดต่อทางธุรกิจ?

อีเมลเป็นคุณลักษณะบังคับของการสื่อสารทางธุรกิจสำหรับบริษัทใดๆ แทบไม่มีบริษัทใดที่ไม่ใช้อีเมล แต่ให้ถามตัวเองดังนี้

• คุณเคยรู้สึกเหมือนกำลังส่งอีเมลไปที่หลุมดำเมื่อคุณส่งอีเมลถึงเพื่อนร่วมงานและคุณอาจไม่ได้รับการตอบกลับหรือไม่?
• เมื่อพนักงานโทรหากันขออ่านอีเมลด่วนแล้วเป็นแบบนี้ทั้งวัน
• เมื่อคุณไม่เข้าใจจริงๆ ว่าพวกเขาต้องการอะไรจากคุณในอีเมล
• เมื่อปัญหาซับซ้อนและยากเมื่อคุยทางอีเมลจะจมอยู่ในทะเลของข้อมูลรายละเอียดและปัญหาไม่ได้รับการแก้ไข

หากคำถามเหล่านี้เกี่ยวข้องกับคุณ คุณสามารถประหยัดเวลาได้มากทุกวันโดยแนะนำกฎที่เหมือนกันสำหรับการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ ในบทความนี้ เราจะพูดถึงมารยาทในการโต้ตอบทางธุรกิจ

2. กฎหลักเจ็ดประการของจรรยาบรรณในการโต้ตอบทางธุรกิจ

เราแยกกฎของการติดต่อทางธุรกิจอย่างมีเงื่อนไข ว่าด้วยจรรยาบรรณและ กฎการสื่อสารและการแลกเปลี่ยนข้อมูล

กฎการสื่อสารถูกควบคุมโดยกฎสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลภายในกระบวนการทางธุรกิจและโครงการ เราจะอุทิศบทความแยกต่างหากให้กับพวกเขา กฎของจริยธรรมก่อให้เกิดรูปแบบของความสัมพันธ์ภายในของพนักงานบริษัทและมีอิทธิพลต่อการสร้างภาพลักษณ์ของบริษัทของคุณในหมู่หุ้นส่วนอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ตัวอย่างเช่น ฉันเพิ่งได้รับจดหมายจากคู่ค้ารายหนึ่งของเราที่ขึ้นต้นด้วยคำว่า "สวัสดีตอนบ่าย Bekhterev" คุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับความร่วมมือของเรา

เพื่อไม่ให้ "เสียหน้า" ของบริษัทในขณะที่ดำเนินการโต้ตอบทางธุรกิจ จำเป็นต้องปฏิบัติตาม "กฎทอง" ของจริยธรรมในการติดต่อทางธุรกิจ:

1. เรามักจะเริ่มจดหมายด้วยการอุทธรณ์
2. หัวเรื่องของอีเมลต้องเป็น
3. ตรวจสอบการสะกด เครื่องหมายวรรคตอน และคำพูดผิดพลาดก่อนส่ง
4. จดหมายต้องมีโครงสร้าง (ไม่มีน้ำ!)
5. จดหมายต้องมีถ้อยคำที่ถูกต้อง
6. ถ้าเราส่งไฟล์แนบเป็นจดหมายแล้วเราจะเขียนว่าไฟล์แนบแน่นอน (การย้ายครั้งนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงสถานการณ์เมื่อคุณส่งจดหมายและไฟล์ไม่ได้แนบมา ผู้รับอ่านจดหมายแล้วไม่พบไฟล์แนบ เอกสารสามารถตอบกลับและเขียนถึงคุณได้อย่างรวดเร็วว่าเอกสารแนบที่คุณระบุในจดหมายหายไป)
7. เราไม่เคยลบข้อความ จุดที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่ง ประวัติข้อความไม่ควรถูกลบ เนื่องจากจดหมายคือเอกสาร หากจำเป็น คุณควรสร้างประวัติศาสตร์การติดต่อได้เสมอ ตัวอย่างเช่น Radislav Gandapas ได้รวมคำขอที่จะไม่ลบประวัติการติดต่อในลายเซ็นของเขา

3. ประเภทของตัวอักษร

มีการจำแนกประเภทต่าง ๆ มากมาย เราเสนอให้แยกตัวอักษรตามโครงสร้างการออกแบบ:

1. จดหมายติดต่อ (จดหมายปฏิเสธ หนังสือเรียกร้อง หนังสือรับรอง หนังสือแสดงเหตุผล ฯลฯ)
2. หนังสือสัญญา

จดหมาย-สื่อสาร

ในจดหมายประเภทนี้ เรารวมจดหมายทุกประเภทที่พนักงานใช้ในกิจกรรมทางวิชาชีพของเขา

โครงสร้างตัวอักษร

จดหมายไม่ควรจัดรูปแบบเป็นข้อความเดียว ควรมีโครงสร้างที่ชัดเจนและมีรูปแบบที่ดีเพื่อไม่ให้ผู้รับมองข้ามข้อมูลสำคัญ โครงสร้างของตัวอักษรประกอบด้วยองค์ประกอบที่ชัดเจน:

หัวเรื่องจดหมาย

หัวเรื่องของจดหมายควรมีการดำเนินการเฉพาะที่คุณคาดหวังจากผู้ตอบ: "เจรจาสัญญา", "เสนอประเด็นเพื่อพิจารณา", "ส่งรายงาน" ฯลฯ

หากคุณกำลังส่งเอกสาร หัวเรื่องควรมีข้อความที่ชัดเจนของเอกสารที่อยู่ในเอกสารแนบจดหมาย

เหตุใดการเขียนหัวเรื่องที่ถูกต้องจึงสำคัญ

ตามหัวเรื่องของจดหมาย เป็นเรื่องง่ายมากที่จะหาจดหมายที่จำเป็นในกระแสข้อมูลประจำวัน จดหมายจะไม่สูญหาย

หมายเหตุ: หากคุณส่งจดหมายภายในบริษัท รูปแบบของจดหมายจะถูกจัดรูปแบบตามมาตรฐานที่กำหนด หากคุณส่งจดหมายไปนอกบริษัท ขอแนะนำให้จัดรูปแบบหัวเรื่องตามเทมเพลต: ชื่อบริษัท: วัตถุประสงค์ของจดหมาย

ยิ่งเนื้อหาในตัวอักษรมีความสร้างสรรค์มากเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น! ทักษะสำคัญประการหนึ่งในการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจที่คุณควรพัฒนาให้กับพนักงานคือความสามารถในการถ่ายทอดความคิดของคุณอย่างชัดเจนและรัดกุม

ป.ล. หากเราเขียนจดหมายถึงข้อเท็จจริงจากจดหมายของคู่สนทนานั้นจะต้องยกมาโดยคั่นด้วยสีหรือแบบอักษร

ลายเซ็นองค์กร

เทมเพลตการออกแบบลายเซ็นขององค์กรต้องเหมือนกันสำหรับพนักงานทุกคนในบริษัท

ลายเซ็นควรมีรายละเอียดที่สำคัญทั้งหมดของผู้รับ เพื่อให้หากจำเป็น ผู้รับจดหมายสามารถติดต่อคุณได้อย่างง่ายดาย

ขอแสดงความนับถือ,

ชื่อเต็ม ตำแหน่ง

ป.ล. หากเราต้องการความสัมพันธ์อันอบอุ่นกับคู่ค้า / ลูกค้า การออกลายเซ็นส่วนตัวก็คุ้มค่า บุคคลใดก็ตามยินดีที่จะรับจดหมายที่มีทัศนคติส่วนตัว แม้จะเป็นการโต้ตอบทางจดหมายอย่างเป็นทางการ

ลายเซ็นส่วนตัวหมายถึงเนื้อความของจดหมายเสมอ ตัวอย่าง: ขอให้มีความสุขมาก ๆ / ขอบคุณ / ดีใจที่ได้คุยกับคุณวันนี้ / ขอบคุณที่สละเวลาสำหรับปัญหาสำคัญเช่นนี้ / คำทักทายกับครอบครัวและลูก ๆ ฯลฯ

ถึง/สำเนาถึง

เรากรอกข้อมูลในฟิลด์ "ถึง" และ "สำเนาถึง" เพื่อไม่ให้ส่งจดหมายโดยไม่ได้ตั้งใจเมื่อยังไม่พร้อม

อะไรคือความแตกต่างระหว่างฟิลด์ "ถึง" และ "สำเนาถึง"

ในช่อง "ถึง" เราใส่ที่อยู่ของบุคคลที่เราต้องการดำเนินการบางอย่าง

ในช่อง "คัดลอก" เราใส่ที่อยู่ของบุคคลที่จะได้รับประโยชน์จากการอ่านเนื้อหาของจดหมาย

ป.ล. ประสบการณ์ของเราได้พิสูจน์แล้วว่าช่อง "คัดลอก" มีประโยชน์มาก หากเรากำลังเจรจากับพนักงานธรรมดาพูดคุยประเด็นสำคัญ แต่เราไม่ได้รับคำตอบเกี่ยวกับคุณธรรมและตรงเวลา ก็ควรที่จะใส่จดหมายจากผู้อำนวยการหรือผู้จัดการที่สูงกว่าลงในสำเนาทันทีที่การติดต่อเริ่มต้นขึ้น อย่างสร้างสรรค์

น่าเสียดายที่ในหลายบริษัท ระดับของวัฒนธรรมองค์กรไม่อยู่ในระดับที่เหมาะสม อันเป็นผลมาจากสถานการณ์ที่จำเป็นต้องควบคุมทีมผู้บริหารอย่างเข้มงวดเพื่อให้พนักงานทำงานได้ดี

นอกจากนี้ใน Outlook ยังมีฟังก์ชันเช่น "สำเนาลับ" ซึ่งเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้คุณสามารถแจ้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับจดหมาย แต่ในขณะเดียวกันก็ไม่ทำให้ผู้รับลำบากใจว่าจดหมายไม่ได้ส่งถึงเขาคนเดียว!

หนังสือสัญญา

จดหมายประเภทสำคัญที่ช่วยให้สรุปผลการประชุม จัดทำข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษร ระบุเวลาที่ต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้นและชี้แจงว่า ทั้งสองฝ่ายเข้าใจสิ่งที่ต้องดำเนินการอย่างถูกต้องหรือไม่

การเขียนจดหมายดังกล่าวหลังการประชุม การเจรจา และการประชุมจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง เพื่อให้มีข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรและมีวิสัยทัศน์ร่วมกันในการนำไปปฏิบัติ

โครงสร้างตัวอักษร:

1. กล่าวทักทาย อุทธรณ์ และขอบคุณผู้เข้าร่วมการอภิปราย
2. การทำซ้ำวัตถุประสงค์ของการประชุมที่มีการจัดทำข้อตกลง
3. รายชื่อประเด็นทั้งหมดที่อภิปรายร่วมกับการตัดสินใจเกี่ยวกับประเด็นดังกล่าวและการแต่งตั้งบุคคลที่รับผิดชอบในการดำเนินการ
4. แก้ไขความคิดที่ไม่ต้องการการดำเนินการอย่างเร่งด่วนสำหรับประวัติศาสตร์
5. คำถามถึงผู้รับ: ทุกอย่างถูกนำมาพิจารณาหรือไม่? มีความคิดเห็นหรือเพิ่มเติมหรือไม่?

ตัวอย่างเช่น:

การออกแบบตัวอักษร

แบบอักษร

แบบอักษรของจดหมายควรเป็นหนึ่งเดียว สามารถเน้นจุดสำคัญและหัวเรื่องเป็นตัวเอียงในข้อความได้ แต่จำเป็นต้องยึดรูปแบบการออกแบบเดียว

ป.ล. คุณควรจำไว้เสมอว่าคำที่เขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่จะถูกมองว่าเป็นน้ำเสียงที่เพิ่มขึ้น ควรหลีกเลี่ยง

ย่อหน้า

ขอแนะนำให้จัดเรียงความคิดแต่ละส่วนแยกกันในย่อหน้าแยกต่างหากเพื่อให้เข้าใจข้อความได้ง่ายขึ้น

เยื้อง

ย่อหน้าไม่ควรรวมเข้าด้วยกัน เพื่อให้จดหมายอ่านง่ายขึ้น การเยื้องควรอยู่หลังคำทักทาย ก่อนแต่ละย่อหน้าและก่อนลายเซ็น:

เพื่อให้ตัวอักษรดูน่าสนใจยิ่งขึ้น ควรจัดรูปแบบลิงก์ในเนื้อหาของจดหมายเป็นไฮเปอร์ลิงก์:

สไตล์การเขียน

เราขอเชิญคุณเข้าร่วมชั้นเรียนปริญญาโทโดย Sergei Bekhterev

รับเวลาว่างอย่างน้อย 1 ชั่วโมงทุกวันกับการฝึกอบรมนี้!

ในชั้นเรียนต้นแบบ คุณจะได้เรียนรู้:
✓ วิธีจัดการงานเพื่อให้งานทั้งหมดเสร็จ 100% และตรงเวลา
✓ วิธีการเตรียมและดำเนินการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ
✓ วิธีการจัดระเบียบผลงานของพนักงานในสำนักงานเดียว

ไม่สามารถจินตนาการถึงการสื่อสารทางธุรกิจได้หากไม่มีการติดต่อกัน เนื่องจากการประชุมส่วนตัวเพื่อแก้ไขปัญหาเรื่องความร่วมมือไม่สามารถทำได้เสมอไป ปัญหาการติดต่อทางธุรกิจที่เร่งด่วนที่สุด

ไม่สามารถจินตนาการถึงการสื่อสารทางธุรกิจได้หากไม่มีการติดต่อกัน เนื่องจากการประชุมส่วนตัวเพื่อแก้ไขปัญหาเรื่องความร่วมมือไม่สามารถทำได้เสมอไป ปัญหาเร่งด่วนส่วนใหญ่ของการติดต่อทางธุรกิจสามารถแก้ไขได้ในระยะเวลาอันสั้น แต่การไม่ปฏิบัติตามกฎของมารยาทหรือการสร้างจดหมายอย่างไร้เหตุผลอาจเป็นอันตรายต่อหุ้นส่วนหรือทำให้ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าแปลกแยก ในการเจรจาอย่างเป็นทางการ มีกฎบางอย่างอยู่ที่นี่: รูปแบบของจดหมายและรูปแบบการสื่อสาร

กฎทั่วไปในการทำจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ

การสื่อสารทางธุรกิจทางอีเมลเป็นส่วนสำคัญในชีวิตของคนสมัยใหม่ เราเขียนจดหมายถึงเพื่อนร่วมงานในที่ทำงาน ผู้บริหาร ลูกค้า คู่ค้าทางธุรกิจ คนที่รู้จักเรา และคนที่ยังไม่รู้จักเรา จริยธรรมทางธุรกิจในการติดต่อทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์จำเป็นสำหรับธุรกิจที่ประสบความสำเร็จมากแค่ไหน?

จดหมายแต่ละฉบับคือบัตรโทรศัพท์ของเราและสะท้อนให้เห็นถึงสถานะทางธุรกิจของเรา และหากเป็นสิ่งสำคัญสำหรับเราที่นามบัตรใบนี้ดูดี และตำแหน่งทางธุรกิจมีส่วนทำให้เกิดความสะดวกสบายและประสิทธิผลของการสื่อสาร การรู้กฎพื้นฐานของมารยาทที่ดีและปฏิบัติตามในการติดต่อสื่อสารในแต่ละวันเป็นเงื่อนไขที่สำคัญที่สุดสำหรับความสำเร็จ

สำหรับการติดต่อทางธุรกิจทางอิเล็กทรอนิกส์ กฎและข้อบังคับเดียวกันกับที่ชุมชนธุรกิจดำเนินการในรูปแบบอื่น ๆ ของการปฏิสัมพันธ์ทางธุรกิจ: ในการสื่อสารทางโทรศัพท์ การเจรจาต่อรอง ฯลฯ ในความเห็นของฉัน จริยธรรมของการติดต่อทางอีเมลธุรกิจมีพื้นฐานอยู่บนหลักการที่ไม่สั่นคลอนหลายประการ:

1. ความเคารพซึ่งกันและกันของฝ่ายตรงข้ามสำหรับบุคลิกภาพและตำแหน่งทางธุรกิจของกันและกัน
2. ให้ความสนใจกับผลประโยชน์ทางธุรกิจของฝ่ายตรงข้าม
3. เข้าใจถึงความสำคัญของปัญหาความเป็นส่วนตัว
4. ความตรงต่อเวลาในการแลกเปลี่ยนข้อมูล

พิจารณาเครื่องมือที่ใช้งานได้จริงเพื่อนำหลักการเหล่านี้ไปปฏิบัติ

1. ฟิลด์ที่ออกแบบอย่างมีความสามารถและชัดเจน "เรื่อง" / "เรื่อง"

การระบุหัวข้อจะช่วยประหยัดเวลาของผู้รับ ทำให้เขาประเมินเนื้อหาของจดหมายที่ได้รับทันที และตัดสินใจเกี่ยวกับลำดับความสำคัญได้อย่างรวดเร็วเมื่ออ่าน

2. คำทักทายและที่อยู่ส่วนตัวถึงผู้รับ/ที่อยู่

สร้างความไว้วางใจและให้ความสำคัญกับจดหมายเป็นส่วนตัว การเพิกเฉยต่อชื่อผู้รับถือว่าไม่ถูกต้อง

3. การระบุที่อยู่ความถูกต้อง

การกรอกข้อมูลในช่อง "ถึง", "สำเนา", "สำเนาลับ" ให้ถูกต้องเป็นเครื่องมือที่สำคัญที่สุดสำหรับประสิทธิภาพและจริยธรรมในการสื่อสาร เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการทำงานกับสาขาเหล่านี้ คุณจำเป็นต้องทราบจุดประสงค์ ซึ่งเป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจสมัยใหม่:

• หากชื่อของคุณอยู่ในช่องที่อยู่ตรง ("ถึง") หมายความว่าผู้ส่งจดหมายกำลังรอคำตอบสำหรับคำถามจากคุณ
• หากมีผู้รับหลายคนอยู่ในช่องนี้ แสดงว่าผู้ส่งจดหมายกำลังรอการตอบกลับจากแต่ละผู้รับหรือจากผู้รับรายใดรายหนึ่ง
• หากชื่อของคุณอยู่ในช่อง "CC" แสดงว่าผู้ส่งต้องการให้คุณรับทราบถึงปัญหา ในขณะที่เขาไม่ได้คาดหวังการตอบกลับจากคุณ คุณไม่ควรป้อนหัวข้อการติดต่อหากชื่อของคุณอยู่ในฟิลด์ "คัดลอก" หากคุณยังคงตัดสินใจที่จะติดต่อสื่อสารกัน สัญญาณของรูปแบบที่ดีคือการเริ่มเขียนหนึ่งในวลีเหล่านี้: “ขอร่วมอภิปรายในประเด็นนี้…”, “ขออภัยที่รบกวน…”, “ขอแสดงความเห็น...”

ความสนใจเป็นพิเศษในด้านจริยธรรมเป็นของฟิลด์ "สำเนาลับ" นี่เป็นเครื่องมืออีเมลที่ "เสี่ยง" ที่สุดจากมุมมองของจริยธรรมทางธุรกิจ ฟิลด์นี้มักจะถูกมองว่าเป็นเครื่องมือในการควบคุมและข้อมูลลับ ผู้รับที่อยู่ในสำเนาลับจะไม่ปรากฏแก่ผู้รับรายอื่น บริษัทที่มีความอ่อนไหวด้านจริยธรรมบางแห่งห้ามมิให้ใช้เครื่องมือนี้ในการสื่อสารองค์กร ข้อยกเว้นคือการส่งจดหมายจำนวนมาก (เช่น คำเชิญ) จะถูกส่งไปยังผู้รับจำนวนมาก ในขณะที่ทุกคนไม่ควรมองเห็นที่อยู่อีเมล

มีหลายบริษัทที่ฟิลด์ "สำเนาลับ" ได้รับการปฏิบัติอย่างใจเย็นมากขึ้นโดยปฏิบัติตามกฎสากลต่อไปนี้:

• ในช่อง "สำเนาลับ" จะวางผู้รับ (ที่อยู่ที่ซ่อนอยู่) ซึ่งควรทราบถึงการติดต่อ แต่การรับรู้ไม่ควรชัดเจนต่อผู้รับโดยตรง
• การส่งจดหมายพร้อมช่อง "สำเนาลับ" ที่กรอกแล้วหมายถึงข้อตกลงเบื้องต้นหรือการรับรู้ที่ตามมาของผู้เขียนจดหมายและผู้รับที่ซ่อนอยู่เกี่ยวกับเหตุผลและวัตถุประสงค์ของรูปแบบการรับรู้ดังกล่าว
• ผู้รับที่ซ่อนอยู่ไม่ควรป้อนเรื่องการติดต่อจากฟิลด์ "สำเนาลับ"

4. การตอบสนองรวดเร็ว

เวลาตอบกลับจดหมายเป็นหนึ่งในตัวบ่งชี้ตำแหน่งของคุณที่เกี่ยวข้องกับผลประโยชน์ทางธุรกิจของคู่ค้าและลูกค้า บริษัทมีมาตรฐานที่แตกต่างกันสำหรับเรื่องนี้ เวลาตอบกลับ/ตอบกลับจดหมายที่ยอมรับได้คือภายในสองถึงสามชั่วโมง หากหลังจากได้รับจดหมายและอ่านแล้ว คุณเข้าใจว่าคุณไม่สามารถให้คำตอบได้ภายใน 24 ชั่วโมง กฎของรูปแบบที่ดีคือการส่งข้อมูลของผู้รับที่คุณได้รับจดหมายของเขาและตอบ: "ได้รับจดหมาย ฉันจะตอบวันนี้ในระหว่างวัน”หรือ "ได้รับจดหมาย จำเป็นต้องมีข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อตอบ ฉันจะพยายามไม่ตอบในภายหลัง ... "

เราเสนอ

5. การทำงานกับข้อมูลที่ถูกต้อง (ปริมาณ ภาษา โครงสร้าง รูปแบบ)

ลักษณะและลักษณะเฉพาะของการนำเสนอข้อมูลในข้อความของจดหมายเป็นเครื่องมือและตัวบ่งชี้ความสามารถและความปรารถนาของคุณที่จะสอดคล้องอย่างถูกต้องและเคารพมากที่สุดเกี่ยวกับผู้รับของคุณ:

• ระดับเสียงของตัวอักษรซึ่งพอดีกับ "บนหน้าจอเดียว" สูงสุด - ในระดับเสียงของข้อความในรูปแบบ A-4 หนึ่งแผ่นนั้นสะดวกสบายที่สุดเมื่ออ่าน
• ปริมาณของไฟล์แนบที่ส่งไม่ควรเกิน 3 MB (ไฟล์ขนาดใหญ่อาจสร้างปัญหา เนื่องจากไฟล์จะไม่ผ่านเซิร์ฟเวอร์เมลของผู้รับ)
• มันจะดีกว่าที่จะ "แพ็ค" ไฟล์ที่จะส่งในการเข้ารหัสสากล: Zip หรือ rar (ส่วนขยายอื่น ๆ อาจถูกบล็อกหรือตัดออกระหว่างการถ่ายโอนและสร้างปัญหาให้กับผู้รับ);
• เมื่อตอบกลับจดหมายของผู้รับข้อความของคำตอบควรวางไว้ที่ด้านบน (ที่จุดเริ่มต้น) ของจดหมายและไม่ควรอยู่ด้านล่าง (ซึ่งจะช่วยให้ผู้รับไม่ต้อง "เลื่อน" ข้อความก่อนหน้าของการติดต่อใน ค้นหาคำตอบที่คุณเขียน);
• คุณไม่ควรเริ่มตอบกลับจดหมายของผู้รับเป็นจดหมายใหม่ (โดยไม่บันทึกประวัติการติดต่อ) คำตอบดังกล่าวจะบังคับให้ผู้รับต้องใช้เวลาในการค้นหาข้อความต้นฉบับ
• จำเป็นต้องเขียนในภาษาที่ผู้รับเข้าใจได้มากที่สุด ในแต่ละกรณี ประเด็นของความเหมาะสมของการใช้คำศัพท์เฉพาะในองค์กร คำสแลง คำย่อ และ anglicisms (ยืมจากภาษาอังกฤษในภาษาอื่นใด) จะได้รับการพิจารณา

หากการใช้คำสแลงและคำย่อเพิ่มความเร็วและประสิทธิภาพของการติดต่อ การใช้คำสแลงก็เป็นที่ยอมรับและมีจริยธรรม ดังนั้นการติดต่อภายในบริษัทจึงมักเต็มไปด้วยคำแสลง: ผู้เข้าร่วมทุกคนในการติดต่อทางจดหมายนั้นคุ้นเคยและเข้าใจได้ง่ายและช่วยประหยัดเวลา แต่ในการติดต่อกับคู่ค้าทางธุรกิจภายนอก / ลูกค้า - เป็นเรื่องที่ต้องใช้ความระมัดระวัง

บางครั้งคำศัพท์ก็ขาดไม่ได้ ตัวอย่างเช่น บริษัทจัดหาผลิตภัณฑ์ / บริการให้กับลูกค้าเช่นการโฆษณาออนไลน์และแนวคิดเช่น "แบนเนอร์ตามบริบทของสื่อ", "คำหลัก", "คำหลักเชิงลบ", "ctr" ไม่สามารถแทนที่ด้วยสิ่งใดได้ ในบริบททางธุรกิจและสอนให้ลูกค้าดำเนินการกับพวกเขา ในกรณีนี้ ทั้งสองฝ่ายต้องอดทนและเต็มใจที่จะอธิบายและเรียนรู้เป็นสิ่งสำคัญ

อย่างไรก็ตาม มีบางกรณีที่การใช้ตัวย่อและข้อกำหนดสามารถและควรหลีกเลี่ยง

ตัวอย่าง:

เพื่อนของฉันใช้เวลา 2 วันเพื่อค้นหาคำตอบสำหรับคำถาม: อะไรคือ ASAP เธอกำลังเตรียมเอกสารสำหรับสำนักพิมพ์และในจดหมายฉบับสุดท้ายที่เธอเขียนถึงเธอ: “ Masha กรุณาส่งเอกสารทั้งหมดของคุณโดยเร็ว". Masha ตัดสินใจว่านี่คือการกำหนดรูปแบบที่เธอไม่รู้จักซึ่งจำเป็นต้อง "แปล" ข้อความ เวลาที่ Masha ใช้ในการ "ถอดรหัส" และตอบสนองคำขอของผู้จัดพิมพ์ใช้เวลา 2 วัน จินตนาการถึงความรำคาญของ Machine เมื่อ 2 วันต่อมา เธอพบว่าเบื้องหลัง "เร็วที่สุด" ลึกลับคือคำย่อที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในสภาพแวดล้อมที่พูดภาษาอังกฤษ " โดยเร็วที่สุด» – « ให้เร็วที่สุด».

คำแนะนำ:ห้ามใช้ anglicisms ข้อกำหนดพิเศษ และตัวย่อภายในบริษัทในทางที่ผิดในการติดต่อกับลูกค้าภายนอกและคู่ค้า

6. ความพร้อมของลายเซ็นและข้อมูลการติดต่อ

นี่เป็นคุณลักษณะที่จำเป็นซึ่งควรลงท้ายจดหมายแต่ละฉบับของคุณ ต้องวางสิ่งต่อไปนี้ในบล็อกลายเซ็น:

1. ชื่อและนามสกุลของคุณ

สิ่งนี้ทำให้จดหมายโต้ตอบเป็นแบบส่วนตัว ซึ่งส่งผลต่อประสิทธิภาพและความสะดวกสบายทางจิตวิทยาของการสื่อสาร ไม่ควรใช้ตัวย่อในลายเซ็น แทน T.L. Vorotyntsev ในลายเซ็นของฉันฉันจะเขียน Tamara Leonidovna Vorotyntseva (หรือ Tamara Vorotyntseva) เพื่อให้ผู้รับเข้าใจวิธีติดต่อฉันในจดหมายตอบกลับ

1. บ่งชี้ตำแหน่งของคุณ

การทำเช่นนี้จะทำให้ผู้รับเข้าใจข้อจำกัดของอำนาจหน้าที่และความสามารถทางวิชาชีพในการแก้ไขปัญหา

1. รายละเอียดการติดต่อ (โทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล ชื่อและที่อยู่ของบริษัท เว็บไซต์ของบริษัท)

สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้รับมีความเป็นไปได้ในการสื่อสารด้านการปฏิบัติงานเพิ่มเติมหากจำเป็น

โดยสรุปทั้งหมดข้างต้นและมีประสบการณ์หลายปีในการสังเกตการติดต่อสื่อสารในบริษัทต่างๆ ในเวลาเดียวกัน ข้าพเจ้าพูดได้อย่างมั่นใจว่า หลักจริยธรรมในชุมชนธุรกิจสมัยใหม่ไม่เพียงแต่มีคุณลักษณะเพียงเล็กน้อยเท่านั้น มารยาทที่ดีเป็นเครื่องมือที่นำไปใช้ได้จริงที่ช่วยให้การสื่อสารทางธุรกิจถูกต้อง มีประสิทธิภาพ สะดวกสบาย และในที่สุดก็มีประสิทธิผล

ให้ความสนใจกับการฝึกอบรมซึ่งดำเนินการโดย Tamara Vorotyntseva

บทความ

อีเมลคืออะไร ในโลกธุรกิจปัจจุบัน นี่คือ:

• ใบหน้าของคุณ. ด้วยความช่วยเหลือของอีเมลที่คุณสามารถสร้างภาพลักษณ์ที่ดีในสายตาของคู่สัญญาหรือทำให้เสียความประทับใจแรกพบ
• เครื่องมือในการทำงานของคุณ การสื่อสารกับโลกภายนอกมากมายเกิดขึ้นทางอีเมล ดังนั้นการมีเครื่องมือนี้เป็นอย่างดี คุณสามารถทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นมาก
• ฟุ้งซ่านที่มีประสิทธิภาพ โลกภายนอกกำลังพยายามดึงคุณ เบี่ยงเบนความสนใจ และทำให้คุณหลงทางผ่านอีเมล

จากตำแหน่งเหล่านี้และดูการทำงานด้วยอีเมล มาเริ่มกันง่ายๆ

การออกแบบตัวอักษร

ฉันใช้โปรแกรมรับส่งเมล Mozilla Thunderbird ดังนั้นฉันจะใช้ตัวอย่าง มาสร้างจดหมายใหม่และไปจากบนลงล่างผ่านรายการฟิลด์กัน

ถึงผู้ซึ่ง. สำเนา. สำเนาที่ซ่อนอยู่

อาจมีบางคนไม่ทราบ แต่ "ถึง" ใน Mozilla สามารถเปลี่ยนเป็น "สำเนา" หรือ "สำเนาลับ" ได้

• ถึงผู้ซึ่ง: เราเขียนผู้รับหลักหรือผู้รับหลายคนโดยคั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค
• สำเนา: เราเขียนคนที่ควรอ่านจดหมาย แต่เราไม่คาดหวังปฏิกิริยาจากเขา
• สำเนาที่ซ่อนอยู่: เราเขียนคนที่ควรอ่านจดหมาย แต่ผู้รับจดหมายที่เหลือควรไม่รู้จัก เหมาะอย่างยิ่งที่จะใช้สำหรับการส่งจดหมายธุรกิจจำนวนมาก เช่น การแจ้งเตือน

ไม่ถูก ในการส่งไปรษณีย์ ให้ระบุผู้รับในช่อง "สำเนา" หรือ "ถึง" ปีละหลายครั้ง ฉันได้รับจดหมายที่มีรายชื่อผู้รับ 50-90 คนในช่อง "สำเนา" มีการละเมิดความเป็นส่วนตัว ผู้รับบางคนไม่จำเป็นต้องรู้ว่าคุณกำลังทำงานร่วมกับใครในหัวข้อที่คล้ายคลึงกัน คงจะดีถ้าเป็นคนที่รู้จักกัน และหากมีบริษัทที่แข่งขันกันในรายการที่ไม่รู้จักกัน? อย่างน้อยที่สุด คุณต้องเตรียมพร้อมสำหรับคำอธิบายที่ไม่จำเป็น อย่างสูงสุด - เพื่อยุติความร่วมมือกับหนึ่งในนั้น อย่าทำแบบนี้

หัวเรื่องจดหมาย

บริการส่งจดหมายแบบมืออาชีพมักจะเขียนเกี่ยวกับความสำคัญของหัวเรื่อง (บางครั้งก็สมเหตุสมผล) ในบล็อกของบริษัท แต่บ่อยครั้งที่เรากำลังพูดถึงจดหมายขายซึ่งหัวเรื่องของจดหมายช่วยแก้ปัญหา "ควรเปิดอีเมล"

เราหารือเกี่ยวกับการติดต่อทางธุรกิจรายวัน หัวข้อนี้ช่วยแก้ปัญหา "จดหมายและผู้แต่งควรระบุได้ง่ายแล้วจึงพบ" ยิ่งกว่านั้นความพากเพียรของคุณจะกลับมาในรูปของกรรมของจดหมายตอบกลับจำนวนมากพร้อมคำนำหน้าเท่านั้น อีกครั้ง:หรือ fwdซึ่งคุณจะต้องค้นหาตัวอักษรที่ต้องการในหัวข้อนั้นๆ

ยี่สิบตัวอักษรคือปริมาณจดหมายโต้ตอบหนึ่งวันของผู้จัดการระดับกลาง ฉันไม่พูดถึงผู้ประกอบการและเจ้าของธุรกิจเลย บางครั้งอาจมีจดหมายเกิน 200 ฉบับหรือมากกว่าต่อวัน ดังนั้นอีกครั้ง: อย่าส่งอีเมลที่มีหัวเรื่องว่างเปล่า.

ดังนั้นวิธีการกำหนดหัวเรื่องของจดหมายอย่างถูกต้อง?

ความผิดพลาด #1 : เฉพาะชื่อบริษัทในเรื่องเท่านั้น ตัวอย่างเช่น "ท้องฟ้า" และทั้งหมด ประการแรก คุณอาจไม่ใช่หนึ่งในบริษัทของคุณที่สื่อสารกับคู่สัญญารายนี้ ประการที่สอง หัวข้อดังกล่าวไม่ได้มีความหมายใดๆ เนื่องจากชื่อบริษัทของคุณปรากฏอยู่แล้วจากที่อยู่ ประการที่สาม เดาว่ากล่องจดหมายของคุณจะมีลักษณะอย่างไรกับวิธีการโต้ตอบนี้ ประมาณนี้ค่ะ.

สะดวกในการค้นหาหัวข้อดังกล่าวหรือไม่?

ความผิดพลาด #2 : ฉูดฉาด, ขายชื่อ. จะดีมากถ้าคุณรู้วิธีเขียนหัวข้อข่าวดังกล่าว แต่ควรใช้ทักษะเหล่านี้ในการติดต่อทางธุรกิจหรือไม่? จำจุดประสงค์ของหัวเรื่องของจดหมายธุรกิจ: ไม่ใช่เพื่อขาย แต่เพื่อให้ระบุตัวตนและค้นหา

ข้อความของจดหมาย

มีคำแนะนำในการเขียนข้อความในโอกาสต่างๆ มากมาย ตัวอย่างเช่น Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin และผู้เชี่ยวชาญด้านคำศัพท์อื่น ๆ มีข้อมูลที่เป็นประโยชน์มากมาย ฉันแนะนำให้คุณอ่านบทความของพวกเขาอย่างน้อยก็เพื่อปรับปรุงการรู้หนังสือทั่วไปและปรับปรุงรูปแบบการพูดทั่วไปในการเขียน

ในกระบวนการเขียนจดหมาย เราต้องตัดสินใจหลายครั้งอย่างสม่ำเสมอ

เรื่องของมารยาท . ในตอนต้นของจดหมายคุณสามารถเบลอด้วยความสุภาพหรือแม้กระทั่งความอ่อนโยนในจิตวิญญาณของ "Rodya ที่รักของฉันเป็นเวลากว่าสองเดือนแล้วที่ฉันไม่ได้พูดกับคุณเป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งตัวฉันเองต้องทนทุกข์ทรมานและไม่ได้นอนอีกเลย คืนคิด” สุภาพมากและมีค่าใช้จ่ายสูง ทั้งในแง่ของเวลาในการเขียนบทนำและในแง่ของเวลาของคู่สนทนาในการอ่าน การติดต่อสื่อสารเป็นธุรกิจ จำได้ไหม? ไม่ได้เขียนประเภท epistolary สำหรับการแข่งขันและไม่ใช่จดหมายจากแม่ของเขาถึง Raskolnikov แต่เป็นการติดต่อทางธุรกิจ

เราเคารพเวลาและผู้รับของเรา!

การแนะนำตัวเองและระลึกถึงสถานการณ์ที่คุณรู้จักนั้นสมเหตุสมผลเฉพาะในจดหมายฉบับแรกที่ส่งหลังจากการประชุมที่หายวับไปในนิทรรศการ หากนี่คือความต่อเนื่องของความร่วมมือหรือการติดต่อสื่อสารในปัจจุบัน ในจดหมายฉบับแรกของวัน เราเขียนว่า: "สวัสดี อีวาน" ในจดหมายฉบับที่สองและฉบับต่อมา: "อีวาน ... "

อุทธรณ์ . ฉันกังวลเสมอว่าจะติดต่อใครในจดหมายหากมีผู้รับหลายคน ฉันเพิ่งเขียนจดหมายถึงเด็กหญิงสามคนชื่อแอนนา ฉันเขียนว่า "สวัสดี แอนนา" โดยไม่รีรอ และไม่ได้อบไอน้ำ แต่นั่นไม่ใช่กรณีเสมอไป

เกิดอะไรขึ้นถ้ามีผู้รับสามคนหรือเจ็ดคนและไม่มีชื่อเหมือนกัน คุณสามารถระบุชื่อได้: "สวัสดีตอนบ่าย Rodion, Pulcheria, Avdotya และ Pyotr Petrovich" แต่มันยาวนานและต้องใช้เวลา คุณสามารถเขียน: "สวัสดีเพื่อนร่วมงาน!"

สำหรับตัวฉันเอง ฉันใช้กฎเพื่อระบุชื่อผู้ที่อยู่ในช่อง "ถึง" และสำหรับผู้ที่อยู่ในสำเนาห้ามติดต่อเลย กฎนี้ในเวลาเดียวกันช่วยให้คุณกำหนด (หนึ่ง!) ผู้รับจดหมายและวัตถุประสงค์ของจดหมายนี้ได้อย่างแม่นยำยิ่งขึ้น

การอ้างอิง . การติดต่อสื่อสารมักจะเป็นห่วงโซ่ของจดหมายที่มีคำถามและคำตอบ - ในคำพูดหนึ่งบทสนทนา ถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่จะไม่ลบประวัติการติดต่อและเขียนคำตอบของคุณที่ด้านบนของข้อความที่ยกมา เพื่อที่ว่าเมื่อคุณกลับมาที่จดหมายโต้ตอบนี้ในหนึ่งสัปดาห์ คุณจะสามารถอ่านบทสนทนาจากบนลงล่างได้อย่างง่ายดายโดยวันที่จากมากไปน้อย

ด้วยเหตุผลบางประการ การตั้งค่าเริ่มต้นใน Mozilla คือ "ตั้งค่าเคอร์เซอร์หลังข้อความที่ยกมา" ฉันแนะนำให้เปลี่ยนในเมนู "เครื่องมือ" → "ตัวเลือกบัญชี" → "การรวบรวมและที่อยู่" มันต้องเป็นเช่นนั้น

วัตถุประสงค์ของจดหมาย . จดหมายธุรกิจมีสองประเภท:

• เมื่อเราแจ้งคู่สนทนา (เช่น รายงานงานที่ทำในเดือนนี้)
• และเมื่อเราต้องการบางสิ่งจากคู่สนทนา ตัวอย่างเช่นเพื่อให้เขาตกลงในใบแจ้งหนี้ที่แนบมาสำหรับการชำระเงิน

ตามกฎแล้ว มีจดหมายจูงใจมากกว่าที่จะรายงาน หากเราต้องการบรรลุผลบางอย่างจากคู่สนทนา เป็นสิ่งสำคัญมากที่จะพูดสิ่งนี้ด้วยตัวอักษรเป็นข้อความธรรมดา คำกระตุ้นการตัดสินใจควรตามด้วยชื่อจริงและเป็นประโยคสุดท้ายของจดหมาย

ไม่ถูก : "Porfiry Petrovich ฉันรู้ว่าใครฆ่าหญิงชรา"

อย่างถูกต้อง : "Porfiry Petrovich ฉันเองที่ฆ่าหญิงชรา ได้โปรดดำเนินการกับการจับกุมของฉัน ฉันเบื่อที่จะทนทุกข์แล้ว!"

ทำไมนักข่าวควรคิดว่าคุณจะทำอย่างไรกับจดหมายฉบับนี้? ท้ายที่สุดเขาสามารถตัดสินใจผิดได้

ลายเซ็นในข้อความ . เธอจะต้องเป็น นอกจากนี้ โปรแกรมรับส่งเมลทั้งหมดยังให้คุณตั้งค่าการแทนที่ลายเซ็นอัตโนมัติได้ เช่น "ด้วยความเคารพ ... " แบบคลาสสิก ใน Mozilla ทำได้ในเมนู "เครื่องมือ" → "ตัวเลือกบัญชี"

การเขียนหรือไม่เขียนรายชื่อในลายเซ็นเป็นเรื่องส่วนตัวสำหรับทุกคน แต่ถ้าคุณมีความเกี่ยวข้องกับการขาย - อย่าลืมเขียน แม้ว่าการทำธุรกรรมจะไม่เกิดขึ้นจากผลการสื่อสาร แต่ในอนาคตคุณจะพบได้ง่ายโดยใช้รายชื่อติดต่อจากลายเซ็น

สุดท้าย อีกหนึ่งคุณลักษณะของเนื้อความของจดหมายสำหรับคู่สนทนาที่ไม่ชอบ (ไม่สามารถ ไม่ต้องการ ไม่มีเวลา) เพื่อตอบจดหมายของคุณ ระบุค่าเริ่มต้นในข้อความของจดหมาย ตัวอย่างเช่น “Porfiry Petrovich หากคุณไม่มาจับกุมฉันก่อนเวลา 12:00 น. วันศุกร์ ฉันจะถือว่าตัวเองถูกนิรโทษกรรม” แน่นอนว่าเส้นตายต้องเป็นของจริง (ห้ามส่งข้อความจากตัวอย่างในวันศุกร์ เวลา 11:50 น.) ผู้รับจะต้องสามารถอ่านและตัดสินใจเกี่ยวกับจดหมายของคุณได้ "ความเงียบ" ดังกล่าวช่วยลดความรับผิดชอบของคุณสำหรับการไม่ตอบสนองของคู่สนทนา และเช่นเคย ต้องใช้ชิปนี้อย่างชาญฉลาด หากมีคนตอบจดหมายของคุณตรงเวลาและสม่ำเสมอ คำขาดดังกล่าวอาจหากไม่ทำให้เขาขุ่นเคือง ก็เครียดเล็กน้อยหรือนำไปสู่การตัดสินใจที่จะไม่ตอบจดหมายในตอนนี้ แต่จะทำให้คุณรอในวันศุกร์

การลงทุน

จดหมายมักจะมาพร้อมกับไฟล์แนบ: ประวัติย่อ ข้อเสนอเชิงพาณิชย์ การประเมิน ตารางเวลา การสแกนเอกสาร - เครื่องมือที่สะดวกมากและในขณะเดียวกันก็เป็นแหล่งที่มาของข้อผิดพลาดยอดนิยม

ความผิดพลาด : ขนาดการลงทุนขนาดใหญ่ เรามักจะได้รับอีเมลพร้อมไฟล์แนบที่มีขนาดไม่เกิน 20 MB ตามกฎแล้ว นี่คือการสแกนเอกสารบางฉบับในรูปแบบ TIFF ด้วยความละเอียด 600dpi โปรแกรมอีเมลของผู้ติดต่อมักจะหยุดทำงานเป็นเวลาหลายนาทีโดยพยายามดาวน์โหลดตัวอย่างไฟล์แนบนี้โดยเปล่าประโยชน์ และพระเจ้าห้ามไม่ให้ผู้รับพยายามอ่านจดหมายนี้บนสมาร์ทโฟน ...

โดยส่วนตัวแล้วฉันลบจดหมายดังกล่าวทันที ไม่ต้องการให้อีเมลของคุณไปอยู่ในถังขยะก่อนที่จะถูกอ่านใช่หรือไม่ ควบคุมขนาดของสิ่งที่แนบมา ขอแนะนำให้มีขนาดไม่เกิน 3 MB

เกิดอะไรขึ้นถ้ามันเกิน?

• ลองกำหนดค่าสแกนเนอร์ของคุณใหม่สำหรับรูปแบบและความละเอียดอื่น ตัวอย่างเช่น ใน PDF และ 300dpi จะได้รับการสแกนที่ค่อนข้างอ่านง่าย
• ลองนึกถึงโปรแกรมต่างๆ เช่น WinRar archiver หรือ 7zip ไฟล์บางไฟล์บีบอัดได้อย่างสมบูรณ์แบบ
• เกิดอะไรขึ้นถ้าไฟล์แนบมีขนาดใหญ่และคุณไม่สามารถบีบอัดได้ ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลการบัญชีที่เกือบจะว่างเปล่ามีน้ำหนัก 900 MB การจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์จะช่วยได้: Dropbox, Google Drive และอื่นๆ บริการบางอย่าง เช่น Mail.ru จะแปลงไฟล์แนบขนาดใหญ่เป็นลิงก์ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์โดยอัตโนมัติ แต่ฉันชอบที่จะจัดการข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในคลาวด์ด้วยตัวเอง ดังนั้นฉันจึงไม่ต้อนรับระบบอัตโนมัติจาก Mail.ru

และอีกหนึ่งคำแนะนำที่ไม่ค่อยชัดเจนเกี่ยวกับการลงทุน - พวกเขา ชื่อ . จะต้องเป็นที่เข้าใจและเป็นที่ยอมรับของผู้รับ ครั้งหนึ่ง ในบริษัท เรากำลังเตรียมข้อเสนอเชิงพาณิชย์ที่ส่งถึง ... ปล่อยให้มันเป็น Fyodor Mikhailovich Dostoevsky ฉันได้รับจดหมายจากผู้จัดการพร้อมร่าง CP เพื่อขออนุมัติ และมีไฟล์ชื่อ "DlyaFedi.docx" ในไฟล์แนบ กับผู้จัดการที่ส่งสิ่งนี้มาให้ฉัน บทสนทนาเกิดขึ้นพร้อมกับเนื้อหาต่อไปนี้:

ผู้จัดการที่รัก คุณพร้อมที่จะเข้าหาบุคคลที่น่าเคารพนับถือและเรียกเขาว่าฟีโอดอร์ต่อหน้าเขาหรือไม่?

ยังไงก็ตาม บุคคลที่น่าเคารพนับถือ ทุกคนเรียกเขาด้วยชื่อจริงและนามสกุลของเขา

ทำไมคุณถึงเรียกเอกสารแนบว่า "สำหรับ Fedi"? ถ้าฉันส่งให้เขาตอนนี้ คุณคิดว่าเขาจะซื้อขวานจากเราที่ CP นี้หรือไม่?

ผมกำลังจะเปลี่ยนชื่อ...

ทำไมต้องเตรียมระเบิดเวลา - การปฏิเสธของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า - หรือสร้างงานพิเศษให้ตัวเองด้วยการเปลี่ยนชื่อไฟล์? ทำไมไม่ตั้งชื่อไฟล์แนบให้ถูกต้องในทันที: "สำหรับ Fedor Mikhailovich.docx" หรือดีกว่านั้น - "KP_Sky_Axes.docx"

ดังนั้นด้วยอีเมลในฐานะ "ใบหน้า" ที่แยกออกไม่มากก็น้อย ไปที่อีเมลเป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพและพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่ทำให้ไขว้เขว

การทำงานกับตัวอักษร

อีเมลเป็นสิ่งรบกวนสมาธิที่ทรงพลัง เช่นเดียวกับสิ่งที่ทำให้ไขว้เขว อีเมลจะต้องได้รับการจัดการโดยกฎเกณฑ์ที่รัดกุมและดำเนินการตามตารางการทำงาน

อย่างน้อย คุณต้องปิดการแจ้งเตือนเมลทั้งหมด หากไคลเอนต์อีเมลได้รับการกำหนดค่าตามค่าเริ่มต้น คุณจะได้รับการแจ้งเตือนด้วยสัญญาณเสียง และไอคอนถัดจากนาฬิกาจะกะพริบ และจะแสดงตัวอย่างจดหมาย พูดง่ายๆ ก็คือ พวกเขาจะทำทุกอย่างเพื่อดึงคุณออกจากงานอันอุตสาหะ และจากนั้นก็พาคุณดิ่งลงสู่ก้นบึ้งของจดหมายที่ยังไม่ได้อ่านและจดหมายที่ไม่ได้ดู - ลบหนึ่งหรือสองชั่วโมงของชีวิต

สำหรับบางคน จิตตานุภาพอันทรงพลังช่วยให้คุณไม่ถูกรบกวนจากการแจ้งเตือน และเป็นการดีกว่าสำหรับคนธรรมดาที่จะไม่ลองเสี่ยงโชคและปิดมัน ใน Mozillla Thunderbird ทำได้ผ่านเมนู "เครื่องมือ" → "การตั้งค่า" → "ทั่วไป" → "เมื่อมีข้อความใหม่ปรากฏขึ้น"

หากไม่มีการแจ้งเตือนจะเข้าใจได้อย่างไรว่าจดหมายมาถึงแล้ว?

ง่ายมาก. คุณเอง มีสติ จัดสรรเวลาสำหรับการแยกวิเคราะห์เมล เปิดโปรแกรมรับส่งเมล และดูข้อความที่ยังไม่ได้อ่านทั้งหมด สามารถทำได้วันละ 2 ครั้ง เช่น ช่วงกลางวันและเย็น หรือช่วงที่ต้องหยุดทำงาน เช่น ในสภาพการจราจรคับคั่ง

ผู้คนมักถามว่า เวลาตอบกลับและอีเมลด่วนเป็นอย่างไร ฉันตอบ: คุณไม่มีจดหมายด่วนทางไปรษณีย์ เว้นแต่คุณจะทำงานในแผนกสนับสนุนลูกค้า (แผนกดังกล่าวมีกฎเกณฑ์ในการทำงานกับอีเมล)

หากมีจดหมายด่วน ผู้ส่งจะแจ้งให้คุณทราบผ่านช่องทางอื่น - โทรศัพท์, SMS, Skype จากนั้นคุณจะเข้าสู่โปรแกรมรับส่งเมลและประมวลผลจดหมายด่วนอย่างมีสติ ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการเวลาทั้งหมด (เช่น Gleb Arkhangelsky ที่มี "Time Drive") ประกาศมาตรฐานสำหรับการตอบกลับอีเมลสูงสุด 24 ชั่วโมง นี่เป็นกฎเกณฑ์ปกติของรูปแบบที่ดี - อย่าคาดหวังคำตอบทันทีจากคู่สนทนาทางอีเมล หากมีจดหมายด่วนแจ้งผ่านช่องทางการสื่อสารที่รวดเร็วกว่า

ดังนั้นเราจึงปิดการแจ้งเตือน และตอนนี้เราเปิดโปรแกรมรับส่งเมลตามกำหนดการของเรา

จะทำอย่างไรเมื่อเราเข้าไปในอีเมลและมีส่วนร่วมในกิจกรรมที่เรียกว่า "การแยกวิเคราะห์อีเมล"? จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของงานนี้อยู่ที่ไหน

ฉันได้ยินมามากเกี่ยวกับระบบศูนย์กล่องจดหมายเข้า แต่น่าเสียดายที่ฉันยังไม่พบผู้ใช้เลยแม้แต่คนเดียว ฉันต้องคิดค้นล้อของฉันใหม่ มีบทความในหัวข้อนี้ใน Lifehacker ตัวอย่างเช่น, " ". ด้านล่างฉันจะพูดถึงระบบศูนย์กล่องจดหมายในการตีความของฉัน ฉันจะขอบคุณมากถ้าผู้เชี่ยวชาญด้าน GTD จะได้รับการกล่าวถึงในความคิดเห็น เสริมหรือปรับปรุงระบบที่อธิบายไว้

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจและยอมรับว่าอีเมลไม่ใช่เครื่องมือวางแผนงานหรือที่เก็บถาวรสำหรับกิจกรรมของคุณ ดังนั้น โฟลเดอร์กล่องขาเข้าควรว่างเปล่าเสมอ หากคุณได้ทำการวิเคราะห์กล่องจดหมายเข้าแล้ว อย่าหยุดและอย่าถูกรบกวนโดยสิ่งใดๆ จนกว่าคุณจะล้างโฟลเดอร์นี้ให้ว่างเปล่า

จะทำอย่างไรกับอีเมลในกล่องจดหมาย? คุณต้องอ่านแต่ละตัวอักษรตามลำดับและลบออก ใช่ เพียงแค่เลือกและกด Delete บนแป้นพิมพ์ หากคุณไม่สามารถบังคับตัวเองให้ลบอีเมลได้ คุณจะต้องตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับอีเมลนั้น

1. คุณสามารถตอบได้ภายในสามนาที? จำเป็นต้องตอบไหม? ใช่ คุณทำ และคำตอบจะใช้เวลาไม่เกินสามนาที จากนั้นจึงตอบทันที
2. คุณต้องตอบ แต่การเตรียมคำตอบจะใช้เวลามากกว่าสามนาที หากคุณใช้ตัวกำหนดเวลางานที่ช่วยให้คุณสามารถแปลงอีเมลเป็นงานได้ ให้เปลี่ยนอีเมลของคุณให้เป็นงานและลืมมันไปชั่วขณะหนึ่ง ตัวอย่างเช่น ฉันใช้บริการ Doit.im ที่ยอดเยี่ยมมาก ช่วยให้คุณสร้างที่อยู่อีเมลส่วนตัว: คุณส่งต่อจดหมายไปยังอีเมลนั้น และจดหมายนั้นจะกลายเป็นงาน แต่ถ้าคุณไม่มีตัวกำหนดเวลางาน ให้ย้ายจดหมายไปที่โฟลเดอร์ย่อย "0_Run"
3. หลังจากตอบกลับจดหมายอย่างรวดเร็ว เปลี่ยนเป็นงาน หรือเพียงแค่อ่านจดหมาย คุณต้องตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับข้อความนี้ต่อไป: ลบทิ้งหรือส่งไปยังโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งเพื่อการจัดเก็บระยะยาว

นี่คือโฟลเดอร์สำหรับจัดเก็บข้อมูลระยะยาวที่ฉันมี

• 0_วิ่ง.ฉันไม่มีโฟลเดอร์ดังกล่าว แต่ถ้าคุณไม่มีนักวางแผน ฉันขอย้ำ คุณสามารถเพิ่มจดหมายที่ต้องการการศึกษาอย่างละเอียดได้ที่นี่ โฟลเดอร์นี้ยังต้องได้รับการทำความสะอาดเป็นประจำ แต่ด้วยวิธีการที่รอบคอบ ณ เวลานั้นที่จัดสรรไว้เป็นพิเศษสำหรับสิ่งนี้
• 1_การอ้างอิงฉันใส่จดหมายที่มีข้อมูลเบื้องหลัง: จดหมายต้อนรับพร้อมการเข้าสู่ระบบจากบริการบนเว็บต่างๆ ตั๋วสำหรับเที่ยวบินที่กำลังจะมาถึง และอื่นๆ
• 2_โครงการ.ที่นี่จัดเก็บจดหมายโต้ตอบของพันธมิตรและโครงการที่มีความสัมพันธ์ในปัจจุบัน โดยปกติจะมีโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับแต่ละโครงการหรือพันธมิตร ในโฟลเดอร์ของพันธมิตร ฉันใส่จดหมายไม่เพียงแต่จากพนักงานของเขา แต่ยังรวมถึงจดหมายจากพนักงานของ Sky ที่เกี่ยวข้องกับหุ้นส่วนนี้ด้วย สะดวกมาก: หากจำเป็น การติดต่อทั้งหมดในโครงการก็อยู่ใกล้แค่เอื้อมเพียงไม่กี่คลิก
• 3_พิพิธภัณฑ์.ที่นี่ฉันโยนจดหมายที่น่าเสียดายที่จะลบและผลประโยชน์จากพวกเขาไม่ชัดเจน โฟลเดอร์ที่มีโปรเจ็กต์ปิดจาก "2_Projects" ก็ย้ายมาที่นี่เช่นกัน กล่าวคือ ผู้สมัครคนแรกสำหรับการลบจะถูกเก็บไว้ใน "พิพิธภัณฑ์"
• 4_เอกสาร.ต่อไปนี้เป็นจดหมายพร้อมเอกสารตัวอย่างอิเล็กทรอนิกส์ที่อาจเป็นประโยชน์ต่อการบัญชีในอนาคต เช่น การกระทบยอดจากลูกค้า ตั๋วสำหรับการเดินทาง โฟลเดอร์นี้มีความเหมือนกันมากกับโฟลเดอร์ "2_Projects" และ "1_Sprav" โดยจะเก็บข้อมูลทางบัญชีเท่านั้น และในโฟลเดอร์ "2_Projects" - ข้อมูลการจัดการ ใน "4_Documents" - ข้อมูลที่ตายแล้ว และใน "2_Projects" - ใช้งานจริง
• 5_ความรู้ที่นี่ฉันเพิ่มเฉพาะการส่งจดหมายที่มีประโยชน์จริงๆ ซึ่งฉันต้องการกลับไปหาแรงบันดาลใจหรือค้นหาวิธีแก้ปัญหาทันเวลา

มีการตั้งค่าเมลไคลเอ็นต์อื่นๆ ที่สำคัญสำหรับการทำงานของระบบนี้ อันดับแรก ตามค่าเริ่มต้น ธันเดอร์เบิร์ดจะมีช่องกาเครื่องหมาย "ทำเครื่องหมายข้อความว่าอ่านแล้ว" ฉันชอบที่จะทำมันอย่างมีสติดังนั้นธงจะปิด! ในการดำเนินการนี้ ไปที่เมนู "เครื่องมือ" → "การตั้งค่า" → "ขั้นสูง" → "การอ่านและการแสดงผล"

ประการที่สอง เราใช้ ตัวกรอง . ก่อนหน้านี้ ฉันใช้ตัวกรองที่ส่งต่อจดหมายไปยังโฟลเดอร์ที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติตามที่อยู่ของผู้ส่ง ตัวอย่างเช่น จดหมายจากทนายความถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ "ทนายความ" ฉันละทิ้งแนวทางนี้ด้วยเหตุผลหลายประการ ประการแรก: จดหมายจากทนายความใน 99% ของคดีเกี่ยวข้องกับโครงการหรือหุ้นส่วน ซึ่งหมายความว่าต้องย้ายไปยังโฟลเดอร์ของหุ้นส่วนหรือโครงการนี้ ประการที่สอง: ฉันตัดสินใจเพิ่มการรับรู้ คุณเองต้องตัดสินใจว่าจะเก็บจดหมายฉบับใดฉบับหนึ่งไว้ และสะดวกกว่าที่จะค้นหาข้อความที่ยังไม่ได้ประมวลผลในที่เดียว - ในกล่องจดหมาย ตอนนี้ฉันใช้ตัวกรองเพื่อจัดระเบียบจดหมายธรรมดาอัตโนมัติจากระบบต่างๆ ลงในโฟลเดอร์เท่านั้น นั่นคือจดหมายที่ไม่ต้องการให้ฉันตัดสินใจ ตัวกรองใน Mozilla Thunderbird ได้รับการกำหนดค่าในเมนู "เครื่องมือ" → "ตัวกรองข้อความ"

ดังนั้น ด้วยวิธีการที่ถูกต้อง อีเมลควรใช้เวลา 10 ถึง 60 นาทีต่อวัน ขึ้นอยู่กับปริมาณการติดต่อ

ใช่และอีกสิ่งหนึ่ง คุณได้ปิดการแจ้งเตือนสำหรับอีเมลใหม่แล้วหรือยัง ;)

บุคคลที่พยายามจะดูดีในความสัมพันธ์ทางธุรกิจมักใช้กฎของการติดต่อทางอีเมล เขาจำได้ว่าเป็นไปไม่ได้ที่อีเมลจะทำให้ผู้รับเสื่อมเสียชื่อเสียง ชื่อเสียงของบริษัทที่เขาเป็นตัวแทน และภาพลักษณ์ทางธุรกิจ

ความสามารถในการดำเนินการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์อย่างมีประสิทธิภาพและรัดกุมเป็นองค์ประกอบสำคัญของภาพลักษณ์ของผู้จัดการที่ประสบความสำเร็จ ข้อเท็จจริงนี้เป็นพยานถึงระดับวัฒนธรรมทั่วไปและความเป็นมืออาชีพของเขา ขึ้นอยู่กับวิธีที่บุคคลหนึ่งรู้วิธีกำหนดและกำหนดความคิดของเขา คุณสามารถเข้าใจว่าเขาเกี่ยวข้องกับตนเองและผู้อื่นอย่างไร อีเมลที่เขียนอย่างไม่ระมัดระวังจะทำให้เสียความประทับใจและทำลายชื่อเสียงทางธุรกิจของคุณ

กฎอีเมลธุรกิจ

ใช้ที่อยู่อีเมลที่ทำงานของคุณเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจเท่านั้น เมื่อคุณส่งจดหมายจากเซิร์ฟเวอร์ของบริษัท จดหมายนั้นจะถูกเก็บไว้ในจดหมายนั้น ทั้งที่เป็นข้อความขาออกและขาเข้า นายจ้างของคุณจะสามารถอ่านจดหมายเหล่านี้และเข้าใจสิ่งที่คุณทำจริงๆ ได้เสมอ ขณะอยู่ในสำนักงาน ใช้อีเมลเพื่อการติดต่อทางธุรกิจเท่านั้น

ทำความเข้าใจว่าคุณกำลังส่งข้อความถึงใคร และข้อมูลที่ให้ไว้ในข้อความนั้นมีประโยชน์กับใครบ้าง

คุณส่งจดหมายถึงใคร พันธมิตร? ลูกค้า? เพื่อนร่วมงาน? ผู้นำ? ลูกน้อง? ต้องระบุผู้รับในช่อง "ถึง" ผู้ที่สนใจ - "คัดลอก" ไม่ควรส่งสำเนาเพิ่มเติม โดยเฉพาะอย่างยิ่งไปยังผู้จัดการ หากจดหมายดังกล่าวเกี่ยวข้องกับบุคคลที่สาม ก็มักจะป้อนลงในช่อง "คัดลอก" ด้วย

กำหนดวัตถุประสงค์ของข้อความ คุณต้องการบรรลุอะไรด้วยการส่งจดหมายของคุณ? อ่านแล้วผู้รับควรทำอย่างไร? คุณคาดหวังปฏิกิริยาแบบไหน? ผู้รับควรเข้าใจทันทีว่าคุณต้องการอะไรจากเขา จดหมายควรเขียนจากบุคคลใด

ขึ้นอยู่กับกรณีเฉพาะ:

• หากคุณต้องการแสดงมุมมองของเหตุการณ์ - จากครั้งแรก (ฉัน, เรา);
• หากข้อความของคุณมีคำขอหรือคำสั่ง - จากวินาที (คุณ คุณ);
• หากคุณส่งจดหมายในฐานะผู้สังเกตการณ์ภายนอก คุณต้องการแจ้งให้ผู้รับทราบเกี่ยวกับเหตุการณ์บางอย่างหรือข้อเท็จจริงในอดีต - จากบุคคลที่สาม (เขา เธอ พวกเขา)

กรอกข้อมูลในฟิลด์ "หัวเรื่อง" เสมอ คนส่วนใหญ่ที่ได้รับอีเมลจะดูที่ฟิลด์หัวเรื่องก่อน จากข้อมูลที่มีอยู่ในนั้น จะตัดสินใจว่าจะอ่านจดหมายหรือไม่ หากมีวลีที่น่าอึดอัดใจที่ไม่มีข้อมูลใด ๆ หรือช่องว่างเลยมีแนวโน้มว่าบุคคลนั้นจะไม่เปิดจดหมายเลย ระบุหัวข้อสั้น ๆ โดยเฉพาะอย่างให้ข้อมูล
ติดตามเนื้อหา: คำทักทายและอุทธรณ์ เนื้อหา สรุป ลายเซ็น และผู้ติดต่อ คุณต้องปฏิบัติตามมารยาทในการสื่อสารทางธุรกิจทางอิเล็กทรอนิกส์

อย่าข้ามบางส่วนของเนื้อหาดั้งเดิมจัดรูปแบบตัวอักษรให้ถูกต้องซึ่งบ่งบอกถึงความเป็นมืออาชีพของคุณ

การพูดและทักทายแสดงว่าคุณแสดงความเคารพต่อผู้รับ หากเป็นไปได้ ให้ใช้ที่อยู่และคำทักทายที่เป็นส่วนตัวขึ้นต้นอักษรแต่ละฉบับ พูดชื่อคู่สนทนาของคุณ นี่เป็นองค์ประกอบของความเคารพเช่นกัน หากคุณต้องการให้ข้อความดูไม่เป็นทางการ ให้ใส่เครื่องหมายจุลภาคหลังคำอุทธรณ์ หากคุณต้องการทราบความสำคัญและเป็นทางการ - เครื่องหมายอัศเจรีย์

ปฏิบัติตามกฎนี้แม้กับเพื่อนร่วมงานที่คุณมักจะสื่อสารด้วย

รักษาหลักการของความกระชับและชัดเจน ในการติดต่อทางธุรกิจ ควรมีคำอย่างน้อยที่สุดพร้อมข้อมูลที่เป็นประโยชน์สูงสุด ระบุความคิดของคุณอย่างเจาะจง กระชับ สม่ำเสมอ และเข้าใจได้ง่าย สร้างประโยคสั้นๆ เพื่อให้ผู้รับเข้าใจข้อมูลได้ง่ายขึ้น ในจดหมายฉบับเดียวครอบคลุมหนึ่งหัวข้อ

จะดีกว่าถ้าคุณส่งจดหมายหลายฉบับถ้าคุณต้องการพูดคุยเกี่ยวกับหัวข้อต่างๆ วิธีนี้ดีกว่าข้อความยาวๆ ที่มีแนวคิดต่างกันซึ่งไม่เกี่ยวข้องกัน

อย่าเปลี่ยนการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการเป็นการติดต่อทางธุรกิจไม่จำเป็นต้องใช้อารมณ์ในอีเมล หากคุณต้องการเน้นย้ำบางประเด็นในข้อความของคุณ ให้พยายามซ่อนความหวือหวาทางอารมณ์ไว้เบื้องหลังการนำเสนอที่สงบ ถูกต้อง และเป็นกลาง สามารถทำได้ไม่ได้โดยภาษา แต่โดยเนื้อหา
ทำตามการออกแบบตัวหนังสือที่ชัดเจน

ตามกฎแล้วจดหมายจะแบ่งออกเป็นสามส่วน:

• เหตุผลในการเขียน (เหตุผล, เหตุผล). เก็บส่วนนี้ไว้ให้สั้นที่สุด
• การเปิดเผยอย่างสม่ำเสมอ
• การตัดสินใจ ข้อเสนอ ข้อสรุป คำขอ

ข้อความควรมีลักษณะที่ดี เข้าใจง่าย ทำย่อหน้าในข้อความประกอบด้วย 5-6 บรรทัด ขอแนะนำให้แยกย่อหน้าด้วยบรรทัดว่าง ใช้แบบอักษรและสีเดียว หากไม่จำเป็น อย่าใช้คำย่อ อีโมติคอน ตัวเขียน เครื่องหมายอัศเจรีย์

เขียนอย่างชาญฉลาด จดหมายที่เขียนไม่รู้หนังสือพูดถึงการขาดการศึกษาของผู้เขียน การพิมพ์ผิดและข้อผิดพลาดเป็นอันตรายต่อชื่อเสียงทางธุรกิจของคุณ ก่อนส่งจดหมายแนะนำให้อ่านอย่างละเอียด โปรแกรมแก้ไขข้อความและโปรแกรมอีเมลจำนวนมากมีฟังก์ชันสำหรับตรวจสอบเครื่องหมายวรรคตอนและการสะกดคำ หากพบข้อผิดพลาด จะมีตัวเลือกการแก้ไขให้ อย่าลืมใช้คุณสมบัติเหล่านี้เมื่อเขียนอีเมล

ลองนึกถึงเอกสารที่คุณต้องการรวมไว้ในจดหมาย คุณไม่จำเป็นต้องใส่ข้อมูลโดยละเอียดในข้อความ จะดีกว่าถ้าส่งเป็นไฟล์แยกต่างหาก ระบุในหัวเรื่องที่คุณแนบไฟล์ ไฟล์อยู่ในรูปแบบใด และอยู่ในไฟล์อะไร (สั้นๆ) มิฉะนั้น ผู้รับอาจติดไวรัส ก่อนส่งไฟล์ ให้ตรวจสอบด้วยโปรแกรมป้องกันไวรัส

ฝากรายชื่อติดต่อและลายเซ็นของคุณ นี่เป็นเพียงข้อดีสำหรับชื่อเสียงของคุณ มันสะท้อนถึงความเป็นมืออาชีพของคุณ ห้ามลงลายมือชื่อยาวๆ ไม่เกินห้าหรือหกบรรทัด ควรมีชื่อบริษัท ชื่อเต็ม ตำแหน่งของคุณ ตามกฎแล้วพวกเขายังระบุที่อยู่เว็บไซต์หมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมล

อย่าใช้คำลงท้ายในการติดต่อทางธุรกิจโดยไม่จำเป็น การปรากฏตัวของมันบ่งบอกว่าคุณไม่ได้คิดเพียงพอเกี่ยวกับเนื้อหาของจดหมาย

ใช้ใบตอบรับการอ่านเมื่อจำเป็นเท่านั้น ตามกฎแล้วจำเป็นต้องใช้เมื่อสื่อสารกับผู้รับภายนอกเท่านั้นและหากคำตอบนั้นสำคัญมากเท่านั้น

นอกจากนี้ ให้ใช้แฟล็ก "ความสำคัญสูง" เฉพาะในกรณีที่จำเป็นเท่านั้น หากจดหมายมีข้อมูลสำคัญที่คุณต้องพิจารณาอย่างเร่งด่วน ให้เลือกช่องนี้ ด้วยเหตุนี้จดหมายจึงโดดเด่นใน "กล่องจดหมาย" แต่อย่าใช้ฟังก์ชันนี้ในทางที่ผิด เพราะอาจทำให้ดูน่ารำคาญและระคายเคืองได้

อย่าลืมอ่านอีเมลก่อนส่ง ตรวจสอบว่าทุกอย่างชัดเจน เฉพาะเจาะจง รัดกุม หากมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ที่ไม่จำเป็นและไม่เหมาะสม คุณป้อนข้อมูลผู้รับถูกต้องหรือไม่? ตรวจสอบตรรกะและความสอดคล้องของการนำเสนอ

ตอบกลับอีเมลที่ได้รับในเวลาที่เหมาะสม แจ้งว่าอ่านจดหมายแล้ว ให้เกียรติ แสดงน้ำเสียงที่ดี หากในช่วงเวลาหนึ่งคุณไม่สามารถตอบจดหมายที่ได้รับ โปรดเตือนผู้เขียนเกี่ยวกับเรื่องนี้ สัญญาว่าจะตอบโดยเร็วที่สุด ตอบคำถามตามลำดับ ไม่จำเป็นต้องเริ่มตอบกลับเป็นข้อความใหม่

ถ้าคุณไม่ตอบภายในสองวัน ผู้รับจะคิดว่าคุณไม่สนใจจดหมายของเขา หรือไม่ก็หายไป

โดยปกติผู้ที่ริเริ่มควรจบการสนทนาทางอิเล็กทรอนิกส์ แม้ว่าบางครั้งกฎนี้อาจไม่สามารถปฏิบัติตามได้ แต่ขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของการติดต่อทางจดหมาย
จำกฎข้างต้นทั้งหมดของการติดต่อทางอิเล็กทรอนิกส์ สังเกตพวกเขาเสมอ เอาใจใส่และมีเหตุผล

ดังนั้นคุณจึงสามารถแสดงตัวเองว่าเป็นผู้จัดการมืออาชีพ ทันสมัย ​​และมีความสามารถ ผู้ซึ่งทำงานด้วยสบายใจและสบายใจ