Mawasiliano ya biashara - misingi, aina, sifa, sheria za kufanya mawasiliano ya biashara. Sheria za mawasiliano ya biashara: mifano

Mtu yeyote anayejitahidi kuonekana mzuri katika miduara ya biashara hutumia kila wakati. Na daima anakumbuka jambo kuu - barua pepe haipaswi kumchafua anayeandikiwa, au sifa ya kampuni ambayo yeye ni mwakilishi, au picha ya biashara.

Uwezo wa kufanya biashara kwa usahihi na kwa ustadi mawasiliano ya elektroniki ni sehemu kuu ya picha ya meneja wa kisasa. Hii ni ishara ya kiwango cha jumla cha kitamaduni na kiashiria cha taaluma ya kibinafsi. Kwa mujibu wa jinsi mtu anavyoweza kuunda na kurasimisha mawazo yake, mtu anaweza kuhukumu kwa ujasiri mtazamo wake kwa wengine na kwake yeye binafsi. Barua pepe iliyoandikwa bila uangalifu inaweza kuharibu kwa urahisi sifa ya biashara ya mwandishi machoni pa washirika na wenzake.

Sheria za mawasiliano ya biashara kwa barua pepe

2. Elewa waziwazi ujumbe wako unaelekezwa kwa nani na habari iliyomo ndani yake inaweza kuwa muhimu. Je, barua yako imetumwa kwa nani? Kwa mteja? Kwa mshirika? Mwenzangu? Kwa aliye chini yake? Kwa bosi? Anayeandikiwa ameonyeshwa kwenye safu wima ya "kwa", wale wanaovutiwa wameonyeshwa kwenye "nakala". Usitume nakala za ziada, haswa kwa bosi wako. Ikiwa wahusika wa tatu wametajwa kwenye barua pepe, basi pia kawaida hujumuishwa kwenye safu ya "nakala".

3. Jitengenezee madhumuni ya ujumbe. Je, unajiwekea lengo gani: unajitahidi kufikia nini kutoka kwa msomaji wa barua yako? Unatarajia mwitikio gani? Mpokeaji, baada ya kusoma ujumbe wako, anapaswa kuelewa mara moja kile unachohitaji kutoka kwake. Sheria za kufanya mawasiliano ya kielektroniki:

Ikiwa unataka kuleta mtazamo wa mtu binafsi kwa matukio - kutoka kwa mtu wa kwanza (sisi, mimi)
Ikiwa ujumbe wako ni wa kuuliza au wa kufundisha - kutoka kwa mtu wa 2 (wewe, wewe)
Ikiwa unaandika barua kama mwangalizi wa nje na unataka kumjulisha mpokeaji habari kuhusu ukweli au matukio yaliyokamilishwa - kwa mtu wa 3 (wao, yeye, yeye).

4. Usiache uga wa "somo" tupu. Watu wengi wanaopokea barua pepe huanza kuchunguza mawasiliano kwa kuangalia uwanja wa somo. Mtu hufanya uamuzi wa kusoma barua kwa sekunde chache, kwa hivyo yaliyomo kwenye barua inapaswa kuonyeshwa kwenye mstari wa somo. Mada inapaswa kuwa fupi, mahususi na yenye kuelimisha.

5. Weka yaliyomo wazi: anwani na salamu, sehemu kuu, muhtasari, saini, anwani. Barua yoyote lazima iwe na adabu za barua pepe. Usiwe mvivu na usiruke sehemu yoyote ya maudhui yanayokubalika; barua iliyoumbizwa kwa usahihi ni kiashirio cha taaluma yako.

6. Kumhutubia na kumsalimia anayehutubiwa ni kiashiria cha heshima yako kwake. Ikiwezekana, anza kila barua kwa ujumbe wa kibinafsi na salamu. Ishara ya adabu ni kushughulikia mpatanishi wako kwa jina. Baada ya anwani, weka koma ikiwa unataka kutoa ujumbe tabia ya kila siku. Na ikiwa unataka kusisitiza urasmi na umuhimu, tumia alama ya mshangao, hata ikiwa barua hii inatumwa kwa mwenzako ambaye unawasiliana naye mara nyingi.

7. Kuzingatia kanuni: fupi na wazi (KY). Moja ya sheria kuu za mawasiliano ya barua pepe ya biashara ni "maneno ya chini - habari ya juu." Wasilisha mawazo yako hasa (kwa uwazi), mfululizo, kwa ufupi na kwa njia ambayo ni rahisi kuelewa. Sentensi zinapaswa kuwa fupi, hii hurahisisha mpokeaji kuwasilisha taarifa muhimu. Kuna moja Kanuni ya dhahabu ya barua pepe- sehemu, mada moja - herufi moja. Ni bora kutuma barua pepe kadhaa (kila moja na mada moja) kuliko ujumbe mmoja mkubwa na mawazo kadhaa yasiyohusiana.

8. Usigeuze mawasiliano yasiyo rasmi kuwa mawasiliano ya biashara. Hakuna hisia katika barua pepe! Iwapo ungependa kusisitiza mambo yaliyoainishwa katika ujumbe wako wa barua pepe kwa hisia, matini ya kihisia lazima ifichwe nyuma ya uwasilishaji usioegemea upande wowote, tulivu wa nje na sauti sahihi. Hupatikana kwa maudhui, si kwa lugha.

9. Kuzingatia muundo wazi wa maandishi kuu ya barua. Mara nyingi, barua huwa na sehemu tatu:

Sababu ya kuandika barua (sababu, misingi). Sehemu hii kawaida ni fupi iwezekanavyo
Uwasilishaji thabiti wa kiini cha suala
Ufumbuzi, maombi, mapendekezo, hitimisho

10. Mwonekano wa ujumbe unapaswa kuwa rahisi sana kuelewa. Gawanya maandishi katika vifungu, ambavyo havipaswi kuwa na zaidi ya mistari mitano hadi sita. Ni bora kutenganisha aya kutoka kwa kila mmoja na mstari tupu. Chagua rangi moja na fonti moja, ili maandishi yatambuliwe vyema. Ni bora kutotumia alama za mshangao, vikaragosi, vifupisho, au viambajengo vya laana isipokuwa lazima kabisa.

11. Andika kwa usahihi. Uandishi usiojua kusoma na kuandika unaonyesha kuwa mwandishi hana elimu ya kutosha. Sifa ya biashara yako imekataliwa kwa makosa ya kuandika na kuandika. Kabla ya kutuma barua, adabu za barua pepe inapendekeza kwamba usome tena barua kwa makini. Programu nyingi za barua pepe na wahariri wa maandishi wanaweza kuangalia punctuation na tahajia, na ikiwa makosa yanapatikana, hutoa chaguzi za kusahihisha. Huduma hii inahitajika ili kuandika barua pepe.

12. Fikiria ni nyaraka gani zinahitajika kujumuishwa kwenye viambatisho. Haupaswi kujumuisha maelezo ya kina kwenye mwili wa barua; ni bora kuituma kama faili tofauti. Katika mstari wa somo la barua pepe, hakikisha unaonyesha ni faili gani unayoingiza, vinginevyo mpokeaji anaweza kuiona kama virusi. Faili zote lazima zichanganuliwe na programu ya kuzuia virusi kabla ya kutuma.

14. Postscript haitumiki sana katika mawasiliano ya biashara. Ikiwa unatumia maandishi katika ujumbe wako, hii ni dalili kwamba haujafikiria vya kutosha kuhusu maudhui ya barua.

15. Katika kesi maalum tu ni risiti ya kusoma inayotolewa. Kwa kawaida, risiti iliyosomwa inapaswa kuwekwa tu kwa wapokeaji wa nje na wakati tu jibu linatarajiwa kutoka kwa mpokeaji.

16. Tumia kisanduku cha kuteua cha "umuhimu mkubwa" wakati tu ni muhimu sana. Ikiwa barua pepe ina maelezo muhimu yanayohitaji kushughulikiwa haraka, weka umuhimu kuwa "juu." Hii itaangazia barua pepe yako kwenye kikasha chako. Lakini haipendekezi kutumia vibaya kazi hii bila sababu.

17. Soma tena barua kabla ya kuituma. Je, kila kitu ni kifupi, mahususi, kinaeleweka, na kuna habari yoyote isiyofaa au makosa ya kisarufi? Je, maelezo ya mpokeaji ni sahihi? Angalia mlolongo na mantiki ya uwasilishaji.

19. Aliyeanzisha mawasiliano anamaliza mazungumzo ya kielektroniki.

20. Kumbuka hilo Sheria za mawasiliano ya barua pepe, au tuseme kufuata kwao ni kiashiria cha meneja wa kisasa wa kitaaluma.

Kimsingi, maswali kuhusu jinsi na kwa njia gani inaweza kuundwa na kutumwa haipaswi kutokea. Walakini, sio kila mtu yuko tayari kuanza kazi hii mara moja linapokuja barua rasmi, haswa wakati mwandishi wa barua anatarajia kupokea jibu. Nitakuambia siri ndogo ya mawasiliano ya biashara: kali tabia na mtindo wa barua, nafasi kubwa ya jibu kutoka kwa mpokeaji. Katika somo hili, nitatoa sampuli kadhaa za barua pepe ambazo zinapaswa kuwasaidia watumiaji kuamua kwa mtindo wao wenyewe na baadaye kutunga ujumbe kwa njia mwafaka zaidi.

Kwanza, tunahitaji kuamua ni asili gani barua tunayounda itakuwa. Ninagawanya barua pepe zote zinazotoka katika aina tatu kuu:

• Ofa ya biashara
• Uchunguzi wa biashara
• Anwani ya kirafiki

Ipasavyo, kwa aina zote tatu nina templates, wote kwa namna ya faili za maandishi rahisi na kwa namna ya templates iliyoundwa kwa ajili ya programu maalum za barua pepe. Hebu tuendelee kwa kila mmoja wao kwa utaratibu.

Ofa ya biashara

Hujambo (Habari za mchana), [jina la mtu anayeshughulikiwa]!

Inashauriwa kuonyesha jina katika barua yoyote wakati wa kuwasiliana, kwa sababu anwani ya kibinafsi huweka mtu katika hali ya kirafiki. Walakini, ikiwa bado huwezi kujua jina, salamu ya kiolezo itatosha.

Acha nikutambulishe huduma mpya (bidhaa mpya) kutoka kwa kampuni yetu [jina la kampuni].

Acha nitoe ushirikiano katika uwanja wa [jina la uwanja wa shughuli].

Ifuatayo, eleza kwa ufupi faida za pendekezo lako kwa suala la bei au sifa fulani za ubora. Jambo kuu sio kupita kiasi. Megabytes ya maandishi, na hata kuongezewa na picha za mkali, zisizo na maana, huwaogopa watu tu. Ikiwa mpokeaji wa barua anavutiwa na toleo lako kutoka kwa mistari ya kwanza, hakika atawasiliana nawe kwa maelezo ya ziada.

Ikiwa una nia ya dhati kuhusu kupata watu wanaofaa kuwasiliana nawe mara ya kwanza unapowasiliana nao, basi ni jambo la maana kufikiria kuhusu kufikia zaidi ya barua pepe pekee. Itakuwa wazo nzuri kuunda akaunti katika huduma kama vile ICQ naSkype. Wakati mwingine ni rahisi zaidi kwa mtu kuwasiliana nawe kwa simu ya kawaida, ikiwa, bila shaka, kwa kufikiri uliacha nambari katika saini yako.

Kwa nini unahitaji kurudia anwani yako ya barua pepe kwenye saini, unauliza, ikiwa inatumwa moja kwa moja na seva ya barua. Sheria hapa ni kwamba habari nyingi katika mawasiliano ya biashara sio lazima kamwe. Hebu fikiria hali ambapo barua yako inapokelewa na mtu ambaye huenda havutiwi na toleo hilo, au ambaye hana uwezo wa kujibu kwa usahihi. Inasambaza ujumbe uliopokelewa kwa mtumiaji mwingine, lakini kwa sababu fulani, taarifa kuhusu mtumaji wa kweli hupotea kutoka kwa data iliyoongezwa kiotomatiki, ambayo inafanya kuwa vigumu kuwasiliana nawe. Hata hivyo, daima itakuwa ya kutosha kuangalia saini ili kuamua mwandishi wa barua na mawasiliano yake muhimu.

Uchunguzi wa biashara

Habari (Mchana mzuri)!

Au, ikiwa jina la anayeandikiwa linajulikana, basi (Mpendwa, [Jina, Patronymic])!

Tafadhali toa maelezo kuhusu bidhaa (huduma) [jina la bidhaa/huduma] yenye maelezo ya sifa kamili na sifa za ushindani.

Kulingana na Sheria ya Shirikisho la Shirikisho la Urusi [nambari na tarehe ya hati], ninakuomba utoe taarifa [eleza data muhimu kupata].

Unaweza pia kuwasiliana na wasimamizi wa huduma fulani kwenye Mtandao ikiwa haki zako zimekiukwa.

Kuhusiana na ukiukaji wa kifungu [kifungu nambari katika makubaliano ya mtumiaji] cha makubaliano ya mtumiaji, yaani: “[nukuu maandishi kamili ya kifungu hicho]”, ninakuomba ufanye uchunguzi na kuchukua vikwazo vinavyofaa dhidi ya mwenye hatia [ kuwajibika (ikiwa tunazungumza juu ya wafanyikazi wa huduma)] mtu [tovuti (jina la tovuti)]. Tafadhali ripoti matokeo ya ukaguzi na vikwazo vilivyowekwa kwa [anwani yako ya barua pepe].

Anwani ya kirafiki

Salamu (Siku njema) (Habari), [jina la mtu]!

Unapowasiliana nasi mara ya kwanza kwa njia ya kirafiki, kiashiria kizuri kitakuwa ukamilifu wa ujumbe wako wa maandishi. Maandishi yaliyoandikwa kwa usahihi na mengi yataonyesha nia yako ya juu ya kuwasiliana na mtu sahihi na itaamsha hamu ya jibu. Usisahau kufungua mazungumzo na maswali machache ya awali.

Mfano barua pepe

Sehemu muhimu ya kazi ya mashirika mengi ni mawasiliano ya biashara, ambayo yana sheria na huduma nyingi. Sio makatibu tu, bali pia wafanyikazi wengine wanapaswa kuwa na uwezo wa kuandika barua kwa mawasiliano na washirika na wafanyikazi wengine.

Dhana ya mawasiliano ya biashara

Neno hili linamaanisha ubadilishanaji wa taarifa za kibiashara na biashara. Kuna adabu fulani ya mawasiliano ya biashara, ambayo hufundishwa hata katika kozi maalum. Barua lazima itolewe kulingana na sheria, kwani itaunda na kudumisha sifa ya kampuni, na pia kuunda mtazamo mzito kwa shirika. Barua ya biashara, kutoka kwa mtazamo wa kiufundi, ni chombo kinacholenga kuboresha mawasiliano kati ya makampuni au idara mbalimbali.

Aina za mawasiliano ya biashara

Kuna aina kadhaa za hati, na kila moja ina sheria zake za utekelezaji na uwasilishaji. Misingi ya mawasiliano ya biashara pia hutumika wakati wa kuwasiliana kupitia barua pepe. Wataalam wanafautisha aina zifuatazo za barua za biashara: barua za asante, maombi, madai, msamaha, kukanusha, pongezi na rambirambi. Kwa kuongeza, kuna barua za kibiashara, ambazo zinajumuisha madai, kukataa, vikumbusho, dhamana, na kadhalika.

Jinsi ya kufanya mawasiliano ya biashara kwa usahihi?

Wakati wa kuunda barua, ni muhimu kuzingatia maelezo yote. Wakati wa kuelezea sheria za mawasiliano ya biashara, inafaa kuzingatia mambo yafuatayo:

1. Ikiwa unaandika barua ambayo unahitaji kujibu maswali maalum yaliyoulizwa na mwandishi, basi itakuwa sahihi kunukuu kila mmoja wao tofauti. Ili kufanya hivyo, tumia nambari na ugawanye maandishi katika aya.
2. Wakati wa kuunda barua, unahitaji kutoa maoni kwa ufupi juu ya hati zote zilizoambatanishwa na wewe au na mpatanishi wako. Hii ni muhimu ili mpokeaji aelewe mara moja kiini cha barua.
3. Barua lazima isainiwe na meneja na kupigwa muhuri.

Sheria za kufanya mawasiliano ya biashara

Makosa wakati wa kuunda barua za biashara haikubaliki, kwa hivyo ni muhimu kujua sheria za msingi za kuzitunga:

1. Usitumie maneno ambayo maana yake haijulikani, au angalia tafsiri yake kwa kutumia kamusi.
2. Kufanya mawasiliano ya biashara hakujumuishi matumizi ya istilahi maalum, kwa kuwa baadhi ya maneno yanaweza yasijulikane kwa anayeandikiwa. Ikiwa maneno kama haya yanatumiwa, basi toa maelezo.
3. Eleza mawazo yako kwa sentensi fupi ili jambo kuu lisipotee.
4. Ikiwa hujui lugha ya Kirusi vizuri, basi ni bora kwanza kuandika maandishi katika mhariri au kwenye hati kwenye kompyuta yako ili kuangalia tahajia yako.
5. Mawasiliano ya biashara hairuhusu matumizi ya maneno ya mazungumzo, maneno ya fasihi, na kadhalika. Kabla ya kutuma barua, angalia ikiwa kuna makosa na makosa. Ni bora kuangalia tena baada ya muda.

Mwanzo wa barua katika mawasiliano ya biashara

Kwanza, katika muundo wa barua kuna "kichwa", ambacho kina nafasi na jina kamili la mpokeaji. Vipengele vya mawasiliano ya biashara ni pamoja na anwani ya kawaida "Mpendwa," ambayo mara nyingi imeandikwa katikati ya ukurasa. Ikiwa mtu huyo hajui, basi neno "Mheshimiwa" limeandikwa kabla ya jina la mwisho. Aya ya kwanza (utangulizi) inajumuisha madhumuni na sababu ya barua. Baada ya kuisoma, anayeandikiwa anapaswa kuelewa maana kuu ya ujumbe.

Ombi katika mawasiliano ya biashara

Moja ya aina maarufu za mawasiliano ya biashara ni barua ya ombi. Hili linaweza kuwa ombi la busara au ombi la kidiplomasia juu ya suala la sasa. Stadi za uandishi wa biashara ni muhimu kwa maombi ya kuandika kwa sababu zinapaswa kumtia moyo mpokeaji kuchukua hatua inayotakiwa na mwandishi. Kuna sheria fulani za kuandika barua:

1. Mhusika anapaswa kushughulikiwa kibinafsi, akizingatia misingi ya adabu ya biashara.
2. Ili kuelezea mpokeaji sababu ya ombi, unaweza kumpa pongezi, kuonyesha biashara yake au sifa za kibinafsi na sifa.
3. Toa sababu za ombi hilo na uvutie mpokeaji katika kulitimiza. Tatizo linapaswa kuelezewa kwa ufupi na kwa uwazi iwezekanavyo.
4. Mara baada ya ombi kufanywa, inapaswa kurekebishwa na kurudiwa tena, kusisitiza faida zinazowezekana.

Jinsi ya kujikumbusha katika mawasiliano ya biashara?

Barua ya ukumbusho hutumiwa wakati unahitaji kukumbusha juu ya utimilifu wa majukumu yaliyofanywa, kufuata sheria, mbinu ya tukio muhimu, na kadhalika. Katika hali nyingi, ukumbusho wa maneno hutumiwa kabla yake. Kama matokeo, barua hiyo hutumika kama aina fulani ya ushahidi wa hatua iliyochukuliwa. Kikumbusho katika mawasiliano ya biashara ni pamoja na:

1. Taarifa kuhusu mtumaji na mpokeaji. Baada ya hayo, sababu ya ukumbusho imeelezwa.
2. Viungo vya sheria na kanuni zinazohusiana na suala linalokumbushwa hutolewa.
3. Maneno ya mawasiliano ya biashara yanapaswa kuwa wazi, lakini sio ya kutisha. Haitakuwa vibaya kukukumbusha kwamba tatizo linaweza kutatuliwa kwa amani.
4. Barua haina viwango, hivyo inaweza kuandikwa kwa fomu ya bure.

Jinsi ya kuomba msamaha vizuri katika mawasiliano ya biashara?

Moja ya barua ngumu zaidi kuandika ni barua ya msamaha, ambayo inakuhitaji kuomba msamaha na kuokoa uso kwa kampuni. Kwa kuongeza, inalenga kurejesha mahusiano yaliyoharibiwa. Mawasiliano ya biashara yanaonyesha sifa zifuatazo za msamaha:

1. Muundo wa barua hujumuisha kiashiria cha mpokeaji, mada ya ujumbe na ujumbe.
2. Sio lazima kutaja mtendaji, kwani usimamizi utasaini kila kitu.
3. Maneno ya kuomba msamaha katika mawasiliano ya biashara hayapaswi kuwa wazi na mada ya barua inapaswa kuwa ya upande wowote au kutokuwepo kabisa.
4. Athari ambayo inahitaji kupatikana ni msamaha wa dhati na habari kuhusu kile kilichotokea, yaani, dalili ya sababu ya hali mbaya.

Sheria za mawasiliano ya biashara kwa barua pepe

Sheria zote zilizotajwa hapo awali zinafaa pia kwa mawasiliano ya elektroniki, lakini bado kuna idadi ya huduma:

1. Barua pepe ya kazi inapaswa kutumika kwa mawasiliano rasmi tu, kwani barua zote zimehifadhiwa kwenye seva na zinaweza kusomwa na mtu mwingine.
2. Mawasiliano ya barua pepe ya biashara yanahitaji matumizi ya fonti inayoweza kusomeka na ni bora kuchagua Arial au Times New Roman. Saizi ya herufi inapaswa kuwa ya kati. Maandishi hayapaswi kuwa na Caps Lock, alama za mshangao au herufi maalum. Inakubalika kuangazia vishazi fulani katika italiki au herufi nzito, lakini tumia hii ikiwa ni lazima tu.
3. Kwa usomaji bora, tumia vichwa vidogo, lakini kumbuka kwamba idadi yao haipaswi kuwa kubwa, hivyo kiwango cha juu ni vipande 3-4. Aya moja haipaswi kuwa zaidi ya mistari minne.
4. Maadili ya barua pepe za biashara hayaruhusu uga wa mada kuachwa wazi. Andika hapa kiini cha barua, ambayo inapaswa kuwa maalum, taarifa na mafupi.
5. Lazima ujumuishe saini yako na maelezo ya mawasiliano mwishoni, na haipaswi kuchukua zaidi ya mistari sita. Tumia muundo ufuatao: "Kwa heshima," jina la kwanza na la mwisho, jina la kampuni, nambari ya simu, barua pepe, na anwani ya tovuti.
6. Katika mawasiliano ya biashara, inafaa kutumia kiolezo cha ushirika katika mtindo wako wa shirika. Shukrani kwa hili, itawezekana kusimama kutoka kwa wengine na wakati huo huo kuzingatia sheria za mawasiliano ya biashara. Ni muhimu usisahau kwamba barua inaweza kusomwa sio tu kwenye skrini ya kompyuta, lakini pia kwenye simu, hivyo template lazima iboreshwe kwa azimio la skrini tofauti.

Vitabu juu ya mawasiliano ya biashara

Ili kuelewa vyema ugumu wote wa kuandika barua ya biashara, unaweza kusoma maandiko muhimu. Kazi zifuatazo zinachukuliwa kuwa nzuri:

1. « Sanaa ya uandishi wa biashara. Sheria, mbinu, zana» S. Karepina. Mwandishi anaelezea mtindo wa biashara wa mawasiliano ni nini, jinsi ya kuacha vizuri aina tofauti za barua na ripoti.
2. « Barua pepe ya biashara. Kanuni tano za Mafanikio" Mwandishi anaelezea aina za mawasiliano ya biashara na hutoa zana za kusaidia kufanya mawasiliano kuwa bora zaidi. Hapa unaweza kupata vidokezo na hila muhimu.

Mafanikio katika shughuli za shirika lolote, kampuni ya kibiashara au biashara yanahusishwa kwa kiasi kikubwa na utamaduni wa tabia na adabu. Matendo yote ya meneja na wafanyakazi lazima hakika kuzingatia sheria za tabia nzuri na kuwa sahihi kwa hali hiyo.

Moja ya sehemu muhimu zaidi za adabu ni mawasiliano ya biashara.

Inakadiriwa kuwa karibu 50% ya muda wa kazi hutumiwa kushughulika na karatasi na barua. Lakini hii ni muhimu, kwani mawasiliano ya biashara yenye uwezo yanaweza kuongeza mauzo ya kampuni na kuongeza kasi ya mwingiliano wa huduma na idara tofauti.

Kwa kweli, kuna mifumo fulani hapa, na hakika tutazungumza juu yao katika nakala hii. Sheria za mawasiliano ya biashara zimesawazishwa kwa muda mrefu. GOST R.6.30-2003 iliyopo itakusaidia kwa usahihi kuweka maandishi kwenye karatasi, kukuambia nini indents, kando, na fonts kufanya. Mawasiliano ya biashara ni sifa ya usawa na marudio ya mifumo ya hotuba.

Walakini, barua yoyote ni ya mtu binafsi. Alama kubwa juu yake imeachwa na utambulisho wa mtumaji, nafasi yake, hali na mpokeaji. Kwa kiasi fulani, mawasiliano ya biashara ni mchanganyiko wa ubunifu na bidii.

Aina za mawasiliano ya biashara

Mzunguko wa hati unafanywa kwenye karatasi na kupitia barua pepe.

Mawasiliano yote kwenye biashara yanaweza kugawanywa katika vikundi vifuatavyo:

Mawasiliano rasmi/isiyo rasmi;

Ndani na nje.

Mawasiliano rasmi ni pamoja na matoleo ya kibiashara, barua za shukrani na dhamana, makubaliano ya biashara, maagizo ya biashara, majukumu ya kazi, maombi, madai, madai.

Mawasiliano isiyo rasmi ni pamoja na pongezi mbalimbali kutoka kwa washirika wa biashara, wateja, na wafanyakazi; rambirambi, pole, mialiko na shukrani.

Nyaraka za ndani zinazunguka tu kati ya idara za biashara moja, wakati hati za nje zinapita zaidi ya mipaka yake.

Sheria za mawasiliano ya biashara: yaliyomo ndani

Sharti kuu ni ufupi na uwazi wa barua. Usinyooshe maandishi juu ya kurasa kadhaa. Chaguo bora ni kutoshea katika moja.

Sheria za mawasiliano ya biashara zinajumuisha kutengwa kwa maneno na misemo ngumu, isiyo wazi, ya kigeni na maalum kutoka kwa maandishi. Sentensi zote zinapaswa kuwa fupi, na mawazo kuu ya mwandishi na bila "maji".

Epuka tafsiri mbili katika barua yako, vinginevyo ikiwa mabishano yatatokea, itakuwa ngumu zaidi kutetea maoni yako na kudhibitisha ulichomaanisha kwa kifungu fulani.

Sheria za uandishi wa mawasiliano ya biashara humlazimu mwandishi kumwita mpokeaji kwa jina na patronymic, iliyotanguliwa na kichwa "Mpendwa ...". Na hakikisha kutumia "wewe," hata ikiwa una uhusiano mzuri wa kirafiki na mpokeaji wa barua.

Katika utangulizi, pamoja na kuonyesha jina la mwisho na jina la kwanza, lengo kuu la ujumbe limeelezwa. Mifano ya mawasiliano ya biashara wanajua templates za kutosha na cliches kwa kesi hizo: "Kuhusiana na barua ya awali ...", "Tunawakumbusha ...", "Hebu tujulishe ..." na wengine.

Lainisha jibu lisilopendeza kwa mpokeaji (kukataa ofa, kukataa ushirikiano) kwa misemo: "Kwa bahati mbaya, hatutaweza kuchukua fursa ya masharti yaliyopendekezwa ..." au sawa.

Nyaraka za karatasi za nje

Barua yoyote ya biashara lazima iandikwe kwenye barua ya kampuni na maelezo ya kampuni na habari zote za mawasiliano.

Hakikisha kujumuisha tarehe halisi ya hati.

Kona ya juu ya kulia ya laha inakaliwa na herufi za kwanza za anayeandikiwa na anwani ya kampuni ya mpokeaji.

Gawanya maandishi katika aya zenye maana ili iwe rahisi kwa msomaji kuelewa na kufahamu. Hakuna zaidi ya mistari 4-5.

Kuandika maneno yote kwa herufi kubwa ni hali mbaya.

Nyaraka zinaweza kuambatanishwa na barua. Katika kesi hii, zimeorodheshwa kwenye mstari tofauti katika sehemu ya chini ya kushoto ya karatasi. Kulingana na adabu ya biashara, jibu la barua lazima lipokewe ndani ya siku 10. Ikiwa tatizo linahitaji muda zaidi kusuluhishwa, anayeshughulikiwa lazima aarifu hili.

Baada ya kuandika, unapaswa kuwa na uhakika wa kuangalia kwa uangalifu maandishi tena kwa makosa, tahajia na sarufi. Ikiwa una muda, unapaswa kuweka barua kando na kurudi tena baadaye. Kama sheria, makosa yatagunduliwa ambayo hayakugunduliwa mwanzoni. Ushauri huu ni muhimu zaidi wakati wa kujibu malalamiko ya mteja. Haupaswi kumkasirisha mtu hata zaidi kwa barua iliyoandikwa bila kusoma na kuandika.

Wakati hati imeandikwa na kukaguliwa mara kadhaa, ichapishe kwenye karatasi ya A4. Ukubwa huu ni saizi ya kawaida inayotumiwa kwa mawasiliano yoyote, hata ikiwa maandishi yenyewe huchukua nusu ya karatasi.

Jaribu wino kwenye kichapishi kabla ya kuchapisha ili usitoe ukungu au uzembe.

Katika baadhi ya matukio, unaweza kuunganisha kadi yako ya biashara kwenye hati, na uambatanishe karatasi iliyochapishwa yenyewe katika faili ya uwazi.

Bahasha yenye chapa yenye nembo ya kampuni pia inachukuliwa kuwa fomu nzuri.

Sheria za kufanya mawasiliano ya biashara isiyo rasmi mara nyingi huwa na hisia zaidi kuliko katika karatasi za biashara na hazieleweki kidogo. Vifupisho na matumizi ya vivumishi vya rangi vinafaa hapa, kwa mfano, kwa pongezi: kushangaza, msikivu, fadhili.

Barua pepe za biashara

Ukweli kwamba hautumi mawasiliano katika bahasha kupitia mtandao wa posta haipaswi kufurahi. Sheria za mawasiliano ya biashara pia zinatumika katika kesi hizi.

Ujumbe mzuri na sahihi wa biashara ya elektroniki huunda picha nzuri ya biashara na mtu maalum. Sifa katika biashara ni ya thamani sana!

Sheria za msingi za mawasiliano kwa barua-pepe

Tumia anwani yako ya barua pepe ya kazini kwa madhumuni yanayokusudiwa pekee.

Zingatia jina la kisanduku cha barua. Usitumie majina yasiyo sahihi unapofanya kazi, kama vile "mtoto", "superman", hata kama yameonyeshwa kwa maandishi ya Kiingereza.

Jaza safu wima ya "somo" kila wakati, vinginevyo barua yako inaweza kuishia kwenye barua taka. Maelezo kama vile "mpango", "orodha", "pendekezo la kibiashara", "ripoti" hayafai. Kunaweza kuwa na herufi nyingi zinazofanana kwenye kikasha cha mpokeaji wako. Kuwa mahususi iwezekanavyo kuhusu kile ambacho ujumbe wako unahusu. Usitumie maneno zaidi ya matano. Andika kwa herufi kubwa somo lako. Hakuna haja ya kuweka kipindi mwishoni.

Ikiwa unajibu barua pepe iliyopokelewa hapo awali, hakikisha kuwa umeondoa "Re" kwenye mstari wa mada.

Mtindo wa mawasiliano

Weka barua katika muundo wa biashara. Ondoa sauti ya kutisha, kusihi, kuamuru.

Sheria za mawasiliano ya biashara ya elektroniki haziruhusu matumizi ya hisia au idadi kubwa ya alama za swali au alama za mshangao katika maandishi.

Uwe na adabu. Salamu ya lazima mwanzoni na kwaheri kwa interlocutor mwishoni ni fomu nzuri. Kwa mfano, "Kwa heshima ..." au kama hii: "Wako mwaminifu ...".

Mawasiliano ya barua pepe ya biashara na "sheria yake ya dhahabu": usichanganye mada kadhaa tofauti katika ujumbe mmoja. Ni bora kutuma mfululizo wa barua.

Barua pepe inapaswa kuwa nusu ya urefu wa barua ya karatasi.

Kufanya kazi na viambatisho

Ikiwa kuna habari nyingi sana za kuwasilisha, usiziweke zote kwenye mwili wa barua, lakini ziambatanishe kama hati tofauti kama viambatisho.

Kwa urahisi wa mpokeaji, badilisha hati ulizotayarisha kwa majina ambayo anaelewa. Hii itaonyesha nia yako na kukushinda. Fikiria ni folda ngapi za kazi ambazo mpokeaji anazo kwenye kompyuta yake na jinsi atakavyotafuta barua yako kati yao.

Hakikisha kumfahamisha mpokeaji kuhusu faili unazotuma ili asizingatie kuwa virusi vya nasibu. Hifadhi hati kubwa.

Ni bora kutuma viambatisho vikubwa sana (zaidi ya kbytes 200) kwa njia nyingine, kwa mfano, kupitia seva ya ftp.

Baadhi ya seva za barua haziruhusu fomati kama vile COM, EXE, CMD, PIF na zingine kadhaa kupita na kuzizuia.

Ikiwa kulikuwa na wapokeaji kadhaa wa barua yako, chukua muda wa kufuta ushahidi wote wa usambazaji wa wingi kila wakati. Mpokeaji hahitaji maelezo kama hayo ya ziada hata kidogo. Amri ya "bcc" itakusaidia.

Sheria za kufanya mawasiliano ya biashara kwa barua-pepe zinahitaji kumjulisha mhusika mwingine kwamba mawasiliano yamepokelewa. Ikiwa haiwezekani kujibu kwa sasa, mjulishe mpatanishi wako kuhusu hili. Hifadhi historia yako ya mawasiliano ili kuepuka maswali na taratibu zaidi.

Ikiwa jibu ni muhimu na la haraka, inaruhusiwa kumjulisha nyongeza kwa simu, Skype au ICQ. Ikiwa hata baada ya hii haukuweza kufikia matokeo mazuri, jikumbushe tena.

Sio kawaida kwamba unapoomba hati, unapokea barua tupu na faili iliyounganishwa kwa jibu. Haikubaliki. Mifano ya mawasiliano ya biashara inahitaji kwamba taarifa muhimu kuwekwa katika mwili wa hati. Kwa mfano, hii: "Ninatuma data muhimu kwa ombi lako."

Usisahau kuonyesha kuratibu mwishoni mwa barua: njia zote zilizopo za mawasiliano, nafasi, tovuti ya kampuni, viungo vya mitandao ya kijamii.

Wakati wa kuandika anwani za shirika, toa habari nyingi iwezekanavyo - nambari ya simu na msimbo wa eneo, anwani na msimbo wa zip. Baada ya yote, mawasiliano yako hutokea sio tu na wakazi wa eneo lako. Ikiwa una taarifa zote, itakuwa rahisi kuwasiliana nawe.

Na sheria ya mwisho: yeyote aliyeanza mawasiliano lazima amalize mazungumzo ya elektroniki.

Hitimisho

Mawasiliano ya biashara ni suala nyeti. Wakati mwingine mtazamo mmoja unatosha kuunda maoni ya uhakika kuhusu mtu na shirika analowakilisha. Kujua sheria za uandishi wa biashara kunaweza kusaidia sana kazi yako.

Mawasiliano ya biashara ya kielektroniki. Kuhusu mada ya barua

Makala haya yanahusu kujaza sehemu ya Mada katika barua pepe za biashara.

Jaza sehemu ya "Somo la Barua pepe" kulingana na yaliyomo.

Jambo linaloonekana kuwa rahisi. Ukimwandikia mshirika wako kuhusu tarehe za mwisho za kutuma hati, andika katika mada "Kuhusu tarehe za mwisho za kutuma Mkataba." Ikiwa unaandika kuhusu kubadilisha anwani yako ya kisheria, andika katika mada "Kuhusu kubadilisha anwani yako ya kisheria." Lakini, kama mazoezi ya mawasiliano yanavyoonyesha, sio kila kitu ambacho ni dhahiri kwetu ni dhahiri kwa wengine ...

Juzi, rafiki yangu na mfanyakazi mwenzangu (Natasha) alipumua tena baada ya kupokea barua kutoka kwa mshirika wake wa biashara. Na akasema: "Mrembo! Sio barua, lakini wimbo! Bado sijaifungua, lakini tayari ninajua anachoandika!” Na kisha akaongeza: "Na kupata barua zake zozote kwenye kisanduku changu cha barua sasa ni suala la dakika!"

"Ni nini maalum kuhusu hilo?" - unauliza kwa usahihi. Na kisha nitakuambia kwa nini agizo la sasa katika mawasiliano na mpokeaji hufurahisha rafiki yangu.

Natasha ni mtaalamu wa kufanya kazi na wateja na washirika katika kampuni ya mafunzo.

Zaidi ya miezi 2 iliyopita, alianza kuandikiana barua na mshirika mpya wa biashara wa kampuni hiyo. (Wacha tumwite "Vasya"). Mwanzoni mwa ushirikiano ujao, daima kuna masuala mengi ambayo yanahitajika kujadiliwa, kufafanuliwa, kufafanuliwa, kuimarishwa, nk Siku hiyo, Natasha na Vasya walibadilishana idadi kubwa ya ujumbe. Lakini ukiangalia kwenye kisanduku pokezi cha Natasha na ukatazama uzi wa mawasiliano na Vasya, utapata picha rahisi kabisa. Kuna herufi nyingi, lakini habari yote inakuja kwa alama mbili za semantic: kwenye uwanja "Kutoka" inasema "Vasya", na katika uwanja wa somo - "Ushirikiano na Perm" (Jina la mshirika wa biashara wa Natasha na jina la jiji limebadilishwa na mimi kwa sababu za wazi. Kama wanasema, Tafadhali fikiria bahati mbaya yoyote kuwa ajali).

Hebu fikiria hali hiyo: barua ya kwanza ina somo "Ushirikiano na Perm". Kutoka kwa barua hii, Natasha anajifunza habari kuhusu mpokeaji, kuhusu kampuni yake, na anafahamiana na ofa yake ya kibiashara. Majibu. Barua zifuatazo zinafafanua maelezo ya kazi, maalum ya kufanya mafunzo kwenye tovuti, kujadili masuala ya kifedha, ya shirika, nk (Mwishoni mwa juma, kuna barua 17 kutoka kwa Vasya kwenye sanduku la barua la Natasha). Kwa kuongezea, herufi zote: kutoka ya kwanza hadi ya mwisho, zina chaguo moja la somo: "Ushirikiano na Perm." Sasa fikiria unachopaswa kufanya ikiwa unahitaji haraka, kwa mfano, kupata barua moja maalum na habari maalum katika barua hii. Kama wanasema, "siyo akili" unachopaswa kufanya: fungua barua bila mpangilio na jaribu kukumbuka takriban siku gani ya juma suala hili lilijadiliwa. Sitazungumza juu ya wakati uliotumika, ufanisi wa utaftaji kama huo na hisia zinazoambatana. Na hivyo kila kitu ni wazi.

Hitimisho:

1. Kumbuka kwamba sehemu ya Mada ni sehemu muhimu ya barua pepe.

2. Jaza uwanja wa somo kwa busara, fanya habari kuwa ya kuelimisha sana.

Kwa mfano, "Agreement.Account. Act" badala ya "Nyaraka"

3. Vipengele vya suala linalojadiliwa vinapobadilika, fafanua mada (tumia kiendelezi).

Kwa mfano,

Ushirikiano na Perm → Ushirikiano na Tarehe za Perm → Ushirikiano na Makubaliano ya Perm

4. Fanya mada iwe na maana, lakini fupi sana(idadi ya herufi zinazoonekana kwa anayeandikiwa anapopokea katika sehemu ya “Somo” ni chache)

Kwa mfano,

Ushirikiano na Perm → Perm.Dates → Perm.Agreement

5. Ikiwa katika mawasiliano na mshirika wa biashara/mteja unaona sehemu ya "Somo" imejazwa nasibu au haijajazwa kabisa, chukua hatua mikononi mwako mwenyewe. na ujaribu mojawapo ya hali mbili:

— Unapojibu, badilisha kwa usahihi maudhui ya sehemu ya “Somo”/ jaza ndani yako. Ikiwa mpokeaji ni mwangalifu, labda hatua hii itatosha kurudisha mawasiliano kuwa ya kawaida. Iwapo mpokeaji bado anaendelea (inawezekana kwa sababu ya mazoea) kupuuza yaliyomo kwenye uwanja huu, tumia hati nyingine (soma hapa chini):

- Andika barua kwa mpokeaji na ombi / ofa na takriban maudhui yafuatayo: "Vasya, nataka sana mawasiliano yetu yawe na ufanisi na sisi tuweze kutatua masuala yetu yote ya biashara haraka iwezekanavyo. Ninapendekeza uonyeshe mara moja mada na yaliyomo kwenye barua kwenye uwanja wa "Somo". Nadhani kwa njia hii tutaongeza kwa kiasi kikubwa ufanisi wa mawasiliano yetu.”

Natasha alichukua ushauri wangu. Na sasa kwa mwezi wa pili nimekuwa nikifurahia uwazi na uwazi wa barua ninazopokea!

Napenda furaha sawa na wewe, wasomaji wangu wapenzi!