Mesyuarat adalah cara pertukaran maklumat perniagaan secara kolektif di mana pihak pengurusan menjemput. Menyelesaikan perbincangan mengenai soalan-soalan yang diajukan pada waktu yang tepat mengajar orang untuk cepat mencari penyelesaian yang diperlukan, disiplin ilmu dan, pada masa yang sama, memberi mereka peluang

§ satu. Mesyuarat sebagai jenis organisasi komunikasi perniagaan kumpulan

Mesyuarat perniagaan (mesyuarat) - interaksi komunikasi lisan sekumpulan orang (pasukan). Dalam jenis komunikasi ini, pelbagai genre digabungkan: monolog oratorik (ucapan pengantar dan penutup oleh penyampai, ucapan peserta, laporan), perbualan (pertukaran maklumat, promosi dan perbincangan idea semasa "sumbang saran"), perbincangan.

Keberkesanan perjumpaan banyak bergantung pada bakat penganjur - pada kemahiran bertutur dan kemahiran mengurus. Selalunya perjumpaan diadakan oleh pemimpin itu sendiri.

Terdapat tugas utama mesyuarat perniagaan berikut:

1) Cari tahu, analisis keadaannya (bagaimana yang dirancang sedang dijalankan, apa yang berlaku dalam pasukan ...); bertukar maklumat mengenai isu yang sedang dibincangkan, menyelaraskan usaha dan membuat kesimpulan organisasi. Jenis maklumat perjumpaan sesuai dengan tugas-tugas ini.

2) Maklumkan kepada pasukan mengenai pencarian untuk menyelesaikan masalah, tentang pengalaman baru dan kemungkinan pelaksanaannya, untuk meyakinkan para pekerja mengenai kebenaran dasar ekonomi yang sedang dilaksanakan. Mesyuarat penjelasan, atau pertemuan taklimat, bertujuan untuk menyelesaikan masalah ini.

3) Cari penyelesaian kolektif untuk masalah, menghasilkan, mengumpulkan idea. Jenis perjumpaan ini bermasalah, atau "percambahan fikiran".

4) Pilih dan buat keputusan yang membina. Ini adalah tugas perhimpunan - pembuat keputusan.

5) Untuk memberi para peserta pengetahuan yang diperlukan, untuk meningkatkan kelayakan mereka. Jenis ini dipanggil mesyuarat persidangan atau kajian.

Sekiranya pemimpin berminat untuk terus berhubungan dengan pasukan, dia akan mengadakan pertemuan berkala. Dari segi kekerapan, perjumpaan juga boleh dilakukan satu kali dan berkala.

§2. Tahap persiapan dan pengendalian mesyuarat

Mesyuarat adalah komunikasi kumpulan yang dikendalikan, diatur. Kejayaannya adalah 90% bergantung pada persiapan, memikirkan elemen struktur tahap komunikatif dan penilaian seterusnya dan penilaian kendiri.

Menyiapkan mesyuarat dimulakan dengan mengenal pasti keperluannya. Sebaiknya gunakan jenis pekerjaan yang kompleks ini jika tidak ada alternatif, seperti, misalnya, percakapan, keputusan pengurusan yang lebih tinggi, atau penyatuan dengan pertemuan lain. Setelah keputusan untuk mengatur proses perbincangan kolektif, topik dan tujuannya diperjelaskan. Dengan mengetengahkan dan mengelompokkan isu, agenda dikembangkan. Memilih urutan mempertimbangkan masalah, teruskan dari alasan psikologi. Perkara yang paling "sukar" yang memerlukan perbincangan dan penjelasan yang panjang dapat ditempatkan paling baik pada pertiga kedua pertemuan, ketika prestasi fizikal dan mental kumpulan mencapai puncaknya. Masalah semasa atau mendesak yang tidak memerlukan banyak masa dapat diselesaikan terlebih dahulu, dan perkara yang paling "sederhana" atau yang paling menarik dapat ditinggalkan di akhir.

Secara umum, adalah perlu untuk mempersiapkan, mungkin dengan mengadakan komisen untuk ini, draf keputusan. Selalunya ia adalah "soal selidik", di mana setiap item peserta akan memberikan jawapan khusus semasa pertemuan.

Langkah seterusnya adalah menentukan komposisi kuantitatif dan kualitatif penonton, dan mempersiapkan para peserta.

Tidak perlu sama sekali menjemput ketua semua jabatan ke setiap perjumpaan. Biasanya pegawai yang paling cekap dalam masalah yang dibincangkan terlibat. Adalah perlu untuk menentukan sama ada komunikan mewakili pendapat yang luas atau membentuk kumpulan yang rapat dengan pandangan yang sama. Dari segi jumlah peserta, perjumpaan boleh menjadi sempit (sehingga 5 orang), diperluas (sehingga 20 orang) dan perwakilan (lebih dari 20 orang). Kumpulan kecil sangat dekat, sangat produktif, tetapi sukar untuk memulakan perbualan di dalamnya, ada risiko membuat keputusan yang tidak dapat dipercayai. Yang besar, sebagai peraturan, membuat keputusan yang disahkan berdasarkan banyak sudut pandang, tetapi sukar untuk mencapai kata sepakat di dalamnya, peningkatan kawalan diperlukan, ada bahaya munculnya kelompok, tekanan pada "saboteurs". Bilangan peserta yang sesuai untuk mesyuarat perniagaan dalaman adalah dari 6 hingga 9. Semua pekerja harus mengetahui topik, tujuan, agenda dan bahan serta dokumen yang diperlukan terlebih dahulu.

Waktu terbaik untuk mengadakan mesyuarat, menurut penyelidikan ergonomik, adalah lewat pagi (11 pagi Rabu atau Khamis). Untuk perjumpaan berkala, hari tertentu dalam seminggu diketepikan.

Tempat itu, sebagai peraturan, adalah pejabat ketua organisasi. Namun, lebih baik mengadakan mesyuarat di bilik yang dilengkapi khas. Ia mesti mempunyai akustik yang baik, penebat bunyi, pengudaraan, suhu udara normal (+ 19 ° C), perabot yang selesa untuk bekerja. Susunan peserta yang paling optimum adalah jarak antara satu sama lain di meja trapezoid.

Tempoh aktiviti mental sendi yang sesuai bagi sebilangan besar orang adalah 40 - 45 minit. Sekiranya keadaan kes memerlukan lebih banyak masa, maka setelah 40 minit, rehat sepuluh minit diumumkan. Peraturan ditetapkan pada awal perjumpaan. Biasanya ucapan pembuka dan penutup penyampai, serta semua pembentangan, dijadualkan selama 10 minit. Dalam ucapan perasmian, adalah perlu untuk menjelaskan secara jelas dan sangat konkrit, secara ringkas menguraikan masalah yang dibincangkan dan sekali lagi menarik perhatian mereka yang hadir ke matlamat akhir pertemuan. Untuk membuat insentif untuk perbincangan, anda dapat menekankan kepentingan praktikal soalan, menetapkan sejumlah tugas khusus untuk khalayak. Salah satu syarat terpenting bagi ketua mesyuarat adalah tidak memaksakan kedudukannya kepada peserta yang lain sejak awal lagi. Kedudukan tersebut memberikan kata-kata pemimpin yang berat dan pekerja yang berpandangan bertentangan mungkin tidak berani menyatakannya, agar tidak bertentangan dengan pihak berkuasa. Anda mesti berusaha untuk mengambil kedudukan yang netral, menyatakan pendapat anda dari orang ketiga atau merumuskannya dalam bentuk soalan. Mungkin tepat untuk memulakan pertemuan yang paling serius dengan ucapan yang tidak dijangka yang menarik atau jenaka. Sangat berkesan jika ungkapan, pemikiran, yang membuka pertemuan, akan digunakan pada akhir kata. Semasa berucap, penyampai memanggil peserta dengan nama pertama dan patronimik mereka, dan, jika boleh, menekankan pengalaman dan kecekapan mereka dalam isu yang berkaitan. Ketua harus sangat memperhatikan bukan hanya inti pati ucapan, tetapi juga bagaimana masing-masing dari mereka sesuai dengan struktur keseluruhan, bagaimana ia berfungsi untuk mencapai tujuan yang dimaksudkan; tidak membawa ke sisi. Penganjur memantau peraturan, semasa dan setelah mempertimbangkan setiap masalah, secara ringkas meringkaskan persembahan. Ini membolehkan anda memastikan bahawa semua orang yang hadir memahami dengan jelas apa yang dibincangkan, bahawa ada kemajuan yang telah dicapai dalam perbincangan tersebut. Sekiranya pembicara melampaui persoalan, dia harus diberhentikan secara diplomatik. Penilaian kritikal terhadap proposal diberikan sama ada segera setelah pidato, atau, jika kaedah "sumbang saran" digunakan, setelah semua ide telah diungkapkan.

Tahap pertemuan seterusnya yang mungkin dilakukan adalah membuat keputusan. Draf keputusan yang telah dibuat sebelumnya dibacakan, dan para peserta dalam pertemuan tersebut membuat pembetulan mereka sendiri dan menggunakannya berdasarkan hasil pengundian. Setelah keputusan dibuat, orang-orang yang melaksanakan pelaksanaan dan kawalannya ditentukan.

Selesai perjumpaan, penyampai dapat meminta semua orang untuk memenuhi rancangan, program tersebut, untuk mencapai tujuan yang mereka capai pada akhirnya; ringkaskan perbincangan secara ringkas; memuji idea yang paling berjaya, ucapan perniagaan; terima kasih semua orang untuk hasil kerja mereka yang produktif.

Penyelidik perjumpaan Inggeris Elan Barker dengan betul percaya bahawa analisis berterusan perbincangan kolektif yang berterusan membawa kepada keuntungan. Penilaian harus objektif, dirumuskan oleh seluruh kumpulan dalam pertemuan yang terpisah, di luar mesyuarat. Anda boleh menjemput peserta untuk mengisi borang soal selidik menggunakan skala gelongsor yang dipanggil untuk jawapan: (tidak) 1 2 3 4 5 6 (Ya):

Adakah perjumpaan itu perlu?

Adakah tujuannya jelas?

Adakah sesuai untuk tujuan?

Adakah anda bersetuju bahawa tempoh dan masa sesuai?

Adakah bilik itu memuaskan anda?

Adakah anda menerima agenda dan dokumen tepat pada waktunya?

Adakah semua perkara agenda telah dinyatakan?

Adakah para hadirin mempunyai kecekapan yang sesuai?

Adakah ketua menjalankan pengawasan yang betul?

Adakah anda berpuas hati dengan prosedur membuat keputusan?

Tinjauan mesyuarat dapat dilakukan dengan lebih berkesan sekiranya pakar bebas terlibat. Dia akan memiliki kesempatan untuk menilai secara tidak adil apa yang berjalan dengan baik dan apa yang perlu diubah.

Pengurus pemula dapat menganalisis komunikasi kolektif sendiri mengikut skema:

1. Apakah jenis pertemuan bergantung pada tujuannya?

2. Adakah topik dan sub-topik (agenda) digubal dengan baik?

3. Bilakah masalah paling sukar dijadualkan untuk ditangani?

4. Adakah tempat, masa, bilangan dan komposisi peserta sesuai?

5. Apa yang disampaikan oleh penyampai dalam ucapan perasmian?

6. Peraturan apa yang telah diambil?

7. Apakah tindakan pidato penyusun penyampai semasa dialog?

8. Adakah semua orang yang hadir mengambil bahagian dalam perbincangan?

9. Apakah keputusan yang telah dibuat?

10. Bagaimana tuan rumah mengakhiri mesyuarat?

11. Adakah protokol dibuat dengan betul?

Dalam praktiknya, terdapat pembahagian mesyuarat yang meluas mengikut tugas dan tujuan mereka. Oleh itu, mesyuarat bermasalah, instruktif dan operasi dibezakan.Pengurusan peribadi: Buku teks / S.D. Reznik et al. - Edisi ke-2, disemak. dan tambah. - M .: INFRA-M, 2004 .-- 622 p ..

Tujuan perjumpaan masalah adalah untuk mencari penyelesaian pengurusan terbaik untuk masalah yang sedang dibincangkan. Keputusan dalam mesyuarat seperti itu biasanya dirumuskan sebagai hasil perbincangan dan diambil setelah pemungutan suara. Mesyuarat sedemikian diadakan mengikut skema berikut: laporan; soalan kepada penceramah; perbincangan; mencari jalan penyelesaian.

Tujuan mesyuarat taklimat adalah untuk menyampaikan pesanan dan maklumat yang diperlukan dari atas ke bawah skema kawalan untuk pelaksanaan yang lebih cepat dan lebih efisien. Pada perjumpaan tersebut, ketua memberitahu penonton mengenai keputusan pentadbiran yang diterima pakai.

Mesyuarat operasi adalah perjumpaan perancangan, taklimat, mesyuarat lima minit. Mereka tidak berlarutan. Tujuan perjumpaan tersebut adalah untuk mendapatkan maklumat pengurus mengenai keadaan semasa dalam pengeluaran. Berbeza dengan taklimat, mesyuarat operasi memberikan maklumat dari bawah ke atas melalui skema kawalan. Setelah mendapat maklumat operasi dari peserta mesyuarat, pengurus mengenal pasti adanya "kemacetan", alasan ketinggalan dan kegagalan, dan di sini dia membuat keputusan yang diperlukan, memberikan arahan, menentukan tarikh akhir pelaksanaannya. Tidak ada laporan yang dibuat dalam mesyuarat operasi. Matlamat utama adalah untuk mengenal pasti masalah pengeluaran tersebut, untuk penyelesaian yang mana usaha utama pasukan harus diarahkan.

Walaupun begitu, tujuan utama mana-mana mesyuarat atau perjumpaan adalah untuk membuat keputusan bersama setelah pertukaran maklumat secara kolektif, iaitu untuk mencapai hasil tertentu.

Pengelasan perjumpaan dan perjumpaan

Mesyuarat dan persidangan adalah formal dan tidak rasmi. Untuk menjalankan sesuatu acara dengan jayanya, pertama anda perlu menentukan sifatnya.

Jenis mesyuarat boleh dikelaskan mengikut fungsi pengurusan:

1. Merancang mesyuarat, yang membincangkan strategi dan taktik organisasi, sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan rancangan;

2. Mesyuarat mengenai motivasi buruh, di mana masalah produktiviti dan kualiti, kepuasan staf, sebab-sebab motivasi rendah, kemungkinan mengubahnya, isu-isu insentif moral dan material dibincangkan;

3. Mesyuarat mengenai organisasi dalaman, di mana subjek perbincangan adalah masalah penstrukturan organisasi, penyelarasan aktiviti unit struktur, perwakilan wewenang, dan lain-lain;

4. Mesyuarat mengenai kawalan ke atas aktiviti pekerja dikhaskan untuk perbincangan mengenai hasil aktiviti, pencapaian matlamat yang ditetapkan, masalah gangguan, produktiviti yang rendah;

5. Mesyuarat khusus untuk organisasi, di mana isu-isu pengurusan operasi dibincangkan berkaitan dengan situasi dalam organisasi, inovasi dan kemungkinan pelaksanaannya, masalah kelangsungan hidup, daya saing, gambar, gaya.

Terdapat juga klasifikasi mesyuarat mengikut gaya mengadakan:

1. Mesyuarat autokratik, hak untuk bersuara dan hak untuk membuat keputusan yang hanya dimiliki oleh pemimpin. Peserta dalam perjumpaan ini harus mendengar dan menjawab soalan yang diajukan oleh pemimpin. Mesyuarat sedemikian diadakan apabila pengurus perlu memberitahu atau memberi arahan kepada pekerja bawahannya.

2. Mesyuarat percuma tidak mempunyai agenda. Mereka boleh diadakan tanpa pegawai pengetua. Mesyuarat semacam itu membawa kepada pertukaran pandangan, keputusan yang tidak direkodkan. Mesyuarat seperti itu diadakan dalam bentuk percakapan atau percakapan.

3. Mesyuarat perbincangan - cara untuk mendapatkan penyelesaian terhadap sebarang masalah dengan menjana idea baru dan menganalisis penyelesaian yang dicadangkan sebagai hasil kerja kolektif sekumpulan orang semasa perjumpaan diadakan mengikut peraturan tertentu. Ciri ciri kaedah ini adalah tidak adanya kritikan dan penilaian terhadap idea yang dinyatakan.

Acara rasmi mempunyai status yang jelas dan diadakan sesuai dengan peraturan yang ditetapkan. Orang yang ditekan khas selalu hadir dalam perjumpaan seperti itu. Komponen utama acara:

1. Agenda (senarai isu yang akan dibincangkan);

2. Laporan (pembentangan intipati isu);

3. Ucapan (perbincangan isu-isu dalam agenda);

4. Pindaan (perbincangan mengenai perubahan yang dicadangkan untuk dimasukkan ke dalam perbincangan);

5. Perbahasan (perbincangan);

7. Merangka protokol (pernyataan bertulis mengenai peristiwa);

8. Pelbagai (perbincangan mengenai isu-isu yang tidak ada dalam agenda).

Orang-orang merasa lebih selesa dalam perjumpaan sosial, tetapi anda juga harus bersiap sedia untuk acara seperti itu. Untuk perjumpaan tidak rasmi, anda memerlukan:

1. Senarai topik untuk perbincangan;

2. Tuan rumah acara;

3. Protokol perjanjian yang dicapai.

Acara tidak formal berlaku dalam suasana yang lebih santai, tetapi anda masih perlu ingat bahawa hanya pertemuan atau perjumpaan yang teratur memberikan hasil yang positif.

Setiap perjumpaan harus mempunyai agenda yang perlu difikirkan terlebih dahulu. Agenda membantu menjimatkan masa dan tidak memikirkan masalah sekunder untuk masa yang lama.

Agenda yang disediakan dengan baik terdiri daripada:

* tujuan, tarikh, masa dan tempat mesyuarat;

* senarai orang yang dijemput;

* senarai masalah yang dibincangkan;

* tema utama;

* berbeza;

* tarikh untuk mesyuarat seterusnya.

Mesyuarat adalah kehadiran bersama kumpulan (kolektif) warganegara di tempat tertentu untuk membincangkan topik atau penyelesaian yang berbeza untuk masalah tertentu.

Terdapat juga konsep pertemuan yang lain - ini adalah pengumpulan seluruh kumpulan pekerja perusahaan atau organisasi untuk menyelesaikan masalah mendesak dan membawa maklumat kepada banyak keputusan pengurusan.

Salah satu pilihan yang paling sukar untuk interaksi perniagaan adalah pertemuan - terutamanya jika ia diadakan dalam situasi konflik atau krisis dalam organisasi. Bagi sebilangan organisasi, mesyuarat adalah badan tertinggi. Oleh itu, dokumen yang dibuat sebagai hasil kerja mereka selalu mempengaruhi rancangan strategik organisasi dan mempengaruhi iklim psikologi dalam pasukan.

Garis panduan utama untuk penyediaan mesyuarat adalah dokumen peraturan dan pentadbiran yang mengatur aktiviti organisasi itu sendiri secara keseluruhan dan mesyuarat sebagai badan pengurusan kolegial. Dokumen tersebut merangkumi: nota persatuan, piagam organisasi, undang-undang perundangan yang berperanan sebagai model peruntukan institusi seperti itu. Dokumen-dokumen seperti itu sering kali mengandungi petunjuk mengenai berbagai isu yang dapat dikemukakan untuk perbincangan rakan sebaya dan termasuk dalam agenda pertemuan. Di samping itu, dokumen organisasi dan pentadbiran sering mengandungi keterangan mengenai prosedur untuk mempersiapkan pertemuan, peraturan kerja ini, yang menentukan tahap kesesuaian teknologi tertentu dari interaksi perniagaan.

Amalan menunjukkan bahawa dalam situasi konflik, sangat penting bagaimana agenda mesyuarat disusun. Kemungkinan penyelesaian konflik yang konstruktif meningkat jika agenda hanya merangkumi isu-isu yang secara langsung mempengaruhi inti pati konflik, subjek kontradiksi yang timbul. Sekiranya, selain konflik itu sendiri, ada upaya yang dilakukan selama pertemuan untuk menyelesaikan beberapa masalah tambahan, maka agenda semacam itu menciptakan prasyarat untuk pengembangan konflik sebagai longsoran. Ini disebabkan oleh penglibatan sebilangan besar orang dalam interaksi langsung pada masa yang sama. Kepentingan pelbagai arah mereka, digabungkan dengan sikap bersaing yang ditentukan oleh situasi konflik, dapat memprovokasi pengembangan wilayah konflik yang lebih jauh, pertumbuhan dan komplikasi kontradiksi yang timbul.

Banyak mesyuarat dan persidangan perniagaan diadakan dalam bentuk perbincangan. Dalam perbincangan besar-besaran, semua peserta, kecuali ketua, berada dalam kedudukan yang sama. Tidak ada pelapor terlatih yang dilantik, sementara semua orang hadir bukan hanya sebagai pendengar. Isu ad hoc dibincangkan dalam urutan tertentu, biasanya sesuai dengan peraturan yang ketat dan ketua pegawai.

Untuk membentuk mesyuarat dan bersedia untuk komunikasi yang bermakna beberapa hari sebelum diadakan, mereka dapat diberikan sijil mengenai masalah yang sedang dibincangkan. Untuk menyusunnya, disarankan untuk membuat sekumpulan pakar yang fokus untuk melakukan analisis komprehensif mengenai keadaan dalam organisasi.

Sebagai peraturan, bahan untuk perjumpaan (agenda, abstrak atau teks laporan, draf keputusan, dll.) Disediakan untuk peserta mesyuarat yang akan datang selambat-lambatnya tiga hingga empat hari sebelum permulaannya. Ini membolehkan mereka membuat perubahan pada dokumen yang sudah dikembangkan, dan kemudian segera mengemukakan cadangan mereka dalam pertemuan tersebut.

Secara psikologi, bekerja dengan dokumen yang telah dibuat semasa pertemuan itu sendiri dapat membantu mengurangkan kemungkinan berlakunya peningkatan antipati peribadi antara pihak yang bertentangan. Merujuk pada dokumen, memintas interaksi langsung dengan pihak lawan, pengenalan dokumen sebagai penghubung pengantara, mengurangkan kemungkinan timbulnya reaksi afektif, terjadinya konflik sesuai dengan senario letupan.

Berurusan dengan konflik semasa pertemuan senario permainan sering menjadi lebih mudah dikendalikan jika peraturan umum dapat diadopsi. Untuk mempermudah kerja draf peraturan, anda dapat menggunakan skema umum berikut untuk mengadakan pertemuan sebagai templat awal:

• · Ucapan pengantar dengan durasi keseluruhan 3 hingga 5 minit, di mana peraturan umum mesyuarat, cara penganjurannya, anggaran waktu tamat diumumkan;
• Laporan utama yang berlangsung dari 25 hingga 30 minit (jika kedudukan pihak-pihak yang bertentangan secara bertentangan dikeluarkan dalam mesyuarat, maka setiap orang harus diberi masa yang sama untuk menyampaikan pandangan mereka, tetapi adalah wajar bahawa secara keseluruhannya tidak melebihi 30 minit , jika tidak kerana keletihan semula jadi, penonton menjadi tidak peduli);
• · Soalan kepada penutur dan jawapannya (setiap soalan dan jawapan - tidak lebih dari 2 minit);
• · Ucapan penutur bersama, pesan tambahan (tidak lebih dari 10-15 minit untuk semua pembicara dengan mesej tambahan atas alasan yang dinyatakan dalam perenggan 2);
• · Soalan kepada rakan pelapor (tidak lebih dari 1 minit untuk setiap soalan dan jawapannya);
• · Ucapan peserta mesyuarat (5-7 minit);
• · Jawapan penceramah (tidak lebih dari 5 minit untuk setiap orang);
• · Jawapan rakan sejawat (tidak lebih dari 3 minit untuk setiap orang);
• · Rujukan dalam pertemuan (tidak boleh lebih dari tiga hingga lima daripadanya, agar tidak mengalihkan perhatian dari topik utama dan tidak menimbulkan perasaan persiapan awal yang lemah untuk pertemuan; satu rujukan tidak boleh diberikan lagi daripada 3 minit);
• · Membaca draf resolusi mesyuarat (tidak lebih dari 5 minit);
• · Cadangan untuk draf keputusan (tidak lebih dari 1-3 minit untuk setiap keputusan);
• · Menyimpulkan hasil mesyuarat (tidak lebih dari 10 minit).

Sekiranya terdapat 50-75 peserta, dianggap optimum untuk berehat selama 10 minit setiap jam. Dengan jumlah peserta yang lebih besar, disarankan untuk berehat setelah 1.5-2 jam bekerja dan membuatnya bertahan 15-20 minit.

Skema yang diberikan untuk menyusun mesyuarat dari segi kandungan dan masa adalah anggaran. Tetapi tidak kira bagaimana tidak pasti apa yang akan berlaku dalam pertemuan itu, pihak penganjur mesti terlebih dahulu memikirkan dan menyusun draf peraturan mereka. Sekiranya, dalam konflik semasa pertemuan itu, perbincangan mengenai peraturan yang belum siap sepenuhnya, maka persoalan kerja ini sendiri boleh menjadi alasan tambahan untuk mengaktifkan sikap konflik, "pertarungan" yang tidak berguna.

Ciri kegembiraan emosi yang meningkat dari setiap ucapan awam, dan lebih-lebih lagi untuk bercakap dalam pertemuan yang berkaitan dengan situasi konflik, memerlukan dari setiap pembicara kajian yang serius mengenai struktur dan isi mesejnya. Sebarang ucapan mesti mengandungi cadangan yang membina untuk menyelesaikan masalah yang dibincangkan dalam mesyuarat tersebut. Dalam situasi konflik dalam perjumpaan, pernyataan emosi yang menyinggung perasaan mereka yang hadir sangat berbahaya. Oleh itu, serangan emosi harus dikecualikan daripada pengucapan awam.

Sekiranya ucapan itu bersifat laporan, mestilah mengandungi:

• · Definisi ringkas mengenai tujuan mesej;
• · Pembentangan fakta utama;
• · Pernyataan yang jelas mengenai cadangan penyelesaian masalah tersebut;
• · Kesimpulan ringkas yang bermakna.

Penceramah yang dijadualkan mengikut peraturan harus menyiapkan teks ucapan mereka terlebih dahulu. Bahan untuk penyampaian dapat berupa data yang diperoleh sebagai hasil analisis kes dalam organisasi. Sebagai tambahan, laporan tersebut harus disahkan berdasarkan agenda dan data pelaporan organisasi yang ada. Laporan itu tidak boleh dibebani dengan bahan digital: hanya petunjuk utama yang harus digunakan untuk membantu audiens menilai keadaan semasa dan memahami makna penyelesaian yang dicadangkan.

Semasa menyiapkan pembicara untuk pembentangan, anda boleh mengesyorkan membaca teks laporan dengan kuat mengikut irama dan cara dia akan melakukannya semasa pertemuan. Ini, pertama, membolehkan anda menentukan dan menyesuaikan jangka masa ucapan. Kedua, ia menyumbang kepada orientasi yang lebih cepat dalam teks. Orientasi semacam itu ternyata sangat berguna dalam suasana pertemuan yang dipenuhi emosi, ketika penuturnya mungkin terganggu, dia sendiri mungkin menjadi bingung, atau jika dia sekali lagi perlu kembali ke beberapa bahagian ucapan. Oleh kerana mesyuarat itu adalah badan pengurusan strategik kolegial yang mahal, masa yang dihabiskan oleh penceramah untuk membuat kerja awal ucapannya adalah wajar.

Semasa menyelesaikan masalah konflik, penyelenggara mesyuarat umum harus memberi perhatian besar untuk menyusun protokol, yang merupakan dokumen organisasi dan pentadbiran yang penting. Protokol ini harus mencatat perjalanan perbincangan mengenai isu-isu yang dibangkitkan, prosedur membuat keputusan dan keputusan mesyuarat itu sendiri.

Dalam keadaan moden, risalah sering dibuat bukan semasa perjumpaan, tetapi berdasarkan rakaman video atau audio. Dari segi kecekapan dan kemudahan proses dan dokumentasi, rakaman digital mesyuarat lebih disukai. Tetapi walaupun dalam penggunaan teknologi digital agar tidak melewatkan saat-saat penting dalam perjumpaan, tetap disarankan untuk menyertakan rakaman audio atau video mengenai apa yang berlaku dengan menyusun draf protokol tulisan tangan yang menunjukkan waktu peristiwa penting. Protokol seperti itu membantu di masa depan untuk menguraikan apa yang dirakam pada pita dan mencerminkannya secara kualitatif dalam kandungan protokol utama.

Mematuhi peraturan pelaksanaannya sangat penting bagi protokol seperti dokumen rasmi. Minit bertarikh pada hari mesyuarat, dan bukan pada saat penandatanganannya. Sekiranya perjumpaan diadakan selama beberapa hari, maka minit akan bertarikh pada hari permulaan dan hari akhir, yang ditunjukkan dengan tanda hubung. Sebagai tambahan, minit menunjukkan nombor sirinya, yang sesuai dengan nombor ordinal mesyuarat. Nama penyelesaian di mana pertemuan itu diadakan juga ditunjukkan.

Semasa menyusun protokol, harus diingat bahawa, sesuai dengan kelengkapan liputan dari isu-isu yang sedang dibincangkan, dokumen-dokumen tersebut dibagi menjadi lengkap dan pendek. Dalam beberapa minit pendek, nyatakan nama penceramah, topik laporan, nama penutur. Bahagian isi ucapan tidak dapat dilihat dalam beberapa minit. Sekiranya pertemuan itu dikhaskan untuk penyelesaian konflik, protokol semacam itu dapat dibuat hanya jika ada cara untuk merekam kandungan laporan dan pidato (transkrip, teks laporan dan pidato yang disahkan, rakaman audio atau video suara). Dalam kes ini, catatan dibuat dalam beberapa minit bahawa rakaman ucapan yang diperluas dilampirkan padanya. Sekiranya ini tidak dapat dilakukan, maka protokol terperinci harus disediakan, yang sepenuhnya mencerminkan perjalanan perbincangan, keputusan yang diusulkan dan diambil.

Hampir mustahil untuk menyusun versi akhir minit penuh semasa mesyuarat. Oleh itu, draf protokol dibuat. Semasa menyelesaikan masalah akut seperti ini, minit boleh dibuat bukan oleh satu orang, tetapi oleh beberapa peserta dalam pertemuan itu, yang kemudian, dalam masa lima hari, menyusun dan menyusun versi minit yang bersih.

Minit yang telah lengkap ditandatangani oleh ketua dan setiausaha mesyuarat. Keputusan akhir mesyuarat disampaikan kepada para pesertanya dalam bentuk dokumen bebas - keputusan dan keputusan, yang dibuat berdasarkan bahan yang terkandung dalam risalah.

Mematuhi prosedur-prosedur ini, walaupun tidak menjamin penyelesaian sepenuhnya terhadap kontradiksi-kontradiksi yang timbul, namun demikian mewujudkan prasyarat untuk kerja pertemuan yang konstruktif dan berkesan. Oleh kerana jumlah peserta yang ramai, keadaan yang tidak standard semasa perjumpaan, orang mempunyai kemampuan yang lebih rendah untuk mengawal diri, dan keberkesanan ramalan bertambah buruk. Prosedur yang dijelaskan memainkan peranan skema orientasi berasaskan kertas dalam keadaan tidak standard. Dengan membebaskan fikiran orang-orang dari skema seperti itu, penyelenggara perjumpaan memudahkan para pesertanya bekerja secara intensif mengenai intipati masalah, dan bukan pada tugas memimpin mesyuarat itu sendiri.

Secara umum, kerja-kerja persiapan pertemuan harus ditujukan untuk memaksimumkan perhatian perhatian para pesertanya pada inti dari kontradiksi yang diselesaikan. Untuk ini, penyelesaian semua masalah prosedur yang mungkin harus diatur, dan juga kawalan terhadap penyediaan semua maklumat yang diperlukan, mengenai kelebihan masalah yang diserahkan untuk perbincangan, harus diberikan.

Kedua-duanya pada peringkat persiapan untuk perjumpaan, dan semasa menjalankannya, perlu mengambil kira ciri-ciri individu peserta mesyuarat. Penganjur wajib memastikan bahawa peserta memahami bahawa keberkesanan keseluruhan organisasi secara keseluruhannya bergantung pada kehendak dan niat mereka.

Terdapat beberapa jenis acara yang diadakan untuk sekumpulan orang tertentu, di tempat tertentu, di mana topik yang berbeza dibincangkan atau keputusan dibuat mengenai masalah tertentu. Contohnya, mesyuarat pemegang saham suku tahunan atau mesyuarat syarikat am. Aktiviti-aktiviti ini terbahagi kepada beberapa jenis:

ü Koleksi

ü Mesyuarat

ü Mesyuarat perniagaan:

Conversation Perbualan perniagaan

Ø Rundingan

Koleksi dijalankan mengikut peraturan tertentu ( prosedur mengadakan mesyuarat), yang dinyatakan dalam piagam organisasi. Penyelenggaraan mesyuarat dan keputusan yang dibuat akan direkodkan dalam dokumen khas yang disebut minit mesyuarat.

Mesyuarat berbeza dengan mesyuarat kerana sebilangan kecil orang biasanya dijemput ke mesyuarat. Contohnya, orang yang mewakili jabatan yang berbeza dari organisasi yang sama atau wakil syarikat dan firma yang berbeza.

Mesyuarat selalunya lebih kerap daripada mesyuarat. Mereka diadakan pada waktu yang tetap, biasanya seminggu sekali. Mesyuarat diadakan untuk merenungkan isu dan isu yang membakar. Mesyuarat seperti itu juga dapat dijadwalkan jika mereka dibenarkan oleh keperluan mendesak. Minit biasanya tidak disimpan dalam mesyuarat, tetapi resolusi pasti diluluskan berdasarkan hasilnya.

Mesyuarat perniagaan terbahagi kepada perbualan perniagaan dan perbualan.

Perbualan perniagaan berlangsung dalam bentuk percakapan bebas dan diadakan untuk membincangkan pelbagai tugas sesaat yang mendesak, tetapi pada akhirnya keputusan mesti dikeluarkan.

Perbualan menyediakan penyelesaian masalah dan tugas yang lebih mendasar untuk aktiviti bersama syarikat, organisasi atau perusahaan, seperti: menentukan lingkaran interaksi, mengehadkan bidang pengaruh, dan sebagainya. Rundingan diakhiri dengan menandatangani perjanjian akhir atau pernyataan lisan.

Setiap usahawan, ahli perniagaan, peniaga, mengikut sifat aktivitinya, sering diminta untuk bertindak sebagai peserta atau mengatur sendiri pelbagai pertemuan, persidangan dan perjumpaan perniagaan. Terdapat prosedur yang telah ditetapkan untuk melaksanakan peristiwa ini, yang harus diikuti, kerana secara langsung mempengaruhi keberhasilan dan pengembangan perniagaan.

Apakah syarat yang harus dipenuhi untuk mempersiapkan dan melaksanakan acara ini dengan kualiti yang tinggi?

1. Penting untuk menentukan topik dan menjadualkan agenda dengan jelas.

Agenda harus merangkumi 2-3 masalah penting dan 3-4 perkara menengah. Mengapa nisbah ini? Sekiranya terdapat beberapa soalan utama, maka anda boleh meluangkan lebih banyak masa kepada mereka untuk mempertimbangkan dan menyelesaikannya dengan lebih mendalam. Sekiranya terdapat banyak perkara, maka, memandangkan masa yang terhad, masalah utama akan dipertimbangkan secara dangkal dan banyak nuansa akan terlewat.

2. Buat senarai orang tertentu yang dijemput ke mesyuarat, mesyuarat, rundingan.

Pengecualian adalah mesyuarat produksi. Ia diadakan secara berkala dan dengan senarai kehadiran yang tidak berubah.

3. Tetapkan tarikh dan masa tertentu untuk acara tersebut.

Tarikh dan masa perundingan mesti dipersetujui dengan semua pihak.

4. Pemberitahuan mandatori dari semua calon mengenai tarikh dan waktu acara.

Ini mesti dilakukan sekurang-kurangnya satu minggu lebih awal untuk pertemuan berlangsung. Hanya orang-orang yang bukan peserta tetap yang diberi amaran mengenai pertemuan produksi yang akan datang.

5. Tentukan jangka masa di mana acara itu akan berlangsung, dan beritahu semua peserta mengenai mereka.

Pengalaman menunjukkan bahawa amaran mengenai waktu akhir acara mendisiplinkan semua peserta dan mengurangkan masa acara dari 10 hingga 15%.

6. Perlu menyediakan ucapan utama. Ia boleh menjadi laporan atau pesanan kecil. Tentukan hadirin yang diperlukan untuk perbincangan.

Ucapan harus dibuat dengan tegas mengenai topik ini dan mengungkapkan masalah yang sedang dipertimbangkan. Hujah dan kesimpulan mesti dibuktikan dan disokong oleh fakta. Ceramah yang tidak berfungsi dan kekurangan kekhususan akan menyebabkan hanya perhatian dan sikap tidak peduli pada penonton.

7. Tentukan tempat dan sediakannya untuk acara tersebut.

Bilik atau dewan mestilah selesa dan cukup besar untuk menampung semua tetamu yang diharapkan. Fikirkan jumlah kerusi di muka - mesti ada cukup kerusi untuk semua orang. Lebih baik mempunyai simpanan luar jangka. Untuk rundingan, tidak tepat meletakkan kad di hadapan setiap peserta dengan inisial penuh. Nyatakan di atasnya nama organisasi atau syarikat yang mewakili orang ini. Letakkan sehelai kertas / buku nota dan beberapa pen di atas meja untuk setiap peserta. Kehadiran minuman (air mineral dengan dan tanpa gas) dan gelas adalah digalakkan. Dasar budi bahasa memperuntukkan hidangan teh dan kopi semasa rundingan.

Kerja harus bermula dengan sukar pada waktu yang dipersetujui. Ketibaan lewat hanya akan membawa kepada peristiwa seterusnya yang bermula dengan kelewatan yang lebih besar. Semasa mengatur rundingan oleh semua pihak - peserta, adalah kebiasaan untuk memerhatikan saat memulakan kerja tanpa syarat. Kelewatan anda yang tidak masuk akal untuk berunding oleh rakan akan dianggap sebagai tahap pengabaian sepenuhnya dan sukar untuk meramalkan hasil selanjutnya.

Pastikan suasana umum semasa acara berlangsung dengan mesra. Peralihan kepada keperibadian, penjelasan hubungan, penghinaan dan provokasi tidak dapat diterima.

Untuk mengadakan mesyuarat, anda perlu memilih ketua. Ini dilakukan melalui undi terbuka atau tertutup umum. Tahap ini semestinya direkodkan dalam protokol.

Pengerusi diwajibkan untuk mengawal peraturan dan mengumumkan nama dan nama keluarga setiap pembesar suara, kedudukannya dan nama syarikat bagi pihak peserta yang bercakap.

Penceramah yang dipilih mestilah orang yang mempunyai kualiti tertentu. Pertama sekali, pengerusi mestilah orang yang kompeten dan tidak berat sebelah. Dia mesti dapat mengekspresikan dirinya dengan jelas dan jelas, bertolak ansur dengan pendapat yang bertentangan. Dia tidak berhak memberi keutamaan kepada siapa pun dan memaksakan pendapatnya. Sekiranya dia mempunyai cadangan sendiri semasa mesyuarat, ketua mempunyai hak untuk menyatakan hanya setelah semua pembicara.

Momen terpenting dari sebarang peristiwa adalah merangkum dan membuat keputusan. Selalunya, pada masa ini, terdapat semacam kehilangan tenaga dan ketidakberdayaan. Sebabnya adalah aspek psikologi: para peserta tidak dapat menyedari bahawa masa akan berakhir dan perlu membuat keputusan. Mereka mula ragu-ragu, ragu-ragu, ragu-ragu membuat pilihan. Sekiranya keadaan seperti itu timbul, jalan terbaik adalah dengan mengambil satu cadangan dan mempertimbangkannya. Adalah sangat mustahak untuk tidak melepaskan masa ketika perbincangan harus berakhir. Ini bergantung sepenuhnya pada pengalaman ketua. Terdapat juga praktik pengundian pertengahan penggal, ketika ringkasan dibuat untuk setiap peringkat perbincangan. Tetapi anda juga tidak harus terburu-buru membuat keputusan akhir sekiranya keputusan ini ditolak oleh minoriti. Dalam kes ini, anda perlu meneruskan perbincangan untuk mendapatkan penyelesaian yang memuaskan semua pihak dalam perbincangan.

Aspek penting dalam pengurusan perusahaan adalah mengadakan mesyuarat dan persidangan, di mana komunikasi perniagaan dijalankan. Agar mesyuarat dan persidangan menjadi berkesan, disarankan agar para pemimpin mereka (ketua) mengikuti garis panduan berikut. Sebelum perjumpaan (mesyuarat):

1. Siapkan agenda,iaitu, senarai masalah yang akan diselesaikan dalam pertemuan (mesyuarat). Soalan-soalan ini boleh disebut sebagai memuaskan

keputusan keputusan yang diadopsi sebelumnya, dan masalah baru yang timbul sejak pertemuan sebelumnya (mesyuarat).

2. Tentukan siapa yang harus menghadiri mesyuarat,dan memberitahu mereka terlebih dahulu. Sebagai peraturan, semua anggota kumpulan pekerja hadir dalam mesyuarat produksi. Hanya pekerja yang diundang ke mesyuarat, yang kompetensinya adalah untuk menyelesaikan masalah yang timbul.

3. Pilih tempat dan masa yang sesuai.Pastikan tempat itu dilengkapi dengan semua yang anda perlukan. Tentukan masa yang diperlukan untuk membincangkan isu-isu ini. Harap maklum bahawa jangka masa perjumpaan (perjumpaan) yang ideal tidak lebih dari satu setengah jam. Sekiranya mesyuarat mesti berlangsung lebih lama, pertimbangkan untuk berehat sebentar.

4. Sebarkan agenda.Agenda harus berada di tangan pekerja beberapa hari sebelum perjumpaan (mesyuarat) supaya mereka dapat membuat persiapan untuk perjumpaan (mesyuarat).

5. Kenal pasti terlebih dahulu penceramah utama dan penutur bersama.

6. Pra-perbincangan dengan setiap peserta dalam perjumpaan, cari tahu kedudukan mereka.Ini akan membantu untuk mengantisipasi situasi konflik dan merancang penyelesaiannya sambil mengekalkan perpaduan pasukan.

7. Pilihan tempat untuk perjumpaan juga penting.Bilik harus dilengkapi dengan perabot yang selesa dan mempunyai suhu udara yang normal. Adalah lebih baik untuk meletakkan peserta di meja bulat dengan masing-masing menghadap orang lain. Untuk meningkatkan komunikasi di hadapan peserta, disarankan memasang papan tanda dengan nama penuh yang jelas dapat dilihat oleh semua orang yang hadir.

Semasa perjumpaan (perjumpaan):

1. Bincangkan agendadan, jika perlu, ubah untuk mengambil kira keadaan baru yang muncul baru-baru ini.

2. Jejaki masa untuk mematuhi jadual,kerana perbincangan yang berlangsung boleh mengganggu.

3. Memastikan kebebasan bersuara peserta mesyuarat, tanpa mengira kedudukan rasmi mereka.Adalah perlu untuk menahan tenaga mereka dengan bijaksana yang terbiasa mengambil inisiatif mengikut sifatnya, memberi peluang kepada peserta yang kurang aktif untuk berbicara lebih awal.

4. Semasa perbincangan, ambil kedudukan yang neutral berhubung dengan pendapat yang dikemukakan.

5. Awasi konflik yang timbul dan campur tangan jika perlu.Bertindak sebagai orang tengah untuk meredakan keadaan.

6. Periksa secara berkala untuk melihat sama ada kumpulan itu bersedia untuk membuat keputusan.Anda tidak boleh ketinggalan ketika kumpulan tersebut telah membuat persetujuan dan perbincangan baru tidak lagi dapat menambahkan sesuatu yang penting.

7. Berpegang teguh pada peraturan membuat keputusan yang telah dikembangkan oleh kumpulan.Sekiranya terdapat perselisihan, suara mesti diambil dan keputusan diambil dengan suara majoriti.

8. Sebelum mengakhiri perjumpaan (perjumpaan), buat cadangan kerja.Periksa dengan kumpulan sekiranya ada keperluan untuk kembali bersama. Adalah penting agar orang meninggalkan perjumpaan (pertemuan) dengan pemahaman yang jelas mengenai langkah-langkah seterusnya. Apabila mesyuarat berakhir tanpa membuat keputusan, ada perasaan kecewa dan kecewa.

Selepas perjumpaan (mesyuarat):

1. Menganalisis kemajuan mesyuarat yang lalu (perjumpaan).Perlu dipertimbangkan sama ada perjumpaan (perjumpaan) memenuhi tugasnya dan adakah selepas itu perpaduan kumpulan diperkukuhkan.

2. Sediakan dan edarkan ringkasan perjumpaan (perjumpaan).Merakam apa yang telah disepakati, masalah apa yang diselesaikan, dan langkah selanjutnya apa yang harus diambil harus mengingatkan anggota pasukan tentang pekerjaan yang perlu mereka lakukan.

3. Perbaikan hubungan yang putus dengan perbualan tidak rasmi.Sekiranya terdapat perdebatan yang hangat semasa perjumpaan, ada kemungkinan beberapa ahli kumpulan kehilangan hubungan mereka dan meninggalkan pertemuan itu dengan marah atau kesal. Bercakap dengan mereka dan tenangkan mereka.

4. Jejaki bagaimana ahli pasukan melakukan tugas yang diberikan kepada mereka.Anda perlu memeriksa apakah ada masalah ketika pekerja melakukan tugas tertentu.

Kelemahan khas mengadakan mesyuarat adalah:

Sebilangan besar mesyuarat yang tidak munasabah;

Topik perjumpaan yang tidak jelas;

Membazirkan masa kerana perbualan yang tidak perlu;

Jumlah peserta yang tidak masuk akal;

Jumlah peserta tidak mencukupi;

Kekurangan protokol, walaupun memerlukannya;

Rumusan keputusan yang kurang jelas.