ऐसा प्रतीत होता है, क्यों स्टेपल दस्तावेज़, जब आप उन्हें स्टेपल कर सकते हैं, पेपर क्लिप, उन्हें एक फ़ाइल में फोल्ड कर सकते हैं या यहां तक ​​​​कि उन्हें चिपका सकते हैं, इलेक्ट्रॉनिक रूप से कागजात स्थानांतरित करने का उल्लेख नहीं करने के लिए? हालांकि, ऐसे कई स्थान हैं जहां आपको एक धागे से सिले हुए चादरों को ले जाना होगा: कर कार्यालय में, संग्रह में, अदालतों में, और इसी तरह। सुरक्षा के स्तर को बढ़ाने के लिए यह आवश्यक है: आखिरकार, शीट को सही ढंग से सिले हुए दस्तावेजों पर सावधानीपूर्वक बदलना असंभव है। इसे केवल बाध्य दस्तावेजों को देखकर आसानी से सत्यापित किया जा सकता है।

ऐसा लगता है कि सब कुछ काफी सरल है: चादरें फ्लैश करें और उन्हें प्रमाणित करें। लेकिन एक कठिनाई है जो अक्सर क्लर्कों को भ्रमित करती है - यह एक एकल सिलाई नियम की कमी है। उसी समय, कर कार्यालय या संग्रह को गलत तरीके से बन्धन वाले दस्तावेजों को वापस करने का अधिकार है, जो पहले से ही धीमी प्रक्रियाओं में बहुत देरी कर सकता है। हालांकि, निराशा न करें: कई GOST हैं जिनके अनुसार इस प्रक्रिया को किया जाना चाहिए।

क्या GOST और मानकों को ध्यान में रखा जाना चाहिए

फोटो दिखाता है कि दस्तावेज़ीकरण को 3 छेदों के माध्यम से कैसे स्टेपल किया जाए

जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, मुख्य कठिनाई एकल मानक की कमी है। हालाँकि, सामान्य प्रमाणन नियम हैं जो अधिकांश मामलों में A4 दस्तावेज़ों पर लागू होते हैं। आप उनके बारे में 23 दिसंबर, 2009 नंबर 76 और GOST R 51141-98 के संघीय अभिलेखागार के आदेश द्वारा अनुमोदित संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम के लिए निर्देशों के विकास के लिए दिशानिर्देशों में पता लगा सकते हैं "कार्यालय का काम और अभिलेखीय व्यवसाय "

यदि आपको एलएलसी पंजीकृत करने की आवश्यकता है, तो 26 फरवरी, 2004 एन-110 दिनांकित "कानूनी संस्थाओं के राज्य पंजीकरण में उपयोग किए गए दस्तावेजों के निष्पादन के लिए आवश्यकताएं, साथ ही व्यक्तिगत उद्यमियों के रूप में" का अध्ययन करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें। एक कानूनी इकाई के राज्य पंजीकरण में प्रयुक्त दस्तावेजों के रूपों को भरने की प्रक्रिया" (अनुच्छेद 1, पैराग्राफ 3)। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि अधिकांश सिफारिशें दस साल से अधिक समय तक रखे गए दस्तावेजों के लिए.

हालांकि, यदि आपको उपरोक्त जानकारी की शुद्धता के बारे में संदेह है, तो मौके पर ही सभी सूक्ष्मताओं को पहले से स्पष्ट करना बेहतर है। कभी-कभी प्रत्येक शीट या नंबर शीट या पेज को प्रमाणित करने की आवश्यकता होती है। यह भी याद रखने योग्य है कि एक से अधिक शीट वाले सभी दस्तावेज़ फ़र्मवेयर के अधीन हैं.

कवर डिज़ाइन

दस्तावेज़ के सर्वोत्तम संरक्षण के लिए कवर आवश्यक है। यह 2 प्रकार का होता है: सामान्य और दीर्घकालिक भंडारण. पहला एक पतला कार्डबोर्ड है, दूसरा सघन, सख्त से बना है। उसी समय, राज्य भंडारण के लिए सौंपे गए दस्तावेजों के लिए, केवल एसिड मुक्त कार्डबोर्ड का उपयोग कवर के रूप में किया जाना चाहिए।

A4 प्रारूप की शीट वाले दस्तावेज़ को सिलाई करने के लिए, 22.9 x 32.4 सेमी के कवर आकार का उपयोग किया जाता है, अर्थात। शीट से ही थोड़ा बड़ा।

यदि मामले में सिल दी गई चादरों का आकार गैर-मानक है, तो कवर में पक्षों पर भत्ते के बिना उपयुक्त आयाम होना चाहिए। अधिक मजबूती के लिए, इसके अलावा, कार्डबोर्ड की पतली स्ट्रिप्स को आगे और पीछे सिल दिया जाता है, जिसके माध्यम से रस्सी को गुजरना होगा। इसी समय, गोंद के लिए भी विशेष नियम हैं: कोई पेस्ट नहीं, केवल स्टेशनरी या सिलिकेट विकल्प।

यदि आपने अभी तक कोई संस्था पंजीकृत नहीं की है, तो सबसे सरलयह ऑनलाइन सेवाओं का उपयोग करके किया जा सकता है जो आपको सभी आवश्यक दस्तावेज मुफ्त में तैयार करने में मदद करेगा: यदि आपके पास पहले से ही एक संगठन है और आप सोच रहे हैं कि लेखांकन और रिपोर्टिंग को कैसे सुविधाजनक और स्वचालित किया जाए, तो निम्नलिखित ऑनलाइन सेवाएं बचाव में आती हैं, जो आपके संयंत्र में एक एकाउंटेंट को पूरी तरह से बदल देगा और बहुत सारा पैसा और समय बचाएगा। सभी रिपोर्टिंग स्वचालित रूप से उत्पन्न होती है, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित होती है और स्वचालित रूप से ऑनलाइन भेजी जाती है। यह सरलीकृत कर प्रणाली, यूटीआईआई, पीएसएन, टीएस, ओएसएनओ पर एक व्यक्तिगत उद्यमी या एलएलसी के लिए आदर्श है।
सब कुछ कुछ ही क्लिक में होता है, बिना कतारों और तनाव के। इसे आज़माएं और आप हैरान रह जाएंगेकितना आसान हो गया!

पृष्ठ पर अंक लगाना

शीट्स को आपस में मिलाने और खोने से बचाने के लिए, दस्तावेज़ को क्रमांकित किया जाता है। यह सिलाई का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, जिसकी अपनी विशेषताएं और नियम हैं:

• इससे पहले कि आप नंबर डालना शुरू करें, आपको केस से सभी खाली शीट को बाहर निकालना होगा और इन्वेंट्री को एक तरफ रखना होगा - यह नंबरिंग में दिखाई नहीं देता है। फिर उप-दस्तावेजों को तिथियों या अन्य मानदंडों जैसे देश या वर्णमाला के आधार पर क्रमबद्ध करें। निविदाएं एक अपवाद हैं: उनके लिए, फर्म स्वयं स्थान का संकेत देती हैं।
• अगला, आपको एक साधारण पेंसिल की आवश्यकता है। साधारण शीट में, नंबरिंग को ऊपरी दाएं कोने में रखा जाता है; सिल-इन नक्शों, तस्वीरों, रेखाचित्रों आदि में - इसके विपरीत, पीठ पर ऊपरी बाएँ कोने में। बड़े प्रारूप की चादरें ऊपर दाईं ओर रखी गई हैं। भले ही नक्शे में कई शीट एक में चिपकी हों, यह दस्तावेज़ में एक शीट है। उसी समय, इसकी पीठ पर शीट्स की संख्या लिखी जाती है: "शीट नंबर xxx - xxx शीट्स का एक ग्लूइंग आरेख।" यह उन तस्वीरों, आरेखों और कतरनों पर भी लागू होता है जो शीट से कसकर चिपके होते हैं: "शीट नंबर xxx पर, xxx क्लिपिंग और xxx तस्वीरें पीठ पर विवरण के अनुसार चिपकाई जाती हैं।" यदि ऐसे आवेषण केवल एक कोने से चिपके होते हैं, तो वे अलग-अलग शीट होते हैं और अलग से गिने जाते हैं।
• बड़े प्रारूप वाले फर्मवेयर की विशेषताओं को तुरंत ध्यान देने योग्य है: शीट को आवश्यक प्रारूप में मोड़ो, इसे दस्तावेजों के साथ संलग्न करें और देखें कि धागा कहां जाएगा। यह वहां है कि आपको इसे फ्लैश करना होगा और कहीं नहीं।
• यदि फ़ाइल के अंदर अपने स्वयं के नंबरिंग (ब्रोशर, पत्रिकाएं, समाचार पत्र) के साथ एक दस्तावेज़ है, तो इसे केवल तभी छोड़ा जा सकता है जब संख्याएं सामान्य से मेल खाती हों। अन्यथा, दस्तावेज़ सामान्य सूची में शामिल किए जाने के साथ पुनः क्रमांकन के अधीन है। यदि सामग्री के साथ एक लिफाफा मामले में सिल दिया गया था, तो सामग्री को अलग से क्रमांकित किया जाना चाहिए, लिफाफे पर वांछित संख्या डालें और अनुलग्नक की एक अलग सूची तैयार करें। एक मामले के खंड या भाग भी अलग से गिने जाते हैं।
• यदि आप नंबरिंग करते समय कोई गलती करते हैं, तो आपको स्लैश के साथ संख्याओं को सावधानीपूर्वक पार करना होगा और उसके आगे वांछित संख्या डालनी होगी। उसी समय, एक नया प्रमाणन शिलालेख तैयार किया गया है। यदि बहुत अधिक त्रुटियाँ हैं, तो फ़ाइल को फिर से क्रमांकित किया जाता है, पुराने प्रमाणन शिलालेख को काट दिया जाता है और एक नया बना दिया जाता है। यदि फ़ाइल में नई शीट जोड़ी जाती हैं, तो दस्तावेज़ को पूरी तरह से फिर से क्रमांकित करना होगा। असाधारण मामलों में, आप संख्याओं के बजाय अक्षरों के उपयोग की अनुमति दे सकते हैं: 1, 2, 2a, 2b, 3.

संख्याओं को चिपकाने के बाद, एक पुष्टिकरण शिलालेख तैयार किया जाता है। इसमें मामले में सिल दी गई सभी शीटों के बारे में जानकारी है: कुल संख्या, वास्तव में क्या सिलना है (कार्ड, तस्वीरें, कतरन), वे किस स्थिति में हैं (फटे हुए, कई धब्बे), कौन से शीट नंबर गायब हैं, किस तारीख से नंबरिंग शुरू हुई। जरूर लगाएं हस्ताक्षर, प्रतिलेख, स्थिति, तिथि, पत्रक प्रारूप.

दस्तावेज़ का विवरण

उपलब्ध शीट्स, उनके स्थान और कॉन्फ़िगरेशन की नियंत्रण तुलना के लिए इन्वेंट्री आवश्यक है। इसे पहली शीट से पहले क्रमांकित और लागू नहीं किया जाता है। इसमें निम्नलिखित जानकारी होनी चाहिए: कंपनी, शहर, तिथि, स्थिति और प्रमाणक का पूरा नाम. इन्वेंट्री को स्वयं एक तालिका के रूप में प्रस्तुत किया जा सकता है, जो संलग्न दस्तावेज़ के संकलन की तारीख, उसका नाम, कौन सी शीट कैप्चर करता है, और उनकी कुल संख्या को इंगित करता है।

एक सामान्य विवरण हमेशा दस्तावेज़ के साथ होना चाहिए। इसके अलावा, मामले के अंदर अलग शीट या एक संलग्न लिफाफे पर तैयार की गई एक सूची हो सकती है।

दस्तावेज़ प्रमाणन

जब तक प्रत्येक शीट को अलग से प्रमाणित करने की आवश्यकता न हो, प्रमाणन किसी मामले को स्टेपल करने की पूरी प्रक्रिया का ताज होता है। प्रमाणन एक अधिकृत व्यक्ति का हस्ताक्षर है जो कर, संग्रह या अन्य प्राधिकरणों के लिए सभी बाध्य दस्तावेजों के हस्तांतरण के लिए जिम्मेदार होगा। इसे आखिरी शीट के पीछे रखा जाता है।

फर्मवेयर सामान्य रूप से कैसे काम करता है? आपको चाहिये होगा छेद पंच, धागा, आश्वासन के लिए स्टिकर, साथ ही कठोर धागा, टेप, सादा धागा, या ऐसा ही कुछ. पहले विकल्प का उपयोग करना सबसे अच्छा है - यह काफी मजबूत है और फटेगा नहीं। प्रमाणन स्टिकर पतले कागज का होता है जिस पर निम्नलिखित पाठ मुद्रित होता है:

सिले, क्रमांकित, हस्ताक्षरित

और सील _______ (_____) शीट ___

सीईओ

ओओओ "______"

पूरा नाम"

प्रक्रिया स्वयं इस तरह दिखती है:

1. चादरें लेने के बाद उन्हें एक होल पंचर में डालकर एक जगह दो या दो से ज्यादा छेद कर लें। यदि चादरों की संख्या कम है, तो आप उन्हें सुई या आवारा से छेद सकते हैं, लेकिन आपको सावधान रहने की आवश्यकता है कि कागज को फाड़ें नहीं। धागे को दोनों छेदों से खींचिए ताकि उसका केंद्र बाहर हो और पूंछ नीचे की ओर जाए। अधिक मजबूती के लिए आपको धागे को दो बार पिरोना होगा।
2. पूंछ को एक गाँठ में बांधें, अतिरिक्त धागे को काट लें (पूंछ की लंबाई छह सेंटीमीटर से अधिक नहीं होनी चाहिए) और कागज के तैयार टुकड़े को शीर्ष पर चिपका दें ताकि यह गाँठ को कवर कर सके, लेकिन इसे पूरी तरह से छिपा न सके। यदि दस्तावेज़ को दस वर्षों से अधिक समय तक संग्रहीत किया जाएगा, तो स्टिकर पेपिरस पेपर से बनाया गया है।
3. गोंद के सूखने के बाद, स्टिकर पर संकेतित व्यक्ति द्वारा मुहर लगाई जाती है और हस्ताक्षर किए जाते हैं, जबकि उन्हें कागज के किनारों से आगे नहीं जाना चाहिए। कभी-कभी गोंद के साथ जानकारी को और सुरक्षित करना आवश्यक हो सकता है। कुछ मामलों में, प्रत्येक शीट को प्रमाणित करने के लिए कहा जाता है। इस मामले में, पीठ पर इंगित अधिकृत व्यक्ति के हस्ताक्षर सबसे नीचे रखे जाते हैं।

3 और 4 छेदों पर सिलाई

संपूर्ण क्रॉसलिंकिंग प्रक्रिया को ऊपर संक्षेप में वर्णित किया गया है। इसी समय, कई बन्धन विकल्प प्रतिष्ठित हैं: तीन और चार छेदों के लिए। उनका सामान्य सिद्धांत समान रहता है, केवल विवरण भिन्न होते हैं:

• एक मामले को तीन छेदों में सीवे करने के लिए, आपको चादरों को तीन बार पंच करना होगा और धागे को सही ढंग से कसना होगा। छिद्रों के बीच की दूरी तीन सेंटीमीटर से अधिक नहीं होनी चाहिए। केस को पलट दें और धागे को बीच के छेद से गुजारें (टिप को पहली शीट से बाहर रहना चाहिए)। फिर धागे को ऊपर के छेद से, फिर नीचे के छेद से और अंत में बीच के छेद से गुजारें। धागे के दोनों सिरे केस के पीछे चिपके रहेंगे, और आप सुरक्षित रूप से एक गाँठ बाँध सकते हैं और कागज का एक टुकड़ा चिपका सकते हैं।
• लगभग उसी तरह, चार छेदों में सिलाई होती है, उनके बीच की दूरी लगभग डेढ़ सेंटीमीटर होती है। दस्तावेज़ को पलट दें और ऊपर से दूसरे छेद के माध्यम से धागे को थ्रेड करें, फिर इसे नीचे के छेद के माध्यम से थ्रेड करें। फिर एक साँप बनाओ: नीचे से दूसरा छेद - पहली शीट से ऊपर का छेद - ऊपर से दूसरा छेद, जहाँ से यह सब शुरू हुआ। एक धागे को एक गाँठ में बाँधें, चर्मपत्र कागज को गोंद करें और दस्तावेज़ जमा करते समय हस्ताक्षर करें।

कुछ मामलों में, पांच छेदों के लिए फर्मवेयर संभव है, जबकि सिद्धांत बिल्कुल नहीं बदलता है।

इस प्रक्रिया को निम्न वीडियो में चरण दर चरण समझाया गया है:

आपको दस्तावेज़ीकरण को बाध्य करने की आवश्यकता क्यों है

हर किसी को दस्तावेजों को स्टेपल करने की क्षमता की आवश्यकता हो सकती है: एक व्यवसाय खोलने के लिए आवेदन करने के लिए, एक निविदा में भाग लेने के लिए, एक संग्रह या अदालत में दस्तावेज जमा करते समय, लेखांकन रिपोर्ट या कर्मियों के दस्तावेजों को स्थानांतरित करने के लिए दस्तावेजों को सिला जाता है। उसी समय, न केवल मूल को स्टेपल करना आवश्यक है, बल्कि महत्वपूर्ण दस्तावेजों की प्रतियां भी हैं जिन्हें मांग के स्थान पर स्थानांतरित नहीं किया जा सकता है।

सबसे अधिक बार, आपको नकद और लेखांकन, साथ ही साथ कई व्यावसायिक दस्तावेज़ों को सिलाई करना होता है: व्यावसायिक पुस्तकें, डिज़ाइन और कर दस्तावेज़, नोटरी डीड. उनमें से कुछ के पास विशेष फर्मवेयर आवश्यकताएं हैं जिनके बारे में आपको पहले से पता होना चाहिए। लेखांकन दस्तावेजों को पांच छेदों के माध्यम से सिला जाता है, कर और अभिलेखीय दस्तावेजों को तीन छेदों के माध्यम से सिला जाता है, नकद दस्तावेजों को अक्सर ऊपरी बाएं कोने से सिला जाता है।

सामान्य नियमों के बावजूद, कुछ उदाहरणों की अपनी विशिष्ट विशेषताएं होती हैं, जिन्हें पहले से स्पष्ट करना बेहतर होता है ताकि आपको बाद में सब कुछ ठीक न करना पड़े। और एक महत्वपूर्ण तथ्य याद रखें: केवल इन अधिकारों वाला कर्मचारी ही दस्तावेजों की सिलाई कर सकता है।

दस्तावेज़ों का फ़र्मवेयर (लेंसिंग): A से Z . तक

दस्तावेजों की उचित तैयारी एक श्रमसाध्य और कठिन कार्य है। दरअसल, संस्थानों में उनके विचार का अंतिम परिणाम और इससे जुड़े परिणाम काफी हद तक लगभग हर अक्षर और अल्पविराम पर निर्भर करते हैं।

इस तथ्य के बावजूद कि आज इंटरनेट पर कई गाइड हैं कि कैसे दस्तावेजों को ठीक से भरना, लिखना और संरचना करना है, आपको कहीं भी उनके फर्मवेयर के लिए पूर्ण और विस्तृत निर्देश मिलने की संभावना नहीं है। हमारे दृष्टिकोण से, दस्तावेज़ का सही फर्मवेयर नीचे दिए गए कारणों से इसकी तैयारी के अन्य सभी चरणों से कम महत्वपूर्ण नहीं है।

सबसे पहले, दस्तावेज़ का गलत फर्मवेयर निश्चित रूप से इसे स्वीकार करने से इनकार करने के लिए एक भारी कारण के रूप में काम करेगा। जैसा कि आप समझते हैं, इस तरह के प्रत्येक इनकार में खोए हुए समय, अतिरिक्त प्रयास और वित्तीय लागत शामिल हैं। लेकिन इस स्थिति में यह सबसे खतरनाक नहीं है।

दूसरे, आपकी कंपनी के दस्तावेज़ों के निम्न-गुणवत्ता या लापरवाह फ़र्मवेयर का उपयोग इच्छुक पार्टियों द्वारा आपके पक्ष में नहीं किया जा सकता है। यही है, महत्वपूर्ण दस्तावेजों को कढ़ाई और भंग किया जा सकता है, और महत्वपूर्ण जानकारी वाली चादरें बदल दी जाती हैं। और प्रतिस्थापन को सिद्ध करना बहुत कठिन होगा।

हमें लगता है कि इस बात पर अलग से ध्यान देने की आवश्यकता नहीं है कि मैला फर्मवेयर के आपके संगठन और आपके व्यवसाय के भविष्य के लिए क्या दुष्परिणाम हो सकते हैं।

विधायी परिप्रेक्ष्य

आज तक, कई नियामक कानूनी कार्य हैं जो न केवल भरने की प्रक्रिया को विनियमित करते हैं, बल्कि इस तरह के दस्तावेजों को भी चमकाते हैं। उनमें से, निम्नलिखित पर प्रकाश डाला जाना चाहिए:

18 अप्रैल, 2003 एन बीजी-3-09 / 198 दिनांकित करों और शुल्क पर रूसी संघ के मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित एक कानूनी इकाई के राज्य पंजीकरण के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों के कुछ रूपों को भरने की प्रक्रिया पर पद्धति संबंधी स्पष्टीकरण;

खंड 2.6.22 की धारा 2.6. 8 नवंबर, 2005 के रूस संख्या 536 के संस्कृति मंत्रालय का आदेश "संघीय कार्यकारी निकायों में कागजी कार्रवाई के लिए मॉडल निर्देशों पर";

खंड 6.2.2.4। रूस के सेंट्रल बैंक का निर्देश "रूसी संघ के सेंट्रल बैंक (रूस के बैंक) में कार्यालय के काम पर", जिसे 7 दिसंबर, 1992 के आदेश संख्या 02-213 द्वारा अनुमोदित किया गया था;

पीपी 4, 5 "कानूनी संस्थाओं के राज्य पंजीकरण के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों के निष्पादन के लिए आवश्यकताएं, साथ ही व्यक्तिगत उद्यमियों के रूप में", 19 जून 2002 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित एन 439 (16 अक्टूबर को संशोधित) , 2003, 26 फरवरी 2004)।

GOST R 51141-98 "कार्यालय का काम और संग्रह। नियम और परिभाषाएँ।

चमकती के लिए आवश्यक बुनियादी अवधारणाएं और उपकरण

उपरोक्त विनियमों द्वारा निर्देशित, हम दस्तावेजों को तैयार करने के अंतिम चरणों में से एक पर विचार करेंगे, अर्थात् उनका फर्मवेयर।

बेसिक, यानी। जैसे कि सभी प्रकार के दस्तावेजों को फ्लैश करते समय उपयोग किया जाता है, निम्नलिखित सिद्धांत हैं:

अनिवार्य सकल पृष्ठांकन, जो एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ के प्रत्येक शीट के ऊपरी दाएं कोने में अरबी अंकों में किया जाता है (7 दिसंबर, 1992 के सेंट्रल बैंक ऑफ रूस नंबर 9 के निर्देशों का खंड 6.2.2.4);

दो या दो से अधिक शीट वाले सभी दस्तावेज़ फ़र्मवेयर के अधीन हैं;

वैधानिक दस्तावेजों की प्रतियों को भी फ्लैश किया जाना चाहिए, केवल अंतर यह है कि फ्लैश करने के बाद, उन पर स्टिकर चिपकाया नहीं जाता है और कोई मुहर नहीं लगाई जाती है;

फर्मवेयर को एक विशेष मोटी सिलाई सुई के साथ एक awl और सिलाई धागे या सुतली का उपयोग करके किया जाना चाहिए। उच्च-गुणवत्ता वाले फर्मवेयर के लिए, विश्वसनीय गोंद की आवश्यकता होती है जो लंबे समय तक अपने गुणों को नहीं खोएगा।

फर्मवेयर स्टेप बाय स्टेप गाइड

अपने दस्तावेज़ों के सही फ़र्मवेयर के लिए, आपको निम्नलिखित चरणों का कड़ाई से पालन करना होगा:

1. हम दस्तावेजों की शीट से सभी पिन, पेपर क्लिप और अन्य धातु फास्टनरों को हटा देते हैं।

2. हम आवश्यक क्रम में समान रूप से और बड़े करीने से सिलने के लिए चादरों को मोड़ते हैं, उनकी संख्या की शुद्धता की जांच करना नहीं भूलते।

3. हम एक विशेष awl लेते हैं या, यदि चादरों की संख्या बड़ी नहीं है, तो एक सिलाई सुई और दस्तावेज़ के बाएं मार्जिन के साथ, पाठ भाग से लगभग 1.5 सेमी इंडेंट करते हुए, हम छेद के माध्यम से 3 बनाते हैं। ये छेद दस्तावेज़ के निचले भाग के सापेक्ष लंबवत होने चाहिए, और उनमें से प्रत्येक के बीच की दूरी शीट के मध्य भाग के सापेक्ष कम से कम 3 सेंटीमीटर होनी चाहिए।

4. हम धागे की लंबाई को 70 सेमी (आपके अग्रभाग की लंबाई से थोड़ा अधिक) के बराबर मापते हैं और इसे सुई में पिरोते हैं;

5. हमारी अधिकतम सुविधा के लिए, निर्देशों के आगे के परीक्षण में सिलाई के छेद ऊपर से नीचे तक # 1 से # 3 तक गिने जाएंगे;

6. उसके बाद, चादरों को विस्थापित न करने की कोशिश करते हुए, हम सुई को छेद नंबर 2 से गुजरते हैं, धागे के एक छोर को पीछे की तरफ छोड़ते हैं और सुनिश्चित करते हैं कि यह पूरी फर्मवेयर प्रक्रिया के दौरान इस जगह पर बना रहे।

7. फिर, चादरों के सामने की तरफ, हम छेद नंबर 1 के माध्यम से सुई पास करते हैं;

8. अब जब दस्तावेज़ के पीछे से सुई निकल गई है, तो हम इसे फिर से छेद संख्या 3 से गुजरते हैं, और फिर हम इसे सामने की ओर से छेद संख्या 2 से गुजरते हैं ताकि सुई और धागा फिर से हो चादरों के पीछे।

9. इस प्रकार, हमारे धागे के दोनों सिरे चादरों के पीछे समाप्त हो गए, छेद संख्या 2 और संख्या 3 के माध्यम से पिरोया गया।

10. हमने धागे की अतिरिक्त लंबाई को काट दिया, जबकि छोरों को एक गाँठ में बाँधने के लिए लगभग 6-7 सेमी लंबा छोड़ना न भूलें।

11. हम धागे के सिरों से दस्तावेज़ की शीट के जितना संभव हो सके एक गाँठ बनाते हैं और इसे अंतिम शीट के पीछे कसकर लगाते हैं।

12. हम लिपिक गोंद के साथ दो बटा पांच सेंटीमीटर (स्टिकर) मापने वाले कागज की एक शीट को गोंद करते हैं ताकि यह पूरे निर्दिष्ट गाँठ और आंशिक रूप से धागे की शेष लंबाई को कवर कर सके। इसी समय, धागे के सिरे लगभग 1-2 सेंटीमीटर स्टिकर से मुक्त रहते हैं।

13. कागज की संकेतित शीट पर, हम शिलालेख को "___ (शब्दों में ___ संख्या) शीट्स पर क्रमांकित, सिले और मुहरबंद" बनाते हैं ताकि यह आंशिक रूप से दस्तावेज़ के अंतिम पृष्ठ के पीछे तक स्टिकर से परे जा सके।

14. हम इस शिलालेख को संबंधित अधिकृत व्यक्ति के हस्ताक्षर और कानूनी इकाई की मुहर के साथ प्रमाणित करते हैं। मुहर के निशान और हस्ताक्षर दोनों को स्टिकर से आगे जाकर शीट के आखिरी हिस्से को कवर करना चाहिए।

"मामले का अभिलेखीय बंधन", अर्थात। गठित अभिलेखीय दस्तावेजों के साथ काम करना, बाद के भंडारण और संगठन के संग्रह में उपयोग के लिए तैयार करने की प्रक्रिया में फाइलों के निष्पादन पर काम का परिणाम है (या केवल अभिलेखीय भंडारण के लिए यदि संगठन में कोई संग्रह नहीं है)।

मामलों का पंजीकरणप्रतिनिधित्व करता है वर्क पैकेजमामले के विवरण के अनुसार (इसमें निहित दस्तावेजों की संरचना और सामग्री) मामले के कवर पर, अर्थात। एक विशिष्ट शीर्षक के कवर पर पंजीकरण, मामलों के नामकरण की तुलना में परिष्कृत, चादरों की संख्या, मामले के दस्तावेजों की एक आंतरिक सूची तैयार करना और मामले के साक्ष्य की शीट, और अंत में, ब्रोशर, यानी। दाखिल और बाध्यकारी मामले। कार्यों के इस सेट को . भी कहा जाता है दस्तावेजों का अभिलेखीय और तकनीकी प्रसंस्करणअभिलेखीय भंडारण के लिए उनकी तैयारी की प्रक्रिया में (संगठन के संग्रह या राज्य, नगरपालिका संग्रह को वितरण की तैयारी)। अभ्यास से पता चलता है कि संगठन वर्तमान में आउटसोर्सिंग के आधार पर दस्तावेजों के अभिलेखीय और तकनीकी प्रसंस्करण के लिए सेवाओं का आदेश देना पसंद करते हैं या अंतिम उपाय के रूप में, एक प्रशिक्षित बाइंडर को कार्यालय के काम में पहले से गठित और वर्णित मामलों को एक साथ जोड़ने के लिए आमंत्रित करते हैं, जिसका उद्देश्य अभिलेखीय भंडारण के लिए है।

दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों के आधार पर, मामलों का पूर्ण या आंशिक प्रसंस्करण किया जा सकता है:

• मामलों की पूर्ण फाइलिंगस्थायी भंडारण अवधि, कर्मियों और अस्थायी भंडारण अवधि (10 वर्ष से अधिक) के दस्तावेजों (मामलों) पर लागू होता है;
• आंशिक निकासी, जिसमें मामले की शीटों को क्रमांकित नहीं करने की अनुमति है, आंतरिक सूची और प्रमाणन पत्रक तैयार नहीं करने के लिए, अस्थायी (10 वर्ष तक सहित) भंडारण के मामलों पर लागू होता है।

केस डॉक्यूमेंट्स (स्टोरेज यूनिट्स) की आंतरिक इन्वेंट्री के स्थापित फॉर्म और केस सर्टिफिकेशन शीट में पाया जा सकता है:

• विभागीय अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम (28 अगस्त, 1982 को यूएसएसआर के मुख्य संग्रह के कॉलेजियम के निर्णय द्वारा अनुमोदित, 5 सितंबर, 1985 नंबर 263 के यूएसएसआर के मुख्य संग्रह के आदेश द्वारा अनुमोदित; आवेदन संख्या 4-5),
• संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम (6 फरवरी, 2002 के फेडरल आर्काइव के कॉलेजियम के निर्णय द्वारा अनुमोदित; आवेदन संख्या 9-10) और
• संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम के लिए निर्देशों के विकास के लिए दिशानिर्देश (23 दिसंबर, 2009 नंबर 76 के संघीय अभिलेखागार के आदेश द्वारा अनुमोदित; आवेदन संख्या 26-27; इसके बाद - पद्धति संबंधी निर्देश)।

मामले के भीतर दस्तावेजों को व्यवस्थित करने के नियम, मामले के कवर पर उनकी संख्या और विवरण पर समान नियामक और कार्यप्रणाली दस्तावेजों में विस्तार से चर्चा की गई है।

दस्तावेज़ जो मामला बनाते हैं कार्डबोर्ड से बने हार्ड कवर में 4 पंचर पर सिलनाया intertwinedसभी दस्तावेजों, तिथियों, वीजा और उन पर प्रस्तावों के पाठ को मुफ्त में पढ़ने की संभावना को ध्यान में रखते हुए। फाइलिंग (बाइंडिंग, बाइंडिंग) के लिए फाइलें तैयार करते समय, दस्तावेजों के सभी धातु बन्धन (पेपर क्लिप, स्टेपलर) को हटा दिया जाना चाहिए।

कवर कार्डबोर्ड की आवश्यकताएं और कवर पर केस विवरण का रूप (विवरण तत्वों की व्यवस्था) GOST 17914-72 द्वारा स्थापित किया गया है "लंबी अवधि के भंडारण के लिए केस कवर। प्रकार, आयाम और विनिर्देश", जिसे 1985 तक बढ़ा दिया गया था और जो बिना किसी संशोधन के, वास्तव में आज भी वैध है। चित्र 2 देखें।

तो, कवर के लिए इस्तेमाल किया जाने वाला कार्डबोर्ड 0.35 से 1.5 मिमी मोटा होना चाहिए (अभिलेखीय कंपनियां जो दस्तावेजों के अभिलेखीय और तकनीकी प्रसंस्करण के लिए आउटसोर्सिंग सेवाएं प्रदान करती हैं, इन आवश्यकताओं का अनुपालन करती हैं), कवर की रीढ़ 40 मिमी चौड़ी होनी चाहिए (क्योंकि मोटाई की मामला दस्तावेजों की लगभग 250 शीट है, जो 4 सेमी है), और इस GOST के अनुसार मामले के कवर का रूप वर्तमान में दिशानिर्देशों (परिशिष्ट संख्या 25) में अनुशंसित है।

तैयार किए गए मामले की ब्रोशर को पूरा करने के लिए, अर्थात। 4 पंचर के लिए फाइलिंग, एक एवल, एक ड्रिल, एक पैक को क्लैंप करने के लिए एक क्लैंप, बड़ी संख्या की सुई, प्राकृतिक लिनन या सूती धागे का उपयोग करें, लेकिन सिलाई (बाध्यकारी) के लिए विशेष उपकरणों का उपयोग करना सबसे अच्छा है जो कार्यालय उपकरण पर उपलब्ध हैं बाजार।

"अभिलेखीय सिलाई" की तकनीक पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए, अर्थात। शिल्प प्रश्न:

1. मामले की संरचना की जाँच की जाती है, जिसमें पहले आंतरिक इन्वेंट्री की शीट स्थित होती हैं, जिनमें स्वतंत्र नंबरिंग (1 से एन तक) होती है, फिर केस दस्तावेजों की क्रमांकित शीट (1 से लगभग 250 तक), अंत में - केस का विटनेस शीट।
2. कागज की संकीर्ण चादरें, मामले के बाध्य दस्तावेजों के मार्जिन जितना चौड़ा, केस बंडल के ऊपर और नीचे (बेशक, 35-40 मिमी बेहतर है, लेकिन 20-30 मिमी भी संभव है) पर आरोपित हैं।
3. अस्थायी (10 वर्ष तक सहित) भंडारण के दस्तावेजों के साथ मामले के आंशिक पंजीकरण की स्थिति के तहत, कार्डबोर्ड (कवर) की शीट को तुरंत पैक-केस के नीचे और ऊपर लगाया जाता है।
   जब किसी फ़ाइल को स्थायी भंडारण के दस्तावेजों के साथ पूरी तरह से संसाधित किया जाता है, कर्मियों द्वारा या अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण, बंडल-केस को पहले एक साथ सिल दिया जाता है, और फिर मामला स्थापित "टाइपोग्राफिक" तकनीक के अनुसार बाध्य होता है, जिसके अधीन पीवीए गोंद, और सिंथेटिक गोंद का उपयोग करना आवश्यक है - केवल अगर यह क्षय और मोल्ड से सुरक्षित है।
4. पैक-केस को दबाव में, या क्लैंप में, या किसी विशेष उपकरण में जकड़ा जाता है।
5. पैक-केस पंचर किए जाते हैं:
   • निचला और ऊपरी - पैक के निचले और ऊपरी किनारों की सीमा से 30 मिमी की दूरी पर;
   • निचले और ऊपरी पंचर से लगभग 80 मिमी की दूरी पर बीच के दो पंचर, उनके बीच भी लगभग 80 मिमी की दूरी होनी चाहिए।
6. एक प्राकृतिक धागे को दो तरीकों में से एक में पंक्चर में पारित किया जाता है:
   • 1 रास्ता(चित्र 1 में दिखाया गया है)। धागे के प्रत्येक छोर को एक अलग सुई में पिरोया जाता है (अर्थात धागे के दोनों सिरों को प्रत्येक अपनी सुई में पिरोया जाता है)। दो सुइयों के साथ धागे को सामने की तरफ दो मध्य पंचर में किया जाता है। पीछे से, धागे को सामने की तरफ ऊपरी और निचले पंक्चर में बाहर लाया जाता है। सामने की ओर से, ऊपरी और निचले पंचर से, धागे को सुइयों के साथ निकटतम मध्य पंचर में पिरोया जाता है। धागे को सुइयों से छोड़ा जाता है, संरेखित किया जाता है, और इसके सिरों को बढ़ाया जाता है और पैक-केस के पीछे बांधा जाता है;
   • 2 रास्ते(चित्र 1 में भी दिखाया गया है)। धागे को एक सुई में पिरोया जाता है। पैक-केस के पीछे से, धागे को नीचे से दूसरे पंचर में पारित किया जाता है (धागे का अंत बाद में बांधने के लिए छोड़ दिया जाता है), इसे सामने की तरफ से हटा दिया जाता है और नीचे पंचर में पारित किया जाता है। पीछे की तरफ, धागे को फिर से नीचे से सामने की तरफ दूसरे पंचर में खींचा जाता है। ऊपर से सामने की तरफ, ऊपर से दूसरे पंचर में धागा डाला जाता है और पीछे की तरफ इसे ऊपरी पंचर तक ले जाया जाता है। इसके माध्यम से, धागे को सामने की तरफ से ऊपर से दूसरे पंचर में ले जाया जाता है, पिरोया जाता है और पैक-केस के पीछे की तरफ लाया जाता है। पीछे की तरफ, सुई से धागा छोड़ा जाता है, और इसके दोनों सिरों को कस कर बांध दिया जाता है।

कागजी कार्रवाई और दस्तावेज़ प्रबंधन कई मायनों में काफी जटिल प्रक्रिया है। यह फर्मवेयर दस्तावेजों पर भी लागू होता है। दरअसल, अक्सर ऐसे कागजात जिन्हें दाखिल करने और संग्रहीत करने की आवश्यकता होती है, उन्हें इस तथ्य के कारण वापस कर दिया जाता है कि वे सही ढंग से सिलना नहीं हैं। दस्तावेजों को स्टेपल कैसे करें? इस प्रश्न का उत्तर कार्यालय के काम पर पद्धति संबंधी सिफारिशों द्वारा दिया गया है, जिसे 23 दिसंबर, 2009 के फेडरल आर्काइव के आदेश द्वारा अनुमोदित किया गया था।

कानून के नियम

सभी लोग नहीं जानते कि दस्तावेजों को किस लिए फ्लैश करना है। लेकिन यह पता चला है कि ऐसे कई स्थान हैं जहां आप केवल सही ढंग से सिले हुए कागजों को ही सौंप सकते हैं। उदाहरण के लिए, संग्रह के लिए या निविदा के लिए दस्तावेज जमा करते समय, और व्यक्तिगत उद्यमियों या कानूनी संस्थाओं के रूप में व्यक्तियों के राज्य पंजीकरण की प्रक्रिया के लिए उचित रूप से बाध्य दस्तावेज जमा करने की आवश्यकता होती है।

मुझे कहना होगा कि आज दस्तावेजों को चमकाने के लिए एक भी निर्देश नहीं है। लेकिन साथ ही, ऐसे कई नियम हैं जो मामलों की सिलाई सहित विभिन्न दस्तावेजों को बनाए रखने की प्रक्रिया को विनियमित करते हैं।

इस तरह के नियमों में न केवल संघीय अभिलेखागार की पद्धति संबंधी सिफारिशें शामिल हैं, बल्कि 2005 के रूस संख्या 536 के संस्कृति मंत्रालय का आदेश भी शामिल है, जो कार्यालय के काम के लिए मानक निर्देश को मंजूरी देता है, सेंट्रल बैंक ऑफ रूस का निर्देश, जो परिभाषित करता है सेंट्रल बैंक में कार्यालय के काम के संचालन के लिए मुख्य प्रावधान, साथ ही 18 अप्रैल, 2003 के कर और कर्तव्यों के मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित दस्तावेजों के व्यक्तिगत रूपों को भरने की प्रक्रिया पर पद्धतिगत स्पष्टीकरण, और निश्चित रूप से , गोस्ट आर 51141।

यह ध्यान देने योग्य है कि आपको उन सभी दस्तावेजों को फ्लैश करने की आवश्यकता है जिनकी मात्रा एक शीट से अधिक है।

यह कानूनी संस्थाओं के वैधानिक दस्तावेजों की प्रतियों पर भी लागू होता है (सिले हुए मूल और प्रतियों के बीच का अंतर यह है कि प्रतियों पर मुहर नहीं है)। इसके अलावा, दस्तावेज़ दाखिल करते समय, सभी पृष्ठों को क्रमांकित किया जाता है। यह अरबी अंकों में किया जाता है, जिसे प्रत्येक शीट के ऊपरी दाएं कोने में रखा जाता है। सिलाई के लिए, विशेष धागे (या सुतली), एक सिलाई सुई और एक आवारा का उपयोग किया जाता है। और अंतिम पृष्ठ के पीछे, सिले हुए पृष्ठों की संख्या, संगठन की मुहर और प्रमुख (या अधिकृत व्यक्ति) के हस्ताक्षर का संकेत देते हुए एक पुष्टिकरण स्टिकर चिपका होना चाहिए।

कवर

दस्तावेज़ दाखिल करते समय, प्रत्येक मामले के लिए सही कार्डबोर्ड कवर का ध्यान रखना उचित है। कवर हो सकते हैं:

• मानक
• गैर मानक
• दीर्घावधि संग्रहण

मानक कवर में आमतौर पर 229x324 मिमी का आकार होता है और मानक शीट पर निष्पादित दस्तावेजों को स्टेपल करते समय उपयोग किया जाता है। गैर-मानक कवर के लिए, वे आवश्यक हैं यदि आपको मानक आकार से बड़ी चादरों को हेम करने की आवश्यकता है। फिर चादरों के आकार के अनुसार आवरण बनाया जाता है।

हार्डबोर्ड कवर का उपयोग उन मामलों में किया जाता है जहां आपको लंबी अवधि के भंडारण (पच्चीस वर्ष से) के लिए दस्तावेजों को सिलाई करने की आवश्यकता होती है। और राज्य अभिलेखागार में दस्तावेजों के वितरण के लिए एसिड मुक्त कार्डबोर्ड से बने कवर का उपयोग किया जाता है।

विवरण - सब कुछ का मुखिया

दस्तावेजों के प्रत्येक अलग-अलग सिले सेट को एक सूची के साथ आपूर्ति की जानी चाहिए, जिसमें कुछ जानकारी होनी चाहिए, अर्थात्:

• दस्तावेज़ का शीर्षक;
• सूची के संकलन की तारीख;
• शीर्षक और एनोटेशन (यह बताता है कि दस्तावेज़ीकरण के इस सेट की किन उद्देश्यों के लिए आवश्यकता है);
• फाइलिंग में सभी दस्तावेजों की गणना (प्रत्येक के लिए चादरों की संख्या इंगित की गई है);
• जिम्मेदार व्यक्ति का उपनाम, स्थिति और हस्ताक्षर - सूची का संकलनकर्ता।

इन्वेंट्री नंबरिंग के अधीन नहीं है और इस तरह दिख सकती है:

बंद ज्वाइंट स्टॉक कंपनी

"पूर्व"

सेंट पीटर्सबर्ग 00.00.0000

दस्तावेजों की सूची

कुल _____________________________________ दस्तावेज़।

(संख्याओं और शब्दों में)

क्लर्क ____________________ पेट्रोवा ए.आई.

शीट्स को नंबर कैसे करें?

शीटों को क्रमांकित करते समय, याद रखने के लिए कुछ नियम हैं:

• चादरें क्रमांकित हैं, पृष्ठ नहीं;
• नंबरिंग की सूची विषय नहीं है;
• यदि दस्तावेजों के बंडल में पत्र हैं, तो लिफाफे को पहले ही क्रमांकित किया जाता है, और फिर सभी संलग्न चादरें बारी-बारी से;
• दस्तावेजों के पाठ को छुए बिना, प्रत्येक शीट के ऊपरी दाएं कोने में नंबर लगाए जाने चाहिए;
• क्रमांकन अरबी अंकों द्वारा आरोही क्रम में किया जाता है;
• यदि फ़ाइल में कई खंड होते हैं, तो प्रत्येक खंड के लिए अलग-अलग अंकन किया जाता है, और मामलों के अनुलग्नक, जो स्वतंत्र संस्करणों के रूप में जारी किए जाते हैं, को भी अलग से क्रमांकित किया जाता है;
• यदि फ़ाइल में कई शीटों के दस्तावेज़ हैं जिनकी अपनी नंबरिंग (मुद्रित प्रकाशनों सहित) है, तो उन्हें अभी भी सामान्य क्रम में क्रमांकित किया जाना चाहिए;

• बड़े प्रारूपों की चादरें - ए 2, ए 3 - ऊपरी दाएं कोने में सामने और क्रमांकित होनी चाहिए, और फिर एक किनारे पर हेम किया जाना चाहिए;
• कसकर चिपके हुए टुकड़ों (चेक, चालान, अखबार की कतरन, अर्क, फोटो) के साथ एक शीट को एक शीट के रूप में गिना जाता है, लेकिन इसकी पीठ पर या नीचे (यदि जगह है) तो चिपके हुए दस्तावेजों की एक सूची बनाना आवश्यक है हाथ, जबकि मामले की सामान्य सूची में कॉलम "नोट" या प्रमाणन शिलालेख में, यह इंगित करना आवश्यक है कि 00 टुकड़ों की मात्रा में ऐसे और ऐसे दस्तावेज या तस्वीरें शीट नंबर 00 पर चिपकाई गई हैं। शीट के पीछे इन्वेंट्री;
• यदि फोटोग्राफ, चेक, प्रमाण पत्र केवल एक किनारे से शीट से चिपके होते हैं, तो उन्हें केस नंबरिंग के क्रम में अलग-अलग दस्तावेजों के रूप में गिना जाता है;
• यदि फ़ाइल में आरेख, आरेखण या फ़ोटोग्राफ़, साथ ही अन्य विशिष्ट अनुलग्नक हैं जो एक स्वतंत्र शीट हैं, तो उन्हें पीछे के ऊपरी बाएँ कोने में क्रमांकित किया जाना चाहिए;
• कई शीटों से चिपके नक्शे या आरेखों को एक शीट के रूप में गिना जाता है, और सामान्य सूची में "नोट" कॉलम में और नक्शे के पीछे, ग्लूइंग में शीट की संख्या इंगित की जानी चाहिए।

नंबरिंग में त्रुटियां

यदि मामले की संख्या (लापता पत्रक) में मामूली त्रुटियां की जाती हैं, तो, अभिलेखीय कर्मचारियों के साथ समझौते में, लेटरिंग नंबरिंग के उपयोग की अनुमति है। इसका मतलब यह है कि सभी क्रमांकित शीट एक ही नंबर के साथ रहती हैं, और एक पत्र (अक्षर) के अतिरिक्त के साथ शीट की संख्या गायब शीट पर डाल दी जाती है। उदाहरण के लिए, 5, 6, 6a, 7…

लेकिन अगर केस की नंबरिंग में स्थूल त्रुटियां की गई थीं, उदाहरण के लिए, एक तरफ चिपके छोटे दस्तावेजों की संख्या नहीं थी, तो फिर से नंबरिंग करनी होगी। इसका मतलब है कि पुरानी संख्याओं को एक स्लैश और उसके आगे सही संख्या के साथ सावधानीपूर्वक पार करना होगा। यदि अंकन दोबारा किया गया था, तो एक नया प्रमाणीकरण शिलालेख भी बनाया जाना चाहिए। उसी समय, पुराने शिलालेख को फ़ाइल से नहीं हटाया जाता है, लेकिन बस पार किया जाता है।

दस्तावेजों की सिलाई कैसे करें?

केवल अधिकृत कर्मचारियों को विशेष धागे (बैंक सुतली, एलएसएच-210 धागे) और सुइयों का उपयोग करके दस्तावेजों को सिलाई करना चाहिए। दस्तावेजों को सिलाई करने के लिए (यह किया जाना चाहिए ताकि यदि आवश्यक हो तो आप मामले को पढ़ सकें), बाएं हाशिए में (पाठ से लगभग 1.5 सेंटीमीटर) तीन छेद एक awl के साथ बनाए जाते हैं, एक दूसरे के ऊपर: केंद्रीय एक बीच में सख्ती से होना चाहिए, और केंद्रीय और ऊपरी (निचले) पंचर के बीच की दूरी तीन सेंटीमीटर होनी चाहिए। यदि मामला बहु-पृष्ठ है, तो पंचर के साथ पंचर बनाना अधिक सुविधाजनक है, और अधिक नाजुक मामलों के लिए, आप एक छेद पंच का उपयोग कर सकते हैं। मामले की पहली और आखिरी शीट को यांत्रिक क्षति से बचाने के लिए, कार्डबोर्ड की पतली स्ट्रिप्स को सिलाई बिंदु पर गोंद करना बेहतर होता है जिसके माध्यम से धागा पारित किया जाएगा। दस्तावेजों को सिलाई करने के लिए, आपको लगभग सत्तर सेंटीमीटर लंबे धागे की आवश्यकता होती है।

स्पष्टीकरण की सुविधा के लिए, हम पंचर को सशर्त रूप से संख्या देते हैं: नंबर 1 - ऊपरी, नंबर 2 - केंद्रीय, नंबर 3 - निचला। फर्मवेयर के पीछे धागे के एक छोर को छोड़कर, आपको सुई को छेद नंबर 2 में थ्रेड करके शुरू करने की आवश्यकता है। उसके बाद, हम सुई को सामने की तरफ से छेद नंबर 1 में पास करते हैं। जैसे ही धागे का अंत और सुई मामले के पीछे होती है, आपको सुई को छेद नंबर 3 के माध्यम से सामने की तरफ और फिर छेद नंबर 2 के माध्यम से पीछे की तरफ लाने की जरूरत है। मामले को तीनों पंचर के माध्यम से सिला जाता है, और अब आप पीठ पर एक गाँठ बाँध सकते हैं। गाँठ को बहुत कसकर बांधा गया है, जितना संभव हो आखिरी शीट के करीब और गोंद और एक पुष्टिकरण स्टिकर के साथ तय किया गया है। इस मामले में, धागे के सिरे मुक्त और दृश्यमान होने चाहिए।

प्रमाणन शिलालेख

मामले को सिलने और क्रमांकित करने के बाद, एक प्रमाणन शिलालेख बनाना आवश्यक है। यह एक अलग शीट पर किया जाता है और केस की आखिरी शीट के पीछे स्थित होता है। इस शिलालेख में फ़ाइल में (संख्याओं और शब्दों में), साथ ही, यदि आवश्यक हो, उपलब्ध दस्तावेजों की विशेषताएं और उनकी स्थिति (तस्वीरें, चित्र, चित्र, धब्बों की उपस्थिति) फटी या क्षतिग्रस्त चादरें)। प्रमुख या अधिकृत संकलक प्रमाणन शिलालेख पर हस्ताक्षर करता है, जो उसकी स्थिति और हस्ताक्षर के डिकोडिंग को भी इंगित करता है। प्रमाणन शिलालेख 5 गुणा 6 सेंटीमीटर मापने वाले स्टिकर पर बनाया गया है। इसे एक उच्च-गुणवत्ता वाले गोंद से चिपकाया जाना चाहिए जो लंबे भंडारण का सामना करेगा, गाँठ और धागे के कुछ हिस्सों को ठीक करेगा (सिरों को मुक्त छोड़कर) जिसके साथ मामले को सिला जाता है, और सील कर दिया जाता है। इस मामले में, मुहर को चिपका दिया जाना चाहिए ताकि छाप आंशिक रूप से स्टिकर पर और आंशिक रूप से केस शीट पर हो।

दस्तावेज़ों को सही ढंग से कैसे और किन धागों के साथ हेम करें।

सही फर्मवेयर के लिए धन्यवाद, दस्तावेजों को व्यवस्थित करना आसान है। कई दस्तावेज़ संग्रह में स्थानांतरित किए जाते हैं। सिले हुए मल्टी-शीट दस्तावेजों को स्टोर करना और निरीक्षण निकायों को दस्तावेज प्रदान करना अधिक सुविधाजनक है। कागज पूरी सुरक्षा में रहते हैं, प्रतिस्थापन, जालसाजी या नुकसान की संभावना को बाहर रखा गया है।

• दस्तावेजों के सही फर्मवेयर का मुद्दा न केवल राज्य संस्थानों के कर्मचारियों को, बल्कि छोटे व्यवसायों के प्रतिनिधियों को भी चिंतित करता है।
• यदि फर्मवेयर को उल्लंघन के साथ निष्पादित किया जाता है, तो पंजीकरण प्रक्रिया में अनिश्चित काल के लिए देरी हो सकती है। उचित फर्मवेयर अधिकतम प्रलेखन सुरक्षा की गारंटी है।

मौजूदा आवश्यकताओं के अनुसार फर्मवेयर कैसे करें? अगर कार्यालय के कागजात चमकाने के लिए नियमों का कोई स्पष्ट सेट नहीं है, तो सब कुछ पहली बार कैसे करें? इस लेख की सामग्री चमकती प्रलेखन के विभिन्न तरीकों के लिए समर्पित है।

• यदि आपको कई शीटों पर कागजी कार्रवाई को तेज करने की आवश्यकता है, तो सबसे पहले आपको मानकों से खुद को परिचित करना होगा। बेशक, पहली बात जो दिमाग में आती है वह है गोंद या स्टेपलर। बहु-पृष्ठ दस्तावेज़ों को चिपकाया नहीं जा सकता। लेकिन आप उन्हें एक साथ कैसे सिलाई करते हैं? आखिरकार, गलत फर्मवेयर का परिणाम हो सकता है, कम से कम, दस्तावेजों के पैकेज की आवश्यकता वाले निकाय को पंजीकृत करने से इनकार करने में।
• यदि नियमों और नमूनों का कोई सेट नहीं है तो क्या करें, और कागजों को सिलाई करना असंभव है जैसा कि यह निकला, और जैसा होना चाहिए वैसा नहीं। इस तथ्य के बावजूद कि दस्तावेज़ीकरण के बंधन के संबंध में कोई स्पष्ट निर्देश नहीं हैं, प्राधिकरण की विशिष्ट आवश्यकताओं पर ध्यान देना आवश्यक है जो दस्तावेजों के सिले पैकेज के रूप में जानकारी का अनुरोध करता है।
• एक से अधिक शीट वाले दस्तावेजों को चमकाने के लिए सामान्य सिफारिशों से खुद को परिचित करना भी उपयोगी होगा। वे 2009 ब्रोशर या दिशानिर्देशों में एकत्र किए गए हैं। 2004 के लिए एक ब्रोशर भी है। यह एलएलसी दस्तावेज पंजीकृत करने के लिए अधिक उपयुक्त है।

• ब्रोशर में वर्णित स्टेपलिंग शीट के तरीके दस्तावेज़ीकरण को संदर्भित करते हैं जिन्हें 10 से अधिक वर्षों तक रखा जाना चाहिए।
• बहु-पृष्ठ दस्तावेज़ों का फ़र्मवेयर एक नियमित सुई और घने धागे का उपयोग करके किया जाता है। लेकिन एंटरप्राइज़ दस्तावेज़ीकरण को ठीक से फ्लैश करने का तरीका कैसे सीखें? आखिरकार, यह क्षमता पूरी नौकरशाही या उद्यमशीलता की गतिविधि में एक से अधिक बार काम आएगी।

कौन से दस्तावेज सिले जा रहे हैं?

• चालू वर्ष के लिए कार्मिक दस्तावेज
• लेखांकन दस्तावेज
• क्लर्क के इनकमिंग और आउटगोइंग डॉक्यूमेंटेशन
• कर के लिए दस्तावेज
• FIU को रिपोर्ट करने के लिए दस्तावेज़
• बैंक के विभिन्न विभागों को दस्तावेज
• निविदा दस्तावेज
• वैधानिक दस्तावेजों की प्रतियां
• विशेष रूप से महत्वपूर्ण समझौतों के समापन पर दस्तावेज
• लाभ पुस्तकें
• नोटरीकृत प्रतियां और अनुवाद
• संग्रह के लिए दस्तावेज तैयार करते समय

• यह एक सुई और धागे के साथ दस्तावेजों के एक पैकेज को सिलाई करने के लिए प्रथागत है। यह आपको उनकी अखंडता बनाए रखने की अनुमति देता है: इस प्रकार के कागज में इसे बदलना मुश्किल होगा, जो आज बहुत महत्वपूर्ण है।
• कभी-कभी दस्तावेजों को चमकाने के लिए स्टेपलर का उपयोग करने की अनुमति होती है। आदर्श विकल्प विशेष उपकरणों का उपयोग करना है।
• कई संगठनों के लेखाकार लेखांकन कार्यक्रमों के साथ काम करने के लिए आगे बढ़ रहे हैं। उन्हें कागज पर डुप्लिकेट करने की आवश्यकता नहीं है। यही ऑनलाइन बहीखाता पद्धति के लिए है। डिजिटल हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों का कानूनी मूल्य कागजी दस्तावेजों (उदाहरण के लिए, चालान) के समान है।
• लेकिन, डिजिटल प्रारूप में दस्तावेज़ीकरण के साथ काम करने की सादगी के बावजूद, हमें लंबे समय तक सामान्य कागज़ के दस्तावेज़ीकरण से निपटना होगा, इसके अलावा, कुछ दस्तावेज़ों की तैयारी की अभी आवश्यकता है।

रिकॉर्ड रखने के अलग-अलग अर्थ होते हैं। दस्तावेज़ मामले की मोटाई, चादरों के आकार में भिन्न होते हैं। यही कारण है कि दस्तावेज़ीकरण को फ्लैश करने के कई तरीके हैं।

सिलाई की वस्तुओं के बीच बाहरी अंतर क्या हो सकते हैं:

• एक दस्तावेज़ जिसमें 2 या अधिक A4 शीट होते हैं
• नकद दस्तावेजों सहित लेखांकन दस्तावेज, विभिन्न दस्तावेजों से युक्त, कार्डबोर्ड बॉक्स में संग्रहीत किए जाते हैं

दस्तावेजों को सिलने के लिए किस तरह का धागा?

• यदि आप दस्तावेज दाखिल करने को हल्के में लेते हैं, तो डिलीवरी के लिए तैयार किए गए कागजात फर्मवेयर को पूरी तरह से फिर से करने की आवश्यकता के साथ आपको वापस लौटाए जा सकते हैं। इसलिए, दस्तावेजों के फर्मवेयर में सकल त्रुटियों से पहले स्टेपलिंग के नियमों और बुनियादी आवश्यकताओं से खुद को परिचित करना उचित है।
• समस्या का एक अन्य समाधान पेशेवरों से संपर्क करना है। यदि फर्मवेयर प्रलेखन के मुद्दे का अध्ययन करने का समय नहीं है, तो आप इसे एक प्रिंटिंग कंपनी के विशेषज्ञों को सौंप सकते हैं। प्लास्टिक या धातु के स्प्रिंग से कवर के साथ दस्तावेजों को सिलने में 10-30 मिनट का समय लगेगा।
• लेकिन आपके दस्तावेज़ों को किसी तृतीय-पक्ष संगठन को सौंपने में एक निश्चित जोखिम है: कागजात में व्यापार रहस्य हो सकते हैं।
• इसलिए, सामान्य धागे या स्टेपलर का उपयोग करके विभिन्न प्रारूपों के दस्तावेज़ीकरण को फ्लैश करने के निर्देशों को ध्यान से पढ़ने के लायक है।

• दस्तावेज़ीकरण को बैंक सुतली, पतले लवसन रिबन या सिलाई धागे के साथ एक साथ सिल दिया जाता है। लेकिन अगर ऐसे धागे नहीं हैं, तो साधारण कठोर धागे करेंगे।
• 2-3 चादरें एक नियमित धागे से एक साथ सिल दी जाती हैं। ताकत के लिए इसे आधा मोड़ना चाहिए। फर्मवेयर प्रक्रिया इस तथ्य से शुरू होती है कि चादरों में छेद किए जाते हैं। फर्मवेयर एक साथ इकट्ठी हुई चादरों के पीछे से निर्मित होता है।
• सुई को पहले बीच के छेद में डाला जाता है। दोहरे फर्मवेयर का उपयोग करना बेहतर है। जब स्टेपलिंग पूरा हो जाता है, तो सुई और धागे को केंद्र के छेद में डाला जाता है और एक साथ एकत्रित दस्तावेजों के पीछे की तरफ लाया जाता है। धागे के शेष छोर को एक गाँठ से बांधना चाहिए।

थ्रेड के साथ दस्तावेज़ कैसे फ्लैश करें

सहायक उपकरण तैयार करना:

• उपयुक्त मोटाई के धागे वाली सुइयां
• फ्लैश किए जाने वाले दस्तावेज
• कागज में छेद करने के लिए एक अवल या अन्य उपकरण
• संगठन की मुहर
• स्टेशनरी गोंद

हम दस्तावेज़ को 3 चरणों में फ्लैश करते हैं:

• फर्मवेयर के लिए कागज तैयार करना। ऐसा करने के लिए, आपको उन्हें समूहों में व्यवस्थित करने की आवश्यकता है।
• जांचें कि क्या नंबरिंग सही है
• हम सिलाई करते हैं
• हम एक साथ शिलालेख बनाते हैं।
• हम एक आंतरिक सूची तैयार कर रहे हैं।
• हम तैयार मामले को प्रमाणित करते हैं

दस्तावेजों के सिले हुए पैकेज के लिए, निम्नलिखित की अनुमति है:

• दस्तावेजों को व्यवस्थित करने के चरण को छोड़ें
• बिना नंबर के दस्तावेज बांटे
• प्रमाणीकरण के बिना दस्तावेज जमा करना संभव है

प्रथम चरण:

• हम कागजात बिछाते हैं क्योंकि वे दस्तावेज़ में स्थित होने चाहिए। हम ऊपरी दाएं कोने में संख्याओं के साथ प्रत्येक पृष्ठ को नंबर देते हैं। हम इसके लिए एक साधारण पेंसिल का उपयोग करते हैं।
• हम छेद करते हैं। यदि हमारे पास कई चादरों से बना एक दस्तावेज़ है, तो सुई और धागे से पंचर बनाना आसान है। हम एक बहु-पृष्ठ दस्तावेज़ को एक awl के साथ छेदते हैं या एक तेज कील का उपयोग करते हैं। कागज को छेदने की प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाने के लिए, हम एक हथौड़ा लेते हैं।
• कितने छेद करने हैं? यह उस संगठन की आवश्यकताओं पर निर्भर करता है जो दस्तावेजों का अनुरोध करता है। पंचर समान रूप से बाएं हाशिये के साथ दूरी पर होना चाहिए। शीट के बीच में छेद किए जाते हैं, उनके बीच की दूरी 3 सेमी है।

• विशेष रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेजों के लिए पांच छेद किए जाते हैं। कागजों को प्रतिस्थापन से बचाने का यह सबसे विश्वसनीय तरीका है।
• हम दस्तावेज़ को प्रमाणित करते हैं: हम 4 से 5-6 सेमी मापने वाले कागज का एक टुकड़ा तैयार करते हैं। हम उस पर सिले हुए चादरों की संख्या और शब्दों में इंगित करते हैं। हम यहां उस व्यक्ति की स्थिति, उपनाम, नाम और संरक्षक जोड़ते हैं जो दस्तावेजों को प्रमाणित करता है।

• हम गोंद लगाते हैं और इस शीट को उस जगह पर रख देते हैं जहां गाँठ स्थित है और धागे अभिसरण करते हैं। हम धागों के छोटे सिरों को पत्ती के पीछे लाते हैं ताकि वे स्वतंत्र रूप से लटकें। प्रमाणक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करता है। यदि दस्तावेज़ पर मुहर है या यह आवश्यक है, तो हम मुहर लगाते हैं। यहां आपको सिर्फ साइन या स्टांप ही नहीं, बल्कि इस तरह से करना चाहिए कि सिग्नेचर और सील का हिस्सा चिपकाई गई शीट के बॉर्डर से आगे निकल जाए।

• एक अवल का उपयोग करके, तीन छेद करें। उनके बीच 3-5 सेमी की दूरी होनी चाहिए।
  हम एक साथ इकट्ठी हुई चादरों के पीछे की तरफ मध्य पंचर के माध्यम से सुई को शुरू करते हैं, जिससे धागा खंड 7 सेमी से अधिक हो जाता है।
• हम शीर्ष पर स्थित छेद के माध्यम से सुई को सामने की ओर लाते हैं। हम सुई और धागे को पीछे की तरफ निचले छेद के माध्यम से खींचते हैं।
• हम सुई को सामने की तरफ से मध्य पंचर में पास करते हैं। अब धागे को काटा जा सकता है, कम से कम 7 सेमी की लंबाई छोड़कर।
• हमने धागे के दो अवशेष बनाए हैं: ऊपरी छेद में और बीच में। हम उन्हें एक साथ जोड़ते हैं।
  हम एक आयताकार पत्ता तैयार करते हैं और इसे परिणामस्वरूप गाँठ पर चिपकाते हैं।

वीडियो: तीन छेद वाले डिप्लोमा को कैसे सीवे?

• दस्तावेज़ों को फ्लैश करने का एक अधिक विश्वसनीय तरीका चार पंचर में है। हम 4 छेद बनाते हैं। ऊपर से दूसरे छेद से सीना। हम सुई को ऊपरी पंचर में डालते हैं, ऊपरी हिस्से में दूसरे छेद पर लौटते हैं, और फिर तीसरे पर। चौथे पंचर के माध्यम से हम सुई को दस्तावेज़ के पीछे भेजते हैं।
• यह सुई को सामने की तरफ तीसरे छेद में डालने के लिए बनी हुई है। नीचे दी गई तस्वीर आपको बताएगी कि दस्तावेजों को चार पंचर में कैसे सिलना है।

आपको क्या ध्यान देना चाहिए:

• हम फर्मवेयर का सख्ती से लंबवत उत्पादन करते हैं और समरूपता का निरीक्षण करते हैं
• दस्तावेजों में छेद बाएं हाशिये के साथ होना चाहिए
• शीट के किनारे से सीमा 1.5-2 सेमी . है
• दस्तावेज़ के पीछे से पहली बार सुई डाली जाती है

वीडियो: दस्तावेज़ कैसे फ्लैश करें?

कोने पर दस्तावेज़ कैसे सिलें: आरेख

कभी-कभी आपको कोने के चारों ओर एक दस्तावेज़ सिलाई करने की आवश्यकता होती है। इसे सही कैसे करें, वीडियो देखें।

वीडियो: दस्तावेजों को कैसे सीना है?

स्टेपलर के साथ स्टेपल दस्तावेज़

स्टेपलर पेपर क्लिप का उपयोग करके दस्तावेज़ कैसे सिलाई करें - वीडियो देखें।

वीडियो: दस्तावेज़ों को सही ढंग से कैसे फ्लैश करें?

दाखिल करते समय किसी दस्तावेज़ के पृष्ठों को सही ढंग से कैसे क्रमांकित करें?

• हम चादरों पर अरबी अंक डालते हैं
• हम इसके लिए एक साधारण पेंसिल का उपयोग करते हैं।
• संख्याओं को आरोही क्रम में रखें
• हम शीट नंबर करते हैं, पेज नहीं (दस्तावेजों की अपनी नंबरिंग हो सकती है)
• हम दस्तावेज़ के पाठ को छुए बिना, पृष्ठ संख्या को ऊपरी दाएं कोने में रखते हैं।
• आवेदन सामान्य क्रम में गिने जाते हैं
• हम अक्षरों को निम्नानुसार क्रमित करते हैं: हम लिफाफे पर नंबर डालते हैं, और उसके बाद ही हम पत्र में निहित शीटों को नंबर देते हैं
• दस्तावेज़ों के कई खंड अलग-अलग गिने जाते हैं
• एक अलग वॉल्यूम के लिए आवंटित आवेदन भी अलग से गिने जाते हैं।
• यदि दस्तावेज़ एक बड़े प्रारूप शीट पर तैयार किए गए हैं, तो नंबरिंग को ऊपरी दाएं कोने में रखें, एक किनारे के नीचे झुकें और हेम करें
• दस्तावेज़ में इंगित अलग-अलग टुकड़ों के लिए (उदाहरण के लिए, चेक), हम एक सूची तैयार करते हैं, और यह दस्तावेज़ सामान्य क्रम में क्रमांकित होता है।

टैक्स के लिए दस्तावेज़ कैसे स्टेपल करें: नियम, नमूना

• एक फर्मवेयर में शीट की संख्या - 150 . से अधिक नहीं
• दस्तावेजों को इस तरह से सिला जाता है कि तारीखें, वीजा पठनीय रहें
• कर निरीक्षक को दस्तावेज़ की एक प्रति की आवश्यकता हो सकती है, इसलिए कागजात को इस तरह से स्टेपल करना आवश्यक है कि स्कैनिंग या अन्य प्रतिलिपि के लिए फर्मवेयर को तोड़ने की कोई आवश्यकता नहीं है
• दस्तावेज़ में सभी शीट क्रमांकित हैं (क्रमांकन एक से शुरू होता है: 1, 2, 3)
• दस्तावेजों को 2-4 पंचर में एक साथ सिला जाता है। धागे को पीछे लाकर बांध दिया जाता है।
• एक पुष्टिकरण शिलालेख के साथ कागज का एक टुकड़ा (इसका आकार 3x5 सेमी है) और एक मुहर गाँठ से चिपकी हुई है।

• अकाउंटिंग जर्नल को एक हार्ड कवर का उपयोग करके सिला जाता है। भंडारण की लंबी अवधि के लिए दस्तावेज़ की उचित उपस्थिति को संरक्षित करने के लिए यह आवश्यक है।
• दस्तावेज़ क्रमांकित हैं।
• लॉगबुक को किसी भी नियामक आवश्यकताओं के अनुपालन के बिना एक साधारण मोटे धागे से सिला जाता है।

फर्मवेयर के लिए, आप निम्नलिखित सामग्रियों का उपयोग कर सकते हैं:

• बैंक सुतली
• साधारण धागा नंबर 10 (बड़ी संख्या में टांके के साथ सिलना)
• पतली लंबी रस्सी
• कठोर या सिलाई धागा
• रिकॉर्ड को छेड़छाड़ से बचाने के लिए सिले हुए दस्तावेज़ को सील कर दिया गया है

लेखांकन लॉग चमकाने की प्रक्रिया:

• हम एक छेद पंच या एक अवल के साथ तीन छेद तैयार करते हैं (हम पत्रिका के हाशिये में बाईं ओर छेद बनाते हैं)
• पत्रिका कवर के पीछे से धागे को चरम छेद में डालें
• धागे को सामने की तरफ लाएं और किनारों को खींचे, उन्हें संरेखित करें
• हम धागे के सिरों (खंड 6-8 सेमी होना चाहिए) को केंद्र में छेद में डालते हैं और इसे पीछे की तरफ खींचते हैं
• एक धागे का उपयोग करते समय जो पर्याप्त मजबूत नहीं है, प्रक्रिया को दोहराएं
• हम धागे के सिरों को पीछे की तरफ एक गाँठ के साथ बाँधते हैं, केंद्रीय धागे को पकड़ते हैं जो चरम छेद से होकर गुजरता है
• धागे के सिरों को पत्रिका में गोंद करें, और शीर्ष पर हम एक छोटे वर्ग के पत्ते को गोंद करते हैं, जिस पर जिम्मेदार व्यक्ति संकेत और संकेत देता है
• फर्मवेयर तिथि निर्दिष्ट करें

नोटबुक कैसे फ्लैश करें: एक नमूना

वीडियो: आईपी के लिए दस्तावेजों को कैसे फ्लैश करें?

संग्रह के लिए फर्मवेयर दस्तावेज़

आप वीडियो से संग्रह के लिए दस्तावेजों को चमकाने की विशेषताओं के बारे में जानेंगे।

वीडियो: मैं कैमरे पर आर्काइव फोल्डर फाइल करता हूं - एक विस्तृत विवरण

दस्तावेजों के साथ एक फ़ोल्डर कैसे फ्लैश करें?

दस्तावेज़ों के साथ एक फ़ोल्डर को चमकाने की प्रक्रिया वीडियो में दिखाई गई है।

वीडियो: फाइल फाइलिंग

केस कैसे सिलें?

कैसे करें केस को अंजाम, देखें वीडियो।

वीडियो: फाइल फाइलिंग (पहला विकल्प)।

वीडियो: फाइल फाइलिंग (दूसरा विकल्प)