व्यावसायिक पत्राचार - व्यावसायिक पत्राचार के संचालन के लिए मूल बातें, प्रकार, विशेषताएं, नियम। व्यावसायिक पत्राचार के नियम: उदाहरण

जो कोई भी व्यावसायिक क्षेत्र में सभ्य दिखने का प्रयास करता है वह हमेशा इसका उपयोग करता है। और वह मुख्य बात हमेशा याद रखता है - ईमेल को प्राप्तकर्ता, या उस कंपनी की प्रतिष्ठा, जिसका वह प्रतिनिधि है, या व्यावसायिक छवि को धूमिल नहीं करना चाहिए।

व्यावसायिक इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार को सही ढंग से और सक्षम रूप से संचालित करने की क्षमता एक आधुनिक प्रबंधक की छवि का मुख्य घटक है। यह सामान्य सांस्कृतिक स्तर का संकेत और व्यक्तिगत व्यावसायिकता का संकेतक दोनों है। कोई व्यक्ति अपने विचारों को कैसे तैयार और औपचारिक बनाने में सक्षम है, इसके अनुसार कोई व्यक्ति आत्मविश्वास से दूसरों के प्रति और व्यक्तिगत रूप से स्वयं के प्रति अपने दृष्टिकोण का न्याय कर सकता है। लापरवाही से लिखा गया ईमेल साझेदारों और सहकर्मियों की नज़र में लेखक की व्यावसायिक प्रतिष्ठा को आसानी से बर्बाद कर सकता है।

ईमेल द्वारा व्यावसायिक पत्राचार के नियम

2. स्पष्ट रूप से समझें कि आपका संदेश किसे संबोधित है और इसमें मौजूद जानकारी किसके लिए उपयोगी हो सकती है। आपका पत्र किसे संबोधित है? ग्राहक के लिए? किसी साथी को? सहकर्मी? किसी अधीनस्थ को? बॉस को? प्राप्तकर्ता को "टू" कॉलम में दर्शाया गया है, रुचि रखने वालों को "कॉपी" में दर्शाया गया है। कभी भी अतिरिक्त प्रतियां न भेजें, विशेषकर अपने बॉस को। यदि ईमेल में तीसरे पक्ष का उल्लेख किया गया है, तो उन्हें आम तौर पर "कॉपी" कॉलम में भी शामिल किया जाता है।

3. अपने लिए संदेश का उद्देश्य तैयार करें। आप अपने लिए क्या लक्ष्य निर्धारित करते हैं: आप अपने पत्र के पाठक से क्या हासिल करने का प्रयास करते हैं? आप किस प्रतिक्रिया की अपेक्षा करते हैं? आपका संदेश पढ़कर प्राप्तकर्ता को तुरंत समझ जाना चाहिए कि आपको उससे क्या चाहिए। इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार करने के नियम:

यदि आप घटनाओं पर एक व्यक्तिगत दृष्टिकोण लाना चाहते हैं - पहले व्यक्ति से (हम, मैं)
यदि आपका संदेश पूछताछ या निर्देशात्मक प्रकृति का है - दूसरे व्यक्ति से (आप, आप)
यदि आप एक बाहरी पर्यवेक्षक के रूप में पत्र लिख रहे हैं और प्राप्तकर्ता को प्राप्त तथ्यों या घटनाओं के बारे में तीसरे व्यक्ति (वे, वह, वह) में सूचित करना चाहते हैं।

4. "विषय" फ़ील्ड को खाली न छोड़ें। अधिकांश लोग जो ईमेल प्राप्त करते हैं वे विषय क्षेत्र को देखकर पत्राचार की जांच करना शुरू करते हैं। एक व्यक्ति किसी पत्र को पढ़ने का निर्णय कुछ ही सेकंड में ले लेता है, इसलिए पत्र की सामग्री विषय पंक्ति में प्रतिबिंबित होनी चाहिए। विषय संक्षिप्त, विशिष्ट और जानकारीपूर्ण होना चाहिए।

5. सामग्री स्पष्ट रखें: पता और अभिवादन, मुख्य भाग, सारांश, हस्ताक्षर, संपर्क। किसी भी पत्र में अवश्य होना चाहिए ईमेल शिष्टाचार. आलसी मत बनो और स्वीकृत सामग्री के किसी भी हिस्से को मत छोड़ो; एक सही ढंग से प्रारूपित पत्र आपके व्यावसायिकता का संकेतक है।

6. सम्बोधक को संबोधित करना और अभिवादन करना उसके प्रति आपके सम्मान का सूचक है। यदि संभव हो, तो प्रत्येक पत्र की शुरुआत एक व्यक्तिगत संदेश और शुभकामना के साथ करें। विनम्रता की निशानी अपने वार्ताकार को नाम से संबोधित करना है। यदि आप संदेश को रोजमर्रा का स्वरूप देना चाहते हैं तो पते के बाद अल्पविराम लगाएं। और यदि आप औपचारिकता और महत्व पर जोर देना चाहते हैं, तो विस्मयादिबोधक चिह्न का उपयोग करें, भले ही यह पत्र किसी सहकर्मी को संबोधित हो जिसके साथ आप अक्सर संवाद करते हैं।

7. सिद्धांत का पालन करें: संक्षिप्त और स्पष्ट (केवाई)। व्यावसायिक ईमेल पत्राचार के मुख्य नियमों में से एक है "न्यूनतम शब्द - अधिकतम जानकारी।" अपने विचारों को विशेष रूप से (स्पष्ट रूप से), लगातार, संक्षिप्त रूप से और ऐसे तरीके से प्रस्तुत करें जो समझने में आसान हो। वाक्य छोटे होने चाहिए, इससे प्राप्तकर्ता को आवश्यक जानकारी देने में आसानी होती है। वहां एक है ईमेल का सुनहरा नियम- विभाजित, एक विषय - एक अक्षर। कई असंबद्ध विचारों वाले एक बड़े संदेश की तुलना में कई ईमेल (प्रत्येक एक विषय के साथ) भेजना बेहतर है।

8. अनौपचारिक संचार को व्यावसायिक पत्राचार में न बदलें। ईमेल में कोई भावना नहीं है! यदि आप अपने ईमेल संदेश में दिए गए बिंदुओं पर भावनात्मक रूप से जोर देना चाहते हैं, तो भावनात्मक उप-पाठ को तटस्थ, बाहरी रूप से शांत और प्रस्तुति के सही लहजे के पीछे छिपा होना चाहिए। यह सामग्री से प्राप्त होता है, भाषा से नहीं।

9. पत्र के मुख्य पाठ की स्पष्ट संरचना का पालन करें। प्रायः, एक पत्र में तीन भाग होते हैं:

पत्र लिखने का कारण (कारण, आधार) यह हिस्सा आमतौर पर जितना संभव हो उतना छोटा होता है
मुद्दे के सार की लगातार प्रस्तुति
समाधान, अनुरोध, प्रस्ताव, निष्कर्ष

10. संदेश का स्वरूप समझने में बेहद आसान होना चाहिए. पाठ को अनुच्छेदों में विभाजित करें, जिनमें पाँच से छह पंक्तियों से अधिक नहीं होनी चाहिए। पैराग्राफों को एक खाली लाइन से एक दूसरे से अलग करना बेहतर है। एक रंग और एक फ़ॉन्ट चुनें, जिससे पाठ बेहतर समझ में आएगा। जब तक अत्यंत आवश्यक न हो, विस्मयादिबोधक चिह्न, इमोटिकॉन, संक्षिप्तीकरण या घसीट तत्वों का उपयोग न करना बेहतर है।

11. सही लिखें. निरक्षर लेखन यह दर्शाता है कि लेखक पर्याप्त शिक्षित नहीं है। पाठ में टाइपो और त्रुटियों के कारण आपकी व्यावसायिक प्रतिष्ठा बदनाम होती है। पत्र भेजने से पहले, ईमेल शिष्टाचारअनुशंसा करता है कि आप पत्र को ध्यान से दोबारा पढ़ें। कई ईमेल प्रोग्राम और टेक्स्ट संपादक विराम चिह्न और वर्तनी की जांच कर सकते हैं, और यदि त्रुटियां पाई जाती हैं, तो वे सुधार विकल्प प्रदान करते हैं। ईमेल लिखने के लिए यह सेवा आवश्यक है.

12. विचार करें कि अनुलग्नकों में कौन से दस्तावेज़ शामिल किए जाने चाहिए। आपको पत्र के मुख्य भाग में विस्तृत जानकारी शामिल नहीं करनी चाहिए; इसे एक अलग फ़ाइल के रूप में भेजना बेहतर है। ईमेल की विषय पंक्ति में यह बताना सुनिश्चित करें कि आप कौन सी फ़ाइल डाल रहे हैं, अन्यथा प्राप्तकर्ता इसे वायरस मान सकता है। भेजने से पहले सभी फ़ाइलों को एंटी-वायरस सॉफ़्टवेयर से स्कैन किया जाना चाहिए।

14. व्यावसायिक पत्राचार में पोस्टस्क्रिप्ट का प्रयोग बहुत ही कम किया जाता है। यदि आप अपने संदेश में पोस्टस्क्रिप्ट का उपयोग करते हैं, तो यह एक संकेत है कि आपने पत्र की सामग्री के बारे में पर्याप्त नहीं सोचा है।

15. केवल विशेष मामलों में ही पढ़ी गई रसीद दी जाती है। आमतौर पर, पठन रसीद केवल बाहरी प्राप्तकर्ताओं के लिए सेट की जानी चाहिए और केवल तभी जब प्राप्तकर्ता से प्रतिक्रिया अपेक्षित हो।

16. "उच्च महत्व" चेकबॉक्स का उपयोग केवल तभी करें जब यह वास्तव में आवश्यक हो। यदि ईमेल में महत्वपूर्ण जानकारी है जिस पर तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है, तो महत्व को "उच्च" पर सेट करें। यह आपके ईमेल को आपके इनबॉक्स में हाइलाइट कर देगा। लेकिन इस फ़ंक्शन का अनावश्यक रूप से दुरुपयोग करने की अनुशंसा नहीं की जाती है।

17. पत्र भेजने से पहले उसे दोबारा पढ़ें. क्या सब कुछ संक्षिप्त, विशिष्ट, समझने योग्य है, और क्या कोई अनुचित जानकारी या व्याकरण संबंधी त्रुटियाँ हैं? क्या प्राप्तकर्ता का विवरण सही है? प्रस्तुति के अनुक्रम और तर्क की जाँच करें।

19. जिसने पत्राचार शुरू किया वह इलेक्ट्रॉनिक संवाद समाप्त करता है।

20. उसे याद रखें ईमेल पत्राचार के नियम, या यूं कहें कि उनका अनुपालन एक आधुनिक पेशेवर प्रबंधक का संकेतक है।

सिद्धांत रूप में, कैसे और किस माध्यम से बनाया और भेजा जा सकता है, इसके बारे में प्रश्न नहीं उठना चाहिए। हालाँकि, जब आधिकारिक पत्रों की बात आती है तो हर कोई इस कार्य को तुरंत शुरू करने के लिए तैयार नहीं होता है, खासकर जब पत्र के लेखक को प्रतिक्रिया प्राप्त होने की उम्मीद होती है। मैं आपको व्यावसायिक पत्राचार का एक छोटा सा रहस्य बताऊंगा: पत्र की प्रकृति और शैली जितनी सख्त होगी, प्राप्तकर्ता से प्रतिक्रिया की संभावना उतनी ही अधिक होगी। इस पाठ में, मैं कई नमूना ईमेल प्रदान करूंगा जो उपयोगकर्ताओं को अपनी शैली पर निर्णय लेने और बाद में सबसे सक्षम तरीके से संदेश लिखने में मदद करेंगे।

सबसे पहले, हमें यह तय करना होगा कि हम जो पत्र बना रहे हैं वह किस प्रकृति का होगा। मैं सभी आउटगोइंग ईमेल को तीन मुख्य प्रकारों में विभाजित करता हूं:

• व्यापार प्रस्ताव
• व्यापार जांच
• मित्रतापूर्ण संबोधन

तदनुसार, सभी तीन प्रकारों के लिए मेरे पास टेम्प्लेट हैं, दोनों सरल टेक्स्ट फ़ाइलों के रूप में और विशिष्ट ईमेल प्रोग्रामों के लिए तैयार किए गए टेम्प्लेट के रूप में। आइए उनमें से प्रत्येक पर क्रम से आगे बढ़ें।

व्यापार प्रस्ताव

नमस्कार (शुभ दोपहर), [संबोधित व्यक्ति का नाम]!

संचार करते समय किसी भी पत्र में नाम का उल्लेख करना उचित है, क्योंकि व्यक्तिगत पता व्यक्ति को मैत्रीपूर्ण मूड में रखता है। हालाँकि, यदि आप अभी भी नाम नहीं ढूंढ पा रहे हैं, तो एक टेम्पलेट ग्रीटिंग पर्याप्त होगा।

मैं आपका ध्यान हमारी कंपनी [कंपनी का नाम] की एक नई सेवा (नए उत्पाद) से परिचित कराना चाहता हूं।

मैं [गतिविधि के क्षेत्र का नाम] के क्षेत्र में सहयोग की पेशकश करता हूं।

इसके बाद, कीमत या कुछ गुणवत्ता विशेषताओं के संदर्भ में अपने प्रस्ताव के लाभों का संक्षेप में वर्णन करें। मुख्य बात यह है कि इसे ज़्यादा न करें। पाठ के मेगाबाइट, और यहां तक ​​​​कि उज्ज्वल, अर्थहीन चित्रों के साथ पूरक, केवल लोगों को डराते हैं। यदि पत्र प्राप्तकर्ता पहली पंक्तियों से आपके प्रस्ताव में रुचि रखता है, तो वह अतिरिक्त जानकारी के लिए निश्चित रूप से आपसे संपर्क करेगा।

यदि आप पहली बार सही लोगों से संपर्क करने के बारे में गंभीर हैं, तो केवल ईमेल से परे पहुंच के बारे में सोचने का कोई मतलब नहीं है। जैसी सेवाओं में खाते बनाना एक अच्छा विचार होगा आईसीक्यू औरस्काइप. कभी-कभी किसी व्यक्ति के लिए नियमित फ़ोन द्वारा आपसे संपर्क करना बहुत आसान होता है, यदि, निश्चित रूप से, आपने सोच-समझकर अपने हस्ताक्षर में नंबर छोड़ा हो।

आप पूछते हैं, आपको हस्ताक्षर में अपना ई-मेल पता डुप्लिकेट करने की आवश्यकता क्यों है, यदि यह स्वचालित रूप से मेल सर्वर द्वारा अग्रेषित किया जाता है। यहां नियम यह है कि व्यावसायिक पत्राचार में अत्यधिक जानकारी कभी भी अनावश्यक नहीं होती है। आइए एक ऐसी स्थिति की कल्पना करें जहां आपका पत्र किसी ऐसे व्यक्ति को प्राप्त होता है जिसे संभावित रूप से प्रस्ताव में कोई दिलचस्पी नहीं है, या जो इसका सही ढंग से जवाब देने में सक्षम नहीं है। यह प्राप्त संदेश को दूसरे उपयोगकर्ता को अग्रेषित करता है, लेकिन किसी कारण से स्वचालित रूप से जोड़े गए डेटा से वास्तविक प्रेषक की जानकारी खो जाती है, जिससे आपसे संपर्क करना मुश्किल हो जाता है। हालाँकि, पत्र के लेखक और उसके आवश्यक संपर्कों को निर्धारित करने के लिए हस्ताक्षर को देखना हमेशा पर्याप्त होगा।

व्यापार जांच

नमस्ते नमस्कार)!

अथवा, यदि प्राप्तकर्ता का नाम ज्ञात हो, तो (प्रिय, [नाम, संरक्षक])!

कृपया पूर्ण विशेषताओं और प्रतिस्पर्धी गुणों के विवरण के साथ उत्पाद (सेवा) [उत्पाद/सेवा का नाम] के बारे में जानकारी प्रदान करें।

रूसी संघ के संघीय कानून [दस्तावेज़ की संख्या और तारीख] के आधार पर, मैं आपसे जानकारी प्रदान करने के लिए कहता हूं [प्राप्त करने के लिए आवश्यक डेटा का वर्णन करें]।

यदि आपके अधिकारों का उल्लंघन होता है तो आप इंटरनेट पर किसी विशेष सेवा के प्रबंधन से भी संपर्क कर सकते हैं।

उपयोगकर्ता अनुबंध के खंड [उपयोगकर्ता अनुबंध में खंड संख्या] के उल्लंघन के संबंध में, अर्थात्: "[उक्त खंड का पूरा पाठ उद्धृत करें]", मैं आपसे जांच करने और दोषियों के खिलाफ उचित प्रतिबंध लगाने के लिए कहता हूं [ जिम्मेदार (यदि हम सेवा कर्मचारियों के बारे में बात कर रहे हैं)] व्यक्ति [साइट (साइट का नाम)]। कृपया निरीक्षण के परिणामों और लगाए गए प्रतिबंधों की रिपोर्ट [अपने स्वयं के ईमेल पते] पर करें।

मित्रतापूर्ण संबोधन

नमस्ते (शुभ दिन) (नमस्कार), [व्यक्ति का नाम]!

जब आप पहली बार हमसे मित्रतापूर्ण तरीके से संपर्क करते हैं, तो एक अच्छा संकेतक आपके टेक्स्ट संदेश की पूर्णता होगी। एक सही ढंग से लिखा गया, बड़ा पाठ सही व्यक्ति से संपर्क करने में आपकी उच्च रुचि को इंगित करेगा और प्रतिक्रिया की इच्छा जगाएगा। कुछ प्रारंभिक प्रश्नों के साथ बातचीत शुरू करना न भूलें।

उदाहरण ईमेल

कई संगठनों के काम का एक अभिन्न अंग व्यावसायिक पत्राचार है, जिसके कई नियम और विशेषताएं हैं। न केवल सचिवों, बल्कि अन्य कर्मचारियों को भी भागीदारों और अन्य कर्मचारियों से संपर्क के लिए पत्र लिखने में सक्षम होना चाहिए।

व्यापार पत्राचार अवधारणा

यह शब्द वाणिज्यिक और व्यावसायिक सूचनाओं के आदान-प्रदान को संदर्भित करता है। व्यावसायिक पत्राचार के लिए एक निश्चित शिष्टाचार है, जिसे विशेष पाठ्यक्रमों में भी पढ़ाया जाता है। पत्र को नियमों के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए, क्योंकि यह कंपनी की प्रतिष्ठा बनाएगा और बनाए रखेगा, साथ ही संगठन के प्रति एक गंभीर रवैया भी बनाएगा। तकनीकी दृष्टिकोण से एक व्यावसायिक पत्र, विभिन्न कंपनियों या विभागों के बीच संचार में सुधार लाने के उद्देश्य से एक उपकरण है।

व्यावसायिक पत्राचार के प्रकार

दस्तावेज़ कई प्रकार के होते हैं, और उनमें से प्रत्येक के निष्पादन और प्रस्तुत करने के अपने नियम होते हैं। ई-मेल के माध्यम से संचार करते समय व्यावसायिक पत्राचार की मूल बातें भी उपयोग की जाती हैं। विशेषज्ञ निम्नलिखित प्रकार के व्यावसायिक पत्रों में अंतर करते हैं: धन्यवाद पत्र, अनुरोध, मांग, माफी, खंडन, बधाई और संवेदना। इसके अलावा, वाणिज्यिक पत्र भी हैं, जिनमें दावे, इनकार, अनुस्मारक, गारंटी आदि शामिल हैं।

व्यावसायिक पत्राचार सही ढंग से कैसे करें?

पत्र लिखते समय सभी विवरणों पर ध्यान देना जरूरी है। व्यावसायिक पत्राचार के नियमों का वर्णन करते समय निम्नलिखित पहलुओं पर ध्यान देना उचित है:

1. यदि आप कोई पत्र लिख रहे हैं जिसमें आपको लेखक द्वारा पूछे गए विशिष्ट प्रश्नों का उत्तर देना है तो उनमें से प्रत्येक को अलग-अलग उद्धृत करना उचित होगा। ऐसा करने के लिए, क्रमांकन का उपयोग करें और पाठ को पैराग्राफों में तोड़ें।
2. पत्र लिखते समय, आपको अपने या अपने वार्ताकार द्वारा संलग्न किए गए सभी दस्तावेजों पर संक्षेप में टिप्पणी करनी होगी। यह महत्वपूर्ण है ताकि प्राप्तकर्ता तुरंत पत्र का सार समझ सके।
3. पत्र पर प्रबंधक के हस्ताक्षर होने चाहिए और मुहर लगी होनी चाहिए।

व्यावसायिक पत्राचार करने के नियम

व्यावसायिक पत्र लिखते समय त्रुटियाँ अस्वीकार्य हैं, इसलिए उन्हें लिखने के बुनियादी नियमों को जानना महत्वपूर्ण है:

1. ऐसे शब्दों का प्रयोग न करें जिनका अर्थ अज्ञात है, या शब्दकोश का उपयोग करके उनकी व्याख्या की जांच करें।
2. व्यावसायिक पत्राचार का संचालन करने में विशिष्ट शब्दावली का उपयोग शामिल नहीं है, क्योंकि कुछ शब्द पते वाले के लिए अज्ञात हो सकते हैं। यदि ऐसे शब्दों का प्रयोग किया गया है तो स्पष्टीकरण दें।
3. अपने विचारों को छोटे-छोटे वाक्यों में व्यक्त करें ताकि मुख्य बात न छूटे।
4. यदि आप रूसी भाषा को पूरी तरह से नहीं जानते हैं, तो अपनी वर्तनी की जांच करने के लिए पहले किसी संपादक या अपने कंप्यूटर पर किसी दस्तावेज़ में पाठ टाइप करना बेहतर होगा।
5. व्यावसायिक पत्राचार बोलचाल के शब्दों, साहित्यिक अभिव्यक्तियों आदि के उपयोग की अनुमति नहीं देता है। पत्र भेजने से पहले, त्रुटियों और टाइपो के लिए इसकी जाँच करें। थोड़ी देर बाद दोबारा जांच करना बेहतर है।

व्यावसायिक पत्राचार में एक पत्र की शुरुआत

सबसे पहले, पत्र की संरचना में एक "हेडर" होता है, जिसमें प्राप्तकर्ता की स्थिति और पूरा नाम होता है। व्यावसायिक पत्राचार की विशेषताओं में मानक पता "प्रिय" शामिल है, जो ज्यादातर मामलों में पृष्ठ के केंद्र में लिखा जाता है। यदि व्यक्ति अपरिचित है तो अंतिम नाम के पहले श्रीमान शब्द लिखा जाता है। पहले पैराग्राफ (प्रस्तावना) में पत्र का उद्देश्य और कारण शामिल है। इसे पढ़ने के बाद अभिभाषक को संदेश का मुख्य अर्थ समझ जाना चाहिए।

व्यावसायिक पत्राचार में अनुरोध

व्यावसायिक पत्राचार के लोकप्रिय प्रकारों में से एक अनुरोध पत्र है। यह किसी समसामयिक मुद्दे पर एक व्यवहारकुशल अनुरोध या कूटनीतिक मांग हो सकती है। व्यावसायिक लेखन कौशल लेखन अनुरोधों के लिए महत्वपूर्ण हैं क्योंकि उन्हें प्राप्तकर्ता को लेखक द्वारा आवश्यक कार्रवाई करने के लिए प्रेरित करना चाहिए। पत्र लिखने के कुछ नियम हैं:

1. व्यावसायिक शिष्टाचार की बुनियादी बातों का पालन करते हुए, प्राप्तकर्ता को व्यक्तिगत रूप से संबोधित किया जाना चाहिए।
2. प्राप्तकर्ता को अनुरोध का कारण समझाने के लिए, आप उसकी तारीफ कर सकते हैं, उसके व्यावसायिक या व्यक्तिगत गुणों और खूबियों पर प्रकाश डाल सकते हैं।
3. अनुरोध के कारण बताएं और प्राप्तकर्ता को इसे पूरा करने में रुचि दिखाएं। समस्या को यथासंभव संक्षिप्त और स्पष्ट रूप से वर्णित किया जाना चाहिए।
4. एक बार अनुरोध किए जाने के बाद, संभावित लाभों पर जोर देते हुए इसे संशोधित किया जाना चाहिए और दोबारा दोहराया जाना चाहिए।

व्यावसायिक पत्राचार में स्वयं को कैसे याद दिलाएँ?

एक अनुस्मारक पत्र का उपयोग तब किया जाता है जब आपको अपने दायित्वों की पूर्ति, कानून के अनुपालन, किसी महत्वपूर्ण घटना के दृष्टिकोण आदि के बारे में याद दिलाने की आवश्यकता होती है। ज्यादातर मामलों में, इसके पहले एक मौखिक अनुस्मारक का उपयोग किया जाता है। परिणामस्वरूप, पत्र किसी प्रकार की कार्रवाई के साक्ष्य के रूप में कार्य करता है। व्यावसायिक पत्राचार में एक अनुस्मारक में शामिल हैं:

1. प्रेषक और प्राप्तकर्ता के बारे में जानकारी. इसके बाद रिमाइंडर का कारण बताया गया है.
2. वापस बुलाए जा रहे मुद्दे से संबंधित कानूनों और विनियमों के लिंक प्रदान किए गए हैं।
3. व्यावसायिक पत्राचार के वाक्यांश स्पष्ट होने चाहिए, लेकिन धमकी भरे नहीं। आपको यह याद दिलाना अतिश्योक्ति नहीं होगी कि समस्या को शांतिपूर्ण ढंग से हल किया जा सकता है।
4. पत्र में कोई मानक नहीं है, इसलिए इसे स्वतंत्र रूप में लिखा जा सकता है।

व्यावसायिक पत्राचार में उचित तरीके से माफ़ी कैसे मांगें?

लिखने के लिए सबसे कठिन पत्रों में से एक माफी पत्र है, जिसके लिए आपको माफ़ी मांगनी होगी और कंपनी के लिए अपना चेहरा बचाना होगा। इसके अलावा, इसका उद्देश्य क्षतिग्रस्त रिश्तों को बहाल करना है। व्यावसायिक पत्राचार माफी की निम्नलिखित विशेषताओं को इंगित करता है:

1. पत्र की संरचना में प्राप्तकर्ता, संदेश का विषय और संदेश का संकेत शामिल होता है।
2. आपको निष्पादक को निर्दिष्ट करने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि प्रबंधन हर चीज़ पर हस्ताक्षर करेगा।
3. व्यावसायिक पत्राचार में माफी के वाक्यांश स्पष्ट नहीं होने चाहिए और पत्र का विषय तटस्थ या पूरी तरह से अनुपस्थित होना चाहिए।
4. जिस प्रभाव को प्राप्त करने की आवश्यकता है वह है ईमानदारी से माफी और जो हुआ उसके बारे में जानकारी, यानी अप्रिय स्थिति के कारण का संकेत।

ईमेल द्वारा व्यावसायिक पत्राचार के नियम

पहले उल्लिखित सभी नियम इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार के लिए भी प्रासंगिक हैं, लेकिन अभी भी कई विशेषताएं हैं:

1. एक कार्य ईमेल का उपयोग विशेष रूप से आधिकारिक पत्राचार के लिए किया जाना चाहिए, क्योंकि सभी पत्र सर्वर पर सहेजे जाते हैं और किसी अन्य व्यक्ति द्वारा पढ़े जा सकते हैं।
2. व्यावसायिक ईमेल पत्राचार के लिए पठनीय फ़ॉन्ट के उपयोग की आवश्यकता होती है और एरियल या टाइम्स न्यू रोमन चुनना सबसे अच्छा है। अक्षरों का आकार मध्यम होना चाहिए। पाठ में कैप्स लॉक, विस्मयादिबोधक चिह्न या विशेष वर्ण नहीं होने चाहिए। कुछ वाक्यांशों को इटैलिक या बोल्ड में हाइलाइट करना स्वीकार्य है, लेकिन इसका उपयोग केवल तभी करें जब अत्यंत आवश्यक हो।
3. बेहतर पठनीयता के लिए उपशीर्षकों का प्रयोग करें, लेकिन ध्यान रखें कि उनकी संख्या अधिक न हो, इसलिए अधिकतम 3-4 टुकड़े हैं। एक पैराग्राफ चार पंक्तियों से अधिक लंबा नहीं होना चाहिए।
4. व्यावसायिक ईमेल नैतिकता विषय क्षेत्र को खाली छोड़ने की अनुमति नहीं देती है। यहां पत्र का सार लिखें, जो विशिष्ट, सूचनात्मक और संक्षिप्त होना चाहिए।
5. आपको अंत में अपने हस्ताक्षर और संपर्क जानकारी शामिल करनी होगी, और इसमें छह से अधिक पंक्तियाँ नहीं होनी चाहिए। निम्नलिखित संरचना का उपयोग करें: "सम्मान के साथ," पहला और अंतिम नाम, कंपनी का नाम, फ़ोन नंबर, ई-मेल और वेबसाइट का पता।
6. व्यावसायिक पत्राचार में, अपनी कॉर्पोरेट शैली में कॉर्पोरेट टेम्पलेट का उपयोग करना उचित है। इसके लिए धन्यवाद, दूसरों से अलग दिखना और साथ ही व्यावसायिक पत्राचार के नियमों का पालन करना संभव होगा। यह भूलना महत्वपूर्ण नहीं है कि पत्र को न केवल कंप्यूटर स्क्रीन पर, बल्कि फोन पर भी पढ़ा जा सकता है, इसलिए टेम्पलेट को विभिन्न स्क्रीन के रिज़ॉल्यूशन के लिए अनुकूलित किया जाना चाहिए।

व्यावसायिक पत्राचार पर पुस्तकें

व्यावसायिक पत्र लिखने की सभी जटिलताओं को बेहतर ढंग से समझने के लिए, आप उपयोगी साहित्य पढ़ सकते हैं। निम्नलिखित कार्य अच्छे माने जाते हैं:

1. « व्यवसायिक लेखन की कला. कानून, युक्तियाँ, उपकरण» एस करेपिना। लेखक बताते हैं कि पत्राचार की व्यावसायिक शैली क्या है, विभिन्न प्रकार के पत्रों और रिपोर्टों को ठीक से कैसे छोड़ा जाए।
2. « व्यावसायिक ई-मेल पत्राचार. सफलता के पांच नियम" लेखक व्यावसायिक पत्राचार के रूपों का वर्णन करता है और संचार को अधिक प्रभावी बनाने में मदद करने के लिए उपकरण प्रदान करता है। यहां आप उपयोगी टिप्स और ट्रिक्स पा सकते हैं।

किसी भी संगठन, वाणिज्यिक फर्म या उद्यम की गतिविधियों में सफलता व्यवहार और शिष्टाचार की संस्कृति से अटूट रूप से जुड़ी हुई है। प्रबंधक और कर्मचारियों के सभी कार्यों को निश्चित रूप से अच्छे शिष्टाचार के नियमों को ध्यान में रखना चाहिए और स्थिति के अनुरूप होना चाहिए।

शिष्टाचार का सबसे महत्वपूर्ण भागों में से एक व्यावसायिक पत्राचार है।

यह अनुमान लगाया गया है कि काम पर लगभग 50% समय कागजात और मेल से निपटने में व्यतीत होता है। लेकिन यह आवश्यक है, क्योंकि सक्षम व्यावसायिक पत्राचार से कंपनी के कारोबार में उल्लेखनीय वृद्धि हो सकती है और विभिन्न सेवाओं और विभागों के बीच बातचीत में तेजी आ सकती है।

बेशक, यहां कुछ निश्चित पैटर्न हैं, और हम निश्चित रूप से इस लेख में उनके बारे में बात करेंगे। व्यावसायिक पत्राचार के नियमों को लंबे समय से मानकीकृत किया गया है। मौजूदा GOST R.6.30-2003 आपको टेक्स्ट को शीट पर सही ढंग से रखने में मदद करेगा, आपको बताएगा कि क्या इंडेंट, मार्जिन और फ़ॉन्ट बनाना है। व्यावसायिक पत्राचार को भाषण पैटर्न की एकरूपता और पुनरावृत्ति की विशेषता है।

हालाँकि, कोई भी पत्र व्यक्तिगत होता है। इस पर एक बड़ी छाप प्रेषक की पहचान, उसकी स्थिति, स्थिति और प्राप्तकर्ता द्वारा छोड़ी जाती है। कुछ हद तक, व्यावसायिक पत्राचार रचनात्मकता और कड़ी मेहनत का एक संयोजन है।

व्यावसायिक पत्राचार के प्रकार

दस्तावेज़ संचलन कागज पर और ई-मेल के माध्यम से किया जाता है।

उद्यम में सभी पत्राचार को निम्नलिखित समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

आधिकारिक/अनौपचारिक पत्राचार;

आंतरिक व बाह्य।

आधिकारिक पत्राचार में वाणिज्यिक प्रस्ताव, आभार पत्र और गारंटी, व्यापार समझौते, उद्यम के लिए आदेश, नौकरी की जिम्मेदारियां, अनुरोध, मांगें, दावे शामिल हैं।

अनौपचारिक पत्राचार में व्यापार भागीदारों, ग्राहकों और कर्मचारियों से विभिन्न बधाईयां शामिल हैं; संवेदना, क्षमा याचना, निमंत्रण और धन्यवाद।

आंतरिक दस्तावेज़ केवल एक उद्यम के विभागों के बीच प्रसारित होते हैं, जबकि बाहरी दस्तावेज़ इसकी सीमाओं से परे जाते हैं।

व्यावसायिक पत्राचार के नियम: आंतरिक सामग्री

मुख्य आवश्यकता पत्र की संक्षिप्तता और स्पष्टता है। पाठ को कई पृष्ठों तक न फैलाएँ। सबसे अच्छा विकल्प एक में फिट होना है।

व्यावसायिक पत्राचार के नियमों में पाठ से जटिल, अस्पष्ट, विदेशी और अत्यधिक विशिष्ट शब्दों और अभिव्यक्तियों का बहिष्कार शामिल है। सभी वाक्य छोटे होने चाहिए, लेखक के मुख्य विचारों के साथ और "पानी" के बिना।

अपने पत्र में दोहरी व्याख्या से बचें, अन्यथा यदि विवाद उत्पन्न होता है, तो अपनी बात का बचाव करना और यह साबित करना अधिक कठिन होगा कि एक निश्चित वाक्यांश से आपका क्या मतलब है।

व्यावसायिक पत्राचार लिखने के नियम लेखक को प्राप्तकर्ता को नाम और संरक्षक नाम से बुलाने के लिए बाध्य करते हैं, जिसके पहले शीर्षक "प्रिय..." होता है। और "आप" का उपयोग करना सुनिश्चित करें, भले ही पत्र प्राप्तकर्ता के साथ आपके अच्छे मैत्रीपूर्ण संबंध हों।

परिचय में, अंतिम नाम और प्रथम नाम इंगित करने के अलावा, संदेश का मुख्य उद्देश्य बताया गया है। व्यावसायिक पत्राचार के उदाहरण ऐसे मामलों के लिए पर्याप्त टेम्पलेट्स और क्लिच जानते हैं: "पिछले पत्र के संबंध में...", "हम आपको याद दिलाते हैं...", "हमें सूचित करें..." और अन्य।

प्राप्तकर्ता के लिए प्रतिकूल उत्तर (प्रस्ताव से इनकार, सहयोग से इनकार) को इन वाक्यांशों के साथ नरम करें: "दुर्भाग्य से, हम प्रस्तावित शर्तों का लाभ नहीं उठा पाएंगे..." या इसी तरह।

बाहरी कागजी दस्तावेज

किसी भी व्यावसायिक पत्र को कंपनी के लेटरहेड पर कंपनी के विवरण और सभी संपर्क जानकारी के साथ लिखा जाना चाहिए।

दस्तावेज़ की सटीक तारीख शामिल करना सुनिश्चित करें।

शीट के ऊपरी दाएं कोने पर प्राप्तकर्ता के शुरुआती अक्षर और प्राप्तकर्ता कंपनी का पता होता है।

पाठ को सार्थक अनुच्छेदों में तोड़ें ताकि पाठक के लिए इसे समझना और अनुभव करना आसान हो जाए। 4-5 पंक्तियों से अधिक नहीं.

सभी शब्दों को बड़े अक्षरों में लिखना ख़राब रूप है।

दस्तावेज़ पत्र के साथ संलग्न किये जा सकते हैं। इस स्थिति में, उन्हें शीट के निचले बाएँ भाग में एक अलग पंक्ति में सूचीबद्ध किया गया है। व्यावसायिक शिष्टाचार के अनुसार, किसी पत्र का उत्तर 10 दिनों के भीतर प्राप्त होना चाहिए। यदि समस्या को हल करने के लिए अधिक समय की आवश्यकता है, तो प्राप्तकर्ता को इसकी सूचना देनी होगी।

लिखने के बाद, आपको वर्तनी और व्याकरण दोनों की त्रुटियों के लिए पाठ को फिर से सावधानीपूर्वक जांचना सुनिश्चित करना चाहिए। यदि आपके पास समय हो, तो आपको पत्र को एक तरफ रख देना चाहिए और बाद में दोबारा उस पर लौटना चाहिए। एक नियम के रूप में, उन अशुद्धियों की खोज की जाएगी जिन पर पहले ध्यान नहीं दिया गया था। ग्राहक की शिकायत का जवाब देते समय यह सलाह सबसे महत्वपूर्ण है। आपको अनपढ़ ढंग से लिखे गए पत्र से किसी व्यक्ति को और अधिक परेशान नहीं करना चाहिए।

जब दस्तावेज़ लिखा जाए और एक-दो बार जाँचा जाए, तो उसे A4 पेपर पर प्रिंट करें। यह आकार किसी भी पत्राचार के लिए उपयोग किया जाने वाला मानक आकार है, भले ही पाठ केवल आधी शीट का ही हो।

धुंधले या टेढ़े-मेढ़े आउटपुट से बचने के लिए मुद्रण से पहले प्रिंटर में स्याही का परीक्षण करें।

कुछ मामलों में, आप दस्तावेज़ के साथ अपना व्यवसाय कार्ड संलग्न कर सकते हैं, और मुद्रित शीट को एक पारदर्शी फ़ाइल में संलग्न कर सकते हैं।

कंपनी के लोगो वाला ब्रांडेड लिफाफा भी अच्छा माना जाता है।

अनौपचारिक व्यावसायिक पत्राचार के संचालन के नियम अक्सर व्यावसायिक पत्रों की तुलना में अधिक भावनात्मक होते हैं और कम घिसे-पिटे होते हैं। संक्षिप्ताक्षर और रंगीन विशेषणों का उपयोग यहाँ उपयुक्त है, उदाहरण के लिए, बधाई में: अद्भुत, संवेदनशील, दयालु।

व्यावसायिक ईमेल

यह तथ्य कि आप डाक नेटवर्क के माध्यम से लिफाफे में पत्र-व्यवहार नहीं भेज रहे हैं, आरामदायक नहीं होना चाहिए। इन मामलों में व्यावसायिक पत्राचार के नियम भी लागू होते हैं।

सक्षम और सही इलेक्ट्रॉनिक व्यावसायिक संदेश उद्यम और विशिष्ट व्यक्ति दोनों की सकारात्मक छवि बनाते हैं। व्यवसाय में प्रतिष्ठा बहुत मूल्यवान है!

ई-मेल द्वारा पत्राचार के लिए बुनियादी नियम

अपने कार्य ईमेल पते का उपयोग केवल उसके इच्छित उद्देश्य के लिए करें।

मेलबॉक्स के नाम पर ध्यान दें. काम करते समय गलत नामों का उपयोग न करें, जैसे "बेबी", "सुपरमैन", भले ही वे अंग्रेजी प्रतिलेखन में इंगित किए गए हों।

हमेशा "विषय" कॉलम भरें, अन्यथा आपका पत्र स्पैम में जा सकता है। "योजना", "सूची", "वाणिज्यिक प्रस्ताव", "रिपोर्ट" जैसे विवरण उपयुक्त नहीं हैं। आपके प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स में बहुत सारे समान पत्र हो सकते हैं। आपका संदेश किस बारे में है, इसके बारे में यथासंभव विशिष्ट रहें। पाँच से अधिक शब्दों का प्रयोग न करें। अपने विषय को बड़े अक्षरों में लिखें। अंत में अवधि लगाने की कोई आवश्यकता नहीं है।

यदि आप पहले प्राप्त ईमेल का उत्तर दे रहे हैं, तो विषय पंक्ति में "पुनः" को हटाना सुनिश्चित करें।

संचार शैली

पत्र को व्यावसायिक प्रारूप में रखें। धमकी देने वाला, विनती करने वाला, आदेश देने वाला लहजा हटा दें।

इलेक्ट्रॉनिक व्यावसायिक पत्राचार के नियम पाठ में इमोटिकॉन्स या बड़ी संख्या में प्रश्न चिह्न या विस्मयादिबोधक चिह्न के उपयोग की अनुमति नहीं देते हैं।

विनम्र रहें। शुरुआत में अनिवार्य अभिवादन और अंत में वार्ताकार को विदाई देना अच्छा तरीका है। उदाहरण के लिए, "सम्मान सहित..." या इस तरह: "ईमानदारी से आपका..."।

व्यावसायिक ईमेल पत्राचार और इसका "सुनहरा नियम": एक संदेश में कई अलग-अलग विषयों को न मिलाएं। पत्रों की एक शृंखला भेजना बेहतर है.

एक ईमेल एक कागजी पत्र से आधा लंबा होना चाहिए।

अनुलग्नकों के साथ कार्य करना

यदि संप्रेषित करने के लिए बहुत अधिक जानकारी है, तो उसे पत्र के मुख्य भाग में न डालें, बल्कि उसे संलग्नक के रूप में अलग-अलग दस्तावेज़ों के रूप में संलग्न करें।

प्राप्तकर्ता की सुविधा के लिए, आपके द्वारा तैयार किए गए दस्तावेज़ों का नाम बदलकर उन नामों से रखें जिन्हें वह समझता है। इससे आपकी रुचि दिखेगी और आपका दिल जीतेगा। इस बारे में सोचें कि प्राप्तकर्ता के कंप्यूटर पर कितने कार्य फ़ोल्डर हैं और वह उनमें से आपके पत्र को कैसे खोजेगा।

आप जो फ़ाइलें भेज रहे हैं उनके बारे में प्राप्तकर्ता को सूचित करना सुनिश्चित करें ताकि वह उन्हें यादृच्छिक वायरस न समझे। बड़े दस्तावेज़ संग्रहीत करें.

बहुत बड़े अटैचमेंट (200 किलोबाइट से अधिक) को अन्य तरीकों से भेजना सबसे अच्छा है, उदाहरण के लिए, एफ़टीपी सर्वर के माध्यम से।

कुछ मेल सर्वर COM, EXE, CMD, PIF और कई अन्य प्रारूपों को पारित होने की अनुमति नहीं देते हैं और उन्हें ब्लॉक कर देते हैं।

यदि आपके पत्र के कई प्राप्तकर्ता थे, तो हर बार बड़े पैमाने पर अग्रेषण के सभी सबूतों को हटाने के लिए समय लें। प्राप्तकर्ता को ऐसी अतिरिक्त जानकारी की बिल्कुल भी आवश्यकता नहीं है। "बीसीसी" कमांड आपकी मदद करेगी।

ई-मेल द्वारा व्यावसायिक पत्राचार करने के नियमों के अनुसार दूसरे पक्ष को यह सूचित करना आवश्यक है कि पत्राचार प्राप्त हो गया है। यदि इस समय उत्तर देना संभव नहीं है, तो अपने वार्ताकार को इस बारे में सूचित करें। आगे के प्रश्नों और कार्यवाही से बचने के लिए अपना पत्राचार इतिहास सहेजें।

यदि प्रतिक्रिया महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक है, तो प्राप्तकर्ता को फोन, स्काइप या आईसीक्यू द्वारा अतिरिक्त रूप से सूचित करने की अनुमति है। अगर इसके बाद भी आप सकारात्मक परिणाम हासिल नहीं कर पाए तो खुद को दोबारा याद दिलाएं।

यह असामान्य बात नहीं है कि जब आप किसी दस्तावेज़ के लिए अनुरोध करते हैं, तो आपको जवाब में संलग्न फ़ाइल के साथ एक खाली पत्र प्राप्त होता है। यह अस्वीकार्य है. व्यावसायिक पत्राचार के उदाहरणों के लिए आवश्यक है कि प्रासंगिक जानकारी दस्तावेज़ के मुख्य भाग में रखी जाए। उदाहरण के लिए, यह: "मैं आपके अनुरोध के लिए आवश्यक डेटा भेज रहा हूं।"

पत्र के अंत में निर्देशांक बताना न भूलें: संचार के सभी उपलब्ध तरीके, स्थिति, कंपनी की वेबसाइट, सामाजिक नेटवर्क के लिंक।

संगठन संपर्क लिखते समय, यथासंभव अधिक जानकारी प्रदान करें - क्षेत्र कोड के साथ टेलीफोन नंबर, ज़िप कोड के साथ पता। आख़िरकार, आपका संचार न केवल आपके क्षेत्र के निवासियों के साथ होता है। अगर आपके पास सारी जानकारी होगी तो आपसे संपर्क करना आसान हो जाएगा.

और अंतिम नियम: जिसने भी पत्राचार शुरू किया उसे इलेक्ट्रॉनिक संवाद समाप्त करना होगा।

निष्कर्ष

व्यावसायिक पत्राचार एक नाजुक मामला है. कभी-कभी किसी व्यक्ति और जिस संगठन का वह प्रतिनिधित्व करता है, उसके बारे में एक निश्चित राय बनाने के लिए एक नज़र ही काफी होती है। व्यवसाय लेखन के नियमों को जानने से आपके करियर को काफी मदद मिल सकती है।

इलेक्ट्रॉनिक व्यापार पत्राचार. पत्र के विषय के बारे में

यह आलेख व्यावसायिक ईमेल में विषय फ़ील्ड भरने के बारे में है।

"ईमेल विषय" फ़ील्ड को उसकी सामग्री के अनुसार भरें।

एक साधारण सी लगने वाली बात. यदि आप अपने साथी को दस्तावेज़ भेजने की समय सीमा के बारे में लिखते हैं, तो "अनुबंध भेजने की समय सीमा के बारे में" विषय में लिखें। यदि आप अपना कानूनी पता बदलने के बारे में लिख रहे हैं, तो "अपना कानूनी पता बदलने के बारे में" विषय में लिखें। लेकिन, जैसा कि पत्राचार के अभ्यास से पता चलता है, जो कुछ भी हमारे लिए स्पष्ट है वह दूसरों के लिए भी उतना ही स्पष्ट नहीं है...

दूसरे दिन, मेरे मित्र और सहकर्मी (नताशा) ने अपने बिजनेस पार्टनर से एक पत्र प्राप्त करने के बाद एक बार फिर राहत की सांस ली। और उसने कहा: “सौंदर्य! ख़त नहीं, गाना है! मैंने इसे अभी तक नहीं खोला है, लेकिन मुझे पहले से ही पता है कि वह किस बारे में लिख रहा है!” और फिर उसने आगे कहा: "और उसके किसी भी पत्र को मेरे मेलबॉक्स में ढूंढना अब कुछ ही मिनटों की बात है!"

“उसमें ऐसा क्या खास है?” - आप ठीक ही पूछते हैं। और फिर मैं आपको बताऊंगा कि प्राप्तकर्ता के साथ पत्राचार में वर्तमान आदेश मेरे मित्र को इतना खुश क्यों करता है।

नताशा एक प्रशिक्षण कंपनी में ग्राहकों और भागीदारों के साथ काम करने में विशेषज्ञ हैं।

लगभग 2 महीने पहले, उसने कंपनी के एक नए बिजनेस पार्टनर के साथ पत्राचार शुरू किया। (आइए हम उसे "वस्या" कहें)। आगामी सहयोग की शुरुआत में, हमेशा कई मुद्दे होते हैं जिन पर चर्चा, स्पष्टीकरण, स्पष्टीकरण, समेकित आदि की आवश्यकता होती है। उस दिन, नताशा और वास्या ने बड़ी संख्या में संदेशों का आदान-प्रदान किया। लेकिन अगर आपने नताशा के इनबॉक्स में देखा और वास्या के साथ पत्राचार धागे को देखा, तो आपको एक पूरी तरह से सरल तस्वीर मिलेगी। बहुत सारे पत्र हैं, लेकिन सारी जानकारी दो अर्थपूर्ण बिंदुओं पर आती है: "से" फ़ील्ड में यह "वास्या" कहता है, और विषय क्षेत्र में - "पर्म के साथ सहयोग" (नताशा के बिजनेस पार्टनर का नाम और) मेरे द्वारा स्पष्ट कारणों से शहर का नाम बदल दिया गया है। जैसा कि वे कहते हैं, कृपया किसी भी संयोग को दुर्घटना मानें)।

स्थिति की कल्पना करें: पहले अक्षर में "पर्म के साथ सहयोग" विषय है। इस पत्र से, नताशा प्राप्तकर्ता के बारे में, उसकी कंपनी के बारे में जानकारी प्राप्त करती है और उसके वाणिज्यिक प्रस्ताव से परिचित होती है। उत्तर. निम्नलिखित पत्र कार्य के विवरण, ऑन-साइट प्रशिक्षण आयोजित करने की बारीकियों, वित्तीय, संगठनात्मक पहलुओं आदि पर चर्चा करते हैं। (सप्ताह के अंत में, नताशा के मेलबॉक्स में वास्या के 17 पत्र हैं)। इसके अलावा, सभी पत्रों में: पहले से आखिरी तक, एक विषय विकल्प होता है: "पर्म के साथ सहयोग।" अब कल्पना करें कि यदि आपको तत्काल आवश्यकता हो, उदाहरण के लिए, इस पत्राचार में विशिष्ट जानकारी वाला एक विशिष्ट पत्र ढूंढने की तो आपको क्या करना होगा। जैसा कि वे कहते हैं, "यह कोई बड़ी बात नहीं है" आपको क्या करना है: यादृच्छिक रूप से पत्र खोलें और लगभग यह याद रखने का प्रयास करें कि सप्ताह के किस दिन इस मुद्दे पर चर्चा हुई थी। मैं बिताए गए समय, ऐसी खोज की प्रभावशीलता और उससे जुड़ी भावनाओं के बारे में बात नहीं करूंगा। और इसलिए सब कुछ स्पष्ट है.

निष्कर्ष:

1. याद रखें कि विषय फ़ील्ड ईमेल का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है।

2. विषय क्षेत्र को तर्कसंगत रूप से भरें, जानकारी को अत्यंत जानकारीपूर्ण बनाएं।

उदाहरण के लिए, "दस्तावेज़" के बजाय "समझौता.खाता.अधिनियम"

3. जैसे-जैसे चर्चा के तहत मुद्दे के पहलू बदलते हैं, विषय को स्पष्ट करें (एक्सटेंशन का उपयोग करें)।

उदाहरण के लिए,

पर्म के साथ सहयोग → पर्म के साथ सहयोग। तिथियाँ → पर्म के साथ सहयोग। समझौता

4. विषय को सार्थक, लेकिन अत्यंत संक्षिप्त बनाएं("विषय" फ़ील्ड में प्राप्ति पर प्राप्तकर्ता को दिखाई देने वाले वर्णों की संख्या काफी सीमित है)

उदाहरण के लिए,

पर्म के साथ सहयोग → पर्म.तिथियाँ → पर्म.समझौता

5. यदि किसी व्यावसायिक भागीदार/ग्राहक के साथ पत्राचार में आप देखते हैं कि "विषय" फ़ील्ड बेतरतीब ढंग से भरा गया है या बिल्कुल नहीं भरा गया है, तो पहल अपने हाथों में लेंऔर दो परिदृश्यों में से एक को आज़माएँ:

- उत्तर देते समय, "विषय" फ़ील्ड की सामग्री को सही ढंग से बदलें/इसे स्वयं भरें।यदि प्राप्तकर्ता सावधान है, तो शायद यह कार्रवाई पत्राचार को सामान्य स्थिति में लाने के लिए पर्याप्त होगी। यदि प्राप्तकर्ता अभी भी इस फ़ील्ड की सामग्री को अनदेखा करना जारी रखता है (संभवतः आदत से बाहर), तो किसी अन्य स्क्रिप्ट का उपयोग करें (नीचे पढ़ें):

— अनुरोध/प्रस्ताव के साथ प्राप्तकर्ता को एक पत्र लिखेंलगभग निम्नलिखित सामग्री के साथ: “वास्या, मैं वास्तव में चाहता हूं कि हमारा पत्राचार प्रभावी हो और हम अपने सभी व्यावसायिक मुद्दों को जल्द से जल्द हल करने में सक्षम हों। मेरा सुझाव है कि आप तुरंत "विषय" फ़ील्ड में पत्र के विषय और सामग्री को इंगित करें। मुझे लगता है कि इस तरह हम अपने संचार की प्रभावशीलता में उल्लेखनीय वृद्धि करेंगे।"

नताशा ने मेरी सलाह मान ली. और अब दूसरे महीने से मैं मुझे प्राप्त होने वाले पत्रों की पारदर्शिता और स्पष्टता का आनंद ले रहा हूँ!

मेरे प्रिय पाठकों, मैं आपके लिए भी ऐसी ही खुशी की कामना करता हूँ!