Ինչ պետք է իմանաք էլեկտրոնային փաստաթղթերի փոխանակման մասին: Ինչպե՞ս անցնել էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման: Անցում գործընկերների հետ էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարմանը

Փաստաթղթերի էլեկտրոնային կառավարումն այսօր համարձակորեն ներխուժում է մեր կյանք, այսօր գրեթե բոլոր ընկերություններն օգտվում են էլեկտրոնային փաստաթղթերից, օգտվում են էլեկտրոնային փոստից, էլեկտրոնային հայտարարագրերից, հատկապես, որ ԱԱՀ-ի հարկման համար պարտադիր հայտարարագրերը սահմանված են օրենքով։ Ինչ-որ մեկը առաջ է անցել և օգտագործում է էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգեր առօրյա կյանքում և բոլոր հաշվետվությունները և հիմնական փաստաթղթերը վերածել է էլեկտրոնային ձևի:

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման հայեցակարգը և էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման առավելությունները

Փաստաթղթերի էլեկտրոնային կառավարումն ունի իր դրական և բացասական կողմերը:

Աղյուսակ
Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման առավելություններն ու թերությունները

Միաժամանակ ավելի ու ավելի է զարգանում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումը։ Եվ դրա համար կան նախադրյալներ։

Նախ, էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումը նախատեսված է հարկային օրենսդրությամբ: Օրինակ՝ ապահովագրավճարների կամ անձնական եկամտահարկի վերաբերյալ հաշվետվություններ ներկայացնելիս այն պետք է ներկայացվի էլեկտրոնային եղանակով, եթե ընկերությունն ունի 25-ից ավելի աշխատող։ Էլեկտրոնային եղանակով հաշվետվությունների ներկայացում Անհրաժեշտ է էլեկտրոնային եղանակով հայտարարագիր ներկայացնել: Բացի այդ, 2017 թվականին էլեկտրոնային փաստաթղթի տեսքով բացատրություններ ներկայացնելու դեպքում հաշվետվությունը ներկայացվելու դեպքում նույնպես անհրաժեշտ կլինի:

Երկրորդ՝ հաշվապահության մեջ ընդունվել է էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում։ Համաձայն «Հաշվապահական հաշվառման մասին» թիվ 402-FZ օրենքի, առաջնային հաշվապահական փաստաթուղթը կազմվում է թղթի վրա և (կամ) էլեկտրոնային ստորագրությամբ ստորագրված էլեկտրոնային փաստաթղթի տեսքով:
Երրորդ՝ 2017 թվականին էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումն էլ ավելի մեծ զարգացում կստանա դատական ​​գործընթացներում։ Այսպիսով, շատերն են սովոր, որ դատարանների որոշումները համացանցում հրապարակվում են էլեկտրոնային եղանակով։ Ռուսաստանի Դաշնության արբիտրաժային դատավարության օրենսգրքի 4-րդ հոդվածի համաձայն, հայցադիմում, հայտարարություն, բողոք, ներկայացում և այլ փաստաթղթեր կարող են ներկայացվել դատարան թղթային կամ էլեկտրոնային ձևով, ներառյալ էլեկտրոնային փաստաթղթի ձևով, որը ստորագրված է. էլեկտրոնային ստորագրություն՝ Ռուսաստանի Դաշնության օրենսդրությամբ սահմանված կարգով, լրացնելով ինտերնետում դատարանի պաշտոնական կայքում տեղադրված ձևաթուղթը: Նմանատիպ դրույթներ սահմանվում են նաև քաղաքացիական դատավարության ընթացքում։

Չորրորդ՝ էլեկտրոնային տեխնոլոգիաները դարձել են մեր կյանքի անբաժանելի մասը՝ մրցութային փաստաթղթերում և էլեկտրոնային աճուրդներում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման օգտագործման տեսանկյունից: Համաձայն 04/05/2013 թիվ 44-FZ դաշնային օրենքի հոդվածի (փոփոխվել է 07/03/2016 թ.) «Պայմանագրային համակարգի մասին ապրանքների, աշխատանքների, ծառայությունների գնման ոլորտում պետական ​​և քաղաքային. կարիքները», էլեկտրոնային եղանակով աճուրդը (էլեկտրոնային աճուրդ) հասկացվում է որպես աճուրդ, որի ժամանակ գնման մասին տեղեկատվությունը հաճախորդը հաղորդում է անսահմանափակ թվով անձանց՝ տեղադրելով նման աճուրդի մասին ծանուցում և դրա մասին փաստաթղթերը միասնական ձևով: Գնումների մասնակիցներին ներկայացվում են տեղեկատվական համակարգ, միասնական պահանջներ և լրացուցիչ պահանջներ, նման աճուրդի անցկացումը էլեկտրոնային հարթակում ապահովում է դրա օպերատորը։

Հինգերորդ պատճառը պայմանավորված է նրանով, որ այսօր բազմաթիվ ընկերություններ գործում են տարբեր մարզերում, տարբեր քաղաքներով, ուստի արդյունավետ բիզնես կազմակերպելու համար անհրաժեշտ է արագացնել փաստաթղթերի հոսքը և պարզեցնել կողմերի հարաբերությունները։ Այս առումով, ինտուիտիվորեն, շատ ընկերություններ ներդնում են էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում:

Ինչպե՞ս ներկայացնել էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում:

Երկրորդ փուլում դուք պետք է ընտրեք, թե որ ստորագրությունն է օգտագործելու ընկերությունը փաստաթղթերը կազմելիս:

Պարզ էլեկտրոնային ստորագրությունը էլեկտրոնային ստորագրությունն է, որը ծածկագրերի, գաղտնաբառերի կամ այլ միջոցների կիրառմամբ հաստատում է որոշակի անձի կողմից էլեկտրոնային ստորագրության ձևավորման փաստը:

Ոչ որակավորված էլեկտրոնային ստորագրությունէլեկտրոնային ստորագրություն է, որը.

1. ստացված տեղեկատվության ծածկագրային վերափոխման արդյունքում էլեկտրոնային ստորագրության բանալին օգտագործելով.
2. թույլ է տալիս նույնականացնել էլեկտրոնային փաստաթուղթը ստորագրած անձին.
3. թույլ է տալիս բացահայտել էլեկտրոնային փաստաթղթի ստորագրումից հետո փոփոխություններ կատարելու փաստը.
4. ստեղծվել է էլեկտրոնային ստորագրության գործիքների միջոցով:

1. էլեկտրոնային ստորագրության ստուգման բանալին նշված է որակավորված վկայագրում.
2. Էլեկտրոնային ստորագրություն ստեղծելու և ստուգելու համար օգտագործվում են էլեկտրոնային ստորագրության գործիքներ, որոնք ունեն պահանջներին համապատասխանության հաստատում (2011 թվականի ապրիլի 6-ի թիվ 63-FZ դաշնային օրենքի 5-րդ հոդված (փոփոխվել է 2015 թվականի դեկտեմբերի 30-ին) «Էլեկտրոնային. Ստորագրություններ»: Այնուամենայնիվ, շատ դեպքերում փաստաթղթեր են պահանջվում անվտանգության նպատակներով, դա ուժեղացված որակավորված ստորագրություն է:

Չորրորդ փուլում անհրաժեշտ է փաստաթղթեր տրամադրել պայմանագիր կնքելու համար։

Հինգերորդ փուլը պայմանագիր է կնքում սերտիֆիկացման կենտրոնի հետ։ Համաձայն 2011 թվականի ապրիլի 6-ի թիվ 63-FZ դաշնային օրենքի 2-րդ հոդվածի (փոփոխվել է 2015 թվականի դեկտեմբերի 30-ին) «Էլեկտրոնային ստորագրությունների մասին» հավաստագրման կենտրոնը իրավաբանական անձ, անհատ ձեռնարկատեր կամ պետական ​​մարմին կամ տեղական ինքնակառավարման մարմին է: որն իրականացնում է էլեկտրոնային ստորագրությունների ստուգման առանցքային վկայագրերի ստեղծման և տրամադրման, ինչպես նաև այլ գործառույթներ։

Վեցերորդ փուլը ընկերությունում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման ներդրումն է, էլեկտրոնային փաստաթղթերի կոնկրետ փոխանակման կազմակերպումը։ Հաշիվ-ապրանքագրերը կազմվում են էլեկտրոնային ձևով՝ գործարքի կողմերի փոխադարձ համաձայնությամբ, և եթե նրանք ունեն համապատասխան տեխնիկական միջոցներ և հնարավորություններ՝ այդ հաշիվ-ապրանքագրերը հաստատված ձևաչափով ստանալու և մշակելու համար:

Ի՞նչ պետք է պարունակի սերտիֆիկացման մարմնի հետ պայմանագիրը:

Հավաստագրման կենտրոնի հետ պայմանագիր կնքելիս կարևոր է ուշադրություն դարձնել պայմանագրի առարկայի վրա: Ռուսաստանի Դաշնության Քաղաքացիական օրենսգրքի 432-րդ հոդվածի համաձայն, սրանք պարտադիր պայմաններ են այս տեսակի պայմանագրերի համար: Համաձայնագիրը համարվում է կնքված, եթե կողմերի միջև ձեռք է բերվել համաձայնություն՝ համապատասխան դեպքերում պահանջվող ձևով, պայմանագրի բոլոր էական պայմանների վերաբերյալ: Այսինքն՝ կարևոր է հնարավորինս հստակ ձևակերպել պայմանագրի թեման։

Համաձայնագրի առարկան բխում է «Էլեկտրոնային ստորագրությունների մասին» օրենքից։

Ստուգման կենտրոն.

1. ստեղծում է վկայագրեր էլեկտրոնային ստորագրության ստուգման բանալիների համար և տալիս է այդպիսի վկայագրեր.
2. սահմանում է էլեկտրոնային ստորագրության ստուգման հիմնական վկայականների վավերականության ժամկետներ.
3. չեղյալ է հայտարարում այս հավաստագրման կենտրոնի կողմից տրված էլեկտրոնային ստորագրության ստուգման հիմնական վկայականները.
4. դիմումատուի պահանջով թողարկում է էլեկտրոնային ստորագրության միջոցներ.
5. վարում է սույն հավաստագրման կենտրոնի կողմից տրված և չեղյալ համարված էլեկտրոնային ստորագրության հաստատման հիմնական վկայականների գրանցամատյանը.
6. սահմանում է վկայականների գրանցամատյանի վարման կարգը.
7. դիմումատուների պահանջով ստեղծում է էլեկտրոնային ստորագրության բանալիներ և էլեկտրոնային ստորագրության ստուգման բանալիներ.
8. ստուգում է վկայագրի գրանցամատյանում էլեկտրոնային ստորագրության ստուգման բանալիների եզակիությունը.
9. էլեկտրոնային փոխգործակցության մասնակիցների խնդրանքով իրականացնում է էլեկտրոնային ստորագրությունների ստուգում.
10. իրականացնում է էլեկտրոնային ստորագրության օգտագործման հետ կապված այլ աշխատանքներ:

1. սերտիֆիկացման կենտրոնի կողմից ծառայությունների մատուցման պայմանագրից բխող պարտավորությունների չկատարումը կամ ոչ պատշաճ կատարումը.
2. պարտականությունների չկատարումը կամ ոչ պատշաճ կատարումը (04/06/2011 թիվ 63-FZ դաշնային օրենքի 13-րդ հոդվածի 3-րդ կետը (փոփոխվել է 12/30/2015) «Էլեկտրոնային ստորագրության մասին»):

Ինչպե՞ս կազմակերպել էլեկտրոնային փաստաթղթերի հոսքը ընկերության ներսում:

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի նախագծերի պատրաստումը, կատարումը և հաստատումն իրականացվում է թղթի վրա նմանատիպ փաստաթղթերի համար սահմանված գրասենյակային աշխատանքի ընդհանուր կանոնների համաձայն: Էլեկտրոնային փաստաթուղթը պետք է պարունակի թղթի վրա նմանատիպ փաստաթղթի համար սահմանված բոլոր մանրամասները, բացառությամբ կնիքի տպավորության, քանի որ կնիքը պարտադիր դետալ չէ: Ընկերության ներսում կարող են կիրառվել մեթոդներ՝ էլեկտրոնային փաստաթղթերով գործողությունները հաստատելու համար, որոնցում էլեկտրոնային թվային ստորագրություն չի օգտագործվում: Օրինակ՝ փաստաթղթերը կարող են ներկայացվել հսկողության՝ առանց էլեկտրոնային թվային ստորագրության։

Եթե ​​ցանկանում եք կազմակերպել փաստաթղթային հոսք ձեր գործընկերների հետ, ապա պետք է համապատասխան դրույթներ ներառեք կոնտրագենտի հետ պայմանագրում:

Փաստաթղթերը ստեղծվում և ստորագրվում են էլեկտրոնային եղանակով: Օգտագործված էլեկտրոնային թվային ստորագրության գործիքները պետք է վավերացված լինեն սահմանված կարգով:

Ամենահեշտ ձևը իշխանությունների հետ էլեկտրոնային փաստաթղթերի հոսքի կազմակերպումն է, օրինակ, հարկային ծառայության հետ: Դա անելու համար անհրաժեշտ է նաև էլեկտրոնային ստորագրություն ձեռք բերել և պայմանագիր կնքել սերտիֆիկացման կենտրոնի հետ: Ամենից հաճախ հարկ վճարողները հարկային մարմնին տրամադրում են հայտարարագրեր, բացատրություններ, հաշիվ-ապրանքագրեր: Որպես «հետադարձ», փաստաթղթերը ստեղծվում են հարկային մարմինների կողմից՝ համաձայն Ռուսաստանի Դաշնային հարկային ծառայության 2015 թվականի ապրիլի 15-ի թիվ ММВ-7-2 / 149@ «Փաստաթղթերի ուղարկման կարգը հաստատելու մասին» 2015թ. հարկային մարմինները հարկային օրենսդրությամբ և տուրքերով կարգավորվող հարաբերություններում իրենց լիազորություններն իրականացնելիս հեռահաղորդակցության ուղիներով էլեկտրոնային ձևով և Դաշնային հարկային ծառայության 2011 թվականի փետրվարի 17-ի թիվ ММВ-7-2 հրամանի որոշ դրույթներ անվավեր ճանաչելու վերաբերյալ: /169@»:

Նման փաստաթղթերը ներառում են.

1. բացատրություններ տալու պահանջներ.
2. վերահսկվող օտարերկրյա ընկերությունների ծանուցումներ.
3. ծանուցումներ հարկ վճարողին (վճար վճարող, հարկային գործակալ) զանգահարելու մասին.
4. հարկային ծանուցում;
5. որոշումներ՝ կասեցնելու բանկում հարկ վճարողի (վճար վճարողի, հարկային գործակալի) հաշիվներով գործարքները և նրա էլեկտրոնային միջոցների փոխանցումները.
6. որոշումներ՝ չեղյալ հայտարարելու բանկում հարկ վճարողի (վճար վճարողի, հարկային գործակալի) հաշիվների վրա գործարքների կասեցումը և նրա էլեկտրոնային միջոցների փոխանցումները.
7. որոշումներ տեղում հարկային աուդիտ անցկացնելու մասին.
8. այլ փաստաթղթեր:

Ինչպե՞ս կազմակերպել էլեկտրոնային փաստաթղթերի պահպանումը:

Ինչպե՞ս պետք է պահվեն փաստաթղթերը:

Նախ, անհրաժեշտ է պատրաստել կոնկրետ կազմակերպության գործերի ցանկը։ Գործերի շրջանակը տարբեր կլինի՝ կախված ընկերությունից և գործունեության ոլորտից:

Գործերի անվանացանկը օգտագործվում է կատարված փաստաթղթերը գործերի մեջ խմբավորելու, գործերը համակարգելու և գրանցելու, դրանց պահպանման ժամկետները որոշելու և փաստաթղթեր փնտրելու համար: Ֆայլերի անվանացանկը հիմք է հանդիսանում մշտական ​​և ժամանակավոր (ավելի քան 10 տարի) պահեստավորման գույքագրման, ինչպես նաև ժամանակավոր (մինչև 10 տարի ներառյալ) պահպանման հաշվառման համար:

Երկրորդ, անհրաժեշտ է դեպքեր ձեւակերպել։ Դա անելու համար անհրաժեշտ է էլեկտրոնային եղանակով պահպանվող փաստաթղթերի արժեքի քննություն: Հիշեցնենք, որ առանձին փաստաթղթերի պահպանման կարգավորող ժամկետներ կան։ Օրինակ՝ հաշվապահական փաստաթղթերը պահվում են 5 տարի, իսկ հարկային փաստաթղթերը՝ 4 տարի։

Երրորդ, անհրաժեշտ է նշել, որ տվյալները պահվում են էլեկտրոնային եղանակով ֆայլերի անվանացանկում։ Օրինակ՝ «Աշխատանքային ժամանակացույցեր. Էլեկտրոնային փաստաթղթեր».

Չորրորդ, անհրաժեշտ է արխիվացնել փաստաթղթերը։

Նախքան էլեկտրոնային ֆայլը պահելը, այն պետք է.
— ներբեռնել էլեկտրոնային համակարգից (եթե փաստաթուղթը ստեղծվել է որևէ հատուկ ծրագրային արտադրանքի մեջ).
— պաշտպանել հնարավոր փոփոխություններից՝ պահպանելով համապատասխան ձևաչափով.
— գրել պահեստային միջավայրին:

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի պահպանման և արխիվացման ընդհանուր ընդունված ձևաչափը PDF/A է: Այն պետք է տարբերվի սովորական PDF-ից, որի յուրաքանչյուր թարմացումով հայտնվում են ֆայլերի հետ աշխատելու նոր հնարավորություններ։ PDF/A-ն նախատեսված է այլ բանի համար. այն էլեկտրոնային փաստաթղթերի երկարաժամկետ արխիվային պահպանման ձևաչափ է:

Հինգերորդ քայլգույքագրումների պատրաստումն է։ Գույքագրումը ներառում է բոլոր էլեկտրոնային ֆայլերը, որոնք ստեղծվել են էլեկտրոնային փաստաթղթերի հետ կապված: Այնուամենայնիվ, թերթերի քանակի փոխարեն, որը նշվում է թղթային ֆայլեր ստեղծելիս, նշվում է էլեկտրոնային փաստաթղթերի ծավալը:

Գույքագրման ձևաչափը կարող է այսպիսի տեսք ունենալ.

Որոշ դեպքերում անհրաժեշտ է ոչնչացնել փաստաթղթերը: Օրինակ՝ պաշտոնական թղթադրամները երկար ժամանակ պահպանվել են, պահպանման ժամկետը լրացել է, և դրանք պետք է ոչնչացվեն։ Այս դեպքում կատարվում է փաստաթղթերի արժեքի փորձաքննություն։ Նման փորձաքննություն կարող է իրականացվել հատուկ հանձնաժողովի կողմից։ Փորձաքննության արդյունքների հիման վրա կազմվում է ակտ ոչնչացման համար փաստաթղթեր հատկացնելու մասին։ Նման ակտի ձևը մշակվում է ընկերության կողմից ինքնուրույն: Եվ ակտի հիման վրա սկավառակները կամ այլ պահեստային լրատվամիջոցները պարզապես ոչնչացվում են:

Եզրափակելով՝ պետք է նշել, որ, իհարկե, ապագան էլեկտրոնային փաստաթղթերինն է։ Այնուամենայնիվ, կարևոր է ճիշտ կազմակերպել էլեկտրոնային փաստաթղթերի հոսքը: Շատ ընկերություններ բախվում են փաստաթղթերի հոսքի ոչ պատշաճ կազմակերպման հետ կապված խնդիրների հետ, երբ բաժանմունքում կամ նույնիսկ բաժնում միայն մեկ աշխատատեղ է միացված էլեկտրոնային փաստաթղթաշրջանառությանը, երբ փաստաթղթերի մեծ մասը դեռ պահպանվում է թղթի վրա: Ուստի էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման հետ կապված բոլոր հարցերը պետք է լուծվեն «ցամաքային» համակարգի ներդրման փուլում:

Նոյեմբերի վերջին «Հաշվապահական առցանց» պորտալում էլեկտրոնային փաստաթղթերի փոխանակման «» համակարգի ստեղծողները անց են կացրել մրցույթ էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման վերաբերյալ: Չորս հարյուր մասնակիցներից ոչ մեկը չկարողացավ ճիշտ պատասխանել մրցույթի բոլոր 15 հարցերին։ Մրցույթի կազմակերպիչները վերլուծել են ստացված բոլոր պատասխանները և այժմ առաջարկում են կարգավորել այն խնդիրները, որոնք ամենաշատ դժվարություններ են առաջացրել հաշվապահների համար։

Ներածական տեղեկատվություն

Այն բանից հետո, երբ այս տարվա մայիսին հնարավոր դարձավ էլեկտրոնային հաշիվ-ապրանքագրերի փոխանակումը, ռուսական շատ խոշոր ընկերություններ սկսեցին անցում կատարել էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման (EDF): Համապատասխանաբար, բիզնես առաջնորդների հետ համագործակցելու հնարավորություն ունենալու համար նրանց պոտենցիալ գործընկերները պետք է նավարկեն EDI-ն կարգավորող կարգավորող շրջանակը: Այսօր մենք կօգնենք հաշվապահներին զբաղվել բարդ խնդիրներով, որոնք ծագում են էլեկտրոնային փաստաթղթերի փոխանակման կանոններն ուսումնասիրելիս:

Էլեկտրոնային հաշիվ-ապրանքագրերի ստեղծում և թողարկում

Ամենամեծ դժվարությունները ծագում են էլեկտրոնային հաշիվ-ապրանքագիր ուղարկելու հարցին պատասխանելիս: Այսպիսով, մրցույթի մասնակիցների 80%-ը կարծում է, որ էլեկտրոնային հաշիվ-ապրանքագիրը կարելի է էլեկտրոնային փոստով ուղարկել գործընկերոջը։ Այնուամենայնիվ, դա այդպես չէ:

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի պահպանում

Մրցույթի մասնակիցների մոտավորապես կեսը դեռ կարծում է, որ էլեկտրոնային փաստաթղթերը պահելու համար դրանք պետք է տպագրվեն։ Այնուամենայնիվ, «Արխիվային գործերի մասին» դաշնային օրենքը ասում է. «Արխիվային փաստաթուղթը շոշափելի միջոց է, որի վրա գրանցված է տեղեկատվություն, որն ունի մանրամասներ, որոնք թույլ են տալիս ճանաչել այն և ենթակա է պահպանման՝ ելնելով նշված միջոցի և տեղեկատվության կարևորությունից: քաղաքացիները, հասարակությունը և պետությունը»: Այսպիսով, օրենսդրությունը չի նախատեսում էլեկտրոնային փաստաթղթի թղթային պատճեն ստեղծելու և փաստաթուղթը թղթային ձևով պահելու պարտադիր պահանջ:

Էլեկտրոնային հաշիվ-ապրանքագրերի փոխանակման կարգը

Էլեկտրոնային հաշիվ-ապրանքագրերի փոխանակման գործնական ընթացակարգը շատ ավելի քիչ հարցեր առաջացրեց: Թերևս դա բացատրվում է նրանով, որ ընթացակարգը ամրագրված է առանձին փաստաթղթում (Ռուսաստանի ֆինանսների նախարարության 2011թ. ապրիլի 25-ի թիվ 50ն հրաման) և բացառում է ոչ միանշանակ մեկնաբանություն։ Հարցերին, թե ինչպես շտկել հաշիվ-ապրանքագրերում սխալները, ո՞րն է համարվում էլեկտրոնային փաստաթղթի ստացման ամսաթիվը, և արդյոք հնարավոր է էլեկտրոնային հաշիվ-ապրանքագիր ստորագրել միայն ղեկավարի կամ հրամանով լիազորված այլ անձի էլեկտրոնային ստորագրությամբ, 49%: Ճիշտ է պատասխանել 54%-ը և 63%-ը.մրցույթի մասնակիցներ.

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի ձևաչափեր

Մասնակիցների կեսից ավելին (58%) գիտի, թե որ փաստաթղթերի համար է Դաշնային հարկային ծառայությունն արդեն մշակել պարտադիր կամ առաջարկվող XML ձևաչափեր: Հիշեցնենք, որ Ռուսաստանի Դաշնային հարկային ծառայության 03/05/12 թիվ ММВ-7-6/138@ հրամանով հաստատվել են հաշիվ-ապրանքագրի, ճշգրտման հաշիվ-ապրանքագրի, ստացված և թողարկված հաշիվ-ապրանքագրերի գրանցամատյանը և գնումների և վաճառքի գրքերը, ինչպես նաև այդ գրքերի լրացուցիչ թերթիկները (տես «»): Իսկ Ռուսաստանի Դաշնային հարկային ծառայության 2012 թվականի մարտի 21-ի թիվ ММВ-7-6/172@ հրամանը հաստատեց TORG-12 ձևով բեռնագրի համար առաջարկվող ձևաչափերը և աշխատանքի (ծառայությունների) ընդունման վկայականը (տես. «»): Խնդրում ենք նկատի ունենալ, որ նման ձևաչափերով ներկայացված փաստաթղթերը կարող են ուղարկվել Դաշնային հարկային ծառայություն՝ ստուգման համար այն ձևով, որով դրանք ստացվել են կոնտրագենտից: Այսինքն՝ առանց փաստաթուղթը սկանավորված պատկերի վերածելու։

Հաշիվ-ապրանքագիր և գնումների մատյան

Մասնակիցների համապատասխանաբար 94%-ը և 74%-ը գիտեն, թե ինչպես պահել գնումների գիրք և հաշիվ-ապրանքագրեր էլեկտրոնային փաստաթղթերի առկայության դեպքում: Գնումների գրքի ձևը և դրա վարման կանոնները սահմանված են թիվ 1137 որոշման N 4 հավելվածում, իսկ ստացված և թողարկված հաշիվ-ապրանքագրերի հաշվառման ամսագրի ձևը և դրա պահպանման կանոնները՝ N 3 հավելվածում: նույն բանաձեւին։

Համաձայն N 4 հավելվածի 2-րդ կետի՝ ինչպես թղթային, այնպես էլ էլեկտրոնային ձևով ստացված հաշիվ-ապրանքագրերը ենթակա են միասնական ձևով գրանցման գնումների գրքում: Իսկ թիվ 3 հավելվածի 3-րդ կետի համաձայն՝ թղթային կամ էլեկտրոնային եղանակով կազմված հաշիվ-ապրանքագրերը գրանցվում են ժամանակագրական կարգով հաշվապահական մատյանի 1-ին մասում՝ ըստ թողարկման ամսաթվի: Ստացված հաշիվ-ապրանքագրերը, ինչպես թղթային, այնպես էլ էլեկտրոնային, թվարկված են ամսագրի 2-րդ մասում՝ ըստ ստացման ամսաթվի: Միևնույն ժամանակ, ըստ ամսագրի ձևի և այն լրացնելու կանոնների, հաշիվ-ապրանքագրի տրամադրման եղանակը նշվում է 3-րդ սյունակի արժեքով. 1-ին արժեքը ցույց է տալիս փաստաթղթի պատրաստումը թղթի վրա, իսկ 2-րդ արժեքը՝ պատրաստում էլեկտրոնային ձևով.

Աշխատում է էլեկտրոնային փաստաթղթերի ուղարկման համակարգում

Գործնականում էլեկտրոնային փաստաթղթերի հետ աշխատելը շատ ավելի հեշտ է ստացվում, քան տեսականորեն։ Չնայած էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումը կարգավորող օրենսդրության բարդությունների առատությանը, վիճահարույց տեսական հարցերը լուծվում և ավտոմատացված են մակարդակով: Այսպիսով, EDF օպերատորների համակարգերում ավտոմատ կերպով հսկողություն է իրականացվում էլեկտրոնային փաստաթղթերի մանրամասների ճիշտ լրացման և բոլոր տեխնոլոգիական փաստաթղթերի ձևավորման վրա, իսկ հաշիվ-ապրանքագրի ուղղման կարգը, առաջին հայացքից, չի տարբերվում նմանատիպից: գործողություններ թղթային փաստաթղթով. Ամենայն հավանականությամբ, հենց դա է պատճառը, որ հարցման մասնակիցներն ամենահեշտ են գտել EDI համակարգում աշխատելու գործնական առաջադրանքները կատարելը: Մասնակիցների ավելի քան 75%-ը կատարել է նման առաջադրանքներ։

Նյութը պատրաստվել է «Դիադոկ» էլեկտրոնային ձևով իրավական նշանակություն ունեցող փաստաթղթերի փոխանակման համակարգի մասնագետների կողմից՝ մրցույթի արդյունքների հիման վրա:

Եթե ​​ընկերությունը նախատեսում է անցնել էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման, մեր առաջարկությունները կօգնեն ձեզ ստեղծել գործողությունների ծրագիր: Նրանք ձեզ կասեն, թե ինչպես պետք է բանակցել կապալառուների հետ, ընտրել մատակարար և անձնակազմ պատրաստել աշխատանքի փոփոխությունների համար:

Եթե ​​ընկերությունը պատրաստվում է գործընկերների հետ անցնել էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման (EDF), ապա նախապես գնահատեք, թե փաստաթղթերի որ մասը հնարավոր կլինի փոխանցել էլեկտրոնային եղանակով: Սրանից են կախված նախագծի մասշտաբները, դրա աշխատանքային պլանը, աշխատուժի և ընկերության ծախսերը:

Ինչպես կազմել աշխատանքային պլան կապալառուների հետ էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման անցնելու համար

Ընկերության էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարմանն անցնելու աշխատանքները բաժանեք բլոկների.

• կազմակերպչական հարցեր;
• կոնտրագենտներ;
• փաստաթղթերի հոսք;
• անձնակազմ;
• մատակարար;
• բյուջեն։

Նշեք, թե ինչ առաջադրանքներ կկատարվեն յուրաքանչյուր բլոկի ներսում (տես.

) Անհրաժեշտության դեպքում շտկեք ցանկը: Ենթադրենք, որ ընկերությունը կարող է ավտոմատացման կարիք չունենալ. հարմար է ընկերության հաշվապահական համակարգի միջոցով հետևել փաստաթղթերի գրանցման կարգավիճակին, բայց եթե փաստաթղթերի հոսքի ծավալը մեծ չէ, ապա ավտոմատացման ծախսերը չեն վճարի:

Ինքներդ որոշեք, թե ինչ հերթականությամբ պետք է կատարեք վերը նշված քայլերը: Որոշ աշխատանքներ կարող են կատարվել միաժամանակ, օրինակ՝ անձնակազմի համար ներկայացման նյութերի մշակում և կապալառուների հետ բանակցություններ վարելը:

Ինչպես բանակցել գործընկերների հետ էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման անցնելու վերաբերյալ

Ընկերության գործընկերներին բաժանեք չորս խմբի. Յուրաքանչյուր խումբ պետք է հատուկ մոտեցում ցուցաբերի, որպեսզի համաձայնության գա էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման անցնելու հարցում։ Հնարավոր է, որ ոչ բոլոր գործընկերները համաձայնեն, դուք ստիպված կլինեք շարունակել նրանց հետ թղթային փաստաթղթերի փոխանակումը կամ դադարեցնել համագործակցությունը:

Նշանակալից գործընկերներ, ովքեր օգտագործում են էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում:Նման ընկերություններն արդեն աշխատում են իրենց մատակարարների հետ, գուցե ոչ այն կազմակերպությունների հետ, որոնց հետ ձեր ընկերությունը մտադիր է համագործակցել: Այս խմբի գործընկերների հետ կարող եք գործ ունենալ հետևյալ կերպ.

1. Մտածեք, թե արդյոք նպատակահարմար է պայմանագիր կնքել մատակարարի հետ, որի հետ գնորդը (մատակարարը) համագործակցում է:

2. Պարզեք, արդյոք կա ռոումինգ ձեր ընկերության նախատեսված մատակարարի և կոնտրագենտի մատակարարի միջև:

3. Հրավիրեք կոնտրագենտին պայմանագիր կնքել ձեր ընկերության կողմից ընտրված մատակարարի հետ:

Նշանակալից գործընկերներ, որոնք չեն օգտագործում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում:Եթե ​​գնորդը (մատակարարը) հրաժարվում է օգտվել էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումից, և ընկերության համար ձեռնտու է դադարեցնել նրա հետ համագործակցությունը, գործեք սցենարներից մեկի համաձայն.

1. Օգտագործեք նման գործընկերոջ հետ .

2. Պայմանավորվեք և փորձեք համոզել նրանց օգտվել էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումից:

Խոստացեք, որ հանդուրժող կլինեք հնարավոր թերությունների նկատմամբ և կօգնեք հաստատել էլեկտրոնային փաստաթղթերի հոսք ձեր ընկերության հետ աշխատելիս:

ՓոքրԿողմերը, ովքեր օգտագործում են էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում:Գնորդների և մատակարարների այս խմբի նկատմամբ կարող են կիրառվել նույն տարբերակները, ինչ նշանակալից գործընկերների դեպքում: Բայց նպատակահարմար է բանակցությունները վարել նամակագրության տեսքով՝ լրացուցիչ ժամանակ չկորցնելու համար։ Եթե ​​համաձայնություն ձեռք չբերվի, կարող է ավելի հեշտ լինել հրաժարվել համագործակցությունից։

Փոքրգործընկերներ, որոնք չեն օգտագործում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում:Եթե ​​գնորդը (մատակարարը) ընկերության հիմնական գործընկերներից չէ, փորձեք դրդել նրան օգտագործել էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում ձեզ համար հարմար մատակարարի հետ: Ընտրանքներ:

1. Հայտարարեք, որ, օրինակ, նոր եռամսյակի սկզբից ձեր ընկերությունն ընդունում և ուղարկում է փաստաթղթեր միայն էլեկտրոնային տարբերակով։

2. Վերցրեք միջնորդավճար, եթե կոնտրագենտը պարտվի և ուղարկեց կրկնօրինակներ; տուգանք, եթե նա ներկայացրել է փաստաթղթերի բնօրինակները ժամկետից հետո: Նման միջոցներ կիրառել գնորդների (մատակարարների) նկատմամբ, ովքեր ժամանակին չեն հանձնում թղթերը։

Փոքր ընկերությունների համար, որոնք փոխանակում են թղթային փաստաթղթերը, արժե պատրաստել հստակ ներկայացում: Եթե ​​գործընկերները հասկանան էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման նրբությունները, ավելի հեշտ կլինի համոզել նրանց փոխել իրենց աշխատանքային ընթացակարգը: Հազիվ թե հնարավոր լինի հանդիպել ընկերության բոլոր փոքր գնորդներին և մատակարարներին, ուստի ներկայացումը կհամոզի:

Ինչպես ընտրել էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման մատակարար

Եթե ​​ընկերությունն ունի բազմաթիվ կոնտրագենտներ, ապա, ամենայն հավանականությամբ, այն պետք է աշխատի մի քանի պրովայդերների հետ: Փորձեք նվազագույնի հասցնել վերջիններիս թիվը։

Ընտրեք մատակարարներ.

• որոնց հետ ընկերության գործընկերներն արդեն աշխատում են, և ում կարող եք փոխանցել գործարքների զգալի ծավալ.
• որոնք ունեն առավելագույն ռոումինգ;
• որը կարող է օգտագործել ընկերության ստորագրության վկայականները (եթե այդպիսիք կան):

Գնային գործոնը հաշվի առնելու կարիք չկա։ Եթե ​​մատակարարը ռոումինգ չունի ձեր գործընկերների մատակարարների հետ, դա հարմար չէ, նույնիսկ եթե նրա ծառայություններն ավելի էժան են:

Ինչպես պաշտոնականացնել ընկերության փաստաթղթերի հոսքը

Նախքան էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման անցնելը, դուք պետք է պաշտոնականացնեք ընկերության փաստաթղթերի տեղաշարժը: Կազմել կամ հարմարեցնել ըստ անհրաժեշտության.

1. Փաստաթղթերի ցանկ, որոնք ընկերությունն օգտագործում է կոնտրագենտների հետ աշխատելիս:

2. Փաստաթղթերի հոսքում ներգրավված պաշտոնյաների ընթացիկ ցանկը: Խնդրում ենք նշել, թե ով.

• ստեղծում է փաստաթուղթ – այն վերբեռնում է մատակարարի անձնական հաշվին.
• ստորագրում է փաստաթուղթը. Այս աշխատակիցներին անհրաժեշտ կլինի մուտքի և գաղտնաբառ՝ իրենց անձնական հաշիվը և էլեկտրոնային ստորագրության վկայականները մուտքագրելու համար.
• վերահսկում է կոնտրագենտի կողմից փաստաթղթի ստորագրումը.
• տպում է փաստաթուղթը և այն պահում թղթապանակում կամ պահպանում ընկերության սերվերում:

Այս ցանկը պետք է անընդհատ թարմացվի։ Աշխատողի հեռանալուն պես նրա էլեկտրոնային ստորագրությունը պետք է չեղյալ համարվի և տրվի նորանշանակ անձին։

Պատրաստեք և ներքին կանոնակարգում փաստաթղթավորեք փաստաթղթերի շարժման ժամանակացույց՝ ստեղծման պահից մինչև արխիվ ուղարկելը (տես. ).

Ինչպես պատրաստել ընկերության անձնակազմը էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման անցնելու համար

Որքան արագ և հաջողությամբ կանցնի ընկերությունը , կախված է աշխատողներից։ Որպեսզի թույլ չտան նրանց սաբոտաժի ենթարկել նախագիծը, կարևոր է ոչ թե ստիպել, այլ համոզել նրանց նորարարության առավելությունների մեջ:

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում իրականացնելիս ծախսերի զգալի կետը աշխատակիցների աշխատաժամանակի վճարումն է, որը նրանք կծախսեն նոր համակարգում աշխատելու վերապատրաստման և արտակարգ իրավիճակների լուծման վրա: Իրականացնել կենտրոնացված իրազեկման և վերապատրաստման աշխատանքներ՝ այդ ծախսերը նվազեցնելու համար:

Սկսեք բացատրել և վերապատրաստվել նախօրոք, երբ ղեկավարությունը որոշեց անցնել էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարմանը: Կազմակերպել շնորհանդես՝ բացատրելով աշխատանքի սկզբունքները ընկերության բոլոր անձնակազմի համար, ներառյալ այն աշխատակիցները, ովքեր չեն մասնակցում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարմանը:

Հատուկ ուշադրություն դարձրեք վերապատրաստման ստորագրողներին: Ստեղծեք նրանց համար հստակ և մանրամասն հրահանգներ, ցանկալի է՝ սքրինշոթներով՝ որ կայք գնալ, ինչ տեղեկատվություն և որտեղ մուտքագրել, ինչ կոճակներ սեղմել և որ պահին, ինչպես աշխատել ստորագրման վկայագրի հետ:

Հետևյալ փաստարկները կօգնեն աշխատակիցներին համոզել աջակցել էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման ներդրման նախագծին.

• Պաշտոնատար անձի պատասխանատվության աստիճանի առումով էլեկտրոնային ստորագրությունը չի տարբերվում ֆիզիկականից.
• Փաստաթղթերի էլեկտրոնային կառավարումը թույլ է տալիս արագ ստեղծել և մշակել փաստաթղթեր: Պետք չէ զանգահարել և պարզել, թե երբ է կոնտրագենտը ստորագրելու և ուղարկելու պահանջվող փաստաթուղթը.
• փաստաթղթերը չեն կորչի. Նրանց գտնելն ավելի հեշտ կլինի։

Ինչպես պլանավորել էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման ծախսերը

բաղկացած է հետևյալ մասերից.

1. Մատակարարի ծառայությունների արժեքը 10,000–20,000 ռուբլի է: տարեկան, կախված է սակագնային պլանից: Պարզեք դրանց գները և բյուջեն:

2. Էլեկտրոնային ստորագրության վկայականի արժեքը 1000–2000 ռուբլի է: տարեկան, կախված է սերտիֆիկատ արտադրողի սակագնային պլանից:

3. Աշխատակիցների աշխատավարձ՝ հավելավճար կամ այն ​​ժամանակի արժեքը, որը անձնակազմը կծախսի ոչ իրենց ուղղակի պարտականությունների վրա: Ծախսերը կախված են առաջադրանքների տևողությունից և աշխատողի մեկ ժամ աշխատանքի արժեքից:

Աշխատանքի հետևյալ տեսակները կլինեն աշխատատար՝ հանդիպումներ և հեռախոսազրույցներ կապալառուների հետ, ձեր ընկերության կապալառուների և աշխատակիցների համար ներկայացումների և հրահանգների պատրաստում, աշխատակիցների վերապատրաստում, արտակարգ իրավիճակների լուծում (տես. ) Պլանավորեք, թե որքան ժամանակ կպահանջվի:

Բյուջետեք ոչ միայն աշխատողների աշխատավարձերը, այլեւ նրանցից սոցիալական վճարները։

4. Ավտոմատացման արժեքը - կախված է այն խնդիրներից, որոնք ընկերությունը ցանկանում է լուծել, դրանց իրականացման բարդությունից և մշակողի աշխատանքի մեկ ժամի արժեքից:

Պատրաստված է նյութերից

Ներկայումս գործարար սուբյեկտների և ֆիզիկական անձանց միջև փաստաթղթերի փոխանակումն աստիճանաբար թղթայինից անցնում է էլեկտրոնայինի։ Փաստաթղթերի կառավարման էլեկտրոնային համակարգը մի շարք առավելություններ ունի պարզ թղթի նկատմամբ՝ խնայում է ժամանակը և բարձրացնում ընդունված որոշումների արդյունավետությունը: EDMS-ը կարող է կառուցվել ինչպես ընկերության ներսում, այնպես էլ տարբեր ընկերությունների միջև ինտերնետի միջոցով:

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումփաստաթղթերի էլեկտրոնային ձևով մշակման գործընթացների համակարգ է: Ժամանակակից հաշվապահական և կադրային ծրագրերի մեծ մասը կարող է ստեղծել էլեկտրոնային փաստաթղթեր օրենսդրական մակարդակով սահմանված ստանդարտ ձևաչափով: Բայց որպեսզի նման փաստաթուղթը իրավական կշիռ ունենա, այն պետք է ստորագրվի երկու կողմերի կողմից էլեկտրոնային ստորագրությամբ։

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի հոսքը կարելի է բաժանել երկու խոշոր տեսակի՝ փաստաթղթերի փոխանակում ընկերության ներսում կամ տարբեր ընկերությունների միջև կապի ուղիներով: Հնարավոր է միավորել այս երկու համակարգերը մեկ գլոբալ համակարգի մեջ:

Ընկերության ներսում փաստաթղթերի էլեկտրոնային կառավարման օգտագործումը պահանջում է անհրաժեշտ ծրագրային փաթեթի (EDW հարթակ), ինչպես նաև դրա շահագործման համար սարքավորումների (ցանցային սարքավորումներ, սերվեր և այլն) գնում:

Երկու ընկերությունների միջև փաստաթղթերի փոխանակման համար անհրաժեշտ է էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման օպերատոր: Այն երաշխավորում է հաղորդագրությունների առաքումը, վերահսկում է ուղարկված փաստաթղթերի ձևաչափը, պահանջում է տվյալների հետ աշխատանքի վավերացում էլեկտրոնային ստորագրությամբ և պահում է փաստաթղթերի արխիվ:

Ուշադրություն.Այդպիսի ծառայություններից է. Դրա միջոցով ստացված փաստաթղթերը իրավաբանորեն նշանակալից են, եթե դրանք նշում են փաստաթղթային հոսքի երկու կողմերի էլեկտրոնային ստորագրությունից:

EDI-ի առավելություններն ու թերությունները

Հիմնական առավելությունները

Փաստաթղթերի էլեկտրոնային կառավարումն անհերքելի առավելություններ ունի թղթի նկատմամբ.

• Գրասենյակային աշխատանքի պարզեցում - համակարգը թույլ չի տա ձեզ նույն համարը հատկացնել տարբեր փաստաթղթերի, քանի որ դա տեղի կունենա կարգով և ինքնաբերաբար.
• Հետևելով յուրաքանչյուր փաստաթղթի դիրքին. ցանկացած պահի կարող եք պարզել, թե կոնկրետ ով է աշխատում փաստաթղթի հետ: Աշխատակիցը չի կարողանա վնասել այն կամ կորցնել այն: Պատահաբար կամ միտումնավոր ջնջված փաստաթուղթը դեռ կարող է վերականգնվել.
• Փաստաթղթերի մշակման արագացում. եթե ընկերության ստորաբաժանումները ցրված են մի քանի շենքերում, ապա թղթային փաստաթուղթը պետք է անձամբ տեղափոխվի այնտեղ՝ հաստատման համար: EDI-ով պահանջվող փաստաթուղթը աշխատակցին է հասնում վայրկյանի մի մասում.
• Հարմարավետ աշխատանք տարբերակների հետ - խմբագրելիս համակարգը պահպանում է յուրաքանչյուր տարբերակ: Անհրաժեշտության դեպքում կարող եք հետևել, թե ով և երբ է փոփոխություններ կատարել փաստաթղթում.
• 24-ժամյա հեռահար մուտք. անհրաժեշտության դեպքում մուտքը դեպի EDF համակարգ կարելի է կազմակերպել ինտերնետի միջոցով աշխարհի ցանկացած համակարգչից: Աշխատակիցը կարող է փաստաթղթերով աշխատել գործուղման, արձակուրդի կամ հիվանդության արձակուրդում գտնվելու ժամանակ.
• Աշխատանքի պլանավորում - նշելով ստեղծման ամսաթիվը և կատարման ամսաթիվը, կարող եք պլանավորել մուտքային փաստաթղթերի կատարումը ըստ հերթի.
• Փաստաթղթերի որոնում - դուք կարող եք որոնել ընդհանուր փաստաթղթերի բազան՝ օգտագործելով հիմնաբառեր և արտահայտություններ.
• Խնայում է թուղթը - կարիք չկա տպել բոլոր փաստաթղթերը անհրաժեշտ քանակությամբ:

Հիմնական թերությունները

Չնայած ակնհայտ առավելություններին, EDI համակարգերն ունեն նաև թերություններ, որոնք կարող են խանգարել ընկերությանը դրանք իրականացնել:

Դրանք ներառում են.

• Համակարգը գնելու համար անհրաժեշտ է գումար ծախսել, որը, կախված օգտվողների թվից, կարող է կազմել մինչև 100 հազար ռուբլի;
• Գնումից հետո երկար ժամանակ է պահանջվում տեղադրման, ներդրման և վրիպազերծման համար;
• Անհրաժեշտ է վերապատրաստել բոլոր օգտատերերին, ովքեր ներգրավված կլինեն դրանում;
• Համակարգի անվտանգության ապահովում - օգտատերերի միջև մուտքի սահմանափակում, անհրաժեշտ էլեկտրոնային ստորագրությունների տրամադրում, արտաքին ներթափանցումից պաշտպանություն.
• Ընկերությունը պետք է աշխատակազմում ունենա ադմինիստրատոր, որը կվերահսկի համակարգի աշխատանքը, կկատարի սպասարկման գործողություններ և կլուծի օգտատերերի խնդիրները.
• Տեղեկատվությունը պաշտպանելու համար անհրաժեշտ է տվյալների բազան պատճենել փաստաթղթերով.
• Եթե ​​EDI-ն հասանելի չէ գործընկեր ընկերություններից, ապա անհրաժեշտ է ապահովել ինչպես էլեկտրոնային, այնպես էլ թղթային համակարգի առկայությունը:

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման գործառույթ

Փաստաթղթերի կառավարման ցանկացած համակարգ պետք է ապահովի բազմաթիվ գործողությունների կատարումը.

• Աշխատեք ցանկացած տեսակի փաստաթղթերի հետ՝ ստեղծել դրանք, կազմել, մշակել, գրանցել, վերահսկել դրանց կատարումը, համակարգել դրանք և այլն;
• Կազմակերպել փաստաթղթերի հոսքեր - որոշել ընկերության ներսում երթուղիները, սահմանափակել մուտքը առանձին օգտատերերի միջև, ապահովել մեկ փաստաթղթի հետ աշխատելու հնարավորություն միանգամից մի քանի մարդկանց համար.
• Կազմակերպել փաստաթղթերի արխիվ՝ դրանք որոնելու և պահելու հնարավորությամբ:

Ուշադրություն.Փաստաթղթերի էլեկտրոնային կառավարումը պետք է ապահովի փաստաթղթերի հետ աշխատելու նույն ունակությունը, ինչ ավանդական թուղթը:

Խոշոր զարգացած համակարգերը հնարավորություններ են տալիս.

• Բոլոր անցնող փաստաթղթերի գրանցում` մուտքային, ելքային, ներքին, դրանց հետագա վերահղումով դեպի կառավարիչ.
• Ապահովել ընկերության յուրաքանչյուր ստորաբաժանումում փաստաթղթերի հետ աշխատելու միասնական ընթացակարգ.
• Աշխատեք փաստաթղթի հետ ինչպես անհատական, այնպես էլ կոլեկտիվ;
• Փաստաթղթերի փոխանակում բաժինների և կոնկրետ աշխատակիցների միջև.
• Սահմանափակել մուտքը փաստաթղթեր;
• Օգտագործեք ստանդարտ ձևեր բոլոր փաստաթղթերի համար.
• Վերահսկել, որ հաստատումը, կատարումը և փաստաթղթի հետ այլ աշխատանքները կավարտվեն ժամանակին.
• Ստեղծել հաշվետվություններ՝ վերլուծական, վիճակագրական և այլն;
• Կազմակերպեք արխիվային պահեստավորում՝ օգտագործողի մուտքի ամսաթվի և ժամի գրանցմամբ:

Հնարավո՞ր է համատեղել թղթային փաստաթղթային հոսքը էլեկտրոնայինի հետ:

Կազմակերպությունում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարմանն անցնելուց հետո սկզբում դեռ հնարավոր չի լինի ամբողջությամբ հրաժարվել թղթային փաստաթղթերից:

Դա կարող է տեղի ունենալ մի քանի պատճառներով.

• Ոչ բոլոր գործընկերներն են օգտագործում EDI;
• Ձեռնարկությունն արդեն ունի արխիվում պահվող բազմաթիվ թղթային փաստաթղթեր։

Այնուամենայնիվ, էլեկտրոնային և թղթային փաստաթղթերի հետ աշխատելու մեջ կան հիմնարար տարբերություններ: Օրինակ, թղթային փաստաթուղթը պետք է տպվի և բերվի կառավարչի մոտ՝ ստորագրության, մինչդեռ էլեկտրոնային փաստաթուղթը պետք է ստորագրվի հենց համակարգում: Կոնտրագենտին ուղարկված թղթային հաշվապահական փաստաթղթերը կարող են կորցնել փոստով առաքման ընթացքում, մինչդեռ էլեկտրոնայինները հասնում են հասցեատիրոջը:

Երկու տեսակի փաստաթղթերի հետ աշխատելու հիմնական տարբերությունը դրանց պահպանումն է: Էլեկտրոնային փաստաթղթերն անմիջապես մտնում են համակարգ, որտեղ բոլոր օգտատերերը կարող են աշխատել դրանց հետ։ Թղթային փաստաթղթերի համար դեռ պետք է արխիվ կազմակերպվի, որտեղ դրանք կպահվեն կանոնավոր կերպով: Միաժամանակ, ընկերություն հասնելուց հետո թղթային փաստաթուղթը պետք է սկանավորվի, և այս սկանավորված պատճենը պետք է բեռնվի համակարգ՝ հետագա աշխատանքի համար։

Ուշադրություն.Այսպիսով, ընկերության ներսում աշխատանքը դեռ պետք է իրականացվի միայն էլեկտրոնային եղանակով։ Եթե ​​թղթային փաստաթուղթ է հասնում, այն տեսնում են միայն այն ստացողները կամ ստորագրողները: Միևնույն ժամանակ, էլեկտրոնային պատճենի հետ աշխատելը թույլ է տալիս պաշտպանել բնօրինակը գրեթե ցանկացած կորստից և թույլ է տալիս մի քանի օգտատերերի աշխատել դրա հետ միաժամանակ:

Ի՞նչ EDI ծրագրեր կան:

Շուկայում կան փաստաթղթերի կառավարման բազմաթիվ համակարգեր, որոնցից յուրաքանչյուրն ունի իր առավելություններն ու թերությունները: Ամենատարածված համակարգերը.

Էլեկտրոնային փաստաթղթի փոխազդեցությունը այլ ծրագրերի հետ

Իր տեղը զբաղեցնելով կազմակերպության էլեկտրոնային միջավայրում՝ EDI համակարգը պետք է շահագործման ընթացքում ազատորեն աջակցի իրենում արդեն գործող այլ բիզնես հավելվածներին։ Օրինակ՝ անհրաժեշտ է ազատորեն մշակել հաշվապահական փաստաթղթերը՝ հաշիվ-ապրանքագրեր, ակտեր, հաշիվ-ապրանքագրեր, լիազորագրեր և այլն։

Բացի այդ, էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգը պետք է հետևողականորեն աշխատի բոլորի հետ և գործի նույն տվյալներով։ Հետևաբար, անհրաժեշտ է, որ համակարգը կարողանա աջակցել էլեկտրոնային միջավայրում օգտագործվող դիրեկտորիաներին և կարողանա թարմացնել դրանցում առկա տվյալները:

Բացի այդ, անհրաժեշտ է հաշվի առնել արտաքին տվյալների հետ աշխատանքը՝ էլեկտրոնային փոստ, առևտրային հարթակներ և այլն:

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգ ընտրելիս պետք է ուշադրություն դարձնել ձեռնարկությունում առկա այլ գործիքների և տվյալների աղբյուրների հետ դրա փոխգործակցության հնարավորություններին: Սովորաբար, հանրաճանաչ և, հետևաբար, ակտիվորեն զարգացող համակարգերը ներառում են բազմաթիվ մոդուլներ ամենահայտնի ծրագրերի համար՝ 1C, Parus, Oracle և շատ ուրիշներ:

Օրինակ, էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման 1C ծրագիրը կարող է թույլ տալ Ձեզ ստեղծել, ստանալ և ուղարկել էլեկտրոնային հաշվապահական փաստաթղթեր անմիջապես դրանից՝ միաժամանակ հաստատելով դրանք որակավորված ստորագրությամբ: