ई-मेल द्वारा व्यापार पत्राचार के नियम। ई-मेल द्वारा व्यावसायिक पत्राचार करने के नियम

एक बुद्धिमान व्यक्ति के अक्षर उन लोगों के चरित्र को दर्शाते हैं जिन्हें उन्हें संबोधित किया जाता है।

[लिक्टेनबर्ग जॉर्ज क्रिस्टोफ]

पत्र लिखें जो आप प्राप्त करना चाहते हैं।

[प्राचीन सूत्र]

व्यापार जगत में लेखन एक शक्तिशाली तर्क है।

[बेखटेरेवा विक्टोरिया]

1. व्यापार पत्राचार में समान कॉर्पोरेट मानक क्यों हैं?

ई-मेल किसी भी कंपनी के लिए व्यावसायिक संचार का एक अनिवार्य गुण है। व्यावहारिक रूप से ऐसी कोई कंपनी नहीं है जो ई-मेल का उपयोग नहीं करती है। लेकिन अपने आप से निम्नलिखित प्रश्न पूछें:

• जब आप किसी सहकर्मी को ईमेल भेजते हैं तो क्या आपको कभी ऐसा लगता है कि आप ब्लैक होल को ईमेल भेज रहे हैं और हो सकता है कि आपको कोई प्रतिक्रिया न मिले?
• जब कर्मचारी एक दूसरे को कॉल करते हैं और एक जरूरी ईमेल पढ़ने के लिए कहते हैं, और यह पूरे दिन होता है
• जब आप बिल्कुल समझ नहीं पाते हैं कि वे ईमेल में आपसे वास्तव में क्या चाहते हैं
• जब जटिल और कठिन मुद्दे, जब ई-मेल द्वारा चर्चा की जाती है, सूचना, विवरण के समुद्र में डूब जाते हैं, और समस्या का समाधान नहीं होता है

यदि ये प्रश्न आपके लिए प्रासंगिक हैं, तो आप इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार के लिए एक समान नियम लागू करके हर दिन बहुत समय बचा सकते हैं। इस लेख में, हम व्यापार पत्राचार के शिष्टाचार के बारे में बात करेंगे।

2. व्यापार पत्राचार नैतिकता के सात मुख्य नियम

हम सशर्त रूप से व्यावसायिक पत्राचार के नियमों को अलग करते हैं नैतिकता के नियमों परतथा संचार और सूचना विनिमय के नियम।

संचार नियम व्यावसायिक प्रक्रियाओं और परियोजनाओं के भीतर सूचनाओं के आदान-प्रदान के नियमों द्वारा शासित होते हैं। हम उन्हें एक अलग लेख समर्पित करेंगे। नैतिकता के नियम कंपनी के कर्मचारियों के आंतरिक संबंधों की शैली बनाते हैं और अनिवार्य रूप से भागीदारों के बीच आपकी कंपनी की छवि के निर्माण को प्रभावित करते हैं। उदाहरण के लिए, मुझे हाल ही में हमारे एक साथी से "शुभ दोपहर, बेखटेरेव" शब्दों से शुरू होने वाला एक पत्र मिला है। आप हमारे सहयोग के बारे में क्या सोचते हैं?

व्यावसायिक पत्राचार करते समय कंपनी का "चेहरा न खोने" के लिए, व्यावसायिक पत्राचार की नैतिकता के "सुनहरे नियमों" का पालन करना आवश्यक है:

1. हम हमेशा एक अपील के साथ एक पत्र शुरू करते हैं
2. ईमेल की विषय पंक्ति होनी चाहिए
3. भेजने से पहले वर्तनी, विराम चिह्न और वाक् त्रुटियों की जाँच करें।
4. पत्र संरचित होना चाहिए (पानी नहीं!)
5. पत्र में सही शब्द होना चाहिए
6. यदि हम एक पत्र में संलग्नक भेजते हैं, तो हम निश्चित रूप से लिखेंगे कि संलग्न फाइलें हैं (यह कदम उन स्थितियों से बचने में मदद करेगा जब आप एक पत्र भेजते हैं और फ़ाइल संलग्न नहीं होती है; प्राप्तकर्ता, पत्र पढ़ चुका है और संलग्न नहीं ढूंढ रहा है दस्तावेज़, तुरंत जवाब दे सकता है और आपको लिख सकता है कि आपके द्वारा पत्र में इंगित किए गए संलग्न दस्तावेज़ गायब हैं)।
7. हम संदेशों को कभी नहीं हटाते हैं। सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं में से एक। संदेश इतिहास को कभी भी हटाया नहीं जाना चाहिए, क्योंकि पत्र एक दस्तावेज है। यदि आवश्यक हो, तो आपको हमेशा पत्राचार के इतिहास को बढ़ाने में सक्षम होना चाहिए। उदाहरण के लिए, रेडिस्लाव गंडापास ने अपने हस्ताक्षर में पत्राचार के इतिहास को न हटाने का अनुरोध भी शामिल किया।

3. अक्षरों के प्रकार

कई अलग-अलग वर्गीकरण हैं, हम डिजाइन संरचना के अनुसार अक्षरों को अलग करने का प्रस्ताव करते हैं:

1. संचार पत्र (इनकार का पत्र, दावा पत्र, मान्यता पत्र, औचित्य पत्र, आदि)
2. समझौते के पत्र

पत्र-संचार

इस प्रकार के पत्र में, हम उन सभी प्रकार के पत्रों को शामिल करते हैं जिनका उपयोग कर्मचारी अपनी व्यावसायिक गतिविधियों के दौरान करता है।

पत्र संरचना

पत्र को एक ही पाठ में स्वरूपित नहीं किया जाना चाहिए। यह स्पष्ट रूप से संरचित और अच्छी तरह से गठित होना चाहिए ताकि प्राप्तकर्ता महत्वपूर्ण जानकारी की दृष्टि न खोएं। पत्र की संरचना में स्पष्ट घटक होते हैं:

पत्र विषय

पत्र के विषय में विशिष्ट कार्रवाई होनी चाहिए जिसकी आप प्रतिवादी से अपेक्षा करते हैं: "एक अनुबंध पर बातचीत करें", "विचार के लिए मुद्दों का प्रस्ताव", "एक रिपोर्ट भेजें", आदि।

यदि आप दस्तावेज भेज रहे हैं, तो विषय पंक्ति में पत्र संलग्नक में निहित दस्तावेजों का स्पष्ट शब्दांकन होना चाहिए।

सही सब्जेक्ट लाइन लिखना क्यों जरूरी है?

पत्र के विषय से सूचना के दैनिक प्रवाह में आवश्यक पत्र खोजना बहुत आसान है। कोई पत्र खो नहीं जाएगा।

नोट: यदि आप कंपनी के भीतर एक पत्र भेजते हैं, तो पत्र का विषय दिए गए मानक के अनुसार प्रारूपित होता है; यदि आप कंपनी के बाहर पत्र भेजते हैं, तो विषय को टेम्पलेट के अनुसार प्रारूपित करने की सलाह दी जाती है: कंपनी का नाम: पत्र का उद्देश्य।

पत्र का मुख्य भाग जितना अधिक रचनात्मक होगा, उतना ही अच्छा होगा! व्यावसायिक पत्राचार में एक प्रमुख कौशल जो आपको अपने कर्मचारियों में विकसित करना चाहिए, वह है अपने विचारों को स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से व्यक्त करने की क्षमता।

पी.एस. यदि हम, एक पत्र की रचना करते समय, वार्ताकार के पत्र से एक तथ्य का उल्लेख करते हैं, तो इसे उद्धृत किया जाना चाहिए, इसे रंग या फ़ॉन्ट से अलग करना चाहिए।

कॉर्पोरेट हस्ताक्षर

कंपनी के सभी कर्मचारियों के लिए कॉर्पोरेट हस्ताक्षर डिजाइन टेम्पलेट समान होना चाहिए।

हस्ताक्षर में प्राप्तकर्ता के सभी महत्वपूर्ण विवरण होने चाहिए ताकि, यदि आवश्यक हो, तो पत्र प्राप्त करने वाला आपसे आसानी से संपर्क कर सके।

भवदीय,

पूरा नाम, पद।

पी.एस. यदि हम एक साथी / ग्राहक के साथ मधुर संबंध चाहते हैं, तो यह व्यक्तिगत हस्ताक्षर जारी करने के लायक है। कोई भी व्यक्ति औपचारिक पत्राचार में भी, व्यक्तिगत दृष्टिकोण के साथ एक पत्र प्राप्त करने में प्रसन्न होता है।

व्यक्तिगत हस्ताक्षर हमेशा पत्र के मुख्य भाग को संदर्भित करता है। उदाहरण: आपका दिन शुभ हो / धन्यवाद / आज आपसे बात करके अच्छा लगा / ऐसे महत्वपूर्ण मुद्दे के लिए समय निकालने के लिए धन्यवाद / परिवार और बच्चों को बधाई, आदि।

प्रति/सीसी

हम "टू" और "सीसी" फ़ील्ड को अंतिम रूप से भरते हैं ताकि गलती से पत्र न भेजें जब यह अभी तक तैयार न हो।

"टू" और "सीसी" फ़ील्ड में क्या अंतर है?

"टू" फ़ील्ड में, हम उस व्यक्ति का पता डालते हैं जिससे हम कुछ क्रिया करना चाहते हैं।

"कॉपी" फ़ील्ड में, हम उस व्यक्ति का पता डालते हैं जिसे पत्र की सामग्री को पढ़ने से लाभ होगा।

पी.एस. हमारे अनुभव ने साबित कर दिया है कि "कॉपी" फ़ील्ड बहुत उपयोगी है। यदि हम एक सामान्य कर्मचारी के साथ बातचीत कर रहे हैं, महत्वपूर्ण मुद्दों पर चर्चा कर रहे हैं, लेकिन हमें योग्यता और समय पर जवाब नहीं मिलता है, तो जैसे ही पत्राचार शुरू होता है, निदेशक या उच्च प्रबंधक से एक प्रति में एक पत्र डालने के लायक है रचनात्मक रूप से।

दुर्भाग्य से, कई कंपनियों में कॉर्पोरेट संस्कृति का स्तर उचित स्तर पर नहीं होता है, जिसके परिणामस्वरूप ऐसी स्थितियां होती हैं, जब किसी कर्मचारी को अपना काम अच्छी तरह से करने के लिए, प्रबंधन टीम से सख्त नियंत्रण आवश्यक होता है।

आउटलुक में भी "बीसीसी" जैसा एक फ़ंक्शन है - एक महत्वपूर्ण उपकरण जो आपको इच्छुक पार्टियों को पत्र के बारे में सूचित करने की अनुमति देता है, लेकिन साथ ही प्राप्तकर्ता को शर्मिंदा नहीं करने के लिए कि पत्र अकेले उसे संबोधित नहीं है!

समझौते के पत्र

एक महत्वपूर्ण प्रकार का पत्र जो आपको बैठक के परिणामों को समेटने, लिखित रूप में समझौते करने, पूरा होने और स्पष्ट करने का समय इंगित करने की अनुमति देता है: क्या दोनों पक्षों को समझ में आया कि उन्हें सही तरीके से क्या करना चाहिए?

लिखित समझौते और उनके कार्यान्वयन की एक सामान्य दृष्टि के लिए बैठक, वार्ता और बैठकों के बाद ऐसे पत्र लिखना उपयोगी है।

पत्र संरचना:

1. चर्चा में भाग लेने वालों को बधाई, अपील और आभार।
2. बैठक के उद्देश्य की पुनरावृत्ति जिस पर समझौते किए गए थे।
3. उन सभी मुद्दों की एक सूची, जिन पर चर्चा की गई, उन पर किए गए निर्णयों और निष्पादन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की नियुक्ति के साथ।
4. उन विचारों को ठीक करना जिन्हें इतिहास के लिए तत्काल कार्यान्वयन की आवश्यकता नहीं है।
5. प्राप्तकर्ताओं से प्रश्न: क्या सब कुछ ध्यान में रखा गया है? क्या कोई टिप्पणी या जोड़ हैं?

उदाहरण के लिए:

पत्र डिजाइन

फ़ॉन्ट

पत्र का फ़ॉन्ट एक समान होना चाहिए, पाठ, शीर्षकों में प्रमुख बिंदुओं को उजागर करने के लिए इटैलिक का उपयोग किया जा सकता है, लेकिन एकल डिजाइन शैली का पालन करना अनिवार्य है।

पी.एस. आपको हमेशा याद रखना चाहिए कि बड़े अक्षरों में लिखे गए शब्दों को स्वर में वृद्धि के रूप में माना जाता है। इनसे बचना चाहिए।

अनुच्छेद

प्रत्येक अलग विचार को एक अलग पैराग्राफ में व्यवस्थित करना वांछनीय है ताकि पाठ को समझना आसान हो।

खरोज

पैराग्राफ एक दूसरे के साथ विलय नहीं होना चाहिए। पत्र को अधिक पठनीय बनाने के लिए, अभिवादन के बाद, प्रत्येक पैराग्राफ से पहले और हस्ताक्षर से पहले इंडेंटेशन होना चाहिए:

पत्र को अधिक आकर्षक बनाने के लिए, पत्र के मुख्य भाग में लिंक को हाइपरलिंक के रूप में प्रारूपित करना बेहतर है:

लेखन शैली

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पत्राचार के बिना व्यावसायिक संचार की कल्पना नहीं की जा सकती, क्योंकि सहयोग के मुद्दों को हल करने के लिए एक व्यक्तिगत बैठक हमेशा संभव नहीं होती है। सबसे अधिक दबाव वाली व्यावसायिक पत्राचार समस्याएं

पत्राचार के बिना व्यावसायिक संचार की कल्पना नहीं की जा सकती, क्योंकि सहयोग के मुद्दों को हल करने के लिए एक व्यक्तिगत बैठक हमेशा संभव नहीं होती है। व्यावसायिक पत्राचार की अधिकांश महत्वपूर्ण समस्याओं को थोड़े समय में हल किया जा सकता है, लेकिन शिष्टाचार के नियमों का पालन न करने या पत्र का एक अतार्किक निर्माण साझेदारी को नुकसान पहुंचा सकता है या एक संभावित ग्राहक को अलग कर सकता है। जैसा कि आधिकारिक बातचीत में होता है, यहाँ कुछ नियम हैं: पत्र का प्रारूप और संचार की शैली।

व्यापार पत्राचार के संचालन के लिए सामान्य नियम

ई-मेल द्वारा व्यावसायिक संचार किसी भी आधुनिक व्यक्ति के जीवन का एक अभिन्न अंग है: हम काम पर सहकर्मियों, प्रबंधन, ग्राहकों, व्यावसायिक भागीदारों, ऐसे लोगों को लिखते हैं जो हमें जानते हैं, और जो हमें अभी तक नहीं जानते हैं। इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार में व्यावसायिक नैतिकता क्या है, सफल व्यवसाय के लिए यह कितना आवश्यक है?

प्रत्येक पत्र हमारा कॉलिंग कार्ड है और हमारी व्यावसायिक स्थिति का प्रतिबिंब है। और अगर यह हमारे लिए महत्वपूर्ण है कि यह व्यवसाय कार्ड सभ्य दिखता है, और व्यावसायिक स्थिति संचार की सुविधा और उत्पादकता में योगदान करती है, तो अच्छे शिष्टाचार के बुनियादी नियमों को जानना और दैनिक पत्राचार में उनका पालन करना सफलता के लिए सबसे महत्वपूर्ण शर्त है।

इलेक्ट्रॉनिक व्यापार पत्राचार के संबंध में, वही नियम और विनियम लागू होते हैं जो व्यवसाय समुदाय किसी अन्य प्रकार के व्यावसायिक संपर्क में संचालित होते हैं: टेलीफोन संचार, बातचीत, आदि में। मेरी राय में, व्यावसायिक ईमेल पत्राचार की नैतिकता कई अटल सिद्धांतों पर आधारित है:

1. एक दूसरे के व्यक्तित्व और व्यावसायिक स्थिति के लिए विरोधियों का परस्पर सम्मान।
2. प्रतिद्वंद्वी के व्यावसायिक हितों पर ध्यान दें।
3. गोपनीयता के मुद्दों के महत्व को समझना।
4. सूचना के आदान-प्रदान में समय की पाबंदी।

इन सिद्धांतों को लागू करने के लिए व्यावहारिक उपकरणों पर विचार करें

1. सक्षम और स्पष्ट रूप से डिज़ाइन किया गया फ़ील्ड "विषय" / "विषय"

विषय निर्दिष्ट करने से प्राप्तकर्ता का समय बचता है, जिससे वह प्राप्त पत्र की सामग्री का तुरंत मूल्यांकन कर सकता है और पढ़ते समय उसकी प्राथमिकता पर तुरंत निर्णय ले सकता है।

2. अभिभाषक/पताकर्ता को अभिवादन और व्यक्तिगत पता

विश्वास बनाता है और पत्र को एक व्यक्तिगत फोकस देता है। पता करने वाले के नाम की अनदेखी करना गलत माना जाता है।

3. सटीकता को संबोधित करना

"To", "Cc", "Bcc" फ़ील्ड की सही फिलिंग संचार की दक्षता और नैतिकता के लिए सबसे महत्वपूर्ण उपकरण है। इन क्षेत्रों के साथ काम करने में गलतियों से बचने के लिए, आपको उनका उद्देश्य जानने की जरूरत है, जिसे आम तौर पर आधुनिक कारोबारी माहौल में स्वीकार किया जाता है:

• यदि आपका नाम प्रत्यक्ष पता फ़ील्ड ("टू") में है, तो इसका मतलब है कि पत्र भेजने वाला आपसे अपने प्रश्न के उत्तर की प्रतीक्षा कर रहा है;
• यदि इस क्षेत्र में कई प्राप्तकर्ताओं को रखा गया है, तो इसका मतलब है कि पत्र भेजने वाला प्रत्येक या किसी प्राप्तकर्ता से प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहा है;
• यदि आपका नाम "CC" फ़ील्ड में रखा गया है, तो इसका मतलब है कि प्रेषक चाहता है कि आप इस मुद्दे से अवगत हों, जबकि वह आपसे प्रतिक्रिया की अपेक्षा नहीं करता है। यदि आपका नाम "कॉपी" फ़ील्ड में है तो आपको पत्राचार के विषय में प्रवेश नहीं करना चाहिए। यदि आप अभी भी पत्राचार में प्रवेश करने का निर्णय लेते हैं, तो अच्छे रूप का संकेत वाक्यांशों में से एक को लिखना शुरू करना होगा: "मुझे इस मुद्दे की चर्चा में शामिल होने दें ...", "हस्तक्षेप करने के लिए क्षमा करें ...", "मुझे अपनी राय व्यक्त करने दें ..."।

नैतिकता के पहलू में विशेष ध्यान "गुप्त प्रति" क्षेत्र का है। व्यावसायिक नैतिकता के दृष्टिकोण से यह सबसे "कमजोर" ई-मेल उपकरण है। इस क्षेत्र को आमतौर पर गुप्त नियंत्रण और सूचना के साधन के रूप में माना जाता है। गुप्त प्रतिलिपि में रखे गए प्राप्तकर्ता अन्य प्राप्तकर्ताओं को दिखाई नहीं देते हैं। कुछ नैतिक रूप से संवेदनशील कंपनियां कॉर्पोरेट संचार में इस उपकरण के उपयोग पर रोक लगाती हैं। एक अपवाद सामूहिक मेलिंग है (उदाहरण के लिए, निमंत्रण)। उन्हें बड़ी संख्या में प्राप्तकर्ताओं को भेजा जाता है, जबकि ईमेल पते सभी को दिखाई नहीं देने चाहिए।

ऐसी कंपनियां हैं जिनमें निम्नलिखित सार्वभौमिक नियमों का पालन करते हुए "गुप्त प्रति" क्षेत्र के साथ अधिक शांति से व्यवहार किया जाता है:

• "गुप्त प्रति" फ़ील्ड में पता करने वाले (छिपे हुए पते वाले) रखे जाते हैं, जिन्हें पत्राचार के बारे में पता होना चाहिए, लेकिन प्रत्यक्ष पता करने वालों के लिए उनकी जागरूकता स्पष्ट नहीं होनी चाहिए;
• भरे हुए फ़ील्ड "Bcc" के साथ एक पत्र भेजने का अर्थ है इस तरह के जागरूकता के कारण और लक्ष्यों के बारे में एक प्रारंभिक समझौता या पत्र के लेखक और छिपे हुए प्राप्तकर्ताओं की जागरूकता;
• छिपे हुए प्राप्तकर्ता को "गुप्त प्रति" फ़ील्ड से पत्राचार के विषय में प्रवेश नहीं करना चाहिए।

4. त्वरित प्रतिक्रिया

एक पत्र की प्रतिक्रिया समय भागीदारों और ग्राहकों के व्यावसायिक हितों के संबंध में आपकी स्थिति के संकेतकों में से एक है। इसके लिए कंपनियों के अलग-अलग मानक हैं। एक पत्र के लिए स्वीकार्य प्रतिक्रिया/प्रतिक्रिया समय दो से तीन घंटे के भीतर है। यदि, पत्र प्राप्त करने और उसे पढ़ने के बाद, आप समझते हैं कि आप 24 घंटे के भीतर इसका उत्तर नहीं दे सकते हैं, तो अच्छे फॉर्म का नियम यह होगा कि आपको पता है कि आपको उसका पत्र प्राप्त हुआ है और उसका उत्तर दें: "एक पत्र मिला। मैं आज दिन में जवाब दूंगा"या "एक पत्र मिला। उत्तर देने के लिए अतिरिक्त जानकारी की आवश्यकता है। मैं बाद में जवाब देने की कोशिश करूंगा ... "।

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5. जानकारी के साथ सही कार्य (मात्रा, भाषा, संरचना, प्रारूप)

पत्र के पाठ में जानकारी प्रस्तुत करने की प्रकृति और विशिष्टता भी एक उपकरण और संकेतक है जो आपके पते के संबंध में यथासंभव सही और सम्मानपूर्वक मेल करने की आपकी क्षमता और इच्छा का संकेतक है:

• पत्र की मात्रा, जो "एक स्क्रीन पर" फिट होती है, अधिकतम - ए -4 प्रारूप की एक शीट के पाठ की मात्रा में, पढ़ते समय सबसे आरामदायक होती है;
• भेजे गए अनुलग्नकों की मात्रा 3 एमबी से अधिक नहीं होनी चाहिए (बड़ी फाइलें समस्या पैदा कर सकती हैं, क्योंकि वे प्राप्तकर्ता के मेल सर्वर से नहीं गुजर सकती हैं);
• यूनिवर्सल एन्कोडिंग में भेजी जाने वाली फाइलों को "पैक" करना बेहतर है: ज़िप या आरएआर (अन्य एक्सटेंशन को ट्रांसफर के दौरान ब्लॉक या कट किया जा सकता है और पता करने वाले के लिए समस्याएं पैदा कर सकते हैं);
• प्राप्तकर्ता के पत्र का उत्तर देते समय, आपके उत्तर का पाठ पत्र के शीर्ष पर (शुरुआत में) रखा जाना चाहिए, न कि नीचे (यह पता करने वाले को पत्राचार के पिछले पाठ को "स्क्रॉल" करने से बचाता है। आपके द्वारा लिखे गए उत्तर की खोज);
• आपको एक नए पत्र के रूप में (पत्राचार के इतिहास को सहेजे बिना) पता करने वाले के पत्र का उत्तर देना शुरू नहीं करना चाहिए। इस तरह की प्रतिक्रिया प्राप्त करने वाले को मूल संदेश की खोज में समय बिताने के लिए मजबूर करेगी;
• ऐसी भाषा में लिखना आवश्यक है जो अभिभाषक के लिए सबसे अधिक समझने योग्य हो। प्रत्येक मामले में, पेशेवर, आंतरिक कॉर्पोरेट शब्दावली, कठबोली, संक्षिप्ताक्षर और अंग्रेजी (किसी अन्य भाषा में अंग्रेजी से उधार लेना) का उपयोग करने की उपयुक्तता का मुद्दा तय किया गया है।

यदि कठबोली और संक्षिप्ताक्षरों के उपयोग से पत्राचार की गति और दक्षता में वृद्धि होती है, तो कठबोली का उपयोग स्वीकार्य और नैतिक है। इसलिए, कंपनी के भीतर आंतरिक पत्राचार लगभग हमेशा कठबोली में होता है: यह पत्राचार में सभी प्रतिभागियों के लिए परिचित और समझ में आता है और समय बचाता है। लेकिन बाहरी व्यापार भागीदारों / ग्राहकों के साथ पत्राचार में - यह एक ऐसा मामला है जिसमें सावधानी बरतने की आवश्यकता है।

कभी-कभी शब्दावली अपरिहार्य है। उदाहरण के लिए, एक कंपनी ग्राहकों को ऑनलाइन विज्ञापन के रूप में ऐसे उत्पाद / सेवा प्रदान करती है, और "मीडिया-प्रासंगिक बैनर", "कीवर्ड", "नकारात्मक कीवर्ड", "सीटीआर" जैसी अवधारणाओं को किसी भी चीज़ से प्रतिस्थापित नहीं किया जा सकता है, उन्हें पेश किया जाना चाहिए व्यावसायिक संदर्भ में और क्लाइंट को उनके साथ काम करना सिखाएं। इस मामले में, दोनों पक्षों के लिए धैर्य रखना और समझाने और सीखने के लिए तैयार रहना महत्वपूर्ण है।

हालांकि, ऐसे मामले हैं जब संक्षेप और शर्तों के उपयोग से बचा जा सकता है और इससे बचा जाना चाहिए।

उदाहरण:

मेरे मित्र ने इस प्रश्न के उत्तर की तलाश में 2 दिन बिताए: ASAP क्या है। वह प्रकाशन गृह के लिए सामग्री तैयार कर रही थी और अपने आखिरी पत्र में उन्होंने उसे लिखा: " माशा, कृपया अपनी सभी सामग्री यथाशीघ्र भेजें". माशा ने फैसला किया कि यह उनके लिए अज्ञात प्रारूप का एक पदनाम था, जिसमें पाठ का "अनुवाद" करना आवश्यक था। माशा ने प्रकाशक के अनुरोध को "समझने" और संतुष्ट करने में जो समय बिताया, उसमें 2 दिन लगे। मशीन की झुंझलाहट की कल्पना करें, जब 2 दिन बाद, उसे पता चला कि रहस्यमय "asap" के पीछे अंग्रेजी बोलने वाले वातावरण में व्यापक रूप से उपयोग किया जाने वाला एक संक्षिप्त नाम था " जितनी जल्दी हो सके» – « जितनी जल्दी हो सके».

सलाह:बाहरी ग्राहकों और भागीदारों के साथ पत्राचार में अंग्रेजीवाद, विशेष शर्तों और इंट्राकंपनी संक्षिप्ताक्षरों का दुरुपयोग न करें।

6. हस्ताक्षर और संपर्क जानकारी की उपलब्धता

यह एक आवश्यक विशेषता है जो आपके प्रत्येक अक्षर को समाप्त कर देगी। निम्नलिखित को हस्ताक्षर ब्लॉक में रखा जाना चाहिए:

1. आपका पहला और अंतिम नाम।

यह पत्राचार को व्यक्तिगत बनाता है, जो संचार की प्रभावशीलता और मनोवैज्ञानिक आराम को प्रभावित करता है। हस्ताक्षर में संक्षिप्ताक्षरों का प्रयोग नहीं किया जाना चाहिए। टी एल के स्थान पर मेरे हस्ताक्षर में वोरोटिनत्सेव, मैं तमारा लियोनिदोवना वोरोटिनत्सेवा (या तमारा वोरोटिनत्सेवा) लिखूंगा, ताकि पता करने वाला समझ सके कि प्रतिक्रिया पत्र में मुझसे कैसे संपर्क किया जाए।

1. आपकी स्थिति का संकेत।

ऐसा करने से, आप प्राप्तकर्ता को मुद्दों को हल करने में अपने अधिकार और पेशेवर क्षमता की सीमाओं को समझने देते हैं।

1. संपर्क विवरण (टेलीफोन, ईमेल पता, कंपनी का नाम और पता, उसकी वेबसाइट)।

यह प्राप्तकर्ता को यदि आवश्यक हो तो अतिरिक्त परिचालन संचार की संभावना प्रदान करेगा।

उपरोक्त सभी को सारांशित करते हुए और एक ही समय में विभिन्न कंपनियों में पत्राचार के संचालन को देखने के कई वर्षों के अनुभव के साथ, मैं निम्नलिखित को विश्वास के साथ कह सकता हूं: आधुनिक व्यापार समुदाय में नैतिकता के मानदंड न केवल हैं और न ही इतने अधिक नाममात्र के गुण हैं। अच्छे शिष्टाचार के, वे जीवन में लाए गए व्यावहारिक उपकरण हैं जो व्यावसायिक संचार को सही, कुशल, आरामदायक और अंततः प्रभावी बनाने की अनुमति देते हैं।

तमारा वोरोटिनत्सेवा द्वारा आयोजित प्रशिक्षण पर ध्यान दें।

सामग्री

ईमेल क्या है? आज की कारोबारी दुनिया में, यह है:

• आपका चेहरा। यह ईमेल की मदद से है कि आप प्रतिपक्ष की नजर में सकारात्मक छवि बना सकते हैं या पहली छाप खराब कर सकते हैं।
• आपका काम उपकरण। बाहरी दुनिया के साथ बहुत सारा संचार ईमेल द्वारा होता है। इसलिए, इस टूल की अच्छी कमांड होने से आप अपने जीवन को बहुत आसान बना सकते हैं।
• शक्तिशाली व्याकुलता। बाहरी दुनिया आपको पाने की कोशिश कर रही है, आपका ध्यान भटका रही है और ईमेल के जरिए आपको भटका रही है।

इन पदों से और ई-मेल के साथ काम करते हुए देखें। आइए सरल शुरू करें।

पत्र डिजाइन

मैं मोज़िला थंडरबर्ड मेल क्लाइंट का उपयोग करता हूं, इसलिए मैं इसके उदाहरण का उपयोग करूंगा। चलिए एक नया अक्षर बनाते हैं और ऊपर से नीचे की ओर फील्ड्स की सूची में जाते हैं।

किसको। कॉपी। छिपी हुई प्रति

शायद किसी को पता न हो, लेकिन Mozilla में "To" को "Cc" या "Bcc" में बदला जा सकता है।

• किसको: हम मुख्य प्राप्तकर्ता या अर्धविराम द्वारा अलग किए गए कई प्राप्तकर्ताओं को लिखते हैं।
• प्रतिलिपि: हम किसी ऐसे व्यक्ति को लिखते हैं जिसे पत्र पढ़ना चाहिए, लेकिन जिससे हम प्रतिक्रिया की उम्मीद नहीं करते हैं।
• छिपी हुई प्रति: हम किसी ऐसे व्यक्ति को लिखते हैं जिसे पत्र पढ़ना चाहिए, लेकिन पत्र के बाकी प्राप्तकर्ताओं के लिए अज्ञात रहना चाहिए। व्यावसायिक पत्रों के बड़े पैमाने पर मेलिंग, जैसे अधिसूचनाओं के लिए उपयोग करना विशेष रूप से उपयुक्त है।

ठीक से नहीं मास मेलिंग में, प्राप्तकर्ताओं को "सीसी" या "टू" फ़ील्ड के माध्यम से निर्दिष्ट करें। साल में कई बार मुझे ऐसे पत्र मिलते हैं जिनमें "सीसी" फ़ील्ड में 50-90 प्राप्तकर्ताओं की सूची होती है। निजता का उल्लंघन है। आपके सभी प्राप्तकर्ताओं को यह जानने की आवश्यकता नहीं है कि आप समान विषय पर किसके साथ काम कर रहे हैं। यह अच्छा है अगर वे ऐसे लोग हैं जो एक दूसरे को जानते हैं। और अगर सूची में प्रतिस्पर्धी कंपनियां हैं जो एक दूसरे के बारे में नहीं जानती हैं? कम से कम, आपको अनावश्यक स्पष्टीकरणों के लिए तैयार रहने की आवश्यकता है, और कम से कम, उनमें से किसी एक के साथ सहयोग समाप्त करने के लिए। ऐसा मत करो।

पत्र विषय

पेशेवर मेलिंग सेवाएं अक्सर अपने कॉर्पोरेट ब्लॉगों में विषय पंक्ति (कभी-कभी समझदारी से) के महत्व के बारे में लिखती हैं। लेकिन अक्सर हम बिक्री पत्रों के बारे में बात कर रहे हैं, जहां पत्र का विषय "ईमेल खोला जाना चाहिए" समस्या को हल करता है।

हम दैनिक व्यापार पत्राचार पर चर्चा करते हैं। यहां विषय समस्या को हल करता है "पत्र और उसके लेखक को आसानी से पहचाना जाना चाहिए और फिर पाया जाना चाहिए।" इसके अलावा, आपका परिश्रम कई प्रतिक्रिया पत्रों के कर्म के रूप में आपके पास वापस आ जाएगा, केवल उपसर्गों के साथ पुनः:या अग्रेषित, जिसके बीच आपको विषय पर वांछित पत्र की खोज करनी होगी।

बीस अक्षर एक मध्य प्रबंधक के एक दिवसीय पत्राचार का परिमाण है। मैं उद्यमियों और व्यवसाय के मालिकों के बारे में बिल्कुल भी बात नहीं करता, उनके पत्रों की संख्या कभी-कभी प्रति दिन 200 या अधिक से अधिक हो जाती है। तो एक बार फिर: खाली विषय पंक्ति वाले ईमेल न भेजें.

तो, पत्र के विषय को सही ढंग से कैसे तैयार किया जाए?

गलती #1 : केवल विषय में कंपनी का नाम। उदाहरण के लिए, "आकाश" और सभी। सबसे पहले, आप शायद इस प्रतिपक्ष के साथ संचार करने वाली अपनी कंपनी में से नहीं हैं। दूसरे, इस तरह के विषय का कोई मतलब नहीं है, क्योंकि आपकी कंपनी का नाम पहले से ही पते से दिखाई देता है। तीसरा, अनुमान लगाएं कि पत्राचार के इस दृष्टिकोण के साथ आपका अपना मेलबॉक्स कैसा दिखेगा? लगभग इस प्रकार है।

क्या ऐसे विषयों पर खोज करना सुविधाजनक है?

गलती #2 : आकर्षक, विक्रय शीर्षक। यह बहुत अच्छा है अगर आप इस तरह की हेडलाइन लिखना जानते हैं। लेकिन क्या व्यावसायिक पत्राचार में इन कौशलों का उपयोग करना उचित है? एक व्यावसायिक पत्र की विषय पंक्ति का उद्देश्य याद रखें: बेचना नहीं, बल्कि पहचान और खोज प्रदान करना।

पत्र का पाठ

विभिन्न अवसरों के लिए ग्रंथ लिखने के लिए कई मार्गदर्शिकाएँ हैं। उदाहरण के लिए, मैक्सिम इल्याखोव, अलेक्जेंडर अमज़िन और शब्द के अन्य उस्तादों के पास बहुत सारी उपयोगी जानकारी है। मैं आपको सलाह देता हूं कि कम से कम सामान्य साक्षरता में सुधार और लिखित भाषण की समग्र शैली में सुधार के लिए उनके लेख पढ़ें।

एक पत्र लिखने की प्रक्रिया में, हमें लगातार कई निर्णय लेने चाहिए।

शिष्टाचार की बात . पत्र की शुरुआत में, आप शिष्टाचार या यहां तक ​​​​कि कोमलता की भावना में धुंधला कर सकते हैं "मेरे प्रिय रोद्या, दो महीने से अधिक समय से मैंने आपसे लिखित रूप में बात नहीं की है, जिससे मैं खुद पीड़ित हूं और यहां तक ​​​​कि दूसरी नींद भी नहीं आई रात, सोच। ” इस तरह के एक परिचय की रचना करने के लिए और वार्ताकार के समय के संदर्भ में इसे पढ़ने के लिए बहुत विनम्र और बहुत महंगा है। पत्राचार व्यवसाय है, याद है? एक प्रतियोगिता के लिए एक पत्र शैली नहीं लिखना और अपनी मां से रस्कोलनिकोव को एक पत्र नहीं, बल्कि व्यापार पत्राचार।

हम अपने समय और प्राप्तकर्ता का सम्मान करते हैं!

अपना परिचय देना और अपने परिचित की परिस्थितियों को याद करना प्रदर्शनी में एक क्षणभंगुर बैठक के बाद भेजे गए पहले पत्र में ही समझ में आता है। यदि यह सहयोग या वर्तमान पत्राचार की निरंतरता है, तो दिन के पहले अक्षर में हम लिखते हैं: "हैलो, इवान", दूसरे और बाद वाले में: "इवान, ..."।

निवेदन . मैं हमेशा इस सवाल को लेकर चिंतित रहता था कि अगर कई प्राप्तकर्ता हैं तो पत्र में किससे संपर्क किया जाए। मैंने हाल ही में अन्ना नाम की तीन लड़कियों को संबोधित एक पत्र लिखा था। बिना किसी झिझक के मैंने "हैलो, अन्ना" लिखा और स्टीम बाथ नहीं लिया। लेकिन हमेशा ऐसा नहीं होता है।

क्या होगा यदि तीन या सात प्राप्तकर्ता हैं और उनका एक ही नाम नहीं है? आप नाम से सूचीबद्ध कर सकते हैं: "शुभ दोपहर, रोडियन, पुलचेरिया, अवदोत्या और प्योत्र पेट्रोविच।" लेकिन यह लंबा है और इसमें समय लगता है। आप लिख सकते हैं: "नमस्कार, साथियों!"।

अपने लिए, मैं नियम का उपयोग उस व्यक्ति के नाम से संबोधित करने के लिए करता हूं जो "टू" फ़ील्ड में है। और जो कॉपी में हैं, उनसे बिल्कुल भी संपर्क न करें। यह नियम एक ही समय में आपको अधिक सटीक रूप से निर्धारित करने की अनुमति देता है (एक!) पत्र का पता और इस पत्र का उद्देश्य।

उद्धरण . पत्राचार अक्सर प्रश्नों और उत्तरों के साथ पत्रों की एक श्रृंखला होती है - एक शब्द में, एक संवाद। पत्राचार के इतिहास को न मिटाना और उद्धृत पाठ के शीर्ष पर अपना उत्तर लिखना अच्छा अभ्यास माना जाता है, ताकि जब आप एक सप्ताह में इस पत्राचार पर वापस आएं, तो आप नीचे की तारीखों तक संवाद को ऊपर से नीचे तक आसानी से पढ़ सकें।

किसी कारण से, मोज़िला में डिफ़ॉल्ट सेटिंग "उद्धृत पाठ के बाद कर्सर सेट करें" है। मैं इसे "टूल्स" → "खाता विकल्प" → "संकलन और पता" मेनू में बदलने की सलाह देता हूं। ऐसा होना चाहिए।

पत्र का उद्देश्य . व्यावसायिक पत्र दो प्रकार के होते हैं:

• जब हम केवल वार्ताकार को सूचित करते हैं (उदाहरण के लिए, महीने के लिए किए गए कार्य पर एक रिपोर्ट);
• और जब हम वार्ताकार से कुछ चाहते हैं। उदाहरण के लिए, ताकि वह भुगतान के लिए संलग्न चालान पर सहमत हो।

एक नियम के रूप में, रिपोर्टिंग वाले की तुलना में कई अधिक प्रोत्साहन पत्र हैं। यदि हम वार्ताकार से कुछ हासिल करना चाहते हैं, तो इसे सादे पाठ में एक पत्र में कहना बहुत महत्वपूर्ण है। कॉल टू एक्शन के बाद पहले नाम और पत्र का अंतिम वाक्य होना चाहिए।

ठीक से नहीं : "पोर्फिरी पेत्रोविच, मुझे पता है कि बूढ़ी औरत को किसने मारा।"

सही : "पोर्फिरी पेत्रोविच, यह मैं था जिसने बूढ़ी औरत को मार डाला, कृपया मेरी गिरफ्तारी पर कार्रवाई करें, मैं पीड़ा से थक गया हूँ!"

संवाददाता आपके लिए क्यों सोचे कि इस पत्र का क्या किया जाए? आखिरकार, वह गलत निर्णय ले सकता है।

पाठ में हस्ताक्षर . उसे करना होगा। इसके अलावा, सभी ईमेल क्लाइंट आपको हस्ताक्षर के ऑटो-प्रतिस्थापन को सेट करने की अनुमति देते हैं, उदाहरण के लिए, क्लासिक "सम्मानपूर्वक, ..."। मोज़िला में, यह "टूल्स" → "खाता विकल्प" मेनू में किया जाता है।

हस्ताक्षर में संपर्क लिखना या न लिखना सभी के लिए एक व्यक्तिगत मामला है। लेकिन अगर आप किसी तरह से बिक्री से जुड़े हैं - लिखना सुनिश्चित करें। भले ही संचार के परिणामों के आधार पर लेन-देन न हो, भविष्य में आप आसानी से हस्ताक्षर से संपर्कों का उपयोग करते हुए पाएंगे।

अंत में, उन वार्ताकारों के लिए पत्र के मुख्य भाग की एक और विशेषता जो आपके पत्रों का उत्तर देना पसंद नहीं करते (नहीं कर सकते, नहीं चाहते, उनके पास समय नहीं है)। पत्र के पाठ में डिफ़ॉल्ट निर्दिष्ट करें। उदाहरण के लिए, "पोर्फिरी पेत्रोविच, यदि आप शुक्रवार को 12:00 बजे से पहले मुझे गिरफ्तार करने नहीं आते हैं, तो मैं अपने आप को माफी चाहता हूं।" बेशक, समय सीमा वास्तविक होनी चाहिए (शुक्रवार को 11:50 बजे उदाहरण से पाठ न भेजें)। प्राप्तकर्ता को आपके पत्र को पढ़ने और निर्णय लेने में शारीरिक रूप से सक्षम होना चाहिए। इस तरह की "मौन" आपको वार्ताकार की गैर-प्रतिक्रिया के लिए जिम्मेदारी से मुक्त करती है। हमेशा की तरह, इस चिप का उपयोग समझदारी से किया जाना चाहिए। यदि कोई व्यक्ति समय पर और नियमित रूप से आपके पत्रों का जवाब देता है, तो ऐसा अल्टीमेटम, यदि उसे नाराज नहीं करता है, तो उसे थोड़ा तनाव दें या पत्र का उत्तर अभी न देने का निर्णय लें, लेकिन आपको शुक्रवार की प्रतीक्षा करने के लिए प्रेरित करें।

संलग्नक

पत्र अक्सर संलग्नक के साथ आते हैं: फिर से शुरू, वाणिज्यिक प्रस्ताव, अनुमान, कार्यक्रम, दस्तावेजों के स्कैन - एक बहुत ही सुविधाजनक उपकरण और साथ ही लोकप्रिय त्रुटियों का स्रोत।

त्रुटि : विशाल निवेश आकार। हमें अक्सर 20 एमबी आकार तक के अटैचमेंट वाले ईमेल प्राप्त होते हैं। एक नियम के रूप में, ये 600dpi के रिज़ॉल्यूशन के साथ TIFF प्रारूप में कुछ दस्तावेज़ों के स्कैन हैं। इस अनुलग्नक के पूर्वावलोकन को डाउनलोड करने के निरर्थक प्रयासों में संवाददाता का मेल कार्यक्रम लगभग निश्चित रूप से कई मिनटों तक लटका रहेगा। और भगवान न करे प्राप्तकर्ता इस पत्र को स्मार्टफोन पर पढ़ने की कोशिश करे ...

व्यक्तिगत रूप से, मैं ऐसे पत्रों को तुरंत हटा देता हूं। क्या आप नहीं चाहते कि आपका ईमेल पढ़े जाने से पहले ट्रैश में समाप्त हो जाए? अनुलग्नक के आकार को नियंत्रित करें। यह अनुशंसा की जाती है कि यह 3 एमबी से बड़ा न हो।

क्या होगा अगर यह अधिक है?

• अपने स्कैनर को किसी भिन्न प्रारूप और रिज़ॉल्यूशन के लिए पुन: कॉन्फ़िगर करने का प्रयास करें। उदाहरण के लिए, PDF और 300dpi में काफी पठनीय स्कैन प्राप्त होते हैं।
• WinRar संग्रहकर्ता या 7zip जैसे कार्यक्रमों के बारे में सोचें। कुछ फ़ाइलें पूरी तरह से संपीड़ित होती हैं।
• क्या होगा यदि अनुलग्नक बहुत बड़ा है और आप इसे संपीड़ित नहीं कर सकते हैं? उदाहरण के लिए, लगभग खाली अकाउंटिंग डेटाबेस का वजन 900 एमबी है। सूचना के क्लाउड स्टोरेज बचाव में आएंगे: ड्रॉपबॉक्स, गूगल ड्राइव और इसी तरह। कुछ सेवाएं, जैसे Mail.ru, स्वचालित रूप से विशाल अनुलग्नकों को क्लाउड स्टोरेज लिंक में बदल देती हैं। लेकिन मैं क्लाउड में संग्रहीत अपनी जानकारी को स्वयं प्रबंधित करना पसंद करता हूं, इसलिए मैं Mail.ru से स्वचालन का स्वागत नहीं करता।

और निवेश के बारे में एक और बिल्कुल स्पष्ट सिफारिश नहीं है - उनका नाम . यह समझने योग्य और प्राप्तकर्ता को स्वीकार्य होना चाहिए। एक बार, कंपनी में, हम एक वाणिज्यिक प्रस्ताव तैयार कर रहे थे जिसे संबोधित किया गया था ... इसे फ्योडोर मिखाइलोविच दोस्तोवस्की होने दें। मुझे सीपी के मसौदे के साथ प्रबंधक से अनुमोदन के लिए एक पत्र मिला, और अनुलग्नक में "DlyaFedi.docx" नाम की एक फ़ाइल थी। मुझे यह भेजने वाले प्रबंधक के साथ, निम्नलिखित सामग्री के साथ एक संवाद हुआ:

प्रिय प्रबंधक, क्या आप व्यक्तिगत रूप से इस सम्मानित व्यक्ति से संपर्क करने और उसे अपने चेहरे पर फ्योडोर बुलाने के लिए तैयार हैं?

किसी तरह नहीं, एक सम्मानित व्यक्ति, हर कोई उसे उसके पहले नाम और मध्य नाम से बुलाता है।

आपने अनुलग्नक को "फ़ेडी के लिए" क्यों कहा? अगर मैं इसे अभी उसे भेजता हूं, तो क्या आपको लगता है कि वह इस सीपी पर हमसे कुल्हाड़ी खरीदेगा?

मैं नाम बदलने जा रहा था ...

एक टाइम बम क्यों सेट करें - एक संभावित ग्राहक की अस्वीकृति - या अपने लिए एक फ़ाइल का नाम बदलने का अतिरिक्त कार्य बनाएं? अनुलग्नक को तुरंत सही नाम क्यों न दें: "Fedor Mikhailovich.docx के लिए" या इससे भी बेहतर - "KP_Sky_Axes.docx"।

तो, ईमेल के साथ "चेहरे" के रूप में कमोबेश हल किया गया। आइए एक उत्पादकता उपकरण के रूप में ई-मेल की ओर बढ़ते हैं और इसके विकर्षण के बारे में बात करते हैं।

अक्षरों के साथ काम करना

ईमेल एक शक्तिशाली व्याकुलता है। किसी भी व्याकुलता के साथ, मेल को नियमों को कड़ा करके और कार्य शेड्यूल को लागू करके निपटाया जाना चाहिए।

कम से कम, आपको सभी मेल सूचनाओं को बंद करना होगा। यदि मेल क्लाइंट डिफ़ॉल्ट रूप से कॉन्फ़िगर किया गया है, तो आपको एक ध्वनि संकेत के साथ सूचित किया जाएगा, और घड़ी के बगल में स्थित आइकन झपकाएगा, और पत्र का पूर्वावलोकन दिखाया जाएगा। एक शब्द में, वे पहले आपको श्रमसाध्य काम से दूर करने के लिए सब कुछ करेंगे, और फिर आपको अपठित पत्रों और अनदेखे मेलिंग के रसातल में डुबो देंगे - जीवन के एक या दो घंटे।

कुछ के लिए, शक्तिशाली इच्छाशक्ति आपको सूचनाओं से विचलित नहीं होने देती है, और सामान्य लोगों के लिए यह बेहतर है कि वे भाग्य को लुभाएं और उन्हें बंद न करें। मोज़िला थंडरबर्ड में, यह "टूल्स" → "सेटिंग्स" → "सामान्य" → "जब नए संदेश दिखाई देते हैं" मेनू के माध्यम से किया जाता है।

यदि कोई सूचना नहीं है, तो कैसे समझें कि एक पत्र आ गया है?

बहुत सरल। आप स्वयं, होशपूर्वक, मेल को पार्स करने के लिए समय आवंटित करते हैं, अपना मेल क्लाइंट खोलते हैं और सभी अपठित संदेश देखते हैं। यह दिन में दो बार किया जा सकता है, उदाहरण के लिए दोपहर के भोजन के समय और शाम को, या जबरन डाउनटाइम के दौरान, उदाहरण के लिए, ट्रैफिक जाम में।

लोग अक्सर पूछते हैं, प्रतिक्रिया समय और तत्काल ईमेल के बारे में क्या? मैं जवाब देता हूं: आपके पास मेल में जरूरी पत्र नहीं हैं। जब तक आप ग्राहक सहायता विभाग में काम नहीं करते (ऐसे विभाग के पास मेल के साथ काम करने के अपने नियम हैं)।

यदि आवश्यक पत्र हैं, तो प्रेषक आपको इस बारे में अन्य चैनलों - फोन, एसएमएस, स्काइप के माध्यम से सूचित करेगा। तब आप होशपूर्वक मेल क्लाइंट में जाएंगे और तत्काल मेल को संसाधित करेंगे। सभी समय प्रबंधन गुरु (उदाहरण के लिए, ग्लीब अर्खांगेल्स्की अपने "टाइम ड्राइव" के साथ) 24 घंटे तक ईमेल का जवाब देने के लिए मानक घोषित करते हैं। यह अच्छे फॉर्म का एक सामान्य नियम है - ईमेल द्वारा वार्ताकार से तत्काल उत्तर की अपेक्षा न करें। यदि कोई अत्यावश्यक पत्र है, तो इसके बारे में तेज संचार चैनलों के माध्यम से सूचित करें।

इसलिए, हमने सूचनाएं बंद कर दीं और अब हम अपने शेड्यूल के अनुसार मेल क्लाइंट को चालू करते हैं।

जब हम मेल में गए और "ईमेल पार्सिंग" नामक गतिविधि में लगे तो क्या करें? इस कार्य की शुरुआत और अंत कहाँ है?

मैंने जीरो इनबॉक्स सिस्टम के बारे में बहुत कुछ सुना है, लेकिन दुर्भाग्य से, मैं इसका इस्तेमाल करने वाले एक भी व्यक्ति से नहीं मिला हूं। मुझे अपने पहिये को फिर से बनाना पड़ा। Lifehacker पर इस विषय पर लेख हैं। उदाहरण के लिए, " "। नीचे मैं अपनी व्याख्या में जीरो इनबॉक्स सिस्टम के बारे में बात करूंगा। मैं आभारी रहूंगा यदि जीटीडी गुरुओं को टिप्पणियों में नोट किया जाएगा, पूरक या वर्णित प्रणाली में सुधार होगा।

यह समझना और स्वीकार करना महत्वपूर्ण है कि ईमेल आपकी गतिविधियों के लिए कार्य योजनाकार या संग्रह नहीं है। इसलिए, इनबॉक्स फ़ोल्डर हमेशा खाली रहना चाहिए। यदि आपने इनबॉक्स का विश्लेषण कर लिया है, तो रुकें नहीं और जब तक आप इस फोल्डर को खाली न कर दें, तब तक किसी भी चीज से विचलित न हों।

इनबॉक्स में ईमेल का क्या करें? आपको प्रत्येक अक्षर को क्रमिक रूप से पढ़ना होगा और उसे हटाना होगा। हां, बस कीबोर्ड पर डिलीट को चुनें और दबाएं। यदि आप अपने आप को ईमेल को हटाने के लिए बाध्य नहीं कर सकते हैं, तो आपको यह निर्णय लेना होगा कि इसके साथ क्या करना है।

1. क्या आप इसका उत्तर तीन मिनट में दे सकते हैं? क्या इसका उत्तर देने की आवश्यकता है? हाँ, आप करते हैं, और उत्तर में तीन मिनट से अधिक समय नहीं लगेगा, तो तुरंत उत्तर दें।
2. आपको उत्तर देने की आवश्यकता है, लेकिन उत्तर तैयार करने में तीन मिनट से अधिक समय लगेगा। यदि आप एक कार्य शेड्यूलर का उपयोग करते हैं जो आपको किसी ईमेल को कार्य में बदलने की अनुमति देता है, तो अपने ईमेल को कार्य में बदल दें और इसके बारे में कुछ समय के लिए भूल जाएं। उदाहरण के लिए, मैं बिल्कुल अद्भुत सेवा Doit.im का उपयोग करता हूं। यह आपको एक व्यक्तिगत ईमेल पता उत्पन्न करने की अनुमति देता है: आप इसे एक पत्र अग्रेषित करते हैं, और यह एक कार्य में बदल जाता है। लेकिन अगर आपके पास कार्य शेड्यूलर नहीं है, तो पत्र को "0_Run" सबफ़ोल्डर में ले जाएं।
3. किसी पत्र की त्वरित प्रतिक्रिया के बाद, इसे एक कार्य में बदलना, या बस इसे पढ़ना, आपको यह तय करने की आवश्यकता है कि इस संदेश के साथ आगे क्या करना है: इसे हटाएं या इसे दीर्घकालिक भंडारण के लिए किसी एक फ़ोल्डर में भेजें।

यहां मेरे पास दीर्घकालिक भंडारण के लिए फ़ोल्डर हैं।

• 0_रन।मेरे पास ऐसा कोई फ़ोल्डर नहीं है, लेकिन अगर आपके पास कोई योजनाकार नहीं है, तो मैं दोहराता हूं, आप यहां पत्र जोड़ सकते हैं जिनके लिए विस्तृत अध्ययन की आवश्यकता है। इस फ़ोल्डर को भी नियमित रूप से साफ करने की आवश्यकता है, लेकिन इसके लिए विशेष रूप से आवंटित समय पर एक विचारशील दृष्टिकोण के साथ।
• 1_संदर्भयहां मैं पृष्ठभूमि की जानकारी के साथ पत्र डालता हूं: विभिन्न वेब सेवाओं से लॉगिन के साथ स्वागत पत्र, आगामी उड़ानों के लिए टिकट, और इसी तरह।
• 2_परियोजनाएं।यहां भागीदारों और परियोजनाओं पर पत्राचार का एक संग्रह संग्रहीत किया जाता है जिसके साथ वर्तमान संबंध है। स्वाभाविक रूप से, प्रत्येक प्रोजेक्ट या पार्टनर के लिए एक अलग फ़ोल्डर होता है। पार्टनर के फोल्डर में मैंने न केवल उसके कर्मचारियों के पत्र, बल्कि स्काई के कर्मचारियों के इस साथी से संबंधित पत्र भी डाले। बहुत सुविधाजनक: यदि आवश्यक हो, तो परियोजना पर सभी पत्राचार एक-दो क्लिक में उपलब्ध हैं।
• 3_संग्रहालय।यहां मैं उन पत्रों को फेंक देता हूं जिन्हें हटाना अफ़सोस की बात है, और उनसे होने वाले लाभ स्पष्ट नहीं हैं। "2_Projects" से बंद प्रोजेक्ट वाले फ़ोल्डर भी यहां माइग्रेट होते हैं। एक शब्द में, विलोपन के लिए पहले उम्मीदवारों को "संग्रहालय" में संग्रहीत किया जाता है।
• 4_दस्तावेज़।यहां इलेक्ट्रॉनिक नमूना दस्तावेजों के साथ पत्र हैं जो भविष्य में लेखांकन के लिए उपयोगी हो सकते हैं, उदाहरण के लिए, ग्राहकों से सुलह कार्य, यात्राओं के लिए टिकट। फ़ोल्डर में "2_Projects" और "1_Sprav" फ़ोल्डरों के साथ बहुत कुछ समान है, केवल यह लेखांकन जानकारी संग्रहीत करता है, और फ़ोल्डर "2_Projects" में - प्रबंधन जानकारी। "4_Documents" में - मृत जानकारी, और "2_Projects" में - लाइव।
• 5_ज्ञान।यहां मैं केवल वास्तव में उपयोगी मेलिंग जोड़ता हूं जिसमें मैं प्रेरणा के लिए समय पर लौटना चाहता हूं या समाधान खोजना चाहता हूं।

अन्य मेल क्लाइंट सेटिंग्स हैं जो इस सिस्टम के संचालन के लिए महत्वपूर्ण हैं। सबसे पहले, डिफ़ॉल्ट रूप से, थंडरबर्ड में "मैसेज को रीड के रूप में चिह्नित करें" चेकबॉक्स होता है। मैं इसे होशपूर्वक करना पसंद करता हूं, इसलिए झंडा बंद है! ऐसा करने के लिए, मेनू "टूल्स" → "सेटिंग्स" → "उन्नत" → "पढ़ना और प्रदर्शित करना" पर जाएं।

दूसरे, हम उपयोग करते हैं फिल्टर . पहले, मैं सक्रिय रूप से ऐसे फिल्टर का उपयोग करता था जो प्रेषक के पते के आधार पर अक्षरों को स्वचालित रूप से उपयुक्त फ़ोल्डरों में अग्रेषित करता था। उदाहरण के लिए, एक वकील के पत्रों को "वकील" फ़ोल्डर में ले जाया गया। मैंने कई कारणों से इस दृष्टिकोण को छोड़ दिया। पहला: 99% मामलों में एक वकील के पत्र किसी प्रोजेक्ट या पार्टनर से संबंधित होते हैं, जिसका अर्थ है कि उन्हें इस पार्टनर या प्रोजेक्ट के फोल्डर में ले जाया जाना चाहिए। दूसरा: मैंने जागरूकता जोड़ने का फैसला किया। आपको स्वयं यह तय करना होगा कि किसी विशेष पत्र को कहाँ संग्रहीत किया जाना चाहिए, और असंसाधित संदेशों को केवल एक ही स्थान पर - इनबॉक्स में देखना अधिक सुविधाजनक है। अब मैं विभिन्न प्रणालियों से स्वचालित नियमित पत्रों को फ़ोल्डरों में व्यवस्थित करने के लिए केवल फिल्टर का उपयोग करता हूं, यानी ऐसे पत्र जिनमें मुझे निर्णय लेने की आवश्यकता नहीं होती है। मोज़िला थंडरबर्ड में फ़िल्टर "टूल्स" → "मैसेज फ़िल्टर" मेनू में कॉन्फ़िगर किए गए हैं।

तो, सही दृष्टिकोण के साथ, पत्राचार की मात्रा के आधार पर, ई-मेल को दिन में 10 से 60 मिनट तक लेना चाहिए।

हाँ, और एक बात। क्या आपने पहले ही नए ईमेल के लिए सूचनाएं बंद कर दी हैं? ;)

एक व्यक्ति जो व्यावसायिक संबंधों में सभ्य दिखने की कोशिश करता है वह हमेशा ई-मेल पत्राचार के नियमों का उपयोग करता है। उन्हें याद है कि ई-मेल के लिए पता करने वाले, कंपनी की प्रतिष्ठा और व्यावसायिक छवि को खराब करना असंभव है।

इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार को सक्षम और संक्षिप्त रूप से करने की क्षमता एक सफल प्रबंधक की छवि का एक महत्वपूर्ण तत्व है। यह तथ्य उनके सामान्य सांस्कृतिक स्तर और व्यावसायिकता की गवाही देता है। एक व्यक्ति अपने विचारों को कैसे तैयार और आकार देना जानता है, इसके आधार पर आप समझ सकते हैं कि वह खुद से और दूसरों से कैसे संबंधित है। लापरवाही से लिखा गया ई-मेल आपकी छवि को आसानी से खराब कर देगा और आपकी व्यावसायिक प्रतिष्ठा को कमजोर कर देगा।

व्यापार ईमेल नियम

अपने कार्य ईमेल पते का उपयोग केवल व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए करें। जब आप कंपनी के सर्वर से एक पत्र भेजते हैं, तो यह उस पर आउटगोइंग और इनकमिंग दोनों संदेशों के रूप में संग्रहीत होता है। आपका नियोक्ता हमेशा इन पत्रों को देख पाएगा और समझ पाएगा कि आप वास्तव में क्या करते हैं। कार्यालय में रहते हुए ईमेल का प्रयोग केवल व्यावसायिक पत्राचार के लिए करें।

समझें कि आप संदेश को किसके लिए संबोधित कर रहे हैं, और इसमें दी गई जानकारी किसके लिए उपयोगी हो सकती है।

आप अपना पत्र किसे संबोधित कर रहे हैं? साथी? ग्राहक? सहकर्मी? नेता? अधीनस्थ? पता करने वाले को "टू" फ़ील्ड में इंगित किया जाना चाहिए, जो रुचि रखते हैं - "कॉपी"। अतिरिक्त प्रतियां कभी नहीं भेजी जानी चाहिए, विशेष रूप से एक प्रबंधक को। यदि पत्र तीसरे पक्ष से संबंधित है, तो उन्हें आमतौर पर "कॉपी" फ़ील्ड में भी दर्ज किया जाता है।

संदेश का उद्देश्य निर्धारित करें। आप अपना पत्र भेजकर क्या हासिल करना चाहते हैं? इसे पढ़ने के बाद प्राप्तकर्ता को क्या करना चाहिए? आप किस प्रकार की प्रतिक्रिया की अपेक्षा करते हैं? प्राप्तकर्ता को तुरंत समझना चाहिए कि आप उससे वास्तव में क्या चाहते हैं। पत्र किस व्यक्ति से लिखा जाना चाहिए?

यह विशिष्ट मामले पर निर्भर करता है:

• यदि आप घटनाओं के बारे में अपना व्यक्तिगत दृष्टिकोण दिखाना चाहते हैं - पहले (मैं, हम) से;
• यदि आपके संदेश में एक अनुरोध या निर्देश है - दूसरे से (आप, आप);
• यदि आप एक बाहरी पर्यवेक्षक के रूप में एक पत्र भेजते हैं, तो आप किसी तीसरे पक्ष (वह, वह, वे) से कुछ घटनाओं या पिछले तथ्यों के बारे में पता करने वाले को सूचित करना चाहते हैं।

हमेशा "विषय" फ़ील्ड भरें। ईमेल प्राप्त करने वाले अधिकांश लोग सबसे पहले विषय क्षेत्र को देखते हैं। इसमें निहित जानकारी के आधार पर निर्णय लिया जाता है कि पत्र को पढ़ा जाए या नहीं। यदि कोई अजीब वाक्यांश है जिसमें कोई जानकारी नहीं है, या फ़ील्ड बिल्कुल खाली है, तो संभावना है कि व्यक्ति पत्र को बिल्कुल भी नहीं खोलेगा। विषय को संक्षेप में, विशेष रूप से, सूचनात्मक रूप से निर्दिष्ट करें।
सामग्री का ध्यान रखें: अभिवादन और अपील, मुख्य पाठ, सारांश, हस्ताक्षर और संपर्क। आपको इलेक्ट्रॉनिक व्यापार संचार के शिष्टाचार का पालन करना चाहिए।

पारंपरिक सामग्री के कुछ हिस्सों को न छोड़ें, पत्र को सही ढंग से प्रारूपित करें, यह आपके व्यावसायिकता को इंगित करता है।

संबोधित और अभिवादन करके आप अभिभाषक के प्रति अपना सम्मान व्यक्त करते हैं। यदि संभव हो, तो प्रत्येक अक्षर की शुरुआत में एक व्यक्तिगत पता और अभिवादन का प्रयोग करें। अपने वार्ताकार को नाम से संबोधित करें, यह भी सम्मान का एक तत्व है। यदि आप चाहते हैं कि संदेश आकस्मिक दिखे, तो अपील के बाद अल्पविराम लगाएं। यदि आप इसके महत्व और आधिकारिकता को नोट करना चाहते हैं - एक विस्मयादिबोधक बिंदु।

सहकर्मियों के साथ भी इस नियम का पालन करें जिनके साथ आप अक्सर संवाद करते हैं।

संक्षिप्तता और स्पष्टता का सिद्धांत रखें। व्यावसायिक पत्राचार में, अधिकतम उपयोगी जानकारी के साथ कम से कम शब्द होने चाहिए। अपने विचारों को विशेष रूप से, संक्षिप्त रूप से, लगातार और आसानी से समझने योग्य बताएं। छोटे वाक्यों का निर्माण करें, ताकि पता करने वाले के लिए जानकारी को समझना आसान हो जाए। एक पत्र में, एक विषय को कवर करें।

यदि आपको विभिन्न विषयों पर बात करने की आवश्यकता है तो कई पत्र भेजना बेहतर है, यह एक दूसरे से संबंधित नहीं होने वाले विभिन्न विचारों वाले एक लंबे संदेश से बहुत बेहतर है।

अनौपचारिक संचार को व्यावसायिक पत्राचार में न बदलें।ईमेल में भावनाओं का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है। यदि आप अपने संदेश में कुछ बिंदुओं पर भावनात्मक रूप से जोर देना चाहते हैं, तो प्रस्तुति के शांत, सही, तटस्थ स्वर के पीछे भावनात्मक ओवरटोन को छिपाने का प्रयास करें। इसे भाषा से नहीं, सामग्री से हासिल किया जा सकता है।
पत्र के मुख्य भाग के स्पष्ट डिजाइन का पालन करें।

एक नियम के रूप में, पत्र को तीन भागों में बांटा गया है:

• लिखने का कारण (कारण, कारण)। इस भाग को जितना हो सके छोटा रखें।
• लगातार प्रकटीकरण।
• निर्णय, प्रस्ताव, निष्कर्ष, अनुरोध।

संदेश का स्वरूप अच्छा होना चाहिए, समझने में आसान। पाठ में अनुच्छेद बनाएं, जिसमें 5-6 पंक्तियाँ हों। पैराग्राफ को एक खाली लाइन से अलग करने की सिफारिश की जाती है। एक फ़ॉन्ट और रंग का प्रयोग करें। यदि यह आवश्यक नहीं है, तो संक्षिप्ताक्षरों, इमोटिकॉन्स, कर्सिव तत्वों, विस्मयादिबोधक चिह्नों का उपयोग न करें।

चतुराई से लिखें। एक अनपढ़ लिखित पत्र लेखक की शिक्षा की कमी की बात करता है। गलत छाप और त्रुटियां आपकी व्यावसायिक प्रतिष्ठा के लिए हानिकारक हैं। पत्र भेजने से पहले, इसे ध्यान से पढ़ने की सिफारिश की जाती है। कई पाठ संपादकों और ईमेल कार्यक्रमों में विराम चिह्न और वर्तनी की जाँच के लिए एक कार्य होता है, यदि त्रुटियाँ पाई जाती हैं, तो सुधार विकल्प पेश किए जाते हैं। ईमेल लिखते समय इन सुविधाओं का उपयोग अवश्य करें।

इस बारे में सोचें कि आपको पत्र में किन दस्तावेजों को शामिल करने की आवश्यकता है। आपको पाठ में ही विस्तृत डेटा शामिल करने की आवश्यकता नहीं है, उन्हें एक अलग फ़ाइल में भेजना बेहतर है। विषय में इंगित करें कि आपने फ़ाइल संलग्न की है, यह किस प्रारूप में है और इसमें क्या है (संक्षेप में), अन्यथा प्राप्तकर्ता इसे वायरस के लिए ले सकता है। फ़ाइल भेजने से पहले, इसे एंटीवायरस प्रोग्राम से जांचें।

अपने संपर्क और हस्ताक्षर छोड़ दें। यह आपकी प्रतिष्ठा के लिए केवल एक प्लस है, यह आपके व्यावसायिकता को दर्शाता है। लंबा हस्ताक्षर न करें, अधिकतम पांच या छह लाइनें। इसमें कंपनी का नाम, आपका पूरा नाम, पद होना चाहिए। एक नियम के रूप में, वे वेबसाइट का पता, फोन नंबर और ईमेल पता भी इंगित करते हैं।

व्यावसायिक पत्राचार में अनावश्यक रूप से पोस्टस्क्रिप्ट का प्रयोग न करें। इसकी उपस्थिति इंगित करती है कि आपने पत्र की सामग्री के बारे में पर्याप्त नहीं सोचा है।

पठन रसीदों का उपयोग केवल तभी करें जब अत्यंत आवश्यक हो। एक नियम के रूप में, केवल बाहरी प्राप्तकर्ताओं के साथ संवाद करते समय इसकी आवश्यकता होती है, और उसके बाद ही उत्तर बहुत महत्वपूर्ण होता है।

साथ ही, "उच्च महत्व" ध्वज का उपयोग केवल आवश्यक होने पर ही करें। यदि पत्र में वास्तव में महत्वपूर्ण जानकारी है जिस पर आपको तत्काल विचार करने की आवश्यकता है, तो इस बॉक्स को चेक करें। इसके लिए धन्यवाद, पत्र "इनबॉक्स" में बाहर खड़ा होगा। लेकिन, इस फ़ंक्शन का दुरुपयोग न करें, यह कष्टप्रद और चिड़चिड़े लग सकता है।

भेजने से पहले ईमेल को पढ़ना सुनिश्चित करें। जाँच करें कि क्या सब कुछ स्पष्ट, विशिष्ट, संक्षिप्त है, यदि कुछ अतिरिक्त और अनुचित, व्याकरण संबंधी त्रुटियाँ हैं। क्या आपने प्राप्तकर्ता की जानकारी सही ढंग से दर्ज की है? प्रस्तुति के तर्क और निरंतरता की जाँच करें।

प्राप्त ईमेल का समय पर जवाब दें। सूचित करें कि आपने पत्र पढ़ा है, इसलिए आप सम्मान दिखाते हैं, एक अच्छा स्वर दिखाते हैं। यदि किसी विशेष क्षण में आप प्राप्त पत्र का उत्तर नहीं दे सकते हैं, तो लेखक को इसके बारे में चेतावनी दें, जितनी जल्दी हो सके उत्तर देने का वादा करें। प्रश्नों के उत्तर क्रम से दें। एक नए संदेश के रूप में उत्तर शुरू करने की आवश्यकता नहीं है।

यदि आप दो दिनों के भीतर जवाब नहीं देते हैं, तो पता चलेगा कि आपने उसके पत्र पर ध्यान नहीं दिया, या वह खो गया था।

आमतौर पर, इसे शुरू करने वाले को इलेक्ट्रॉनिक संवाद समाप्त कर देना चाहिए। हालांकि यह नियम कभी-कभी किसी विशेष पत्राचार की बारीकियों के आधार पर नहीं देखा जा सकता है।
इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार के उपरोक्त सभी नियमों को याद रखें। उन्हें हमेशा देखें, चौकस और उचित रहें।

तो आप अपने आप को एक पेशेवर, आधुनिक और सक्षम प्रबंधक के रूप में दिखा सकते हैं, जिसके साथ काम करना सुखद और आरामदायक है।