การเปลี่ยนแปลงรายงานล่วงหน้าต่อปี กรอกรายงานล่วงหน้า
การกรอกรายงานล่วงหน้าเกิดขึ้นในกรณีที่พนักงานขององค์กรและองค์กรได้รับเงินจำนวนหนึ่งจากแผนกบัญชีสำหรับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมทางวิชาชีพ
ไฟล์
ส่วนใหญ่มักจะออกเงินเป็นค่าเดินทางหรือค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมในครัวเรือนของ บริษัท (ซื้อเครื่องเขียน กระดาษสำนักงาน เฟอร์นิเจอร์ ฯลฯ ) แต่ก่อนที่จะออกการเงินนักบัญชีจะต้องได้รับคำสั่งหรือคำสั่งที่เหมาะสมจากผู้อำนวยการขององค์กรซึ่งจะระบุจำนวนเงินที่แน่นอนและวัตถุประสงค์ของการชำระเงินล่วงหน้า
หลังจากมีค่าใช้จ่ายแล้ว พนักงานที่ได้รับเงินจะต้องคืนยอดเงินคงเหลือให้กับโต๊ะเงินสดขององค์กร หรือหากมีการบุกรุก เพื่อรับเงินส่วนเกินจากโต๊ะเงินสด ในขั้นตอนนี้จะมีเอกสารชื่อว่า “รายงานล่วงหน้า”.
วิธีการตรวจสอบค่าใช้จ่าย
เป็นไปไม่ได้ที่จะคืนเงินที่เหลือไปที่โต๊ะเงินสดขององค์กรเช่นนั้น จำเป็นต้องโอนเอกสารไปยังผู้เชี่ยวชาญของแผนกบัญชีเพื่อยืนยันว่ามีการใช้เงินที่รับผิดชอบตรงตามวัตถุประสงค์ที่ได้รับ หลักฐานดังกล่าว เงินสดและใบเสร็จรับเงิน ตั๋วรถไฟ แบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด ฯลฯ ถูกนำมาใช้เป็นหลัก เอกสารข้างต้นทั้งหมดต้องมีรายละเอียด วันที่ และจำนวนเงินที่ชัดเจน
กฏระเบียบในการจัดทำรายงาน
จนถึงปัจจุบัน ยังไม่มีตัวอย่างรายงานที่เป็นเอกภาพและบังคับอย่างเคร่งครัด อย่างไรก็ตาม นักบัญชีส่วนใหญ่ในรูปแบบเก่ามักใช้แบบฟอร์มที่ใช้กันโดยทั่วไปก่อนหน้านี้ เป็นเรื่องที่เข้าใจได้: ประกอบด้วยข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด รวมทั้ง −
- ข้อมูลเกี่ยวกับองค์กรที่ออกเงิน
- พนักงานที่ได้รับ
- จำนวนเงินที่แน่นอน
- วัตถุประสงค์ที่พวกเขาตั้งใจไว้
- ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจะแสดงที่นี่พร้อมกับเอกสารประกอบทั้งหมด นอกจากนี้ รายงานยังประกอบด้วยลายเซ็นของพนักงานบัญชีที่ออกเงินและรับยอดคงเหลือรวมถึงพนักงานที่ออกเงินที่รับผิดชอบ
ไม่จำเป็นต้องประทับตราบนเอกสารเนื่องจากเป็นส่วนหนึ่งของโฟลว์เอกสารภายในของ บริษัท นอกจากนี้ตั้งแต่ปี 2559 นิติบุคคลเช่นเมื่อก่อนและผู้ประกอบการรายบุคคลมีสิทธิตามกฎหมายที่จะไม่ใช้ตราประทับและตราประทับเพื่อการรับรอง ของกระดาษ
เอกสารถูกสร้างขึ้นในสำเนาต้นฉบับฉบับเดียวและไม่ควรรอช้าในการกรอก - ตามกฎหมาย จะต้องออกให้ไม่เกินสามวันหลังจากใช้เงินไปแล้ว
เนื่องจากรายงานล่วงหน้าอ้างอิงถึงเอกสารทางบัญชีหลัก จึงควรกรอกอย่างระมัดระวังและพยายามอย่าทำผิดพลาด ในกรณีที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ ควรกรอกแบบฟอร์มใหม่
ตัวอย่างการทำรายงานล่วงหน้า
แม้จะมีชื่อและความสำคัญของเอกสารที่จริงจัง การกรอกก็ไม่ใช่เรื่องใหญ่
ส่วนแรกของเอกสารกรอกโดยพนักงานที่ได้รับเงินสำหรับรายงาน
- ในตอนเริ่มต้น มีการเขียนชื่อบริษัทและระบุรหัส OKPO () ไว้ - ข้อมูลเหล่านี้ต้องสอดคล้องกับเอกสารการจดทะเบียนของบริษัท จากนั้นป้อนหมายเลขรายงานทางบัญชีและวันที่จัดทำ
- ทางด้านซ้าย เหลือสองสามบรรทัดสำหรับการอนุมัติโดยผู้อำนวยการขององค์กร: ที่นี่ หลังจากกรอกรายงานทั้งหมดแล้ว ผู้จัดการจะต้องจ่ายเงินเป็นคำพูด ลงชื่อ และวันที่ที่เอกสารได้รับการอนุมัติ
- จากนั้นข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานก็มาถึง: หน่วยโครงสร้างที่เขาเป็นสมาชิก หมายเลขบุคลากร นามสกุล ชื่อ นามสกุล ตำแหน่งและวัตถุประสงค์ของการชำระเงินล่วงหน้าจะถูกระบุ
ไปทางโต๊ะซ้ายพนักงานที่รับผิดชอบป้อนข้อมูลเกี่ยวกับเงินที่ออกโดยเฉพาะอย่างยิ่งระบุจำนวนเงินทั้งหมดรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับสกุลเงินที่ออก (หากใช้สกุลเงินของประเทศอื่น) จำนวนยอดเงินคงเหลือหรือยอดใช้จ่ายเกินระบุไว้ด้านล่าง
ไปโต๊ะขวาข้อมูลถูกป้อนโดยผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชี ข้อมูลเกี่ยวกับบัญชีและธุรกรรมทางบัญชีถูกป้อนที่นี่ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง บัญชีย่อยจะถูกระบุผ่านเงินและจำนวนเงินเฉพาะที่ผ่าน
ใต้ตารางระบุจำนวนสิ่งที่แนบมากับรายงานค่าใช้จ่าย (เช่น เอกสารยืนยันค่าใช้จ่าย)
หลังจากกรอกข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว รายงานและเอกสารที่แนบมาจะต้องได้รับการตรวจสอบโดยหัวหน้าฝ่ายบัญชีและในบรรทัดที่เหมาะสม (ในคำและตัวเลข) จะระบุจำนวนเงินที่ได้รับอนุมัติสำหรับรายงาน
จากนั้นลายเซ็นของนักบัญชีและหัวหน้าฝ่ายบัญชีจะถูกป้อนลงในรายงานรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับเงินทุนที่เหลืออยู่หรือใช้จ่ายเกิน - เซลล์ที่จำเป็นจะระบุจำนวนเฉพาะและใบสั่งจ่ายเงินสดที่ผ่าน แคชเชียร์ที่รับยอดคงเหลือหรือออกการบุกรุกก็ลงลายมือชื่อในเอกสารด้วย
ด้านหลังรายงานล่วงหน้าประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารทั้งหมดที่แนบ:
- รายการทั้งหมดพร้อมรายละเอียด วันที่ออก ชื่อ จำนวนเงินที่แน่นอนของค่าใช้จ่ายแต่ละรายการ (ออกและยอมรับสำหรับการบัญชี)
- เช่นเดียวกับหมายเลขบัญชีย่อยทางบัญชีที่พวกเขาไป
ใต้ตาราง ผู้รับผิดชอบต้องลงลายมือชื่อไว้ซึ่งจะเป็นพยานถึงความถูกต้องของข้อมูลที่ป้อน
ส่วนสุดท้าย (ส่วนตัดจำหน่าย) รวมถึงใบเสร็จรับเงินจากนักบัญชีที่พนักงานที่รับผิดชอบได้มอบเอกสารพิสูจน์ค่าใช้จ่ายให้ ระบุไว้ที่นี่
- นามสกุล, ชื่อ, นามสกุลของพนักงาน,
- หมายเลขและวันที่ของรายงาน
- จำนวนเงินที่ออกสำหรับการใช้จ่าย (เป็นตัวอักษร)
- ตลอดจนจำนวนเอกสารยืนยันค่าใช้จ่าย
จากนั้นนักบัญชีต้องลงลายมือชื่อและวันที่กรอกเอกสารใต้เอกสารและโอนส่วนนี้ให้พนักงานที่ส่งรายงาน
การตั้งถิ่นฐานกับบุคคลที่รับผิดชอบ: เปลี่ยนแปลงจาก 19.08.2017
ตั้งแต่วันที่ 19 สิงหาคม 2017 ขั้นตอนการทำงานกับผู้รับผิดชอบในการออกเงินสดให้มีการเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงที่ได้รับอนุมัติทำให้งานของนักบัญชีง่ายขึ้น วิธีการใช้ขั้นตอนการชำระเงินใหม่ในทางปฏิบัติคำถามที่นักบัญชีมีคำถามเมื่อทำงานกับนักบัญชีเราจะบอกในบทความ
การแก้ไขที่สอดคล้องกันได้ทำกับคำสั่งของธนาคารกลางของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 11 มีนาคม 2014 ฉบับที่ 3210-U “ ในขั้นตอนการทำธุรกรรมเงินสดโดยนิติบุคคลและขั้นตอนที่ง่ายขึ้นสำหรับการทำธุรกรรมเงินสดโดยผู้ประกอบการรายบุคคลและธุรกิจขนาดเล็ก ” ก่อนหน้านี้เอกสารนี้มีกฎสำหรับการทำงานกับบุคคลที่รับผิดชอบเมื่อออกเงินสดให้กับพวกเขา
การเปลี่ยนแปลงนี้จัดทำโดยคำสั่งของธนาคารกลางแห่งสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 19 มิถุนายน 2017 ฉบับที่ 4416-U
นวัตกรรมส่งผลต่อขั้นตอนการออกเงินให้กับผู้รับผิดชอบ:
1. หากต้องการรับยอดเงินใหม่ ไม่จำเป็นต้องมอบยอดเดิม
2. ไม่สามารถเขียนใบสมัครการออกเงินได้
ไม่จำเป็นต้องคืนยอดเดิมเพื่อรับยอดใหม่
ก่อนหน้านี้ ขั้นตอนการทำธุรกรรมเงินสดมีข้อกำหนดบังคับ: ผู้รับผิดชอบมีสิทธิ์ได้รับการชำระเงินล่วงหน้าใหม่เฉพาะในกรณีที่มีการคืนเงินที่ออกก่อนหน้านี้ (วรรค 3 ข้อ 6.3 ข้อ 6 ของคำสั่งของธนาคารกลางของ สหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 11 มีนาคม 2014 หมายเลข 3210-U) ตอนนี้ย่อหน้าที่มีข้อกำหนดดังกล่าวไม่รวมอยู่ในเอกสารอย่างสมบูรณ์
บริษัทอาจออกเงินทดรองให้แก่ผู้รับผิดชอบโดยไม่ต้องรอการชำระหนี้ที่ค้างชำระเต็มจำนวน
ขั้นตอนนี้สะดวกหากผู้รับผิดชอบรายหนึ่งต้องการออกเงินเพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน สถานการณ์อาจเกิดขึ้นเช่นกันเมื่อนักบัญชีมีเงินไม่เพียงพอในการซื้อครั้งแรก
ตัวอย่างเช่น ในวันที่ 21 สิงหาคม 2017 ผู้จัดการฝ่ายจัดหาของบริษัทได้รับเงินเพื่อซื้ออุปกรณ์ ผู้จัดการฝ่ายจัดหาทราบต้นทุนและตระหนักว่าเขาไม่มีเงินทุนเพียงพอที่จะซื้อสินค้าคงคลัง วันรุ่งขึ้น 08/22/2017 แคชเชียร์ของบริษัทสามารถมอบจำนวนเงินที่ขาดหายไปให้กับผู้จัดการฝ่ายจัดหาได้ตามกฎหมาย
ในสถานการณ์นี้ จนถึงวันที่ 19 สิงหาคม 2017 คุณจะต้องคืนเงินที่ได้รับก่อนแล้วจึงรับจำนวนเงินที่ต้องการ นอกจากนี้ ผู้จัดการฝ่ายจัดหาสามารถจ่ายเพิ่มสำหรับสินค้าคงคลังจากเงินทุนส่วนตัวของเขา และหลังจากได้รับการอนุมัติจากรายงานล่วงหน้าแล้ว เขาจะถูกบุกรุก
ไม่สามารถเขียนใบสมัครออกเงินได้
ในการรับเงินในบัญชี พนักงานมักจะเขียนใบแจ้งยอด ถัดไป หัวหน้าจะยื่นวีซ่าอนุญาตในการสมัครหรือออกคำสั่งที่เหมาะสม หลังจากนั้นแคชเชียร์จะออกเงิน
จนถึงวันที่ 19/19/2017 ใบสมัครสำหรับการออกกองทุนเป็นเอกสารบังคับ ตอนนี้สามารถออกเงินได้โดยไม่ต้องสมัครตามเอกสารการบริหารของหัวหน้าองค์กรหรือผู้ประกอบการรายบุคคล ดังนั้นธนาคารกลางของสหพันธรัฐรัสเซียจึงแก้ไขย่อหน้าแรก 6.3 หน้า 6 ของคำสั่งของธนาคารกลางแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 11 มีนาคม 2557 ฉบับที่ 3210-U (คำสั่งของธนาคารกลางแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 19 มิถุนายน 2560 ฉบับที่ 4416-U)
หากผู้จัดการตัดสินใจที่จะออกเงินให้กับพนักงานโดยไม่ต้องสมัคร จะเป็นการดีกว่าที่จะแก้ไขขั้นตอนนี้ในกฎหมายท้องถิ่น
รับเช็คเก่าได้
ด้วยการเปิดตัวเครื่องบันทึกเงินสดออนไลน์ นักบัญชีมักมีคำถามมากมาย หลายคนกังวลเกี่ยวกับคำถามที่ว่าเป็นไปได้หรือไม่ที่จะพิจารณาจากแคชเชียร์เช็คแบบเก่าของบุคคลที่รับผิดชอบซึ่งไม่ได้ถูกกดที่จุดชำระเงินออนไลน์
โปรดทราบว่าเมื่อโอนเงินไปยังบัตรธนาคารส่วนบุคคลของพนักงานเพื่อชำระค่าอุปโภคบริโภค (สินค้าวัสดุ) คำสั่งเกี่ยวกับนโยบายการบัญชีขององค์กรควรจัดให้มีข้อกำหนดที่กำหนดขั้นตอนสำหรับการชำระบัญชีกับผู้รับผิดชอบโดยใช้บัตรธนาคารส่วนบุคคล (จดหมายของกระทรวงการคลังของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 25.08. 2014 ฉบับที่ 03-11-11/42288)
ในคอลัมน์ "ผู้ซื้อ" ระบุว่า "บุคคลธรรมดา"
หากผู้รับผิดชอบไม่ขอให้ผู้ขายออกเอกสารให้กับองค์กร ผู้ขายในคอลัมน์ "ผู้ซื้อ" จะเขียนว่า "บุคคลส่วนตัว" เป็นไปได้ไหมที่จะบัญชีสำหรับใบแจ้งหนี้ดังกล่าวเป็นค่าใช้จ่าย?
เพื่อลดฐานภาษีสำหรับภาษีเงินได้ ผู้เสียภาษีมีสิทธิที่จะนำใบกำกับสินค้าดังกล่าวมาพิจารณา
ค่าใช้จ่ายเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษีเป็นที่ยอมรับภายใต้เงื่อนไขของวรรค 1 ของศิลปะ รหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย: ค่าใช้จ่ายจะต้องได้รับการพิสูจน์และจัดทำเป็นเอกสาร
เอกสารหลักที่ดำเนินการอย่างถูกต้อง (ใบตราส่งสินค้า, การกระทำ) สามารถยืนยันค่าใช้จ่ายได้
รายงานค่าใช้จ่าย - เอกสารหลักที่รวบรวมสำหรับรายงานของพนักงานเกี่ยวกับการใช้จ่ายเงินในการซื้อสินค้าบริการงาน มากรอกรายงานค่าใช้จ่ายด้วยกัน: เราจะพิจารณาห่วงโซ่การดำเนินงานทั้งหมดซึ่งผลลัพธ์จะเป็นการเตรียมรายงานค่าใช้จ่ายที่ถูกต้อง คุณสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มรายงานล่วงหน้าได้ที่ท้ายบทความนี้
องค์กรต้องพัฒนาและอนุมัติระเบียบข้อบังคับของท้องถิ่นเกี่ยวกับขั้นตอนการหมุนเวียนเงินสดรวมถึงการออกให้แก่บุคคลที่รับผิดชอบ เอกสารดังกล่าวคือ:
- ระเบียบว่าด้วยการชำระบัญชีกับบุคคลที่รับผิดชอบซึ่งพัฒนาขึ้นโดยคำนึงถึงข้อกำหนดของคำสั่ง Bank of Russia ฉบับที่ 3210-U ลงวันที่ 11 มีนาคม 2014 (ต่อไปนี้จะเรียกว่าขั้นตอนที่ 3210-U)
- รายชื่อพนักงานที่มีสิทธิ์ได้รับเงินที่รับผิดชอบซึ่งได้รับอนุมัติจากหัวหน้าองค์กร
- คำสั่งการเดินทางเพื่อธุรกิจ
- ใบสมัครของพนักงานในการออกจำนวนเงินที่รับผิดชอบ (ระบุบัญชีสำหรับการโอนเงินในลักษณะที่ไม่ใช่เงินสด)
ดังนั้นจำนวนเงินที่ประทับใจจะออกเฉพาะในลำดับที่แน่นอนตามคำสั่งของผู้อำนวยการของ บริษัท และ / หรือการสมัครของพนักงาน
การออกจำนวนเงินที่รับผิดชอบ
ขั้นตอนทั่วไปในการออกกองทุนภายใต้รายงานนี้กำหนดขึ้นตามข้อ 6.3 ของขั้นตอนที่ 3210-U ดังนั้น กิจการสามารถเบิกเงินสดที่ต้องรับผิดชอบได้ด้วยวิธีต่อไปนี้:
- เงินสดจากโต๊ะเงินสด
- โดยการโอนเงินผ่านธนาคารไปยังบัตรธนาคาร (ดูจดหมายของกระทรวงการคลังของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม 2014 ฉบับที่ 03-11-11 / 42288)
เป็นไปได้ที่จะออกเงินสดให้กับพนักงานที่มีการทำสัญญาจ้างงานหรือสัญญากฎหมายแพ่ง (ดูจดหมายของธนาคารกลางของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 02.10.2014 ฉบับที่ 29-R-R-6 / 7859)
ทันทีก่อนที่จะออกเงินให้กับพนักงานของแผนกบัญชีขององค์กรจำเป็นต้องตรวจสอบสถานะหนี้ของพนักงานสำหรับการออกเงินล่วงหน้าก่อนกำหนด หากไม่มีข้อมูลดังกล่าว (พนักงานไม่ได้รายงานเกี่ยวกับเงินที่ออกก่อนหน้านี้) เขาไม่มีสิทธิ์รับจำนวนเงินที่ต้องรับผิดชอบอื่น ๆ (วรรค 3 ข้อ 6.3 ของขั้นตอนที่ 3210-U)
รายงานล่วงหน้า
แบบฟอร์มรายงานล่วงหน้าสำหรับปี 2563 ยังคงไม่เปลี่ยนแปลง อย่าลืมว่าต้องแนบเอกสารประกอบการแจ้งล่วงหน้าโดยไม่ล้มเหลว
กฎหมายไม่มีข้อกำหนดสำหรับการใช้งานบังคับของเอกสารทางบัญชีหลักในรูปแบบรวม ในเวลาเดียวกันข้อเท็จจริงของชีวิตทางเศรษฐกิจแต่ละข้อต้องได้รับการจดทะเบียนโดยเอกสารทางบัญชีหลักซึ่งกำหนดโดยวรรค 1 ของศิลปะ 9 ของกฎหมายหมายเลข 402-FZ องค์กรมีสิทธิที่จะเลือก:
- พัฒนารูปแบบรายงานอย่างอิสระ
- ใช้แบบฟอร์มรวมหมายเลข AO-1 (อนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 01.08.2001 ฉบับที่ 55)
คุณสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มรายงานล่วงหน้าในรูปแบบหมายเลข AO-1 ในรูปแบบสเปรดชีต Excel ได้ฟรีที่ท้ายบทความ และตัวอย่างการกรอกจะแสดงในรูปด้านล่าง
เอกสารหลักที่ใช้ทั้งหมดจะต้องได้รับการอนุมัติในนโยบายการบัญชี (กฎหมายหมายเลข 402-FZ ข้อ 4 PBU 1/251 "นโยบายการบัญชีขององค์กร")
หลังจากได้รับเงินแล้วผู้รับผิดชอบมีหน้าที่ต้องโอนรายงานล่วงหน้าภายในระยะเวลาไม่เกินสามวันทำการหลังจากวันหมดอายุซึ่งได้รับเงินสำหรับรายงานหรือนับจากวันที่เข้ามาทำงานเพื่อโอนรายงานล่วงหน้าพร้อมเอกสารแนบ เอกสารประกอบ (ข้อ 6.3 ของคำสั่งหมายเลข 3210- C) การบัญชี หากรายงานล่วงหน้าไม่ได้จัดทำขึ้นอย่างทันท่วงทีนี่เป็นการละเมิดวินัยทางการเงิน (มาตรา 15.1 แห่งประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซีย)
กรอกคำสั่งซื้อ
พิจารณาวิธีการกรอกรายงานล่วงหน้า (ดูตัวอย่างการกรอกปี 2020 ด้านล่าง) ตัวอย่างเช่น แบบฟอร์มรวม AO-1 "รายงานล่วงหน้า" เหมาะสม
ผู้รับผิดชอบป้อนข้อมูลในช่องต่อไปนี้
กรอกด้านหน้าแบบฟอร์ม AO-1:
- ชื่อขององค์กรที่ออกเงินทุนสำหรับรายงาน
- วันที่จัดทำ;
- แผนกโครงสร้าง
- ข้อมูลของผู้รับผิดชอบ: ชื่อเต็ม ตำแหน่ง แท็บ ห้อง;
- การนัดหมายล่วงหน้า เช่น ค่าเดินทาง ครัวเรือน ความต้องการ ฯลฯ ;
- ที่ด้านล่างระบุจำนวนเอกสารยืนยันที่แนบมา
กรอกด้านหลังของแบบฟอร์มหมายเลข AO-1:
- รายละเอียดทั้งหมดของเอกสารประกอบการยืนยันค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น
- จำนวนค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจะแสดงในคอลัมน์ "จำนวนเงินค่าใช้จ่ายในรายงาน"
พนักงานของบริการทางการเงินหรือบัญชีตรวจสอบฟิลด์ที่กรอกโดยผู้รับผิดชอบและกรอกข้อมูลเพิ่มเติมในฟิลด์ต่อไปนี้:
- ห้อง;
- ข้อมูลเกี่ยวกับเงินที่เบิกจ่าย แยกตามจำนวนเงิน: เงินทดรองก่อนหน้า (ยอดคงเหลือหรือเกิน); ออกจากโต๊ะเงินสดสำหรับค่าใช้จ่ายปัจจุบัน (สำหรับการอ้างอิง ระบุสกุลเงิน)
- "ใช้ไป" - ระบุจำนวนเงินที่ได้รับอนุมัติ
- "ยอดเงินคงเหลือ/การใช้จ่ายเกิน" - จำนวนเงินคงเหลือคำนวณ;
- "รายการบัญชี" - ควรมีการผ่านรายการที่จะผ่านรายการหลังการอนุมัติของรายงาน
หลังจากตรวจสอบความถูกต้องของการกรอกเอกสารความถูกต้องตลอดจนวัตถุประสงค์ในการใช้เงินที่ออกแล้วแบบฟอร์มจะถูกส่งไปยังหัวหน้าองค์กรเพื่อขออนุมัติ
หลังจากได้รับอนุมัติรายงานล่วงหน้า ด้านหลังระบุจำนวนเงินในคอลัมน์ "จำนวนค่าใช้จ่ายที่ยอมรับสำหรับการบัญชี" ซึ่งระบุบัญชีทางบัญชีที่จะเรียกเก็บค่าใช้จ่ายของผู้รับผิดชอบ รายงานล่วงหน้าการผ่านรายการจะต้องสอดคล้องกับรายการที่ทำในทะเบียนการบัญชี นอกจากนี้ การตั้งถิ่นฐานขั้นสุดท้ายกับผู้รับผิดชอบจะดำเนินการ
ส่วนที่ฉีกขาดของรายงานล่วงหน้าจะถูกส่งคืนให้กับพนักงาน ต้นขั้วนี้เป็นหลักฐานการรายงานความรับผิดชอบ
ตัวอย่างการกรอก AO-1
เอกสารประกอบการ
เอกสารประกอบสามารถแบ่งออกเป็นสองกลุ่ม:
- การเงิน - ยืนยันความจริงของการชำระเงินและการใช้จำนวนเงินที่รับผิดชอบตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งใจไว้
- การจัดส่ง - ยืนยันความเป็นจริงของการรับค่าวัสดุ
เอกสารประกอบทั้งหมดต้องมีรายละเอียดที่จำเป็น: ชื่อคู่สัญญา, วันที่, เนื้อหาเกี่ยวกับชีวิตทางเศรษฐกิจ, ปริมาณ, ต้นทุน, เช่นเดียวกับชื่อเต็ม, ตำแหน่งและลายเซ็นของผู้จัดทำรายงาน
พิจารณาคุณสมบัติการกรอกเอกสารประกอบประเภทต่างๆ
ใบเสร็จรับเงินและแบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด
ใบเสร็จรับเงินหรือแบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด (ต่อไปนี้ - BSO) ยืนยันการชำระเงินจริง (นั่นคือความจริงที่ว่าผู้รับผิดชอบใช้เงินที่ได้รับ) แบบฟอร์มต้องมีรายละเอียดบังคับที่ให้ไว้ในศิลปะ 4.7 54-FZ
โดยคำนึงถึงลักษณะเฉพาะของกิจกรรมหรือลักษณะเฉพาะของที่ตั้ง คู่สัญญาทำการตั้งถิ่นฐานโดยไม่ต้องใช้เครื่องบันทึกเงินสด (ข้อ 2, 3, 5-7, บทความ 2 ของกฎหมายหมายเลข 54-FZ)
ข้อกำหนดบังคับของ BSO คือ:
- ชื่อ;
- ชุด;
- การนับ BSO;
- วันที่ชำระเงินและวันที่จดทะเบียน BSO
- ชื่อของผู้ให้บริการที่มี TIN และที่อยู่
- ชื่อและค่าบริการ
- ตำแหน่ง ลายเซ็นส่วนตัว และชื่อเต็ม พนักงานซัพพลายเออร์
- การพิมพ์ (ถ้ามี);
- รอยประทับของโรงพิมพ์ที่ผลิตแบบฟอร์ม
BSO ควรมีข้อมูลเกี่ยวกับโรงพิมพ์ (ชื่อ ที่อยู่ TIN) ในบรรทัดพิเศษต้องพิมพ์ชุดและหมายเลขของแบบฟอร์มด้วยวิธีการพิมพ์
ใบเสร็จรับเงินและใบกำกับสินค้า
ใบตอบรับการขายไม่มีแบบฟอร์มรวม ดังนั้นแต่ละองค์กรจึงมีสิทธิที่จะพัฒนารูปแบบได้อย่างอิสระ สิ่งนี้ใช้กับใบแจ้งหนี้ด้วย มีความจำเป็นต้องตรวจสอบในแบบฟอร์มเฉพาะเมื่อมีรายละเอียดที่จำเป็นเท่านั้น
ควรสังเกตว่าเอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารการจัดส่งและไม่มีการยืนยันการชำระเงินตามลำดับไม่ลดจำนวนเงินที่รับผิดชอบ ยกเว้นในกรณีที่การซื้อสินค้าและวัสดุดำเนินการจากผู้ชำระเงิน UTII ที่ไม่ใช้เงินสด ทะเบียน ในกรณีนี้ การยืนยันต้นทุนจะเป็นใบเสร็จรับเงิน (ดูจดหมายของกระทรวงการคลังรัสเซีย ลงวันที่ 19 มกราคม 2553 เลขที่ 03-03-06 / 4/2 ลงวันที่ 11 พฤศจิกายน 2552 ฉบับที่ 03-01- 15/10-492 ลงวันที่ 09/01/2552 ที่ 03-01-15/9-436)
ใบแจ้งหนี้และ UPD
ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารภาษีซึ่งในกรณีนี้ให้โอกาสในการยอมรับภาษีมูลค่าเพิ่มหักจากงบประมาณ โปรดทราบว่าใบแจ้งหนี้สำหรับบุคคลที่ซื้อสินค้า (งานบริการ) เป็นเงินสดจะออกให้ก็ต่อเมื่อมีหนังสือมอบอำนาจในการรับแบบฟอร์มนี้ (ข้อ 7 ของข้อ 168 ของรหัสภาษี)
เอกสารการโอนสากลเป็นทั้งเอกสารภาษีและการจัดส่ง ตาม UPD คุณสามารถรับสินค้าและวัสดุพร้อม ๆ กันและคำนึงถึงภาษีมูลค่าเพิ่มที่หักจากงบประมาณได้
ใบแจ้งหนี้และ UPD ไม่ใช่เอกสารยืนยันการชำระเงินของสินทรัพย์วัสดุ ตามลำดับ ไม่ลดจำนวนเงินที่ต้องรับผิดชอบ
ในปี 2020 มีการเปิดตัวแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้และ UPD ใหม่!
เอกสารประกอบการทำธุรกรรมส่วนบุคคล
การพิจารณาแยกกันต้องมีขั้นตอนในการจัดทำเอกสารค่าใช้จ่ายในการเดินทางและการต้อนรับ ด้านล่าง เราจะสังเกตประเด็นสำคัญสำหรับกลุ่มต้นทุนเหล่านี้
ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง
หลังจากที่มีการแก้ไขโดยพระราชกฤษฎีกาฉบับที่ 749 เรื่อง "ลักษณะเฉพาะของการส่งพนักงานเดินทางเพื่อธุรกิจ" (ต่อไปนี้ - พระราชกฤษฎีกาที่ 749) มีผลใช้บังคับ แบบฟอร์มใบรับรองการเดินทางเพื่อธุรกิจ การมอบหมายงาน และรายงานเกี่ยวกับงานที่ทำในธุรกิจ ไม่จำเป็นต้องเดินทาง องค์กรมีสิทธิที่จะจัดให้มีความจำเป็นในการกรอกแบบฟอร์มเหล่านี้ในกฎหมายท้องถิ่น
หากองค์กรตัดสินใจที่จะไม่ใช้ใบรับรองการเดินทางเพื่อยืนยันค่าใช้จ่ายรายวันจำเป็นต้องแนบใบรับรองการบัญชีของแบบฟอร์มใด ๆ กับรายงานล่วงหน้าเกี่ยวกับการเดินทางเพื่อธุรกิจ แบบฟอร์มใบรับรองควรได้รับการอนุมัติเป็นส่วนหนึ่งของนโยบายการบัญชี
กฎหมายไม่ได้จำกัดจำนวนเงินที่จ่ายในรูปแบบของเบี้ยเลี้ยงรายวันให้กับพนักงานขององค์กร จำนวนเงินที่จ่ายต่อวันควรได้รับการอนุมัติตามคำสั่งหรือระบุไว้ในระเบียบว่าด้วยค่าใช้จ่ายในการเดินทาง เบี้ยเลี้ยงต่อวันได้รับการยกเว้นจากการชำระเบี้ยประกันในจำนวนไม่เกิน 700 รูเบิลในแต่ละวันของการเดินทางไปทำธุรกิจในอาณาเขตของสหพันธรัฐรัสเซียและไม่เกิน 2,500 รูเบิลในแต่ละวันของการเดินทางไปต่างประเทศ ( ข้อ 2 ของข้อ 422 แห่งรหัสภาษี) ในจำนวนเงินเดียวกันต่อวันจะไม่รวมอยู่ในรายได้ของพนักงานเมื่อคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา (ข้อ 3 มาตรา 217 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย)
ไม่ควรลืมว่าเมื่อเดินทางไปยังสถานที่ที่พนักงานมีโอกาสกลับบ้านทุกวันหรือส่งพนักงานไปเที่ยวหนึ่งวันจะไม่จ่ายเงินเบี้ยเลี้ยงรายวัน (ข้อ 11 ของมติหมายเลข 749)
ตั๋วอิเล็กทรอนิกส์
ต้องกรอกรายงานการเดินทางเพื่อธุรกิจล่วงหน้าประจำปี 2563 โดยคำนึงถึงความเห็นของกระทรวงการคลังตามหนังสือเลขที่ 03-03-06/1/35214 ลงวันที่ 06/06/2560 จดหมายนี้ชี้แจงว่าหากซื้อตั๋วทางอิเล็กทรอนิกส์ ใบเสร็จตั๋วอิเล็กทรอนิกส์และบัตรผ่านขึ้นเครื่องเป็นหลักฐานทางภาษีเงินได้
ในขณะเดียวกัน Boarding Pass จะต้องยืนยันข้อเท็จจริงของบริการขนส่งทางอากาศแก่ผู้รับผิดชอบ ตามกฎแล้วข้อกำหนดนี้เป็นตราประทับการตรวจสอบ
ในกรณีที่ไม่มีตราประทับการตรวจสอบบนบอร์ดดิ้งพาสอิเล็กทรอนิกส์ที่พิมพ์ออกมา ผู้เสียภาษีต้องยืนยันข้อเท็จจริงว่าได้ให้บริการขนส่งทางอากาศแก่ผู้รับผิดชอบด้วยวิธีอื่น
การบัญชีสำหรับบริการที่จัดทำโดยผู้ให้บริการ
บ่อยครั้งที่ตั๋วพรีเมียมรวมค่าบริการ (ชุดอาหาร สิ่งจำเป็นและรายการสุขอนามัย รวมทั้งเครื่องนอน สิ่งพิมพ์ ฯลฯ)
กระทรวงการคลังในจดหมายหมายเลข 03-03-РЗ/37488 ลงวันที่ 06/16/2017 อธิบายว่าต้นทุนของบริการเพิ่มเติมถูกนำมาพิจารณาอย่างไร
ค่าบริการเพิ่มเติมเมื่อเดินทางด้วยรถยนต์หรูหราไม่ต้องเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา (มาตรา 3 มาตรา 217 แห่งรหัสภาษี)
เพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดเก็บภาษีจากผลกำไรขององค์กร ค่าบริการเพิ่มเติมจะถูกนำมารวมเป็นส่วนหนึ่งของค่าใช้จ่ายอื่นๆ (ข้อ 12 ข้อ 1 ข้อ 264 ของรหัสภาษี)
แต่สำหรับภาษีมูลค่าเพิ่มความคิดเห็นนั้นตรงกันข้าม: หากจำนวนค่าธรรมเนียมและบริการเพิ่มเติมถูกสร้างขึ้นโดยคำนึงถึงต้นทุนของบริการจัดเลี้ยงจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มจะไม่ถูกหัก (ข้อ 7 มาตรา 171 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย ).
ค่าใช้จ่ายในการเป็นตัวแทน
ข้อบังคับปัจจุบันไม่มีคำแนะนำเกี่ยวกับจำนวนเงินและขั้นตอนการลงทะเบียนค่าใช้จ่ายในการต้อนรับ จากสิ่งนี้องค์กรต้องพัฒนาและอนุมัติอย่างอิสระในนโยบายการบัญชีหรือรายการเอกสารประกอบการกำกับดูแลพิเศษที่ยืนยันความถูกต้องและวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของค่าใช้จ่ายในการต้อนรับที่เกิดขึ้นโดยบุคคลที่รับผิดชอบ
เพื่อให้สะท้อนถึงค่าใช้จ่ายในการรับและให้บริการผู้แทนรัสเซียและต่างประเทศอย่างถูกต้อง เราขอแนะนำให้คุณจัดทำเอกสารต่อไปนี้ (ดูจดหมายของกระทรวงการคลังหมายเลข ):
- คำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบความถูกต้องตามกฎหมายของการตัดจำหน่ายค่าใช้จ่ายในการต้อนรับ
- ประมาณการทั่วไปสำหรับการรับคณะผู้แทนที่ลงนามโดยหัวหน้าองค์กรโดยระบุบุคคลที่รับผิดชอบในการรับมอบหมายและรายการค่าใช้จ่าย (รายละเอียด)
- เอกสารที่ระบุ: วัตถุประสงค์ของการมาถึงของคณะผู้แทน (เช่น การเชิญ) โปรแกรมการประชุม องค์ประกอบของคณะผู้แทน การระบุตำแหน่งของทั้งผู้ได้รับเชิญและองค์กร
- ใบรับรองของชำร่วยใช้แล้วหรือตัวอย่างผลิตภัณฑ์สำเร็จรูประบุว่าส่งอะไรให้ใครและเท่าไหร่
- การคำนวณบริการบุฟเฟ่ต์ที่ดำเนินการ: ระบุประเภทผลิตภัณฑ์ ราคา ปริมาณและจำนวนเงินทั้งหมดลงนามโดยผู้รับผิดชอบและผู้ที่เสิร์ฟโต๊ะ
เอกสารยืนยันการซื้อผลิตภัณฑ์ ของที่ระลึก และสินค้าคงเหลืออื่นๆ จะต้องแนบมากับรายงาน
ค่าใช้จ่ายในการต้อนรับรวมถึงค่าใช้จ่ายในจำนวนไม่เกิน 4% ของต้นทุนแรงงานของผู้เสียภาษีสำหรับรอบระยะเวลาการรายงาน (ภาษี) ค่าใช้จ่ายต่อไปนี้ไม่ถือเป็นค่าใช้จ่ายการต้อนรับ:
- ค่าความบันเทิง
- ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับวันหยุด
วันที่รับรู้ค่าใช้จ่ายบันเทิงที่ออกโดยผู้รับผิดชอบคือวันที่ได้รับอนุมัติจากหัวหน้าองค์กรรายงานล่วงหน้า
การจัดเก็บรายงานล่วงหน้า
เพื่อวัตถุประสงค์ในการบัญชีภาษี เอกสารจะต้องเก็บไว้เป็นเวลา 4 ปี (ข้อ 8 วรรค 1 มาตรา 23 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย) ควรสังเกตว่าหากได้รับการสูญเสียแล้วจะต้องเก็บเอกสารยืนยันค่าใช้จ่ายไว้เป็นเวลา 10 ปี (ข้อ 4
การเดินทางเพื่อธุรกิจของพนักงานเป็นเรื่องปกติสำหรับทั้งบริษัทขนาดใหญ่และขนาดเล็ก พวกเขาเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรและแก้ไขงานที่ได้รับมอบหมาย ผู้กลับมาทุกคนต้องทำ รายงานการเดินทางล่วงหน้าเพื่อธุรกิจ. เขาจะยืนยันค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นและความเป็นจริงของการเดินทางไปทำธุรกิจ ให้เราพิจารณารายละเอียดกฎสำหรับการกรอกเอกสารสำคัญนี้ องค์ประกอบของต้นทุน เหตุผลและการสะท้อนกลับในการบัญชีในปี 2020
ก่อนอื่นมาดูกลไกทั่วไปของ วิธีกรอกตัวอย่างรายงานการเดินทางล่วงหน้าสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ.
- ในแบบฟอร์มที่ออกโดยฝ่ายบัญชี พนักงานกรอก:
- ชื่อบริษัท;
- ชื่อเต็มของคุณ;
- ตำแหน่ง;
- แผนกโครงสร้าง
- วัตถุประสงค์ในการออกกองทุน (การเดินทางเพื่อธุรกิจ)
- ในแบบฟอร์มที่ออกโดยฝ่ายบัญชี พนักงานกรอก:
อย่างไรก็ตาม รายละเอียดเหล่านี้มักจะระบุไว้แล้วหากบริษัทใช้ซอฟต์แวร์บัญชี
- จากนั้นพนักงานจะเขียนวันที่ในรายงานและกรอกบรรทัดในชีตอื่น ๆ ของเขา ที่นั่นเขาเขียนว่า:
- ชื่อเอกสารประกอบ
- ค่าใช้จ่ายของพวกเขา
นั่นคือเพื่อให้ฝ่ายบัญชียอมรับเอกสาร คุณเพียงแค่ต้องบันทึกเช็คทั้งหมดและทำการคำนวณเลขคณิตให้ถูกต้อง ดังนั้นใน วิธีทำรายงานการเดินทางล่วงหน้าตามตัวอย่าง, ไม่มีอะไรซับซ้อน
บนเว็บไซต์ของเรา แบบฟอร์มรายงานที่เป็นปัญหา
ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง
ก่อนการเดินทางเพื่อธุรกิจ พนักงานจะทราบจำนวนเงินที่ต้องการสำหรับการเดินทางนั้นโดยประมาณ หรือการชำระเงินล่วงหน้าจะถูกคำนวณโดยฝ่ายบัญชีตามบรรทัดฐานที่ได้รับอนุมัติจากองค์กรและอัตราก่อนหน้าสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจที่คล้ายคลึงกัน
ในหลายองค์กร ฝ่ายบัญชีจะสั่งซื้อตั๋วในนามขององค์กรโดยอิสระ การบัญชีสำหรับค่าใช้จ่ายดังกล่าวจะแตกต่างจากสถานการณ์เมื่อพนักงานซื้อตั๋วเอง
ไม่ว่าใครจะเป็นผู้คำนวณต้นทุนในอนาคตและในอดีต องค์ประกอบที่รวมอยู่ใน รายงานค่าเดินทางจะไม่เปลี่ยนแปลง ซึ่งรวมถึง:
- เบี้ยเลี้ยงรายวัน;
- การท่องเที่ยว;
- ที่พักโรงแรม;
- ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่ได้รับอนุมัติในข้อบังคับภายในขององค์กร
เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เช่น BSO
ในความเป็นจริง แบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวดเป็นเอกสารการเดินทางเพื่อธุรกิจที่สำคัญที่สุด: ตั๋วรถไฟ รถบัส เครื่องบิน ฯลฯ
พนักงาน (หรือแผนกบัญชีสำหรับเขา) สามารถออกตั๋วผ่านทางอินเทอร์เน็ตได้ แล้วสำหรับเขาจะถูกสร้างขึ้น บอร์ดดิ้งพาสอิเล็กทรอนิกส์ รายงานล่วงหน้าต่อมาจำเป็นต้องนำตั๋วนี้ไปด้วย
รายงานล่วงหน้า - เอกสารที่ถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของการบัญชีหลัก เอกสารนี้ช่วยให้คุณทราบว่าใครและจำนวนเงินที่ได้รับการจัดสรรในรูปแบบของเงินล่วงหน้า ในกรณีนี้ในรูปแบบของเงินล่วงหน้าคุณสามารถระบุ "การเดินทาง" ของเงินที่ออกได้ รายการทั้งหมดถูกบันทึกและยืนยัน คุณสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มรายงานล่วงหน้าปี 2560 ได้ที่นี่ โดยปกติพวกเขาจะกรอกรายงานล่วงหน้าอย่างเคร่งครัดตามแบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติซึ่งอธิบายไว้ในกฎหมาย
ในทางปฏิบัติ การชำระเงินล่วงหน้าสามารถออกให้กับทั้งบุคคลในองค์กรและพนักงานทุกคนของรัฐ แต่ไม่ว่าจะมีการตัดสินใจใดๆ เฉพาะหัวหน้าบริษัทเท่านั้นที่สามารถจัดระเบียบและอนุญาตให้ส่งผู้ร้ายข้ามแดนได้ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ใบสั่งจะถูกสร้างขึ้น การตัดสินใจแบบเดียวกันอาจได้รับการอนุมัติในนโยบายการบัญชีหรือข้อบังคับ
หากรายงานไม่แสดงจำนวนเงินที่เบิกจ่ายล่วงหน้า การตรวจสอบใดๆ อาจถือว่าการจ่ายเงินนี้เป็นรายได้ของพนักงานที่ต้องจ่ายภาษี เช่นเดียวกับจากค่าจ้าง บริษัทจะหักเงินล่วงหน้าที่ยังไม่ได้จ่ายจากเงินเดือนของพนักงาน และหากไม่สามารถทำได้ นักบัญชีจะป้อนจำนวนเงินเดียวกันในส่วนรายได้ เช่นเดียวกับกองทุนอื่น ๆ จากหมวดนี้ เงินทดรองในกรณีนี้จะถูกเก็บภาษี
กรอกรายงานล่วงหน้า
นักบัญชีต้องใช้เวลามากในการจัดทำรายงานล่วงหน้า นี่เป็นส่วนที่พบบ่อยที่สุดของงานของเจ้าหน้าที่การเงินขององค์กร เนื่องจากการซื้อของใช้ในครัวเรือนทุกประเภท ค่าเดินทาง และอื่นๆ อยู่ภายใต้รายงานล่วงหน้า จึงมีการรวบรวมเอกสารจำนวนมาก
ความเร็วในการรวบรวมรายงานขึ้นอยู่กับความถูกต้องและความถูกต้องของการกรอก ดังนั้นผู้รับผิดชอบและนักบัญชีแต่ละคนต้องรู้ว่าควรกรอกคอลัมน์ใดและอย่างไร
ผู้ที่ได้รับเงินล่วงหน้ากรอกรายงานล่วงหน้าโดยเริ่มจากด้านหน้า เขาระบุชื่อขององค์กรระบุวันที่กรอกนามสกุลและชื่อย่อของเขา คุณต้องระบุตำแหน่งและหมายเลขบุคลากรของคุณด้วย คอลัมน์แยกต่างหากระบุค่าใช้จ่ายที่ออกล่วงหน้า:
- สำหรับธุรกิจ;
- เพื่อการเป็นตัวแทน
ด้านหลังแสดงรายการเอกสารที่ยืนยันค่าใช้จ่ายของพนักงาน มีการระบุจำนวนเงินและจำนวนเงินที่ใช้ไป เอกสารที่แนบต้องมีหมายเลขตามรายการในรายงานล่วงหน้า
