बैठकें और बैठकें, सामान्य और विशेष संकेत। "बैठक" और "सत्र" की अवधारणा

घर / भूतपूर्व

व्यवहार में, उनके कार्यों और लक्ष्यों के अनुसार बैठकों का एक सामान्य विभाजन होता है। यहाँ से समस्याग्रस्त, शिक्षाप्रद और संचालनात्मक बैठकें प्रतिष्ठित हैं व्यक्तिगत प्रबंधन: पाठ्यपुस्तक / एस.डी. रेजनिक और अन्य - दूसरा संस्करण, संशोधित। और अतिरिक्त - एम .: इंफ्रा-एम, 2004. - 622 पी।

समस्या बैठक का उद्देश्य चर्चा के तहत समस्या के लिए सबसे अच्छा प्रबंधन समाधान खोजना है। ऐसी बैठक में निर्णय आमतौर पर चर्चा के परिणामस्वरूप तैयार किए जाते हैं और वोट के बाद लिए जाते हैं। ऐसी बैठक योजना के अनुसार आयोजित की जाती है: रिपोर्ट; वक्ताओं के लिए प्रश्न; विचार-विमर्श; निर्णय लेना।

ब्रीफिंग मीटिंग का कार्य प्रबंधन योजना में आदेशों और आवश्यक सूचनाओं को ऊपर से नीचे तक उनके तेजी से और अधिक कुशल कार्यान्वयन के लिए स्थानांतरित करना है। इस तरह की बैठक में, नेता लिए गए प्रशासनिक निर्णयों को बैठक के ध्यान में लाता है।

परिचालन बैठकें तथाकथित नियोजन बैठकें, ग्रीष्मकालीन बैठकें, पांच मिनट की बैठकें हैं। वे रुके नहीं हैं। ऐसी बैठकों का कार्य उत्पादन में मामलों की वर्तमान स्थिति के बारे में जानकारी प्राप्त करना है। ब्रीफिंग के विपरीत, परिचालन बैठक नियंत्रण योजना के साथ नीचे से ऊपर तक सूचना के हस्तांतरण को सुनिश्चित करती है। बैठक के प्रतिभागियों से अप-टू-डेट जानकारी प्राप्त करने के बाद, प्रबंधक "बाधाओं" की उपस्थिति की पहचान करता है, बैकलॉग और विफलताओं के कारण, यहां वह आवश्यक निर्णय लेता है, निर्देश देता है, उनके कार्यान्वयन के समय का निर्धारण करता है। संचालन बैठक में कोई रिपोर्ट नहीं की जाती है। मुख्य लक्ष्य उत्पादन की उन समस्याओं की पहचान करना है, जिनके समाधान पर टीम के मुख्य प्रयासों को निर्देशित किया जाना चाहिए।

हालाँकि, किसी भी बैठक या सभा को आयोजित करने का मुख्य उद्देश्य सूचनाओं के सामूहिक आदान-प्रदान के बाद एक संयुक्त निर्णय लेना है, अर्थात एक निश्चित परिणाम प्राप्त करना है।

बैठकों और बैठकों का वर्गीकरण

बैठकें और बैठकें औपचारिक और अनौपचारिक होती हैं। किसी घटना को सफलतापूर्वक संचालित करने के लिए सबसे पहले उसकी प्रकृति का निर्धारण करना आवश्यक है।

बैठक के प्रकारों को प्रबंधकीय कार्यों के अनुसार वर्गीकृत किया जा सकता है:

1. योजना बैठकें, जो संगठन की रणनीति और रणनीति के मुद्दों पर चर्चा करती हैं, योजनाओं के कार्यान्वयन के लिए आवश्यक संसाधन;

2. श्रम प्रेरणा पर बैठकें, जहां उत्पादकता और गुणवत्ता की समस्याएं, कर्मचारियों की संतुष्टि, कम प्रेरणा के कारण, इसे बदलने की संभावना, नैतिक और भौतिक प्रोत्साहन के मुद्दों पर चर्चा की जाती है;

3. आंतरिक संगठन पर बैठकें, जहां संगठन की संरचना, संरचनात्मक इकाइयों के कार्यों का समन्वय, प्राधिकरण का प्रतिनिधिमंडल आदि के मुद्दे चर्चा का विषय बन जाते हैं;

4. कर्मचारियों की गतिविधियों की निगरानी के लिए बैठकें गतिविधियों के परिणामों, लक्ष्यों को प्राप्त करने, व्यवधान की समस्याओं, कम उत्पादकता पर चर्चा करने के लिए समर्पित हैं;

5. संगठन के लिए विशिष्ट बैठकें, जहां संगठन की स्थिति, नवाचारों और उनके कार्यान्वयन की संभावना, अस्तित्व की समस्याओं, प्रतिस्पर्धा, छवि, शैली के संबंध में परिचालन प्रबंधन के मुद्दों पर चर्चा की जाती है।

धारण की शैली के अनुसार बैठकों का वर्गीकरण भी है:

1. निरंकुश बैठकें, जहां केवल नेता को बोलने और निर्णय लेने का अधिकार होता है। इन बैठकों में भाग लेने वालों को प्रबंधक द्वारा पूछे गए प्रश्नों को सुनना और उनका उत्तर देना चाहिए। ऐसी बैठकें तब आयोजित की जाती हैं जब प्रबंधक को अपने अधीनस्थों को सूचित करने या निर्देश देने की आवश्यकता होती है।

2. मुफ्त बैठकों का कोई एजेंडा नहीं होता है। उन्हें अध्यक्ष के बिना आयोजित किया जा सकता है। ऐसी बैठकें विचारों के आदान-प्रदान के लिए कम हो जाती हैं, जिन पर निर्णय तय नहीं होते हैं। ऐसी बैठक बातचीत या बातचीत के रूप में आयोजित की जाती है।

3. चर्चा बैठकें - कुछ नियमों के अनुसार आयोजित बैठक के दौरान लोगों के समूह के सामूहिक कार्य के परिणामस्वरूप नए विचारों को उत्पन्न करके और प्रस्तावित समाधानों का विश्लेषण करके किसी भी मुद्दे पर निर्णय प्राप्त करने का एक तरीका। इस पद्धति की एक विशिष्ट विशेषता व्यक्त विचारों की आलोचना और मूल्यांकन की कमी है।

एक आधिकारिक कार्यक्रम की स्पष्ट रूप से परिभाषित स्थिति होती है और इसे स्थापित नियमों के अनुसार आयोजित किया जाता है। ऐसी बैठक में विशेष रूप से आमंत्रित लोग हमेशा मौजूद रहते हैं। घटना के मुख्य घटक:

1. एजेंडा (चर्चा किए जाने वाले मुद्दों की सूची);

2. रिपोर्ट (मुद्दों का सार बताते हुए);

3. भाषण (एजेंडा मदों की चर्चा);

4. संशोधन (चर्चा में किए जाने वाले प्रस्तावित परिवर्तनों की चर्चा);

5. वाद-विवाद (चर्चा करते हुए);

7. एक प्रोटोकॉल तैयार करना (घटनाओं का एक लिखित विवरण);

8. विविध (उन मुद्दों की चर्चा जो एजेंडा में नहीं थे)।

अनौपचारिक बैठकों में, लोग अधिक सहज महसूस करते हैं, लेकिन आपको ऐसे आयोजनों की तैयारी भी करनी चाहिए। अनौपचारिक बैठकों के लिए आपको चाहिए:

1. चर्चा के लिए विषयों की सूची;

2. आयोजन का मेजबान;

3. समझौतों का प्रोटोकॉल पहुंचा।

अनौपचारिक कार्यक्रम अधिक आराम के माहौल में होते हैं, लेकिन फिर भी आपको यह याद रखने की आवश्यकता है कि केवल एक अच्छी तरह से आयोजित बैठक या बैठक ही सकारात्मक परिणाम देती है।

प्रत्येक बैठक में एक एजेंडा होना चाहिए जिसकी पहले से योजना बनाई जानी चाहिए। एजेंडा समय बचाने में मदद करता है और लंबे समय तक माध्यमिक मुद्दों पर ध्यान केंद्रित नहीं करता है।

एक अच्छी तरह से तैयार एजेंडा में शामिल हैं:

* बैठक का उद्देश्य, तिथि, समय और स्थान;

* आमंत्रित व्यक्तियों की सूची;

* चर्चा की गई समस्याओं की सूची;

* मुख्य विषय;

* विविध;

*अगली बैठक की तिथियां।

बैठक विशिष्ट निर्णयों को अपनाने (लाने) के साथ व्यावसायिक सूचनाओं के सामूहिक आदान-प्रदान का एक तरीका है। कार्यबल को सूचित करने के लिए आमतौर पर प्रबंधन द्वारा बैठक आयोजित की जाती है।

बैठकें, सम्मेलन आयोजित करना। संघर्षों को पूरा करना

अधीनस्थों के साथ संवाद करने के आम तौर पर स्वीकृत तरीके और एक ही समय में एक प्रबंधक के काम को व्यवस्थित करने के रूप उत्पादन बैठकें और बैठकें हैं।

बैठकें और सम्मेलन विशिष्ट निर्णयों को अपनाने के साथ बॉस के नेतृत्व में व्यावसायिक सूचनाओं के सामूहिक आदान-प्रदान का एक तरीका है।

लक्ष्यों के अनुसार, निम्न प्रकार की बैठकें और बैठकें प्रतिष्ठित हैं:

परिचयात्मक (नई परियोजनाओं की प्रस्तुति, उन्नत प्रशिक्षण);

सूचनात्मक (सूचना का सामान्यीकरण, दृष्टिकोण का अध्ययन);

व्याख्यात्मक (किसी चीज के कर्मचारियों को आश्वस्त करना);

समस्याग्रस्त (समस्या के समाधान के लिए सामूहिक खोज);

शिक्षाप्रद (आवश्यक जानकारी के ध्यान में लाना और कार्रवाई के पाठ्यक्रम की व्याख्या करना);

ऑपरेशनल ("रैम") (मामलों की स्थिति के बारे में वर्तमान जानकारी प्राप्त करना और "बाधाओं" की पहचान करना);

बैठक की योजना बनाना (अगली छोटी अवधि के लिए कार्य और योजनाएँ निर्धारित करना)

समन्वय (बातचीत सुनिश्चित करना

डिवीजन);

अंतिम (समय की अवधि या उत्पादन चक्र के परिणामों को सारांशित करना);

गंभीरता (गंभीर सारांश,

उद्यम के लिए महत्वपूर्ण तिथियां या कार्यक्रम, सर्वोत्तम कर्मचारियों को पुरस्कृत करना);

"श्रम सामूहिक की बैठक" (अन्य सभी के लिए

बैठकें कार्य दल को भी इकट्ठा करती हैं, लेकिन यह नाम इस बात पर जोर देता है कि बैठक में कुछ महत्वपूर्ण मुद्दों पर चर्चा की जाती है, प्रबंधन की तुलना में कार्य दल के लिए अधिक, मुद्दे - काम करने की स्थिति, तैयारी के लिए

छुट्टियां, कुछ अन्य अनौपचारिक विषय जो सीधे उत्पादन से संबंधित नहीं हैं; उसी श्रृंखला से - ट्रेड यूनियन बैठक)।

"मीटिंग" और "मीटिंग" शब्दों को अक्सर पर्यायवाची के रूप में लिया जाता है। हालांकि, कड़ाई से बोलते हुए, एक सभा और एक बैठक उद्देश्य और जिस तरह से आयोजित की जाती है, दोनों में भिन्न होती है।

आवश्यक विशेषज्ञ और निर्णय लेने के लिए उनकी राय सुनता है (चर्चा आयोजित करता है). आमतौर पर, प्रमुख, विभागों के प्रमुखों, प्रमुख विशेषज्ञों की भागीदारी के साथ बैठकें आयोजित की जाती हैं - अर्थात, जिनकी राय महत्वपूर्ण है और गोद लेने को प्रभावित कर सकती है

तो, बैठक का कार्य कार्य सामूहिक को सूचित करना है, बैठक का कार्य एक संयुक्त विकसित करना है

समस्या में शामिल लोगों के एक संकीर्ण दायरे में समाधान

विशेषज्ञ। व्युत्पत्ति विज्ञान का विश्लेषण करके व्यावसायिक संचार के इन स्वरूपों के बीच अंतर को समझना आसान है

(मूल) उनके नाम: वे बैठक में इकट्ठा होते हैं

किसी भी उद्देश्य के लिए, वे प्रदान करने के लिए एक बैठक के लिए इकट्ठा होते हैं। हर बैठक एक बैठक है, लेकिन हर बैठक एक बैठक नहीं है। एक बैठक में आमतौर पर एक संक्षिप्त प्रारूप शामिल होता है, इसलिए हम व्यापक पहलुओं को कवर करने के लिए नीचे एक बैठक आयोजित करने और आयोजित करने के बुनियादी सिद्धांतों को देखेंगे।

बैठक की तैयारीएक लक्ष्य निर्धारित करने, एक विषय, एजेंडा और प्रतिभागियों की संरचना को परिभाषित करने के साथ शुरू होता है।

बैठक की प्रभावशीलता काफी हद तक निर्धारित होती है

इसके धारण का समय और स्थान, साथ ही साथ इसकी संरचना

प्रतिभागियों। बैठक में कम से कम लोगों को आमंत्रित किया जाना चाहिए - केवल वे जिनके बिना यह अप्रभावी होगा। (कभी-कभी उन कार्यकर्ताओं की बैठक समाप्त होने से पहले जाने देना समझ में आता है जिनकी उपस्थिति अब आवश्यक नहीं है।)

एक सफल बैठक की कुंजी एक सुव्यवस्थित एजेंडा है। आम तौर पर इसे बैठक में भाग लेने वालों के लिए पहले से लाया जाता है ताकि वे पहले से ही जान सकें कि बैठक में किन मुद्दों पर चर्चा की जाएगी और तैयारी कर सकते हैं। किसी भी मामले में, बैठक की शुरुआत में ही एजेंडा की घोषणा की जानी चाहिए।

एजेंडा को अक्सर एक अलग दस्तावेज़ के रूप में निष्पादित किया जाता है। यह दस्तावेज़ भी है

एक बैठक की घोषणा, और ऐसे और ऐसे विषय पर एक बैठक आयोजित करने का निर्देश देने वाला आदेश

ऐसे प्रश्न और ऐसे और ऐसे प्रतिभागी। इसलिए, इसे आदेश बोर्ड पर पोस्ट करना समझ में आता है।

बैठक के एजेंडे में शामिल होना चाहिए:

बैठक का नाम (विषय);

बैठक के स्थान, समय और अवधि के बारे में जानकारी; .

बैठक के प्रतिभागियों के बारे में जानकारी (जिन्हें उपस्थित होना है);

चर्चा के लिए मुद्दों की सूची (यदि आवश्यक हो - वक्ताओं के नाम के साथ);

नियम - एजेंडा मदों पर समय का आवंटन। यदि बैठक की स्थिति महत्वहीन है, तो यह विषय, समय-स्थान, मुद्दों की सूची, और . को इंगित करने के लिए पर्याप्त है

कुछ बैठकों के लिए विस्तृत एजेंडा की आवश्यकता नहीं होती है। उदाहरण के लिए, कभी-कभी एक छोटी सी बैठक आयोजित करना

यह मौखिक रूप से स्थान और समय, प्रतिभागियों की संरचना और की घोषणा करने के लिए पर्याप्त है

विषय। बैठक में ही चर्चा किए जाने वाले मुद्दों की सूची तैयार की जाएगी।

बैठक की शुरुआत।बैठक का नेतृत्व हमेशा एक व्यक्ति करता है -

अध्यक्ष प्राय: स्वयं नेता होता है। बैठक के पहले, प्रारंभिक चरण में, अध्यक्ष, सबसे पहले, मुख्य प्रक्रियात्मक मुद्दों पर ध्यान देता है: बैठक का विषय और उद्देश्य, एजेंडा की सामग्री, विनियम।

बैठक का नेतृत्वप्रबंधक के लिए, इसे हमेशा दो समानांतर पंक्तियों में विभाजित किया जाता है: प्रक्रिया को बनाए रखना और सामग्री को बनाए रखना।

बैठक का नेतृत्व

ऐसे कई प्रकार के आयोजन होते हैं जो लोगों के एक निश्चित समूह के लिए, एक निश्चित स्थान पर आयोजित किए जाते हैं, जहाँ विभिन्न विषयों पर चर्चा की जाती है या विशिष्ट समस्याओं पर निर्णय किए जाते हैं। उदाहरण के लिए, शेयरधारकों की एक त्रैमासिक बैठक या एक सामान्य कॉर्पोरेट बैठक। इन गतिविधियों को कई प्रकारों में विभाजित किया गया है:

ü बैठक

ü एक व्यापार बैठक:

Ø व्यापार बातचीत

बातचीत

बैठक कुछ नियमों के अनुसार किया जाता है बैठक प्रक्रिया), जिसे संगठन के चार्टर में लिखा गया है। बैठक का आयोजन और उस पर किए जाने वाले निर्णयों को एक विशेष दस्तावेज में दर्ज किया जाता है जिसे कहा जाता है बैठक का कार्यवृत्त.

बैठक एक बैठक से अलग है जिसमें आम तौर पर लोगों के एक संकीर्ण दायरे को एक बैठक में आमंत्रित किया जाता है। उदाहरण के लिए, वे लोग जो एक ही संगठन के विभिन्न विभागों का प्रतिनिधित्व करते हैं या विभिन्न कंपनियों और फर्मों के प्रतिनिधि हैं।

बैठकें अक्सर बैठकों की तुलना में अधिक नियमित होती हैं। उन्हें एक निश्चित समय पर बुलाया जाता है, आमतौर पर सप्ताह में एक बार। सामयिक समस्याओं और मुद्दों पर विचार करने के लिए बैठकें होती हैं। ऐसी बैठकें अनिर्धारित प्रकृति की भी हो सकती हैं यदि वे तत्काल आवश्यकता से उचित हों। आमतौर पर बैठकों में कार्यवृत्त नहीं रखे जाते हैं, लेकिन परिणामों के आधार पर एक संकल्प निश्चित रूप से जारी किया जाता है।

व्यावसायिक मुलाक़ात उपविभाजित व्यापार बातचीतऔर बातचीत।

व्यापार बातचीतएक मुक्त बातचीत के रूप में होता है और विभिन्न महत्वपूर्ण क्षणिक कार्यों पर चर्चा करने के लिए आयोजित किया जाता है, लेकिन अंत में एक निर्णय आवश्यक रूप से जारी किया जाता है।

बातचीतकंपनियों, संगठनों या उद्यमों की संयुक्त गतिविधियों के लिए अधिक मौलिक मुद्दों और कार्यों के समाधान के लिए प्रदान करें, जैसे: बातचीत का दायरा निर्धारित करना, प्रभाव के क्षेत्रों को सीमित करना, और इसी तरह। अंतिम समझौते या मौखिक बयान पर हस्ताक्षर के साथ बातचीत समाप्त होती है।

प्रत्येक उद्यमी, व्यवसायी, व्यापारी, अपनी गतिविधि की प्रकृति से, अक्सर एक भागीदार के रूप में कार्य करने या विभिन्न बैठकों, सम्मेलनों और व्यावसायिक बैठकों को स्वयं आयोजित करने की आवश्यकता होती है। इन गतिविधियों को करने के लिए एक स्थापित प्रक्रिया है, जिसका पालन किया जाना चाहिए, क्योंकि यह सीधे व्यवसाय की सफलता और विकास को प्रभावित करता है।

इन आयोजनों को गुणवत्तापूर्ण तरीके से तैयार करने और संचालित करने के लिए किन शर्तों को पूरा करना चाहिए?

1. विषय को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना और एजेंडा की रूपरेखा तैयार करना महत्वपूर्ण है।

एजेंडा में 2-3 महत्वपूर्ण मुद्दे और 3-4 गौण मुद्दे शामिल होने चाहिए। ऐसा अनुपात क्यों? इस घटना में कि कुछ मुख्य मुद्दे हैं, तो आप उन पर विचार करने के लिए अधिक समय दे सकते हैं और उन्हें अधिक गहराई से हल कर सकते हैं। यदि उनमें से कई हैं, तो सीमित समय को देखते हुए, मुख्य मुद्दों पर सतही रूप से विचार किया जाएगा और कई बारीकियों को याद किया जाएगा।

2. बैठक, बैठक, वार्ता के लिए आमंत्रित विशिष्ट व्यक्तियों की सूची बनाएं।

अपवाद है उत्पादन बैठक।यह नियमित रूप से और उपस्थित लोगों की अपरिवर्तित सूची के साथ आयोजित किया जाता है।

3. घटना के लिए एक तिथि और एक विशिष्ट समय निर्धारित करें।

वार्ता की तारीख और समय पर सभी पक्षों के साथ सहमति होनी चाहिए।

4. आयोजन की तारीख और समय के बारे में सभी संभावित व्यक्तियों की अनिवार्य अधिसूचना।

बैठक को अंजाम देने के लिए, यह कम से कम एक सप्ताह पहले किया जाना चाहिए। केवल वे लोग जो स्थायी भागीदार नहीं हैं, उन्हें आगामी प्रोडक्शन मीटिंग के बारे में चेतावनी दी जाती है।

5. उस समय सीमा का निर्धारण करें जिसके दौरान यह आयोजन होगा, और सभी प्रतिभागियों को उनके बारे में सूचित करें।

जैसा कि अनुभव से पता चलता है, घटना के अंत समय के बारे में चेतावनी सभी उपस्थित लोगों को अनुशासित करती है और घटना के समय को 10 से 15% तक कम कर देती है।

6. मुख्य भाषण तैयार करना आवश्यक है। यह एक रिपोर्ट या एक छोटा संदेश हो सकता है। चर्चा के लिए आवश्यक प्रतिभागियों को नामित करें।

भाषण विषय पर सख्ती से किया जाना चाहिए और विचाराधीन समस्या को प्रकट करना चाहिए। तर्क और निष्कर्ष तथ्यों द्वारा प्रमाणित और समर्थित होने चाहिए। खाली बात और अस्पष्टता श्रोताओं को केवल असावधानी और उदासीनता का कारण बनेगी।

7. परिसर का निर्णय लें और इसे आयोजन के लिए तैयार करें।

कमरा या हॉल आरामदायक और इस तरह का होना चाहिए कि वह सभी उपस्थित लोगों को समायोजित कर सके। सीटों की संख्या पर पहले से विचार करें - सभी के लिए पर्याप्त कुर्सियाँ होनी चाहिए। सुनिश्चित करें कि आपके पास आपात स्थिति के लिए एक अतिरिक्त है। बातचीत के लिए, प्रत्येक प्रतिभागी के सामने पूर्ण आद्याक्षर के साथ एक कार्ड सेट करना उपयोगी होता है। उस पर उस संगठन या कंपनी का नाम बताएं, जिसकी ओर से यह व्यक्ति मौजूद है। प्रत्येक प्रतिभागी के लिए टेबल पर कागज का एक टुकड़ा/नोटबुक और कुछ पेन रखें। पेय (सोडा के साथ और बिना खनिज पानी) और चश्मे की उपस्थिति का स्वागत है। शिष्टाचार के नियम बातचीत के दौरान चाय और कॉफी परोसने का प्रावधान करते हैं।

तय समय पर सख्ती से काम शुरू होना चाहिए। देरी के परिणामस्वरूप केवल बाद की घटनाओं में और देरी होगी। वार्ता का आयोजन करते समय, सभी दलों - प्रतिभागियों ने बिना शर्त काम शुरू होने के क्षण का निरीक्षण करने का निर्णय लिया। भागीदारों द्वारा बातचीत में आपकी अनुचित देरी को उपेक्षा की अंतिम डिग्री माना जाएगा और आगे के परिणामों की भविष्यवाणी करना मुश्किल होगा।

सुनिश्चित करें कि घटना के दौरान सामान्य माहौल अनुकूल है। व्यक्तित्वों में परिवर्तन, तसलीम, अपमान और उकसावे अस्वीकार्य हैं।

बैठक आयोजित करने के लिए आपको एक अध्यक्ष चुनना होगा।यह एक सामान्य खुले या बंद वोट के माध्यम से किया जाता है। इस चरण को प्रोटोकॉल में दर्ज किया जाना चाहिए।

पीठासीन अधिकारी नियमों को नियंत्रित करने और प्रत्येक वक्ता के नाम और उपनाम, उसकी स्थिति और उस कंपनी के नाम की घोषणा करने के लिए बाध्य है, जिसकी ओर से प्रतिभागी बोलता है।

चयनित वक्ता कुछ गुणों वाला व्यक्ति होना चाहिए। सबसे पहले, अध्यक्ष को एक सक्षम और निष्पक्ष व्यक्ति होना चाहिए। अपने आप को स्पष्ट और स्पष्ट रूप से व्यक्त करने में सक्षम होना चाहिए, विरोधी विचारों के प्रति सहिष्णु होना चाहिए। उसे किसी को तरजीह देने और अपनी राय थोपने का कोई अधिकार नहीं है। यदि बैठक के दौरान उसके अपने प्रस्ताव हैं, तो अध्यक्ष को उन सभी के बाद ही व्यक्त करने का अधिकार है जो बोल चुके हैं।

किसी भी घटना का सबसे महत्वपूर्ण क्षण संक्षेप में निर्णय लेना और निर्णय लेना है। सबसे अधिक बार, इस समय किसी प्रकार की ऊर्जा और लाचारी का नुकसान होता है। इसका कारण मनोवैज्ञानिक पहलू है: प्रतिभागी यह महसूस नहीं कर पा रहे हैं कि समय समाप्त हो रहा है और किसी प्रकार के निर्णय पर आना आवश्यक है। वे संदेह करने लगते हैं, संकोच करने लगते हैं, चुनाव करने में संकोच करने लगते हैं। यदि ऐसी स्थिति उत्पन्न होती है, तो इसका सबसे अच्छा तरीका एक प्रस्ताव लेना और उस पर विचार करना है। यह बहुत महत्वपूर्ण है कि आप उस क्षण को न चूकें जब आपको चर्चा बंद कर देनी चाहिए। यह पूरी तरह से अध्यक्ष के अनुभव पर निर्भर करता है। मध्यवर्ती मतदान की प्रथा भी है, जब चर्चा के प्रत्येक चरण के परिणामों को संक्षेप में प्रस्तुत किया जाता है। लेकिन यह भी अंतिम निर्णय के साथ जल्दबाजी के लायक नहीं है अगर यह निर्णय अल्पसंख्यक द्वारा खारिज कर दिया जाता है। इस मामले में, चर्चा के सभी पक्षों को संतुष्ट करने वाले निर्णय पर आने के लिए चर्चा जारी रखना आवश्यक है।

एक सचिव के पवित्र कर्तव्यों में से एक विभिन्न स्तरों के नेताओं द्वारा शुरू की गई बैठकों, बैठकों और बैठकों की तैयारी है। ज्यादातर मामलों में सचिव ऐसे आयोजनों के मिनट्स भी रखता है। इस लेख में, हम आपको बताएंगे कि इन प्रक्रियाओं को और अधिक कुशल कैसे बनाया जाए।

प्रोटोकॉल के बारे में बात करना शुरू करने के लिए, सबसे पहले, हमें बैठकों की तैयारी पर ध्यान देना होगा। इस तरह के आयोजन से पहले, एजेंडे पर विचार करना, प्रतिभागियों की संरचना का निर्धारण करना, सभी वक्ताओं और अन्य सामग्रियों की रिपोर्ट पढ़ना महत्वपूर्ण है। इस सब के लिए अतिरिक्त प्रयासों की आवश्यकता होगी, लेकिन परिणामस्वरूप, प्रोटोकॉल को बनाए रखना बहुत आसान हो जाएगा।

समय कैसे बचाएं?

विभिन्न अध्ययनों के अनुसार, संगठन के प्रमुख और अन्य कर्मचारियों के कार्य समय का 10 से 50% तक बैठकों पर खर्च किया जा सकता है। समय बचाने के लिए, आरंभकर्ताओं, मेजबानों और प्रतिभागियों से मिलने के लिए निम्नलिखित नियमों को ध्यान में रखना चाहिए:

बैठक में केवल उन मुद्दों पर चर्चा करें जिन्हें कार्य क्रम में हल नहीं किया जा सकता है।

बैठक में भाग लेने वालों की संख्या सीमित करें। यह घटना की अवधि के सीधे आनुपातिक है। यदि 5 लोगों के साथ एक बैठक 1 घंटे लंबी है, तो 10 या अधिक प्रतिभागियों के साथ, यह 2 घंटे या उससे अधिक समय तक चलने की संभावना है।

बैठक के लिए सूचना सामग्री पहले से तैयार कर लें। गणना, विश्लेषणात्मक रिपोर्ट, टेबल, ग्राफ, सारांश, फोटो और वीडियो सामग्री, प्रस्तुतियां, उत्पाद के नमूने, विशेषज्ञ राय विशेष विशेषज्ञों द्वारा प्रदान की जानी चाहिए। लेकिन बैठक के सचिव सामग्री की तत्परता की जांच करने के लिए बाध्य हैं। इसलिए, घटना से एक या दो दिन पहले:

ए) जिम्मेदार व्यक्तियों की मदद से जो प्रस्तुतीकरण करेंगे, सभी सूचना सामग्री की एक सूची तैयार करेंगे;

बी) जिम्मेदार व्यक्तियों से इलेक्ट्रॉनिक रूप में बनाई गई सामग्री (उदाहरण के लिए, प्रस्तुतियाँ, व्याख्यात्मक नोट, आदि) प्राप्त करें;

ग) जिम्मेदार व्यक्तियों से मुद्रित सार और रिपोर्ट के पाठ प्राप्त करें।

प्रत्येक मुद्दे के लिए, एक जिम्मेदार कर्मचारी नियुक्त करें, तब भी जब लोगों के समूह को आदेश निष्पादित करना होगा।

दोषियों को बेनकाब करने में समय बर्बाद न करें। याद रखें कि प्रत्येक बैठक का मुख्य कार्य एजेंडे पर चर्चा करना और उस पर निर्णय लेना है।

कार्यसूची

यह उन मुद्दों की सूची है जिन पर बैठक में चर्चा करने की योजना है। वे बैठक के अध्यक्ष द्वारा निर्धारित किए जाते हैं। हालाँकि, सचिव भी इस प्रक्रिया में शामिल हो सकते हैं।

एजेंडा निर्धारित करते समय निम्नलिखित दिशानिर्देशों का प्रयोग करें:

बैठक के उन विषयों को विभाजित करें जो बहुत व्यापक हैं और कई उप-विषयों में विभाजित हैं।यदि आवश्यक हो तो जिम्मेदार व्यक्ति प्रत्येक उप-विषय के लिए प्रारंभिक बैठकें कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, "मुख्य उत्पादन दुकानों द्वारा नियोजित संकेतकों के कार्यान्वयन पर" विषय पर महीने के अंत के लिए निर्धारित एक बैठक दुकानों में छोटी बैठकों की एक श्रृंखला से पहले होनी चाहिए: "योजना के कार्यान्वयन पर फाउंड्री शॉप", "ब्लैंक शॉप द्वारा योजना के क्रियान्वयन पर", "मशीन शॉप द्वारा योजना के क्रियान्वयन पर", "असेंबली शॉप द्वारा योजना के कार्यान्वयन पर।" या "एक उद्यम में एक ईआरपी प्रणाली के कार्यान्वयन पर" विषय पर एक बैठक कई बैठकों से पहले होनी चाहिए: "उत्पादन में ईआरपी प्रणाली को लागू करने की समस्याओं पर", "ईआरपी प्रणाली और लेखांकन में 1 सी के बीच संचार प्रदान करने पर" ”, "ईआरपी सिस्टम और डेटा ट्रांसफर के तकनीकी समर्थन पर", आदि।

समान महत्व के एजेंडे पर रखें, एक समान विषय द्वारा एकजुट. उदाहरण के लिए, परिवहन का प्रावधान, गोदाम में डिलीवरी का आदेश, उद्यम के क्षेत्र से तैयार उत्पादों का शिपमेंट और निर्यात।

परस्पर संबंधित मुद्दों की एक विस्तृत श्रृंखला को भी एजेंडे में रखा जा सकता है। उदाहरण के लिए, उनमें शामिल हो सकते हैं:

एक नई उत्पादन लाइन का अधिग्रहण;

उत्पादन की तकनीकी तैयारी;

नए उपकरणों के अधिग्रहण के संबंध में डिजाइन और तकनीकी दस्तावेज में परिवर्तन करना;

उत्पादन भवनों का आधुनिकीकरण और मशीन बाइंडिंग का विकास;

उत्पादन का रसद समर्थन।

उसी समय, कारखाने के प्रवेश द्वार के पुनर्निर्माण या कारखाने की कैंटीन में पास के लिए इलेक्ट्रॉनिक भुगतान का संगठन स्पष्ट रूप से इस बैठक में चर्चा के लायक नहीं है।

यह स्पष्ट है कि सचिव हमेशा एजेंडा की सामग्री को प्रभावित नहीं कर सकता। बैठक को नेता द्वारा एक साथ लाया जाता है, जो मुद्दों की सीमा को भी रेखांकित करता है। और अगर प्रबंधक एक बैठक के एजेंडे में कास्टिंग के उत्पादन के लिए एक नई उत्पादन लाइन की खरीद और क्षेत्र को साफ करने के लिए एक स्प्रिंग सबबोटनिक के संगठन को शामिल करता है, तो उसे मनाना संभव नहीं हो सकता है। लेकिन हमारे हिस्से के लिए, हम सबबॉटनिक के संगठन की चर्चा को दूसरी बैठक में लाने की पेशकश कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, इसे इमारत के मुखौटे को चित्रित करने या संगठन के जन्मदिन के अवसर पर समारोह आयोजित करने के मुद्दे के साथ जोड़कर।

केवल उन्हीं मुद्दों का एजेंडा बनाएं जो बैठक में भाग लेने वालों की क्षमता और जिम्मेदारी के क्षेत्र में हों। उदाहरण के लिए, आपूर्ति के प्रमुख की अनुपस्थिति में आपूर्ति के मुद्दों पर चर्चा करना बेकार होगा।
विषयों और एजेंडा मदों की संख्या सीमित करें. उन्हें उतने ही होने चाहिए जितने पर प्रभावी ढंग से चर्चा की जा सकती है और आवंटित समय अवधि के भीतर हल किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, बैठक के 1 घंटे के लिए, आप चर्चा किए गए विषयों के पैमाने और बैठक की तैयारी की गुणवत्ता के आधार पर 1 से 5 मुद्दों पर चर्चा कर सकते हैं।
पिछली बैठक में दिए गए कार्यों और असाइनमेंट पर एक रिपोर्ट को एजेंडे में शामिल करें, यदि बैठकें एक सामान्य विषय और प्रतिभागियों की संरचना से एकजुट होती हैं। इस तथ्य के लिए तैयार रहें कि, भले ही ऐसी कोई वस्तु एजेंडे में न हो, अध्यक्ष अपने अधिकार के साथ इसे पेश कर सकता है। इसलिए, निर्देशों की सूची पहले से प्रिंट करना बेहतर है - अध्यक्ष, जिम्मेदार व्यक्ति और सचिव के पास यह होना चाहिए।

बैठक के प्रतिभागी

घटना के प्रतिभागियों के लिए सामान्य आवश्यकताएं:

एजेंडे के मुद्दों में क्षमता और रुचि;

बैठक के परिणामों के बाद निर्णय लेने और अधीनस्थों को निर्देश देने के लिए पर्याप्त उच्च स्थिति।

कार्यक्रम के दौरान प्रतिभागियों की सूची बदल सकती है। यदि एजेंडे में ऐसे विषय हैं जो बैठक में सभी प्रतिभागियों को प्रभावित करते हैं, और ऐसे मुद्दे जो केवल उनमें से कुछ पर लागू होते हैं, तो पहले सामान्य मुद्दों पर चर्चा की जानी चाहिए। बैठक के इस भाग के अंत में, जो कर्मचारी आगे की चर्चा में शामिल नहीं हैं, उन्हें रिहा किया जा सकता है।

सभी को कैसे सूचित करें

सभी मीटिंग प्रतिभागियों को सूचित करें तिथि, समय, इसके धारण की जगह, घटना के विषय के बारे में.

आप फोन कॉल, एसएमएस संदेश, ईमेल (डिलीवरी और पढ़ने की अधिसूचना के साथ), व्यक्तिगत दौर द्वारा एक बैठक की रिपोर्ट कर सकते हैं।

यदि प्रतिभागियों में से एक विभिन्न कारणों (वार्षिक छुट्टी, अस्थायी विकलांगता, व्यापार यात्रा, आदि) के लिए कार्यस्थल से अनुपस्थित है, तो अनुपस्थिति के कारण का पता लगाना और अनुपस्थित व्यक्ति को बदलने वाले कर्मचारी को याद दिलाना आवश्यक है। प्रतिस्थापन योजना है कि उसे बैठक में शामिल होना चाहिए।

आपके कंप्यूटर पर कैलेंडर में टूलटिप जोड़ना भी उपयोगी होगा, जैसे "डिप्टी को याद दिलाएं कि उसे योजना बैठक में उपस्थित होना चाहिए।"

बैठक के बारे में किसे और कब चेतावनी दी गई थी, इसकी जानकारी एक तालिका में दर्ज की जा सकती है (उदाहरण 1)।

उदाहरण 1

बैठक के प्रतिभागियों को सूचित करना

बैठक दिनांक 06/24/2017 को प्रातः 11:00 बजे उपापन निदेशक कार्यालय में होगी।

विषय: 2017 की दूसरी छमाही के लिए आपूर्तिकर्ताओं के साथ अनुबंध का निष्कर्ष।

प्रतिभागियों से मिलने के लिए बैठने की व्यवस्था

बैठक के लिए बैठने का चार्ट तैयार करना सुनिश्चित करें यदि वहाँ होगा:

वरिष्ठ अधिकारी (शहर, क्षेत्र, क्षेत्र, गणराज्य, संघ);

अंतरराष्ट्रीय निगमों और होल्डिंग्स, आदि के मालिक;

सहयोगी संगठनों के प्रतिनिधि।

सचिव, यदि संभव हो तो, अध्यक्ष की मेज के बगल में एक अलग मेज पर एक सीट दी जाती है (उदाहरण 2)।

उदाहरण 2

बैठने का नक़्शा

नाम कार्ड

संबंधित स्थानों के विपरीत तालिकाओं पर, नाम कार्ड को स्थिति और (या) पूर्ण नाम के साथ रखना आवश्यक है। प्रत्येक प्रतिभागी। सबसे आसान विकल्प कागज की एक शीट है जिसे "घर" में मोड़ा गया है (चित्र 1)

चावल। एक।बैठक में भाग लेने वाले का नाम कार्ड

बैज

विशेष रूप से महत्वपूर्ण मामलों में, बैज (ब्रेस्टप्लेट) तैयार करना आवश्यक है, जो इंगित करना चाहिए:

पूरा नाम। प्रतिभागियों;

उनके पद;

संगठन का नाम जिसका प्रत्येक प्रतिभागी प्रतिनिधित्व करता है;

वह इलाका जहां निर्दिष्ट संगठन स्थित है।

बैज में यह भी शामिल हो सकता है:

उस संगठन का लोगो जिसका प्रतिभागी प्रतिनिधित्व करता है;

घटना का लोगो (प्रतीक) (बैठकें, सम्मेलन, आदि)।

आप एक स्ट्रिंग या क्लॉथस्पिन के साथ बैज का उपयोग कर सकते हैं। वे स्टेशनरी और कार्यालय आपूर्ति स्टोर में बेचे जाते हैं।

आप अपने दम पर टेक्स्ट के साथ इन्सर्ट विकसित कर सकते हैं, फिर उन्हें एक प्रिंटर पर प्रिंट कर सकते हैं, उन्हें कैंची से काट सकते हैं और उन्हें बैज में रख सकते हैं (चित्र 2)।

चावल। 2.स्वयं द्वारा डिज़ाइन किया गया बैज इंसर्ट

यदि तैयारी के लिए पर्याप्त धनराशि आवंटित की जाती है, तो उस संगठन से सम्मिलित कार्ड मंगवाए जा सकते हैं जो मुद्रण सेवाएं प्रदान करता है। और साधारण आंतरिक बैठकों के लिए, बैज की बिल्कुल भी आवश्यकता नहीं होती है।

बैठक की अवधि

विभिन्न प्रकार की बैठकों का समय अलग-अलग होता है। उदाहरण के लिए, सुबह की बैठक में लगभग आधा घंटा लग सकता है, जबकि किसी विशिष्ट मुद्दे पर एक अंतर-क्षेत्रीय बैठक में पूरा दिन लग सकता है।

बैठक की अवधि की योजना पहले से बनाई जानी चाहिए। सभी प्रतिभागियों को कार्यक्रम के प्रारंभ और समाप्ति समय की जानकारी होनी चाहिए। यह आपको जल्दी और कुशलता से काम करने में मदद करेगा ताकि देर तक न उठें।

ब्रेक

यदि बैठक की अवधि एक खगोलीय घंटे (60 मिनट) से अधिक है, तो प्रत्येक शैक्षणिक घंटे (45 मिनट) में ब्रेक लेना आवश्यक है।

विशेष रूप से लंबी घटनाओं में, विराम प्रदान किए जा सकते हैं, जिसके दौरान प्रतिभागियों को स्नैक्स (सैंडविच, फल, मिठाई) और पेय (चाय, कॉफी, जूस, मिनरल वाटर, आदि) की पेशकश की जाती है।

जब बैठक का स्तर कम होता है, और बैठक कक्ष के पास कार्यालय के आगंतुकों के लिए कूलर, कॉफी मशीन और डिस्पोजेबल टेबलवेयर होते हैं, तो बैठक के प्रतिभागी खुद को कॉफी, चाय या पानी डाल सकेंगे।

जिस मेज पर बैठक के प्रतिभागी बैठे हैं, उस पर पहले से पानी और गिलास वाली बोतलें रखी जा सकती हैं - फिर वे न केवल ब्रेक के दौरान, बल्कि किसी भी समय अपनी प्यास बुझा सकेंगे। मेज पर खाना नहीं रखना बेहतर है। यह शर्मनाक होगा यदि प्रतिभागियों में से कोई एक बिजनेस पेपर पर सैंडविच गिराता है या कॉफी बिखेरता है।

एक अलग कमरे में नाश्ते और पेय के साथ टेबल सेट करना बेहतर है। यह आमतौर पर सचिव द्वारा किया जाता है, लेकिन केवल अगर वह मिनट नहीं रखता है। जब सचिव बैठक के दौरान कमरे से बाहर निकलने में असमर्थ होता है, तो ब्रेक लेने के लिए नियुक्त स्टाफ के अन्य सदस्य को ब्रेक की व्यवस्था करनी चाहिए। या, वैकल्पिक रूप से, सचिव बैठक से पहले कॉफी ब्रेक के लिए सब कुछ तैयार करता है। विस्तारित बैठकों में, सहायक आमतौर पर अपरिहार्य होते हैं।

निर्धारित समय - सीमा

घटना की अवधि को विनियमित किया जाना चाहिए। बैठक का अध्यक्ष इस नियम के अनुपालन की निगरानी करता है।

बैठक का समय निर्धारित करते समय, प्रत्येक वक्ता के बोलने और प्रत्येक मुद्दे पर चर्चा करने के लिए आवश्यक समय को ध्यान में रखना सुनिश्चित करें।

प्रत्येक भाषण के लिए समय सारिणी के लिए अध्यक्ष से जाँच करें।

यदि आवश्यक हो तो शेड्यूल ब्रेक।

कैलकुलेटर पर सभी समयावधियां जोड़ें और प्राप्त राशि में जोड़ें

बैठक में कितना समय लग सकता है इसकी सूचना अध्यक्ष को दी जानी चाहिए। यदि वह इस आंकड़े से सहमत हैं, तो नियमों को सभी प्रतिभागियों के ध्यान में लाया जाना चाहिए, यदि नहीं, तो उन्हें समायोजन करना होगा और अध्यक्ष को वापस रिपोर्ट करना होगा।

समझौते के बाद, समय प्रतिबंध के साथ एजेंडा सभी बैठक प्रतिभागियों को भेजा जाता है (उदाहरण 3)।

उदाहरण 3

समय की कमी के साथ एजेंडा

बैठक के मिनट: 5 बुनियादी कदम

शिष्टाचारस्थायी कॉलेजिएट निकायों (आयोगों, समितियों, परिषदों, आदि) और अस्थायी कॉलेजिएट निकायों - विभिन्न बैठकों, बैठकों, संगोष्ठियों और सम्मेलनों दोनों की गतिविधियों का दस्तावेज।

निम्नलिखित प्रकार के प्रोटोकॉल हैं:

. संक्षिप्त प्रोटोकॉल- एक दस्तावेज जिसमें पूरा नाम तय होता है। और बैठक के प्रतिभागियों की स्थिति, उसका विषय, मुख्य मुद्दे, रिपोर्ट का सारांश, किए गए निर्णय, प्रत्येक जिम्मेदार व्यक्ति के कार्यों की सूची। ऐसा प्रोटोकॉल, एक नियम के रूप में, परिचालन बैठकों में रखा जाता है।

. पूरा प्रोटोकॉल, उपरोक्त सभी के अलावा, सभी भाषणों, राय, संशोधन और चर्चा की अन्य बारीकियों के विस्तृत रिकॉर्ड शामिल हैं। यह दस्तावेज़ आपको मीटिंग की विस्तृत तस्वीर को पुनर्स्थापित करने की अनुमति देता है।

बैठक के अध्यक्ष या उद्यम के प्रमुख द्वारा मिनट रखने का रूप चुना जाता है।

बैठक के लिए तैयार किए गए भाषणों और अन्य सामग्रियों के पाठ अनुप्रयोगों के रूप में तैयार किए जाते हैं। उन्हें प्रोटोकॉल के पाठ में संदर्भित किया जाना चाहिए।

बैठक के पाठ्यक्रम को सही ढंग से और पूरी तरह से रिकॉर्ड करने के लिए सचिव जिम्मेदार है। इस जिम्मेदारी को कम करके नहीं आंका जा सकता है, क्योंकि प्रोटोकॉल ही एकमात्र दस्तावेज है जो सभी भाषणों, चर्चाओं, टिप्पणियों और निर्णयों को दर्शाता है जिन्हें लागू किया जाना चाहिए। बैठक के दौरान, इसके प्रतिभागियों को कुछ सुनाई नहीं दे सकता है, उनके पास इसे लिखने का समय नहीं हो सकता है। प्रोटोकॉल का हवाला देकर इसे पुनर्स्थापित करना आसान होगा।

चरण 1: कार्यस्थल तैयार करें

मीटिंग शुरू होने से पहले मिनटों का समय निकालना आसान बनाने के लिए:

. हॉल में अपनी सीट चुनेंजहां कार्यक्रम होगा। यह चेहरे पर सभी प्रतिभागियों के लिए दृश्यमान होना चाहिए, अध्यक्ष के भाषण, वक्ताओं और "दर्शकों की टिप्पणियां" स्पष्ट रूप से श्रव्य हैं (उदाहरण 2 में बैठने का चार्ट देखें)।

. अपनी मेज पर पूरे नामों के साथ बैठक में भाग लेने वालों की सूची रखें। और स्थिति, साथ ही साथ बैठने का चार्ट. बैठक शुरू होने से पहले, यह ध्यान से अध्ययन करना उपयोगी होगा कि कौन कहाँ बैठा है, और फिर आवश्यकतानुसार आरेख को देखें।

. स्टेशनरी पर स्टॉक करें. अपने साथ 2-3 पेन, 2 पेंसिल, 2 रबड़ ले जाएं।

. जांचें कि क्या कार्यालय उपकरण और अन्य उपकरण काम कर रहे हैं: घड़ी, वॉयस रिकॉर्डर, वीडियो कैमरा (यदि उपलब्ध हो)। पावर कॉर्ड और अतिरिक्त बैटरी या संचायक को न भूलें।

बैठक से पहले, सभी रिपोर्टों के मुख्य बिंदुओं पर ब्रश करें।

चरण 2: बैठक की प्रगति को ठीक करें

बैठक के लिए तैयार सामग्री (रिपोर्ट, भाषण, संदर्भ, मसौदा निर्णय, एजेंडा, प्रतिभागियों की सूची, आदि के पाठ) के अलावा, प्रोटोकॉल को ध्वनि रिकॉर्डिंग, वीडियो रिकॉर्डिंग, टेप या ड्राफ्ट हस्तलिखित नोट्स के आधार पर संकलित किया जाता है। जिसे बैठक के दौरान रखा जाता है।

ड्राफ्ट नोट्स कैसे रखें?

1. मसौदा प्रोटोकॉल के लिए पत्रक तैयार करें- उनकी संख्या एजेंडा के दायरे पर निर्भर करती है। पहली शीट पर बैठक की तारीख, उसका विषय, प्रोटोकॉल नंबर, प्रतिभागियों की सूची, एजेंडा (उदाहरण 4) लिखें।

उदाहरण 4

बैठक का मसौदा कार्यवृत्त। शीट नंबर 1

नोट्स के लिए पर्याप्त जगह छोड़ते हुए अलग-अलग खाली शीट पर चर्चा के लिए प्रश्न लिखें:

शीट नंबर 2: "अलौह और लौह धातु की आपूर्ति के लिए अनुबंध के समापन पर काम की स्थिति पर।" प्रोखोरोव की रिपोर्ट पी.डी.;

शीट नंबर 3

शीट नंबर 4: "आपूर्ति की परिवहन आपूर्ति पर।" मेदवेदेव वी.यू. की रिपोर्ट;

शीट नंबर 5: ... (बैठक के दौरान पूरा किया जाना है);

शीट नंबर 6: "कच्चे माल और सामग्री की खरीद के लिए संपन्न और निष्पादित अनुबंधों के तहत बस्तियों की स्थिति पर।" फोमिना के.डी. द्वारा रिपोर्ट;

शीट नंबर 7: ... (बैठक के दौरान पूरा किया जाना है);

शीट नंबर 8: "ओएओ ईएसपीजेड को स्टील और मिश्र धातुओं की आपूर्ति पर नीलम एलएलसी के साथ समझौतों के समापन पर"। टेलीगिन के प्रस्ताव I.I.;

शीट नंबर 9: ... (बैठक के दौरान पूरा किया जाना है)।

2. जांचें कि क्या सभी मीटिंग प्रतिभागी मौजूद हैं।ड्राफ्ट प्रोटोकॉल में अनुपस्थित लोगों को पेंसिल से काट दें - उन्हें देर हो सकती है। बैठक के बाद गैर-उपस्थिति और विलंब के कारणों का पता लगाएं।

देर से आने वालों के आने का समय, कोष्ठक में प्रोटोकॉल के पाठ में सीधे तय करें:

इस मामले में, यह पता चल जाएगा कि बैठक के दौरान वास्तव में कौन उपस्थित था और वास्तव में क्या चूक गया।

3. आइटम "HEARD" भरें. मसौदे की पहली शीट पर और रिपोर्ट के संबंधित शीर्षक वाली शीट पर, लगातार पूरा नाम दर्ज करें। और वक्ताओं की स्थिति, भाषणों के विषय और उनका सारांश। आपको केवल मूलभूत जानकारी ठीक करने की आवश्यकता है: तिथियां, आंकड़े, तथ्य. इसके बाद, दिए गए भाषणों (सारांश) के साथ नोट्स की जांच करें। यदि आपको विसंगतियां मिलती हैं, तो बैठक के अध्यक्ष को उनकी रिपोर्ट करें।

4. आइटम "भाषण" दर्ज करें(यदि आवश्यक है)। यह पैराग्राफ तब भरा जाता है जब अन्य प्रतिभागियों की टिप्पणियों, प्रश्नों और आपत्तियों से वक्ताओं के भाषण का पाठ्यक्रम बाधित होता है। पूरे प्रोटोकॉल मेंऐसी प्रत्येक टिप्पणी को तुरंत दर्ज किया जाना चाहिए, खासकर यदि यह वाक्यांश के साथ है: "कृपया इसे मिनटों में दर्ज करें।" उदाहरण के लिए:

तथ्य यह है कि कोई भी बयान बैठक के पाठ्यक्रम को बदल सकता है, और बाद में उस क्षण को उजागर करना आवश्यक हो सकता है कि यह कब और क्या हुआ।

एक संक्षिप्त प्रोटोकॉल में

एक बैठक एक अनिवार्य घटना है जिसमें एक संगठन के सभी सदस्य भाग लेते हैं, उदाहरण के लिए, शेयरधारकों की एक वार्षिक बैठक या एक सहकारी के सदस्यों की एक आम बैठक। बैठक आयोजित करने की प्रक्रिया संबंधित संगठन के चार्टर द्वारा विनियमित होती है, बैठक का पाठ्यक्रम और लिए गए निर्णय एक विशेष दस्तावेज - बैठक के मिनट में दर्ज किए जाते हैं।

बैठक के विपरीत, बैठक में व्यक्तियों के एक निश्चित निश्चित सर्कल द्वारा भाग लिया जाता है, एक नियम के रूप में, जो उद्यम के विभिन्न फर्मों या विभागों के प्रतिनिधि होते हैं। बैठकें आमतौर पर नियमित होती हैं, बैठकें सख्ती से होती हैं

विभाजित समय, अक्सर सप्ताह में एक बार, और वर्तमान मुद्दों पर चर्चा करने का इरादा है, हालांकि उत्पादन की जरूरतों के कारण अनिर्धारित बैठकें हो सकती हैं। बैठक के मिनटों की आवश्यकता नहीं होती है, लेकिन आमतौर पर बैठक के अंत में निर्णय लिया जाता है।

व्यावसायिक बैठकों को व्यावसायिक वार्तालापों और वार्ताओं में विभाजित किया जाता है। व्यावसायिक बातचीत एक मुक्त रूप में आयोजित की जाती है, जो किसी भी मुद्दे पर चर्चा करने के लिए डिज़ाइन की गई है और जरूरी नहीं कि एक निर्णय के साथ समाप्त हो। बातचीत का उद्देश्य उद्यमों की संयुक्त गतिविधियों, गतिविधि के क्षेत्रों के परिसीमन, मूल्य निर्धारण नीति के विकास आदि के गंभीर मुद्दों को हल करना है। वे अंतिम दस्तावेजों या मौखिक घोषणाओं को अपनाने के साथ समाप्त होते हैं।

अपने काम की बारीकियों के कारण, किसी भी व्यापारी को अक्सर विभिन्न बैठकों, सम्मेलनों और व्यावसायिक बैठकों में भाग लेना पड़ता है, साथ ही इन कार्यक्रमों को स्वयं आयोजित करना पड़ता है। उनके संगठन और आचरण के लिए स्थापित प्रक्रिया का पालन करना आवश्यक है, क्योंकि प्रायः सभी व्यावसायिक कार्यों की सफलता इसी पर निर्भर करती है।

बैठक, बैठक या वार्ता तैयार करते समय, आपको यह करना होगा:

1. एजेंडा चुनें और स्पष्ट रूप से तैयार करें। एजेंडे में दो या तीन मुख्य मुद्दे और तीन या चार छोटे मुद्दे हो सकते हैं। यदि कुछ मुख्य प्रश्न हैं, तो बैठक धीरे-धीरे आगे बढ़ेगी और उतना ही समय लगेगा जैसे कि उनमें से पर्याप्त थे, और बड़ी संख्या में प्रश्नों के साथ, चर्चा सतही हो जाएगी।

2. प्रतिभागियों की संरचना निर्धारित करें (एक बैठक, वार्ता के लिए)। अपवाद उत्पादन बैठकें हैं, जो प्रतिभागियों की निरंतर रचना के साथ नियमित रूप से (आमतौर पर सप्ताह में एक बार) आयोजित की जाती हैं।

3. घटना का दिन और समय चुनें। वार्ता के दौरान, सभी प्रतिभागियों के साथ दिन और समय पर पहले से सहमति होती है।

4. प्रतिभागियों को घटना के दिन और समय के बारे में सूचित करें। बैठक करते समय, 5-7 दिन पहले ऐसा करना वांछनीय है। प्रोडक्शन मीटिंग का दिन और समय केवल उन लोगों को सूचित किया जाता है जो इसमें आमंत्रित होते हैं जो मीटिंग में स्थायी भागीदार नहीं होते हैं।

5. घटना की अपेक्षित अवधि निर्धारित करें और प्रतिभागियों को इसके बारे में चेतावनी दें। अनुभव से पता चलता है कि किसी मीटिंग या मीटिंग के समाप्ति समय की घोषणा करने से इसकी अवधि 10-15% कम हो जाती है।

6. मुख्य रिपोर्ट या संदेश तैयार करें और चर्चा में अनिवार्य प्रतिभागियों का निर्धारण करें। रिपोर्ट विशिष्ट होनी चाहिए, विचाराधीन मुद्दे के सार को दर्शाती है, निष्कर्ष की पुष्टि की जानी चाहिए। रिपोर्ट या संदेश की अस्पष्टता और अस्पष्टता श्रोताओं के बीच उदासीनता का कारण बनती है।

7. एक कमरा चुनें और तैयार करें। यह सुनिश्चित करने के लिए ध्यान रखा जाना चाहिए कि कमरा सभी प्रतिभागियों को समायोजित करने के लिए पर्याप्त आरामदायक हो। कुर्सियों की कमी नहीं होनी चाहिए। प्रत्येक प्रतिभागी के सामने टेबल पर बातचीत का आयोजन करते समय, यह सलाह दी जाती है कि वह अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक और उस कंपनी का नाम दर्शाता है जिसका वह प्रतिनिधित्व करता है। टेबल पर कागज और लेखन सामग्री भी होनी चाहिए, आप शीतल पेय डाल सकते हैं। थोड़ी मात्रा में पेस्ट्री के साथ बातचीत के दौरान चाय या कॉफी परोसना अच्छा शिष्टाचार माना जाता है।

आपको सही समय पर काम शुरू करने की जरूरत है। किसी मीटिंग या मीटिंग की शुरुआत में देरी करने से आमतौर पर अगली बार मीटिंग होने पर प्रतिभागियों की मीटिंग बहुत देर से होती है। सभी पक्षों द्वारा वार्ता के प्रारंभ समय का कड़ाई से पालन करने की प्रथा है; वार्ता के लिए देर से होने को भागीदारों के लिए अत्यधिक अनादर माना जाता है और इससे अवांछनीय परिणाम हो सकते हैं।

मीटिंग (कॉन्फ्रेंस) या बिजनेस मीटिंग के दौरान माहौल दोस्ताना होना चाहिए। प्रतिभागियों के संबंध में व्यक्तिगत हमले, तसलीम अस्वीकार्य हैं।

बैठक के संचालन के लिए एक अध्यक्ष का चुनाव किया जाता है। अध्यक्ष के मुख्य कर्तव्य हैं:

नियमों का पालन;

स्पीकर के नाम और पद की घोषणा करें, उस संगठन का नाम जिसका वह प्रतिनिधि है।

बैठक के अध्यक्ष को कुछ आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए, जिनमें से मुख्य हैं: क्षमता, निष्पक्षता, स्पष्ट और स्पष्ट रूप से व्यक्त करने की क्षमता और अन्य लोगों की राय के लिए सहिष्णुता। अध्यक्ष को बैठक में एक या किसी अन्य राय या प्रतिभागी के लिए अपनी वरीयता व्यक्त करने के साथ-साथ अपनी राय थोपने का कोई अधिकार नहीं है। उसे अपने प्रस्तावों को आखिर बताना चाहिए।

किसी भी बैठक या बैठक में एक महत्वपूर्ण कदम निर्णय को अपनाना होता है। ऐसे क्षणों में, मिलन अक्सर असहाय हो जाता है, मानो ऊर्जा खो देता है। ऐसा इसलिए होता है क्योंकि प्रतिभागी यह महसूस करने में असमर्थ होते हैं कि यह निर्णय लेने का समय है, या संकोच करने का, चुनाव करने का साहस न करने का समय है। ऐसे मामलों में, एक प्रस्ताव चुनना और उस पर विचार करना जारी रखना सबसे अच्छा है। यह महत्वपूर्ण है कि उस क्षण को न चूकें जब बहस बंद होनी चाहिए - यहाँ अध्यक्ष के अनुभव और कौशल की आवश्यकता होती है। एक अच्छा तरीका मध्यावधि मतदान है। यह चर्चा के अगले चरण का सार प्रस्तुत करता है। हालांकि, अंतिम वोट के साथ जल्दबाजी नहीं करनी चाहिए, क्योंकि एक निर्णय करना संभव है जिसे अल्पसंख्यक द्वारा खारिज कर दिया गया है। इस मामले में, अल्पसंख्यक के सदस्य बहुमत को गलत साबित करने के लिए कार्रवाई कर सकते हैं, जिससे चर्चा फिर से शुरू हो सकती है और पहले से प्राप्त परिणामों की हानि हो सकती है।

एक विशेष प्रकार की बैठक तथाकथित "विचार-मंथन" है। ऐसी बैठक तब आयोजित की जाती है जब किसी जटिल समस्या को हल करना, भ्रमित करने वाली स्थिति से बाहर निकलने का रास्ता खोजना और एक जिम्मेदार निर्णय लेना आवश्यक हो।

ऐसी बैठक आयोजित करने के लिए, सबसे पहले, कार्य को स्पष्ट रूप से तैयार करना आवश्यक है - केवल एक, सबसे कठिन या सबसे महत्वपूर्ण। यह वांछनीय है कि चर्चा में 7-12 से अधिक लोग भाग न लें। कुर्सियों को एक सर्कल में व्यवस्थित करने की सलाह दी जाती है ताकि कोई "गैलरी" और "प्रेसिडियम" न हो। चर्चा का समय कड़ाई से निर्धारित करना आवश्यक है। समय की कमी तनाव पैदा करती है जो मस्तिष्क की गतिविधि को उत्तेजित करती है। ऐसी बैठक के लिए इष्टतम समय लगभग 30 मिनट है। किसी को भी प्रस्तावित प्रस्तावों की आलोचना नहीं करनी चाहिए। अधिकांश लोग नैतिक खतरे की परिस्थितियों में रचनात्मक रूप से काम नहीं कर सकते हैं, अगर एक को नीचे खींच लिया जाता है, तो दूसरे केवल इस बारे में सोचेंगे कि कैसे हर किसी की तुलना में मूर्ख नहीं दिखना चाहिए। चर्चा की शुरुआत में, एक नियम के रूप में, साधारण, खाली विचारों को सामने रखा जाता है। आलोचना पर प्रतिबंध किसी भी विचार को सामने रखना आसान बनाता है, जिनमें से बहुत मूल्यवान हो सकते हैं। सर्वोत्तम विचारों का चयन करने की सलाह दी जाती है, और सबसे खराब विचारों को त्यागने की नहीं, जो अब अनुपयुक्त लग रहा था वह बाद में काम आ सकता है। विचारों के लेखकत्व को स्थापित करने की कोई आवश्यकता नहीं है - सर्वोत्तम विचार हमेशा सामूहिक रचनात्मकता का उत्पाद होते हैं।

जब एक कठिन परिस्थिति से बाहर निकलने का रास्ता मिल जाता है, तो दो समूहों में विभाजित करने की सलाह दी जाती है - "समर्थक" और "विरोधियों" और विकसित समाधान में कमजोरियों को खोजने का प्रयास करें। अंतिम निर्णय स्पष्ट रूप से तैयार और दर्ज किया जाना चाहिए।