يبدو ، لماذا تقوم بتدبيس المستندات على الإطلاق ، عندما يمكنك تدبيسها ، أو مشبك ورق ، أو طيها في ملف أو حتى لصقها ، ناهيك عن نقل الأوراق إلكترونيًا؟ ومع ذلك ، هناك العديد من الأماكن التي سيتعين عليك فيها حمل الأوراق المخيطة بخيط: إلى مكتب الضرائب ، والأرشيف ، والمحاكم ، وما إلى ذلك. يعد ذلك ضروريًا لزيادة مستوى الأمان: بعد كل شيء ، من المستحيل استبدال الورقة بشكل سري على المستندات المخيطة بشكل صحيح. يمكن التحقق من ذلك بسهولة بمجرد النظر إلى المستندات المجمعة.

يبدو أن كل شيء بسيط للغاية: قم بعمل فلاش للأوراق واعتمادها. ولكن هناك صعوبة واحدة غالبًا ما تربك الكتبة - وهي عدم وجود قاعدة خياطة واحدة. في الوقت نفسه ، يحق لمكتب الضرائب أو الأرشيف إعادة المستندات التي تم تثبيتها بشكل غير صحيح ، مما قد يؤدي إلى تأخير كبير في الإجراءات البطيئة بالفعل. ومع ذلك ، لا تيأس: هناك العديد من GOSTs التي يجب تنفيذ هذه العملية وفقًا لها.

ما هي GOSTs والمعايير التي يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار

توضح الصورة كيفية تدبيس الوثائق من خلال 3 ثقوب

كما لوحظ بالفعل ، تتمثل الصعوبة الرئيسية في عدم وجود معيار واحد. ومع ذلك ، هناك قواعد اعتماد عامة تنطبق في معظم الحالات على مستندات A4. يمكنك التعرف عليها في الإرشادات الخاصة بتطوير التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية ، والتي تمت الموافقة عليها بموجب أمر المحفوظات الفيدرالية بتاريخ 23 ديسمبر 2009 رقم 76 و GOST R 51141-98 "العمل المكتبي وأعمال الأرشفة ".

إذا كنت بحاجة إلى تسجيل شركة ذات مسؤولية محدودة ، فلا تتردد في دراسة "متطلبات تنفيذ المستندات المستخدمة في تسجيل الدولة للكيانات القانونية ، وكذلك الأفراد بصفتهم رواد أعمال فرديين" بتاريخ 26 فبراير 2004 N-110 و "التفسيرات المنهجية بشأن الإجراء الخاص بملء نماذج المستندات المستخدمة في حالة تسجيل كيان قانوني "(المادة 1 ، الفقرة 3). وتجدر الإشارة إلى أن أغلب التوصيات للمستندات التي يتم الاحتفاظ بها لأكثر من عشر سنوات.

ومع ذلك ، إذا كانت لديك شكوك حول صحة المعلومات المذكورة أعلاه ، فمن الأفضل توضيح جميع التفاصيل الدقيقة مسبقًا على الفور. في بعض الأحيان يكون مطلوبًا المصادقة على كل ورقة أو أوراق أو صفحات رقمية. ومن الجدير أيضًا أن نتذكر ذلك تخضع جميع المستندات التي تتكون من أكثر من ورقة واحدة للبرامج الثابتة.

تصميم الغلاف

الغلاف ضروري للحفاظ على أفضل للوثيقة. وهي من نوعين: تخزين عادي وطويل الأمد. الأول عبارة عن كرتون رفيع ، والثاني مصنوع من ورق أكثر كثافة وأصعب. في الوقت نفسه ، بالنسبة للمستندات التي يتم تسليمها للتخزين الحكومي ، يجب استخدام الورق المقوى الخالي من الأحماض فقط كغطاء.

لخياطة وثيقة تتكون من أوراق من A4 ، يتم استخدام حجم غلاف 22.9 × 32.4 سم ، أي أكبر بقليل من الورقة نفسها.

إذا كانت الألواح التي تم حياكتها في العلبة ذات حجم غير قياسي ، فيجب أن يكون للغطاء الأبعاد المناسبة دون بدلات على الجانبين. لمزيد من القوة ، بالإضافة إلى ذلك ، يتم خياطة شرائح رقيقة من الورق المقوى في الأمام والخلف ، والتي يجب أن يمر الحبل من خلالها. في الوقت نفسه ، هناك لوائح خاصة حتى بالنسبة للغراء: لا توجد معاجين ، فقط القرطاسية أو خيارات السيليكات.

إذا لم تكن قد سجلت منظمة بعد ، إذن الأسهليمكن القيام بذلك باستخدام الخدمات عبر الإنترنت التي ستساعدك في إنشاء جميع المستندات اللازمة مجانًا: إذا كان لديك بالفعل مؤسسة وتفكر في كيفية تسهيل وأتمتة المحاسبة وإعداد التقارير ، فإن الخدمات التالية عبر الإنترنت تأتي للإنقاذ ، والتي سيحل محل المحاسب تمامًا في مصنعك ويوفر الكثير من المال والوقت. يتم إنشاء جميع التقارير تلقائيًا وتوقيعها بتوقيع إلكتروني وإرسالها تلقائيًا عبر الإنترنت. إنه مثالي لرائد أعمال فردي أو شركة ذات مسؤولية محدودة على النظام الضريبي المبسط ، UTII ، PSN ، TS ، OSNO.
كل شيء يحدث في بضع نقرات ، دون طوابير أو ضغوط. جربها وستفاجأكم هو سهل!

ترقيم الصفحات

لمنع الأوراق من الاختلاط والضياع ، يتم ترقيم المستند. هذا جزء مهم من الخياطة ، وله خصائصه وقواعده:

• قبل أن تبدأ في تدوين الأرقام ، تحتاج إلى سحب جميع الأوراق الفارغة من العلبة ووضع المخزون جانبًا - لا يظهر في الترقيم. ثم قم بفرز المستندات الثانوية حسب التواريخ أو المعايير الأخرى مثل البلد أو الأبجدية. المناقصات استثناء: بالنسبة لهم ، تشير الشركات نفسها إلى الموقع.
• بعد ذلك ، تحتاج إلى قلم رصاص بسيط. في الأوراق البسيطة ، يتم وضع الترقيم في الزاوية اليمنى العليا ؛ في الخرائط والصور والرسومات المخيطة وما إلى ذلك - على العكس من ذلك ، في الزاوية اليسرى العليا في الخلف. يتم وضع الأوراق ذات التنسيق الكبير في الجزء العلوي الأمامي الأيمن. حتى إذا كانت الخريطة تتكون من عدة أوراق تم لصقها في ورقة واحدة ، فهي عبارة عن ورقة واحدة في المستند. في نفس الوقت ، عدد الأوراق مكتوب على ظهرها: "الورقة رقم xxx - مخطط لصق لصفحات xxx." ينطبق هذا أيضًا على الصور الفوتوغرافية والمخططات والقصاصات المُلصقة بإحكام على الورقة: "على الورقة رقم xxx ، يتم لصق قصاصات xxx وصور xxx وفقًا للوصف الموجود على ظهرها." إذا تم لصق هذه الإدخالات من زاوية واحدة فقط ، فهي أوراق منفصلة ومرقمة بشكل منفصل.
• تجدر الإشارة على الفور إلى ميزات البرامج الثابتة ذات التنسيق الكبير: قم بطي الورقة بالتنسيق المطلوب ، وإرفاقها بالمستندات ومعرفة أين سيذهب الخيط. هناك يجب عليك وميضه وليس في أي مكان آخر.
• إذا كان هناك مستند داخل العلبة برقمه الخاص (كتيب ، ومجلات ، وصحف) ، فلا يمكن تركه دون تغيير إلا إذا كانت الأرقام تتطابق مع الأرقام العامة. وبخلاف ذلك ، يخضع المستند لإعادة الترقيم مع تضمينه في القائمة العامة. إذا تم خياطة مظروف به مواد في العلبة ، فيجب ترقيم المواد بشكل منفصل ، ووضع الرقم المطلوب على الظرف وإعداد قائمة منفصلة للمرفق. يتم أيضًا ترقيم مجلدات أو أجزاء من حالة واحدة بشكل منفصل.
• إذا أخطأت في الترقيم ، فأنت بحاجة إلى شطب الأرقام بعناية بشرطة مائلة ووضع الرقم المطلوب بجانبها. في الوقت نفسه ، يتم وضع نقش جديد للشهادة. إذا كان هناك عدد كبير جدًا من الأخطاء ، يتم إعادة ترقيم الملف ، ويتم شطب تسجيل الشهادة القديم وإنشاء أخرى جديدة. إذا تمت إضافة أوراق جديدة إلى الملف ، فسيتعين إعادة ترقيم المستند بالكامل. في حالات استثنائية ، يمكنك السماح باستخدام الأحرف بدلاً من الأرقام: 1 ، 2 ، 2 أ ، 2 ب ، 3.

بعد لصق الأرقام ، يتم وضع نقش تأكيد. يحتوي على معلومات حول جميع الأوراق المخيطة في العلبة: العدد الإجمالي ، ما هو مخيط بالضبط (البطاقات ، الصور الفوتوغرافية ، القصاصات) ، ما هي حالتها (ممزقة ، العديد من اللطخات) ، ما هي أرقام الأوراق المفقودة ، من أي تاريخ بدأ الترقيم. تأكد من وضع التوقيع ، النص ، المنصب ، التاريخ ، تنسيق الورقة.

وصف الوثيقة

يعد الجرد ضروريًا للمقارنة الرقابية للأوراق المتاحة وموقعها وتكوينها. لم يتم ترقيمها وتطبيقها قبل الورقة الأولى. يجب أن تحتوي على المعلومات التالية: الشركة والمدينة والتاريخ والمنصب والاسم الكامل للمصدق. يمكن تقديم الجرد نفسه في شكل جدول ، والذي يشير إلى تاريخ تجميع المستند المرفق ، واسمه ، والأوراق التي يلتقطها ، وعددها الإجمالي.

يجب أن يصاحب الوثيقة وصف عام دائمًا. بالإضافة إلى ذلك ، قد يكون هناك جرد داخل العلبة يتم إعداده على أوراق منفصلة أو مظروف مغلق.

شهادة الوثيقة

تتوج الشهادة العملية الكاملة لتدبيس حالة ما ، ما لم يكن ذلك مطلوبًا للمصادقة على كل ورقة على حدة. المصادقة هي توقيع الشخص المخول الذي سيكون مسؤولاً عن نقل جميع المستندات الملزمة للضرائب أو الأرشيف أو السلطات الأخرى. يتم وضعه على ظهر الورقة الأخيرة.

كيف تعمل البرامج الثابتة بشكل عام؟ سوف تحتاج ثقب ، خيط ، ملصق للطمأنينة ، وكذلك خيط قاسي أو شريط أو خيط عادي أو شيء مشابه. من الأفضل استخدام الخيار الأول - فهو قوي بدرجة كافية ولن يتمزق. ملصق الشهادة عبارة عن ورق رقيق مطبوع عليه النص التالي:

مخيط ومرقّم وموقع

وختم _______ (_____) ورقة ___

المدير التنفيذي

OOO "______"

الاسم الكامل"

يبدو الإجراء نفسه كما يلي:

1. بعد أخذ الملاءات ، ضعها في مثقاب وقم بعمل فتحتين أو أكثر في مكان واحد. إذا كان عدد الأوراق صغيرًا ، فيمكنك ثقبها بإبرة أو المخرز ، لكن عليك أن تكون حريصًا على عدم تمزيق الورق. اسحب الخيط من خلال الفتحتين بحيث يكون مركزه بالخارج والذيل ينزل من الخلف. تحتاج إلى ربط الخيط مرتين لمزيد من القوة.
2. اربطي الذيل في عقدة ، واقطع الخيط الزائد (يجب ألا يتجاوز طول الذيل ستة سنتيمترات) وألصق قطعة الورق المحضرة في الأعلى بحيث تغطي العقدة ، لكنها لا تخفيها تمامًا. إذا تم تخزين المستند لأكثر من عشر سنوات ، فإن الملصق مصنوع من ورق البردي.
3. بعد أن يجف الغراء ، يتم ختم الملصق وتوقيعه من قبل الشخص المشار إليه ، بينما يجب ألا يتجاوزوا حواف الورق. في بعض الأحيان قد يكون من الضروري زيادة تأمين المعلومات بالغراء. في بعض الحالات ، يُطلب من كل ورقة اعتمادها. في هذه الحالة ، يتم وضع توقيع الشخص المخول المشار إليه في الخلف في الأسفل.

خياطة على 3 و 4 فتحات

تم وصف عملية الربط المتشابك بأكملها باختصار أعلاه. في الوقت نفسه ، هناك العديد من خيارات التثبيت: لثلاثة وأربعة ثقوب. يبقى مبدأهم العام كما هو ، فقط التفاصيل تختلف:

• لخياطة العلبة في ثلاث فتحات ، تحتاج إلى تثقيب الأوراق ثلاث مرات وتشديد الخيط بشكل صحيح. يجب ألا تتجاوز المسافة بين الثقوب ثلاثة سنتيمترات. اقلب العلبة وقم بتمرير الخيط عبر الفتحة الوسطى (يجب أن يخرج الطرف من الورقة الأولى). ثم مرر الخيط من خلال الفتحة العلوية ، ثم الفتحة السفلية ، وأخيراً الثقب الأوسط. سيخرج طرفي الخيط خلف العلبة ، ويمكنك ربط العقدة بأمان ولصق قطعة من الورق.
• بالطريقة نفسها تقريبًا ، تحدث الغرز في أربعة ثقوب ، وتبلغ المسافة بينهما حوالي سنتيمتر ونصف. اقلب المستند وخيط الخيط خلال الفتحة الثانية من الأعلى ، ثم مرره عبر الفتحة السفلية. ثم اصنع ثعبانًا: الفتحة الثانية من الأسفل - الفتحة العلوية من الورقة الأولى - الفتحة الثانية من الأعلى ، والتي بدأ منها كل شيء. اربط خيطًا في عقدة ، ثم قم بغراء ورق الزبدة ووقعه عند تقديم المستندات.

في بعض الحالات ، يكون البرنامج الثابت لخمسة ثقوب ممكنًا ، بينما لا يتغير المبدأ على الإطلاق.

يتم شرح هذه العملية خطوة بخطوة في الفيديو التالي:

لماذا تحتاج إلى ربط الوثائق

قد يحتاج الجميع إلى القدرة على تدبيس المستندات: يتم خياطة المستندات لتقديم طلب لفتح شركة ، أو للمشاركة في عطاء ، أو عند تقديم المستندات إلى أرشيف أو محكمة ، أو نقل تقارير المحاسبة أو مستندات الموظفين. في الوقت نفسه ، من الضروري تدبيس ليس فقط النسخ الأصلية ، ولكن أيضًا نسخ المستندات المهمة التي لا يمكن نقلها في مكان الطلب.

في أغلب الأحيان ، يتعين عليك تدبير النقد والمحاسبة ، بالإضافة إلى العديد من مستندات العمل: كتب الأعمال ، مستندات التصميم والضرائب ، أعمال التوثيق. بعضها لديه متطلبات خاصة للبرامج الثابتة يجب أن تكون على دراية بها مسبقًا. يتم خياطة المستندات المحاسبية من خلال خمسة ثقوب ، ويتم خياطة المستندات الضريبية والأرشيفية من خلال ثلاث فتحات ، وغالبًا ما يتم خياطة المستندات النقدية من خلال الزاوية اليسرى العليا.

على الرغم من القواعد العامة ، فإن بعض الحالات لها سماتها المميزة الخاصة بها ، والتي من الأفضل توضيحها مسبقًا حتى لا تضطر إلى إصلاح كل شيء لاحقًا. وتذكر حقيقة مهمة: فقط الموظف الذي يتمتع بهذه الحقوق يمكنه خياطة المستندات.

البرامج الثابتة (جلد) للمستندات: من الألف إلى الياء

يعد الإعداد المناسب للوثائق مهمة شاقة وصعبة. في الواقع ، فإن النتيجة النهائية للنظر فيها في المؤسسات والنتائج المرتبطة بها تعتمد إلى حد كبير على كل حرف وفاصلة تقريبًا.

على الرغم من حقيقة وجود العديد من الأدلة على الإنترنت حول كيفية ملء المستندات وتكوينها وهيكلها بشكل صحيح ، فمن غير المرجح أن تجد إرشادات كاملة ومفصلة عن البرامج الثابتة الخاصة بهم في أي مكان. من وجهة نظرنا ، لا تقل أهمية البرامج الثابتة الصحيحة للمستند عن جميع مراحل إعدادها الأخرى للأسباب أدناه.

أولاً ، ستكون البرامج الثابتة غير الصحيحة للوثيقة بالتأكيد سببًا مهمًا لرفض قبولها. كما تفهم ، فإن كل رفض يستلزم ضياع الوقت والجهود الإضافية والتكاليف المالية. لكن هذا ليس أخطر ما في هذه الحالة.

ثانيًا ، يمكن استخدام البرامج الثابتة منخفضة الجودة أو المهملة لوثائق شركتك من قبل الأطراف المهتمة وليس لصالحك. أي أنه يمكن تطريز الوثائق المهمة وحلها ، واستبدال الأوراق التي تحتوي على معلومات مهمة. وسيكون من الصعب للغاية إثبات التبديل.

نعتقد أنه ليست هناك حاجة للخوض بشكل منفصل في العواقب المؤسفة التي يمكن أن تحدثها البرامج الثابتة القذرة على مستقبل مؤسستك وعملك ككل.

المنظور التشريعي

حتى الآن ، هناك عدد من الإجراءات القانونية التنظيمية التي تنظم الإجراء ليس فقط لملء ، ولكن أيضًا وميض المستندات من هذا النوع. من بينها ، يجب تسليط الضوء على ما يلي:

توضيحات منهجية حول إجراءات ملء نماذج معينة من المستندات المستخدمة لتسجيل الدولة لكيان قانوني ، تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الاتحاد الروسي بشأن الضرائب والرسوم بتاريخ 18 أبريل 2003 N BG-3-09 / 198 ؛

البند 2.6.22 من القسم 2.6. وسام وزارة الثقافة الروسية رقم 536 بتاريخ 8 نوفمبر 2005 "حول التعليمات النموذجية للأعمال الورقية في الهيئات التنفيذية الاتحادية" ؛

البند 6.2.2.4. تعليمات البنك المركزي الروسي "بشأن العمل المكتبي في البنك المركزي للاتحاد الروسي (بنك روسيا)" ، الذي تمت الموافقة عليه بموجب الأمر رقم 02-213 المؤرخ 7 ديسمبر 1992 ؛

ص. 4 ، 5 "متطلبات تنفيذ المستندات المستخدمة لتسجيل الدولة للكيانات القانونية ، وكذلك الأفراد بصفتهم منظمين فرديين" ، تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 19 يونيو 2002 N 439 (بصيغته المعدلة في 16 أكتوبر) ، 2003 ، 26 فبراير 2004).

GOST R 51141-98 "أعمال المكتب والأرشفة. المصطلحات والتعاريف.

المفاهيم الأساسية والأدوات اللازمة للوميض

بناءً على اللوائح المذكورة أعلاه ، سننظر في إحدى المراحل النهائية لإعداد المستندات ، وهي البرامج الثابتة الخاصة بهم.

الأساسية ، أي مثل التي يتم استخدامها عند وميض جميع أنواع المستندات هي المبادئ التالية:

ترقيم الصفحات الإجمالي الإلزامي ، والذي ، كقاعدة عامة ، يتم تنفيذه بالأرقام العربية في الزاوية اليمنى العليا من كل ورقة من الوثيقة (البند 6.2.2.4 من تعليمات البنك المركزي الروسي رقم 9 بتاريخ 7 ديسمبر 1992) ؛

تخضع جميع المستندات التي تتكون من ورقتين أو أكثر للبرامج الثابتة ؛

يجب أيضًا وميض نسخ من المستندات القانونية ، مع الاختلاف الوحيد هو أنه بعد الوميض ، لا يتم لصق الملصق عليها ولا يتم لصق أي ختم ؛

يجب أن يتم عمل البرنامج الثابت بإبرة خياطة سميكة خاصة باستخدام خيوط أو خيوط خياطة أو خيوط. بالنسبة للبرامج الثابتة عالية الجودة ، يلزم وجود غراء موثوق به لن يفقد خصائصه لفترة طويلة.

دليل البرامج الثابتة خطوة بخطوة

للحصول على البرنامج الثابت الصحيح لمستنداتك ، يجب عليك تنفيذ الخطوات التالية بتسلسل صارم:

1. نقوم بإزالة جميع المسامير ومشابك الورق وأدوات التثبيت المعدنية الأخرى من أوراق المستندات.

2. نقوم بطي الأوراق ليتم تخييطها بشكل متساو ومرتب بالترتيب المطلوب ، دون أن ننسى التحقق من صحة ترقيمها.

3. نأخذ مخرزًا خاصًا ، أو إذا لم يكن عدد الأوراق كبيرًا ، فإننا نأخذ إبرة خياطة وعلى طول الهامش الأيسر للمستند ، مع مسافة بادئة تبلغ 1.5 سم من جزء النص ، نصنع 3 من خلال ثقوب. يجب أن تكون هذه الثقوب عمودية بالنسبة إلى الجزء السفلي من المستند ، ويجب ألا تقل المسافة بين كل منها عن 3 سم بالنسبة للجزء المركزي من الورقة.

4. نقيس طول الخيط 70 سم (أكثر بقليل من طول ساعدك) ونخيطه في الإبرة ؛

5. لراحتنا القصوى ، سيتم ترقيم ثقوب الخياطة في الاختبار الإضافي للتعليمات من رقم 1 إلى رقم 3 من أعلى إلى أسفل ؛

6. بعد ذلك ، في محاولة لعدم إزاحة الأوراق ، نقوم بتمرير الإبرة من خلال الفتحة رقم 2 ، وترك أحد طرفي الخيط على الجانب الخلفي والتأكد من بقائه في هذا المكان طوال عملية البرنامج الثابت بأكملها.

7. ثم ، على الجانب الأمامي من الأوراق ، نقوم بتمرير الإبرة من خلال الفتحة رقم 1 ؛

8. الآن وقد خرجت الإبرة من الجزء الخلفي من المستند ، نمررها عبر الفتحة رقم 3 مرة أخرى ، ثم نمررها عبر الفتحة رقم 2 من الجانب الأمامي بحيث تكون الإبرة والخيط مرة أخرى على الجزء الخلفي من الأوراق.

9. وهكذا ، انتهى كلا طرفي الخيط الخاص بنا على الجزء الخلفي من الصفائح ، وتم ربطهما من خلال الفتحتين رقم 2 ورقم 3.

10. نقطع الطول الزائد للخيط ، مع عدم نسيان ترك الأطراف بطول 6-7 سم لربطها في عقدة.

11. نصنع عقدة من نهايات الخيط في أقرب وقت ممكن من ورقة المستند ونقوم بتطبيقها بإحكام على الجزء الخلفي من الورقة الأخيرة.

12. نقوم بغراء ورقة بقياس 2 × 5 سنتيمترات (ملصق) فوقها بغراء كتابي بحيث تغطي العقدة المحددة بالكامل وجزئيًا الطول المتبقي للخيوط. في الوقت نفسه ، تظل أطراف الخيوط التي يبلغ طولها حوالي 1-2 سم خالية من الملصق.

13. على الورقة المشار إليها ، نجعل النقش "مُرقّم ومُخيط ومختوم على أوراق ___ (___ عدد بالكلمات)" بحيث يمتد جزئيًا إلى الجزء الخلفي من الصفحة الأخيرة من المستند ، متجاوزًا الملصق.

14. نحن نشهد هذا الإدراج بتوقيع الشخص المخول ذو الصلة وختم الكيان القانوني. يجب أن يغطي كل من بصمة الختم والتوقيع جزءًا من آخر الأوراق ، متجاوزًا الملصق.

"التجليد المحفوظ للقضية" ، أي التعامل مع المستندات الأرشيفية المُشكَّلة هو نتيجة العمل على تنفيذ الملفات في عملية تحضيرها للتخزين اللاحق واستخدامها في أرشيف المنظمة (أو لمجرد تخزين أرشيفية إذا لم يكن هناك أرشيف في المنظمة).

تسجيل القضايايمثل حزمة العملحسب وصف الحالة (تكوين ومحتوى المستندات الواردة فيها) على غلاف القضية ، أي التسجيل على غلاف عنوان محدد ، محسّن مقارنةً بتسميات القضايا ، وترقيم الأوراق ، وعمل جرد داخلي لوثائق القضية وصحيفة أدلة القضية ، وأخيراً الكتيبات ، أي الايداع والقضايا الملزمة. هذه المجموعة من الأعمال تسمى أيضًا الأرشفة والمعالجة الفنية للوثائقفي عملية تحضيرهم للتخزين الأرشيفي (التحضير للتسليم إلى أرشيف المنظمة أو إلى أرشيف البلدية). تدل الممارسة على أن المنظمات تفضل حاليًا طلب خدمات الأرشفة والمعالجة الفنية للوثائق على أساس الاستعانة بمصادر خارجية أو ، كحل أخير ، قم بدعوة ملف مُدرَّب لتجميع الحالات التي تم تشكيلها بالفعل ووصفها في أعمال المكتب ، والمخصصة لتخزين الأرشفة.

اعتمادًا على شروط تخزين المستندات ، يمكن إجراء المعالجة الكاملة أو الجزئية للحالات:

• الإيداع الكامل للقضاياتنطبق على مستندات (حالات) فترة التخزين الدائم والموظفين وفترة التخزين المؤقت (أكثر من 10 سنوات) ؛
• تخليص جزئي، التي يُسمح فيها بعدم ترقيم أوراق الحالة ، وليس إعداد جرد داخلي وصحيفة تصديق ، تنطبق على حالات التخزين المؤقت (حتى 10 سنوات شاملة).

يمكن العثور على النماذج المحددة للجرد الداخلي لوثائق الحالة (وحدات التخزين) وصحيفة شهادة الحالة في:

• القواعد الأساسية لعمل أرشيفات الإدارات (تمت الموافقة عليها بقرار من هيئة الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في 28 أغسطس 1982 ، تمت الموافقة عليها بأمر من الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 5 سبتمبر 1985 رقم 263 ؛ الطلبات رقم .4-5) ،
• القواعد الأساسية لعمل محفوظات المنظمات (تمت الموافقة عليها بقرار من هيئة الأرشيف الفيدرالي في 6 فبراير 2002 ؛ الطلبات رقم 9-10) و
• مبادئ توجيهية لتطوير التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية (تمت الموافقة عليها بأمر من الأرشيف الاتحادي بتاريخ 23 ديسمبر 2009 رقم 76 ؛ الطلبات رقم 26-27 ؛ من الآن فصاعدًا - التعليمات المنهجية).

تتم مناقشة قواعد تنظيم المستندات داخل القضية وترقيمها ووصفها على غلاف الحالة بالتفصيل في نفس الوثائق التنظيمية والمنهجية.

المستندات التي تشكل القضية مخيط على 4 ثقوب في غلاف صلب مصنوع من الورق المقوىأو متشابكمع مراعاة إمكانية القراءة المجانية لنص جميع الوثائق والتواريخ والتأشيرات والقرارات المتعلقة بها. عند تحضير الملفات للإيداع (التجليد ، التجليد) ، يجب إزالة كافة أدوات التثبيت المعدنية للمستندات (مشابك الورق ، دباسات).

تم تحديد متطلبات غلاف الكرتون وشكل وصف العلبة على الغلاف (ترتيب عناصر الوصف) بواسطة GOST 17914-72 "أغطية العلبة ذات العمر الافتراضي الطويل. الأنواع والأبعاد والمواصفات "، والتي تم تمديدها حتى عام 1985 والتي ، دون مزيد من المراجعة ، لا تزال سارية المفعول حتى يومنا هذا. انظر الشكل 2.

لذلك ، يجب أن يكون سمك الورق المقوى المستخدم للغلاف 0.35 إلى 1.5 مم (تتوافق شركات الأرشفة التي تقدم خدمات الاستعانة بمصادر خارجية للأرشفة والمعالجة الفنية للوثائق مع هذه المتطلبات) ، ويجب أن يكون العمود الفقري للغلاف بعرض 40 مم (لأن سماكة تتكون العلبة من حوالي 250 ورقة من المستندات ، وهي 4 سم) ، ويوصى حاليًا باستخدام شكل غلاف الحالة وفقًا لـ GOST في الإرشادات (الملحق رقم 25).

لإكمال كتيب لحالة معدة ، أي حفظ 4 ثقوب ، استخدم المخرز ، المثقاب ، المشبك لتثبيت العبوة ، الإبر ذات الأعداد الكبيرة ، الكتان الطبيعي أو الخيوط القطنية ، ولكن من الأفضل استخدام أجهزة خاصة للخياطة (الربط) المتوفرة على المعدات المكتبية سوق.

ينبغي إيلاء اهتمام خاص لتقنية "الخياطة الأرشيفية" ، أي سؤال حرفية:

1. يتم التحقق من تكوين الحالة ، حيث توجد أولاً أوراق الجرد الداخلي ، والتي لها ترقيم مستقل (من 1 إلى N) ، ثم الأوراق المرقمة لوثائق الحالة (من 1 إلى حوالي 250) ، في النهاية - ورقة الشاهد للقضية.
2. يتم تثبيت الأوراق الضيقة ، بعرض هوامش مستندات العلبة ، أعلى وأسفل عبوة العلبة (بالطبع ، 35-40 مم أفضل ، ولكن من الممكن أيضًا استخدام 20-30 مم).
3. في حالة التسجيل الجزئي للحالة مع مستندات التخزين المؤقت (حتى 10 سنوات شاملة) ، يتم تركيب أوراق الكرتون (الغلاف) على الفور على الجزء السفلي والعلوي من علبة العبوة.
   عندما تتم معالجة الملف بالكامل مع مستندات التخزين الدائم ، من قبل الأفراد أو التخزين المؤقت (أكثر من 10 سنوات) ، يتم أولاً حياكة علبة الحزمة معًا ، ثم يتم ربط الحالة وفقًا لتقنية "الطباعة" المعمول بها ، والتي تخضع لها من الضروري استخدام غراء PVA والغراء الصناعي - فقط إذا كان محميًا من التعفن والعفن.
4. يتم تثبيت علبة العبوة تحت الضغط ، أو في مشبك ، أو في جهاز خاص.
5. يتم إجراء ثقوب حالة العبوة:
   • السفلي والعلوي - على مسافة 30 مم من حد الهوامش السفلية والعليا للحزمة ؛
   • الثقوب الوسطى على مسافة حوالي 80 مم من الثقوب السفلية والعلوية ، يجب أن تكون بينهما مسافة حوالي 80 مم.
6. يتم تمرير خيط طبيعي في الثقوب بإحدى طريقتين:
   • 1 الطريق(كما هو موضح في الشكل 1). يتم ربط كل طرف من أطراف الخيط بإبرة منفصلة (أي يتم إدخال طرفي الخيط في إبرة خاصة به). يتم إجراء الخيط بإبرتين في ثقبين متوسطين على الجانب الأمامي. من الخلف ، يتم إخراج الخيط في الثقوب العلوية والسفلية على الجانب الأمامي. من الجانب الأمامي ، من الثقوب العلوية والسفلية ، يتم ربط الخيط بالإبر في أقرب ثقب في الوسط. يتم تحرير الخيط من الإبر ، ومحاذاة ، ويتم شد نهاياته وربطها على ظهر علبة العبوة ؛
   • 2 طريقة(كما هو موضح في الشكل 1). يتم إدخال الخيط في إبرة واحدة. من الجانب الخلفي لعلبة العبوة ، يتم تمرير الخيط في الثقب الثاني من الأسفل (تُترك نهاية الخيط للربط اللاحق) ، ويتم إزالته من الجانب الأمامي وتمريره إلى الثقب السفلي. على الجانب الخلفي ، يتم سحب الخيط مرة أخرى في الثقب الثاني من الأسفل إلى الجانب الأمامي. على الجانب الأمامي من الأعلى ، يتم إدخال الخيط في الثقب الثاني من الأعلى وعلى طول الجانب الخلفي يتم تنفيذه حتى الثقب العلوي. من خلاله ، يتم إدخال الخيط في الثقب الثاني من الأعلى على طول الجانب الأمامي ، ويتم ربطه وإخراجه إلى الجانب الخلفي من علبة العبوة. على الجانب الخلفي ، يتم تحرير الخيط من الإبرة ، ويتم شد طرفيه وربطهما.

تعتبر الأعمال الورقية وإدارة المستندات عمليات معقدة للغاية من نواح كثيرة. ينطبق هذا أيضًا على مستندات البرامج الثابتة. في الواقع ، غالبًا ما يتم إرجاع الأوراق التي تحتاج إلى حفظها وأرشفتها نظرًا لعدم حياكتها بشكل صحيح. كيف يتم تدبيس المستندات؟ يتم تقديم الإجابة على هذا السؤال من خلال التوصيات المنهجية الخاصة بالعمل المكتبي ، والتي تمت الموافقة عليها بأمر من الأرشيف الفيدرالي في 23 ديسمبر 2009.

قواعد القانون

لا يعرف كل الناس سبب فلاش المستندات. ولكن اتضح أن هناك العديد من الأماكن حيث يمكنك تسليم الأوراق المخيطة بشكل صحيح فقط. على سبيل المثال ، في الأرشيف أو عند تقديم المستندات للمناقصة ، تتطلب إجراءات تسجيل الدولة للأفراد بصفتهم رواد أعمال فرديين أو كيانات قانونية تقديم مستندات مخيطة بشكل صحيح.

يجب أن أقول أنه لا توجد تعليمات واحدة لوميض المستندات اليوم. ولكن في الوقت نفسه ، هناك عدد من اللوائح التي تنظم إجراءات الحفاظ على الوثائق المختلفة ، بما في ذلك خياطة الحالات.

لا تشمل هذه اللوائح التوصيات المنهجية للأرشيف الفيدرالي فحسب ، بل تشمل أيضًا الأمر الصادر عن وزارة الثقافة الروسية رقم 536 لعام 2005 ، الذي يوافق على التعليمات المعيارية لعمل المكتب ، تعليمات البنك المركزي الروسي ، والتي تحدد الأحكام الرئيسية لإجراء الأعمال المكتبية في البنك المركزي ، وكذلك التفسيرات المنهجية حول إجراءات ملء النماذج الفردية للوثائق التي تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الضرائب والرسوم المؤرخ 18 أبريل 2003 ، وبالطبع ، GOST R 51141.

تجدر الإشارة إلى أنك تحتاج إلى وميض جميع المستندات التي يزيد حجمها عن ورقة واحدة.

ينطبق هذا أيضًا على نسخ المستندات القانونية للكيانات القانونية (الفرق بين النسخ الأصلية والنسخ المخيطة هو أن النسخ ليست مختومة). بالإضافة إلى ذلك ، عند حفظ المستندات ، يتم ترقيم جميع الصفحات. يتم ذلك بالأرقام العربية الموضوعة في الزاوية اليمنى العليا من كل ورقة. للخياطة ، يتم استخدام خيوط خاصة (أو خيوط) ، وإبرة خياطة ومخرز. وفي الجزء الخلفي من الصفحة الأخيرة ، يجب لصق ملصق تأكيد يشير إلى عدد الصفحات المخيطة وختم المنظمة وتوقيع الرأس (أو الشخص المخول).

أغلفة

عند حفظ المستندات ، يجدر الاهتمام بغلاف الورق المقوى الصحيح لكل حالة. يمكن أن تكون الأغطية:

• اساسي
• غير قياسي
• تخزين على المدى الطويل

عادة ما يكون حجم الأغطية القياسية 229 × 324 مم وتستخدم عند تدبيس المستندات التي يتم تنفيذها على الأوراق القياسية. بالنسبة للأغطية غير القياسية ، فهي ضرورية إذا كنت بحاجة إلى حاشية ملاءات أكبر من الحجم القياسي. ثم يتم صنع الغطاء وفقًا لحجم الملاءات المراد تطويقها.

تُستخدم أغطية الألواح الصلبة في الحالات التي تحتاج فيها إلى خياطة المستندات المعدة للتخزين طويل الأجل (من خمسة وعشرين عامًا). ولتسليم الوثائق إلى أرشيفات الدولة ، يتم استخدام أغلفة مصنوعة من الورق المقوى الخالي من الأحماض.

الوصف - رأس كل شيء

يجب تزويد كل مجموعة من المستندات المخيطة بشكل منفصل بجرد ، والذي يجب أن يحتوي على معلومات معينة ، وهي:

• عنوان الوثيقة ؛
• تاريخ تجميع الجرد ؛
• العنوان والتعليق التوضيحي (يشرح للأغراض المطلوبة لهذه المجموعة من الوثائق) ؛
• تعداد جميع المستندات في الإيداع (يشار إلى عدد الأوراق لكل منها) ؛
• اللقب والموقع وتوقيع الشخص المسؤول - جامع الجرد.

المخزون لا يخضع للترقيم وقد يبدو كالتالي:

شركة مساهمة مقفلة

"شرق"

سان بطرسبرج 00.00.0000.0000.0000.00

قائمة الملفات

إجمالي ____________________________________________ من المستندات.

(بالأرقام والكلمات)

كاتب ____________________ بتروفا أ.

كيفية ترقيم الأوراق؟

عند ترقيم الأوراق ، هناك بعض القواعد التي يجب تذكرها:

• الأوراق مرقمة وليست صفحات ؛
• جرد الترقيم لا يخضع ؛
• في حالة وجود أحرف في حزمة المستندات ، يتم ترقيم الظرف نفسه أولاً ، ثم يتم ترقيم جميع الأوراق المرفقة بدوره ؛
• يجب وضع الأرقام في الزاوية اليمنى العليا من كل ورقة ، دون لمس نص المستندات ؛
• يتم الترقيم بترتيب تصاعدي بالأرقام العربية ؛
• إذا كان الملف يتكون من عدة مجلدات ، فسيتم الترقيم بشكل منفصل لكل مجلد ، ويتم أيضًا ترقيم ملاحق الحالات ، التي تصدر في شكل مجلدات مستقلة ، بشكل منفصل ؛
• إذا كان الملف يحتوي على وثائق من عدة أوراق لها ترقيم خاص بها (بما في ذلك المنشورات المطبوعة) ، فلا يزال يتعين ترقيمها بالترتيب العام ؛

• يجب فتح الأوراق ذات التنسيقات الكبيرة - A2 ، A3 - وترقيمها في الزاوية اليمنى العليا ، ثم تطويقها عند حافة واحدة ؛
• ورقة بها أجزاء ملتصقة بإحكام (شيكات ، فواتير ، قصاصات جرائد ، مقتطفات ، صور فوتوغرافية) مرقمة على أنها ورقة واحدة ، ولكن من الضروري إجراء جرد للمستندات الملصقة على ظهرها أو أسفلها (إذا كان هناك مساحة) يد ، بينما في الجرد العام للحالة في العمود "ملاحظة" أو في تسجيل الشهادة ، من الضروري الإشارة إلى أن مثل هذه المستندات أو الصور الفوتوغرافية بمبلغ 00 قطعة تم لصقها على الورقة رقم 00 وفقًا لـ الجرد على ظهر الورقة ؛
• إذا تم لصق الصور والشيكات والشهادات على الورقة من حافة واحدة فقط ، يتم ترقيمها كوثائق منفصلة بترتيب ترقيم الحالة ؛
• إذا كان الملف يحتوي على رسوم بيانية أو رسومات أو صور فوتوغرافية ، بالإضافة إلى مرفقات محددة أخرى تكون ورقة مستقلة ، فيجب ترقيمها في الزاوية اليسرى العلوية من الخلف ؛
• الخرائط أو المخططات الملصقة من عدة أوراق مرقمة في شكل ورقة واحدة ، وفي الجرد العام في عمود "الملاحظات" وفي الجزء الخلفي من الخريطة ، يجب الإشارة إلى عدد الأوراق في اللصق.

أخطاء في الترقيم

في حالة حدوث أخطاء طفيفة في ترقيم الحالة (الأوراق المفقودة) ، عندئذٍ ، بالاتفاق مع موظفي الأرشيف ، يُسمح باستخدام ترقيم الحروف. هذا يعني أن جميع الأوراق المرقمة تظل بنفس الأرقام ، ويتم وضع رقم الورقة الأمامية مع إضافة حرف (حرف) على الأوراق المفقودة. على سبيل المثال ، 5 ، 6 ، 6 أ ، 7 ...

ولكن إذا تم ارتكاب أخطاء جسيمة في ترقيم الحالة ، على سبيل المثال ، لم يتم ترقيم المستندات الصغيرة الملصقة على جانب واحد ، فسيتعين إجراء الترقيم مرة أخرى. هذا يعني أنه يجب شطب الأرقام القديمة بشرطة مائلة واحدة والرقم الصحيح بجانبها. إذا تم الترقيم مرة أخرى ، فيجب أيضًا عمل تسجيل جديد للشهادة. في الوقت نفسه ، لا تتم إزالة النقش القديم من الملف ، ولكن يتم حذفه ببساطة.

كيف تخيط المستندات؟

يجب على الموظفين المعتمدين فقط خياطة المستندات باستخدام خيوط خاصة (خيوط البنك ، خيوط LSh-210) والإبر. من أجل خياطة المستندات (يجب القيام بذلك حتى تتمكن من قراءة الحالة إذا لزم الأمر) ، في الهامش الأيسر (حوالي 1.5 سم من النص) ، يتم عمل ثلاثة ثقوب بخرز ، واحد فوق الآخر: الفتحة المركزية يجب أن تكون في المنتصف تمامًا ، ويجب أن تكون المسافة بين الثقوب المركزية والعليا (السفلية) ثلاثة سنتيمترات. إذا كانت العلبة متعددة الصفحات ، فمن الملائم عمل ثقوب مع المخرز ، وللحالات الأكثر حساسية ، يمكنك استخدام ثقب. لمنع التلف الميكانيكي للصفائح الأولى والأخيرة من العلبة ، من الأفضل لصق شرائح رقيقة من الورق المقوى عند نقطة الغرز التي سيتم من خلالها تمرير الخيط. لخياطة المستندات ، تحتاج إلى خيط طوله حوالي سبعين سنتيمترا.

لتسهيل الشرح ، نقوم بترقيم الثقوب بشكل مشروط: رقم 1 - علوي ، رقم 2 - مركزي ، رقم 3 - أقل. يجب أن تبدأ بإدخال الإبرة في الفتحة رقم 2 ، مع ترك أحد طرفي الخيط على الجزء الخلفي من البرنامج الثابت. بعد ذلك نمرر الإبرة من الجانب الأمامي إلى الفتحة رقم 1. بمجرد أن تكون نهاية الخيط والإبرة في الجزء الخلفي من العلبة ، تحتاج إلى إحضار الإبرة إلى الجانب الأمامي من خلال الفتحة رقم 3 ، ثم مرة أخرى إلى الجانب الخلفي من خلال الفتحة رقم 2. تم خياطة العلبة من خلال الثقوب الثلاثة ، والآن يمكنك ربط عقدة على الظهر. العقدة مربوطة بإحكام شديد ، أقرب ما يمكن إلى الورقة الأخيرة ومثبتة بالغراء وملصق تأكيد. في هذه الحالة ، يجب أن تكون نهايات الخيط مجانية ومرئية.

نقش الشهادة

بعد حياكة العلبة وترقيمها ، من الضروري عمل نقش للشهادة. يتم إجراؤه على ورقة منفصلة ويقع على ظهر الورقة الأخيرة من العلبة. يجب أن يشير هذا النقش إلى عدد الأوراق المرقمة والمرقمة في الملف (بالأرقام والكلمات) ، وكذلك ، إذا لزم الأمر ، ميزات المستندات المتوفرة وحالتها (صور فوتوغرافية ، رسومات ، رسومات ، وجود بقع ، ملاءات ممزقة أو تالفة). يتم توقيع نقش الشهادة من قبل الرئيس أو المترجم المعتمد ، والذي يشير أيضًا إلى موقعه وفك تشفير التوقيع. نقش الشهادة مصنوع على ملصق بقياس 5 × 6 سم. يجب لصقها بغراء عالي الجودة يتحمل التخزين الطويل ويصلح العقدة وأجزاء من الخيط (مع ترك الأطراف خالية) التي تُخاط بها العلبة وتُغلق بإحكام. في هذه الحالة ، يجب لصق الختم بحيث تكون البصمة جزئيًا على الملصق وجزئيًا على ورقة العلبة.

كيفية تنحنح الوثائق بشكل صحيح وبأي خيوط.

بفضل البرنامج الثابت الصحيح ، أصبح تنظيم المستندات أسهل. يتم نقل العديد من المستندات إلى الأرشيف. من الأنسب تخزين المستندات متعددة الأوراق المخيطة وتقديم المستندات إلى هيئات التفتيش. تظل الأوراق في أمان تام ، واستبعاد إمكانية الاستبدال أو التزوير أو الضياع.

• لا تقلق مسألة البرامج الثابتة الصحيحة للوثائق فقط موظفي مؤسسات الدولة ، ولكن أيضًا ممثلي الشركات الصغيرة.
• إذا تم تنفيذ البرنامج الثابت مع وجود انتهاكات ، فقد تتأخر عملية التسجيل إلى أجل غير مسمى. البرامج الثابتة المناسبة هي ضمان لأقصى حماية للوثائق.

كيف يتم تنفيذ البرامج الثابتة وفقًا للمتطلبات الحالية؟ كيف تفعل كل شيء في المرة الأولى ، إذا لم تكن هناك مجموعة واضحة من قواعد وامض أوراق المكتب؟ تم تخصيص مادة هذه المقالة لطرق مختلفة للوميض في التوثيق.

• إذا كنت بحاجة إلى ربط الأوراق على عدة أوراق ، فأنت بحاجة أولاً وقبل كل شيء إلى التعرف على المعايير. بالطبع ، أول ما يتبادر إلى الذهن هو الغراء أو دباسة. لا يمكن لصق المستندات متعددة الصفحات. لكن كيف تجمعهم معًا؟ بعد كل شيء ، يمكن أن تؤدي البرامج الثابتة غير الصحيحة ، على الأقل ، إلى رفض تسجيل هيئة تتطلب حزمة من المستندات.
• ماذا تفعل إذا لم تكن هناك مجموعة من القواعد والعينات ، ومن المستحيل خياطة الأوراق كما تبين وليس كما ينبغي. على الرغم من عدم وجود تعليمات واضحة بشأن ربط الوثائق ، فمن الضروري التركيز على المتطلبات المحددة للسلطة التي تطلب المعلومات في شكل حزمة مخيط من الوثائق.
• سيكون من المفيد أيضًا التعرف على التوصيات العامة بشأن وميض المستندات التي تتكون من أكثر من ورقة واحدة. تم جمعها في كتيب أو إرشادات عام 2009. يوجد أيضًا كتيب لعام 2004. إنه أكثر ملاءمة لتسجيل وثائق LLC.

• تشير طرق تدبيس الأوراق الموضحة في الكتيبات إلى الوثائق التي يجب الاحتفاظ بها لأكثر من 10 سنوات.
• يتم تنفيذ البرنامج الثابت للمستندات متعددة الصفحات باستخدام إبرة عادية وخيط كثيف. ولكن كيف تتعلم كيفية فلاش وثائق المؤسسة بشكل صحيح؟ بعد كل شيء ، ستكون هذه القدرة في متناول اليد أكثر من مرة في جميع أنحاء النشاط البيروقراطي أو ريادة الأعمال.

ما هي المستندات التي يتم خياطةها؟

• وثائق الموظفين للعام الحالي
• التوثيق المحاسبي
• الوثائق الواردة والصادرة للكاتب
• المستندات الضريبية
• وثائق لتقديم التقارير إلى وحدة الاستخبارات المالية
• المستندات لإدارات البنك المختلفة
• وثائق العطاء
• نسخ من الوثائق القانونية
• الوثائق في إبرام الاتفاقات ذات الأهمية الخاصة
• كتب الربح
• النسخ والترجمات الموثقة
• عند تحضير الوثائق للأرشفة

• من المعتاد خياطة حزمة من المستندات بإبرة وخيط. هذا يسمح لك بالحفاظ على سلامتها: في هذا النوع من الورق سيكون من الصعب استبداله ، وهو أمر مهم للغاية اليوم.
• في بعض الأحيان يُسمح باستخدام دباسة لوميض المستندات. الخيار المثالي هو استخدام معدات خاصة.
• المحاسبين في العديد من المنظمات ينتقلون للعمل مع برامج المحاسبة. لا يلزم نسخها على الورق. هذا ما هو مسك الدفاتر عبر الإنترنت. المستندات في النموذج الإلكتروني الموقعة بتوقيع رقمي لها نفس القيمة القانونية مثل المستندات الورقية (على سبيل المثال ، الفواتير).
• ولكن ، على الرغم من بساطة العمل مع التوثيق بتنسيق رقمي ، سيتعين علينا التعامل مع الوثائق الورقية المعتادة لفترة طويلة ، علاوة على ذلك ، فإن إعداد بعض المستندات مطلوب الآن.

حفظ السجلات معاني مختلفة. تختلف المستندات في سمك العلبة وشكل الأوراق. هذا هو السبب في وجود عدة طرق لفلاش التوثيق.

ما يمكن أن تكون الاختلافات الخارجية بين كائنات الخياطة:

• مستند يتكون من ورقتين A4 أو أكثر
• يتم تخزين الوثائق المحاسبية ، بما في ذلك المستندات النقدية ، التي تتكون من عدد مختلف من المستندات ، في صناديق من الورق المقوى

أي نوع من الخيط لخياطة الوثائق؟

• إذا كنت تأخذ عملية حفظ المستندات على محمل الجد ، فيمكن ببساطة إعادة الأوراق المعدة للتسليم إليك مع مطلب إعادة البرنامج الثابت بالكامل. لذلك ، يُنصح بالتعرف على قواعد التدبيس والمتطلبات الأساسية قبل ارتكاب الأخطاء الجسيمة في البرامج الثابتة للمستندات.
• حل آخر للمشكلة هو الاتصال بالمحترفين. إذا لم يكن هناك وقت لدراسة مسألة وثائق البرامج الثابتة ، فيمكنك أن تعهد بذلك إلى المتخصصين في شركة الطباعة. سوف يستغرق الأمر من 10 إلى 30 دقيقة لخياطة المستندات بزنبرك بلاستيكي أو معدني بغطاء.
• ولكن هناك مخاطرة معينة في تعهد مستنداتك إلى جهة خارجية: قد تحتوي الأوراق على أسرار تجارية.
• لذلك ، يجدر قراءة التعليمات بعناية حول كيفية وميض توثيق التنسيقات المختلفة باستخدام خيوط عادية أو دباسة.

• تُخيط الوثائق مع خيوط البنك أو شريط lavsan الرفيع أو خيوط الخياطة. ولكن إذا لم يكن هناك مثل هذه الخيوط ، فستعمل الخيوط القاسية العادية.
• يتم خياطة 2-3 أوراق مع خيط عادي. يجب طيها إلى النصف من أجل القوة. تبدأ عملية البرنامج الثابت بحقيقة حدوث ثقوب في الأوراق. يتم إنتاج البرنامج الثابت من الجانب الخلفي للأوراق المجمعة معًا.
• يتم إدخال الإبرة أولاً في الفتحة الوسطى. من الأفضل استخدام البرامج الثابتة المزدوجة. عند اكتمال التدبيس ، يتم إدخال الإبرة والخيط في الفتحة المركزية وإخراجها إلى الجانب الخلفي من المستندات المجمعة معًا. يجب ربط الطرف المتبقي من الخيط بعقدة.

كيفية فلاش الوثائق مع موضوع

تجهيز الملحقات:

• إبر بخيوط ذات سماكة مناسبة
• المستندات المراد وميضها
• المخرز أو أي أداة أخرى لعمل ثقوب في الورق
• ختم المنظمة
• الغراء القرطاسية

نقوم بعمل فلاش للوثيقة على 3 مراحل:

• تجهيز الورق للبرامج الثابتة. للقيام بذلك ، تحتاج إلى ترتيبهم في مجموعات.
• تحقق مما إذا كان الترقيم صحيحًا
• نحن نخيط
• نصنع نقشًا مصاحبًا.
• نحن نعد جرد داخلي.
• نحن نشهد الحالة النهائية

بالنسبة لحزمة المستندات المخيطة ، يُسمح بما يلي:

• تخطي مرحلة تنظيم الوثائق
• توزيع المستندات بدون ترقيم
• من الممكن تقديم المستندات بدون شهادة

المرحلة 1:

• نضع الأوراق كما ينبغي أن تكون موجودة في المستند. نقوم بترقيم كل صفحة بأرقام في الزاوية اليمنى العليا. نستخدم قلم رصاص بسيط لهذا الغرض.
• نصنع ثقوبًا. إذا كان لدينا مستند مكون من عدة أوراق ، فمن السهل عمل ثقب بإبرة وخيط. نحن نثقب مستندًا متعدد الصفحات بخرز أو نستخدم مسمارًا حادًا. لتسهيل عملية ثقب الورق ، نأخذ مطرقة.
• كم عدد الثقوب لعمل؟ يعتمد ذلك على متطلبات المنظمة التي تطلب المستندات. يجب أن تكون الثقوب متباعدة بشكل متساوٍ على طول الهامش الأيسر. في منتصف الورقة ، تصنع ثقوب ، المسافة بينهما 3 سم.

• تم عمل خمسة ثقوب للوثائق المهمة بشكل خاص. هذه هي الطريقة الأكثر موثوقية لحماية الأوراق من الاستبدال.
• نصادق على الوثيقة: نجهز قطعة من الورق مقاس 4 × 5-6 سم ونبين عليها عدد الأوراق المخيطة بالأرقام والكلمات. نضيف هنا الوظيفة واللقب والاسم والعائلة للشخص الذي يصادق على المستندات.

• نطبق الغراء ونضع هذه الورقة في المكان الذي توجد فيه العقدة وتتقارب الخيوط. نأتي بأطراف قصيرة من الخيوط خلف الورقة بحيث تتدلى بحرية. المصدق يوقع الوثائق. إذا كان هناك ختم أو كان ضروريًا على المستند ، فإننا نضع ختمًا. هنا لا يجب عليك فقط التوقيع أو الختم ، ولكن عليك القيام بذلك بحيث يتجاوز جزء من التوقيع والختم حدود الورقة الملصقة.

• باستخدام المخرز ، قم بعمل ثلاثة ثقوب. يجب أن تكون هناك مسافة 3-5 سم بينهما.
  نبدأ الإبرة من خلال الثقب الأوسط على الجانب الخلفي من الأوراق المجمعة معًا ، تاركين قطعة خيط يزيد طولها عن 7 سم.
• نحضر الإبرة إلى الجانب الأمامي من خلال الفتحة الموجودة في الأعلى. نمد الإبرة والخيط من خلال الفتحة السفلية على الجانب الخلفي.
• نمرر الإبرة من خلال الجانب الأمامي إلى ثقب الوسط. الآن يمكن قطع الخيط ، مع ترك طول لا يقل عن 7 سم.
• لقد شكلنا بقايا من الخيط: في الفتحة العلوية وفي المنتصف. نحن نربطهم معا.
  نقوم بإعداد ورقة مستطيلة ونلصقها على العقدة الناتجة.

فيديو: كيف تخيط دبلومة بثلاث فتحات؟

• هناك طريقة أكثر موثوقية لفلاش المستندات في أربعة ثقوب. نصنع 4 ثقوب. خياطة من الحفرة الثانية من الأعلى. نضع الإبرة في البزل العلوي ، ونعود إلى الثقب الثاني في الجزء العلوي ، ثم إلى الثقب الثالث. من خلال الثقب الرابع ، نرسل الإبرة إلى ظهر المستند.
• يبقى إدخال الإبرة في الفتحة الثالثة على الجانب الأمامي. ستخبرك الصورة أدناه بكيفية خياطة المستندات في أربعة ثقوب.

ما يجب الانتباه إليه:

• نحن ننتج البرامج الثابتة بشكل عمودي بدقة مع مراعاة التماثل
• يجب أن تكون الثقوب الموجودة في المستندات على طول الهامش الأيسر
• الحد من حافة الورقة 1.5-2 سم
• في المرة الأولى التي يتم فيها إدخال الإبرة من الجزء الخلفي للمستند

فيديو: كيفية فلاش المستندات؟

كيفية خياطة المستندات في الزاوية: رسم بياني

تحتاج أحيانًا إلى خياطة مستند قاب قوسين أو أدنى. كيف تفعل ذلك بشكل صحيح ، شاهد الفيديو.

فيديو: كيف تخيط المستندات؟

قم بتدبيس المستندات باستخدام دباسة

كيفية خياطة المستندات باستخدام مشبك ورق التدبيس - شاهد الفيديو.

فيديو: كيف تقوم بفلاش المستندات بشكل صحيح؟

كيف ترقيم صفحات المستند بشكل صحيح عند الإيداع؟

• نضع الأرقام العربية على الملاءات
• نستخدم قلم رصاص بسيط لهذا الغرض.
• ضع الأرقام في ترتيب تصاعدي
• نحن أوراق ترقيم وليس صفحات (قد يكون للمستندات ترقيم خاص بها)
• نضع رقم الصفحة في الزاوية اليمنى العليا ، دون لمس نص المستند.
• الطلبات مرقمة بالترتيب العام
• نقوم بترقيم الحروف كالتالي: نضع الرقم على الظرف وبعد ذلك فقط نقوم بترقيم الأوراق التي يحتوي عليها الحرف
• يتم ترقيم عدة مجلدات من المستندات بشكل منفصل
• يتم أيضًا ترقيم التطبيقات المخصصة لمجلد منفصل بشكل منفصل.
• إذا تم وضع المستندات على ورقة تنسيق كبيرة ، فقم بوضع الترقيم في الزاوية اليمنى العليا ، وثني وحاشية أسفل حافة واحدة
• بالنسبة للأجزاء الفردية المشار إليها في المستند (على سبيل المثال ، الشيكات) ، نقوم بإعداد قائمة جرد ، ويتم ترقيم هذا المستند بالترتيب العام.

كيفية تدبيس المستندات الضريبية: القواعد ، العينة

• عدد الأوراق في برنامج ثابت واحد - لا يزيد عن 150
• يتم خياطة المستندات بطريقة تجعل التواريخ والتأشيرات قابلة للقراءة
• قد يحتاج مفتش الضرائب إلى نسخة من المستند ، لذلك من الضروري تدبيس الأوراق بطريقة لا تكون هناك حاجة لكسر البرنامج الثابت للمسح الضوئي أو النسخ الأخرى
• جميع الأوراق في المستند مرقمة (يبدأ الترقيم من واحد: 1 ، 2 ، 3)
• يتم خياطة المستندات معًا في 2-4 ثقوب. يتم إحضار الخيط إلى الخلف وربطه.
• قطعة من الورق (حجمها 3 × 5 سم) عليها نقش تأكيد وختم يتم لصقها على العقدة.

• دفتر اليومية المحاسبي مخيط باستخدام غلاف مقوى. يعد ذلك ضروريًا للحفاظ على المظهر المناسب للمستند لفترة تخزين طويلة.
• الوثائق مرقمة.
• السجل مُخيط بخيط خشن عادي دون الامتثال لأي متطلبات تنظيمية.

بالنسبة للبرامج الثابتة ، يمكنك استخدام المواد التالية:

• خيوط البنك
• خيط عادي رقم 10 (مخيط بعدد كبير من الغرز)
• سلك طويل رقيق
• خيط قاسي أو خياطة
• المستند المخيط مختومًا لحماية السجلات من العبث

عملية وميض سجل المحاسبة:

• نقوم بإعداد ثلاثة ثقوب مع ثقب أو ثقب (نصنع ثقوبًا على اليسار في هوامش المجلة)
• أدخل الخيط من الجزء الخلفي من غلاف المجلة في الفتحة القصوى
• أحضر الخيط إلى الجانب الأمامي واسحب الحواف ، وقم بمحاذاةهم
• نقوم بإدخال نهايات الخيوط (يجب أن يكون المقطع من 6-8 سم) في الفتحة الموجودة في الوسط وسحبها إلى الجانب الخلفي
• كرر الإجراء عند استخدام خيط ليس قويًا بدرجة كافية
• نربط أطراف الخيوط بعقدة على الجانب الخلفي ، ونمسك الخيط المركزي الذي يمر عبر الفتحات القصوى
• قم بغراء أطراف الخيوط بالمجلة ، وفي الأعلى نلصق ورقة مربعة صغيرة ، يوقع عليها الشخص المسؤول ويوقع عليها
• حدد تاريخ البرنامج الثابت

كيف تومض جهاز كمبيوتر محمول: عينة

فيديو: كيف تفليش مستندات IP؟

وثائق البرامج الثابتة للأرشيف

سوف تتعرف على ميزات المستندات الوامضة للأرشيف من الفيديو.

فيديو: أقوم بوضع ملف الأرشيف على الكاميرا - وصف تفصيلي

كيف تومض مجلد بالوثائق؟

يتم عرض عملية وميض مجلد بالمستندات في الفيديو.

فيديو: حفظ الملفات

كيف تخيط القضية؟

كيف تنحني القضية ، شاهد الفيديو.

فيديو: حفظ الملفات (الخيار الأول).

فيديو: حفظ الملفات (الخيار الثاني)