التغييرات في التقارير المسبقة في السنة. استكمال التقرير المسبق

يحدث ملء التقرير المسبق في الحالات التي يتلقى فيها موظفو المؤسسات والمنظمات من قسم المحاسبة مبلغًا معينًا من المال مقابل النفقات المرتبطة بأنشطتهم المهنية.

ملفات

في أغلب الأحيان ، يتم إصدار الأموال لتغطية نفقات السفر أو المصاريف المتعلقة بالأنشطة المنزلية للشركة (شراء القرطاسية ، والأوراق المكتبية ، والأثاث ، وما إلى ذلك). ولكن قبل إصدار الأموال ، يجب أن يتلقى المحاسب أمرًا أو أمرًا مناسبًا من مدير المؤسسة ، والذي سيشير إلى المبلغ الدقيق والغرض من الدفعة المقدمة.

بعد إجراء النفقات ، يلتزم الموظف الذي تلقى الأموال بإعادة الرصيد إلى مكتب النقد الخاص بالمؤسسة أو ، في حالة حدوث تجاوز ، لتلقي الأموال الزائدة من مكتب النقد. في هذه المرحلة تم استدعاء وثيقة "تقرير مسبق".

كيفية التحقق من النفقات

من المستحيل إعادة الأموال المتبقية إلى مكتب النقدية الخاص بالمؤسسة تمامًا مثل هذا. ضرورة إحالة الأوراق إلى المختصين بقسم المحاسبة تؤكد أن الأموال الخاضعة للمساءلة قد أنفقت بالضبط للأغراض التي قدمت من أجلها. على هذا النحو ، يتم استخدام النقد والإيصالات وتذاكر القطار ونماذج الإبلاغ الصارمة وما إلى ذلك في المقام الأول. يجب أن تحتوي جميع المستندات المذكورة أعلاه على تفاصيل وتواريخ ومبالغ مقروءة بوضوح.

قواعد لتجميع التقرير

حتى الآن ، لا توجد عينة تقرير موحدة إلزامية تمامًا ، ومع ذلك ، يفضل معظم المحاسبين بالطريقة القديمة استخدام النموذج المطبق بشكل عام سابقًا. هذا أمر مفهوم: فهو يتضمن جميع المعلومات الضرورية ، بما في ذلك -

• معلومات عن المنظمة التي أصدرت الأموال ،
• الموظف الذي استقبلهم
• المبلغ المحدد من المال
• الأغراض التي قصدت من أجلها.
• تنعكس المصاريف المتكبدة هنا أيضًا مع إرفاق جميع المستندات الداعمة. بالإضافة إلى ذلك ، يحتوي التقرير على توقيعات موظفي المحاسبة الذين أصدروا الأموال وقبلوا الرصيد ، وكذلك الموظف الذي صدرت له الأموال الخاضعة للمساءلة.

ليس من الضروري وضع ختم على المستند ، لأنه جزء من تدفق المستندات الداخلي للشركة ، علاوة على ذلك ، منذ عام 2016 ، تتمتع الكيانات القانونية ، كما في السابق ورجال الأعمال الأفراد ، بالحق القانوني الكامل في عدم استخدام الأختام والطوابع للمصادقة من الأوراق.

يتم إنشاء المستند من نسخة أصلية واحدة ، ولا يستحق التأخير في ملئه - وفقًا للقانون ، يجب أن يتم إصداره في غضون ثلاثة أيام كحد أقصىبعد إنفاق المال.

نظرًا لأن التقرير المسبق يشير إلى وثائق المحاسبة الأولية ، فيجب ملؤه بعناية فائقة ومحاولة عدم ارتكاب الأخطاء. في الحالات التي لا يمكن فيها تجنب ذلك ، من الأفضل ملء نموذج جديد.

مثال على إعداد تقرير مسبق

على الرغم من جدية اسم المستند وأهميته ، إلا أن ملئه ليس بالأمر الكبير.

يتم ملء الجزء الأول من المستند من قبل الموظف الذي تلقى الأموال للتقرير.

1. في البداية ، يتم كتابة اسم الشركة والإشارة إلى رمز OKPO الخاص بها () - يجب أن تتوافق هذه البيانات مع أوراق تسجيل الشركة. بعد ذلك ، أدخل رقم التقرير المحاسبي وتاريخ إعداده.
2. على اليسار ، يتم ترك بضعة أسطر للموافقة عليها من قبل مدير المؤسسة: هنا ، بعد ملء التقرير بالكامل ، سيحتاج المدير إلى إدخال المبلغ بالكلمات والتوقيع وتاريخ الموافقة على المستند.
3. ثم تأتي معلومات عن الموظف: الوحدة الهيكلية التي ينتمي إليها ، ورقم أفراده ، واسم العائلة ، والاسم الأول ، والعائلة ، والوظيفة والغرض من الدفعة المقدمة.

إلى الطاولة اليسرىيقوم الموظف المسؤول بإدخال معلومات حول الأموال الصادرة ، على وجه الخصوص ، تشير إلى المبلغ الإجمالي ، بالإضافة إلى معلومات حول العملة التي تم إصدارها بها (إذا تم استخدام عملات دول أخرى). يتم إدخال مبلغ الرصيد أو الإنفاق الزائد أدناه.

إلى الجدول الصحيحيتم إدخال البيانات من قبل أخصائي محاسبة. يتم إدخال معلومات حول الحسابات والمعاملات المحاسبية هنا ، ولا سيما الحسابات الفرعية التي يتم من خلالها تمرير الأموال والمبالغ المحددة.

تحت الجدول حدد عدد المرفقات بتقرير المصاريف (أي المستندات التي تؤكد النفقات).

بعد ملء جميع المعلومات اللازمة ، يجب مراجعة التقرير والأوراق المرفقة به من قبل رئيس المحاسبين ، وفي السطر المناسب (بالكلمات والأرقام) ، يشير إلى المبلغ المعتمد للتقرير.

ثم يتم إدخال توقيعات المحاسب وكبير المحاسبين في التقرير ، بالإضافة إلى معلومات حول الأموال المتبقية أو المبالغ التي تم إنفاقها - تشير الخلايا المطلوبة إلى المبلغ المحدد والأمر النقدي الذي يمر من خلاله. يقوم أمين الصندوق الذي وافق على الرصيد أو أصدر التجاوز أيضًا بوضع توقيعه على المستند.

يحتوي الجزء الخلفي من التقرير المسبق على معلومات حول جميع المستندات المرفقة به:

• قائمتهم الكاملة مع التفاصيل ، وتواريخ الإصدار ، والأسماء ، والمبلغ الدقيق لكل حساب (تم إصداره وقبوله للمحاسبة) ،
• وكذلك رقم الحساب الفرعي المحاسبي الذي يذهبون إليه.

تحت الجدول ، يجب على الشخص المسؤول أن يضع توقيعه الذي سيشهد على دقة البيانات المدخلة.

يتضمن القسم الأخير (الجزء المقطوع) إيصالًا من المحاسب الذي قام الموظف المسؤول بتسليمه مستندات تثبت التكاليف. يشار هنا

• اسم العائلة ، الاسم ، اسم العائلة للموظف ،
• رقم وتاريخ التقرير ،
• مقدار الأموال الصادرة للإنفاق (بالكلمات) ،
• وكذلك عدد المستندات التي تؤكد التكاليف.

بعد ذلك يجب على المحاسب وضع توقيعه وتاريخ تعبئة المستند تحت المستند وتحويل هذا الجزء إلى الموظف الذي قدم التقرير.

التسويات مع الأشخاص المسؤولين: التغييرات من 19.08.2017

اعتبارًا من 19 أغسطس 2017 ، تم تغيير إجراءات العمل مع الأشخاص المسؤولين عند إصدار النقد لهم. التغييرات المعتمدة تبسط عمل المحاسبين. كيفية تطبيق إجراءات التسوية الجديدة في الممارسة العملية ، ما هي الأسئلة التي يطرحها المحاسبون عند العمل مع المحاسبين ، سنقولها في المقال.

تم إجراء تعديلات مقابلة على توجيه البنك المركزي للاتحاد الروسي بتاريخ 11 مارس 2014 رقم 3210-U "بشأن إجراءات إجراء المعاملات النقدية من قبل الكيانات القانونية والإجراءات المبسطة لإجراء المعاملات النقدية من قبل رواد الأعمال الأفراد والشركات الصغيرة ". كما في السابق ، يحتوي هذا المستند على قواعد العمل مع الأشخاص المسؤولين عند إصدار النقد لهم.

تم إجراء التغييرات بموجب تعليمات من البنك المركزي للاتحاد الروسي بتاريخ 19 يونيو 2017 برقم 4416-U.

تؤثر الابتكارات على إجراءات إصدار الأموال لشخص مسؤول:

1. لتلقي مبلغ جديد ، ليس من الضروري التنازل عن الرصيد السابق.

2. لا يمكن كتابة طلب إصدار نقود.

ليس من الضروري إعادة الرصيد السابق لاستلام مبلغ جديد

في السابق ، احتوت إجراءات إجراء المعاملات النقدية على مطلب إلزامي: يحق للشخص الخاضع للمساءلة تلقي دفعة مقدمة جديدة فقط في حالة إعادة الأموال التي تم إصدارها سابقًا (الفقرة 3 ، البند 6.3 ، البند 6 من تعليمات البنك المركزي لـ الاتحاد الروسي بتاريخ 11 مارس 2014 برقم 3210-U). الآن الفقرة التي تحتوي على مثل هذا الشرط مستبعدة تمامًا من المستند.

يجوز للشركة إصدار سلف لأشخاص خاضعين للمساءلة دون انتظار السداد الكامل للديون السابقة.

هذا الإجراء مناسب إذا احتاج شخص خاضع للمساءلة إلى إصدار أموال لأغراض مختلفة. قد ينشأ موقف أيضًا عندما لا يكون لدى المحاسب ما يكفي من المبلغ المستلم في البداية لإجراء عملية شراء.

على سبيل المثال ، في 21 أغسطس 2017 ، حصل مدير التوريد في الشركة على أموال لشراء المخزون. اكتشف مدير التوريد التكلفة وأدرك أنه ليس لديه أموال كافية لشراء المعدات. في اليوم التالي ، 8/22/2017 ، يمكن لأمين الصندوق للشركة إعطاء المبلغ المفقود بشكل قانوني لمدير التوريد.

حتى 19 آب (أغسطس) 2017 ، في هذه الحالة ، سيتعين عليك أولاً إعادة الأموال المستلمة ، ثم استلام المبلغ المطلوب. أيضًا ، يمكن لمدير التوريد دفع مبلغ إضافي للمخزون من أمواله الشخصية ، وبعد الموافقة على التقرير المسبق ، سيتم منحه تجاوزًا.

لا يمكنك كتابة طلب اصدار نقود

لتلقي الأموال في الحساب ، يقوم الموظف عادة بكتابة بيان. بعد ذلك ، يضع الرئيس تأشيرة تصريح على الطلب أو يصدر أمرًا مناسبًا. فقط بعد ذلك يصدر أمين الصندوق المال.

حتى 19/8/2017 ، كان طلب إصدار الأموال وثيقة إلزامية. يمكن الآن إصدار الأموال بدون طلب على أساس مستند إداري لرئيس المنظمة أو رجل الأعمال الفردي. وهكذا ، قام البنك المركزي للاتحاد الروسي بتصحيح الفقرة الأولى من الفقرات. 6.3 ص .6 من تعليمات البنك المركزي للاتحاد الروسي بتاريخ 11 مارس 2014 رقم 3210-U (تعليمات البنك المركزي للاتحاد الروسي بتاريخ 19 يونيو 2017 رقم 4416-U).

إذا قرر المدير إصدار أموال للموظفين دون تقديم طلب ، فمن الأفضل إصلاح هذا الإجراء في قانون تنظيمي محلي.

يمكن قبول الشيكات القديمة

مع إدخال سجلات النقد عبر الإنترنت ، يكون لدى المحاسبين باستمرار أسئلة مختلفة. يشعر الكثيرون بالقلق إزاء مسألة ما إذا كان من الممكن أن يؤخذ في الحسبان شيكات أمين الصندوق ذات الطراز القديم للشخص المسؤول والتي لم يتم ثقبها عند الخروج عبر الإنترنت.

يرجى ملاحظة أنه عند تحويل الأموال إلى البطاقات المصرفية الشخصية للموظفين لدفع تكاليف الاحتياجات المنزلية (السلع والمواد) ، يجب أن ينص الأمر المتعلق بالسياسة المحاسبية للمنظمة على الأحكام التي تحدد إجراءات التسويات مع الأشخاص المسؤولين باستخدام بطاقاتهم المصرفية الشخصية (خطاب وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 25.08.2014 رقم 03-11-11 / 42288).

في عمود "المشتري" تقول "شخص عادي"

إذا لم يطلب الشخص المسؤول من البائع إصدار مستندات للمؤسسة ، فسيقوم البائع في عمود "المشتري" بكتابة "شخص عادي". هل من الممكن احتساب مثل هذه الفاتورة كمصروف؟

من أجل تقليل القاعدة الضريبية لضريبة الدخل ، يحق لدافعي الضرائب أن يأخذوا هذه الفواتير في الاعتبار.

يتم قبول نفقات الأغراض الضريبية وفقًا لشروط الفقرة 1 من الفن. قانون الضرائب للاتحاد الروسي: يجب أن تكون النفقات مبررة وموثقة.

يمكن للمستندات الأولية المنفذة بشكل صحيح (سندات الشحن ، الأفعال) تأكيد النفقات.

تقرير المصروفات - مستند أساسي يتم تجميعه لتقرير الموظف حول إنفاق الأموال على شراء السلع والخدمات والأعمال. دعنا نملأ تقرير المصاريف معًا: سننظر في سلسلة العمليات بأكملها ، وستكون نتيجتها التجميع الصحيح لتقرير المصاريف. يمكنك تنزيل نموذج التقرير المسبق في نهاية هذه المقالة.

يجب على المنظمة تطوير واعتماد اللوائح المحلية التي تنظم إجراءات تداول النقد ، بما في ذلك إصدارها للأشخاص المسؤولين. هذه الوثائق هي:

• اللائحة التنظيمية بشأن التسويات مع الأشخاص الخاضعين للمساءلة ، والتي تم تطويرها مع مراعاة متطلبات قانون بنك روسيا رقم 3210-U المؤرخ 11 مارس 2014 (المشار إليه فيما يلي بالإجراء رقم 3210-U) ؛
• قائمة الموظفين الذين يحق لهم تلقي الأموال الخاضعة للمساءلة ، والتي وافق عليها رئيس المنظمة ؛
• أوامر سفر العمل ؛
• تطبيق الموظف لإصدار مبالغ خاضعة للمساءلة (مبيناً الحساب الخاص بتحويل الأموال بطريقة غير نقدية).

وبالتالي ، لا يتم إصدار مبالغ السلف إلا بترتيب معين بناءً على أمر مدير الشركة و / أو طلب الموظف.

إصدار المبالغ الخاضعة للمساءلة

تم تحديد الإجراء العام لإصدار الأموال بموجب التقرير بموجب البند 6.3 من الإجراء رقم 3210-U. لذلك ، يمكن للكيان صرف الأموال النقدية الخاضعة للمساءلة بالطرق التالية:

• النقدية من مكتب النقدية ؛
• عن طريق التحويل المصرفي إلى بطاقة مصرفية (انظر خطاب وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 25 أغسطس 2014 رقم 03-11-11 / 42288).

من الممكن إصدار نقود للموظفين الذين أبرم معهم عقد عمل أو عقد قانون مدني (انظر خطاب البنك المركزي للاتحاد الروسي بتاريخ 02.10.2014 رقم 29-R-R-6/7859).

مباشرة قبل إصدار الأموال لموظف في قسم المحاسبة في المؤسسة ، من الضروري التحقق من وجود ديون الموظف للحصول على السلف المبكرة الصادرة. إذا لم تكن هناك مثل هذه المعلومات (لم يقم الموظف بالإبلاغ عن الأموال التي تم إصدارها مسبقًا) ، فليس له الحق في تلقي مبالغ أخرى خاضعة للمساءلة (الفقرة 3 ، البند 6.3 من الإجراء رقم 3210-U).

تقرير مسبق

ظل شكل التقرير المسبق لعام 2020 دون تغيير. لا تنس أنه يجب إرفاق المستندات الداعمة بالتقرير المسبق دون فشل.

لا يحتوي القانون على متطلبات الاستخدام الإلزامي للأشكال الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية. في الوقت نفسه ، تخضع كل حقيقة من حقائق الحياة الاقتصادية للتسجيل من خلال مستند المحاسبة الأساسي ، والذي تحدده الفقرة 1 من الفن. 9 من القانون رقم 402-FZ. المنظمات لها الحق في الاختيار:

• تطوير أشكال التقارير بشكل مستقل ؛
• استخدم النموذج الموحد رقم AO-1 (تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم لجنة الإحصاء الحكومية في روسيا بتاريخ 01.08.2001 رقم 55).

يمكنك تنزيل نموذج التقرير المسبق في النموذج رقم AO-1 بتنسيق جدول بيانات Excel مجانًا في نهاية المقالة ، ويظهر مثال على الملء في الشكل أدناه.

يجب الموافقة على جميع المستندات الأساسية المستخدمة في السياسة المحاسبية (القانون رقم 402-FZ ، الفقرة 4 PBU 1/2008 "السياسة المحاسبية للمنظمة").

بعد استلام الأموال ، يلتزم الشخص المسؤول ، خلال فترة لا تتجاوز ثلاثة أيام عمل بعد تاريخ انتهاء صلاحية التقرير ، أو من تاريخ الدخول إلى العمل ، بنقل التقرير المسبق مع المرفق. المستندات الداعمة (بند 6.3 من التعليمات رقم 3210- ج) المحاسبة. إذا لم يتم إعداد التقرير المسبق في الوقت المناسب ، فهذا يعد انتهاكًا للانضباط النقدي (المادة 15.1 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي).

طلب ملء

ضع في اعتبارك كيفية ملء تقرير مسبق (انظر أدناه للحصول على عينة لملء عام 2020). على سبيل المثال ، النموذج الموحد AO-1 "تقرير مسبق" مناسب.

يقوم الشخص المسؤول بإدخال البيانات في الحقول التالية.

ملء الوجه الأمامي من النموذج رقم AO-1:

• اسم المنظمة التي أصدرت الأموال للتقرير ؛
• تاريخ إعداد؛
• التقسيم الهيكلي
• بيانات الشخص المسؤول: الاسم الكامل ، المنصب ، علامة التبويب. مجال؛
• تعيين سلفة ، على سبيل المثال: نفقات السفر ، والأسر. الاحتياجات ، وما إلى ذلك ؛
• في الجزء السفلي ، حدد عدد المستندات المؤيدة المرفقة.

ملء الجانب الخلفي من النموذج رقم AO-1:

• جميع تفاصيل المستند (المستندات) الداعمة التي تؤكد النفقات المتكبدة ؛
• ينعكس مبلغ المصاريف المتكبدة في العمود "مبلغ المصاريف في التقرير".

يقوم موظف في الدائرة المالية أو المحاسبية بفحص الحقول التي تم ملؤها من قبل الشخص المسؤول ويقوم بالإضافة إلى ذلك بملء الحقول التالية:

• مجال؛
• معلومات عن الأموال المصروفة ، مقسمة حسب المبالغ: السلف السابقة (الرصيد أو التجاوز) ؛ صادر من مكتب النقدية للمصروفات الجارية (للإشارة ، مع الإشارة إلى العملات) ؛
• "أنفقت" - حدد المبلغ المعتمد ؛
• "الرصيد / الإنفاق الزائد" - يتم حساب مبلغ الأموال المتبقية ؛
• "القيد المحاسبي" - يجب أن يحتوي على الترحيلات التي سيتم ترحيلها بعد الموافقة على التقرير.

بعد التحقق من صحة ملء المستند ودقته وكذلك الاستخدام المقصود للأموال الصادرة ، يتم إرسال النموذج للموافقة عليه إلى رئيس المنظمة.

بعد الموافقة على التقرير المسبق ، يشير جانبه العكسي إلى المبالغ الموجودة في العمود "مبلغ المصاريف المقبولة للمحاسبة" مشيرًا إلى الحسابات المحاسبية التي سيتم تحميل تكاليف الشخص المسؤول عليها. تقرير مسبق ، يجب أن تتوافق الترحيلات الموجودة فيه مع الإدخالات التي تم إجراؤها في سجلات المحاسبة. علاوة على ذلك ، يتم تنفيذ التسويات النهائية مع الشخص المسؤول.

يتم إرجاع الجزء المقطوع من التقرير المسبق إلى الموظف. هذا كعب هو دليل على الإبلاغ عن المساءلة.

تعبئة العينة AO-1

الوثائق الداعمة

يمكن تقسيم المستندات الداعمة إلى مجموعتين:

• المالية - تأكيد حقيقة دفع الأموال وإنفاق المبالغ الخاضعة للمساءلة للغرض المقصود ؛
• الشحن - تأكيد حقيقة استلام القيم المادية.

يجب أن تحتوي جميع المستندات الداعمة على التفاصيل المطلوبة: اسم الطرف المقابل ، والتاريخ ، ومحتوى حقيقة الحياة الاقتصادية ، والكمية ، والتكلفة ، وكذلك الاسم الكامل ، والموقع والتوقيع للشخص الذي أعد التقرير.

ضع في اعتبارك ميزات ملء أنواع مختلفة من المستندات الداعمة.

الاستلام النقدي واستمارة الإبلاغ الصارمة

يؤكد الإيصال النقدي أو نموذج الإبلاغ الصارم (المشار إليه فيما بعد - BSO) الدفع الفعلي (أي حقيقة أن الشخص المسؤول قد أنفق الأموال المستلمة). يجب أن تحتوي النماذج على التفاصيل الإلزامية المنصوص عليها في الفن. 4.7 54-منطقة حرة.

مع مراعاة خصوصيات أنشطتهم أو خصوصيات مواقعهم ، يقوم الأطراف المقابلة بتسويات دون استخدام سجلات النقد (البنود 2 ، 3 ، 5-7 ، المادة 2 من القانون رقم 54-FZ).

المتطلبات الإلزامية لـ BSO هي:

• لقب؛
• مسلسل؛
• ترقيم BSO
• تاريخ الدفع وتاريخ تسجيل BSO ؛
• اسم مزود الخدمة مع رقم التعريف الضريبي وعنوانه ؛
• اسم وتكلفة الخدمات ؛
• المنصب والتوقيع الشخصي والاسم الكامل موظف المورد
• الطباعة (إن وجدت) ؛
• بصمة المطبعة التي أنتجت النموذج.

يجب أن تحتوي BSO على معلومات حول دار الطباعة (الاسم والعنوان ورقم التعريف الضريبي) ؛ في سطر خاص ، يجب طباعة سلسلة النموذج ورقمه بطريقة مطبعية.

إيصال المبيعات والفواتير

إيصال المبيعات لا يحتوي على نموذج موحد. وفقًا لذلك ، لكل منظمة الحق في تطوير النماذج بشكل مستقل. هذا ينطبق أيضا على الفواتير. من الضروري التحقق في النموذج فقط من وجود التفاصيل الإلزامية.

وتجدر الإشارة إلى أن هذه المستندات هي مستندات شحن ولا تحتوي على تأكيد للدفع ، على التوالي ، لا تقلل من مبلغ المبالغ الخاضعة للمساءلة ، إلا في الحالات التي يتم فيها شراء السلع والمواد من دافعي UTII الذين لا يستخدمون النقد السجلات. في هذه الحالة ، سيكون تأكيد التكلفة عبارة عن إيصال مبيعات (انظر خطاب وزارة المالية الروسية بتاريخ 19 يناير 2010 رقم 03-03-06 / 4/2 ، بتاريخ 11 نوفمبر 2009 رقم 03-01- 15 / 10-492 ، بتاريخ 09/01/2009 رقم 03-01-15 / 9-436).

الفواتير و UPD

الفاتورة هي مستند ضريبي ، والذي يوفر في هذه الحالة فرصة لقبول ضريبة القيمة المضافة المخصومة من الميزانية. يرجى ملاحظة أنه لا يتم إصدار الفواتير للأفراد الذين يشترون سلعًا (أعمال ، خدمات) نقدًا إلا إذا كان هناك توكيل رسمي لاستلام هذا النموذج (البند 7 من المادة 168 من قانون الضرائب).

مستند التحويل الشامل هو مستند ضريبة وشحن. وفقًا لـ UPD ، يمكنك قبول البضائع والمواد في نفس الوقت مع مراعاة ضريبة القيمة المضافة المقتطعة من الميزانية.

الفاتورة و UPD ليسا مستندات تؤكد دفع الأصول المادية ، على التوالي ، لا تقلل من مبلغ المبالغ الخاضعة للمساءلة.

في عام 2020 ، تم تقديم نماذج فاتورة جديدة وتحديثات!

المستندات الداعمة للمعاملات الفردية

يتطلب النظر المنفصل إجراء توثيق نفقات السفر والضيافة. نلاحظ أدناه النقاط الرئيسية لمجموعات التكلفة هذه.

مصاريف السفر

بعد التعديلات التي اعتمدها المرسوم الحكومي رقم 749 "بشأن خصوصيات إرسال الموظفين في رحلات عمل" (المشار إليها فيما يلي - المرسوم رقم 749) ، تدخل حيز التنفيذ ، ونماذج شهادة رحلة العمل ، وتعيين الوظيفة ، وتقرير عن العمل المنجز في شركة الرحلة ليست إلزامية. يحق للمنظمات أن تنص على الحاجة إلى ملء هذه النماذج في قانون تنظيمي محلي.

إذا قررت المنظمة عدم استخدام شهادات السفر ، فعندها لتأكيد البدل اليومي ، من الضروري إرفاق شهادة محاسبة بأي شكل من الأشكال بالتقرير المسبق عن رحلة العمل. يجب اعتماد نموذج الشهادة كجزء من السياسة المحاسبية.

لا يحدد التشريع مبلغ المدفوعات في شكل علاوات يومية لموظفي المنظمة. يجب الموافقة على مبلغ الدفع اليومي بأمر أو تحديده في اللائحة الخاصة بنفقات السفر. تُعفى البدلات اليومية من دفع أقساط التأمين بمبلغ لا يتجاوز 700 روبل عن كل يوم من رحلة عمل في أراضي الاتحاد الروسي ، وليس أكثر من 2500 روبل عن كل يوم من رحلة عمل إلى الخارج ( البند 2 من المادة 422 من قانون الضرائب). بنفس المبلغ ، لا يتم تضمين بدلات الإعاشة اليومية في دخل الموظف عند حساب ضريبة الدخل الشخصي (البند 3 ، المادة 217 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).

لا ينبغي أن ننسى أنه عند السفر في رحلات عمل إلى منطقة تتوفر فيها الفرصة للموظف للعودة إلى المنزل يوميًا ، أو إرسال موظف في رحلة ليوم واحد ، لا يتم دفع أجر يومي (البند 11 من القرار رقم 749) .

التذكرة الإلكترونية

يجب تعبئة التقرير المسبق لرحلة العمل 2020 مع الأخذ بعين الاعتبار رأي وزارة المالية المنصوص عليه في كتاب رقم 03-03-06 / 1/35214 بتاريخ 06/06/2017. توضح هذه الرسالة أنه في حالة شراء التذكرة إلكترونيًا ، فإن إيصال التذكرة الإلكترونية وبطاقة الصعود إلى الطائرة هما دليلان موثقان لأغراض ضريبة الدخل.

في الوقت نفسه ، يجب أن تؤكد بطاقة الصعود إلى الشخص الخاضع للمساءلة حقيقة خدمة النقل الجوي. كقاعدة عامة ، هذا الشرط هو ختم فحص.

في حالة عدم وجود ختم فحص على بطاقة الصعود الإلكترونية المطبوعة ، يجب على دافع الضرائب تأكيد حقيقة أن خدمة النقل الجوي قد تم تقديمها إلى الشخص المسؤول بطريقة أخرى.

محاسبة الخدمات التي تقدمها شركات النقل

في كثير من الأحيان ، تتضمن التذكرة المميزة تكلفة الخدمات (مجموعة الطعام ، والضروريات ، ومستلزمات النظافة ، بما في ذلك الفراش ، والمواد المطبوعة ، وما إلى ذلك).

أوضحت وزارة المالية ، في كتاب رقم 03-03-РЗ / 37488 بتاريخ 16/6/2017 ، كيفية أخذ تكلفة الخدمات الإضافية في الاعتبار.

لا تخضع تكلفة الخدمات الإضافية عند السفر بالسيارات الفاخرة لضريبة الدخل الشخصي (البند 3 ، المادة 217 من قانون الضرائب).

لأغراض فرض الضرائب على أرباح المؤسسات ، تؤخذ تكلفة الخدمات الإضافية في الاعتبار بالكامل كجزء من النفقات الأخرى (البند 12 ، البند 1 ، المادة 264 من قانون الضرائب).

ولكن بالنسبة لضريبة القيمة المضافة ، فإن الرأي هو عكس ذلك: إذا تم تشكيل مبلغ الرسوم والخدمات الإضافية مع الأخذ في الاعتبار تكلفة خدمات التموين ، فإن مبلغ ضريبة القيمة المضافة غير قابل للخصم (البند 7 ، المادة 171 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ).

نفقات التمثيل

لا تحتوي أي من اللوائح الحالية على تعليمات بشأن مبلغ وإجراءات تسجيل نفقات الضيافة. وبناءً على ذلك ، يجب على المنظمة بشكل مستقل أن تضع وتوافق في السياسة المحاسبية أو قانون تنظيمي خاص على قائمة بالوثائق الداعمة التي تؤكد صحة وأغراض العمل لنفقات الضيافة التي يتكبدها الأشخاص المسؤولون.

لتعكس تكاليف استقبال وخدمة الوفود الروسية والأجنبية بشكل صحيح ، نوصيك بإعداد المستندات التالية (انظر خطابات وزارة المالية رقم):

• أمر بتعيين لجنة للتحقق من مشروعية شطب نفقات الضيافة ؛
• تقدير عام لاستقبال الوفد موقع من قبل رئيس المنظمة يوضح الشخص المسؤول عن استقبال الوفد وقائمة النفقات (مفصلة) ؛
• وثيقة تشير إلى: الغرض من وصول الوفد (على سبيل المثال ، دعوة) ، وبرنامج الاجتماع ، وتكوين الوفد ، مع الإشارة إلى مواقف كل من الطرف المدعو والمنظمة ؛
• شهادة هدايا تذكارية مستهلكة أو عينات من المنتجات النهائية توضح ماذا ولمن وكم تم تسليمه ؛
• حساب خدمة البوفيه المؤداة: بيان نوع المنتجات والسعر والكمية والمبلغ الإجمالي ، موقعة من قبل الشخص المسؤول والشخص الذي قدم الجدول.

يجب إرفاق المستندات التي تؤكد شراء المنتجات والهدايا التذكارية وعناصر المخزون الأخرى بالتقارير.

تشمل مصاريف الضيافة مصاريف لا تتجاوز 4٪ من تكاليف العمالة للمكلف لفترة التقرير (الضريبة). لا يتم الاعتراف بالمصروفات التالية كمصروفات ضيافة:

• نفقات الترفيه
• المصاريف المتعلقة بالإجازة.

تاريخ الاعتراف بمصاريف الترفيه ، الصادر عن شخص مسؤول ، هو تاريخ اعتماد رئيس المنظمة للتقرير المسبق.

تخزين التقارير المسبقة

لأغراض المحاسبة الضريبية ، يجب تخزين المستندات لمدة 4 سنوات (البند 8 ، البند 1 ، المادة 23 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). وتجدر الإشارة إلى أنه في حالة تلقي خسارة ، فيجب تخزين المستندات التي تؤكد النفقات لمدة 10 سنوات (البند 4

تعد رحلات العمل للموظفين أمرًا شائعًا لكل من الشركات الكبيرة والصغيرة. تزيد من كفاءة المؤسسة وتحل المهام الموكلة إليها. يحتاج كل عائد إلى القيام بذلك تقرير مسبق عن رحلة العمل. سيؤكد النفقات المتكبدة وحقيقة التواجد في رحلة عمل. دعونا نفكر بالتفصيل في قواعد ملء هذه الوثيقة المهمة ، وتكوين التكاليف ، ومبرراتها وانعكاسها في المحاسبة في عام 2020.

أولاً ، لنلقِ نظرة على الآلية العامة لـ كيفية ملء نموذج تقرير مسبق عن رحلة عمل.

1. 1. في النموذج الصادر عن قسم المحاسبة ، يملأ الموظف:
      • اسم الشركة؛
      • اسمك الكامل؛
      • وضع؛
      • التقسيم الهيكلي
      • الغرض من إصدار الأموال (رحلة عمل).

ومع ذلك ، عادة ما يتم الإشارة إلى هذه التفاصيل بالفعل إذا كانت الشركة تستخدم برنامج محاسبة.

1. ثم يكتب الموظف تاريخ التقرير ويملأ الأسطر على الورقة الأخرى. هناك يكتب:
   • أسماء المستندات الداعمة ؛
   • نفقاتهم.

أي ، لكي يقبل قسم المحاسبة المستند ، ما عليك سوى حفظ جميع الشيكات وإجراء الحساب الحسابي الصحيح. لذلك ، في كيفية عمل تقرير مسبق عن رحلة عمل وفقًا للعينة، لا يوجد شيء معقد.

على موقعنا ، شكل التقرير المعني.

مصاريف السفر

قبل الرحلة ، يعرف الموظف تقريبًا مقدار ما سيحتاجه للرحلة. أو سيتم احتساب الدفعة المقدمة من قبل قسم المحاسبة ، وفقًا للمعايير المعتمدة من قبل المؤسسة والأسعار السابقة لرحلة عمل مماثلة.

في العديد من المؤسسات ، يقوم قسم المحاسبة بشكل مستقل بطلب التذاكر نيابة عن المؤسسة. سيكون حساب هذه النفقات مختلفًا عن الموقف عندما يشتري الموظف التذاكر بنفسه.

بغض النظر عمن سيجري حساب التكاليف المستقبلية والسابقة ، يتم تضمين التكوين في تقرير مصاريف السفرلن يتغير. وتشمل هذه:

1. البدل اليومي
2. السفر؛
3. الإقامة في الفنادق؛
4. المصاريف الأخرى المعتمدة في اللوائح الداخلية للمنظمة.

المستندات الإلكترونية مثل BSO

في الواقع ، تعد نماذج الإبلاغ الصارمة من الناحية العملية أهم وثائق رحلة العمل: تذكرة قطار أو حافلة أو طائرة ، إلخ.

يمكن للموظف (أو قسم المحاسبة بالنسبة له) إصدار تذكرة عبر الإنترنت. ثم من أجله سوف تتشكل بطاقة الصعود الإلكترونية. تقرير مسبقبعد ذلك ، من الضروري مرافقة هذه التذكرة.

التقرير المسبق - الوثائق التي تعتبر جزءًا من المحاسبة الأولية. تسمح لك هذه الوثائق بمعرفة من وبأي مبلغ تم تخصيص الأموال في شكل سلفة. في هذه الحالة ، في شكل سلفة ، يمكنك الإشارة إلى أموال "السفر" الصادرة. يتم تسجيل جميع الإدخالات والتحقق منها. يمكنك تنزيل نموذج التقرير المسبق لعام 2017 من هنا. بطبيعة الحال ، يقومون بملء التقرير المسبق بدقة وفقًا للنموذج المعتمد ، والذي تم وصفه في التشريع.

في الممارسة العملية ، يمكن إصدار دفعة مقدمة لكل من الأفراد في المؤسسة وجميع موظفي الدولة. ولكن مع اتخاذ أي قرار ، لا يجوز إلا لرئيس الشركة تنظيم مثل هذا التسليم ومنحه الإذن. للقيام بذلك ، يتم إنشاء أمر. يمكن الموافقة على نفس القرار في السياسة المحاسبية أو اللوائح.

إذا لم يُظهر التقرير المبلغ الذي تم دفعه كسلفة ، فيمكن عندئذٍ لأي تدقيق اعتبار هذه الدفعة على أنها دخل الموظف الذي يجب دفع الضريبة منه ، كما هو الحال من الأجور. تحتجز الشركة المبلغ غير المنفق من السلفة من راتب الموظف ، وإذا تعذر ذلك ، يقوم المحاسب بإدخال نفس المبلغ في قسم الدخل. بالإضافة إلى الأموال الأخرى من هذه الفئة ، سيتم فرض الضريبة على السلفة في هذه الحالة.

استكمال التقرير المسبق

يتعين على المحاسب قضاء الكثير من الوقت في إعداد التقارير المسبقة. هذا هو الجزء الأكثر شيوعًا من عمل المسؤول المالي في المؤسسة. نظرًا لأن جميع أنواع المشتريات المنزلية ونفقات السفر وغير ذلك الكثير تندرج تحت التقارير المسبقة ، يتم جمع الكثير من الوثائق.

تعتمد سرعة تجميع التقارير على دقة وصحة الملء ، لذلك يجب على كل محاسب ومحاسب أن يعرف بالضبط كيف وأي الأعمدة يجب ملؤها.

يقوم الشخص الذي حصل على السلفة بملء التقرير المسبق ، بدءًا من الجانب الأمامي. يشير إلى اسم المنظمة ، ويشير إلى تاريخ الملء واسم عائلته والأحرف الأولى من اسمه. يجب عليك أيضًا الإشارة إلى الوظيفة ورقم الموظفين الخاصين بك. يشير عمود منفصل إلى المصاريف التي تم إصدار السلفة:

1. من اجل العمل؛
2. للتمثيل.

يسرد الجانب الخلفي المستندات التي تؤكد نفقات الموظف. يشار إلى المبالغ وما أنفقت عليه. يجب ترقيم المستندات المرفقة وفقًا للقائمة المدرجة في التقرير المسبق.