Menghantar dan menerima faks. Contoh format untuk faks surat perniagaan Berapa banyak nombor dalam contoh faks

Pemprosesan faks _ 101

Menyediakan buku telefon faks

Ciri ini membolehkan anda menyimpan nama dan

nombor penerima faks dan tetapan penghantaran.

Terdapat dua pilihan tetapan: Berpisah Dan Kumpulan.

Asingkan: Kapasiti buku telefon - 500 nombor faks.

Untuk nombor yang disimpan dalam kategori Berpisah, dengan syarat

dail cepat ( Dail pantas Nom).

Kumpulan: apabila kerap menghantar satu dokumen kepada beberapa dokumen

Kumpulan dibuat untuk penerima. Anda boleh menyimpan sehingga 100

nombor dail kumpulan. Catatan disimpan dalam kategori

“Kumpulan”, anda boleh memilih daripada senarai untuk dihantar pada tab

asas menu Faks. Kumpulan boleh terdiri daripada

berbilang penyertaan dalam satu kategori Berpisah.

Menyimpan nombor faks individu

(Nom. cepat emb.)

1. Pilih Faks > asas > Berpisah.

Edit: tukar tetapan ID, Dail pantas Nom Dan Nom.

faks.

Dicipta: mencipta entri baru Dail pantas Nom.

Padam: memadamkan entri yang dipilih Dail pantas Nom.

Cari: mencari nombor faks yang disimpan dalam buku telefon

masuk ID.

Disusun oleh: kesimpulan ID, Nom. faks dan maklumat tentang kumpulan (jika

Catatan: menambah nombor faks khusus pada senarai

menghantar pada tab asas.

Batalkan: membatalkan tugas semasa dan beralih ke tugasan sebelumnya

2. klik Dicipta.
3. Masukkan nama penerima dalam medan ID menggunakan pop timbul

papan kekunci dan nombor faks yang sepadan dalam medan Nom. faks Dengan

menggunakan papan kekunci berangka pada panel kawalan.

ID: nama ditunjukkan di sini.

Dail cepat nominal:

Nom. faks: Dalam medan ini, masukkan nombor faks yang mengandungi

hanya dari nombor. Jika perlu, berikan kod telefon.

4. klik okey.

Menyimpan nombor faks kumpulan (Nombor

kumpulan)

1. Pilih Faks > asas > Kumpulan.
2. klik Dicipta.
3. Klik kawasan input dalam ID gr. emb.: dan masukkan nama menggunakan

papan kekunci yang muncul.
Pilih Nom. gr. emb.: menggunakan anak panah kiri/kanan.

ID gr. emb.:: Memasukkan nama kumpulan.

Nom. gr. emb.:: medan ini diisi secara automatik

nombor dail laju percuma yang pertama. Untuk temujanji

nombor lain, gunakan anak panah kiri/kanan.

4. klik okey.

5. Pilih entri daripada senarai Nombor dail cepat dan tekan

butang Tambah.. Ulangi langkah ini sehingga semuanya

penyertaan yang diperlukan tidak akan dimasukkan.
Pastikan anda menyalin nombor senarai yang diserlahkan Nombor

dail cepat dalam panel kiri, yang mewakili

senarai kumpulan.

Menyediakan buku telefon faks menggunakan

Perkhidmatan Web SyncThru™

Simpan nombor faks melalui komputer yang disambungkan ke rangkaian

mungkin melalui program Perkhidmatan Web SyncThru™.

Berpisah

1.
2.

3. klik Buku alamat > Pengguna.
4. klik Tambah.
5. Masuk Nama, Nombor dail cepat Dan Nombor faks.
6. klik Mohon.

Kumpulan

1. Buka pelayar web komputer anda.
2. Masukkan alamat IP peranti; selepas itu ia akan dibuka

Aplikasi Perkhidmatan Web SyncThru™.
(Contoh: http://123.123.123.123)

3. klik Buku alamat > Kumpulan.
4. klik Tambah kumpulan.
5. Masuk Nama kumpulan Dan Nombor dail cepat.
6. Tambahkan alamat individu pada kumpulan faks.
7. klik Mohon.

Pemindahan atas permintaan

Fungsi pertanyaan diaktifkan apabila satu faks

peranti meminta untuk menghantar dokumen daripada yang lain. Dia membenarkan

pindahkan dari peranti jauh walaupun jika

penghantar tiada. Untuk menerima dokumen anda mesti

mewujudkan sambungan dengan peranti jauh dan meminta pemindahan

faks Dalam erti kata lain, peranti di mana asal disimpan

sedang disoal siasat.

Untuk menggunakan ciri ini ia mesti dilaksanakan

dalam kedua-dua peranti penghantaran dan penerimaan.

Proses pemindahan atas permintaan berjalan seperti berikut:
1. Pengirim menyimpan dokumen asal dalam peranti.

2. Pengirim memberikan kod akses kepada penerima.
3. Penerima mendail nombor faks dan apabila digesa

permintaan yang sepadan memasukkan kod akses. (Lihat "Menghantar

permintaan faks jauh" pada halaman 102.)
Dengan menekan butang Mulakan, penerima menerima yang disimpan dalam ingatan

faks peranti jauh.

Cara komunikasi yang pantas, khususnya faks, kini semakin meluas. Ia digunakan untuk menghantar mesej telefaks (faks).

Faks- dokumen yang diterima menggunakan peranti khas (telefaks) melalui saluran komunikasi telefon. Faks pada asasnya adalah salinan dokumen yang dihantar. Sebarang jenis dokumen dan lampiran kepada mereka boleh dihantar melalui faks: jadual, lukisan, gambar rajah, lukisan, gambar. Walau bagaimanapun, faks dalam kebanyakan kes ialah sejenis surat-menyurat perniagaan antara rakan kongsi perniagaan dan organisasi. Pendaftaran faks dijalankan sama seperti pendaftaran surat perniagaan, hanya dalam butiran Destinasi bukannya alamat pos Kod bandar dan nombor faks penerima ditunjukkan.

Data tambahan yang dibekalkan oleh mesin (telefaks) itu sendiri ialah:

Kod penghantar

Tarikh dan masa penghantaran, serta tempohnya

Nombor faks dari mana maklumat dihantar

Bilangan halaman yang dipindahkan

Jika faks yang diterima mengandungi maklumat penting dan bertujuan untuk digunakan untuk jangka masa yang lama, ia mesti disalin kerana kertas faks kebanyakan mesin faks tidak tahan lama. Dengan mesin faks mahal yang menggunakan kertas biasa, penyalinan adalah pilihan.

Permulaan surat atau faks mungkin mempunyai pilihan alamat berikut:

Igor Leonidovich yang dihormati!

Cikgu Zorin!

Igor Leonidovich!

Encik Zorin yang dihormati!

Kehadapan Tuan! (digunakan apabila nama penerima surat tidak diketahui)

Maka kata-kata syukur akan sesuai:

Kami gembira menerima surat anda

Terima kasih banyak atas faks bertarikh 06/04/00

Kami amat menghargai penerimaan surat anda.

Disebabkan oleh...

Mengikut kontrak bertarikh... N...

Sesuai dengan...

Jika pengepala surat jawapan mengandungi maklumat "pautan ke nombor dan tarikh dokumen masuk", maka anda tidak seharusnya mengulangi pautan ke dokumen dalam badan surat.

Bergantung pada subjek surat (faks), frasa berikut digunakan:

Menghantar kargo, dokumen

Kami menghantar anda...

Kami ingin memaklumkan kepada anda...

Kami menghantar anda...

Peringatan

Kami mengingatkan anda...

Selepas tamat tempoh... tawaran syarikat kami menjadi tidak sah

Pengesahan

Kebimbangan... mengesahkan penerimaan...

Kami mengesahkan bahawa konsainan barangan pengguna telah diterima...

Notis

Kami memaklumkan kepada anda bahawa...

Kami ingin memaklumkan kepada anda bahawa...

Kami memaklumkan kepada anda bahawa...

Sila maklumkan...

Sila bayar dalam masa... hari perbankan...

Kami akan berterima kasih jika anda...

Jaminan

Kami menjamin pembayaran.

Syarikat kami menjamin kualiti produk.

Tawaran

Kami berbesar hati untuk menawarkan anda...

Kami pasti anda akan berminat...

Malangnya, permintaan anda tidak dapat diberikan atas sebab-sebab berikut...

Malangnya, kami tidak dapat memenuhi permintaan anda dalam masa terdekat kerana...

Malangnya, kami tidak dapat menerima tawaran anda kerana...

Amaran

Syarikat berhak untuk menghubungi... jika anda...

Kelewatan penghantaran mungkin mengakibatkan...

Malangnya, janji yang anda buat tidak ditunaikan, jadi kami terpaksa...

Jemputan

Sila ambil bahagian dalam...

Kami menjemput anda...

Kami berbesar hati menjemput anda...

Huruf boleh diakhiri dengan frasa berikut:

Kami berharap permintaan kami tidak menyusahkan anda.

Kami mengharapkan kesinambungan kerjasama yang berjaya

Kami mengharapkan minat anda untuk meluaskan hubungan

Selamat tengah hari, ramai di antara anda tahu apa itu faks dan kegunaannya, terutamanya untuk menghantar beberapa dokumen. Pada masa ini, ramai yang meninggalkan mesin faks biasa, kerana lebih mudah dan menjimatkan untuk membeli peranti pelbagai fungsi (MFP) yang menggabungkan pencetak, pengimbas dan faks. Dalam artikel ini saya ingin bercakap tentang ciri penting, atau lebih tepatnya tentang cara menghantar faks daripada MFP ke nombor dalaman pelanggan.

Ramai mungkin berfikir, mengapa anda perlu menghantar faks ke nombor dalaman? Terdapat situasi apabila faks itu sendiri tidak mempunyai nombor bandar, tetapi hanya nombor dalaman. Pada asasnya, dalam situasi sedemikian, pekerja yang bertanggungjawab memindahkan panggilan ke faks selepas menerima permintaan untuk menerimanya. Kali kedua apabila anda mungkin perlu menghantar faks ke nombor dalaman ialah, sebagai contoh, semasa menyediakan faks. Sesiapa yang telah melakukan persediaan memahami bahawa dalam kes ini mungkin perlu menghantar lebih daripada sedozen faks untuk semuanya berfungsi sebagaimana mestinya. Dan tidak mungkin melibatkan organisasi pihak ketiga dalam operasi sedemikian. Hanya ada satu jalan keluar: Cari perkhidmatan yang sesuai di Internet untuk menerima dan menghantar faks, contohnya, rufax, daftar di sana dan konfigurasikannya dengan menghantar faks ke perkhidmatan dalam talian.

Di sinilah anda perlu memasukkan nombor dalaman, kerana akaun anda dipautkan kepada salah satu daripadanya. Nombor utama kelihatan seperti ini: 84952210550. Selepas mendailnya, mesin penjawab berkata masukkan nombor dalaman anda 4 digit. Tetapi pada pencetak pelbagai fungsi skrin sentuh seperti hp426 tiada butang dan paparan menjadi tidak aktif.

Dalam kes ini, inilah yang perlu anda lakukan. Selepas memasukkan nombor telefon utama, anda perlu menetapkan bilangan koma tertentu. Satu koma ialah 1 saat menunggu selepas mendail nombor utama. Kami mengira masa anggaran dari mula mendail hingga saat nombor dalaman dimasukkan dan masukkan nombor koma ini selepas nombor utama.

Contoh: selepas mendail nombor utama, mesin penjawab menggesa anda untuk memasukkan nombor dalaman Ia mengambil masa 10 saat untuk melakukan segala-galanya. Ini bermakna kita memasukkan nombor seperti: 84952210550,0001 pada MFP dan menghantar faks kepadanya. Diperiksa pada Rufax.

Jika sesiapa mempunyai sebarang soalan, tanya mereka dalam komen.

Ramai orang menghadapi masalah memasang dan mengaktifkan program Corel Dro. Artikel ini akan memberitahu anda cara menyelesaikan masalah dengan pemasangan dan pengaktifan. Bahan tersebut telah disediakan untuk tujuan maklumat sahaja, memasang program sedemikian […]

Artikel ini akan membincangkan salah satu masalah semasa yang berkaitan dengan pengisian semula kartrij. Selepas mengisi semula kartrij tidak mencetak. Terdapat banyak penyelesaian untuk masalah ini yang diterangkan di Internet, tetapi semuanya adalah tipikal dan [...]

SNR CVT SERIAL tidak sepadan dengan jumlah CRC.

Dalam proses mewujudkan komunikasi dengan meter menggunakan pelayan tak segerak (penukar antara muka), ralat sering berlaku: jumlah CRC tidak sepadan. Ralat muncul pada peringkat awal, apabila program sedang menunggu respons daripada pelayan dan […]

Sebagai permulaan, saya ingin mengenal pasti masalah yang sangat biasa yang timbul apabila memasang VipNet Client pada komputer pengguna dengan Windows 10 dan 8.1 OS, dan penyelesaian bukan standardnya.

Bahagian ini meliputi mencipta, menghantar dan menerima mesej faks. Selain itu, memandangkan keupayaan Word sebagai editor teks adalah lebih luas daripada editor Outlook terbina dalam, kami memutuskan untuk mempertimbangkan untuk mencipta mesej faks menggunakan Word juga.

Mencipta mesej faks menggunakan Outlook

Mencipta mesej faks dalam Outlook hampir tidak berbeza daripada mencipta mesej e-mel. Untuk membuat mesej baharu hanya klik butang Buat(Baru) pada bar alat Standard.

Di padang Kepada siapa(Kemudian) pilih kenalan kepada siapa faks ini akan dialamatkan. Outlook akan menghantar mesej secara automatik ke nombor yang dinyatakan dalam medan Faks(Faks) untuk kenalan ini. Jika nombor faks penerima tidak disenaraikan dalam senarai kenalan anda, anda boleh memasukkan nombor faks penerima menggunakan pad kekunci dalam format berikut: . Contohnya, untuk menghantar faks ke 2343476, masukkan dalam medan Kepada siapa yang berikut: .

Sama seperti mesej e-mel, masukkan subjek dan kandungan mesej. Setelah mesej dibuat, gunakan contoh di bawah untuk menghantarnya.

Contoh 14.7. Menghantar faks

(Dalam borang Mesej)

Akaun Pengangkutan Mel Faks

Hantar

Setelah dihantar, mesej faks dialihkan ke folder Keluar(Peti keluar) dan selepas prosedur akhir menghantar dan menerima mesej, seperti mesej biasa, ke dalam folder Dihantar(Barang Dihantar).

nasi. 14.3. Mesej faks

Mencipta mesej faks menggunakan Word

Sebelum ini dikatakan bahawa Microsoft Word 2002 boleh menjadi editor mesej e-mel, tetapi kita akan bercakap tentang ciri ini kemudian dalam bab "Pandangan dan Pejabat". Untuk mesej faks, di mana grafik yang jelas dan ringkas adalah kunci, Word menawarkan lebih banyak pilihan daripada Outlook. Tetapi kenyataan ini tidak mengurangkan keupayaan editor Outlook, tetapi hanya menekankannya. Kerana contoh ini menunjukkan konsep penyepaduan aplikasi Microsoft Office XP, yang membolehkan pengguna, bersenjata dengan keupayaan aplikasi Office utama, untuk mengautomasikan dan memudahkan aktiviti perniagaan mereka. Namun, mari kita beralih daripada perkataan kepada perbuatan.

Lancarkan Word, buat dokumen ringkas (i dokumen) dan masukkan maklumat yang diperlukan ke dalamnya. Anda boleh memasukkan gambar, jadual ke dalam dokumen, dan secara amnya memformat dan mengeditnya mengikut semua peraturan Word. Apabila dokumen sedia untuk diserahkan, jalankan contoh berikut.

Contoh 14.8. Faks Wizard Word 2002

(Dalam tetingkap Word)

Fail > Baharu... -> Templat Umum

Surat dan faks

Wizard Faks

Dokumen seterusnya: Dokumen 1

Satu lagi aplikasi FAKS (Rajah 14.4)

Masukkan butiran penerima

Indah

Masukkan maklumat penghantar

nasi. 14.4. Wizard Faks, langkah Perisian Faks

Sedikit nota tentang kerja Wizard Faks(Wizard Faks).

• Buku alamat.
• Buku alamat.

nasi. 14.5. Faks yang dihasilkan oleh Word Fax Wizard

Jadi, halaman muka depan untuk mesej faks telah dibuat. Jika perlu, anda boleh menukar beberapa parameter, contohnya, masukkan nota untuk mesej, gunakan kotak pilihan untuk menetapkan khusus faks

Sedikit nota tentang kerja Wizard Faks(Wizard Faks).

• Apabila memasukkan maklumat tentang penerima, pengirim boleh menggunakan butang Buku alamat. Mengkliknya akan memaparkan kotak dialog dengan nama yang sama, di mana anda boleh memilih penerima faks untuk kenalan. Wizard Faks secara automatik akan menentukan nombor faks untuk kenalan. Secara umumnya, data ini hanya dipaparkan pada halaman tajuk.
• Memasukkan maklumat tentang pengirim secara praktikalnya tidak berbeza dengan memasukkan maklumat tentang penerima. Tetapi untuk tidak memasukkan maklumat tentang diri anda lagi setiap kali, kami mengesyorkan anda membuat kenalan untuk diri sendiri dan kemudian menggunakan butang Buku alamat.
• Sama seperti Outlook, halaman muka depan faks Word boleh diedit dan pengguna boleh membuat halaman muka depan mereka sendiri menggunakan templat Word.

Jadi, halaman muka depan untuk mesej faks telah dibuat. Jika perlu, anda boleh menukar beberapa parameter, contohnya, masukkan nota kepada mesej, gunakan kotak semak untuk menetapkan spesifik faks (rahsia, segera, untuk kelulusan, dsb.) - Kemudian, pastikan mesej faks yang dibuat sedia untuk dihantar, klik butang hantar faks(Hantar Faks) pada bar alat Fax Wizard.

Jika anda akan menggunakan halaman muka depan yang dicipta oleh Wizard Faks Word, mungkin masuk akal untuk melumpuhkan penambahan halaman muka depan untuk faks itu sendiri. Jika tidak, penerima akan menerima dua muka depan.

Menghantar dan menerima faks

Menghantar faks semudah menghantar e-mel. Apabila mesej faks sedia untuk dihantar, klik Hantar terima pada bar alat Standard. Faks abstrak akan dihantar, iaitu faks akan pergi ke folder dihantar, tanpa benar-benar dihantar kepada penerima. Tindakan ini menunjukkan bahawa format mesej telah berjaya ditukar. Selepas beberapa ketika, kotak dialog akan muncul Pemantau Faks, menunjukkan prosedur untuk mendail nombor penerima.

Selepas mendail automatik dan jika faks penerima sedia untuk menerima, kedua-dua mesin faks akan bersambung dan faks akan mula menghantar. Prosedur untuk mendail dan menghantar faks dipaparkan dalam kotak dialog Pemantau Faks. Jika perlu, pengguna boleh mengganggu penghantaran faks dengan menekan butang Tamatkan Panggilan Faks.

Menerima faks berlaku berdasarkan tetapan yang diterangkan di atas dalam kes penerimaan faks automatik, tiada tindakan diperlukan daripada pengguna. Faks akan menyambung dan menerima mesej faks secara automatik, dan kemudian mengalihkannya ke folder yang ditetapkan untuk menyimpan mesej tersebut.

Untuk melihat faks, pergi ke folder yang ditentukan dan klik dua kali untuk membuka mesej faks.

Apabila faks diterima, ia adalah dalam format grafik, iaitu ia adalah lukisan. Anda boleh melihatnya, memutarnya, membalikkannya, tetapi ia kekal sebagai lukisan. Jika anda perlu bekerja dengan mesej faks sebagai teks, menggunakan, sebagai contoh, Word, maka faks mesti ditukar. Outlook dan Office tidak mempunyai editor OCR (Optical Character Recognition) terbina dalam, tetapi terdapat banyak aplikasi tersedia yang melaksanakan penukaran ini. Contohnya, FineReader, yang merupakan pakej perisian yang berdiri sendiri. FineReader mengambil faks, mengimbasnya dan menghasilkan fail teks standard sebagai output.