İclasın və iclasın məqsəd və vəzifələri. Və təcrübəli lider həmişə toplantının bitmə vaxtını, çıxış müddətini təyin edəcək və hər məsələnin müzakirə qaydalarını təyin edəcəkdir

Biznesiclas - qərarın hazırlanması və qəbulu üçün fikir mübadiləsi yolu ilə bir qrup maraqlı tərəfin mütəşəkkil, məqsədyönlü qarşılıqlı fəaliyyət forması.

1. By ictimai həyat sahəsinə aiddirayırmaq: inzibati, elmi və ya elmi-texniki, siyasi, həmkarlar ittifaqı və müştərək iclaslar.

2. By iştirakçıları cəlb etmək miqyası:beynəlxalq, respublika, sektoral, regional, regional, şəhər, rayon, daxili.

3. By məkan:yerli və xarici.

4. By həyata keçirilmə tezliyi:birdəfəlik, daimi, dövri.

5. By iştirakçıların sayı:dar tərkibdə (5 nəfərə qədər), genişləndirilmiş tərkibdə (20 nəfərə qədər), təmsilçi (20 nəfərdən çox).

6. By əsas vəzifə:təlimatlandırıcı, əməliyyat (planlaşdırma iclasları), problemli.

8. By iştirakçıların məsafəsi:üz-üzə və seçici (iş yerlərində olan rəhbər və iclas iştirakçıları arasında əlaqə yaradan avtomatik telefon stansiyalarından istifadə etməklə).

İdarəetmə nəzəriyyəsi məqsədlərinə görə iclas və görüşlərin aşağıdakı təsnifatını təklif edir:

■ məlumatverici müsahibə.Hər bir iştirakçı işlərin vəziyyəti barədə qısaca rəisə məruzə edir, bu da yazılı hesabatların verilməsindən yayınır və hər kəsə müəssisədəki vəziyyət barədə fikir əldə etmək imkanı verir;

■ qərar vermək üçün iclas.Müxtəlif şöbələri təmsil edən iştirakçıların fikirlərini əlaqələndirmək

müəyyən bir problem barədə qərar qəbul etmək üçün təşkilatın bölünməsi; ■ yaradıcı görüş.Yeni fikirlərdən istifadə, perspektivli fəaliyyət sahələrinin inkişafı. Hər hansı bir görüş və görüş yalnız işgüzar ünsiyyət prosesində insan davranışının etik yönümlü normalarına uyğun aparıldığı təqdirdə təsirli olur. M. Braimmüzakirədə, ilk baxışdan absurd kimi görünsə də, başqalarının fikirlərinə hörmətlə yanaşmanın lazım olduğunu qeyd edir.

İşgüzar görüşlərdə 7-9 nəfər, maksimum 12 nəfər iştirak edə bilər, çox sayda iştirakçı onsuz da iş səmərəliliyini azalda bilər. Müzakirənin mövzusu əvvəlcədən müəyyənləşdirilməlidir ki, iştirakçılar peşəkarlıqla hazırlaşsınlar, təklifləri üzərində düşünsünlər və hətta müvafiq hesabatlar hazırlasınlar. İştirakçıların "dəyirmi masa" şəklində məkan təşkili qarşılıqlı əlaqəni artırmaq üçün vacibdir. İclasın moderatoru əvvəlcə iclasın işgüzar və konstruktiv olacağına ümid etdiyini bildirməli, iclas zamanı cədvələ riayət etməli, natiqləri müzakirə olunan mövzu çərçivəsində “saxlamalı”, “hərəkətsiz” lərin iştirakını dayandıraraq "danışıqlı", sözlərin təqdim edilmə qaydasını müəyyənləşdirmək, lazımi sualları vermək, parafrazlaşdırma aparmaq və aralıq nəticələrə yekun vurmaq, iclasın son şərhini vermək. Unutmamalıyıq ki, bir iş görüşməsi onu ifadə edən şəxsin şəxsi xüsusiyyətlərini deyil, mövzu mövqelərini tənqid etmə ehtimalını ehtiva edir və qaydaya riayət etmək tövsiyə olunur: əvvəlcə mövqelərin üst-üstə düşməsini qeyd edin, sonra fərqi müzakirə edin problemin həllinə fərqli mövqelər və yanaşmalar arasında, hər alternativin üstünlüklərini və mənfi cəhətlərini inandırıcı şəkildə mübahisələndirin. Tənqid atəşinə məruz qalmanız halında özünüzə edilən hücumu problemə qarşı bir hücuma çevirmək faydalıdır: "Eyni sualdan narahat olduğunuza və ən yaxşı həll yolunu tapmağa çalışdığınıza görə sevinirəm ..." . Əsas məsələ mübahisəni qazanmaq deyil, əksinə problemin həllində irəliləməkdir. Mövqeyinizə mümkün olan yeganə və doğru kimi deyil, fərqli bir fikri başa düşə bilmək və hətta qəbul edə bilmək, fərqli bir fikrə keçirici olmaq vacibdir. İştirakçıların passivliyini aradan qaldırmaq üçün aşağıdakılardan istifadə edilə bilər: 1) dairədəki ifadələr və ya 2) beyin fırtınası metodu. Fikir toqquşmasında iki forma ola bilər: rəqabətli-rəqabətlivə ya kooperativkooperativ. Fikir rəqabətində düşmənçiliyi azaltmaq üçün fikirlərinin uyğun gəldiyi nöqtələri müəyyənləşdirməli, xarici mövqedə xoş və ya faydalı ola biləcək məqamları tapmalı olan zidd fikirli iştirakçılar da daxil olmaqla uzlaşma komissiyaları və ya qruplar yaradıla bilər. problemin optimal həlli.

İşgüzar görüşlər tez-tez direktiv xarakter daşıyır, çünki "Valideyn" mövqeyindən olan lider problemini yeganə həll yolu kimi öz fikrini göstərir və "Uşaq" mövqeyindən qalan iştirakçılar bu qərarı icra üçün verirlər. Ən təsirli olanlar, "Yetkinlər - Yetkinlər" mövqeyindən bərabər qarşılıqlı əlaqələrin kollegial xarakteri olan işgüzar görüşlərdir. Bununla birlikdə, zahiri qarşılıqlı təsir "Yetkin - Yetkin" olaraq həyata keçirildikdə manipulyasiyalar da var, amma əslində "Valideyn - Uşaq", yəni. lider zahirən səssiz olanları da səsləndirməsini xahiş edir, amma hamı danışdıqdan sonra hamını izah edən lider lazımi vurğuları yerləşdirir və nəticədə iştirakçılara bu qərarı icra etməyi tapşıraraq ehtiyac duyduğu qərarı verir. “uşaq” görünüşü.

Federal Təhsil Agentliyi

Magnitogorsk Dövlət Universiteti G. I. Nosova

Psixologiya şöbəsi

İşgüzar Ünsiyyət Abstrakt

Mövzusunda: "İşgüzar görüşlər və görüşlər"

Tamamlayan: FFK qrupunun tələbəsi 06-1

Grebenshchikova V.I.

Yoxladı: Orinina L.V

İşgüzar söhbətlər və ticarət danışıqları ilə yanaşı, iş praktikasında işgüzar söhbətlərin aparılmasının xüsusi formaları geniş yayılmışdır - müəyyən məsələlərin açıq kollektiv müzakirəsi yolu olan görüşlər. Belə müzakirənin formaları çox müxtəlifdir. Bunlar konqreslər, konfranslar, simpoziumlar, iclaslar, sessiyalar, seminarlardır. Bu tədbirlərdə verilən qərarlar ümumiyyətlə dar menecerlər dairəsinin verdiyi qərarlardan daha təsirli olur.

İşgüzar görüşün MƏQSƏDİ pulsuz müzakirə təmin etmək və müxtəlif fikirləri nəzərə alaraq ortaq bir həll yolu tapmaqdır.

"Görüşlərin təşkili" mövzusunu seçdim, çünki işgüzar söhbət forması kimi beyin fırtınasının bir çox müsbət cəhəti var:

Birincisi, düşüncənin səmərəliliyini artırır. Rusların "ağıl yaxşıdır, amma ikisi daha yaxşıdır" atalar sözü sıfırdan yaranmayıb, dərin məna daşıyır. Həqiqətən də, insan düşüncəsinin xüsusiyyəti, ortaq intellektual fəaliyyət şəraitində xüsusilə təsirli olmasındadir, çünki intellektual nəticələr bir yerə yığılmır, əksinə çoxalır. Məlumdur ki, məhsuldar fikirlərin çoxu kollektiv fikir mübadiləsindən doğmuşdur.

İkincisi, konfransın gedişində işçilərin yaradıcı icması güclənir, fərdi işçilərin maraqları vahid kollektiv tapşırıqlar sisteminə daxil edilir və iştirakçıların işgüzar keyfiyyətləri artırılır.

Üçüncüsü, birgə zehni işdə hər birinin yaradıcılıq potensialı üzə çıxır.

Hər münasibətilə toplanan kifayət qədər yaxşı hazırlanmamış və zəif aparılmış iclaslar, insanları əsas işlərindən uzaqlaşdıraraq dəyərli vaxtlarını “yeyib-içdikləri” üçün çox zərər verirlər.

Ümumiyyətlə, iclasa hazırlıq aşağıdakı hərəkətləri əhatə edir: mövzunu müəyyənləşdirmək, gündəliyi formalaşdırmaq, iclasın vəzifələrini və ümumi müddətini, başlanğıcın tarixini və vaxtını, iştirakçıların tərkibini, təxmini cədvəlini müəyyənləşdirmək işləmək.

Görüşün nə vaxt başlayacağını təyin edərkən işin ritmini nəzərə almalısınız. Gün ərzində insanları bir iş növündən digərinə sonsuz bir şəkildə keçməyə məcbur etməmək üçün iş gününün əvvəlində və ya sonunda və ya nahardan sonra iclasların keçirilməsi məsləhətdir. Sərf olunan ümumi vaxt nəzərə alınmaqla (yalnız birbaşa iclas üçün deyil, həm də toplantılar, keçidlər, geri qayıtmaq və işə daxil olmaq üçün) görüşün başlanğıcı və sonu boş vaxt olmaması üçün planlaşdırılmalıdır: əgər nahar vaxtından 15 dəqiqə əvvəl bitir, onda bu dəqiqələr itirilmiş hesab edilə bilər.

İclasın iştirakçıları əvvəlcədən onun keçirilməsi barədə xəbərdar edilməsi və gündəmlə, bütün lazımi materiallarla tanış olması tələb olunur ki, çıxışları əvvəlcədən düşünülsün.

Bir iclasa vaxtında başlamalı və iştirakçıları ilə əməkdaşlıq qaydaları barədə dərhal razılaşmalısınız, məsələn, çıxışların vaxtını və ya qərar qəbul etmə prosedurunu məhdudlaşdırın. Bundan sonra protokolun aparılması iştirakçılardan birinə həvalə olunmalıdır.

İşgüzar görüşlər və görüşlərin ümumi təşkilinin bu və digər məsələlərini daha ətraflı nəzərdən keçirək.

İşgüzar görüş (iclas) - bir qrup insanın (komandanın) şifahi kommunikativ qarşılıqlı əlaqəsi. Bu ünsiyyət növündə müxtəlif janrlar birləşdirilir: natiq monoloq (aparıcının giriş və yekun nitqləri, iştirakçıların çıxışları, məruzə), söhbət (məlumat mübadiləsi, "beyin fırtınası" zamanı fikirlərin təbliği və müzakirəsi), müzakirə.

İclasın effektivliyi əsasən təşkilatçısın istedadından - danışıq bacarığı və idarəetmə bacarığından, eyni zamanda görüş növünün düzgün seçilməsindən və xüsusiyyətlərini bilməkdən asılıdır.

İşgüzar görüşlər bunlardır:

1. Tədbirin forması ilə:

1.1. konfranslar

1.2. iclaslar

1.3. iclaslar

1.4. seminarlar, simpoziumlar

2. Rəhbər iclas şəklində:

2.1. diktator

2.2. avtokratik

2.3. məcmu - əvvəlcə yalnız həmin şəxslərin iştirak etdiyi bir hesabat, mübahisə

rəhbər tərəfindən təyin edilmişdir.

2.4. mübahisəli

2.5. pulsuz

3. İctimai həyat sahəsinə aid olmaqla:

3.1. ziyafət

3.2. ticarət Birliyi

3.3. iş (inzibati)

3.4. elmi

3.5. birləşmiş

4. Miqyas baxımından:

4.1. beynəlxalq

4.2. ümumrusiya

4.3. respublika

4.4. sektoral

4.5. regional

4.6. regional

4.7. şəhər

4.8. rayon

4.9. daxili

5. Məkanda:

5.1. yerli

5.2. ziyarət

6. Tezliyə görə:

6.1. müntəzəm

6.2. daimi

6.3. birdəfəlik

6.4. dövri

7. İştirakçıların sayına görə:

7.1. dar tərkibdə (5 nəfərə qədər)

7.2. genişləndirilmiş heyət (20 nəfərə qədər)

7.3. nümayəndə (20 nəfərdən çox)

8. İştirakçıların tərkibinin sabitliyinə görə:

8.1. sabit tərkib

8.2. dəvət olunmuş işçilərlə

8.3. iclas üçün xüsusi bir siyahı ilə

8.4. birləşdirilmişdir

9. Sualların mövzusu:

9.1 inzibati

9.2 texniki

9.3 işçi heyəti

9.4 maliyyə

9.5 texnoloji

10. Tapşırıqlara görə:

10.1 problemli

10.2 ibrətamiz

10.3 işlək vəziyyətdədir

11. Randevu ilə:

11.1 sənətkarlıq qərarları

11.2 tapşırıqları aydınlaşdırmaq

11.3 xülasə

İşgüzar görüş liderinin əsas vəzifələrindən biri müzakirə olunan problemin mürəkkəbliyini daha dolğun qiymətləndirmək üçün mümkün qədər çox faktı cəlb etmək, eləcə də mövcud olanları problemin həlli prosesinə cəlb etməkdir. Əlbətdə ki, liderin mövcud vəziyyətlə bağlı öz baxışı olmalıdır, ancaq problemi başa düşdükləri zaman haqlı və ya səhv olduqlarını başa düşmək üçün başqalarının da nöqteyi-nəzərini bilmək lazımdır. Başqasının baxışı düzgündürsə, iclas moderatoru vəziyyətə baxışını dəyişdirə bilər. Həmkarları səhv edirsə və ya əhəmiyyətli bir şeyi itirdikdə, itkin faktları bildirə bilər. Doğru sualların verilməsi, iclasın yoluna qayıtması üçün əla vasitədir.

İclasın effektivliyi əsasən təşkilatçısın istedadından - danışıq bacarığı və idarəetmə bacarığından asılıdır. Çox vaxt iclaslar liderin özü tərəfindən aparılır.

İşgüzar görüşlərin aşağıdakı əsas vəzifələri var:

1) İşlərin vəziyyətini öyrənin, təhlil edin (planın necə həyata keçirildiyi, komandada nələr baş verdiyi ...); müzakirə olunan məsələ ilə bağlı məlumat mübadiləsi, səyləri əlaqələndirmək və təşkilati nəticələr çıxarmaq. Məlumat iclası bu tapşırıqlara uyğundur.

2) Çalışanları iqtisadi siyasətin düzgünlüyünə inandırmaq üçün problemlərin həlli axtarışı, yeni təcrübə və tətbiqetmə imkanları barədə məlumat verin. Bir izahlı iclas və ya bir brifinq iclası bu problemləri həll etmək məqsədi daşıyır.

3) Problemin kollektiv həll yolunu tapın, fikir hazırlayın, toplayın. Bu tip görüşlər problemlidir və ya "beyin fırtınası "dır.

4) Seç və konstruktiv qərarlar ver. Bu məclisin vəzifəsidir - qərar qəbul edən.

5) İştirakçılara lazımi biliklər vermək, ixtisaslarını artırmaq. Bu növə konfrans və ya iş görüşməsi deyilir.

Lider komanda ilə davamlı təmasda olmaq istəyirsə, müntəzəm görüşlər təşkil edir. Tezlik baxımından da görüşlər birdəfəlik və dövri ola bilər.

Yığıncaqda kimsə mübahisə etmək istəyi ilə qarşılaşdığını düşünürsə, lider eyni fikirdə olmalıdır və qrupun mübahisəni təkzib etməsinə icazə verməlidir. Həddindən artıq mübahisəli mübahisəli şəxslərin danışıqlarını sona qədər dinləmədən, nəzakətlə müdaxilə edilməlidir, bir qayda olaraq bu cür çıxışlardan az fayda var. Bir negativistlə (yəni zidd etməyi sevən bir insanla) qarşılaşmalı olsanız, onun bilik və təcrübəsini tanımalı və qiymətləndirməlisiniz. Utancaq iştirakçılara sadə suallar vermək və özlərinə inamlarını artırmaq tövsiyə olunur. Müzakirə edən şəxs təklif vermək əvəzinə davamlı sual verirsə, sualları qrupa yönəldilməlidir.

İşgüzar görüşün səmərəli olması üçün sədr müzakirələrin aparılması texnikasını bilməli olmalıdır. Hər şeydən əvvəl, qrup müzakirəsini mədəni şəkildə aparmağa çalışmaq lazımdır. Bu, mübahisələndirənlərin münasibətlərində incəliyin mövcud olmasını nəzərdə tutur və bu səbəbdən də lağ etmək, müxaliflərin sözünü kəsmək və onlara qarşı sərt hücumlar kimi fikirlərini mübahisə etmək vasitələrinin istifadəsini istisna edir. İştirakçılar arasındakı iş mübahisəsinin konkret olmasını və vaxt məhdudluğunu təmin etməsini təmin etmək, həmçinin şəxsi toqquşmalardan qaçmaq üçün xüsusilə diqqətli olmaq lazımdır. Mübahisənin terminologiyası iştirak edən hər kəs üçün aydın olmalıdır.

Müzakirəyə hazırlaşarkən ən azı həqiqət uğrunda mübarizənin ən ümumi planını tərtib etməli, ən ağır arqumentləri seçməlidir. Təkzib edilə bilməyən dəqiq rəqəmlər xüsusilə təsir edicidir.

§ bir. Bir qrupun işgüzar ünsiyyətinin bir növü kimi görüş

İşgüzar görüş (görüş) - bir qrup insanın (komandanın) şifahi kommunikativ qarşılıqlı əlaqəsi. Bu ünsiyyət növündə müxtəlif janrlar birləşdirilir: natiq monoloq (aparıcının giriş və yekun nitqləri, iştirakçıların çıxışları, məruzə), söhbət (məlumat mübadiləsi, "beyin fırtınası" zamanı fikirlərin təbliği və müzakirəsi), müzakirə.

İclasın effektivliyi əsasən təşkilatçısın istedadından - danışıq bacarığı və idarəetmə bacarığından asılıdır. Çox vaxt iclaslar liderin özü tərəfindən aparılır.

İşgüzar görüşlərin aşağıdakı əsas vəzifələri var:

1) İşlərin vəziyyətini öyrənin, təhlil edin (planın necə həyata keçirildiyi, komandada nələr baş verdiyi ...); müzakirə olunan məsələ ilə bağlı məlumat mübadiləsi, səyləri əlaqələndirmək və təşkilati nəticələr çıxarmaq. Məlumat iclası bu tapşırıqlara uyğundur.

2) Çalışanları iqtisadi siyasətinin düzgünlüyünə inandırmaq üçün problemlərin həlli axtarışı, yeni təcrübə və tətbiqetmə imkanları barədə məlumat verin. Bir izahlı iclas və ya bir brifinq iclası bu problemləri həll etmək məqsədi daşıyır.

3) Problemin kollektiv həll yolunu tapın, fikir hazırlayın, toplayın. Bu tip görüşlər problemlidir və ya "beyin fırtınası "dır.

4) Seç və konstruktiv qərarlar ver. Bu məclisin vəzifəsidir - qərar qəbul edən.

5) İştirakçılara lazımi biliklər vermək, ixtisaslarını artırmaq. Bu növə konfrans və ya iş görüşməsi deyilir.

Lider komanda ilə davamlı təmasda olmaq istəyirsə, müntəzəm görüşlər təşkil edir. Görüşlərin tezliyinə görə, onlar birdəfəlik və dövri ola bilər.

§2. İclasın hazırlanması və keçirilməsi mərhələləri

İclas, idarə olunan, təşkil edilmiş bir qrup ünsiyyətidir. Uğuru 90% hazırlıqdan, ünsiyyət mərhələsinin struktur elementləri barədə düşünmək və sonrakı qiymətləndirmə və özünü qiymətləndirmədən asılıdır.

İclasın hazırlanması ona ehtiyacın müəyyənləşdirilməsindən başlayır. Məsələn, söhbət, yuxarı rəhbərliyin qərarı və ya digər iclaslarla inteqrasiya kimi alternativlər olmadıqda, bu mürəkkəb iş növündən istifadə etmək məsləhətdir. Kollektiv müzakirə prosesinin təşkili barədə qərardan sonra onun mövzusu və məqsədi aydınlaşdırılır. Məsələləri işıqlandırmaq və qruplaşdırmaqla gündəm hazırlanır. Məsələlərin nəzərdən keçirilməsinin ardıcıllığını seçmək, psixoloji əsaslardan irəli gəlir. Geniş müzakirə və işlənmə tələb edən ən "çətin" məqamlar qrupun fiziki və zehni performansı zirvəyə çatdıqda toplantının ikinci üçdə birində yerləşdirilir. Çox vaxt tələb etməyən aktual və ya təcili məsələlər əvvəlcə həll oluna bilər və sonunda ən “sadə” məqamlar və ya ən maraqlı məqamlar buraxıla bilər.

Ümumiyyətlə, bəlkə də bunun üçün bir komissiya toplayaraq bir qərar layihəsi hazırlamaq lazımdır. Bu, tez-tez iştirakçıların görüş zamanı konkret cavablar verəcəkləri hər bir maddə üzrə "anket" dir.

Növbəti addım auditoriyanın kəmiyyət və keyfiyyət tərkibini müəyyənləşdirmək və iştirakçıları hazırlamaqdır.

Hər iclasa bütün şöbələrin rəhbərlərini dəvət etmək qətiyyən lazım deyil. Ümumiyyətlə müzakirə olunan problemdə ən səlahiyyətli olan məmurlar iştirak edirlər. Ünsiyyət quranların müxtəlif fikirləri təmsil edib-etmədiklərini və ya eyni baxışlarla yaxın bir qrup yaratdıqlarını təyin etmək lazımdır. İştirakçıların sayı baxımından iclaslar dar (5 nəfərədək), genişləndirilmiş (20 nəfərədək) və nümayəndəli (20 nəfərdən çox) ola bilər. Kiçik qruplar bir-birinə yaxındır, yüksək məhsuldardır, lakin onların içində bir söhbət etmək çətindir, etibarsız qərarlar qəbul etmək riski var. Böyük olanlar, bir qayda olaraq, bir çox nöqteyi-nəzərdən təsdiqlənmiş qərarlar verirlər, lakin bunlarda bir fikir birliyinə gəlmək çətindir, daha çox nəzarət tələb olunur, qrupların yaranma təhlükəsi, təzyiqlər "təxribatçılar". Daxili iş görüşməsi üçün ideal iştirakçı sayı 6 ilə 9 arasındadır. Bütün işçilər mövzu, məqsəd, gündəm və lazımi material və sənədlərlə əvvəlcədən tanış olmalıdırlar.

Erqonomik araşdırmalara görə iclas keçirmək üçün ən yaxşı vaxt səhərin gecidir (Çərşənbə və ya Cümə axşamı səhər 11). Adi görüşlər üçün həftənin müəyyən bir günü ayrılır.

Məkan, bir qayda olaraq, təşkilat rəhbərinin kabinetidir. Lakin görüşləri xüsusi təchiz olunmuş bir otaqda çağırmaq daha yaxşıdır. Yaxşı akustika, səs yalıtımı, havalandırma, normal hava istiliyi (+ 19 ° C), iş üçün rahat mebel olmalıdır. İştirakçıların ən optimal düzəlişi bir-birinə trapetsiyal masada bir-birindən uzundur.

Çox sayda insanın birgə zehni fəaliyyətinin uyğun müddəti 40 - 45 dəqiqədir. İşin şərtləri daha çox vaxt tələb edirsə, 40 dəqiqədən sonra on dəqiqəlik fasilə elan olunur. Qaydalar iclasın əvvəlində qurulur. Ümumiyyətlə aparıcının bütün təqdimatlar olduğu kimi açılış və bağlanış nitqləri də 10 dəqiqəyə planlaşdırılır. Açılış nitqində aydın və son dərəcə konkret, müzakirə olunan problemləri qısaca təsvir etməli və bir daha iştirakçıların diqqətini iclasın son hədəfinə yönəltmək lazımdır. Müzakirə üçün bir stimul yaratmaq üçün sualların praktik əhəmiyyətini vurğulamaq, tamaşaçılar üçün bir sıra konkret tapşırıqlar qoymaq olar. İclasın sədri üçün ən vacib tələblərdən biri də əvvəldən bəri öz mövqeyini qalan iştirakçılara tətbiq etməməkdir. Mövqe liderin sözlərini xüsusi çəki verir və əks fikirdə olan işçilərin sözləri, hakimiyyətə zidd olmamaq üçün sadəcə bunları dilə gətirməyə cəsarət edə bilməz. Neytral mövqe tutmağa, üçüncü bir şəxsdən fikrinizi bildirməyə və ya sual şəklində formalaşdırmağa çalışmalısınız. Ən ciddi görüşə gözlənilmədən maraqlı bir açıqlama və ya hətta bir zarafatla başlamaq uyğun ola bilər. Yığıncağı açan düşüncə ifadəsinin sonunda istifadə ediləcəyi təqdirdə çox təsirli olur. Təqdimatçı müraciət edərkən iştirakçıları ad və ata adı ilə çağırır və mümkünsə müvafiq mövzuda təcrübələrini və səriştələrini vurğulayır. Sədr yalnız nitqin mahiyyətinə deyil, hər birinin ümumi quruluşa necə uyğunlaşdığına, nəzərdə tutulan məqsədə çatmaq üçün necə işlədiyinə son dərəcə diqqətli olmalıdır; yan tərəfə aparmaz. Təşkilatçı qaydalara nəzarət edir, hər problemə baxılarkən və sonra çıxışları qısaca xülasə edir. Bu, iştirak edən hər kəsin müzakirə olunanları aydın şəkildə başa düşməsinə, müzakirə zamanı müəyyən irəliləyişlərin əldə olunmasına imkan verir. Natiq sualdan kənara çıxırsa, diplomatik yolla dayandırılmalıdır. Təkliflərin kritik qiymətləndirilməsi ya çıxışdan dərhal sonra, ya da "beyin fırtınası" metodundan istifadə edildiyi təqdirdə, bütün fikirlər ifadə edildikdən sonra verilir.

İclasın növbəti mümkün mərhələsi qərar verməkdir. Əvvəlcədən hazırlanmış qərar layihəsi oxunur və iclas iştirakçıları öz düzəlişlərini edirlər və səsvermənin nəticələrinə əsasən qəbul edirlər. Qərarlar qəbul edildikdən sonra onun icrasını və nəzarətini həyata keçirən şəxslər müəyyən edilir.

Görüşü bitirdikdən sonra aparıcı hər kəsi bu planları, proqramları yerinə yetirməyə, sonda gəldikləri hədəflərə çatmağa çağıra bilər; müzakirəni qısaca xülasə etmək; ən uğurlu fikirləri, iş çıxışlarını tərifləmək; məhsuldar işlərinə görə hər kəsə təşəkkür edirəm.

İngilis iclas tədqiqatçısı Elan Barker haqlı olaraq davamlı kollektiv müzakirələrin davamlı analizinin mənfəət əldə etdiyinə inanır. Qiymətləndirmə obyektiv olmalı, iclasdan kənarda bütün qrup tərəfindən ayrı bir iclasda formalaşdırılmalıdır. İştirakçıları cavab üçün sürüşmə miqyası deyilən bir sorğu doldurmağa dəvət edə bilərsiniz: (yox) 1 2 3 4 5 6 (Bəli):

Görüş lazım idi?

Məqsəd aydındır?

Məqsəd üçün uyğun idi?

Müddət və vaxtın əlverişli olduğuna razısınız?

Otaq sizi razı saldı?

Gündəmi və sənədləri vaxtında almısınız?

Bütün gündəm maddələri müəyyənləşdirilibmi?

İştirakçıların müvafiq səriştəsi varmı?

Sədr lazımi nəzarəti həyata keçirdi?

Qərar qəbul etmə prosedurundan razısınızmı?

Müstəqil bir mütəxəssis cəlb edildiyi təqdirdə iclas baxışı daha təsirli bir şəkildə həyata keçirilə bilər. Nəyin yaxşı getdiyini və nəyin dəyişdirilməsi lazım olduğunu qərəzsiz qiymətləndirmək imkanı qazanacaq.

Təcrübəsiz bir menecer sxemə görə kollektiv ünsiyyəti təkbaşına təhlil edə bilər:

1. Məqsədindən asılı olaraq görüş növü nədir?

2. Mövzu və alt mövzular (gündəm) yaxşı tərtib edilmişdirmi?

3. Ən çətin məsələlərin həll edilməsi nə vaxt planlaşdırılır?

4. İştirakçıların yeri, vaxtı, sayı və tərkibi uyğundurmu?

5. Aparıcı açılış nitqində nədən danışır?

6. Hansı qaydalar qəbul edilmişdir?

7. Dialoq zamanı aparıcının təşkilatçı nitq hərəkətləri hansılardır?

8. İştirak edən hər kəs müzakirədə iştirak edirmi?

9. Hansı qərarlar qəbul edilmişdir?

10. Ev sahibi görüşü necə başa vurdu?

11. Protokol düzgün tərtib olunubmu?

Müəssisənin məhsuldar işinin təşkili formaları iclas və məclislərdir. Fərqli məqsəd və tətbiqetmə üsulları var.

Tərif

İclas - məqsədi aktual məsələləri nəzərdən keçirmək olan sağ insanlar dairəsinin iclası.

Kolleksiya - aktual məsələləri və problemləri müzakirə etmək üçün ümumi fəaliyyətlərlə birləşdirilmiş insanların görüşü.

Müqayisə

İştirakçılar

Tədbirlərin hər birində fərqli insanlar iştirak edir. İclas, bir qayda olaraq, maraqlı tərəflərin kiçik bir dairəsinin iştirakı ilə daha dar bir format ilə xarakterizə olunur. Bunlar arasında, məsələn, struktur bölmələrin rəhbərləri, aparıcı mütəxəssislər və ya müxtəlif firmaların nümayəndələri ola bilər. Bəzən toplantı məhkəmə olur, bir işə qərar vermək üçün keçirilir.

İclas daha kütləvi bir hadisədir. Burada müəssisənin bütün heyəti iştirak edə bilər. Valideyn və ya seçkiqabağı görüşlər də buna misaldır.

Müzakirə mövzusu

Görüşlə görüş arasındakı fərq həm də tədbirdə hansı mövzuların qaldırılmasındadır. Beləliklə, iclas istehsalın idarə edilməsi məsələlərini nəzərdən keçirmək, işlərin vəziyyəti haqqında məlumat toplamaq, problemli sahələri müəyyənləşdirmək üçün təşkil edilmişdir. Konfrans verən dəyirmi masadakı insanlardır və hər kəsin rəyi burada çox vacibdir, əksər hallarda lazımi məlumatları əldə etmək üçün sadəcə iştirak etmək kifayətdir.

İclaslarda, bütün işçi qüvvəsi üçün vacib olan zamanla yığılmış daha ümumi məsələlər gündəmə gətirilir. Bu cür görüşlərdə bəzən birbaşa istehsalla əlaqəli olmayan mövzulara toxunulur. Məsələn, qarşıdakı tətilə hazırlaşmaq barədə danışa bilərik.

Məqsədlər

İclasların mahiyyəti işlək vəziyyətdədir. Bu cür görüşlərin məqsədi cari fəaliyyətlərə düzəlişlər etmək, iş prosesini yaxşılaşdırmaqdır. İclas qətnamənin qəbulu ilə başa çatır.

İclaslarda nəticələr tez-tez yekunlaşdırılır, mükafatlar verilir, iş şəraiti və yaxın gələcək üçün planlar bildirilir. İclasın gedişi və qəbul edilmiş qərarlar xüsusi protokolda qeyd olunur.

Keçirmə tezliyi

Görüşlərin keçirilmə tezliyi ilə bağlı iclasla görüş arasındakı fərqə baxaq. Beləliklə, iki növ tədbirdən iclaslar tez-tez çağırılır. Onlar üçün müəyyən bir vaxt müəyyənləşdirilib. Ancaq bu cür iclasların təbiəti təcili bir ehtiyacla əsaslandırılırsa, planlaşdırılmamış ola bilər.

Katibin müqəddəs vəzifələrindən biri də müxtəlif səviyyələrdə liderlərin təşəbbüsü ilə keçirilən iclaslar, konfranslar və görüşlər hazırlamaqdır. Əksər hallarda katib belə tədbirlərin protokollarını saxlayır. Bu məqalə sizə bu proseslərin daha təsirli olmasını göstərəcəkdir.

Protokol haqqında danışmağa başlamaq üçün ilk növbədə görüşlərin hazırlanmasına diqqət yetirməlisiniz. Belə bir tədbirdən əvvəl gündəmi düşünmək, iştirakçıların tərkibini müəyyənləşdirmək, bütün məruzəçilərin məruzələri və digər materiallar ilə tanış olmaq vacibdir. Bütün bunlar əlavə səylər tələb edəcək, lakin nəticədə protokolun saxlanılması daha asan olacaq.

Vaxta necə qənaət etmək olar?

Müxtəlif araşdırmalara görə, iclaslar təşkilat rəhbərinin və digər işçilərin iş vaxtının 10-50% -ni çəkə bilər. Xərclənən vaxtı azaltmaq üçün təşəbbüskarlar, ev sahibləri və iştirakçılar ilə görüşmək aşağıdakı qaydaları nəzərə almalıdır:

İclasda yalnız rutin olaraq həll edilə bilməyən məsələləri müzakirə edin.

İclasların iştirakçı sayını məhdudlaşdırın. Tədbirin müddəti ilə birbaşa mütənasibdir. 5 işçi ilə görüşün müddəti 1 saatdırsa, iştirakçı sayı 10 və ya daha çox olarsa, ehtimal ki, 2 saat və ya daha çox davam edəcəkdir.

İclas brifinqlərini əvvəlcədən hazırlayın. Hesablamalar, analitik hesabatlar, cədvəllər, qrafiklər, xülasələr, foto və video materiallar, təqdimatlar, məhsul nümunələri, ekspert rəyləri mütəxəssis mütəxəssislər tərəfindən təmin edilməlidir. Ancaq yığıncaq katibi materialların hazırlığını yoxlamaqdan məsuldur. Buna görə tədbirdən bir-iki gün əvvəl aşağıdakıları etməlisiniz:

a) təqdimat edəcək, bütün məlumat materiallarının siyahısını tərtib edəcək məsul şəxslərin köməyi ilə;

b) məsul şəxslərdən elektron materiallar almaq (məsələn, təqdimatlar, izahlı qeydlər və s.);

c) məsul şəxslərdən çap olunmuş tezisləri və məruzələrin mətnlərini almaq.

Hər bir məsələ üçün, bir qrup adamın əmri icra etməsi lazım olsa belə, bir məsul işçi təyin edin.

Təqsirkarı ifşa etmək üçün vaxt itirməyin. Unutmayın ki, hər iclasın əsas vəzifəsi gündəmi müzakirə etmək və bu barədə qərarlar qəbul etməkdir.

GÜNDƏM

Bu, iclasda müzakirə ediləcək məsələlərin siyahısıdır. Bunları iclasın sədri müəyyənləşdirir. Lakin katib də bu prosesdə iştirak edə bilər.

Gündəminizi hazırlayarkən aşağıdakı qaydalardan istifadə edin:

• Çox geniş iclas mövzularını bir çox alt mövzuya bölün. Hər bir alt mövzu üçün məsul şəxslər lazım olduqda hazırlıq iclasları keçirə bilərlər.

Məsələn, "Əsas istehsal sexləri tərəfindən planlı hədəflərin yerinə yetirilməsi haqqında" mövzusunda ayın sonuna planlaşdırılan bir iclasdan əvvəl mağazalarda bir sıra kiçik iclaslar keçirilməlidir: "Planın yerinə yetirilməsi barədə tökmə sexi "," Satınalma sexi tərəfindən planın icrası haqqında "," Planı maşın sexi tərəfindən yerinə yetirməsi haqqında "," Montaj sexi tərəfindən planın icrası haqqında ". Və ya "Bir müəssisədə bir ERP sisteminin tətbiqi haqqında" mövzusunda bir iclasdan əvvəl bir neçə görüş keçirilməlidir: "Bir ERP sisteminin istehsalda tətbiqi problemləri haqqında", "ERP sistemi ilə 1C arasında mühasibat uçotunda əlaqənin təmin edilməsi haqqında" "," ERP sisteminin texniki dəstəyi və məlumat ötürülməsi haqqında "və s.

• Ortaq bir mövzu ilə birləşdirilmiş bərabər əhəmiyyətli məsələləri gündəmə gətirin... Məsələn, nəqliyyatın təmin edilməsi, anbara çatdırılma qaydası, hazır məhsulların müəssisə ərazisindən daşınması və çıxarılması.

Bir-biri ilə əlaqəli daha geniş problemlər də gündəmə gətirilə bilər. Məsələn, bunlara daxil ola bilər:

Yeni bir istehsal xəttinin alınması;

İstehsalın texnoloji hazırlanması;

Yeni avadanlıqların alınması ilə əlaqədar dizayn və texnoloji sənədlərdə dəyişikliklər;

İstehsalat binalarının modernləşdirilməsi və dəzgah bağlamalarının inkişafı;

İstehsalın maddi və texniki təminatı.

Eyni zamanda, fabrik girişinin yenidən qurulması və ya fabrik yeməkxanasına giriş üçün elektron ödəmələrin təşkili bu toplantıda açıq şəkildə müzakirə olunmağa dəyməz.

Aydındır ki, katib həmişə gündəmin məzmununa təsir göstərə bilməz. Yığıncaq lider tərəfindən çağırılır və o, məsələlərin çeşidini də göstərir. Və menecer bir iclasın gündəliyinə döküm istehsalı və yay təmizlənməsinin təşkili üçün yeni bir istehsal xəttinin alınmasını daxil edərsə, onu inandırmaq mümkün olmaya bilər. Digər tərəfdən, bir təmizlik gününün təşkili ilə bağlı müzakirələrin başqa bir iclasa gətirilməsini təklif edə bilərsiniz, məsələn, binanın fasadının rənglənməsi və ya təşkilatın ad günü münasibətilə şənliklərin keçirilməsi məsələsi ilə birləşdirin.

• Gündəmi yalnız iclas iştirakçılarının səlahiyyətlərinə və məsuliyyət sahəsinə aid olan məsələlərdən hazırlayın. Məsələn, tədarük rəisi olmadıqda təchizat məsələlərini müzakirə etmək faydasız olardı.
• Gündəlikdəki mövzu və mövzu sayını məhdudlaşdırın... Müəyyən olunmuş müddət ərzində səmərəli şəkildə müzakirə edilərək həll edilə biləcək qədər çox olmalıdır. Məsələn, iclasın 1 saatı üçün müzakirə olunan mövzuların miqyasına və iclasın hazırlanmasının keyfiyyətinə görə 1 ilə 5 arasında müzakirə edə bilərsiniz.
• Son iclasda verilən tapşırıqlar və tapşırıqlar barədə bir hesabatı gündəliyə daxil ediniclasların ümumi bir mövzu və iştirakçı tərkibi varsa. Gündəlikdə belə bir məsələ olmasa da, sədr öz səlahiyyətləri ilə təqdim edə biləcəyinə hazır olun. Buna görə təlimatların siyahısını əvvəlcədən yazdırmaq daha yaxşıdır - sədr, məsul şəxs və katib olmalıdır.

Yığıncağın iştirakçıları

Tədbir iştirakçıları üçün ümumi tələblər:

Gündəlikdəki məsələlərə dair səriştəlilik və maraq;

İclasın nəticələrinə əsasən qərar qəbul etmək və tabeçiliyində olanlara təlimat vermək üçün kifayət qədər yüksək bir vəzifə.

Tədbir zamanı iştirakçıların tərkibi dəyişə bilər. Gündəmdə bütün iclas iştirakçılarını təsir edən mövzular və yalnız bəzilərinə aid olan mövzular varsa, əvvəlcə ümumi məsələlər müzakirə olunmalıdır. İclasın bu hissəsinin sonunda əlavə müzakirəyə cəlb olunmayan işçilər sərbəst buraxıla bilər.

Hər kəsi necə xəbərdar etmək olar

Bütün iclas iştirakçılarını məlumatlandırın tədbirin tarixi, saatı, yeri, mövzusu haqqında.

Telefon görüşməsi, sms, e-poçt (çatdırılma və oxunuş bildirişləri ilə), şəxsi baypasdan istifadə edərək görüş barədə məlumat verə bilərsiniz.

İştirakçılardan biri müxtəlif səbəblərdən (illik məzuniyyət, müvəqqəti əlillik, ezamiyyə və s.) İş yerində olmadıqda, gəlməmənin səbəbini öyrənmək və iştirak etməyən şəxsi əvəz edən işçiyə iclasda iştirak etməsi lazım olan dəyişdirmə sxemi.

Kompüterinizdəki təqvimə “millət vəkilinə planlaşdırma iclasında iştirak etməsini xatırlat” kimi bir pop-up istəyi əlavə etmək də faydalı olacaqdır.

İclas barədə kimin xəbərdar olduğu və nə vaxt cədvələ daxil edilə biləcəyi barədə məlumat (Nümunə 1).

NÜMUNƏ 1

İclas iştirakçılarına xəbərdarlıq

İclas 24 iyun 2017-ci il tarixində saat 11: 00-da Satınalma Direktorunun ofisində baş tutacaq.

Mövzu: 2017-ci ilin ikinci yarısı üçün təchizatçılarla müqavilələrin bağlanması.

İclas iştirakçıları üçün oturma

Aşağıdakılar mövcud olacaqsa, iclas iştirakçıları üçün oturma cədvəlini hazırladığınızdan əmin olun:

Ən yüksək vəzifəli şəxslər (şəhərlər, bölgələr, ərazilər, respublikalar, federasiyalar);

Transmilli şirkətlərin və holdinqlərin sahibləri və s.;

Tərəfdaş təşkilatların nümayəndələri.

Mümkünsə, katib sədr masasının yanında ayrı bir masada oturmalıdır (Nümunə 2).

Nümunə 2

Oturma qrafiki

Ad kartları

Müvafiq yerlərin əksindəki masalarda, mövqeyi və (və ya) tam adı olan ad kartlarını yerləşdirmək lazımdır. hər bir iştirakçı. Ən sadə seçim qatlanmış bir vərəqdir (şəkil 1)

Şek. bir. İclas iştirakçısının ad vəsiqəsi

Nişanlar

Xüsusilə kritik hallarda, aşağıdakıları göstərməli olduğunuz nişanlar (rozetlər) hazırlamaq lazımdır.

Tam ad. iştirakçılar;

Onların mövqeləri;

Hər bir iştirakçının təmsil etdiyi təşkilatın adı;

Göstərilən təşkilatın yerləşdiyi yer.

Nişana aşağıdakılar da daxil ola bilər:

İştirakçı tərəfindən təmsil olunan təşkilatın loqosu;

Tədbirin loqosu (emblemi) (toplantı, konfrans və s.)

Nişanları bir ip və ya bir paltar sancağı ilə istifadə edə bilərsiniz. Bunlar dəftərxana ləvazimatları və ofis ləvazimatları mağazalarında satılır.

Mətnlə əlavələr özünüz dizayn edə, sonra bir printerdə çap edə, qayçı ilə kəsib nişanlara qoya bilərsiniz (şəkil 2).

Şek. 2. Öz-özünə hazırlanmış rozet əlavə edin

Hazırlıq üçün kifayət qədər vəsait ayrılıbsa, kartları çap xidmətləri göstərən bir təşkilatdan sifariş etmək olar. Və müntəzəm daxili iclaslar üçün ümumiyyətlə döş nişanları tələb olunmur.

GÖRÜNTÜNÜN MÜDDƏTİ

Fərqli iclasların fərqli vaxtları var. Məsələn, səhər iclası təxminən yarım saat çəkə bilər və müəyyən bir mövzu ilə əlaqədar bölgələrarası bir iclas bütün günü çəkə bilər.

Görüşün müddəti əvvəlcədən planlaşdırılmalıdır. Bütün iştirakçılar tədbirin başlama və bitmə vaxtlarını bilməlidirlər. Bu, gec qalmamaq üçün sürətli və səmərəli işləməyinizə kömək edəcəkdir.

Fasilələr

İclas astronomik saatdan (60 dəqiqə) uzundursa, hər akademik saatdan (45 dəqiqə) fasilələr alınmalıdır.

Xüsusilə uzun tədbirlərdə iştirakçılara qəlyanaltılar (sendviçlər, meyvələr, şirniyyatlar) və içkilər (çay, qəhvə, şirələr, mineral su və s.) Təklif olunan fasilələr təmin edilə bilər.

İclasın səviyyəsi yüksək olmadıqda və iclas otağının yanında ofis ziyarətçiləri üçün soyuducu, qəhvə maşını və birdəfəlik yeməklər olduqda, iclas iştirakçıları özlərinə qəhvə, çay və ya su tökə biləcəklər.

Su və eynək butulkaları əvvəlcədən iclas iştirakçılarının oturduğu masaların üzərinə qoyula bilər - o zaman yalnız fasilədə deyil, istənilən vaxt susuzluqlarını söndürə bilərlər. Yaxşı olar ki, süfrələrə yemək qoymayaq. İştirakçılardan birinin sendviçi iş sənədlərinə tökməsi və ya qəhvə tökməsi utandırıcı olacaq.

Yaxşı olar ki, qəlyanaltılar və içkilərlə süfrəni ayrı bir otaqda düzəldin. Bu, ümumiyyətlə katib tərəfindən edilir, ancaq protokolu saxlamadığı təqdirdə. Katib iclas zamanı otaqdan çıxa bilmədikdə, buna təyin edilmiş başqa bir şəxs fasiləni təşkil etməlidir. Və ya alternativ olaraq katib iclas başlamazdan əvvəl hər şeyi qəhvə fasilələri üçün hazırlayır. Genişləndirilmiş görüşlər üçün köməkçilər ümumiyyətlə əvəzolunmazdır.

Vaxt çərçivəsi

Tədbirin müddəti tənzimlənməlidir. Bu qayda iclasın sədri tərəfindən izlənilir.

İclasın gündəliyini planlaşdırarkən, hər bir məruzəçinin danışması və hər məsələni müzakirə etməsi üçün lazım olan vaxtı nəzərə aldığınızdan əmin olun.

Hər bir təqdimat üçün zaman çizelgesi üçün sədrlə əlaqə saxlayın.

Lazım gələrsə cədvəl fasilələri.

Kalkulyatordakı bütün zaman aralıqlarını əlavə edin və nəticədə əldə edilən məbləğə əlavə edin

İclasın nə qədər davam edə biləcəyi barədə sədrə məlumat verilməlidir. Bu rəqəmlə razılaşarsa, qaydalar bütün iştirakçıların diqqətinə çatdırılmalıdır, əks təqdirdə düzəlişlər edilməli və yenidən sədrə bildirilməlidir.

Razılaşdırıldıqdan sonra vaxt məhdud gündəliyi bütün iclas iştirakçılarına göndərilir (Nümunə 3).

NÜMUNƏ 3

Vaxt məhdud gündəm

İCLASIN DƏQİQƏLƏRİ: 5 ƏSAS ADIM

Protokolhəm daimi kollegial orqanların (komissiyalar, komitələr, şuralar və s.) və həm də müvəqqəti kollegial orqanların fəaliyyətini sənədləşdirmək - müxtəlif iclaslar, konfranslar, seminarlar və konfranslar.

Aşağıdakı protokol növləri vardır:

. Qisa protokol - tam adın qeyd olunduğu sənəd. və iclas iştirakçılarının mövqeləri, mövzusu, əsas sualları, hesabatların xülasəsi, qəbul edilmiş qərarlar, hər bir məsul şəxs üçün tapşırıqların siyahısı. Bu protokol ümumiyyətlə əməliyyat iclaslarında saxlanılır.

. Tam protokol, yuxarıda göstərilənlərin hamısına əlavə olaraq, bütün çıxışların, fikirlərin, düzəlişlərin və müzakirənin digər nüanslarının ətraflı qeydlərini özündə birləşdirir. Bu sənəd iclasın ətraflı bir mənzərəsini yenidən qurmağa imkan verir.

Protokolların aparılması forması iclasın sədri və ya müəssisə rəhbəri tərəfindən seçilir.

Çıxışların mətnləri və iclas üçün hazırlanan digər materiallar əlavə şəklində hazırlanır. Protokolun mətnində onlara istinad edilməlidir.

Katib iclasın gedişatının nə qədər düzgün və tamamilə qeyd olunduğundan cavabdehdir. Protokol həyata keçirilməli olan bütün çıxışları, müzakirələri, şərhləri və qəbul edilmiş qərarları əks etdirən yeganə sənəd olduğundan bu məsuliyyəti qiymətləndirmək olmaz. İclas zamanı iştirakçılar bir şey eşitməyəcək, yazmağa vaxtları olmaya bilər. Protokola istinad edərək bərpa etmək asan olacaq.

Addım 1: iş yerinin hazırlanması

İclasdan əvvəl dəqiqələr saxlamağı asanlaşdırmaq üçün:

. Salondakı özünüz üçün bir yer seçintədbirin keçiriləcəyi yer. Bütün iştirakçıları şəxsən göstərməli, sədrin çıxışlarını, natiqlərin çıxışlarını və “tamaşaçıların iradlarını” aydın şəkildə eşitməlidir (Nümunə 2-də yer planına baxın).

. Tam adları olan iclas iştirakçılarının siyahısını masanıza qoyun. və mövqelər, eləcə də oturma şeması... İclas başlamazdan əvvəl kimin harada oturduğunu diqqətlə öyrənmək və lazım olduqda diaqrama baxmaq faydalı olacaq.

. Dəftərxana ləvazimatında yığın... Özünüzlə birlikdə 2-3 qələm, 2 qələm, 2 silgi götürün.

. Ofis avadanlığı və digər cihazların işlədiyini yoxlayın: saat, səs yazıcı, videokamera (varsa). Elektrik kabelini və ehtiyat batareyaları və ya yenidən doldurula bilən batareyaları unutmayın.

İclasdan əvvəl bütün danışıqların əsas mesajlarını yeniləyin.

Adım 2: iclasın gedişatını qeyd edin

İclas üçün hazırlanmış materiallara əlavə olaraq (məruzələrin mətnləri, çıxışlar, istinadlar, qərar layihələri, gündəlik, iştirakçıların siyahıları və s.) Protokol səs yazıları, video yazıları, stenoqramlar və ya kobud əlyazma əsasında tərtib olunur. iclas zamanı saxlanılan qeydlər.

Kobud qeydləri necə aparıram?

1. Layihə dəqiqələri üçün vərəqələr hazırlayın - onların sayı gündəliyin ölçüsündən asılıdır. Birinci səhifədə iclasın tarixini, mövzusunu, protokol nömrəsini, iştirakçıların siyahısını, gündəliyini yazın (Nümunə 4).

NÜMUNƏ 4

İclasın protokol layihəsi. Vərəq №1

Müzakirə üçün sualları qeydlər üçün kifayət qədər yer qoyaraq ayrı boş vərəqlərə yazın:

Vərəq №2: "Əlvan və qara metal tədarükü üçün müqavilələrin bağlanması üzrə işlərin vəziyyəti haqqında." P.D. Proxorovun hesabatı;

Vərəq № 3

Vərəq №4: "Təchizatın nəqliyyat təminatına dair." V.Yu.Medvedevin hesabatı;

Vərəq №5: ... (İclas zamanı tamamlanacaq);

6 nömrəli vərəq: "Xammal və material alışı üçün bağlanmış və icra edilmiş müqavilələr üzrə hesablaşmaların vəziyyəti haqqında." Fomina K.D.-nin məruzəsi;

Vərəq №7: ... (İclas zamanı tamamlanacaq);

Vərəq №8: “MMC Ametist ilə ESPZ ASC-yə polad və ərintilər tədarükü barədə müqavilələrin bağlanması barədə. I.I.Teleginanın təklifləri;

9 nömrəli vərəq: ... (İclas zamanı tamamlanacaq).

2. Bütün iclas iştirakçılarının iştirak etdiyini yoxlayın.Layihə protokolunda olmayanları qələmlə cızın - gec ola bilərlər. İclasdan sonra olmamağın və gecikməyin səbəblərini öyrənin.

Gecikənlərin gəliş vaxtı, birbaşa protokol mətninə mötərizədə qeyd edin:

Bu vəziyyətdə, toplantıda iştirak edənlərdən kimlərin və görüş zamanı dəqiq nələrin qaçırdıqları dəqiq bilinəcəkdir.

3. "DİNLƏN" maddəsini doldurun... Layihənin birinci səhifəsində və hesabatların müvafiq başlıqları olan vərəqlərdə şəxsin tam adını ardıcıl olaraq qeyd edin. və natiq adları, mövzuları və xülasələri. Yalnız əsas məlumatları qeyd etməlisiniz: tarixlər, rəqəmlər, faktlar... Daha sonra qeydləri təqdim edilmiş çıxışlar (tezislər) ilə yoxlayın. Bir uyğunsuzluq taparsanız, xahiş edirəm bunu iclas sədrinə bildirin.

4. "SPEAKED" maddəsini daxil edin (zəruridirsə). Bu paraqraf natiqlərin kursu digər iştirakçıların şərhləri, sualları və etirazları ilə kəsildikdə tamamlanır. Tam protokolda hər belə qeyd dərhal qeyd olunmalıdır, xüsusən də bu cümlə ilə müşayiət olunarsa: "Xahiş edirəm protokola daxil olun." Məsələn:

Həqiqət budur ki, hər hansı bir açıqlama iclasın gedişatını dəyişə bilər və daha sonra bunun baş verdiyi ilə əlaqəli anı vurğulamaq lazımdır.

Qısa dəqiqələrdə