สิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จะเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างไร การเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์กับคู่สัญญา
ทุกวันนี้ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาในชีวิตของเราอย่างกล้าหาญ ทุกวันนี้บริษัทเกือบทั้งหมดใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ใช้อีเมล การประกาศทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากภาษี VAT การประกาศบังคับนั้นถูกกำหนดโดยกฎหมาย มีคนได้ก้าวต่อไปและใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในชีวิตประจำวัน และได้แปลงการรายงานและเอกสารหลักทั้งหมดให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
แนวคิดการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และข้อดีของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นวิธีการหนึ่งในการทำงานกับเอกสาร คุณลักษณะของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ลงนามด้วยลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารดังกล่าวซึ่งลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีมูลค่าเท่ากับเอกสารบนกระดาษการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีทั้งข้อดีและข้อเสีย
โต๊ะ
ข้อดีและข้อเสียของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
| ข้อดีของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ | ข้อเสียของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ |
| ความสามารถในการค้นหาเอกสารอย่างรวดเร็ว ความพร้อมใช้งานของโครงสร้างการไหลของเอกสารแบบรวมศูนย์ การจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบในคลังอิเล็กทรอนิกส์ ความง่ายในการลงทะเบียนและการอนุมัติเอกสาร ความสามารถในการลงนามและส่งเอกสารผ่านช่องทางสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งช่วยประหยัดเวลา ความเป็นไปได้ในการจัดทำเอกสารที่คล้ายกัน การดำเนินการตรวจสอบทางอิเล็กทรอนิกส์ | ความจำเป็นในการซื้อลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ เป็นไปไม่ได้หากคู่สัญญาไม่ใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ขาดรูปแบบการไหลของเอกสารแบบครบวงจร ไม่ไว้วางใจผู้ใช้บางรายในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ |
ในขณะเดียวกัน การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ก็มีการพัฒนาเพิ่มมากขึ้น และมีข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับสิ่งนี้
ประการแรก การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีระบุไว้ในกฎหมายภาษี ตัวอย่างเช่น เมื่อส่งรายงานเบี้ยประกันหรือภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา จะต้องส่งทางอิเล็กทรอนิกส์หากบริษัทมีพนักงานมากกว่า 25 คน การส่งรายงานทางอิเล็กทรอนิกส์ จำเป็นต้องส่งคำประกาศในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ นอกจากนี้ จะต้องส่งคำอธิบายหากการรายงานทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในปี 2560 ด้วย
ประการที่สอง มีการใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในการบัญชี ตามกฎหมายหมายเลข 402-FZ “เกี่ยวกับการบัญชี” เอกสารทางบัญชีหลักจะถูกวาดลงบนกระดาษและ (หรือ) ในรูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
ประการที่สาม ในปี 2560 การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะได้รับการพัฒนามากยิ่งขึ้นในการดำเนินคดีทางกฎหมาย ดังนั้นหลายคนจึงคุ้นเคยกับความจริงที่ว่าคำตัดสินของศาลได้รับการเผยแพร่ทางอิเล็กทรอนิกส์บนอินเทอร์เน็ต ตามมาตรา 4 ของประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาอนุญาโตตุลาการของสหพันธรัฐรัสเซีย คำแถลงข้อเรียกร้อง คำแถลง การร้องเรียน การนำเสนอ และเอกสารอื่น ๆ สามารถยื่นต่อศาลได้ทางกระดาษหรือในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงในรูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ลงนามด้วย ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในลักษณะที่กำหนดโดยกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียโดยกรอกแบบฟอร์มที่โพสต์บนเว็บไซต์อย่างเป็นทางการของศาลบนอินเทอร์เน็ต บทบัญญัติที่คล้ายกันถูกกำหนดไว้ในกระบวนการทางแพ่ง
ประการที่สี่ เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์ได้กลายเป็นส่วนสำคัญในชีวิตของเราในแง่ของการใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในเอกสารประกวดราคาและการประมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ ตามบทความของกฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 04/05/2556 ฉบับที่ 44-FZ (ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมเมื่อ 07/03/2559) “ ในระบบสัญญาในด้านการจัดหาสินค้างานบริการเพื่อให้เป็นไปตามรัฐและเทศบาล ความต้องการ” การประมูลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (การประมูลทางอิเล็กทรอนิกส์) เข้าใจว่าเป็นการประมูล ซึ่งลูกค้าจะสื่อสารข้อมูลเกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้างไปยังบุคคลได้ไม่ จำกัด จำนวนโดยการโพสต์ประกาศของการประมูลและเอกสารประกอบเกี่ยวกับการประมูลดังกล่าวแบบครบวงจร ระบบข้อมูล ข้อกำหนดที่เหมือนกัน และข้อกำหนดเพิ่มเติมจะถูกนำเสนอต่อผู้เข้าร่วมการจัดซื้อ การดำเนินการของการประมูลดังกล่าวจะรับประกันบนแพลตฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์โดยผู้ดำเนินการ
เหตุผลที่ห้าเกิดจากการที่ปัจจุบันบริษัทหลายแห่งดำเนินงานในภูมิภาคต่างๆ และเมืองที่แตกต่างกัน ดังนั้นเพื่อจัดระเบียบธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ จึงจำเป็นต้องเร่งการไหลของเอกสารและลดความซับซ้อนของความสัมพันธ์ระหว่างทั้งสองฝ่าย ในเรื่องนี้ ตามสัญชาตญาณแล้ว บริษัทหลายแห่งกำลังแนะนำการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
จะแนะนำการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างไร?
ในขั้นตอนแรกจำเป็นต้องทำการตัดสินใจขั้นพื้นฐานเกี่ยวกับการแนะนำการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การตัดสินใจดังกล่าวเป็นทางการตามคำสั่งขององค์กร บริษัทบางแห่งพัฒนากฎหมายท้องถิ่นพิเศษที่ควบคุมการไหลของเอกสารและการประสานงานของเอกสารภายในบริษัท คุณลักษณะดังกล่าวรวมถึงการประสานงานของเอกสารระหว่างแผนก การควบคุม การลงนามโดยการจัดการ และการจัดเก็บเอกสารสำคัญในขั้นตอนที่สอง คุณต้องเลือกลายเซ็นที่บริษัทจะใช้เมื่อจัดทำเอกสาร
ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบง่ายคือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืนยันข้อเท็จจริงของการสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์โดยบุคคลหนึ่งๆ โดยใช้รหัส รหัสผ่าน หรือวิธีการอื่น
ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่ผ่านการรับรองเป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่:
- ได้รับจากการแปลงข้อมูลโดยใช้รหัสลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
- ช่วยให้คุณระบุบุคคลที่ลงนามในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
- ช่วยให้คุณตรวจสอบข้อเท็จจริงของการเปลี่ยนแปลงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หลังจากการลงนาม
- สร้างขึ้นโดยใช้เครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
- รหัสตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ระบุไว้ในใบรับรองที่ผ่านการรับรอง
- ในการสร้างและตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ จะใช้เครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการยืนยันการปฏิบัติตามข้อกำหนด (มาตรา 5 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 6 เมษายน 2554 ฉบับที่ 63-FZ (ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 30 ธันวาคม 2558) “เกี่ยวกับอิเล็กทรอนิกส์ ลายเซ็น” อย่างไรก็ตาม ในหลายกรณี จำเป็นต้องใช้เอกสารเพื่อวัตถุประสงค์ด้านความปลอดภัย ลายเซ็นดังกล่าวถือเป็นลายเซ็นที่ผ่านการรับรองที่เข้มงวดยิ่งขึ้น
ในขั้นตอนที่สี่จำเป็นต้องจัดเตรียมเอกสารในการสรุปข้อตกลง
ขั้นตอนที่ห้าคือการสรุปข้อตกลงกับศูนย์รับรอง ตามมาตรา 2 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 6 เมษายน 2554 เลขที่ 63-FZ (แก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 30 ธันวาคม 2558) “ในลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์” ศูนย์รับรองคือนิติบุคคล ผู้ประกอบการแต่ละราย หรือหน่วยงานของรัฐ หรือหน่วยงานรัฐบาลท้องถิ่น ที่ทำหน้าที่สร้างและออกใบรับรองสำคัญในการตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงฟังก์ชันอื่น ๆ
ขั้นตอนที่หกคือการแนะนำการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใน บริษัท ซึ่งเป็นองค์กรของการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยเฉพาะ ใบแจ้งหนี้จะถูกวาดขึ้นในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์โดยข้อตกลงร่วมกันของทั้งสองฝ่ายในการทำธุรกรรม และหากพวกเขามีวิธีการทางเทคนิคและความสามารถที่เข้ากันได้ในการรับและประมวลผลใบแจ้งหนี้เหล่านี้ตามรูปแบบที่ได้รับอนุมัติ
สัญญากับหน่วยงานออกใบรับรองควรมีอะไรบ้าง?
ในการสรุปข้อตกลงกับศูนย์รับรอง จำเป็นต้องคำนึงถึงสถานะทางกฎหมายของศูนย์รับรองด้วย การรับรองศูนย์รับรองนั้นดำเนินการโดยเฉพาะอย่างยิ่งการปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับความพร้อมของการรักษาความปลอดภัยทางการเงินสำหรับความรับผิดต่อการสูญเสียที่เกิดขึ้นกับบุคคลที่สามอันเป็นผลมาจากความไว้วางใจในข้อมูลที่ระบุในใบรับรองกุญแจตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ที่ออกโดยศูนย์รับรองดังกล่าวหรือข้อมูลที่มีอยู่ในทะเบียนใบรับรอง ซึ่งดูแลโดยศูนย์รับรองดังกล่าวในจำนวนไม่น้อยกว่า 1.5 ล้านรูเบิลเมื่อสรุปข้อตกลงกับศูนย์รับรอง สิ่งสำคัญคือต้องใส่ใจกับหัวข้อของข้อตกลง ตามมาตรา 432 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย เงื่อนไขเหล่านี้เป็นเงื่อนไขบังคับสำหรับสัญญาประเภทนี้ ข้อตกลงจะถือว่าสรุปได้หากมีการบรรลุข้อตกลงระหว่างทั้งสองฝ่าย ในรูปแบบที่กำหนดในกรณีที่เหมาะสม ตามเงื่อนไขที่สำคัญทั้งหมดของข้อตกลง นั่นคือสิ่งสำคัญคือต้องระบุหัวข้อของสัญญาให้ชัดเจนที่สุด
หัวข้อของข้อตกลงเป็นไปตามกฎหมาย "ว่าด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์"
ศูนย์ตรวจสอบ:
- สร้างใบรับรองสำหรับคีย์การตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และออกใบรับรองดังกล่าว
- กำหนดระยะเวลาที่มีผลบังคับใช้สำหรับใบรับรองคีย์การตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
- ยกเลิกใบรับรองคีย์การตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกโดยศูนย์รับรองนี้
- ออกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หมายถึงตามคำขอของผู้สมัคร
- ดูแลรักษาทะเบียนใบรับรองคีย์การตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกและเพิกถอนโดยศูนย์รับรองนี้
- กำหนดขั้นตอนในการรักษาทะเบียนใบรับรอง
- สร้างคีย์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และคีย์ตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ตามคำขอของผู้สมัคร
- ตรวจสอบความเป็นเอกลักษณ์ของคีย์การตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในการลงทะเบียนใบรับรอง
- ดำเนินการตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ตามคำขอจากผู้เข้าร่วมในการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์
- ดำเนินกิจกรรมอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
- การไม่ปฏิบัติตามหรือการปฏิบัติตามข้อผูกพันที่ไม่เหมาะสมที่เกิดขึ้นจากสัญญาการให้บริการโดยศูนย์รับรอง
- ความล้มเหลวในการปฏิบัติงานหรือการปฏิบัติหน้าที่ที่ไม่เหมาะสม (ข้อ 3 ของมาตรา 13 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 04/06/2554 ฉบับที่ 63-FZ (ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมเมื่อ 30/12/2558) “ในลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์”)
จะจัดระเบียบการรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ภายในบริษัทได้อย่างไร?
ภายในบริษัท การรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ควรได้รับการจัดระเบียบเหมือนเครื่องจักร สิ่งสำคัญคือการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะต้องเกี่ยวข้องกับการสแกนเอกสารและการลงนามด้วยลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งหมายความว่าจำเป็นต้องมีผู้เชี่ยวชาญที่รับผิดชอบสำเนาสแกนทางอิเล็กทรอนิกส์ และต้องติดตั้งซอฟต์แวร์พิเศษที่ที่ทำงานของผู้จัดการเพื่อให้สามารถลงนามในเอกสารได้การจัดเตรียม การดำเนินการ และการอนุมัติร่างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้นดำเนินการตามกฎทั่วไปของงานสำนักงานที่กำหนดไว้สำหรับเอกสารที่คล้ายกันบนกระดาษ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องมีรายละเอียดทั้งหมดที่กำหนดไว้สำหรับเอกสารที่คล้ายกันบนกระดาษ ยกเว้นประทับตรา เนื่องจากตราประทับไม่ใช่รายละเอียดบังคับ ภายในบริษัท สามารถใช้วิธีการยืนยันการดำเนินการกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่ได้ใช้ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ ตัวอย่างเช่น สามารถส่งเอกสารเพื่อควบคุมได้โดยไม่ต้องใช้ลายเซ็นดิจิทัลแบบอิเล็กทรอนิกส์
หากคุณต้องการจัดระเบียบการรับส่งเอกสารกับคู่สัญญาของคุณ คุณจะต้องรวมข้อกำหนดที่เหมาะสมไว้ในข้อตกลงกับคู่สัญญา
เอกสารถูกสร้างและลงนามด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ เครื่องมือลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ต้องได้รับการรับรองตามลักษณะที่กำหนด
วิธีที่ง่ายที่สุดคือการจัดการการรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์กับหน่วยงาน เช่น กับบริการด้านภาษี ในการดำเนินการนี้ คุณจะต้องได้รับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และทำข้อตกลงกับศูนย์ออกใบรับรอง โดยส่วนใหญ่ ผู้เสียภาษีจะจัดเตรียมคำชี้แจง คำอธิบาย และใบแจ้งหนี้ให้กับหน่วยงานด้านภาษี ในฐานะ “คำติชม” เอกสารจะถูกสร้างขึ้นโดยหน่วยงานด้านภาษีตามคำสั่งของ Federal Tax Service ของรัสเซียลงวันที่ 15 เมษายน 2558 เลขที่ ММВ-7-2 /149@ “เมื่อได้รับอนุมัติขั้นตอนการส่งเอกสารที่ใช้โดย เจ้าหน้าที่ภาษีเมื่อใช้อำนาจในความสัมพันธ์ที่ควบคุมโดยกฎหมายภาษีและค่าธรรมเนียมในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ผ่านช่องทางโทรคมนาคมและการรับรู้ว่าบทบัญญัติบางประการของคำสั่งของบริการภาษีของรัฐบาลกลางลงวันที่ 17 กุมภาพันธ์ 2554 เลขที่ ММВ-7-2 /169@”
เอกสารดังกล่าวได้แก่:
- ข้อกำหนดในการให้คำอธิบาย
- ประกาศของบริษัทต่างประเทศที่ถูกควบคุม
- การแจ้งเตือนเกี่ยวกับการโทรหาผู้เสียภาษี (ผู้ชำระค่าธรรมเนียม, ตัวแทนภาษี);
- ประกาศภาษี;
- การตัดสินใจระงับการทำธุรกรรมในบัญชีของผู้เสียภาษี (ผู้ชำระค่าธรรมเนียม ตัวแทนภาษี) ในธนาคาร และการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ของเขา
- การตัดสินใจยกเลิกการระงับการทำธุรกรรมในบัญชีของผู้เสียภาษี (ผู้ชำระค่าธรรมเนียมตัวแทนภาษี) ในธนาคารและการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ของเขา
- การตัดสินใจดำเนินการตรวจสอบภาษี ณ สถานที่
- เอกสารอื่น ๆ
จะจัดระเบียบการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างไร?
พระราชบัญญัติควบคุมหลักที่ควบคุมการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือกฎสำหรับการจัดระเบียบการจัดเก็บการได้มาการบัญชีและการใช้เอกสารจากกองทุนเก็บถาวรของสหพันธรัฐรัสเซียและเอกสารเก็บถาวรอื่น ๆ ในหน่วยงานของรัฐ รัฐบาลท้องถิ่น และองค์กร (อนุมัติโดยคำสั่งของ กระทรวงวัฒนธรรมแห่งสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 31 มีนาคม 2558 ฉบับที่ 526 ซึ่งต่อไปนี้จะเรียกว่ากฎ) เอกสารนี้กำหนดกฎสำหรับการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นครั้งแรกควรจัดเก็บเอกสารอย่างไร?
ประการแรกจำเป็นต้องจัดทำรายการกิจการสำหรับองค์กรเฉพาะ ช่วงของคดีจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับบริษัทและสาขากิจกรรม
ระบบการตั้งชื่อของคดีใช้เพื่อจัดกลุ่มเอกสารที่ดำเนินการออกเป็นคดีต่างๆ จัดระบบและบันทึกคดี กำหนดระยะเวลาการจัดเก็บ และค้นหาเอกสาร ระบบการตั้งชื่อไฟล์เป็นพื้นฐานสำหรับการรวบรวมสินค้าคงคลังของที่เก็บข้อมูลถาวรและชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี) รวมถึงการบันทึกที่เก็บข้อมูลชั่วคราว (รวมสูงสุด 10 ปี)
ประการที่สองจำเป็นต้องกำหนดกรณี ในการทำเช่นนี้จำเป็นต้องทำการตรวจสอบมูลค่าของเอกสารที่จะจัดเก็บทางอิเล็กทรอนิกส์ เราขอเตือนคุณว่ามีระยะเวลาการจัดเก็บตามข้อบังคับสำหรับเอกสารแต่ละฉบับ เช่น เอกสารทางบัญชีจะเก็บไว้ 5 ปี และเอกสารภาษีจะเก็บไว้ 4 ปี
ที่สามจำเป็นต้องทำเครื่องหมายว่าข้อมูลถูกจัดเก็บด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ในระบบการตั้งชื่อไฟล์ เช่น “ตารางเวลาการทำงาน เอกสารอิเล็กทรอนิกส์”.
ที่สี่คุณต้องเก็บถาวรเอกสาร
ก่อนที่จะจัดเก็บไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ จะต้อง:
— ดาวน์โหลดจากระบบอิเล็กทรอนิกส์ (หากเอกสารถูกสร้างขึ้นในผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์พิเศษใด ๆ )
— ป้องกันการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นโดยการบันทึกในรูปแบบที่เหมาะสม
— เขียนลงในสื่อบันทึกข้อมูล
รูปแบบการจัดเก็บและจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปคือ PDF/A ควรแตกต่างจาก PDF ทั่วไปโดยการอัปเดตแต่ละครั้งจะมีโอกาสใหม่ในการทำงานกับไฟล์ปรากฏขึ้น PDF/A ได้รับการออกแบบมาเพื่ออย่างอื่น: เป็นรูปแบบสำหรับการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระยะยาว
ขั้นตอนที่ห้าคือการเตรียมสต๊อกสินค้า สินค้าคงคลังประกอบด้วยไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดที่สร้างขึ้นโดยเกี่ยวข้องกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ อย่างไรก็ตาม แทนที่จะระบุจำนวนแผ่นงานที่ระบุเมื่อสร้างไฟล์กระดาษ กลับระบุปริมาณของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
รูปแบบสินค้าคงคลังอาจมีลักษณะดังนี้:
| ชื่อตำแหน่งผู้จัดการ หน่วยโครงสร้าง | ||
| ลายเซ็น | การถอดรหัส | |
| วันที่ลงนาม | ||
| ตกลง ชื่องาน หัวหน้าสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน | ||
| ลายเซ็น | การถอดรหัส | |
| วันที่ลงนาม | ||
| ผู้จัดการเอกสารเก่า (ผู้รับผิดชอบเอกสารสำคัญ) | ||
| ลายเซ็น | การถอดรหัส | |
| วันที่ลงนาม | ||
ในบางกรณีจำเป็นต้องทำลายเอกสาร ตัวอย่างเช่น บันทึกอย่างเป็นทางการถูกเก็บไว้เป็นเวลานาน ระยะเวลาการเก็บรักษาหมดอายุ และจำเป็นต้องทำลายทิ้ง ในกรณีนี้จะมีการตรวจสอบมูลค่าของเอกสาร การตรวจสอบดังกล่าวสามารถดำเนินการโดยคณะกรรมการพิเศษ จากผลการตรวจสอบจะมีการร่างการดำเนินการจัดสรรเอกสารเพื่อการทำลาย รูปแบบของการกระทำดังกล่าวได้รับการพัฒนาโดยบริษัทอย่างอิสระ และขึ้นอยู่กับการกระทำ ดิสก์หรือสื่อบันทึกข้อมูลอื่น ๆ จะถูกทำลาย
โดยสรุปควรสังเกตว่าแน่นอนว่าอนาคตเป็นของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องจัดระเบียบการรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างเหมาะสม บริษัทหลายแห่งประสบปัญหาการจัดลำดับการรับส่งเอกสารที่ไม่เหมาะสม เมื่อสถานที่ทำงานเพียงแห่งเดียวในแผนกหรือแม้แต่แผนกเชื่อมต่อกับการรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อเอกสารส่วนใหญ่ยังคงเก็บไว้บนกระดาษ ดังนั้นปัญหาทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะต้องได้รับการแก้ไข "บนบก" ในขั้นตอนของการนำระบบไปใช้
เมื่อปลายเดือนพฤศจิกายน ผู้สร้างระบบการแลกเปลี่ยนเอกสารสำคัญทางกฎหมายทางอิเล็กทรอนิกส์ “” ได้จัดการแข่งขันการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์บนพอร์ทัล “การบัญชีออนไลน์” ไม่ใช่หนึ่งในสี่ร้อยผู้เข้าร่วมที่สามารถตอบคำถามทั้ง 15 ข้อของการแข่งขันได้อย่างถูกต้อง ผู้จัดการแข่งขันวิเคราะห์คำตอบทั้งหมดที่ได้รับและตอนนี้เสนอที่จะแยกแยะประเด็นที่ทำให้นักบัญชีลำบากที่สุด
ข้อมูลเบื้องต้น
หลังจากการแลกเปลี่ยนใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นไปได้ในเดือนพฤษภาคมของปีนี้ บริษัทรัสเซียขนาดใหญ่หลายแห่งเริ่มเปลี่ยนมาใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDF) ดังนั้น เพื่อที่จะมีโอกาสที่จะร่วมมือกับผู้นำทางธุรกิจ คู่ค้าที่มีศักยภาพจะต้องนำทางกรอบการกำกับดูแลที่ควบคุม EDI วันนี้เราจะช่วยนักบัญชีจัดการกับปัญหาที่ซับซ้อนที่เกิดขึ้นเมื่อศึกษากฎเกณฑ์ในการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
การสร้างและการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
ปัญหาที่ยิ่งใหญ่ที่สุดเกิดขึ้นเมื่อตอบคำถามเกี่ยวกับวิธีส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้น 80% ของผู้เข้าร่วมการแข่งขันเชื่อว่าสามารถส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ไปยังคู่สัญญาทางอีเมลได้ อย่างไรก็ตามมันไม่ใช่
การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ผู้เข้าร่วมการแข่งขันประมาณครึ่งหนึ่งยังคงเชื่อว่าหากต้องการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จำเป็นต้องพิมพ์เอกสารเหล่านั้น อย่างไรก็ตามกฎหมายของรัฐบาลกลางว่าด้วยกิจการจดหมายเหตุระบุว่า: “เอกสารสำคัญเป็นสื่อที่จับต้องได้ซึ่งมีข้อมูลที่บันทึกไว้ซึ่งมีรายละเอียดที่อนุญาตให้ระบุได้และอยู่ภายใต้การจัดเก็บเนื่องจากความสำคัญของสื่อและข้อมูลที่ระบุสำหรับ ประชาชน สังคม และรัฐ” ดังนั้นกฎหมายไม่ได้กำหนดข้อกำหนดบังคับในการสร้างสำเนากระดาษของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และจัดเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษ
ขั้นตอนการแลกเปลี่ยนใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
ขั้นตอนปฏิบัติในการแลกเปลี่ยนใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ทำให้เกิดคำถามน้อยลงมาก บางทีนี่อาจอธิบายได้จากข้อเท็จจริงที่ว่าขั้นตอนได้รับการแก้ไขในเอกสารแยกต่างหาก (คำสั่งของกระทรวงการคลังของรัสเซียลงวันที่ 25 เมษายน 2554 ฉบับที่ 50n) และไม่รวมการตีความที่ไม่ชัดเจนใด ๆ สำหรับคำถามเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ สิ่งที่ถือเป็นวันที่ได้รับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และเป็นไปได้หรือไม่ที่จะลงนามในใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของผู้จัดการหรือบุคคลอื่นที่ได้รับอนุญาตตามคำสั่งเท่านั้น 49% ผู้เข้าร่วมการแข่งขัน 54% และ 63% ตอบถูก
แบบฟอร์มเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ผู้เข้าร่วมมากกว่าครึ่งหนึ่ง (58%) รู้ว่าเอกสารใดที่ Federal Tax Service ได้พัฒนารูปแบบ XML บังคับหรือแนะนำแล้ว ให้เราระลึกว่าตามคำสั่งของ Federal Tax Service ของรัสเซียลงวันที่ 03/05/55 เลขที่ ММВ-7-6/138@ รูปแบบบังคับได้รับการอนุมัติสำหรับใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้การปรับค่าใช้จ่าย บันทึกการรับและออกใบแจ้งหนี้ และ หนังสือการซื้อและการขายตลอดจนแผ่นหนังสือเพิ่มเติมเหล่านี้ (ดู "") และคำสั่งของ Federal Tax Service ของรัสเซีย ลงวันที่ 21 มีนาคม 2555 เลขที่ ММВ-7-6/172@ อนุมัติรูปแบบที่แนะนำสำหรับใบตราส่งในแบบฟอร์ม TORG-12 และใบรับรองการยอมรับสำหรับงาน (บริการ) (ดู “”) โปรดทราบว่าเอกสารที่ส่งในรูปแบบดังกล่าวสามารถส่งไปยัง Federal Tax Service เพื่อตรวจสอบในรูปแบบที่ได้รับจากคู่สัญญา นั่นคือโดยไม่ต้องแปลงเอกสารให้เป็นภาพที่สแกน
สมุดรายวันใบแจ้งหนี้และบัญชีแยกประเภทการซื้อ
ผู้เข้าร่วม 94% และ 74% ตามลำดับ รู้วิธีเก็บสมุดซื้อและสมุดรายวันใบแจ้งหนี้ต่อหน้าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รูปแบบของสมุดบัญชีการซื้อและกฎสำหรับการบำรุงรักษาระบุไว้ในภาคผนวกหมายเลข 4 ของมติหมายเลข 1137 และรูปแบบของสมุดรายวันสำหรับการบันทึกใบแจ้งหนี้ที่ได้รับและออกและกฎสำหรับการบำรุงรักษาอยู่ในภาคผนวกหมายเลข 3 ให้เป็นมติเดียวกัน
ตามวรรค 2 ของภาคผนวกหมายเลข 4 ใบแจ้งหนี้ที่ได้รับทั้งในรูปแบบกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์จะต้องลงทะเบียนในลักษณะรวมในสมุดซื้อ และตามวรรค 3 ของภาคผนวกหมายเลข 3 ใบแจ้งหนี้ที่วาดบนกระดาษหรือทางอิเล็กทรอนิกส์จะถูกลงทะเบียนตามลำดับเวลาในส่วนที่ 1 ของสมุดรายวันการบัญชีตามวันที่ออก ใบแจ้งหนี้ที่ได้รับ ทั้งแบบกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์จะแสดงอยู่ในส่วนที่ 2 ของสมุดรายวันตามวันที่ได้รับ ในเวลาเดียวกันตามรูปแบบของสมุดรายวันและกฎสำหรับการกรอกวิธีการออกใบแจ้งหนี้จะถูกระบุด้วยค่าในคอลัมน์ 3: ค่า 1 หมายถึงการเตรียมเอกสารบนกระดาษ และค่า 2 หมายถึงค่า 2 หมายถึงการเตรียมเอกสารบนกระดาษ และค่า 2 หมายถึง จัดทำในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
ทำงานในระบบส่งเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์
การทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในทางปฏิบัติกลายเป็นเรื่องง่ายกว่าในทางทฤษฎีมาก แม้จะมีความซับซ้อนมากมายในกฎหมายที่ควบคุมการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แต่ประเด็นทางทฤษฎีที่เป็นข้อขัดแย้งส่วนใหญ่ได้รับการแก้ไขและเป็นอัตโนมัติในระดับ ดังนั้นในระบบของผู้ปฏิบัติงาน EDF การควบคุมจะดำเนินการโดยอัตโนมัติในการกรอกรายละเอียดเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกต้องและการสร้างเอกสารเทคโนโลยีทั้งหมดและขั้นตอนในการแก้ไขใบแจ้งหนี้เมื่อเห็นแวบแรกก็ไม่แตกต่างจากที่คล้ายคลึงกัน การดำเนินการกับเอกสารกระดาษ เป็นไปได้มากว่านี่คือสาเหตุที่ผู้เข้าร่วมการสำรวจพบว่าการทำงานจริงในระบบ EDI เสร็จสมบูรณ์ได้ง่ายที่สุด ผู้เข้าร่วมมากกว่า 75% ทำงานดังกล่าวเสร็จสิ้น
เนื้อหานี้จัดทำโดยผู้เชี่ยวชาญของระบบเพื่อแลกเปลี่ยนเอกสารสำคัญทางกฎหมายในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ "Diadoc" ตามผลการแข่งขัน ""
หากบริษัทกำลังวางแผนที่จะเปลี่ยนมาใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คำแนะนำของเราจะช่วยคุณสร้างแผนปฏิบัติการ พวกเขาจะบอกวิธีการเจรจากับผู้รับเหมา เลือกผู้ให้บริการ และเตรียมพนักงานให้พร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงงาน
หากบริษัทกำลังจะเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDF) กับคู่ค้า ให้ประเมินล่วงหน้าว่าส่วนใดของเอกสารที่สามารถส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ ขนาดของโครงการแผนงานค่าแรงและค่าใช้จ่ายของบริษัทขึ้นอยู่กับสิ่งนี้
วิธีจัดทำแผนงานการเปลี่ยนผ่านสู่การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์กับผู้รับเหมา
แบ่งงานเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงของบริษัทไปสู่การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ออกเป็นช่วงๆ:
- เรื่องขององค์กร
- คู่สัญญา;
- การไหลของเอกสาร
- พนักงาน;
- ผู้ให้บริการ;
- งบประมาณ.
รายการงานใดที่จะแล้วเสร็จภายในแต่ละช่วงตึก (ดู
- ปรับรายการหากจำเป็น สมมติว่าบริษัทอาจไม่ต้องการระบบอัตโนมัติ: สะดวกในการติดตามสถานะของการลงทะเบียนเอกสารผ่านระบบบัญชีของ บริษัท แต่หากปริมาณการรับส่งเอกสารไม่มาก ต้นทุนของระบบอัตโนมัติจะไม่ได้รับผลตอบแทน
ตัดสินใจด้วยตัวเองว่าจะทำตามขั้นตอนข้างต้นตามลำดับใด งานบางอย่างสามารถดำเนินการไปพร้อมๆ กันได้ เช่น พัฒนาสื่อการนำเสนอสำหรับพนักงาน และเจรจากับผู้รับเหมา
วิธีการเจรจากับคู่สัญญาเกี่ยวกับการเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
แบ่งคู่สัญญาของบริษัทออกเป็นสี่กลุ่ม แต่ละกลุ่มจะต้องใช้แนวทางพิเศษเพื่อตกลงเกี่ยวกับการเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ อาจเป็นไปได้ว่าคู่สัญญาบางรายอาจไม่เห็นด้วย คุณจะต้องแลกเปลี่ยนเอกสารกระดาษกับพวกเขาต่อไปหรือยุติความร่วมมือ
คู่สัญญาสำคัญที่ใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์บริษัทดังกล่าวทำงานร่วมกับผู้ให้บริการอยู่แล้ว ซึ่งอาจไม่ได้ทำงานร่วมกับองค์กรที่บริษัทของคุณตั้งใจจะร่วมงานด้วย คุณสามารถจัดการกับคู่สัญญาจากกลุ่มนี้ได้ดังนี้:
1. พิจารณาว่าควรทำข้อตกลงกับผู้ให้บริการที่ผู้ซื้อ (ซัพพลายเออร์) ร่วมมือด้วยหรือไม่
2. ค้นหาว่ามีการโรมมิ่งระหว่างผู้ให้บริการของบริษัทคุณกับผู้ให้บริการของคู่สัญญาหรือไม่
3. เชิญคู่สัญญาให้ทำข้อตกลงกับผู้ให้บริการที่บริษัทของคุณเลือก
คู่สัญญาสำคัญที่ไม่ใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หากผู้ซื้อ (ซัพพลายเออร์) ปฏิเสธที่จะใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และบริษัทจะหยุดร่วมมือกับเขาโดยไม่เกิดผลกำไร ให้ดำเนินการตามสถานการณ์ใดสถานการณ์หนึ่ง:
1. ใช้กับคู่สัญญาดังกล่าว .
2. นัดหมายและพยายามโน้มน้าวให้พวกเขาใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
สัญญาว่าคุณจะยอมรับข้อบกพร่องที่อาจเกิดขึ้นได้ และจะช่วยสร้างการรับส่งเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ในการทำงานกับบริษัทของคุณ
เล็กคู่สัญญาที่ใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตัวเลือกเดียวกันนี้สามารถนำไปใช้กับผู้ซื้อและซัพพลายเออร์กลุ่มนี้เช่นเดียวกับที่เกี่ยวข้องกับคู่สัญญาที่สำคัญ แต่ขอแนะนำให้ดำเนินการเจรจาในรูปแบบของการติดต่อเพื่อไม่ให้เสียเวลาเพิ่มเติม หากไม่สามารถบรรลุข้อตกลงได้ การปฏิเสธความร่วมมืออาจง่ายกว่า
เล็กคู่สัญญาที่ไม่ใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หากผู้ซื้อ (ซัพพลายเออร์) ไม่ใช่พันธมิตรรายสำคัญของบริษัท พยายามจูงใจให้เขาใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์กับผู้ให้บริการที่สะดวกสำหรับคุณ ตัวเลือก:
1. ประกาศว่า เช่น ตั้งแต่ต้นไตรมาสใหม่ บริษัทของคุณรับและส่งเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น
2. รับค่าคอมมิชชั่นหากคู่สัญญาแพ้ และส่งสำเนา; ก็ได้ถ้าเขาส่งเอกสารต้นฉบับหลังกำหนดเวลา ใช้มาตรการดังกล่าวกับผู้ซื้อ (ซัพพลายเออร์) ที่ไม่ส่งมอบเอกสารตรงเวลา
สำหรับบริษัทขนาดเล็กที่แลกเอกสารกระดาษก็ควรเตรียมการนำเสนอที่ชัดเจน หากคู่สัญญาเข้าใจถึงความแตกต่างของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ก็จะง่ายกว่าที่จะโน้มน้าวให้พวกเขาเปลี่ยนขั้นตอนการทำงาน แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะพบปะกับผู้ซื้อและซัพพลายเออร์รายย่อยของบริษัท ดังนั้นการนำเสนอจะโน้มน้าวใจได้
วิธีเลือกผู้ให้บริการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
หากบริษัทมีคู่ค้าหลายราย ก็มีแนวโน้มว่าจะต้องทำงานร่วมกับผู้ให้บริการหลายราย พยายามลดจำนวนอันหลังให้เหลือน้อยที่สุด
เลือกผู้ให้บริการ:
- ผู้ที่คู่สัญญาของบริษัททำงานร่วมกับใคร และใครที่คุณสามารถโอนธุรกรรมจำนวนมากไปให้ได้
- ซึ่งมีการโรมมิ่งสูงสุด
- ซึ่งสามารถใช้ใบรับรองลายเซ็นของบริษัทได้ (ถ้ามี)
ไม่จำเป็นต้องคำนึงถึงปัจจัยด้านราคา หากผู้ให้บริการไม่มีการโรมมิ่งกับผู้ให้บริการของคู่สัญญาของคุณ ก็ไม่เหมาะสม แม้ว่าบริการจะมีราคาถูกกว่าก็ตาม
วิธีจัดลำดับการรับส่งเอกสารของบริษัทให้เป็นทางการ
ก่อนที่จะเปลี่ยนมาใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คุณต้องจัดระเบียบการเคลื่อนย้ายเอกสารของบริษัทก่อน เขียนหรือปรับแต่งตามความจำเป็น:
1. รายการเอกสารที่บริษัทใช้ในการทำงานร่วมกับคู่สัญญา
2. รายชื่อเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับการรับส่งเอกสารในปัจจุบัน โปรดระบุว่าใคร:
- สร้างเอกสาร – อัปโหลดไปยังบัญชีส่วนตัวของผู้ให้บริการ
- ลงนามในเอกสาร พนักงานเหล่านี้จะต้องมีการเข้าสู่ระบบและรหัสผ่านเพื่อเข้าสู่บัญชีส่วนบุคคลและใบรับรองลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
- ควบคุมการลงนามในเอกสารโดยคู่สัญญา
- พิมพ์เอกสารและจัดไฟล์ลงในโฟลเดอร์หรือบันทึกไว้บนเซิร์ฟเวอร์ของบริษัท
รายการนี้จะต้องได้รับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ทันทีที่พนักงานลาออก ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของเขาจะต้องถูกยกเลิกและออกให้กับบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งใหม่
จัดทำและจัดทำเอกสารในกฎระเบียบภายในกำหนดการเคลื่อนย้ายเอกสารตั้งแต่ช่วงเวลาสร้างจนถึงการส่งไปยังที่เก็บถาวร (ดู ).
วิธีเตรียมบุคลากรของบริษัทให้พร้อมรับการเปลี่ยนผ่านสู่การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
บริษัทจะเปลี่ยนไปสู่ความสำเร็จได้เร็วแค่ไหน ขึ้นอยู่กับพนักงาน เพื่อป้องกันไม่ให้พวกเขาก่อวินาศกรรมโครงการ สิ่งสำคัญคือต้องไม่บังคับ แต่ต้องโน้มน้าวพวกเขาถึงประโยชน์ของนวัตกรรม
รายการต้นทุนที่สำคัญในการใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือการจ่ายเงินสำหรับเวลาทำงานของพนักงานซึ่งพวกเขาจะนำไปใช้ในการฝึกอบรมการทำงานในระบบใหม่และการแก้ไขสถานการณ์ฉุกเฉิน ดำเนินการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์และการฝึกอบรมแบบรวมศูนย์เพื่อลดต้นทุนเหล่านี้
เริ่มอธิบายและฝึกอบรมล่วงหน้า - เมื่อฝ่ายบริหารตัดสินใจเปลี่ยนมาใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จัดให้มีการนำเสนออธิบายหลักการทำงานสำหรับบุคลากรของบริษัททุกคน รวมถึงพนักงานที่ไม่มีส่วนร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับผู้ลงนามการฝึกอบรม สร้างคำแนะนำที่ชัดเจนและละเอียดสำหรับพวกเขา โดยควรมีภาพหน้าจอ: ไซต์ใดที่จะไป ข้อมูลใดที่จะป้อน และที่ไหน ปุ่มใดที่จะกดปุ่ม และช่วงเวลาใด วิธีทำงานกับใบรับรองการลงนาม
ข้อโต้แย้งต่อไปนี้จะช่วยโน้มน้าวพนักงานให้สนับสนุนโครงการแนะนำการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์:
- ในแง่ของระดับความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ก็ไม่แตกต่างจากลายเซ็นจริง
- การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณสร้างและประมวลผลเอกสารได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องโทรไปถามว่าคู่สัญญาจะลงนามและส่งเอกสารที่จำเป็นเมื่อใด
- เอกสารจะไม่สูญหาย มันจะง่ายต่อการค้นหา
วิธีวางแผนค่าใช้จ่ายในการดำเนินการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังต่อไปนี้:
1. ค่าบริการของผู้ให้บริการคือ 10,000–20,000 รูเบิล ต่อปีขึ้นอยู่กับแผนภาษี ค้นหาราคาและงบประมาณสำหรับพวกเขา
2. ราคาใบรับรองลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์คือ 1,000–2,000 รูเบิล ต่อปีขึ้นอยู่กับแผนภาษีของผู้ผลิตใบรับรอง
3. เงินเดือนพนักงาน - เงินเพิ่มเติมหรือต้นทุนของเวลาที่พนักงานจะไม่ใช้จ่ายตามหน้าที่โดยตรง ต้นทุนขึ้นอยู่กับระยะเวลาของงานและต้นทุนการทำงานของพนักงานหนึ่งชั่วโมง
งานประเภทต่อไปนี้จะใช้แรงงานเข้มข้น: การประชุมและการสนทนาทางโทรศัพท์กับผู้รับเหมา การเตรียมการนำเสนอและคำแนะนำสำหรับผู้รับเหมาและพนักงานของบริษัทของคุณ การฝึกอบรมพนักงาน การแก้ไขสถานการณ์ฉุกเฉิน (ดู - วางแผนว่าจะใช้เวลานานแค่ไหน
งบประมาณไม่เพียงแต่เงินเดือนพนักงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงเงินช่วยเหลือสังคมด้วย
4. ต้นทุนของระบบอัตโนมัติ - ขึ้นอยู่กับงานที่บริษัทต้องการแก้ไข ความซับซ้อนของการนำไปใช้งาน และต้นทุนการทำงานของนักพัฒนาหนึ่งชั่วโมง
จัดทำขึ้นจากวัสดุ
ปัจจุบันการแลกเปลี่ยนเอกสารระหว่างองค์กรธุรกิจและบุคคลกำลังค่อยๆ ย้ายจากกระดาษไปสู่อิเล็กทรอนิกส์ ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีข้อดีมากกว่ากระดาษธรรมดาหลายประการ โดยช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจ EDMS สามารถสร้างได้ทั้งภายในบริษัทและระหว่างบริษัทต่างๆ ผ่านทางอินเทอร์เน็ต
การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือระบบกระบวนการประมวลผลเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โปรแกรมการบัญชีและบุคลากรที่ทันสมัยส่วนใหญ่สามารถสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบมาตรฐานที่กำหนดขึ้นในระดับนิติบัญญัติ แต่เพื่อให้เอกสารดังกล่าวมีน้ำหนักตามกฎหมายจะต้องลงนามโดยทั้งสองฝ่ายด้วยลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์
การรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถแบ่งได้เป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ คือ การแลกเปลี่ยนเอกสารภายในบริษัท หรือระหว่างบริษัทต่างๆ ผ่านช่องทางการสื่อสาร เป็นไปได้ที่จะรวมทั้งสองระบบเข้าด้วยกันเป็นหนึ่งเดียวทั่วโลก
การใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ภายในบริษัทจำเป็นต้องซื้อแพ็คเกจซอฟต์แวร์ที่จำเป็น (แพลตฟอร์ม EDW) รวมถึงอุปกรณ์สำหรับการดำเนินงาน (อุปกรณ์เครือข่าย เซิร์ฟเวอร์ ฯลฯ)
ในการแลกเปลี่ยนเอกสารระหว่างสองบริษัท จำเป็นต้องมีผู้ดำเนินการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รับประกันการส่งข้อความ ควบคุมรูปแบบของเอกสารที่ส่ง ต้องมีการรับรองการทำงานกับข้อมูลด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และจัดเก็บเอกสารถาวร
ความสนใจ!หนึ่งในบริการดังกล่าวก็คือ เอกสารที่ได้รับผ่านทางเอกสารจะมีนัยสำคัญทางกฎหมายหากมีเครื่องหมายจากลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของทั้งสองด้านของการไหลของเอกสาร
ข้อดีและข้อเสียของ EDI
ข้อได้เปรียบหลัก
การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีข้อได้เปรียบเหนือกระดาษอย่างปฏิเสธไม่ได้:
- ปรับปรุงการทำงานในสำนักงาน - ระบบจะไม่อนุญาตให้คุณกำหนดหมายเลขเดียวกันให้กับเอกสารต่าง ๆ เนื่องจากสิ่งนี้จะเกิดขึ้นตามลำดับและโดยอัตโนมัติ
- ติดตามตำแหน่งของแต่ละเอกสาร - คุณสามารถค้นหาได้ตลอดเวลาว่าใครกำลังทำงานกับเอกสารนั้น พนักงานจะไม่สามารถทำให้เสียหายหรือสูญหายได้ เอกสารที่ถูกลบโดยไม่ตั้งใจหรือโดยเจตนายังสามารถกู้คืนได้
- เร่งการประมวลผลเอกสาร - หากแผนกของบริษัทกระจัดกระจายไปตามอาคารหลายหลัง จะต้องนำเอกสารที่เป็นกระดาษไปที่นั่นเพื่อขออนุมัติเป็นการส่วนตัว ด้วย EDI เอกสารที่จำเป็นจะไปถึงพนักงานภายในเสี้ยววินาที
- ใช้งานได้สะดวกกับเวอร์ชัน - เมื่อแก้ไขระบบจะบันทึกแต่ละเวอร์ชัน หากจำเป็น คุณสามารถติดตามว่าใครทำการเปลี่ยนแปลงเอกสารและเมื่อใด
- การเข้าถึงระยะไกลตลอด 24 ชั่วโมง - หากจำเป็น คุณสามารถจัดระเบียบการเข้าถึงระบบ EDF ผ่านอินเทอร์เน็ตจากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ในโลก พนักงานสามารถทำงานกับเอกสารในระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจ ลาพักร้อน หรือลาป่วย
- การวางแผนงาน - โดยการระบุวันที่สร้างและวันที่ดำเนินการ คุณสามารถวางแผนการดำเนินการของเอกสารขาเข้าตามคิวได้
- การค้นหาเอกสาร - คุณสามารถค้นหาฐานข้อมูลเอกสารทั่วไปโดยใช้คำสำคัญและสำนวน
- ประหยัดกระดาษ - ไม่จำเป็นต้องพิมพ์เอกสารทั้งหมดตามจำนวนที่ต้องการ
ข้อเสียเปรียบหลัก
แม้จะมีข้อได้เปรียบที่ชัดเจน แต่ระบบ EDI ก็มีข้อเสียที่ทำให้บริษัทไม่สามารถนำไปใช้ได้
ซึ่งรวมถึง:
- คุณต้องใช้เงินในการซื้อระบบซึ่งอาจมีมูลค่าสูงถึง 100,000 รูเบิล ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ใช้
- หลังจากการซื้อแล้ว จะใช้เวลานานในการติดตั้ง ใช้งาน และดีบัก
- จำเป็นต้องฝึกอบรมผู้ใช้ทุกคนที่จะมีส่วนร่วม
- รับประกันความปลอดภัยของระบบ - จำกัด การเข้าถึงระหว่างผู้ใช้ การออกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่จำเป็น ป้องกันการเจาะจากภายนอก
- บริษัทต้องมีผู้ดูแลระบบเป็นพนักงานที่จะติดตามการทำงานของระบบ ดำเนินกิจกรรมการบริการ และแก้ไขปัญหาของผู้ใช้
- เพื่อปกป้องข้อมูลจำเป็นต้องสำรองฐานข้อมูลด้วยเอกสาร
- หากไม่มี EDI จากบริษัทพันธมิตร จำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีทั้งระบบอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษ
ฟังก์ชั่นการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ระบบการจัดการเอกสารใดๆ จะต้องรับประกันการดำเนินการหลายอย่าง:
- ทำงานกับเอกสารทุกประเภท - สร้าง, ร่าง, ประมวลผล, ลงทะเบียน, ติดตามการใช้งาน, ประสานงาน ฯลฯ
- จัดระเบียบการไหลของเอกสาร - กำหนดเส้นทางภายในบริษัท จำกัดการเข้าถึงระหว่างผู้ใช้แต่ละราย ให้ความสามารถในการทำงานกับเอกสารเดียวสำหรับหลายคนในคราวเดียว
- จัดระเบียบเอกสารที่เก็บถาวรพร้อมความสามารถในการค้นหาและจัดเก็บ
ความสนใจ!การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ควรให้ความสามารถในการทำงานกับเอกสารเช่นเดียวกับกระดาษแบบดั้งเดิม
ระบบที่พัฒนาแล้วขนาดใหญ่ให้โอกาส:
- การลงทะเบียนเอกสารที่ส่งผ่านทั้งหมด - ขาเข้า, ขาออก, ภายในพร้อมการเปลี่ยนเส้นทางไปยังผู้จัดการเพิ่มเติม
- จัดให้มีขั้นตอนการทำงานกับเอกสารในแต่ละแผนกของบริษัทที่สม่ำเสมอ
- ทำงานกับเอกสารทั้งแบบเดี่ยวและแบบรวม
- แลกเปลี่ยนเอกสารระหว่างแผนกและพนักงานเฉพาะราย
- จำกัดการเข้าถึงเอกสาร
- ใช้แบบฟอร์มมาตรฐานสำหรับเอกสารทั้งหมด
- ควบคุมการอนุมัติ การดำเนินการ และงานอื่นๆ กับเอกสารให้แล้วเสร็จตรงเวลา
- สร้างการรายงาน - เชิงวิเคราะห์ เชิงสถิติ ฯลฯ
- จัดระเบียบพื้นที่เก็บข้อมูลถาวรพร้อมบันทึกวันที่และเวลาที่ผู้ใช้เข้าถึง
เป็นไปได้หรือไม่ที่จะรวมการไหลของเอกสารแบบกระดาษเข้ากับแบบอิเล็กทรอนิกส์?
หลังจากเปลี่ยนมาใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กรแล้ว ในตอนแรกก็ยังไม่สามารถละทิ้งเอกสารกระดาษได้โดยสิ้นเชิง
สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ:
- ไม่ใช่ทุกคู่สัญญาที่ใช้ EDI;
- องค์กรมีเอกสารกระดาษจำนวนมากเก็บไว้ในที่เก็บถาวรอยู่แล้ว
อย่างไรก็ตาม มีความแตกต่างพื้นฐานในการทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษ ตัวอย่างเช่น จำเป็นต้องพิมพ์เอกสารที่เป็นกระดาษและนำไปให้ผู้จัดการเพื่อลงนาม ในขณะที่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะถูกลงนามในระบบเอง เอกสารการบัญชีกระดาษที่ส่งไปยังคู่สัญญาอาจสูญหายทางไปรษณีย์ระหว่างการขนส่ง ในขณะที่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะไปถึงผู้รับ
ข้อแตกต่างที่สำคัญระหว่างการทำงานกับเอกสารทั้งสองประเภทคือพื้นที่เก็บข้อมูล เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้าสู่ระบบทันที ซึ่งผู้ใช้ทุกคนสามารถดำเนินการได้ สำหรับเอกสารที่เป็นกระดาษ ควรจัดเก็บเอกสารสำคัญในตำแหน่งที่จะจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบ ขณะเดียวกันเมื่อถึงบริษัทแล้วจะต้องสแกนเอกสารที่เป็นกระดาษและสำเนาที่สแกนนี้จะต้องโหลดเข้าระบบเพื่อดำเนินการต่อไป
ความสนใจ!ดังนั้นงานภายในบริษัทจึงควรดำเนินการด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น หากมีเอกสารกระดาษมาถึงเฉพาะผู้ที่รับหรือลงนามเท่านั้นจึงจะเห็น ในเวลาเดียวกัน การใช้สำเนาอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยให้คุณสามารถปกป้องต้นฉบับจากการสูญหายได้เกือบทั้งหมด และช่วยให้ผู้ใช้หลายคนสามารถทำงานกับต้นฉบับได้พร้อมๆ กัน
มีโปรแกรม EDI อะไรบ้าง?
มีระบบการจัดการเอกสารมากมายในท้องตลาด ซึ่งแต่ละระบบก็มีข้อดีและข้อเสียของตัวเอง ระบบที่พบบ่อยที่สุด:
| ระบบ | ลักษณะเฉพาะ | ราคา |
| กรณี | หนึ่งในโปรแกรม EDI ที่ใหญ่ที่สุด ฟังก์ชั่นที่ยอดเยี่ยม ความเรียบง่ายและใช้งานง่าย | จาก 11 ถึง 13.5 พันรูเบิล สำหรับที่ทำงานแห่งหนึ่ง |
| ลอจิก | ใช้ได้กับบริษัททุกขนาด เรียนรู้ง่าย ปรับเปลี่ยนได้ตามผู้ใช้งาน | จาก 4900 ถึง 5900 ต่อที่ |
| ยูเฟรติส | ถือเป็นระบบที่ทันสมัยที่สุด การส่งมอบประกอบด้วยระบบฐานข้อมูลของตัวเอง การออกแบบที่เบาและสวยงาม | จาก 5,000 รูเบิลต่อเวิร์กสเตชันเมื่อใช้งานบนเซิร์ฟเวอร์ขององค์กร จาก 10,000 รูเบิล เมื่อวางไว้บนอุปกรณ์ของผู้พัฒนา |
| 1C: เก็บถาวร | บูรณาการอย่างสมบูรณ์กับผลิตภัณฑ์ 1C ความสามารถในการจัดเก็บไฟล์ใด ๆ - ข้อความ กราฟิก วิดีโอ และเสียง | จาก 12 ถึง 57,000 รูเบิล สำหรับโปรแกรมทั้งหมด |
| ไดเรกตัม | ระบบที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรขนาดเล็กและขนาดกลาง คุณสามารถรวมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์กับเอกสารกระดาษได้ | จาก 7,000 รูเบิล มากถึง 2 ล้านรูเบิล สำหรับใบอนุญาต |
| OPTIMA-เวิร์กโฟลว์ | ระบบใหม่ที่เพิ่งเริ่มพัฒนาอย่างแข็งขัน มีคุณสมบัติพิเศษหลายประการสำหรับระบบนี้ | จาก 55 ถึง 75,000 รูเบิล สำหรับใบอนุญาต |
การโต้ตอบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์กับโปรแกรมอื่น
ในสภาพแวดล้อมทางอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กร ระบบ EDI จะต้องสนับสนุนแอปพลิเคชันทางธุรกิจอื่น ๆ ที่ดำเนินงานอยู่แล้วในระหว่างการดำเนินงานโดยอิสระ ตัวอย่างเช่น มีความจำเป็นต้องประมวลผลเอกสารทางบัญชีอย่างอิสระ - ใบแจ้งหนี้, การกระทำ, ใบแจ้งหนี้, หนังสือมอบอำนาจ ฯลฯ
นอกจากนี้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะต้องทำงานร่วมกับทุกคนอย่างสม่ำเสมอและดำเนินการโดยใช้ข้อมูลเดียวกัน ดังนั้นจึงจำเป็นที่ระบบจะสามารถรองรับไดเร็กทอรีที่ใช้ในสภาพแวดล้อมทางอิเล็กทรอนิกส์และสามารถอัปเดตข้อมูลในนั้นได้
นอกจากนี้ จำเป็นต้องคำนึงถึงการทำงานกับข้อมูลภายนอก เช่น อีเมล แพลตฟอร์มการซื้อขาย ฯลฯ
เมื่อเลือกระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คุณต้องคำนึงถึงความเป็นไปได้ของการโต้ตอบกับเครื่องมือและแหล่งข้อมูลอื่น ๆ ที่มีอยู่ในองค์กร โดยทั่วไปแล้ว ระบบที่ได้รับความนิยมและกำลังพัฒนาอย่างกระตือรือร้นจะรวมโมดูลมากมายสำหรับโปรแกรมยอดนิยม - 1C, Parus, Oracle และอื่น ๆ อีกมากมาย
ตัวอย่างเช่น โปรแกรมการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ 1C ช่วยให้คุณสามารถสร้าง รับ และส่งเอกสารการบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ได้โดยตรงจากโปรแกรมดังกล่าว ในขณะที่ยืนยันด้วยลายเซ็นที่ผ่านการรับรอง
