Malengo na malengo ya mkutano na mkutano. Na kiongozi mzoefu ataweka kila wakati wakati wa mwisho wa mkutano, muda wa hotuba, na kuamua sheria za kujadili kila suala

Kuu / Upendo

Biasharamkutano - aina ya mwingiliano mzuri, na mwingiliano wa kikundi cha wadau kupitia ubadilishano wa maoni kwa maendeleo na kupitisha uamuzi.

1. Na mali ya nyanja ya maisha ya umma kutenga: mikutano ya kiutawala, kisayansi au kisayansi na kiufundi, kisiasa, chama cha wafanyikazi na pamoja.

2. Na kiwango cha kuvutia washiriki: kimataifa, jamhuri, kisekta, kikanda, mkoa, jiji, wilaya, ndani.

3. Na ukumbi: ya ndani na ya nje.

4. Na mzunguko wa kutekeleza: wakati mmoja, wa kudumu, mara kwa mara.

5. Na idadi ya washiriki: katika muundo mwembamba (hadi watu 5), katika muundo uliopanuliwa (hadi watu 20), mwakilishi (zaidi ya watu 20).

6. Na kazi kuu: kufundisha, kufanya kazi (kupanga mikutano), shida.

8. Na umbali wa washiriki: ana kwa ana na mkutano wa simu (kutumia ubadilishanaji wa moja kwa moja wa simu ambao huanzisha uhusiano kati ya meneja na washiriki wa mkutano ambao wapo kwenye sehemu zao za kazi)

Nadharia ya usimamizi inapendekeza uainishaji ufuatao wa mikutano na mikutano kwa kusudi lao:

■ mahojiano yenye kuelimisha. Kila mshiriki anaripoti kwa kifupi juu ya hali ya mambo kwa mkuu, ambayo inaepuka kuwasilisha ripoti zilizoandikwa na inampa kila mtu fursa ya kupata maoni ya hali ya mambo katika taasisi;

■ mkutano kufanya uamuzi. Uratibu wa maoni ya washiriki wanaowakilisha idara tofauti,

mgawanyiko wa shirika kufanya uamuzi juu ya shida maalum; ■ mkutano wa ubunifu. Matumizi ya maoni mapya, ukuzaji wa maeneo ya kuahidi ya shughuli. Mkutano na mkutano wowote ni mzuri tu ikiwa utafanywa kwa kufuata kanuni za tabia za kibinadamu katika mchakato wa mawasiliano ya biashara. M. Braim anabainisha kuwa katika majadiliano, mtazamo wa heshima kwa maoni ya watu wengine ni muhimu, hata ikiwa kwa mtazamo wa kwanza inaonekana kuwa upuuzi.

Mikutano ya biashara inaweza kuhudhuriwa na 7-9, upeo wa watu 12, idadi kubwa ya washiriki tayari inaweza kupunguza ufanisi wa kazi. Mada ya majadiliano inapaswa kuamuliwa mapema ili washiriki waweze kujiandaa kitaalam, kufikiria juu ya mapendekezo yao, na hata kuandaa ripoti zinazofaa. Mpangilio wa anga wa washiriki kwa njia ya "meza ya pande zote" ni muhimu kwa kuongeza mwingiliano. Msimamizi wa mkutano anapaswa kwanza kuelezea matumaini yake kuwa mkutano huo utakuwa wa kibiashara na wa kujenga, wakati wa mkutano, fuata ratiba, "kuweka" wasemaji ndani ya mfumo wa mada inayojadiliwa, ikijumuisha "wasiyofanya kazi", kukomesha "muongeaji", akiamua mpangilio wa kuwasilisha maneno, kuuliza maswali muhimu, akielezea kwa muhtasari na kufupisha matokeo ya mpito, akitoa maoni ya mwisho juu ya mkutano. Ikumbukwe kwamba mkutano wa biashara unachukua uwezekano wa kukosolewa kwa nafasi za masomo, na sio sifa za kibinafsi za mtu aliyeielezea, na inashauriwa kuzingatia sheria: kwanza kumbuka bahati mbaya ya nafasi, na kisha ujadili tofauti hiyo kati ya misimamo tofauti na njia za kutatua shida, wakisema kwa kusadikika faida na hasara za kila njia. Ikiwa utashutumiwa, ni muhimu kugeuza shambulio lako mwenyewe kuwa shambulio la shida: "Nimefurahiya kuwa unajali swali lile lile na unajaribu kupata suluhisho bora ..." . Jambo kuu sio kushinda mzozo, lakini badala ya kusonga mbele katika kutatua shida. Ni muhimu kutibu msimamo wako sio wa pekee unaowezekana na sahihi tu, lakini kuweza kuelewa na hata kukubali maoni tofauti, kupenyezwa kwa maoni tofauti. Ili kuondoa upendeleo wa washiriki, zifuatazo zinaweza kutumika: 1) taarifa kwenye duara au 2) njia ya kujadiliana. Kuna aina mbili za mgongano wa maoni: ushindani-ushindani au ushirikaushirika. Ili kudhoofisha uhasama katika ushindani wa maoni, tume za upatanishi au vikundi vinaweza kuundwa, pamoja na washiriki walio na maoni yanayopingana, ambayo lazima yaamua sehemu ambazo maoni yao yanakubaliana, pata alama katika nafasi ya kigeni ambayo ni ya kupendeza au inaweza kuwa muhimu kwa suluhisho bora la shida.

Mikutano ya biashara mara nyingi huwa maagizo kwa maumbile, wakati kiongozi kutoka kwa msimamo wa "Mzazi" anaonyesha maoni yake kama suluhisho pekee la shida na washiriki wengine kutoka kwa "Mtoto" hufanya uamuzi huu wa utekelezaji. Ufanisi zaidi ni mikutano ya biashara, ambayo ni ya hali ya ujamaa ya mwingiliano sawa kutoka kwa nafasi ya "Mtu mzima - Mtu mzima". Walakini, pia kuna ujanja, wakati mwingiliano wa nje unafanywa kama "Mtu mzima - Mtu mzima", lakini kwa kweli "Mzazi - Mtoto", i.e. kiongozi anaonekana anauliza kila mtu azungumze, hata wale walio kimya, lakini baada ya kila mtu kuzungumza, kiongozi, akielezea kila mtu, anaweka lafudhi zinazohitajika na, kwa sababu hiyo, hufanya uamuzi anaohitaji, akiwajibisha washiriki kutekeleza uamuzi huu kutoka mtazamo wa "mtoto".

Shirika la Shirikisho la Elimu

Chuo Kikuu cha Jimbo la Magnitogorsk G. I. Nosova

Idara ya Saikolojia

Mawasiliano ya Biashara Kikemikali

Juu ya mada: "Mikutano ya biashara na mikutano"

Imekamilishwa na: mwanafunzi wa kikundi FFK 06-1

Grebenshchikova V.I.

Iliyothibitishwa na: Orinina L.V

Mbali na mazungumzo ya biashara na mazungumzo ya kibiashara, aina maalum za kufanya mazungumzo ya biashara zimeenea katika mazoezi ya biashara - mikutano, ambayo ni njia ya majadiliano ya pamoja ya pamoja ya maswala kadhaa. Aina za majadiliano kama haya ni tofauti sana. Hizi ni kongamano, makongamano, kongamano, mikutano, vikao, semina. Maamuzi yaliyofanywa katika hafla hizi kawaida huwa na ufanisi zaidi kuliko yale yaliyofanywa na mduara mwembamba wa mameneja.

KUSUDI la mkutano wa biashara ni kutoa majadiliano ya bure na kupata suluhisho la kawaida kulingana na kuzingatia maoni anuwai.

Nilichagua mada "Shirika la mikutano" kwa sababu kujadili kama njia ya mazungumzo ya biashara ina mambo mengi mazuri:

Kwanza, inaongeza ufanisi wa kufikiria. Mithali ya Kirusi "akili ni nzuri, lakini mbili ni bora" haikutokea mwanzoni, ina maana ya kina. Kwa kweli, upendeleo wa fikira za wanadamu uko katika ukweli kwamba ni bora sana katika hali ya shughuli za kiakili za pamoja, kwani matokeo ya kiakili hayajiongezeki, lakini huzidisha. Inajulikana kuwa maoni mengi yenye matunda yalizaliwa kutoka kwa kubadilishana kwa pamoja kwa mawazo.

Pili, wakati wa mkutano huo, jamii ya ubunifu ya wafanyikazi imeimarishwa, masilahi ya wafanyikazi mmoja mmoja yamejumuishwa katika mfumo mmoja wa majukumu ya pamoja, na sifa za biashara za washiriki wake zinaongezwa.

Tatu, katika kazi ya pamoja ya akili, uwezo wa ubunifu wa kila mmoja wao umefunuliwa.

Mikutano isiyotayarishwa vizuri na isiyofanywa vizuri, iliyokusanywa kila tukio, hufanya madhara makubwa, kwani "hutumia" wakati muhimu, ukiondoa watu kutoka kwa kazi yao kuu.

Kwa ujumla, maandalizi ya mkutano ni pamoja na vitendo vifuatavyo: kufafanua mada, kuunda ajenda, kufafanua majukumu ya mkutano na muda wake wote, tarehe na wakati wa mwanzo, muundo wa washiriki, ratiba ya takriban ya fanya kazi.

Wakati wa kuamua wakati wa kuanza mkutano, unapaswa kuzingatia densi ya kazi. Ili usilazimishe watu kubadilika kutoka kwa aina moja ya kazi kwenda nyingine wakati wa mchana, inashauriwa kufanya mikutano mwanzoni au mwisho wa siku ya kazi au baada ya chakula cha mchana. Kuzingatia muda wote uliotumika (sio moja kwa moja tu kwa mkutano, bali pia kwa mikusanyiko, mabadiliko, kurudi na kujumuishwa kazini), mwanzo na mwisho wa mkutano unapaswa kupangwa ili kusiwe na vipindi vya wakati tupu: ikiwa inaisha dakika 15 kabla ya chakula cha mchana, basi dakika hizi zinaweza kuzingatiwa kuwa zimepotea.

Inahitajika kuwaarifu washiriki wa mkutano mapema juu ya kushikiliwa kwake na kuwajulisha na ajenda, na vifaa vyote muhimu, ili hotuba zao zifikiriwe mapema.

Unahitaji kuanza mkutano kwa wakati na mara moja ukubaliane na washiriki wake juu ya sheria za ushirikiano, kwa mfano, kupunguza wakati wa hotuba au utaratibu wa kufanya maamuzi. Baada ya hapo, mmoja wa washiriki anapaswa kupewa dhamana ya kuweka itifaki.

Wacha tuchunguze haya na mambo mengine ya shirika la jumla la mikutano ya biashara na mikutano kwa undani zaidi.

Mkutano wa biashara (mkutano) - mwingiliano wa mawasiliano ya mdomo wa kikundi cha watu (timu). Katika aina hii ya mawasiliano, aina anuwai zimejumuishwa: monologue ya kinadharia (maneno ya utangulizi na ya kumalizia ya mtangazaji, hotuba za washiriki, ripoti), mazungumzo (kubadilishana habari, kukuza na kujadili maoni wakati wa "kujadiliana"), majadiliano.

Ufanisi wa mkutano unategemea sana talanta ya mratibu - juu ya ustadi wake wa kuongea na ujuzi wa usimamizi, na pia juu ya uchaguzi sahihi wa aina ya mkutano na ufahamu wa huduma zake.

Mikutano ya biashara ni:

1. Kwa fomu ya tukio:

1.1. mikutano

1.2. makanisa

1.3. mikutano

1.4. semina, kongamano

2. Kwa njia ya mkutano na kichwa:

2.1. udikteta

2.2. ya kidemokrasia

2.3. jumla - kwanza, ripoti, mjadala, ambapo watu hao tu hushiriki

ambayo iliteuliwa na mkuu.

2.4. mjadala

2.5. bure

3. Kwa kuwa mali ya nyanja ya maisha ya umma:

3.1. chama

3.2. chama cha wafanyakazi

3.3. biashara (kiutawala)

3.4. kisayansi

3.5. umoja

4. Kwa kiwango:

4.1. kimataifa

4.2. yote-Kirusi

4.3. jamhuri

4.4. kisekta

4.5. kikanda

4.6. kikanda

4.7. mijini

4.8. wilaya

4.9. ndani

5. Kwenye ukumbi:

5.1. mitaa

5.2. kutembelea

6. Kwa masafa:

6.1. mara kwa mara

6.2. kudumu

6.3. mara moja

6.4. mara kwa mara

7. Kwa idadi ya washiriki:

7.1. katika muundo mwembamba (hadi watu 5)

7.2. kupanua wafanyikazi (hadi watu 20)

7.3. mwakilishi (zaidi ya watu 20)

8. Kulingana na utulivu wa muundo wa washiriki:

8.1. muundo uliowekwa

8.2. na waalikwa

8.3. na orodha maalum ya mkutano

8.4. pamoja

9. Juu ya mada ya maswali:

9.1 kiutawala

9.2 kiufundi

Wafanyakazi 9.3

9.4 kifedha

9.5 kiteknolojia

10. Kwa kazi:

10.1 yenye shida

10.2 kufundisha

10.3 inafanya kazi

11. Kwa kuteuliwa:

11.1 maamuzi ya ufundi

11.2 kufafanua kazi

Muhtasari wa 11.3

Jukumu moja kuu la kiongozi wa mkutano wa biashara ni kuvutia ukweli mwingi iwezekanavyo ili kufahamu kikamilifu ugumu wa shida inayojadiliwa, na pia kuwashirikisha wale waliopo katika mchakato wa kutatua shida. Kwa kweli, kiongozi lazima awe na maoni yake mwenyewe juu ya hali ya sasa, lakini pia ni muhimu kujua maoni ya wengine ili kuelewa ikiwa wako sawa au wanakosea katika ufahamu wao wa shida. Ikiwa maoni ya mtu mwingine ni sahihi, msimamizi wa mkutano anaweza kubadilisha maoni yake juu ya hali hiyo. Ikiwa wenzake wanakosea au wanakosa kitu muhimu, anaweza kuripoti ukweli uliopotea. Maswali sahihi ni zana nzuri ya kurudisha mkutano kwenye wimbo.

Ufanisi wa mkutano unategemea sana talanta ya mratibu - kwa ustadi wake wa kuongea na ujuzi wa usimamizi. Mara nyingi mikutano hufanyika na kiongozi mwenyewe.

Kuna kazi kuu zifuatazo za mikutano ya biashara:

1) Tafuta, chambua hali ya mambo (jinsi mipango iliyopangwa inafanywa, ni nini kinatokea katika timu ...); kubadilishana habari juu ya suala linalojadiliwa, kuratibu juhudi na kufikia hitimisho la shirika. Aina ya habari ya mkutano inafanana na kazi hizi.

2) Eleza timu kuhusu utaftaji wa suluhisho la shida, juu ya uzoefu mpya na uwezekano wa utekelezaji wake, kuwashawishi wafanyikazi juu ya usahihi wa sera ya uchumi inayofuatwa. Mkutano wa kuelezea, au mkutano wa mkutano, umekusudiwa kutatua shida hizi.

3) Pata suluhisho la pamoja la shida, toa, kukusanya maoni. Mkutano wa aina hii una shida, au "kujadiliana".

4) Chagua na ufanye maamuzi ya kujenga. Hii ndio kazi ya mkutano - uamuzi.

5) Kuwapa washiriki maarifa muhimu, kuboresha sifa zao. Aina hii inaitwa mkutano au mkutano wa utafiti.

Ikiwa kiongozi anavutiwa na mawasiliano ya mara kwa mara na timu, anaandaa mikutano ya kawaida. Kwa suala la masafa, mikutano inaweza pia kuwa ya wakati mmoja na ya mara kwa mara.

Ikiwa mtu yeyote katika mkutano anahisi kuzidiwa na hamu ya kubishana, kiongozi anapaswa kukaa mtulivu na kuruhusu kikundi kukanusha hoja hiyo. Wapinzani wanaozungumza sana lazima waingiliwe kwa busara, bila kusikiliza hotuba zao hadi mwisho, kama sheria, kuna faida kidogo kutoka kwa hotuba kama hizo. Ikiwa italazimika kushughulika na negativist (ambayo ni, na mtu ambaye anapenda kupingana), unahitaji kutambua na kutathmini maarifa na uzoefu wake. Washiriki wenye haya wanahimizwa kuuliza maswali rahisi na kujenga ujasiri wao. Ikiwa mjadala anaendelea kuuliza maswali badala ya kutoa maoni, maswali yake yanapaswa kuelekezwa kwa kikundi.

Ili mkutano wa biashara uwe na matunda, mwenyekiti lazima awe na ujuzi katika mbinu ya kuendesha majadiliano. Kwanza kabisa, mtu lazima ajitahidi kufanya majadiliano ya kikundi kwa njia ya kistaarabu. Hii inadhihirisha uwepo wa kupendeza katika uhusiano wa wanaopingana na, kwa hivyo, haujumuishi utumiaji wa njia kama hizo za kujadili maoni yao kama kejeli, usumbufu wa wapinzani, na mashambulio makali dhidi yao. Inahitajika kuwa mwangalifu haswa kuhakikisha kuwa mzozo wa biashara kati ya washiriki ni maalum na una mipaka ya wakati, na pia kuzuia migongano ya kibinafsi. Istilahi ya mzozo inapaswa kuwa wazi kwa kila mtu aliyepo.

Katika kujiandaa kwa majadiliano, angalau mpango wa jumla wa mapambano ya ukweli unapaswa kutengenezwa, hoja nzito zaidi zinapaswa kuchaguliwa. Hasa ya kushangaza ni takwimu sahihi ambazo haziwezi kukanushwa.

§ mmoja. Mkutano kama aina ya shirika la mawasiliano ya biashara ya kikundi

Mkutano wa biashara (mkutano)- mwingiliano wa mawasiliano ya mdomo ya kikundi cha watu (timu). Katika aina hii ya mawasiliano, aina anuwai zimejumuishwa: monologue ya kinadharia (maneno ya utangulizi na ya kumalizia ya mtangazaji, hotuba za washiriki, ripoti), mazungumzo (kubadilishana habari, kukuza na kujadili maoni wakati wa "kujadiliana"), majadiliano.

Ufanisi wa mkutano unategemea sana talanta ya mratibu - kwa ustadi wake wa kuongea na ujuzi wa usimamizi. Mara nyingi mikutano hufanyika na kiongozi mwenyewe.

Kuna kazi kuu zifuatazo za mikutano ya biashara:

3) Pata suluhisho la pamoja la shida, toa, kukusanya maoni. Mkutano wa aina hii una shida, au "kujadiliana".

4) Chagua na ufanye maamuzi ya kujenga. Hii ndio kazi ya mkutano - uamuzi.

5) Kuwapa washiriki maarifa muhimu, kuboresha sifa zao. Aina hii inaitwa mkutano au mkutano wa utafiti.

Ikiwa kiongozi anavutiwa na mawasiliano ya mara kwa mara na timu, anaandaa mikutano ya kawaida. Kulingana na mzunguko wa mikutano, zinaweza pia kuwa za wakati mmoja na za mara kwa mara.

§2. Hatua za maandalizi na mwenendo wa mkutano

Mkutano ni mawasiliano ya kikundi ambayo inasimamiwa, kupangwa. Mafanikio yake yanategemea 90% kwa utayarishaji, kufikiria juu ya vitu vya kimuundo vya hatua ya mawasiliano na tathmini inayofuata na kujitathmini.

Hatua ya kabla ya mawasiliano	Hatua ya mawasiliano	Mawasiliano ya mawasiliano
1. Ufafanuzi wa umuhimu wa mkutano.	1. Maneno ya ufunguzi ya mwenyekiti.	Uchambuzi wa mkusanyiko.
2. Uundaji wa mada na kusudi.	2. Majadiliano ya shida (ujumbe, mazungumzo au majadiliano).
3. Maendeleo ya ajenda, rasimu ya maamuzi.	3. Kufanya maamuzi (hiari).
4. Kutambua na kuandaa washiriki.	4. Monologue ya mwisho ya mwenyekiti.
5. Uteuzi wa wakati na mahali pa hafla hiyo.

Kuandaa mkutano huanza na kutambua mahitaji yake. Inashauriwa kutumia aina hii ngumu ya kazi ikiwa hakuna njia mbadala, kama, kwa mfano, mazungumzo, uamuzi wa usimamizi wa juu, au ujumuishaji na mikutano mingine. Baada ya uamuzi wa kuandaa mchakato wa pamoja wa majadiliano, mada na madhumuni yake hufafanuliwa. Kwa kuonyesha na kupanga maswala, ajenda inaendelezwa. Kuchagua mlolongo wa maswala ya kuzingatia, endelea kutoka kwa misingi ya kisaikolojia. Pointi "ngumu" zaidi, zinazohitaji majadiliano marefu, ufafanuzi, zinawekwa vizuri katika theluthi ya pili ya mkutano, wakati utendaji wa mwili na akili wa kikundi hufikia kilele chake. Maswala ya sasa au ya haraka ambayo hayahitaji muda mwingi yanaweza kutatuliwa kwanza, na alama "rahisi zaidi" au zile zinazovutia zaidi zinaweza kushoto mwishoni.

Kwa jumla, ni muhimu kuandaa, labda kwa kuitisha tume ya hii, uamuzi wa rasimu. Mara nyingi ni "dodoso", juu ya kila kitu ambacho washiriki watatoa majibu maalum wakati wa mkutano.

Hatua inayofuata ni kuamua muundo wa idadi na ubora wa hadhira, na kuandaa washiriki.

Sio lazima hata kidogo kualika wakuu wa idara zote kwenye kila mkutano. Kawaida wale maafisa ambao wana uwezo zaidi katika shida iliyojadiliwa wanahusika. Inahitajika kuamua ikiwa wanaowasiliana huwakilisha maoni anuwai au kuunda kikundi kilichofungamana na maoni sawa. Kwa idadi ya washiriki, mikutano inaweza kuwa nyembamba (hadi watu 5), kupanuliwa (hadi watu 20) na mwakilishi (zaidi ya watu 20). Vikundi vidogo vimeunganishwa, vina tija kubwa, lakini ni ngumu kuanzisha mazungumzo ndani yao, kuna hatari ya kufanya maamuzi yasiyoaminika. Kubwa, kama sheria, hufanya maamuzi yaliyothibitishwa kwa msingi wa maoni mengi, lakini ni ngumu kufikia makubaliano ndani yao, udhibiti ulioongezeka unahitajika, kuna hatari ya kuibuka kwa vikundi, shinikizo kwa "wahujumu". Idadi bora ya washiriki wa mkutano wa ndani wa biashara ni kutoka 6 hadi 9. Wafanyakazi wote wanapaswa kujua mada, madhumuni, ajenda na vifaa muhimu na hati mapema.

Wakati mzuri wa kufanya mkutano, kulingana na utafiti wa ergonomic, ni asubuhi asubuhi (11 am Jumatano au Alhamisi). Kwa mikutano ya kawaida, siku maalum ya juma imetengwa.

Ukumbi, kama sheria, ni ofisi ya mkuu wa shirika. Walakini, ni bora kuitisha mikutano katika chumba kilicho na vifaa maalum. Inapaswa kuwa na sauti nzuri, insulation sauti, uingizaji hewa, joto la kawaida la hewa (+ 19 ° C), fanicha nzuri ya kazi. Mpangilio bora zaidi wa washiriki ni urefu wa mkono kutoka kwa kila mmoja kwenye meza ya trapezoidal.

Muda unaofaa wa shughuli za kiakili za pamoja za idadi kubwa ya watu ni dakika 40 - 45. Ikiwa hali ya kesi hiyo inahitaji muda zaidi, basi baada ya dakika 40 mapumziko ya dakika kumi yatangazwa. Sheria zimewekwa mwanzoni mwa mkutano. Kawaida maneno ya ufunguzi na ya kufunga ya mtangazaji, pamoja na mawasilisho yote, yamepangwa kwa dakika 10. Katika hotuba ya ufunguzi, inahitajika kwa uwazi na kwa ufupi kabisa, kuelezea kwa kifupi shida zilizojadiliwa na mara nyingine tena kuvuta hisia za wale waliopo kwa lengo kuu la mkutano. Ili kuunda motisha kwa majadiliano, unaweza kusisitiza umuhimu wa maswali, weka majukumu kadhaa kwa watazamaji. Moja ya mahitaji muhimu kwa mwenyekiti wa mkutano sio kulazimisha msimamo wake kwa washiriki wengine tangu mwanzo. Msimamo huo unapeana maneno ya kiongozi uzito maalum na wale wa wafanyikazi ambao wana maoni tofauti hawawezi kuthubutu kuyatoa, ili wasipinge mamlaka. Lazima ujaribu kuchukua msimamo wowote, sema maoni yako kutoka kwa mtu wa tatu au utengeneze kwa njia ya swali. Inaweza kuwa sahihi kuanza mkutano mzito zaidi na maoni yasiyotarajiwa ya kufurahisha au hata mzaha. Inafaa sana ikiwa kifungu, fikira, ambacho kinafungua mkutano, kitatumika mwisho wake. Wakati wa kuhutubia, mtangazaji huwaita washiriki kwa jina lao la kwanza na jina, na, ikiwa inawezekana, anasisitiza uzoefu wao na umahiri katika suala husika. Mwenyekiti anapaswa kuwa mwangalifu sana sio tu kwa kiini cha hotuba, bali pia kwa jinsi kila mmoja wao anavyofaa katika muundo wa jumla, jinsi inavyofanya kazi kufikia lengo lililokusudiwa; haiongoi upande. Mratibu hufuatilia kanuni, wakati na baada ya kuzingatia kila shida, muhtasari wa maonyesho. Hii inasaidia kuhakikisha kuwa kila mtu aliyepo anaelewa wazi kile kinachojadiliwa, kwamba maendeleo kadhaa yamepatikana wakati wa majadiliano. Ikiwa msemaji atapita zaidi ya swali, anapaswa kusimamishwa kidiplomasia. Tathmini muhimu ya mapendekezo hutolewa mara tu baada ya hotuba, au, ikiwa njia ya "kujadili mawazo" inatumiwa, baada ya maoni yote kutolewa.

Hatua inayofuata ya mkutano ni kufanya uamuzi. Uamuzi wa rasimu iliyotayarishwa hapo awali husomwa, na washiriki katika mkutano hufanya marekebisho yao wenyewe, kuipitisha kulingana na matokeo ya kura. Baada ya maamuzi kufanywa, watu ambao hufanya utekelezaji na udhibiti wake wameamua.

Kumaliza mkutano, mtangazaji anaweza kutoa wito kwa kila mtu kutimiza mipango hiyo, mipango, kufikia malengo ambayo walifika mwisho; muhtasari mfupi wa majadiliano; kusifu maoni yenye mafanikio zaidi, hotuba za biashara; asante kila mtu kwa kazi yao yenye tija.

Mtafiti wa mkutano wa Kiingereza Elan Barker anaamini sawa kwamba uchambuzi wa kila wakati wa majadiliano ya pamoja yanayoendelea husababisha faida. Tathmini inapaswa kuwa ya lengo, iliyoundwa na kikundi kizima katika mkutano tofauti, nje ya mkutano. Unaweza kuwaalika washiriki kujaza dodoso kwa kutumia kile kinachoitwa kiwango cha kuteleza kwa majibu: (hapana) 1 2 3 4 5 6 (Ndio):

Je! Mkutano huo ulikuwa wa lazima?

Je! Kusudi lake liko wazi?

Ilikuwa inafaa kwa kusudi?

Je! Unakubali kwamba muda na muda ulikuwa rahisi?

Je! Chumba kilikuridhisha?

Je! Umepokea ajenda na nyaraka kwa wakati?

Je! Ajenda zote zimewekwa?

Je! Waliohudhuria walikuwa na uwezo unaofaa?

Je! Mwenyekiti alifanya usimamizi mzuri?

Je! Umeridhika na utaratibu wa kufanya maamuzi?

Mapitio ya mkutano yanaweza kufanywa kwa ufanisi zaidi ikiwa mtaalam wa kujitegemea anahusika. Atakuwa na fursa ya kutathmini bila upendeleo ni nini kinaendelea vizuri na nini kinahitaji kubadilishwa.

Meneja wa novice anaweza kuchambua mawasiliano ya pamoja peke yake kulingana na mpango:

1. Je! Ni aina gani ya mkutano kulingana na kusudi?

2. Je, mada na mada ndogo (ajenda) zimeundwa vizuri?

3. Je! Ni wakati gani masuala magumu zaidi yamepangwa kushughulikiwa?

4. Je, mahali, wakati, idadi na muundo wa washiriki ni sahihi?

5. Je! Mtangazaji anazungumza nini katika hotuba ya ufunguzi?

6. Je! Ni kanuni zipi zimepitishwa?

7. Je! Ni matendo gani ya kuandaa mazungumzo ya mtangazaji wakati wa mazungumzo?

8. Je! Kila mtu yupo anashiriki kwenye majadiliano?

9. Ni maamuzi gani yamefanywa?

10. Je! Mwenyeji alimalizaje mkutano?

11. Je! Itifaki imeundwa kwa usahihi?

Aina za kuandaa kazi yenye tija ya biashara ni mikutano na makusanyiko. Wana madhumuni na njia tofauti za utekelezaji.

Ufafanuzi

Mkutano- mkutano wa mduara sahihi wa watu, kusudi lao ni kuzingatia maswala ya mada.

Ukusanyaji- mkutano wa watu waliounganishwa na shughuli za kawaida kujadili maswala na shida za mada.

Kulinganisha

Washiriki

Watu tofauti wapo kwenye kila hafla. Mkutano unaonyeshwa na muundo mdogo na ushiriki wa, kama sheria, mduara mdogo wa wadau. Miongoni mwao inaweza kuwa, kwa mfano, wakuu wa mgawanyiko wa kimuundo, wataalam wanaoongoza au wawakilishi wa kampuni anuwai. Wakati mwingine mkutano huo ni wa kimahakama, unafanywa kutoa uamuzi juu ya kesi.

Mkutano ni tukio kubwa zaidi. Inaweza kuhudhuriwa na wafanyikazi wote wa biashara. Mikutano ya wazazi au kabla ya uchaguzi pia ni mifano.

Somo la majadiliano

Tofauti kati ya mkutano na mkutano pia ni katika mada gani zinaibuliwa kwenye hafla hiyo. Kwa hivyo, mkutano umepangwa kuzingatia maswala ya usimamizi wa uzalishaji, kukusanya habari juu ya hali ya mambo, kutambua maeneo yenye shida. Ni watu kwenye meza ya raundi ambao hujadili, na maoni ya kila mtu ni muhimu sana hapa, tofauti na mkutano ambao wakati mwingine inatosha kuwapo tu kupata habari muhimu.

Kwenye mikutano, maswala ya jumla ambayo yamekusanywa kwa muda ambayo ni muhimu kwa wafanyikazi wote huletwa kwenye ajenda. Mikutano kama hiyo wakati mwingine hugusa mada ambazo hazihusiani moja kwa moja na uzalishaji. Kwa mfano, tunaweza kuzungumza juu ya kujiandaa kwa likizo ijayo.

Malengo

Hali ya mikutano inafanya kazi. Malengo ya mikutano kama hiyo ni kufanya marekebisho kwa shughuli za sasa, kuboresha mchakato wa kufanya kazi. Mkutano unaisha na kupitishwa kwa azimio.

Kwenye mikutano, matokeo mara nyingi hufupishwa, tuzo hufanyika, hali ya kazi na mipango ya siku za usoni inaripotiwa. Kozi ya mkutano na maamuzi yaliyochukuliwa huko ni kumbukumbu katika itifaki maalum.

Kufanya mzunguko

Wacha tuangalie tofauti kati ya mkutano na mkutano kuhusu mzunguko wa kushikilia kwao. Kwa hivyo, ya aina mbili za hafla, mikutano mara nyingi huitishwa. Wakati fulani umewekwa kwao. Lakini hali ya mikutano kama hiyo haiwezi kupangwa, ikiwa inahesabiwa haki na hitaji la haraka.

Jukumu moja takatifu la katibu ni kuandaa mikutano, makongamano, na mikutano iliyoanzishwa na viongozi katika viwango tofauti. Katika hali nyingi, katibu pia huweka dakika za hafla kama hizo. Nakala hii itakuonyesha jinsi ya kufanya michakato hii iwe bora zaidi.

Kuanza kuzungumza juu ya itifaki, kwanza kabisa, unahitaji kuzingatia utayarishaji wa mikutano. Kabla ya hafla kama hiyo, ni muhimu kufikiria juu ya ajenda, kuamua muundo wa washiriki, soma ripoti za wasemaji wote na vifaa vingine. Yote hii itahitaji juhudi za ziada, lakini kama matokeo, itakuwa rahisi sana kudumisha itifaki.

JINSI YA KUOKOA MUDA?

Kulingana na tafiti anuwai, mikutano inaweza kutumia kutoka 10 hadi 50% ya wakati wa kufanya kazi wa mkuu wa shirika na wafanyikazi wengine. Ili kusaidia kupunguza wakati, waanzilishi wa mkutano, wenyeji, na waliohudhuria wanapaswa kuzingatia miongozo ifuatayo akilini:

Jadili kwenye mkutano tu maswala ambayo hayawezi kutatuliwa mara kwa mara.

Punguza idadi ya washiriki katika mikutano. Ni sawa sawa na muda wa tukio. Ikiwa muda wa mkutano na wafanyikazi 5 ni saa 1, basi ikiwa idadi ya washiriki ni 10 au zaidi, ina uwezekano wa kudumu masaa 2 au zaidi.

Andaa taarifa za mkutano mapema. Mahesabu, ripoti za uchambuzi, meza, grafu, muhtasari, vifaa vya picha na video, mawasilisho, sampuli za bidhaa, maoni ya wataalam yanapaswa kutolewa na wataalamu maalum. Lakini katibu wa mkutano analazimika kuangalia utayari wa vifaa. Kwa hivyo, siku moja au mbili kabla ya hafla hiyo, unapaswa:

a) kwa msaada wa watu wenye dhamana ambao watatoa mawasilisho, tunga orodha ya vifaa vyote vya habari;

b) kupokea vifaa vya elektroniki kutoka kwa watu wanaohusika (kwa mfano, mawasilisho, maelezo ya kuelezea, nk);

c) kupokea kutoka kwa watu wanaohusika vifupisho vilivyochapishwa na maandishi ya ripoti.

Kwa kila swali, teua mfanyakazi mmoja anayewajibika, hata wakati kikundi cha watu kinapaswa kutekeleza agizo hilo.

Usipoteze muda kumfichua mkosaji. Kumbuka kwamba jukumu kuu la kila mkutano ni kujadili ajenda na kufanya maamuzi juu yake.

AJENDA

Hii ni orodha ya maswala yatakayojadiliwa kwenye mkutano. Wao ni kuamua na mwenyekiti wa mkutano. Walakini, katibu pia anaweza kushiriki katika mchakato huu.

Tumia miongozo ifuatayo wakati wa kuandaa ajenda yako:

Gawanya mada za mkutano ambazo ni pana sana katika mada ndogo nyingi. Kwa kila mada ndogo, watu wanaohusika wanaweza kufanya mikutano ya maandalizi, ikiwa ni lazima.

Kwa mfano, mkutano uliopangwa mwisho wa mwezi juu ya mada "Juu ya kutimizwa kwa malengo yaliyopangwa na maduka kuu ya uzalishaji" inapaswa kutanguliwa na safu ya mikutano midogo madukani: "Katika kutimiza mpango na foundry "," Katika kutimiza mpango na duka la ununuzi "," Katika kutimiza mpango na duka la mashine "," Katika utekelezaji wa mpango na duka la mkutano. " Au mkutano juu ya mada "Juu ya utekelezaji wa mfumo wa ERP katika biashara" inapaswa kutanguliwa na mikutano kadhaa: "Juu ya shida za kuanzisha mfumo wa ERP katika uzalishaji", "Katika kuhakikisha mawasiliano kati ya mfumo wa ERP na 1C katika uhasibu "," Kwenye msaada wa kiufundi wa mfumo wa ERP na uhamishaji wa data ", nk.

Kuleta ajenda masuala ya umuhimu sawa, umoja na mada moja... Kwa mfano, utoaji wa usafirishaji, agizo la kupelekwa kwenye ghala, usafirishaji na kuondolewa kwa bidhaa zilizomalizika kutoka kwa eneo la biashara.

Aina anuwai ya shida zinazohusiana pia zinaweza kuwekwa kwenye ajenda. Kwa mfano, zinaweza kujumuisha:

Upataji wa laini mpya ya uzalishaji;

Maandalizi ya teknolojia ya uzalishaji;

Mabadiliko ya muundo na nyaraka za kiteknolojia kuhusiana na ununuzi wa vifaa vipya;

Kisasa cha majengo ya uzalishaji na maendeleo ya vifungo vya zana za mashine;

Vifaa na msaada wa kiufundi wa uzalishaji.

Wakati huo huo, ujenzi wa kiingilio cha kiwanda au shirika la malipo ya elektroniki kwa mlango wa kantini ya kiwanda haifai kujadiliwa katika mkutano huu.

Ni wazi kwamba katibu hawezi kushawishi kila wakati yaliyomo kwenye ajenda. Mkutano umeitishwa na kiongozi, pia anaelezea anuwai ya maswala. Na ikiwa meneja anajumuisha katika ajenda ya mkutano mmoja ununuzi wa laini mpya ya uzalishaji kwa utengenezaji wa utengenezaji na shirika la kusafisha masika, basi haitawezekana kumshawishi. Lakini kwa upande wetu, tunaweza kupendekeza kuleta mjadala wa kuandaa siku ya kusafisha kwenye mkutano mwingine, kwa mfano, kuijumuisha na suala la kupaka rangi ya jengo la jengo au kufanya sherehe kwenye hafla ya siku ya kuzaliwa ya shirika.

Fanya ajenda tu kutoka kwa maswala ambayo yako chini ya uwezo na eneo la uwajibikaji wa washiriki wa mkutano. Kwa mfano, itakuwa haina maana kujadili maswala ya usambazaji bila mkuu wa usambazaji.
Punguza idadi ya mada na maswala kwenye ajenda... Lazima kuwe na nyingi kama ambazo zinaweza kujadiliwa vyema na kutatuliwa kwa muda uliowekwa. Kwa mfano, kwa saa 1 ya mkutano, unaweza kujadili kutoka kwa maswali 1 hadi 5, kulingana na kiwango cha mada zilizojadiliwa na juu ya ubora wa maandalizi ya mkutano.
Jumuisha katika ajenda ripoti ya kazi na kazi zilizotolewa kwenye mkutano uliopita ikiwa mikutano ina kaulimbiu ya kawaida na muundo wa washiriki. Jitayarishe kwa ukweli kwamba, hata ikiwa hakuna kitu kama hicho kwenye ajenda, mwenyekiti anaweza kuianzisha na mamlaka yake. Kwa hivyo, ni bora kuchapisha orodha ya maagizo mapema - inapaswa kuwa na mwenyekiti, mtu anayehusika na katibu.

WASHIRIKI WA MKUTANO

Mahitaji ya jumla kwa washiriki wa hafla:

Uwezo na nia ya maswala kwenye ajenda;

Nafasi ya juu ya kutosha ili kufanya maamuzi na kutoa maagizo kwa wasaidizi kulingana na matokeo ya mkutano.

Muundo wa washiriki unaweza kubadilika wakati wa hafla hiyo. Ikiwa kuna mada kwenye ajenda ambayo inaathiri washiriki wote katika mkutano, na maswala ambayo yanahusiana tu na baadhi yao, basi maswala ya jumla yanapaswa kujadiliwa kwanza. Mwisho wa sehemu hii ya mkutano, wafanyikazi ambao hawahusiki katika mazungumzo zaidi wanaweza kutolewa.

Jinsi ya kumjulisha kila mtu

Waarifu washiriki wote wa mkutano kuhusu tarehe, saa, ukumbi, mada ya hafla hiyo.

Unaweza kuripoti mkutano ukitumia simu, sms, barua pepe (na uwasilishaji na soma arifa), kupita kwa kibinafsi.

Ikiwa mmoja wa washiriki hayupo mahali pa kazi kwa sababu tofauti (likizo ya kila mwaka, ulemavu wa muda, safari ya biashara, n.k.), ni muhimu kujua sababu ya kutokuwepo na kumkumbusha mfanyakazi ambaye anachukua nafasi ya mtu ambaye hayupo kulingana na mpango wa badala ambao lazima ahudhurie mkutano huo.

Itasaidia pia kuongeza kidokezo kama vile "kumbusha naibu kuhudhuria mkutano wa kupanga" kwenye kalenda kwenye kompyuta yako.

Habari juu ya nani anaonywa juu ya mkutano na ni lini inaweza kuingizwa katika lahajedwali (Mfano 1).

MFANO 1

Kuarifu Washiriki wa Mkutano

Mkutano huo utafanyika Juni 24, 2017 saa 11:00 katika ofisi ya Mkurugenzi wa Ununuzi.

Mada: Hitimisho la mikataba na wauzaji kwa nusu ya pili ya 2017.

Kukaa kwa washiriki wa mkutano

Hakikisha kuandaa chati ya kukaa kwa washiriki wa mkutano ikiwa wafuatayo watakuwapo:

Viongozi wa juu (miji, mikoa, wilaya, jamhuri, mashirikisho);

Wamiliki wa mashirika ya kimataifa na umiliki, nk.

Wawakilishi wa mashirika ya washirika.

Ikiwezekana, katibu anapaswa kukaa kwenye meza tofauti kando ya meza ya mwenyekiti (Mfano 2).

Mfano 2

Chati ya kuketi

Kadi za jina

Kwenye meza zilizo karibu na maeneo yanayolingana, ni muhimu kuweka kadi za jina na msimamo na (au) jina kamili. kila mshiriki. Chaguo rahisi ni karatasi iliyokunjwa kama nyumba (Mtini. 1)

Mtini. moja. Kadi ya jina la waliohudhuria

Beji

Katika hali mbaya sana, inahitajika kuandaa beji (beji), ambayo unapaswa kuonyesha:

JINA KAMILI. washiriki;

Nafasi zao;

Jina la shirika ambalo kila mshiriki anawakilisha;

Mahali ambapo shirika maalum liko.

Beji inaweza pia kujumuisha:

Nembo ya shirika linalowakilishwa na mshiriki;

Nembo (nembo) ya hafla hiyo (mkutano, mkutano, nk).

Unaweza kutumia beji na kamba au kitambaa cha nguo. Zinauzwa katika vituo vya kuhifadhia vifaa na vya ofisi.

Unaweza kubuni kuingiza na maandishi mwenyewe, kisha uchapishe kwenye printa, ukate na mkasi na uwaweke kwenye beji (Mtini. 2).

Mtini. 2. Kuingiza beji iliyobuniwa

Ikiwa pesa za kutosha zimetengwa kwa maandalizi, basi kadi za kuingiza zinaweza kuamriwa kutoka kwa shirika ambalo linatoa huduma za uchapishaji. Na kwa mikutano ya kawaida ya ndani, beji hazihitajiki kabisa.

WAKATI WA MKUTANO

Aina tofauti za mikutano zina wakati tofauti. Kwa mfano, mkutano wa asubuhi unaweza kuchukua karibu nusu saa, na mkutano wa sehemu kwenye suala maalum unaweza kuchukua siku nzima.

Urefu wa mkutano unapaswa kupangwa mapema. Washiriki wote wanapaswa kujua nyakati za kuanza na kumaliza tukio. Hii itakusaidia kufanya kazi haraka na kwa ufanisi ili usikae hadi kuchelewa.

Mapumziko

Ikiwa mkutano ni mrefu kuliko saa ya angani (dakika 60), basi mapumziko yanapaswa kuchukuliwa kila saa ya masomo (dakika 45).

Katika hafla ndefu, pause zinaweza kutolewa, wakati washiriki wanapatiwa vitafunio (sandwichi, matunda, pipi) na vinywaji (chai, kahawa, juisi, maji ya madini, n.k.

Wakati kiwango cha mkutano kiko chini, na kuna baridi zaidi, mashine ya kahawa na sahani zinazoweza kutolewa kwa wageni wa ofisi karibu na chumba cha mkutano, basi washiriki wa mkutano wataweza kujimwagilia kahawa, chai au maji.

Chupa za maji na glasi zinaweza kuwekwa mapema kwenye meza ambazo washiriki wa mkutano wanakaa - basi wanaweza kumaliza kiu chao sio tu wakati wa mapumziko, lakini wakati wowote. Ni bora sio kuweka chakula kwenye meza. Itakuwa ya aibu ikiwa mmoja wa washiriki atatupa sandwich kwenye karatasi za biashara au akimwagika kahawa.

Ni bora kuweka meza na vitafunio na vinywaji kwenye chumba tofauti. Hii kawaida hufanywa na katibu, lakini ikiwa hahifadhi dakika. Wakati katibu anashindwa kutoka kwenye chumba wakati wa mkutano, mtu mwingine aliyepewa jukumu hilo anapaswa kupanga mapumziko. Au, vinginevyo, katibu huandaa kila kitu kwa mapumziko ya kahawa kabla ya mkutano kuanza. Kwa mikutano mirefu, wasaidizi kawaida ni muhimu.

Muda wa muda

Muda wa hafla hiyo inapaswa kudhibitiwa. Sheria hii inafuatiliwa na mwenyekiti wa mkutano.

Unapopanga mkutano wako, hakikisha kuzingatia wakati unaohitajika kwa kila mzungumzaji kuzungumza na kujadili kila suala.

Wasiliana na mwenyekiti kwa ratiba ya kila onyesho.

Ratiba mapumziko ikiwa inahitajika.

Ongeza vipindi vyote kwenye kikokotoo na ongeza kwa jumla

Mkutano unaweza kuchukua muda gani unapaswa kufahamishwa kwa mwenyekiti. Ikiwa anakubaliana na takwimu hii, kanuni zinapaswa kuletwa kwa washiriki wote, ikiwa sivyo, marekebisho yatalazimika kufanywa na kurudishwa kwa mwenyekiti.

Mara baada ya kukubaliwa, ajenda inayopunguzwa wakati hutumwa kwa washiriki wote wa mkutano (Mfano 3).

MFANO 3

Ajenda ya muda

DAKIKA ZA MKUTANO: HATUA 5 MUHIMU

Itifaki andika shughuli zote za miili ya kudumu ya ujamaa (tume, kamati, halmashauri, n.k.) na miili ya mafunzo ya muda - mikutano anuwai, makongamano, semina na mikutano.

Kuna aina zifuatazo za itifaki:

. Itifaki Fupi- hati ambayo jina kamili limerekodiwa. na nafasi za washiriki wa mkutano, mada yake, maswali makuu, muhtasari wa ripoti, maamuzi yaliyotolewa, orodha ya majukumu kwa kila mtu anayewajibika. Itifaki hii kawaida huhifadhiwa kwenye mikutano ya utendaji.

. Itifaki kamili, pamoja na yote yaliyotajwa hapo juu, ni pamoja na rekodi za kina za hotuba zote, maoni, marekebisho na alama zingine za majadiliano. Hati hii inasaidia kujenga upya picha ya kina ya mkutano.

Njia ya utunzaji wa dakika huchaguliwa na mwenyekiti wa mkutano au mkuu wa biashara.

Maandishi ya hotuba na vifaa vingine ambavyo vimeandaliwa kwa mkutano hufanywa kwa njia ya viambatisho. Lazima zirejeshwe katika maandishi ya itifaki.

Katibu anahusika na jinsi mwendo wa mkutano umeandikwa kwa usahihi na kabisa. Jukumu hili halipaswi kudharauliwa, kwani itifaki ndio hati pekee inayoonyesha hotuba zote, majadiliano, maoni na maamuzi yaliyochukuliwa ambayo yanapaswa kutekelezwa. Wakati wa mkutano, washiriki wake hawawezi kusikia kitu, hawana muda wa kukiandika. Itakuwa rahisi kupona kwa kurejelea itifaki.

Hatua ya 1: kuandaa mahali pa kazi

Ili iwe rahisi kuweka dakika, kabla ya mkutano kuanza:

. Chagua mahali kwako kwenye ukumbi ambapo tukio litafanyika. Inapaswa kuonyesha washiriki wote kibinafsi, kusikia wazi hotuba za mwenyekiti, spika na "maoni kutoka kwa hadhira" (angalia chati ya kukaa katika Mfano 2).

. Weka orodha ya washiriki wa mkutano kwenye dawati lako na majina yao kamili. nafasi, pamoja na chati ya kukaa... Kabla ya mkutano kuanza, itakuwa muhimu kusoma kwa uangalifu ni nani ameketi wapi, na kisha angalia kwenye mchoro inavyohitajika.

. Hifadhi juu ya vifaa vya kuhifadhia... Chukua kalamu 2-3, penseli 2, vifuta 2 na wewe.

. Angalia ikiwa vifaa vya ofisi na vifaa vingine vinafanya kazi: saa, kinasa sauti, kamkoda (ikiwa ipo). Usisahau kamba ya umeme na betri za ziada au betri zinazoweza kuchajiwa.

Onyesha upya ujumbe muhimu wa mazungumzo yote kabla ya mkutano.

Hatua ya 2: kunasa maendeleo ya mkutano

Kwa kuongezea vifaa vilivyoandaliwa kwa mkutano (maandishi ya ripoti, hotuba, marejeleo, maamuzi ya rasimu, ajenda, orodha za washiriki, n.k.), dakika zimeandikwa kwa msingi wa rekodi za sauti, rekodi za video, nakala au maandishi mabaya ya mkono maelezo ambayo huhifadhiwa wakati wa mkutano.

Je! Ninawekaje noti mbaya?

1. Andaa shuka kwa dakika za rasimu- idadi yao inategemea saizi ya ajenda. Kwenye karatasi ya kwanza, andika tarehe ya mkutano, mada yake, nambari ya dakika, orodha ya washiriki, ajenda (Mfano 4).

MFANO 4

Rasimu ya dakika za mkutano. Laha namba 1

Andika maswali ya kujadiliwa kwenye karatasi tupu tofauti, ukiacha nafasi ya kutosha ya maelezo:

Laha namba 2: "Katika hali ya kazi juu ya hitimisho la mikataba ya usambazaji wa chuma kisicho na feri na chuma." Ripoti ya PD Prokhorov;

Laha namba 3

Laha namba 4: "Katika utoaji wa usafirishaji wa vifaa." Ripoti na V.Yu Medvedev;

Laha namba 5:… (Kukamilishwa wakati wa mkutano);

Laha namba 6: "Juu ya hali ya makazi chini ya mikataba iliyohitimishwa na iliyotekelezwa ya ununuzi wa malighafi na vifaa." Ripoti ya K.D. Fomina;

Laha namba 7:… (Kukamilishwa wakati wa mkutano);

Laha namba 8: "Wakati wa kumaliza mikataba na Wanahabari wa LLC juu ya usambazaji wa chuma na aloi kwa JSC ESPZ. Mapendekezo ya I.I.Telegina;

Laha namba 9:… (Kukamilishwa wakati wa mkutano).

2. Thibitisha kuwa washiriki wote wa mkutano wamekuwepo. Vuka wale ambao hawapo katika itifaki ya rasimu kwa penseli - wanaweza kuchelewa. Tafuta sababu za kutokuwepo na kuchelewa baada ya mkutano.

Wakati wa kuwasili kwa wale ambao walichelewa, rekodi moja kwa moja katika maandishi ya itifaki kwenye mabano:

Katika kesi hii, itajulikana ni nani kati ya wale waliopo na ni nini haswa kilichokosa wakati wa mkutano.

3. Jaza kipengee "KILISIKILIWA"... Kwenye karatasi ya kwanza ya rasimu na kwenye karatasi zilizo na majina yanayolingana ya ripoti hizo, rekodi jina kamili la mtu huyo. na vyeo vya spika, mada na muhtasari. Unahitaji tu kurekodi habari ya msingi: tarehe, nambari, ukweli... Baadaye, angalia maelezo na maandishi yaliyotolewa ya hotuba (theses). Ikiwa unapata tofauti, tafadhali ripoti kwa mwenyekiti wa mkutano.

4. Ingiza kipengee "KILICHOZUNGUMZWA"(kama ni lazima). Kifungu hiki kinakamilika wakati kozi ya spika imeingiliwa na maoni, maswali na pingamizi kutoka kwa washiriki wengine. Kwa itifaki kamili kila maoni kama hayo yanapaswa kurekodiwa mara moja, haswa ikiwa inaambatana na kifungu: "Tafadhali ingia kwenye itifaki." Kwa mfano:

Ukweli ni kwamba taarifa yoyote inaweza kubadilisha mwendo wa mkutano, na baadaye inahitajika kuangazia wakati na kwa uhusiano na kile kilichotokea.

Katika dakika fupi