Sheria za barua pepe za biashara. Etiquette ya barua ya biashara

Kwamba maswali kuhusu jinsi na kwa njia gani unaweza kuunda na kutuma, kimsingi, haipaswi kutokea. Walakini, sio kila mtu yuko tayari kuanza kazi hii mara moja linapokuja barua rasmi, haswa wakati mwandishi wa barua anatarajia kupokea jibu kwake. Nitakuambia siri kidogo ya mawasiliano ya biashara, kali zaidi katika tabia na mtindo wake barua inaundwa, nafasi zaidi za majibu kutoka kwa mpokeaji. Katika somo hili, nitakuonyesha sampuli za barua pepe chache ambazo zinafaa kuwasaidia watumiaji kufafanua mtindo wao wenyewe na kuandika ujumbe kwa njia mwafaka zaidi katika siku zijazo.

Kuanza, unahitaji kuamua ni aina gani ya barua ambayo tutaunda itakuwa. Ninapanga barua pepe zote zinazotoka katika aina tatu kuu:

• Pendekezo la biashara
• Uchunguzi wa Biashara
• Anwani ya kirafiki

Ipasavyo, kwa aina zote tatu, nina templates za template, zote kwa namna ya faili za maandishi rahisi, na kwa namna ya templates, iliyoimarishwa kwa programu fulani za barua. Hebu tuendelee kwa kila mmoja wao kwa utaratibu.

Pendekezo la biashara

Hujambo (habari za mchana), [jina la mtu atakayeshughulikiwa]!

Inashauriwa kuonyesha jina katika barua yoyote wakati wa kuwasiliana, kwa sababu rufaa ya kibinafsi huweka mtu kwa njia ya kirafiki. Walakini, ikiwa haikuwezekana kujua jina, salamu ya fomula itatosha.

Acha nikutambulishe huduma mpya (bidhaa mpya) kutoka kwa kampuni yetu [jina la kampuni].

Acha nitoe ushirikiano katika uwanja wa [jina la uwanja wa shughuli].

Ifuatayo, eleza kwa ufupi faida za ofa yako kulingana na bei, au sifa fulani za ubora. Jambo kuu sio kupita kiasi. Megabytes ya maandishi, na hata kuongezewa na picha za mkali, zisizo na maana, huwaogopa watu tu. Ikiwa mpokeaji wa barua anavutiwa na toleo lako kutoka kwa mistari ya kwanza, hakika atawasiliana nawe kwa maelezo ya ziada.

Ikiwa unavutiwa sana na watu wanaowasiliana nawe mara ya kwanza, basi ni busara kufikiria juu ya ufikiaji sio tu kwa barua-pepe. Haitakuwa superfluous kuunda akaunti katika huduma kama vile ICQ naSkype. Wakati mwingine ni rahisi zaidi kwa mtu kuwasiliana nawe kwa simu ya kawaida, ikiwa nambari ya vile, bila shaka, itaachwa kwa busara na wewe katika saini.

Kwa nini unahitaji kurudia anwani yako ya barua pepe kwenye saini, unauliza, ikiwa inatumwa kiotomatiki na seva ya barua. Hapa sheria ni kwamba habari isiyo ya lazima katika mawasiliano ya biashara sio lazima kamwe. Hebu fikiria hali wakati barua yako inapokewa na mtu ambaye huenda havutiwi na pendekezo hilo, au hana uwezo wa jibu sahihi kwake. Inasambaza ujumbe uliopokelewa kwa mtumiaji mwingine, lakini wakati huo huo, kwa sababu fulani, taarifa kuhusu mtumaji wa kweli hupotea kutoka kwa data iliyoongezwa kiotomatiki, ambayo inafanya kuwa vigumu kuwasiliana nawe. Hata hivyo, daima itakuwa ya kutosha kuangalia saini ili kuamua mwandishi wa barua na mawasiliano yake muhimu.

Uchunguzi wa Biashara

Habari (Mchana mzuri)!

Au, ikiwa jina la mpokeaji linajulikana, basi (Mpendwa, [Jina, Patronymic])!

Ninakuomba utoe maelezo kuhusu bidhaa (huduma) [jina la bidhaa/huduma] yenye maelezo ya sifa kamili na sifa za ushindani.

Kulingana na Sheria ya Shirikisho ya Shirikisho la Urusi [nambari na tarehe ya hati], tafadhali toa maelezo [eleza data inayohitajika kupata].

Unaweza pia kurejelea usimamizi wa huduma fulani kwenye Mtandao ikiwa haki zako zimekiukwa.

Kuhusiana na ukiukaji wa kifungu [nambari ya kifungu katika makubaliano ya mtumiaji] ya makubaliano ya mtumiaji, ambayo ni: "[nukuu maandishi kamili ya kifungu kilichotajwa]", ninakuomba uangalie na kuchukua vikwazo vinavyofaa dhidi ya hatia [kuwajibika () ikiwa tunazungumza juu ya wafanyikazi wa huduma)] mtu [tovuti (jina la tovuti)]. Tafadhali ripoti matokeo ya uthibitishaji na vikwazo vilivyowekwa kwa [anwani yako ya barua pepe].

Anwani ya kirafiki

Salamu (Siku njema) (Habari) [jina la mtu]!

Katika mawasiliano ya kwanza kwa njia ya kirafiki, ukamilifu wa ujumbe wako wa maandishi utakuwa kiashiria kizuri. Maandishi yaliyoandikwa kwa usahihi yataonyesha shauku yako ya juu ya kuwasiliana na mtu sahihi na kuamsha hamu ya jibu. Kumbuka kuanzisha mazungumzo kwa maswali machache ya msingi.

Barua pepe ya mfano

Kila mmoja wetu aliandika barua rasmi na maelezo angalau mara kadhaa katika maisha yetu. Haijalishi tuko wapi na tunafanya nini, eneo lolote lina mawasiliano yake ya biashara, ambayo lazima ifanyike ili kujua baadhi ya pointi, kufafanua habari, kuuliza swali, na kadhalika. Ingawa mapema jambo hili lilikuwa la kawaida zaidi katika taarifa za karatasi na kutuma barua kwa wakubwa (pamoja na washirika wa biashara), leo aina hii imeenea zaidi katika mazingira yetu.

Unahitaji kujua jinsi ya kufanya mawasiliano ya biashara kwa usahihi hata ikiwa unaweka agizo kwenye duka fulani mkondoni na unataka kuwasiliana na mwakilishi wake.

Katika makala hii, tutaelezea baadhi ya pointi kuu zinazounda mawasiliano ya biashara. Tutazingatia ni nuances gani inapaswa kuzingatiwa wakati wa kubadilishana barua na washirika wetu; ni nini kisichoweza kupuuzwa ikiwa hutaki kuonekana kuwa hauna uwezo na usio na heshima kwa interlocutor, na pia kumbuka sheria zinazopaswa kufuatiwa katika hali yoyote.

Inatumika wapi

Ni wazi, mawasiliano ya biashara hutumiwa mara nyingi katika mtiririko wa kazi. Ikiwa unafanya kazi kwa kampuni, basi hakika utakabiliwa na hitaji la kutunga aina hii ya mawasiliano. Kwa kuwa tunazungumza juu ya wakati wa biashara, sio ngumu kuelewa kuwa mtindo wa uandishi unapaswa kuwa sahihi - rasmi na rasmi iwezekanavyo.

Maoni zaidi ya wafanyikazi wa kampuni ambayo barua hutumwa juu yako na kampuni yako inategemea jinsi unavyoweza kuanzisha mawasiliano ya biashara. Kwa hivyo, mchakato wa kuandika maandishi na muundo wake unapaswa kushughulikiwa kwa uwajibikaji iwezekanavyo.

Kwanza kabisa, ikiwa unatafuta jinsi mawasiliano ya biashara yanafanywa, tunapendekeza usome maagizo yetu. Ndani yake, kama ilivyoonyeshwa hapo juu, tutawasilisha vidokezo kadhaa vya kinadharia na maswali ya vitendo. Mwishoni mwa kifungu, tutajaribu kutoa mifano kadhaa ya misemo ambayo ni ya kawaida kwa mtindo rasmi wa uandishi. Mwishoni, ukitumia msingi kutoka kwa kifungu hiki, utaweza kutunga maandishi ya hali ya juu kwa mawasiliano zaidi na makandarasi.

Aina za mawasiliano

Mara moja, nikijadili mawasiliano ya biashara ni nini, ningependa kuzingatia aina zake. Kwa hiyo, unaweza kuchagua barua ya ombi na, ipasavyo, barua ya majibu; barua ya habari (mara nyingi hutumwa kwa mteja); asante (kama ishara ya shukrani kwa huduma iliyotolewa), barua ya arifa, ukumbusho, onyo; barua ya mapendekezo; barua ya udhamini na kifuniko. Kwa kweli, hizi ni aina tu zinazotumiwa zaidi, ambazo mawasiliano ya biashara ya kweli na ya elektroniki yanajumuisha. Kwa hivyo, tutakutana nao kwa mazoezi mara nyingi.

Muundo

Ni busara kwamba kwa shirika linalofaa zaidi kwa kuandika barua yoyote, itakuwa muhimu kwetu kufanya kazi na muundo au mpango wake fulani. Hii inakuwezesha kugawanya kazi katika hatua ndogo ambazo ni rahisi zaidi kukamilisha. Kwa mfano, fikiria juu ya mstari wa barua yako ili kufunika mada unayohitaji kuwa sahihi iwezekanavyo. Kwa mfano, ikiwa unaandika swali kuhusu bei ya hii au bidhaa hiyo, jaribu kufupisha nia: kwa nini unaandikia kampuni (kwani unataka kununua au kuagiza hii au bidhaa hiyo); fafanua lengo kuu (jua ni kiasi gani itakugharimu kuagiza vitengo 10 vya bidhaa na chaguzi fulani). Hatimaye, fafanua kwa namna gani ungependa kupokea hesabu, na uulize ikiwa kuna punguzo kwa kiasi hicho cha bidhaa.

Kwa kweli, habari hii tayari ni dhahiri - unahitaji tu kufikiria kimantiki unachotaka kuandika. Kwa kuongeza, hatupaswi kusahau kuhusu muundo na mahitaji. Tutazungumza juu ya hili kwa undani zaidi baadaye.

Mahitaji ya barua

Kwa hivyo, sheria za mawasiliano ya biashara zinasema kwamba barua zote zinapaswa, kwanza, kuwa fupi. Hii ndiyo kanuni kuu ambayo itasomwa. Kubali, sisi sote hatupendi tunapopakiwa na habari nyingi. Ikiwa barua hii ni ya asili ya biashara, haipaswi kuwa kubwa - katika hali ambayo inaweza kupuuzwa tu. Ikiwa huwezi kufupisha habari mara moja, ifanye baada ya kuandika rasimu ya kwanza ya barua yako.

Pili, mpenzi wako (mwandishi) lazima aelewe ni nini kiko hatarini. Hiyo ni, barua inapaswa kufanywa kuwa ya habari na inayoeleweka. Ndani yake unahitaji kuweka maelezo ambayo ungependa kuwasilisha kwa namna ya kuepuka maswali ya ziada na si kupoteza muda kufafanua maelezo.

Tatu, barua inapaswa kufanywa kwa heshima iwezekanavyo kwa mpenzi wako au mfanyakazi wa kampuni ambaye atakuwa akiisoma. Ni kweli - heshima zaidi unayoonyesha kwa mpatanishi wako, kuna uwezekano mkubwa wa kujibu ombi lako ipasavyo na, mwishowe, utafikia athari inayotaka.

Mawasiliano kwa Kiingereza

Katika hali nyingine, mazungumzo yanapaswa kufanywa kwa Kiingereza (au lugha yoyote isipokuwa Kirusi). Hii ni kawaida, haswa ikiwa kuna uhusiano na wenzao wa kigeni. Ni vyema kutambua kwamba sheria za mawasiliano ya biashara zinatumika kwa lugha yoyote: zamu za stylistic pekee zinaweza kutofautiana. Kazi yako ni kuchagua moja ambayo yanafaa zaidi kwa hali ambayo wewe na mpenzi wako (interlocutor) mnajikuta.

Mawasiliano ya biashara kwa Kiingereza, kwa kweli, inahitaji ustadi ndani yake kwa kiwango cha juu, kwa hivyo, ikiwa hii sio juu yako, tunapendekeza uwasiliane na watafsiri wa kitaalam. Ni muhimu kwamba tafsiri inafanywa na mtu anayezungumza hotuba maalum, ambayo imejumuishwa katika lugha ya mawasiliano ya biashara.

Mfano. Utangulizi

Jinsi unavyoanza ni muhimu sana katika mazungumzo yoyote. Katika suala hili, adabu ya mawasiliano ya biashara sio tofauti na mawasiliano ya moja kwa moja: hatua ya kwanza ni kusalimiana na mpatanishi na kwa namna fulani kumtambulisha kwenye mazungumzo. Salamu inaweza kuwa kiwango cha "Hello", lakini utangulizi unapaswa kuwa wa kibinafsi zaidi. Kwa mfano, unaweza kuonyesha madhumuni mafupi ya barua yako (“Tunawasiliana nawe ili kufafanua baadhi ya taarifa kuhusu bidhaa yako. Kwanza kabisa, tunavutiwa na gharama ya “ A1 ”model). Chaguo jingine: "Kama muendelezo wa mazungumzo yetu ya simu kuhusu mfano wa A1, ninakuandikia na swali kuhusu gharama ya bidhaa hii"). Unaweza pia kuelezea hali yako kwa urahisi: "Ninakuandikia kwa sababu mnamo 2010 mshirika wako aliwasiliana na kampuni yetu, akiahidi kuanza ushirikiano katika eneo hili kwa niaba yako."

Uwasilishaji wa nyenzo

Zaidi ya hayo, baada ya jinsi ulivyoandika utangulizi katika barua yako, unapaswa kutoa ufafanuzi kuhusu kwa nini unaandika. Kwa mfano, baada ya kuuliza swali kuhusu bei ya bidhaa, taja kile kinachokuvutia. Unaweza kuandika hivi: "Tungependa kuagiza nambari ya N-th ya vitengo vya bidhaa, mradi zinawasilishwa kwa anwani X". Katika kesi ya kuendelea na mazungumzo ya simu, unaweza kusema ombi lako - kwa nini ulimwandikia mtu baada ya kuzungumza naye kwa simu (sema, kuthibitisha nia ya kufanya shughuli): "Yaani: tuna nia ya bidhaa N, mradi tu itatolewa na chaguo X ". Ikiwa utazingatia toleo la tatu, unaweza pia kuanza kuendeleza mada ya tamaa yako ya kushirikiana na kampuni. Eleza kwamba ni kwa maslahi yako, na kwamba mshirika atapata manufaa fulani kutokana na kuingiliana na wewe ikiwa atakubali: "Itakuwa ya kuvutia kwako kujua kwamba mwenendo wa kampuni yetu umebadilika, baada ya hapo imekuwa. karibu zaidi na masilahi ya biashara yako."

Sentensi

Mawasiliano yoyote ya biashara (mifano tunayotaja pia lazima iwe na mali hii) inahitaji mlolongo wa kimantiki. Ikiwa mwanzoni uliandika kwa nini unaandika, basi unapaswa kuzingatia zaidi na kupanua wazo hili. Onyesha kile ungependa kutoka kwa mpatanishi kwa upana zaidi - labda kumvuta matarajio ya faida za kukubali kufanya kazi na wewe. Sehemu hii, kwa mantiki yote, inapaswa kuwa "kilele" cha barua yako, kilele cha aina. Ikiwa mwanzoni ulikaribia vizuri kile kinachokuvutia kwanza, basi katika sehemu hii unapaswa "kufunua kadi". Mawasiliano yote ya biashara (mifano ya herufi hapo juu sio ubaguzi) inapaswa kujengwa kando ya mkondo laini wa juu. Kisha msomaji wa mistari yako ataelewa hisia zako na, kwa hiyo, itakuwa vizuri zaidi kwake kuwasiliana nawe. Usifanye mruko wowote wa ghafla, usiondoke kutoka mada moja hadi nyingine.

Kama mifano inavyoonyesha, ikiwa unahitaji kujadili, kwa mfano, masuala mawili ambayo hayahusiani, unaweza kugawanya makala kwa kuivunja katika aya. Ni rahisi kwa msomaji, ambaye ataona wakati unapohama kutoka swali moja hadi jingine; hivyo kwako, kwa sababu katika kesi hii unaandika kana kwamba tunazungumza juu ya barua mbili tofauti.

Ikiwa tunazungumzia kuhusu mifano yetu, unapaswa kuandika: "Kwa kuongeza, tungependa kuagiza tena bidhaa ya N, ambayo tuliwasiliana nawe mwezi mmoja mapema." Au: "Kwa bei inayofaa kwa hali zetu, tungependa kuanzisha ushirikiano wa kudumu nawe katika eneo hili, na kuongeza njia ya mauzo hadi vitengo elfu vya X-Y." Hatimaye, unaweza pia: "Ikiwa nia yako ya kufanya kazi na sisi bado ni halali, tafadhali tujulishe."

Kila sampuli ya pili ya mawasiliano ya biashara imejengwa juu ya kanuni hii, kwa hivyo hakuna chochote kibaya na hilo. Kinyume chake, kuangaziwa kwa vichwa mara nyingi husaidia kusonga vizuri, kwa sababu huondoa "maandishi thabiti", hufanya aina ya "nanga" ndani yake, ambayo unaweza kuibua.

Sehemu ya mwisho

Hatimaye, unapaswa kumaliza barua kwa roho ile ile ambayo uliianzisha. Ikiwa unashukuru, andika kwamba unafurahi kushirikiana na kampuni unayoelezea; ikiwa hii ni ofa ya kibiashara, unapaswa kutoa shukrani zako kwa umakini wa barua yako na matumaini ya mwingiliano zaidi na mtu huyu. Unahitaji kuelewa kwamba jinsi unavyomaliza barua yako itaamua kwa kiasi kikubwa maoni ya mwisho ya wewe na kampuni yako. Mawasiliano yote ya biashara (mifano ya barua huthibitisha hii kila wakati) imejengwa juu ya adabu - kwa hivyo kumbuka kila wakati kumshukuru mpatanishi, kuelezea tumaini, kumsifu au kuacha pendekezo lako. Unapaswa kuchagua mwisho wa maandishi yako kwa njia ya kuendana kikamilifu na shida iliyoelezewa kwenye barua.

Mifano: "Tunatumai kukuweka kama mshirika wetu wa kudumu kwa matumaini ya ushirikiano thabiti katika shughuli zetu za siku zijazo." Au "Tunashukuru kwa dhati kwa umakini wako na tunatumai kuwa tunaweza kukuza ushirikiano nawe katika siku zijazo." Au "Asante kwa umakini wako. Natumai tunaweza kuendelea kutumikia maslahi yako katika soko la N katika siku zijazo."

Etiquette na kusoma na kuandika

Usisahau kuhusu heshima kwa hali yoyote. Kama ilivyosisitizwa hapo juu, ni muhimu ikiwa una nia ya mawasiliano ya biashara. Maneno kama "nimefurahi kushirikiana", "asante kwa umakini wako", "naomba msamaha kwa kukusumbua", "tutafurahi kukuona", "utajiunga nasi" na wengine. Mbili za mwisho, kwa njia, zinahusiana zaidi na mialiko ya sherehe za ushirika kuliko barua ya biashara.

Kila mara ongeza “tafadhali,” “asante,” “kuwa mwenye fadhili,” na kadhalika kwa vifungu vya maneno inapofaa, kama ishara ya heshima.

Ujuzi wa kibinadamu sio muhimu sana katika mchakato wa kuandika barua za biashara. Kwa usahihi, ikiwa utafanya angalau kosa moja la msingi katika mchakato wa kuandika barua, unaweza kusema kwamba mpatanishi ataunda maoni tofauti kabisa juu yako kuliko vile unavyotarajia. Kwa hivyo, jaribu kuandika kwa ustadi iwezekanavyo na uangalie kila kitu mara kadhaa. Ikiwa hujui jinsi ya kupata makosa na kurekebisha mwenyewe, tumia huduma za kisahihishaji au huduma maalum. Ni rahisi sana, lakini itawawezesha kujiamini katika maandishi yako.

Mazoezi na mafunzo

Kwenye wavuti, kama ilivyoonyeshwa hapo juu, kuna mifano mingi ya barua za biashara zilizotengenezwa tayari kwenye mada yoyote. Hatukuziingiza kwa ukamilifu hapa, kwa sababu, kwa kweli, makala hii haina nafasi ya kutosha ili kubeba kiasi kikubwa cha habari. Badala yake, tuliamua kuweka sheria na kanuni za kimsingi ambazo ulipata fursa ya kujijulisha nazo hapo juu. Hata hivyo, haya ni, bila shaka, sio hatua zote zinazopaswa kuchukuliwa wakati wa kusoma barua ya biashara. Kwa kweli, uzoefu wa vitendo una jukumu muhimu zaidi katika eneo hili.
Ikiwa utasoma, sema, mifano 5-10 ya barua zilizotengenezwa tayari, na pia kusoma nakala yetu na kutoa sheria kadhaa kutoka hapa, hivi karibuni utaweza kuandika barua kwa njia unayohitaji. Kwa kweli, hii inatosha kuunda barua yoyote katika mfumo wa mawasiliano ya biashara.

Mifano tayari

Kwa kuwa, kama ilivyoonyeshwa hapo juu, kuna idadi kubwa ya mifano iliyotengenezwa tayari, wanafunzi na wataalam wa novice wanajaribiwa kutumia kazi iliyotengenezwa tayari ya mtu mwingine ili kutoa mradi wao wenyewe kwa msingi wake. Ningependa kusema kwamba haipendekezi kufanya hivyo kwa mazoezi, wakati wa mafunzo - tafadhali.

Katika mchakato wa kusoma kile kilichoandikwa kwa herufi zingine, utaweza kusonga kwa urahisi kile kinachohitaji kuainishwa katika mawasiliano yako. Hii ni kawaida, kwani ni asili ya mwanadamu kujifunza moja kwa moja kutoka kwa uzoefu.

Walakini, ikiwa umeulizwa kuandika barua ya biashara kamili, jaribu kuanza kwa kukagua mifano na uchague inayofaa zaidi kwa kazi yako. Kisha unahitaji kuifanya iwezekanavyo kwa hali ambayo unayo kulingana na dhana ya jumla, lakini wakati huo huo uandike upya ili kuanzisha mtindo wako wa kuwasilisha na kuandika. Baada ya yote, labda utaweza kufikisha habari vizuri zaidi, na kufanya mawasiliano yenyewe kuwa yenye tija na yenye ufanisi.

Jifunze na ufanye mazoezi! Na utaweza kuunda barua zako za biashara kwa muda mfupi sana!

Mara nyingi, mawasiliano ya kwanza katika ulimwengu wa biashara huanza na mawasiliano yaliyoandikwa - barua za biashara. Lakini ikiwa imeandikwa bila kuzingatia sheria za etiquette ya barua ya biashara, basi mawasiliano yasiyo ya kawaida yanaweza kuingiliwa, na utapoteza mteja au mpenzi wa biashara. Kwa hivyo, labda hutalazimika kumshawishi mtu yeyote jinsi ilivyo muhimu kuweza kuandika barua za biashara ambazo zitasaidia kuunda hisia nzuri kwako binafsi na ya kampuni yako kwa ujumla.

Sheria za msingi za mawasiliano ya biashara. Njia za kisasa za mawasiliano zilichukua sura zaidi ya miaka 150 iliyopita. Inaaminika kuwa nchi yao ni Uingereza, ambapo sheria za kutunga mawasiliano ya biashara zilianzishwa kwanza.

Sheria za jumla za mawasiliano

1. Kabla ya kuanza kuandika barua kwa mshirika wa biashara, unapaswa kuelewa mambo yafuatayo kwako mwenyewe:

Aina ya barua (barua ya kifuniko, barua ya kuagiza, barua ya taarifa, barua ya ukumbusho, barua ya uwasilishaji, barua ya kukataa, barua ya dhamana, nk);

Ikiwa jibu la barua yako linatarajiwa (kuna masharti wakati jibu kwa barua haitarajiwi, kwa mfano, barua ya uwasilishaji);

Je, maudhui ya barua yatakuwa wazi kwa mpokeaji barua yako, je, haitaacha utata wowote kuhusu suala la mawasiliano;

Una uhakika kwamba barua iliyotumwa kwa barua itafika kwa wakati (ikiwa sio, basi ni bora kutumia telefax, huduma za DHL au kutuma barua kupitia mtandao).

2. Toni ya barua lazima iwe sahihi kila wakati.

3. Ni muhimu kuchagua kwa uangalifu msamiati, kuepuka usahihi, utata, matumizi makubwa ya maneno ya kitaaluma. Nakala ya barua inapaswa kuwa rahisi kuelewa.

4. Barua ya biashara inapaswa kuandikwa tu kwenye barua ya shirika ambalo unazungumza kwa niaba yake. Kwa kuwa kuonekana kwa barua ni aina ya kadi ya kutembelea ya kampuni yako, muundo wa barua rasmi unapaswa kutibiwa kwa uangalifu maalum. Kadiri kichwa cha barua kikiwa rasmi, ndivyo toni ya herufi inavyopaswa kuwa rasmi zaidi.

Wakati wa kuandaa hati, inashauriwa kutumia kihariri cha maandishi Microsoft Word (bidhaa ya programu ya Microsoft Corporation) kwa kutumia fonti Times New Roman Cyr size 12 (kwa vifaa vya jedwali), 13, 14, 15, Times DL size 12, 13, 14 kupitia Vipindi 1-2.

Wakati wa kujaza barua ya biashara, nambari za ukurasa zimewekwa chini ya upande wa kulia wa ukurasa, na wakati wa kuchora hati zingine za biashara - katikati ya ukingo wa juu wa karatasi.

Inashauriwa kuchapisha maandishi ya barua yenyewe katika fomu za ukubwa wa A4 katika nafasi ya mstari wa 1.5-2, kwenye fomu za ukubwa wa A5 na chini - kwa nafasi ya mstari mmoja. Maelezo ya hati (isipokuwa kwa maandishi), yenye mistari kadhaa, huchapishwa kwa nafasi ya mstari mmoja.

Maswali yaliyoandikwa lazima yajibiwe ndani ya siku 10 baada ya kupokelewa.

Faksi na barua pepe lazima zijibiwe ndani ya saa 48, bila kujumuisha wikendi

Sheria za kuandaa barua ya biashara nchini Urusi

Nchini Urusi, muundo wa fomu rasmi umewekwa na hati za udhibiti na, kwanza kabisa, GOST 6.30-2003 "Mifumo ya nyaraka iliyounganishwa. Mfumo wa umoja wa nyaraka za shirika na utawala. Mahitaji ya Nyaraka ".

GOST ilianzisha miundo miwili ya kawaida ya fomu za hati - A4 (210 x 297 mm) na A5 (148 x 210 mm). Kila karatasi ya hati, iliyotekelezwa wote kwenye barua ya barua na sio juu yake, lazima iwe na kiasi cha angalau 20 mm - kushoto; 10 mm - kulia; 20 mm - juu; 20 mm - chini.

Mahitaji haya ya makaratasi yamewekwa katika sheria ya Kirusi, lakini mwandishi anapendekeza kutumia wakati wa kuandika barua ya biashara kwa mpenzi wa kigeni.

Kulingana na kiwango cha ukaribu na mwandishi wako, rufaa inaweza kuanza kwa maneno "Mpendwa + jina la ukoo (jina, patronymic)" au "Mpendwa + jina na patronymic (jina)". Maneno kama vile "mheshimiwa", "bwana", "bibi", "naibu mkurugenzi", "mkuu wa idara", nk. hakuna kesi inaweza kufupishwa. Vinginevyo, mpokeaji anaweza kufikiri kwamba huna heshima sana kwake. Na barua inapaswa kumalizika kwa maneno ya shukrani kwa ushirikiano. Na kisha usemi umewekwa mbele ya saini yako: "Kwa dhati, ..." au "Wako mwaminifu ...".

Katika barua rasmi, haikubaliki kutaja "wewe", hata ikiwa katika maisha wewe na mtu huyu sio tu katika biashara, bali pia katika mahusiano ya kirafiki.

Kwa kawaida, barua ya biashara au huduma ina vipengele kadhaa vya kawaida vya kimuundo:

1. Eneo la kichwa.
Katika sehemu hii ya barua, upande wa kushoto, kuna muhuri wa kona wa shirika unaoonyesha jina la shirika, posta na maelezo mengine, pamoja na nambari ya usajili na tarehe ya usajili wa barua kama hati inayotoka. Ikiwa barua ya huduma ni barua ya majibu, basi pia inaonyeshwa hapa ni hati gani ambayo barua hujibu.
Maelezo ya anayeandikiwa yamewekwa upande wa kulia wa kichwa.

Chini ya muhuri wa kona ni kichwa cha maandishi ya hati. Muundo wa lugha ya kichwa unaweza kuwa kama ifuatavyo:

ü kiambishi "О" + nomino. katika kesi ya prepositional: "Juu ya usambazaji wa magari";

ü kwenye swali "O" + n. katika kesi ya prepositional: "Juu ya usambazaji wa vipuri";

ü kuhusu + nomino katika kesi ya genitive: "Kuhusu utaratibu wa ununuzi", nk.

2. Maandishi halisi ya barua. Sifa kuu za muundo wa maandishi ya barua ni kama ifuatavyo.

ü Maandishi ya barua ya huduma, kama sheria, inapaswa kuhusiana na suala moja au maswali kadhaa, ikiwa yanahusiana na itazingatiwa ndani kitengo kimoja cha muundo shirika lengwa.

ü Maandishi ya barua, kama sheria, yana sehemu mbili. Sehemu ya kwanza inaweka sababu, msingi au uhalali wa maandalizi ya barua, viungo vya nyaraka ambazo ni msingi wa maandalizi ya barua hutolewa. Sehemu ya pili, kuanzia na aya, ina hitimisho, mapendekezo, maombi, maamuzi, nk.

Muundo wa barua ya biashara

1. Jina la shirika linalotuma.

3. Tarehe ambayo barua iliandikwa.

4. Anwani ya mpokeaji barua.

5. Dalili ya mtu maalum.

6. Anwani ya utangulizi

7. Dalili ya maudhui ya jumla ya barua, yaani. somo la barua.

8. Nakala kuu ya barua.

9. Fomula ya mwisho ya adabu.

10. Sahihi.

11. Rejea ya maombi.

Wakati wa kujaza barua ya biashara, mpenzi wa Kirusi anapaswa kukumbuka sheria chache zaidi..

Nafasi ya mtu ambaye hati hiyo inashughulikiwa imeonyeshwa katika kesi ya dative, kwa mfano:

kwa Mkurugenzi Mtendaji
OJSC "Alpha Business"
V.A. Prokhorov

Beta Holding JSC
Mhasibu Mkuu
V.M. Ivanov

Ikiwa utaweka vifupisho "Bwana", "Bi", basi jina la mhojiwa limeandikwa kwanza, ikifuatiwa na herufi za kwanza.

Hati haipaswi kuwa na anwani zaidi ya nne. Neno "Nakili" kabla ya anwani ya pili, ya tatu, ya nne haijaonyeshwa. Ikiwa idadi ya walioandikiwa ni kubwa, orodha ya usambazaji wa hati huundwa.

Wakati wa kutuma barua kwa shirika, onyesha jina lake, kisha anwani ya posta.

Wakati wa kutuma hati kwa mtu binafsi, onyesha jina na herufi za kwanza za mpokeaji, kisha anwani ya posta

Ujumbe juu ya uwepo wa kiambatisho kilichotajwa katika maandishi ya barua hufanywa kama ifuatavyo:

Maombi: 5 lita. katika nakala 2 .

Ikiwa barua ina kiambatisho kisichotajwa katika maandishi, basi onyesha jina lake, idadi ya karatasi na idadi ya nakala; ikiwa kuna maombi kadhaa, yamehesabiwa, kwa mfano:

Ikiwa viambatisho vimefungwa, basi idadi ya karatasi haijaonyeshwa.

Ikiwa maombi hayajatumwa kwa anwani zote zilizoonyeshwa kwenye hati, basi alama juu ya uwepo wake inafanywa kama ifuatavyo:

Kiambatisho: juu ya 3 l. katika nakala 5. kwa anwani ya kwanza tu.

Mahitaji ya "Sahihi" ni pamoja na jina la nafasi ya mtu aliyesaini hati (kamili, ikiwa hati haijaandikwa kwenye barua, na kufupishwa - kwenye hati iliyoandikwa kwenye barua rasmi ya kampuni); saini ya kibinafsi; nakala ya saini (ya kwanza, jina la ukoo), kwa mfano:

Mafunzo

Mawasiliano ya biashara kwa barua-pepe ni njia rahisi ya mawasiliano ya maandishi kati ya vyombo vya biashara. Unapaswa kuandika na kupokea barua nyingi, na kasi na usahihi wa mawasiliano ni moja ya vipengele vya kazi ya mafanikio ya kampuni. Baadhi ya sheria za mawasiliano ya biashara.

Barua pepe imechukua nafasi yake katika mawasiliano ya biashara kwa sababu ya faida zake - upatikanaji wa 24/7, ufanisi, na urahisi wa matumizi. Katika makala hii, tutaangalia baadhi ya nuances ya mawasiliano ya biashara ya mtandaoni.

Kupokea barua

1. Unapaswa kuangalia kisanduku pokezi chako mara kadhaa wakati wa siku ya kazi. Vinginevyo, unaweza kuchelewesha utatuzi wa maswala muhimu na kusimamisha kazi ya watu wengine.
2. Ikiwa ulipokea barua, basi unahitaji kuisoma, kwa sababu mtu aliituma. Kwa kawaida, hatuzungumzii barua taka hapa.
3. Ikiwa wewe ni meneja, basi siku yako ya kazi inapaswa kuanza kwa kuangalia barua yako. Kwa urahisi, weka mteja wako wa barua pepe kuwasilisha au kutuma barua kiotomatiki kila baada ya dakika 10-20.
4. Katika tukio ambalo una shughuli nyingi na umepokea barua, angalia ni nani, ni somo gani la barua hiyo, na uangalie haraka kichwa ili kutathmini umuhimu wa barua.
5. Jaribu kujibu barua pepe mara moja - hii itakusaidia kuzuia vizuizi kwenye barua.

Tumia sehemu za Kwa, Cc, na Bcc kwa usahihi

1. "Kwa nani". Ikiwa utatuma swali au kuuliza kufafanua kitu, basi unatarajia jibu kutoka kwa mpokeaji, ambaye data yake imeonyeshwa kwenye uwanja wa "nani". Wakati wewe ni mpokeaji, unahitaji kujibu swali. Hiyo ni, uwanja huu una data ya mpokeaji.
2. "Nakala". Mpokeaji, ambaye maelezo yake yameonyeshwa katika sehemu hii, ni kama "mashahidi walioalikwa". Katika kesi hiyo, mpokeaji haipaswi kujibu barua. Kwa kuongeza, ikiwa unahitaji kutuma barua hiyo, inapaswa kuanza na mistari "samahani kuingilia", kwa heshima.
3. "Nakala iliyofichwa". Mpokeaji mkuu hajui kwamba barua imetumwa kwa mpokeaji ambaye maelezo yake yameonyeshwa kwenye sehemu ya "nakala ya kaboni isiyoonekana". Pia, sehemu hii inatumika kwa utumaji barua nyingi.

Wakati wa kujibu, usisahau kuhusu kitufe cha "jibu kwa wote", hii itakusaidia usikose mpokeaji mmoja. Unaweza kufuta wapokeaji wasiotakikana na kuongeza wapya wakati wowote.

Sehemu ya mada. Sehemu hii inapaswa kujazwa kila wakati. Mtu ambaye barua hiyo inaelekezwa anaweza kupokea kiasi kikubwa cha barua kwa siku, na kulingana na uwanja huu ataweza kutathmini kiwango cha umuhimu wa barua. Mstari wa mada ya barua pepe unapaswa kuonyesha maudhui yake kwa ufupi na kwa taarifa.

"Umuhimu wa Kuandika." Ikiwa barua ina taarifa muhimu au ya haraka ambayo inahitaji kuzingatiwa kwa haraka, onyesha hili, weka umuhimu kwa "juu". Hii itafanya barua pepe yako ionekane katika kikasha chako. Lakini usitumie kipengele hiki bure.

Jinsi ya kujibu barua pepe

Hapo chini tutaangalia maagizo madogo ya jinsi ya kuandika jibu kwa barua.

1. Daima unahitaji kuanza na salamu - heshima kwa adabu, hakuna kitu kinachoweza kufanywa juu yake.
2. Unahitaji kuwasiliana na mtu kwa lugha yake. Na hii inatumika si tu kwa lugha, lakini pia kwa njia ya mawasiliano. Mawasiliano isiyo rasmi inaweza kuzingatiwa kama kukosa heshima, na hata jaribio la kumkasirisha mpatanishi.
3. Hufai kutumia unukuzi, isipokuwa unapotuma barua kutoka kwa simu ya mkononi. Katika kesi wakati mteja wako wa barua hana lugha ya Kirusi, tuma maandishi ya barua katika programu.
4. Barua ya biashara inapaswa kuwa thabiti, sahihi na mafupi. Usahihi humaanisha kielelezo wazi cha data unayorejelea (tarehe, mahali, saa, n.k.). Uaminifu - mpokeaji wa barua yako anapaswa kuelewa kutoka kwa mistari ya kwanza ni nini hasa kinachohitajika kwake. Laconicism. Ikiwa unafikiri kwa uwazi, basi unaweza kueleza mawazo yako kwa uwazi. Na mpatanishi wako ataona na kuthamini mara moja. Kwa hivyo, inafaa kuzuia "maji" kwa kurasa kadhaa ikiwa unaweza kufupisha kiini cha jambo hilo katika sentensi kadhaa.
5. Wakati barua ina maswali kadhaa, kazi, au mada, zinahitaji kupangwa na kutengwa kutoka kwa kila mmoja. Mtiririko wa mawazo usioingiliwa ni ngumu kusoma, na ni ngumu zaidi kutenganisha vidokezo muhimu kutoka kwake.
6. Maombi yaliyomo katika barua lazima yajibiwe kwa undani iwezekanavyo. Majibu kama vile "Yatafanyika" hayakubaliki.
7. Haipaswi kuwa na makosa katika maandishi ya barua. Ni sawa ikiwa typos ndogo moja au mbili zitaingia kisirisiri. Lakini ikiwa unakabiliwa na kutojua kusoma na kuandika kutoka kwa barua hadi barua, basi mpatanishi hatakuwa na hisia bora kwako.
8. Sahihisha barua zako kila wakati! Soma barua mara kadhaa, na uhakikishe kuwa haujakosa chochote, angalia kwa makosa, ikiwa maelezo ya mpokeaji ni sahihi, nk, nk.

Mawasiliano ya biashara Ni kipengele muhimu cha kufanya biashara. Jinsi kampuni inavyoonekana mbele ya wateja wake au washirika wa biashara inategemea sifa zake. , ambayo unaweza kuamini na ambayo unaweza kufanya biashara, unahitaji kuwa na wazo la kanuni, sheria za adabu ya mawasiliano ya biashara. Uzingatiaji wa sheria na kanuni hizo hakika utachangia mafanikio ya biashara kwa ujumla.

Lugha ya mawasiliano ya biashara

Kawaida ya adabu ya mawasiliano ya biashara ni mtindo fulani wa lugha ya uwasilishaji, ambayo hutofautiana:

1. Kurudia mara kwa mara, usawa wa zamu za hotuba.

Toleo hili la maelezo hukuruhusu kujieleza haswa zaidi, kwa kueleweka. Hii inaondoa uelewa tofauti wa maandishi ya barua. Inashauriwa kuwa na seti ya misemo fulani, ambayo itaruhusu, kwanza, kuandika ujumbe wazi wa biashara, na pili, kuokoa muda wa kuandaa ijayo, hata kuuza barua.

1. Toni ya upande wowote.

Ni muhimu kuwasilisha habari kimantiki. Tathmini ya kihisia ya ukweli katika mawasiliano ya biashara haifai. Haikubaliki kutaja mazungumzo ya mazungumzo, maneno ya lahaja, maneno, aina fulani ya viingilizi. Ni muhimu katika mchakato wa mawasiliano ili kuhakikisha usawa wa ukweli uliotajwa, ili kuwajenga katika mlolongo wazi wa kimantiki.

1. Usahihi wa kisemantiki.

Maudhui ya maana ya barua za biashara huhakikisha thamani yao ya vitendo na hata ya kisheria. Kwa hiyo, ni muhimu kuchagua maneno sahihi ili mpokeaji aweze kuelewa mtumaji. Ni bora kutojumuisha maneno yenye maana mbili. Katika kesi hiyo, inaweza kutokea kwamba mpokeaji ataelewa maudhui ya barua kwa njia tofauti, kwa njia yake mwenyewe.

1. Uchaguzi wa nyenzo za ukweli.

Data, ukweli katika barua ya biashara inapaswa kuwa taarifa na, muhimu zaidi, kuangaliwa kwa makini. Katika kesi hiyo, ukweli unapaswa kuchaguliwa kwa uangalifu, unaonyesha tu wale ambao ni muhimu kwa kesi fulani. Haikubaliki kuhesabu data ya aina moja, zinaonyesha ukweli usio na maana.

Aina za barua za biashara

Barua za biashara kawaida huwekwa kulingana na sifa zao:

• Kwa utendaji - jibu la swali, ombi, rufaa, pendekezo, nk.
• Kwa muundo - kiwango (kutatua maswali ya kawaida ya biashara, hali), isiyodhibitiwa (mwandishi, kwa kuzingatia uwasilishaji rasmi na wa kimantiki au kanuni za adabu);
• Kwa mada - biashara (maamuzi ya kiuchumi, kisheria, masuala mengine yanayohusiana na shughuli za kampuni) au biashara, kuhusiana na usambazaji, mauzo;
• Kwa aina ya addressee - ya kawaida (kwa addressee moja), mviringo (iliyotumwa kwa anwani kadhaa mara moja);
• Kwa utungaji - kipengele 1 (kuonyesha tatizo 1), vipengele vingi (kuelezea matatizo kadhaa).

Aina za barua za biashara kulingana na yaliyomo:

• Fanya jukumu la mawasiliano (kukataa, kudai, kuhalalisha, kutambuliwa);
• Kuwa aina ya makubaliano (kulingana na matokeo ya mikutano ya biashara, na tarehe za mwisho za kukamilisha kazi, kutimiza majukumu mbalimbali);
• Kuwa katika fomu ya ombi - kupata taarifa muhimu;
• Kuwa toleo (mara nyingi hili ni jibu kwa barua ya uchunguzi iliyopokelewa hapo awali).

Usajili wa barua za biashara

Licha ya matumizi makubwa ya uwezekano wa mawasiliano ya elektroniki, bado kuna mazoezi ya kutuma barua za biashara zilizochapishwa kwenye karatasi. Na katika kesi hii, ni muhimu sana jinsi barua yenyewe inavyoonekana, kwani kuonekana kwa barua ya biashara kunaweza kuathiri wazo la mpokeaji wa kampuni inayotuma. Kwa hivyo, unahitaji kufuata viwango vifuatavyo vya muundo:

• Barua za biashara zinapaswa kuchapishwa kwenye barua, ikiwezekana kwa karatasi ya hali ya juu, inayoonyesha maelezo kamili ya mtumaji, wakati inapaswa kuwa rahisi kusoma;
• Maelezo ya mtumaji katika barua iliyotumwa kwa washirika wa kigeni, wateja lazima waandikwe kwa Kiingereza;
• Barua katika bahasha inapaswa kukunjwa mara moja iwezekanavyo na kwa maandishi ndani. Kwa barua muhimu sana, ni bora kutumia bahasha kubwa, nene ya kutosha ili karatasi ya barua haina haja ya kukunjwa;
• Inaruhusiwa kuonyesha maelezo yote kwenye bahasha, kama katika barua yenyewe, na hata nembo ya kampuni;
• Anwani ya mpokeaji imeonyeshwa tu kwenye bahasha. Wakati wa kutumia bahasha yenye dirisha la uwazi, anwani ya mpokeaji imeandikwa kwenye barua yenyewe kwenye kona ya juu ya kulia. Kisha barua imefungwa ili anwani ionekane kwenye dirisha la uwazi;
• Anwani ya mtumaji imeandikwa kwenye bahasha na kwenye karatasi ya barua.

Sheria za Mawasiliano ya Biashara

# 1 - kutuma barua kwa mpokeaji mmoja. Mawasiliano katika kesi hii itakuwa ya kibinafsi, ambayo ni muhimu, haswa wakati wa kuanzisha uhusiano wa biashara.

Nambari 2 -. Unahitaji kujibu barua zote, na kwa wakati, ikiwa lengo limewekwa - kuunda picha ya kampuni ambayo daima iko tayari kwa ushirikiano, ambayo huwatendea kwa heshima. Ni muhimu kukumbuka, hata hivyo, kwamba hupaswi kuandika shairi. Kwa uwazi na kwa ufupi - hii inapaswa kuwa mtindo wa jibu. Katika kesi hii, unahitaji kuzingatia mpango wa "barua 1 - 1 majibu".

# 3 - ikiwa unataka maudhui ya barua-pepe kupelekwa kwa anwani kadhaa, basi anwani zao zinaongezwa kwenye mstari wa "nakala". Katika kesi hiyo, yule aliyepokea barua, ambaye anwani yake imeingia kwenye mstari wa "nakala", hawezi kujibu. Jambo kuu ni kwamba anajulishwa juu ya hili au tukio hilo.

# 4 - kutuma barua pepe kwa wapokeaji kadhaa mara moja inaruhusiwa, lakini !!! ikiwa tu hakuna jibu linalotarajiwa kwa ujumbe. Barua hizo ni pamoja na usambazaji wa bei, ujumbe kuhusu mabadiliko katika ratiba ya kazi, nk.

# 5 - somo linahitajika kuonyeshwa katika barua ya biashara. Mstari wa mada humruhusu mhusika kuelewa mara moja ujumbe unahusu nini.

Nambari ya 6 - mpango huo ni "kwanza salamu, kisha rufaa kwa mpokeaji." Katika mawasiliano ya biashara, ni kawaida kuomba kwa jina na patronymic.

# 7 - maandishi ya barua yanapaswa kuzingatia pointi 3 muhimu: salamu + rufaa, taarifa ya swali, ombi au motisha kwa hatua.

# 8 - unahitaji kutumia kwa uangalifu kazi ya tahadhari. Katika kesi hiyo, mwishoni mwa ujumbe, ombi linaonyeshwa kwa sauti ya heshima zaidi ambayo mpokeaji anajulisha mtumaji kuhusu ukweli wa kusoma barua.

Nambari 9 - na saini inapaswa kuwa laconic iwezekanavyo. Katika kesi hii, ni muhimu sio tu kuingiza maneno fulani, kwa mfano, "Kwa dhati," lakini pia zinaonyesha, katika kesi ya mawasiliano ya biashara kwa kutumia barua pepe, baada ya jina na nafasi ya mtu aliyeandika barua, mawasiliano yake kuu.

Nambari ya 10 - dalili ya lazima kwamba vifaa vya ziada vinaunganishwa na barua, ikiwa kuna kutumwa pamoja na barua. Katika kesi ya barua ya kawaida kwenye karatasi, mara nyingi, dalili ya kiambatisho kwenye idadi hiyo ya karatasi ni ya kutosha. Ikiwa tunazungumza juu ya mawasiliano ya biashara ya elektroniki, basi habari kuhusu programu inapaswa kujumuisha data kuhusu faili zilizoambatanishwa, haswa, muundo wao, kiasi, yaliyomo. Faili zisizidi MB 5 kwa ukubwa.

Vipengele vya mawasiliano ya biashara

1. "Mpendwa, kuheshimiwa, kuheshimiwa" ni aina ya kawaida ya anwani katika barua za jumla za biashara.
2. "Mpendwa" ni aina ya kihisia ya anwani inayotumiwa katika barua za pongezi.
3. Anwani tu kwa jina na patronymic hutumiwa katika barua zisizo rasmi.
4. Barua kati ya washirika wa biashara imeundwa kulingana na "uhalali wa uamuzi / uamuzi wenyewe" au "mpango wa uamuzi wenyewe / uhalalishaji wa uamuzi". Chaguo la kwanza ni bora kutumia katika barua za kukataa, pili - katika kesi ya uamuzi mzuri.
5. Amri rasmi lazima izingatiwe. Mfano: barua iliyosainiwa na meneja inapaswa kujibiwa kwa saini ya mtu aliye na nafasi sawa. Katika kesi hii, chaguo kama hilo linawezekana wakati mkurugenzi mwenyewe anaweza kujibu barua iliyosainiwa na naibu.
6. Barua ya ombi lazima iwe na maneno fulani. Mifano: uliza, uliza, uliza n.k. Wakati huo huo, jibu la barua kama hiyo inapaswa kuonyesha wazi ikiwa ombi hilo litatekelezwa au ikiwa litakataliwa.

MUHIMU! Kumbuka, hii sio tu seti ya sheria na kanuni, ni aina ya sanaa ambayo inafaa kujifunza kutoka kwa wataalamu wenye ujuzi mbalimbali wa mawasiliano ya biashara.

Makini na mafunzo ya mawasiliano:

• Barua pepe katika biashara. Dhibiti mahusiano ya biashara
• Mawasiliano ya barua pepe na washirika. Hali ngumu (ya hali ya juu)

Makala