ഇലക്ട്രോണിക് രേഖകളുടെ കൈമാറ്റത്തെക്കുറിച്ച് നിങ്ങൾ അറിയേണ്ടത്. ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റിലേക്ക് എങ്ങനെ മാറാം? എതിരാളികളുമായുള്ള ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റിലേക്കുള്ള മാറ്റം

ഇന്ന്, ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജുമെൻ്റ് നമ്മുടെ ജീവിതത്തിലേക്ക് ധൈര്യത്തോടെ പൊട്ടിത്തെറിക്കുന്നു, ഇന്ന് മിക്കവാറും എല്ലാ കമ്പനികളും ഇലക്ട്രോണിക് പ്രമാണങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുന്നു, ഇ-മെയിൽ, ഇലക്ട്രോണിക് പ്രഖ്യാപനങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുന്നു, പ്രത്യേകിച്ചും വാറ്റ് നികുതിക്ക് നിർബന്ധിത പ്രഖ്യാപനങ്ങൾ നിയമപ്രകാരം സ്ഥാപിച്ചിട്ടുള്ളതിനാൽ. ഒരാൾ ദൈനംദിന ജീവിതത്തിൽ ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് സിസ്റ്റങ്ങൾ മാറ്റി ഉപയോഗിക്കുകയും എല്ലാ റിപ്പോർട്ടിംഗും പ്രാഥമിക രേഖകളും ഇലക്ട്രോണിക് രൂപത്തിലേക്ക് പരിവർത്തനം ചെയ്യുകയും ചെയ്തു.

ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റിൻ്റെ ആശയവും ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റിൻ്റെ ഗുണങ്ങളും

ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റിന് അതിൻ്റെ ഗുണങ്ങളും ദോഷങ്ങളുമുണ്ട്.

മേശ
ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റിൻ്റെ ഗുണങ്ങളും ദോഷങ്ങളും

അതേ സമയം, ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് കൂടുതൽ കൂടുതൽ വികസിച്ചുകൊണ്ടിരിക്കുന്നു. കൂടാതെ ഇതിന് മുൻവ്യവസ്ഥകളും ഉണ്ട്.

ഒന്നാമതായി, നികുതി നിയമനിർമ്മാണത്തിൽ ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് നൽകിയിരിക്കുന്നു. ഉദാഹരണത്തിന്, ഇൻഷുറൻസ് പ്രീമിയങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ വ്യക്തിഗത ആദായനികുതി സംബന്ധിച്ച റിപ്പോർട്ടുകൾ സമർപ്പിക്കുമ്പോൾ, കമ്പനിക്ക് 25 ൽ കൂടുതൽ ജീവനക്കാരുണ്ടെങ്കിൽ അത് ഇലക്ട്രോണിക് ആയി സമർപ്പിക്കണം. ഇലക്ട്രോണിക് രൂപത്തിൽ റിപ്പോർട്ടുകൾ സമർപ്പിക്കുന്നത് ഇലക്ട്രോണിക് രൂപത്തിൽ ഒരു പ്രഖ്യാപനം സമർപ്പിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. കൂടാതെ, റിപ്പോർട്ടിംഗ് ഇലക്ട്രോണിക് ആയി സമർപ്പിക്കുകയാണെങ്കിൽ വിശദീകരണങ്ങളും 2017 ൽ ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റിൻ്റെ രൂപത്തിൽ നൽകേണ്ടതുണ്ട്.

രണ്ടാമതായി, അക്കൗണ്ടിംഗിൽ ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് സ്വീകരിച്ചു. നിയമം നമ്പർ 402-FZ "ഓൺ അക്കൌണ്ടിംഗ്" അനുസരിച്ച്, പ്രാഥമിക അക്കൌണ്ടിംഗ് ഡോക്യുമെൻ്റ് പേപ്പറിലും (അല്ലെങ്കിൽ) ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് സിഗ്നേച്ചർ ഉപയോഗിച്ച് ഒപ്പിട്ട ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് രേഖയുടെ രൂപത്തിലും വരച്ചിരിക്കുന്നു.
മൂന്നാമതായി, 2017 ൽ, ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജുമെൻ്റിന് നിയമ നടപടികളിൽ ഇതിലും വലിയ വികസനം ലഭിക്കും. അങ്ങനെ, കോടതി വിധികൾ ഇൻ്റർനെറ്റിൽ ഇലക്ട്രോണിക് ആയി പ്രസിദ്ധീകരിക്കുന്നത് പലരും ശീലിച്ചിരിക്കുന്നു. റഷ്യൻ ഫെഡറേഷൻ്റെ ആർബിട്രേഷൻ നടപടിക്രമ കോഡിൻ്റെ ആർട്ടിക്കിൾ 4 അനുസരിച്ച്, ക്ലെയിം, പ്രസ്താവന, പരാതി, അവതരണം, മറ്റ് രേഖകൾ എന്നിവയുടെ ഒരു പ്രസ്താവന കടലാസിലോ ഇലക്ട്രോണിക് രൂപത്തിലോ കോടതിയിൽ സമർപ്പിക്കാം, ഒപ്പിട്ട ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റിൻ്റെ രൂപത്തിൽ ഉൾപ്പെടെ. റഷ്യൻ ഫെഡറേഷൻ്റെ നിയമനിർമ്മാണം സ്ഥാപിച്ച രീതിയിൽ ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് ഒപ്പ്, ഇൻ്റർനെറ്റിൽ കോടതിയുടെ ഔദ്യോഗിക വെബ്സൈറ്റിൽ പോസ്റ്റ് ചെയ്ത ഫോം പൂരിപ്പിച്ച്. സിവിൽ പ്രക്രിയയിൽ സമാനമായ വ്യവസ്ഥകൾ സ്ഥാപിച്ചിട്ടുണ്ട്.

നാലാമതായി, ടെൻഡർ ഡോക്യുമെൻ്റേഷനിലും ഇലക്ട്രോണിക് ലേലത്തിലും ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റിൻ്റെ ഉപയോഗത്തിൻ്റെ കാര്യത്തിൽ ഇലക്ട്രോണിക് സാങ്കേതികവിദ്യകൾ നമ്മുടെ ജീവിതത്തിൻ്റെ അവിഭാജ്യ ഘടകമായി മാറിയിരിക്കുന്നു. 04/05/2013 നമ്പർ 44-FZ (07/03/2016 ന് ഭേദഗതി ചെയ്തതുപോലെ) ഫെഡറൽ നിയമത്തിൻ്റെ ആർട്ടിക്കിൾ അനുസരിച്ച്, "സംസ്ഥാന, മുനിസിപ്പൽ എന്നിവ നിറവേറ്റുന്നതിനുള്ള സാധനങ്ങൾ, പ്രവൃത്തികൾ, സേവനങ്ങൾ എന്നിവയുടെ സംഭരണ ​​മേഖലയിലെ കരാർ വ്യവസ്ഥയിൽ ആവശ്യങ്ങൾ," ഇലക്ട്രോണിക് രൂപത്തിലുള്ള ലേലം (ഇലക്‌ട്രോണിക് ലേലം) ഒരു ലേലമായി മനസ്സിലാക്കുന്നു, അതിൽ ഒരു ലേലത്തിൻ്റെ അറിയിപ്പും അതിനെക്കുറിച്ചുള്ള ഡോക്യുമെൻ്റേഷനും ഒരു ഏകീകൃതത്തിൽ പോസ്റ്റുചെയ്യുന്നതിലൂടെ സംഭരണത്തെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ ഉപഭോക്താവ് പരിധിയില്ലാത്ത ആളുകളെ അറിയിക്കുന്നു. വിവര സംവിധാനം, ഏകീകൃത ആവശ്യകതകൾ, അധിക ആവശ്യകതകൾ എന്നിവ സംഭരണ ​​പങ്കാളികൾക്ക് അവതരിപ്പിക്കുന്നു, അത്തരമൊരു ലേലത്തിൻ്റെ ഹോൾഡിംഗ് ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് പ്ലാറ്റ്‌ഫോമിൽ അതിൻ്റെ ഓപ്പറേറ്റർ ഉറപ്പാക്കുന്നു.

അഞ്ചാമത്തെ കാരണം, ഇന്ന് പല കമ്പനികളും വ്യത്യസ്ത പ്രദേശങ്ങളിൽ, വ്യത്യസ്ത നഗരങ്ങളിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്നു, അതിനാൽ ഫലപ്രദമായ ഒരു ബിസിനസ്സ് സംഘടിപ്പിക്കുന്നതിന് ഡോക്യുമെൻ്റ് ഫ്ലോ വേഗത്തിലാക്കുകയും കക്ഷികൾ തമ്മിലുള്ള ബന്ധം ലളിതമാക്കുകയും ചെയ്യേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. ഇക്കാര്യത്തിൽ, അവബോധപൂർവ്വം, പല കമ്പനികളും ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് അവതരിപ്പിക്കുന്നു.

ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് എങ്ങനെ അവതരിപ്പിക്കാം?

രണ്ടാം ഘട്ടത്തിൽ, പ്രമാണങ്ങൾ വരയ്ക്കുമ്പോൾ കമ്പനി ഏത് ഒപ്പ് ഉപയോഗിക്കുമെന്ന് നിങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുക്കേണ്ടതുണ്ട്.

ഒരു ലളിതമായ ഇലക്ട്രോണിക് സിഗ്നേച്ചർ എന്നത് ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് സിഗ്നേച്ചറാണ്, അത് കോഡുകൾ, പാസ്‌വേഡുകൾ അല്ലെങ്കിൽ മറ്റ് മാർഗ്ഗങ്ങൾ എന്നിവ ഉപയോഗിച്ച് ഒരു നിശ്ചിത വ്യക്തി ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് ഒപ്പ് രൂപീകരിച്ചതിൻ്റെ വസ്തുത സ്ഥിരീകരിക്കുന്നു.

യോഗ്യതയില്ലാത്ത ഇലക്ട്രോണിക് ഒപ്പ്ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് ഒപ്പ്:

1. ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് സിഗ്നേച്ചർ കീ ഉപയോഗിച്ച് വിവരങ്ങളുടെ ക്രിപ്റ്റോഗ്രാഫിക് പരിവർത്തനത്തിൻ്റെ ഫലമായി ലഭിച്ചത്;
2. ഇലക്ട്രോണിക് പ്രമാണത്തിൽ ഒപ്പിട്ട വ്യക്തിയെ തിരിച്ചറിയാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു;
3. ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് പ്രമാണം ഒപ്പിട്ടതിനുശേഷം അതിൽ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്തുന്നതിൻ്റെ വസ്തുത കണ്ടെത്താൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു;
4. ഇലക്ട്രോണിക് സിഗ്നേച്ചർ ടൂളുകൾ ഉപയോഗിച്ചാണ് സൃഷ്ടിച്ചത്.

1. ഇലക്ട്രോണിക് സിഗ്നേച്ചർ സ്ഥിരീകരണ കീ യോഗ്യതയുള്ള സർട്ടിഫിക്കറ്റിൽ വ്യക്തമാക്കിയിട്ടുണ്ട്;
2. ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് സിഗ്നേച്ചർ സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനും പരിശോധിക്കുന്നതിനും, ആവശ്യകതകൾ പാലിക്കുന്നുണ്ടെന്ന് സ്ഥിരീകരിക്കുന്ന ഇലക്ട്രോണിക് സിഗ്നേച്ചർ ടൂളുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നു (ഏപ്രിൽ 6, 2011 നമ്പർ 63-FZ ലെ ഫെഡറൽ നിയമത്തിൻ്റെ ആർട്ടിക്കിൾ 5 (ഡിസംബർ 30, 2015 ന് ഭേദഗതി ചെയ്തത്) “ഇലക്ട്രോണിക് ഓൺ ഒപ്പുകൾ.” എന്നിരുന്നാലും, സുരക്ഷാ ആവശ്യങ്ങൾക്കായി പല കേസുകളിലും രേഖകൾ ആവശ്യമാണ്, അത് ശക്തമായ യോഗ്യതയുള്ള ഒപ്പാണ്.

നാലാമത്തെ ഘട്ടത്തിൽ, ഒരു കരാർ അവസാനിപ്പിക്കുന്നതിനുള്ള രേഖകൾ നൽകേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്.

അഞ്ചാമത്തെ ഘട്ടം ഒരു സർട്ടിഫിക്കേഷൻ സെൻ്ററുമായി ഒരു കരാർ അവസാനിപ്പിക്കുകയാണ്. ഏപ്രിൽ 6, 2011 നമ്പർ 63-FZ (ഡിസംബർ 30, 2015 ന് ഭേദഗതി ചെയ്ത) ഫെഡറൽ നിയമത്തിലെ ആർട്ടിക്കിൾ 2 അനുസരിച്ച്, "ഇലക്ട്രോണിക് ഒപ്പുകളിൽ" ഒരു സർട്ടിഫിക്കേഷൻ സെൻ്റർ ഒരു നിയമപരമായ സ്ഥാപനം, വ്യക്തിഗത സംരംഭകൻ അല്ലെങ്കിൽ സംസ്ഥാന ബോഡി അല്ലെങ്കിൽ പ്രാദേശിക സർക്കാർ സ്ഥാപനമാണ്. അത് ഇലക്ട്രോണിക് സിഗ്നേച്ചറുകളുടെ പ്രധാന സർട്ടിഫിക്കറ്റ് പരിശോധനയും മറ്റ് പ്രവർത്തനങ്ങളും സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനും നൽകുന്നതിനുമുള്ള പ്രവർത്തനങ്ങൾ ചെയ്യുന്നു.

ആറാമത്തെ ഘട്ടം കമ്പനിയിൽ ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റിൻ്റെ ആമുഖമാണ്, ഇലക്ട്രോണിക് പ്രമാണങ്ങളുടെ ഒരു പ്രത്യേക കൈമാറ്റത്തിൻ്റെ ഓർഗനൈസേഷൻ. ഇടപാടിലെ കക്ഷികളുടെ പരസ്പര ഉടമ്പടി പ്രകാരമാണ് ഇൻവോയ്‌സുകൾ ഇലക്ട്രോണിക് രൂപത്തിലാക്കുന്നത്, കൂടാതെ അംഗീകൃത ഫോർമാറ്റിന് അനുസൃതമായി ഈ ഇൻവോയ്‌സുകൾ സ്വീകരിക്കാനും പ്രോസസ്സ് ചെയ്യാനും അവർക്ക് അനുയോജ്യമായ സാങ്കേതിക മാർഗങ്ങളും കഴിവുകളും ഉണ്ടെങ്കിൽ.

ഒരു സർട്ടിഫിക്കേഷൻ അതോറിറ്റിയുമായുള്ള കരാറിൽ എന്താണ് അടങ്ങിയിരിക്കേണ്ടത്?

ഒരു സർട്ടിഫിക്കേഷൻ സെൻ്ററുമായി ഒരു കരാർ അവസാനിപ്പിക്കുമ്പോൾ, കരാറിൻ്റെ വിഷയത്തിൽ ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്. റഷ്യൻ ഫെഡറേഷൻ്റെ സിവിൽ കോഡിൻ്റെ ആർട്ടിക്കിൾ 432 അനുസരിച്ച്, ഇത്തരത്തിലുള്ള കരാറുകൾക്ക് നിർബന്ധിത വ്യവസ്ഥകൾ ഇവയാണ്. കരാറിൻ്റെ എല്ലാ അവശ്യ വ്യവസ്ഥകളിലും ഉചിതമായ സന്ദർഭങ്ങളിൽ ആവശ്യമായ രൂപത്തിൽ കക്ഷികൾക്കിടയിൽ ഒരു കരാറിൽ എത്തിയാൽ ഒരു കരാർ അവസാനിച്ചതായി കണക്കാക്കുന്നു. അതായത്, കരാറിൻ്റെ വിഷയം കഴിയുന്നത്ര വ്യക്തമായി ഉച്ചരിക്കുന്നത് പ്രധാനമാണ്.

കരാറിൻ്റെ വിഷയം "ഇലക്‌ട്രോണിക് ഒപ്പുകളിൽ" എന്ന നിയമത്തിൽ നിന്ന് പിന്തുടരുന്നു.

സ്ഥിരീകരണ കേന്ദ്രം:

1. ഇലക്ട്രോണിക് സിഗ്നേച്ചർ സ്ഥിരീകരണ കീകൾക്കായി സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾ സൃഷ്ടിക്കുകയും അത്തരം സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾ നൽകുകയും ചെയ്യുന്നു;
2. ഇലക്ട്രോണിക് സിഗ്നേച്ചർ സ്ഥിരീകരണ കീ സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾക്ക് സാധുത കാലയളവ് സ്ഥാപിക്കുന്നു;
3. ഈ സർട്ടിഫിക്കേഷൻ കേന്ദ്രം നൽകുന്ന ഇലക്ട്രോണിക് സിഗ്നേച്ചർ വെരിഫിക്കേഷൻ കീ സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾ റദ്ദാക്കുന്നു;
4. അപേക്ഷകൻ്റെ അഭ്യർത്ഥന പ്രകാരം ഇലക്ട്രോണിക് സിഗ്നേച്ചർ മാർഗങ്ങൾ നൽകുന്നു;
5. ഈ സർട്ടിഫിക്കേഷൻ സെൻ്റർ ഇഷ്യൂ ചെയ്തതും അസാധുവാക്കിയതുമായ ഇലക്ട്രോണിക് സിഗ്നേച്ചർ വെരിഫിക്കേഷൻ കീ സർട്ടിഫിക്കറ്റുകളുടെ ഒരു രജിസ്റ്റർ സൂക്ഷിക്കുന്നു;
6. സർട്ടിഫിക്കറ്റുകളുടെ രജിസ്റ്റർ പരിപാലിക്കുന്നതിനുള്ള നടപടിക്രമം സ്ഥാപിക്കുന്നു;
7. അപേക്ഷകരുടെ അഭ്യർത്ഥനപ്രകാരം ഇലക്ട്രോണിക് സിഗ്നേച്ചർ കീകളും ഇലക്ട്രോണിക് സിഗ്നേച്ചർ വെരിഫിക്കേഷൻ കീകളും സൃഷ്ടിക്കുന്നു;
8. സർട്ടിഫിക്കറ്റ് രജിസ്ട്രിയിലെ ഇലക്ട്രോണിക് സിഗ്നേച്ചർ വെരിഫിക്കേഷൻ കീകളുടെ പ്രത്യേകത പരിശോധിക്കുന്നു;
9. ഇലക്ട്രോണിക് ഇടപെടലിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ അഭ്യർത്ഥനകളിൽ ഇലക്ട്രോണിക് ഒപ്പുകളുടെ പരിശോധന നടത്തുന്നു;
10. ഇലക്ട്രോണിക് സിഗ്നേച്ചറുകളുടെ ഉപയോഗവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട മറ്റ് പ്രവർത്തനങ്ങൾ നടത്തുന്നു.

1. സർട്ടിഫിക്കേഷൻ സെൻ്റർ സേവനങ്ങൾ നൽകുന്നതിനുള്ള കരാറിൽ നിന്ന് ഉണ്ടാകുന്ന ബാധ്യതകൾ നിറവേറ്റാത്തതോ അനുചിതമായതോ ആയ പൂർത്തീകരണം;
2. ചുമതലകൾ നിർവഹിക്കുന്നതിൽ പരാജയപ്പെടുകയോ അനുചിതമായ പ്രകടനം നടത്തുകയോ ചെയ്യുക (04/06/2011 നമ്പർ 63-FZ ലെ ഫെഡറൽ നിയമത്തിലെ ആർട്ടിക്കിൾ 13 ലെ ക്ലോസ് 3 (12/30/2015 ന് ഭേദഗതി ചെയ്തതുപോലെ) "ഇലക്ട്രോണിക് സിഗ്നേച്ചറിൽ").

ഒരു കമ്പനിക്കുള്ളിൽ ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് ഫ്ലോ എങ്ങനെ സംഘടിപ്പിക്കാം?

കരട് ഇലക്ട്രോണിക് രേഖകളുടെ തയ്യാറാക്കലും നിർവ്വഹണവും അംഗീകാരവും കടലാസിൽ സമാനമായ രേഖകൾക്കായി സ്ഥാപിച്ച ഓഫീസ് ജോലിയുടെ പൊതു നിയമങ്ങൾക്കനുസൃതമായി നടപ്പിലാക്കുന്നു. ഒരു മുദ്ര നിർബന്ധിത വിശദാംശം അല്ലാത്തതിനാൽ, ഒരു മുദ്ര ഇംപ്രഷൻ ഒഴികെ, ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റിൽ സമാനമായ ഒരു പ്രമാണത്തിനായി പേപ്പറിൽ സ്ഥാപിച്ചിട്ടുള്ള എല്ലാ വിശദാംശങ്ങളും ഉണ്ടായിരിക്കണം. കമ്പനിക്കുള്ളിൽ, ഇലക്ട്രോണിക് ഡിജിറ്റൽ സിഗ്നേച്ചർ ഉപയോഗിക്കാത്ത ഇലക്ട്രോണിക് പ്രമാണങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് പ്രവർത്തനങ്ങൾ സ്ഥിരീകരിക്കാൻ രീതികൾ ഉപയോഗിക്കാം. ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് ഡിജിറ്റൽ സിഗ്നേച്ചർ ഇല്ലാതെ നിയന്ത്രണത്തിനായി പ്രമാണങ്ങൾ സമർപ്പിക്കാവുന്നതാണ്.

നിങ്ങളുടെ കൌണ്ടർപാർട്ടികളുമായി ഡോക്യുമെൻ്റ് ഫ്ലോ ഓർഗനൈസ് ചെയ്യണമെങ്കിൽ, കൌണ്ടർപാർട്ടിയുമായുള്ള കരാറിൽ ഉചിതമായ വ്യവസ്ഥകൾ നിങ്ങൾ ഉൾപ്പെടുത്തേണ്ടതുണ്ട്.

രേഖകൾ ജനറേറ്റ് ചെയ്യുകയും ഒപ്പിടുകയും ചെയ്യുന്നത് ഇലക്ട്രോണിക് രീതിയിലാണ്. ഉപയോഗിക്കുന്ന ഇലക്ട്രോണിക് ഡിജിറ്റൽ സിഗ്നേച്ചർ ടൂളുകൾ നിർദ്ദിഷ്ട രീതിയിൽ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തിയിരിക്കണം.

അധികാരികളുമായി ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് ഫ്ലോ സംഘടിപ്പിക്കുക എന്നതാണ് ഏറ്റവും എളുപ്പമുള്ള മാർഗം, ഉദാഹരണത്തിന്, നികുതി സേവനവുമായി. ഇത് ചെയ്യുന്നതിന്, നിങ്ങൾ ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് ഒപ്പ് നേടുകയും ഒരു സർട്ടിഫിക്കേഷൻ സെൻ്ററുമായി ഒരു കരാറിൽ ഏർപ്പെടുകയും വേണം. മിക്കപ്പോഴും, നികുതിദായകർ നികുതി അതോറിറ്റിക്ക് പ്രഖ്യാപനങ്ങളും വിശദീകരണങ്ങളും ഇൻവോയ്സുകളും നൽകുന്നു. "ഫീഡ്ബാക്ക്" എന്ന നിലയിൽ, 2015 ഏപ്രിൽ 15 ലെ റഷ്യയിലെ ഫെഡറൽ ടാക്സ് സർവീസ് ഓർഡർ അനുസരിച്ച് നികുതി അധികാരികൾ രേഖകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നു. എംഎംവി-7-2 /149@ നികുതി നിയമനിർമ്മാണവും ഫീസും നിയന്ത്രിക്കുന്ന ബന്ധങ്ങളിൽ, ടെലികമ്മ്യൂണിക്കേഷൻ ചാനലുകൾ വഴി ഇലക്ട്രോണിക് രൂപത്തിൽ, ഫെബ്രുവരി 17, 2011 ലെ ഫെഡറൽ ടാക്സ് സർവീസ് ഓർഡറിലെ ചില വ്യവസ്ഥകൾ അസാധുവായി അംഗീകരിക്കുമ്പോൾ, നികുതി അധികാരികൾ. /169@."

അത്തരം പ്രമാണങ്ങളിൽ ഇവ ഉൾപ്പെടുന്നു:

1. വിശദീകരണങ്ങൾ നൽകുന്നതിനുള്ള ആവശ്യകതകൾ;
2. നിയന്ത്രിത വിദേശ കമ്പനികളുടെ അറിയിപ്പുകൾ;
3. നികുതിദായകനെ വിളിക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ചുള്ള അറിയിപ്പുകൾ (ഫീസ് പേയർ, ടാക്സ് ഏജൻ്റ്);
4. നികുതി നോട്ടീസ്;
5. ഒരു ബാങ്കിലെ നികുതിദായകൻ്റെ (ഫീസ് പേയർ, ടാക്സ് ഏജൻ്റ്) അക്കൗണ്ടുകളിലെ ഇടപാടുകൾ താൽക്കാലികമായി നിർത്തിവയ്ക്കാനുള്ള തീരുമാനങ്ങളും അവൻ്റെ ഇലക്ട്രോണിക് ഫണ്ടുകളുടെ കൈമാറ്റങ്ങളും;
6. ബാങ്കിലെ നികുതിദായകൻ്റെ (ഫീസ് പേയർ, ടാക്സ് ഏജൻ്റ്) അക്കൗണ്ടുകളിലെ ഇടപാടുകളുടെ സസ്പെൻഷൻ റദ്ദാക്കാനുള്ള തീരുമാനങ്ങളും അവൻ്റെ ഇലക്ട്രോണിക് ഫണ്ടുകളുടെ കൈമാറ്റങ്ങളും;
7. ഒരു ഓൺ-സൈറ്റ് ടാക്സ് ഓഡിറ്റ് നടത്താനുള്ള തീരുമാനങ്ങൾ;
8. മറ്റ് രേഖകൾ.

ഇലക്ട്രോണിക് പ്രമാണങ്ങളുടെ സംഭരണം എങ്ങനെ സംഘടിപ്പിക്കാം?

രേഖകൾ എങ്ങനെ സൂക്ഷിക്കണം?

ആദ്യം, ഒരു പ്രത്യേക ഓർഗനൈസേഷനായി കാര്യങ്ങളുടെ ഒരു ലിസ്റ്റ് തയ്യാറാക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. കമ്പനിയെയും പ്രവർത്തന മേഖലയെയും ആശ്രയിച്ച് കേസുകളുടെ ശ്രേണി വ്യത്യാസപ്പെടും.

എക്സിക്യൂട്ട് ചെയ്ത ഡോക്യുമെൻ്റുകളെ കേസുകളായി ഗ്രൂപ്പുചെയ്യാനും വ്യവസ്ഥാപിതമാക്കാനും കേസുകൾ രേഖപ്പെടുത്താനും അവയുടെ സംഭരണ ​​കാലയളവുകൾ നിർണ്ണയിക്കാനും പ്രമാണങ്ങൾക്കായി തിരയാനും കേസുകളുടെ നാമകരണം ഉപയോഗിക്കുന്നു. ഫയലുകളുടെ നാമകരണം സ്ഥിരവും താത്കാലികവുമായ (10 വർഷത്തിലധികം) സംഭരണത്തിൻ്റെ ഇൻവെൻ്ററികൾ കംപൈൽ ചെയ്യുന്നതിനും താൽക്കാലിക (10 വർഷം വരെ ഉൾപ്പെടെ) സംഭരണം രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനും അടിസ്ഥാനമാണ്.

രണ്ടാമതായി, കേസുകൾ രൂപപ്പെടുത്തേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. ഇത് ചെയ്യുന്നതിന്, ഇലക്ട്രോണിക് ആയി സൂക്ഷിക്കുന്ന രേഖകളുടെ മൂല്യം പരിശോധിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. വ്യക്തിഗത ഡോക്യുമെൻ്റുകൾക്കായി റെഗുലേറ്ററി സ്റ്റോറേജ് കാലയളവുകൾ ഉണ്ടെന്ന് ഞങ്ങൾ നിങ്ങളെ ഓർമ്മിപ്പിക്കാം. ഉദാഹരണത്തിന്, അക്കൌണ്ടിംഗ് ഡോക്യുമെൻ്റുകൾ 5 വർഷത്തേക്ക് സൂക്ഷിച്ചിരിക്കുന്നു, നികുതി രേഖകൾ 4 വർഷത്തേക്ക്.

മൂന്നാമത്, ഫയൽ നാമകരണത്തിൽ ഡാറ്റ ഇലക്ട്രോണിക് ആയി സംഭരിച്ചിട്ടുണ്ടെന്ന് അടയാളപ്പെടുത്തേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. ഉദാഹരണത്തിന്, "ജോലി സമയ ഷെഡ്യൂളുകൾ. ഇലക്ട്രോണിക് പ്രമാണങ്ങൾ".

നാലാമത്തെ, നിങ്ങൾ പ്രമാണങ്ങൾ ആർക്കൈവ് ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്.

ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് ഫയൽ സംഭരിക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, അത് ഇനിപ്പറയുന്നവ ചെയ്യണം:
- ഇലക്ട്രോണിക് സിസ്റ്റത്തിൽ നിന്ന് ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുക (ഏതെങ്കിലും പ്രത്യേക സോഫ്റ്റ്വെയർ ഉൽപ്പന്നത്തിലാണ് പ്രമാണം സൃഷ്ടിച്ചതെങ്കിൽ);
- അനുയോജ്യമായ ഫോർമാറ്റിൽ സംരക്ഷിച്ച് സാധ്യമായ മാറ്റങ്ങളിൽ നിന്ന് സംരക്ഷിക്കുക;
- ഒരു സ്റ്റോറേജ് മീഡിയത്തിലേക്ക് എഴുതുക.

ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റുകൾ സംഭരിക്കുന്നതിനും ആർക്കൈവ് ചെയ്യുന്നതിനുമുള്ള പൊതുവായി അംഗീകരിക്കപ്പെട്ട ഫോർമാറ്റ് PDF/A ആണ്. ഇത് സാധാരണ PDF ൽ നിന്ന് വേർതിരിക്കേണ്ടതാണ്, ഓരോ അപ്‌ഡേറ്റിലും ഫയലുകൾക്കൊപ്പം പ്രവർത്തിക്കാനുള്ള പുതിയ അവസരങ്ങൾ ദൃശ്യമാകും. PDF/A മറ്റെന്തെങ്കിലും വേണ്ടി രൂപകൽപ്പന ചെയ്‌തിരിക്കുന്നു: ഇത് ഇലക്ട്രോണിക് പ്രമാണങ്ങളുടെ ദീർഘകാല ആർക്കൈവൽ സംഭരണത്തിനുള്ള ഒരു ഫോർമാറ്റാണ്.

അഞ്ചാം പടിസാധനങ്ങളുടെ ഒരുക്കമാണ്. ഇലക്ട്രോണിക് പ്രമാണങ്ങളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് സൃഷ്ടിച്ച എല്ലാ ഇലക്ട്രോണിക് ഫയലുകളും ഇൻവെൻ്ററിയിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു. എന്നിരുന്നാലും, പേപ്പർ ഫയലുകൾ സൃഷ്ടിക്കുമ്പോൾ സൂചിപ്പിക്കുന്ന ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണത്തിന് പകരം, ഇലക്ട്രോണിക് പ്രമാണങ്ങളുടെ അളവ് സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു.

ഇൻവെൻ്ററി ഫോർമാറ്റ് ഇതുപോലെയാകാം:

ചില സന്ദർഭങ്ങളിൽ, രേഖകൾ നശിപ്പിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. ഉദാഹരണത്തിന്, ഔദ്യോഗിക കുറിപ്പുകൾ വളരെക്കാലം സൂക്ഷിച്ചിരിക്കുന്നു, സംഭരണ ​​കാലയളവ് കാലഹരണപ്പെട്ടു, അവ നശിപ്പിക്കേണ്ടതുണ്ട്. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, രേഖകളുടെ മൂല്യത്തിൻ്റെ ഒരു പരിശോധന നടത്തുന്നു. അത്തരമൊരു പരിശോധന ഒരു പ്രത്യേക കമ്മീഷൻ നടത്താം. പരീക്ഷയുടെ ഫലത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കി, നാശത്തിനായി രേഖകൾ അനുവദിക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു നിയമം തയ്യാറാക്കുന്നു. അത്തരമൊരു പ്രവർത്തനത്തിൻ്റെ രൂപം കമ്പനി സ്വതന്ത്രമായി വികസിപ്പിച്ചെടുക്കുന്നു. ആക്ടിനെ അടിസ്ഥാനമാക്കി, ഡിസ്കുകളോ മറ്റ് സ്റ്റോറേജ് മീഡിയയോ നശിപ്പിക്കപ്പെടുന്നു.

ഉപസംഹാരമായി, തീർച്ചയായും, ഭാവി ഇലക്ട്രോണിക് രേഖകളുടേതാണ് എന്നത് ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടതാണ്. എന്നിരുന്നാലും, ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് ഫ്ലോ ശരിയായി സംഘടിപ്പിക്കേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്. ഒരു വകുപ്പിലെയോ വകുപ്പിലെയോ ഒരു ജോലിസ്ഥലം മാത്രം ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് ഫ്ലോയുമായി ബന്ധിപ്പിച്ചിരിക്കുമ്പോൾ, മിക്ക രേഖകളും ഇപ്പോഴും കടലാസിൽ സൂക്ഷിക്കുമ്പോൾ, ഡോക്യുമെൻ്റ് ഫ്ലോയുടെ തെറ്റായ ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ പ്രശ്നങ്ങൾ പല കമ്പനികളും അഭിമുഖീകരിക്കുന്നു. അതിനാൽ, ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് സംബന്ധിച്ച എല്ലാ പ്രശ്നങ്ങളും സിസ്റ്റം നടപ്പിലാക്കുന്ന ഘട്ടത്തിൽ "കടപ്പുറത്ത്" പരിഹരിക്കപ്പെടണം.

നവംബർ അവസാനം, ഇലക്ട്രോണിക് നിയമപരമായി പ്രാധാന്യമുള്ള പ്രമാണങ്ങൾ കൈമാറ്റം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള സിസ്റ്റത്തിൻ്റെ സ്രഷ്‌ടാക്കൾ “അക്കൗണ്ടിംഗ് ഓൺലൈൻ” പോർട്ടലിൽ ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജുമെൻ്റിനെക്കുറിച്ച് ഒരു മത്സരം നടത്തി. പങ്കെടുത്ത നാനൂറ് പേരിൽ ഒരാൾക്കും മത്സരത്തിലെ 15 ചോദ്യങ്ങൾക്കും ശരിയായ ഉത്തരം നൽകാൻ കഴിഞ്ഞില്ല. മത്സരത്തിൻ്റെ സംഘാടകർ ലഭിച്ച എല്ലാ പ്രതികരണങ്ങളും വിശകലനം ചെയ്തു, ഇപ്പോൾ അക്കൗണ്ടൻ്റുമാർക്ക് ഏറ്റവും ബുദ്ധിമുട്ടുകൾ സൃഷ്ടിച്ച പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കാൻ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു.

ആമുഖ വിവരങ്ങൾ

ഈ വർഷം മെയ് മാസത്തിൽ ഇലക്ട്രോണിക് ഇൻവോയ്സുകളുടെ കൈമാറ്റം സാധ്യമായതിനുശേഷം, പല വലിയ റഷ്യൻ കമ്പനികളും ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റിലേക്ക് (ഇഡിഎഫ്) പരിവർത്തനം ആരംഭിച്ചു. അതനുസരിച്ച്, ബിസിനസ്സ് നേതാക്കളുമായി സഹകരിക്കാനുള്ള അവസരം ലഭിക്കുന്നതിന്, അവരുടെ സാധ്യതയുള്ള എതിരാളികൾ EDI നിയന്ത്രിക്കുന്ന നിയന്ത്രണ ചട്ടക്കൂട് നാവിഗേറ്റ് ചെയ്യണം. ഇലക്ട്രോണിക് രേഖകളുടെ കൈമാറ്റത്തിനുള്ള നിയമങ്ങൾ പഠിക്കുമ്പോൾ ഉണ്ടാകുന്ന സങ്കീർണ്ണമായ പ്രശ്നങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ ഇന്ന് ഞങ്ങൾ അക്കൗണ്ടൻ്റുമാരെ സഹായിക്കും.

ഇലക്ട്രോണിക് ഇൻവോയ്സുകളുടെ ഉൽപ്പാദനവും ഇഷ്യൂവും

ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് ഇൻവോയ്സ് എങ്ങനെ അയയ്ക്കാം എന്ന ചോദ്യത്തിന് ഉത്തരം നൽകുമ്പോൾ ഏറ്റവും വലിയ ബുദ്ധിമുട്ടുകൾ ഉണ്ടാകുന്നു. അങ്ങനെ, മത്സരത്തിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരിൽ 80% പേരും ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് ഇൻവോയ്സ് ഇമെയിൽ വഴി കൌണ്ടർപാർട്ടിക്ക് അയയ്ക്കാൻ കഴിയുമെന്ന് വിശ്വസിക്കുന്നു. എന്നിരുന്നാലും, അങ്ങനെയല്ല.

ഇലക്ട്രോണിക് പ്രമാണങ്ങളുടെ സംഭരണം

മത്സരത്തിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരിൽ പകുതിയോളം പേർ ഇപ്പോഴും ഇലക്ട്രോണിക് പ്രമാണങ്ങൾ സൂക്ഷിക്കുന്നതിന്, അവ അച്ചടിക്കേണ്ടതുണ്ടെന്ന് വിശ്വസിക്കുന്നു. എന്നിരുന്നാലും, ആർക്കൈവൽ അഫയേഴ്‌സ് സംബന്ധിച്ച ഫെഡറൽ നിയമം പ്രസ്താവിക്കുന്നു: “ഒരു ആർക്കൈവൽ ഡോക്യുമെൻ്റ് അതിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്ന വിവരങ്ങളുള്ള ഒരു മൂർത്തമായ മാധ്യമമാണ്, അതിൽ അത് തിരിച്ചറിയാൻ അനുവദിക്കുന്ന വിശദാംശങ്ങളുണ്ട്, കൂടാതെ നിർദ്ദിഷ്ട മാധ്യമത്തിൻ്റെയും വിവരങ്ങളുടെയും പ്രാധാന്യം കാരണം സംഭരണത്തിന് വിധേയമാണ്. പൗരന്മാരും സമൂഹവും ഭരണകൂടവും." അതിനാൽ, ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് പ്രമാണത്തിൻ്റെ പേപ്പർ പകർപ്പ് സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനും പേപ്പർ രൂപത്തിൽ പ്രമാണം സൂക്ഷിക്കുന്നതിനും നിർബന്ധിത ആവശ്യകത നിയമനിർമ്മാണം നൽകുന്നില്ല.

ഇലക്ട്രോണിക് ഇൻവോയ്സുകൾ കൈമാറ്റം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള നടപടിക്രമം

ഇലക്ട്രോണിക് ഇൻവോയ്‌സുകൾ കൈമാറ്റം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള പ്രായോഗിക നടപടിക്രമം വളരെ കുറച്ച് ചോദ്യങ്ങൾ മാത്രമേ ഉന്നയിക്കുന്നുള്ളൂ. നടപടിക്രമം ഒരു പ്രത്യേക രേഖയിൽ (ഏപ്രിൽ 25, 2011 നമ്പർ 50n തീയതിയിലെ റഷ്യയുടെ ധനകാര്യ മന്ത്രാലയത്തിൻ്റെ ഉത്തരവ്) നിശ്ചയിച്ചിട്ടുള്ളതും അവ്യക്തമായ വ്യാഖ്യാനങ്ങൾ ഒഴിവാക്കുന്നതും ഒരുപക്ഷേ ഇത് വിശദീകരിക്കുന്നു. ഇൻവോയ്‌സുകളിലെ പിശകുകൾ എങ്ങനെ ശരിയാക്കാം, ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് ലഭിച്ച തീയതിയായി കണക്കാക്കുന്നത്, ഒരു മാനേജരുടെ അല്ലെങ്കിൽ ഓർഡർ പ്രകാരം അധികാരപ്പെടുത്തിയ മറ്റൊരു വ്യക്തിയുടെ ഇലക്ട്രോണിക് ഒപ്പ് ഉപയോഗിച്ച് മാത്രം ഇലക്ട്രോണിക് ഇൻവോയ്‌സിൽ ഒപ്പിടാൻ കഴിയുമോ എന്നതിനെക്കുറിച്ചുള്ള ചോദ്യങ്ങൾക്ക്, 49%, 54% പേരും 63% പേരും ശരിയായി ഉത്തരം നൽകി. മത്സരത്തിൽ പങ്കെടുത്തവർ.

ഇലക്ട്രോണിക് പ്രമാണങ്ങൾക്കായുള്ള ഫോർമാറ്റുകൾ

പങ്കെടുക്കുന്നവരിൽ പകുതിയിലധികം പേർക്കും (58%) ഫെഡറൽ ടാക്സ് സേവനം ഇതിനകം തന്നെ നിർബന്ധിതമോ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നതോ ആയ XML ഫോർമാറ്റുകൾ വികസിപ്പിച്ചെടുത്ത പ്രമാണങ്ങൾ അറിയാം. റഷ്യയിലെ ഫെഡറൽ ടാക്സ് സർവീസ് 03/05/12 നമ്പർ ММВ-7-6/138@ എന്ന ഉത്തരവിലൂടെ, ഒരു ഇൻവോയ്സിനും, ഒരു ക്രമീകരണ ഇൻവോയ്സിനും, സ്വീകരിച്ചതും നൽകിയതുമായ ഇൻവോയ്സുകളുടെ ഒരു ലോഗ്, നിർബന്ധിത ഫോർമാറ്റുകൾ അംഗീകരിച്ചതായി നമുക്ക് ഓർക്കാം. വാങ്ങലുകളുടെയും വിൽപ്പനയുടെയും പുസ്തകങ്ങൾ, കൂടാതെ ഈ പുസ്തകങ്ങളുടെ അധിക ഷീറ്റുകൾക്കായി ("" കാണുക). മാർച്ച് 21, 2012 നമ്പർ ММВ-7-6/172@ റഷ്യയിലെ ഫെഡറൽ ടാക്സ് സർവീസിൻ്റെ ഓർഡർ, TORG-12 ഫോമിലെ ചരക്ക് കുറിപ്പിനായി ശുപാർശ ചെയ്ത ഫോർമാറ്റുകളും ജോലിയുടെ (സേവനങ്ങൾ) സ്വീകാര്യത സർട്ടിഫിക്കറ്റും അംഗീകരിച്ചു (കാണുക. ""). അത്തരം ഫോർമാറ്റുകളിൽ സമർപ്പിച്ച രേഖകൾ കൌണ്ടർപാർട്ടിയിൽ നിന്ന് ലഭിച്ച ഫോമിൽ സ്ഥിരീകരണത്തിനായി ഫെഡറൽ ടാക്സ് സേവനത്തിലേക്ക് അയയ്ക്കാനാകുമെന്നത് ശ്രദ്ധിക്കുക. അതായത്, പ്രമാണത്തെ സ്കാൻ ചെയ്ത ചിത്രമാക്കി മാറ്റാതെ.

ഇൻവോയ്സ് ജേണലും പർച്ചേസ് ലെഡ്ജറും

പങ്കെടുക്കുന്നവരിൽ 94%, 74% എന്നിവർക്ക് ഇലക്ട്രോണിക് പ്രമാണങ്ങളുടെ സാന്നിധ്യത്തിൽ ഒരു വാങ്ങൽ പുസ്തകവും ഇൻവോയ്സ് ജേണലുകളും എങ്ങനെ സൂക്ഷിക്കാമെന്ന് അറിയാം. വാങ്ങൽ പുസ്തകത്തിൻ്റെ രൂപവും അതിൻ്റെ അറ്റകുറ്റപ്പണികൾക്കുള്ള നിയമങ്ങളും അനുബന്ധം നമ്പർ 4 മുതൽ റെസല്യൂഷൻ നമ്പർ 1137 വരെ സജ്ജീകരിച്ചിരിക്കുന്നു, കൂടാതെ സ്വീകരിച്ചതും നൽകിയതുമായ ഇൻവോയ്സുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനുള്ള ജേണലിൻ്റെ രൂപവും അതിൻ്റെ പരിപാലനത്തിനുള്ള നിയമങ്ങളും അനുബന്ധ നമ്പർ 3-ൽ ഉണ്ട്. അതേ പ്രമേയത്തിലേക്ക്.

അനുബന്ധം നമ്പർ 4 ൻ്റെ ഖണ്ഡിക 2 അനുസരിച്ച്, പേപ്പറിലും ഇലക്ട്രോണിക് രൂപത്തിലും ലഭിച്ച ഇൻവോയ്സുകൾ വാങ്ങൽ പുസ്തകത്തിൽ ഒരു ഏകീകൃത രീതിയിൽ രജിസ്ട്രേഷന് വിധേയമാണ്. അനുബന്ധം നമ്പർ 3 ൻ്റെ ഖണ്ഡിക 3 അനുസരിച്ച്, പേപ്പറിലോ ഇലക്‌ട്രോണിക് രൂപത്തിലോ വരച്ച ഇൻവോയ്‌സുകൾ ഇഷ്യൂ ചെയ്ത തീയതി അനുസരിച്ച് അക്കൗണ്ടിംഗ് ജേണലിൻ്റെ ഭാഗം 1 ൽ കാലക്രമത്തിൽ രജിസ്റ്റർ ചെയ്തിട്ടുണ്ട്. ലഭിച്ച ഇൻവോയ്‌സുകൾ, പേപ്പറും ഇലക്‌ട്രോണിക്‌സും, അവ ലഭിച്ച തീയതി പ്രകാരം ജേണലിൻ്റെ ഭാഗം 2 ൽ ലിസ്‌റ്റ് ചെയ്‌തിരിക്കുന്നു. അതേ സമയം, ജേണലിൻ്റെ രൂപവും അത് പൂരിപ്പിക്കുന്നതിനുള്ള നിയമങ്ങളും അനുസരിച്ച്, ഒരു ഇൻവോയ്സ് നൽകുന്ന രീതി കോളം 3 ലെ മൂല്യത്താൽ സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു: മൂല്യം 1 കടലാസിൽ പ്രമാണം തയ്യാറാക്കുന്നതിനെ സൂചിപ്പിക്കുന്നു, മൂല്യം 2 സൂചിപ്പിക്കുന്നു. ഇലക്ട്രോണിക് രൂപത്തിൽ തയ്യാറാക്കൽ.

ഇലക്ട്രോണിക് പ്രമാണങ്ങൾ അയയ്ക്കുന്നതിനുള്ള സിസ്റ്റത്തിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്നു

പ്രായോഗികമായി ഇലക്ട്രോണിക് പ്രമാണങ്ങളുമായി പ്രവർത്തിക്കുന്നത് സിദ്ധാന്തത്തേക്കാൾ വളരെ എളുപ്പമായി മാറുന്നു. ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റിനെ നിയന്ത്രിക്കുന്ന നിയമനിർമ്മാണത്തിൽ സങ്കീർണ്ണതകൾ ധാരാളമുണ്ടെങ്കിലും, മിക്ക വിവാദപരമായ സൈദ്ധാന്തിക പ്രശ്നങ്ങളും പരിഹരിക്കപ്പെടുകയും തലത്തിൽ യാന്ത്രികമാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. അതിനാൽ, EDF ഓപ്പറേറ്റർമാരുടെ സിസ്റ്റങ്ങളിൽ, ഇലക്ട്രോണിക് പ്രമാണങ്ങളുടെ വിശദാംശങ്ങളുടെ ശരിയായ പൂരിപ്പിക്കൽ, എല്ലാ സാങ്കേതിക പ്രമാണങ്ങളുടെയും രൂപീകരണം എന്നിവയിൽ നിയന്ത്രണം യാന്ത്രികമായി നടപ്പിലാക്കുന്നു, കൂടാതെ ഒരു ഇൻവോയ്സ് ശരിയാക്കുന്നതിനുള്ള നടപടിക്രമം, ഒറ്റനോട്ടത്തിൽ, സമാനമായതിൽ നിന്ന് വ്യത്യസ്തമല്ല. ഒരു പേപ്പർ പ്രമാണം ഉപയോഗിച്ചുള്ള പ്രവർത്തനങ്ങൾ. മിക്കവാറും, ഇഡിഐ സിസ്റ്റത്തിൽ ജോലി ചെയ്യുന്നതിനുള്ള പ്രായോഗിക ജോലികൾ പൂർത്തിയാക്കുന്നത് എളുപ്പമാണെന്ന് സർവേയിൽ പങ്കെടുത്തവർ കണ്ടെത്തിയത് അതുകൊണ്ടാണ്. പങ്കെടുക്കുന്നവരിൽ 75% ത്തിലധികം പേരും അത്തരം ജോലികൾ പൂർത്തിയാക്കി.

"" മത്സരത്തിൻ്റെ ഫലങ്ങളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി ഇലക്ട്രോണിക് രൂപത്തിൽ "ഡയഡോക്ക്" ലെ നിയമപരമായി പ്രാധാന്യമുള്ള രേഖകൾ കൈമാറ്റം ചെയ്യുന്നതിനായി സിസ്റ്റത്തിൻ്റെ സ്പെഷ്യലിസ്റ്റുകളാണ് മെറ്റീരിയൽ തയ്യാറാക്കിയത്.

ഒരു കമ്പനി ഇലക്‌ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്‌മെൻ്റിലേക്ക് മാറാൻ പദ്ധതിയിടുകയാണെങ്കിൽ, ഞങ്ങളുടെ ശുപാർശകൾ ഒരു ആക്ഷൻ പ്ലാൻ സൃഷ്ടിക്കാൻ നിങ്ങളെ സഹായിക്കും. കരാറുകാരുമായി എങ്ങനെ ചർച്ച നടത്താമെന്നും ഒരു ദാതാവിനെ തിരഞ്ഞെടുക്കാമെന്നും ജോലിയിലെ മാറ്റങ്ങൾക്കായി ജീവനക്കാരെ എങ്ങനെ തയ്യാറാക്കാമെന്നും അവർ നിങ്ങളോട് പറയും.

ഒരു കമ്പനി കൌണ്ടർപാർട്ടികൾക്കൊപ്പം ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റിലേക്ക് (ഇഡിഎഫ്) മാറാൻ പോകുകയാണെങ്കിൽ, ഏത് രേഖകൾ ഇലക്ട്രോണിക് ആയി കൈമാറാൻ കഴിയുമെന്ന് മുൻകൂട്ടി വിലയിരുത്തുക. പദ്ധതിയുടെ സ്കെയിൽ, അതിനുള്ള വർക്ക് പ്ലാൻ, തൊഴിൽ ചെലവുകൾ, കമ്പനിയുടെ ചെലവുകൾ എന്നിവ ഇതിനെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു.

കരാറുകാരുമായി ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജുമെൻ്റിലേക്കുള്ള പരിവർത്തനത്തിനായി ഒരു വർക്ക് പ്ലാൻ എങ്ങനെ തയ്യാറാക്കാം

ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജുമെൻ്റിലേക്കുള്ള കമ്പനിയുടെ പരിവർത്തനത്തെക്കുറിച്ചുള്ള പ്രവർത്തനങ്ങൾ ബ്ലോക്കുകളായി വിഭജിക്കുക:

• സംഘടനാപരമായ കാര്യങ്ങൾ;
• എതിർകക്ഷികൾ;
• പ്രമാണത്തിൻ്റെ ഒഴുക്ക്;
• ജീവനക്കാർ;
• ദാതാവ്;
• ബജറ്റ്.

ഓരോ ബ്ലോക്കിലും ഏതൊക്കെ ജോലികൾ പൂർത്തിയാക്കുമെന്ന് ലിസ്റ്റ് ചെയ്യുക (കാണുക.

). ആവശ്യമെങ്കിൽ പട്ടിക ക്രമീകരിക്കുക. ഒരു കമ്പനിക്ക് ഓട്ടോമേഷൻ ആവശ്യമില്ലെന്ന് നമുക്ക് അനുമാനിക്കാം: കമ്പനിയുടെ അക്കൗണ്ടിംഗ് സംവിധാനത്തിലൂടെ ഡോക്യുമെൻ്റ് രജിസ്ട്രേഷൻ്റെ നില ട്രാക്കുചെയ്യുന്നത് സൗകര്യപ്രദമാണ്, പക്ഷേ ഡോക്യുമെൻ്റ് ഫ്ലോയുടെ അളവ് വലുതല്ലെങ്കിൽ, ഓട്ടോമേഷൻ്റെ ചെലവ് നൽകില്ല.

മുകളിലുള്ള ഘട്ടങ്ങൾ ഏത് ക്രമത്തിലാണ് ചെയ്യേണ്ടതെന്ന് സ്വയം തീരുമാനിക്കുക. ചില ജോലികൾ ഒരേസമയം നിർവഹിക്കാൻ കഴിയും, ഉദാഹരണത്തിന്, ജീവനക്കാർക്കായി അവതരണ സാമഗ്രികൾ വികസിപ്പിക്കുകയും കരാറുകാരുമായി ചർച്ച നടത്തുകയും ചെയ്യുക.

ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റിലേക്കുള്ള പരിവർത്തനത്തെക്കുറിച്ച് കൌണ്ടർപാർട്ടികളുമായി എങ്ങനെ ചർച്ച നടത്താം

കമ്പനിയുടെ എതിരാളികളെ നാല് ഗ്രൂപ്പുകളായി തിരിക്കുക. ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജുമെൻ്റിലേക്കുള്ള പരിവർത്തനം അംഗീകരിക്കുന്നതിന് ഓരോ ഗ്രൂപ്പും ഒരു പ്രത്യേക സമീപനം സ്വീകരിക്കേണ്ടതുണ്ട്. എല്ലാ കൌണ്ടർപാർട്ടികളും സമ്മതിക്കില്ല, നിങ്ങൾ അവരുമായി പേപ്പർ രേഖകൾ കൈമാറുന്നത് തുടരുകയോ സഹകരണം അവസാനിപ്പിക്കുകയോ ചെയ്യേണ്ടിവരും.

ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് ഉപയോഗിക്കുന്ന കാര്യമായ എതിർകക്ഷികൾ.അത്തരം കമ്പനികൾ ഇതിനകം തന്നെ അവരുടെ ദാതാക്കളുമായി പ്രവർത്തിക്കുന്നു, ഒരുപക്ഷേ നിങ്ങളുടെ കമ്പനി സഹകരിക്കാൻ ഉദ്ദേശിക്കുന്ന ഓർഗനൈസേഷനുമൊത്ത് അല്ല. ഈ ഗ്രൂപ്പിൽ നിന്നുള്ള കൌണ്ടർപാർട്ടികളെ നിങ്ങൾക്ക് ഇനിപ്പറയുന്ന രീതിയിൽ കൈകാര്യം ചെയ്യാം:

1. വാങ്ങുന്നയാൾ (വിതരണക്കാരൻ) സഹകരിക്കുന്ന ദാതാവുമായി ഒരു കരാറിൽ ഏർപ്പെടുന്നത് ഉചിതമാണോ എന്ന് പരിഗണിക്കുക.

2. നിങ്ങളുടെ കമ്പനി ഉദ്ദേശിക്കുന്ന ദാതാവും എതിർകക്ഷിയുടെ ദാതാവും തമ്മിൽ റോമിംഗ് ഉണ്ടോ എന്ന് കണ്ടെത്തുക.

3. നിങ്ങളുടെ കമ്പനി തിരഞ്ഞെടുത്ത ദാതാവുമായി ഒരു കരാറിൽ ഏർപ്പെടാൻ കൌണ്ടർപാർട്ടിയെ ക്ഷണിക്കുക.

ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് ഉപയോഗിക്കാത്ത കാര്യമായ എതിർകക്ഷികൾ.വാങ്ങുന്നയാൾ (വിതരണക്കാരൻ) ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് ഉപയോഗിക്കാൻ വിസമ്മതിക്കുകയും അവനുമായി സഹകരിക്കുന്നത് നിർത്തുന്നത് കമ്പനിക്ക് ലാഭകരമല്ലെങ്കിൽ, ഒരു സാഹചര്യം അനുസരിച്ച് തുടരുക:

1. അത്തരം ഒരു കൌണ്ടർപാർട്ടിയോടൊപ്പം ഉപയോഗിക്കുക .

2. ഒരു അപ്പോയിൻ്റ്മെൻ്റ് നടത്തുകയും ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് ഉപയോഗിക്കുന്നതിന് അവരെ ബോധ്യപ്പെടുത്താൻ ശ്രമിക്കുകയും ചെയ്യുക.

സാധ്യമായ പോരായ്മകളോട് നിങ്ങൾ സഹിഷ്ണുത പുലർത്തുമെന്നും നിങ്ങളുടെ കമ്പനിയുമായി പ്രവർത്തിക്കുന്നതിൽ ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് ഫ്ലോ സ്ഥാപിക്കാൻ സഹായിക്കുമെന്നും വാഗ്ദാനം ചെയ്യുക.

ചെറുത്ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് ഉപയോഗിക്കുന്ന എതിർകക്ഷികൾ.കാര്യമായ കൌണ്ടർപാർട്ടികളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട അതേ ഓപ്ഷനുകൾ ഈ വാങ്ങുന്നവരുടെയും വിതരണക്കാരുടെയും ഗ്രൂപ്പിനും പ്രയോഗിക്കാവുന്നതാണ്. എന്നാൽ അധിക സമയം പാഴാക്കാതിരിക്കാൻ കത്തിടപാടുകളുടെ രൂപത്തിൽ ചർച്ചകൾ നടത്തുന്നത് ഉചിതമാണ്. ഒരു കരാറിലെത്താൻ കഴിയുന്നില്ലെങ്കിൽ, സഹകരണം നിരസിക്കുന്നത് എളുപ്പമായിരിക്കും.

ചെറുത്ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് ഉപയോഗിക്കാത്ത കൌണ്ടർപാർട്ടികൾ.വാങ്ങുന്നയാൾ (വിതരണക്കാരൻ) കമ്പനിയുടെ പ്രധാന പങ്കാളികളിൽ ഒരാളല്ലെങ്കിൽ, നിങ്ങൾക്ക് സൗകര്യപ്രദമായ ഒരു ദാതാവിനൊപ്പം ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് ഉപയോഗിക്കാൻ അവനെ പ്രേരിപ്പിക്കാൻ ശ്രമിക്കുക. ഓപ്ഷനുകൾ:

1. ഉദാഹരണത്തിന്, പുതിയ പാദത്തിൻ്റെ തുടക്കം മുതൽ, നിങ്ങളുടെ കമ്പനി ഇലക്ട്രോണിക് രൂപത്തിൽ മാത്രമേ പ്രമാണങ്ങൾ സ്വീകരിക്കുകയും അയയ്‌ക്കുകയും ചെയ്യുന്നുള്ളൂ എന്ന് പ്രഖ്യാപിക്കുക.

2. കൌണ്ടർപാർട്ടി നഷ്ടപ്പെട്ടാൽ ഒരു കമ്മീഷൻ എടുക്കുക തനിപ്പകർപ്പുകൾ അയച്ചു; സമയപരിധിക്ക് ശേഷം യഥാർത്ഥ രേഖകൾ സമർപ്പിച്ചാൽ നന്നായിരിക്കും. കൃത്യസമയത്ത് പേപ്പറുകൾ കൈമാറാത്ത വാങ്ങുന്നവർ (വിതരണക്കാർ) സംബന്ധിച്ച് അത്തരം നടപടികൾ പ്രയോഗിക്കുക.

പേപ്പർ പ്രമാണങ്ങൾ കൈമാറുന്ന ചെറിയ കമ്പനികൾക്ക്, വ്യക്തമായ അവതരണം തയ്യാറാക്കുന്നത് മൂല്യവത്താണ്. ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റിൻ്റെ സൂക്ഷ്മതകൾ കൌണ്ടർപാർട്ടികൾ മനസ്സിലാക്കിയാൽ, അവരുടെ ജോലി നടപടിക്രമം മാറ്റാൻ അവരെ ബോധ്യപ്പെടുത്തുന്നത് എളുപ്പമായിരിക്കും. കമ്പനിയുടെ എല്ലാ ചെറുകിട വാങ്ങലുകാരുമായും വിതരണക്കാരുമായും കൂടിക്കാഴ്ച സാധ്യമല്ല, അതിനാൽ അവതരണം ബോധ്യപ്പെടുത്തും.

ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് പ്രൊവൈഡറെ എങ്ങനെ തിരഞ്ഞെടുക്കാം

ഒരു കമ്പനിക്ക് നിരവധി കൌണ്ടർപാർട്ടികൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ, മിക്കവാറും അത് നിരവധി ദാതാക്കളുമായി പ്രവർത്തിക്കേണ്ടി വരും. രണ്ടാമത്തേതിൻ്റെ എണ്ണം കുറയ്ക്കാൻ ശ്രമിക്കുക.

ദാതാക്കളെ തിരഞ്ഞെടുക്കുക:

• കമ്പനിയുടെ കൌണ്ടർപാർട്ടികൾ ആരുമായി ഇതിനകം പ്രവർത്തിക്കുന്നു, ആർക്കൊക്കെ നിങ്ങൾക്ക് ഗണ്യമായ ഇടപാടുകൾ കൈമാറാൻ കഴിയും;
• പരമാവധി റോമിംഗ് ഉള്ളവ;
• കമ്പനിയുടെ സിഗ്നേച്ചർ സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾ (എന്തെങ്കിലും ഉണ്ടെങ്കിൽ) ഉപയോഗിക്കാം.

വില ഘടകം കണക്കിലെടുക്കേണ്ടതില്ല. ദാതാവിന് നിങ്ങളുടെ കൌണ്ടർപാർട്ടികളുടെ ദാതാക്കളുമായി റോമിംഗ് ഇല്ലെങ്കിൽ, അതിൻ്റെ സേവനങ്ങൾ വിലകുറഞ്ഞതാണെങ്കിലും അത് അനുയോജ്യമല്ല.

കമ്പനിയുടെ ഡോക്യുമെൻ്റ് ഫ്ലോ എങ്ങനെ ഔപചാരികമാക്കാം

ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റിലേക്ക് മാറുന്നതിന് മുമ്പ്, നിങ്ങൾ കമ്പനി പ്രമാണങ്ങളുടെ ചലനം ഔപചാരികമാക്കേണ്ടതുണ്ട്. ആവശ്യാനുസരണം രചിക്കുക അല്ലെങ്കിൽ ക്രമീകരിക്കുക:

1. കൌണ്ടർപാർട്ടികളുമായി പ്രവർത്തിക്കുമ്പോൾ കമ്പനി ഉപയോഗിക്കുന്ന രേഖകളുടെ ലിസ്റ്റ്.

2. പ്രമാണ പ്രവാഹത്തിൽ ഉൾപ്പെട്ട ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെ നിലവിലെ ലിസ്റ്റ്. ആരാണെന്ന് ദയവായി സൂചിപ്പിക്കുക:

• ഒരു പ്രമാണം സൃഷ്ടിക്കുന്നു - ദാതാവിൻ്റെ സ്വകാര്യ അക്കൗണ്ടിലേക്ക് അത് അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യുന്നു;
• പ്രമാണത്തിൽ ഒപ്പിടുന്നു. ഈ ജീവനക്കാർക്ക് അവരുടെ സ്വകാര്യ അക്കൗണ്ടും ഇലക്ട്രോണിക് സിഗ്നേച്ചർ സർട്ടിഫിക്കറ്റുകളും നൽകുന്നതിന് ഒരു ലോഗിൻ, പാസ്‌വേഡ് ആവശ്യമാണ്;
• കൌണ്ടർപാർട്ടി പ്രമാണത്തിൽ ഒപ്പിടുന്നത് നിയന്ത്രിക്കുന്നു;
• പ്രമാണം പ്രിൻ്റ് ചെയ്‌ത് ഒരു ഫോൾഡറിൽ ഫയൽ ചെയ്യുന്നു അല്ലെങ്കിൽ കമ്പനി സെർവറിൽ സംരക്ഷിക്കുന്നു.

ഈ ലിസ്റ്റ് നിരന്തരം അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യണം. ഒരു ജീവനക്കാരൻ പോയാലുടൻ, അവൻ്റെ ഇലക്ട്രോണിക് സിഗ്നേച്ചർ റദ്ദാക്കുകയും പുതുതായി നിയമിതനായ വ്യക്തിക്ക് നൽകുകയും വേണം.

സൃഷ്‌ടിച്ച നിമിഷം മുതൽ ആർക്കൈവിലേക്ക് അയയ്‌ക്കുന്നത് വരെയുള്ള പ്രമാണങ്ങളുടെ ചലനത്തിനായി ഒരു ഷെഡ്യൂൾ തയ്യാറാക്കി ആന്തരിക നിയന്ത്രണങ്ങളിൽ രേഖപ്പെടുത്തുക (കാണുക. ).

ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റിലേക്കുള്ള പരിവർത്തനത്തിനായി കമ്പനി ഉദ്യോഗസ്ഥരെ എങ്ങനെ തയ്യാറാക്കാം

എത്ര വേഗത്തിലും വിജയകരമായും കമ്പനി മാറും , ജീവനക്കാരെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. പദ്ധതി അട്ടിമറിക്കുന്നതിൽ നിന്ന് അവരെ തടയുന്നതിന്, നിർബന്ധിക്കുകയല്ല, നവീകരണത്തിൻ്റെ നേട്ടങ്ങളെക്കുറിച്ച് അവരെ ബോധ്യപ്പെടുത്തേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്.

ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജുമെൻ്റ് നടപ്പിലാക്കുമ്പോൾ ഒരു പ്രധാന ചെലവ് ഇനം ജീവനക്കാരുടെ ജോലി സമയത്തിനുള്ള പേയ്‌മെൻ്റാണ്, അത് പുതിയ സംവിധാനത്തിൽ പ്രവർത്തിക്കാനുള്ള പരിശീലനത്തിനും അടിയന്തിര സാഹചര്യങ്ങൾ പരിഹരിക്കുന്നതിനും അവർ ചെലവഴിക്കും. ഈ ചെലവുകൾ കുറയ്ക്കുന്നതിന് കേന്ദ്രീകൃത വ്യാപനവും പരിശീലന ശ്രമങ്ങളും നടത്തുക.

മുൻകൂട്ടി വിശദീകരിക്കാനും പരിശീലനം നൽകാനും ആരംഭിക്കുക - ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്‌മെൻ്റിലേക്ക് മാറാൻ മാനേജ്‌മെൻ്റ് തീരുമാനിച്ചപ്പോൾ. ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റിൽ പങ്കെടുക്കാത്ത ജീവനക്കാർ ഉൾപ്പെടെ എല്ലാ കമ്പനി ഉദ്യോഗസ്ഥർക്കും ജോലിയുടെ തത്വങ്ങൾ വിശദീകരിക്കുന്ന ഒരു അവതരണം സംഘടിപ്പിക്കുക.

പരിശീലന ഒപ്പിട്ടവർക്ക് പ്രത്യേക ശ്രദ്ധ നൽകുക. അവർക്കായി വ്യക്തവും വിശദവുമായ നിർദ്ദേശങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കുക, വെയിലത്ത് സ്ക്രീൻഷോട്ടുകൾ ഉപയോഗിച്ച്: ഏത് സൈറ്റിലേക്ക് പോകണം, എന്ത് വിവരങ്ങൾ നൽകണം, എവിടെ നൽകണം, ഏത് ബട്ടണുകൾ അമർത്തണം, ഏത് നിമിഷത്തിൽ, സൈനിംഗ് സർട്ടിഫിക്കറ്റ് ഉപയോഗിച്ച് എങ്ങനെ പ്രവർത്തിക്കണം.

ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് അവതരിപ്പിക്കുന്നതിനുള്ള പദ്ധതിയെ പിന്തുണയ്ക്കാൻ ജീവനക്കാരെ ബോധ്യപ്പെടുത്താൻ ഇനിപ്പറയുന്ന വാദങ്ങൾ സഹായിക്കും:

• ഒരു ഉദ്യോഗസ്ഥൻ്റെ ഉത്തരവാദിത്തത്തിൻ്റെ തലത്തിൽ, ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് ഒപ്പ് ഭൗതികമായ ഒന്നിൽ നിന്ന് വ്യത്യസ്തമല്ല;
• ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് പ്രമാണങ്ങൾ വേഗത്തിൽ സൃഷ്ടിക്കാനും പ്രോസസ്സ് ചെയ്യാനും നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു. കൌണ്ടർപാർട്ടി ഒപ്പിട്ട് ആവശ്യമായ പ്രമാണം എപ്പോൾ അയയ്ക്കുമെന്ന് നിങ്ങൾ വിളിച്ച് കണ്ടെത്തേണ്ടതില്ല;
• രേഖകൾ നഷ്ടപ്പെടില്ല. അവരെ കണ്ടെത്തുന്നത് എളുപ്പമായിരിക്കും.

ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് നടപ്പിലാക്കുന്നതിനുള്ള ചെലവുകൾ എങ്ങനെ ആസൂത്രണം ചെയ്യാം

ഇനിപ്പറയുന്ന ഭാഗങ്ങൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്നു:

1. ദാതാവിൻ്റെ സേവനങ്ങളുടെ വില 10,000-20,000 റുബിളാണ്. പ്രതിവർഷം, താരിഫ് പ്ലാനിനെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. അവയുടെ വിലയും ബജറ്റും കണ്ടെത്തുക.

2. ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് സിഗ്നേച്ചർ സർട്ടിഫിക്കറ്റിൻ്റെ വില 1000-2000 റുബിളാണ്. പ്രതിവർഷം, സർട്ടിഫിക്കറ്റ് നിർമ്മാതാവിൻ്റെ താരിഫ് പ്ലാനിനെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു.

3. ജീവനക്കാരുടെ ശമ്പളം - അധിക പേയ്‌മെൻ്റ് അല്ലെങ്കിൽ ജീവനക്കാർ അവരുടെ നേരിട്ടുള്ള ഡ്യൂട്ടികളിൽ ചെലവഴിക്കാത്ത സമയത്തിൻ്റെ ചിലവ്. ചെലവുകൾ ജോലിയുടെ ദൈർഘ്യത്തെയും ഒരു മണിക്കൂർ ജീവനക്കാരുടെ ജോലിയുടെ വിലയെയും ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു.

ഇനിപ്പറയുന്ന തരത്തിലുള്ള ജോലികൾ അധ്വാനം-ഇൻ്റൻസീവ് ആയിരിക്കും: കോൺട്രാക്ടർമാരുമായുള്ള മീറ്റിംഗുകളും ടെലിഫോൺ സംഭാഷണങ്ങളും, നിങ്ങളുടെ കമ്പനിയിലെ കരാറുകാർക്കും ജീവനക്കാർക്കും അവതരണങ്ങളും നിർദ്ദേശങ്ങളും തയ്യാറാക്കൽ, ജീവനക്കാരെ പരിശീലിപ്പിക്കൽ, അടിയന്തിര സാഹചര്യങ്ങൾ പരിഹരിക്കൽ (കാണുക. ). എത്ര സമയമെടുക്കുമെന്ന് പ്ലാൻ ചെയ്യുക.

ബജറ്റ് ജീവനക്കാരുടെ ശമ്പളം മാത്രമല്ല, അവരിൽ നിന്നുള്ള സാമൂഹിക സംഭാവനകളും.

4. ഓട്ടോമേഷൻ്റെ ചെലവ് - കമ്പനി പരിഹരിക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന ടാസ്ക്കുകൾ, അവ നടപ്പിലാക്കുന്നതിൻ്റെ സങ്കീർണ്ണത, ഒരു മണിക്കൂർ ഡവലപ്പർ ജോലിയുടെ ചിലവ് എന്നിവയെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു.

മെറ്റീരിയലുകളിൽ നിന്ന് തയ്യാറാക്കിയത്

നിലവിൽ, ബിസിനസ് സ്ഥാപനങ്ങളും വ്യക്തികളും തമ്മിലുള്ള രേഖകളുടെ കൈമാറ്റം ക്രമേണ പേപ്പറിൽ നിന്ന് ഇലക്ട്രോണിക് ആയി മാറുകയാണ്. ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് സിസ്റ്റത്തിന് ലളിതമായ പേപ്പറിനേക്കാൾ ധാരാളം ഗുണങ്ങളുണ്ട് - ഇത് സമയം ലാഭിക്കുകയും തീരുമാനങ്ങളുടെ കാര്യക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. EDMS ഒരു കമ്പനിക്കുള്ളിലും വിവിധ കമ്പനികൾക്കിടയിലും ഇൻ്റർനെറ്റ് വഴി നിർമ്മിക്കാൻ കഴിയും.

ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ്ഇലക്ട്രോണിക് രൂപത്തിൽ പ്രമാണങ്ങൾ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ഒരു പ്രക്രിയയാണ്. മിക്ക ആധുനിക അക്കൌണ്ടിംഗ്, പേഴ്സണൽ പ്രോഗ്രാമുകൾക്കും നിയമനിർമ്മാണ തലത്തിൽ സ്ഥാപിച്ചിട്ടുള്ള ഒരു സ്റ്റാൻഡേർഡ് ഫോർമാറ്റിൽ ഇലക്ട്രോണിക് പ്രമാണങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കാൻ കഴിയും. എന്നാൽ അത്തരമൊരു രേഖയ്ക്ക് നിയമപരമായ ഭാരം ഉണ്ടായിരിക്കണമെങ്കിൽ, ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് ഒപ്പ് ഉപയോഗിച്ച് രണ്ട് കക്ഷികളും ഒപ്പിടണം.

ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് ഫ്ലോയെ രണ്ട് വലിയ തരങ്ങളായി തിരിക്കാം - ഒരു കമ്പനിക്കുള്ളിൽ അല്ലെങ്കിൽ ആശയവിനിമയ ചാനലുകൾ വഴി വിവിധ കമ്പനികൾക്കിടയിൽ പ്രമാണങ്ങളുടെ കൈമാറ്റം. ഈ രണ്ട് സംവിധാനങ്ങളും ഒരു ആഗോള ഒന്നായി സംയോജിപ്പിക്കാൻ കഴിയും.

ഒരു കമ്പനിക്കുള്ളിൽ ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് ഉപയോഗിക്കുന്നതിന് ആവശ്യമായ സോഫ്റ്റ്വെയർ പാക്കേജ് (EDW പ്ലാറ്റ്ഫോം), അതുപോലെ തന്നെ അതിൻ്റെ പ്രവർത്തനത്തിനുള്ള ഉപകരണങ്ങൾ (നെറ്റ്വർക്ക് ഉപകരണങ്ങൾ, സെർവർ മുതലായവ) വാങ്ങേണ്ടതുണ്ട്.

രണ്ട് കമ്പനികൾക്കിടയിൽ രേഖകൾ കൈമാറുന്നതിന്, ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് ഓപ്പറേറ്റർ ആവശ്യമാണ്. ഇത് സന്ദേശങ്ങളുടെ ഡെലിവറി ഉറപ്പ് നൽകുന്നു, അയച്ച പ്രമാണങ്ങളുടെ ഫോർമാറ്റ് നിയന്ത്രിക്കുന്നു, ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് സിഗ്നേച്ചർ ഉള്ള ഡാറ്റ ഉപയോഗിച്ച് ജോലിയുടെ സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ആവശ്യമാണ്, കൂടാതെ പ്രമാണങ്ങളുടെ ഒരു ആർക്കൈവ് സംഭരിക്കുന്നു.

ശ്രദ്ധ!അത്തരം സേവനങ്ങളിൽ ഒന്നാണ്. ഡോക്യുമെൻ്റ് ഫ്ലോയുടെ ഇരുവശത്തുമുള്ള ഇലക്ട്രോണിക് സിഗ്നേച്ചറിൽ നിന്ന് ഒരു അടയാളം വഹിക്കുന്നുണ്ടെങ്കിൽ അതിലൂടെ ലഭിക്കുന്ന രേഖകൾക്ക് നിയമപരമായി പ്രാധാന്യമുണ്ട്.

EDI യുടെ ഗുണങ്ങളും ദോഷങ്ങളും

പ്രധാന നേട്ടങ്ങൾ

ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റിന് പേപ്പറിനേക്കാൾ നിഷേധിക്കാനാവാത്ത ഗുണങ്ങളുണ്ട്:

• ഓഫീസ് ജോലികൾ സുഗമമാക്കുന്നു - വ്യത്യസ്ത പ്രമാണങ്ങളിലേക്ക് ഒരേ നമ്പർ നൽകാൻ സിസ്റ്റം നിങ്ങളെ അനുവദിക്കില്ല, കാരണം ഇത് ക്രമത്തിലും യാന്ത്രികമായും സംഭവിക്കും;
• ഓരോ ഡോക്യുമെൻ്റിൻ്റെയും സ്ഥാനം ട്രാക്കുചെയ്യുന്നു - ഏത് സമയത്തും ആരാണ് കൃത്യമായി ഡോക്യുമെൻ്റുമായി പ്രവർത്തിക്കുന്നതെന്ന് നിങ്ങൾക്ക് കണ്ടെത്താനാകും. ഒരു ജീവനക്കാരന് അത് കേടുവരുത്താനോ നഷ്ടപ്പെടാനോ കഴിയില്ല. ആകസ്മികമായി അല്ലെങ്കിൽ ഉദ്ദേശ്യത്തോടെ ഇല്ലാതാക്കിയ ഒരു പ്രമാണം ഇപ്പോഴും പുനഃസ്ഥാപിക്കാൻ കഴിയും;
• ഡോക്യുമെൻ്റ് പ്രോസസ്സിംഗ് വേഗത്തിലാക്കുന്നു - കമ്പനി വകുപ്പുകൾ നിരവധി കെട്ടിടങ്ങളിൽ ചിതറിക്കിടക്കുകയാണെങ്കിൽ, അംഗീകാരത്തിനായി പേപ്പർ ഡോക്യുമെൻ്റ് വ്യക്തിപരമായി അവിടെ കൊണ്ടുപോകണം. EDI ഉപയോഗിച്ച്, ആവശ്യമായ രേഖ ഒരു സെക്കൻ്റിൻ്റെ ഒരു അംശത്തിനുള്ളിൽ ജീവനക്കാരന് എത്തുന്നു;
• പതിപ്പുകൾക്കൊപ്പം സൗകര്യപ്രദമായ ജോലി - എഡിറ്റുചെയ്യുമ്പോൾ, സിസ്റ്റം ഓരോ പതിപ്പും സംരക്ഷിക്കുന്നു. ആവശ്യമെങ്കിൽ, ഡോക്യുമെൻ്റിൽ ആരാണ് മാറ്റങ്ങൾ വരുത്തിയതെന്നും എപ്പോഴാണെന്നും നിങ്ങൾക്ക് ട്രാക്ക് ചെയ്യാം;
• 24-മണിക്കൂർ വിദൂര ആക്സസ് - ആവശ്യമെങ്കിൽ, ലോകത്തിലെ ഏത് കമ്പ്യൂട്ടറിൽ നിന്നും ഇൻ്റർനെറ്റ് വഴി EDF സിസ്റ്റത്തിലേക്കുള്ള ആക്സസ് സംഘടിപ്പിക്കാം. ഒരു ബിസിനസ്സ് യാത്രയിലോ അവധിയിലോ അസുഖ അവധിയിലോ ഒരു ജീവനക്കാരന് രേഖകളുമായി പ്രവർത്തിക്കാൻ കഴിയും;
• വർക്ക് ആസൂത്രണം - സൃഷ്ടിക്കൽ തീയതിയും നിർവ്വഹണ തീയതിയും വ്യക്തമാക്കുന്നതിലൂടെ, ക്യൂ അനുസരിച്ച് ഇൻകമിംഗ് പ്രമാണങ്ങളുടെ നിർവ്വഹണം നിങ്ങൾക്ക് ആസൂത്രണം ചെയ്യാൻ കഴിയും;
• പ്രമാണ തിരയൽ - കീവേഡുകളും എക്സ്പ്രഷനുകളും ഉപയോഗിച്ച് നിങ്ങൾക്ക് പൊതുവായ പ്രമാണ ഡാറ്റാബേസിൽ തിരയാൻ കഴിയും;
• പേപ്പർ സംരക്ഷിക്കുന്നു - ആവശ്യമായ അളവിൽ എല്ലാ രേഖകളും പ്രിൻ്റ് ചെയ്യേണ്ട ആവശ്യമില്ല.

പ്രധാന ദോഷങ്ങൾ

വ്യക്തമായ നേട്ടങ്ങൾ ഉണ്ടായിരുന്നിട്ടും, EDI സംവിധാനങ്ങൾക്ക് ദോഷങ്ങളുമുണ്ട്, അത് നടപ്പിലാക്കുന്നതിൽ നിന്ന് ഒരു കമ്പനിയെ തടയാൻ കഴിയും.

ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നവ:

• സിസ്റ്റം വാങ്ങുന്നതിന് നിങ്ങൾ പണം ചെലവഴിക്കേണ്ടതുണ്ട്, ഇത് ഉപയോക്താക്കളുടെ എണ്ണത്തെ ആശ്രയിച്ച് 100 ആയിരം റുബിളുകൾ വരെയാകാം;
• വാങ്ങിയതിനുശേഷം, ഇൻസ്റ്റാൾ ചെയ്യാനും നടപ്പിലാക്കാനും ഡീബഗ് ചെയ്യാനും വളരെ സമയമെടുക്കും;
• അതിൽ ഉൾപ്പെടുന്ന എല്ലാ ഉപയോക്താക്കളെയും പരിശീലിപ്പിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്;
• സിസ്റ്റം സുരക്ഷ ഉറപ്പാക്കൽ - ഉപയോക്താക്കൾക്കിടയിൽ പ്രവേശനം നിയന്ത്രിക്കുക, ആവശ്യമായ ഇലക്ട്രോണിക് സിഗ്നേച്ചറുകൾ നൽകുക, പുറത്തുനിന്നുള്ള നുഴഞ്ഞുകയറ്റത്തിൽ നിന്ന് സംരക്ഷിക്കുക;
• സിസ്റ്റത്തിൻ്റെ പ്രവർത്തനം നിരീക്ഷിക്കുകയും സേവന പ്രവർത്തനങ്ങൾ നടത്തുകയും ഉപയോക്തൃ പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന സ്റ്റാഫിൽ കമ്പനിക്ക് ഒരു അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റർ ഉണ്ടായിരിക്കണം;
• വിവരങ്ങൾ പരിരക്ഷിക്കുന്നതിന്, പ്രമാണങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് ഡാറ്റാബേസ് ബാക്കപ്പ് ചെയ്യേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്;
• പങ്കാളി സ്ഥാപനങ്ങളിൽ നിന്ന് EDI ലഭ്യമല്ലെങ്കിൽ, ഒരു ഇലക്ട്രോണിക്, പേപ്പർ സംവിധാനത്തിൻ്റെ നിലനിൽപ്പ് ഉറപ്പാക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്.

ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് പ്രവർത്തനം

ഏതൊരു ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് സിസ്റ്റവും നിരവധി പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ നിർവ്വഹണം ഉറപ്പാക്കണം:

• ഏതെങ്കിലും തരത്തിലുള്ള പ്രമാണങ്ങളുമായി പ്രവർത്തിക്കുക - അവ സൃഷ്ടിക്കുക, വരയ്ക്കുക, പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുക, രജിസ്റ്റർ ചെയ്യുക, അവ നടപ്പിലാക്കുന്നത് നിരീക്ഷിക്കുക, അവയെ ഏകോപിപ്പിക്കുക തുടങ്ങിയവ.
• ഡോക്യുമെൻ്റ് ഫ്ലോകൾ സംഘടിപ്പിക്കുക - കമ്പനിക്കുള്ളിലെ റൂട്ടുകൾ നിർണ്ണയിക്കുക, വ്യക്തിഗത ഉപയോക്താക്കൾ തമ്മിലുള്ള ആക്സസ് പരിമിതപ്പെടുത്തുക, ഒരേസമയം നിരവധി ആളുകൾക്ക് ഒരു പ്രമാണത്തിൽ പ്രവർത്തിക്കാനുള്ള കഴിവ് നൽകുക;
• പ്രമാണങ്ങൾ തിരയാനും സംഭരിക്കാനും ഉള്ള കഴിവുള്ള ഒരു ആർക്കൈവ് സംഘടിപ്പിക്കുക.

ശ്രദ്ധ!ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് പരമ്പരാഗത പേപ്പർ പോലെ പ്രമാണങ്ങളുമായി പ്രവർത്തിക്കാനുള്ള അതേ കഴിവ് നൽകണം.

വലിയ വികസിത സംവിധാനങ്ങൾ അവസരങ്ങൾ നൽകുന്നു:

• കടന്നുപോകുന്ന എല്ലാ രേഖകളുടെയും രജിസ്ട്രേഷൻ - ഇൻകമിംഗ്, ഔട്ട്ഗോയിംഗ്, ഇൻ്റേണൽ, മാനേജർക്ക് അവരുടെ കൂടുതൽ റീഡയറക്ഷൻ;
• കമ്പനിയുടെ ഓരോ ഡിവിഷനിലും രേഖകളുമായി പ്രവർത്തിക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു ഏകീകൃത നടപടിക്രമം ഉറപ്പാക്കുക;
• വ്യക്തിഗതമായും കൂട്ടായും പ്രമാണവുമായി പ്രവർത്തിക്കുക;
• വകുപ്പുകളും നിർദ്ദിഷ്ട ജീവനക്കാരും തമ്മിൽ രേഖകൾ കൈമാറുക;
• പ്രമാണങ്ങളിലേക്കുള്ള പ്രവേശനം നിയന്ത്രിക്കുക;
• എല്ലാ പ്രമാണങ്ങൾക്കും സ്റ്റാൻഡേർഡ് ഫോമുകൾ ഉപയോഗിക്കുക;
• ഡോക്യുമെൻ്റിൻ്റെ അംഗീകാരവും നിർവ്വഹണവും മറ്റ് ജോലികളും കൃത്യസമയത്ത് പൂർത്തിയാകുമെന്ന് നിയന്ത്രിക്കുക;
• റിപ്പോർട്ടിംഗ് സൃഷ്ടിക്കുക - വിശകലനം, സ്ഥിതിവിവരക്കണക്ക് മുതലായവ;
• ഉപയോക്തൃ ആക്‌സസിൻ്റെ തീയതിയും സമയവും രേഖപ്പെടുത്തിക്കൊണ്ട് ആർക്കൈവൽ സംഭരണം സംഘടിപ്പിക്കുക.

പേപ്പർ ഡോക്യുമെൻ്റ് ഫ്ലോ ഇലക്ട്രോണിക് ആയി സംയോജിപ്പിക്കാൻ കഴിയുമോ?

ഒരു ഓർഗനൈസേഷനിൽ ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജുമെൻ്റിലേക്ക് മാറിയതിനുശേഷം, ആദ്യം പേപ്പർ പ്രമാണങ്ങൾ പൂർണ്ണമായും ഉപേക്ഷിക്കാൻ കഴിയില്ല.

പല കാരണങ്ങളാൽ ഇത് സംഭവിക്കാം:

• എല്ലാ എതിർകക്ഷികളും EDI ഉപയോഗിക്കുന്നില്ല;
• എൻ്റർപ്രൈസസിന് ഇതിനകം ധാരാളം പേപ്പർ പ്രമാണങ്ങൾ ആർക്കൈവിൽ സംഭരിച്ചിട്ടുണ്ട്.

എന്നിരുന്നാലും, ഇലക്ട്രോണിക്, പേപ്പർ രേഖകളുമായി പ്രവർത്തിക്കുന്നതിൽ അടിസ്ഥാനപരമായ വ്യത്യാസങ്ങളുണ്ട്. ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു പേപ്പർ ഡോക്യുമെൻ്റ് പ്രിൻ്റ് ചെയ്യുകയും ഒപ്പിനായി മാനേജരുടെ അടുത്ത് കൊണ്ടുവരുകയും ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്, അതേസമയം ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് പ്രമാണം സിസ്റ്റത്തിൽ തന്നെ ഒപ്പിടണം. ഒരു കൌണ്ടർപാർട്ടിക്ക് അയച്ച പേപ്പർ അക്കൌണ്ടിംഗ് ഡോക്യുമെൻ്റുകൾ ഷിപ്പ്മെൻ്റ് സമയത്ത് മെയിലിൽ നഷ്ടപ്പെട്ടേക്കാം, അതേസമയം ഇലക്ട്രോണിക്വ വിലാസക്കാരൻ്റെ അടുത്ത് എത്തുന്നു.

രണ്ട് തരത്തിലുള്ള പ്രമാണങ്ങളുമായി പ്രവർത്തിക്കുന്നതിനുള്ള പ്രധാന വ്യത്യാസം അവയുടെ സംഭരണമാണ്. ഇലക്ട്രോണിക് പ്രമാണങ്ങൾ ഉടനടി സിസ്റ്റത്തിലേക്ക് പ്രവേശിക്കുന്നു, അവിടെ എല്ലാ ഉപയോക്താക്കൾക്കും അവരോടൊപ്പം പ്രവർത്തിക്കാൻ കഴിയും. പേപ്പർ ഡോക്യുമെൻ്റുകൾക്കായി, ഒരു ആർക്കൈവ് ഓർഗനൈസുചെയ്യണം, അവിടെ അവ ക്രമാനുഗതമായി സൂക്ഷിക്കും. അതേ സമയം, കമ്പനിയിൽ എത്തിയ ശേഷം, പേപ്പർ പ്രമാണം സ്കാൻ ചെയ്യണം, കൂടാതെ ഈ സ്കാൻ ചെയ്ത പകർപ്പ് കൂടുതൽ ജോലികൾക്കായി സിസ്റ്റത്തിലേക്ക് ലോഡ് ചെയ്യണം.

ശ്രദ്ധ!അതിനാൽ, കമ്പനിക്കുള്ളിലെ ജോലികൾ ഇപ്പോഴും ഇലക്ട്രോണിക് രീതിയിൽ മാത്രമേ നടത്താവൂ. ഒരു പേപ്പർ ഡോക്യുമെൻ്റ് വന്നാൽ, അത് സ്വീകരിക്കുന്നവർക്കും ഒപ്പിടുന്നവർക്കും മാത്രമേ അത് കാണാൻ കഴിയൂ. അതേ സമയം, ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് കോപ്പി ഉപയോഗിച്ച് പ്രവർത്തിക്കുന്നത് ഒറിജിനലിനെ ഏതാണ്ട് നഷ്ടത്തിൽ നിന്ന് സംരക്ഷിക്കാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു, കൂടാതെ ഒരേസമയം നിരവധി ഉപയോക്താക്കളെ ഇത് ഉപയോഗിച്ച് പ്രവർത്തിക്കാൻ അനുവദിക്കുന്നു.

ഏതൊക്കെ EDI പ്രോഗ്രാമുകൾ നിലവിലുണ്ട്?

വിപണിയിൽ നിരവധി ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് സിസ്റ്റങ്ങളുണ്ട്, ഓരോന്നിനും അതിൻ്റേതായ ഗുണങ്ങളും ദോഷങ്ങളുമുണ്ട്. ഏറ്റവും സാധാരണമായ സംവിധാനങ്ങൾ:

മറ്റ് പ്രോഗ്രാമുകളുമായുള്ള ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് പ്രമാണത്തിൻ്റെ ഇടപെടൽ

ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ ഇലക്ട്രോണിക് പരിതസ്ഥിതിയിൽ അതിൻ്റെ സ്ഥാനം ഏറ്റെടുക്കുമ്പോൾ, EDI സിസ്റ്റം, പ്രവർത്തന സമയത്ത്, അതിൽ ഇതിനകം പ്രവർത്തിക്കുന്ന മറ്റ് ബിസിനസ്സ് ആപ്ലിക്കേഷനുകളെ സ്വതന്ത്രമായി പിന്തുണയ്ക്കണം. ഉദാഹരണത്തിന്, അക്കൗണ്ടിംഗ് പ്രമാണങ്ങൾ സ്വതന്ത്രമായി പ്രോസസ്സ് ചെയ്യേണ്ടത് ആവശ്യമാണ് - ഇൻവോയ്സുകൾ, ആക്റ്റുകൾ, ഇൻവോയ്സുകൾ, അറ്റോർണി അധികാരങ്ങൾ മുതലായവ.

കൂടാതെ, ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് സിസ്റ്റം എല്ലാവരുമായും സ്ഥിരമായി പ്രവർത്തിക്കുകയും ഒരേ ഡാറ്റയിൽ പ്രവർത്തിക്കുകയും വേണം. അതിനാൽ, സിസ്റ്റത്തിന് ഇലക്ട്രോണിക് പരിതസ്ഥിതിയിൽ ഉപയോഗിക്കുന്ന ഡയറക്‌ടറികളെ പിന്തുണയ്‌ക്കാനും അവയിൽ ഡാറ്റ അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്യാനും കഴിയേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്.

കൂടാതെ, ബാഹ്യ ഡാറ്റയുമായി പ്രവർത്തിക്കുന്നത് കണക്കിലെടുക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ് - ഇമെയിൽ, ട്രേഡിംഗ് പ്ലാറ്റ്ഫോമുകൾ മുതലായവ.

ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജുമെൻ്റ് സിസ്റ്റം തിരഞ്ഞെടുക്കുമ്പോൾ, എൻ്റർപ്രൈസസിൽ ലഭ്യമായ മറ്റ് ഉപകരണങ്ങളുമായും ഡാറ്റാ ഉറവിടങ്ങളുമായും അതിൻ്റെ ഇടപെടലിൻ്റെ സാധ്യതകൾ നിങ്ങൾ ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടതുണ്ട്. സാധാരണഗതിയിൽ, ജനപ്രിയവും അതിനാൽ സജീവമായി വികസിച്ചുകൊണ്ടിരിക്കുന്നതുമായ സിസ്റ്റങ്ങളിൽ, ഏറ്റവും ജനപ്രിയമായ പ്രോഗ്രാമുകൾക്കായി നിരവധി മൊഡ്യൂളുകൾ ഉൾപ്പെടുന്നു - 1C, Parus, Oracle കൂടാതെ മറ്റു പലതും.

ഉദാഹരണത്തിന്, ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് പ്രോഗ്രാം 1C ന് ഇലക്ട്രോണിക് അക്കൗണ്ടിംഗ് ഡോക്യുമെൻ്റുകൾ നേരിട്ട് സൃഷ്ടിക്കാനും സ്വീകരിക്കാനും അയയ്ക്കാനും നിങ്ങളെ അനുവദിക്കും, അതേസമയം യോഗ്യതയുള്ള ഒപ്പ് ഉപയോഗിച്ച് അവ സ്ഥിരീകരിക്കുന്നു.